Unidad 4 Tema 3.

Importancia de los Registros

La filosofa del sistema de calidad supone que si las actividades son planeadas, programadas y documentadas, es ms fcil repetir una y otra vez los procesos operativos que logran los estndares de calidad deseados.

La importancia de este sistema documental radica principalmente en que se pasa de una cultura oral a una cultura escrita; en que se especifican con claridad los procedimientos de trabajo, las responsabilidades de cada rea, los compromisos de calidad, las especificaciones tcnicas que deben cubrir los productos o servicios, los mtodos de verificacin y prueba, as como los registros de ejecucin, atencin y servicio que se brinda al cliente.

De cada uno de estos factores se obtienen datos estadsticos que sirven para evaluar y controlar el sistema de calidad, por lo que este sistema conduce a un proceso de mejora continua; que evoluciona

permanentemente desde el interior de la empresa hacia afuera, trayendo por consecuencia un crculo virtuoso en el que cada vez se encadenan ms empresas y mejoran la calidad de sus productos o servicios. (Guas empresariales, s.f.)

En la gestin de la calidad se pretende recoger y ordenar los datos que suministren una informacin ms comprensible a los fines previstos, utilizando instrumentos como los sistemas de registros. En calidad se entiende por registro, el documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeadas.

Un eficiente control de gestin en las empresas exige informacin sobre distintos aspectos de las mismas, producto de hechos y acontecimientos que se generan a lo largo de los procesos productivos y comerciales. La calidad y cantidad de los datos, hechos y acontecimientos difcilmente pueden ser retenidos por la memoria, esta facultad humana sufre lo que se denomina en sicologa como "ley del olvido", que implica la prdida de capacidad de retencin de informacin en funcin del transcurso del tiempo. Es por ello, que a esa memoria subjetiva se le debe oponer una memoria objetiva, que est representada por los sistemas de registros y de esta forma se almacenen datos que sern de suma utilidad a las unidades decisorias. Si bien los sistemas de registros son valiosos en una correcta gestin

empresarial, en la mayora de los casos se observa que productores y tcnicos no hacen uso de ellos. Investigaciones al respecto permiten concluir sobre la

existencia de dos situaciones; aquellos que desconocen la existencia de los sistemas de registros y otros que conocindolos no lo usan porque no les han dado respuesta a sus

necesidades, evaluando que los costos medidos en tiempo, son superiores a los beneficios otorgados por estos. En la segunda situacin los principales argumentos que se utilizan, es el de ser demasiados complejos, incompletos, excesivos o repetitivos en informacin, es decir mal diseados. Dando por entendido que estas situaciones tiene su razn de ser en la forma rgida y estructurada en que tcnicos y productores recibieron informacin o fueron capacitados sobre el uso de sistemas de registros. En estas formaciones se pierden de vista que cada empresa agropecuaria es un sistema dinmico en continua evolucin, lo que lo hace diferente no solo a otros sistemas, sino tambin a si mismos; los objetos que se persiguen, es brindar informacin comprensible y til destinada a mejorar las capacidades administrativas. Debe entenderse que no existe un sistema de registros que se adapte a cada tipo de empresa; y la clase y amplitud de estos debern adaptarse a cada situacin en particular considerando entre otros aspectos: informacin que se requiere, organizacin de las empresas, nivel de capacitacin, grado de motivacin y colaboracin que se tenga. La confeccin de un sistema de registros para el control debera considerar entre otros puntos:
Cul es la informacin que se pretende obtener para efectuar un

determinado anlisis?
Qu datos falta por recoger para obtener esta informacin?

La necesidad de adaptar el diseo y complejidad a las situaciones

particulares de cada unidad de observacin y del observador?

En sntesis para una gestin ms eficiente es necesario tener informacin en calidad y cantidad que permitan orientar en forma correcta las decisiones que se toman, siendo fundamental el uso de registros como memoria objetiva. En este sentido es necesario no solo entender la importancia de los mismos sino tambin, desarrollar la capacidad para disearlos y ponerlos en prctica.

Para este ltimo aspecto la empresa debe disear una serie de plantillas que estn a disposicin de quienes desarrollan cada actividad, con el fin de que el sistema de registros para el control de gestin de las empresas permitan al administrador, vigilar el proceso de la empresa e identificar problemas que puedan requerir ajustes o cambios en el plan de las decisiones tomadas. (Agrobit, s.f.)

Ejemplo de algunos registros:

Registro de las especificaciones

La entrega de especificaciones tcnicas de los procesos o servicios son el modo en que el cliente indica al proveedor qu tipo de servicios o procesos necesita, definiendo tolerancias, y dems especificaciones que servirn de gua para el proveedor.

Al llevar un registro y control adecuado de estos requerimientos, se puede revisar en todo momento que se est produciendo con exactitud lo que requiere el cliente. Adems, estos registros sern la base para aclarar cualquier duda o controversia que surja con el cliente, respecto a los requisitos acordados para el proceso de elaboracin.

 Inspeccin y prueba del proceso o servicio

La inspeccin y prueba tienen como fin verificar que los servicios o procesos realizados cumplen con los requisitos especificados por los clientes, por lo que su beneficio ms claro es

garantizar para ambas partes, que la prestacin del servicio est cumpliendo con los requerimientos acordados. Pero adems de ello el proveedor puede obtener informacin valiosa sobre la eficiencia de su operacin.

Pruebas

En primer lugar, debe establecerse en el contrato las mediciones a realizar, los mtodos que se seguirn, y el equipo y parmetros que se utilizarn.

En segundo trmino, debe tenerse especial cuidado en el mantenimiento y calibracin contra patrones de unidad de medida, certificados de los equipos de inspeccin, medicin y pruebas, los cuales deben regisatrarse. Por ltimo, es indispensable establecer un sistema para identificar el estado de inspeccin y prueba de todos los productos o procesos, as como usar tcnicas estadsticas para planear, controlar y hacer seguimiento de la calidad. (Guas empresariales, s.f.)

Referencias

Agrobit. (s.f.). Sistemas de registros. Consultado el 15 de marzo de 2013, en http://www.agrobit.com/Documentos/B_1_Gestion%5C214_ge000056ge[1].htm Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 15 de marzo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/ Guas empresariales. (s.f.). Calidad. Consultado el 16 de marzo de 2013, en http://www.contactopyme.gob.mx/guiasempresariales/guias.asp?s=9&g=7

Control de documento

Nombre Revisin Lina Lorien Rivera Cruces Paola Andrea Bobadilla Gutirrez

Cargo Instructor virtual Guionista Lnea de produccin

Dependencia Centro de Gestin Agroempresarial del Oriente Regional Santander Centro Agroindustrial Regional Quindo

Fecha Diciembre de 2012 Marzo de 2013

Adaptacin