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Manual de Utilizador

v2.2 (draft)

ndice
Sobre este Manual........................................................................................................3 1 Autenticao...............................................................................................................4 2 Classificao..............................................................................................................7
Noo............................................................................................................................... Noo............................................................................................................................... 7 Termos utilizados ela !"A#$........................................................................................ !"A#$........................................................................................ 7

3 Tarefas do Ser%io de &' ediente..............................................................................(

&ntradas........................................................................................................................... &ntradas........................................................................................................................... ( Sa)das ara numerar...................................................................................................... numerar...................................................................................................... 1(

4 Tarefas "erais..........................................................................................................22
"esto de Tarefas *endentes......................................................................................... *endentes......................................................................................... 22 Tarefas &ncamin+adas................................................................................................... &ncamin+adas................................................................................................... 34 !ocumentos Monitorizados............................................................................................ Monitorizados............................................................................................ 3, #eser%a de #efer-ncias................................................................................................. #efer-ncias................................................................................................. 3, #e.istar documentos ara sa)da.................................................................................... sa)da.................................................................................... 37 #e.istar documentos ara circulao interna................................................................. interna................................................................. 4/ !ocumentos or Classificar............................................................................................ Classificar............................................................................................ 43 *es0uisas....................................................................................................................... *es0uisas....................................................................................................................... 44

, Tarefas es ec)ficas da C+efia..................................................................................41

Monitorizao de Tarefas................................................................................................ Tarefas................................................................................................ 41 !ele.ao de Com et-ncias.......................................................................................... et-ncias.......................................................................................... ,/ 2ista.ens de controlo di3rio............................................................................................ di3rio............................................................................................ ,2 2ista.ens das tarefas endentes or de artamento....................................................... artamento....................................................... ,3

4 Tarefas de "esto de &ntidades..............................................................................,4 7 "esto Sistema de Classificao.............................................................................4/

"erir !ossi-s.................................................................................................................. !ossi-s.................................................................................................................. 4/ "erir Classes.................................................................................................................. Classes.................................................................................................................. 44 "erir !escritores............................................................................................................. !escritores............................................................................................................. 71

1 5ist6rico de 7ers8es do Manual...............................................................................73

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Sobre este Manual

Este o Manual de Procedimentos do MoreDoc - Sistema de Gesto Documental. Nele se descrevem os procedimentos a serem levados a ca o pelos utili!adores para a utili!a"o do sistema implementado para as suas tarefas de #esto de e$pediente.

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1 Autenticao
% autentica"o na %plica"o MoreDoc (&i#ura ') feita atravs do %lfresco. %ssim sendo( todos os utili!adores )ue consi#am autenticar-se no %lfresco( conse#uiro tam m( autenticar-se na aplica"o (com o mesmo utili!ador e pass*ord). Escrevendo o +tili!ador (username) e respectiva Sen,a (pass*ord)( e carre#ando no oto -o./( a aplica"o ser0 carre#ada.

Figura 1: Janela de Autenticao %p1s a aplica"o carre#ar( o utili!ador poder0 ser confrontado com a selec"o do servi"o em )ue pretende tra al,ar( caso ten,a mais )ue um. 2er &i#ura '.'.

Figura 1.1: Janela de Seleco de Servio %p1s essa escol,a ser consumada( pode visuali!ar e aceder ao menu da

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&i#ura 2. 3s itens do menu )ue sero apresentados a cada utili!ador vo depender das suas permiss4es.

Figura 2. Menu Principal da Aplicao 5 poss6vel ainda consultar al#uma informa"o referente ao utili!ador )ue est0 autenticado (no canto superior direito da aplica"o)( nomeadamente( o nome e o servi"o ao )ual ele pertence( aplica"o. 2er &i#ura 7. em como o local desse servi"o. E$iste tam m a op"o de consulta deste Manual e a de sa6da da

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Figura 3: n!or"a#e$ $o%re utilizador No canto superior es)uerdo( est0 indicada a verso instalada da aplica"o.

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2 Classificao
Noo
% partir da verso 2.8( o MoreDoc disp4e de um su -sistema de classifica"o de documentos( em conformidade com re#ras esta elecidas pela DG%9:. 3 o ;ectivo ter documentos ar)uivados electronicamente por cate#orias( de acordo com conven"4es( mtodos e procedimentos de aplica"o( estruturados lo#icamente num plano de classifica"o.

Termos utilizados pela DGARQ

Na classifica"o( e$istem al#umas defini"4es ase< =lasse > % parte de uma ,ierar)uia representada por uma lin,a

tra"ada de )ual)uer ponto da ,ierar)uia do plano de classifica"o( at todos os dossi?s a ai$o desse ponto. Nota< corresponde( na terminolo#ia cl0ssica( a uma -sec"o/( -srie/( etc. Dossi? > =on;unto de documentos de ar)uivo relacionados entre si(

tratados como uma unidade( e a#re#ados por se reportarem a uma mesma ac"o( a um assunto determinado( por serem tipolo#icamente id?nticos( etc. 2olume > +ma su diviso de um dossi? )ue( de outro modo( poderia

atin#ir propor"4es )ue invia ili!ariam a respectiva #esto.

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&oi neste sistema de classifica"o introdu!ido ainda o termo -Descritor/( )ue se refere a uma descri"o ou tipo de dossi?. @sto ( uma 0rea l1#ica em )ue este se insere. Aemos( como e$emplos( descritores tem0ticos (Documenta"o( Soft*are( Procedimentos( etc.) ou #eo#r0ficos (Bis oa( Porto( etc.). C frente( no cap6tulo D( veremos com maior detal,e os itens de menu criados para a #esto do plano de classifica"o.

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3 Tarefas do Servio de Expediente

Entradas
Nesta sec"o do manual( apresentada a informa"o relativa aos documentos )ue do entrada na or#ani!a"o e )ue tero de ser di#itali!ados e encamin,ados aos seus destinat0rios internos. 3 primeiro passo para dar incio ao processo de res#isto de documentos na aplica"o a di#itali!a"o dos mesmos. A-Digitalizao Todos os documentos que entram na or anizao de!em ser di italizados . 3 resultado da di#itali!a"o dever0 ser um fic,eiro de formato PD&( com )ualidade suficiente para )ue mais tarde se;a poss6vel efectuar pes)uisas so re o seu conteEdo eFou propriedades desse documento. "s documentos di italizados so cola oradores do e$pediente. uardados directamente numa pasta de

Al#resco partil$ada( onde ficaro a a#uardar o re#isto por parte dos

%rocedimentos para a Di italizao i. Definir nas confi#ura"4es do $canner se a di#itali!a"o ser0 feita com ou sem 3=9 (9econ,ecimento Gptico de =aracteres). 3 3=9 uma tecnolo#ia para recon,ecer caracteres a partir de um ar)uivo de ima#em. %travs do 3=9 poss6vel di#itali!ar uma fol,a de te$to impresso e( mais tarde( fa!er pes)uisas dentro do pr1prio te$to.

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"po& Digitalizar&'on!igura#e$ da Digitalizao&(p#e$ do PDF&(') %o colocarmos o pisco na op"o 3=9( o documento ser0 di#itali!ado com o recon,ecimento 1ptico de caracteres. Depois de escol,er esta op"o( fa!er 3H. ii. Definir as op"4es da Di#itali!a"o( desi#nadamente< Se a di#itali!a"o ser0 a cores ou a preto e rancoI :ual a resolu"o a utili!ar (depende se a di#itali!a"o vai ser com ou sem 3=9( a cores ou a preto e ranco). =aso se use a op"o do 3=9( a resolu"o dever0 ser no m6nimo de 788$788I Se vamos di#itali!ar s1 a frente( ou frente e verso (Duple$)I

Depois de se efectuar estas confi#ura"4es( o documento est0 pronto a ser di#itali!ado.

B-Classificao e Encaminhamento Aal como ;0 foi referido( ap's a di italizao de um determinado documento( este ) uardado numa pasta de Al#resco partil$ada( #icando dispon*!el para re isto( isto ( fica a a#uardar )ue l,e se;am atri u6dos os dados necess0rios e )ue l,e se;a dado o respectivo encamin,amento incial. :uando um utili!ador do e$pediente entra na aplica"o( dever0 aceder ao menu Entradas por Re istar )ue se encontra dentro da seco Re isto Documentos (&i#ura J).

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&i#ura J< Bista de documentos )ue a#uardam re#isto Neste menu apresentado ao utili!ador a lista dos documentos )ue deram entrada( )ue foram di#itali!ados( e )ue a#uardam re#isto. 3s documentos so identificados nessa lista pelo nome )ue foi atri u6do a)uando da di#itali!a"o e pela data e ,ora em )ue foram di#itali!ados. Se o utili!ador clicar uma ve! so re um dos documentos da lista( o conteEdo desse documento apresentado na 0rea lateral. Para proceder ao re#isto do documento( o utili!ador pode seleccionar um dos documentos )ue pretende re#istar com um cli)ue e premir o apresentado um formul0rio )ue deve ser preenc,ido (&i#ura K). Todos os campos dos #ormul,rios da aplicao que esto a ne rito( so de preenc$imento obri at'rio. Figura *: )egi$to de u" Docu"ento de +ntrada oto +Re istar+ )ue se encontra no topo da lista de documentos. De se#uida( -l,e

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Na inter!ace da &i#ura K podemos o servar )uais os campos do formul0rio de re#isto )ue devero ser preenc,idos. 3s dados de re#isto esto separados em< Dados de ori em( referentes L informa"o )ue acompan,a o documento (proveniente da entidade e$terna emissora)( desi#nadamente< Re#er-ncia.9efer?ncia do documento (atri u6da pela entidade e$terna)I Data do documento.Data em )ue o documento foi criado pela entidade e$ternaI Assunto.%ssunto do documento (o utili!ador poder0 utili!ar as teclas ctrlMcFctrlMv para copiar e colar directamente do documento )ue tem a erto na 0rea lateral para dentro do formul0rio de re#isto)I Entidade.Entidade e$terna )ue enviou o documento. Esta entidade deve estar re#istada na aplica"o. %o premir a seta(

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no lado direito deste campo( a re-se uma ;anela (ver fi#ura se#uinte)( )ue permite filtrar as entidades e$ternas( pela sua si#la ou nome completo. Nota< tem )ue ter um m6nimo de 7 caracteres para pes)uisaI

N/mero de re isto.NEmero de re#isto do documento atri u6do pela entidade e$ternaI Data de sa*da do documento.Data em )ue o documento saiu da entidade e$ternaI "s no!os dados que sero atribu*dos dentro da or anizao que recebe os documentos( )ue so< Data de Entrada.data em )ue o documento deu entrada na or#ani!a"oI

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 Tipo de documento.tipo de documento )ue deu entrada. 3s tipos de documento de entrada actualmente e$istentes na aplia"o so< %cta %viso =arta =aderno de Encar#os =ircular =onsulta =ontrato =onvocat1ria =redencial =urriculum 2itae =onvite Declara"o Decreto Decreto-lei &actura &ol,eto Guia de 9eceita do Estado Guia de 9emessa Bei (proposta e pro;ecto)

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 Manual Notifica"o 3f6cio 3f6cio =ircular Pro#rama de =oncurso Proposta Portaria 9eci o 9eclama"4es 9elat1rio 9e)uerimento 0ia de entrada > via de entrada do documento =orreio Email E$press Mail &a$ 3utro Por mo pr1pria "bser!a1es.campo onde podem ser escritas o serva"4es relevantes relacionadas com o documentoI 2onte/do no di italizado.campo )ue define a e$ist?ncia de conteEdo no di#ital associado ao documentoI

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 Descrio.campo )ue descreve o conteEdo no di#ital( caso e$istaI Destinat,rio.Neste campo deve ser escol,ido o destinat0rio do documento dentro da or#ani!a"o( )ue ser0 a pessoa eFou servi"o )ue ir0 ficar com uma tarefa pendente so re esse mesmo documentoI

% fi#ura acima mostra a ;anela )ue se a re )uando se prime a seta do campo Destinat0rio. Se colocarmos num dos campos para filtra#em de Si#las ou Desi#na"4es o te$to -dmin/( por e$emplo( devolver0 todas as entidades )ue incluam esse te$to na sua si#la ou nome completo (e$emplos< %dmin( admin( %dministrador( etc.). De notar que no Destinatrio possvel escolher um servio em vez e uma pessoa especfica! sen o que! neste caso! a tarefa ser associa a " chefia e ao secretaria o esse servio# Tratamento-Este campo por defeito definido pela aplica"o como sendo Encamin,amento @nicial( mas edit0vel. Notas.campo onde se pode inserir informa"o complementar

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relativa ao encamin,amentoI Ane3o.campo onde se podem ane$ar documentos (taman,o m0$imo recomendado< 'N MO)I

Quanto 4 classi#icao< Dossi- . dossi? principal em )ue se insere o documentoI Dossi-s Associados 5 dossi?s )ue de al#uma forma t?m uma rela"o com o documento( apesar deste no se inserir em nen,um deles. Poder0( por e$emplo( estar relacionado com documentos inseridos nesses dossiers( mas )ue( por motivos l1#icos( ten,am de estar em diferentes dossi?s.

% selec"o de dossi?s para )ual)uer um dos dois casos acima indicados( feita atravs de uma ;anela )ue se a re ao ser premido o oto de pes)uisa de Dossi? ou o oto -%dicionar L Bista/ (poder0 sempre remover al#um dossi? da lista( caso ,a;a al#um en#ano na selec"o( atravs do oto -9emover da

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Bista/) . % ;anela apresenta-se tal como indicado na fi#ura se#uinte<

Preenc,endo(

facultativamente(

os

campos

indicados

na

ima#em( poss6vel o ter uma lista de dossi?s )ue correspondam aos parPmetros indicados( com o c,amou a ;anela. oto &iltrar. 3 oto Seleccionar passa o dossi? seleccionado( ao campo )ue

Depois de preenc,idos os dados( o utili!ador deve premir o oto +Submeter+ por forma a #uardar o documento ;untamente com os dados )ue foram fornecidos. % aplica"o #era uma refer?ncia interna com o )ual o documento ficou re#istado. Esta re#er-ncia tem a #orma de n6 de re isto7ano( consoante se pode o servar na fi#ura se#uinte.

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Ser0 ainda criada uma tarefa pendente para o utili!ador escol,ido no campo Destinat0rio( referindo (por defeito) )ue se trata de um encamin,amento inicial (encamin,amento ap1s o re#isto). Se o utili!ador premir o oto +2ancelar+( ser-l,e-L mostrada a lista de

documentos )ue a#uardam re#isto novamente.

Sa*das para numerar

3utra das tarefas do e$pediente a numera"o de sa6das. Sempre )ue criado um documento de sa6da (descrito adiante na sec"o 7 deste manual)( este circula internamente at )ue este;a pronto para sair. :uando o documento se encontra pronto para sair( encamin,ado para o servi"o de e$pediente )ue deve atri uir um nEmero ao documento (nEmero de sa6da). Para aceder L lista de documentos )ue a#uardam sa6da( o utili!ador deve aceder ao menu Sa*das para Numerar dentro da sec"o Re isto Documentos (&i#ura N).

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&i#ura N< Bista de documentos )ue a#uardam sa6da % lista dos documentos )ue a#uardam sa6da (e )ue portanto devem ser numerados)( identificada pelos se#uintes itens< Re#er-ncia 8nterna& refer?ncia interna criada no acto do re#isto dos metadadosI Data do Documento& data em )ue foi criado o documentoI Tipo de Documento& tipo de documento consoante os tipos definidosI 0ia de Sa*da& )ual a via de sa6da utili!ada (correio( fa$( etc)I Assunto& %ssunto do documentoI Autor& %utor do documentoI 9ocal& local onde se deu a sa6da do documentoI

Neste menu( o utili!ador poder0 visuali!ar o documento antes de l,e dar sa6da( fa!endo duplo cli)ue so re o documento ou carre#ando no oto de 2isuali!ar Documento. Para dar sa6da( dever0 clicar so re o oto Dar Sa6da. Se o fi!er( sur#e uma

;anela )ue apresenta a informa"o relativa ao documento. Neste ponto( o utili!ador poder0 escol,er entre 2 op"4es (&i#ura D)< Dar sa a! ,ue ir- gerar o n."ero de $a/da ,ue deve $er atri%u/do ao

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docu"ento0 Cancelar1 voltando nova"ente 2 li$ta do$ docu"ento$0

Figura 3: n!or"ao do docu"ento na$ Sa/da$ por 4u"erar

%o dar sa6da #era-se a se#uinte mensa#em<

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: Tare#as Gerais
Gesto de Tare#as %endentes
Na aplica"o de #esto de e$pediente( as tarefas representam as ac"4es )ue um utili!ador deve efectuar so re um determinado documento. Depois de o utili!ador efectuar a autentica"o no sistema( -l,e apresentado as suas tarefas pendentes (&i#ura Q)( ao )ual poder0 aceder em )ual)uer momento. Neste menu poder0 tam m encamin,ar e encerrar as suas tarefas. Para facilitar a nave#a"o entre elas e minimi!ar o tempo de espera at o seu carre#amento estar conclu6do( foram colocados ot4es de nave#a"o<

3 primeiro campo permite escol,er o m0$imo de lin,as ('8( 28 ou 78) a serem apresentadas na lista de Aarefas Pendentes. 3s ot4es si#nificam( respectivamente< @r ao in6cioI Mostrar anterioresI Mostrar pr1$imasI @r para o final. =ada um dos identificadores das colunas das tarefas pendentes podem ser ordenados de acordo com diferentes critrios (clicar so re a seta para ver as op"4es poss6veis). Por e$emplo( a lista das tarefas pendentes )ue apresentada ao utili!ador poder0 ser or#ani!ada por tipo de reposit1rio (isto ( Entradas( Sa6das e =ircula"o @nterna)( ou por Aipo (carta( circular( of6cio( etc)( por Data ( entre outros.

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Figura 5: 6are!a$ pendente$ de u" utilizador =omo se pode o servar na fi#ura Q( as tarefas pendentes so divididas em +r#entes ( andeiras a vermel,o( a serem tratadas com prioridade) e Normais ( rancas). =olocando o rato so re uma lin,a da coluna %ssunto( uma pe)uena ;anela com fundo amarelo aparecer0( indicando todo o conteEdo desse campo. %s tarefas so identificadas com os se#uintes campos< 8D Tare#a. nEmero )ue identifica a tarefa )ue foi atri u6da ao utili!adorI Re#er-ncia.indica )ual o nEmero de re#isto interno )ue est0 associado ao documentoI Reposit'rio.reposit1rio ao )ual pertence o documento (entrada( sa6da ou circula"o interna)I Tipo.indica de )ue tipo de documento se trata (carta( aviso( circular( notifica"o( comunica"o interna( etc.)I Assunto-assunto associado ao documento a)uando do seu re#isto na aplica"oIPara visuali!ar o assunto em maior detal,e( posicionar o cursor na clula correspondenteI asta

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Data.data em )ue foi encamin,ada a tarefaI Remetente da Tare#a.)uem enviou a tarefaI Emissor-entidade documentoI interna ou e$terna )ue criouFenviou o

Destinat,rio- +tili!ador a )uem se destina a tarefaI 9ocal. local onde foi efectuado o re#isto do documentoI

% informa"o )ue mostrada na lista das tarefas pendentes referente aos documentos so re os )uais as tarefas esto associadas. %o clicar so re uma das tarefas( a aplica"o mostra um menu de ta%$ 7$eparadore$8 com v0rias op"4es distintas< ;ist'rico Dados 0ers1es Ane3os <quantidade encontrada= Tratamento Dossi-s Associados "utros Documentos do Dossi-

No separador ;ist'rico( o utili!ador poder0 consultar todas as tarefas )ue esto associadas ao documento( incluindo as )ue se encontram pendentes e as )ue ;0 foram encerradas (&i#ura R).

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Figura 9: :i$t;rico da$ tare!a$ de u" docu"ento

Na lista#em do Sist1rico das tarefas( poss6vel consultar< 8D da Tare#a.nEmero )ue identifica a tarefa )ue foi atri u6da ao utili!adorI Remetente.utili!ador )ue encamin,ou a tarefaI Ser!io do Remetente.servi"o ao )ual pertence o utili!ador )ue encamin,ou a tarefaI Destinat,rio.utili!adorFservi"o)ue rece eu (a )uem foi enviada) a tarefaI Data e $ora .Data e ,ora do encamin,amento da tarefaI Tipo de Tratamento. )ual foi o tipo de tratamento solcitado Para con,ecimentoI

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 Para despac,oI Para parecerI Pedido de elementosI Tratamento. notas )ue se associam ao pedido de tratamento )ue feito para elucidar o destinat0rio da)uilo )ue se pretende )ue fa"a( ou do tratamento )ue ;0 foi dado. Para ver o contudo deste campo em maior detal,e( respectivaI 2onte/do no di italizado.indica se o documento tin,a associado al#um conteEdo no di#itali!adoI Descrio.descri"o do conteEdo no di#itali!adoI Estado. estado da tarefa (encerrada ou pendente)I Notas.notas )ue so escritas a)uando do encerramento da tarefa. Para ver o contudo deste campo em maior detal,e( posicionar o cursor na clula respectivaI No Sist1rico ainda possivel visuali!ar o documento( clicando no oto asta asta posicionar o cursor na clula

0isualizar Documento e ainda imprimir um relat1rio com todos os tratamentos )ue o documento ;0 sofreu( atravs do 2riar Relat'rio> No separador Dados so apresentados os metadados do documento atri u6dos a)uando do seu re#isto (&i#ura '8).

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Figura 1<: 'on$ulta de dado$ do docu"ento atrav=$ da$ tare!a$ pendente$ Esta informa"o ser0 apresentada consoante o reposit1rio a )ue o documento pertence (Entradas( Sa6das ou =ircula"o interna). :uem tiver permiss4es( poder0 alterar al#uns metadados do documento( introdu!idos a)uando do seu re#isto na aplica"o. % partir da verso 2.8( a aplica"o MoreDoc inclui neste separador o campo Dossi?( )ue permite definir o dossi? no )ual o documento se insere( ou alterar o )ue foi anteriormente re#istado. Para esse efeito( Dossi?. No separador 0ers1es poss6vel su stituir o documento por uma nova verso( ficando #uardadas as suas vers4es anteriores (com a informa"o do respons0vel pela introdu"o e a data e ,ora )ue foram introdu!idos). Para su meter uma nova verso( o utili!ador dever0 proceder L sua cria"o no sue computador pessoal( utili!ando as ferramentas normais de asta usar o oto de pes)uisa no lado direito de

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processamento de te$to (no es)uecer )ue o documento dever0 estar em formato PD& )uando for carre#ado para dentro da aplica"ao). Para isso asta clicar so re o boto upload( procurar o fiic,eiro com a nova verso )ue pretende introdu!ir( seleccion0-lo e carre#ar no No!a !erso> De notar )ue( s1 o criador do documento tem permisso para inserir uma nova verso> oto de submeter

Figura 11: 'on$ulta da$ ver$#e$ do docu"ento No separador Ane3os poss6vel verificar se o documento possui ane$os ou no( astando para isso o servar o pr1prio t6tulo do separador( onde indicada entre par?ntises( a )uantidade de ane$os a esse documento. Seleccionado esse separador( dada a informa"o dos ane$os )ue l,e esto associados. 5 tam m poss6vel inserirFremover ane$os.

Figura 12: 'on$ulta do$ Ane>o$

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Para inserir um ane$o( o utili!ador dever0 clicar no inserir no seu computador pessoal ( oto Procurar).

oto %dicionar( sendo-

l,e apresentada uma ;anela )ue l,e permite procurar o ane$o )ue pretende

De se#uida( deve seleccionar o documento pretendido e clicar no oto

oto

Su meter. Poder0 fec,ar a ;anela de selec"o de %ne$os( carre#ando no ( no canto superior direito. Depois de conclu6do( a aplica"o d0 a introdu"o( data e ,ora )ue foi informa"o do @D do ane$o( a refer?ncia do documento a )ue est0 associado( o respons0vel pela sua introdu!ido( @D da tarefa a )ue est0 associado e por fim o t6tulo do ane$o. 3 separador Tratamento onde o utili!ador efectua o tratamento da tarefa )ue se encontra pendente (&i#ura '7).

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&i#ura '7< Aratamento de uma Aarefa Neste menu( o utili!ador poder0 efectuar consoante se;a o seu o ;ectivo< Encamin$ar7criar tare#as para outros utilizadores? Encerrar tare#as que l$e #oram atribuidas? diversos tipos de opera"4es(

Encamin$ar7criar tare#as para outros utilizadores %o encamin,armos uma tarefa para outro(s) utili!ador(es)( estamos a criar uma nova tarefa pendente para esse(s) utili!ador(es). Deste modo( ao escol,ermos um destinat0rio (utili!ador ou servi"o)( este vai rece er esta tarefa nas suas tarefas pendentes. Seleccionamos o tipo de tratamento e escrevemos o )ue pretendemos )ue se;a feito na cai$a de te$to em ai$o.

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-Para/ identifica os destinat0rios )ue devem efectuar al#uma ac"o com a tarefa )ue iro rece er( en)uanto )ue -==/ so os destinat0rios )ue rece ero uma tarefa apenas l,e dando con,ecimento do )ue foi feito nesse documento e de )uem detm tarefas so re o mesmo( nessa altura. No esperado )ue efectuem )ual)uer ac"o so re a sua tarefa( apesar de o poderem fa!er( se o ac,arem oportuno.

Note-se )ue ao ser premido o

oto Destinat0rios associado a Para ou o

e)uivalente associado a ==( a re-se a ;anela id?ntica L fi#ura acima( )ue permite seleccionar destinat0rios por filtra#em de si#la ou desi#na"o( por escol,a directa na 0rvore ,ier0r)uica da or#ani!a"o( ou ainda( por cria"oFedi"o de listas de utili!adores personali!adas (separador a erto na ima#em). Neste Eltimo separador( poder0 ser criada uma nova lista premindo o oto Nova Bista e indicando o nome a atri uir (sem espa"os entre os caracteres). De se#uida( selecciona-se a lista recm criada( e usa-se

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oto %dicionar Entidade( para c,amar uma 0rvore de entidades e

seleccionar as )ue se pretendem ;untar nessa lista. 2oltando ao separador Aratamento( o utili!ador poder0 ser confrontado com duas situa"4es diferentes< @>%oder, querer encamin$ar essa tare#a para mais utilizadores7ser!ios ( ou ele pr1prio ainda ter0 )ue fa!er outras dili#?ncias so re essa tarefa( e portanto( ela ainda tem de continuar pendente do seu lado( pelo )ue ele de!e usar o boto Encamin$ar> Se o encamin,amento for sem encerramento( isso fa! com )ue esta tarefa possa ser encamin,ada v0rias ve!es. Portanto( o utili!ador dever0 ter em aten"o )ue( caso pretenda encamin,ar para mais utili!adores( dever0 apenas escol,er a op"o Encamin,ar( para #arantir )ue a tarefa continua pendente do seu lado e ter assim a possi ilidade de encamin,ar a mais pessoas. S1 )uando encerramos uma tarefa )ue ela removida das nossas tarefas pendentes e dei$amos de ter a possi ilidade de a encamin,ar. Aal como ;0 foi referido( o encamin,amento pode ser feito para um utili!ador espec6fico ou para um servi"o. Se for para um servi"o( a c,efia e o secretariado )ue rece em a tarefa e )ue por sua ve! a distri uem. A> %oder, ac$ar que da sua parte B, acabou a tare#a( no tem mais nada a fa!er so re a tarefa )ue l,e enviaram e portanto vai enviar para os destinat0rios )ue vo dar se#uimento L tarefa. Neste caso( ele de!e Encamin$ar e Encerrar> %o fa!er isso( a)uela tarefa )ue ele tin,a pendente

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em si( fica encerrada e desaparece-l,e das suas tarefas pendentes. 9esumindo( a principal diferen"a entre o Encamin,ar e o Encamin,ar e Encerrar )ue ao encamin,ar( a tarefa )ue t6n,amos continua pendente em n1s( permitindo-nos encamin,0-la a outros utili!adores ou ento encerrarla apenas. Encerramento de tare#as :uando o utili!ador ac,a )ue a tarefa )ue l,e foi enviada est0 concluida e )ue no tem de ser encaminada para mais nin#um( para a fec,ar dever0 escol,er a op"o Encerrar (fi#ura '7) . Portanto esta tarefa vai desaparecer da lista das suas tarefas pendentes e no poss6vel encamin,ar a mais nin#um. Nota 8mportante& 3 campo Aipo de Aratamento (e respectiva mensa#em)( est0 associado a uma nova tarefa )ue criada ao destinat0rio escol,ido. 3 campo Notas apenas utili!ado no encerramento de tarefas( se;a por encamin,amento( se;a por encerramento apenas. % informa"o colocada no campo de notas ser0 a#re#ada L tarefa pendente )ue o utili!ador tin,a e sur#ir0 no ,ist1rico dessa tarefa. E3emplo & 3 utili!ador % tem uma tarefa pendente identificada pelo nEmero '88. %o clicar so re essa tarefa no menu Aarefas Pendentes e a rir o serparador Araratamento poder0 fa!er ocorrer 7 situa"4es< @. Encamin$a para o utilizador C e encerra& vai ser criada uma tarefa no O(

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supon,amos tarefa nT '8' e encerra a '88. 3 te$to )ue se coloca na cai$a por ai$o do Aipo de Aratamento (a do editor de te$to)( fica na tarefa nova )ue criada. 3 te$to )ue se coloca em Notas( fica na tarefa encerrada do utili!ador %. A. Encamin$a para o utilizador C sem encerrar& o O rece e uma tarefa pendente de nEmero '8'. 3 te$to )ue se coloca no editor de te$to( fica associado a essa nova tarefa. =omo no estamos a encerrar( no vale a pena escrever nada no campo Notas( pois no fica associado. D. " utilizador A apenas encerra a tare#a que recebeu < neste caso a tarefa '88 fica encerrada. Se o utili!ador utili!ar o campo Notas( estas ficam associadas ao ,ist1rico da tarefa '88. No vale a pena escrever no campo do editor de te$to( pois no fica associado.

Tare#as Encamin$adas
% aplica"o de #esto de e$pediente disponi ili!a um menu( em tudo semel,ante Ls tarefas pendentes( )ue so as tarefas encamin,adas. Neste menu o utili!ador poder0 consultar< Aodas as tarefas )ue enviou a outros utili!adores e )ue ainda estao pendentes nelesI Aodas as tarefas em )ue ele era o destinat0rio e )ue ;0 esto encerradas. Essas tarefas so identificadas por todos os identificadores das tarefas pendentes e ainda pelo estado ( encerrado ou pendente).

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Documentos Monitorizados
Neste item poss6vel ver os documentos para os )uais se pediu monitori!a"o( )uer durante o seu re#isto )uer L posteriori( no separador Sist1rico das Aarefas Pendentes.

Pode-se(

ainda(

activarFdesactivar

monitori!a"o(

seleccionado

documento em )uesto na ta ela superior da ima#em indicada( e premindo o oto Monitori!ar Documento( semel,ante ao )ue aparece nas Aarefas Pendentes( como acima referido.

Reser!a de Re#er-ncias
Na reserva de refer?ncias internas( o o ;ectivo cativar um nEmero para um documento )ue ir0 ser re#istado posteriormente. Muitas ve!es e$iste a necessidade de se inserir a refer?ncia do documento no conteEdo do mesmo( e como tal( ser0 necess0rio sa er )ual esse

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nEmero antes de o re#istar na aplica"o. Esta reser!a de re#er-ncias apenas ) necess,ria para os documentos de sa*da e circulao interna > %ara e#ectuar a reser!a duma re#er-ncia o utili!ador dever0 aceder 4 opo Reser!a de Re#er-ncias 8nternas dentro da seco Re isto Documentos> a$%eserva e refer&ncia para Documento e 'a a Para reservar um nEmero para um documento de sa6da( o utili!ador deve escol,er a opo 'a a no campo +Reposit'rio+ e )ual a diviso a )ue pertence (no caso de pertencer a mais do )ue uma). Nas reservas de refer?ncias para documentos de sa6da( o campo tipo de documento no se aplica( pelo )ue ao escol,er o reposit1rio de sa6da( este campo fica lo)ueado. ($%eserva e refer&ncia para Documento e Circulao )nterna Se a reserva for para um documento de =ircula"o @nterna( o utili!ador deve escol,er a opo 2irc> 8nterna no campo +Reposit'rio+( em como a diviso na )ual pretende re#istar o documento e ainda o tipo de documento. :uando todos os campos estiverem preenc,idos o utili!ador deve premir o oto +Reser!ar+ para efectuar a reserva do nEmero. 3 resultado ser0 a informa"o de )ual a refer?ncia )ue foi #erada (&i#ura 'J). Esta refer?ncia fica em mem1ria( pelo )ue poder0 ser imediatamente colada no documento em )ue estiver a tra al,ar( se for o caso (e$emplo( em -NF 9efU./). % primeira ve! )ue se entra neste item de menu e se fa! uma reserva( poder0 ser solicitado )ue se;a autori!ada a coloca"o em mem1ria da refer?ncia atri uida.

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Figura 1?: )e$erva de re!er@ncia para docu"ento de $a/da

Re istar documentos para sa*da

3 o ;ectivo desta sec"o ser0 re#istar documentos )ue iro circular internamente( mas )ue iro sair da or#ani!a"o. +m documento de sa6da deve ser criado no computador pessoal do utili!ador e( )uando pronto( deve ento ser re#istado. Para o re#isto de um documento de sa6da o utili!ador deve aceder ao menu Re isto para Sa*das dentro da sec"o Re isto Documentos. No re#isto de documentos de sa6da e$iste tam m um con;unto de dados )ue t?m )ue ser preenc,idos (&i#ura 'K).

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Figura 1*: 'a"po$ para o regi$to de u" docu"ento de $a/da No campo de preenc,imento o ri#at1rio )ue a +Re#> 8nterna+ so listadas todas as refer?ncias internas #eradas a partir da 9eserva de 9efer?ncias @nternas )ue ten,am sido efectuadas pelo utili!ador )ue pretende re#istar o documento. Sempre que um determinado utilizador re istar um documento de sa*da com uma determinada re#er-ncia( ) necess,rio que ele ten$a #eito pre!iamente a reser!a

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dessa mesma re#er-ncia. Tipo do documento > Aipo de documentoI Data do documento > Data de re#isto do documentoI 0ia de sa*da > 2ia de sa6da a ser usado para esse documentoI Assunto > %ssunto do documentoI Autor > %utor do documento. Esta op"o apenas permite escol,er uma entidade internaI Entidade de destino > Entidade e$terna a )ue se destina o documentoI "bser!a1es > =ampo de o serva"4esI 2onte/do no di italizado > =ampo )ue identifica a e$ist?ncia de conteEdo no di#italI Descrio > =ampo )ue descreve o conteEdo no di#ital (caso e$ista)I E$iste ainda a possi ilidade de associar o documento )ue estamos a re#istar a um outro ;0 e$istente. Para isso deve ser preenc,ido o campo +Doc> entrada associado+ onde de!e ser inserido a re#er-ncia interna do documento B, e3istente> Destinat,rio>PessoaFservi"o a )uem se destina a tarefa. %o seleccionar um determinado utili!ador( a aplica"o vai #erar uma tarefa pendente ao utili!ador )ue a6 for referenciado. Tratamento- )ual o tratamento )ue se pretende )ue o destinat0rio d? ao documento. Por defeito este campo ;0 se encontra pr-preenc,ido com Encamin,amento inicial( mas poder0 ser alterado. Dossi-- o dossi? no )ual o documento se insere.

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Dossi-s Associados- ver descri"o para este campo em 9e#isto de Documentos de Entrada.

2arre ar Documento > 3 documento cu;a sa6da se pretende re#istar ()ue se encontra #uardado no disco do computador)I

Depois de preenc,idos os campos( o utili!ador deve premir o +Submeter+.

oto

%o su meter o documento( a aplica"o #era uma refer?ncia em forma de< N6 de re isto.Ser!io7ano.

Aal como ;0 foi referido( um documento de sa6da pode circular internamente. =omo tal( s* ser atri(u o um n+mero e sa a epois e ter si o assina o pela enti a e competente e encaminha o para o servio que o numera e trata deste manual). e e,pe iente o seu envio (menu Sa6das por Numerar-Sec"o 2

Re istar documentos para circulao interna

% filosofia do re#isto de documentos de =ircula"o @nterna a mesma da dos documentos de sa6da< primeiro de!e ser reser!ada uma re#er-ncia e s' depois de!e ser re istado o documento . =ontudo( este tipo de documento apenas circula internamente e nunca ir0 sair da or#ani!a"o.

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Para o utili!ador re#istar documentos de circula"o interna deve aceder L op"o Re isto para 2irculao interna dentro da sec"o Re isto Documentos. 3s campos a serem preenc,idos diferem dos do documento de sa6da e podem ser consultados na &i#ura 'N.

Figura 1A: For"ul-rio para o regi$to de docu"ento$ de 'irculao nterna

Re#>interna.campo de preenc,imento o ri#at1rio onde so listadas todas as refer?ncias internas #eradas a partir da 9eserva de 9efer?ncias @nternas )ue ten,am sido efectuadas pelo utili!ador )ue pretende re#istar o documento. Sempre que um determinado utilizador re istar um documento de circulao interna com uma determinada re#er-ncia( ) necess,rio que ele ten$a #eito pre!iamente a reser!a dessa mesma re#er-ncia.

Data.data do re#isto (por defeito a data do sistema).

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Autor > %utor do documentoI Assunto > %ssunto do documentoI "bser!a1es > =ampo de o serva"4esI 2onte/do no di italizado > =ampo )ue se refere L e$ist?ncia (ou no) de conteEdo )ue no foi poss6vel di#itali!arI

Descrio > =ampo de descri"o do conteEdo no di#itali!adoI Destinat,rio- PessoaFservi"o a )uem se destina a tarefaI Tratamento > )ual o tratamento )ue se pretende )ue o destinat0rio d? ao documento. Por defeito este campo ;0 se encontra pr-preenc,ido com Encamin,amento inicial( mas poder0 ser alteradoI

Dossi-- o dossi? no )ual o documento se insereI Dossi-s Associados- ver descri"o para este campo em 9e#isto de Documentos de EntradaI

2arre ar Documento > 3 documento cu;a sa6da se pretende re#istar ()ue se encontra #uardado no disco do computador).

%o su meter o documento( a aplica"o #era uma refer?ncia da forma< tipo F nT de re#istoFservi"oFDiviso (caso e$ista)Fano.

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Documentos por 2lassi#icar

%)ui se podem encontrar todos os documentos cu;a classifica"o( isto ( atri ui"o de um Dossi?( ainda no foi efectuada.

=arre#ando no

oto -=lassificar/( podemos efectuar essa atri ui"o do

dossi? principal a )ue o documento vai pertencer. % ;anela de selec"o de dossi? id?ntica Ls )ue vimos anteriormente. Podemos ainda visuali!ar o documento( com o oto -2er Documento/( ou

aceder aos separadores com toda a informa"o a )ue o documento di! respeito( semel,antes aos )ue encontramos nas Aarefas Pendentes( por e$emplo( atravs do oto -2er &ic,a/.

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%esquisas
Dentro da sec"o %esquisa o utili!ador poder0 pes)uisar por< DocumentosI AarefasI

% pes)uisa de documentos pode ser feita de duas formas< Uma pesquisa mais eral em )ue utili!ador apenas introdu! al#umas

palavras c,ave. % aplica"o procura por todos os documentos )ue conten,am os termos pes)uisados( )uer nos metadados de re#isto( )uer no conteEdo. (&i#ura 'D)I

Figura 13: Pe$,ui$a geral

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Figura 15: )e$ultado$ pe$,ui$a geral

%esquisa A!anada em )ue o utili!ador pode introdu!ir um con;unto de informa"4es espec6ficas de forma a redu!ir o nEmero de ocorr?ncias (&i#ura 'R)I

2ampos a preenc$er Reposit'rio.reposit1rio do documento (entrada( sa6da( circula"o interna)I Re#er-ncia 8nterna< refer?ncia interna do documentoI Tipo.tipo documentoI Re isto Ano.ano de re#isto do documentoI Re istado por. utili!ador )ue re#istouFcriou o documentoI Re istado entre (datas de re#isto)-intervalo de datas em )ue o documento foi re#istado. Este campo de preenc,imento o ri#at1rioI Assunto. assunto do documentoI Descritores. identificadores de dossi?s( por 0rea l1#ica (temas). @sto ( so apresentados documentos )ue perten"am a dossi?s relacionados com o(s) descritor(es) indicado(s)I Dossi-- dossi? no )ual o(s) documento(s) a pes)uisar se insere(m)I

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2lasse- classe na )ual se inserem os dossi?s cu;os documentos devem ser apresentados. Note-se )ue( se esta classe no contiver dossi?s directamente( sero considerados dossi?s )ue pertencem a classes descendentes da indicada.

Figura 19: Pe$,ui$a avanada de docu"ento$

Da pes)uisa efectuada resultar0 uma lista de documentos contendo al#umas informa"4es so re os mesmos< 9efer?ncia( Data de EntradaFcria"o( %ssunto( Emissor( 9emetente e NEmero de Sa6da. %s pes)uisas de documentos apenas devolvem os documentos so re os )uais o utili!ador tem permiss4es( isto ( se o utili!ador foi o criador do mesmo( ou se reali!ou al#uma tarefa so re o mesmo (;0 a c,efia tem acesso a tudo). %o efectuar um cli)ue so re uma das ocorr?ncias da lista de resultados( sur#ir0 o menu especificado na sec"o Gesto de Tare#as( ou se;a( um menu de separadores com o ,ist1rico das tarefas so re o documento e um
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con;unto de informa"4es referentes a esse documento (metadados( ane$os( vers4es).

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E Tare#as espec*#icas da 2$e#ia

Monitorizao de Tare#as
Dentro da sec"o %esquisa e$iste uma op"o )ue a %esquisa de Tare#as. Este menu permite L c,efia controlar as tare#as pendentes dos elementos que pertencem ao seu ser!io. % monitori!a"o das tarefas feita de forma ,ier0r)uica( ou se;a( o Presidente ter0 acesso Ls tarefas pendentes de todos os elementos da or#ani!a"o( ao passo )ue a c,efia da Diviso de @nforma"o e @nform0tica( por e$emplo( apenas ter0 acesso Ls tarefas pendentes dos elementos dessa Diviso. 3s campos a serem preenc,idos para efectuar uma determinada pes)uisa so re as tarefas pendentes ()uer pendentes )uer encerradas) esto representados na &i#ura 28. Remetente > =ontacto( dentro de uma entidade interna( )ue efectuou o encamin,amento da tarefaI Destinat,rio > =ontacto ou entidade interna ao )ual a tarefa foi atri u6daI 2ampos +Entre+ e +e+ > @ntervalo de datas no )ual a pes)uisa de tarefas deve incidirI Te3to no Tratamento > PalavrasFfrases usadas para pes)uisar no campo tratamento das tarefasI Tipo de Tratamento <8 ual7E3cepto= > =ampo )ue permite listar todas as tarefas )ue correspondem (@#ual) ou todas e$cepto (E$cepto)( o

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Aipo de Aratamento (campo se#uinte)I Tipo de Tratamento <descriti!o= > Aipo de tarefa so re a )ual se pretende pes)uisar ou )ue se pretende e$cluir( dependendo do )ue foi indicado no campo anterior( se;a V@#ualV ou VE$ceptoV respectivamenteI Estado > Estado da tarefa (pendente ou encerrada)

Figura 2<: Pe$,ui$a de 6are!a$ 3 resultado da pes)uisa pelas tarefas ser0 uma lista com todas as tarefas )ue o edecem aos campos inseridos na pes)uisa (&i#ura 2'). Esta lista#em contm os se#uintes campos< Remetente > =ontacto )ue efectuou o encamin,amentoI Data de leitura > Data em )ue a pessoa acedeu L tarefa pela primeira ve!I Data de encerramento > Data em )ue foi encerrada a tarefa. Este campo apenas apresentar0 um valor( para o caso de a tarefa ;0 se encontrar encerradaI Tipo de tratamento > Aipo de tratamento dado Assunto > %ssunto do documento associado L tarefa Estado > Estado da tarefa (PendenteFEncerradaFAodos)I

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Figura 21: )e$ultado de Pe$,ui$a de 6are!a$

3 utili!ador( ao clicar so re )ual)uer uma das tarefas( poder0 consultar o documento ao )ual a tarefa est0 associada.

Dele ao de 2ompet-ncias
% Dele#a"o de =ompet?ncias tem como principal o ;ectivo associar as tarefas de um determinado utili!ador )ue se encontra ausente a outro elemento da or#ani!a"o( para )ue este despac,e as tarefas do primeiro. Para aceder L dele#a"o de compet?ncias o utili!ador deve seleccionar a op"o Dele ao de 2ompet-ncias do menu principal (&i#ura 22).

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&i#ura 22< Menu da dele#a"o de compet?ncias

=omo se pode o servar( poss6vel consultar a lista de compet?ncias criadas. % lista apresenta )ual o elemento a su stituir e )ual o elemento )ue vai ser o seu su stituto( em como um intervalo de datas para os )uais essas compet?ncias so aplic0veis.

Parar criar novas ocorr?ncias( o utili!ador deve preenc,er os campos +Substitu*do+( +Substituto+( +Data de inicio+ e +Data de #imV e( de se#uida( premir o oto +Guardar+. Esta ac"o ir0 fa!er com )ue as tarefas )ue este;am associadas ao elemento em falta apare"am na lista#em das tarefas pendentes do utili!ador )ue o su stitui.

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9ista ens de controlo di,rio

%s lista#ens de controlo di0rio permitem consultar todo e$pediente )ue deu entrada e )ue saiu da or#ani!a"o. Esta funcionalidade est0 dispon6vel em 2ontrolo Di,rio na sec"o 9ista ens. :uando o utili!ador acede a esta funcionalidade e$iste um con;unto de campos )ue pode preenc,er para( mais rapidamente( encontrar o )ue pretende (&i#ura 27).

Figura 23: For"ul-rio para a pe$,ui$a do controlo de e>pediente di-rio

Reposit'rio > Para especificar )ual o tipo de reposit1rio )ue se deve pes)uisarI

Ser!io > Servi"o de e$pediente )ue efectuou o re#istoI 9ocal > Bocal onde se pretende pes)uisar Entrada7Sa*da Data de entrada ou sa6da efectiva do documento. @sto ( nos documentos de Entrada( considera-se a sua data de recep"o pela or#ani!a"o (campo Data de Entrada no -9e#isto de Documentos de Entrada/). Nos documentos de Sa6da( considera-se a sua sa6da definitiva da or#ani!a"o (data re#istada no item de menu -Sa6das para Numerar/).

Nesta lista#em poss6vel consultar os se#uintes metadados Re#er-ncia> NEmero de re#isto do documentoI

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Data criao > Data de entradaFsa6da do documentoI Assunto > %ssunto do documentoI Emissor > Entidade emissora do documentoI Remetente. )uem enviou o documentoI Destinat,rio. a )uem se destinou o documentoI N/mero de Sa*da.nEmero #erado pela aplica"o )uando se deu sa6da do documento(no caso de documentos de sa6da)I associada a esta informa"o( aparece tam m o dia e ,ora de sa6daI

So re o resultado da pes)uisa (lista de documentos) poss6vel( mais uma ve!( consultar seu conteEdo e aceder ao ,ist1rico( dados( vers4es e ane$os e tratamento atravs de um cli)ue simples (&i#ura 2J).

Figura 2?: Bi$tage" de controlo di-rio

9ista ens das tare#as pendentes por departamento

Esta funcionalidade( dispon6vel em %endentes por Departamento( na sec"o

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9ista ens( tem por o ;ectivo listar todos os documentos )ue t?m tarefas pendentes dentro de um determinado Departamento. Para isso necess0rio preenc,er pelo menos um dos campos representados na &i#ura 2K.

Figura 2*: 'a"po$ para li$tar a$ tare!a$ pendente$ por departa"ento

Departamento > Nome do departamento so re o )ual se pretende a listaI =ada utili!ador apenas poder0 ver os documentos )ue se encontram pendentes no departamento no )ual c,efe ou em todos os departamentos )ue se encontrem a ai$o do seu na estrutura de entidades internas.

Tipo de tratamento > Aipo de tratamento da tarefaI Destinat,rios > Entidades receptoras da tarefaI Data de recepo > Sora e data da recep"o da tarefaI Remetente.utili!ador da or#ani!a"o )ue encamin,ou a tarefa %eposit*rio Aipo de reposit1rio do documento associado L tarefaI

Depois de preenc,idos os campos do formul0rio( o utili!ador deve premir o oto +%esquisarV para )ue l,e se;a apresentada a lista de documentos )ue

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ten,am tarefas pendentes associadas (&i#ura 2N). Esta lista#em apresenta os se#uintes dados< Re#erencia> NEmero do documento associadoI Reposit'rio > 9eposit1rio ao )ual pertence o documentoI Assunto > %ssunto do documentoI Data e ;ora de recepo> Data e ,ora em )ue foi rece ida a tarefaI Emissor >autorFcriador do documentoI Remetente > +tili!ador )ue encamin,ou a tarefaI Destinat,rio. +tili!ador a )uem foi enviada a tarefaI

Figura 2A: )e$ultado da pe$,ui$a de pendente$ por departa"ento

Mais uma ve!( e$iste a possi ilidade de fa!er um simples cli)ue para a rir o menu )ue contm o ,ist1rico( os dados( vers4es( ane$os( etc..

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F Tare#as de Gesto de Entidades

% Gesto de Entidades est0 dispon6vel na op"o Entidades do menu principal. 3 o ;ectivo desta funcionalidade fa!er a #esto de todas as entidades (e$ternas e internas) )ue a aplica"o contm. 3s contactos de uma entidade so considerados entidades individuais dentro de al#uma entidade colectiva( ou se;a( um contacto est, sempre associado a uma entidade> %o aceder ao menu Entidades( o utili!ador ter0 acesso L lista de entidades re#istadas no sistema( incluindo as entidades internas e as entidades e$ternas (&i#ura 2D).

Figura 23: Menu C+ntidade$C 3 utili!ador poder0 fa!er uma pes)uisa pelas entidades e$istentes na aplica"o. A pesquisa pode ser e#ectuada pela si la ou entidade ( atravs

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do mesmo campo( ou pelo c'di o da mesma . %s entidades colectivas )ue conten,am outras su -entidades( podem ser e$pandidas em formato de 0rvore. Este menu disponi ili!a tr?s fun"4es< 2riar entidades no!as( atravs do oto VNo!a+I Editar entidades B, e3istentes( atravs do oto VEditar+? Remo!er entidades ou contactos ;0 e$istentes. +ma entidade s1 poder0 ser eliminada caso no ten,a nen,um contacto associado. Para alm disso( caso um contacto ou entidade ten,a al#uma tarefa associada( mesmo )ue se encontre encerrada( no poder0 ser eliminada. 3 utili!ador ao premir o oto V No!aV( uma nova ;anela ir0 a rir-se onde ser0

necess0rio preenc,er v0rios campos essenciais para a cria"o de novas entidades( tal como pode ser o servado na &i#ura 2Q.

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Figura 25: nter!ace para a criao de u"a nova +ntidade

:uando criada uma nova entidade( poss6vel referir se a entidade =olectiva ou @ndividual( e se @nterna ou E$terna. =aso a entidade se;a interna( o campo VEnt> ;ierarq> Superior+ permitir0 escol,er uma entidade colectiva tam m interna( isto com o o ;ectivo de criarmos entidades dentro de outras entidades. % inter!ace da &i#ura 2Q permite associar um con;unto de moradas e telefones L mesma entidade. Para adicionar um novo re#isto de moradas ou telefones( o utili!ador dever0 premir o oto VNo!a+ (na sec"o correspondente) e de se#uida preenc,er os campos.

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Para re#istar uma nova entidade( o utili!ador deve premir o oto +Guardar+. =aso se trate de uma entidade interna L or#ani!a"o( e individual (pessoa( no um servi"o)( fica re#istado automaticamente o seu contacto na estrutura da institui"o. @sto ( a entidade fica afecta ao servi"o indicado durante o re#isto de nova entidade interna individual.

oto + 2opiar 2ontacto+ re#ista uma entidade ;0 e$istente num servi"o

num outro servi"o. 2er &i#ura 2R. 3 o ;ectivo deste ecr facilitar a associa"o de uma entidade a diversos servi"os( se necess0rio. Por e$emplo( a Entidade de nome %nt1nio Manuel( )uando foi criado o seu re#isto( ficou associada ao servi"o de =onta ilidade. Mas neste ecr( f0cil associar o %nt1nio Manuel tam m ao servi"o %dministrativo( caso ele la ore para os dois servi"os. +ma entidade s1( pode ter v0rios contactos (associa"4es a servi"os).

Figura 29: +cr de in$ero de novo$ 'ontacto$

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G Gesto Sistema de 2lassi#icao

Para #esto do su -sistema de =lassifica"o( um administrador tem os se#uintes itens de menu< Gerir Dossi-s > permite criar ou editar dossi?sI Gerir 2lasses > permite criar ou editar classesI Gerir Descritores > permite criar ou editar descritores.

Gerir Dossi-s
% criao de no!os dossi-s( em como a pes)uisa e edi"o dos ;0 e$istentes( a)ui poss6vel. 2er fi#ura 78.

&i#ura 78< Ecr de #esto de dossi?s % cria"o de dossi?s inicia-se )uando se prime o oto =riar Novo Dossi?( no canto inferior direito. Nessa altura( a re-se uma ;anela( como a fi#ura a

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se#uir representa.

Na cria"o deparamos-nos com os se#uintes campos< 2lasse . permite seleccionar a classe )ue ir0 acol,er o novo dossi?. 2er fi#ura.

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=omo se pode o servar( indicando parte da refer?ncia da classe a pes)uisar( oFeFou o seu t6tulo (descritivo)( o temos uma lista das classes )ue o edecem aos parPmetros indicados. No se poder0 seleccionar uma classe (a cin!ento)( )ue ten,a classes de menor #rau associadas a si ( ois estas esto( por defini"o( impedidas de rece erem dossi?s. Na fi#ura podemos ainda ver )ue e$iste um se#undo separador( Nave#ar. %travs deste podemos optar por seleccionar uma classe( com ase na sua estrutura em 0rvore. 2er fi#ura se#uinte.

Efectuando duplos cli)ue ou premindo o s6m olo -M/( podemos avan"ar na estrutura da 0rvore ,ierar)uica das classesI

%rodutor > a)ui se identifica a entidade interna )ue criou o dossi? a pes)uisarI

M)todo Hec$o 0olume > permite definir o mtodo )ue ser0 utili!ado para o encerramento automatico de volumes E$emplos( por< )uantidade m0$ima de documentos num volume( ano civil( ano

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econ1mico( etc.I

Estado > apenas e$istem dois estados poss6veis< % ertoFEncerrado. Mas como se trata de uma opera"o de a ertura de um novo dossi?( ento o Enico )ue est0 dispon6vel % ertoI

Data de Abertura > neste campo indicada a data de a ertura do dossi?. Se nen,uma for indicada( a aplica"o MoreDoc coloca a data corrente( por defeito( no momento do re#isto dos dadosI

Descritores > como ;0 referido anteriormente( neste Manual( descritores so temas ou 0reas l1#icas Ls )uais um dossi? pertence. 3s e$emplos indicados foram< tipo tem0tico (Documenta"o( Soft*are( Procedimentos( etc.) ou tipo #eo#r0fico (Bis oa( Porto( etc.).

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Esta fi#ura identifica a ;anela )ue mostrada ao ser premido o

oto

de pes)uisa de Descritores. Tipo permite seleccionar o tema ou 0rea l1#ica do descritor( listando automaticamente os descritores )ue tem associados. 3 oto Adicionar 4 9ista acrescenta na ta ela inferior o descritor seleccionado. Essa ta ela inferior( representa a lista de descritores aos )uais est0 associado o dossi? )ue pretendemos o terI

T*tulo > o te$to )ue descreve o dossi?. oto Guardar permite arma!enar os dados

%p1s estas defini"4es( o

relativos ao novo dossi? e fec,a de se#uida a ;anela( indicando tam m a refer?ncia o tida na #rava"o do dossi?. De re#resso L 0rea inicial do item de menu Gerir Dossi?s( encontramos v0rios campos( )ue permitem pes)uisar um dossi?( sendo estes de preenc,imento facultativo. %l#uns desses campos so id?nticos aos indicados na cria"o de dossi?s. Para a pes)uisa temos ento< Re#er-ncia Dossi- > identifica"o interna L or#ani!a"ao( )ue identifica um determinado dossi?. Note-se )ue por defini"o( a apresenta"o da refer?ncia de um dossi?( em diversos campos da aplica"o MoreDoc( en#lo a no s1 a sua refer?ncia( como tam m a da classe em )ue se insere. Por e$emplo( )uando aparece a refer?ncia 8N8.'8.87-J( devemos ter em aten"o )ue apenas o J a refer?ncia real do dossi?( pois -8N8.'8.87/ ser0 a refer?ncia da classe me. %ssim( neste campo em particular( o )ue deveria ser colocado era apenas o J( se#uindo o e$emplo dadoI %rodutor > a)ui se identifica a entidade interna )ue criou o dossi? a

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pes)uisarI 2lasse > refere-se L classe me do dossi?( na )ual este se insere directamente. Para o e$emplo apresentado na primeira al6nea( seria 8N8.'8.87. T*tulo > o te$to( ou parte deste( )ue descreve o dossi?I Descritores > ver e$plica"o dada para o campo id?ntico( na cria"o de dossi?s. %p1s a defini"o( ou no( de parPmetros( o oto Pes)uisar activa a

apresenta"o da lista de resultados( como a se#uir se indica na fi#ura.

Para )ual)uer um destes dossi?s encontrados( poss6vel entrar na sua edi"o( fa!endo cli)ue no oto Editar Dossi?.

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Em cada campo( temos a indica"o do valor actual( mas temos a possi ilidade de alterar o seu valor( e$cepto nos casos em )ue este no edit0vel (a cin!ento). Note-se )ue no caso do campo Estado (-%ctual estado/)( ao mudarmos a sua condi"o( vai automaticamente alterar a condi"o do campo Data &ec,o. @sto ( se o colocarmos como &ec,ado( a data corrente colocada na Data &ec,o. @sto si#nifica )ue ;0 no ser0 poss6vel inserir mais documentos neste dossi?. Pelo contr0rio( se for alterado para % erto( )ual)uer data de encerramento anulada( e o dossi? passa a aceitar novos documentos.

Gerir 2lasses
% criao e edio de classes( poss6vel atravs deste item de menu. :uando entramos nele sur#e-nos uma ;anela como a se#uinte<

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Por defeito( o separador a erto o de escol,a de classes atravs de uma 0rvore (separador Nave#ar). @sto permite uma no"o das v0rias classes e$istentes( numa perspectiva ,ierar)uica. =ontudo( se o utili!ador assim o preferir pode optar pelo separador &iltrar<

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Se;a como for( para a cria"o de uma nova classe( a filtra#em ou nave#a"o no so necess0rias de momento. Oastar0 para isso( de pressionar o oto -=riar Nova =lasse/( )ue apresentar0 a ;anela se#uinte<

Por Ramo da 2lasse entende-se a classe )ue acol,er0 a nova( ou se;a( a sua ascendente ,ierar)uica. No campo 2lasse( aparecer0 automaticamente uma su#esto de refer?ncia para a nova classe( mas )ue edit0vel( para o caso de no e$istir( no momento ou numa possi ilidade futura( uma re#ra r6#ida de formato para a refer?ncia. %rodutor( ser0 o servi"o )ue d0 ori#em L nova classe( a)uele )ue respons0vel pela sua cria"o. T*tulo( a desi#na"o da classe. Em Descrio podemos colocar )ual)uer informa"o )ue se ac,e pertinente L sua percep"o e entendimento no futuro. De se#uida astar0 carre#ar no oto Gra!ar( para su meter as altera"4es( ou 2ancelar caso desistamos desse prop1sito. Para a visuali!a"o ou altera"o dos dados da classe seleccionada atravs

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da filtra#em ou da 0rvore( temos de premir o oto Editar 2lasse. %cedemos L ;anela<

%)ui podemos( caso ten,amos permiss4es para tal( modificar a referPncia da classe( no campo 2lasse( alterar o %rodutor e restantes campos( premindo o oto Guardar( ap1s as altera"4es. 3 campo Ramo da 2lasse no edit0vel( pois trata-se da classe superior em )ue esta se insere. Mas a reclassifica"o tam m poss6vel( atravs do oto Reclassi#icar. =om este( acede-se ao ecr<

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Podemos ento alterar a 2lasse Ramo (classe superior)( alterar a refer?ncia su#erida (2lasse) a)uando da altera"o da =lasse 9amo( o Autor( )ue o respons0vel pela reclassifica"o( a Data em )ue esta foi solicitada( e "bser!a1es( o motivo dessa reclassifica"o. Depois... 2ancelar ou Guardar( como indicado noutros situa"4es

semel,antes no Manual. @sto vai encerrar a ;anela da 9eclassifica"o( e voltamos L da Edi"o. Nesta temos ainda os separadores ;ist'rico e Dossi-s< o primeiro para consultarmos o )ue aconteceu a essa classe( como a sua cria"o e suas reclassifica"4es. 3 se#undo( )ue permite ver )ue dossi?s essa classe en#lo a( caso se;a de ultima instPncia na 0rvore e ;0 al#um ten,a sido atri uido. Se a classe em causa tiver descendentes( em ve! de al#um dossi?( aparece na lista apenas essa informa"o( como na ima#em se#uinte<

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Gerir Descritores
% criao e edio de descritores( efectuada acedendo a este item de menu( no painel lateral es)uerdo( caso o utili!ador para isso ten,a permiss4es. +ma ;anela como a se#uinte apresentada<

Pressionando o

oto 2riar No!o Tipo torna-se poss6vel criar um novo #rupo

de descritores (um tema). 2er fi#ura<

E$emplos ;0 anteriormente mencionados so< Geo#r0fico ou Aem0tico.

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Podemos tam m criar um novo descritivo( dentro de um tema( com o oto 2riar No!o( da !ona inferior desta ;anela de menu. 2er fi#ura<

%o Guardar( este descritor ficar0 associado ao Aipo anteriormente seleccionado( no campo superior.

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I ;ist'rico de 0ers1es do Manual

v'.8 > @ara, Sousa v'.' > @ara, Sousa v2.8 (draft) > 9icardo =ardoso v2.2 (draft) > 9icardo =ardoso

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