UNIVERSIDAD CATLICA SANTA MARA LA ANTIGUA Facultad de Ciencias y Tecnologa Escuela de Ingeniera Industrial Administrativa

Anlisis de Sistema Proyecto Final

Profesor: Juan Carlos Anaya Romero

Estudiante: Melissa Pan 8-850-2452 Jonathan Rodriguez 8-867-678 Nelson Cen 8-842-364 Diego Ortega

Fecha: 26 de abril de 2013

Introduccin

En el siguiente documento presentaremos el anlisis de nuestro sistema de almacenamiento mediante cdigo de barras, una solucin a una problemtica de nuestro negocio en el que principalmente escasea un control para el almacenamiento de mercanca. Veremos cada seccin del anlisis de manera tal que pueda ser comprendido en su mayora por un diseador y/o analista de sistemas, para posteriormente ser visto por un programador para lograr su funcionamiento.

En Panam existe actualmente una gran cantidad de empresas encargadas de producir variedad de productos para el consumo humano, estas empresas trabajan en forma independiente y facilitan a medianas empresas su producto con el propsito de ser distribuido a comerciantes que se encargarn de venderlos al consumidor. Nuestra empresa est situada en la localidad en el corregimiento de Santa Ana, avenida B, esta empresa se encarga de la venta y distribucin de productos de fiestas y eventos para cumpleaos y otras fechas especiales a nivel regional, fue creada en el ao 2010, est constituida por 4 socios con igual participacin los cuales son: Diego Ortega, Jonathan Rodrguez, Nelson Cen y Melissa Pan todos con nacionalidad Panameo.

Nuestra empresa tiene como misin distribuir y vender productos a establecimientos comerciales y a consumidores normales a un costo razonable y con una optima calidad; teniendo en cuenta las necesidades y las polticas de ventas del mercado actual. igualmente, su visin es, implantar un cadena de tiendas por departamentos que permita satisfacer, la mayora de las necesidades del consumidor final, as como tambin proveer a pequeas empresas de una amplia variedad de productos con el mejor precio de mercado y la ptima calidad posible, tratando siempre de ser pionero en innovacin en la comercializacin de productos. Actualmente nuestra empresa Almacn Fiesta Fabulosa est constituida por varios departamentos, tales como: ventas al Mayor, al Detal, Almacn y Administracin, cada departamento se encuentra en un rea geogrfica determinada dentro del almacn y en su totalidad ocupan alrededor de 500 m2, son gerenciados por jefes de departamentos, los cuales se encargan de dirigir, coordinar y delegar acciones en cada uno de sus subordinados, dicha empresa posee diez y seis (16) empleados en su nmina, distribuidas de la siguiente forma: ocho en el departamento Detal, tres en el departamento Mayor, tres en Administracin y dos empleados en Almacn.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. A medida en que el Pas se desarrolla y la poblacin aumenta, se crea la necesidad de satisfacer las necesidades de toda aquella poblacin activa y trabajadora que constituye el motor fundamental para el Pas, y para ello, poco a poco se han ido desarrollando centros de distribucin y ventas de artculos de fiestas para los consumidores, como es el caso nuestro el Almacn Fiesta Fabulosa, la cual satisface a la poblacin en este mbito, y para ello lo realiza de la siguiente manera: Para la entrada de productos: nuestra empresa, realiza una solicitud a su proveedor, una vez trada esta mercanca el encargado del almacn recibe dicha mercanca, para despus ser cancelada, al mismo tiempo, la factura es enviada al departamento administrativo donde se procede a archivarla en una carpeta, la compra es registrada en un libro de compras donde se especifica la cantidad, que y a quien compraron el producto. Por otro lado, en almacn se procede a organizar esta mercanca y prepararla para ser vendida. De otro modo, cuando se realiza una salida el vendedor toma el pedido del cliente, en el caso de ser un pedido grande este debe dirigirse al depsito y verificar si cubre o no cubre el pedido, en otro caso el vendedor procede a realizar una factura en forma manual, donde indicar y realizar todos los clculos con ayuda de una calculadora, en muchos casos el vendedor no memoriza cada precio de los productos, por lo que antes de facturar debe verificar en el departamento administrativo si el producto a variado o no de precio. En consecuencia, la utilizacin de este sistema para el control de productos en existencia y para la facturacin de estos trae una serie de inconvenientes, dentro de los cuales se pueden describir: Extravo de mercanca; esta tiende a desaparecer sin evidencias y sin control ya que no existe un inventario real de productos que funcione como soporte a la empresa para el control de los mismos, trayendo como consecuencia una perdida en las utilidades dentro de la empresa.

 Compras innecesarias; en muchos casos se realizan compras de mercanca no necesarias por falta de revisin en el depsito, produciendo gastos y disminucin de los beneficios dentro del supermercado. Mercanca en estado de descomposicin; por la falta de control de inventarios algunos productos tienden a descomponerse al paso del tiempo, teniendo como consecuencia, gastos por motivo de compras adicionales para retroalimentar el inventario y pedidas de los beneficios que generaran las ventas de esos productos en descomposicin. Asimismo, otro inconveniente sera la falta de informacin por parte de la empresa para tomar decisiones, especficamente con las ventas mensuales, ya que sta carece de un listado de ventas que permita establecer exactamente cules son los productos que se comercializan. Por otra parte, al momento de acumularse varios pedidos para ser prontamente facturados y luego despachados, el tiempo de espera para asignar el producto al despachador se hace muy largo, teniendo como consecuencia el retraso en la entrega de productos a clientes y muchas veces hasta el no despacho, por causa de ausencia de un control de existencia, generando as, incumplimiento por parte de la empresa y descontento por parte de los clientes. Seguidamente, la falta de listados actualizados de productos en depsito, trae como consecuencia, dificultad a la hora de buscar un producto, ya que se tiene que revisar directamente en almacn para verificar Cuntos? Y Qu? Productos hay en existencia. Asimismo, la prdida de facturas de compra por aglomeracin y desorden de ellas, nos proporciona un desajuste entre la cantidad de productos en existencia y los pagos realizados por conceptos de compras al momento de registrarlas en los libros de ventas, compras, diarios y mayor. A medida que nuestra empresa crece, los clientes aumentan, y las ventas mejoran; la utilizacin de estos sistemas tradicionales crearn un caos en los libros de contabilidad que puede terminar en el cierre o quiebra de la empresa.

Esto es producido por la falta de un inventario actualizado, ya que sin este se facilita el extravo y perdida de productos, adems del gran margen de error que se presenta al manejar una gran cantidad documentos. El costo que esto genera, llevara a la empresa a una situacin de alerta mxima que sin una atencin y un cambio de estrategia, la perdida de utilidades sera inevitable. Por tales razones, se origina la necesidad de desarrollar un sistema automatizado de apoyo a los procesos de entrada y salida de productos a travs de la manipulacin de lectores de barra, ya que este, admitir registrar en forma rpida, todos los productos que se distribuyen sin necesidad de improvisar cdigos que atrasen la bsqueda de estos mismos. Adems, facilitar el proceso de facturacin y el control del inventario en los departamentos Mayor y Detal. Esto significa que el sistema estar preparado para despachar un mismo producto tanto por su unidad preestablecida (UNID, CAJA, BULT), como detalladamente, ya que el sistema se podr configurar como punto de venta (un producto a la vez) o normal (varios productos a la vez), lo que optimizar el control de inventarios, en todos los departamentos.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN: General: Desarrollar un Sistema Automatizado de apoyo a los procesos de entrada y salida de productos a travs de la manipulacin de lectores de barra en la empresa Almacn Fiesta Fabulosa.

Especficos:

Identificar la problemtica existente en la organizacin a travs de la

investigacin preliminar para el entendimiento del sistema actual.

Examinar la informacin acerca del proceso actual de control de entrada y

salida a travs de las tcnicas de recoleccin de datos, para la comprensin de la problemtica.

Analizar la informacin recabada mediante la tcnica de anlisis

estructurado, con la cual se proceder al diseo de un sistema automatizado de apoyo a los procesos de entrada y salida de productos.

Realizar los Diagramas de Flujo de datos del sistema propuesto segn la

metodologa de James Senn con el cual se visualizaran todos los procesos que intervienen en la entrada y salida de productos de la empresa.

Disear la Base de Datos de la propuesta mediante tcnicas de

normalizacin evitando la redundancia perjudicial entre datos del sistema

Programar el sistema de apoyo a los procesos de entrada y salida de

productos, utilizando el lenguaje Visual Basic 6.0 evitando as, la problemtica existente.

Ejecutar las Pruebas del Sistema, mediante la utilizacin de datos reales

con el fin de verificar los resultados emitidos por el sistema propuesto.

Elaborar un Manual de usuario en donde se explicar el sistema

desarrollado, utilizando tcnicas de auditoria, para la comprensin del sistema propuesto.

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN El desarrollo de un sistema automatizado de apoyo a los procesos de Entrada y Salida de Productos a travs de la manipulacin de lectores de barra, es de suma importancia para cualquier empresa dedicada a la compra - venta de insumos y servicios y especialmente a nuestra empresa, ya que este proporciona con exactitud, veracidad y rapidez informacin de apoyo en la toma de decisiones al momento de comprar y vender nuestros productos. Adems, nos permitir el ahorro en las compras, el no extravo de productos, ahorro en gastos de papelera, en personal innecesario, y crear una buena imagen corporativa dentro de los comercios, en fin una serie de beneficios tangibles e intangibles.

Cuando realicemos estas operaciones o procesos el sistema automatizado nos indicar al usuario la cantidad exacta de producto existente en la empresa y no se tendrn que dirigir al depsito y contar manualmente cuantos productos hay en existencia. En cuanto a los beneficios que otorga el desarrollo de un sistema automatizado para el control de entrada y salida de productos tenemos: Inclusin de productos en forma rpida a travs de cdigos de barra permitiendo un alto rendimiento en muy poco tiempo para realizar esta actividad, que por otra parte constituye el paso inicial para la utilizacin efectiva del sistema. De la misma forma, nos facilitara la bsqueda rpida de mercanca a travs de cdigos de barra, el sistema dejar localizar un producto por cdigo, descripcin o referencia para obtener su existencia o caractersticas en forma inmediata, generando versatilidad al momento de facturar el pedido, el sistema realizar la totalizacin inmediata al momento de solicitar los productos y en forma rpida imprimir la factura para ser entregada al despachador. Por otro lado, se evitar perdidas en beneficios econmicos basados en la ausencia de mercanca por causas de extravi por parte de los empleados; se obtendrn ahorros en gastos de papelera usada para controlar facturas, pedidos,

notas de entrega, traslados de depsitos etc.; La ausencia de utilizacin de equipos de comunicacin dentro de la empresa para contabilizar mercanca, ya que con el uso del sistema se podr obtener informacin en cualquier departamento dentro de la misma. Asimismo, la inversin en la compra de productos ms vendidos que el sistema indique, dejar mantener un stock constante y la ausencia de inversin en productos menos vendidos, facilitar que la empresa desarrolle estrategias de ventas en dichos productos, que a su vez crearn ganancias constantes y no prdida en los mismos. En otro Aspecto, el sistema permitir que la empresa tenga el control sobre cunto es el importe por motivos de compra y cuando es el importe por motivos de venta, lo que proporcionar el balance real de la empresa, as como la obtencin de informacin sobre la inversin econmica que implica el inventario existente. El sistema dar alerta cuando el producto se encuentre en los lmites menores de existencia, lo cual servir de apoyo para realizar las compras pertinentes antes de agotarse la existencia. Tambin optimizar la velocidad en el Despacho al cliente, ya que el sistema podr emitir la factura en forma rpida, asignar el producto al despachador y ser enviado de inmediato a su destino. Se podrn emitir listados actualizados, el sistema ofrecer la impresin y visualizacin de reportes de existencia en stock mnimo y mximo, listado de Proveedores, status sobre los proveedores, listas de precios, clientes, status de clientes, departamentos y listados de los procesos de ventas y compras en la empresa. Todos estos aspectos, forman la justificacin del desarrollo del sistema, y constituyen la base para el apoyo a la toma de decisiones en la empresa.

A continuacin se resumen los pasos que una empresa debe seguir para implantar el cdigo de barras en sus productos.

Paso 1: Obtener el Prefijo GS1 de empresa Antes de que una empresa pueda empezar a etiquetar sus productos con cdigos de barras, es necesario crear una base de datos con los cdigos numricos de producto que van a ser simbolizados e impresos en barras. Para ello, el primer paso es obtener un Prefijo GS1 de empresa. Este prefijo est formado por una secuencia de entre 7 y 10 dgitos que sirve para identificar de forma nica y exclusiva al propietario de la marca y que debe figurar siempre al principio de cualquier cdigo de producto. Esta exclusividad que caracteriza al Prefijo GS1 de empresa asegura a los fabricantes y a sus clientes que no se van a producir colisiones ni coincidencias de cdigos en el mercado y, por lo tanto, que los productos van a ser comercializados con las mximas garantas.

Paso 2: Identificar cada producto

Una vez adquirido el prefijo GS1 de empresa a travs AECOC, la organizacin ya est lista para empezar a identificar uno a uno todos sus productos. El proceso es simple. Empezando por el 0 se deben asignar cdigos numricos secuenciales a cada producto del catlogo de acuerdo con la normativa de cambio de cdigo. Al final de este proceso, el conjunto de dgitos formado por el prefijo GS1 de empresa y el cdigo de cada producto del catlogo debe tener un total de 12 posiciones. De este modo, si el prefijo GS1 de empresa tiene 7 dgitos, la organizacin podr disponer de un rango de 5 posiciones que permitir codificar hasta 100.000 productos diferentes (desde el 00000 hasta el 99999). Del mismo modo, si el prefijo GS1 de empresa tiene 10 dgitos, la organizacin podr disponer de un rango de 2 posiciones que permitir codificar hasta 100 productos diferentes (desde el 00 hasta el 99).

Estructura bsica de un GTIN-13: Prefijo de empresa + Cdigo de producto + Dgito de control (7, 8, 9 o 10 dgitos) (5, 4, 3 o 2 dgitos) (siempre 1 dgito) Ejemplo: Prefijo GS1 de empresa asignado por AECOC: 84123456 (8 dgitos/posiciones) Rango disponible para codificar productos: 0000-9999 (4 dgitos/posiciones) Codificacin del producto 1: 841234560000 (total 12 dgitos/posiciones) Codificacin del producto 2: 841234560001 (total 12 dgitos/posiciones) Codificacin del producto 10.000: 841234569999 (total 12 dgitos/posiciones) Teniendo en cuenta que todos los cdigos GTIN-13 deben tener 13 dgitos, para finalizar el proceso es necesario calcular el dgito de control a travs de un sencillo algoritmo matemtico y colocarlo en la ltima posicin. Para el ejemplo anterior: Codificacin del producto 1: 8412345600005 (total 13 dgitos/posiciones) Codificacin del producto 2: 8412345600012 (total 13 dgitos/posiciones) Codificacin del producto 10.000: 8412345699993 (total 13 dgitos/posiciones) Siguiendo esta misma lgica, las organizaciones que lo deseen pueden identificar agrupaciones de productos, ubicaciones (ej. Almacn), departamentos, personas fsicas, activos (ej. Ordenadores), artculos retornables (ej. Envases) Paso 3: Identificar los puntos de lectura

Las especificaciones que debe cumplir un cdigo (smbolo, dimensiones, ubicacin, color...) para que pueda ser ledo sin dificultades dependen del entorno en el cual se van a efectuar las lecturas. Hoy en da, existen 4 entornos de trabajo claramente diferenciados: 1. Lectura en punto de venta 2. Lectura en almacn 3. Lectura en punto de venta y almacn 4. Lectura en entornos especiales (ej. Hospitales)

Si se conoce dnde se escanear el cdigo se pueden establecer las especificaciones exactas para su produccin (ver siguientes pasos). Paso 4: Seleccionar el tipo smbolo

Seleccionar el smbolo correcto es fundamental para alcanzar el xito del proyecto y por lo tanto conviene tener muy presente los siguientes aspectos: Siempre que el cdigo tenga que ser ledo en el punto de venta y ste no deba incluir de forma adicional informacin con las caractersticas variables del producto (lote, fecha de caducidad, nmero de serie...), el smbolo a utilizar ser un GTIN-13 siendo el caso ms habitual Como excepcin al caso anterior, si el sustrato sobre el cual se va a adherir el cdigo est fabricado de un material rugoso tipo caja de cartn, el smbolo a utilizar ser un GTIN-14 Siempre que sea necesario que un cdigo incorpore de forma adicional informacin con las caractersticas variables del producto (lote, fecha de caducidad, nmero de serie) el smbolo a utilizar ser un GS1-128 (si la lectura se va a producir exclusivamente en entorno almacn) o un GS1 DataBar (si va a tener que realizar alguna lectura en el punto de venta) En casos muy especiales como en el del mbito hospitalario puede ser necesario el uso del smbolo GS1 DataMatrix cuyas funcionalidades son muy similares a las del DataBar

Paso 5: Seleccionar las dimensiones del cdigo

Uno de los factores que contribuye a determinar las dimensiones del cdigo es el tipo de smbolo con el que se est trabajando. Cada tipo de smbolo tiene la posibilidad de adoptar un determinado tamao u otro para poder adaptarse a las necesidades de cada situacin. No obstante, las dimensiones de un GS1-128 suelen ser las mayores de todas y las del GS1 DataBar y GS1 DataMatrix las menores. En cualquier caso, tambin hay que tener en cuenta que el tamao del smbolo se ve afectado por otros aspectos como son: el espacio disponible para su

ubicacin, las limitaciones de los sistemas de impresin y el entorno en el que el smbolo se va a leer. A modo de ejemplo, en un entorno almacn las distancias de lectura suelen ms grandes y, por lo tanto, el smbolo debe tener mayores dimensiones para poder ser ledo correctamente. Paso 6: Seleccionar el color del cdigo

La combinacin ptima para la lectura del smbolo es la resultante de utilizar el color negro para las barras del cdigo y el color blanco para el fondo. No obstante, tambin es posible utilizar otra combinacin de colores, para lo cual es necesario asegurarse previamente de que ambos colores son compatibles entre s a travs de la aplicacin del clculo de Pantone. Paso 7: Seleccionar la localizacin del cdigo

Cuando se habla sobre la localizacin del cdigo en el producto se hace referencia a la ubicacin de ste en el envase. Por lo tanto, es lgico pensar que a la hora de ubicar un smbolo es necesario tener en cuenta, no slo el proceso de envase y embalaje, sino tambin el de lectura a lo largo de toda la cadena de suministro hasta el consumidor final. No obstante, se deber poder garantizar la lectura del smbolo en aquellos casos en los que sea necesaria la identificacin del producto para poder someter a ste a los correspondientes procesos de reciclado o a para incorporarlo de nuevo a la cadena (ej. material quirrgico tras ser sometido a esterilizacin). Por este motivo y para evitar incidencias, no se debe tapar, daar o ubicar el smbolo en zonas angulosas del producto que impidan su lectura.

Paso 8: Disponer de un software de generacin de smbolos

Como es lgico, antes de poder imprimir los cdigos de barras es necesario crear previamente en el sistema informtico el dibujo de los smbolos en formato digital. Para ello, se debern cargar en una aplicacin o software de generacin de smbolos los cdigos numricos que se han ido construyendo en el paso 2 de este documento. En la actualidad, los sistemas informticos de algunas empresas ya tienen incorporado este software, motivo por el cual, lo ms recomendable es ponerse en contacto con el proveedor de tecnologa de la propia organizacin. Paso 9: Disponer de un sistema de impresin

Determinar el sistema de impresin de los cdigos de barras es un aspecto de notable importancia a la hora de llevar a cabo este proyecto. En este sentido, para pequeos volmenes de impresin de etiquetas suele ser suficiente con disponer de una impresora lser o de una impresora trmica. Por el contrario, para grandes volmenes de impresin de etiquetas lo ms aconsejable es adquirir alguna de las soluciones que ofrecen los proveedores de tecnologa especializados en este campo. Paso 10: Definir un plan de calidad

Para finalizar, es aconsejable definir un plan de calidad para garantizar a lo largo de los aos la lectura del cdigo de barras en cualquier parte de la cadena de suministro. Las normas que regulan la calidad de los cdigos de barras del Sistema GS1 estn recogidas en el estndar ISO.

reas donde se ha requerido el Sistema El Sistema se quiere implementar en nuestra empresa para optimizar su funcionamiento administrativo para ser implementado las reas de: Compras Distribucin Bodega

Manual de Funciones (reas Principales) Melissa Pan: Fundadora del negocio, inversionista, est al tanto de todo lo que pasa en su negocio. Diego Ortega: Encargado de planeacin, vela por el correcto funcionamiento de la empresa, que cada funcin dentro de la empresa se d de manera exitosa, cronogramas para el anlisis de sistema. Jonathan Rodrguez: Encargado de bodega y de la entrada y salida de productos. Nelson Cen: Encargado del mantenimiento del software y hardware de la empresa.

Tipos de Controles actuales Actualmente, la empresa Almacn Fiesta Fabulosa cuenta con un sistema de gestin de almacn bastante rudimentario y poco efectivo, ya que los productos que entran son solamente contados y clasificados segn su tipo. Tampoco poseemos un tipo de inventario especfico para la entrada y salida de productos segn su despacho. (PEPS o UEPS)

TECNOLOGA DISPONIBLE Hardware Actualmente, el Almacen Fiesta Fabulosa cuenta con varios recursos informticos como lo son: 5 Computadoras de escritorio en Red: o Procesador: Intel Pentium 4 de 2.8 MHz. o Motherboard: Intel. o Memoria RAM: 512 MB. o Disco Duro: 80 GB. o Tarjeta de Red: Netxtreme 10/100 Mbps. o Monitor HP5500 de 15 o Lector de CD, mouse, teclado, altavoces. Dos computadoras porttiles. Dos retroproyectores de can. Conexin a Internet de banda ancha de 512 kbps. Cmara Digital de 1.3 MP. Impresor Lser HP LaserJet P2015. Servidor: o Compaq HP ProLiant. o Dos Microprocesadores de 2.4 GHz c/u. o Tres unidades de almacenamiento de 72.5 GB c/u. o Dos fuentes de poder. o Controladora de Disco RAID. Software Windows 8 Server. Microsoft Office 2010. Consola Antivirus ePO 4.0.

ESTUDIO DE LAS FACTIBILIDADES. A continuacin se detallan las tres factibilidades del desarrollo del proyecto, y se debe elaborar finalmente una conclusin de las factibilidades indicando si es o no factible la realizacin del sistema informtico, Deben recordar que para la presentacin de las factibilidades existen 2 pasos, presentar los requisitos ptimos y los requisitos mnimos. 1. FACTIBILIDAD TECNICA De acuerdo a la tecnologa necesaria para la implantacin del Sistema de Codificacin de barras para la empresa Almacn Fiesta Fabulosa, se evalu bajo tres enfoques: Hardware, Software y Recurso Humano.

Evaluando el hardware requerido, la empresa deber adquirir nuevos equipos, ya que no cuenta con los componentes necesarios para el desarrollo del sistema. En cuanto a las computadoras, solo es necesario adquirir nuevas tarjetas RAM ya que el equipo en general tiene las facultades necesarias para soportar el nuevo sistema. Se necesitaran comprar pistolas de lectura de barra (3 pistolas) las cuales se pedirn por internet para luego ser acondicionadas al sistema.

En software esta optimizado para realizar funciones de ltima generacin y es compatible con nuestros cambios.

En cuanto a las personas que se necesitarn para la realizacin del sistema, se detallan a continuacin: Analista Diseador que tendr que ser capaz de:

Analiza programas de baja y mediana complejidad. Recolectar informacin del usuario sobre sus necesidades. Planificar, Organizar y dirigir el Departamento de Sistemas de una Organizacin. Analizar, implementar y administrar redes de rea local de PC y bases de datos. Diseo, para que exista una mnima certeza de que el software es viable y eficaz con la tecnologa existente. Gestin de configuracin, para controlar el caos a medida que el software crece.

Un programador que tendr las siguientes competencias: Implantar programas de baja y mediana complejidad. Documentar los programas de computacin de acuerdo con las normas establecidas. Ejecutar pruebas de validacin para los programas. Realizar respaldo de la informacin bajo su responsabilidad.

Un tcnico de mantenimiento que ser capaz de: Conocimiento en: Sistema Operativo Windows 8. Administracin de Base de Datos. Ambiente de Redes. Tcnicas de programacin. Capacitado para el mantenimiento de un sistema computacional.

FACTIBILIDAD OPERATIVA Los usuarios del sistema sern: El encargado de bodega, vendedores, el encargado de compras y encargado de distribucin. Este sistema les permitir tanto a los usuarios que interacten en forma directa con este, as como aquellos que reciben informacin del sistema y que necesitan obtener los datos de manera casi inmediata, confiable y ordenada de forma tal que agilizar los procesos relacionados con la elaboracin de pedidos y entregas. El sistema diseado de cdigos de barras, proporcionar 2 reportes: Inventario de mercanca existente en el almacn Reporte de que mercanca y que cantidad de la misma sali de la bodega diariamente.

Se necesitara dar una capacitacin de una semana a todos los usuarios del sistema de facturacin previo a su instalacin y puesta en marcha.

FACTIBILIDAD ECONOMICA

Nuestro actual sistema de almacenamiento ha trado severos daos econmicos, resultado de la perdida de mercanca debido a un carente control de lo que se mantiene en bodega, esta ineficiencia tambin provoca que algunos productos de consumo se venzan en el almacn debido a que no se conoce el tiempo en el que el producto permanece en la bodega. Mensualmente, estas condiciones nos cuestan unos 250 dlares. Anualmente son 3000 dlares Proyectando esto a cinco aos tendramos un costo de 15 000 dlares.

En cuanto a la inversin permanente tenemos que necesitaremos los siguientes elementos. 5 nuevas memorias RAM para las computadoras 600.00 dlares 1 servidor LINUX RedHat 900.00 dlares 3 pistolas de lectura 1000.00 dlares 1 impresora de red 94.00 dlares 1 cable de red 10.00 dlares Papel 40.00 dlares Cartuchos de tinta 100.00 dlares Total de la inversin: 2744.00 dlares

Gastos anuales. Tcnico en mantenimiento 1200.00 dlares

Costo del nuevo mtodo computarizado Analista de sistema 2000.00 dlares Programador 600.00 dlares Total 2600.00 dlares

Inversin Inicial = Inversin + RH 2744.00+2600=5344.00 dlares Valor final = Inversin inicial + anualidades 5344.00+2600.00 = 7944.00 dlares Beneficios Tangibles en 5 aos $15,000.00 - $7,944.00 = $7056.00 Los costos que se estara ahorrando Almacn Fiesta Fabulosa en el transcurso de cinco aos por implementar el nuevo sistema es de: $7,056.00 Beneficios intangibles: La flexibilidad al manejar gran volumen y diversidad de informacin con rapidez. Mejor capacidad de bsqueda y de modificacin de la informacin. Informacin que se puede mantener en buen estado con el paso de los aos. Mantener registros histricos que pueden ser fcilmente movilizados. Estar actualizados con la tecnologa. RESUMEN DE FACTIBILIDADES Analizando las factibilidades se ha demostrado que el sistema informtico de facturacin para la empresa Almacn Fiesta Fabulosa es factiblemente realizable en los aspectos tcnicos, operativos y econmicos.

Implementacin del sistema

Para una correcta implementacin de nuestro sistema debemos definir y analizar los siguientes puntos y parmetros: Cmo manejamos los obstculos internos y externos de la implementacin? - Al implementar nuestro sistema podemos encontrarnos a diferentes tipos de obstculos, los internos serian volver a organizar la estructura de la empresa, definir roles nuevamente y actividades para estos, programar nuevos horarios, etc. Algunos obstculos externos ser nuestra relacin con el proveedor y asegurarnos que su metodologa de entrega de mercanca se ajuste a nuestro nuevo sistema Definir un responsable total de su ejecucin y lo que se espera de dicho responsable - La persona encargada de realizar la ejecucin de nuestro sistema ser el administrador de bodega, esta persona tiene el deber de administrar el sistema y ver que este est funcionando como lo esperado. Hacer un calendario planificado - Establecemos la fecha inicial de la implementacin del sistema, as como fechas donde se verificara los resultados del mismo. -

Componentes del plan de accin Actividades: Que vamos a hacer? - Hacer uso del equipo nuevo conforme con el sistema - Rediseo de estructura y roles - Verificacin de avance e impacto del sistema - Informes mensuales sobre los resultados de la implementacin Objetivos: Qu esperamos lograr? - Hacer nuestro proceso ms rpido, eficaz, econmico y crear una mejor imagen a nuestra empresa Recursos: Qu necesitamos? - Dinero inicial para el costo del sistema - Maquinaria y mquinas de lectura de cdigo - Fondos para cualquier percance inesperado Plazo: Cundo se har? - La fecha est estipulada para la primera semana de agosto del 2013. Responsable: Quin lo har? - El responsable de su desarrollo ser el administrador de bodega y abra un personal especfico para su monitoreo y mantenimiento. A travs de una prueba piloto podremos definir los siguientes puntos: Confirmar expectativas Verificar potencial de ahorros Limitar riesgos Reconocer e identificar debilidades Adquirir un mejor conocimiento del impacto Prueba de aceptacin Ganar experiencia antes de la implementacin

 Mejorar la solucin Realizar las soluciones Planeamos llevar a cabo el plan piloto en con las siguientes etapas para su correcto desarrollo: Seleccionar un rea donde realizar el piloto, debe tomarse de acuerdo de las gerencias Desarrolle un plan de implementacin del piloto Informe a todos los involucrados acerca del resultado buscado Gnese a los trabajadores para que apoyen el programa Entrene y capacite a los involucrados, que entiendan la importancia del piloto Implemente el plan piloto y documente todos los resultados Realice todos los ajustes necesarios Una vez que el piloto es exitoso, realcelo en otra rea

Lista de chequeo para la elaboracin de un plan de accin

Se debe incluir dentro del plan, actividades de seguimiento que contemple: Cmo se va a realizar? - Se establece el equipo y se organiza el personal, adems se establece la fecha que empezara a utilizar el nuevo sistema. Qu mtodos de medicin son adecuados? - La medicin se debe realizar en cuanto al tiempo que demora la recepcin y entrega de productos adems de su organizacin Qu vamos a controlar? - El tiempo y orden de nuestro nuevo proceso

 Quin va a realizar el seguimiento? - El administrador de bodega junto con personal que maneje la estadsticas y numero de la empresa Cmo vamos a analizar el resultado y como lo vamos a presentar? - El resultado se medir a travs de indicadores que nos indiquen si la implementacin del sistema fue beneficiosa y sern presentados en reportes mensuales. Cmo descubriremos los buenos resultados y como premiamos a los responsables? - Los resultados se vern a travs del ahorro generado y de la ganancia a fin de mes, los responsables se vern beneficiados con comisiones dependiendo de su desempeo. Cmo involucramos al personal clave en la ejecucin? - A travs de capacitaciones

Oportunidades de mejora: Con la implementacin de nuestro sistema tenemos pensado mejorar e implementar las siguientes oportunidades de mejora para optimizar nuestro proceso.
Proceso actual Entrada y salida de mercancia manual Lentitud a la hora de recepcion de mercancia Busqueda de registros de forma lenta Inventario se lleva d manera desordenada Departamentos sin orden definido Proceso con fallas y desperdicio de tiempo Proceso luego de la implementaciones Entrada y salida automatizada Fluidez a la hora de recibir la mercancia Registros y codigos de facil acceso Inventario ordenado y detallado Categorizacion y control de los departamentos Proceso optimo y ahorro de dinero y mercancia

Que implica la ejecucin? Atreverse a cambiar una situacin Aprender lo nuevo Aceptar el del aprendizaje Atreverse a considerar las experiencias negativas Permitir la reformulacin de objetivos Atreverse a corregir

SOPORTE Para nuestra empresa hemos decidido contratar una empresa o colaboradores externos dedicado a ofrecer servicios de soporte tcnicos para mantener nuestro software y hardware en ltimas condiciones previniendo futuros fallos y prdidas en el sistema. La empresa se estar viniendo 1 vez a la semana realizando diferentes actividades durante el resto del ao. Y se estar entregando un informe de lo realizado cada semana para actualizar los errores o fallos causado por el sistema o personal. Algunos de los servicios serian:
SEMANA
Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes

ACTIVIDADES
Mantenimientos de equipos Revisin y actualizacin de software Instalacin de software Revisin de impresoras Limpiezas de impresoras Respaldos de datos /back up Capacitacin del personal cargar datos de ejecucin de proyectos realizar informe de planificacin

Mantenimiento de Equipos: Es la limpieza y reparacin de los equipos de computacin del departamento, con spray limpiadores como SQ (limpiador de Circuitos), brocha o sopladoras y otras herramientas para realizar dicha tarea. Revisin y actualizacin de software: Es el anlisis de los distintos software que presentan dichos equipos tales como el Office, Adobe, los distintos antivirus, la plataforma (Windows XP) y otros Instalacin de Software: Es la implantacin o actualizacin de de nuevos programas para la proteccin de los equipos. Revisin de impresoras: Es la verificacin de errores al momento de la impresin, instalacin de cartuchos, impresiones en cola fallidas, atascos de papel, falta de cartuchos y otros Respaldos de datos: Es la recoleccin de los datos almacenados en los discos duros a DVD o CD. Para evitar la prdida de estos. Capacitacin del personal: Son unas series de instrucciones sobre las actualizaciones que se les realizaron a los equipos con que cuenta la empresa. Cargar datos de ejecucin de Proyecto: Es introducir diarios los datos obtenidos en la ejecucin de las actividades de campos como: reas Desmalezada, reas de Pintura, reas de construccin y otros. Realizar informe de Planificacin: Es la redaccin diaria de los informes de actividades ejecutada del proyecto por partidas.

A continuacin se describen como operar el nuevo sistema en nuestro negocio A. Almacenaje de productos. Comprende desde que los productos son ingresados al almacn hasta que son seleccionados para su posterior despacho. Conforman este proceso las siguientes actividades:

Clasificacin de productos en el almacn Traslado de cajas con mercadera recibida de la zona de recepcin y/o de la zona de etiquetado a los anaqueles.

B. Etiquetado de productos. Este proceso solo se efecta cuando la mercadera que ingresa al almacn llega sin cdigo de barra (EAN) en el empaque. En caso de que los productos que ingresan al almacn no requieran ser etiquetados sern trasladados directamente a la zona de almacenamiento en espera de ser distribuidos. Las actividades que comprenden estos procesos son:

Registrar cdigo en la impresora de etiquetas. Imprimir etiquetas. Separar y ordenar mercadera a etiquetar. Colocar etiquetas en los productos. Embalaje de productos etiquetados. Traslado a la zona de almacn.

Todos los tems dentro de la empresa se encuentran asociados a un cdigo de barra el cual permitir identificar, cuantificar y ubicar de manera adecuada a cada uno de ellos, lo cual es muy importante porque brinda la opcin de contar con una metodologa estndar para el manejo tanto de unidades como de la informacin y su procesamiento. C. Picking de mercadera. Consiste en recolectar y/o seleccionar la mercadera que se va a enviar a las tiendas. Este proceso es uno de los que consume mayor cantidad de tiempo. Est conformado por actividades tales como:

Recibir la orden de despacho Traslados en la zona de almacn Ubicar de productos en la zona de almacn Colocar mercadera seleccionada en la zona de armado de bultos

D. Armado de bultos o embalaje de mercadera. Consiste en colocar la mercadera en envases (cajas de cartn) para su respectivo envo. Este proceso est conformado por tareas tales como:

Preparar cajas para armado de bultos Colocar y acomodar los productos en las cajas Sellar cajas Rotular cajas (Con el nmero de gua) Traslado de bultos a la zona de despacho

E. Confeccin de la gua de remisin. Consiste en la emisin del documento que acompaar los bultos con mercadera a sus respectivos clientes, tiene la funcin de avalar las transferencias y registrar los movimientos de mercadera en el sistema de gestin. Este proceso est conformado por tareas tales como:

Colocar la gua de remisin en la impresora. Registrar la gua en el sistema (nmero, fecha, destino) Registro del tem (Escanear cdigos de barra). Ingresar el nmero de unidades. Emitir la gua de remisin. Adjuntar la gua a los bultos correspondientes.

Metodologa utilizada. En nuestro caso utilizaremos el modelo de prototipo ya que su diseo es rpido, se centra en una representacin de aquellos aspectos del software que sern visibles para el cliente o el usuario final. Este diseo conduce a la construccin de un prototipo, el cual es evaluado por el cliente para una retroalimentacin; gracias a sta se refinan los requisitos del software que se desarrollar. La interaccin ocurre cuando el prototipo se ajusta para satisfacer las necesidades del cliente. Esto permite que al mismo tiempo el desarrollador entienda mejor lo que se debe hacer y el cliente vea resultados a corto plazo.

Tambin ofrece la ventaja de que este modelo es til cuando el cliente conoce los objetivos generales para el software, pero no identifica los requisitos detallados de entrada, procesamiento o salida. O cuando se est implementando algo nuevo dentro del negocio. El cul es nuestro caso

Conclusiones

Los controles que resultan de las propuestas de mejora cruzan informacin de las distintas posiciones que intervienen en el proceso. Lo cual permite realizar inspecciones sistemticas. El presente documento, demuestra que los procesos pueden ser mejorados sin necesidad de invertir fuertes sumas de dinero en tecnologa. La metodologa sirve para comprobar la importancia de determinados procesos dentro de la operacin.

Es importante tener dominio y conocimiento profundo de los procesos para poder aplicar las herramientas de anlisis y diagnstico de lo contrario, los resultados pueden atribuirse a problemas que no son importantes. En este caso, la mejora de un proceso repercute en otros de manera positiva. Por ejemplo: Planificacin en la asignacin de locaciones antes que ingrese mercadera. Implementando correctamente el sistema podemos obtener mejoras como el almacenar gran cantidad de datos relacionados a los productos, lograr acelerar el intercambio de informacin, a travs de la lectura con scanners, obtuvimos mayor productividad, controlar los inventarios frecuentemente, una rpida toma de inventarios y menor necesidad de mano de obra.

Proceso de almacenamiento actual.