Manual 046

OCL-VOLUX Contabilidade
(Verso 1.2) Setembro de 2013
Introduo
Esta documentao tem como objetivo auxiliar os usurios do mdulo Contbil na operao diria de suas funcionalidades. Este mdulo permite ao usurio consolidar as informaes geradas pelos demais mdulos do OCL-VOLUX, atravs da gerao de remessas contbeis e emisso dos livros fiscais exigidos pela legislao. Alm das funes bsicas de um mdulo contbil, para maior flexibilidade das operaes de conferncia executadas pelos usurios, esto disponveis vrias funcionalidades existentes nos mdulos Financeiro, Estoque e Fiscal. O menu principal o mostrado a seguir:
E contempla as funes principais, que so: Cadastro: onde so feitos os cadastros das principais informaes, tais como: Plano de Contas, Centros de Resultado, Clientes, Fornecedores, CFOPs, dentre outros; Lanamentos/Remessas: Possui as funes que geram os lanamentos
contbeis baseados nos movimentaes nos mdulos Front-desk, Contas a Pagar/Receber, Estoque e PDVs; Relatrios: Relatrios fiscais do sistema (Balancetes, Razo Analtico, Livro Caixa, Dirio, dentre outros). Tesouraria / Contas a Receber / Contas a Pagar / Front-desk: Conjunto de janelas e relatrios que do suporte para a operao do sistema contbil no dia a dia, alm de permitir o controle dos DARFs e suas CPAs. Manuteno: Funes de digitao do saldo inicial das contas, rotinas de finalizao do exerccio e arquivos de exportao.
2
OCL-VOLUX Copyright OCL 1996-2012 Todos os direitos reservados. Reproduo permitida conforme contrato.
Cadastros
O menu de Cadastros composto pelas principais estruturas que integram os demais mdulos do OCL-VOLUX com a Contabilidade, alm de informaes Financeiras e Fiscais. Abaixo as principais estruturas e sua funo no sistema.
3
Plano de Contas
O Plano de Contas a estrutura utilizada pelo sistema na composio dos lanamentos contbeis. A janela <Cadastra Plano de Contas> permite ao usurio, durante a implantao do sistema, incluir o Plano de Contas que ser utilizado. Tambm utilizada para incluso de novas contas, sempre que necessrio, no Plano de Contas existente.
composta de duas partes: Pesquisa e Detalhes. A Pesquisa permite ao usurio verificar as contas existentes no Plano de Contas, filtrando a informao pela descrio ou pelo hierrquico da conta. Os Detalhes permitem verificar informaes relativas conta selecionada, bem como as informaes exigidas pelo SPED-Contbil.
Abaixo a funo de cada cone existente na janela:
Manuteno de Plano de Contas
Permite acesso janela de cadastro
simplificado, onde possvel realizar a manuteno do Plano de Contas em relao s exigncias do SPED-Contbil;
Exportao dos Dados
Permite ao usurio exportar os dados cadastrados
para diversos formatos de arquivos;
Inserir
Permite incluir novas contas ao Plano de Contas;
4
Gravar
Registra as informaes includas/alteradas;
Excluir
Apaga a conta selecionada. O sistema s permitir a incluso se
no houver lanamentos para a conta selecionada;
Imprimir
Imprime o Plano de Contas.
5
Classe Gerencial
As Classes Gerenciais so contas utilizadas pelo sistema para a composio dos relatrios gerenciais. Elas esto diretamente ligadas ao Plano de Contas e, por este motivo, obrigatrio informar, no cadastro da Classe Gerencial, a conta correspondente no Plano de Contas. O OCL-VOLUX trabalha com duas estruturas, Plano de Contas e Classe Gerencial, para permitir um maior detalhamento das informaes gerenciais sem comprometer as informaes contbeis, permitindo a criao do Plano de Contas em conformidade com a legislao vigente. Assim como a janela de cadastro do Plano de Contas, a janela de cadastro das Classes Gerenciais tambm divida em duas partes: Pesquisa e Detalhes.
O cone
, existente em Detalhes, trata das amarraes com o Plano de Contas e das
informaes relativas ao EFD PIS e COFINS. atravs da parametrizao definida nessa janela que o sistema calcular os valores correspondentes ao PIS e COFINS e as contas contbeis que sero utilizadas na gerao das remessas contbeis.
Alm dos cones de incluso
, excluso
, impresso
e de registro dos dados
a janela de Classe Gerencial possui o cone
que permite fixar rateios por Centro de
Resultado. O intuito agilizar o processo de Apropriao das Contas a Pagar.

6
Centro de Resultado
O Centro de Resultado a estrutura utilizada pelo sistema para definir para qual setor, ou Centro de Custo, as Receitas e Despesas sero contabilizadas. Existem dois tipos de Centro de Resultado: Centro de Resultado e Pontos de Venda.
O campo <Tipo>, na janela <Cadastra Centro Resultado>, sinaliza para o sistema quais Centros de Resultado podem realizar lanamentos e, conseqentemente, gerar receita para a empresa. O sistema permite duas classificaes <Centro Resultado> e <Ponto Venda>, sendo Ponto Venda a classificao que indica a possibilidade de realizar lanamentos.
7
Alteradores
Alteradores so os lanamentos que geram acrscimo ou decrscimo no valor das Contas a Receber ou Contas a Pagar do sistema. Apesar de permitir o cadastramento de novos alteradores, existem os alteradores que so padro do OCL-VOLUX. Estes alteradores correspondem aos campos existentes na janela do Contas a Receber e Contas a Pagar. Os valores lanados nos alteradores so apropriados de acordo com a Classe Gerencial e Centro de Resultado associado a ele. As informaes contidas na janela <Cadastramento> impactam diretamente nos lanamentos contbeis, bem como nos relatrios gerenciais existentes no mdulo Financeiro. A associao da Classe Gerencial ao Alterador realizada na prpria janela de cadastro, atravs do campo <Classe Gerencial>. Para definir o Centro de Resultado o usurio dever clicar no cone .
8
Administradora de Carto de Crdito

Atravs da janela <Cadastra Administradora de Carto> que o usurio vai definir com quais administradoras a empresa trabalha, bem como os detalhes definidos em contrato com a administradora: dias de crdito, conta corrente e taxa de administrao. O primeiro passo cadastrar as administradoras informando para qual o tipo de operao ela ser utilizada: Dbito, Crdito e Crdito Parcelado. Os detalhes de contrato sero informados a partir da janela mostrada abaixo. Para acionar a janela basta clicar no cone .
Atravs desta janela possvel tambm definir a Classe Gerencial de despesa que receber a apropriao referente taxa cobrada pelas administradoras de carto. Caso o usurio
no preencha esta informao, o sistema acatar a Classe Gerencial definida no cadastro de Alteradores.
9
Cadastro de Clientes
Sero apresentados a seguir os procedimentos para pesquisa, cadastro e excluso de clientes no OCL-VOLUX. Adicionalmente, apresentaremos a descrio dos principais campos contidos em cada uma das guias que compe a janela principal do cadastro de clientes no sistema. Quando pertinente, descreveremos quais so as informaes relacionadas ao campo (por exemplo, no caso de cadastro de comisses das agncias, que vo alimentar os relatrios de contas a pagar e os relatrios gerenciais do cliente).
10
Pesquisa de Cliente
Para evitar duplicidade de cadastro, antes de incluir um novo cliente, importante que seja feita uma pesquisa no banco de dados para verificar se o cliente j foi anteriormente cadastrado. A janela de consulta e cadastro de clientes est disponvel em todos os mdulos do sistema e pode ser acessada pela tecla de atalho <CTRL+C>.
Para iniciar uma pesquisa ou incluso de cliente basta digitar ?? e pressionar o boto de pesquisa.
Neste instante, o sistema apresenta a tela abaixo que proporciona algumas formas de pesquisa: por nome, sobrenome ou CNPJ/CPF.
Alm desta tela de pesquisa, o sistema OCL-VOLUX possui a opo de pesquisa rpida utilizando o caractere "%", na tela inicial de consulta.
11
Esse smbolo indica "qualquer letra ou nmero a partir deste ponto". Assim, caso desejemos procurar os clientes com o sobrenome "Moraes" e que tenham o "J" como a primeira letra do nome, pode-se digitar:
Uma vez digitado o nome deve-se pressionar o boto de procura (representado pela lupa) e o sistema trar todos os clientes que tiverem seus nomes dentro do padro estipulado. O nmero de clientes recuperado mostrado no retngulo existente direita dos botes.
A lista de nomes recuperada pode ser vista teclando-se <F4> o sistema mostrar os clientes localizados para a sua pesquisa.
Outras Formas de Pesquisa:
Posicionando o cursor na primeira posio do campo principal da tela inicial de consulta, diversas formas de pesquisa podem ser feitas: Pelo CPF/CNPJ do cliente: basta digitar o numero do CPF ou CNPJ do cliente e pressionar o botao de pesquisa. O CPF/CNPJ devem ser digitados sem os pontos, barras ou traos. Pelo Cdigo do cliente: mesmo procedimento anterior. Pelo cdigo Fidelidade do cliente: Digitar a letra F seguida do cdigo de fidelidade (Exemplo: F1235) Pelo numero do Telefone do cliente: Digitar a letra T seguida do nmero de telefone (sem o DDD) (Exemplo: T32412828). possivel nesse caso digitar uma parte do numero de telefone, seguido do caractere de pesquisa especial %
12
Pesquisa pela Matrcula: para efetuar a pesquisa pelo campo de documento, quando o tipo escolhido for MATRICULA, basta seguir o exemplo abaixo (colocando o caractere # para efetuar a pesquisa):
Neste caso, o sistema vai pesquisar todos os clientes que possuem a matrcula comeando pelos nmeros 123456. Note que para essa pesquisa, o sistema acrescenta a cada nome da lista encontrada o nmero da matrcula para facilitar o processo de identificao.
Vale lembrar que a matrcula do cliente cadastrada a partir dos campos TIPO DOCUMENTO e NUM DOCUMENTO, conforme mostrado abaixo:
13
Incluso de Cliente
Para realizar a insero de um cliente, dever ser feita a pesquisa ou digitao do nome do cliente e pressionado o boto de pesquisa. Somente se o cliente digitado no for encontrado na base de dados do hotel, que o boto de insero ficar habilitado.
Na opo de pesquisa onde digitado o texto ?? no campo Cliente tambm temos a opo de inserir novo cadastro.
O sistema mostrar a janela abaixo e os dados cadastrais do cliente podero ser informados.
Nesta janela, as informaes so organizadas em guias. So elas:
14
1. Informaes Bsicas Nome, sobrenome, CPF, Endereo, Nacionalidade, Idioma, status, qtde ocupaes, data da ltima estada, etc.
2. Informaes Adicionais Janela disponvel para clientes cadastrados com campo <Status> diferente de Temporrio. Esta guia importante para o Departamento Financeiro, pois contm o endereo de cobrana do cliente que utilizado na impresso de boletas e etiquetas a partir da janela Gerncia de Contas a Receber. Uma rotina fcil para preench-lo, igualando-o ao endereo residencial/comercial, pode ser acionada clicando no cone existente na guia <Info. Adicionais> ao lado do cone <Salvar>. Nesta janela possvel solicitar anlise de crdito para faturamento da reserva. Ferramenta descrita no anexo I deste manual.
3. Preferncias/Restries - Informaes disponveis para clientes cadastrados com campo Status diferente de Temporrio. Sero visualizadas em todos os pontos de venda e listas de check-in para maior personalizao do atendimento ao cliente;
4. Ocupaes do Hspede - Contendo para cada uma: data/hora do check-in e check-out, apartamento ocupado, diria lanada, tarifa utilizada, responsveis pelo pagamento das contas;
5. Reservas feitas pelo Cliente / Produtividade - Room-nights produzidas pelas reservas do cliente;
6. Tarifas Visualiza as tarifas associadas a este cliente e permite associar novas tarifas vigentes;
7. Eventos - Podem ser aqueles realizados pelo cliente ou em que o cliente apenas participou;
15
8. Fidelidade - Mostra a participao do cliente no plano de fidelidade do hotel, as pontuaes geradas e j utilizadas;
9.
Familiares - Permite que seja criado o relacionamento entre um determinado cliente e seus familiares no sistema.
16
Histrico/Atividade
Registra no sistema qualquer interao Hotel X cliente. Esta informao ser utilizada para cadastro em vrios mdulos do OCL-VOLUX para futuras pesquisas gerenciais. Exemplo: Visita ao cliente, Sales Britz, Vinda ao Hotel, Ps Venda,
envio de tarifrio, etc. As atividades podem ser registras para: Cliente Contato Booking evento. Para inserir uma nova atividade, na Guia <Atividade> clique em novo e ir ser visualizada a janela abaixo: Quando se refere a uma atividade geral. Atividades que envolvem um contato do cliente. Atividades inerentes para acompanhamento do
<Func Resp.>
Para qual usurio ser criada a atividade. Qual ser a atividade cadastrada (Os itens
<Tipo Histrico/Atividade>
deste campo so criados no modulo Gerncia de MKT/Vendas).
17
<Evento Associado>
Quando a atividade criada atravs de um
evento o sistema insere o nmero do booking automtico. <Lembrete> Indica se o sistema ir visualizar a atividade
automaticamente para o Usurio no momento do login. A atividade visualizada a partir da data agendada para a sua execuo e tambm pode ser acessada atravs do CTRL L. Nesta janela as atividades em atraso so visualizadas em vermelho. <Pblico> Informa se a atividade ser visualizada por outros usurios
atravs do CTRL+ L na guia <Atividades Gerais>. <DH Exec Prev> <DH Exec Efetiva> Data prevista para execuo da atividade. Data da execuo da atividade. Para agilizar, este
campo preenchido automaticamente quando o usurio clica no cone Marca como concludo o lembrete. Para excluir uma atividade basta clicar na borracha. Somente o usurio que criou a atividade tem permisso para exclu-la. Relatrios de atividades gerados pelos mdulos: a. Gerncia MKT/Vendas Relatrios/Consultas Por Representante no Perodo. b. Gerncia de Eventos - Relatrios/Consultas Atividades Eventos Atividades Os relatrios das atividades podem ser
Por Representante no Perodo (CTRL+A)
18
No Mdulo Financeiro, as seguintes opes esto disponveis na janela do cadastro do Cliente CTRL+C:
Info Financ Guia disponvel para acesso e alterao somente pelos mdulos Financeiro, Fiscal e Contbil. Importantes para a rea financeira, a guia de Informaes Financeiras permite consultar o CPF/CNPJ e controlar o faturamento do cliente. A fim de auxiliar na anlise de aprovao de faturamento, possvel consultar, atravs do boto de lupa, se o CNPJ/CPF do cliente selecionado possui algum cheque devolvido no hotel ou se ele est no cadastro dos sistemas de consulta de CNPJ/CPF de empresas comerciais que possuem integrao com o OCL-VOLUX. O faturamento do cliente pode ser controlado atravs das informaes de faturamento, determinando se est autorizado, pendente ou no autorizado, do valor limite e dos dias de crdito concedidos. A data de validade do faturamento calculada automaticamente considerando-se a data corrente mais o nmero de dias de crdito informado. Essas informaes relativas a faturamento so determinantes na autorizao de faturamento e no total de crdito concedido durante o cadastro de uma reserva a ser faturada. O campo 'Dias para Faturamento' utilizado para o clculo do vencimento das contas a receber geradas a partir de notas fiscais faturadas para o cliente.
19
Hist. Financ - Disponvel para acesso e alterao somente pelos mdulos Financeiro, Fiscal e Contbil. Auxilia concesso de crdito, o sistema mostra, atravs da guia de Histrico Financeiro, as contas em aberto e as j baixadas do cliente selecionado, e os detalhes de cada uma delas atravs de um duplo clique na linha que estiver selecionada.
20
Informaes principais para Pessoa Fsica

1. <Nacionalidade> - No caso de clientes pessoa fsica, quando a nacionalidade for brasileira, o sistema exige o CPF na impresso das notas fiscais. 2. <Cidade> - No caso dos hspedes estrangeiros, segundo orientao do Fisco Federal e, conseqentemente, do Municipal, deve ser utilizado o nome do pas e no a cidade onde o hspede reside. 3. <CEP> - No caso dos hspedes estrangeiros esse campo no pode ser preenchido. 4. <CPF> - No caso dos hspedes estrangeiros esse campo no pode ser preenchido.
5. <Gnero> - (Masculino, Feminino) Permite ao sistema sinalizar a alocao de hspedes do mesmo sexo em quartos com apenas cama de casal.
6. <Fumante> - (Sim / No) Permite ao sistema sinalizar, dentro da janela de rooming-list, a alocao de hspedes fumantes em apartamentos no fumantes; 7. <Voto CONF> - (Sim / No) Por ocasio do check-out permite verificar se para o hspede em questo pode ser dado o voto de confiana ou no (utilizado em conjunto com os comandos VC ou "VS" nos pontos de venda); 8. <CHD> - Quando o hspede for uma criana cuja idade indica que ser cobrado um valor de diria, o sistema lana automaticamente o valor correspondente diria para CHD definida no cadastro de tarifas no Mdulo Gerncia de Vendas; 9. <Status> - (Temporrio, Comum, VIP, Residente, e outras classificaes definidas pelo hotel) Permite ao hotel estabelecer polticas diversificadas de atendimento. Apenas o cliente "temporrio" no possui as chamadas "informaes adicionais"; 10. <Idioma> - (portugus, ingls e outros idiomas definidos pelo hotel) Em funo do tipo de PABX que o hotel possui, caso exista uma interface com o OCL-VOLUX, as mensagens de boas vindas e de despertar podem ser comandadas no idioma aqui cadastrado; 11. <Observaes> - Caso sejam cadastradas informaes neste campo, ao efetuar uma reserva para este cliente, sero visualizadas para o usurio as informaes
21
contidas neste campo nas janelas de Cadastro de Rooming-list e Check-in de Reservas. 12. <Tratamento> - Forma de tratamento a ser utilizada pelo sistema quando da criao dos DOCs.
22
Informaes principais para Pessoa Jurdica

Na Guia de Informaes Bsicas: 1. <Tipo> - (cadastrado de acordo com o desejo do hotel) Permite ao hotel segmentar seus clientes e alimenta os relatrios do tipo "Perfil de Reservas" detalhem a origem das reservas conforme as categorias cadastradas pelo hotel. As categorias so cadastradas atravs do mdulo de Gerncia de Vendas. Podem ser Particular, Agncia, Empresa, Operadora, Promotor ou Representante.
Normalmente, o "Particular" utilizado apenas para as pessoas fsicas (hspedes).
2. <CT Principal> Conta Principal - Este campo responsvel por definir se o cliente em questo uma conta principal ou no. No caso em que o cliente no for conta principal, deve ser definido na guia de Informaes Adicionais qual o cliente que representa a conta principal;
3. <Classificao Jurdica> - No caso de clientes pessoa jurdica, quando a classificao for diferente de ESTRANGEIRA, o sistema exige o CNPJ na impresso das notas fiscais. Na Guia de Informaes Adicionais: 1. <Exec Vendas Resp> Informa ao sistema qual o executivo de vendas responsvel por esse cliente. Durante a criao de uma reserva, o usurio aqui definido copiado para o campo de mesmo nome existente na janela de cadastro de reservas. No caso do relatrio de produtividade de um executivo de vendas, com base em sua CARTEIRA, a partir deste campo que o relatrio construdo.
2. <Comissionamento> - Define quais os percentuais de comisso a serem pagos para o cliente. Este campo preenchido automaticamente pelo sistema, a partir de um parmetro existente no Modulo de MKT/Clientes, quando tipo do cliente for AGENCIA ou REPRESENTANTE e tenha um CNPJ vlido.
3. <Conta Principal Associada ao Cliente> - O cliente cadastrado neste campo ter o seu CNPJ utilizado na gerao das notas fiscais quando o cliente no tiver CNPJ
23
cadastrado. De maneira similar, o cliente conta principal ser aquele que receber as comisses geradas pelo sistema quando o cliente atual no possuir CNPJ ou percentuais de comisso.
4. <Endereo de Cobrana> - Endereo a ser utilizado pelo sistema para impresso dos documentos de cobrana (fatura).
5. <Roteiro> - Informao utilizada pelos relatrios disponveis na Modulo de MKT/Clientes, permitindo o sistema agrupar as informaes dos clientes em funo dos roteiros de visita utilizados pelos executivos de venda.
Na Guia de Tarifas: 1- Permite associar tarifas vigentes ao cliente.
24
Na Guia de Informaes Financeiras: Informaes para Faturamento
1. <Fatura?> - Permite definir se ser possvel faturar para o cliente (Sim/No). O valor Pendente indica que a autorizao de faturamento venceu, o sistema passou-a de Sim para Pendente ao executar as rotinas de auditoria e o usurio dever revalidar esta autorizao.
2. <Limite> - Valor total das contas a receber que o sistema permitir que fiquem em aberto antes de bloquear a venda faturada. 3. <No. Dias Val> - Nmero de dias da validade de faturamento. Uma vez ultrapassado esse nmero de dias, o sistema marca como Pendente sua autorizao de faturamento. A data base para clculo a existente no campo Data Aut. 4. <Data Aut> - Data base utilizada para clculo da validade da autorizao de faturamento. Esse valor alterado em funo da modificao do campo <Fatura>. 5. <NF Detalhada> - Para clientes que no possuem nota fiscal eletrnica de servios, esse campo informa ao sistema se, ao imprimir a nota fiscal para o cliente, os itens sero agrupados ou no. 6. <Data/Dias Maior Atraso> - Se definido o parmetro por conta da instalao do sistema, esses campos indicam qual foi a maior data e quantos dias de atraso o cliente levou para quitar sua fatura em atraso.
7. <Dias Fat> - Indica o nmero de dias que o sistema ir considerar aps a emisso da nota para gerar a cobrana de faturamento. 8. <Dias/Ms Fatura> - Para clientes que efetuam o faturamento em dois perodos fixos no ms, indica quais os dias o sistema utilizar para criar as faturas na composio do contas a receber. Retenes na Fonte e Repasse
25
Indicam para esse cliente se haver reteno ou repasse dos impostos durante a criao das notas fiscais/contas a receber. O campo que indica se haver reteno de ISS obrigatrio, caso o endereo do cliente seja a mesma cidade do hotel.
Comissionamento 1. <Percentual Origem> - Permite informar o percentual de comisso para o cliente quando ele for cadastrado como origem de uma reserva.
2. <Percentual Solicitante> - Permite informar o percentual de comisso para o cliente quando ele for cadastrado como solicitante de uma reserva. 3. <Comisso Boleta> (Sim/No) - Permite informar se a comisso gerada para esse cliente ser descontada no boleto ou no.
Informaes para Cobrana/Faturamento: 1. <Tipo de Cobrana Padro> (Cobrana Bancria / Em Carteira / Deposito Bancrio): Indica qual a forma de cobrana a ser utilizada para este cliente. Esta informao impressa na Fatura gerada para o cliente.
2. <E-mail Resp Cobrana> - Endereo eletrnico a ser utilizado no envio das cobranas para o cliente. 3. <Instrues Pagto Fatura> - Instrues que devero ser observadas pelos clientes e que sero impressas na capa de fatura gerada pelo sistema a partir do Modulo de Contas a Receber. 4. <Instrues Faturamento> - Instrues que devero ser observadas pelos usurios do sistema no momento da impresso das notas fiscais no momento do check-out. Estas informaes so apresentadas na janela de check-out.
26
Excluso de Cliente
Um cliente cadastrado no OCL-VOLUX pode ser excludo desde que no tenha nenhuma reserva, ocupao (hospedagem efetivada) ou nota fiscal emitida em seu nome.
Existe a opo de se colocar o cliente como inativo caso seu cadastro no v ser mais utilizado e ele no possa ser excludo por alguma das razes mencionadas acima.
Manuteno de Cliente Ctrl+Shift+C

1. Clientes - Homnimos e Similares e Data cadastro/Alterao- Nesta opo pode ser efetuada uma pesquisa por nome/sobrenome ou razo social e o sistema visualize a data que o cliente foi cadastrado, o nmero de vezes que se hospedou no hotel, alm de endereo, telefone de contato e e-mail.
2. Pesquisas Podem ser efetuadas vrias formas de pesquisa. Para acessar o cadastro do cliente bata clicar duas vezes no cliente selecionado. Para excluir um cliente da pesquisa clique na borrachinha
27
Fornecedores
Para incluir uma conta a pagar necessrio que o fornecedor esteja cadastrado no sistema. A janela de Cadastro dos Fornecedores permite que os usurios pesquisem e cadastrem fornecedores. A mesma janela est disponvel nos mdulos Compras/Almoxarifado, Fiscal e Contbil. Como a janela nica para todos os mdulos do OCL-VOLUX, os fornecedores cadastrados atravs de qualquer um desses mdulos ficam disponveis para
consulta/alterao dos dados nos demais mdulos. Considerando que alguns clientes, no caso as Agncias e Operadoras, so tratados tambm como Fornecedores, em virtude do pagamento de Comisses, o sistema inclui automaticamente esses clientes no cadastro de Fornecedores. Para isso, o usurio deve informar, no cadastro de cliente, que esses clientes so do tipo Agncia ou Operadora. Existe tambm a opo de incluso dos Bancos, de forma automtica, no cadastro de fornecedores. O cone , existente na janela de Cadastro da Contas Correntes,
transforma automaticamente o banco associado a conta corrente em Fornecedor. Essa funo permite que as Despesas Bancrias cadastradas sejam associadas a um determinado fornecedor, e no ao Fornecedor No-Informado.
28
Amarraes Contbeis
Alm da Classe Gerencial, existem outras janelas que impactam diretamente na Remessas Contbeis por possurem amarraes com o Plano de Contas. O cone indica que a
janela possui integrao com a Contabilidade. Abaixo a relao de janelas que possuem integrao: Cadastro de Fornecedor (Mdulo Contbil F) Cadastro Fornecedores ou CTRL-
Permite informar qual a conta contbil de Fornecedores (Passivo),
antecipao de fornecedores (Ativo) e Permuta (Ativo) ser associada ao Fornecedor. Cadastro de Cliente (Mdulo Contbil Cadastro Cliente ou CTRL-C)
Permite informar qual a conta contbil de Clientes (Ativo), antecipao de clientes (Passivo) e Permuta (Ativo) ser associada ao cliente. Alteradores (Mdulo Contbil Cadastro Alteradores) A integrao com a
contabilidade feita com base na Classe Gerencial e Centro de Resultado associados ao alterador. Cadastro Contas Correntes (Mdulo Contbil Contas Correntes) Cadastro Financeiro
O campo <Conta Contbil> define a conta contbil que
receber a contabilizao dos lanamentos realizados na conta corrente/caixa. Cadastro Administradora de Carto (Mdulo Contbil Adm Carto) contbil definida Cadastro Financeiro
A contabilizao dos lanamentos ser realizada na conta no cadastro do cliente (CTRL-C), uma vez que as
Administradoras de Carto recebem o mesmo tratamento dos clientes do OCLVOLUX. Parmetros Remessas (Mdulo Contbil Lanamentos/Remessas Gerao de
Parmetros)
Definio dos parmetros que sero utilizados pelo
OCL-VOLUX na gerao das remessas. A maioria dos parmetros define as contas utilizadas para a contabilizao dos impostos. Cadastro de Item de Estoque (Mdulo Compras/Almoxarifado Item) Cadastro
a nica parametrizao que no pode ser visualizada pelo mdulo

29
Contbil. Para verificar as amarraes dos itens de estoque, o usurio dever acessa o mdulo de Compras/Almoxarifado. Para cada item cadastro no sistema o usurio deve informar a conta de Estoque (Ativo) e de CMV (Custo/Despesa) correspondente. No caso do cadastro de Cliente e Fornecedores, o OCL-VOLUX considerar as contas definidas nos parmetros contbeis como contas padro. Caso a empresa trabalhe com contas especificas para fornecedores e clientes, o usurio dever acessar o cadastro de cliente ou fornecedor e alterar a informao.
30
DRE Demonstrao do Resultado do Exerccio

O OCL-VOLUX Contbil permite que os usurios criem Tipos e Modelos diferentes de DRE para a gerao do relatrio. Esta funcionalidade est disponvel atravs do menu Cadastro DRE, existente somente no mdulo Contbil:
Abaixo a explicao de cada uma das funes contidas no menu.
31
Tipo de DRE
O primeiro passo para a gerao da DRE a criao do Tipo de DRE. Visando atender tanto a legislao vigente quanto os setores envolvidos na gesto do empreendimento, o sistema permite o cadastramento de diferentes Tipos de DRE. O cadastro dos Tipos de DRE est disponvel atravs do menu Cadastro DRE Tipo DRE.
Uma vez cadastrados os Tipos de DRE, o prximo passo o cadastramento do modelo de DRE.
32
Modelo de DRE
O cadastramento do Modelo da DRE realizado atravs do menu Cadastro Modelo DRE. DRE Cria
Para cada clula cadastrada o usurio deve informar o Tipo de DRE correspondente bem como o formato (Coluna ou Texto Fixo), o tipo (Sinttico/Analtico), o Sinal (+, - ou =) e se a clula aparecer em Negrito (Sim ou No). A associao com o Plano de Contas feita a partir do cone .
33
Gera DRE
Criado o modelo de DRE, o prximo passo gerar o relatrio. Para isso, basta acessar o menu Cadastro DRE Gera DRE
Para criar a DRE, informe os parmetros solicitados na janela e clicar no cone
. O
sistema carregar os dados automaticamente. Lembrando que os totais so apurados com base nas remessas geradas. Caso as remessas no existam remessas geradas para o ms e ano informado, os dados aparecero zerados. O procedimento de gerao de remessas est explicado no item 4.1. O sistema permite que o usurio altere a descrio das clulas. No entanto, a alterao realizada valida apenas para o ms e ano informado na janela e no afeta as DREs geradas. Para que a alterao seja valida para todas as DREs, o usurio deve alterar a informao no modelo.
Para registrar a DRE no sistema, o usurio deve clicar no cone
34
Emisso do Relatrio
Aps a gerao da DRE, o usurio poder emitir o relatrio atravs do menu Relatrios DRE. Atravs deste menu o usurio pode agrupar os dados vrias empresas, bem como emitir a DRE considerando perodos mensais. A emisso do relatrio est condicionada a gerao da DRE. necessrio que o usurio realize primeiro o procedimento mencionado no item 6.3. Caso contrrio, o sistema no permitir a emisso do relatrio. O mesmo procedimento valido para o agrupamento de dados de vrias empresas. Nesse caso, tanto o Tipo quanto o Modelo de DRE dever ser igual para todas as empresas. Alm disso, o usurio dever criar cada DRE separadamente e agrupar os dados na emisso do relatrio.
35
Planilha Oramentria
possvel inserir Planilha Oramentria para as contas de Receitas e Despesas do Plano de Contas. O sistema far a comparao entre os valores orados com os valores realizados, apresentando a diferena. Alm disso, informaes como o percentual de variao entre o Orado e Realizado e o comparativo do ano anterior sero mostrados na tela. O valor mostrado na coluna <Valor Orado> o valor informado pelo o usurio no cadastramento da planilha e o mostrado na coluna <Realizado> o apurado atravs da gerao das Remessas Contbeis.
Caso o usurio queira verificar os lanamentos que compem o Oramento Realizado, basta dar um duplo clique na conta e o Razo Analtico ser mostrado:
As atuais permisses de acesso do mdulo Contbil permitem realizar qualquer alterao de registros na Planilha Oramentria. Alm disso, criamos uma nova permisso de acesso, ORC_USU, que permite ao usurio apenas consultar a planilha de oramento, e apenas das contas em que ele o GESTOR. Lembramos que o gestor definido no cadastro da conta contbil em Cadastro Contas.
36
Plano de
Remessas Contbeis
Como o OCL-VOLUX pode operar como um integrador para outros sistemas contbeis, quando o cliente opta por no adquirir o mdulo Contbil, a sistemtica de funcionamento para a gerao dos lanamentos contbeis baseada na gerao de remessas (ou lotes).
37
Lanamentos Manuais
Alm dos lanamentos gerados pelo sistema, o usurio pode digitar lanamentos de forma manual dentro de qualquer remessa (que nesse caso ficaro na cor verde) ou atravs da opo especfica para esse fim, disponvel no menu Lanamentos/Remessas (<CTRL-F9>). Nesse caso, o sistema permitir a digitao apenas para os meses que passaram pelo Encerramento Mensal. Lanamentos
A remessa criada atravs desta janela chamada de Remessa de Ajuste.
38
Gerao das Remessas

A partir de uma nica janela, o usurio pode gerar diversos tipos de remessas, cada qual abrangendo uma determinada rea: Antecipaes Contabilizao das antecipaes de cliente em dois momentos:
Lanamento da Antecipao (lanamento da Conta a receber) e utilizao do antecipado (emisso da nota fiscal). Os valores referente a antecipao de recebimento Em Carteira so contabilizados atravs da remessa de
Recebimentos. Sendo assim, somente os valores recebidos antecipadamente nas formas Carto de Crdito ou Faturado fazem parte desta remessa. Cheques Devolvidos Contabilizao dos Cheques includos no Cadastro de
Cheques Devolvidos do sistema e dos Cheques Recebidos, quando o usurio sinaliza o recebimento atravs da janela de Cobrana Externa. As duas janelas esto disponveis atravs do mdulo Financeiro. A conferncia dos lanamentos contbeis feita atravs de dois relatrios existentes no mdulo Financeiro do OCL-VOLUX. Entradas de Almoxarifado Contabilizao das entradas de mercadorias
realizadas pelo mdulo Compras/Almoxarifado. Sada de Mercadorias mercadorias e Acerto Contabilizao das movimentaes de Sada de de As inventrio realizadas atravs do mdulo de e
Compras/Almoxarifado.
movimentaes
referentes
Devoluo
Transferncia de Mercadorias tambm so contabilizadas nesta remessa. Pagamentos Contabilizao do Lanamento e Baixa das Contas a Pagar
includas no sistema. Recebimentos Contabilizao do Lanamento e Baixa das Contas a Receber
includas no sistema. Transf/Despesas Bancrias Contabilizao das transferncias entre contas
realizadas atravs da janela de Movimentao Bancria (F6) do mdulo Financeiro. Tambm so contabilizadas nesta remessas as Despesas Bancrias
39
lanadas atravs da janela de Pequenas Despesas (CTRL-Q) do mdulo Financeiro. Vendas Contabilizao das notas fiscais, cupons fiscais e comprovantes de
servio emitidos pelo sistema. A remessa contabiliza tambm os impostos provenientes da gerao das receitas, desde que previamente parametrizados. Vendas Estorno Contabilizao das notas fiscais/cupons fiscais excludos das
Contas Especiais (CTRL-E) no mdulo Financeiro. Em cada uma das opes o sistema gera um conjunto de lanamentos contbeis com base nos documentos digitados no sistema. A janela que permite a gerao das remessas :
Essa janela dividida em 4 guias: Remessas Pesquisas Remessas com diferenas Parmetros Na primeira, escolhendo-se a empresa, o perodo e o tipo de remessa, possvel gerar os lanamentos contbeis de cada tipo de movimentao existente.
40
Caso seja necessrio realizar alguma pesquisa especfica, tais como, lanamentos com um determinado valor, lanamentos em uma determinada conta ou centro de resultado, utilizase a guia de pesquisas. Para identificar erros de valor nos lanamentos, o sistema permite que sejam pesquisadas as remessas com base no valor total dos lanamentos a crdito e a dbito. Finalmente, o sistema possui uma srie de parmetros que podem ser alterados atravs da guia "Parmetros".
41
Gerao da Remessa de Fonte Externa

Segue abaixo o layout de importao:
Os campos devem estar separados por ponto e virgula. A figura abaixo mostra o resultado da importao do arquivo que est em anexo.
42
Consultando as Remessas Geradas

As remessas contm todos os lanamentos, de acordo com o tipo de Remessa, no perodo e empresa especificados. Aps a gerao de uma remessa, possvel ter acesso aos lanamentos dando-se um clique duplo sobre a linha desejada ou pressionando-se o boto de pesquisa.
Essa janela mostra os lanamentos contbeis relativos digitao das contas a pagar durante o perodo selecionado. Com base nos cadastros de cada conta contbil, e o centro de resultado associado por ocasio da apropriao das CPAs, o sistema gera os lanamentos acima. Na parte inferior, ao selecionar uma linha qualquer, o sistema mostra a descrio das contas a dbito e a crdito do lanamento escolhido, como forma de melhor identificar o lanamento. O histrico padro gerado pode ser de duas formas: gerado automaticamente pelo sistema; definido pelo usurio a partir do cadastro do histrico e informado no momento da digitao do documento; importante ressaltar que se o usurio no digitar nada no campo de histrico por ocasio do lanamento, o sistema incluir o automtico.
43
Para facilitar o processo de conferncia, caso o usurio clique duas vezes sobre uma determinada linha, o sistema mostra (no caso das remessas de Recebimentos e Pagamentos) a conta que originou os lanamentos.
44
Pesquisas
As pesquisas existentes provm uma forma rpida de identificar problemas de digitao e agilizar a sua correo. Existem trs formas de pesquisa: Por valor Por conta contbil / centro de resultado Lanctos Manuais no perodo
45
Conferncia da Remessas Geradas

O OCL-VOLUX dispe de relatrios que do suporte ao processo de conferncia das remessas. Para cada tipo de remessa gerada h um ou mais relatrios que fornecem s informaes necessrias a conferncia dos lanamentos contbeis.
46
Remessa de Antecipaes
So contabilizados apenas os lanamentos, referente s antecipaes, cuja forma de recebimento seja diferente de Em Carteira. A remessa divida em dois tipos de lanamentos na conta de Antecipao de Clientes (Passivo): lanamento (crdito) e utilizao (debito) do antecipado. Para conferncia dos crditos na conta de Antecipao de Clientes (Passivo) utiliza-se o relatrio de Contas a Receber Digitadas. O relatrio que pode ser acessado no prprio mdulo Contbil, atravs do menu Contas a Receber Relatrios Contas Digitadas.
Na janela de parmetros do relatrio, o usurio deve marcar a opes <Data Contbil> e <Somente CRE pagas Antecipadamente>.
Para conferncia dos dbitos, utiliza-se o relatrio de Faturamento Analtico. Este relatrio tambm pode ser acessado pelo mdulo Contabil, atravs do menu Tesouraria Faturamento Analtico. Relatrios
Na janela de parmetros do relatrio, o usurio deve optar pela forma de recebimento <Antecipado> e pelo regime de <Competncia>.
47
Remessa de Cheques Devolvidos

A remessa divida em dois tipos de lanamentos: Cheques Devolvidos e Cheques Devolvidos Recebidos. A conferncia dos lanamentos contbeis referente aos Cheques Devolvidos feita atravs a partir do relatrio Lista Geral de Cheques Devolvidos. O relatrio est disponvel, apenas no mdulo Financeiro, atravs do menu Tesouraria Lista Geral. Os lanamentos referentes ao recebimento de cheques devolvidos so conferidos utilizandose o relatrio Cheques Devolvidos Recebidos. O relatrio existe apenas no mdulo Financeiro e est disponvel atravs do menu Tesouraria Devolvidos Recebidos. Relatrios Cheques Relatrios Cheques Devolvidos
48
Remessa de Entradas de Almoxarifado

A conferncia dos lanamentos contidos na remessa realizada atravs do relatrio de Entrada de Mercadorias, disponvel no mdulo de Compras/Almoxarifado
Relatrios/Consultas
Movimentao
Entrada de Mercadorias. Livro Fiscal
O Registro de Entrada, disponvel no Mdulo Contbil em Relatrios
Registro Entrada, tambm pode ser utilizado para a conferncia dos lanamentos.
49
Remessa de Sada de Mercadorias

Os lanamentos contidos nesta remessa so conferidos utilizando-se o relatrio de Movimentao de Estoque, disponvel no mdulo de Compras/Almoxarifado
Relatrios/Consultas
Movimentao
Por Almoxarifado (CTRL-M).
Apenas as movimentaes de Sada e Acerto de Inventrio devem ser consideradas neste relatrio. As opes <Entrada de Mercadoria> e <Entrada por Transferncia> devem ser desconsideradas. As movimentaes entre Almoxarifados tambm devem ser desconsideradas no processo de conferncia da remessa. Para tanto, basta clicar na opo SIM quando o sistema fornecer a seguinte mensagem:
50
Remessa de Pagamentos
A remessa de Pagamentos dividida em dois tipos de contabilizaes: lanamento e baixa das contas a pagar. A conferncia das Contas a Pagar lanadas realizada atravs do relatrio de Contas a Pagar Digitadas, pela Data Contbil. O relatrio est disponvel atravs do menu Contas a Pagar Relatrios Contas Digitadas.
O usurio deve marcar a opo <Data Contbil> e desmarcar a opo <Documento Originado a partir de NF Entrada de Mercadorias>. O lanamento das Notas Fiscais de Entrada de Mercadorias contabilizado atravs da remessa de Entradas de Almoxarifado. A baixa das Contas a Pagar conferida atravs do relatrio de Contas a Pagar Baixadas, gerado a partir do menu Contas a Pagar Docto. Relatrios Pagas por Forma de Pagto/Tipo
51
Remessa de Recebimentos
A remessa de recebimentos, assim como a de Pagamentos, tambm dividida em dois tipos de contabilizaes: o lanamento e a baixa das Contas a Receber. As antecipaes Em Carteira fazem parte desta remessa. Os lanamentos so verificados atravs do relatrio de Contas a Receber Digitadas, pela Data Contbil. O relatrio est disponvel em Contas a Receber Data Digitao/Contbil. A baixa das Contas a Receber verificada atravs do relatrio de Contas Recebidas, disponvel em Contas a Receber Relatrios Recebidas por Forma de Pagto. Relatrios Contas por
52
Remessa de Vendas
A remessa de Vendas dividida em trs partes: Notas Fiscais de Servio (Hospedagem), Notas Fiscais de Venda/Cupons Fiscais e Impostos. A conferncia dos lanamentos contbeis feita atravs do relatrio Analtico de Faturamento das Notas Fiscais/Cupons Fiscais. Os relatrios esto disponveis no mdulo Contbil, menu Tesouraria Notas Fiscais Servio/Venda Analtico de Faturamento.
No caso dos impostos, a conferencia dos valores referentes ao ICMS e ISS feita atravs dos relatrios Analtico de Faturamento das Notas Fiscais/Cupons Fiscais. O calculo do PIS e CONFINS feito com base nas informaes cadastradas na guia <Imposto> existente no cadastro das Classes Gerenciais.
53
Remessa de Vendas Estorno

A conferncia da remessa feita utilizando-se o relatrio de NFs Excludas das Contas Especiais, disponvel no mdulo Contbil, menu Relatrios Especiais. A excluso dos lanamentos transferidos para as Contas Especiais e realizada somente pelo mdulo Financeiro, menu Front Desk Contas Especiais. NFs Excludas das Contas
54
Antecipaes em Aberto
O relatrio de Antecipaes em Aberto permite apurar o saldo da conta de antecipao em uma determinada data. O relatrio est disponvel atravs do menu Contas a Receber em Aberto. Relatrios Antecipaes
Existem 3 opes de relatrio: Apenas CREs no encerradas Mostra somente as Contas a Receber que no foram
encerradas pelo setor financeiro. Apenas CREs encerradas Mostra somente as Contas a Receber que foram
encerradas pelo setor financeiro. Todas aberto. A rotina de Encerramento do Antecipado sinaliza para o sistema e para o usurio que o mesmo no ser mais utilizado. Mostra todas as Contas a Receber de antecipao que possuem saldo em
55
Contas a Receber em Aberto

O relatrio de Contas a Receber em Aberto permite apurar o saldo da conta de Clientes (Faturado e Carto de Crdito) em uma determinada data. O relatrio est disponvel atravs do menu Contas a Receber Relatrios Em Aberto.
56
Contas a Pagar em Aberto

O relatrio de Contas a Pagar em Aberto permite apurar o saldo da conta de Fornecedores em uma determinada data. O relatrio est disponvel atravs do menu Contas a Pagar Relatrios Em Aberto.
57
Notas Fiscais de Venda em Aberto

O relatrio de Notas Fiscais de Venda em Aberto representa todas as notas de venda emitidas antes de uma determinada data e que no pertenciam a nenhuma nota fiscal de hospedagem. Ele representa as notas que estavam nas contas dos hspedes ou nas contas especiais at a data especificada no relatrio. O relatrio est disponvel apenas no mdulo Financeiro, atravs do menu Front Desk Aberto. Em
58
Encerramento Mensal
Ao final de cada ms, o OCL-VOLUX exige que seja feito um encerramento mensal para que os Balancetes sejam emitidos. Esse encerramento feito atravs da janela abaixo.
Essa ao pode ser executada a qualquer momento e desfeita em seguida. Ficando a restrio de que os cancelamentos dos encerramentos so feitos sempre na ordem inversa da qual foram efetuados (Maro Fevereiro Janeiro, por exemplo).
Ao realizar o encerramento, o OCL-VOLUX bloqueia a gerao de remessas no ms encerrado, bloqueando tambm os lanamentos manuais ou a digitao de quaisquer outros documentos dentro do perodo contbil em questo. O cancelamento do Encerramento Mensal bloqueado pelo sistema se o Encerramento do Exerccio e/ou do SPED foi realizado. Nestes casos, o usurio dever cancelar primeiro o Encerramento do Exerccio e/ou do SPED antes de cancelar o Encerramento Mensal. A opo <Consiste Lanamentos Antes de Encerrar> permite que o sistema verifique divergncias nas remessas antes de realizar o Encerramento Mensal.
59
Relatrios Contbeis
Existem vrios opes de relatrios que auxiliam os usurios nas conferncias, bem como no cumprimento das exigncias legais.
60
Balancete
O mdulo contbil do OCL-VOLUX possui vrios tipos de balancete, que podem ser obtidos a partir da janela abaixo.
Em todos os casos, possvel definir qual o grupo desejado ou se o relatrio incluir o resultado de uma empresa ou de todas aquelas cujos lanamentos foram gerados nessa mesma base de dados: Balancete Gera o balancete clssico, composto pelas colunas de Saldo
Anterior, Movimentao e Saldo Atual. Balancete Dbito/Crdito Permite o desdobramento da coluna de
movimentao, relacionando os totais a dbito e a crdito. Balancete por Centro de Resultado Permite a visualizao dos lanamentos
de acordo com o Centro de Resultado informado. Nesta opo, o usurio pode selecionar um ou mais Centros de Resultado. Balancete Colunado Permite a visualizao do saldo das contas ms a ms,
de acordo com o perodo informado. Balancete de Encerramento Permite a visualizao dos lanamentos gerados
atravs da rotina de Encerramento do Exerccio. Caso seja necessrio maior detalhamento das movimentaes de uma determinada conta ou conjunto de contas, o sistema dispe dos relatrios Razo Analtico e Dirio de Movimentao.
61
Razo Analtico
O relatrio do tipo "Razo Analtico" obtido a partir da janela de parmetros abaixo.
Nessa janela, o usurio pode escolher um grupo de contas, tal como exemplificado. Utilizando-se o caractere especial "%", utilizado ao longo de todo o sistema, diversas combinaes de pesquisas podem ser executadas. Veja um exemplo (parcial) do relatrio razo:
62
Dirio de Movimentao
O relatrio Dirio relaciona todos os lanamentos contbeis realizados em um determinado perodo, independente do tipo de remessa.
63
Livro Caixa
O Livro Caixa o relatrio que permite a visualizao de todos os lanamentos realizados nas Contas Correntes ou Contas Caixa cadastras no OCL-VOLUX:
Ao final do relatrio, o sistema apresenta o total geral de movimentaes (resumo financeiro) e o resumo geral do razo (resumo contbil), permitindo ao usurio visualizar se o total de movimentaes foi contabilizado corretamente.
64
Razo Auxiliar de Fornecedores

O Razo Auxiliar de Fornecedores foi criado para agilizar o processo de conciliao da conta de Fornecedores (Passivo).
Pode ser usado tanto pelos os hotis que optam por criar contas contbeis para cada fornecedor cadastrado como pelos hotis que trabalham com uma nica conta para todos os fornecedores.
65
Livros Fiscais
O modulo de Contabilidade permite acesso aos principais Livros Fiscais, que tambm podem ser emitidos atravs do mdulo Fiscal: Registro de Entradas Registro de Sadas Registro de Inventrio Livro de Servios Prestados Livro de Servios Tomados
66
Implantao de Saldos
Para o incio de operao do mdulo Contbil necessrio que, aps o cadastro do plano de contas e dos centros de resultado, seja feita a implantao dos saldos iniciais das contas cadastradas. Para isso, o usurio dever escolher alm do ano e ms base, as contas desejadas e informar o saldo inicial de cada uma.
Para facilitar a digitao, o sistema mostra, a cada digitao do saldo, os totais das contas de ativo e de passivo, impossibilitando a implantao dos saldos caso os valores no estejam iguais. Ao implantar os saldos, o sistema cria as informaes necessrias para que as remessas sejam geradas e os lanamentos manuais efetuados.
67
Encerramento do Exerccio
Essa rotina dever ser executada somente aps o encerramento mensal do ltimo ms do exerccio em curso. Ela permite que o sistema zere as contas de resultado, transportando o saldo para uma conta do Passivo criada para esse fim. Essa conta pode ser cadastrada nos parmetros do sistema, ou substituda por uma outra por ocasio da execuo dessa rotina.
importante ressaltar que, na realidade, ao executar essa rotina, o sistema gera um lanamento complementar para cada conta de resultado com saldo, tendo como conta a dbito ou a crdito a conta acima especificada. Ao final da execuo dessa rotina, o sistema bloqueia quaisquer lanamentos no exerccio atual e transporta os saldos das contas patrimoniais para o prximo ano, permitindo ento o incio de um novo ano contbil. Aps o encerramento, o Balancete de Encerramento e o Balano Patrimonial podero ser emitidos.
68
SPED Contbil (Verso 1.7 Junho/2013)

Esta documentao tem como objetivo auxiliar os usurios do mdulo Contbil nas parametrizaes necessrias a exportao dos dados para o SPED Contbil. Para facilitar a compreenso, dividimos a documentao em trs partes: Cadastros, Lanamentos e Contabilizaes e Exportao. A primeira trata dos cadastros e parametrizaes necessrias a gerao do arquivo de exportao. A segunda apresenta a nova janela de <Manuteno de Lanamentos> criada para facilitar a identificao das partidas dos lanamentos e criar uma melhor visualizao deste relacionamento. A terceira apresenta a rotina de exportao dos dados para o SPED Contbil.
69
Cadastros
Plano de Contas x Plano de Contas Referencial Para exportar os dados para o SPED Contbil necessrio que o Plano de Contas existente seja associado ao Plano de Contas Referencial. Embora para o ano de 2008 no seja exigido este registro, a partir de 2009 ter que ser feita esta associao. No mdulo Contbil do OCL-VOLUX, a partir do menu Manuteno SPED Contbil
Plano Conta Referencial, est disponvel a janela de cadastro do Plano de Contas Referencial. Nela possvel cadastrar as contas contbeis existentes no Plano de Contas Referencial definido pela Receita Federal. A OCL j disponibiliza para seus clientes o plano original, cabendo a seus clientes dar a manuteno neste cadastro na medida em que a Receita Federal liberar novas atualizaes.
O procedimento de cadastro do Plano de Contas Referencial, bem como sua janela de cadastro, semelhante ao cadastro do Plano de Contas. A associao do Plano de Contas do OCL-VOLUX ao Plano de Contas Referencial ser feita atravs do novo campo criado no cadastro do Plano de Contas, conforme mostrado abaixo:
70
Para cada conta contbil existente necessrio associar a conta correspondente no Plano de Contas Referencial. Outra informao necessria ao SPED relacionada ao campo Natureza SPED. Para cada conta, dever ser devidamente preenchido este campo.
71
Cadastro Contador e Representante Legal necessrio cadastrar, para cada empresa existente no sistema, o contador e o representante legal. As informaes podem ser cadastradas a partir da janela de Cadastra Empresa:
Os dados so obtidos a partir do Cadastro de Clientes (CTRL-C), ou seja, tanto o responsvel legal quanto o contador devem estar cadastrados no OCL-VOLUX. Todas as informaes devem ser preenchidas e, no caso do CONTADOR, o CRC deve ser informado nos campos <Tipo Doc> e <Num Doc>, conforme mostrado abaixo:
72
Alm destas informaes, necessrio preencher tambm, no cadastro das empresas, os Dados contidos na seo <Informaes para o SPED>.
Elas so obrigatrias e, caso no informadas, o PVA (Programa Validador da Receita) no permitir a importao do arquivo.
73
Cadastros complementares Alm das informaes anteriores, necessrio entrar nas opes de menu Manuteno SPED Responsveis Administrao Cadastro
E marcar como SIM quais so as opes.
Para os hotis de verso multi-empresa, deve-se repetir este processo para cada uma das empresas (hotis) cadastradas em seu banco de dados.
74
Lanamentos e Contabilizaes
Lanamentos e partidas do Lanamento A partir de agora, todo lanamento do sistema estar associado a um lanamento chamado de principal. Esta alterao visa facilitar a identificao das partidas dos lanamentos e criar uma melhor visualizao deste relacionamento. Para isso, ao invs de mostrarmos o nmero do lanamento na janela de remessas, passamos a mostrar qual a referncia a que o lanamento pertence. Com isso, formam-se blocos (ou partidas) de lanamentos. No caso dos lanamentos gerados pelo sistema atravs da criao das remessas, esta associao ser feita automaticamente. No caso dos lanamentos manuais, embora tambm de associao automtica, a insero destes lanamentos mudou. Ao pressionar o boto de inserir lanamentos na janela de remessa, caso haja um registro previamente marcado, o sistema entender que este novo lanamento estar a ele associado, mantendo a referncia do novo igual ao do anteriormente selecionado. No caso de no haver nenhuma linha selecionada, o sistema abrir uma nova janela, para que o lanamento manual seja feito, com suas respectivas partidas. A nova janela a mostrada a seguir:
Onde o boto de <INSERIR> cria uma nova linha para uma partida do lanamento original e o boto <NOVO> inicia um novo lanamento por completo.
75
Manuteno de Lanamentos Existentes no Sistema Para os lanamentos j existentes no sistema, ou para os casos em que for necessrio quebrar esta associao por motivos excepcionais, foram criados dois novos botes na janela de Remessa (e tambm na janela de lanamentos de ajustes <CTRL-F9>):
O cone
desassocia os lanamentos selecionados e o cone
faz a associao. O
sistema s permitir a associao dos lanamentos se o total de Dbitos e Crditos for igual.
76
Janela de Manuteno de Lanamentos (CTRL-M) Em funo das caractersticas existentes no layout do SPED Contabil, necessrio que os lanamentos contbeis tenham o tipo de relacionamento descrito nos itens (1.2.1) e (1.2.2). Assim, para a regularizao dos lanamentos j existentes no sistema, foi criada uma nova janela. Manuteno SPED Manuteno de Lanamentos.
Esta janela permite criar a associao entre os lanamentos de uma maneira mais rpida do que a descrita no item (1.2.2). Para isso, deve-se selecionar primeiramente o tipo de remessa e o perodo. Uma vez recuperados os lanamentos necessrio atualizar PRIMEIRAMENTE os lanamentos multidbito/crdito e, em seguida, os de primeira ordem. Veja a janela abaixo, onde os botes circulados em vermelho executam estas aes.
Os lanamentos que j estiverem de devidamente agrupados, tero o seu nmero de lanamento mostrado na cor cinza (veja linhas circuladas em verde). Este grupo de lanamentos possui o mesmo numero de referncia para representar este fato. Ao pressionar qualquer um dos dois botes em questo, o sistema vai atualizar TODOS os lanamentos que tiverem sido recuperados nesta janela. Contudo, como o volume de informaes pode ser muito grande, criaram-se na parte inferior da janela dois novos botes.
A opo de Atualizao Automtica no banco de dados indica que na medida em que o sistema for criando as associaes entre os lanamentos ele vai gravar os registros no
77
banco de dados. Caso esta opo no seja marcada, as associaes sero mostradas na tela principal, mas no efetivadas. Neste caso, o usurio ter que pressionar o boto de <GRAVAR>. A opo de Recuperar Lanctos aps atualizao para o caso de quando o usurio escolher efetuar a atualizao dos registros de forma manual, atravs dos botes .
Se para cada associao o sistema recuperasse novamente todos os registros do banco de dados, o processo ficaria lento. Assim, foi criada esta opo. Ou seja, uma vez
desmarcada, ela no recupera os registros do banco de dados at que o boto de pesquisar seja pressionado. Finalmente, para o caso dos lanamentos manuais do tipo multi-dbito/crdito, que so as situaes em que o sistema no vai conseguir criar a associao automaticamente, foi inserida a Mostra apenas Lanctos Manuais para que o sistema filtre apenas este tipo de lanamento e facilite o processo de associao. Vale lembrar que para os lanamentos de primeira ordem, o sistema consegue criar a associao automaticamente. Basta pressionar o boto criado para este fim.
78
Exportao
O OCL-VOLUX permite duas formas de exportao dos dados: MENSAL e ANUAL. A opo pela periodicidade de gerao do arquivo feita no mdulo Fiscal atravs do parmetro: "(SPED) Tipo da periodicidade para a gerao do arquivo do SPED CONTABIL: ANUAL ou MENSAL" Para a exportao dos dados para o SPED, a janela criada a mostrada abaixo e pode ser acionada atravs da opo: Manuteno SPED Contabil Exportao. (CTRL-S)
Para os clientes que optarem pela periodicidade de gerao do arquivo MENSAL, a seguinte janela ser mostrada:
Para os clientes que optarem pela periodicidade ANUAL, a seguinte janela ser mostrada:
79
O arquivo padro gerado pelo OCL-VOLUX o do tipo G - Livro Dirio (completo, sem escriturao auxiliar). Esta opo vem marcada como default e o usurio no precisa alter-la. Antes de iniciar a gerao do arquivo, necessrio informar o numero do Livro Dirio. Esta numerao, na verso atual, dever ser digitada e, futuramente, ser automaticamente gerada pelo sistema. O boto <GERAR> inicia a gerao do arquivo. O sistema vai mostrando na caixa de progresso cada uma das etapas, j que um processo que pode ser demorado. Nos casos de os lanamentos apresentarem inconsistncias que levem sua rejeio por parte do SPED, o OCL-VOLUX mostrar a mensagem e o usurio dever localiz-lo em sua remessa, efetuar os ajustes e, se necessrio, gerar as remessas novamente antes de repetir o processo de exportao. Os botes de <ENCERRAR> e <CANCELAR> tem como objetivo fechar e reabrir o ms contbil, para evitar que as informaes encaminhadas para o Fisco Federal sejam equivocadamente modificadas, gerando discrepncia entre o que foi enviado e a base de dados do OCL-VOLUX.
80
Erros SPED Contbil

Assim como a maioria dos programas utilizados para o envio de dados por processamento eletrnico de dados (PED), o SPED Contbil exige que o arquivo gerado seja validado antes da transmisso. O programa do SPED Contbil valida a estrutura do arquivo e apresenta o relatrio de validao. O relatrio de validao composto pelas advertncias, que no impedem a transmisso do arquivo, e pelos erros. O arquivo s pode ser transmitido aps a correo todos os erros apresentados. Abaixo a estrutura do relatrio de validao:
Para agilizar o processo de correo, o relatrio agrupa as linhas incorretas de acordo com a mensagem de erro gerada. O tipo de erro apresentado no campo <Mensagem> e as linhas listadas abaixo da mensagem de erro. A localizao do erro no arquivo texto facilita o processo de correo, uma vez que permite ao usurio visualizar o que ocasionou o erro. Abra o arquivo texto gerado pelo OCL-VOLUX e localize a linha, mencionada no arquivo de validao, acessando o menu Editar (CTRL-G) e informar a linha desejada. Ir para
81
Erro: Estrutura de Linha Invlida Ocorre quando existem caracteres invlidos no campo <Histrico> do lanamento contbil. Neste caso, basta redigitar o histrico no lanamento original.
O arquivo de texto gerado pelo sistema fica desconfigurado. Considerando o exemplo acima, o usurio deve localizar o lanamento original e verificar a data e a referencia do lanamento mostradas no registro I200. O registro I200 composto pelo cdigo do registro, referncia, data, valor do lanamento e tipo do lanamento, separados por |. O exemplo acima trata da referncia 708532 do dia 11/01/2010.
Os caracteres indicam que h um ENTER no histrico, basta remov-lo para corrigir o erro apresentado. Erro: Quantidade de Linhas do bloco I informada no confere com a calculada pelo sistema Ocorre quando por causa do erro de Estrutura de Linha Invlida.
82
Erro: Quantidade de registros informada no confere com o calculado pelo sistema Ocorre quando por causa do erro de Estrutura de Linha Invlida. Erro: Registro Duplicado em relao chave NUM_LANCTO Ocorre sempre que h lanamentos de primeira ordem associados a lanamentos multidbito/crdito. Diferente do erro de estrutura de linha invlida possvel verificar a referencia e a data na prpria mensagem de erro:
A vantagem de consultar o arquivo texto a facilidade de identificao do tipo de remessa, neste caso, Recebimentos. Consultando a remessa de Recebimentos do dia 18/01/2010, percebemos que existem dois lanamentos de primeira ordem que esto com a referncia 714234:
O SPED Contbil no aceita esta situao e gera o erro apontado, ou seja, os lanamentos de primeira ordem devem ter referncia prpria. Para corrigir esta questo, basta selecionar o lanamento, clicar nos cones para associar ou desassociar as referncias e gravar.
83
Erro: Cdigo do Centro de Custo no encontrado nos registros de Centro de Custo Ocorre quando o cdigo do Centro de Custo, informado no lanamento contbil, na existe no cadastro de Centro de Resultado. Nesse caso, o usurio dever localizar o lanamento e fazer a correo.
84
EFD PIS e COFINS (Verso 2.0 Maro/2012)

Esta documentao tem como objetivo auxiliar os usurios do mdulo Contbil nas parametrizaes necessrias exportao dos dados para o EFD EFD PIS/COFINS. Para facilitar a compreenso, dividimos a documentao em trs partes: Cadastros, Lanamentos e Exportao. A primeira e a segunda tratam dos cadastros e parametrizaes necessrias a gerao do arquivo de exportao. A terceira apresenta a rotina de exportao dos dados para o EFD PIS e COFINS.
85
Cadastros
Classes Gerenciais Para exportar os dados para o EFD PIS e COFINS necessrio completar os dados das classes gerenciais, que fazem referencia s contas Patrimoniais e de Resultado, de acordo com o regime de apurao de cada hotel, cujas novas informaes esto disponveis pressionando-se o boto de acesso aos dados de multi-empresa.
Ao selecionar esta opo, o sistema mostra a janela abaixo. Para cada hotel que o usurio tiver acesso, devem ser preenchidas todas as informaes apresentadas.
86
Algumas informaes contidas nesta janela devem ser parametrizadas com base nas tabelas disponveis atravs do site Nacional do SPED. Os usurios devem verificar as informaes contidas em cada tabela e parametrizar o sistema de forma correta, caso contrrio, o Programa Validador (PVA) gerar erros que impedem o envio do arquivo. Abaixo o link para consulta das tabelas: http://www1.receita.fazenda.gov.br/
OBSERVAES:
- Para as Classes Gerenciais com incidncia dos impostos, no h necessidade de preencher os campos relativos ao Tipo de Crdito e Base de Clculo de Crdito, j que eles se referem apenas recuperao do crdito do imposto.
No
caso
das
notas
fiscais
de
entrada,
lanadas
atravs
do
mdulo
de
Compras/Almoxarifado, o sistema verificar as informaes contidas no cadastro da Classe Gerencial associada Conta Contabil que foi definida no campo Conta Estoque do cadastro do item de estoque.
- O sistema permite a definio de apenas uma Modalidade de Apurao sendo necessrio, no caso dos Monofsicos, a criao de uma Classe Gerencial especfica.
CST PIS e CST COFINS
87
O OCL-VOLUX dispe de dois campos para parametrizao do CST PIS e CST COFINS:
CST PIS/CST COFINS brasileiros
utilizado nas notas fiscais emitidas para clientes
CST PIS EXTERIOR/CST COFINS EXTERIOR emitidas para clientes estrangeiros.
utilizado nas notas fiscais
O processo de gerao do arquivo consiste em identificar, nota a nota, qual o destinatrio da nota e o estado associado a ele no momento em que a nota foi emitida. Se for uma Unidade da Federeo, o OCL-VOLUX considerar que trata-se de uma operao com cliente brasileiro e utilizar a informao contida nos campos CST PIS e CST COFINS. Se a UF for EX, o sistema considerar que se trata de uma operao com estrangeiro e utilizar ento a informao contida nos campos CST PIS EXTERIOR e CST COFINS EXTERIOR.
O preenchimento dos campos feito de acordo com as informaes contidas nas tabelas 4.3.3 (CST PIS) e 4.3.4 (CST COFINS), observando a diferena entre o preenchimento dos dois campos uma vez que as vendas para clientes estrangeiros permite um comportamento distinto na apurao do PIS e COFINS. Os cdigos so compostos de dois dgitos e definem a situao tributria dos fatos geradores de recolhimento ou no dos impostos e da gerao de crdito dos impostos.
Consultando a tabela 4.3.3 (CST PIS), observa-se que as mesmas podem ser divididas em duas partes: Sadas e Entradas. Para facilitar o entendimento, dividimos a tabela conforme mostrado abaixo:
88
Sadas Geradoras ou No de Recolhimento dos Impostos.

CDIGO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 49 DESCRIO Operao Tributvel com Alquota Bsica Operao Tributvel com Alquota Diferenciada Operao Tributvel com Alquota por Unidade de Medida de Produto Operao Tributvel Monofsica - Revenda a Alquota Zero Operao Tributvel por Substituio Tributria Operao Tributvel a Alquota Zero Operao Isenta da Contribuio Operao sem Incidncia da Contribuio Operao com Suspenso da Contribuio Outras Operaes de Sada
Entradas Geradoras de Crdito dos Impostos.

CDIGO 50 51 52 53 54 55 56 60 61 62 63 64 65 66 67 70 71 72 73 74 75 98 99 DESCRIO Operao com Direito a Crdito - Vinculada Exclusivamente a Receita Tributada no Mercado Interno Operao com Direito a Crdito Vinculada Exclusivamente a Receita No Tributada no Mercado Interno Operao com Direito a Crdito - Vinculada Exclusivamente a Receita de Exportao Operao com Direito a Crdito - Vinculada a Receitas Tributadas e No-Tributadas no Mercado Interno Operao com Direito a Crdito - Vinculada a Receitas Tributadas no Mercado Interno e de Exportao Operao com Direito a Crdito - Vinculada a Receitas No-Tributadas no Mercado Interno e de Exportao Operao com Direito a Crdito - Vinculada a Receitas Tributadas e No-Tributadas no Mercado Interno, e de Exportao Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada Exclusivamente a Receita Tributada no Mercado Interno Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada Exclusivamente a Receita No-Tributada no Mercado Interno Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada Exclusivamente a Receita de Exportao Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada a Receitas Tributadas e NoTributadas no Mercado Interno Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada a Receitas Tributadas no Mercado Interno e de Exportao Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada a Receitas No-Tributadas no Mercado Interno e de Exportao Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada a Receitas Tributadas e NoTributadas no Mercado Interno, e de Exportao Crdito Presumido - Outras Operaes Operao de Aquisio sem Direito a Crdito Operao de Aquisio com Iseno Operao de Aquisio com Suspenso Operao de Aquisio a Alquota Zero Operao de Aquisio sem Incidncia da Contribuio Operao de Aquisio por Substituio Tributria Outras Operaes de Entrada Outras Operaes 89
Os cdigos contidos na primeira parte da tabela, de 01 a 49, devem ser utilizados somente para as operaes que geram recolhimento ou no dos impostos. Isto significa que apenas as Classes Gerenciais utilizadas nos documentos emitidos pelo hotel, a saber, Notas Fiscais de Servio e Notas Fiscais de Venda/ Cupom Fiscal, devem ser parametrizadas com estes cdigos.
Os cdigos constantes na segunda parte da tabela, de 50 a 99, devem ser utilizados somente para as operaes que geram crdito dos impostos. Nesse caso, apenas as Classes Gerenciais que geram direito a crdito do imposto devem ser parametrizadas com estes cdigos.
IMPORTANTE:
- Caso o usurio no preencha nenhuma informao nestes campos, o sistema adotar como padro o cdigo CST 08 (Operao sem incidncia da contribuio).
- As tabelas 4.3.3 e 4.3.4 possuem o mesmo cdigo para a definio do CST PIS e do CST COFINS. O PVA gera erros que impedem a validao e envio do arquivo caso sejam informados cdigos diferentes. Por este motivo, ao definir o CST PIS, o OCL-VOLUX automaticamente repete o cdigo informado para o campo CST COFINS.
Exemplo de Preenchimento dos Campos
Para demonstrar como deve ser o preenchimento dos campos no sistema, tomaremos como exemplo a Classe Gerencial Receita de Dirias e utilizaremos os cdigos da tabela que fazem referncia apenas s Sadas.
Considerando que a Modalidade de Apurao a Cumulativa, a seguinte parametrizao foi realizada:
90
Considerando a definio de incidncia dos impostos e a Modalidade de Apurao, os campos CST PIS e CST COFINS, utilizados para as notas fiscais emitidas para clientes brasileiros, foram preenchidos com o cdigo 01, porque se trata de Operao Tributada com Aliquota Bsica, ou seja, com incidncia dos impostos com base nas alquotas definidas nos campo PIS % e COFINS %.
Definimos tambm os campos CST PIS EXTERIOR e CST COFINS EXTERIOR, utilizado nas notas fiscais emitidas para clientes estrangeiros, com o cdigo 07, porque trata-se de Operao com Iseno dos Impostos.
Os campos Tipo de Crdito e Natureza Base Clculo de Crdito no foram preenchidos porque a Classe Gerencial utilizada como exemplo gera recolhimento do imposto e no crdito.
necessrio preencher os dois campos para garantir que o sistema trate as duas situaes de forma correta, ou seja, defina o CST PIS e COFINS de acordo com a UF do destinatrio da nota fiscal.
91
O Registro F100
O registro F100 possui uma caracterstica prpria que a de relacionar documentos e operaes geradoras de contribuio e crditos que no sejam relacionados a partir dos registros A ou C ou D, ou seja, sem estarem atrelados a emisso de documentos fiscais.
Segundo o Guia Prtico EFD Pis e Cofins, exemplos destas operaes so:
Receitas Financeiras auferidas no perodo; Receitas auferidas de Juros sobre o Capital Prprio; Receitas de Aluguis auferidas no perodo;
Com isso, necessrio que o usurio informe explicitamente quais as classes gerenciais sero relacionadas neste registro. Para isso, basta marcar o campo destacado na figura abaixo e preencher a natureza da receita (e somente neste caso).
IMPORTANTE:
- Uma vez marcada esta classe gerencial, o sistema gerar o registro F100 a partir dos lanamentos efetuados nas remessas contbeis que tiverem como contas aquelas associadas s classes gerenciais aqui selecionadas. Assim, caso ainda no tiverem sido geradas as remessas para o perodo de exportao selecionado, os dados no sero enviados para o arquivo.
92
Cadastro dos Itens de Venda e Pontos de Vendas (PDVs) NCM
O cdigo NCM para os hotis no obrigatrio. Contudo, se informado, ele dever conter os oito dgitos. Assim, como no caso da nota fiscal eletrnica de produtos (NF-e) em sua verso 2.00 ele necessrio (mas apenas os dois primeiros dgitos), para que no os clientes no se deparem com erros na gerao do arquivo EFD PIS e COFINS, o OCLVOLUX no relacionar esta informao neste arquivo.
IMPORTANTE:
- A partir do momento em que essa informao se tornar obrigatria para fins de envio de arquivo EFD PIS e COFINS, o hotel dever providenciar o cadastro completo (com oito dgitos).
93
Natureza da Receita
De maneira similar s Classes Gerenciais, os itens de venda (A&B e Servios) devem ser atualizados para que uma nova informao criada seja preenchida. Para isso, criamos dois campos que permitem a definio dos Cdigos e Natureza da Receita que, assim como o CST, so preenchidos com base no destintario da nota fiscal, a saber:
SPED Nat Rec
utilizado para os itens contidos nas notas fiscais emitidas
para clientes brasileiros SPED Nat Rec EX utilizado para os itens contidos nas notas fiscais emitidas
para clientes estrangeiros.
No OCL-VOLUX, esses campos ficam disponveis para preenchimento atravs da janela de Cadastro dos Itens de A&B e Servios mostrada abaixo:
Mdulo Gerncia de A&B
Cadastro
Item (F5)
94
Mdulo Servios
Cadastro
Item (F5)
A Natureza da Receita a informao necessria criao dos registros M410 e M810 do arquivo EFD PIS e COFINS. Estes registros detalham as receitas isentas, no alcanadas pela incidncia da contribuio, sujeitas alquota zero ou de vendas com suspenso. Sem ela, os erros que acontecero impediro o envio das informaes para o Fisco.
A natureza da receita deve ser preenchida com base nas tabelas de cdigos distribudas pela RFB e que esto disponveis para download no site nacional do SPED, cujo link disponibilizamos anteriormente. So sete tabelas disponibilizadas e o usurio deve verificar, dentro de cada uma delas, qual o cdigo correspondente ao item cadastrado no sistema.
Conforme orientao contida no Guia Prtico EFD PIS e COFINS, verso 1.0.4, de 08/02/2012, os cdigos so utilizados de acordo com o CST PIS/COFINS dos itens, a saber:
CST 04 - Monofsicos
Cdigos contidos nas tabelas 4.3.10 Cdigos contidos na tabela 4.3.12
CST 05 Substituio Tributria CST 06 Alquota Zero CST 07 Isentos
Cdigos contidos na tabela 4.3.13
Cdigos contidos na tabela 4.3.14 Cdigos contidos na tabela 4.3.15
CST 08 No Incidncia CST 09 Suspenso
Cdigos contidos na tabela 4.3.16
Os cdigos possuem 3 dgitos e devem ser preenchidos no padro definido pela RFB caso contrrio o PVA apresentar erros que impedem a validao e envio do arquivo.
95
IMPORTANTE:
- Somente os itens que no geram recolhimento do imposto devem ter o campo SPED Nat Rec e SPED Nat Rec EX preenchido.
- O sistema informar, no arquivo SPED Fiscal Erros.Log, os itens que esto sem o cdigo de Natureza da Receita preenchido. O usurio deve conferir sempre o arquivo de log, para agilizar a correo dos erros em seus cadastros.
Um exemplo de arquivo de log mostrado abaixo. a partir dele que o usurio pode adiantar o processo de correo dos cadastros, j que parte dos erros a serem apontados pelo PVA so apontados pelo prprio OCL-VOLUX neste arquivo.
Itens de PDV:
Como nas notas de hospedagem so relacionados os totalizadores dos PDVs de servio (Lavanderia, Eventos Servios), e esses itens tambm devem ter sua parametrizao cadastrada, foi introduzida uma alterao no Modulo de Servios para que, a partir de agora, para todo PDV de Servios o usurio possa cadastrar um item de mesmo cdigo.
96
Assim, por exemplo, se o PDV de Lavanderia tiver o cdigo LV01, ser necessrio cadastrar um item de mesmo cdigo e que dever ser tambm parametrizado (em relao ao PIS/COFINS) como se fosse um item de servios.
Como para todo item deve haver uma Classe Gerencial associada, esta tambm dever ser informada (que ser a partir de onde o sistema recuperar as informaes de CST PIS/COFINS e respectivas alquotas).
97
Relatrios de Conferncia
Parametrizao do Cadastro dos Itens
Para agilizar a conferncia dos cadastros de natureza da receita, que devem ser realizadas item a item dadas s especificidades desta parametrizao, nos relatrios de
Itens X Classe Gerencial
disponveis nos Mdulos de Servios e A&B, foram inseridas duas colunas, conforme ilustrao abaixo. A partir delas, o usurio poder conferir o resultado da parametrizao desta informao.
O relatrio est disponvel atravs do menu Relatrios/Consultas Gerencial.
Itens x Classe
Parametrizao das Classes Gerenciais
Para facilitar a conferncia, foram includos novos campos com as informaes relativas alquota de PIS e COFINS, Modalidade de Apurao e o CST PIS/COFINS associado s Classes Gerenciais.
98
Cadastro da Empresa
Cadastro Contador e Representante Legal necessrio cadastrar, para cada empresa existente no sistema, o contador e o representante legal. As informaes podem ser cadastradas a partir da janela de Cadastra Empresa:
99
Aps o cadastro do Representante Legal e do Contador, o usurio dever digitar o CPF no campo correspondente e clicar no cone de pesquisa. O sistema automaticamente preencher a informao sendo necessrio apenas gravar para registr-la.
Informaes Complementares
Tambm necessrio cadastrar, para cada empresa existente no sistema, as informaes mostradas abaixo, que podem ser acessadas a partir da janela de cadastro de empresas.
Elas so obrigatrias e, caso no informadas, o PVA (Programa Validador da Receita) no permitir a importao do arquivo.
Cabe a cada hotel preencher corretamente as informaes, em funo de sua forma de operao. Cadastro da Tabelas
Alm das informaes anteriores, diversas tabelas existentes na documentao fornecida pela RFB foram incorporadas ao OCL-VOLUX. Com isso, agilizamos o processo de entrada em funcionamento desta nova funcionalidade em nosso sistema.
Na medida em que novas verses destas tabelas forem liberadas, os clientes recebero novas atualizaes.
100
Lanamentos
Contas a Pagar
Como as notas fiscais de servios devem ser exportadas, alguns itens passam a ser muito importantes. So eles: Tipo do Documento; Valor dos Servios; Taxa de ISS; Valores das retenes de PIS e COFINS; Se o documento constar ou no no livro (no caso, de servios tomados);
No caso de alguma informao no for preenchida corretamente, possvel que o programa validador (PVA) rejeite os registros. Em relao ao tipo de documento, necessrio que ele esteja tambm marcado em seu cadastro para constar no livro de servios tomados. Este cadastro fica disponvel na opo Cadastro Fiscal Tipo Documento.
Clientes e Fornecedores
Caso algum cliente ou fornecedor que no possua CPF/CNPJ seja utilizado na emisso dos documentos, seu cadastro e os documentos a ele associados sero recusados pelo PVA.
101
Com isso, passa a ser obrigatrio o preenchimento deste campo para que o cliente (ou fornecedor) seja utilizado. Como forma de facilitar o controle de digitao do CPF/CNPJ, o OCL-VOLUX possui um parmetro que, se ativado, impedir que o check-in seja feito caso o pagante de uma das contas da ocupao no esteja com o cadastro correto. Esse parmetro pode ser alterado a partir do Mdulo Fiscal, conforme mostrado a seguir:
Check-in Ativado o parmetro que impede o check-in sem que o pagante da conta no tenha o CNPJ/CPF cadastrado, importante notar que o sistema permite que essas informaes sejam associadas ao cliente na prpria tela do check-in, sem a necessidade de sair desta janela. Outra considerao a de que a restrio refere-se ao cliente que paga uma das contas da ocupao, e no ao hspede. Na figura abaixo mostramos como pode ser feita a associao do CNPJ/CPF ao cliente. No caso em questo, basta dar um clique duplo sobre a linha que mostra o nome do pagante da conta, e tem-se acesso aos dados completos do cadastro do cliente.
102
Exportao
Para a exportao dos dados para o EFD PIS e COFINS, a janela criada a mostrada abaixo e pode ser acionada atravs da opo:
Manuteno
SPED Fiscal
SPED EFD-PIS/COFINS...
Como este um processo que pode demorar, em funo do numero de lanamentos, principalmente se a gerao for realizada remotamente, o sistema vai mostrando na caixa de progresso, cada uma das etapas.
Nos casos de os lanamentos apresentarem inconsistncias que levem a sua rejeio por parte do EFD PIS e COFINS, o OCL-VOLUX mostrar, em algumas situaes, a mensagem e o usurio dever localiz-lo em seu cadastro e corrigi-lo.
103
Importao dos Dados PVA

Para os clientes que optaram pelo mtodo de apropriao com base no Rateio Proporcional com base na Receita Bruta (indicador 2 no campo 03 do registro 0110), o arquivo gerado pelo OCL-VOLUX necessita ser complementado aps a sua importao pelo PVA.
Isso pode ser observado aps a realizao da primeira importao dos dados, pois o PVA apontar a necessidade de se completar o arquivo com informaes relativas ao BLOCO M.
Para isso, o usurio dever acionar a funcionalidade disponvel na opo de menu:
Escriturao PIS/COFINS
Gerar Apuraes
Ao executar esta opo, o PVA complementar a escriturao do arquivo gerado pelo OCLVOLUX inserindo as informaes relativas aos registros M100 e M105, uma vez que os registros M400/M410 e M800/M810 j esto inclusos no arquivo de exportao.
Depois de executar esta opo, o usurio dever novamente validar as informaes executando a opo:
Escriturao PIS/COFINS
Verificar Pendncias
As mensagens de erro geradas pelo PVA, a partir deste momento, devero ser corrigidas pelo usurio alterando-se os cadastros no OCL-VOLUX ou mesmo editando-as diretamente no PVA.
IMPORTANTE
- A cada nova importao mensal de arquivo, os passos acima devem ser seguidos, para que os registros do Bloco M sejam gerados.
104
- As informaes de ajustes e de diferimento, tanto do PIS quanto do COFINS, devero ser preenchidas diretamente no PVA, conforme opes de cadastros disponveis neste programa, na guia de Escriturao.
105
Conferncia das Informaes exportadas para PVA

Relatrio Analtico de PIS/COFINS por Nota Fiscal Este relatrio permite verificar se os totais contidos no OCL-VOLUX conferem com os totais contidos no relatrio Registros Fiscais Consolidao das Operaes por CST do Programa Validador (PVA).
Para isso, basta filtrar as informaes pelo CST PIS ou COFINS para verificar as informaes. Lembrando que podero ocorrer divergncias nos casos em que a
parametrizao no foi feita corretamente.
106
EFD FISCAL (Verso 1.0 Setembro/2013)

Esta documentao tem como objetivo auxiliar os usurios do mdulo Contbil nas parametrizaes necessrias exportao dos dados para o EFD FISCAL.
Para facilitar a compreenso, dividimos a documentao em trs partes: Cadastros, Lanamentos e Exportao.
A primeira e a segunda tratam dos cadastros e parametrizaes necessrias a gerao do arquivo de exportao. A terceira apresenta a rotina de exportao dos dados para o EFD FISCAL.
107
Parametrizao do Sistema
Cadastro Contador e Representante Legal necessrio cadastrar, para cada empresa existente no sistema, o contador e o representante legal. As informaes so cadastradas a partir da janela de Cadastra Empresa disponvel no menu Cadastro Empresa:
108
Alm destas informaes, necessrio preencher tambm, no cadastro das empresas, os Dados contidos na seo <Informaes para o SPED>.
Elas so obrigatrias e, caso no informadas, o PVA (Programa Validador) no permitir a importao do arquivo.
109
Resumo de Apurao do ICMS necessrio gerar o Resumo de Apurao do ICMS para que o OCL-VOLUX permita a gerao do arquivo de exportao. O Resumo de Apurao do ICMS gerado a partir do menu Livros Fiscais VOLUX: Resumo de Apurao do ICMS, existente no mdulo Fiscal do OCL-
Por exigncia do prprio Programa Validador (PVA) necessrio informar, para cada valor lanado, o seu cdigo corresponde na tabela 5.1.1 Tabela de Cdigos de Ajustes da Apurao do ICMS disponvel no Site Nacional do SPED. Abaixo o link para consulta:
http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/sped-fiscal/tabelas-de-codigos.htm
Conforme mostrado abaixo, o cdigo composto de oito dgitos sendo os dois primeiros a sigla da UF responsvel pela administrao do cadastro:
110
IMPORTANTE: O usurio deve atentar para a informao contida na coluna Data de Fim que limita at qual data o cdigo pode ser utilizado. A utilizao de cdigos que esto fora de vigncia implica na gerao de erros na validao do arquivo de exportao que impedem sua transmisso.
111
Gerao do Arquivo de Exportao

Para a exportao dos dados para o EFD FISCAL, a janela criada a mostrada abaixo e pode ser acionada atravs da opo: Manuteno SPED Fiscal Gera Arquivo de Exportao (CTRL-6)
Antes de iniciar a gerao do arquivo, necessrio informar o Perfil de Apresentao. H duas opes de Perfil de Apresentao: Perfil A e Perfil B. O Perfil A apresenta os registros de forma mais detalhada enquanto o Perfil B apresenta os registros de forma mais resumida. importante salientar que so os fiscos estaduais que determinam o enquadramento dos estabelecimentos nos perfis de apresentao dos arquivos. O preenchimento dos registros est condicionado ao perfil de enquadramento do hotel, de acordo com as operaes de entradas e sadas ocorridas no perodo. O campo Cdigo Verso indica a verso do layout utilizado. O usurio deve atentar para o perodo de vigncia de cada verso, caso contrario, o Programa Validador (PVA) apontar
112
erros. Para facilitar o processo de gerao do arquivo o sistema mostra, no prprio campo, o perodo de vigncia de cada verso:
O boto <GERAR> inicia a gerao do arquivo. O sistema vai mostrando na caixa de progresso cada uma das etapas, j que um processo que pode ser demorado. Os botes de <ENCERRAR> e <CANCELAR> tem como objetivo fechar e reabrir o ms fiscal. O usurio dever utilizar esses botes para alterar o ms e ano mostrados na janela de gerao do arquivo. Cabe ao cliente baixar e instalar o Programa Validador (PVA), disponibilizado no site nacional do SPED: http://www1.receita.fazenda.gov.br/ Basta importar o arquivo gerado pelo OCL-VOLUX no Programa Validador (PVA) e aguardar sua validao. As mensagens de erro geradas pelo Programa Validador (PVA), a partir deste momento, devero ser corrigidas pelo usurio.
113
Livro Eletrnico (DF) / Ato Cotepe 70

Para atender s exigncias do Governo do Distrito Federal (GDF), o mdulo Contbil do OCL-VOLUX dispe da funcionalidade de gerao do Livro Eletrnico em conformidade com o Ato Cotepe n70 de 02/12/2005. A janela de gerao do arquivo de exportao est disponvel no menu Manuteno Ato
Cotepe 70 para o DF. O usurio dever informar o local onde o arquivo ser salvo, o ms de gerao do arquivo e clicar no cone <Gerar>.
Aps a gerao do arquivo, o usurio dever valid-lo e transmiti-lo atravs do validador disponibilizado pela Secretaria da Fazenda do Distrito Federal (SEF-DF).
114

Manual 046

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual 046

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

OCL-VOLUX Contabilidade

(Verso 1.2) Setembro de 2013

Abaixo a funo de cada cone existente na janela:

Manuteno de Plano de Contas

Permite acesso janela de cadastro

Exportao dos Dados

Permite ao usurio exportar os dados cadastrados

para diversos formatos de arquivos;

Permite incluir novas contas ao Plano de Contas;

Registra as informaes includas/alteradas;

Apaga a conta selecionada. O sistema s permitir a incluso se

no houver lanamentos para a conta selecionada;

Imprime o Plano de Contas.

, existente em Detalhes, trata das amarraes com o Plano de Contas e das

Alm dos cones de incluso

e de registro dos dados

a janela de Classe Gerencial possui o cone

que permite fixar rateios por Centro de

Resultado. O intuito agilizar o processo de Apropriao das Contas a Pagar.

Administradora de Carto de Crdito

Outras Formas de Pesquisa:

Nesta janela, as informaes so organizadas em guias. So elas:

deste campo so criados no modulo Gerncia de MKT/Vendas).

Quando a atividade criada atravs de um

Por Representante no Perodo (CTRL+A)

Informaes principais para Pessoa Fsica

Informaes principais para Pessoa Jurdica

Normalmente, o "Particular" utilizado apenas para as pessoas fsicas (hspedes).

Na Guia de Tarifas: 1- Permite associar tarifas vigentes ao cliente.

Na Guia de Informaes Financeiras: Informaes para Faturamento

Manuteno de Cliente Ctrl+Shift+C

Permite informar qual a conta contbil de Fornecedores (Passivo),

O campo <Conta Contbil> define a conta contbil que

Definio dos parmetros que sero utilizados pelo

a nica parametrizao que no pode ser visualizada pelo mdulo

DRE Demonstrao do Resultado do Exerccio

Abaixo a explicao de cada uma das funes contidas no menu.

Para criar a DRE, informe os parmetros solicitados na janela e clicar no cone

Para registrar a DRE no sistema, o usurio deve clicar no cone

A remessa criada atravs desta janela chamada de Remessa de Ajuste.

Gerao das Remessas

includas no sistema. Recebimentos Contabilizao do Lanamento e Baixa das Contas a Receber

includas no sistema. Transf/Despesas Bancrias Contabilizao das transferncias entre contas

Gerao da Remessa de Fonte Externa

Consultando as Remessas Geradas

Conferncia da Remessas Geradas

Remessa de Cheques Devolvidos

Remessa de Entradas de Almoxarifado

Entrada de Mercadorias. Livro Fiscal

O Registro de Entrada, disponvel no Mdulo Contbil em Relatrios

Remessa de Sada de Mercadorias

Por Almoxarifado (CTRL-M).

Remessa de Vendas Estorno

Contas a Receber em Aberto

Contas a Pagar em Aberto

Notas Fiscais de Venda em Aberto

Anterior, Movimentao e Saldo Atual. Balancete Dbito/Crdito Permite o desdobramento da coluna de

Razo Auxiliar de Fornecedores

SPED Contbil (Verso 1.7 Junho/2013)

E marcar como SIM quais so as opes.

desassocia os lanamentos selecionados e o cone

Erros SPED Contbil

EFD PIS e COFINS (Verso 2.0 Maro/2012)

CST PIS e CST COFINS