Manual de procedimentos para entrega de formulrios desmaterializados

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Manual de procedimentos para a entrega de formulrios desmaterializados

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ndice
1. 2. Introduo ........................................................................................................... 1 Processo de desmaterializao .......................................................................... 2 2.1 2.2 3. Consideraes gerais .................................................................................. 2 Regras da desmaterializao ...................................................................... 4

Entrega de formulrios desmaterializados .......................................................... 5 3.1 3.2 Requisitos .................................................................................................... 5 Processo de entrega de formulrios ........................................................... 6

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1.

Introduo

O Instituto de Financiamento da Agricultura e Pescas, I.P. (IFAP), enquanto organismo responsvel pelos processos de candidatura ao regime de ajudas previstas na Poltica Agrcola Comum (PAC) e pelas Tecnologias de Informao e Comunicao (TIC) do Ministrio da Agricultura do Desenvolvimento Rural e das Pescas (MADRP), decidiu implementar um novo modelo de gesto e controlo das referidas ajudas no mbito do projecto iDIGITAL Acesso on-line dos Beneficirios. Esta iniciativa do IFAP visa criar, via internet, mecanismos de acesso dos agricultores aos processos de candidatura, com simplificao de procedimentos e acompanhamento on-line. Desta forma, e de acordo com os princpios orientadores da nova sociedade de informao aplicados Administrao Pblica, o IFAP tem vindo a disponibilizar aos interessados informao de forma automtica e desburocratizada, bem como formulrios em suporte digital, permitindo uma interaco entre a administrao e os beneficirios via on-line em plataforma internet.

Um dos objectivos estratgicos do iDIGITAL passa tambm por implementar a desmaterializao no s do processo de candidatura ao regime de ajudas da PAC, mas tambm da entrega de outros formulrios inerentes ao novo modelo de gesto de ajudas e incentivos em vigor. Os avanos das tecnologias de informao e os novos tipos de aplicaes permitem que os antigos circuitos do papel se faam hoje atravs de processos informatizados e desmaterializados. Tendo em conta que os formulrios em suporte papel entregues pelos beneficirios junto dos servios do IFAP funcionam simultaneamente como registo e prova de factos e acontecimentos, a sua total substituio por suportes electrnicos obriga a garantir essas duas funcionalidades, imprescindveis para assegurar nveis satisfatrios de confiana dos beneficirios nos servios on-line disponibilizados pelo IFAP.

O presente manual descreve os procedimentos associados ao processo de entrega de formulrios de forma desmaterializada, atravs da rea Reservada do Portal IFAP. Os procedimentos aqui apresentados aplicam-se a todos os formulrios disponveis no iDIGITAL passveis de serem entregues de forma desmaterializada.

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2.

Processo de desmaterializao

2.1

Consideraes gerais O que a entrega de formulrios desmaterializados?

A entrega de formulrios desmaterializados (Fig. 1), consiste na possibilidade de serem entregues no IFAP formulrios (por exemplo: formulrios de candidatura ao Pedido nico, formulrio de Identificao de Beneficirio,etc.) em formato digital, sem necessidade do envio de suporte de papel, de acordo com as condies legais e tecnicamente admissveis. Tal como na entrega materializada de formulrios, este novo procedimento assegura a autenticidade do documento e permite a realizao das necessrias validaes e consultas por parte dos servios do IFAP.
Processo materializado
Preenchimento do formulrio Impresso do formulrio Confirmao e assinatura do formulrio Envio do formulrio para os servios centrais do IFAP

Processo desmaterializado
Preenchimento, assinatura e envio do formulrio para o IFAP

Fig 1. Comparao entre processo materializado e desmaterializado de entrega de formulrios.

O porqu da desmaterializao? Recepo de um grande volume de informao com elevados custos de processamento e arquivo. Necessidade de aumento da produtividade nas tarefas de obteno e pesquisa de informao.
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Necessidade de rastreabilidade e controlo da circulao de informao. Automatizao dos processos de anlise e validao potenciada pela desmaterializao dos formulrios. Necessidade de reduo de informao redundante processada no IFAP.

Quais as vantagens da desmaterializao? Elimina a necessidade de entrega duplicada de documentos comprovativos. Melhora a troca de informao e promove a partilha de informao. Reduz as deficincias de instruo dos processos administrativos e os riscos de perda de informao. Possibilita o acompanhamento "on-line" pelos interessados, dos respectivos processos. Permite a disponibilidade imediata da informao, potenciando a optimizao dos processos administrativos. Desta forma, ser possvel reduzir o tempo de resposta s solicitaes externas dos beneficirios. Reduz o volume de papel armazenado. Potencia a segurana no acesso aos documentos. Permite assegurar o cumprimento de prazos.

Como assegurada a autenticidade dos formulrios?

Para ser possvel prescindir da recepo dos formulrios em papel assinados pelo agricultor, o IFAP desenvolveu uma funcionalidade que permite assinar os formulrios digitalmente atravs do Carto de Cidado. A opo do IFAP pela utilizao do Carto de Cidado justifica-se pelo seguinte: O carto serve como documento oficial de identificao com valor legal em territrio nacional. Permite aceder a servios desmaterializados na Internet utilizando a autenticao electrnica e possibilitando a assinatura digital de documentos; Integra um mecanismo de gerao de assinaturas electrnicas qualificadas que comporta o mesmo valor da assinatura manuscrita. Reduz a possibilidade de fraude por apropriao indevida de identidade. Aumenta a confiana e a segurana do cidado nas relaes com a administrao pblica e as entidades privadas.

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2.2 i.

Regras da desmaterializao A entrega desmaterializada de formulrios poder ser feita em qualquer um dos postos de recolha das Entidades a quem o IFAP delega essa funo (Balco fsico) ou atravs de um qualquer computador ligado internet (Balco virtual).

ii. A entrega desmaterializada de formulrios feita nos postos de recolha referidos no ponto anterior (Balco fsico) feita pelos agentes dessas Entidades, sendo que no final do processo o agricultor apresenta o Carto de Cidado para proceder assinatura digital do formulrio.

iii. A entrega desmaterializada num qualquer computador ligado internet

(Balco Virtual) pressupe que todo o processo de preenchimento e entrega do formulrio feito pelo prprio agricultor sendo que no final do processo o agricultor utiliza o Carto de Cidado para proceder assinatura digital do formulrio.

iv. Na entrega de formulrios desmaterializados, quando necessrio, devem ser

apresentados os documentos comprovativos semelhana do formulrio materializado (em suporte papel), nestes casos devem ser digitalizados os documentos a anexar ao formulrio.

v. A entrega de formulrios desmaterializada ter de ocorrer dentro do perodo

de recolha estabelecido para cada formulrio. Por exemplo, no caso do Pedido nico o formulrio de candidatura desmaterializado dever entrar no sistema do IFAP antes do fim do prazo regulamentar.

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3.

Entrega de formulrios desmaterializados

3.1

Requisitos

Para entrega de formulrios desmaterializados obrigatrio: Ser utilizador do Portal IFAP com acesso rea reservada. No caso de ser beneficirio dever fazer o Registo de Utilizador na rea pblica do Portal IFAP (www.ifap.min-agricultura.pt), atravs da opo assinalada na Fig. 2. O manual do Registo do Utilizador est acessvel atravs da opo [?] (Fig. 2).

Fig 2. Opo Registo Utilizador do Portal IFAP.

O agricultor tem que ser detentor do Carto de Cidado (Fig. 3).

Fig 3. Exemplar do Carto de Cidado.

Ter instalado no computador a verso mais actualizada da aplicao Adobe Acrobat Reader verso 9.

Para a utilizao do Carto de Cidado necessrio:

Um leitor de cartes GmPC Twin (Fig. 4) cujo manual de instalao se encontra disponvel no link
http://www.cartaodecidadao.pt/index.php?option=com_content&task=category&sectio nid=14&id=24&Itemid=99&lang=pt

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Fig 4. Exemplo de um leitor de cartes.

Instalar a aplicao do Carto de Cidado disponvel para download gratuito no link

http://www.cartaodecidadao.pt/index.php?option=com_content&task=view&id=102&It emid=44&lang=pt

Neste mesmo link est disponvel o respectivo Manual de Utilizao do Software.

3.2

Processo de entrega de formulrios Na Fig. 5 apresenta-se o fluxograma do processo de entrega de formulrios desmaterializados no Portal IFAP. Na descrio do referido processo considerase utilizador tanto o agente credenciado responsvel pelo preenchimento do formulrio num balco fsico, como o prprio agricultor / beneficirio que entrega o formulrio atravs do seu computador (balco virtual).
Utilizador anexa ficheiros com Utilizador preenche o formulrio documentos comprovativos digitalizados (quando necessrio)

Utilizador cria/substitui formulrio

Utilizador assina digitalmente o formulrio

Utilizador visualiza o PDF gerado

Utilizador valida e submete formulrio

Utilizador grava o formulrio assinado no seu computador

Utilizador entrega o formulrio assinado

Sistema emite comprovativo de entrega do formulrio

Fim do processo

Fig 5. Fluxograma do processo de entrega de formulrios desmaterializados.

Utilizador cria/substitui documento Uma vez autenticado na rea reservada do Portal IFAP o utilizador pode criar e/ou substituir o formulrio que deseja entregar aos servios do IFAP.
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Utilizador preenche o formulrio O utilizador preenche o formulrio de acordo com as regras especficas para cada formulrio divulgadas nos manuais disponveis no Portal IFAP.

Utilizador anexa ficheiros com documentos comprovativos digitalizados Caso seja necessrio o utilizador poder anexar ao formulrio documentos comprovativos digitalizados atravs da opo Anexar documentos

comprovativos / Entregar formulrio assinado (Fig. 6), que permite fazer a transferncia (upload) do respectivo ficheiro (Fig. 7). Este ficheiro poder ser um documento em formato digital ou o resultante da digitalizao de um documento fsico.

Fig 6. Opo disponvel para anexar comprovativos digitais.

Fig 7. Funcionalidade para anexar comprovativos digitais ao formulrio.

A opo Procurar ou Browse (Fig. 7) permite ao utilizador pesquisar e seleccionar no seu computador o ficheiro que pretende anexar ao formulrio. No campo Descrio, de preenchimento obrigatrio, o utilizador dever introduzir o
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descritivo do documento comprovativo pretende anexar (por exemplo: comprovativo de NIB, cpia do Carto de Cidado, cpia da Certido do Registo Comercial). Uma vez seleccionado o ficheiro e preenchido o campo Descrio o utilizador dever seleccionar a opo Entregar (Upload) de modo a anexar o documento comprovativo ao formulrio. O utilizador pode anexar tantos documentos quantos os especificados nas regras de preenchimento de cada formulrio. No separador Anexos so listados todos os comprovativos anexos ao formulrio, sendo possvel eliminar selectivamente cada documento atravs da opo (X).

Utilizador valida e submete o documento Depois de preenchido o formulrio o utilizador procede validao e submisso do mesmo atravs das opes Validar e Submeter, passando o formulrio para o estado Submetido. Esta operao desencadeia automaticamente a gerao de um ficheiro em formato PDF (Portable Document Format) contendo o formulrio preenchido e os respectivos documentos anexos transferidos.

Utilizador visualiza o PDF gerado O utilizador pode visualizar o PDF gerado atravs da opo Imprimir/Assinar (Fig. 8), a qual abre uma janela da aplicao Adobe Acrobat Reader onde apresentado o formulrio devidamente preenchido. Atravs da opo Visualizar anexos de arquivo o utilizador pode consultar a

lista dos ficheiros que anexou ao formulrio (Fig. 9). Para visualizar o contedo destes ficheiros necessrio fazer duplo clique no nome do documento.

Fig 8. Funcionalidade para Imprimir/Assinar o formulrio preenchido.

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Formulrio preenchido

Lista dos documentos comprovativos

Fig 9. Janela da aplicao Adobe Acrobat Reader para visualizao dos documentos gerados.

Utilizador assina digitalmente o documento A assinatura digital do formulrio deve ser feita na janela do Adobe Acrobat Reader, apresentada no ponto anterior, utilizando o Carto de Cidado. Na folha das assinaturas do formulrio o n de quadrados para assinar equivalente ao n de assinaturas indicado no quadro dos gerentes/administradores e/ou no quadro dos representantes do IB. Se nenhum destes quadros estiver preenchido s ser disponibilizado um quadrado para o beneficirio assinar. Na Fig. 10 apresentado um exemplo de um PDF correspondente a um formulrio onde utilizador ter indicado, no quadro Procurador/Representante Legal, 2

representantes que obrigam o beneficirio junto do IFAP.

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Fig 10. Documento gerado com 2 reas reservadas para assinatura.

Para assinar o documento o utilizador dever proceder do seguinte modo: Inserir o Carto de Cidado no leitor de cartes. Seleccionar a opo Assinar documento do menu Assinar ou clicar no quadrado da assinatura, conforme indicado na Fig. 11.

Fig 11. Opes do Adobe Acrobat Reader para assinar digitalmente.

Na janela Assinar documento (Fig. 12), seleccionar no campo ID Digital o valor Chave de Assinatura e clicar na opo Assinar.

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Fig 12. Janela Assinar documento.

Inserir o cdigo PIN da Assinatura Digital no leitor de cartes (Fig.4) e confirmar na respectiva tecla verde (Enter).

A aplicao Adobe Acrobat Reader tambm disponibiliza opes que permitem Imprimir e Guardar o documento.

Utilizador guarda o formulrio assinado no seu computador Uma vez assinado digitalmente (Fig. 13), o formulrio deve ser arquivado no computador do utilizador atravs da opo gravar (assinalada na Fig. 13) da janela do Adobe Acrobat Reader. De modo a facilitar a identificao do documento sugere-se que, no momento da gravao, o utilizador atribua ao ficheiro um nome com a seguinte estrutura:

[NIFAP]_[Tipo de documento]_[n de documento]_[verso].pdf

Exemplo: 7053141_Identificao do Beneficirio_228002_21.pdf

O documento PDF gerado pelo sistema certificado pelo IFAP, pelo que qualquer alterao do seu contedo aps a sua emisso invalida o certificado do IFAP, tornando o formulrio no conforme. Desta forma, o sistema garante que o contedo do formulrio no possa ser alterado fora do sistema.

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Fig 13. Documento assinado digitalmente.

Utilizador entrega o formulrio assinado O processo de entrega de um formulrio oficializado aps a transferncia (upload) para o sistema do documento assinado digitalmente pelo beneficirio, atravs da funcionalidade Entregar Documento Assinado (Fig. 14) disponvel no separador Doc. Assinado. Para aceder a esta ferramenta o utilizador dever seleccionar a opo Anexar documentos comprovativos / Entregar formulrio assinado.

Fig 14. Funcionalidade para entrega (upload) do documento assinado. DCO/UIPA 12 de 16

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A opo Procurar ou Browse (Fig. 14) permite ao utilizador pesquisar e seleccionar no seu computador o formulrio que pretende entregar. A entrega do documento assinado efectivada aps seleco da opo Entregar ( ou Upload).

No momento da transferncia o sistema realiza as seguintes verificaes: Valida as assinaturas digitais com base na informao que consta no iB (formulrio de Identificao do Beneficirio). Significa isto que no caso de uma candidatura ao Pedido nico apresentada por uma sociedade, o sistema verifica se as assinaturas digitais constantes na candidatura pertencem aos gerentes e/ou representantes legais indicados no formulrio iB. Valida o certificado do Carto de Cidado assegurando a autenticidade da assinatura digital. Verifica a validade do certificado do IFAP garantindo que o formulrio assinado, que est a ser entregue, idntico ao que foi apresentado ao utilizador pelo sistema.

Caso uma desta validaes falhe, o utilizador ser notificado da no conformidade do documento transferido para que possa proceder transferncia de um documento vlido.

Sistema envia comprovativo confirmando boa recepo do formulrio Aps verificao da validade da assinatura digital e da integridade do documento o sistema envia uma mensagem de correio electrnico para o endereo do beneficirio registado no Portal IFAP informando-o da boa recepo do formulrio, no caso da entrega se formalizar via Balco Virtual. Caso a entrega do formulrio se processe num Balco Fsico o sistema disponibiliza a funcionalidade Imprimir Comprovativo no separador Doc. Assinado (Fig. 15). Esta opo permite emitir um documento comprovativo de entrega de formulrio electrnico (Fig. 16), o qual dever ser impresso e entregue ao Beneficirio depois de assinado pelo tcnico da Entidade.

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Fig 15. Funcionalidade para imprimir comprovativo de entrega do formulrio.

Fig 16. Exemplo de um comprovativo de entrega de um formulrio electrnico.

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