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1.

ntroduo
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos
arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os
arquivos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na
fase de administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da
produo documental.
Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos
sculos V e V a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da
me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um
prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo
algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e
propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente.
Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a
importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em
trs importantes realizaes no campo arquivstico:
a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;
b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;
c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos
documentos de valor, do passado
Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:
a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;
b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma
espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de
museus;
c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a
aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos
eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram
um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade
principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais
direitos e privilgios.
Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para
estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia,
eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo
administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XX comea a desabrochar
um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o
status de testemunhos da histria.


2. Arquivos: Elementos e Definies
O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram
produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na
consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o
cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes
cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma
administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados
arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos,
se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por
exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser
considerados arquivos.
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os
arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser
preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e
acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento
preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio).
Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo
que os oferece.
Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-
se mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu,
deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou
destruio de parte deles.
Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada
definitiva, pode-se defini-los como, "os documentos de qualquer instituio pblica ou
privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente
para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados
para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg).
Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu:
"Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um
governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao;
e sua funo a de tornar disponvel as informaes contidas no acervo
documental sob sua guarda.
O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: "Consideram-se
arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
2! "stgios de sua evoluo
Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles
constitudos de documentos em curso ou consultados fre#$entemente conservados
em dependncias prximas de fcil acesso.


Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles
constitudos de documentos que dei%aram de ser fre#$entemente consultados,
mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No
h necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos
documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de
"limbo ou "purgatrio.
Arquivos de terceira idade, de cust&dia ou permanentes so constitudos de
documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se
conservaram em razo de seu valor 'ist&rico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evoluo. "stes so os ar#uivos propriamente
ditos.
A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente,
uma organizao adequada.
22 "%tenso de sua atuao
Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou
centrais. Os arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so
aqueles estabelecidos junto aos &rgos operacionais, cumprindo funes de
arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os
documentos correntes provenientes dos diversos &rgos que integram a
estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente.
2( )atureza dos documentos
Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem
sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas,
slides, disquetes, CD-ROM e que, por esta razo, merecem tratamento especial.
Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos resultantes da
e%peri*ncia 'umana num campo especfico, independentemente da forma que
apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.
2+ ,*nero (caracterstica)
Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos
(fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas),
sonoros (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta),
informticos (disquetes, HD, CD-ROM).
2- )atureza do Assunto (caracterstica)
Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e
sigilosos. Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a
administrao.So sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de
conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua
custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159
estabelecem:


Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas
pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so
originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade
e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data
de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual
perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das
pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data
de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a
exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel
defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de
janeiro de 1.997, que est reproduzido em seu inteiro teor no apndice .
2. /orrespond*ncia
toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas
jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de
uma instituio.
Quanto ao destino e proced*ncia pode-se classificar a correspondncia em
e%terna e interna. 0nterna a correspondncia trocada entre os rgos de uma
mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu,
e%terna aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de
uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.
A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que
cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma
instituio. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de
uma instituio.
21 2ipo de Ar#uivamento
Pode ser 'orizontal ou vertical. 3orizontal se os documentos ou fichas forem
arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos.
Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros,
permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos
para ter acesso a um determinado documento ou ficha.


24 5iferenciao entre biblioteca e ar#uivo
As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se
precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para
as respectivas custdias. Como j foi visto, os ar#uivos tm estreito vnculo com as
atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra entidade. Seu
valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma
biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta.
Os ar#uivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so
colecionadores. Os materiais de biblioteca so adquiridos principalmente a partir
de compras e doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou recebidos por
uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero
colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva
integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma
biblioteca no deve recolher documentos oficiais.
Alm disso h significativa distino #uanto aos m6todos empregados em
um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial
ou privado, o arquivista no o faz tomando por base partes do material. No examina
e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio
ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas,
isto , em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O
bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio como
peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de
acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto.
O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas,
pode empregar qualquer sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema
reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada pea no estar
necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no
ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto
inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Da surgiu o princpio da provenincia,
pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve
estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias originais de criao. O
princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa,
quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao.
Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca
existirem via de regra em numerosos e%emplares, ao passo que os documentos de
ar#uivos existem em um 7nico e%emplar ou em limitado n7mero de c&pias.
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a
ar#uivstica, de conjuntos de documentos.
28 /entros de documentao ou informao
Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da
biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu campo bem maior,
exigindo especializao no aproveitamento de documentos de toda espcie. Em
sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir9 armazenar9


classificar9 selecionar e disseminar toda a informao. A ess*ncia da
documentao dei%ou de ser o documento9 para ser a informao em si mesma.
Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo
intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir
experincias que foram testadas anteriormente.
3. Organizao e Administrao de Arquivos Correntes
A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser
fixados os valores da documentao recolhida1. Determinar ainda o grau de
facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para reteno
num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da
maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de
arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao
dos arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica
conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original.
Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe
de existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos
a um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom
andamento das atividades correntes.
Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer
com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da
maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao
adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so
eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem
transtorno ou confuso;
b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno
enquanto indispensveis s atividades correntes;
c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o
necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para
pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser
alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o
momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so
eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da
maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa
determinar os que devem ser destinados ao "inferno do incinerador, ou ao "cu de
um arquivo permanente, ou ao "limbo de um depsito intermedirio.
A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos
documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna
administr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem s
origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus
programas essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes
da repartio. Os documentos importantes so difceis de classificar para uso

1 Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.


corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como tal,
quando so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes
de rotina so facilmente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de
ser retirados de circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que
estabeleceram diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to logo
cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles continuam, muitas
vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para
serem preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm
que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se
acham submersos, sendo comum fazer-se essa separao aps perderem os
documentos o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua
identificao.
A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases:
a) levantamento de dados;
b) anlise dos dados coletados;
c) planejamento;
d) implantao e acompanhamento.
(! :evantamento de 5ados
O levantamento deve ter incio pelo e%ame dos estatutos9 regimentos9
regulamentos9 normas9 organogramas e demais documentos constitutivos da
instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes
sobre documentao. preciso analisar o g*nero dos documentos; as esp6cies de
documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado
de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de
registros e protocolos; mdia de ar#uivamentos dirios; controle de emprstimo de
documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos;
existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas
informaes, o arquivista deve acrescentar dados e refer*ncias sobre o pessoal
encarregado do ar#uivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade,
formao profissional), o e#uipamento (quantidade, modelos, estado de
conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de
iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra
incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax).
(2 Anlise dos dados coletados
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma
instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto,
uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo
administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
(( ;lanejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente,
intermedirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel


formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais
quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.
((! ;osio do ar#uivo na estrutura da instituio
Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja
subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a
setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio
evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes
administrativas.
((2 /entralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de
ar#uivo
A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos ar#uivos. Em suas
fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.
((2! /entralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas
tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente
em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado
;rotocolo e Ar#uivo, /omunicaes e Ar#uivo, ou outra denominao similar.
Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece,
destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores
possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de
responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo
dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos.
((22 5escentralizao
A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao.
Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a
cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de
atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o
compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos
administrativos. Essa descentralizao (sempre de ar#uivos correntes) obedece
basicamente a dois critrios:
/entralizao das atividades de controle e descentralizao dos
ar#uivos, tambm denominados n7cleos de ar#uivo ou ar#uivos
setoriais.
5escentralizao das atividades de controle e dos ar#uivos
((2( /oordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez,
segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO
CENTRAL, que exercer funes normativas9 orientadoras e controladoras. A
coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais;


estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas
especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial;
promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio;
treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies
peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder
constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente
da entidade.
((( "scol'a de m6todos de ar#uivamento e classificao
O problema bsico na administrao de documentos correntes o de
conserv-los de maneira ordenada e acessvel de forma a que possam ser
rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos torna-se
necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem ar#uivados.
Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma
a refletir a funo do rgo.
Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em
considerao o testemun'o ou prova que contm da organizao e da funo.
No tratamento dos documentos concernentes organizao e funcionamento, leva-se
em conta o valor comprobat&rio dos mesmos. Se a classificao dos documentos
visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao adequada,
uma vez extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela
funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a
poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao importante da
secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a
preservao e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido
aos objetivos das atividades correntes.
Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes
principais: sistemas de registro e sistemas de ar#uivamento.
(((! <istemas de registro
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um
rgo em duas sries, uma constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A
caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, o registro. No
servio de registro protocolam=se os documentos na ordem em #ue se
acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave
para o controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um meio de
referncia para o nome dos signatrios e para os assuntos dos documentos; nos
ndices as pessoas e os assuntos so identificados pelos mesmos. ndicam a ordem
dos documentos em cada srie. Num sistema de registro mais aperfeioado, os
documentos de um servio so guardados numa srie que consiste em unidades de
arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos so
colocados juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordem em que
se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos
documentos cuja chave o nmero das unidades de arquivamento.O sistema de


registro um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material
documentrio.
Os sistemas de ar#uivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo
fato de no usarem registros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se
anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para
conseguir o mesmo controle valem-se de ar#uivos de prosseguimento ou fic'as=
lembrete, que veremos mais adiante.
(((2 "lementos de /lassificao
H trs elementos principais a serem considerados na classificao de
documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se referem (funes9
atividades e atos); b) a estrutura do rgo que os produz; c) o assunto dos
documentos.
Em vista disso, os m6todos de organizao podem ser funcional,
organizacional e por assuntos.
Para que um rgo cumpra suas funes dever realizar dois tipos principais
de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios
(facilitativas ou au%iliares). Na execuo de qualquer espcie de atividade, quer
substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operaes ou atos: polticos ou
normativos e e%ecutivos. Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser
seguida em todos os casos do mesmo gnero.
Muitas das vezes sero escolhidos mais de um m6todo ou sistema de
ar#uivamento2. Por exemplo, o item Patrimnio pode estar organizado
geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabtica; o item Correspondncia, em
ordem cronolgica etc.
(((( ;rincpios de classificao
S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados
em relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado campo de
conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de
referncia e similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em relao
organizao e podem ser descentralizados, desde que as reparties que os
acumulam executem atividades relativamente distintas e separveis. Entretanto, os
documentos pblicos devem ser classificados em relao funo, pois resultam de
uma funo, so usados em relao funo e devem, portanto, ser classificados de
acordo com esta (vide Resoluo n 143 do CONARQ que trata da Classificao,
Temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio
da Administrao Pblica que por ser muito extensa no foi reproduzida aqui)4.

2 No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima
!sta"elece classificao# temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos $s atividades%meio da
&dministrao '("lica# com notao pura
) Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos procedimentos
arquiv*sticos


((+ "scol'a das 0nstalaes e e#uipamentos
Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanente
necessrios realizao do trabalho arquivstico.
Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So
as fichas, as guias, as pastas, as tiras de
insero e outros.
Notao a inscrio feita na projeo,
podendo ser alfabtica, numrica ou
alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou
fechada. Ser aberta quando indicar somente o
incio da seo e fechada quando indica o
princpio e o fim. Vide figuras abaixo.
A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento
pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.






Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de
uma pasta do arquivo.


Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se
escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a
diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo,
pela ordenao cronolgica.
Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado
vrias vezes para o mesmo fim.
((- /onstituio de ar#uivos intermedirios
Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua
real necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande
volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica.
(+ 0mplantao e acompan'amento
O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e
testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir
organogramas e fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da
instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc.
4. Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua "gesto de
documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
ar#uivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da
instituio e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias.
A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de
protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); e%pedio>
organizao e ar#uivamento de documentos em fase corrente e intermediria;
elaborao de normas de acesso documentao (empr6stimos e consultas).
A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos
documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos
de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais
devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a
instituio e para terceiros.
+! ;rotocolo
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:
Passo Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Separar a correspondncia oficial da particular
3 Distribuir a correspondncia particular


Passo Atividades
4 Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter
sigiloso
5 Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa
6 Abrir a correspondncia ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a
existncia de antecedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no
estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar
onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada
9 nterpretar e classificar a correspondncia
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
11 Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de
assunto, se for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao
+2 ?egistro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de
documentos e suas atribuies podem ser assim descritas:
Passos Atividades
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de
protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do
documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio
2 Anexar a segunda via da ficha5 ao documento, encaminhando-o ao seu
destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as
anotaes pertinentes nas respectivas fichas
3 nscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de
procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica
5 Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos,
anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com
despacho de autoridade competente
+( "%pedio
Geralmente so adotadas as seguintes atividades:
Passos Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Verificar se no faltam folhas ou anexos

+ !ssa ficha ser, retirada no rgo a que o documento destinado pelo respons,vel pelo controle no -m"ito desse
rgo# e ser, novamente ane.ada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo# devendo essa
passagem ser feita por intermdio do /etor de Registro e 0ovimentao# que o redistri"uir,


Passos Atividades
3 Numerar e completar a data, no original e nas cpias
4 Separar o original da cpias
5 Expedir o original com os anexos
6 Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes
deram origem, ao arquivo
++ @rganizao e Ar#uivamento
Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico 3, pgina 6; e
quanto ao arquivamento passaremos a descrever os principais mtodos de
arquivamento existentes, bem como as fases includas na operao de arquivamento
propriamente dito.
++! A6todos de Ar#uivamento
O m6todo de ar#uivamento determinado pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em
relao qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser
eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer
sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar resultados
satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento deve-
se, com mais freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha
de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas
bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses.
Bsicos
Alfabtico
Geogrfico
Numricos
Simples
Cronolgico
Digito-terminal
deogrficos
Alfabticos
Enciclopdico
Dicionrio
Numricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou
ndexao
coordenada
Padronizados
Variadex
Automtico
Soudex
Mneumnico
Rneo
Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.


<istema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a
necessidade de se consultar um ndice
<istema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso
antes consultar um ndice ou um cdigo.
O m6todo alfanum6rico combinao de letras e nmeros no se inclui
nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi=
indireto.
++2 A6todo Alfab6tico (m6todo bsico)
Mtodo alfabtico o mais simples. um m6todo direto. Nesse mtodo, as
fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as
normas gerais para alfabetao.
As notaes nas guias podem ser abertas ou fec'adas; simples ou
compostas. Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e
fec'adas: Aa-Al , Am-Az etc.
Sua desvantagem a alta incid*ncia de erros de arquivamento quando o
volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de
grafia dos nomes.
++2! ?egras de Alfabetao
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e
depois o prenome.
Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro
Lima
Arquivam-se: /avalcante, Juvenal; ,uimares, Rita; :ima, Pedro;
<ilveira, Maria
Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados
por hfen no se separam.
Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro
Azul; Slvia Praia Vermelha
Arquivam-se: Aontes Altos, Carlos; Aorro Azul, Marlia; Billa=:obos,
Heitor; ;raia Bermel'a, Slvia
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.
Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita
Arquivam-se: <anta ?ita, Denise; <anto /risto, Walmir; <o /aetano,
Lus.
4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao
de sobrenomes iguais.

Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira
Arquivam-se: <ilveira, R.; <ilveira, Ricardo; <ilveira, Roberto


5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no
so considerados (ver tambm regra n 9)
Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo d'Ferreira, Rosana
d'Albuquerque.
Arquivam-se: Albu#uer#ue dC, Rosana, Darias de, Paulo; Derreira dC,
Ricardo.
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,
Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo
sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria
Filho.
Arquivam-se: AntEnio )eto, Marco; Fos6 <obrin'o, Maria; Aaria
Dil'o, Silvia
Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando
servirem de elemento de descrio.
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps
o nome completo, entre parnteses.
Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito
Silva Mozila.
Arquivam-se: 3elena, Maria (Doutora); Aar#ues, Armando (Juiz);
Aozila, Slvia.
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome,
salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras
n 10 e 11).
Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy
Arquivam-se: GoH, John; Dreud, Sigmund; Fung, Carl Gustav

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser
consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante
do nome quando escritas com letra maiscula.
Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont
Arquivam-se: /apri, Guilio di; 5e ;enedo, Esteban, 5u ;ont, Charles
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que
corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello,
Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios
Arquivam-se: Arco H Aolinero, Angel Del; @viedo H GaIos, Jos de;
;ina de Aello, Francisco de; ?ios, Antonio de los
11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados
como se apresentam.
Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang
Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang


12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais
devem ser transcritos como e apresentam, no se considerando,
porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos
sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The
Library of Congress
Arquivam-se: /olegial (A); "mbratel, Dundao Getlio Vargas;
:ibrarH of Congress (The)
13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e
assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por
extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo: Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de
Engenharia Civil Urbana, 1 Congresso de Odontologia
Arquivam-se: /onfer*ncia de Cirurgia Cardaca (); /ongresso de
Engenharia Civil Urbana (Oitavo); /ongresso de Odontologia (1)
14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou
de uma instituio (setor, seo, gerncia, departamento,
superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e
no da unidade.
Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia
Financeira da TELERJ
Arquivam-se: 2":"?F Gerncia de Atendimento; 2":"?F -
Superintendncia Financeira
15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser
escritos por extenso.
Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras
Cachoeira dos 4
Arquivam-se: Dbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Aadeiras
Cachoeira dos 4 (Quatro); ( (2r*s) M do Brasil
Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde
que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias
para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo
critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre
Como se pode observar, no crit6rio letra por letra no se consideram os
espaos entre palavras.


++( A6todo ,eogrfico
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de
recuperao a procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:
++(! )ome do estado9 cidade e correspondente (#uem enviou a
correspond*ncia)
Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas
alfabeticamente atrs do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do
estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, no seguir a
ordem alfabtica.
Exemplo:
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
So Paulo Campinas Pedro Luiz
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
Arquivam-se:
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
So Paulo Campinas Pedro Luiz
++(2 )ome da cidade9 estado e correspondente
Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no
havendo destaque para as capitais.
Exemplo:
Araatuba SP Luiz Carlos
So Mateus ES Maria Augusta
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
Arquivam-se:
Araatuba SP Luiz Carlos
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
So Mateus ES Maria Augusta
necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar,
porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em
primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades
sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que


se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio. Sua desvantagem
a de exigir duas classificaes.
+++ A6todo num6rico simples
O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a consulta a um
ndice alfabtico. Nesse mtodo atribui-se a cada entrada uma numerao seqencial
sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio
um registro para controle da numerao utilizada nas pastas a fim de impedir
duplicidades. Nesse mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua
documentao arquivada em pastas miscelJneas, que devem conter de dez a vinte
correspondentes cada uma.
Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a)
numeram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais
em ordem alfabtica, os quais recebero o nmero da pasta; b) numera-se cada
correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea), arquivando-os nas
pastas sem considerar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a notao das
pastas miscelneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30
etc.
Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar.
Tal mtodo tem ampla aplicao nos arquivos especiais e especializados.
++- A6todo num6rico cronol&gico
Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um
mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e
no a pasta. Depois de autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina,
passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, tambm
possvel o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. K o
7nico m6todo de ar#uivamento #ue dispensa o uso de pastas miscelJnea. As
vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros,
por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o
fato de ser um m6todo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.
++. A6todo 5gito=terminal
Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros
no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de
identificao o nmero. Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua
leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos
em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda,
formando pares.
Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83
Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados
zeros sua esquerda para fins de complementao. So vantagens do mtodo
dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e
ar#uivamento.


++1 A6todos por assunto (ideogrficos)
Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex,
decimal, unitermo ou indexao coordenada.
++1! A6todo ideogrfico alfab6tico enciclop6dico
Exemplo:
Cursos
Especializao
Formao
Ps-graduao
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administrao
Cincia poltica
Economia
++12 A6todo ideogrfico alfab6tico dicionrio
Cursos de doutorado
Cursos de especializao
Cursos de formao
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Pesquisas de economia
++1( A6todo ideogrfico num6rico L duple%
Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de
um ndice alfabtico remissivo. So portanto mtodos indiretos.
Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos,
partindo-se do geral para o particular.
Exemplo:
0 Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
Aplicada educao
1-2 Cincia poltica
1-3 Administrao
1-4 Economia
Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de
permitir a abertura ilimitada de classes.


++1+ A6todo ideogrfico num6rico L decimal
Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja
classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma
dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser
includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe
subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim
sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte
decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez
primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a
seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um bom
exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do
CONARQ.
Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel
de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o
desenvolvimento das atividades da instituio.
++1- A6todo ideogrfico unitermo (ou inde%ao coordenada)
Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e
especializados. O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de
documentos, um nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com
sua entrada no arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento quando
solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as
palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa.
Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a
seguir:
Assemblia Extraordinria
N 0012
Palavras-Chave / descritores
Greve
Metalrgicos
Assemblia extraordinria
Hotel Marina
1936
Resumo: Assemblia extraordinria para
deliberar sobre a continuidade da greve
promovida pelos metalrgicos de todo
pas. Foi realizada no salo vip do Hotel
Marina, na praia do Leblon, em 13 de
maro de 1936.
A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez
colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas
correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna
cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no
exemplo a seguir:
Greve:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0210 0311 0172 0063 MM+ 0135 0006 0017 0008 0099
0320 0421 0232 00173 0134 0235 0026 0417 0098 0149
0450 0461 0252 00243 0244 0465 0236 0317 0128 0439


M-(M 0531
Metalrgicos
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0120 0411 0212 0003 MMM+ 0145 0016 0127 0018 0199
0340 0521 0322 00193 0144 0245 0345 0527 0108 0239
M-(M 0631 0512 00283 0234 0475 0575 0427 0138 0399

Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as
palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado
para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos
especiais.
++1. A6todos padronizados
Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.
++11 A6todos padronizados L automtico
Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as
divises das letras do alfabeto.
++14 A6todos padronizados L sounde%
Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado
o sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por
cdigo, ao invs de o serem pela seqncia estritamente alfabtica. O cdigo baseia-
se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento so assim
agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem levar em conta se a
grafia ou no a mesma.
++18 A6todos padronizados L rEneo e mnemEnico
No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.
++1!M A6todos padronizados L variade%
Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so
utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como
a localizao de documentos. Nesse mtodo trabalha-se com uma chave constituda
de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no
a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco
cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de
arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico.
++4 A6todo alfanum6rico
Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo
trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas
e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que
depois de numeradas as divises sejam alteradas.
Exemplo:


Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.
++8 "tapas de ar#uivamento
So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao,
codificao, ordenao e guarda dos documentos.
++8! 0nspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o
mesmo se destina ao arquivamento.
++82 "studo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que
lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de
serem feitas referncias cruzadas.
++8( /lassificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe
sero atribudas atravs de um processo interpretativo.
++8+ /odificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de
arquivamento adotado.
++8- @rdenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao
adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
++8. ,uarda dos documentos
o arquivamento propriamente dito.
+- "mpr6stimo e consulta
Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por
emprstimo, aos &rgos #ue os receberam ou produziram, aos rgos
encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades
superiores, na mesma linha hierrquica.
Quanto aos prazos para empr6stimo de dossi*s, sugere-se que devam estar
compreendidos numa fai%a de dez dias, podendo ser renovados mediante sua
apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a guia=fora, que ficar no lugar da
pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes dados:
data da retirada, nome de #uem retirou e sua unidade administrativa, ndice da
pasta, assinatura de #uem retirou e do ar#uivista responsvel pelo empr6stimo.


Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou
vigilncia contnua follow-up para controle de prazos, que poder ser organizado
em diversas modalidades.
Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ.
+. Anlise9 avaliao9 seleo e eliminao
O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em
conseqncia de suas mltiplas atividades. Torna-se impossvel prover espao para
armazen-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno
de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os documentos
devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita.
O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de
armazenamento temporrio (record center) ou para um arquivo de preservao em
carter permanente, reduo de seu volume por meio de microfotografia ou
simplesmente a destruio imediata.
A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada
to-somente pela exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito
temporrio presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o
recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou valor
permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta
quando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique a despesa. E,
lgico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir
documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68.
Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar to-
somente identificao de corpos de documentos acumulados num rgo do
governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado
prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se Nlista de descarteO ou
Nlista de eliminaoO. Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de
tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos
mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre da possibilidade de os
documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos de
reteno recomendados. A remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de
papis inteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois,
um importante instrumento de administrao.
Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de
identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser
realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo
chama-se Ntabela de descarteO.
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de
documentos de um rgo e indicar o destino #ue se deva dar a cada um deles,


seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de custdia permanente. Um
documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se Nplano de
destinaoO ou Ntabela de temporalidadeO Todos esses instrumentos de
destinao so atos normativos.
Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os
termos de eliminao correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a
identificao dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos
documentos e quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao que
autoriza a destruio.
Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como
uma preliminar para a sua exata identificao nos instrumentos de destinao.
Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente
removidos para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente. A triagem
ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por
um sistema de arquivamento americano, um processo de alto custo. De fato, a
triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econmico, a menos que uma boa
parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser separada para
descarte. A classificao, portanto, tem estreita ligao com as prticas de
destinao.
Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar
o seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade secundria a facilitar a
sua remoo e descarte. Contudo, se os documentos forem devidamente
classificados em relao funo, podem, em geral, ser eliminados segunda esta,
pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. As decises
para se destruir documentos devem ser finais e irrevogveis.
Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no devem ser
conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de
julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinio mediante verificao de
falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao normalmente
so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por qualquer outro
meio: fragmentao, macerao etc. A incinerao processo condenado , quer
pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de
reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda
desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua revenda como
documento. A macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel
quando se tratar de documentos confidenciais.
+.! Balor dos documentos
Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:


;ermanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente
por serem de importncia vital para a organizao.
;ermanentes so os que, pela informao que contm, devem ser
conservados indefinidamente.
2emporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data
em que cessa o valor do documento.
+.!! 5istino entre valores primrios e secundrios
Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores
primrios, para a prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores
secundrios, para outras entidades e utilizadores privados.
+.!2 5istino entre valores probat&rios e informativos
Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos
oficiais se os analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da
organizao e do funcionamento do rgo governamental que os produziu, ou seja,
todos os documentos essenciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao
funcionamento de um rgo documentos probat&rios ou demonstrativos, que
cont*m o testemun'o da e%ist*ncia e das atividades do &rgo; e b) a
informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc.
com que o rgo governamental haja tratado.
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da
organizao e funes sero chamados de valores probat&rios. Os valores
inerentes aos documentos devido informao que contm sero chamados de
valores NinformativosO. A informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas
(fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores
no se excluem mutuamente.
+.!( Balores probat&rios
Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a
sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos
setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os
documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa
de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos
relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um
rgo. Para efeito probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: "o
que era o negcio?, "como era conduzido, por quem e com que resultados?.
As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no
conhecimento completo da documentao do rgo; no devem ser feitas tomando-


se por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e bem
executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam
como substitutivos dos documentos originais.
Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam
a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes
foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los
pelos assuntos ou por outro princpio qualquer.
+.!+ Balores 0nformativos
Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos
oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da
informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos
oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova
que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre
pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e
propriedades que deram origem a competente ao.
Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o
arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os
produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que
contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos
documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importJncia.
+.!+! Pnicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da
informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a informao. O termo
"unicidade, aplicado informao, significa que a informao contida em
determinados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes
documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente
nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de
documentos a nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser
um verdadeiro perito no mesmo.
O arquivista alemo Meissner formulou a mxima "a idade avanada deve ser
respeitada nos documentos. Os arquivistas de diversos pases estabeleceram
datas-limite antes das quais propem que todos os documentos sejam conservados.
Na Alemanha o ano de 1700; na nglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na tlia,
1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica,
adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos
os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.
+.!+2 Dorma


Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a
forma da informao nos documentos, e b) a forma dos documentos.
A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns
poucos fatos so apresentados em dado documento sobre muitas pessoas9 coisas
ou fenEmenos (informao e%tensa); b) muitos fatos so apresentados sobre
algumas pessoas9 coisas ou fenEmenos (informao intensa); ou c) muitos fatos
so apresentados sobre mat6rias diversas pessoas coisas e fenmenos
(informao diversa). Em geral, os documentos que representam concentrao de
informao so os que mais se prestam preservao arquivstica, pois os arquivos
quase sempre tm problemas de espao para a guarda de documentos.
O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida
refere-se condio fsica dos documentos oficiais. A condio fsica
importante, pois, se os documentos vo ser preservados num arquivo, devem
apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios criadores, us-
los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou
eletrnicos.
+.!+( 0mportJncia
O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a
documentao que contenha informao que satisfar s necessidades do prprio
governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do
pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar
certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de
importncia relaciona-se a fatores imponderveis a matrias que no podem ser
avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se
a fatores ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base de
fatos que no deixam dvidas.
+.!++ 5ocumentos relativos a pessoas = seleo especial e
amostra estatstica
Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre
pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecionar aqueles que
representam concentraes de informaes, tais como formulrios de
recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa, intensa
ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de
documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que
sejam suficientes para esclarecer os fenmenos investigados.
Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero
limitado de processos sobre indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de
seleo especial; e b) o de amostra estatstica.


+.!+- 5ocumentos relativos a coisas
No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so
os que derivam da informao que contm ore as prprias coisas e no da
informao sobre o que acontece s coisas. Entre as coisas, o ser humano se
preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.
+.!+. 5ocumentos relativos a fenEmenos
O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os
fenmenos so antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos
socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa
qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos principalmente
por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos
os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou
acontecimentos importantes.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos,
deve-se aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa,
simplesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, porque
contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um
acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque contm dados
considerados prprios para um estudo de condies sociais e econmicas
especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio do princpio de
amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer um
conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. As tcnicas de
coleta, classificao e anlise estatstica, de correlao de dados, cmputo de mdias
e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmeros-ndices so tcnicas
altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.
+.2 /oncluses
A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies
arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise total da
documentao relativa ao assunto a que se referem os documentos em questo. A
anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata os
valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da
documentao do rgo que os produziu. gualmente, ao apreciar os valores
informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a
documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve
determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e
se apresenta uma forma que o torne til como uma fonte de informao, e s depois
de feito isto dever entrar no reino do impondervel.


+.( Aicrofilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o
seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar
documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os documentos devem
apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o processo de microfilmagem
de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao
dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem
ter caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula
a matria.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas
imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906
quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua
utilizao em pesquisas.
Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre
documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao.
As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou
microficha;
+.(! Dilme (rolo)
a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos.
So gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de
segurana e uma cpia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de
armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses
documentos so chamados de fotogramas.
+.(2 Fa#ueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm
so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para
consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus
fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em
jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente
atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como
esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de
uma empresa encontra-se nesse suporte.
+.(( Aicrofic'as
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do
sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para
a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a


impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de
armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos
que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos
para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou
conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.
+.+ 2ecnologia da 0nformao
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam
alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao
de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos
registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais
empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para
outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos
necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na
fabricao de equipamentos e suportes.
+.- 2ransfer*ncia e recol'imento
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e
art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos
em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos
documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o
permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a
localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais,
lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e
administrativamente ao arquivo permanente.
As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio.
atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar
certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do
governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem
para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de
determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os
acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se
iniciar um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas
transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a
economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um
plano de depsito tipo "limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar
o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados
para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de
imediato.
Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros
intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens
administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao.


Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por
escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que
pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que
os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao
que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos:
primeiro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam
demandar empr6stimos fre#$entes repartio de origem, embora um centro
intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com
valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os
corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades
completas e l&gicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem
estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que
com eles possam ter sido arquivados. E por 7ltimo, um arquivo de custdia no deve
recolher documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas
e contrrias ao interesse p7blico.
+.. 2ipos de transfer*ncia
At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica
considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a 'ist&rica. Os
documentos passavam diretamente de um a outro estgio, no sendo prevista
nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria
da Nidade intermediriaO e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo
constitudo de pap6is #ue no esto mais em uso corrente. Os arquivos
intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e
arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio,
isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados,
utilizados pela administrao e que devem ser guardados temporariamente,
aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comisses de anlise
ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou
arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.
H dois tipos bsicos de transfer*ncia: permanente e peri&dica.
;ermanente a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre,
que se indique em cada documento a data em que dever ser transferido. <& 6
aplicada em casos especiais. ;eri&dica a remoo de documentos, em
intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e
ainda dentro de um perodo determinado, sendo esta ltima conhecida como
peri&dica de mnimo e m%imo.
Na transfer*ncia peri&dica em uma etapa, os documentos julgados de valor
so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste
caso, no h arquivo intermedirio e a transferncia recebe o nome de recol'imento.
Na transfer*ncia peri&dica em duas etapas tambm conhecida por dupla


capacidade, transfer*ncia m7ltipla ou m6todo do ciclo os documentos so
transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante determinado
perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo
para o arquivo permanente.
normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a
restaurao dos documentos.
5. Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so
escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um
governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-
se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao
seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou
atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um
governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho
de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo:
preserv-los e torn-los disponveis para serem usados.
Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade
pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e
sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito
administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua
reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da
repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto
4.073/2002), que foi traduzido como "contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e
seguintes do Decreto 4.073/2002).
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir
claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia
pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos
pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da
administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos
pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h
transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser
propriedade do Estado.
Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto
sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e
privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e
autenticao de cpias.


Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios
adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se
estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais
foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties
e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o
bom cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de
documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer
documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade
responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002).
Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente
administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao.
Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo
de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao
arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos
permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio.
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo
permanente:
arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;
descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e
divulgao;
conservao medidas de proteo aos documentos e,
conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua
destruio;
referncia poltica de acesso e uso dos documentos.
-! Atividades de arranjo
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em
fundos, a ordenao das s6ries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens
documentais dentro das s6ries. O arranjo uma das funes mais importantes em
um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As
atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As
intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem
funcional e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos papis nas
galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc.


H considervel diferena entre o arranjo do ar#uivo corrente e o do
ar#uivo permanente. Quanto aos ar#uivos intermedirios, no e%istem m6todos
ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado.
Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de
disposio dos documentos em estantes e armrios.

-!! ;rincpios de arranjo de ar#uivos
O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos
documentos de uma nica repartio, como o caso do arquivista encarregado dos
documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua
custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas
e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso no-
corrente, em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos
princpios bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao
predeterminada ou esquema de arquivamento.
-!!! "voluo dos princpios de arranjo
O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de
arquivos de acordo com esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando
Guizot (1787-1874), ministro da nstruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro
de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos
dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales,
pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em
8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do nterior, conde
Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour
la mise em ordre et l classement des archives dpartmentales et communales,
estabeleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos dos
dpartments que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda est
em vigor. Os princpios gerais estabelecidos para a execuo desse esquema foram
os seguintes:
a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto ,
todos os documentos originrios de uma determinada instituio, tal
como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia,
seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada
instituio;
b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de
assuntos, e a cada grupo seria atribudo um lugar definitivo em
relao aos outros grupos;


c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as
circunstncias, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica.
A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des
fonds, pelo qual todos os documentos originrios de uma "autoridade administrativa,
corporao ou famlia devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os
documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica,
geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um
fundo, devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos.
Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de
decises judiciais, as peas devem ser arranjadas em ordem cronol&gica, visto que
um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se
tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que
os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de
documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfab6tico pelos nomes dos
indivduos facilita as buscas.
O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princpio
respect des fonds nos seguintes termos:
"Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por
assunto, a nica maneira adequada de se assegurar a realizao imediata de uma
ordem regular e uniforme. Tal classificao apresenta vrias vantagens. Em primeiro
lugar, mais simples de se por em prtica do que qualquer outro sistema, pois
consiste to-somente em reunir peas das quais apenas 6 necessrio determinar a
origem. Num grande nmero de casos, essa classificao feita com mais
facilidade, porquanto consta simplesmente da reproduo da ordem atribuda por
seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de
inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos
inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse
mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas
vantagens se perdem.
@ antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum
sistema arbitrrio de classificao de assuntos foi abandonado, ao menos
teoricamente, e substitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de
maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo
com a natureza das instituies p7blicas #ue os acumulam.
O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia, onde se
decidiu, primeiro, que os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com
as unidades administrativas #ue os criaram (e no de acordo com a natureza
das instituies #ue os criaram9 como na Drana) e, em segundo lugar, que o
arranjo dado aos documentos pelos pr&prios &rgos criadores deve ser


preservado no ar#uivo de cust&dia permanente. O princpio de agrupar os
documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos pblicos administrativos
chamado princpio da proveni*ncia.
O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi
ento reconhecido como um mtodo impraticvel, especialmente depois do grande
aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. Criou-se ainda um novo
princpio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada
rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de
registro do rgo, e no reorganizados por grupos de assuntos.
Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco
desejvel, que se destrua a ordem original do registro para substitu-la por outra
baseada no que possa parecer um esquema mais lgico de cabealhos de assuntos.
"A ordem original do registro, explicaram, "no foi criada arbitrariamente, no resulta
do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do corpo
administrativo de cujo funcionamento o registro produto.
A evoluo desses princpios na nglaterra e EUA seguiram a mesma linha,
consagrando-se mundialmente o princpio da provenincia por vrias razes:
a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de
que as suas origens e os processos pelos quais foram criados
refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do
governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como os
atos do governo se relacionam entre si, atravs da funo e da
organizao administrativa, assim os documentos so mais
inteligveis quando conservados juntos, sob a identidade do
rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados e
na ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo;
b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os
assuntos de documentos individuais somente podem ser
completamente compreendidos, no contexto, com documentos
correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados do seu
contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou
arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova
documentria, pode-se tornar obscuro ou at se perder;
c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para
o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob sua
custdia. Quebrar as unidades existentes e substitu-las
arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte
do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de
assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o
acabamento de qualquer tarefa desse gnero.


-!!2 /oncluses finais sobre os princpios de arranjo de
documentos
Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os
produziu no precisa ter sido completa e independente, como na nglaterra, mas
deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser
prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a
relao desses para com a funo ou campo de assunto.
Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da
organizao e da funo devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos
rgos que os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem no
rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos
pesquisadores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em ordem,
conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do
governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que
j estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdcio
de tempo, e impor um plano de arranjo arbitrrio aos poucos documentos que
estejam inteiramente desordenados no atenderia a qualquer objetivo concebvel.
Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos na ordem
original, quando estes receberam novo arranjo nos rgos governamentais, depois de
servirem a seus objetivos primrios. O arranjo original deve ser preservado se reflete
o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos artificiais que
visaram servir a outros fins que no os correntes s devem ser preservados no
arquivo de custdia permanente se atenderem s necessidades arquivsticas.
Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo
informativo sem referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo
devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam s necessidades dos
pesquisadores e dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos
preservada unicamente pela informao que contm sobre pessoas, lugares ou sobre
matria social, econmica, cientfica etc. Tais documentos devem ser arranjados,
unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e
outros, sem observar como estavam arranjados na repartio.
A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as
circunstncias e convenincias, obedecendo a dois critrios:
a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivos;
b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de
uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de
suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia.


-2 Atividades de descrio e publicao
O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos
de pesquisa, que consistem na descrio e na localizao dos documentos no
acervo, e se destinam a orientar os usurios nas diversas modalidades de abordagem
a um acervo documental.
Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam
divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos.
Os documentos, quanto substJncia, so descritos fazendo-se refer*ncia ao
&rgo administrativo #ue os criou, s funes, ou s atividades. Os documentos
so descritos estruturalmente, dando-se informao sobre a natureza fsica dos
mesmos e sobre os sistemas segundo os #uais so ar#uivados ou classificados.
O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada
mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental,
que os criou; o segundo elemento o tipo fsico a que pertencem os documentos
correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento o ttulo
da unidade #ue est sendo descrita; o #uarto a estrutura fsica da unidade
partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de
documentos ou caixas.
-2! 2ipos bsicos de instrumentos de pes#uisa
Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu
presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa bsicos.
Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros no dispem de instrumentos de
pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu os
quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repert&rio.
-2!! ,uia
Obra destinada orientao dos usurios no con'ecimento e na utilizao
dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de
pes#uisa mais gen6rico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos
existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o 'ist&rico, a natureza, a
estrutura, o perodo de tempo, a #uantidade de cada fundo integrante do acervo
total do arquivo.
-2!2 0nventrio sumrio
nstrumento no qual as unidades de ar#uivamento de um fundo ou de uma
de suas divises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de
instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado
para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo.


Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela
enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao
mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada
fundo.
O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes
sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do
arquivo; breve notcia 'ist&rica sobre a instituio9 a pessoa ou a famlia da qual
o fundo proveniente; e%plicao sobre o modo de consulta do inventrio.
O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de
pes#uisa a ser elaborado tanto para os fundos de ar#uivos p7blicos constitudos
de documentos de carter oficial quanto para os de ar#uivos privados.
-2!( 0nventrio analtico
nstrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou
de uma de suas divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua
finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das unidades de
arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo.
-2!+ /atlogo
nstrumento de pesquisa elaborado segundo um crit6rio temtico9
cronol&gico9 onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos
pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos #ue versem sobre um mesmo
assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam
respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais
fundos.
-2!- ?epert&rio
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente
documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos,
segundo um crit6rio temtico9 cronol&gico9 onomstico ou geogrfico. Nesse tipo
de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de
determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos,
quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das
entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos
minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.
-2!. Qndice L instrumento de pes#uisa au%iliar


uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um
documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar
sua localizao no te%to.
-2!1 2abela de e#uival*ncia ou concordJncia
um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas
notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no
sistema de arranjo.
-22 0<A5(,) L )orma ,eral 0nternacional de descrio ar#uivstica
Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries
arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as normas nacionais existentes ou
como base para a sua criao.
O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o contexto e o
contedo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos.
Processos relacionados descrio podem comear na ou antes da produo dos
documentos e continuam durante sua vida.
As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de
documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais
expondo regras de descrio para tais documentos j existem. Normas de descrio
arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio de
que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqncia
prtica do princpio do respeito aos fundos
Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou
representado como um todo e em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo
constitui o nvel mais geral de descrio; as partes constituem nveis subseqentes,
cuja descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando vista no
contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fundo,
no nvel da srie, no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item.
Nveis intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um
desses nveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da
estrutura administrativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua
organizao.
No glossrio do SAD(G) encontramos uma definio de seo: !"ubdivis#o de
um fundo compreendendo um con$unto de documentos relacionados %ue
corresponde a subdivis&es administrativas da agncia ou institui'#o produtora ou,
%uando tal n#o poss(vel, correspondendo a uma divis#o geogr)fica, cronol*gica,
funcional ou agrupamentos de documentos similares +uando o organismo produtor
tem uma estrutura hier)r%uica comple,a, cada se'#o tem tantas subdivis&es


subordinadas %uantas forem necess)rias, de modo a refletir os n(veis da estrutura
hier)r%uica da unidade administrativa subordinada prim)ria-
-22! 5escrio multinvel
Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado
numa s descrio, utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se
necessria a descrio das suas partes, estas podem ser descritas em separado,
usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descries
assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais
foram elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de
descrio denominada descrio multinvel.
-22!! ?egras para descrio multinvel
5"</?0RS@ 5@ ,"?A: ;A?A @ ;A?20/P:A?
Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas
partes componentes.
Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis
seguintes e subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas.
Apresente as descries resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo,
procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular.
0)D@?AARS@ ?":"BA)2" ;A?A @ )QB": 5" 5"</?0RS@
Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de
descrio.
Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo
descrito. Por exemplo, no fornea informaes detalhadas sobre dossis / processos
se a unidade de descrio for um fundo; no fornea a histria administrativa de um
departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for uma diviso ou uma
seo.
?":ARS@ ")2?" 5"</?0RT"<
@bjetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia.
Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior
unidade de descrio, e identifique o nvel de descrio.
)S@ ?";"20RS@ 5" 0)D@?AARS@
Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries hierarquicamente
relacionadas.


Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes
componentes. No repita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num
nvel superior.
-222 "lementos de descrio
Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de
contextualizao, rea de contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso,
rea de fontes relacionadas, rea de notas e rea de controle da descrio.
-2( 0<AA?(/;D) L )orma internacional de registro de autoridade
ar#uivstica para entidades coletivas9 pessoas e famlias
Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relao ao SAD(G).
A criao de registros de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de
entidades coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de fundos
fracionados entre diversas instituies, como tambm o prprio rastreamento de
temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de
variados arquivos.
-2(! ,lossrio de termos associados ao 0<AA?(/;D)
/atlogo de autoridade (authorit. file) -conjunto organizado de registros de
autoridade.
/ontrole de autoridade (authorit. control) - controle de termos normalizados,
incluindo nomes prprios (de pessoas fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados
como pontos de acesso.
5ados de autoridade (authorit. data) - informao em um registro de
autoridade ou em um arquivo de autoridade.
"ntrada de autoridade (authorit. entr.) - ponto de acesso normalizado
estabelecido pela instituio arquivstica responsvel.
;onto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de ndice,
pelo qual uma descrio possa ser pesquisada, identificada ou recuperada.
?egistro de autoridade (authorit. record) - uma entrada de autoridade
combinada com outros elementos de informao que descreve a entidade (entidade
coletiva, pessoa ou famlia) e que pode remeter a outras entradas de autoridade
-( Atividades de conservao
A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e,
conseqentemente, ao local de sua guarda.


H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of
"tandards) que afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo:
agentes e%ternos e internos de deteriorao. Os agentes externos decorrem das
condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria natureza
material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes
destrutivos, provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos
dos agentes externos e empregando mtodos que preservem os materiais perecveis,
seja na forma original, seja em qualquer outra forma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no
papel so os principais agentes de deteriorao. Os agentes externos mais
responsveis pela deteriorao so os gases cidos da atmosfera e particularmente o
dixido sulfrico (H
2
SO
5
). A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos
de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados
pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada
poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser equipados com
aparelhos de ar-condicionado. O controle de temperatura9 de umidade relativa e
de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera
favorvel conservao dos documentos denomina-se climatizao.
As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano
secundrio, em face do importante problema da preservao dos documentos.
A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira,
gases e inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais
conservao do acervo documental.
A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento, porque no s
acelera o desaparecimento das tintas, como enfra#uece o papel. A prpria luz
artificial deve ser usada com parcimnia.
O ar seco outro fator de enfra#uecimento do papel.
A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o
desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situa-se entre +- e +4U.
A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 2M e 22V. O
calor constante destr&i as fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de
aparel'os de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as reas de
armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No sendo vivel tal prtica, deve-se
empregar slica=gel, acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas
ou estantes para combater a umidade.
A poeira e os gases contribuem para o envel'ecimento prematuro dos
pap6is. As emanaes deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel.


Determinados insetos so atrados pela celulose do papel9 cola9 goma ou
casena, mas a umidade a principal causadora de seu aparecimento, pois neste
ambiente encontram condies ideais para se desenvolverem.
So as seguintes as principais operaes de conservao: a) desinfestao; b)
limpeza; c) alisamento; d) restaurao ou reparo.
-(! 5esinfestao
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia
qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da
integridade do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em
qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos.
Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto
original de ndgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em
virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos.
-(2 :impeza
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa
operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p.
-(( Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-
os ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em
uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em
mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-
se o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento
adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
-+ ?estaurao
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a
restaurao por qualquer mtodo.
A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas
empregados. Vrios so os mtodos existentes. O m6todo ideal aquele que
aumenta a resist*ncia do papel ao envel'ecimento natural e s agresses
e%ternas do meio ambiente, sem #ue adven'a prejuzo #uanto legibilidade e
fle%ibilidade, e sem #ue aumente o volume e o peso.


-+! Gan'o de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que
aumenta a sua resist*ncia9 no prejudica a visibilidade e a fle%ibilidade e
proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermel'os. Os
documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam=se
suscetveis ao ata#ue dos insetos e dos fungos9 al6m de e%igir 'abilidade do
e%ecutor.
-+2 2ecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino,
aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada
consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ata#ue de insetos e
fungos, impede o e%ame pelos raios ultravioletas e infravermel'os, alm de
reduzir a legibilidade e a fle%ibilidade.
-+( <ilWing
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas
#ualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e
o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no
entanto, um processo de difcil e%ecuo, cuja mat6ria prima de alto custo.
-++ :aminao
Processo em que se envolve o documento9 nas duas faces9 com uma fol'a
de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa
hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento,
juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades
permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade,
tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso
pode ser removida com gua e sabo.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por
ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado
na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermel'os.
Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se apro%imam do m6todo
ideal.
-+- :aminao manual
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da
laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so
substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com


solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para
instalar equipamentos mecanizados.
-+. "ncapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento.
O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens
externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um
espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lJminas.
A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de
restaurao de documentos.
-- Atividades de refer*ncia
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as
polticas de acesso e de uso dos documentos. Por poltica de acesso devemos
entender os procedimentos a serem adotados em relao ao #ue deve ou pode
ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso,
aps analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como
os direitos de terceiros, ou determinao de autoridade superior.
Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece #uem e como devem ser
consultados os documentos, indicando as categorias de usurios que tero acesso
ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consulta.



)1
6. DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANERO DE 1997
?egulamenta o art 2( da :ei nX 4!-89 de 4 de janeiro de !88!9 #ue dispe sobre
a categoria dos documentos p7blicos sigilosos e o acesso a eles9 e d outras
provid*ncias
O PRESDENTE DA REPBLCA9 no uso da atribuio que lhe confere o art. 84,
inciso V, da Constituio, e tenso em vista o disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8
de janeiro de 1991, DECRETA:
CAPTULO
DAS DSPOSES GERAS
Art !X Este decreto regula a classificao, reproduo e o acesso aos documentos
pblicos de natureza sigilosa, apresentados em qualquer suporte, que digam respeito
segurana da sociedade e do Estado e intimidade do indivduo.
Art 2X Para os fins deste Decreto, considera-se:
0 - acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo;
00 - classificao: atribuio de grau de sigilo a documentos;
000 - credencial de segurana: certificado concedido por autoridade competente, que
habilita uma pessoa a ter acesso a documento sigiloso;
0B - custdia: responsabilidade pela guarda de documentos;
B - desclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao
dos documentos sigilosos os torna ostensivos e acessveis consulta pblica;
B0 - documento ostensivo: documento cujo acesso irrestrito;
B00 - documento sigiloso: documento que contm assunto classificado como sigiloso,
e que, portanto requer medidas especiais de acesso;
B000 - grau de sigilo: gradao atribuda classificao de um documento sigiloso, de
acordo com a natureza de seu contedo e
tendo em vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm
necessidade de conhec-lo.
0Y - reclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao
dos documentos altera a sua classificao.
CAPTULO
DO ACESSO
Art (X assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos, observado
o disposto neste Decreto e no art. 22 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art +X Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste
Decreto, recolhido a instituio arquivstica pblica, que em algum momento tenha
sido objeto de consulta pblica, no poder sofrer restrio de acesso.


Art -X Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de
documentos sigilosos, devero constituir Comisses Permanentes de Acesso, para o
cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas subcomisses.
Art .X As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar, periodicamente, os
documentos sigilosos sob custdia, submetendo-os autoridade responsvel pela
classificao, a qual, no prazo regulamentar, efetuar, se for o caso, sua
desclassificao.
;argrafo 7nico. A relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla
do rgo ou da instituio, tipo, nmero e data do documento, grau de sigilo original,
destinatrio e assunto, dever ser encaminhada, semestralmente, pelas comisses
permanentes de acesso, para publicao em Dirio Oficial da Unio, do Distrito
Federal, dos Estados ou dos Municpios, conforme o caso.
Art 1X Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comisses
Permanentes de Acesso devero liberar os documentos referidos nesse dispositivo.
Art 4X Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham
informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus
herdeiros.
Art 8X As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a
documentos pblicos de natureza sigilosa a pessoas devidamente credenciadas,
mediante apresentao, por escrito, dos objetivos da pesquisa.
Art !M. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de outros rgos ou
instituies, inclusive privadas, custodiados para fins de instruo de procedimento,
processo administrativo ou judicial, somente poder ser autorizado pelo agente do
respectivo rgo ou instituio de origem.
Art !!. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos
com pases estrangeiros, atender s normas e recomendaes de sigilo constantes
desses instrumentos.
Art !2. A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por
escrito.
Art !(. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na
instituio pblica custodiadora, documentos e informaes a seu respeito, existentes
em arquivos ou bancos de dados pblicos.
Art !+. O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a informaes pessoais
existentes nos arquivos ou em bancos de dados ser dado no prazo da lei, a partir da
data de entrada do requerimento no protocolo.
CAPTULO
DO SGLO E DA SEGURANA DA SOCEDADE E DO ESTADO
Art !-. Os documentos pblicos, sigilosos classificam-se em quatro categorias:


0 - ultra-secretos: os que requeiram excepcionais medidas de segurana e cujo teor
s deva ser do conhecimento de agentes pblicos ligados ao seu estudo e manuseio;
00 - secretos: os que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou
caracterstica possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora sem
ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem
conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional;
000 - confidenciais: aqueles cujo conhecimento e divulgao possam ser prejudiciais ao
interesse do Pas;
0B - reservados: aqueles que no devam, imediatamente, ser do conhecimento do
pblico em geral.
Art !.. So documentos passveis de classificao como ultra-secretos aqueles
referentes soberania e integridade territorial nacionais, planos de guerra e relaes
internacionais do Pas, cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e
do Estado.
;argrafo 7nico. A classificao de documento na categoria ultra-secreto somente
poder ser feita pelos chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais.
Art !1. So documentos passveis de classificao como secretos aqueles
referentes a planos ou detalhes de operaes militares, a informaes que indiquem
instalaes estratgicas e aos assuntos diplomticos que requeiram rigorosas
medidas de segurana cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e
do Estado.
;argrafo 7nico. A classificao de documento na categoria secreta somente poder
ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 16 deste Decreto, por
governadores e ministros de Estado, ou, ainda, por quem haja recebido delegao.
Art !4. So documentos passveis de classificao como confidenciais aqueles em
que o sigilo deva ser mantido por interesse do governo e das partes e cuja divulgao
prvia possa vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurana da
sociedade e do Estado.
;argrafo 7nico. A classificao de documento na categoria confidencial somente
poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 17 deste
Decreto, pelos titulares dos rgos da Administrao Pblica Federal, do Distrito
Federal, dos Estados e dos Municpios, ou, ainda, por quem haja recebido delegao
para esse fim.
Art !8. So documentos passveis de classificao como reservados aqueles cuja
divulgao, quando ainda em trmite, comprometa as operaes ou objetivos neles
previstos.
;argrafo 7nico. A classificao de documento na categoria reservada somente
poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 18 deste
Decreto, e pelos agentes pblicos formalmente encarregados da execuo de
projetos, planos e programas.


Art 2M. Os prazos de classificao dos documentos a que se refere este Decreto
vigoram a partir da data de sua produo, e so os seguintes:
0 - ultra-secretos, mximo de trinta anos;
00 - secretos, mximo de vinte anos;
000 - confidenciais, mximo de dez anos;
0B - reservados, mximo de cinco anos.
Art 2!. Os documentos sigilosos, de valor probatrio, informativo e histrico, de
guarda permanente, de acordo com o art. 25, da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991
no podem ser destrudos.
Art 22. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, ou a
autoridade mais elevada, findo o motivo de sua classificao ou alterao de sua
natureza, e considerando o interesse para a pesquisa e para a administrao, alter-
la ou cancel-la, tornando-os ostensivos.
Art 2(. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos,
considerando o interesse de segurana da sociedade e do Estado, renov-la por uma
nica vez, por igual perodo.
;argrafo 7nico. Poder a autoridade superior que classificou o documento alterar
o grau de sigilo dos documentos em trmite.
Art 2+. Os documentos sigilosos sero guardados em condies especiais de
segurana.
Art 2-. Os procedimentos relativos emisso de credencial de segurana sero
objeto de disposies internas de cada rgo ou instituio de carter pblico.
Art 2.. Os agentes pblicos encarregados da custdia de documentos sigilosos
devero passar, devidamente conferidos, a seus substitutos todos os documentos
sob sua responsabilidade.
Art 21. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificao,
devero ser encaminhados instituio arquivstica pblica, na sua esfera de
competncia, ou ao arquivo permanente do rgo, para fins de organizao,
preservao e acesso.
CAPTULO V
DA NTMDADE
Art 24. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao
comprometa a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, e aqueles
integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia.
Art. 28 <ero restritos pelo prazo de cem anos9 a partir da data de sua
produo9 os documentos a #ue se refere o art 24 deste 5ecreto


;argrafo 7nico. Excepcionalmente, desde que observadas as disposies
constantes do art. 9, poder ser autorizado o acesso aos documentos referidos no
art. 28 deste Decreto.
CAPTULO V
DA REPRODUO
Art (M. A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando
solicitada pelo usurio, reproduo total ou parcial dos documentos, observadas as
restries legais e as estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso.
Z !X Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente
da Comisso Permanente de Acesso respectiva.
Z 2X Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida privada, a
honra e a imagem de terceiros podero ser reproduzidos parcial ou totalmente,
observado o disposto no art. 8 deste Decreto.
Art (!. Sero fornecidas certides dos documentos que no puderem ser copiados,
devido a seu estado de conservao, desde que necessrias para fazer prova em
juzo.
CAPTULO V
DAS DSPOSES FNAS
Art (2. Os agentes pblicos responsveis pela custdia de documentos sigilosos
esto sujeitos s regras referentes ao sigilo profissional ou a seu cdigo especfico de
tica.
Art ((. Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de
documentos sigilosos tero um prazo mximo de sessenta dias para constituir e
instalar sua Comisso Permanente de Acesso, a partir da data de publicao deste
Decreto.
Art (+. Este decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art (-. Ficam revogados os Decretos ns 79.099, de 06 de janeiro de 1977, e
99.347, de 26 de junho de 1990.
Braslia, 24 de janeiro de 1997; 176 da ndependncia e 109 da Repblica.
FERNANDO HENRQUE CARDOSO
Nelson A /obim
(Dirio Oficial da Unio, de 27 de janeiro de 1997)

+
7. Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991
@ ;?"<05")2" 5A ?";[G:0/A, fao saber que o Congresso Nacional decreta e
eu sanciono a seguinte lei:
CAPTULO
Disposies Gerais
Art !V dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art 2V Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como
por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos.
Art (V Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Art +V Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que
sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art -V A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na
forma desta lei.
Art .V Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral
decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO
Dos Arquivos Pblicos
Art 1V Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal,


estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias.
Z !V So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de
servios pblicos no exerccio de suas atividades.
Z 2V A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o
recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Art 4V Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e
permanentes.
Z !V Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam de consultas freqentes.
Z 2V Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso
corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Z (V Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art 8V A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter
pblico ser realizada mediante autorizao da instituio ar#uivstica p7blica, na
sua especfica esfera de competncia.
Art !MV Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO
Dos Arquivos Privados
Art !!. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art !2. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a 'ist&ria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art !(. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no
podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior.


Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia
na aquisio.
Art !+. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de
interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu
proprietrio ou possuidor.
Art !-. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social
podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas
pblicas.
Art !.. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse
pblico e social.
CAPTULO V
Da Organizao e Administrao de nstituies Arquivsticas Pblicas
Art !1. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s
instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
Z !V So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do
Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder
Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes
Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
Z 2V So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
Z (V So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do
Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
Z +V So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder
Legislativo.
Z -V Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua
estrutura poltico-jurdica.
Art !4. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar
o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos.


;argrafo 7nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder
criar unidades regionais.
Art !8. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal
no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art 2M. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal
no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e
secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art 2!. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de
organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e
o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art 2(. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos
rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
Z !V Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente
sigilosos.
Z 2V O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do
Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua
produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
Z (V O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas
ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de
produo.
Art 2+. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de
direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.


;argrafo 7nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada
de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art 2-. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Art 2.. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao
Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de
um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
Z !V O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo
Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas,
pblicas e privadas.
Z 2V A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos
em regulamento.
Art 21 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art 24 Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da ndependncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
/arbas 0assarinho

+1
8. Regimento nterno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ
CAPTULO
DA NATUREZA E DA FNALDADE
Art !V O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado vinculado ao
Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que
dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos, e regulamentado pelo Decreto n 4.073,
de 3 de janeiro de 2002, tem por finalidade:
0 - definir a poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e;
00 - exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial
aos documentos de arquivo.
CAPTULO
DA COMPETNCA
Art 2V Para consecuo de suas finalidades, compete ao CONARQ:
0 - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos -
SNAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;
00 - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao
intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas;
000 - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais
necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica Nacional de arquivos
pblicos e privados;
0B - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o
funcionamento e acesso aos arquivos pblicos;
B - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de
mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em
decorrncia de suas funes executiva, legislativa e judiciria;
B0 - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas
e prioridades da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
B00 - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo,
Legislativo e Judicirio da Unio, nos Estados, no Distrito Federal e nos Poderes
Executivo e Legislativo dos Municpios;
B000 - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
0Y - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos


privados, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991, e do art. 23 do Decreto n
4.073, de 2002;
Y - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam
atividades de arquivo nas instituies integrantes do SNAR;
Y0 - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica
Nacional de arquivos pblicos e privados;
Y00 - promover a elaborao do cadastro Nacional de arquivos pblicos e privados,
bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos;
Y000 - manter intercmbio com outros conselhos e instituies cujas finalidades sejam
relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de
informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; e
Y0B - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas
nacionais nas reas de educao, cultura, cincia e tecnologia, informao e
informtica.
CAPTULO
DA COMPOSO E DO MANDATO
Art (V O CONARQ constitudo por dezessete membros conselheiros, sendo:
0 - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
00 - dois representantes do Poder Executivo Federal;
000 - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
0B - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
B - um representante do Arquivo Nacional;
B0 - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
B00 - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
B000 - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de
Arquivologia;
0Y - um representante de associaes de arquivistas; e
Y - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas
reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
Z !V O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por
seu substituto legal no Arquivo Nacional.
Z 2V Cada conselheiro ter um suplente.
Z (V Os membros referidos no inciso sero designados pelo Presidente do
Supremo Tribunal Federal.


Z +V Os membros referidos no inciso V sero designados um pelo Presidente da
Cmara dos Deputados e outro pelo Presidente do Senado Federal.
Z -V Os demais conselheiros e respectivos suplentes sero designados pelo
Presidente da Repblica, observado o disposto no art. 31 do Decreto n 4.073, de
2002, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades
representadas.
Z .V O mandato dos conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.
Z 1V obrigao do conselheiro titular impossibilitado de comparecer reunio do
Plenrio do CONARQ providenciar o comparecimento do suplente.
Z 4V A ausncia do conselheiro e do respectivo suplente a mais de duas reunies no
perodo de um ano ser comunicada autoridade responsvel pela designao do
conselheiro, para as providncias que entender cabveis.
Art +V O exerccio das atividades de conselheiro de natureza relevante e no
sujeito a remunerao.
CAPTULO V
DA ORGANZAO E DO FUNCONAMENTO
Seo
Da Estrutura Bsica
Art -V O CONARQ tem como estrutura bsica o Plenrio, as Cmaras Tcnicas, as
Cmaras Setoriais e as Comisses Especiais.
Art .V O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
;argrafo 7nico. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora
da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do seu Plenrio ou ad referendum
deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida.
Art 1V Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente
do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art 4V O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e comisses
considerado relevante e no sujeito a remunerao.
Seo
Do Plenrio
Art 8V O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, constitudo na
forma do art. 3 deste Regimento.


Art !M. Ao Plenrio compete:
0 - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alterao neste
Regimento;
00 - definir a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados;
000 - baixar normas necessrias regulamentao e implementao da Poltica
Nacional de Arquivos e do SNAR;
0B - decidir sobre os assuntos encaminhados sua apreciao pelas cmaras
tcnicas, cmaras setoriais, comisses especiais, conselheiros e representantes da
sociedade civil; e
B - criar e extinguir cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais, bem
como definir as competncias e estabelecer o prazo de durao destas.
Seo
Das Cmaras Tcnicas
Art !!. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras tcnicas, de carter
permanente, visando elaborar estudos e normas necessrias implementao da
poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SNAR.
Z !V As cmaras tcnicas sero integradas por especialistas, conselheiros ou no,
designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Z 2V O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente, recorrer a profissional,
qualificado para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto.
Z (V O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente, a mais de duas
reunies no perodo de um ano, ser desligado.
Z +V As cmaras tcnicas apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do
CONARQ.
Art !2. As cmaras tcnicas sero presididas por um de seus membros.
Art !(. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio ordinria da
respectiva Cmara, por maioria simples dos votos de seus integrantes.
;argrafo 7nico. O presidente de cmara tcnica participar das votaes.
Art !+. O presidente de cmara tcnica poder relatar processos ou designar relator.
;argrafo 7nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com
os respectivos pareceres.
Art !-. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por votao da maioria
simples dos votos de seus membros.
Seo V


Das Cmaras Setoriais
Art !.. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras setoriais, de carter
permanente, visando identificar, discutir e propor solues para questes temticas
que se repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de
arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
Z !V As cmaras setoriais sero integradas por especialistas, conselheiros ou no,
designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Z 2V O presidente de cmara setorial poder, eventualmente, recorrer a profissional
qualificado para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto.
Z (V O membro de cmara setorial que faltar, injustificadamente, a mais de duas
reunies no perodo de um ano, ser desligado.
Z +V As cmaras setoriais apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do
CONARQ.
Art !1. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus membros.
Art !4. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio ordinria da
respectiva cmara, por maioria simples dos votos de seus integrantes.
;argrafo 7nico. O presidente de cmara setorial participar das votaes.
Art !8. O presidente de cmara setorial poder relatar processos ou designar relator.
;argrafo 7nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com
os respectivos pareceres.
Art 2M. As decises das cmaras setoriais sero tomadas por votao da maioria
simples dos votos de seus membros.
Seo V
Das Comisses Especiais
Art 2!. O Plenrio do CONARQ constituir comisses especiais, de carter
temporrio, para exame de assuntos especficos.
Z !V Em caso de urgncia, o Presidente do CONARQ poder criar comisses
especiais, ad referendum do Plenrio.
Z 2V As comisses especiais sero integradas por especialistas,conselheiros ou no,
designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio, sendo o
exerccio das atividades por eles desenvolvidas considerado relevante e no sujeito a
remunerao.
Z (V O presidente de comisso especial poder, eventualmente, recorrer a
profissional qualificado para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a
voto.


Z +V O membro de comisso especial que faltar maioria das reunies realizadas
pela Comisso no ter seu nome includo nos crditos dos documentos por ela
elaborados.
Z -V As comisses sero presididas por um de seus membros, eleito por maioria
simples dos votos de seus membros.
Art 22. O presidente de comisso especial designar o relator da matria a ela
submetida, para elaborao de documento conclusivo a ser apresentado ao Plenrio
do CONARQ.
;argrafo 7nico. O parecer da comisso ser aprovado por votao da maioria
simples dos votos de seus membros.
CAPTULO V
DAS ATRBUES DOS MEMBROS DO CONARQ
Seo
Do Presidente
Art 2(. Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as
atividades do Conselho e, especificamente:
0 - representar o CONARQ nos atos que se fizerem necessrios;
00 - convocar e presidir as reunies do Plenrio;
000 - receber os expedientes dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenrio
aqueles pendentes de deliberao;
0B - submeter votao as matrias a serem decididas pelo Plenrio, intervindo na
ordem dos trabalhos ou suspendendo-os sempre que necessrio;
B - designar os integrantes das cmaras tcnicas e das comisses especiais, ad
referendum do Plenrio;
B0 - indicar, dentre os membros do CONARQ, os relatores das matrias;
B00 - indicar conselheiros para realizao de estudos, levantamentos e emisso de
pareceres necessrios consecuo das finalidades do CONARQ;
B00 - decidir, por voto de qualidade, matrias submetidas ao Plenrio;
0Y - assinar as atas das reunies, as resolues do CONARQ e os atos relativos ao
seu cumprimento;
Y - criar, em caso de urgncia, comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
Y0 - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica exposio de
motivos e informaes sobre matria da competncia do CONARQ;


Y00 - cumprir e fazer cumprir as resolues emanadas do Plenrio;
Y000 - expedir atos administrativos e normativos internos; e
Y0B - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alteraes
deste Regimento propostas pelo Plenrio.
Seo
Dos Conselheiros
Art 2+. Aos conselheiros incumbe:
0 - comparecer s reunies;
00 - apreciar e votar a ata de reunio;
000 - debater e votar a matria em discusso;
0B - requerer informaes, providncias e esclarecimentos ao Presidente do
CONARQ; e
B - realizar estudos, apresentar proposies, apreciar e relatar as matrias que lhes
forem atribudas.
CAPTULO V
DAS REUNES DO CONARQ
Art 2-. O Plenrio do CONARQ reunir-se-, ordinariamente, no mnimo, uma vez a
cada quatro meses e, extraordinariamente, por convocao de seu Presidente ou a
requerimento de, no mnimo, dois teros de seus conselheiros.
;argrafo 7nico. O Plenrio somente se reunir para deliberao com o quorum
mnimo de dez conselheiros.
Art 2.. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais reunir-
se-o por convocao dos respectivos presidentes ou coordenadores, seguindo o
cronograma estabelecido por seus membros.
;argrafo 7nico. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses
especiais somente se reuniro para deliberao presentes a maioria de seus
membros.
Art 21. Das reunies do Plenrio, de cmaras tcnicas, de cmaras setoriais e de
comisses especiais ser lavrada ata que, aps aprovao dos presentes, ser
arquivada no CONARQ.
Art 24. A pauta das reunies ordinrias do Plenrio do CONARQ ser encaminhada
aos conselheiros com antecedncia de, no mnimo, quinze dias, acompanhada da
documentao necessria a estudos para deliberao.
;argrafo 7nico. A pauta das reunies incluir, dentre outros assuntos, os seguintes:


0 - leitura e aprovao da ata da reunio anterior;
00 - leitura do expediente e das comunicaes da ordem do dia;
000 - deliberao de matria; e
0B - votao de matria.
CAPTULO V
DSPOSES GERAS
Art 28. Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao deste Regimento sero
dirimidos pelo Plenrio do CONARQ.
[Publicada no Dirio Oficial da Unio, de 14 de fevereiro de 2002]

22

9. 5"/?"2@ )V +M1(9 5" ( 5" FA)"0?@ 5" 2MM2

Regulamenta a Lei n
o
8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispe sobre a
poltica nacional de arquivos pblicos e
privados.
@ ;?"<05")2" 5A ?";[G:0/A, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84,
inciso V, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n
o
8.159, de 8 de janeiro
de 1991,
5"/?"2A\
Captulo
DO CONSELHO NACONAL DE ARQUVOS
Art. 1
o
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao
Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n
o
8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por
finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos
documentos de arquivo.
Art. 2
o
Compete ao CONARQ:
- estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos -
SNAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;
- promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao
intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas;
- propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais
necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos
pblicos e privados;
V - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o
funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de
mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em
decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria;


V - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas
e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
V - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo,
Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes
Executivo e Legislativo dos Municpios;
V - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
X - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art.
12 da Lei n
o
8.159, de 1991;
X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos
privados;
X - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam
atividades de arquivo nas instituies integrantes do SNAR;
X - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos
poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
X - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados,
bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos;
XV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam
relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de
informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes;
XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico, formuladores de polticas
nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e
informtica.
Art. 3
o
So membros conselheiros do CONARQ:
- o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
- dois representantes do Poder Executivo Federal;
- dois representantes do Poder Judicirio Federal;
V - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;


V - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
V - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
V - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de
arquivologia;
X - um representante de associaes de arquivistas;
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas
reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
1
o
Cada Conselheiro ter um suplente.
2
o
Os membros referidos nos incisos e V e respectivos suplentes sero
designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da
Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.
3
o
Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso e V a X sero designados
pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa
Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e
entidades representados.
4
o
O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.
5
o
O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por
seu substituto legal no Arquivo Nacional.
Art. 4
o
Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ.
Art. 5
o
O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em
carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente,
mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus
membros.
1
o
O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
2
o
As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do
Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que
razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida.
Art. 6
o
O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de
dez conselheiros.


Art. 7
o
O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a
finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios
implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao
funcionamento do SNAR, bem como cmaras setoriais, visando a identificar, discutir
e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e
organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras
tcnicas.
Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo
Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8
o
considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o
exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e
comisses.
Art. 9
o
A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste,
da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica.
Captulo
DO SSTEMA NACONAL DE ARQUVOS
Art. 10. O SNAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos
de arquivo.
Art. 11. O SNAR tem como rgo central o CONARQ.
Art. 12. ntegram o SNAR:
- o Arquivo Nacional;
- os arquivos do Poder Executivo Federal;
- os arquivos do Poder Legislativo Federal;
V - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
V - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
V - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.


1
o
Os arquivos referidos nos incisos a V, quando organizados sistemicamente,
passam a integrar o SNAR por intermdio de seus rgos centrais.
2
o
As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem
integrar o SNAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SNAR:
- promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos
na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas
emanadas do rgo central;
- disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo
rgo central, zelando pelo seu cumprimento;
- implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a
integridade do ciclo documental;
V - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SNAR;
V - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ;
V - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais
necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos
pblicos e privados;
V - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de
atuao;
X - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de
interesse pblico e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio
arquivstico nacional;
X - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados,
bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos;
X - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras
setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ;
X - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo,
garantindo constante atualizao.


Art. 14. Os integrantes do SNAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do
CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa.
Captulo
DOS DOCUMENTOS PBLCOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
- produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do
Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias;
- produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo
ou funo ou deles decorrente;
- produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia
mista;
V - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei
n
o
9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das
Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n
o
8.246, de 22 de outubro de 1991.
Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso V s normas arquivsticas
do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.
Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a
responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e
recebidos no exerccio de atividades pblicas.
Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo
arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero
recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia.
1
o
O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital
nos processos de desestatizao.
2
o
Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o
processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas
arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do
acervo arquivstico.
3
o
Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas
mencionadas no 2
o
, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades,
conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ.


4
o
Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a
usucapio, nos termos do art. 10 da Lei n
o
8.159, de 1991.
5
o
A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que
integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia
mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria.
Captulo V
DA GESTO DE DOCUMENTOS
DA ADMNSTRAO PBLCA FEDERAL
<eo 0
5as /omisses ;ermanentes de Avaliao de 5ocumentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda
comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de
orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao
produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos
documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.
1
o
Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e
selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos
rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos
estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ.
2
o
Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida
no 1
o
sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos
dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de
guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
3
o
Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos
rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de
temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput,
aprovadas pelo Arquivo Nacional.
<eo 00
5a "ntrada de 5ocumentos Ar#uivsticos ;7blicos no Ar#uivo )acional
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem
transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados,


higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo
que permita sua identificao e controle.
Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem
transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas
pelos rgos e entidades geradores dos arquivos.
Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam
nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os
rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a
assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e
destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2
o
do art. 7
o
da
Lei n
o
8.159, de 1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo
Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos
rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das
medidas constantes desta Seo.
Captulo V
DA DECLARAO DE NTERESSE PBLCO E SOCAL DE ARQUVOS
PRVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham
documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem
ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica.
1
o
A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a
transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica,
nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a
preservao do acervo.
2
o
So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e
social:
- os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico;
- os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3
o
da Lei n
o
8.394, de 30 de
dezembro de 1991;
- os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente
vigncia da Lei n
o
3.071, de 1
o
de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n
o

8.159, de 1991.


Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar
solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados
pelo Presidente da Repblica.
1
o
O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso
especialmente constituda pelo CONARQ.
2
o
A avaliao referida no 1
o
ser homologada pelo Presidente do CONARQ.
3
o
Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da
Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei n
o
9.784, de 29 de
janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico
e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de
guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional.
Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social
deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que
manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do
pargrafo nico do art. 13 da Lei n
o
8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse
pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando
sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse
pblico e social podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras
instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas
organizao, preservao e divulgao do acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de
interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser
comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores.
Captulo V
DSPOSES FNAS E TRANSTRAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da
lei.


Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues
complementares execuo deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de
que trata o 3
o
do art. 3
o
.
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos n
o
s 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de
25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de
1999.
Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181
o
da ndependncia e 114
o
da Repblica.
FERNANDO HENRQUE CARDOSO
"ilvano 1ianni

32
10. LE N 5.433, DE 8 DE MAO DE 1968.

Regula a microfilmagem de documentos
oficiais e d outras providncias.
@ ;?"<05")2" 5A ?";[G:0/A , fao saber que o CONGRESSO NACONAL
decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos
particulares e oficiais arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as
cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos
legais dos documentos originais em juzo ou fora dle.
2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser
eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado
que assegure a sua desintegrao.
3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro
local far-se- mediante lavratura de trmo, por autoridade competente, em livro
prprio.
4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na
repartio detentora do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto.
5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-
se- mediante lavratura de trmo em livro prprio pela autoridade competente.
6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser
eliminados antes de seu arquivamento.
7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero
excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que
autorizados por autoridade competente.
Art 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser
arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos.
Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente
Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e
municipais para a autenticao de traslados e certides originrias de microfilmagem
de documentos oficiais.


1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e
rgos pblicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos
particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqueles
cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim de
produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus
traslados e certides originrias.
2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero
de cumprir para a autenticao de microfilmes realizados por particulares, para
produzir efeitos jurdicos contra terceiros.
Art 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os
documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e
certides originais de microfilmes.
Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art 6 Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da ndependncia e 80 da Repblica.
A. COSTA E SLVA
2u(s Ant3nio da 1ama e "ilva

31
11. RESOLUO N 2
(5irio @ficial da Pnio9 de 2+ de outubro de!88-)
/@)<":3@ )A/0@)A: 5" A?]P0B@<
5ispe sobre as medidas a serem observadas na transfer*ncia ou no
recol'imento de acervos documentais para instituies ar#uivsticas p7blicas
O PRESDENTE DO CONSELHO NACONAL DE ARQUVOS - CONARQ, no uso de
suas atribuies previstas no item V, do art. 17, de seu Regimento nterno, de
conformidade com deliberao do Plenrio, em 27 de setembro de 1995 e
Considerando a importncia da preservao dos acervos produzidos pela
administrao pblica como instrumento de prova e informao sobre suas atividades
para as administraes e geraes futuras;
Considerando a necessidade de orientar os rgos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos - SNAR em relao transferncia ou ao recolhimento
de seus acervos para instituies arquivsticas pblicas, cumprida sua finalidade
administrativa nos arquivos correntes;
Considerando que a transferncia e o recolhimento de acervos, corretamente
operacionalizados, so fundamentais para garantir melhores condies de guarda e
preservao dos documentos, bem como para torn-los rapidamente disponveis aos
usurios,
?"<@:B":
Art !V - Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s instituies
arquivsticas pblicas, pelos rgos e entidades do Poder Pblico, devero estar
organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de
instrumento descritivo que permita sua identificao e controle.
Z !V - Considera-se transferncia a passagem de documentos de um arquivo corrente
para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua destinao final: eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Z 2V - Considera-se recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente
em instituies arquivsticas pblicas.
Art 2V - O instrumento descritivo mencionado no Art. 1 dever conter os seguintes
dados: rgo de procedncia (responsvel pela transferncia ou recolhimento); rgo
de provenincia (responsvel pela produo e acumulao do acervo); tipo e nmero
das embalagens utilizadas no transporte (containers, caixas, pacotes); tipo e nmero
das unidades de acondicionamento; descrio do contedo, indicando, entre outras
informaes, o gnero dos documentos (textual, iconogrfico, audiovisual,
cartogrfico, informtico); e datas-limite dos documentos.
Pargrafo nico - O instrumento descritivo dever conter data e assinatura do
responsvel pelo rgo que procede a transferncia ou o recolhimento.
Art (V - As instituies arquivsticas pblicas devero baixar instrues normativas
sobre a matria, no seu mbito de atuao.
JAME ANTUNES DA SLVA
ARQUVO NACONAL

34
A?]P0B@ )A/0@)A:
/@)<":3@ )A/0@)A: 5" A?]P0B@<
12. RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999
5ispe sobre a adoo de smbolos 0<@ nas sinal6ticas a serem utilizadas no
processo de microfilmagem de documentos ar#uivsticos
O PRESDENTE DO CONSELHO NACONAL DE ARQUVOS - CONARQ, no uso de
suas atribuies previstas no item X, do art.18, de seu Regimento nterno, de
conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 15 reunio ordinria realizada no
dia 6 de dezembro de 1999 e,
Considerando os dispositivos da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada
pelo Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ n 58, de 20 de
junho de 1996, que tratam da microfilmagem de documentos arquivsticos;
Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela Portaria CONARQ n
30, de 22 de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar os smbolos de normas
SO de sinalticas tcnicas microfilmagem de documentos arquivsticos;
Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivsticos
seja realizada dentro dos padres e normas internacionais, resolve:
Art !V Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos, smbolos
constantes da SO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalticas, anexo 2.
Art 2V Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
FA0A" A)2P)"< 5A <0:BA
(Dirio Oficial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo , pg. 202)
(SEGUE ANEXOS 1 E 2)
(Clique nas figuras para v-las maior)





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