RESUMEN EJECUTIVO

INFORME DE ELABORACIN CORRESPONDENCIA

USO

DE

LOS

FORMATOS

DE

Se hace con el fin de llevar todos los registros de la correspondencia y a toda las solicitudes se les de el respectivo trmite necesario, en el tiempo establecido dependiendo el tipo de tramite o correspondencia.
RESPONSABLE DEL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Nota El responsable (Lder o funcionario encargado), genera el documento, el Asesor Del Proceso lo codifica de acuerdo al Instructivo de Codificacin y los 5 ltimos Das del mes, enva al Asistente Tcnico de Archivo, encargado del Proceso de Gestin Documental, va electrnica los cambios presentados para que actualice El Listado Maestro consolidado en la corporacin da de la niez

Una vez aprobado el documento, si es necesario tomar copias del mismo, se Realiza el proceso de fotocopiado y se sella como Copia Controlada, sello que es Responsabilidad del Asesor del Proceso de Gestin de Calidad. El documento se Sella por completo, en la portada y la ltima hoja con un sello que contiene los Siguientes datos: Proceso, Fecha, Aprobado por, Recibido por y nmero Consecutivo de copias; las pginas siguientes que conforman el documento son Selladas con el texto Sistema Integrado de Gestin de Calidad, Copia Controlada Y el Escudo de la corporacin. El Asesor del Proceso Gestin de Calidad una vez Selle el documento lo registrar en el Formato Control de Entrega de Documentos Del SIGC sistema integrado de gestin de calidad.

Si es necesario conservar la versin anterior del documento, debe hacerlo sellar Como Documento Obsoleto, sello que es responsabilidad del Asistente Tcnico de

Archivo, las copias que no se vayan a utilizar son recogidas por el Lder de Proceso o el funcionario que l designe y se enviarn a la Unidad de Archivo y Correspondencia con su respectiva Acta de Eliminacin. nicamente se Conservan documentos originales de acuerdo al tiempo de retencin designado en El Listado Maestro respectivo. . PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS. Procedimiento que establece las actividades necesarias para la identificacin, el Almacenamiento, la conservacin, la recuperacin, la retencin y la disposicin de Los registros que se generan en cumplimiento de las funciones y procedimientos Establecidos por el SIGC.

Los registros se generan de un Formato, por lo tanto, la elaboracin, modificacin y eliminacin de los mismos est establecida en el numeral 6 de la presente Gua.

Diligenciamiento.

El diligenciamiento de los Registros puede llevarse a cabo de manera digital o manual.

En los casos en que el formato se diligencie de manera manual, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Escribir con letra clara y legible Usar tinta indeleble Diligenciar todas las casillas que el formato solicita.

 Evitar tachones y enmendaduras. Cuando ocurra un error que requiera la anulacin del documento debe tacharse con una sola lnea diagonal y dejar constancia mediante la firma y fecha del funcionario responsable. Cuando una casilla del formato que requiera diligenciamiento, no se diligenci, debe trazarse una lnea para evitar diligenciamientos posteriores de informacin.

Responsabilidad.

Para identificar quin es el responsable de diligenciar el documento es necesario implementar la Lnea de Responsabilidad que se encuentra al final de los formatos establecidos, dicha lnea de responsabilidad contiene los siguientes datos, de acuerdo a la naturaleza de cada formato:

PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y ENVIADA

Dar trmite oportuno a las comunicaciones oficiales y la correspondencia recibida en la corporacin Aplica a todos los documentos que se reciben en la Corporacin a travs de la Direccin de Certificacin y Gestin Documental. Correspondencia: Son todas las comunicaciones que no generan trmite para La Universidad. Se consideran como tal: - Todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a la corporacin a ttulo personal, citando o no el ttulo del funcionario. - Aquellas dirigidas a un funcionario de la corporacin, Cuando ste no ocupa un cargo administrativo.

- Aquellas dirigidas a un Jefe de una dependencia sin especificar el cargo que ocupa en la corporacin. Correspondencia Recibida Es la comunicacin que se recibe en la corporacin por entidades pblicas, entidades privadas y personas naturales; es la que generan los empleados de la corporacin con destino a alguna unidad

PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y ENVIADA

Comunicacin Oficial: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente mediante un acto administrativo, independientemente del medio utilizado. Radicacin de Comunicaciones Oficiales : Es el procedimiento por medio del cual la corporacin asigna un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Estos trminos empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento. Registro de Comunicaciones Oficiales Es el procedimiento por medio del cual la corporacin ingresa en sus sistemas informativos de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la (s) dependencia (s) competente (s), nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

DIAGRAMA DE FLUJO Inicio 1. Recibe la Documentacin Recibe los documentos de las diferentes empresas de correo y los que han sido entregados directamente por ventanilla, registra fecha y hora de recibido. 2. El documento pertenece a la corporacin? Si ni pertenece Realiza registro de devolucin

3. Planilla los documentos en el formato respectivo. Requiere radicacin si o no?

4. Si el documento no requiere radicacin, coloca el Cdigo de La corporacin hacia dnde va dirigido y un sello donde solicita Que si su contenido es oficial se devuelva para la radicacin. 5. Si el documento requiere radicacin por tratarse de una Comunicacin Oficial, entregan al Auxiliar de Correspondencia.

6. Si el documento requiere radicacin, abre el sobre y con base en su contenido verifica si realmente es una comunicacin oficial. 7. Si no es una comunicacin oficial, cierra el sobre y coloca un sello que indica que fue abierto por la Direccin de Certificacin y Gestin Documental (DCGD), la fecha de recibido y sus anexos respectivos. 8. Si es una comunicacin oficial procede a la radicacin, Coloca el sello de radicacin que contiene: nmero consecutivo, fecha y hora de recibido cdigo de asunto, oficina destinataria (cdigo), anexos (si o no), total folios. 9. Realiza el registro del documento 10. . Ubica las Comunicaciones Oficiales y la Correspondencia en el casillero de la respectiva corporacin. 11. Traslada los documentos a las bolsas de correo y entrega a los mensajeros para la distribucin. 12. De acuerdo al recorrido establecido, el mensajero entrega la bolsa de correo en las respectivas dependencias de la corporacin. 13. Da lectura a la correspondencia recibida en la bolsa de correo. 14. La corporacin realiza tramitacin pertinente. 15. . Determina que la corporacin es responsable de dar respuesta. 16. En caso que la comunicacin deba ser contestada por otra oficina, la devuelve a la DCGD con comunicacin interna informando quien debe dar la respuesta. 17. Si la comunicacin necesita respuesta y debe ser contestada por la misma oficina, prepara la respuesta y la enva a la Direccin de Certificacin y Gestin Documental para el trmite correspondiente ( radicacin y registro de correspondencia despachada),

18. Actualiza en el sistema el campo de respuesta y la corporacin destinataria. 19. Si la correspondencia no pertenece a la corporacin, sta debe ser devuelta a la DCGD Si el documento es interno se re direccionar a su correcto destinatario. 20. Si la devolucin se hace a la empresa de mensajera, se realiza registro en el formato que corresponde Planilla de devolucin de correspondencia externa.

PROCESO PARA PRESTAMOS DE DOCUMENTOS

El prstamo de documentos a las unidades productoras tiene como fin dar Continuidad a la tramitacin de los procedimientos administrativos de la Corporacin que requieren, por cualquier razn, disponer, en la oficina titular de la funcin universitaria de la que se trate, de determinados documentos o expedientes, durante un perodo de tiempo y de acuerdo con unas necesidades que superan la simple y puntual consulta de documentos en las instalaciones del Archivo General. 5.1.2 El prstamo de los documentos se aplicar nicamente a los documentos con Valores administrativos depositados en el Archivo General, de acuerdo con el fin Expresado en el prrafo anterior. En ningn caso se prestarn documentos cuyo valor administrativo haya Decado. El prstamo no puede llevarse a cabo en ninguna otra circunstancia distinta a La descrita; as, cuando el destino del documento o expediente sea la Administracin de Justicia u otro organismo pblico, la unidad dar traslado De la solicitud a la Secretara General, para proceder a su trmite por el Archivo General. El prstamo de documentos tiene un carcter temporal, de modo que las unidades que requieran del mismo en el ejercicio de su funcin universitaria reintegrarn al Archivo General los documentos tan pronto decaiga la necesidad de disponer de ellos en la propia oficina. El plazo mximo de prstamo de documentos se establece en 15 das. Transcurrido un mes desde el prstamo de los documentos, el Archivo General Lanzar un escrito dirigido al Responsable de la Unidad correspondiente, en el que le recordar la obligacin de reintegrar los documentos y le requerir a ello, o bien, en el caso de que no haya decado la necesidad administrativa o de gestin que motiv el prstamo, a la prrroga del prstamo.

En caso de que sea necesario mantener el prstamo de los documentos durante un perodo superior, el Responsable de la Unidad solicitar la prrroga por escrito al Responsable del Archivo General. El Archivo General unir el escrito al formulario de solicitud, consignando dicha circunstancia en el apartado de observaciones del formulario. La prrroga del plazo se gestionar como una nueva solicitud. Transcurridos dos meses desde la fecha del prstamo sin que se haya Reintegrado los documentos al Archivo General, ni se haya solicitado la Manual de Normas y Procedimientos Archivsticos Archivo General Correspondiente prrroga, los expedientes se considerarn reactivados a todos los efectos. La reactivacin de un expediente supone un traspaso en la responsabilidad de Custodia de los documentos del Archivo General con destino al Responsable De la Unidad correspondiente. De esa circunstancia se advertir en el escrito recordatorio establecido en la Norma, INSTRUMENTOS Y MTODO El formulario de solicitud de prstamo de documentos Cualquier unidad que precise, para la continuidad de su funcin investigativa Disponer fsicamente de los documentos o expedientes que en su momento Remiti al Archivo General, cumplimentar un formulario de solicitud de Prstamo de documentos. Este formulario consta de los siguientes campos A cumplimentar por el solicitante: Datos del documento: - Serie/tipo documental: Recoge la denominacin normalizada de la serie o tipo Documental al que pertenece el expediente cuyo prstamo se Solicita. - Cdigo de clasificacin: Indica el cdigo de clasificacin de la serie o tipo documental, Recogido en el cuadro de clasificacin de los documentos - Ao: Indica la antigedad de la documentacin dentro del conjunto de Documentos de una determinada serie o tipo documental. - Nmero de expediente: Consigna, en su caso, la secuencia numrica de un expediente en Concreto para un determinado ao correspondiente a una serie o Tipo documental especficos. - Otros datos complementarios: Recoge informacin complementaria de inters para la Identificacin del documento objeto del prstamo, cuando no se Ha conseguido el grado de detalle suficiente en su descripcin a Travs de los campos anteriores del formulario. - Signatura:

Recoge el nmero secuencial de caja en la que se conserva el expediente cuyo prstamo se requiere. La unidad que gener esa Documentacin conoce ese dato por estar recogido en el Formulario de transferencia de documentos. Datos del solicitante: - Unidad: Denominacin de la unidad que solicita el prstamo, al nivel de Departamento, Centro, Instituto, Vicerrectorado o Servicio. - Seccin: Denominacin especfica de la unidad que ejecuta la Transferencia de documentos, al nivel de Seccin o, en su caso, Negociado u oficina. No es necesario cumplimentar este campo si coincide con el de Unidad. - Solicitante Nombre y apellidos del solicitante del prstamo de documentos. - Telfono: Nmero de telfono del solicitante del prstamo de documentos. - Fecha de solicitud: Fecha en que se solicita el prstamo de documentos - Sello de la unidad y firma del solicitante: Indica la aceptacin de responsabilidad en todo cuanto atribuye Esta norma a quienes solicitan el prstamo de los documentos, y Acreditacin de la pertenencia del solicitante a la unidad Responsable de la gestin universitaria que justifica el prstamo. El proceso de acreditacin de personalidad se amoldar en todo Caso a cuanto establezca el Reglamento para la proteccin de la Informacin personal, as como cualquier otra normativa de la Corporacin relativa a la seguridad de los datos, en Cumplimiento de la legislacin en dicha materia. a cumplimentar por el Archivo General: - Fecha de prstamo Recoge la fecha en que el Archivo General entrega la documentacin En prstamo a la persona solicitante. - Fecha de devolucin: Constancia de la fecha en que el solicitante devuelve el documento Prestado al Archivo General. - Observaciones: Incluye comentarios que el personal del Archivo General considera de inters incluir respecto a circunstancias que hayan podido tener lugar en el plazo temporal en que ha tenido lugar el prstamo, de forma especial aquellas que afecten directamente a su estado de conservacin o su contenido, que puedan consignarse en una revisin somera del contenido del expediente. Estos comentarios no eximen de responsabilidad al solicitante en el Caso de alteracin del contenido del expediente, inclusive si la deteccin esta circunstancia tuviera lugar con posterioridad al momento de devolucin sealado en el campo anterior. - Firma del Archivo General: La firma acredita que la documentacin ha sido reintegrada a su lugar de origen en los depsitos del Archivo General, y da testimonio de la autenticidad de los datos consignados en los campos correspondientes a la informacin consignada por el personal del Archivo General.

FORMULARIO DE SOLICITUD DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS

Un formulario de solicitud de prstamo de documentos cumplimentado correctamente optimiza los procesos de control y gestin archivstica de los Fondos conservados en los depsitos del Archivo General del mismo modo Que permite a las unidades actuar con eficacia en la tramitacin de los asuntos Que son de su competencia.

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS

Flujo de diagramas

Inicio /fin

Activida d

Decisin

Documentos

Procedi miento en s. i o intranet

Procedimiento predefinido

Conect or

CONECTOR DE PGINAS

INICIO

1. Recibe la Documentacin

SI

El documento Pertenece a la CORPORACION?

NO

2. Realiza registro de Devolucin

Fin

3. Planilla los Documentos

Requiere Radicacin?

1 Pg. 4

4. Coloca cdigo de la Corporacin y sello 2 Pg 5

5. Entrega al Auxiliar de 1 Correspondencia

6. Evala el contenido

De los documentos

Si

Es una Comunic acin

No 2 Pg. 5

10. Clasifica los documentos y ubica en 2.

El casillero

11. Organiza los documentos en las Bolsas de correo

12. Entrega bolsa de Correo a destinatario

13. Da lectura a la Correspondencia

La Correspondencia Pertenece a la CDN? 3 Pg. 7

12. Realiza Tramitacin

Necesita si

Respuesta ?

FIN

No

13. Determina la CDN Responsable de dar Respuesta

No La respuesta Debe darla una UAA diferente?

si 14. Devuelve el documento 2 Pg 5

15. Da respuesta Documento Respuesta Respuesta

16. Actualiza el sistema.

fin

17. Devuelve

si

FIN

PROCESO DE REPARTO CORRESPONDENCIA.

La unidad de correspondencia Recibe las comunicaciones externas E internas a travs de los diferentes Canales de atencin.

DISTRIBUCIN

DE

Revisin de las planillas de entrega De la empresa de correo, verifica Que los anexos y el nmero de folios estn completos, abre las

Radica las comunicaciones en el Organizacin y clasificacin de la Correspondencia para la radicacin Sistema de Informacin y Gestin Documental, revisando que cada documento tenga destinatario, nombre del remitente, direccin y firma

Organiza la correspondencia por dependencia para la distribucin de Documentos

Imprime las planillas de mensajera Interna para la distribucin de documentos

Distribuye y entrega de los Documentos en la dependencia firma el recibido en la planilla de Recibe los documentos externos e Mensajera Internos que produce la dependencia revisa y firma el recibido, en la planilla de

La dependencia realiza el reparto Interno de documentos, produce los Documentos y comunicaciones a Clasifica la correspondencia interna Que haya lugar, genera la salida de Y externa remitida por las

dependencias

Revisa la correspondencia a fin de Que cumpla con los requisitos de la Norma (Acuerdo 060 de 2011):

Organiza la correspondencia Separando original y copia de los Documentos a entregar

Generar rtulo de radicado de

Enviar respuesta al usuario a Travs del correo postal

Salida

Elabora planillas para mensajera y Entrega al correo certificado Archivar planillas (Prueba de envo De la empresa de correo)

USO DE ELEMENTOS DE PAPELERIA

CINTA PEGANTE TRANSPARENTE X 12 MM X40 M Clip mariposa no. 2 x caja x 50 un Clip estndar 50 mm x caja x 100 un esfero mina negra en pasta con tapa x un

Marcador borrable p/tablero acrlico x un

papel p/fax 30 m x 210 m.m. x un

Sobre manila carta x un Sobre manila oficio x un tinta p/sellos x 28 - 30 cc libro de anotaciones x 200 hojas con folio tapa plastificada regla metlica de 30 cmts x un resaltador desechable x un libreta amarilla tamao carta cuadriculada pegante en barra x 20 gr bandas de caucho no.22 esfero mina roja en pasta con tapa x marcador marca todo x un esferos micro punta perforadora estndar para dos huecos cinta pegante para enmascarar de 24 mm x 40 m cinta mgica de 12 mm x 32 m corrector liquido en lpiz x 8 ml x un huellero mayor de 60 mm par de pila alcalina - aa tijeras para papel de 6" hoja acero y mango plstico x un sobre blanco oficio con ventanilla marcador permanente desechable x un tablas porta documentos en acrlico tamao oficio x un chinche cabeza metlica x caja x 50 un papel bond de 75 g/m2 tamao carta por resma de 500 hojas papel bond de 75 g/m2 tamao oficio por resma de 500 hojas sellos Lpiz Silla Mesa de trabajo Casilleros Equipo informtico, caractersticas de la pantalla, teclado y ratn Programas informticos facilidad de uso y forma que se presenta la informacin Segn decreto 488/ 97 donde dispone de disposiciones mnimas de seguridad y salud en el trabajo. Real decreto 487 de 1997 que dispone disposiciones mnimas de seguridad y salud en el trabajo. Los horarios establecidos para radicacin reparto y distribucin, sern de acuerdo a cada organizacin en este caso se establece el siguiente horario de 7:00 am a 17:30 de la tarde.

Conservacin de documentos Es recomendable que conserve la documentacin ordenada y clasificada por temas. Si hace una copia en papel o escaneada, conserve siempre los originales. La mejor parte par guardar los documentos es un lugar donde est protegido por la luz ultravioleta, los documentos deben estar a una temperatura entre 30 y 50 % luz recomendada es entre ms baja es mucho mejor se recomienda que este entre 18C y 20C grados centgrados. No tocarlos con la pura mano ya que nuestras manos poseen un aceite que puede daar los documentos se recomienda siempre que se vayan a manipular colocarse guantes pues dicho esto, se debe dejar en claro que claro que entre mas calor humedad favorecen el cultivo de hongos que se encargan de daar los documentos ya que producen acido y degradan la tinta o perforan el papel