Unidos en la estrategia, avanzamos

Plan Estratgico 2012 - 2014

(PE14)

Biblioteca de la Universidad de Sevilla

bib.us.es

Unidos en la estrategia, avanzamos

Plan Estratgico 2012 - 2014

ndice
Presentacin 3 Proceso de elaboracin Misin, visin y valores Lneas de actuacin: objetivos estratgicos y operacionales Lnea 1. Espacios para el aprendizaje Lnea 2. Hacia una gestin excelente Lnea 3. Servicios orientados al usuario Lnea 4. Nuevos roles, nuevas competencias Lnea 5. Alianzas para progresar Evaluacin y seguimiento 6 7 8 10 11 12 4 5

presentacin
Bajo el lema Unidos en la estrategia, avanzamos, se presenta el Plan Estratgico 2014 de la BUS. Es fruto de un perodo de reflexin y de largas jornadas de participacin del personal de la Biblioteca. Cinco lneas de actuacin, desplegadas en diecisiete objetivos estratgicos, sern la hoja de ruta que marcar el rumbo de la actividad de la Biblioteca en los prximos aos, priorizando las acciones, con el fin de dar respuesta a los desafos con que se encuentran las bibliotecas en la actualidad. 1. Espacios para el aprendizaje: para adaptar las instalaciones, los servicios y el equipamiento, de manera que permitan el trabajo en grupo con un fuerte apoyo de las TIC. 2. Hacia una gestin excelente ya que la mejora de la organizacin y los procesos nos conducirn a la optimizacin de recursos y a la mejora de la calidad de los servicios. 3. Servicios orientados al usuario: colecciones sucientes, accesibles e integradas como apoyo al estudio y la investigacin, y unos servicios visibles presenciales y en lnea que faciliten la labor investigadora y apoyen la visibilidad de la investigacin. 4. Nuevos roles, nuevas competencias que posibiliten un equipo humano acorde con el nuevo modelo de Biblioteca y capaz de dar respuesta a las actuales necesidades y expectativas de los usuarios. 5. Alianzas para progresar: alianzas internas y externas que faciliten la cooperacin y contribuyan tanto a la mejora de los servicios como a la rentabilizacin de las inversiones. La alineacin de todos con estas cinco lneas constituir la fuerza que nos impulse hacia la excelencia.

proceso de elaboracin
Fases Preliminar Fase 1 Fechas 14 Oct. 17 Oct. Tarea Presentacin a Comit de Direccin Formacin del Grupo de Coordinacin (6 p.: Direccin, 2 J de Servicio, 2 Resp de Biblioteca, 1 PS + JS de RRHH) Identicacin de escenarios de futuro de las bibliotecas universitarias y anlisis de la situacin interna Notas Boceto sobre la elaboracin del mtodo y plan de trabajo Su funcin ser denir el marco de referencia y hacer el seguimiento del proyecto. Estar presidido por un responsable del Plan que coordinar y asumir las tareas de comunicacin del proyecto Responsable Responsable del Plan Direccin de la BUS

Fase 2: 18 Oct. Deliberacin y - 4 Nov. anlisis

A tener en cuenta amplio marco de referencia: Anlisis del entorno Plan Estratgico de la US, programa de gobierno Plan Estratgico de REBIUN 2020 y de otras bibliotecas universitarias sobresalientes Anlisis documental de tendencias internacionales en planicacin bibliotecaria Memorias estructuradas de bibliotecas universitarias Anlisis interno Resultados de evaluaciones Evaluacin Plan Estratgico 2008-11 Resultados: temas clave Resultado de encuestas de satisfaccin de usuarios Comparativa de indicadores con otras bibliotecas REBIUN Evolucin de los indicadores del Cuadro de Mando Integral Memorias de la BUS, Memoria estructurada EFQM

Grupo de coordinacin

Fase 3: 7 a 17 Deliberacin y Nov. anlisis Fase 4: 18 a 28 Deliberacin y Nov. anlisis Fase 5: 29 Nov. Deliberacin y - 1 Dic. consenso Fase 6: 12 a 16 Deliberacin y Dic. anlisis Fase 7: 20 Dic. Deliberacin y 2011 consenso 16Feb. 2012

Diagnstico del DAFO y matriz de priorizacin 1er. borrador del Plan Deliberacin virtual de toda la BUS mediante foros web (Delibera) 2 borrador del Plan

DAFO basado en todo el material de la fase 2. Priorizacin basada en anlisis pareados para la identicacin de factores crticos de xito Identicacin de objetivos y diseo de estrategias. Adjudicacin de procesos. Denicin de indicadores. Deliberacin virtual mediante intranet a partir de las propuestas de la fase 3. Participan todos los miembros de la BUS coordinados por los Responsables de Bibliotecas o Jefes de Seccin en Servicios Centrales Incorporacin de las propuestas de la fase 4 al Plan

Grupo de coordinacin Grupo de coordinacin Responsable del Plan

Grupo de coordinacin Responsable del Plan + Direccin de la BUS

Jornadas de Comunicacin interna para todo el personal. Comunicacin del borrador del Plan a Responsables Redaccin del Plan Plan de comunicacin Presentacin y aprobacin del Plan por los rganos de gobierno de la US Difusin y comunicacin del Plan Gestin por objetivos. Asignacin de indicadores. Seguimiento peridico

a) Presentacin en Jornada de Buenas Prcticas 2011 del proceso y borrador del plan b) Debate presencial de las lneas y objetivos en jornada extraordinaria de trabajo (Junta Tcnica feb 2012) con Responsables de Bibliotecas, Jefes de Servicio y Seccin y otros puestos de responsabilidad Recogida de la informacin y sugerencias de la fase 5 y 6. Redaccin del texto denitivo del nuevo Plan Elaboracin del plan de comunicacin, difusin y edicin del nuevo Plan

Fase 8: Redaccin Fase 9: Redaccin Fase 10: Aprobacin

Mar. 2012 Mar. 2012 Abr. 2012

Comit de Redaccin Comit de Redaccin + GC

Presentacin al Director de RRHH, Vicerrector de Investigacin y Direccin de la a la Comisin de Biblioteca para su aprobacin BUS

Fase 11: Comunicacin Fase 12: Evaluacin y seguimiento

Abr. 2012 201214

Ejecucin del plan de comunicacin. Comunicacin interna y externa a todos nuestros grupos de inters por los canales adecuados Implantacin y despliegue de objetivos operacionales en Dotproject. Seguimiento de evolucin (semestral) y de cumplimiento (anual). Evaluacin nal del Plan

Direccin de la BUS + Responsable del Plan Direccin + Resp. del Plan + Resp. de Obj

nuestra misin
Gestionar los recursos de informacin, facilitando el acceso a los mismos y llevando a cabo su difusin, as como colaborar en la gnesis de conocimiento, a fin de contribuir a la consecucin de los objetivos de la Universidad y asegurar un servicio de excelencia a la sociedad.

nuestra visin
Alcanzar la excelencia en la prestacin del servicio conforme a las expectativas de la comunidad universitaria y constituirnos en un referente nacional en el mbito de las bibliotecas. Todo esto implica: Una adaptacin de los espacios a las nuevas necesidades de aprendizaje y docencia Una gestin basada en la excelencia y orientada a satisfacer las expectativas de nuestros usuarios Unos servicios innovadores adecuados a las nuevas demandas Un equipo humano con roles y competencias acordes con el actual modelo de biblioteca Unas alianzas que nos ayudan a progresar en la prestacin de nuestros servicios

valores
Orientacin al cliente: profesionalidad, responsabilidad, ecacia Compromiso con la calidad: gestin y direccin por objetivos, cooperacin, comunicacin, trabajo en equipo Proyeccin social: multiculturalidad, gestin ambiental, atencin a la discapacidad Capacidad y competencia: formacin permanente, innovacin, creatividad

lneas de actuacin

Lnea 1. Espacios para el aprendizaje Lnea 2. Hacia una gestin excelente Lnea 3. Servicios orientados al usuario Lnea 4. Nuevos roles, nuevas competencias Lnea 5. Alianzas para progresar

CRAIS EspaciosParaAprendizaje Autoservicio lnea 1. espacios para el aprendizaje

EspaciosTrabajoGrupo

HorariosAmplios

Tecnologa

EspaciosSilenciosos SalasConfortables

EstudioIndividual Flexibilidad Inspiracin

Variedad

Los cambios en los modelos docentes y pedaggicos derivados de la implantacin del EEES modifican la forma de aprender de los estudiantes y la Biblioteca deber crear pues entornos de aprendizaje dinmicos, integradores y novedosos que tienen su paradigma en el modelo CRAI. Se requerir, en los casos que sea posible, un nuevo diseo de espacios y servicios para reunir otros elementos que antes se ubicaban fuera de la Biblioteca. Espacios accesibles, abiertos, confortables y atractivos para los usuarios. En otros casos, se deber adaptar de manera progresiva las instalaciones y equipamientos actuales, de forma que faciliten el aprendizaje, el trabajo colaborativo, el estudio y la reflexin en un entorno tecnolgico.

Objetivos estratgicos y operacionales

1.1 Crear nuevos espacios de acuerdo al modelo CRAI CRAI Antonio de Ulloa Biblioteca Rector Antonio Machado y Nez Biblioteca Politcnica Biblioteca Farmacia CRAI Humanidades CRAI Arquitectura CRAI Econmicas y Turismo: proyecto de integracin 1.2 Adaptar las instalaciones y equipamientos a nuevos usos Crear una biblioteca depsito Implantar el autoservicio en las bibliotecas: bancos autoporttil, buzones autodevolucin, puntos de reprografa, etc. Ampliar horarios en periodo de exmenes, en al menos una biblioteca por campus Espacios diferenciados: grupos, individuales, information commons, etc. Adaptar espacios para ampliar la coleccin de libre acceso Actualizar y homogeneizar los sistemas de sealizacin e identificacin Remodelar los puestos de atencin al pblico: redisear espacios y servicios Establecer un Plan de Seguridad para las instalaciones, equipos y personas 1.3 Actualizar la infraestructura informtica y de comunicacin Implementar el Plan Tecnolgico anualmente Migrar el SIGB Millennium a la nueva arquitectura Sierra Instalar el sistema de radiofrecuencia en otras bibliotecas

Algunos indicadores:

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Nmero de nuevos espacios creados de acuerdo al modelo CRAI Nmero de puntos de autoservicio implantados Nmero de plazas: TG, TI, etc. creadas Porcentaje de incremento de metros lineales de estanteras de libre acceso Plan de sealizacin Estudiantes por ordenadores de uso publico (se incluyen fijos en sala y porttiles en prstamo) Milllennium con la arquitectura Sierra Nmero de Bibliotecas con sistema de radiofrecuencia Grado de satisfaccin de los usuarios con las instalaciones, el equipamiento, etc.

ObjetivosOperativos PlanGestinAmbiental PlanComunicacinInterna GestinExcelente

GestinPorProcesosBuznSugerencias

lnea 2. hacia una gestin excelente

Encuesta ServiciosCoordinados Indicadores Necesidades Usuarios CalidadCartaServicios

La Biblioteca es un servicio que debe ser reconocido por su orientacin al cliente y la excelencia de su gestin. Para ello continuaremos avanzando en la mejora de las polticas de organizacin y calidad, poniendo especial nfasis en aspectos como el perfeccionamiento de los sistemas de deteccin de las necesidades de los usuarios, la adecuacin de la organizacin del Servicio a los recursos disponibles, la aplicacin de la Gestin por Procesos, la implementacin del Plan de Comunicacin Interna y Externa, la consolidacin y ejecucin del Plan de Gestin Medioambiental y el desarrollo de la Excelencia siguiendo el modelo EFQM. Procuraremos la eficiencia para garantizar que los recursos de todo tipo asignados se utilicen de forma eficaz, estableceremos controles para optimizar los procesos y rendiremos cuentas para mostrar la rentabilizacin de las inversiones.

Objetivos estratgicos y operacionales

2.1 Mejorar la organizacin y los procesos Disear nuevos mecanismos de deteccin de las necesidades de los usuarios: Grupos focales, encuestas de servicios Redisear la encuesta de satisfaccin de los usuarios Elaborar un inventario de expectativas de los usuarios Crear un buzn nico de quejas y sugerencias Implementar el Plan de Comunicacin Interna Confeccionar el desglose de Procesos (Mapa literal de Procesos) Implantar la aplicacin ICASUS para el seguimiento de los indicadores del Cuadro de Mando Integral y otros Mejorar los mecanismos para el seguimiento y control de los objetivos operativos y sus indicadores (Dotproject) Finalizar la implantacin de la gestin por procesos: documentar, hacer seguimiento, etc. Implantar sistemas para agilizar los procesos internos 2.2 Promover servicios coordinados entre las Bibliotecas de la US 2.3 Avanzar en la calidad para la excelencia de servicios Establecer un apoyo a la docencia por reas: cursos sobre competencias informacionales (CI) Establecer un apoyo al investigador por reas: cursos, asesoramiento, etc. Crear grupos de expertos en los procesos clave Consolidar el sello de excelencia europeo siguiendo el modelo EFQM y avanzar en la obtencin de los siguientes grados Ejecutar el Plan de Gestin Medioambiental Revisar la Carta de Servicios

Algunos indicadores:

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Nmero de acciones de mejora Porcentaje de procesos gestionados conforme al actual mapa de procesos Porcentaje del grado de cumplimiento del plan de accin anual de comunicacin externa Nuevos sellos de excelencia en la gestin Nmero de acciones del Plan de Gestin Medioambiental implantadas Nmero de compromisos de la Carta de Servicios revisados o nuevos

lnea 3. servicios orientados al usuario

ExposicionesVirtuales

OrientacinHaciaUsuarios CompetenciasInformacionales ColeccionesSucientes BibliotecaMvil BibliotecaDigital EvaluarColeccinBiblioteca2.0 OrientacinPropiedadIntelectual BibliografaRecomendada

RepositorioUS

PlanComunicacinExterna

ApoyoPublicacinCientca Usuarios

MejorarOfertaServicios ApoyoInvestigacin

+ServiciosVirtuales

+ServiciosPresenciales

Comunicacin

Los servicios de la BUS deben estar cada vez ms cerca del usuario y ser de uso sencillo e intuitivo para facilitar de este modo el acceso a todas las colecciones impresas y electrnicas. Un importante reto para los prximos aos ser ampliar la oferta de servicios de calidad, objeto de una promocin adecuada y una valoracin constante. Al mismo tiempo, tenemos que seguir atendiendo servicios personalizados y adaptarlos a los diferentes grupos de usuarios de la US para satisfacer sus necesidades; por un lado, en el mbito de la investigacin donde existen nuevos retos relacionados con la publicacin y la evaluacin de la ciencia; y por otro lado, continuar con la labor de colaboracin en el mbito docente para el fomento de las competencias informacionales en los estudios universitarios.

Objetivos estratgicos y operacionales

3.1 Potenciar la visibilidad de los servicios y mejorar la comunicacin con los usuarios Implementar el Plan de Comunicacin Externa Redisear el portal web Realizar 4 exposiciones virtuales y 3 presenciales del FA y otro patrimonio BUS por ao Continuar con la digitalizacin de fondos propios y patrimoniales acorde con el plan establecido Elaborar un plan de acogida para alumnos de nuevo ingreso en la US 3.2 Mejorar la oferta de servicios presenciales y en lnea Redisear las guas temticas Servicios a la carta para difundir la coleccin: por lneas de investigacin, departamentos, postgrados, etc. (alertas editoriales, etc.) Implementar el prstamo intercampus a los alumnos Adaptar servicios potenciando la biblioteca 2.0 Adaptar servicios de la BUS para la tecnologa mvil: catlogo Fama, cdigos QR, etc. Poner en funcionamiento un sistema de obtencin de artculos entre bibliotecas US: aplicacin, procedimiento, estadstica, etc. Crear puntos de informacin con pantallas tctiles (mapa conceptual de la coleccin, etc.) Implantar el sistema de peticin en lnea en las bibliotecas con fondos en depsito Extender la autenticacin de todos los servicios de la BUS a travs del UVUS 3.3 Garantizar unas colecciones suficientes, disponibles, accesibles e integradas Avanzar en la integracin y accesibilidad de los recursos Ejecutar en todas las bibliotecas las mejoras derivadas de la evaluacin de la coleccin impresa: libros Ejecutar en todas las bibliotecas las mejoras derivadas de la evaluacin de la coleccin impresa: revistas Potenciar la coleccin digital Asignar a los encabezamientos de materias su traduccin en ingls Revisar los ficheros de autoridades : autor, entidad y serie Mejorar la pertinencia de las colecciones de libre acceso en cada biblioteca Integrar el acceso a la bibliografa recomendada desde el catlogo FAMA Crear colecciones especficas por bibliotecas o campus (aprendizaje de idiomas, Msica, Historia y Arte, orientacin para la bsqueda de empleo, etc.) Evaluar y potenciar el uso del catlogo Gestionar la coleccin de la biblioteca depsito Integrar la donacin J. de Mata Carriazo en la Biblioteca General Disear la coleccin del CRAI Antonio de Ulloa integrando los fondos de Biologa, Fsica, Matemticas y Qumica

3.4 Facilitar la labor investigadora y apoyar la visibilidad de la investigacin de la US 3.5 Potenciar la Biblioteca como agente dinamizador de la innovacin docente

Construir y potenciar el Repositorio de produccin cientfica Ofrecer un servicio de apoyo a la publicacin cientfica Crear un servicio de asesoramiento sobre propiedad intelectual Implantar un servicio de apoyo en la evaluacin del investigador: sexenios, acreditaciones, etc. Integrar las competencias informacionales en los estudios de la Universidad Integrar el uso de la biblioteca digital desde la plataforma de enseanza virtual

Algunos indicadores:
Nmero de consultas al portal web de la biblioteca Nmero de documentos e imgenes digitalizados Descargas de recursos-e por usuarios propios Descarga de libros-e por usuarios propios Descarga de revistas-e por investigador Consultas de bases de datos por usuarios propios Tasa de rotacin de la coleccin Nmero de documentos de la produccin cientfica US en el Repositorio Porcentaje de titulaciones (grado + licenciaturas) con competencias de gestin de la informacin integradas Nmero de asesoramientos de apoyo a la investigacin realizados Grado de satisfaccin de los usuarios con la coleccin impresa, con las revistas, con las plazos de adquisicin y proceso tcnico de los documentos, con los recursos-e, etc.

Planicacin CompetenciasAcceso +FormacinPerlesProfesionales

EquipoHumano ColaboracinRRHH PerlarModeloBecarios EstrategiasNuevosRolesNuevasCompetencias

lnea 4. nuevos roles, nuevas competencias

Reciclaje

Ante los nuevos retos a los que se enfrenta la Biblioteca en los ltimos aos, sta debe dar respuesta potenciando el activo ms importante con que cuenta, su personal. Es, por tanto, imprescindible fomentar su crecimiento profesional, adoptando medidas como: formacin en el desarrollo de nuevas tareas y proyectos, adquisicin de nuevas competencias que aporten valor a los servicios, promocionando al personal y evaluando su desempeo. Para ello los dos objetivos estratgicas que tiene la biblioteca son: Planificar un equipo humano adecuado al actual modelo de biblioteca y actualizar los perfiles profesionales adaptados a las nuevas necesidades del servicio.

Objetivos estratgicos y operacionales

4.1 Planificar un equipo humano adecuado al actual modelo de Biblioteca 4.2 Actualizar los perfiles profesionales Colaborar con RRHH en el desarrollo de estrategias para la planificacin del personal Revisar las pruebas de acceso de todas las escalas y grupos en relacin a las competencias Perfilar el modelo de los becarios y colaboradores Disear un plan de perfiles y competencias profesionales adaptadas a las nuevas necesidades del servicio Planificar e impartir la formacin alinendola con los nuevos perfiles y competencias profesionales Potenciar la participacin del personal de la BUS en congresos, jornadas, visitas a otras instituciones, etc.

Algunos indicadores:
Porcentaje de pruebas de acceso revisadas Porcentaje de perfiles adaptados del total de la plantilla Horas de formacin del personal de la BUS por persona Grado de satisfaccin del personal a partir de la encuesta de clima laboral de RRHH Porcentaje de objetivos operativos alcanzados en el ao

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Convenios AlianzasParaProgresar CompartirBuenasPrcticas

lnea 5. alianzas para progresar

PresenciaBUS ParticipacinREBIUNBibliotecaActiva Colaboracin AlianzasConBibliotecasUniversitarias Conaciacin TrabajoConjuntoBUS/US

Uno de los mbitos de actuacin ser impulsar la presencia de la Biblioteca dentro de la propia Institucin y establecer mecanismos de cooperacin y participacin tanto con organizaciones externas como internas que ayuden a progresar y mejorar los servicios. Estableceremos estrategias de colaboracin con el entramado productivo y social de nuestro entorno, a fin de facilitar el acceso al conocimiento cientfico y a la cultura y contribuir al logro de una sociedad desarrollada. Promoveremos el intercambio de experiencias y el conocimiento de nuevas prcticas, tanto en el mbito nacional como internacional, lo que nos permitir avanzar en la gestin y en los servicios

Objetivos estratgicos y operacionales

5.1 Establecer proyectos de colaboracin con otras unidades US: Investigacin, SIC, SAV, Docencia, etc. 5.2 Fomentar la presencia de la Biblioteca en los rganos de decisin de la US 5.3 Fortalecer la cooperacin con otras organizaciones Proponer trabajos conjuntos que repercutan en la mejora de los servicios que se ofrecen

Propiciar la colaboracin con la US para el diseo y adaptacin de espacios Establecer lneas de actuacin para la presencia de la Biblioteca en todos los rganos y actos a los que es convocada o invitada: Juntas de Centro, Comisiones de Biblioteca, etc.

Ofertar servicios de apoyo a las empresas Promover acuerdos para conseguir donaciones o financiacin para proyectos de la BUS (restauracin FA, exposiciones, digitalizacin, etc.) Habilitar procedimientos para la integracin de colectivos externos: antiguos alumnos, profesores jubilados, mayores, hospitales, etc. Participar en la Lnea 2 del Plan Estratgico de REBIUN Participar activamente en los proyectos del CBUA Presidir el Grupo Espaol de Usuarios de Innopac (GEUIN) aos 2011/2012

5.4 Promover alianzas con otras bibliotecas universitarias para compartir buenas prcticas (Benchmarking)

Establecer convenios con las Bibliotecas de las Universidades de Mlaga y Cdiz; Dialnet, etc.

Algunos indicadores:
Nmero de servicios ofertados a empresas y diferentes colectivos Nmero de proyectos cooperativos y convenios Nmero de donaciones y patrocinios conseguidos Financiacin externa conseguida

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evaluacin y seguimiento
La direccin por objetivos se lleva a cabo en la BUS desde el ao 1999, por lo que la implantacin y seguimiento de los mismos se encuentra bien asentada. Existe un Manual de procedimiento para el establecimiento y despliegue de objetivos que pretende servir de gua al personal para ste mtodo de gestin de la Biblioteca. A peticin de la Direccin de la BUS, los Servicios Centrales y las Bibliotecas de rea establecen de forma anual los objetivos operativos concretos, alineados con la estrategia marcada en el Plan Estratgico vigente. Una vez revisados y estructurados, se presentan al Comit de Direccin y se aprueban en Junta Tcnica. A los objetivos propuestos se les asignan los indicadores de control para su seguimiento peridico y los de correlacin para la medicin de su impacto, un plan de accin que fija las actividades o tareas necesarias para alcanzarlo y un responsable encargado de su consecucin. Con idea de conseguir un servicio homogneo en todas las bibliotecas, se establecen objetivos llamados generales, que deben desplegar en todas las unidades, y que sern prioritarios. La implantacin y despliegue de los objetivos operativos se lleva a cabo con un gestor de proyectos, Dotproject, que permite en todo momento consultar el estado y desarrollo de las tareas, as como las cargas de trabajo asignadas a cada persona, la planificacin temporal, etc. Cada semestre se realiza, adems, un informe de seguimiento para ver el progreso y al finalizar cada ao otro de cumplimiento para evaluar el logro de los objetivos propuestos. Finalmente, se evala el Plan Estratgico en su conjunto, pudindose consultar toda la documentacin en la IntraBUS, intranet de la Biblioteca.

Edita: Biblioteca de la Universidad de Sevilla. Versin electrnica: http://bib.us.es

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