COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA FUNDACON

Preparacin y presentacin de Informes

Lic. Fernando Hernndez Gmez
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Qu es un informe?

Motivacin y planeamiento
Pensar y saber es querer decir y poder decir. Todo lo que el hombre siente y piensa, lo incorpora al mundo de las palabras. El juicio, pieza nuclear del pensamiento lgico, slo existe en el cerebro del hombre por su traduccin en frase. Indecible e impensable son casi sinnimos El hombre comienza a entender un poco el mundo ambiente cuando puede asociar las cosas a signos sonoros y a rotularlos despus con palabras. Fidelino de Figueiredo

Preparacin y Presentacin de Informes

Qu es un informe?
Es un instrumento cuya finalidad es informar a una o varias personas, de manera oral y/o escrita.

Preparacin y Presentacin de Informes

Qu es un informe?
Son registros planeados y formales de la informacin transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeacin, implantacin, control y problemas de decisin.

Preparacin y Presentacin de Informes

Qu es un informe?
El informe es una comunicacin, cuyo objetivo es el de informar de la manera ms objetiva posible a un destinatario determinado, sobre un asunto, situacin, problema o proceso especfico.

Preparacin y Presentacin de Informes

Qu es un informe?
La Informacin La informacin consiste en una serie de datos y debe ser refrendada por documentos e ilustrada por los ms variados materiales de apoyo: cuadros estadsticos, grficos, fotos, dibujos, mapas, planos, etc.

Comunicacin escrita
La comunicacin escrita, debe tener en cuenta cul es su propsito, pues para comunicar no basta transmitir lo que se desea. La comunicacin eficaz queda establecida cuando el receptor haya entendido y se logre de l la respuesta consecuente

Objetivos de la comunicacin
Funcin de Informar
Comunicar con objetividad y neutralidad de forma descriptiva

Funcin expresiva
Influir en forma emotiva al receptor Manifestacin de sentimientos

Funcin apelativa
Inducir al receptor con ruegos u rdenes a tomar conciencia o accin

Caractersticas de la comunicacin

La comunicacin debe ser

CLARA Ha de escribirse con sencillez para que el lector pueda entender el texto con menor esfuerzo. Se deben usar las palabras adecuadas y utilizarlas con naturalidad.

Preparacin y Presentacin de Informes

La comunicacin debe ser

BREVE
No quiere decir que se escriba lacnicamente, sino que se expresen el mximo de ideas con el mnimo de palabras.

Preparacin y Presentacin de Informes

La comunicacin debe ser

PRECISA

Debe escribirse sin rodeos ni circunloquios, situndose en el lugar del receptor de la comunicacin.

Preparacin y Presentacin de Informes

La comunicacin debe ser

CORRECTA
Se refiere tanto a la presentacin formal de lo escrito, como a las reglas gramaticales, adecuacin del estilo y a la situacin comunicativa.

Preparacin y Presentacin de Informes

La comunicacin debe ser

TOTAL
Es necesario que el emisor se preocupe de no dejar en el destinatario la impresin de que se le transmite un mensaje incompleto. Deben ser incluidas todas las ideas vinculadas al tema, a travs de frases debidamente articuladas.

Preparacin y Presentacin de Informes

La comunicacin debe ser

ORIGINAL

Un mensaje que lleve el sello de su propia personalidad lograr, en la mayora de los casos, una comunicacin ms efectiva.

Preparacin y Presentacin de Informes

Orden de ideas para una buena comunicacin

Qu quiero comunicar?
Esbozo del contenido Definicin de objetivos

Que tiempo tendr utilidad dicha informacin?

Oportunidad de lo que se va a comunicar

Que datos considero como imprescindibles?

Datos crticos Datos complementarios Priorizar

Orden de ideas para una buena comunicacin

Por que lo quiero comunicar?
Motivos Consecuencias

A quin lo voy a comunicar?

Enfocar de forma que impacte Cuales son sus expectativas

Cmo lo comunico?
La forma y estilo los condiciona el anterior punto

Orden de ideas para una buena comunicacin

Objetivos definidos y claros Listado de ideas Ordenamiento de las ideas Organizacin y creacin del texto

Importancia de los informes en la toma de decisiones

Con los informes oportunos y confiables, se puede dar seguimiento a las metas y modificar los planes dentro de la realidad.

Importancia de los informes en la toma de decisiones

La funcin de elaborar informes gerenciales, cobra especial importancia en la administracin estratgica dentro de la organizacin.

Importancia de los informes en la toma de decisiones

Una buena comunicacin es muy importante para los tomadores de decisin por dos razones La comunicacin es parte del proceso por el cual se cumplen las funciones administrativas de planeacin, organizacin, direccin y control. La comunicacin es una actividad en la que los administradores dedican una abundante cantidad de tiempo.

La informacin y los SIG

SIG para la Planeacin estratgica

Informacin administrativa para la planeacin tctica y la toma de decisiones. Informacin administrativa para la planeacin operacional, la toma de decisiones y el control.

Procesamiento de transacciones Respuestas a preguntas.

El sistema de informes
Responsabilidad de los Gerentes Distribucin y Restriccin: Debe recibir Acceso permitido Propiedad Restriccin Privada Necesidades Externas de Informacin Necesidad de informacin de los gerentes
SNTESIS
ESTRUCTURA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE DEL SISTEMA INFORMES DE INFORMES

Subsistemas organizacionales Unidades Estratgicas de Negocios Fases Necesidades de Centros de Costos informacin Recursos para la reas Geogrficas administraci

n de subsistemas Informes del desempeo Desempeo frente a estndar Estado Incidentes

Jerarqua de Informes: Alta Gerencia Gerencia Media Gerencia de Primera Lnea

Costos/ Beneficios + Compromiso

Sistemas Computarizados de consulta a la base de datos

Informes de Investigacin Solicitados

Informes orientados al futuro: Planeacin y toma de decisiones

Informes sobre avances

Aspectos importantes a considerar al elaborar informes Calidad de la informacin.

Oportunidad. Cantidad de informacin

Relevancia de la informacin

Otros aspectos a considerar

Adaptar el informe al destinatario. Mantener la cantidad de informes al mnimo. Incluir solo datos esenciales. Emitir informes con anticipacin. Recalcar la responsabilidad. Estandarizar la presentacin, los formatos, etc. Simplificar y clarificar. Indicar comparaciones, proporciones y tendencias.

Algunos errores
Objetivos no claros o precisos Datos innecesarios, omisin de otros importantes Exceso de tiempo o limitacin por lo que se desarrolla incorrectamente Los receptores no lo analizan oportunamente
Se pierde valor y utilidad

Algunos errores
Ausencia de una idea central Errores en la ejemplificacin Repeticiones intiles Fallas gramaticales Errores formales en la presentacin Copiar y pegar Inconsistencia

Algunos errores
Inadecuada fundamentacin (carencia de respaldo) Falta de definiciones Fallas en la organizacin del material Inadecuada eleccin del tema No se enuncia claramente los objetivos Carencia de alcances y limitaciones

Algunos errores
Otros errores Falta de identificacin del problema. Falta de anlisis de diferentes posturas sobre el mismo tema Conclusiones muy genricas Falta de adecuacin de las conclusiones Exceso de tecnicismos

Tipos de informes
Oral Escrito Solicitado Peridico Expositivos Interpretativos Demostrativos

Informes Expositivos
Son aquellos en que el autor se limita a exponer una serie de datos informativos, hechos, situaciones etc., pero sin analizarlos, ni interpretarlos. En consecuencia, estos informes, tampoco contienen conclusiones. Su ventaja es que los destinatarios de la informacin tienen absoluta libertad para tomar decisiones, sin peligro de que influya en ellos la opinin del funcionario informante. La desventaja es que, al requerir informes de este tipo, los directivos de la empresa, desaprovechan la valiosa experiencia de funcionarios expertos en la materia y cuyas conclusiones pueden perfectamente ser acertadas y tiles

Informes demostrativos
Son aquellos que utilizando abundantes datos y documentacin de apoyo, tratan de demostrar o probar determinados hechos, situaciones, fenmenos, eficiencia o ineficiencia de procesos, etc.

Informes interpretativos
Son aquellos en que el autor interpreta los datos, hechos y/o situaciones, sobre los cuales ha informado. La ventaja es que los destinatarios de la informacin pueden aprovechar plenamente los conocimientos, experiencia y criterio de los expertos, autores del informe. Viceversa, la desventaja consiste en que la plana ejecutiva, eventualmente, podra ser manipulada por los expertos; llevada a cometer errores, etc. Afortunadamente, esto podra ocurrir solo en el caso que el autor de el informe, falte a la tica profesional y que simultneamente el ejecutivo de la empresa no tenga el criterio suficiente.

Consideraciones en la redaccin de objetivos

Su formulacin debe comprender resultados concretos en funcin de la utilidad para el cliente del informe. Deben comprenderse dentro del alcance y los lmites enunciados en la introduccin. Pueden presentarse objetivos generales y objetivos especficos. Los primeros sealan resultados amplios; los especficos se refieren a situaciones particulares forman parte de los objetivos generales. No se puede hablar de un nmero determinado de objetivos. Esto depende del alcance y los propsitos del estudio.

Elaboracin de objetivos en informes

La presentacin formal de los objetivos puede plantearse

mediante el infinitivo de verbos que sealan la accin que ejecuta el investigador frente a los resultados que la actividad investigativa produce. Verbos como:
Identificar, Calcular, Estandarizar, Programar, Plantear, Compilar, Evaluar, Propiciar, Encontrar, Consolidar, Examinar, Proveer, Analizar, Consultar, Formular, Identificar, Comprobar, Contribuir, Hacer, Someter, Demostrar, Cuestionar, Indicar, Establecer, Conocer, Determinar, Motivar, Producir, Describir, Disear, Planear, Medir, Sealar, Especificar, Presupuestar y Reconocer.

Elaboracin de objetivos en informes

Tener claro el objeto del informe.
Preguntas:
Qu quiero informar?

Qu es lo que el receptor de este informe busca conocer?

Cul es el valor que este informe debe aportar en trminos de utilidad (para qu le va a servir)? A dnde quiero llegar?

Elabore una lista preliminar de respuestas.

Complete la lista sealando las acciones comprendidas.

Elementos bsicos del informe

El objetivo (u objetivos) del trabajo (para qu se investiga?) La metodologa que se aplica en el estudio: (cmo se investiga?) Los hechos en s, que constituyen el objeto, tema o campo de estudio (qu se investiga?)

Elementos bsicos del informe

El desarrollo del informe: texto en el cual se intenta dar respuesta a todas las preguntas o interrogantes que el objeto o tema del informe ha suscitado en el autor: cmo se responde a los diferentes por qu? Las conclusiones, que son el resultado final de todo el estudio y razn de ser del informe. Dependiendo de la metodologa escogida, ya hemos visto que pueden ir al comienzo del documento.

Caractersticas del Informe

Es generalmente preparado a pedido de un superior o de un cliente. Es ledo como una obligacin de trabajo por el destinatario. Es preparado en una situacin especfica y cumple una necesidad de informacin para tomar una decisin por parte del nivel superior. Se caracteriza tambin por el uso optativo de cuadros, grficos, fotografas u otro tipo de material documental.

Caractersticas del Informe

Es factual: cuando se aportan opiniones personales, conclusiones, recomendaciones o solicitudes, se las denomina como tales y sus fundamentos se dan a conocer al lector. Contiene la metodologa usada para reunir la informacin. Recurre al vocabulario y fraseologa tcnicos, y elude las formas meramente literarias. El lector del informe es generalmente un solo individuo y, a veces, un grupo estrechamente unido por razones de trabajo o de funcin.

La metodologa representa la manera de

organizar el proceso de recoleccin de datos e interpretacin de la informacin que se incluir en el informe tcnico,

de controlar sus resultados y

de representar posibles soluciones a un problema que conlleva a la toma de decisiones.

La metodologa

Contribuye a darle razonabilidad y fiabilidad a los datos y a la informacin contenida en el informe

Caractersticas de la metodologa
El mtodo est dirigido a un fin, es decir, a un propsito. El mtodo guarda un orden, entendido como lnea directiva, una lgica o una estructura.

El mtodo suele usar multiplicidad de elementos, atendiendo a los mentales (razonamientos) y a los materiales (soportes). El mtodo es una conducta mental previa -a nivel globala la toma de decisiones que requiere: economa de esfuerzos, concentracin, mediatizacin y eficacia.

Elementos por considerar en el marco metodolgico

Tipo de investigacin (descriptiva, correlacional, explicativa; cualitativa, cuantitativa, mixta) Fuentes de informacin Determinacin de la poblacin de estudio Tcnica de muestreo Variables, indicadores e instrumentos Tcnicas de procesamiento de la informacin

Problemas ms comunes en la elaboracin de informes

Omisin Redundancia Exageracin Irrelevancia Indefinicin Confusin

Problemas ms comunes en la elaboracin de informes

Omisin consiste en dejar de decir por olvido, mal criterio o intencionadamente, algo importante o simplemente necesario para la cabal comprensin del mensaje. Se evita recordando que toda informacin completa debe contener respuesta a las preguntas clsicas: quin?, qu?, dnde?, cundo?, por qu? y cmo?

Problemas ms comunes en la elaboracin de informes

Redundancia Es la repeticin innecesaria de una idea ya expuesta, lo cual alarga sin razn el texto y cansa al lector. Sin embargo, no toda repeticin es forzosamente redundante y se la admite slo cuando se la emplea para reforzar la expresin.

Problemas ms comunes en la elaboracin de informes

Exageracin Consiste en presentar un hecho o asunto fuera de lo natural, ordinario o conveniente. Se puede minimizar o maximizar un asunto, es decir, presentarlo en su expresin mnima o mxima y, en ambos casos, se lo saca de su justa importancia.

Problemas ms comunes en la elaboracin de informes

Irrelevancia Se incurre en este defecto cuando se agregan detalles mnimos o aspectos insignificantes o claramente sobreentendidos, de lo que resulta una confusa nivelacin de lo principal y lo accesorio. En un escrito informativo, no literario, una de las exigencias ms imperativas es la de expresar lo importante y sustancial de un tema, y nada ms, porque se supone que el lector clave est en condiciones intelectuales y profesionales de sobreentender los detalles. Distinguir entre lo principal y lo accesorio no es un asunto slo de redaccin, sino un problema de naturaleza intelectual y, por lo tanto, es muy difcil de regular.

Problemas ms comunes en la elaboracin de informes

Indefinicin

Consiste en evitar la toma de una decisin o compromiso en un informe, para lo cual se recurre a expresiones vagas, no categricas.

Problemas ms comunes en la elaboracin de informes

Confusin Las oraciones y los prrafos deben estar organizados y construidos con total claridad y nitidez, de manera que el pensamiento transmitido resulte cristalino. Los prrafos largos y las intercalaciones conspiran contra este criterio. Cada prrafo debe encerrar una sola idea importante o general, a lo sumo dos.

LA PRESENTACIN O DIAGRAMACIN DEL INFORME

Cubierta: Ttulo, nombre del autor, lugar, fecha, nombre de la organizacin o institucin y nmero de serie (si es necesario). Tabla de contenido: Sumario o ndice. Informe propiamente dicho:
Introduccin Desarrollo o cuerpo Conclusin

Apndices o anexos:
Bibliografa Ilustraciones, grficos, etc., o todo otro material complementario.

Esquema bsico del informe

La introduccin Cuerpo o desarrollo La conclusin

La introduccin
PROPSITO.
Se le expone al lector el por qu se le somete determinada informacin. Es una justificacin de por que se emite el escrito. En general, se espera del lector una decisin de su parte, la aprobacin de una decisin o la toma de conocimiento de un hecho acaecido Esta presentacin inicial:
debe ser explicada o demostrada al lector; ser contrastada con los intereses de su "lector clave"; ser aceptada o negada.

HECHO.
Descripcin del hecho real que confirma su posicin. La explicacin del hecho debe efectuarse en forma sumaria, pero completa,

La introduccin
IMPORTANCIA.
Se seala la importancia del asunto para las funciones del lector Por otra parte, es al mismo tiempo una cortesa y una colaboracin hacia el lector.

METODOLOGA.
Anticipar al lector el mtodo o procedimiento con que se han recogido los datos u obtenido las conclusiones Referencias son de valor primordial para que el lector pueda dictaminar sobre la materia sometida a juicio. En los informes cientficos o de tipo tcnico y universitario, este requisito es ineludible

Cuerpo o desarrollo
En esta parte del informe se presentan, analizan y discuten las posibles soluciones del problema u objetivo. Cada solucin es presentada con todos los elementos de juicio que sean posibles para que puedan ser evaluadas por el lector y, segn su criterio y responsabilidad, acepte o rechace la propuesta del autor Solucin --- Causa o razn --- Demostracin

Cuerpo o desarrollo
La solucin
Debe ser significativa Debe ser total Debe ser convincente Debe probar cul es la solucin conveniente y correcta, con franqueza y responsabilidad por parte del autor No deben sobreponerse o entremezclarse unas con otras cuando son varias Debe ser concreta y especfica, evitando las divagaciones, la aparatosidad, la indefinicin y otros defectos conceptuales y de razonamiento.

La conclusin
Reafirma la posicin inicial denunciada por el informante y se recomienda y aconseja la decisin, o se efecta la peticin que corresponda.
Deducciones lgicas derivadas de los problemas expuestos, analizados y discutidos, a partir de los hechos reales Equivale a un sumario sinttico de lo expuesto Ninguna conclusin puede ofrecerse que no est apoyada en lo dicho en el cuerpo

Recomendaciones de que, quien y cuando debe hacerse

La redaccin de un escrito
Escribir es un ejercicio de creatividad que nos obliga a poner en marcha toda nuestra potencialidad La memoria, la imaginacin y la lgica se activan planificando, ordenando y puliendo nuestros escritos La actividad de escribir agudiza nuestra percepcin y nuestro ingenio, nos obliga a recoger, selecciones y ordenar informacin discriminndola en funcin de nuestro plan de trabajo Nos obliga a pensar, a aprender, a descubrir, a asombrarnos. En pocas palabras, nos hace ms inteligentes

Recoleccin de datos
Recoleccin de datos
Recoger la informacin Organizar esta informacin Esqueleto del escrito

Redaccin de los textos

Redaccin de los textos
Piense antes de escribir Use palabras corrientes Hgalo corto y sencillo Emplee oraciones activas Dirjase a las personas

Presentacin de la informacin
Tablas Grficos Dibujos Planos Diagramas de flujo Fotos

El xito del informe

La argumentacin debe ser lo ms clara posible. La fundamentacin debe ser slida, es decir basada en datos precisos, documentos, hechos comprobados, etc. Cada conclusin debe apoyarse en la mayor cantidad posible de datos especficos. Un buen informe, ms que opiniones, debe contener hechos concretos. La informacin y argumentacin deben ser lo ms imparciales que se pueda.

El xito del informe

Ms que mostrar, el informe debe demostrar. La extensin del documento debe ser directamente proporcional a la complejidad del tema. Para la redaccin es conveniente usar la forma impersonal (Ej. Se trata...) o mejor, la primera persona plural (Ej. Creemos que...). El estilo debe ser sobrio, evitando la palabrera intil hay que ir directamente al grano.

El xito del informe

La calidad del informe depender de tres puntos 1. Su contenido
El que El como El para que

El xito del informe

La calidad del informe depender de tres puntos 2. La claridad con la que se haga
Sus captulos Sus secciones Sus prrafos Sus oraciones

El xito del informe

La calidad del informe depender de tres puntos 3. Su presentacin externa
Formato Composicin Tipo de letra Cubiertas Encuadernacin

La presentacin del informe

Para la presentacin del informe se debe tener como principal consideracin el destinatario La presentacin puede ir desde una presentacin oral solamente a una presentacin en documento formal acompaada de una presentacin oral Hacer adecuado uso de la tecnologa

DIAGRAMA DE FLUJO DE CMO ESTRUCTURAR UN BUEN INFORME