Tago CG Tema 4

TEMA 4 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD, PRINCIPIOS CONTABLES Y PLANIFICACION
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TEMA 4. LIBROS DE CONTABILIDAD, PRINCIPIOS CONTABLES Y PLANIFICACION.
4.1 EL LIBRO DIARIO 4.2 EL LIBRO MAYOR 4.3 EL LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES. 4.3.1 Los Balances 4.3.2 Formato de Balances 4.4 PRINCIPIOS CONTABLES 4.5 LA PLANIFICACIN CONTABLE 4.5.1 Introduccin 4.5.2 Necesidad de la planificacin contable 4.5.3 Elaboracin y objetivo de un Plan de Cuentas
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4.1 EL LIBRO DIARIO En el libro DIARIO se registran todas las operaciones o hechos contables que han tenido lugar durante un determinado perodo de tiempo. Esta contabilizacin se hace mediante los asientos contables, llevando cada asiento un nmero correlativo. Los asientos se contabilizan por orden de fechas en el libro DIARIO, el cual es obligatorio para todas las empresas. Existen varias formas de representar los hechos contables en un DIARIO, pero la ms usual es la vista anteriormente. Vamos a ver estas distintas formas mediante un ejemplo: - Supongamos que el 10/01/2.000 se cobra mediante transferencia bancaria la factura nmero 25 de un cliente, cuyo importe asciende a 300 euros. La forma ms usual de realizar el asiento sera la vista, por lo menos si no se hace mediante ordenador. La solucin sera: -------------------------------- 15/10/2.000 ----------------------------------300,00 (572) BANCOS C/C A (430) CLIENTES 300,00
Por el cobro de la Factura Num. 025 por Transferencia Bancaria ----------------------------------------------------------------------------------ste es el formato llamado AMERICANO.
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Las operaciones quedan reflejadas en forma de asiento, tal como hemos visto al hablar de la partida doble. Los asientos (anotaciones) se van realizando por orden de fechas y deben numerarse correlativamente. La estructura de cada asiento es la siguiente: En un primer rengln, en el cuerpo central del rayado, se acostumbra a poner el nmero de orden del mismo seguido de una lnea horizontal, con un espacio en el centro, para separarlo del asiento anterior. En dicho espacio se escribe la fecha del asiento. En un segundo rengln se anota: en la casilla del Debe la cantidad de la cuenta del Debe; a continuacin, en el cuerpo central, el ttulo de esta cuenta y el de la cuenta del Haber, precedido ste de la preposicin a; y, por ltimo, en la casilla del Haber, la cantidad de la cuenta del Haber. En la parte central, a continuacin de estas anotaciones se escribe brevemente el concepto de la operacin que ha dado lugar al asiento. La explicacin ha de ser, adems de breve, clara, haciendo referencia a los documentos donde queda constancia del hecho, por ejemplo, facturas, letras, cheques, etc. Se pueden agrupar los asientos de diferentes operaciones hechas en el mismo da; por ejemplo, todos los cobros a los clientes o todos los pagos a los proveedores. Al final de cada pgina se anotan las sumas de las columnas del debe y del haber, con la indicacin suma y sigue. Al comienzo de una nueva pgina se anotan las cifras a las que se ha llegado en la pgina anterior con la anotacin sumas anteriores.
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Recordemos que este libro puede ser tanto un libro, en sentido estricto, como una serie de hojas que salen del ordenador al procesar la informacin. En cualquier caso, el formato debe ser el mismo. Las sumas del DEBE y del HABER del DIARIO deben coincidir pues de lo contrario existira un descuadre o, mejor dicho, un error, que debera subsanarse para que las sumas de DEBE y HABER fueran iguales. Veamos cmo se realizara el siguiente asiento: - En fecha 12/01/2.000 hemos adquirido mercaderas por un valor de 500 euros, quedando aplazado el pago. El asiento correcto sera: --------------------------------- 12/01/2.000 ---------------------------------500,00 (600) COMPRAS DE MERCADERAS A (400) PROVEEDORES Compra de Mercaderas Pago aplazado ----------------------------------------------------------------------------------La cuenta devoluciones de Compras funciona como una cuenta de Ingresos. La compra constituye un Gastos, por tanto su devolucin implica un menor gasto, o lo que es lo mismo, un Ingreso. - Imagine que de los 500 euros de mercaderas que hemos comprado hay 150 euros que hemos devuelto por llegar en mal estado (a 13/01/2.000). 500,00
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El asiento correcto sera: ---------------------------------- 13/01/2.000 --------------------------------150,00 (400) PROVEEDORES A (608) DEVOLUCIONES DE COMPRAS Devolucin gnero en mal estado ----------------------------------------------------------------------------------Disminuimos una cuenta de PASIVO (PROVEEDORES) y, para mantener el balance cuadrado, aumentamos otra cuenta del PASIVO DEVOLUCIONES DE COMPRAS, que veremos ms adelante. 150,00
4.2 EL LIBRO MAYOR En el libro MAYOR lo que se hace es pasar todas las cantidades de los asientos a sus respectivas cuentas. En las cuentas que se encuentren a la izquierda en el asiento se anotar su importe correspondiente en el DEBE y en las que se encuentren a la derecha se anotar su importe en el HABER. Segn la legislacin espaola, para que tengan validez oficial, todos los libros de los que hemos hablado durante esta leccin debern tener numeradas y selladas cada una de las pginas. Cuando una empresa lleva su contabilidad a travs de un ordenador, sera fastidioso coger los listados con los asientos y las cuentas del MAYOR y tener que pasarlos a mano a los libros oficiales.
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Por ello se permite que, una vez realizados los listados por impresora, se presenten debidamente encuadernados ante la autoridad competente, que dar su visto bueno y sellar cada una de las hojas. El formato de las cuentas en el libro MAYOR puede ser de la siguiente forma: Nombre de la Cuenta: Clientes / Frutas Santander, s.l. Num. Cuenta: 4300001 Pgina 01 ----------------------------------------------------------------------------------Total N. Asto 01 02 03 Fecha 01/01/00 15/02/00 30/02/00 Concepto Saldo Inicial N/Fact. 018 S/Pago N/Fact. 003 Debe 12.000,00 4.580,25 12.000,00 Haber Total
Debe Haber
12.000,00 16.580,25 12.000,00
----------------------------------------------------------------------------------Otra forma bastante extendida es la siguiente: Nombre de la Cuenta: Clientes / Frutas Santander, s.l. Num. Cuenta: 4300001 Pgina 01 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Asiento 01 02 03 Fecha 01/01/2.000 15/02/2.000 30/02/2.000 Concepto Saldo Inicial N/Fact. 018 S/Pago N/Fact. 003 Debe 12.000,00 4.580,25 Haber Saldo 12.000,00 16.580,25 12.000,00 4.580,25
----------------------------------------------------------------------------------En los diversos formatos mostrados, tanto de MAYOR DIARIO, se incluye una columna para el nmero de documento.
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En toda empresa deben guardarse los documentos que generan un asiento, para su posterior comprobacin o inspeccin adems se les asigna un nmero de entrada, ser ms fcil, su localizacin. A este respecto, en cada asiento del Diario se har constar el folio o pgina donde puede encontrase el apunte en el Mayor. Otra forma de llevar el Libro Mayor es con forma de T, representndose as: Debe Nombre de la cuenta Haber
4.3 LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES En las empresas se divide la actividad econmica en perodos de tiempo, generalmente anual, realizndose al final de cada perodo un anlisis de la situacin patrimonial de la empresa y de los resultados obtenidos en el ao. Una vez concluido dicho anlisis, se puede proceder al reparto de beneficios (si los hay) y proyectar las actuaciones para el ao siguiente. Estos perodos de tiempo en que se divide la actividad de la empresa se denominan ejercicios econmicos (o simplemente ejercicios), y se identifican con el ao al que se refieren. As, hablando de los resultados de un ao, se dice: en el ejercicio econmico de 2000 o bien en el ejercicio de 2000.
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El libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un libro que recoge, por una parte, los Inventarios y Balances que se realizan en la empresa, y por otra las Cuentas Anuales, que son estados contables especficos que se realizan al final del ejercicio para informar de la situacin de la empresa y del resultado de las actividades realizadas en el ao. Es un libro obligatorio y el Cdigo de Comercio establece la forma de llevarlo. El libro se abrir con el balance inicial detallado de la empresa y, al menos trimestralmente, se transcribirn con sumas y saldos los balances de comprobacin de todas las cuentas. Adems, al final de cada ejercicio se registrar tambin en este libro el Inventario de cierre del ejercicio y las Cuentas anuales. Las Cuentas anuales de pymes comprenden, a su vez, cuatro
documentos: El Balance de situacin La Cuenta de Prdidas y Ganancias El Estado de cambios en el patrimonio neto La Memoria Como vemos, el libro de Inventarios y Cuentas anuales no es un libro uniforme, sino que recoge distintos documentos, cada uno con su formato especfico. 4.3.1 TIPOS DE BALANCE E1 balance refleja la situacin patrimonial de la empresa en una fecha determinada.
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Una vez se han pasado al libro MAYOR todos los asientos del DIARIO, podremos confeccionar el balance. Para esto, se contabilizarn los totales de cada cuenta del libro MAYOR. Hay varios tipos de balances. Entre otros: - Balance de apertura: es el balance de apertura de una empresa, cuando se constituye dicha empresa. En este caso todo el dinero que se tiene son recursos propios. - Balance de Sumas y Saldos: se puede confeccionar en cualquier momento y en l se recogen tanto partidas de gestin (gastos e ingresos) como partidas que reflejan realmente la situacin patrimonial de la empresa. Es un balance sin regularizar, es decir, no aparecen resultados. - Balance de situacin: en l aparece ya determinado el resultado del ejercicio y partidas de balance. - Balance de liquidacin: es el que se presenta cuando se quiere vender la empresa. - Balance provisional: es aquel que se establece en funcin de los datos de que dispondremos. 4.3.2 FORMATO DE BALANCES E1 balance se puede presentar en forma de cuenta o en forma de lista. En forma de cuenta significa que el activo est a la izquierda y el pasivo a la derecha.
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BALANCE DE APERTURA A 01/01/2.000 ACTIVO Construcciones........................................ 20.000,00 Maquinaria.............................................. 20.000,00 Clientes.................................................... 8.450,00 Efectos Comerciales a Cobrar...................... 3.500,00 Bancos e Instituciones de Crdito.................15.000,00 Caja (Euros).............................................. 1.550,00 Total Activo........... 68.500,00 PASIVO Capital Social........................................... 30.000,00 Reservas.................................................. 13.000,00 Prstamos a Corto Plazo.............................. 6.000,00 Acreedores por Prestacin de Servicios........ 12.000,00 Proveedores.............................................. 7.500,00 Total Pasivo........... 68.500,00 Mediante el Balance de Sumas y Saldos podemos verificar si han existido errores al pasar los asientos del diario al mayor. La forma de lista es una presentacin vertical de todas las cuentas partidas. La forma de presentar el balance de Sumas y Saldos con formato de lista es la siguiente:
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BALANCE DE SUMAS Y SALDOS AL 31/12/2.000

CUENTA Acreed por Prestac. Serv. Bancos e Instit crdito Caja (Euros) Capital Social Clientes Edificios Ef. Comerciales a Cobrar Maquinaria Prstamos a C/P Proveedores Reservas Totales TOTAL DEBE 35.000,00 56.000,00 4.650,00 39.550,00 35.000,00 16.000,00 25.000,00 13.000,00 8.000,00 TOTAL HABER 47.000,00 41.000,00 3.100,00 30.000,00 31.100,00 15.000,00 12.500,00 5.000,00 19.000,00 15.500,00 13.000,00 232.200,00 SALDO DEBE SALDO HABER 12.000,00
15.000,00 1.550,00 8.450,00 20.000,00 3.500,00 20.000,00
30.000,00
6.000,00 7.500,00 13.000,00 68.500,00
232.200,00
68.500,00
4.4 PRINCIPIOS CONTABLES La contabilidad de la empresa y, en especial, el registro y la valoracin de los elementos de las cuentas anuales, se desarrollarn aplicando obligatoriamente los principios contables que se indican a continuacin:
1. Empresa en funcionamiento. Se considerar, salvo prueba en contrario, que la gestin de la empresa continuar en un futuro previsible, por lo que la aplicacin de los principios y criterios contables no tiene el propsito de determinar el valor del patrimonio neto a efectos de su transmisin global o parcial, ni el importe resultante en caso de liquidacin.
En aquellos casos en que no resulte de aplicacin este principio, en los

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trminos que se determinen en las normas de desarrollo de este Plan General de Contabilidad, la empresa aplicar las normas de valoracin que resulten ms adecuadas para reflejar la imagen fiel de las operaciones tendentes a realizar el activo, cancelar las deudas y, en su caso, repartir el patrimonio neto resultante, debiendo suministrar en la memoria de las cuentas anuales toda la informacin significativa sobre los criterios aplicados.
2. Devengo. Los efectos de las transacciones o hechos econmicos se registrarn cuando ocurran, imputndose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.
3. Uniformidad. Adoptado un criterio dentro de las alternativas que, en su caso, se permitan, deber mantenerse en el tiempo y aplicarse de manera uniforme para transacciones, otros eventos y condiciones que sean similares, en tanto no se alteren los supuestos que motivaron su eleccin. De alterarse estos supuestos podr modificarse el criterio adoptado en su da; en tal caso, estas circunstancias se harn constar en la memoria, indicando la incidencia cuantitativa y cualitativa de la variacin sobre las cuentas anuales.
4. Prudencia. Se deber ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en condiciones de incertidumbre. La prudencia no justifica que la valoracin de los elementos patrimoniales no responda a la imagen fiel que deben reflejar las cuentas anuales.
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Asimismo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo 38 bis del Cdigo de Comercio, nicamente se contabilizarn los beneficios obtenidos hasta la fecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, se debern tener en cuenta todos los riesgos, con origen en el ejercicio o en otro anterior, tan pronto sean conocidos, incluso si slo se conocieran entre la fecha de cierre de las cuentas anuales y la fecha en que stas se formulen. En tales casos se dar cumplida informacin en la memoria, sin perjuicio de su reflejo, cuando se haya generado un pasivo y un gasto, en otros documentos integrantes de las cuentas anuales. Excepcionalmente, si los riesgos se conocieran entre la formulacin y antes de la aprobacin de las cuentas anuales y afectaran de forma muy significativa a la imagen fiel, las cuentas anuales debern ser reformuladas.
Debern tenerse en cuenta las amortizaciones y correcciones de valor por deterioro de los activos, tanto si el ejercicio se salda con beneficio como con prdida.
5. No compensacin. Salvo que una norma disponga de forma expresa lo contrario, no podrn compensarse las partidas del activo y del pasivo o las de gastos e ingresos, y se valorarn separadamente los elementos integrantes de las cuentas anuales.
6. Importancia relativa. Se admitir la no aplicacin estricta de algunos de los principios y criterios contables cuando la importancia relativa en trminos cuantitativos o cualitativos de la variacin que tal hecho produzca sea escasamente significativa y, en consecuencia, no altere la
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expresin de la imagen fiel. Las partidas o importes cuya importancia relativa sea escasamente significativa podrn aparecer agrupados con otros de similar naturaleza o funcin.
En los casos de conflicto entre principios contables, deber prevalecer el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa.
4.5 LA PLANIFICACION CONTABLE 4.5.1 INTRODUCCION En lo que llevamos de curso hemos intentado poner las bases para que alguien que se enfrenta por primera vez con la Contabilidad comprenda la lgica que la sustenta y pueda, adems, desenvolverse con cierta soltura en la resolucin de problemas an sencillos. Pretendemos que no se entienda la Contabilidad como algo complejo, aburrido y mecnico, sino como una disciplina de extensa aplicacin y de una enorme utilidad para entender en profundidad los problemas de la administracin de empresas. Con la tcnica de la partida doble aprendemos a razonar los hechos econmicos, teniendo siempre presente el origen (causa) y el destino (efecto) de los movimientos que tienen lugar en la actividad econmica. Pero esta tcnica de registro no es otra cosa que la expresin de medir hechos econmicos que han debido ser previamente estudiados y, en la medida de lo posible, resueltos.
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La medicin de esos hechos econmicos debe tener en cuenta las circunstancias de tipo econmico, jurdico y social de cada momento. Esto quiere decir que, si bien la tcnica no vara, o lo hace mnimamente, a medida que transcurre el tiempo, los problemas de medicin si van cambiando y se necesitan nuevas respuestas. Para que esas respuestas sean de aplicacin lo ms extensa posible en el tiempo y en el espacio, se hace necesaria la normalizacin de la Contabilidad, tema que estudiaremos en un prximo epgrafe, as como la necesidad de planificarla debidamente. 4.5.2 NECESIDAD DE LA PLANIFICACION CONTABLE En general, la planificacin contable consiste en la adopcin de un modelo contable en funcin de las necesidades de la empresa y de los medios con que cuenta para ello. Las necesidades de informacin contable pueden sentirse en el seno de la empresa, pero tambin fuera de la misma. Es evidente que la propia empresa precisa una informacin contable por mltiples razones. El modelo contable, como sistema de informacin, adquiere una cierta complejidad, debido, sobre todo, a la gran cantidad de hechos que contempla, y se presenta, adems, enormemente diverso, debido a la variedad de clasificaciones necesarias para su anlisis y sntesis. Por todo ello, es totalmente ineludible que exista una previsin del modelo contable en todos sus detalles. Obrar de otro modo sera ir creando el modelo contable (cuentas, criterios de valoracin, etc.) de un modo anrquico y al comps de los acontecimientos. Es necesario, pues, prever las necesidades de informacin y tener claro que esa informacin ser til para controlar debidamente la gestin de la empresa.
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Hemos dicho antes que la necesidad de informacin contable no es slo por parte de la empresa, sino tambin de terceros. Esta necesidad se acenta cuando nos situamos en el campo fiscal. La nica forma que tiene la Administracin Pblica de implantar un sistema tributario justo y razonado es disponer de una informacin facilitada por la empresa respecto de su actividad. Si no dispusiera de estos medios de tecnificacin contable se
generalizaran los sistemas impositivos basados en estimaciones y presunciones carentes de toda lgica. Slo facilitando las cantidades econmicas de la empresa que luego se transforman en cantidades fiscales (base imponible, base liquidable, etc.) se pueden cifrar con realismo los impuestos correspondientes. Adems de la Administracin Pblica, es decir, el Estado, la informacin puede ser necesaria ara accionistas que invierten un capital, entidades financieras a quienes se solicitan prstamos o crditos, proveedores a quienes se compra negociando determinadas condiciones de pago, etc. Creemos que con lo dicho queda suficientemente demostrada la necesidad de obtener una informacin debidamente planificada. Pero, si hay terceros que necesitan la informacin deben participar en la planificacin contable? Evidentemente, esto no es as, sino que es la empresa la que debe llevarla a cabo ajustndose a unas normas dictadas por el Estado. La planificacin contable de una empresa aparece, pues, en forma de elaboracin de un plan de cuentas concreto que, adems de respetar las normas existentes, se adapte a las necesidades internas de la empresa y a los medios de lo que dispone. Esta claro que los medios con que se cuenta para rendir una informacin til dependen de las circunstancias de cada empresa; pero en cualquier caso, se puede afirmar que, a medida
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que la gestin se vaya racionalizando, estos medios habrn de ser mayores. Y no debe olvidarse que la competencia obliga, cada vez ms, a tomar decisiones precisas y racionales. 4.5.3 ELABORACION Y OBJETIVO DE UN PLAN DE CUENTAS En una primera aproximacin, podemos afirmar que un Plan de Cuentas es la relacin de cuentas a utilizar por una empresa, agrupndolas de manera significativa, desde un punto de vista analtico, estableciendo los criterios de valoracin (derivados de ciertos principios o macrorreglas) que sirvan de pauta y referente para la medicin de los diferentes activos, pasivos, gastos e ingresos. De igual forma, esta agrupacin debe ser la adecuada para obtener de la manera ms satisfactoria posible los diferentes estados contables o estados financieros (Balance y Cuenta de Prdidas y Ganancias, principalmente). Un Plan de Cuentas, en trminos generales, tiene como objeto racionalizar la estructura del Balance y facilitar, a travs de una codificacin y descripcin de las cuentas y sus movimientos, la comprensin del mismo a cualquier persona que deba estudiarlo. Es, en cierto modo, una estandarizacin de la informacin, por lo menos en determinados aspectos, ya que la peculiaridad de cada caso obliga a dejar un cierto margen de actuacin discrecional. En definitiva, en Plan de Cuentas debe estar estructurado de forma que nos facilite una visin amplia y sintetizada de la situacin econmica de la empresa. Para ello, debe reunir unas condiciones tcnicas que le permitan conseguir los objetivos concretos. As, consideramos que debe ser completo, flexible y lgico:
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Completo en el sentido de haber previsto todo lo que sea previsible y no tener vacos ni lagunas que dificulten su utilidad. Flexible en cuanto a que pueda aceptar hechos nuevos que por su naturaleza sean difcilmente previsibles de forma anticipada. Lgico debe serlo en cuanto a que la clasificacin de las cuentas tenga como base un criterio establecido en el que los grupos de cuentas y subcuentas estn definidos de forma que no existan dudas respecto a la situacin de una cuenta determinada. Para poder utilizarlo correctamente, un Plan de Cuentas debe suministrar la siguiente informacin: Relacin de las cuentas a utilizar, indicando en cada una de ellas: Motivos de cargo y abono, as como las contrapartidas normalmente utilizadas. Significacin del saldo. Agrupacin en masas patrimoniales homogneas y significado del saldo conjunto. Significado de la terminologa utilizada. Proceso de clculo de costes y resultados. Estados financieros resultantes. Criterios de valoracin en el establecimiento de esos estados
financieros. Otras normas que consideramos imprescindibles son las siguientes: Se deben crear tantas cuentas como sean necesarias para que la informacin sea suficiente.
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Definir con precisin el objeto de cada cuenta. Las cuentas deben llevar ttulos simples y claros que permitan identificar claramente su objetivo. Una vez establecido, el Plan no debe modificarse. Se pueden dejar de utilizar las cuentas innecesarias o aadir las necesarias, pero manteniendo siempre su estructura inicial. Por ltimo, digamos que para la identificacin de las cuentas tenemos un elemento de gran utilidad: la codificacin. Consiste en asignar a cada una de las cuentas uno o varios nmeros que facilitan poner de manifiesto el orden racional de la clasificacin efectuada, incluir nuevas cuentas y simplificar la denominacin de cuentas con ttulos largos o poco claros, por citar slo algunos ejemplos.
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TEMA 4. LIBROS DE CONTABILIDAD, PRINCIPIOS CONTABLES Y PLANIFICACION.

12.000,00 16.580,25 12.000,00

BALANCE DE SUMAS Y SALDOS AL 31/12/2.000

15.000,00 1.550,00 8.450,00 20.000,00 3.500,00 20.000,00

6.000,00 7.500,00 13.000,00 68.500,00

En aquellos casos en que no resulte de aplicacin este principio, en los

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