Valds, A. ( 2006). La auditora como herramienta.

En Auditora
logstica [texto en preparacin] (pp.31-[40]). Lima : El autor. (C33568)
CAPTULO 111: LA AUDITORA COMO HERRAMIENTA
Cuando tratamos de entender una palabra o trmino normalmente recurrimos
al Diccionario, en el cual por lo general logramos una explicacin clara respecto
de lo que buscamos, sin embargo al tratar de establecer el concepto de lo que
es la "AUDITORIA", encontramos que se indica que es el "cargo o dignidad de
auditor; interventor de cuentas"
21
, lo que indudablemente no nos permite tener
una idea clara respecto de este trmino.
Para efectos de nuestra investigacin, de all partimos y consultamos varios
autores y encontramos multitud de definiciones, en el marco de las ciencias
Financieras y Contables, efectuadas por los ms destacados especialistas en
la materia, pero considero, que tal vez, una de las ms completas y claras
definiciones sobre el tema, la propone el Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos (I.M.C.P. ), que la define como:
"Es una actividad profesional , que implica, al mismo tiempo, el
ejercicio de una tcnica especial izada y la aceptacin de una
responsabilidad pblica"
22
.
Como podemos apreciar se trata de un concepto bastante ms amplio que la
simple asignacin de responsabilidades de evaluacin y dictamen, con las que
solemos identificar el trmino y la labor que desarrollan los auditores, lo que se
aprecia en la definicin que nos proporciona R. K. Mautz, que indica que "es un
esfuerzo dedicado a descubrir si los Estados Financieros realmente presentan
o no, la situacin financiera y los resultados de las operaciones de la Empresa
o Institucin sometida a examen"
23
.
21
Diccionario Pequeo Larousse Ilustrado
22
1NSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PBLICOS; "Normas y Procedimientos de Auditora", 7ma. Edicin,
1972, Mexi co, Captulo 3, Pgina 23
23
MAUTZ, R. K. ; "Fundamentos de Auditora". Tomo 1; Ediciones Macchi S.A: Buenos Aires Argentina, 1970;
Captulo 1, pgina 5
Mai<nal drd<ictrco rpproductdo en Untversidad ESAN. para uso exclusrvo en clase.
Las definiciones encontradas nos llevan a pensar que es muy poco probable el
que logremos ponernos de acuerdo respecto del significado del trmino, pero
es un concepto que debe estar permanentemente en el mundo de los negocios,
puesto que las actividades de auditora, son necesarias a fi n de garantizar la
correccin de las operaciones, desde todos los ngulos o puntos de vista, tal
como trataremos de demostrar en los prximos prrafos.
El mundo de la auditora es muy amplio y no slo se limita al mbito de los
registros contables y los estados financieros, pues su campo de accin,
realmente no tiene ningn lmite, por el contrario, constituye una de las
herramientas ms poderosas para mantener informada a la Gerencia de cmo
estn marchando las actividades de la empresa, mientras que por otro lado
informa sobre los acontecimientos, por ello podemos tratar de establecer una
especie de clasificacin, que nos permita una mayor facilidad para entender su
objetivo y sobre todo su necesidad en el mundo de los negocios.
Procederemos a aproximar una clasificacin tentativa para la auditora, sin
perder de vista el punto que nos interesa desde la perspectiva de este estudio.
Tradicionalmente encontramos que cuando se menciona el trmino auditora,
casi de inmediato se le relaciona con el rea contable de las empresas y la
evaluacin de los estados financieros, olvidando que existen otras reas del
conocimiento y de la actividad humana que requieren ser auditadas. En este
marco podemos considerar que existe una clasificacin casi infinita de
posibilidades para la auditora, sin embargo en este acpite slo veremos
algunas, a modo de ilustracin, puesto que el rea que nos interesa sobre
manera es la logstica.
En el cuadro que se inserta a continuacin podemos apreciar la mencionada
clasificacin.
32
CLASE 1 TIPO AREA OBJETO FINALIDAD
FINANCIERA
Contabilidad y Evaluar las cuentas Presentar la realidad y
Finanzas anuales dictaminar sobre
Estados Financieros
Evaluar los sistemas y Establecer la
OPERATIVA
Operativa y procedimientos, as responsabilidad y
Administrativa como el uso adecuado eficiencia de su
de los recursos. em_Qieo
Evaluar a la Direccin Dictaminar sobre la
GESTIN
Gerencias y Jefaturas y a la Gerencia en su actuacin de la alta
actuacin. direccin
Evaluar y descubrir Dictaminar sobre las
FORENSE
Mdica y de Salud las causas de la razones de la muerte
muerte del paciente de un paciente
Evaluar la existencia y Dictaminar sobre la
conveniencia de los eficiencia de la
INFORMTICA
Centros de Cmputo sistemas de operacin del centro
aplicacin, recursos de cmputo y las
informticos y planes seguridades que
de contingencia brinda.
Evaluar el uso Informar sobre la
LOGISTICA
Operaciones y racional de los eficiencia de
Logstica recursos logsticos actuacin de la
logstica
Como podemos apreciar, la mencionada clasificacin no es limitativa, slo
pretendemos establecer la existencia de la auditora en muchos mbitos de
trabajo y del conocimiento humano, tan dismiles como el rea mdica y el rea
operativa de una empresa fabril, lo que nos lleva a identificar las caractersticas
que debe tener el auditor, lo que realmente en nuestro medio se ha constituido
en una especie de "dolor de cabeza", pues slo concebimos que las tcnicas
de auditora y por ende el ejercicio de un trabajo tcnico de auditora, son
potestad de los Contadores Pblicos Colegiados, lo que constituye un
paradigma que puede llevarnos a un error muy importante desde el punto de
vista de la propia gestin empresarial.
Con el objeto de poder fijar adecuadamente el mbito del MEDAL, desde el
punto de vista de la Auditora, trataremos de aproximar una adecuada
definicin para los tipos de auditora ms ligados a ella.
33
AUDITORA FINANCIERA
Tal vez sea el tipo de auditora ms conocida en el mundo y la ms comn en
sus aplicaciones, puesto que en muchos pases del mundo, se exige que los
estados financieros de las empresas que cotizan en bolsa, sean auditados y
evaluados por auditores independientes, los que deben certificar la
razonabilidad de las cifras que aparecen en los mismos, para efecto de
informar a los inversores. Esta situacin genera el paradigma que
mencionamos en los puntos anteriores.
Siguiendo la investigacin, una de las definiciones ms apropiadas que hemos
encontrado es la que nos proporciona Montgomery, que establece que la
Auditora Financiera
11
eS el examen sistemtico de los libros y registros de
un negocio u otra organizacin, con el fin de determinar o verificar los
hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de stas,
para poder informar sobre los mismos"
24
.
Esta definicin es bastante clara y completa, pudiendo ser interpretada en
varias formas, sin embargo en nuestra opinin trata de centrar las actividades
de la auditora financiero - contable, en un contexto del trabajo normal de una
entidad, lo que nos permite aseverar que trata de "analizar el pasado para
determinar la razonabilidad de las operaciones y la situacin de la empresa a
una fecha dada".
En concreto se trata de efectuar un anlisis "post morten", es decir luego de
haberse consumado los hechos, por lo que su misin, aunque importante,
simplemente nos pone sobre aviso respecto de lo acontecido, complementado
con una "carta de control interno", que pretende informar sobre las debilidades
y fallas que puede estar presentando el sistema de control interno, lo que en
24
MONTGOMERY; citado por Fabin MARTINEZ VILLEGAS en "El Contador Pblico y la Auditora Administrativa";
Editado por Ediciones Contables y Administrativas S.A., Mxico, 1975, Captulo 2, pgina 37.
34
cierta forma tratara de sustentar las fallas o errores cometidos durante el
proceso de registro contable de las operaciones de la entidad.
No pretendemos dudar de la importancia y trascendencia que tiene o puede
llegar a tener la Auditora Financiero - Contable, pero es indudable que los
objetivos que perseguimos a travs de ella, son meramente informativos y en
forma posterior a los hechos, pese a que desde el punto de vista de la auditora
interna, es posible desarrollar actividades de control , antes, durante y despus
de la ejecucin de las operaciones, con lo que se estara coadyuvando al xito
de la gestin, en la medida en que se escuche la voz de alerta de los auditores.
El campo de accin de este tipo de auditora se centra en los Estados
Financieros y sus anexos o anlisis de las cuentas, los cuales constituyen los
"RESULTADOS" de las actividades empresariales, cualesquiera sea su tipo o
forma, por lo que podramos asegurar que no se nos informa sobre las causas
que generaron o motivaron dichos comportamiento o situacin financiera de la
entidad.
Lo indicado se traduce en una falta de informacin sobre aspectos como "la
posicin que la empresa guarda en el mercado; la forma como se han venido
logrando sus objetivos; las polticas administrativas; la admisin de los
sistemas y procedimientos de operacin; como se ha desarrollado el elemento
humano, principalmente el directivo; como se han utilizado los diferentes
recursos con que cuenta la empresa"
25
, que constituyen limitaciones de la
auditora financiera, que sin embargo no la invalidan como herramienta de
evaluacin de las operaciones desarrolladas, slo que nos informa sobre lo
qu ha sucedido, sin mencionar el por qu sucedi.
25
MARTINEZ VILLEGAS, Fabin; "El Contador Pblico y la Auditora Administrativa"; Editado por Ediciones
Contables y Administrativas S.A. , Mxico, 1975, Captulo 2, pgina 41.
35
AUDITORA ADMINISTRATIVA
Las limitaciones indicadas, pueden eventualmente ser suplidas por la Auditora
Administrativo - Operativa, la que segn el profesor William P. Leonard se
define como que
11
es el examen comprensivo y constructivo de una
empresa, de una institucin, de una seccin del gobierno o de cualquier
parte de un organismo, como una divisin o departamento, respecto a
sus planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y
el uso de sus recursos fsicos y humanos"
26
.
Si tratamos de interpretar esta definicin, que es muy completa, podemos
establecer que la auditora administrativo - operativa, tiene como objetivo
primordial, "e/ desarrollar un conjunto de actividades para permitimos evaluar y
analizar el pasado, con el objeto de corregir el presente y as tener la
oportunidad de mejorar el futuro".
Si partimos de esta concepcin, podemos deducir la importancia que tiene este
tipo de auditora para las organizaciones, as como la amplitud de su campo de
accin, el cual se centra, a diferencia de la auditora contable, en las "CAUSAS"
que generan los efectos o resultados de las operaciones. Estamos pues en
condiciones de establecer que el propsito que mueve a la Auditora
Administrativo - Operativa se centra en "la revisin y evaluacin de una
organizacin a fin de identificar y eliminar deficiencias e irregularidades, en
cualesquiera de las reas examinadas"
27
, proporcionando a la Gerencia una
visin clara de lo que sucede desde el punto de vista operativo y permitindole
buscar soluciones alternas para lograr eliminar los desperdicios y deficiencias
encontrados; mejorar los mtodos, sistemas y procedimientos de operacin;
establecer mejores medios de control ; planeamiento del desarrollo del
personal , buscando mejorar y superar la eficiencia operativa y buscar una
mejor utilizacin de los recursos de que dispone, tanto humanos como fsicos y
26
LEONARD, William P., citado por Fabin MARTINEZ VILLEGAS, Fabin, en "El Contador Pblico y la Auditora
Administrativa"; Editado por Ediciones Contables y Administrativas S.A., Mxico, 1975, Captulo 3, pgina 45.
27
MARTINEZ VILLEGAS, Fabin; lb d. Captulo 3, pgina 46.
36
materiales. La posible o probable interrelacin entre estos objetivos o
propsitos los podemos apreciar en el grfico adjunto.
Muchos de los aspectos mencionados son materia o potestad de la accin
gerencial, la cual recibe una invalorable ayuda del rea o departamento de
Auditora Interna, que sera la llamada a ejercitar la auditora administrativo -
operativa. Realmente existen muchos puntos de contacto y coincidencia entre
ambas disciplinas, pues ambas trabajan sobre hechos reales y buscan las
causas de los fenmenos administrativos y operativos de las empresas, sin
descuidar los resultados que se han planificado alcanzar. Se podra sintetizar la
coincidencia de objetivos y de mtodos de actuacin de la Auditora
Administrativa y de la Administracin en tres aspectos o premisas, las cuales
son:
Prevenir antes que lamentar, que constituye la esencia de la actuacin de
ambas disciplinas, puesto que todo debe ser debidamente previsto a travs
de un plan de actuacin adecuado a las circunstancias reales de cada
empresa o institucin.
Dirigir sobre causas y no sobre efectos; puesto que la accin directiva se
vislumbra y ejercita a travs de las polticas, planes, sistemas,
procedimientos, controles, recursos, que constituyen las causas de los
resultados que se obtengan, pues sin este conjunto de elementos no
podramos obtener beneficios y por ende resultados econmicos.
Siempre hay una mejor forma de hacer las cosas; es decir que todo lo que
se hace en el marco de actuacin de una empresa o institucin es
perfectible y por consiguiente se incentiva la investigacin, que en cierta
forma es parte de la accin permanente de la Gerencia y tambin de la
Auditora Operativa.
37
, ,
PROPOSITO DE LA AUDITORIA
,
REVISION Y
,
EVALUACION
[DEl

1 ORGANIZACIN 1
MEJORES
MTODOS
SISTEMAS
Fuente: Fabin Martnez Villegas; "El Contador Pblico y la Auditora Administrativa
DETERMINAR
MEJOR USO
DE LOS
RECURSOS
Para complementar nuestra visin de la Auditora, consideramos necesario
definir el ambiente en el cual nos desenvolvemos, el cual se caracteriza por ser
un entorno dinmico, muy cambiante, con la aparicin de nuevos productos,
con una tecnologa que cambia a velocidades nunca imaginables, con lo que
corremos riesgos muy altos de quedar fuera del mercado, adems de la
existencia de una competencia cada da ms dura y mejor preparada, en un
mundo sin fronteras, totalmente globalizado, con riesgo de una constante y
permanente participacin del estado, a travs de limitaciones que pueden
afectar el rea de los negocios y los consiguientes problemas en el proceso de
fijacin de los precios de venta acordes con las ganancias que queremos
obtener de nuestro negocio.
Este panorama, aparentemente desalentador, es el mundo en el cual nos
encontramos, que obliga a buscar una alta performance de parte de la
empresas y a mantenernos en una constante bsqueda de calidad y
productividad de nuestra actuacin, que nos puede proporcionar la ventaja
competitiva necesaria para mantenernos y ganar, sin embargo es muy
importante buscar las maneras de lograr dicha competitividad, a travs de
mecanismos que, a un costo razonable nos permitan reducir nuestras
imperfecciones y errores, eliminando las causas que generan los costos
elevados y la ineficiencia de la entidad, pues dicha situacin pone en peligro
nuestra permanencia en el mercado.
La fijacin de los precios de venta y los costos de operacin que no es posible
reducir tan fcilmente, nos obliga a buscar caminos ms apropiados para lograr
el nivel de competitividad necesario, que nos permita mejorar la generacin de
utilidades, sin perder de vista el objetivo bsico y fundamental de la entidad,
que es el de lograr una adecuada productividad y ventaja competitiva, que
generen los beneficios esperados.
38
En este punto, la Auditora Administrativa adquiere real importancia, puesto que
es la herramienta que permitir detectar las fuentes de desperdicio e
ineficiencia que se manejan al interior de la organizacin, tal como podemos
apreciarlo en el grfico de la pgina siguiente, donde se ha tratado de
esquematizar la utilidad que esta tcnica tiene para la empresa. Las reas
donde normalmente se deben buscar las causas de dicha situacin, se
encuentran estrechamente vinculadas con el rea logstica, como son los
materiales y los aspectos relativos a su manipulacin, acondicionamiento,
traslado, manutencin, cuidado y renovacin adecuada y oportuna.
No debemos perder de vista que el esfuerzo que se necesita desplegar a nivel
empresarial , para generar una unidad monetaria de utilidad adicional , se debe
considerar bajo el punto de vista del multiplicador de compras que indica "la
cantidad de incremento en ventas necesario para igualar una unidad monetaria
ahorrada en compras, por que la relacin entre las utilidades y las compras
depende del margen de utilidad bruta de la empresa"
28
. Esta situacin nos
proporciona un claro indicio de la importancia que tiene para la gestin
empresarial un adecuado y ptimo manejo de la logstica y la importancia que
tiene conocer perfectamente lo que acontece en el rea, situacin que se
pondr de manifiesto a travs de la aplicacin de la Auditora Logstica, cuya
herramienta de gua trataremos de definir adecuadamente en los prximos
captulos.
28
ZENZ, Gary J.; "Compras y Administracin de Materiales"; Editorial LIMUSA, Mxico, 1984. Capitulo 1, pgina 23
39
,
UTILIDAD DE LA AUDITORIA
PRECIO
DE
VENTA
/ .---- .
1 ><



COSTOS
MATERIALES e=)
MANO DE OBRA e=)
IJPD
DESPERDICIOS f==1
DEFICIENCIAS L__j
Adaptado de Fabin Martnez Villegas; "El Contador Pblico y la Auditora Administrativa