Control de objetivos y alertas mediante Tablas Dinmicas

Autor: Luis Muiz Socio-Director SisConGes & Estrategia info@sistemacontrolgestion.com

INTRODUCCIN
Estamos ante una situacin en que los sistemas de informacin bien sea va reporting o herramientas de Business Intelligence o los propios software de gestin tipo ERP disponen de mucha informacin, pero al contrario los usuarios de cualquier tipo de organizacin disponen de poco tiempo para el anlisis sea cual sea su posicin en el organigrama empresarial, por tanto es imprescindible que se busque una solucin a este problema, un caso real que sucedi hace unos das es el siguiente: una empresa dedica casi 3 horas al da a procesar la informacin comercial para ser enviada por email a los diferentes destinatarios, este informacin es sobre las ventas y su situacin respecto a los objetivos, comprobamos que cada usuario debera dedicar entre 12 horas a analizar la situacin comercial de sus clientes este sistema lgicamente no trabaja por excepcin sino todo lo contrario por revisin de los datos con un nmero elevado de cuadros y grficos e indicadores que requieren mucho tiempo de anlisis por parte de los usuarios para poder sacar conclusiones y actuar.

Los sistemas de ALERTA permiten detectar de forma inmediata incidencias y anomalas claves en la gestin de los diferentes responsables

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Necesitamos pues una gestin de alertas de negocio que nos informe sobre la Informacin crtica en tiempo real de aquellas variables u objetivos que no se estn cumpliendo o bien que se estn cumpliendo por encima de lo previsto aspecto tambin muy importante y que muchas veces no tenemos en cuenta. Necesitamos pues un sistema que sea: Potente y sencillo La potencia debe estar relacionada con en su facilidad de uso. Gracias a la simplicidad de manejo y su amplia conectividad, deberemos poder explotar al mximo la gran ventaja que proporciona para los diferentes tipos de usuarios de informacin clave de gestin en el momento de que se produzca. Flexible El sistema de alertas adems de proporcionar la informacin lo antes posible, debe permitir, seleccionar la forma de envo y la periodicidad de los informes que queremos obtener para ello debe existir una forma de enviar los informes que se puedan leer en diferentes tipos de dispositivos. Proactivo De forma tradicional los sistemas de informacin nos facilitan la informacin deseada bajo peticin del usuario. Los sistemas de alerta cambia este concepto y proporcionan los recursos para que sus sistemas se comuniquen con los usuarios deseados, en el momento detecte alguna situacin especfica o bien cuando se programe el tipo de informes, hay dos tipos de alertas las programadas o las que nos avisan cuando se produce una determinada incidencia. Ahorra costes o aumenta los ingresos Con una correcta gestin de alarmas podremos ahorrar costes a la hora de estar puntualmente informados sobre las incidencias producidas en los diferentes mbitos de trabajo. El hecho de no disponer de este tipo de sistemas nos generar bien un aumento de costes o bien una disminucin de ingresos. Utilizando un software que nos permita disear un sistema de envo de informes con alarmas nos permite anticiparnos a los problemas y evitar los excesos de costes o prdida de ingresos. Mnima inversin en software Los sistemas de Reporting deben incluir un sistema de alertas que partiendo de los diferentes informes el usuario tenga autonoma para crear alarmar y los envos de las mismas, es el caso de nuestro sistema de SCGReporting con una inversin mnima, si costes de mantenimiento, sin lmite de usuarios, consultas va web puede generar tantos informes como precisa utilizando las tablas dinmicas de Excel y ser enviados por un sistema de email que el mismo usuario programa.

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Control de objetivos y alertas mediante Tablas Dinmicas Sistema independiente y autnomo No depender de terceros a la hora de gestionar los envos de informes de Alarmas. La gran mayora de aplicaciones que incorporan funcionalidades de servicios de alarmas se apoyan en proveedores de estos servicios accesibles desde web. Gracias a un sistema de creacin de informes los usuarios pueden gestionar todo tipo de alertas sobre cualquier Excel, sin costes adicionales tan slo con el envo de un email.
Veamos un ejemplo con nuestro sistema de SCGReporting: Primero creamos un informe que permita controlar el estado de determinados clientes segn lo que hemos decidido previamente: ventas, margen, riesgo, etctera. Un sistema de alertas nos debe permitir crear cualquier tipo de informes para enviar a los usuarios

Luego crearemos el contenido del envo de email con este informe:

El sistema de envo de alertas debe poder ser enviado en diferentes tipos de archivos, para uno o ms usuarios y con la periodicidad adecuada

Nos quedan as guardados los emails realizados por si se deben actualizar:

El usuario tendr un repositorio de envos de alarmas que deber poder actualizar en cualquier momento

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ALERTA SOBRE OBJETIVOS DE VENTA

Aqu tenemos los objetivos de ventas por pases la diferencia entre las ventas reales y las previstas para el mes 6 ordenadas de mayor desviacin a menor con los lmites que ha puesto el usuario para cada mes.

Limites a los semforos

Pero esta informacin es demasiado extensa queremos recibir una alerta sobre las desviaciones de cada mes, as tenemos el siguiente grfico:
Este grfico y la tabla de datos nos informan de slo de lo que no funciona: desviaciones negativas

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ALERTA SOBRE CONTROL DE MRGENES EN VENTAS

Los sistemas tradicionales nos ordenan los clientes que tienen un margen negativo pero nos presentan toda la informacin lo que queremos es que nos facilite por email de forma inmediata los clientes con mrgenes negativos importantes

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La alerta rpidamente nos indica slo los clientes que tienen un margen negativo para que podamos actuar de forma inmediata

Las alertas bien definidas nos pueden dar ms detalles para actuar

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ALERTA SOBRE CONTROL DE RIESGO DE CLIENTES

Es muy importante conocer si un cliente supera los mrgenes de riesgo que le concedemos, las alertas deben avisar a los responsables de los diferentes departamentos para que acten y analicen la situacin de un cliente si por ejemplo un cliente supera el riesgo concedido pero tiene pedidos pendientes de entregar es muy importante intervenir de forma inmediata, veamos un ejemplo, a continuacin tendremos los riesgos concedidos y los importes consumidos:

Estos clientes han superado el lmite de crdito es importante que se intervenga de forma inmediata para evitar males mayores esta alerta de ser enviada maana y tarde diariamente a los responsables

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ALERTA SOBRE DESVIACIONES EN EL PRESUPUESTO

Detalle de las desviaciones (gastos reales menos gastos previstos) de los gastos en servicios generales:

En el cuadro siguiente las alarmes slo nos deben mostrar las desviaciones negativas del primer trimestre esta informacin se debe enviar al menos dos das por semana

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Las alertas pueden informarnos del centro de costes dnde se producen las desviaciones ms negativas

Las alertas pueden informarnos de la evolucin por mes segn el centro de coste dnde se producen las desviaciones ms negativas

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ALERTA SOBRE ROTACIN DE STOCKS

En este ejemplo vamos a clasificar los artculos en varios tipos para que las alertas nos informen de los que sean ms significativos: Obsoletos Baja rotacin Media rotacin Alta rotacin Rotacin superior a 24 meses Rotacin superior a 18 meses Rotacin superior a 12 meses Rotacin superior a 6 meses Rotacin por meses

Partiremos de un cuadro como este: Importes del Stock en euros

Nos queda la siguiente alarma:

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Obsoletos Rotacin superior a 24 meses

El sistema de alarma nos indica que artculos tienen una rotacin de ms de 24 meses

Es muy importante ponderar la importancia de los artculos obsoletos respeto al toral stock vemos que apenas son un 3% del total las alarmas tambin deben cumplir esta misin en determinadas ocasiones

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