Captulo 2 Entre muchas posibilidades de trabajo, MS Project nos permite: Planificar y programar tareas as como asignar recursos a dichas tareas de manera adecuada y sencilla. Realizar un control, organizacin y seguimiento, as como coordinar toda la informacin que conlleva los requisitos del proyecto, la duracin y los recursos asignados a las diferentes tareas. Visualizar el Plan de Proyecto en formatos estndar y con un diseo de diagramas muy apropiados y fciles de interpretar. Establecer escenarios dentro del proyecto para crear anlisis de hiptesis. Planteamientos del tipo "Que pasara si..." Intercambiar informacin de proyecto con todos sus participantes a travs de una red local, Internet o de una Intranet. Abrir Project En el men Inicio buscar el submen Microsoft Office y dentro de este ubicar el submen Microsoft Project 2007 Creacin de la carpeta de trabajo Abrir el explorador de Windows Seleccionar la carpeta mis documentos En el men archivo seleccionar Nuevo y luego Carpeta Digite el nombre Curso MSProject Puede suceder que al abrir Project nos solicite una cuenta de Project Server, si esto sucede, seleccione la cuenta Mi PC y luego haga click en trabajar sin conexin Tablas I n d i c a d o r
P a n e l
A c t i v o Entradas Grficos Escala temporal A s i s t e n t e s Campos Barras herramientas men Elemento Funcin Barras de herramientas y mens Proveen acceso rpido a las funciones Asistentes Contiene las funciones ms comunes. Sirve para guiarse a la hora de efectuar alguna tarea. A la entrada aparece la de nuevo proyecto de forma predeterminada Entradas Permite editar e incluir los datos de forma manual. Se activa cada vez que cambiamos el valor de un campo Indicador de panel activo Indica el nombre de los paneles o vista que se tiene activo en el proyecto actual. Tablas Despliegan la informacin especfica de las tareas o recursos. Se puede incluir en ellas los distintos campos que contiene una tarea o un recurso y mostrarlos de forma horizontal. Campos En la lnea oscura se muestran los encabezados de la tabla, en estos se detalla el nombre del campo que se est viendo. Pueden modificarse para ajustar la presentacin del proyecto. Grficos En esta rea se pueden desplegar los diagramas de Gantt o la informacin grfica de la asignacin de recursos. Escala de tiempo Marca el tiempo en que las tareas se ejecutan. Esta puede ser ajustada para mostrar los periodos de tiempo que mejor se ajusten al proyecto. Vistas: Las vistas son la forma en que Project presenta la informacin al usuario Tareas: Calendario: Vista semana a semana y da a da de las tareas del proyecto. Diagrama Gantt: Informacin de la tarea y ubicacin grfica en el tiempo. Diagrama Red: Informacin de las tareas organizada grficamente segn las relaciones. Uso de tareas: Para ver cuales recursos son utilizados por cada una de las tareas Recursos: Uso de recursos: Muestra los recursos y las tareas que los han solicitado Grfico de recursos: Visualizar el comportamiento de los recursos en el tiempo Hoja de recursos: Informacin resumen de cada recurso del proyecto Para mostrar una vista, seleccione del men Ver la vista que desea mostrar de las predefinidas. Tablas: Son una forma de organizar y predefinir la presentacin de los datos que se quieran modificar. Algunos ejemplos son: Tareas: Tabla de entrada: Inclusin de la informacin inicial de los proyectos Tabla de costo: Muestra la informacin detallada de los costos por actividad Tabla de resumen: Muestra los tiempos y los costos por actividad. Recursos Entrada: Inclusin de la informacin base de los recursos Costo: Muestra un resumen del costo programado y del seguimiento de cada recurso. Trabajo: Muestra un resumen de la cantidad de esfuerzo asignado a cada recurso en el proyecto. El uso de tablas es bastante til pues el usuario controla las columnas del proyecto que va a modificar. Para mostrar una tabla, seleccione la vista correspondiente y luego seleccione el men VERTabla y marque la que desea. Panel de asistentes: Muestra las tareas ms comunes para guiarse en la elaboracin de un proyecto. Cada paso del asistente le mostrar una ventana diferente en la parte izquierda de la pantalla. Estableciendo los valores iniciales Qu hacer? Cmo hacerlo? Mostrar el asistente En la barra de herramientas de guas seleccione en la seccin de tareas el asistente de nuevo proyecto Defina la fecha de inicio del proyecto En el asistente mostrado a la izquierda seleccione del calendario la fecha estimada de inicio. Tambin puede digitarla directamente en el formato reconocido por el sistema Salvar y continuar En la parte inferior derecha haga click en el botn de guardar y continuar la panel 2. Si se est utilizando la versin estndar haga click sobre el link Listo (Done en ingls) No usar colaboraci n WEB En el segundo panel, escoger la opcin de NO. Esta colaboracin se refiere al uso de proyectos en bases de datos a travs de Project Server. Qu hacer? Cmo hacerlo? Guardar e ir a paso 3 En la parte inferior seleccionar el link para continuar y guardar. El proyecto est listo para guardarlo Seleccione el botn de guardar en la barra de herramientas En el cuadro de dilogo seleccione la carpeta creada en Mis Documentos Curso MSProject Digite el nombre de su proyecto Haga click en guardar Definir propiedad es adicionale s En el men Archivo Seleccione Propiedades All le aparecer una ventana en la que puede digitar la informacin adicional de su proyecto: Paso 2 Paso 3 Con el asistente Qu hacer? Como hacerlo Crear el nuevo proyecto En el men Archivo Seleccione Nuevo MS Project crear un nuevo documento con las opciones predeterminadas. Asignar fecha de inicio. En el men Proyecto Seleccione "Informacin del Proyecto En la ventana, seleccione en el campo de Inicio del proyecto la fecha de comienzo y haga click en Aceptar. Guardar el proyecto Seleccione el botn de guardar en la barra de herramientas En el cuadro de dilogo seleccione la carpeta creada en Mis Documentos Curso MSProject Digite el nombre de su proyecto Haga click en guardar Modificar informacin adicional En el men Archivo Seleccione Propiedades All le aparecer una ventana en la que puede digitar la informacin adicional de su proyecto: En MS Project, un calendario es la base de la medicin exacta de los tiempos. Estndar: Este es el calendario que de forma predeterminada se utiliza para los clculos. Define una jornada tradicional de 8:00 a.m a 5:00 p.m. 24-Horas: Este calendario asume que en el proyecto se trabaja sin detenerse Jornada nocturna (night shift): este calendario est predefinido para jornadas que van desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. Calendario del proyecto: Este calendario definir el clculo de los tiempos de las actividades nuevas creadas en el proyecto. Calendario de recursos: Cada recurso de trabajo (personal, maquinaria, equipos) en Project puede tener una jornada de trabajo distinta a los otros recursos o distinta al proyecto. Calendario de tareas: Si en un proyecto existen trabajos especiales que requieren laborarse en jornadas distintas al resto del proyecto, se puede asignar un calendario especial a esa actividad. Qu hacer? Como hacerlo Ingresar a la ventana de edicin de calendario En el men Herramientas seleccione Cambiar calendario laboral En esta ventana tendr la vista mes a mes de los das laborados y no laborados segn la leyenda mostrada a la izquierda y los horarios mostrados a la derecha. Para pasar de un mes a otro se utiliza la barra vertical que aparece a la derecha del calendario Seleccionar el calendario a editar En la caja de seleccin marcada como Para Calendario: despliegue la lista de calendarios y escoja el que desea modificar. Note que el calendario activo para el proyecto aparece indicado. Qu hacer? Como hacerlo Definir la semana laboral Marcar la cejilla de Semana laboral y luego hacer click en detalles Dentro de la semana de detalles procede de esta forma: Seleccione uno o varios das a la vez de la lista (para varios presione SHIFT mientras hace click) Para esos das indique el horario de trabajo segn sea: o Jornada predeterminada: Utiliza la que se defina para el proyecto. o No laboral: Ese da no se trabaja. o Turnos especiales: En este se indica varios turnos de trabajo. En cada fila de la caja mostrada en la parte inferior, se digitan las horas de entrada y salida de cada turno. Se hace click en Aceptar Qu hacer? Como hacerlo Definir las excepciones Una excepcin es aquellos das particulares que se presentan con cierta regularidad y que funcionan distinto a la semana laboral, a saber, vacaciones, das feriados o salidas regulares en horarios distintos. Para crear una excepcin, vaya a la cejilla de excepciones Marque en la vista del calendario el primer da que se presentar la excepcin. P.e. 1 enero En la tabla, en una fila vaca, digite un nombre para esa excepcin. Digite en el campo de fin la fecha en que la excepcin dejar de tener lugar. Cuando est creada haga click en Detalles. Qu hacer? Como hacerlo Definir las excepciones Marque si es da laboral o si tiene turnos de trabajo distintos. Indique los turnos de trabajo si corresponde Indique la periodicidad de la repeticin: o Diario: Indique la cantidad de das que dura antes de volverse a repetir. o Semanal: Indique cada cuantas semanas se repite la excepcin y cuales das. o Mensual: Si es un da especfico de cada mes, seleccione la primera opcin. Si es algn da especfico de la semana en el mes, seleccione la segunda opcin. Para ambas opciones indique cada cuantos meses se repite la repeticin. o Anual: Si es un da especfico, indique la primera opcin y digite el da y el mes que se repite. Si es un da especfico de la semana en un mes especfico, marque la segunda opcin y seleccione el nmero de da, el da de la semana y el mes en que se presenta. Cuando MSProject realiza los clculos, cambia todas las duraciones internamente a horas. Esto lo hace a travs de Seleccionar del men HerramientasOpciones Marcar la cejilla de Calendario Indicar en la pantalla la hora predeterminada de entrada y la de salida en el formato reconocido por el sistema. En el campo de Jornada Laboral indique la Cantidad de Horas efectivas por da. En el campo Semana Laboral indique la cantidad de Horas efectivas por Semana. En el campo Das por mes indique la cantidad de Das Laborables por Mes. Qu hacer? Cmo hacerlo Abrir las opciones del proyecto En el men ProyectoSeleccionar Informacin del Proyecto Marcar el calendario En la caja desplegable de Calendario, seleccione el que desea utilizar para el proyecto. Luego presione Aceptar. Para crear un calendario nuevo, en la ventana del editor de calendarios haga click en el botn Crear calendario. Luego seleccione el calendario que utilizar como origen y haga click en aceptar. Ahora seleccione el calendario creado y comience a hacer los cambios. Qu hacer? Cmo hacerlo Abrir el asistente que corresponde En la barra de herramientas de asistentes marque Tareasdefinir periodo laborales generales Seleccione el calendario del proyecto En el cuadro desplegable, seleccione el calendario que va a utilizar como Calendario de Proyecto Marque el Link Guardar e ir a paso 2 Seleccionar los das laborales Marque cada una de las casillas de los das que se laborarn en el calendario seleccionado para el proyecto. Modificar las horas predeterminadas A la derecha de la pantalla aparecer un calendario de una semana laboral con las jornadas laborales marcadas. Si se desea cambiarlo, hay que hacer click sobre la opcin de Ajustar las horas laborales En el asistente aparecern las casillas para modificar las horas por da. Seleccione cada da de la semana e indique en las casillas inferiores las horas de inicio y fin de cada turno. Si requiere campos adicionales, active el Link de Especificar turnos adicionales Marque el Link Guardar e ir a paso 3 Qu hacer? Cmo hacerlo Cambiar otros das laborales El asistente presenta en este paso una opcin para modificar el calendario laboral, la cual nos llevar a la pantalla vista en los puntos anteriores. Definir la jornada laboral. Luego de definir los das laborales, el asistente solicita las equivalencias vistas en la seccin anterior. Horas por da hbil Horas por semana hbil Das hbiles por mes Crear calendarios adicionales Si se desea, el asistente le permitir crear calendarios adicionales mediante un sub-asistente. Para activarlo marque el Link de crear nuevo calendario Seleccione la opcin Crear un calendario nuevo y siga al paso 2 Cree el calendario Digite un nombre para el calendario Establezca el calendario fuente Seleccione las horas laborales tal como se indic previamente. Cambie de ser necesario los das feriados con la ventana de edicin de calendarios El asistente le solicitar si desea crear nuevos calendarios. Aplicar los conocimientos adquiridos en los pasos anteriores Se tiene el siguiente proyecto: Fecha de Inicio: 25 mayo 2007 Objetivo: Elaboracin de un mtodo Administrador: Jorge Varios Doble Jornada Bisemanal: Semana 1: M-V, 7:00 17:00; S:7:00 15:00 Semana 2: L-J, 7:00 17:00; V:7:00 15:00 Feriados segn legislacin costarricense Se pide crear el nuevo proyecto en MS Project y definir los calendarios. Guarde el archivo como Calendario Bisemanal.mppx Crear el archivo y los calendarios del proyecto escogido al inicio. Con los datos propuestos inicialmente para su propio proyecto, cree el archivo de datos de Project. Defina los calendarios de los recursos y de las tareas. Asigne el calendario del proyecto Guarde el documento. Qu hacer? Como hacerlo Ir a la vista del diagrama de Gantt Seleccionar del Men VERDiagrama de Gantt Seleccionar la tabla de entrada En el men Verseleccionar TablaEntrada Digitar las tareas En la nueva tabla, bajo el campo de Tarea se va a digitar el nombre de cada tarea tal como en Excel. Asignar las duraciones Una vez introducida la lista de tareas del proyecto, procedemos a digitar las duraciones. De forma predeterminada, Project asigna una duracin de un da. En el campo duracin seleccione una celda correspondiente a una tarea Digite la duracin efectiva de la tarea de la siguiente forma: Das: Digite un nmero seguido de d Horas: Digite un nmero seguido de h Meses: Digite un nmero seguido de ms Minutos: Digite un nmero seguido de min Al digitar las duraciones, los datos del campo de duracin cambian de tener un signo de interrogacin (?) a tener un dato fijo. Este cambio significa que la duracin ya no es estimada, sino cierta. Crear Hitos Para marcar una tarea como un hito, debemos indicar una duracin de cero. Cuando se modifique el hito el indicador grfico cambia. Tarea Procedimiento Editar el texto Seleccione una celda Haga click en la barra de Entradas Digite el texto Presione Enter o la marca de Aceptar Mover una tarea Seleccionar la fila completa marcando el campo de ID Despliegue el men con el botn derecho del mouse Seleccione Cortar Tarea Posicinese sobre la ID de la tarea donde quiere que aparezca la tarea cortada Despliegue el men con el botn derecho del mouse Seleccione Pegar Copiar una tarea completa Marque el ID de la tarea Seleccione del men de botn derecho el comando copiar Seleccione la fila dnde desea que la tarea aparezca Con el men del botn derecho del mouse seleccione Pegar Modificar el ancho de una columna Marcar con el mouse la divisin entre columnas Arrastrar el mouse hacia la izquierda o derecha mientras se mantiene presionado el botn izquierdo Modificar el alto de una fila Marcar con el mouse la divisin entre filas Arrastrar hacia arriba o abajo el mouse mientras se presiona el botn izquierdo. Insertar tareas nuevas Seleccione la tarea que seguira a la nueva tarea Presione la tecla Insert Borrar una tarea Marque el ID de la tarea Presione la tecla Delete Deshacer Seleccionar del men Edicin el comando Deshacer. Solamente se puede deshacer o rehacer una accin. Qu hacer? Cmo hacerlo Ir a las opciones de visualizacin Seleccionar del Men HerramientasOpciones Seleccionar la cejilla de Vista Marcar la casilla de Mostrar tarea de Resumen Presione Aceptar Crear el listado de tareas para el ejemplo de elaboracin del mtodo La EDT del proyecto de elaboracin del mtodo es esta, se pide: Abrir el archivo Calendario Bisemanal.mpp digitar las tareas de ltimo nivel de esta EDT Guardar el documento como Elaboracin de mtodo para contratacin.mpp Mostrar la tarea resumen del proyecto Elaboracin de mtodo para contratacin Recopilacin de informacin Adaptacin a proceso actual Redaccin inicial del documento Redaccin de documento final Documento finalizado Revisin de informacin en la compaa Estudio de procedimiento actual Elaboracin de borrador de mtodo Estudio de comentarios Impresin y empaste de copias Revisin de normas existentes Estudio de mejoras propuestas Elaboracin de presentacin Modificacin al borrador Elaboracin de presentacin Revisin de normativas internacionales Concenso con el grupo de trabajo Reunin para exponer metodologa Impresin del documento final Final del proyecto Estudio de la informacin Periodo de comentarios Iniciar con las tareas en MS Project en el proyecto predefinido Crear el listado de tareas del proyecto seleccionado por usted Mostrar la tarea de resumen del proyecto Guardar el archivo Qu hacer? Como hacerlo Entrar a la vista del diagrama de Gantt. En el men verseleccionar Diagrama de Gantt. Insertar la tarea recursiva Posesionarse en la celda dnde desea agregar la tarea En el men insertarelija tarea repetitiva En la caja de dialogo indicar un nombre para la tarea En la duracin marcar el tiempo que dura cada actividad cada vez que se ejecute. Escoja el patrn de repeticin, segn sea diariamente, semanal, mensual o anual. Indique para el periodo seleccionado la frecuencia, la fecha de repeticin peridica los das de la repeticin segn lo solicite el programa. En el intervalo de repeticin indique la fecha de inicio del ciclo de repeticiones. Escoja si la tarea se ejecutar una cantidad fija de ocasiones o terminar en una fecha especfica. Para esto utilice los campos de Terminar despus de Terminar el:. Si la tarea se ejecuta con algn calendario distinto al predeterminado, se puede escoger en el campo de Calendario Qu hacer? Como hacerlo Modificar tareas repetitivas Para editar una tarea repetitiva, seleccione la tarea madre. Con el botn derecho del mouse abra el men Del men mostrado seleccione Informacin de la tarea repetitiva Este procedimiento mostrar la informacin de la actividad. Editar una de las tareas peridicas Para editar una de las tareas agregadas como parte del ciclo de actividades, solamente hay que hacer doble click sobre el nombre de la tarea. Esto abrir el dilogo de informacin general de la tarea. Para mostrar la informacin detallada de una actividad, simplemente se posesiona sobre la tarea deseada y se hace doble click sobre esa tarea. Esto activar el siguiente dilogo: Cmo crear una tarea Recursiva Cree un archivo nuevo: En la primer tarea inserte la siguiente actividad: Nombre: Elaboracin de Reportes Periodicidad: Semanal Da: Viernes Duracin: 3 meses Calendario: Estndar Duracin de cada reporte: 2 horas. Guarde el archivo como Recursiva_Reportes.mpp Qu hacer? Cmo hacerlo Insertar una tarea del nivel de la EDT Seleccione la tarea que quedar inmediatamente despus del nivel de la EDT Presione la Tecla Insert. Digite el nombre del entregable de la EDT Marcar las tareas hijas Seleccione la primer tarea por debajo del nivel de la EDT. Presione la tecla Shift y marque a la vez la ltima tarea que forma el detalle del nivel de la EDT. Establecer las tareas como hijas del nivel del EDT En la barra de herramientas seleccione el botn de incrementar nivel. Qu hacer? Cmo hacerlo Volver a restaurar un nivel Para que las tareas dejen de formar parte de un nivel especfico, hay que marcarlas y presionar el botn de Disminuir nivel Mover un nivel completo Para mover un nivel completo de la EDT bajo un nivel superior se siguen estos pasos: Insertar la tarea del nivel superior: Seleccionar la tarea que representa el nivel siguiente. Presionar el botn de incrementar el nivel: Generar la EDT del proyecto ejemplo Abrir el archivo Tareas y EDT.mpp Generar la EDT del proyecto sobre las tareas ya montadas. Guardar el archivo. Crear la EDT d ela archivo seleccionado por el estudiante como proyecto propio Para el proyecto propio que se eligi, generar la EDT correspondiente y guardar el archivo.