Pro-Ana-01 Realizacion Del Producto Cotizaciones

Brand Investigation, S.A. de C.V.
BRAND INVESTIGATION,S.A. DE C.V.

SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD ISO 9001 2000
PRO-ANA-01

REVISION ACTUAL FECHA DE ULTIMA REVISION NUMERO DE PAGINA

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1 de Febrero de 2006

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PROCEDIMIENTO PARA EL CUMPLIMIENTO CON EL REQUISITO 7
REALIZACIN DEL PRODUCTO

PRO-ANA-O1

(COTIZACIONES)

ISO 9001 - 2000

Aprueba Revisa Elabora

MARCO A. CABRERA LPEZ

GUILLERMO TRILLO GRAJALES

RAL RUELAS VALDS



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PROPOSITO:

Documentar el proceso con la finalidad de detectar cules son las diferentes etapas que se tienen
que llevar a cabo para cumplir con la solicitud del cliente desde el momento que manda un fax, mail
realiza una llamada solicitando una propuesta de investigacin hasta que se cumple con l envi de
la misma. Para fines de certificacin slo se consideran las propuestas de investigacin contratos
1

REG-COT-02 de la empresa Brand Investigation, S.A. de C.V.

Asimismo, se documentan las actividades para asegurar el cumplimiento con la clusula de la norma
ISO 9001 - 2000. Requisito 7 (Realizacin del Producto).

ALCANCE:

El proceso aplica a todos las propuestas de investigacin a nivel nacional que sean requeridas por
los clientes a travs de Brand Investigation, S.A. de C.V. de los diferentes estudios que se realicen en
la empresa para fines de certificacin ISO 9001 - 2000.

OBJETIVO GENERAL:

Realizar las diferentes propuestas de investigacin que cumplan con los requisitos del
cliente.
2

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Detectar de manera general cules son las necesidades del cliente a travs de la
informacin proporcionada (Brief)
3
por medio de una llamada telefnica, un mail o fax y
presentrselas en un documento (propuesta de investigacin).
Satisfacer las necesidades del cliente en el momento.
Aportar informacin que sea de utilidad para que la toma de decisiones de negocio sea la
ms acertada y confiable posible.

RESPONSABLE:

Es responsabilidad del Director de Operaciones y del Ejecutivo de Cotizaciones dar
cumplimiento a este proceso; la revisin debe ser por parte del Director de Operaciones
quin ser el responsable de sugerir o mostrar los cambios pertinentes. La propuesta de
investigacin deber ser firmada por el Director de Operaciones o en su caso por el
Ejecutivo de Cotizaciones.

1
Contrato: Los requisitos acordados entre Brand Investigation, S.A de C.V. y el cliente transmitidos
a travs de una llamada telefnica, un mail o fax. A lo largo del presente documento se utilizar
Propuesta de Investigacin como sinnimo de Contrato.
2
Cliente: Receptor de un producto y/o servicio proporcionado por Brand Investigation, S.A. de C.V.
3
Brief: Resumen de las caractersticas de la propuesta de investigacin solicitada por el cliente .



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DIAGRAMA DE FLUJO:

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El parmetro que define la organizacin para atender este requerimiento es Mximo 33 Estudios al
mes en cualquiera de sus etapas, dado que cada equipo de trabajo tiene la capacidad de terminar en
promedio 4 proyectos al mes (12 estudios) y al mismo tiempo llevar 7 en cualquiera de sus etapas
(campo, codificacin, captura y/o anlisis de la informacin. Por lo tanto, no se debe enviar la
cotizacin si la organizacin excede de su capacidad instalada.
Llamada, mail, fax solicitando una
propuesta
Anlisis de la informacin para el diseo
de la propuesta
Diseo de la propuesta con base a los
requisitos y especificaciones del cliente,
englobando todos y cada uno de los
requisitos de la propuesta.
Ejecutivo de
Cotizaciones
Canalizada a:
Director General
Director de Estudios
Nacionales
Director de
Operaciones
Ejecutivo de
Cotizaciones
Revisin de la propuesta antes de
mandarla al cliente.
Director de
Operaciones
S la informacin es correcta se procede a
enviar la propuesta al cliente
Objetivos Metodologa Tiempos y Costos
Mail
Fax
Fsicamente
Proyecto
autorizado
Proyecto no
autorizado
Seguimiento Recotizacin Asignacin Complemento IR
Canalizacin a nuestro cliente interno:
Administracin y Finanzas (Facturacin)
Estudios Nacionales (Asignacin de coordinador de proyecto)
Direccin de Operaciones (Asignacin de proveedores de campo)
Ejecutivo de Cotizaciones (Registro de informacin)
Coordinadores de Proyectos
Cliente Externo
Ejecutivo de
Cotizaciones



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PROCEDIMIENTO:
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El presente procedimiento establece los elementos que debe contener cada propuesta de
investigacin de los diferentes estudios que se realizan en Brand Investigation, S.A. de C.V. Tambin
se describen las actividades para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001: 2000.
La propuesta de investigacin generalmente es solicitada por nuestro Cliente Externo como se puede
ver en el Diagrama de Flujo, a travs de una llamada, un mail o un fax y canalizada al Director
General, Director de Estudios Nacionales, Director de Operaciones y/o Ejecutivo de Cotizaciones;
quines analizan la informacin antes de proceder al diseo de la propuesta de investigacin. Se
analiza que Brand Investigation, S.A. de C.V. tenga en ese momento la capacidad, los recursos
apropiados y adecuados para cumplir los requisitos del cliente. Esto significa si cuenta con el
personal idneo para realizar los estudios, el equipo de computo con Software necesario y la
capacidad econmica para soportar el proyecto que as acepte la organizacin (7.2.2 inciso c) de la
norma NMX CC 9001 IMNC 2000)
4
. En caso contrario se debe convocar a una junta entre la
Directora General, el Director de Estudios Nacionales y el Director de Operaciones, donde se evala
la factibilidad de la propuesta, y se dictamina si Brand puede llevar a cabo el proyecto en este caso
se procede a elaborar la propuesta y se autorizan recursos adicionales para el proyecto. En caso de
que el Dictamen sea negativo se le comunicar al cliente. En este punto se utilizar el Formato de
Evaluacin de Factibilidad de Propuesta Solicitada REG-COT-08.
7.1. De la Norma NMX-CC9001-IMNC-2000 Planificacin de la realizacin del producto
(cotizacin).
Una vez que ya se tomo la decisin de elaborar la propuesta es responsabilidad del Ejecutivo de
Cotizaciones disearla con base a los requisitos y especificaciones del Formato de Solicitud de
Propuesta REG-COT-01 y/o del Brief proporcionado por el cliente ya sea en su formato va mail.
El formato REG- COT-O1 aplica cuando no se cuenta con ninguna informacin proporcionada por el
cliente solicitando una propuesta y nicamente se da a travs de una conversacin telefnica.

Al momento de llevar a cabo el diseo de la propuesta en el Formato de Cotizacin REG-COT-02
ser necesario englobar todos y cada uno de los siguientes requisitos especificados por el cliente
(7.2.1 inciso a) y aunque no sean establecidos por el cliente pero necesarios para llevar a cabo el
estudio (7.2.1. inciso b) de la norma NMX CC 9001 IMNC 2000.
Nombre del Cliente/ Nombre de la persona de contacto con el cliente
Nombre del Proyecto de Investigacin
Nmero de IR* (Identificacin y trazabilidad) 7.5.3 de la norma NMX CC-9001- IMNC-
2000.
Antecedentes ( de la empresa o de los productos que se investigarn) basndonos en la
informacin que nos proporcione el cliente o en datos investigados.
Objetivo General del Estudio
Objetivos Especficos
Metodologa, la cual deber incluir:
Caractersticas de la Muestra: nmero de entrevistas, error de muestreo sexo, edad, nivel
socioeconmico y pblico objetivo.
Tiempo del cuestionario
Logstica de Levantamiento: cara a cara, puntos de interseccin, casa por casa,
directamente en el lugar de trabajo, telefnico, observacin, mystery
shopping, autoaplicada, etc.



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Requerimiento de materiales (7.2.1 inciso d) de la norma NMX CC-9001-IMNC-2000
aplicable en casos excepcionales.
Costos
Rubros que integran el costo del estudio
Trminos
Condiciones de Pago
Requisitos reglamentarios (7.2.1 inciso c) de la norma NMX CC-9001-IMNC-2000.
Forma de autorizacin del cliente
Anexos donde se expliquen las tcnicas de anlisis que se utilizarn (esto aplica para
aquellos clientes que lo soliciten y para aquellos que son nuevos).
Tiempos de Entrega.
Costos
Trminos (condiciones de pago)
Forma de autorizacin del cliente
Nota: En lo que respecta a los requisitos legales para Brain aplica la cotizacin la cual funge como
contrato, (7.2.1. inciso c) de la norma NMX CC-9001-IMNC-2000, para Brain no es aplicable por el
tipo de estudios que realizamos.

Nota: Habr ocasiones en las que el cliente no nos proporcione informacin que se pueda
documentar en cuanto a los requisitos a considerar para la investigacin y nicamente nos pida que
le enviemos una propuesta de estudio igual a la del mes ao pasado, en estos casos Brand
confirmar que las especificaciones sean satisfactorias con el envi de la propuesta.

7.2.2 De la Norma NMX-CC9001-IMNC-2000 revisin de los Requisitos relacionados con el
producto.

Brand Investigation, S.A. de C.V. debe asegurarse que todas las especificaciones de los estudios
solicitados estn completamente bien definidos y documentados en el Formato de Cotizacin
REG-COT-02. Ninguna propuesta de investigacin debe ser enviada al cliente si no ha sido revisada
por el Director de Operaciones en trminos de: Objetivos, Metodologa, Tiempos y Costos. De esta
manera nos aseguramos que estn contenidos en la propuesta de investigacin (7.2.2 inciso a) de la
norma NMX CC-9001-IMNC-2000.

Aunado a esto el Director de Operaciones debe revisar los costos de campo, con la finalidad de
establecer el costo total de los trabajos en el levantamiento de la informacin, esto se encuentra
registrado en el Formato de Presupuesto Autorizado REG-COT-03 que es el documento donde se
resumen los costos asignados al proyecto y que forma parte integral de la elaboracin de la
propuesta.

Una vez que ya se reviso la propuesta en trminos de objetivos, metodologa, tiempos y costos, es
responsabilidad del Ejecutivo de Cotizaciones enviarla al cliente ya sea por mail, por fax o
fsicamente verificando que la propuesta la haya recibido.

Nota: En casos especiales el cliente solicita la presentacin de la propuesta directamente en el
domicilio donde se encuentra ubicado.

Si el proyecto de investigacin es autorizado se debe de contar con la firma de autorizacin del



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cliente que se encuentra al final de cada propuesta Formato de Hoja de Autorizacin de Estudio
REG-COT-04 bien a travs de un mail dando aviso de que ya esta autorizado el estudio el cual en
estos casos sustituye al formato antes mencionado. En caso de que un estudio se autorice
verbalmente, se debe registrar la firma del Director de Estudios Nacionales o del Director de
Operaciones de forma temporal (para poder iniciarlo). De lo contrario, por muy urgente que sea iniciar
un proyecto de investigacin, no se podr dar inicio sino se cuenta con alguna de las firmas
anteriormente sealadas.
Una vez que el estudio ha sido autorizado por el cliente o en su caso por alguna de las personas
autorizadas, se debe de entregar una copia al responsable de las siguientes reas:
Director de Administracin y Finanzas
Director de Estudios Nacionales
Director de Operaciones
Ejecutivo de Cotizaciones
Coordinadores de Proyectos

Modificaciones al Contrato (7.2.2 inciso b) de la norma NMX CC-9001-IMNC-2000.
En la situacin en que alguno de los requisitos difieran con los convenios inicialmente en la
cotizacin, en los siguientes casos: error en el alcance del estudio, tiempos establecidos, costos del
estudio, ampliacin disminucin de la muestra, niveles de penetracin establecidos durante el
trabajo de campo; y que implique un cambio en la propuesta / contrato, se proceder a llevar a cabo
nuevamente todas las actividades mencionadas en el Diagrama de Flujo a partir del diseo de la
propuesta. Una vez autorizada la cotizacin, cualquier cambio lleva consigo una recotizacin que se
enva nuevamente al cliente para su revisin y posterior autorizacin. Corresponde al Director
General, Director de Estudios Nacionales, Director de Operaciones y/o Ejecutivo de Cotizaciones
resolver la situacin que se presente.
Las modificaciones al contrato son manejadas de la siguiente manera:
El Director de Operaciones analiza los cambios pertinentes y los comunica al Ejecutivo de
Cotizaciones para que los lleve a cabo.
Se genera un registro anexo que documenta las revisiones y cambios que se realizaron en
la propuesta Formato de Aclaracin de Revisiones a las Propuestas Autorizadas
REG-COT-07.
Se procede a re-enviar nuevamente la propuesta al cliente ya con los cambios realizados.
FORMATOS:
Formato Solicitud de Propuesta: REG-COT-01
Formato de Cotizacin: REG-COT-02
Formato de Presupuesto Autorizado: REG-COT-03
Formato de Hoja de Autorizacin de Estudio: REG-COT-04
Formato de Listado de Estudios REG-COT-05
Formato de Aclaracin de Revisiones a las Propuestas Autorizadas: REG-COT-07
Formato de Evaluacin de Factibilidad de Propuesta Solicitada REG-COT-08
Formato de Rastreabilidad de Estudios Autorizados REG-COT-09



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7.5.3. En lo que respecta al IR debe ser impreso en cada cotizacin que el cliente solicita
(ESTO APLICA A COTIZACIONES ACEPTADAS Y NO ACEPTADAS), el nmero podr ser
impreso en computadora o manuscrita.

Este nmero se debe mantener en todas las etapas de elaboracin de los estudios desde la
Cotizacin, Etapa de campo, Proceso, Anlisis, Presentacin y Entrega del estudio terminado.

Con la finalidad de identificar en que etapa se encuentran los estudios, se establece el siguiente
criterio para codificar cada contrato (cotizacin), el cual no debe variar en caso de convertirse en una
cotizacin aceptada y por lo tanto un estudio por realizar.

Existen dos variantes:
1. Estudio cotizado NO autorizado
Se deben considerar los siguientes tres elementos:

A. Nmero de cotizacin: Se debe asignar en primer lugar un nmero que identifique a la
cotizacin entrante, el cual debe estar conformado por un campo de 6 dgitos. Este
nmero debe ser consecutivo de acuerdo a como se vayan solicitando las
cotizaciones. Ejemplo: 000034, 000035, 000036, etc.
B. Versin de la cotizacin: Inmediatamente despus del nmero de la cotizacin y sin
dejar espacio, se debe agregar la versin de la cotizacin, indicndola con una letra
v y un dgito, dependiendo del nmero de versin que se haya autorizado.
Ejemplo. 000034V3.
C. Clave del cliente: Despus de agregar el campo de la versin, se debe poner un guin
medio que debe ser seguido por 3 letras maysculas, que previamente han sido
definidas como clave del cliente Ejemplo. 000034V3-BNT.

2. Estudio cotizado Autorizado (conformada por 2 pasos).

Si la cotizacin de un Estudio fue autorizada, entonces se pasa a la segunda etapa:

A. Fecha: Despus de la clave del cliente se debe registrar una diagonal o slash, e
inmediatamente se le asigna un campo de cuatro dgitos correspondientes al mes y
ao de autorizacin del Estudio. Los dgitos correspondientes al mes y ao deben ser
separados por un guin medio. Ejemplo: 000034V3-BNT/09-00.
B. Nmero de Estudio: Siguiendo a la fecha de autorizacin, se debe anexar un guin
medio y el nmero de estudio aleatorio progresivo que le corresponde, el cual debe
estar conformado por cinco dgitos. Ejemplo. 000034V1-BNT/09-00-00212.

El numero IR debe ser impreso por el Ejecutivo de Cotizaciones. La impresin del cdigo I.R. puede
ser registrado en PC o manuscrita.

Este cdigo se registra principalmente para identificar y localizar en cualquier etapa un Estudio y para
los casos en que se identifique una no conformidad en cualquier etapa de desarrollo y entrega del
proyecto (7.5.3) Identificacin y trazabilidad.



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En el Formato Listado de Estudios REG-COT-05 se podrn visualizar los estudios autorizados y no
autorizados, sin embargo, para efectos de ISO 9001 2000 nos centraremos nicamente en los que
estn autorizados, los cuales llevarn el nmero de identificacin y trazabilidad completo (Nmero
ISO) I.R.

En el Formato de Rastreabilidad de Estudios Autorizados REG-COT-09 se especificar el status
de los proyectos, el cual pasa por diferentes etapas despus de la cotizacin: campo, proceso,
anlisis presentacin y entrega de resultados.

Rastreabilidad

El Estudio puede ser localizado fcilmente, debido a que se mantiene un registro de todas las
cotizaciones.

Para conocer en qu etapa de desarrollo se encuentran los Estudios que fueron autorizados se debe
seguir lo siguiente:

1. Consultar el Listado de estudios (REG-COT-05) para conocer slo en caso de estar
autorizado el estudio que cdigo tiene y poder rastrearlos.
2. Verificar con base al formato REG-COT-09 el status.

Nota: Solo se van a identificar los estudios autorizados.

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