Cmo identificar y documentar lecciones aprendidas?

Vicepresidencia de Sectores y Conocimiento, Departamento de Conocimiento y Aprendizaje (KNL)

Reflexin previa
En su proyecto (s) FOMIN, han identificado y documentado lecciones aprendidas? Como? Han aplicado/usado estas lecciones aprendidas en otros proyectos? Las han compartido con otras organizaciones?

Condiciones que afectan el aprendizaje a partir de la implementacin de proyectos

No saber por qu hacerlo No tener tiempo suficiente No tener incentivos No saber cmo hacerlo (no conocen los mtodos) Etc

Qu es la gestin de conocimiento?
Datos Nmeros, palabras, imgenes Informacin Datos procesados con significado Conocimiento Informacin con valor agregado, accionable Aprendizaje Conocimiento, habilidad, destreza adquiridos
Fuente: Dr. Garrity (2002)

Es facilitar condiciones en la organizacin para la creacin, intercambio y uso de conocimiento (interno y externo) No es una actividad adicional al trabajo, es una forma de trabajar efectiva

La gestin del conocimiento y la organizacin

Tres pblicos prioritarios en la organizacin: Quines toman las decisiones Quines ejecutan las decisiones Los socios y clientes Quines toman las decisiones: Lo que la organizacin puede hacer Lo que la organizacin debe hacer Vnculo estratgico: Lo que la organizacin puede hacer depende de lo que la organizacin conoce/sabe

Cmo gestionar el conocimiento?

Personalizacin
Promover contactos entre personas que poseen el conocimiento Ej: Comunidades de prctica, grupos de innovacin, after action reviews.

Codificacin
Capturar y documentar conocimiento tcito y hacerlo disponible a otros Ej: Bases de datos, pginas de Internet y lecciones aprendidas.

Lecciones aprendidas
Las Lecciones Aprendidas pueden definirse como el conocimiento o entendimiento ganado por medio del anlisis y la reflexin sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de ellos.
Surgen de un proceso sistemtico de anlisis y reflexin colectiva con participacin de los involucrados Pueden ser positivas o negativas Deben ser tiles y pertinentes Requieren de mecanismos de diseminacin Son un primer paso para la identificacin de buenas prcticas

Por qu identificar Lecciones Aprendidas?

Identificar factores de xito (eficacia, eficiencia, sostenibilidad) Identificar deficiencias Resolver problemas a travs de nuevos cursos de accin (innovacin) Mejorar la toma de decisiones futura Definir modelos para otras intervenciones (replicabilidad)

Tipos de Lecciones Aprendidas

Vinculadas a los productos y servicios a clientes
programas, proyectos, procesos, mtodos y tcnicas

Vinculadas a iniciativas organizacionales

Capacitacin de personal, procedimientos operacionales, normas de contratacin

Lecciones Aprendidas y el ciclo del proyecto

DISEO IMPLEMENTACIN EVALUACIN

Cmo identificar Lecciones Aprendidas

Son el resultado de un proceso de anlisis y reflexin: sistemtico colectivo validadas con expertos y otras experiencias

Antes de documentar lecciones aprendidas

Cul es la leccin aprendida que se quiere documentar A quin se quiere transmitir y con qu propsito Qu evidencias la sustentan De qu forma esta leccin aprendida complementa y/o refuta el conocimiento existente Bajo qu contexto especfico esta leccin aprendida es pertinente

Contenidos Notas de Lecciones Aprendidas

Contexto Resultados alcanzados Recursos invertidos Lecciones identificadas y factores crticos Referencias

Diseminacin y aplicacin de lecciones aprendidas

Cmo compartir lecciones aprendidas: Comunidades de prctica, redes temticas Publicaciones Talleres, seminarios, videoconferencias Ferias de conocimiento Banco de lecciones aprendidas

Uso de lecciones aprendidas: Diseno de proyectos Monitoreo y evaluacion Planeacin y toma de decisiones

Metodologas propuestas:
Estudios de Caso Observatorios de experiencias After Action Review (Reflexin despus de la Accin)

Qu es un After Action Review (AAR)?

Discusin estructurada donde se analiza una experiencia o actividad en funcin de sus objetivos, expectativas y resultados logrados

Qu sucedi?, por qu sucedi?, y cmo puede mejorarse?

Incluye a los responsables de la experiencia o actividad analizada Es flexible, rpida e informal Identifica recomendaciones especficas para la accin o SARs NO ES una evaluacin de la experiencia o una sesin de crtica o de recoleccin de quejas

Qu se necesita para realizar un AAR?

Roles:
Facilitador Documentador Participantes: Poseedores del conocimiento

Recursos:
Saln de reunin Papelgrafo Index cards Marcadores de colores Grabadora digital Computador

Otras condiciones:
Tiempo para la reflexin Participacin voluntaria y continua Dilogo horizontal Experiencia compartida Visin comn sobre necesidad de mejora

Antes de realizar un after action review

Identificar claramente el TEMA y el PROPSITO de la reflexin Proveer un marco de tiempo Invitar a participantes: Grupo representativo con riqueza de perspectivas No olvidar a los clientes y socios Definir roles Preparar logstica

Durante el after action review

Qu se esperaba que sucediera? Breve descripcin del plan (lo propuesto) Qu sucedi en realidad? Identificar hitos o momentos crticos (pre-durante-post) Construir lnea de tiempo Qu podemos aprender y mejorar? (SARs) Anlisis de momentos criticos:
Qu funcion bien y por qu? Qu no funcion bien y por qu? Qu podra mejorarse y cmo?

nfasis en entender causas e identificar soluciones potenciales y especficas de mejora

Despus del after action review

Reportar AAR y recomendaciones especficas para la accin (SARs) identificadas:
SAR: Es necesario ms tiempo para entender el paquete informtico Mejor SAR: Adquirir la documentacin de apoyo una vez que el paquete informtico ha sido seleccionado

Validar reporte con participantes Diseminar reporte Hacer seguimiento a implementacin de SARs Usar reporte de AAR en planeacin (insumo)

Ejercicio prctico
Objetivo: Conocer el mtodo de After Action Review

Tema: Sostenibilidad financiera de proyectos FOMIN Capacidad de cobertura de los costos directos de los servicios brindados por el proyecto una vez que ha finalizado la asistencia tcnica y financiera del FOMIN
Adaptado de Marco conceptual, lecciones operativas para la sostenibilidad en los proyectos FOMIN, S. Soler (2008). Enfocado en UNA dimensin de sostenibilidad

Conclusiones
Aspectos positivos / fortalezas del mtodo? Aspectos negativos / debilidades? Potenciales usos para identificar lecciones aprendidas en:
Proyectos? Organizaciones?

Formulario de evaluacin (Survey Monkey)