Gerencia de Proyectos para Organizaciones de Desarrollo

El Cronograma del Proyecto

El cronograma del proyecto es la organizacin de todas las actividades del proyecto en base al tiempo y a sus dependencias. El cronogram define una fecha del comienzo y una fecha del final de cada actividad. El cronograma de define una vez se haya completado el esquema de desglose de trabajo (EDT) donde se han identificado todas y cada una de las actividades del proyecto. Uno de los usos principales del horario es fijar las fechas de inicio y fin del proyecto, el cronongrama tambien permite determinar cuando cada actividad debe comenzar y cuando debe acabar La creacin del cronograma del proyecto requiere que el gerente de proyecto defina las condiciones que conducirn al desarrollo del cronograma. La primera informacin que se necesita viene del EDT que tiene todas las actividades identificadas para el proyecto. La calidad y perfeccion del EDT determinarn la calidad del cronograma. En este paso el equipo de proyecto puede revisar si todas las actividades del proyecto se han considerado. La construccin del cronograma es realmente una parte fcil pero una vez que un proyecto se inicia y los cambios comienzan a realizarse, el cronograma llega a ser difcil de manejar debido a la poca flexibilidad que ofrece para hacer cambios.

Estimando el Cronograma
Estimar el cronograma del proyecto no es un proceso exacto, puesto que intenta predecir el futuro en base a asunciones y basado en la informacin que el proyecto tiene en el momento. Para compensar esta incertidumbres existen un par de las tcnicas que pueden aumentar la probabilidad de que las estimaciones estan mas cercanas. Cuando el equipo de proyecto comienza a preparar las estimacines del cronograma, necesitar considerar que las transicines entre las actividades y la fases toman a menudo tiempo, que los recursos fuera del control directo del proyecto puede no compartir el sentido de la urgencia del cronograma (tal como beneficiarios o socios). El proyecto necesita estar enterado de todas las dependencias externas en las cuales no tenga control directo. La incertidumbre sobre la disponibilidad de materiales que necesitan ser adquiridos de otros pases, la disponibili-

La meta de definir el cronograma es para que el equipo de proyecto tenga una comprensin completa de todo el trabajo que necesita debe lograr. Al definir el cronograma del proyecto tambin se desarrolla una comprensin de las limitaciones, las dependencias y secuencia de las actividades.
www.pm4dev.com

el cronograma del proyecto

dad de los consultores o de expertos, o el acceso a informacin dar lugar probablemente a necesitar ampliar el cronograma del proyecto. La experiencia ensea que la gente tiende a ser mas optimista en estimar los cronogramas y, en el promedio, la estimacin el solamente 80% del tiempo realmente requerido. En realidad las actividades y las fases del proyecto tiende a tomar mas tiempo de lo que el proyecto pens originalmente , y es necesario poner un cierto margen de tiempo en el cronograma en la fase del planeamiento.

El Diagrama GANTT
Un grafico de Gantt es un tipo popular de graficos de barra que ilustra un cronograma de proyecto. Los graficos Gantt ilustran las fechas del comienzo y del final de los elementos terminales y de los elementos sumarios. El grafico toma su nombre del Henry L. Gantt un innovador de la gerencia de proyectos, que desarrollo una manera fcil de documentar el cronograma. El grafico de Gantt puede

ilustrar la relacin entre las actividades del proyecto, los acontecimientos importantes que indican una meta significativa, y actividades que representen logros o puntos de decisin importantes.

El grafico representa la duracion de cada actividad en forma de un barra horizontalque demuestra comienzo, la duracin, y la conclucion de la actividad. Demuestra la conexin entre las actividades y proporciona un grfico que illustra la duracin de la actividad. Anotaciones en el grafico pueden ser utilizadas para mostrar diferencias con la line base del cronograma.

Una vez que un grafico de Gantt se ha establecido para el proyecto, el progreso se debe marcar peridicamente contra el cronograma de la line de base. Si diversas unidades o grupos estn implicados en un proyecto, cada unidad o grupo puede necesitar sus propios cronogramas detallados. En tales casos es importante que los cronogramas estn ligados a un cronograma comn de una manera que puedan ser puestos al da fcilmente. Cada actividad o acontecimiento en el horario debe tener un individuo responsable asignado de su cumplimineto, de tal manera de que hay una propiedad clara y as que el estado del cronograma puede ser actualizado sin muchos problemas.

.com

www.pm4dev.com

el cronograma del proyecto

Los pasos necesitados para crear un grafico Gantt incluyen: o Revisar las duraciones de la actividad, las asignaciones de recursos y los niveles de habilidad requeridos para terminar cada actividad o Revisar el calendario del proyecto e incluir las dependencias y las limitaciones del proyecto o Revisar el diagrama de red para asegurar que todas las relaciones de la actividad estan completas o Desarrollar el grafico Gantt y determinar la escala de tiempo y los smbolos para identificar las barras las actividades y las metas

Gestion del Cronograma

La gestion del cronograma incluye los procesos requeridos para asegurar la conclusion oportuna del proyecto. Pero antes de que se cree un cronograma de proyecto, el gerente del proyecto debe tener una estructura del desglose del trabajo (EDT), una estimacin del esfuerzo para cada tarea, y una lista del personal y su disponibilidad para cada actividad asignada. Se crea un cronograma usando un mtodo de consenso sobre la estimacion; la razn de esto es que un cronograma es en s mismo una estimacin. Cada fecha en el cronongrama se estima, y si esas fechas no tienen la participacion de la gente que va a hacer el trabajo, el horario puede sufrir de ser inexacto. Una vez que se fija el cronograma, el gerente de proyecto es responsable de supervisar el progreso del pro-

.com

www.pm4dev.com

el cronograma del proyecto

yecto y de revisar el cronogram asi se necesario. Esto se debe hacer en consulta con los miembros del equipo de proyecto que estn haciendo el trabajo. Existe tpicamente un proceso de tratar equilibrar el presupuesto y el alcance que afectan al cronograma y eso hace esencial que el gerente del proyecto mantenga a todos los participantes informados en cuanto a estado actual del cronograma.

Las metas del milenio apuntan para el ao 2015 reducir la pobreza, el hambre y la enfermedad que estn afectando a mil millones de personas. PM4DEV est comprometido a proporcionar recursos y desarrollar conocimientos para apoyar a las organizaciones de desarrollo en sus esfuerzos de alcanzar estas metas ambiciosas.

Gestin de Proyectos Para Organizaciones de Desarrollo P.O. Box 1064 Atlanta , GA 30091 www.pm4dev.com

Copyright 2008, PM4DEV, todos los derechos reservados.

.com

www.pm4dev.com