Curso: Desarrollo de Nuevas Estrategias Comerciales

Semana 1: La vinculacin del Cliente Vs. La informacin requerida Material de Apoyo Documento de Apoyo compilado por Isa as Velasco Instructor CS! S"#A $e%ional Distrito Capital

I#!&$MACI'# !I#A#CI"$A

Las entidades financieras tienen como costumbre requerir para el trmite de las solicitudes de productos y servicios requeridas por sus clientes la siguiente informacin financiera: Balance General Estado de Resultados Presupuestos de Efectivo. Estado de uentes y aplicacin de ondos. El ob!etivo de de este documento es revisar el contenido de los estados financieros los cuales deben ser conocidos para poder comprender y mane!ar adecuadamente las "erramientas financieras y facilitar la toma de decisiones. # En general podemos decir que un estado financiero es una relacin de cifras monetarias vinculadas con uno o varios aspectos espec$ficos del negocio y presentadas con un ordenamiento determinado. %u ob!etivo fundamental es presentar informacin que permita& a quienes la utili'an tomar decisiones& que de alguna manera afectarn a la empresa y cuya incidencia varia en funcin de los intereses de esos usuarios. (s$ por e!emplo& un inversionista la utili'ar para decidir si compromete o no recursos en una empresa) un proveedor de mercanc$a la utili'ar para decidir si concede& o no& cr*ditos a sus clientes& un banco para decidir si concede& o no& pr*stamos& la administracin los utili'ar para determinar el rumbo que dar al negocio etc. Esta variedad de intereses "ace que los estados financieros deban ser confiables& equitativos& veraces y comprensibles. (alance )eneral: %e define como el estado financiero que muestra lo que la empresa posee& o sea los (ctivos& y la forma como ellos estn siendo financiados& es decir& los Pasivos y el Patrimonio. Los pasivos representan los derec"os de los acreedores y el patrimonio representa los derec"os de los socios. La suma de los activos siempre deber ser igual a la suma de los pasivos y el patrimonio. La fec"a de presentacin siempre ser la del +ltimo d$a del per$odo que la empresa tiene establecido para medir sus resultados. ,omo un informe que es& el Balance General tiene un orden determinado para su presentacin& a continuacin registramos como se presentan y clasifican las diferentes cuentas:

Administracin financiera- fundamentos y aplicaciones- Oscar Len Garca Parra Editorial Prensa Moderna Impresores S. A. ali

Activo (ctivos ,orrientes Propiedades Planta y Equipo .tros (ctivos

*asivo Pasivo ,orriente Pasivo -ediano Pla'o Pasivo Largo Pla'o .tros Pasivos *atrimonio (portes %ociales /tilidades obtenidas Reservas %upervit.

Activos Corrientes %e definen como aquellos que la empresa espera convertir en efectivo en un per$odo menor de un a0o. 1ambi*n se les denomina 2(ctivos ,irculantes3 o 2(ctivos a ,orto Pla'o3. Las partidas ms importantes de este grupo son el efectivo& las inversiones temporales& las cuentas por cobrar& tambi*n denominadas 2cartera o clientes 2y los inventarios. *ropiedades *lanta y "quipo. Para que un activo sea considerado en este grupo siguientes tres caracter$sticas: 4ue tenga relativa larga duracin 4ue se utilice en las operaciones de la empresa 4ue no se tenga para la venta. Estos activos igualmente se clasifican en depreciables y no depreciables. orman parte de este rubro las siguientes cuentas) 1errenos& ,onstrucciones en ,urso& ,onstrucciones y Edificaciones& lota y Equipo de 1ransporte& -aquinaria y Equipo& -uebles y Enseres y Equipo de ,mputo. &tros Activos. En este grupo se clasifican todos los dems activos& cualquiera que sea su naturale'a 5,orrientes o a Largo Pla'o6& siempre y cuando estos no se utilicen en la operacin del negocio. Por e!emplo& si una empresa con el efectivo que le va quedando disponible decide comprar un lote con la e7pectativa de que alg+n d$a construir su sede de operaciones o lo vender si se presenta una buena oportunidad& este no podr ser registrado en el grupo de propiedades planta y equipo debido a que no se utili'a en la actividad propia del negocio 5no cumpliendo por lo tanto con una de las tres caracter$stica que distinguen este tipo de activos6& teniendo que aparecer en el rengln de otros activos. deber poseer las

*asivos. Los pasivos de la empresa se clasifican seg+n su grado de e7igibilidad& es decir& de acuerdo con la pro7imidad de su obligacin de pago. (quellos cuya e7igibilidad es menor de un a0o se denominan 2Pasivos ,orrientes3 o Pasivos a corto Pla'o3 y los de e7igibilidad mayor de un a0o& Pasivos a Largo Pla'o3. 8e los pasivos se dice que es la +nica partida cierta del balance en la medida que se muestran por su valor actual de liquidacin& ya que si la empresa decidiera cancelarlos todos en un momento determinado& pagar$a e7actamente lo que aparece en el balance. Piense el lector que ocurrir$a si se decidiera vender todos los activos. 9%e recibir$a e7actamente lo que aparece en el balance: Puede ser ms o puede ser menos dependiendo del tipo de negocio. *asivos corrientes. En este grupo se clasifican las obligaciones a cargo de la empresa que deben cancelarse en menos de un a0o& entre otras cuentas tenemos las siguientes: Proveedores& obligaciones Bancarias& cuentas por pagar& impuestos por pagar& prestaciones sociales. *asivo a Lar%o *la+o %e clasifican en este grupo las obligaciones que tienen ms de un a0o de pla'o para su cancelacin& entre otras podemos citar las siguientes: .bligaciones "ipotecarias& Prestaciones %ociales& Bonos por Pagar& Pensiones de ;ubilacin. *atrimonio Capital. Est constituido por lo que los socios o accionistas aportan y su tratamiento var$a dependiendo del tipo !ur$dico de la empresa. El capital de las sociedades annimas y similares est constituido por acciones de igual valor y en el balance general de este tipo de sociedad podemos encontrarlo clasificado en tres clases: autori'ado& suscrito y pagado El capital autori'ado es el que la ley le permite como m7imo a la sociedad de acuerdo con solicitud previa que los socios "an "ec"o a la entidad estatal correspondiente. En capital suscrito es el que los socios se comprometen a pagar en un t*rmino no mayor de un a0o& para lo cual contraen una obligacin legal con la empresa. El capital pagado corresponde al valor de las acciones cubiertas en su totalidad por los socios.

,tilidades $etenidas. ,omo su nombre lo indica& son aquellas utilidades que la empresa "a retenido a trav*s del tiempo& que no "a repartido entre los socios. Las utilidades retenidas si no pertenecen a la categor$a de reservas& en cualquier momento por disposicin de socios se pueden distribuir entre ellos& mientras e7ista& obviamente& la posibilidad financiera de "acerlo. 1ambi*n se les conoce con el nombre de 2utilidades a disposicin de los socios3. $eservas. %on aquellas apropiaciones que la empresa reali'a seg+n mandato legal o las establecidas en sus propios estatutos. Es importante que el lector tenga muy claro que las reservas no equivalen a que la empresa retiene dinero en efectivo y lo guarda en alg+n lugar con el fin de llevar a cabo el propsito para lo cual se constituy dic"a reserva. 2,onstituir Reservas3 equivale simplemente a que la empresa no distribuye una parte de las utilidades con el fin de que los fondos que ellas representan permane'can en ella participando en la operacin& generando& por lo tanto& ms utilidades& con las cuales se supone que la empresa lleva a cabo el fin propuesto por la reserva. Super-vit de Capital El %upervit de capital representa un aumento de patrimonio como consecuencia de un aumento en el valor de los activos. Las valori'aciones de estos y la prima en venta de acciones propias son los casos ms comunes< Las valori'aciones de los activos pueden ser registrados como tales de acuerdo con las normas fiscales& pero en ning+n momento ser mostradas conformando el valor del activo particular sino como rubro especial del activo que se coloca al final de estos. ,omo dic"as valori'aciones pertenecen a los socios debern mostrarse como contraparte en el patrimonio utili'ando la cuenta denominada 2%upervit de ,apital3 =gualmente si se emiten acciones para aumentar el capital y se venden por encima del valor nominal& la diferencia& que se denomina 2prima en colocacin de acciones3& no se puede contabili'ar como una utilidad sino como un supervit de capital. Por lo tanto las valori'aciones y la prima en colocacin de acciones no se puede distribuir como dividendos entre los socios & debido a que en cualquier momento podr disminuir el valor de mercado de los activos valori'ados o que al readquirir acciones propias tenga que "acerse tambi*n por un precio por encima del nominal& "aciendo que estas cuentas disminuyan.

"stado de $esultados. Es el estado financiero que nos muestra la utilidad o p*rdida obtenida por la empresa en un per$odo determinado. 1ambi*n se le conoce con el nombre de 2Estado de ingresos y Egresos3& 2Estado de Rentas y Gastos3& 2Estado de Perdidas y Ganancias3& siendo este +ltimo el ms utili'ado& a pesar de que es un error gramatical decir p*rdidas y ganancias pues en un negocio no se pueden dar simultneamente ambas situaciones sino una de las dos& es decir& o "ay 2perdidas o ganancias3& pero as$ nadie acostumbra a denominar este estado financiero. Este estado financiero generalmente tiene la siguiente distribucin: >entas ,osto de la mercanc$a vendida Gastos de operacin Gastos en ventas Gastos de (dministracin .tros ingresos .tros egresos /tilidad antes de impuestos Provisin para impuestos /tilidad neta. "stado de &ri%en !uentes y Aplicacin de !ondos . %e conoce tambi*n como& flu!o de fondos& estado de fuentes y usos de fondos& o estado de cambios en la situacin financiera. Este estado resulta de la comparacin del balance general en dos fec"as determinadas. 8e esta manera se deduce& aunque con algunas limitaciones& de donde obtuvo una empresa recursos financieros y que distribucin de dio a esos recursos. El flu!o de fondos de una empresa debe considerarse como un proceso continuo) para cada utili'acin de fondos debe "aber una fuente que los provea. En estricto sentido& los activos de una empresa representan usos netos de fondos& mientras los pasivos y el patrimonio representan las fuentes. ("ora bien& esto sucede e7actamente en una empresa que comien'a) pero en una empresa en marc"a se presentan otras posibilidades& por e!emplo& cuando se "ace un uso de fondos cancelando un pasivo o se vende un activo para generar una fuente de recursos. Para la elaboracin de este estado financiero se requiere:
!

An"lisis #inanciero Aplicado y principios de Administracin #inanciera- $%ctor Orti& Anaya' Primera Edicin- Editorial Printed in olom(ia.

El Estado de Resultados correspondiente al per$odo que se quiere anali'ar. El Balance General cortado el +ltimo d$a del mismo per$odo. El Balance General cortado el +ltimo d$a del per$odo inmediatamente anterior. !lu/o de "fectivo El flu!o de ca!a es un estado financiero bsico que representa& de una manera dinmica& el movimiento de entradas y salidas de efectivo de una empresa& en un per$odo determinado de tiempo& y la situacin de efectivo al final del mismo per$odo El flu!o de ca!a puede prepararse para per$odos de un a0o& un semestre& un mes& una semana& etc.& 1eniendo en cuenta que entre ms corto sea el per$odo& ms precisos sern los resultados y ms +til su anlisis. El flu!o de ca!a tiene como propsitos primordiales& entre otros los siguientes) Evaluar la "abilidad de la empresa para generar futuros flu!os de efectivo. Permitir la planeacin de lo que la empresa puede "acer con los e7cesos temporales de efectivo Prever las necesidades de efectivo y la manera de cubrirlas adecuada y oportunamente Evaluar las posibilidades de la empresa para cumplir con sus obligaciones frente a las entidades financieras& proveedores& etc. (nali'ar la variabilidad de reali'ar futuras repartos de utilidades o pagos de dividendos. Evaluar el efecto de nuevas inversiones fi!as y su financiamiento sobre la situacin financiera de la empresa.

Informacin Comercial

Las instituciones financieras adems de la informacin financiera requerida a los clientes para el tramite de solicitudes de productos y servicios financieros& le dan gran importancia a la informacin comercial por cuanto su obtencin y anlisis le permiten establecer el "istorial crediticio& el nivel de cumplimiento dado a las obligaciones financieras obtenidas con el sector financiero o proveedores. ( continuacin registramos una serie de consideraciones que las entidades tienen en cuenta para que sus clientes accedan a los productos y servicios financieros: Las muc"as empresas especialmente las Pymes& son mane!adas por sus propios due0os lo cual implica dedicacin y compromiso& pero puede darse por esa ra'n& concentracin del poder y por su carcter familiar puede "aber interferencia de elementos personales o de $ndole familiar en el proceso de toma de decisiones. Por su tama0o son ms fle7ibles a a!ustarse a los cambios bruscos en su entorno& pero muc"as veces tienen dificultades para anticiparse a esos cambios porque carecen de la informacin necesaria. %on muy recursivas& tienen gran capacidad de traba!o y necesidad de me!oramiento continuo& pero muc"as de ellas carecen de informacin contable confiable y oportuna. Adicionalmente tienen en cuenta los siguientes aspectos al tomar una decisin de crdito: ,onocimiento del cliente ,onocimiento del negocio por parte del propietario& socios& directivos 1rayectoria en el mercado Posicionamiento Principal competencia Principales clientes y proveedores /bicacin geogrfica. ,omportamiento o "istorial crediticio tanto de la empresa como de los socios y administradores.

$ecomendaciones para los empresarios que deseen ser su/etos de cr0dito. Reali'ar un anlisis !uicioso de la empresa& la conclusin es que algunas no requieren cr*dito& sino una me!or planeacin financiera. La solucin no siempre es cr*dito& puede ser gestin.

En el caso que la empresa requiera cr*dito& los empresarios deben tener en cuenta lo siguiente: 4ue la empresa sea viable 4ue los socios arriesguen en la misma medida que las entidades financieras y que las empresas tengan pol$ticas de fortalecimiento comercial ,ontar con informacin contable clara& oportuna y confiable. >igilar que el flu!o de ca!a y el giro ordinario del negocio garantice el pago de los cr*ditos en los pla'os inicialmente estipulados. Registrar utilidad operacional. 4ue los recursos generados por el negocio o proyecto permitan cubrir los gastos financieros del cr*dito requerido y de!ar la rentabilidad esperada. 4ue cuenten con un buen "istorial crediticio. Los socios o accionistas deben garanti'ar con su firma o aval los cr*ditos otorgados a la empresa En caso de requerirse deben "aber garant$as adicionales. Evaluar el producto financiero y anali'ar si cumple con su e7pectativa empresarial para la toma de decisin.

Las entidades financieras obtiene la informacin directamente de los clientes& de sus proveedores& de otras entidades financieras y en especial de las centrales de riesgo. Es importar destacar que las entidades financieras para el otorgamiento de cr*dito sustentan el anlisis de la informacin comercial en los informes que entregan las centrales de riesgo& entidades que fundamentalmente registran el "istorial crediticio y los "bitos de pago de las empresas y personas naturales. Las centrales de riesgos son instituciones que ofrecen servicios fundamentados en los reportes que las entidades financieras y del sector real le "an entregado los cuales contienen el mane!o que los clientes le "an dado a los productos y servicios tomados con todas y cada una de esas entidades. =mportante de!ar consignado que para poder reportar y?o consultar a estas entidades es necesario que el cliente autorice por escrito el reporte o la consulta. Las entidades financieras deben conservar la informacin financiera y comercial suministrada por los clientes aplicando la normatividad vigente en especial las normas contenidas en la reserva bancaria& el uso de la informacin se convierte en e7clusivo por parte de la entidad que la recibe. A continuacin presentamos un resumen de las caractersticas principales que debe reunir la informacin tanto financiera como

comercial que presentan los clientes al vincularse o solicitar un producto o servicio El mane!o de la informacin de los clientes en las entidades financieras es de gran importancia teniendo en cuenta que el uso de esta cumple con diferentes propsitos& desde el cumplimiento de la reglamentacin relacionada con el 2,onocimiento del ,liente3 "asta el uso que se le da para la determinacin de capacidad de pago& solvencia patrimonial y moralidad comercial. La informacin que suministran nuestros clientes se debe caracteri'ar por los siguientes elementos: *ertinencia: Las entidades del sector financiero para cada producto y servicio tienen establecida la informacin que el cliente o usuario debe suministrar& por lo tanto cada solicitud debe venir acompa0ada de ella& por e!emplo si se e7ige e7tractos bancarios de los tres +ltimos meses& es un requisito que se debe cumplir& no es necesario ni prudente que ane7en e7tractos de meses anteriores o informacin relacionada con otras actividades.

Confia1ilidad: La informacin que acompa0a una solicitud de producto o servicio debe resistir todos los anlisis que la institucin tenga establecido& su contenido debe igualmente proporcionar la calidad y confiabilidad del cliente frente a los negocios que realice. Es prudente que est* ratificada por profesionales de finan'as y?o directamente por los organismos administrativos de las entidades que la emiten. Actualidad: La informacin debe proporcionar datos de "ec"os recientes& y su e7pedicin normalmente no debe superar los @A d$as. En relacin con informacin inanciera esta no debe superar los BA d$as< Suficiencia: La cantidad de informacin recibida& adems de las caracter$sticas anteriores debe ser suficiente& que permita obtener una idea general de las actividades que reali'a el cliente& de su moralidad comercial y el respaldo patrimonial que facilite las actuaciones !udiciales en caso de incumplimiento de las obligaciones contra$das.

&1tencin de la informacin: La informacin de los clientes se obtiene directamente de ellos mismos& de las centrales de riesgo& de sus proveedores& de los medios de informacin establecidos 5bases de 8atos& =nternet& etc.6& es fundamental utili'ar los medios establecidos en la institucin para su validacin.

Mane/o de la informacin: 1oda informacin que suministre el cliente es de uso restringido en la institucin& solamente la deben utili'ar los funcionarios de las reas que intervienen directamente en el anlisis de las operaciones solicitadas& *sta debe conservarse en una carpeta individual asignada a cada cliente y con las medidas de seguridad establecidas en las normas institucionales& ( ella no deben tener acceso funcionarios de otras reas y ba!o ninguna circunstancias personas a!enas a la institucin. Co obstante las apreciaciones anteriores es importante e7presar que las autoridades establecidas en nuestro pa$s pueden conocer la informacin previa solicitud presentada a la institucin por escrito.

Actuali+acin de la informacin: 1oda modificacin de la informacin que los clientes presenten& debe ser insertada en las bases de datos y conservada en la carpeta individual de cada uno de ellos. Es importante indicar que los convenios bancarios y la %uperfinanciera establecen que la informacin financiera debe ser actuali'ada anualmente& si esto no es posible la institucin se ve obligada a calificar las operaciones de cr*dito en nivel de riesgo ( establecido por la %uperfinanciera.