Guia Pratico UPO

GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
SECRETARIA DE ESTADO DA DEFESA CIVIL SUBSECRETARIA ADJUNTA ADMINISTRATIVA
GUIA PRTICO DO SISTEMA INTEGRADO DE PROTOCOLO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
UPO
ELABORADO POR: TEN CEL BM QOC/91 JOO LUIZ OLIVEIRA DE MORAES - SUSAD/SEDEC
JUNHO/2006
SUMRIO
Introduo ......................................................................................................... Sobre o Sistema Integrado de Protocolo - UPO ............................................... 1 - Acessando o Sistema Integrado de Protocolo UPO ................................. 2 - Utilizando os Dez Menus Existentes ............................................................ 2.1 - Incluso ..................................................................................................... 2.1.1 - Incluso de Processo do rgo ............................................................ 2.1.2 - Incluso de Processo de Outro rgo ................................................... 2.1.3 - Incluso de Documento Gerador ........................................................... 2.2 - Transao de Processos/Documentos ..................................................... 2.2.1 - Carga ..................................................................................................... 2.2.2 - Alterao de Processo/Documento ....................................................... 2.2.3 - Alterao de Carga de Processo/Documento ........................................ 2.2.4 - Anexao de Processo/Documento ....................................................... 2.2.5 - Desanexao de Processo/Documento ................................................. 2.2.6 - Excluso de Processo/Documento ........................................................ 2.3 - Transao de Documentos Geradores ..................................................... 2.3.1 - Carga de Documento Gerador ............................................................... 2.3.2 - Alterao de Documento Gerador ......................................................... 2.3.3 - Alterao de Carga de Documento Gerador ......................................... 2.3.4 - Anexao de Documento Gerador ........................................................ 2.3.5 - Desanexao de Documento Gerador .................................................. 2.3.6 - Excluso de Documento Gerador .......................................................... 2.3.7 - Transformao de Documento em Processo ........................................ 2.4 - Guia via Internet ........................................................................................ 2.4.1 - Emisso de Guia de Remessa - Processo/Documento ......................... 2.4.2 - Emisso de Guia de Remessa - Documento Gerador ........................... 2.4.3 - Emisso de Guia de Remessa - rgo ................................................. 2.4.4 - Reemisso de Guia de Remessa .......................................................... 2.5 - Tarefas Administrativas ............................................................................ 2.5.1 - Relatrios ............................................................................................... 2.5.2 - Tabelas .................................................................................................. 2.5.3 - Estatsticas Gerenciais .......................................................................... 2.5.4 - Administrao ........................................................................................ 2.5.5 - Guia Eletrnica ...................................................................................... 2.6 - Consulta .................................................................................................... 2.6.1 - Consulta por Processo/Documento ....................................................... 2.6.2 - Consulta por Documento Gerador ......................................................... 2.6.3 - Consulta por Matrcula ........................................................................... 2.6.4 - Consulta por Interessado ....................................................................... 2.6.5 - Consulta por Ficha Nominal ................................................................... 2.6.6 - Consulta por Todas as Tramitaes ...................................................... 2.6.7 - Consulta por cdigo de Assuntos .......................................................... 2.6.8 - Consulta por Palavra-Chave .................................................................. 2.6.9 - Consulta por Processo/Documento - Faixa Numrica ........................... 2.6.10 - Consulta por Tramitao no rgo ...................................................... 2.6.11 - Consulta por Recebimento por Processo ............................................ 2.6.12 - Consulta por Tramitaes Efetuadas pelo rgo ................................ 2.7 - Portal ......................................................................................................... 2.8 - Sair ............................................................................................................ 2.9 - Ajuda 2.10 - Imprimir Tela Principal ............................................................................
Elaborado por Ten Cel BM QOC/91 - JOO LUIZ OLIVEIRA DE MORAES SUSAD/SEDEC
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3 Introduo A utilizao do UPO, operando modernamente via internet, obrigatria para a administrao pblica direta e indireta do Estado do Rio de Janeiro, conforme o que estabelece o Decreto Estadual n 31.634, de 06/08/2002. A Subsecretaria Adjunta Administrativa (SUSAD), organismo da Secretaria de Estado da Defesa Civil (SEDEC), com o objetivo de facilitar a orientao e dirimir possveis dvidas dos operadores do Sistema de Controle de Processos e Documentos UPO (assim identificado no menu de ajuda do Portal Corporativo do PRODERJ) e, tambm, denominado Sistema Integrado de Protocolo UPO (Decreto Estadual n 31.634, de 06/08/02), apresenta este conjunto de instrues, organizadas como guia para os usurios do sistema UPO, que se encontram no menu Ajuda (daquele sistema). A vantagem deste guia prtico para os servidores a possibilidade de operar o sistema e, ao mesmo tempo, afastar as dvidas que surjam sem necessidade de abrir a tela da Ajuda, o que, certamente, para a maioria dos que venham a operlo, representaria dificuldade. Como todo trabalho que se presta facilitao do uso de um sistema, deve-se considerar o princpio do dinamismo, isto , este guia prtico poder ser melhorado. Para tanto, alm dos Oficiais colaboradores sua feitura, pertencentes a esta SUSAD Ten Cel BM Roberto Marinho, Ten Cel BM Fumaux, Ten Cel BM De Moraes e Maj BM Carlos Godoy, contamos com o auxlio dos operadores visando o aperfeioamento desta ferramenta. Para efeitos deste guia, utilizar-se- a denominao Sistema Integrado de Protocolo UPO ou simplesmente UPO.
ADENIL RIBEIRO DA SILVA Cel BM Subsecretrio Adjunto Administrativo da SEDEC
4 Sobre o Sistema Integrado de Protocolo UPO O UPO foi desenvolvido no final da dcada de 80, em ADABAS/NATURAL, sendo executado no mainframe. No incio do ano 2000, o sistema sofreu uma reestruturao evolutiva atendendo novas demandas de modernizao do Estado. A partir de outubro de 2001, recebeu interface grfica resguardando todo o investimento anterior, mantendo a integridade, confiabilidade e segurana dos dados. O UPO foi pioneiro na Amrica Latina na utilizao de uma soluo que aproveita toda a estrutura de da plataforma original, disponibilizando-a no ambiente WEB. O UPO permite o gerenciamento de processos e documentos da administrao pblica, desde a formao at o arquivamento, possibilitando a integrao dos rgos da administrao direta e indireta do poder executivo do Estado do Rio de Janeiro. O Sistema UPO representa, desde sua implantao, a melhoria no atendimento ao cidado e a otimizao dos procedimentos administrativos, possibilitando a transparncia das aes governamentais para a sociedade e para os parceiros do governo em seus negcios. O controle e a tramitao de processos administrativos e documentos so executados cada vez que um funcionrio de um dos rgos estaduais cria, altera ou movimenta um expediente. Isso representa, por ms, milhares de acessos ao sistema. O Sistema Integrado de Protocolo - UPO proporciona a execuo de uma srie grande de procedimentos referentes ao cadastro, controle e pesquisa dos diversos tipos de expedientes (documentos e processos), tanto os produzidos pelos rgos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, como aqueles recebidos de outras esferas de governo. Dentre as vantagens que o sistema oferece, podemos citar: 1 - Localizao de todo tipo de expediente (documentos oficiais e processos administrativos) que esteja com carga para um determinado departamento, diviso, coordenao, coordenadoria, seo ou servidor militar ou civil de um rgo da estrutura do Governo do Estado do Rio de Janeiro ou fora dela; 2 - Conhecimento e controle da quantidade e a relao dos expedientes em processamento, em determinado momento e em qualquer rgo; 3 - Verificao da ltima providncia adotada quanto determinada matria; 4 - Facilitao na localizao de um expediente, mesmo desconhecidos seu nmero, espcie e rgo gerador, atravs de qualquer das palavras-chave ou da matrcula ou nome do interessado ou do assunto; 5 - Indicao da desnecessidade da produo de expediente sobre matria j tratada em outro regularmente cadastrado no sistema, possibilitando adoo de providncias incontroversas;
5 6 - Substituio dos livros de registro de tramitao de documentos oficiais e processos administrativos, exceto quando expressamente previstos em lei, reduzindo os recorrentes erros que do causa morosidade, quando da adoo das providncias necessrias aos fins da Administrao; 7 - Substituio dos arquivos e sistemas de controle de expedientes, os quais, por mais bem elaborados que sejam, no oferecerem as vantagens do UPO e no concorrem para a uniformizao dos procedimentos de controle da tramitao; 8 - Envio e recebimento de expedientes atravs da ferramenta guia eletrnica, economizando papel e tinta, por dispensar o uso das vias da guia impressa; e 9 - Impresso de relatrios de recebimento e remessa de expedientes, por guia eletrnica ou impressa, com a freqncia adequada ao rgo (diria, semanal, mensal etc). So objetivos do UPO:
Fornecer aos rgos estaduais o controle de processos e documentos, de forma rpida, precisa e segura a partir de uma base de dados integrados. Possibilitar a atualizao de dados, consultas, emisso de relatrios e gerncia operacional; e Adequar as normas e rotinas de tramitao de processos e documentos legislao em vigor (Decreto n 31.896, de 20/09/2002).
Graas incorporao da guia de remessa eletrnica, feita em outubro de 2004, o registro do aceite dos expedientes que tramitam no mbito do governo estadual poder ser feito eletronicamente. A perspectiva de economia para o estado com material e impresso grande: calcula-se que, com o uso pleno da guia eletrnica por todos os clientes do UPO, cerca de 90 mil folhas de papel deixaro de ser impressas mensalmente. Alm de oferecer aos rgos estaduais formas personalizadas de consulta ao sistema, o UPO tambm permite melhorar o atendimento ao cidado, que pode acompanhar a movimentao de processos relativos aposentadoria ou multas de trnsito, por exemplo atravs de mensagens automticas enviadas para a conta de e-mail cadastrada pelo usurio. MUITO IMPORTANTE: Todas as operaes realizadas no UPO tm a assinatura eletrnica do operador. Portanto, ao se afastar do computador, desligue-se do UPO a fim de impedir que cadastros, alteraes, remessas e recebimentos de expedientes sejam feitos por outra pessoa com as suas senhas.
6 1 Acessando o Sistema Integrado de Protocolo UPO: Este item versa os fundamentos bsicos de como acessar o portal do PRODERJ e o Sistema de Integrado de Protocolo - UPO. 1 Passo O acesso ao UPO feito pelo do portal do PRODERJ. Para tanto, o operador acessar o portal digitando o endereo (http://www.proderj.rj.gov.br) na barra de endereos da tela do navegador da internet.
2 Passo O operador clicar com o cursor em Portal Corporativo. Surgir uma janela de alerta de segurana; clique no cone Sim para continuar o acesso.
3 Passo Na tela que ser aberta, sero inseridos o cdigo do usurio, que definido pelo PRODERJ, e a senha escolhida pelo servidor.
7 Ateno: Na primeira vez que o operador entrar no sistema, utilizar a senha INICIAL, devendo, logo em seguida, troc-la por questes de segurana. O servidor escolher uma senha de 4 a 8 caracteres, nunca comeando por um nmero. O campo Nova Senha ser utilizado somente quando o usurio quiser trocar a senha. No campo Grupo ser mantido a opo Clientes, como aparece na tela. Em seguida, tecle em Confirmar.
4 Passo Aps a confirmao da identificao, aparecer uma outra tela onde o operador clicar na palavra UPO ou no texto ao seu lado.
5 Passo Na tela aberta, sero inseridos: 1 O rgo (SEDEC ou CBMERJ), 2 O protocolo (rgo ao qual pertence o servidor: Por exemplo: GABSEDEC, SUSAD, DGF, CHEMG, etc.); 3 O Operador, definido pelo PRODERJ no cadastramento; e 4 A senha numrica, composta de trs nmeros, escolhida no cadastramento. ATENO: Na primeira vez que o operador entrar no sistema, utilizar a senha numrica 000, devendo, logo em seguida, troc-la por questes de segurana.
8 Aps o preenchimento dos dados acima, abrir-se- uma tela em que o usurio poder navegar utilizando os seguintes menus:
2 - Utilizando os Dez Menus Existentes: Nesta tela o usurio poder utilizar os dez menus existentes para realizar o trabalho solicitado, a saber da esquerda para a direita: Imprimir Tela Principal (desenho de uma impressora), Guia via Internet, Tarefas Administrativas, Consulta, Incluso, Trans. Proc/Doc, Trans. Doc. Gerador, Portal, Sair e Ajuda. A fim de possibilitar melhor didtica no aprendizado e esclarecimento, ser descrita a ordem em que as guias aparecero neste guia rpido: Incluso; Transao com Processos/Documentos; Transao com Documentos Geradores; Guia via Internet; Tarefas Administrativas; Consulta; Portal; Sair; Ajuda; e Imprimir tela principal (desenho de uma impressora).
2.1 - Incluso: Este menu de funo disponibiliza ao usurio telas para incluso de dados referentes aos processos e documentos produzidos na administrao pblica estadual e em outras esferas de governo, que so remetidos a rgos estaduais. 2.1.1 - Incluso de Processo do rgo: Esta funo do sistema objetiva registrar todas as informaes necessrias para o gerenciamento eletrnico dos processos produzidos pelos rgos do Estado. O preenchimento correto dos campos implicar na eficincia e na transparncia das informaes neles contidas. Mova o cursor at o item Incluso da barra de tarefas do UPO e aparecer uma janela com 3 (trs) opes. Clique no item Processo do rgo com o boto esquerdo do mouse e preencha os campos.
Campo Descrio O campo Processo composto dos seguintes sub-campos: cdigo de origem, nmero do processo, complemento e ano. Preencher com nmero original do processo e, opcionalmente, o complemento. Caso seja necessrio o usurio poder alterar o cdigo de origem e o ano.
Processo
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O campo Documento Gerador composto dos seguintes sub-campos: tipo de documento, rgo de origem, setor de protocolo, nmero e ano. Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento (clique no boto para ver a Tabela de Tipos de Documentos), o nmero original do documento. Caso necessrio altere o rgo de origem, setor de protocolo e ano. Selecionar a opo correspondente ao carter de confidencialidade do processo. Preencher com a data de formao do processo constante na capa do processo. Preencher com o nome do interessado constante na capa do processo. Preenchimento opcional com o nmero da matrcula do interessado. Preencher com o cdigo de assunto referente ao processo. Ex: aposentadoria (cdigo 0.2.7.6). Este campo dever ser utilizado em caso de dvida quanto a aplicao do cdigo de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os cdigos dos assuntos correspondentes. Este campo opcional e deve ser utilizado para complementar as informaes referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratao de servios, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a penso, informe o nome do procurador. Preenchimento opcional utilizando at seis palavras que identifiquem o registro. Ex: nmero de CPF, demonstrativo, fatura e etc. O campo Destino composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do rgo de destino. Preencher com a sigla correspondente ao rgo (clique no boto para ver Tabela de rgos), para rgos no existentes na Tabela, informe a sigla e o informe o literal do rgo. Selecione a opo "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, ser disponibilizada uma opo para impresso automtica da guia. Preenchimento opcional para informar a situao do processo facilitando seu acompanhamento. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Campo preenchido com a hora atual podendo ser alterado. O nmero da guia ser gerado automaticamente caso o usurio tenha selecionado a opo "Sim" no campo Gera Guia. Para gerar a guia manualmente selecionar a opo "No" no campo Gera Guia. Sigla do rgo responsvel pela produo do registro. O preenchimento opcional e visa saber a carga do processo a cada movimentao efetuada. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Documento Gerador
Sigilo Data de Abertura Interessado Matrcula Assunto Consulta pelo ndice da Tabela de Assuntos Observaes e Complemento
Palavras-Chave
Destino
Gera Guia Despacho Data Hora Nmero da Guia rgo Gerador E-mail
2.1.2 - Incluso de Processo de Outro rgo: Esta funo do sistema objetiva registrar as informaes de processos que apesar de estarem em tramitao, no tenham sido cadastrados no sistema pelo rgo de
10 origem. O preenchimento correto dos campos implicar na eficincia e na transparncia das informaes neles contidas. Mova o cursor at o menu Incluso e aparecer uma janela com 3 (trs) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Processo de Outro rgo e aparecer uma caixa para preenchimento do rgo.
Campo rgo
Descrio Informe a sigla do rgo gerador do processo (clique no boto Tabela de rgos) e clique no boto para ver
para proceder a incluso.
Processo
O campo Processo composto dos seguintes sub-campos: cdigo de origem, nmero do processo, complemento e ano. Preencher com nmero original do processo e, opcionalmente, o complemento. Caso seja necessrio o usurio poder alterar o cdigo de origem e o ano. Veja o exemplo. O campo Documento Gerador composto dos seguintes sub-campos: tipo de documento, rgo de origem, setor de protocolo, nmero e ano. Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento (clique no boto para ver a Tabela de Tipos de Documentos), o nmero original do documento. Caso necessrio altere o rgo de origem, setor de protocolo e ano. Selecionar a opo correspondente ao carter de confidencialidade do processo. Preencher com a data de formao do processo constante na capa do processo. Preencher com o nome do interessado constante na capa do processo. Preenchimento opcional com o nmero da matrcula do interessado. Preencher com o cdigo de assunto referente ao processo. Ex: aposentadoria (cdigo 0.2.7.6). Este campo dever ser utilizado em caso de dvida quanto a aplicao do cdigo de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os cdigos dos assuntos correspondentes. Este campo opcional e deve ser utilizado para complementar as informaes referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratao de servios, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a penso, informe o nome do procurador. Preenchimento opcional utilizando at seis palavras que identifiquem o registro. Ex: nmero de CPF, demonstrativo, fatura e etc. O campo Destino composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do rgo de destino. Preencher com a sigla correspondente ao rgo (clique no boto para ver Tabela de rgos), para rgos no existentes na Tabela, informe a sigla e o informe o literal do rgo. Selecione a opo "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, ser
Documento Gerador
Sigilo Data de Abertura Interessado Matrcula Assunto Consulta pelo ndice da Tabela de Assuntos Observaes e Complemento
Palavras-Chave
Destino Gera Guia
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disponibilizada uma opo para impresso automtica da guia. Despacho Data Hora Nmero da Guia rgo Gerador E-mail Preenchimento opcional para informar a situao do processo facilitando seu acompanhamento. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Campo preenchido com a hora atual podendo ser alterado. O nmero da guia ser gerado automaticamente caso o usurio tenha selecionado a opo "Sim" no campo Gera Guia. Para gerar a guia manualmente selecionar a opo "No" no campo Gera Guia. Sigla do rgo responsvel pela produo do registro. O preenchimento opcional e visa saber a carga do processo a cada movimentao efetuada. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.1.3 Incluso de Documento Gerador: Esta funo do sistema objetiva registrar todas as informaes necessrias para o gerenciamento eletrnico dos documentos recebidos pelos rgos do Estado. O preenchimento correto dos campos implicar na eficincia e na transparncia das informaes neles contidas. Mova o cursor at o menu Incluso e aparecer uma janela com 3 (trs) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Documento e aparecer uma caixa para preenchimento do tipo de documento.
Campo Documento
Descrio Informe o tipo do documento (clique no boto Documentos) e clique no boto para ver Tabela de Tipos de
para proceder a incluso.
Documento Gerador
O campo Documento Gerador composto dos seguintes sub-campos: tipo de documento, rgo de origem, setor de protocolo, nmero e ano. Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento (clique no boto para ver a Tabela de Tipos de Documentos), o nmero original do documento. Caso necessrio altere o rgo de origem, setor de protocolo e ano. Selecionar a opo correspondente ao carter de confidencialidade do processo. Preencher com a data de formao do processo constante na capa do processo. Preencher com o nome do interessado constante na capa do processo. Preenchimento opcional com o nmero da matrcula do interessado. Preencher com o cdigo de assunto referente ao processo. Ex: aposentadoria (cdigo 0.2.7.6).
Sigilo Data de Abertura Interessado Matrcula Assunto
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Consulta pelo ndice da Tabela de Assuntos Observaes e Complemento Este campo dever ser utilizado em caso de dvida quanto a aplicao do cdigo de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os cdigos dos assuntos correspondentes. Este campo opcional e deve ser utilizado para complementar as informaes referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratao de servios, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a penso, informe o nome do procurador. Preenchimento opcional utilizando at seis palavras que identifiquem o registro. Ex: nmero de CPF, demonstrativo, fatura e etc. O campo Destino composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do rgo de destino. Preencher com a sigla correspondente ao rgo (clique no boto para ver Tabela de rgos), para rgos no existentes na Tabela, informe a sigla e o informe o literal do rgo. Selecione a opo "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, ser disponibilizada uma opo para impresso automtica da guia. Preenchimento opcional para informar a situao do processo facilitando seu acompanhamento. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Campo preenchido com a hora atual podendo ser alterado. O nmero da guia ser gerado automaticamente caso o usurio tenha selecionado a opo "Sim" no campo Gera Guia. Para gerar a guia manualmente selecionar a opo "No" no campo Gera Guia. Sigla do rgo responsvel pela produo do registro. O preenchimento opcional e visa saber a carga do processo a cada movimentao efetuada. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Palavras-Chave
Destino
Gera Guia Despacho Data Hora Nmero da Guia rgo Gerador E-mail
2.2 - Transao de Processos/Documentos: Esta funo objetiva cadastrar a carga dos processos nos diversos rgos do Estado, bem como alterar alguns dos seus dados, alterar dados da carga efetuada, anexar, desanexar e excluir processos. 2.2.1 - Carga: Esta funo objetiva cadastrar a tramitao dos processos nos diversos rgos do Estado. Mova o cursor at o menu Trans. Proc/Doc e aparecer uma janela com 6 (seis) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Carga e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do processo a ser movimentado.
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Campo Tipo Origem Numero Complemento Ano Descrio Selecionar processo. Este campo no permite a seleo de documento. Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero do processo. Campo opcional. Utilizado apenas por alguns rgos que possuem faixa numrica. Referente ao ano de abertura do processo. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Aps o preenchimento dos dados acima descritos, informe os dados da tramitao.

Campo Descrio O campo rgo composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do rgo de destino. Preencher com a sigla correspondente, para rgos no existentes na Tabela, informe a sigla e o literal do rgo. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Campo preenchido com a hora atual podendo ser alterado. O nmero da guia ser gerado automaticamente caso o usurio tenha selecionado a opo "Sim" no campo Gera Guia. Para gerar a guia manualmente selecionar a opo "No" no campo Gera Guia. Sigla do rgo responsvel pela produo do registro. Selecione a opo "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, ser disponibilizada uma opo para impresso automtica da guia. Preenchimento opcional para informar a situao do processo facilitando seu acompanhamento. Mostra os campos Observaes e Complemento. Confirma a operao. Insere novas informaes. Mostra a relao dos processos ou documentos anexados.
rgo
Data Hora
Nmero da Guia
rgo Gerador Gera Guia
Despacho
2.2.2 - Alterao de Processo/Documento: Esta funo do sistema objetiva alterar parcialmente as informaes dos processos cadastrados no sistema. Mova o cursor at o menu Trans. Proc/Doc e aparecer uma janela com 6 (seis) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Alterao e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do processo a ser alterado.
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Campo Tipo Origem Numero Complemento Ano
Descrio Selecionar processo. Este campo no permite a seleo de documento. Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero do processo. Campo opcional. Utilizado apenas por alguns rgos que possuem faixa numrica. Referente ao ano de abertura do processo. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Aps o preenchimento dos dados acima descritos, informe os campos para alterao.
Campo Sigilo Data Interessado Matrcula Assunto Consulta pelo ndice da Tabela de Assuntos Descrio Selecionar a opo correspondente ao carter de confidencialidade do processo. Preencher com a data de formao do processo constante na capa do processo. Preencher com os dados do interessado constante na capa do processo. Preenchimento opcional com o nmero da matrcula do interessado. Preencher com o cdigo de assunto referente ao processo. Ex: aposentadoria (cdigo 0.2.7.6). Este campo dever ser utilizado em caso de dvida quanto aplicao do cdigo de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os cdigos dos assuntos correspondentes.
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Este campo opcional e deve ser utilizado para complementar as informaes referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratao de servios, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a penso, informe o nome do procurador. Preenchimento opcional utilizando at seis palavras que identifiquem o registro. Ex: nmero de CPF, demonstrativo, fatura e etc. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Observaes e Complemento
Palavras-Chave
2.2.3 - Alterao de Carga de Processo/Documento: Esta funo objetiva alterar a tramitao cadastrada dos processos nos diversos rgos do Estado. Mova o cursor at o menu Trans. Proc/Doc e aparecer uma janela com 6 (seis) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Alterao de carga e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados da alterao da carga. Ateno: Se j tiver sido gerada a guia de remessa, no poder ser feita a alterao da carga. O operador dar uma nova carga e o nmero da guia de remessa emitida ser desconsiderado pelo prprio Sistema e atribuda numerao subseqente.
Descrio Selecionar processo. Este campo no permite a seleo de documento. Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero do processo. Campo opcional. Utilizado apenas por alguns rgos que possuem faixa numrica. Referente ao ano de abertura do processo. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Informe
Campo
os
dados
Descrio
da
tramitao
serem
alterados.
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rgo O campo rgo composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do rgo de destino. Preencher com a sigla correspondente, para rgos no existentes na Tabela, informe a sigla e o literal do rgo. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Campo preenchido com a hora atual podendo ser alterado. Selecione a opo "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, ser disponibilizada uma opo para impresso automtica da guia. Preenchimento opcional para informar a situao do processo facilitando seu acompanhamento. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Data Hora Gera Guia
Despacho
Aparecer uma tela informando que a transao foi realizada com sucesso. Clique em OK. 2.2.4 - Anexao de Processo/Documento: Esta funo objetiva associar processos complementares atravs das operaes de apensar e de juntar. Mova o cursor at o menu Trans. Proc/Doc e aparecer uma janela com 6 (seis) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Anexao e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do processo a ser anexado.
Campo Tipo Origem Numero Complemento Ano Tipo de Operao Tipo de Registro
Descrio Selecionar processo. Este campo no permite a seleo de documento. Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero do processo a ser anexado. Campo opcional utilizado apenas por alguns rgos que possuem faixa numrica. Referente ao ano de abertura do processo. Selecionar "Juntar" ou "Apensar". Selecionar entre as opes: processo, documento ou documento gerador. Confirma a operao.
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Insere novas informaes.
Informe os dados da anexao.

Campo Observaes e Complemento Informaes da Anexao Data da Apensao Descrio Este campo opcional e deve ser utilizado para complementar as informaes referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratao de servios, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a penso, informe o nome do procurador. Informe a qual processo ser anexado. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Em seguida, aparecer uma tela informando que a anexao foi realizada com sucesso. Clique em OK. 2.2.5 - Desanexao de Processo/Documento: Esta funo objetiva separar processos que tenham sido anexados. Mova o cursor at o menu Trans. Proc/Doc e aparecer uma janela com 6 (seis) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Desanexao e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do processo a ser anexado.
Descrio Selecionar processo. Este campo no permite a seleo de documento. Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero do processo a ser desanexado. Campo opcional utilizado apenas por alguns rgos que possuem faixa numrica. Referente ao ano de abertura do processo. Confirma a operao. Insere novas informaes.
18 Informe os dados da desanexao.

Campo Observaes e Complemento Data da Separao Descrio Este campo opcional e deve ser utilizado para complementar as informaes referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratao de servios, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a penso, informe o nome do procurador. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Em seguida, aparecer uma tela informando que a desanexao foi realizada com sucesso. Clique em OK. 2.2.6 - Excluso de Processo/Documento: Esta funo objetiva excluir processos que tenham sido incorretamente cadastrados e que possuam at duas tramitaes. Mova o cursor at o menu Trans. Proc/Doc e aparecer uma janela com 6 (seis) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Excluso e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do processo a ser anexado.
Descrio Selecionar processo. Este campo no permite a seleo de documento. Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero do processo. Campo opcional utilizado apenas por alguns rgos. Referente ao ano de abertura do processo. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Ateno: Os processos com at duas tramitaes e que no tenham gerado guia de remessa, sero totalmente EXCLUDOS e SOMENTE tero seus nmeros LIBERADOS para REUTILIZAO aps CANCELADOS pela DT-II do PRODERJ. Esta funo efetiva a excluso de processos.
Campo Descrio
19
Observaes e Complemento Campo opcional podendo ser utilizado para informar o motivo da excluso.
Confirma a operao. Insere novas informaes.
Aps o preenchimento dos campos acima, aparecer a mensagem Confirma a excluso do Processo/Documento?. Ao clicar em confirmar, aparecer a caixa excluso efetuada com sucesso. 2.3 - Transao de Documento Gerador: Esta funo objetiva cadastrar a carga de documentos nos diversos rgos do Estado, bem como alterar alguns dos seus dados, alterar dados da carga efetuada, anexar, desanexar, excluir e transform-los posteriormente em processos. 2.3.1 - Carga de Documento Gerador: Esta funo objetiva cadastrar a tramitao de documentos nos diversos rgos do Estado. Mova o cursor at o menu Trans. Doc. Gerador e aparecer uma janela com 7 (sete) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Carga e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.
Campo Tipo
Descrio Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dvida clique no boto para visualizao da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usurio podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o nmero do documento. Referente a data de abertura do documento. Confirma a operao.
rgo
Setor Nmero Ano
20
Aps o preenchimento dos dados acima descritos, informe os dados da tramitao.

Campo Descrio O campo rgo composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do rgo de destino. Preencher com a sigla correspondente, para rgos no existentes na Tabela, informe a sigla e o literal do rgo. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Campo preenchido com a hora atual podendo ser alterado. O nmero da guia ser gerado automaticamente caso o usurio tenha selecionado a opo "Sim" no campo Gera Guia. Para gerar a guia manualmente selecionar a opo "No" no campo Gera Guia. Sigla do rgo responsvel pela produo do registro. Selecione a opo "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, ser disponibilizada uma opo para impresso automtica da guia. Preenchimento opcional para informar a situao do processo facilitando seu acompanhamento. Mostra os campos Observaes e Complemento. Confirma a operao. Insere novas informaes. Mostra a relao dos processos ou documentos anexados.
rgo
Data Hora
Nmero da Guia
rgo Gerador Gera Guia
Despacho
2.3.2 - Alterao de Documento Gerador: Esta funo do sistema objetiva alterar parcialmente as informaes dos documentos geradores cadastrados no sistema. Mova o cursor at o menu Trans. Doc. Gerador e aparecer uma janela com 7 (sete) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Alterao e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.
21
Campo Tipo Descrio Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dvida clique no boto para visualizao da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usurio podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o nmero do documento. Referente a data de abertura do documento. Confirma a operao. Insere novas informaes.
rgo
Setor Nmero Ano
Aps o preenchimento dos dados acima descritos, informe os campos para alterao.
Campo Sigilo Data Interessado Matrcula Assunto Consulta pelo ndice da Tabela de Assuntos Observaes e Complemento Descrio Selecionar a opo correspondente ao carter de confidencialidade do documento. Preencher com a data de formao do documento constante no mesmo. Preencher com os dados do interessado constante no documento. Preenchimento opcional com o nmero da matrcula do interessado. Preencher com o cdigo de assunto referente ao documento. Ex: aposentadoria (cdigo 0.2.7.6). Este campo dever ser utilizado em caso de dvida quanto aplicao do cdigo de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os cdigos dos assuntos correspondentes. Este campo opcional e deve ser utilizado para complementar as informaes referentes ao documento. Ex: em caso de documento de contratao de servios, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de documento de menor com direito a penso, informe o nome do procurador. Preenchimento opcional utilizando at seis palavras que identifiquem o registro. Ex: nmero de CPF, demonstrativo, fatura e etc. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Palavras-Chave
2.3.3 - Alterao de Carga de Documento Gerador: Esta funo objetiva alterar a tramitao cadastrada dos documentos geradores nos diversos rgos do Estado. Mova o cursor at o menu Trans. Doc. Gerador e aparecer uma janela com 7 (sete) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Alterao de Carga
22 e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado. Ateno: Se j tiver sido gerada a guia de remessa, no poder ser feita a alterao da carga. O operador dar nova carga e o nmero da guia de remessa emitida ser desconsiderado pelo prprio Sistema e atribuda numerao subseqente.
Campo Tipo
Descrio Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dvida clique no boto para visualizao da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usurio podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o nmero do documento. Referente a data de abertura do documento. Confirma a operao. Insere novas informaes.
rgo
Setor Nmero Ano
Informe os dados da tramitao a serem alterados.

Campo Descrio O campo rgo composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do rgo de destino. Preencher com a sigla correspondente, para rgos no existentes na Tabela, informe a sigla e o literal do rgo. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Campo preenchido com a hora atual podendo ser alterado. Selecione a opo "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, ser disponibilizada uma opo para impresso automtica da guia. Preenchimento opcional para informar a situao do processo facilitando seu acompanhamento. Confirma a operao.
rgo
Data Hora Gera Guia
Despacho
23
Aparecer uma tela informando que a transao foi realizada com sucesso. Clique em OK. 2.3.4 - Anexao de Documento Gerador: Esta funo objetiva associar documentos geradores complementares atravs das operaes apensar e juntar. Mova o cursor at o menu Trans. Doc. Gerador e aparecer uma janela com 7 (sete) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Anexao e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.
Tipo rgo Setor Nmero Ano Tipo de Operao Tipo de Registro
Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dvida clique no boto para visualizao da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usurio podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o nmero do documento. Referente a data de abertura do documento. Selecionar "Juntar" ou "Apensar". Selecionar entre as opes: processo, documento ou documento gerador. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Informe os dados da anexao.

Campo Observaes e Complemento Informaes da Anexao Data da Apensao Descrio Este campo opcional e deve ser utilizado para complementar as informaes referentes ao documento. Ex: em caso de documento de contratao de servios, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de documento de menor com direito a penso, informe o nome do procurador. Informe os campos Processo ou Documento Gerador. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Confirma a operao.
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Em seguida, aparecer uma tela informando que a anexao foi realizada com sucesso. Clique em OK. 2.3.5 - Desanexao de Documento Gerador: Esta funo objetiva separar documentos geradores que tenham sido anexados. Mova o cursor at o menu Trans. Doc. Gerador e aparecer uma janela com 7 (sete) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Desanexao e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.
Tipo rgo Setor Nmero Ano
Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dvida clique no boto para visualizao da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usurio podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o nmero do documento. Referente ao ano da data de abertura do documento. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Informe os dados da desanexao.

Campo Observaes e Complemento Data da Separao Descrio Este campo opcional e deve ser utilizado para complementar as informaes referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratao de servios, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a penso, informe o nome do procurador. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Em seguida, aparecer uma tela informando que a desanexao foi realizada com sucesso. Clique em OK. 2.3.6 - Excluso de Documento Gerador:
25 Esta funo objetiva excluir documentos geradores que tenham sido incorretamente cadastrados que possuam at duas tramitaes. Mova o cursor at o menu Trans. Doc. Gerador e aparecer uma janela com 7 (sete) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Excluso e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.
Tipo rgo Setor Nmero Ano
Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dvida clique no boto para visualizao da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usurio podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o nmero do documento. Referente a data de abertura do documento. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Ateno: Os documentos com at duas tramitaes e que no tenham gerado guia de remessa, sero totalmente EXCLUDOS e SOMENTE tero seus nmeros LIBERADOS para REUTILIZAO aps CANCELADOS pela DT-II do PRODERJ. Esta funo efetiva a excluso de documentos.
Campo Observaes e Complemento Descrio Campo opcional podendo ser utilizado para informar o motivo da excluso.
Confirma a operao. Insere novas informaes.
Aps o preenchimento dos campos acima, aparecer a mensagem Confirma a excluso do Processo/Documento?. Ao clicar em confirmar, aparecer a caixa excluso efetuada com sucesso.
26 2.3.7 - Transformao de Documento em Processo: Esta funo objetiva transformar um documento gerador cadastrado no sistema em um processo. Mova o cursor at o menu Trans. Doc. Gerador e aparecer uma janela com 7 (sete) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Transformao de Documento em Processo e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.
Campo Tipo
Descrio Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dvida clique no boto para visualizao da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usurio podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o nmero do documento. Referente a data de abertura do documento. Confirma a operao. Insere novas informaes.
rgo
Setor Nmero Ano
Informe os dados do processo.

Campos Processo Data de Transformao Sigilo Data de Abertura Interessado Matrcula Assunto Descrio O campo Processo composto dos seguintes sub campos: cdigo de origem, nmero do processo, complemento e ano. Preencher com nmero original do processo e, opcionalmente, o complemento. Caso seja necessrio o usurio poder alterar o cdigo de origem e o ano. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Selecionar a opo correspondente ao carter de confidencialidade do processo. Preencher com a data de formao do processo constante na capa do processo. Preencher com o nome do interessado constante na capa do processo. Preenchimento opcional com o nmero da matrcula do interessado. Preencher com o cdigo de assunto referente ao processo. Ex: aposentadoria (cdigo 0.2.7.6).
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Consulta pelo ndice da Tabela de Assuntos Observaes e Complemento Este campo dever ser utilizado em caso de dvida quanto a aplicao do cdigo de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os cdigos dos assuntos correspondentes. Este campo opcional e deve ser utilizado para complementar as informaes referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratao de servios, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a penso, informe o nome do procurador. Preenchimento opcional utilizando at seis palavras que identifiquem o registro. Ex: nmero de CPF, demonstrativo, fatura e etc. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Palavras-Chave
2.4 - Guia via Internet: Esta funo foi alada condio de menu na barra de tarefas, a fim de facilitar e agilizar a operao de impresso da guia de remessa. Os seus itens tambm se encontram no menu Tarefas Administrativas, na opo Relatrios, nos itens Guia de Remessa e Impresso via Internet. Este menu divide-se em 04 (quatro) opes, a saber: emisso da guia de remessa processo/documento, emisso da guia de remessa documento gerador, emisso da guia de remessa rgo e reemisso da guia de remessa. 2.4.1 - Emisso da Guia de Remessa - Processo/Documento: Esta funo objetiva gerar e imprimir a guia de remessa de um processo que esteja com esta pendncia. Mova o cursor at o menu Guia Via Internet e aparecer uma janela com 4 (quatro) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Emisso Processo/Documento e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.
Campo Tipo Tipo de Impresso Origem Nmero Complemento Ano Cdigo Impressora
Descrio Selecionar processo. Este campo no permite a seleo de documento. Selecione entre impressa ou eletrnica. Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero do processo. Campo opcional, utilizado apenas por alguns rgos. Referente ao ano de abertura do processo. No mais utilizado.
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Nmero de Vias Deixar o algarismo 1 preenchido na caixa. A quantidade de vias normalmente duas - dever ser preenchida quando a caixa de impresso do sistema operacional do computador aparecer na tela. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Ao aparecer a tela de Impresso de Guia de Remessa, o usurio dever configurar o seu browser para a correta impresso da guia. Para saber quais so as medidas corretas para aplicao, basta clicar no primeiro cone da esquerda para a direita que est sinalizado pela seta vermelha.
Ao efetuar o clique, abrir-se- a tela abaixo indicando as medidas a serem inseridas no menu arquivo, tarefa configurar pgina... que est localiza no canto superior esquerdo da tela do programa Microsoft Word. Aps a insero dos valores, clique em OK e, logo em seguir, em Imprimir.
Aps a execuo dos procedimentos supracitados, aparecero duas telas parcialmente sobrepostas uma a outra, quais sejam: a tela contendo a guia de
29 remessa a ser impressa originada pelo sistema UPO (ao fundo) e a outra, originada pelo sistema operacional do computador perguntando, dentre outras coisas, o nmero de vias a serem impressas. Aps configurar a tela de cima, clicar em Imprimir.
Ateno: CADA GUIA de remessa comporta no MXIMO 30 (trinta) PROCESSOS. A partir da, ser gerada outra guia de remessa com a numerao subseqente. 2.4.2 - Emisso da Guia de Remessa - Documento Gerador: Esta funo objetiva gerar e imprimir a guia de remessa de um documento gerador que esteja com esta pendncia. Mova o cursor at o menu Guia Via Internet e aparecer uma janela com 4 (quatro) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Emisso - Documento Gerador e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.
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Campo Tipo Tipo de Emisso rgo Unidade Administrativa Nmero Ano Cdigo Impressora Nmero de Vias Descrio Informe o tipo do documento (clique no boto Documentos) e clique no boto Selecione entre impressa ou eletrnica. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usurio podendo ser alterado para consulta de documentos de outros rgos. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado. Preencher com o nmero do documento. Referente ao ano da data de abertura do documento. No mais utilizado. Deixar o algarismo 1 preenchido na caixa. A quantidade de vias normalmente duas - dever ser preenchida quando a caixa de impresso do sistema operacional do computador aparecer na tela. Confirma a operao. Insere novas informaes. para ver Tabela de Tipos de
para proceder a emisso.
Ateno: Cada guia de remessa comporta no mximo 30 (trinta) documentos. A partir da, ser gerada outra guia de remessa com a numerao subseqente. Ateno: Os procedimentos a partir daqui so iguais ao item 2.4.1. 2.4.3 - Emisso da Guia de Remessa - rgo: Esta funo objetiva gerar e imprimir as guias de remessa separadas por rgo. Mova o cursor at o menu Guia Via Internet e aparecer uma janela com 4 (quatro) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Emisso - rgo e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.
Campo rgo Tipo de Emisso Cdigo Impressora Nmero de Vias
Descrio Selecionando um rgo sero impressas as guias de remessa pendentes daquele rgo. Digitando a palavra "TUDO" o sistema emitir todas as guias de remessa pendentes separadas por rgo. Selecione entre impressa ou eletrnica. No mais utilizado. Deixar o algarismo 1 preenchido na caixa. A quantidade de vias normalmente duas - dever ser preenchida quando a caixa de impresso do sistema operacional do computador aparecer na tela. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Ateno: Os procedimentos a partir daqui so iguais ao item 2.4.1.

31 2.4.4 - Reemisso da Guia de Remessa: Esta funo objetiva imprimir a cpia de uma guia de remessa que j tenha sido gerada. Mova o cursor at o menu Guia Via Internet e aparecer uma janela com 4 (quatro) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Reemisso e aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.
Campo Protocolo da Guia Nmero da Guia Ano da Guia Cdigo Impressora Nmero de Vias
Descrio Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado. Preencher com o nmero da guia de remessa. Referente ao ano da data de emisso da guia de remessa. No mais utilizado. Deixar o algarismo 1 preenchido na caixa. A quantidade de vias normalmente duas - dever ser preenchida quando a caixa de impresso do sistema operacional do computador aparecer na tela. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Ateno: Os procedimentos a partir daqui so iguais ao item 2.4.1 2.5 - Tarefas Administrativas: Este menu divide-se em 5 (cinco) opes, a saber: relatrios, tabelas, estatsticas/gerenciais, administrao e guia eletrnica. 2.5.1 - Relatrios: Ao clicar neste item, abrir-se-o 08 (oito) sub-itens, a saber: etiquetas nmero do processo, listagem nmeros de processos, etiquetas da capa dos processos, guia de remessa, histrico, impresso de etiquetas (internet) e tramitaes efetuadas pelo rgo. 2.5.1.1 - Etiquetas - Nmero do Processo: (Esta funo no est funcionando no momento). Esta funo objetiva imprimir etiquetas com o nmero do processo para serem fixadas nas folhas do corpo do processo. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Relatrios e logo
32 em seguida em Etiquetas Nmero do Processo. Aparecer uma caixa para preenchimento dos dados para referida impresso.
Campo Ano Nmero Inicial Quantidade Cdigo Impressora
Descrio Referente ao ano de abertura do processo. Preencher com o nmero do processo. Preencher com a quantidade de etiquetas a serem impressas. No mais utilizado. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.5.1.2 - Listagem de Nmeros de Processos: (Esta funo no est funcionando no momento). Esta funo objetiva imprimir uma listagem de nmeros de processos para conferncia manual. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Relatrios e, logo em seguida, em Listagem Nmeros de Processos. Aparecer uma caixa para preenchimento dos dados para referida impresso.
Campo Ano Nmero Inicial Nmero Final Cdigo Impressora
Descrio Referente ao ano de abertura do processo. Preencher com o nmero do processo. Preencher a quantidade de etiquetas a serem impressas. No mais utilizado. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.5.1.3 - Impresso de Etiquetas da Capa dos Processos: (Esta funo no est funcionando no momento).
33 Esta funo objetiva imprimir etiquetas (no mximo 6 por vez) para serem coladas nas capas dos processos. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Relatrios e logo em seguida em Etiquetas da Capa dos Processos. Aparecer uma caixa para preenchimento dos dados para referida impresso.
Campo Origem Nmero Inicial Nmero Final Complemento Ano Cdigo Impressora
Descrio Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero do processo. Preencher a quantidade de etiquetas a serem impressas. Campo opcional, utilizado apenas por alguns rgos. Referente ao ano de abertura do processo. No mais utilizado. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Ateno: Existe a funo Impresso de Etiquetas (Internet) neste mesmo menu (Tarefas Administrativas), no item Relatrios e que ser objeto de futura explicao. 2.5.1.4 - Guia de Remessa: Esta funo divide-se em 08 (oito) opes, a saber: emisso processo/documento, emisso documento gerador, emisso rgo, reemisso, prvia da emisso na tela, prvia da emisso impressa, acerto na guia de remessa e impresso via internet. As 04 (quatro) primeiras opes, bem como a ltima, todas destacadas em negrito, j foram objeto de explicaes no menu Guia via Internet (item 2.4). Ateno: Sugerimos aos usurios que no utilizem este caminho para as opes destacadas em negrito, pois h grande chance do programa travar e ser necessrio reinici-lo a todo o momento. Sendo assim, ater-nos-emos s seguintes opes: prvia da emisso na tela, prvia da emisso impressa, acerto na guia de remessa, posto que esto funcionando normalmente na funo Guia de Remessa.
34 2.5.1.4.1 - Prvia da Emisso da Guia de Remessa - na Tela: Esta funo objetiva apresentar na tela a prvia das guias de remessa pendentes separadas por rgo. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Relatrios e, logo em seguida, em Guia de Remessa e Prvia da Emisso da Guia de Remessa na Tela. Aparecer uma caixa para preenchimento dos dados para referida impresso.
Campo rgo Cdigo da Impressora Nmero de Vias
Descrio Selecionando um rgo ser apresentada uma prvia das guias de remessa pendentes daquele rgo. Digitando a palavra "TUDO" o sistema apresentar a prvia de todas as guias de remessa pendentes separadas por rgo. No mais utilizado. Deixar o algarismo 1 preenchido na caixa. A quantidade de vias normalmente duas - dever ser preenchida quando a caixa de impresso do sistema operacional do computador aparecer na tela. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Aps o correto preenchimento dos campos acima, aparecer uma tela, informando quantos e quais processos esto vinculados (s) futura(s) guia(s) de remessa que ser(o) numerada(s) pelo sistema. Ressalte-se que o sistema atribuir numerao guia de remessa de acordo com a pendncia em cada rgo, ou seja, quantos forem os rgos com pendncia de emisso de guia de remessa, quantas sero as numeraes de guias de remessa dadas pelo sistema. Para ver quais so as guias de remessa pendentes, basta clicar em Prx. Guia. Para atribuir numerao guia de remessa, clicar em Imp. Guia.
35 2.5.1.4.2 - Prvia da Emisso da Guia de Remessa - Impressa: (Esta funo no est funcionando no momento) Esta funo objetiva imprimir a prvia das guias de remessa pendentes separadas por rgo. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Relatrios e, logo em seguida, em Guia de Remessa e Prvia da Emisso da Guia de Remessa Impressa. Aparecer uma caixa para preenchimento dos dados para referida impresso.
Campo rgo Cdigo da Impressora Nmero de Vias
Descrio Selecionando um rgo ser impressa uma prvia das guias de remessa pendentes daquele rgo. Digitando a palavra "TUDO" o sistema emitir a prvia de todas as guias de remessa pendentes separadas por rgo No mais utilizado. Deixar o algarismo 1 preenchido na caixa. A quantidade de vias normalmente duas - dever ser preenchida quando a caixa de impresso do sistema operacional do computador aparecer na tela. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.5.1.4.3 - Acerto de Carga na Guia de Remessa: Esta funo objetiva permitir o acerto das tramitaes de uma guia de remessa emitida. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Relatrios e, logo em seguida, em Guia de Remessa e Acerto de Carga na Guia de Remessa. Aparecer uma caixa para preenchimento dos dados para referida impresso.
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Campo Protocolo da Guia Nmero da Guia Ano da Guia Tipo de Emisso Cdigo da Impressora Nmero de Vias Descrio Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado. Preencher com o nmero da guia de remessa. Referente ao ano da data de emisso da guia de remessa. Selecione entre impressa ou eletrnica. No mais utilizado. Deixar o algarismo 1 preenchido na caixa. A quantidade de vias normalmente duas - dever ser preenchida quando a caixa de impresso do sistema operacional do computador aparecer na tela. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Ao clicar em cima do processo (Ex.: E-27/10000/1020/2006), abrir-se- a tela abaixo para preenchimento dos dados. Aps o referido preenchimento, clicar em confirma.
Campo
Descrio O campo rgo composto dos seguintes sub-campos: sigla e literal do rgo de destino. Preencher com a sigla correspondente; para rgos no existentes na Tabela, informe a sigla e o literal do rgo. Campo preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Campo preenchido com a hora atual podendo ser alterado. Preenchimento opcional para informar a situao do processo facilitando seu acompanhamento. Confirma a operao. Insere novas informaes. Cancela a operao.
rgo
Data Hora Despacho
37 O objetivo desta funo de, em se dando carga de vrios processos ou documentos para um mesmo rgo, por exemplo, e percebendo o operador que em um deles foi emitido um despacho equivocado ou o rgo destinatrio no seria aquele, salvar a guia de remessa j emitida. Sendo assim, o acerto da guia dar-se-ia apenas aonde houve o equvoco do operador. 2.5.1.5 - Histrico: (Esta funo no est funcionando no momento). Esta funo objetiva imprimir as informaes cadastrais e o histrico de tramitao de um determinado processo/documento. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Relatrios e, logo em seguida, em Histrico. Aparecer uma caixa para preenchimento dos dados do processo.
Descrio Selecionar processo. Este campo no permite a seleo de documento. Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero do processo. Campo opcional utilizado apenas por alguns rgos. Referente ao ano de abertura do processo. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.5.1.6 - Emisso de Etiquetas pela Internet: Esta funo objetiva permitir a emisso de etiqueta(s), at o limite de 10 (dez) por vez, para ser(em) fixada(s) na(s) capa(s) do(s) processo(s) administrativo(s) que foram includos no sistema. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Relatrios e, logo em seguida, em Impresso de Etiquetas (Internet). Durante a incluso de um ou mais processos, clicando em sim no campo etiqueta, quando o operador for imprimir as etiquetas, elas aparecero automaticamente na tela abaixo.
38
Caso o operador no tenha efetuado o procedimento acima descrito, durante a incluso do processo, poder faz-lo ulteriormente bastando entrar nesta funo e preencher os dados do processo (origem, nmero, complemento e ano). 1 Passo: Preencher os dados do(s) processo(s) na tela e clicar em CONFIRMA.
2 Passo: Ao clicar em confirma, abrir-se- a tela abaixo. Antes de imprimir a(s) etiqueta(s), verifique a configurao da pgina.
39 3 Passo: O operador dever configurar a pgina para impresso da(s) etiqueta(s).
4 Passo: Aps realizada a configurao de pgina, clicar em imprimir. Aparecer a tela abaixo, contendo a prvia da impresso da etiqueta. Informe o nmero de cpias e clique em imprimir.
2.5.1.7 - Relao das Tramitaes efetuadas pelo rgo: Esta funo objetiva a obteno das tramitaes quantitativas ou qualitativas efetuadas pelo rgo. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Relatrios e, logo em seguida, em Tramitaes Efetuadas pelo rgo.
40 Selecione "Sim" para consultar o quantitativo ou "No" para visualizar os processos/documentos. Selecionando Sim, preenchendo o rgo, definindo o perodo e clicando em confirma, aparecer uma caixa contendo o nmero de processos/documentos recuperados pelo sistema.
Selecionando "No" o sistema ir apresentar um filtro de detalhamento, que permite selecionar o tipo de registro e o cdigo de assunto da consulta.
Ao clicar em confirma, abrir-se- uma tela para impresso da relao de cargas efetuadas pelo rgo. A partir da, os procedimentos para impresso so os mesmos j descritos no item 2.4.1 (Pg. 27).
2.5.2 - Tabelas: Este item divide-se em 08 (oito) opes, a saber: consulta de tabela de assunto novo, consulta tabela de ndice, consulta de tabela de assunto antigo, consulta tabela de equivalncia de cdigos de assunto, consulta tabela de rgo por sigla, manuteno tabela de assunto, manuteno tabela de operador e manuteno tabela de rgo. 2.5.2.1 - Consulta Tabela de Assunto Novo:
41 Esta funo objetiva permitir a consulta em tela da tabela de assunto que normaliza o sistema a partir de setembro de 1999. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Tabelas e, logo em seguida, em Consulta Assunto Novo.
Os cdigos dos assuntos novos aparecem em ordem numrica. No rodap desta funo, aparece o cone ver mais.
Campo Descrio Avanar a pgina.
2.5.2.2 - Consulta Tabela de ndice: Esta funo objetiva permitir a consulta em tela da relao dos cdigos de assuntos ligados ao ndice informado na pesquisa. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Tabelas e, logo em seguida, em Consulta ndice.
O operador deseja, por exemplo, consultar o ndice aposentadoria. Aps preencher a coluna com o termo aposentadoria e clicar em confirma, abrir-se- a tela abaixo.
2.5.2.3 Consult a
42 Tabela de Assunto Antigo: Esta funo objetiva permitir a consulta em tela da tabela de assunto que normalizou o sistema at de setembro de 1999. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Tabelas e, logo em seguida, em Consulta Assunto Antigo.
Os cdigos dos assuntos antigos aparecem em ordem numrica. No rodap desta funo, aparece o cone ver mais.
Ateno: Os operadores do sistema devero se basear apenas na tabela de assuntos novos e no mais nesta tabela. 2.5.2.4 - Consulta Tabela de Equivalncia de Cdigos de Assunto: Esta funo objetiva permitir a consulta em tela da equivalncia entre a tabela de assunto antigo e a tabela de assunto novo. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Tabelas e, logo em seguida, em Consulta Equivalncia Assunto.
A ordem numrica dos cdigos dos assuntos antigos a base para a equivalncia. No rodap desta funo, aparece o cone ver mais.
43
Campo
Descrio Avanar a pgina.
2.5.2.5 - Consulta Tabela de rgo por Sigla: Esta funo objetiva permitir a consulta em tela da relao de todos os protocolos ordenados pelas suas siglas e que pertencem a determinado rgo. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Tabelas e, logo em seguida, em Consulta rgo.
Ateno: A relao acima mostra a sigla de todos os protocolos pertencentes ao rgo SEDEC. No rodap desta funo, se for o caso, aparece o cone ver mais.
2.5.2.6 - Manuteno da Tabela de Assunto: (Somente para os gerentes do sistema). Este item divide-se em 04 (quatro) opes, a saber: incluso, alterao, excluso e alterao do cdigo de equivalncia da tabela de assuntos. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Tabelas e, logo em seguida, em Manuteno Tabela de Assunto. 2.5.2.7 - Manuteno da Tabela de Operador: (Somente para os gerentes do sistema ou aqueles por eles autorizados). Este item divide-se em 05 (cinco) opes, a saber: incluso, alterao e excluso na tabela de operador, relao dos operadores ativos e inativos. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Tabelas e, logo em seguida, em Manuteno Tabela de Operador. 2.5.2.7.1 - Incluso na Tabela de Operador:
44 Esta funo objetiva autorizar o acesso e definir o perfil de atuao do operador no sistema.
Campo Cdigo do Usurio Cdigo do Operador
Descrio Preencher com um cdigo individual de cinco letras que ser utilizado pelo usurio para o acesso ao sistema. Preencher com um cdigo individual de trs letras que ser utilizado pelo usurio para o acesso ao sistema. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.5.2.7.2 - Alterao na Tabela de Operador: Esta funo objetiva alterar o perfil de atuao do operador no sistema.
Campo Cdigo do Operador
Descrio Preencher com o cdigo individual de trs letras utilizado pelo usurio para o acesso ao sistema. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.5.2.7.3 - Excluso na Tabela de Operador: Esta funo objetiva retirar a autorizao de acesso ao sistema de um operador cadastrado.
45
Campo Cdigo do Usurio Cdigo do Operador Descrio Referente ao cdigo individual de cinco letras utilizado pelo usurio para o acesso ao sistema e que ser excludo. Referente ao cdigo individual de trs letras utilizado pelo usurio para o acesso ao sistema e que ser excludo. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.5.2.7.4 - Relao de Operadores Ativos: Esta funo objetiva permitir a consulta em tela da tabela de operadores do sistema que esto ativos.
Descrio Clicar sobre o campo para consultar o nvel de autorizao do operador. Avanar a pgina.
2.5.2.7.5 - Relao dos Operadores Inativos: Esta funo objetiva permitir a consulta em tela da tabela de operadores do sistema que esto inativos.
Descrio Clicar sobre o campo para consultar o nvel de autorizao do operador. Avanar a pgina.
46 2.5.2.8 - Manuteno da Tabela de rgo: (Somente para os gerentes do sistema ou aqueles por eles autorizados) Este item divide-se em 06 (seis) opes, a saber: incluso, alterao e excluso na tabela de rgo, listagem - ordem de cdigo e sigla, relatrio - ordem de sigla. 2.5.2.8.1 - Incluso na Tabela de rgo: Esta funo objetiva incluir na tabela rgos vinculados hierarquicamente ao rgo principal para possibilitar o cadastramento das tramitaes.
Campo Cdigo Sigla Nome Endereo Numero CEP Tel/Fax Cidade/Distrito Origem Nmero de Processos Impressoras
Descrio Preencher com o cdigo hierrquico/seqencial do rgo. Preencher com a sigla do rgo. Preencher com o nome do rgo. Referente ao logradouro do rgo. Referente ao numero e complemento do logradouro. Referente ao CEP do logradouro. Referente ao numero de telefone de contato do rgo referido. Referente ao local do logradouro. Preencher com o cdigo de origem do referido rgo. Preencher com faixa numrica especfica utilizada pelo referido rgo. Preencher com os cdigos de impressoras vinculadas ao referido rgo. Confirma a operao. Insere novas informaes.
47 2.5.2.8.2 - Alterao na Tabela de rgo: Esta funo permite a atualizao na tabela das informaes dos rgos cadastrados.
Campo Cdigo Sigla
Descrio Preencher com o cdigo hierrquico/seqencial do rgo. Preencher com a sigla do rgo. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.5.2.8.3 - Excluso na Tabela de rgo: Esta funo permite a desativao de um rgo da tabela.
Campo Cdigo Sigla
Descrio Preencher com o cdigo hierrquico/seqencial do rgo. Preencher com a sigla do rgo. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.5.2.8.4 - Listagem da Tabela de rgo por Cdigo: Esta funo objetiva imprimir a Tabela de rgo ordenada pelo cdigo hierrquico.
Cdigo
48
Campo Impressora Tipo Descrio Cdigo da impressora de destino. Selecione "Lista rgo Especfico" para impresso setorial ou "Lista Todos os rgos" para impresso geral. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.5.2.8.5 - Listagem da Tabela de rgo por Sigla: Esta funo objetiva imprimir a Tabela de rgo ordenada pela Sigla.
Campo Impressora Tipo
Descrio Cdigo da impressora de destino. Selecione "Lista rgo Especfico" para impresso setorial ou "Lista Todos os rgos" para impresso geral. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.5.2.8.6 - Relatrio de rgos em Ordem de Siglas: Esta funo objetiva visualizar em tela a Tabela de rgo ordenada pela Sigla.
Campo
Descrio Avanar a pgina.
2.5.3 - Estatsticas Gerenciais: Este item divide-se em 03 (trs) opes, a saber: estatstica por operador, pesquisa dos processos/documentos do rgo de origem e do rgo fora da origem.
49 2.5.3.1 - Estatstica por Operador: Funo gerencial do sistema que apresenta a produtividade dos operadores de um setor de protocolo em um perodo discriminando por funo efetuada. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Estatsticas/Gerenciais e, logo em seguida, em Estatstica por operador.
Campo Protocolo Ms/Ano
Descrio Informar a sigla do setor de protocolo da estatstica. Informar o perodo da estatstica. Confirma a operao.
Buscando uma estatstica do protocolo SUSAD, no ms de junho de 2006, encontra-se o seguinte:
Campo
Descrio Mostra o grfico da tela apresentada.
50 2.5.3.2 - Pesquisa dos Processos/Documentos do rgo de Origem: Funo gerencial do sistema que objetiva apresentar a totalizao ou a relao de processos/documentos que estejam tramitando no rgo de origem. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Estatsticas/Gerenciais e, logo em seguida, em Proc./Doc na Origem. Selecione "Sim" para consultar o quantitativo ou "No" para visualizar os processos/documentos. Selecionando Sim, definindo o perodo e clicando em confirma, aparecer uma caixa contendo o nmero de processos/documentos recuperados pelo sistema.
2.5.3.3 - Pesquisa dos Processos/Documentos do rgo Fora da Origem: Funo gerencial do sistema que objetiva apresentar a totalizao ou a relao de processos/documentos que estejam tramitando fora do rgo de origem. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Estatsticas/Gerenciais e, logo em seguida, em Proc./Doc Fora da Origem. Selecione "Sim" para consultar o quantitativo ou "No" para visualizar os processos/documentos. Selecionando Sim, definindo o perodo e clicando em confirma, aparecer uma caixa contendo o nmero de processos/documentos recuperados pelo sistema.
51
Ao clicar em confirma, abrir-se- a tela abaixo:
Campo Origem
Descrio Clicar sobre o campo para ver o resultado da consulta. Pgina anterior. Avanar a pgina.
2.5.4 - Administrao: Este item divide-se em 02 (duas) opes: criar protocolo e senha. Esta funo gerenciada apenas pelos tcnicos e gerentes do sistema UPO e que esto lotados no PRODERJ.
52 2.5.5 - Guia Eletrnica: Esta funo foi disponibilizada recentemente no UPO e permite a tramitao dos processos ou documentos, mediante carga no sistema, sem que haja, no entanto, gastos com a utilizao de papel e cartuchos de tinta de impressora pelos diversos setores da Administrao Pblica. Mova o cursor at o menu Tarefas Administrativas e aparecer uma janela com 5 (cinco) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Guia Eletrnica.
1 Passo: O operador dever escolher uma das trs fileiras para preenchimento, quais sejam: ou nmero do processo, ou nmero do documento, ou cdigo da guia. 2 Passo: Aps clicar em confirma, abrir-se- uma tela para que o operador que for receber o(s) processo(s) ou documento(s) faa o recebimento eletrnico do(s) mesmo(s).
3 Passo: Marque com x o quadrado referente ao processo ou documento, digite a senha de operador de trs nmeros e, logo em seguida, clique em confirma. Aparecer uma tela, informando em Recebido por as trs letras do operador que recebeu eletronicamente o processo ou documento.
53
2.6 - Consulta: Este menu de funo disponibiliza ao usurio telas para consulta de dados referentes aos processos e documentos produzidos na administrao pblica estadual. 2.6.1 - Consulta por Processo/Documento: Esta consulta valida apenas para processos cadastrados no sistema e remete o usurio tela com todos os dados do processo. O usurio poder cadastrar seu email para receber informaes sobre o andamento dos processos. Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Processo/Documento.
Descrio Selecionar processo. Este campo no permite a seleo de documento. Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero do processo/documento. Campo opcional utilizado apenas por alguns rgos. Referente ao ano de abertura do processo/documento. Confirma a operao. Insere novas informaes.
54 Ao clicar em confirma, aparecer a seguinte tela:
Se o operador quiser receber sempre no seu e-mail informaes sobre o andamento do processo de interesse, basta clicar em E-mail e aparecero no rodap da supracitada tela os seguintes campos:
Se o operador quiser obter outras informaes sobre o processo, basta clicar em Outras Informaes e aparecero no rodap da supracitada tela os seguintes dados:
2.6.2 - Consulta por Documento Gerador: Esta consulta valida apenas para documentos cadastrados no sistema e remete o usurio tela com todos os dados do documento. O usurio poder cadastrar seu e-mail para receber informaes sobre o andamento dos documentos. Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Documento Gerador.
55
Campo Tipo Descrio Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dvida clique no boto para visualizao da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usurio podendo ser alterado para consulta de documentos de outros rgos. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado, podendo ser alterado para consulta em outro Setor. Preencher com o nmero do documento a ser consultado. Referente ao ano da data de abertura do documento. Confirma a operao. Insere novas informaes.
rgo
Setor Nmero Ano
Ao clicar em confirma, aparecer uma tela contendo os dados do documento:
Se o operador quiser receber sempre no seu e-mail informaes sobre o andamento do documento de interesse, basta clicar em E-mail; e ainda obter outras informaes sobre o documento, basta clicar em Outras Informaes. 2.6.3 - Consulta por Matrcula: Esta consulta apresenta todos os registros referentes ao nmero da matrcula informada. O usurio poder cadastrar o seu e-mail para receber informaes sobre o andamento dos processos. Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Matrcula.
56
Campo Matrcula Perodo Descrio Preencher com o nmero da matrcula do interessado. Preenchimento opcional para determinar o intervalo da consulta. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Ao clicar em confirma, aparecer a seguinte tela:
Se o operador quiser receber sempre no seu e-mail informaes sobre o andamento do documento de interesse, basta clicar em E-mail; e ainda obter outras informaes sobre o documento, basta clicar em Outras Informaes. 2.6.4 - Consulta por Interessado: Esta consulta apresenta todos os registros referentes ao interessado informado. O usurio poder consultar os registros em todos os rgos ou s no seu rgo de origem. Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Interessado e, logo em seguida, em Todos os rgos ou No rgo. - Em todos os rgos, aparecer a seguinte tela:
57
Campo Nome Perodo Descrio Preencher com o nome do interessado. Ateno: Nesta modalidade de consulta, a busca generalizada. Preenchimento opcional para determinar um perodo da consulta. Confirma a operao. Insere novas informaes.
- Em No rgo, aparecer a seguinte tela:
Campo Nome Perodo
Descrio Preencher com o nome do interessado. Ateno: Nesta modalidade de consulta, a busca generalizada. Preenchimento opcional para determinar o intervalo da consulta. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.6.5 - Consulta por Ficha Nominal: Esta consulta apresenta todos os registros de um interessado a partir do nome sugerido. Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Ficha Nominal.
Campo Nome
Descrio Preencher com o nome do interessado. Ateno: Nesta modalidade de consulta a busca literal.
58
Matrcula Perodo Permite combinar a consulta Preenchimento opcional. com os campos Nome e Matrcula.
Preenchimento opcional para determinar o intervalo da consulta. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.6.6 - Consulta por Todas as Tramitaes: Esta consulta valida apenas para os processos cadastrados no sistema e remete o usurio tela com o histrico de todas as tramitaes do processo. Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Todas Tramitaes e, logo em seguida, em Proc/Doc ou Doc. Gerador. - Em Proc/Doc, aparecer a seguinte tela:
Descrio Selecionar processo. Este campo no permite a seleo de documento. Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero do processo/documento. Campo opcional utilizado apenas por alguns rgos. Referente ao ano de abertura do processo/documento. Confirma a operao. Insere novas informaes.
- Em Doc. Gerador aparecer a seguinte tela:
59
Campo Tipo Descrio Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usurio podendo ser alterado para consulta de documentos de outros rgos. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado, podendo ser alterado para consulta em outro Setor. Preencher com o nmero do documento a ser consultado. Referente a data de abertura do documento. Confirma a operao. Insere novas informaes.
rgo
Setor Nmero Ano
2.6.7 - Consulta por Cdigo de Assuntos: Esta funo tem por objetivo permitir a consulta pelo cdigo do assunto novo ou antigo. Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Cdigo de Assuntos e, logo em seguida, em Novo ou Antigo. - Em Novo, aparecer a seguinte tela:
Campo Cdigo Assunto Perodo
Descrio Preencher com o cdigo desejado (incluindo os pontos) de acordo com a Tabela Nova de Assuntos (ver na opo do menu Tarefas Administrativas / Tabelas / Consulta - Assunto Novo). Preenchimento opcional para determinar o intervalo da consulta. Confirma a operao. Insere novas informaes.
- Em Antigo, aparecer a seguinte tela:
60
Campo Cdigo Assunto Perodo Descrio Preencher com o cdigo desejado de acordo com a Tabela Antiga de Assuntos (ver na opo do menu Tarefas Administrativas / Tabelas / Consulta - Assunto Antigo). Preenchimento opcional para determinar o intervalo da consulta. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.6.8 - Consulta por Palavra-Chave: Esta funo tem por objetivo permitir a consulta pela palavra-chave que foi lanada na incluso do processo ou documento, ou ainda quando da carga do processo ou documento. O limite mximo de inseres de palavras-chaves na incluso do processo ou documento de 6 (seis). Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Palavra-Chave.
Campo Palavra-Chave Perodo
Descrio Preencher com uma palavra que identifique o registro. Preenchimento opcional para determinar o intervalo da consulta. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.6.9 - Consulta por Proc./Doc - Faixa Numrica: (Esta funo no est funcionando no momento). O numero do processo composto do cdigo do rgo (ex, E-01), faixa numrica estipulada, complemento e ano. Nesta consulta o usurio poder delimitar a faixa numrica a ser consultada. Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Proc./Doc Faixa Numrica.
61
Campo Origem Numero Inicial Numero Final Complemento Ano Descrio Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro. Preencher com o nmero inicial do processo de acordo com a faixa numrica desejada. Preencher com o nmero final do processo de acordo com a faixa numrica desejada. Campo opcional utilizado apenas por alguns rgos. Referente ao ano de abertura do processo. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.6.10 - Consulta por Tramitao no rgo: Esta consulta apresenta ao usurio o quantitativo de registros com carga em determinado rgo ou lista os registros de acordo com a seleo escolhida. Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Tramitao no rgo.
Campo Consulta Quantitativa rgo Perodo
Descrio Selecionar "Sim" para totalizar a quantidade de registros ou "No" para listar os registros selecionados. Preencher com o rgo requerido. Preenchimento opcional para determinar o intervalo da consulta. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Ao clicar em confirma, aparecer a seguinte tela:
62 Caso a consulta no seja quantitativa, portanto, qualitativa, aparecer a seguinte tela:
2.6.11 - Consulta por Recebimento por Processo: Esta funo tem por objetivo permitir ao usurio visualizar a tramitao especfica do processo ou documento que ele deseja consultar. Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Recebimento por Processo e, logo em seguida, em Por Processo ou Por Documento. - Em Por Processo, aparecer a seguinte tela:
Campo Tipo Origem
Descrio Selecionar processo. Este campo no permite a seleo de documento. Preencher com o cdigo correspondente ao rgo gerador do registro.
63
Nmero Complemento Ano Preencher com o nmero do processo. Campo opcional utilizado apenas por alguns rgos. Referente ao ano de abertura do processo.
Nmero da Tramitao Preencher com o nmero da tramitao especfica que se deseja consultar. Confirma a operao. Insere novas informaes.
Supondo que o operador deseje, por exemplo, consultar a tramitao n 18 do Processo Administrativo n E-27/10000/1020/2006, aparecer a tela indicando:
- Em Por Documento, aparecer a seguinte tela:
Campo Tipo
Descrio Preencher com o nmero correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dvida clique no boto para visualizao da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usurio podendo ser alterado para consulta de documentos de outros rgos. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usurio est cadastrado, podendo ser alterado para consulta em outro Setor. Preencher com o nmero do documento a ser consultado. Referente ao ano da data de abertura do documento.
rgo
Setor Nmero Ano
64
Nmero da Tramitao Preencher com o nmero da tramitao especfica que se deseja consultar. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.6.12 - Consulta por Tramitaes Efetuadas pelo rgo: Esta funo tem por objetivo permitir ao usurio consultar a(s) tramitao(es) efetuada(s) pelo protocolo de origem dentro de um determinado perodo, podendo ainda refinar sua consulta digitando o protocolo de destino. A consulta pode ser tanto quantitativa como qualitativa. Mova o cursor at o menu Consulta e aparecer uma janela com 12 (doze) opes. Clique com o boto esquerdo do mouse no item Tramitao Efetuada pelo rgo. Caso o operador deseje fazer uma consulta quantitativa, aparecer a seguinte tela:
Caso o operador deseje fazer uma consulta qualitativa, aparecer a seguinte tela:
Ao clicar em confirma, aparecer a seguinte tela (1 tela):
65
2.7 - Portal: Funo inicial do sistema que permite a identificao do usurio e seu perfil no setor de protocolo acessado.
Campo rgo Protocolo Operador Senha Numrica Alterar Senha
Descrio Sigla do rgo em que o usurio est cadastrado. Sigla do setor de protocolo em que o usurio est cadastrado. Cdigo individual de trs letras fornecido no cadastramento do usurio para acesso ao sistema. Senha individual e sigilosa, que permite o acesso ao sistema. A senha inicial gerada para o usurio "000" devendo ser por ele alterada no primeiro acesso. Selecione a opo "Sim" caso queira modificar a sua senha. Neste caso, ser disponibilizada uma opo para informar e confirmar uma nova senha. Confirma a operao. Insere novas informaes.
2.8 - Sair: Ao clicar em sair, o operador visualizar a seguinte tela:
66
E dever preench-la da seguinte forma:
2.9 - Ajuda: Esta funo tem por objetivo orientar o operador na execuo das funes que esto disponibilizadas no sistema UPO, dando uma viso superficial dos seus aplicativos. A equipe da SUSAD entende ser assaz importante a sua utilizao principalmente por aqueles operadores que acabaram de receber as instrues mnimas e necessrias para a operao do sistema UPO. 2.10 - Imprimir Tela Principal: Esta funo tem por objetivo permitir a impresso de qualquer pgina do sistema UPO, bastando clicar no cone da impressora. Aps o clique, aparecer uma tela sobreposta tela que se pretende imprimir e que pertence ao sistema operacional do seu computador. Seguir os passos do sistema operacional, escolhendo a quantidade de cpias e imprimindo.
67

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GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

SECRETARIA DE ESTADO DA DEFESA CIVIL SUBSECRETARIA ADJUNTA ADMINISTRATIVA

GUIA PRTICO DO SISTEMA INTEGRADO DE PROTOCOLO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

ADENIL RIBEIRO DA SILVA Cel BM Subsecretrio Adjunto Administrativo da SEDEC

para proceder a incluso.

Destino Gera Guia

para proceder a incluso.

Sigilo Data de Abertura Interessado Matrcula Assunto

Aps o preenchimento dos dados acima descritos, informe os dados da tramitao.

rgo Gerador Gera Guia

Campo Tipo Origem Numero Complemento Ano

Campo Tipo Origem Numero Complemento Ano

Data Hora Gera Guia

Informe os dados da anexao.

Campo Tipo Origem Numero Complemento Ano

18 Informe os dados da desanexao.

Campo Tipo Origem Numero Complemento Ano

Confirma a operao. Insere novas informaes.

Setor Nmero Ano

Aps o preenchimento dos dados acima descritos, informe os dados da tramitao.

rgo Gerador Gera Guia

Setor Nmero Ano

Setor Nmero Ano

Informe os dados da tramitao a serem alterados.

Data Hora Gera Guia

Tipo rgo Setor Nmero Ano Tipo de Operao Tipo de Registro

Informe os dados da anexao.

Tipo rgo Setor Nmero Ano

Informe os dados da desanexao.

Tipo rgo Setor Nmero Ano

Confirma a operao. Insere novas informaes.

Setor Nmero Ano

Informe os dados do processo.

para proceder a emisso.

Campo rgo Tipo de Emisso Cdigo Impressora Nmero de Vias

Ateno: Os procedimentos a partir daqui so iguais ao item 2.4.1.

Campo Ano Nmero Inicial Quantidade Cdigo Impressora

Campo Ano Nmero Inicial Nmero Final Cdigo Impressora

Campo rgo Cdigo da Impressora Nmero de Vias

Campo rgo Cdigo da Impressora Nmero de Vias

Data Hora Despacho

Campo Tipo Origem Numero Complemento Ano

39 3 Passo: O operador dever configurar a pgina para impresso da(s) etiqueta(s).

Descrio Avanar a pgina.

Campo Cdigo do Usurio Cdigo do Operador

Campo Cdigo do Operador

Campo Cdigo do Operador

Campo Cdigo do Operador

Campo Cdigo Sigla

Campo Cdigo Sigla

Campo Impressora Tipo

Descrio Avanar a pgina.

Campo Protocolo Ms/Ano

Buscando uma estatstica do protocolo SUSAD, no ms de junho de 2006, encontra-se o seguinte:

Descrio Mostra o grfico da tela apresentada.

Ao clicar em confirma, abrir-se- a tela abaixo:

Campo Tipo Origem Numero Complemento Ano

54 Ao clicar em confirma, aparecer a seguinte tela:

Setor Nmero Ano

Ao clicar em confirma, aparecer uma tela contendo os dados do documento:

Ao clicar em confirma, aparecer a seguinte tela:

- Em No rgo, aparecer a seguinte tela:

Campo Nome Perodo