3.

Fase de Iniciao de Projetos Agora que sabemos o que um projeto e que identificamos quem est envolvido nele, vamos ao primeiro passo para se dar a nossa caminhada para administrar projetos A INICIA !" #mbora $s ve%es n&o haja um acordo uniforme sobre os estgios espec'ficos de inicia(&o de um projeto e os processos associados, sabe)se que, para que um projeto e*ista, deve ter um in'cio" #sta fase pode ser definida como o processo de planejar os objetivos e a defini(&o das a(+es necessrias para completar o projeto" #ste processo envolve a identifica(&o das atividades, a sequ,ncia que acontece e uma estimativa, grosso modo, da dura(&o de cada atividade e dos recursos necessrios para sua reali%a(&o, estimando)se com isto o or(amento e o cronograma iniciais do projeto" -ortanto, a fase de Inicia(&o envolve o planejamento e o racioc'nio conceitual acerca da necessidade a ser atendida pelo projeto, alm dos produtos intermedirios entregues pela equipe" Produtos finais e intermedirios (Deliverables) so os resultados esperados do projeto, isto , os produtos e servios esperados pelos clientes. Como, normalmente, os produtos de um projeto so inditos, nas fases iniciais os atributos ainda no so totalmente conhecidos, porm tornam-se melhor definidos medida !ue o projeto avana. ! objetivo da Inicia(&o produ%ir um conjunto de documentos que justifique e defina o projeto e forme a base para o gerenciamento durante as outras fases do ciclo de vida deste projeto" #ste conjunto de documentos um elemento cr'tico para garantir aceita(&o e comprometimento por parte dos envolvidos" #stes documentos s&o o produto mais importante a ser produ%ido nesta fase, pois ma*imi%am as chances de se obter o produto certo, dentro do pra%o, de acordo com o or(amento e com as caracter'sticas especificadas" Come(ar o projeto de forma certa melhor do que corrigir e*pectativas e objetivos ou redirecionar os esfor(os da equipe mais tarde" .m eficiente in'cio de projeto resulta em fundamenta(&o s/lida para o alcance dos objetivos" "lm disso, a #niciao do projeto representa a primeira oportunidade de reunir a e!uipe e obter entendimento comum das e$pectativas dos sta%eholders, bem como definir as responsabilidades de cada inte&rante da e!uipe para se obter consenso e comprometimento a fim de alcanar os objetivos propostos. Ao final desta fase, a equipe deve fornecer clculos estimados dos recursos requeridos e obter aprova(&o para se prosseguir rumo $ pr/*ima fase 0fase de planejamento1" 3.1. Como os projetos tm origem? 2&o diversas as maneiras de se iniciar um projeto, mas todas come(am com uma ideia" -rojetos podem come(ar de maneira formal ou informal" A maneira formal de come(ar um projeto compreende uma estrutura de guias, modelos de documentos, apresentando uma sequ,ncia de etapas determinadas com pontos definidos de controle para facilitar o trabalho do gerente e da equipe durante a fase de concep(&o do projeto" Na maneira informal, normalmente, um grupo de pessoas discute uma boa ideia e busca adeptos para desenvolver o projeto" 3 medida que a ideia evolui, o grupo sente que necessita, num determinado momento, de formali%a(&o e documenta(&o, passando ent&o a registrar o plano a ser seguido" 4o e*posto depreende)se que os projetos podem variar em termos de magnitude e comple*idade, mas todos devem ter algum n'vel de documenta(&o inicial" -ara alguns, este documento pode tomar apenas algumas horas ou dias para ser elaborado, para outros pode levar semanas" #m ess,ncia, os projetos s&o criados por ra%+es diferentes, contudo os projetos dedicam considera(&o especial para o custo, dura(&o e prioridade para a empresa" .ma caracter'stica comum a todos os projetos que eles s&o criados para atender a uma necessidade" 2&o muitas as necessidades que nos levam a decidir por implementar um projeto" -ode ser uma solicita(&o de um cliente, a identifica(&o de uma oportunidade de mercado, a verifica(&o de que algum concorrente possui um produto que nossa empresa n&o tem, a necessidade de um novo produto detectada por pesquisa, etc" Nesta aula, vamos discutir os processos bsicos a serem seguidos para se reconhecer o fato de que um projeto deve ser iniciado e de quais documentos devem ser produ%idos para caracteri%ar que um novo projeto come(ou" ! objetivo desta fase especificar o que ser obtido ao trmino do projeto"

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#is alguns e*emplos de poss'veis projetos5 6 Implanta(&o ou e*pans&o de uma nova fbrica7 ( )anamento de um novo produto ou um servio* 6 Aumento da capacidade de processamento de dados, e desenvolvimento de sistemas e novos programas7 6 Implementa(&o de mudan(a organi%acional" 3.2. Etapas da Iniciao 8odas as metodologias de gerenciamento de projeto enfati%am a necessidade de um bom in'cio, atravs de uma clara defini(&o, que culmina numa srie de documentos que caracteri%am a Inicia(&o do projeto" ! objetivo desta fase dar uma clara indica(&o dos impactos e benef'cios esperados e uma ideia, grosso modo, do custo global, da dura(&o estimada e de produtos intermedirios que se espera que o projeto produ%a" !s documentos iniciais devem apresentar de forma concisa a justificativa do projeto, os objetivos, os fatores cr'ticos de sucesso, os produtos intermedirios custos e benef'cios, os projetos relacionados e os riscos aos quais o projeto est e*posto" A elabora(&o destes documentos assegura com que os t/picos principais como necessidades e objetivos estejam completamente definidos, entendidos e aceitos por todos os envolvidos" ! objetivo n&o produ%ir documentos e*tensos, mas fornecer informa(+es necessrias para se avaliar a oportunidade de iniciar 0ou n&o1 um projeto" A seguir, vamos apresentar uma sequ,ncia de atividades que pode ser aplicada $ grande maioria dos projetos e que au*ilia na defini(&o dos par9metros gerais, durante a fase de Inicia(&o" !s t/picos foram organi%ados de maneira consistente a partir do desenvolvimento do projeto, durante esta fase" 3.2.1. Indicao de um Lder Na fase embrionria do projeto, nomeia)se uma pessoa que ser responsvel por condu%ir os primeiros estudos sobre a ideia e seu desenvolvimento" #ste :'der, que poder ou n&o ser o futuro gerente do projeto, responsvel por5 ( +efinir os objetivos do projeto* 6 Coordenar a elabora(&o dos documentos iniciais do projeto7 6 Apresentar as conclus+es e obter autori%a(&o para prosseguir" 3.2.2. Identi icao do patrocinador Como vimos na aula anterior, o -atrocinador responsvel pela dire(&o estratgica do projeto" #le deve ter autoridade para definir os objetivos do projeto, assegurando recursos para resolver prioridades organi%acionais e conflitos" 4iversos estudos indicam que e*iste uma rela(&o direta entre a falta de um -atrocinador e o fracasso de projetos" ;eveja a aula anterior para relembrar as responsabilidades do -atrocinador" 3.2.3. !e inio da "ecessidade # $portunidade -rojetos s&o criados a partir de necessidades ou de oportunidades" A correta identifica(&o fundamental para todo o desenvolvimento das atividades do projeto" 8ipicamente, uma necessidade ou uma oportunidade pode ser relacionada com5 6 -restar servi(o mais eficiente7 6 ;edu%ir custos7 6 <erar mais lucros7 6 !ferecer um novo produto7 6 Implantar um sistema mais confivel" As discuss+es da equipe devem fornecer entendimento para5 6 ! que originou a necessidade ou como a oportunidade foi reconhecida7 6 A magnitude da oportunidade7 ( "s conse!u,ncias, caso a necessidade - oportunidade no seja atendida. ;edija um te*to conciso que trate do que o projeto vai cumprir e, se apropriado, o que est fora do escopo" ! n'vel de detalhamento deste te*to deve ser suficiente para se desenvolver a declara(&o de escopo na fase de planejamento" 3.2.%. !e inio dos o&jeti'os do projeto

!bjetivos descrevem os produtos, servi(os ou processos que o projeto quer reali%ar" Cada objetivo deve ser descrito de forma que se possa avaliar se ele foi alcan(ado, ao trmino do projeto" #les s&o usados para medir o desempenho do projeto por meio da compara(&o entre o que foi planejado e o que foi efetivamente reali%ado" Alguns gerentes de projeto classificam os objetivos em torno de duas nature%as 6 !bjetivos hard ;elacionados com a dura(&o, o custo e a qualidade do produto do projeto7 6 !bjetivos soft ;elacionados com a forma como os objetivos ser&o atingidos, podendo incluir atitudes, comportamento, e*pectativas e comunica(&o" !s !bjetivos do projeto devem estar de acordo com as necessidades dos stakeholders e serem comunicados no 4ocumento Inicial de -rojeto 04I-1, tambm conhecido como Anteprojeto" 3.2.(. Identi icao das Premissas e )estri*es Premissas s&o fatores que, para os prop/sitos do planejamento, s&o consideradas verdadeiras, reais, ou certas" -or e*emplo, se a data na qual uma pessoa)chave estiver dispon'vel para o projeto incerta, a equipe poder assumir uma data de in'cio espec'fica" As premissas geralmente envolvem certo grau de risco" 0-=>!? -=I1 Restries so fatores !ue limitam as op/es da e!uipe de &er,ncia do projeto. Por e$emplo, um oramento pr-definido uma restrio !ue na maioria das ve0es limita as op/es da e!uipe com relao ao escopo, pessoal e pra0os. 1uando um projeto desenvolvido sob contrato, as provis/es contratuais so &eralmente restri/es. (P2345 6 P2#) -rojetos t,m restri(+es em termos de tempo, recursos, equipamentos, instala(+es, etc" As restri(+es formam a base para a estratgia do projeto" -or e*emplo, podemos decidir ampliar o pra%o em fun(&o da indisponibilidade de uma determinada mquina por um per'odo" @ importante identificar as restri(+es e premissas de um projeto, logo na fase inicial, antes que as atividades do projeto comecem para evitar iniciar projetos que n&o tenham suficiente fundamenta(&o" 3.2.+. Identi icao e en'o,'imento dos principais sta-e.o,ders Como j vimos na aula anterior, stakeholders s&o pessoas ou organi%a(+es que t,m interesse no sucesso 0ou fracasso1 do projeto" A identifica(&o dos stakeholders au*ilia na defini(&o e no direcionamento, contribuindo para a defini(&o do escopo do projeto" A equipe do projeto deve identificar os staAeholders, determinar suas necessidades e e*pectativas, alm de influenciar suas decis+es de modo a assegurar o sucesso do projeto, pois o entendimento e o gerenciamento das necessidades bem como e*pectativas crucial para o sucesso do projeto" .ma ferramenta muito Btil a =atri% de Stakeholders. Construa uma matri% relacionando os staAeholders, seus interesses, grau de influ,ncia, e estratgia da equipe para lidar com a situa(&o" 3.2./. Identi icao dos riscos potenciais -rojetos encerram incerte%as, principalmente no seu in'cio" -or isso, importante se elaborar um documento de estudo dos riscos ao qual o projeto est e*posto para identificar, quantificar, priori%ar, e estabelecer estratgias de mitiga(&o para os principais riscos" ;isco qualquer fator que pode potencialmente afetar na capacidade do projeto concreti%ar seu resultado" Identificar o risco reconhecer que algum evento pode se transformar num pro&,ema" .m risco n&o um problema, pois problema um risco que se materiali%ou" 3.2.0. Estimati'a de Pra1o +ivida o projeto em etapas distintas, e identifi!ue as macro-atividades necessrias para completar o projeto. 7stabelea uma se!8,ncia e estime suas dura/es. #dentifi!ue as atividades cr9ticas. 7specifi!ue o produto de cada etapa. #labore um cronograma mostrando as fases e as atividades cr'ticas" -or Bltimo, Identifique pontos de medi(&o e rela(&o ao progresso do projeto e assinale estes pontos no cronograma" 3.2.12. Estimati'a de Custo Com base no crono&rama, relacione os recursos necessrios para reali0ar as atividades. +etermine custos para os recursos e calcule o custo por atividade, por fase, e tambm o custo total estimado do projeto.

3. Produtos da ase Com as informa/es coletadas, a e!uipe produ0ir pelo menos dois documentos !ue sinali0am o fim da fase de #niciao. 7stes documentos so o ;ermo de <efer,ncia e o "nteprojeto.
3.1. 4ermo de )e erncia 5Project C.arter6 Ceja um modelo no item D" ! 8ermo de ;efer,ncia o documento criado para comunicar formalmente a e*ist,ncia de um novo projeto" #ste documento editado no final da fase de Inicia(&o e serve como base para a elabora(&o do -lano do -rojeto" #le deve conter, seja diretamente ou por refer,ncia a outros documentos5 6 As necessidades que o projeto est incumbido de tratar7 6 A descri(&o do produto" ! 8ermo de ;efer,ncia deve ser emitido por um gerente e*terno e em um n'vel apropriado $s necessidades do projeto" #le fornece autoridade ao gerente do projeto para usar recursos organi%acionais nas atividades do projeto" Euando um projeto regido por um contrato, o contrato assinado servir, geralmente, como o 8ermo de ;efer,ncia para o vendedor" 0-=>!? -=I1 #le serve para fornecer informa(+es gerais a respeito do projeto e deve ser preparado com n'vel de detalhe, apropriado para a comple*idade do projeto, a qual permita a avalia(&o por parte da alta administra(&o" ! 8ermo de ;efer,ncia pode conter, mas n&o se limitar ao seguinte conteBdo5 escopo do projeto, autoridade do gerente do projeto e fatores cr'ticos de sucesso" Cejamos a seguir o que significa cada um deles" 3.1. Escopo do projeto 4 escopo do projeto especifica o !ue dever ser feito, como as entre&as intermedirias e as responsabilidades das partes envolvidas. = importante !ue a e!uipe defina o !ue est fora do escopo como forma de evitar conflitos mais tarde. 3.1.1. 7utoridade do gerente do projeto 4urante a e*ecu(&o de um projeto, muitas decis+es s&o tomadas para manter o compromisso de entregar o produto nas condi(+es estabelecidas" -or esta ra%&o, o 8emo de refer,ncia define a autoridade do gerente e os mecanismos para resolver conflitos" ! 8ermo de ;efer,ncia nomeia um gerente e formali%a sua rela(&o com a administra(&o da empresa bem como com outros staAeholders" 3.1.2. Fatores Crticos de 8ucesso -ara assegurar com que o projeto tenha progresso satisfat/rio devem ser identificados certos marcos com datas claramente definidas, pelas quais o progresso do projeto ser medido, na medida em que os compararmos com os objetivos planejados" #stes marcos podem ser usados para aprovar a conclus&o de uma determinada fase e estabelecer uma decis&o de parar ou prosseguir" !s fatores cr'ticos de sucesso asseguram com que produtos e servi(os entregues atendam aos objetivos com rela(&o a pra%o, custo e qualidade" 3.2. 7nteprojeto ou !ocumento Inicia, do Projeto 5!IP6 Ceja um modelo no item F" Ao final da fase de Inicia(&o, depois de coletadas todas as informa(+es, voc, deve redigir um documento contendo as principais defini(+es do projeto" A este documento damos o nome de Anteprojeto" ! conteBdo deste documento segue a sequ,ncia dos passos da fase de Inicia(&o, descritos nas etapas da Inicia(&o" 4 "nteprojeto serve para definir o que deve ser feito, por que deve ser feito, e !ue benefcios o projeto poder apresentar. 7le tambm deve especificar os produtos !ue cada fase deve produ0ir e um crono&rama macro das fases do projeto divididas numa se!u,ncia de atividades. P"> :?