Manual de Contratacion Publicas Estado Yaracuy

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS CONTRATACIONES PUBLICAS DE LA CONTRALORIA DEL ESTADO YARACUY
San Felipe, Septiembre 2010
CONTRALORIA ESTADO YARACUY
DESPACHO DEL CONTRALOR NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS CONTRATACIONES PBLICAS DE LA C.EY. MANUAL
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Fecha: Septiembre 2010
CONTENIDO Orden de Requisicin para Adquisicin de Bienes. Orden de Requisicin para Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras. Solicitud de Cotizacin para Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras. Acta de Control Perceptivo para la Adquisicin de Bienes. Acta de Control Perceptivo para la Prestacin de Servicios.
Glosario de Trminos. Anexos Instructivo para el Sistema de Evaluacin de Desempeo del Contratista. Formato para reportar las Adquisiciones de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras inferiores a 1.100 U.T. Instructivo del Mdulo de Programacin Electrnica de Compras del Estado (artculo 23 numeral 2 de la Ley de Contrataciones Pblicas). Instructivo para la Aplicacin, Determinacin, Cumplimiento y Control del Compromiso de Responsabilidad Social, con ocasin de los Procedimientos de Seleccin de Contratista Ejecutados por la C.E.Y.
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TITULO DEL PROCEDIMIENTO Versin N MANUAEL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 01 DE CONTRATACIONES PUBLICAS Este manual de Normas y Procedimientos tiene como fin establecer la observancia de polticas, el cumplimiento de la Misin, Visin, Objetivos y Metas. ELABORADO POR: NOMBRE CARGO
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AVALADO POR NOMBRE
CARGO
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En fecha, Septiembre de 2010, quien suscribe: Joel Maya Viloria, Contralor del Estado Yaracuy aprueba el presente manual de Normas y Procedimientos de las Contrataciones Publicas de la Contralora del Estado Yaracuy.
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INTRODUCCION El presente Manual de Normas y Procedimientos para la Contrataciones Pblicas de la Contralora del Estado Yaracuy, tiene como por objetivo establecer definiciones y procedimientos bsicos que orienten a este rgano de Control en lo referente a los Procesos de Contrataciones para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras, establecidos en la Ley de Contrataciones Pblicas vigente y su Reglamento. En trminos conceptuales las Contrataciones Pblicas tiene por objeto regular las actividades para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras segn las Normas y Procedimientos establecidos en la Ley. Es importante sealar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos se podrn optimizar a medida que los procesos sean cada vez ms prcticos, lo cual permitir la flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar la eficacia en la gestin administrativa, como tambin la transparencia en los procesos de contrataciones en todas sus modalidades (Consulta de Precios, Concurso Abierto, Concurso Cerrado y Contratacin Directa). El presente Manual de Normas y Procedimientos, est conformado por dos (02) captulos que contienen elementos fundamentales que permitan identificar y describir la operatividad en los Procesos de Contrataciones Pblicas, los cules se citan a continuacin: Capitulo I. Aspectos Generales del Manual, conformado por los objetivos y alcance del Manual, la base legal vigente y normas que orientan y rigen de manera general el proceso de Contrataciones Pblicas. Capitulo II. Se describen los procedimientos con sus respectivas entradas y salidas, flujogramas, formularios y el glosario de trminos, as como tambin identifica los responsables de ejecutarlos de una manera clara y ajustada a las disposiciones legales que rigen la materia de Contrataciones Pblicas.
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ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL/OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO: Establecer los lineamientos y pasos necesarios para el manejo de las Contrataciones Pblicas, por parte de las distintas Unidades Usuarias, Unidades Contratantes y Comisin de Contrataciones, adscritas a la Contralora del Estado Yaracuy, adems de establecer las responsabilidades de cada uno de los integrantes que intervienen en los distintos procedimientos y as procurar una gestin eficaz y efectiva de los mismos. ALCANCE: Este Manual est dirigido a todas las Direcciones o/y Oficinas de la Contralora del Estado Yaracuy, con competencia en materia de Contrataciones Pblicas.
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ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL/HOJA DE VIDA N VERSION FECHA DE RESPONSABLE VIGENCIA ADMINISTRATIVO Oficina Administracin RESPONSABLE ACTUALIZACION ASUNTO
01
SEPT2010
de Oficina Planificacin
Manual de de Normas y Procedimiento para las Contrataciones Pblicas de la CEY adaptado al nuevo marco legal.
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL/HOJA DE PARTICIPANTES NOMBRES Y APELLIDOS UNIDAD
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ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL/USO DEL MANUAL Para la correcta implantacin de este Manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente: 1. Este Manual est dividido en captulos y secciones con el fin de hacer ms fcil su actualizacin, solamente podr ser modificado por la Oficina de Planificacin a solicitud de la Oficina de Administracin. 2. El Manual debe estar a disposicin de todo el personal que forma parte de la Contralora del Estado Yaracuy en forma fsica y electrnica. 3. En la aplicacin del presente Manual el cumplimiento de los procedimientos aqu descritos recaen sobre las Unidades Usuarias, Unidades Contratante y Comisin de Contrataciones de la Contralora del Estado Yaracuy. 4. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente, o en las polticas de la Contralora del Estado Yaracuy que en materia de procedimientos afecte la estructural del Manual, generar tambin un cambio en su contenido con el fin de adaptarlo a las nuevas polticas emitidas. 5. El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar una informacin clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen en el procedimiento como sobre las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo del mismo. 6. Los Usuarios del Manual, debern notificar a su supervisor inmediato las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, a fin de mantener su vigencia y con ello mejorar la base del conocimiento en el tiempo.
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ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL/BASE LEGAL El Manual de Normas y Procedimientos para las Contrataciones Pblicas, esta normado por un conjunto de Disposiciones Legales tales como: Leyes, Reglamentos, Resoluciones e Instructivos, las cuales deben considerarse en toda su amplitud: - Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial N 5.908 Extraordinaria del 19 febrero 2009. - Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.347 de fecha 17 de diciembre del 2001. - Ley Orgnica de Simplificacin de Trmites Administrativos, Decreto N 6.265, Vase N 5.891 Extraordinario de la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, 31 de julio de 2008. - Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, Publicado en la Gaceta Oficial N 2.818 Extraordinario de 01 julio de 1.981. - Ley Orgnica de Ciencia, Tecnologa e Innovacin. Gaceta Oficial N 38.242 de fecha 03 de septiembre del 2005. - Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, publicado en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, publicado en Gaceta Oficial N 39.164 de fecha 23/04/2009. - Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica del Sistema de Seguridad Social, publicado Decreto 6.243 en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.891 Extraordinario del 31/07/2008. - Ley de Contrataciones Pblicas, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.165 del 24 de abril de 2009. - Ley Contra la Corrupcin, N 5.637 Extraordinaria, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.666 de fecha 07 de abril de 2003. - Ley de Mensajes de Datos y Firmas Electrnicas, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.148 del 28 de febrero de 2001. - Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas, Decreto 6.708 de fecha 19 de mayo de 2009, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.181 del 19 de mayo de 2009.
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- Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.783 del 25 de septiembre 2003. - Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.240 de fecha 12 de agosto de 2009. - Decreto 4.248, mediante el cual se regula el otorgamiento, vigencia, control y revocatoria de la solvencia laboral de los patronos y patronas, incluidas las asociaciones cooperativas que contratan los servicios de no asociados, con la finalidad de garantizar los derechos humanos laborales de los trabajadores y trabajadoras. - Dictamen N 306 de fecha 10/06/2010 emitido por la Divisin de Dictmenes de la Consultora Jurdica del Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y la Seguridad Social. - Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada funcionalmente, publicado en Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28-09-2005. - Resolucin N 186 Y 187, publicadas en Gaceta Oficial N 38.178 de fecha 03/07/2010. (SUNACOOP). Todas aquellas normativas legales aplicables al contenido de este Manual.
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ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL/NORMAS GENERALES Con la finalidad de precisar y determinar algunos aspectos, se establecen las siguientes Normas Generales atinentes a los procedimientos previstos en la Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento. 1. Se deber disponer de los recursos presupuestarios necesarios para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras. 2. Para presentar Ofertas en todas modalidades regidas por la Ley de Contrataciones Pblicas, cuyo monto estimado sea superior a cuatro mil Unidades Tributarias (4.000 U.T.) para Bienes y Servicios, y cinco Unidades Tributarias (5.000 U.T.) para Ejecucin de Obras, los interesados debern estar inscritos en el Registro Nacional de Contratistas, para presentar ofertas en todas las modalidades regidas por Ley de Contrataciones Pblicas, Artculo 29 Ley de Contrataciones Pblicas vigente. 3. Para presentar Ofertas en todas las modalidades regidas por la Ley de Contrataciones Pblicas, las Oficinas y/o Dependencias debern exigir la Solvencia Laboral vigente a nombre de la Contralora del Estado Yaracuy. 4. Para la adquisicin de equipos de computacin, las Oficinas y/o Dependencias debern requerir el aval tcnico a la Oficina de Desarrollo Interno (Informtica) la informacin y Comunicaciones respectivas. 5. En la Ejecucin de Obras el proyecto de la obra debe contar con el aval del Contralor del estado. 6. Las Unidades Intervinientes debern en los Procesos de Contrataciones de la Contralora del Estado Yaracuy, aplicar el control previo en cada uno de los pasos del proceso administrativo, ya que su omisin constituye un supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en el Artculo 91 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 7. La Seleccin de Contratistas, se deber realizar de conformidad con los principios de economa, planificacin, transparencia, honestidad, eficacia, igualdad, competencia y publicidad previstos en los artculos
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141 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y Artculo 2 de la Ley de Contrataciones Pblicas vigente. 8. La inscripcin en el Registro Nacional de Contratistas no ser necesaria, para aquellos interesados en participar en la modalidad de Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente; as como tambin para los que presten servicios altamente especializados de uso espordico; pequeos productores de alimentos o productos bsicos declarados como de primera necesidad. 9. Las Oficinas y/o Dependencias debern instruir un expediente por cada contratacin, de conformidad con el Artculo 14 de la Ley de Contrataciones Pblicas vigente y Artculos 31,32 y 33 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas. 10. El valor aplicable a la Unidad Tributaria (U.T) ser el Vigente para el momento del inicio de la contratacin. Segn lo establece el Artculo 41 de la Ley de Contrataciones Pblicas. 11. Para todas las modalidades de Seleccin de Contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Pblicas, as como en los procedimientos excluidos de la aplicacin de estas modalidades, la Unidad Usuaria deber efectuar actividades previas que garanticen una adecuada seleccin, adems de preparar el presupuesto base indicado en la Ley de Contrataciones Pblicas. Asimismo, se debe contar con: la programacin presupuestaria, especificaciones tcnicas sin indicar marca comercial, determinacin de las ventajes econmicas y tcnicas. 12. En la estimacin del monto para seleccin de la modalidad de contratacin se consideraran todos los impuestos correspondientes a su objeto. Segn lo establece el Artculo 38 de la Ley de Contrataciones Pblicas. 13. Tanto en la estimacin de los montos para contratar como en las Ofertas que se reciban en las modalidades de Seleccin de Contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Pblicas a aplicar, se deber discriminar el monto objeto de la contratacin y los tributos correspondientes al mismo. Segn lo establecer el Artculo 91 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas.
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14. La definicin de las especificaciones tcnicas contenidas en el Pliego de Condiciones debern ser elaboradas por las Unidades Usuarias de la Contralora y/o Dependencia Central solicitante. 15. En las modalidades de Concurso Cerrado, Consulta de Precios y Contrataciones Directas las empresas participantes, debern ser previamente seleccionadas segn su capacidad legal, financiera y tcnica. 16. Los porcentajes para la determinacin de la Garanta de Anticipo y el Compromiso de Responsabilidad Social, cuando corresponda, se calcularn con base en el monto del objeto del Contrato, sin considerar el Impuesto al Valor Agregado (IVA), segn lo establece el Artculo 91 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas. 17. La garanta de mantenimiento de las Ofertas en las diversas modalidades de Seleccin de Contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Pblicas, se deber mantener vigente hasta la suscripcin del contrato, con el fin de garantizar el sostenimiento de las Ofertas beneficiarias de la adjudicacin hasta su formalizacin. Segn lo establece el Artculo 65 de la Ley de Contrataciones Pblicas en concordancia con el artculo 135 del Reglamento. 18. Las Direcciones o/y Oficinas deben establecer como monto para este garanta de mantenimiento de la Oferta un porcentaje que se encuentre el uno y medio por ciento (1,5%) al dos y medio por ciento (2,5%) del presupuesto estimado sin incluir los tributos. Segn lo establece el Artculo 135 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas. 19. Para asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones que asume el contratistas, con ocasin de la suscripcin del contrato para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios o Ejecucin de Obras, cuando se requiera, la empresa beneficiaria de la adjudicacin deber constituir Fianza de Fiel Cumplimiento a satisfaccin a favor de la Contralora del Estado Yaracuy, emitida por Empresas de Seguros o Institucin Bancaria que no podr ser inferior al quince por ciento (15%) del monto del contrato, incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Segn lo establece el Artculo 100 de la Ley de Contrataciones Pblicas.
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20. El Compromiso de Responsabilidad Social, lo define la Ley de Contrataciones Pblicas de fecha 24/04/2009 en el Artculo 6 numeral 19 como: Todos aquellos acuerdos que los oferentes establecen en su Oferta, para la atencin de por lo menos una de las demandas sociales. El Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas del 19/05/2009 en su Artculo 34 indica que el Compromiso de Responsabilidad Social ser requerido en todas las Ofertas presentadas en las modalidades de Seleccin de Contratistas, as como, en los procedimientos excluidos de la aplicacin de stas, cuyo monto total, incluidos los tributos, superen las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T.). La Unidad Usuaria o Unidad Contratante debe incorporar o velar que se incorpore el Compromiso de Responsabilidad Social dentro de las condiciones de contratacin, de conformidad con lo establecido en el Artculo 37 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas vigente. Asimismo, las empresas participantes deben contemplar en su oferta la Declaracin Jurada del Compromiso de Responsabilidad Social. De igual modo, se debe publicar en la pgina WEB de la Institucin, el otorgamiento de la adjudicacin, sealando el Compromiso de Responsabilidad Social asumido por el adjudicatario, segn lo establece el Artculo 45 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas. El compromiso de Responsabilidad Social no se exigir para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras contratadas directamente entre los rganos y entes sealados en el artculo 3 de de la Ley de Contrataciones pblicas o cuando la seleccin del contratista es encomendada a estos rganos o entes. Tampoco aplica cuando se contrate con empresas extranjeras no domiciliadas en el pas.
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2.1 CONTRATACIONES PBLICAS
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SOLICITUD DE APERTURA DEL PROCESO DE CONTRATACIONES OBJETIVO Detallar las actividades que deben desarrollar las Oficinas y/o Dependencias para la solicitud de Apertura del Proceso de Contratacin Pblica, de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento. UNIDADES O PERSONAS INVOLUCRADAS Contralor del Estado Yaracuy (Mxima Autoridad) Oficina de Administracin de la Contralora del Estado Yaracuy Oficinas y Dependencias (Unidad usuaria que requiere el Bien, Prestacin de Servicios o Ejecucin de Obras). Comisin de Contrataciones de la Contralora del Estado Yaracuy.
NORMAS ESPECFICAS 1. Para todas las modalidades de Seleccin de Contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Pblicas, as como en los procedimientos excluidos de la aplicacin de estas modalidades, la Unidad Usuaria deber efectuar actividades previas que garanticen una adecuada seleccin, adems de preparar el presupuesto base indicado en la mencionada Ley de Contrataciones Pblicas. Asimismo, se debe contar con: la programacin presupuestaria, especificaciones tcnicas, determinacin de las ventajas econmicas y tcnicas de la contratacin, la previsin en la programacin anual de compras, si es aplicable, modelo del contrato. 2. La Oficina y/o Dependencia solicitante deber contar con la debida disponibilidad presupuestaria certificada por la unidad competente, previa a la solicitud de apertura de un proceso de contratacin pblica, a objeto de dar cumplimiento a lo establecido en el artculo 38 numeral 2 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y en el Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico.
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3. La solicitud de Apertura del Proceso de Contratacin Pblica bajo la modalidad de Concursos Abiertos o Anunciado Internacionalmente, Concurso Cerrado, Consulta de Precios cuando supere las 2.500 U.T. para la Adquisicin de Bienes y Prestacin de Servicios y las 10.000 U.T para la Ejecucin de Obras y Contratacin Directa, ser autorizado por el Contralor del Estado Yaracuy. 4. Una vez determinada la Modalidad de Seleccin (Consulta de Precios, Concurso Abierto, Concurso Cerrado, y Contratacin Directa y Exclusiones) correspondiente a la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras y obtenida la autorizacin del Contralor del Estado Yaracuy para el Inicio del Procedimiento. La Comisin de Contrataciones debe elaborar el Pliego de Condiciones definido en el Artculo 6. Ordinal 6, de la Ley de Contrataciones Pblicas, en concordancia con lo establecido en el Ttulo III. Captulo I de la Ley antes citada. Los Pliegos de Condiciones deben elaborarse de forma precisa y resumida, de tal manera que su manejo y comprensin por parte de las empresas participantes permitan su remisin en el menor tiempo posible y generen la menor cantidad de aclaratorias. El rea tcnica de la Comisin de Contrataciones es la que debe elaborar la matriz de evaluacin tcnica, as como las especificaciones tcnicas, las cuales forman parte integrante del pliego de condiciones. 5. Se debe procurar, atendiendo a la naturaleza de la obra, bien o servicio, la participacin de medianas y pequeas industrias, pequeos productores, cooperativas y otras formas asociativas comunitarias, naturales de la localidad donde ser ejecutada la contratacin. 6. La Oficina de Administracin ser la encargada de certificar la disponibilidad presupuestaria para la apertura del proceso de Contrataciones Pblicas.
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SOLICITUD DE APERTURA DEL PROCESO DE CONTRATACIONES DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: UNIDAD SOLICITANTE 1. Determina la necesidad de realizar un proceso de contratacin para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras. 1.1 En caso de Adquisicin de Bienes o Prestacin de Servicios, determina el Presupuesto Base mediante Ofertas o estudios de mercado. Las especificaciones tcnicas, determinacin de las ventajas econmicas y tcnicas de la contratacin. 1.2 En caso de Ejecucin de Obras, elaborar Proyecto y Presupuesto Base. 2. Solicita mediante Oficio a la Oficina de Administracin la Disponibilidad Presupuestaria para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras. OFICINA DE ADMINISTRACION 3. Recibe Oficio de solicitud de disponibilidad presupuestaria. 4. Evala la solicitud y responde mediante Oficio certificando disponibilidad presupuestaria
la
UNIDAD USUARIA 5. Recibe respuesta de la Oficina de Administracin. 5.1. En el caso de no disponibilidad certificada, efecta las actividades necesarias para obtener los recursos financieros. 5.2. En el caso de tener disponibilidad presupuestaria certificada, informa a la Unidad Contratante de su requerimiento para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras. UNIDAD CONTRATANTE 6. Recibe de la Unidad Usuaria el requerimiento, determina la modalidad de contratacin: Concurso Abierto, Concurso Cerrado y Consulta de Precios. 7. Prepara Oficio al Contralor del Estado, solicitando la autorizacin para la apertura del concurso indicando su modalidad.
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CONTRALOR DEL ESTADO 8. Recibe Oficio de solicitud para dar inicio al Proceso de Contratacin segn sea la modalidad. 8.1. En el caso de no aprobar el proceso, enva Oficio dirigido a la Unidad Contratante, indicndole las razones. 8.2. En el caso aprobar el proceso, enva a la Unidad Contratante, la aprobacin de apertura para dar inicio al Proceso de Contratacin. UNIDAD CONTRATANTE 9. Recibe Oficio por parte del Contralor del Estado. 9.1 En caso de no obtener la aprobacin, del Contralor del Estado, analiza las razones y tomas las medidas necesarias. 9.2 En caso de obtener la aprobacin, del Contralor de Estado, coordina con la Comisin de Contrataciones las actividades de la Contratacin segn corresponda su modalidad, Concurso Abierto, Concurso Cerrado y Consulta de Precios (cuando supera la Delegacin Interorgnica). 10. Elabora el Pliego de Condiciones, el cual ser el documento que rige para las modalidades de Seleccin de Contratistas establecidas en la Ley de Contrataciones Pblicas vigente. NOTA: El Pliego de Condiciones deber elaborarse de forma precisa y resumida, de tal manera que su manejo y comprensin por parte de las empresas participantes permitan su revisin en el menor tiempo posible y generen la menor cantidad de aclaratorias. El Pliego de Condiciones segn lo establecido en el Artculo 44 de la Ley de Contrataciones Pblicas debe contener al menos, determinacin clara y precisa de: La documentacin legal del participante, necesaria para la calificacin y evaluacin en las modalidades previstas en la Ley de Contrataciones Pblicas. Los bienes a adquirir, los servicios a prestar o las obras a ejecutar con listas de cantidades, servicios conexos y planos, si fuere el caso. Especificaciones Tcnicas detalladas de los bienes a adquirir (sin hacer referencia a marca comercial) o a incorporar en la obra, los servicios a prestar, segn sea el caso. Idioma de las manifestaciones de voluntad y Ofertas, plazo y lugar para presentarlas, as como su tiempo mnimo de validez.
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Moneda de las Ofertas y tipos de conversin a una moneda comn. Lapso y lugar en que las empresas participantes podrn solicitar aclaratorias, modificar el pliego de condiciones y notificar decisiones en el procedimiento. Autoridad competente para responder aclaratorias, modificar el pliego de condiciones y notificar decisiones en el procedimiento. La obligacin de que las empresas participantes indique su Oferta a la direccin del lugar donde se le harn las notificaciones pertinentes. Fecha, lugar y mecanismo para la recepcin y apertura de las manifestaciones de voluntad y Ofertas en las modalidades indicadas en la Ley de Contrataciones Pblicas. La forma en que se corregirn los errores aritmticos o disparidades en montos que se incurra en las Ofertas. Criterio de calificacin, su ponderacin y la forma en que se cuantificarn 0dichos criterios. Criterios de evaluacin, su ponderacin y la forma en que se cuantificarn el precio y los dems factores definidos como criterios. Criterios que permitan la preferencia en calificacin y evaluacin a oferentes constituidos con iniciativa local en el rea donde se va a ejecutar la actividad objeto de la contratacin. Establecimiento del Compromiso de Responsabilidad Social. Proyecto de contrato que se suscribir con el beneficiario de la adjudicacin. Normas, mtodos y pruebas que se emplearn para determinar si los bienes, servicios u obras, una vez ejecutados, se ajustan a las especificaciones definidas. Forma, plazo y condiciones de entrega de los bienes, ejecucin de obras o prestacin de servicios objeto de la contratacin, as como de los servicios conexos que el contratista debe prestar como parte del contrato. Condiciones y requisitos de las garantas que s exigen con ocasin del contrato. Modelo de manifestacin de voluntad, Ofertas y garantas
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FLUJOGRAMA 2
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ACTIVIDADES DE LA COMISIN DE CONTRATACIONES OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para coordinar las actividades de la Comisin de Contrataciones de las Oficinas o dependencias que llevan a cabo los procesos de Contrataciones Pblicas. UNIDADES INVOLUCRADAS Unidades Usuarias o Unidades Contratantes de la Contralora del Estado Yaracuy. Comisin de Contrataciones de la Contralora del Estado Yaracuy. NORMAS ESPECFICAS DE LA COMISION DE CONTRATACIONES (DESIGNADOS SUS MIEMBROS POR EL CONTRALOR DEL ESTADO). 1. La Comisin de Contrataciones estarn integradas por un nmero impar de miembros principales con sus respectivos suplentes de calificada competencia profesional y reconocida honestidad, designados por la mxima autoridad de la Contralora del Estado Yaracuy de forma temporal o permanente, preferentemente entre sus empleados o funcionarios, quienes sern solidariamente responsables con la mxima autoridad, por las recomendaciones que se presenten y sean aprobadas. Segn lo establece el Artculo 10 de la Ley de Contrataciones Pblicas. 2. En las Comisiones de Contrataciones estarn representadas las reas jurdica, tcnica y econmico financiera; e igualmente se designar un secretario con derecho a voz, ms no a voto. Segn lo establece el Artculo 10 de la Ley de Contrataciones Pblicas. 3. La Comisin de Contrataciones debe constituirse vlidamente con la presencia de la mayora de sus miembros y sus decisiones sern tomadas con el voto favorable de la mayora. Segn lo establece el Artculo 12 de la Ley de Contrataciones Pblicas. 4. Los miembros que conforman las Comisiones de Contrataciones, deben inhibirse del conocimiento de los asuntos cuya competencia les atribuye la Ley de Contrataciones Pblicas, cuando: Personalmente, o bien su cnyuge o algn pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad tuvieran inters en el procedimiento.
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Tengan amistad ntima o enemistad manifiesta con cualquiera de las personas interesadas que intervengan en el procedimiento. Hayan intervenido como testigos o peritos en el procedimiento en que participan, o si como funcionarios hubieren manifestado previamente su opinin en el mismo, de modo que pudieran prejuzgar la resolucin del asunto, o tratndose de un recurso administrativo, que hubieran resuelto o intervenido en la decisin del acto que se impugna. Quedan a salvo los casos de revocacin de Oficio y de la decisin del recurso de reconsideracin. Tengan relacin de servicio o de subordinacin con cualquiera de los directamente interesados en el asunto. 5. Sin perjuicio de las atribuciones previstas en la Ley de Contrataciones Pblicas, las Comisiones de Contrataciones tendrn los siguientes deberes: Recibir, abrir y analizar, directa o indirectamente a travs de un grupo evaluador interdisciplinario, los documentos relativos a la calificacin de los oferentes, examinar, evaluar y comparar las Ofertas recibidas, a cuyo efecto podr designar o hacer que la Unidad Usuaria o Unidad Contratante proponga grupos de evaluacin interdisciplinarios, o recomendar la contratacin de asesora externa especializada en caso que la complejidad del objeto de contratacin lo requiera. Verificar o hacer que se verifique la inscripcin de los oferentes en el Registro Nacional de Contratistas, en contrataciones cuyo monto estimado sea superior a cuatro mil unidades tributarias (4.000 U.T.) para Adquisicin de Bienes y Prestacin de Servicios y cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T) para Ejecucin de Obras. Solicitar a la mxima autoridad, la designacin del sustituto, cuando se produzca la falta absoluta de algn miembro principal de la Comisin. Convocar el suplente en caso de falta accidental o temporal del miembro principal. Emitir recomendaciones sobre los asuntos sometidos a su consideracin e incluidos en las agendas de reuniones. Velar porque los procedimientos de contratacin se realicen de conformidad con lo establecido en la legislacin vigente que rige la materia, cuando ello fuere aplicable, y con la normativa interna de la Contralora.
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Considerar y emitir recomendacin sobre el rgimen legal aplicable, la estrategia de contratacin adoptada, la modalidad de Seleccin de Contratistas, parmetros, ponderaciones y criterios de seleccin de oferentes y evaluacin de Ofertas, el compromiso de responsabilidad social y sobre cualquier otra propuesta que le presente la Unidad Usuaria o la Unidad Contratante. Descalificar Oferentes o rechazar Ofertas, segn el caso, que no cumplan con los requisitos o condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones, o que sean inadecuadas a los fines de la Contralora. Determinar, visto el informe del grupo evaluador, las Ofertas que en forma integral, resulten ms favorables a los intereses de la institucin; todo ello, de conformidad con los requisitos establecidos en el Pliego de Condiciones, emitiendo la recomendacin consiguiente. Considerar y aprobar los informes de recomendacin por Consultas de Precios cuyo monto exceda las dos mil quinientas unidades tributarias (2.6500 U.T), para Adquisiciones de Bienes y Prestacin de los Servicios y cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T) , para la Ejecucin de Obras, previamente a su presentacin a la mxima autoridad. Considerar y opinar acerca del acto motivado que se someta a la mxima autoridad, para proceder por Contratacin Directa como modalidad excepcional de Seleccin de Contratistas, en especial las razones que justifican el uso de dicha modalidad, el fundamento legal, la contratista seleccionada y las ventajas estratgicas, operacionales o administrativas para dicha seleccin. Decidir los recursos de reconsideracin interpuestos por los oferentes en contra de las decisiones de descalificacin para participar en una determinada modalidad de Seleccin de Contratistas, con la asesora de la Consultora Jurdica de la Contralora del Estado Yaracuy y de ser necesario, con el apoyo de un grupo interdisciplinario designado al efecto. Conocer y recomendar las propuestas de modificaciones en los contratos conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones Pblicas. Conocer y recomendar las variaciones en los precios establecidos en el contrato, en los casos que le corresponda conocer o que sea solicitado por la Unidad Usuaria o Unidad Contratante. Aprobar el cierre del contrato y evaluacin sobre la actuacin o desempeo del contratista, en el suministro de Bienes, Prestacin de Servicios y la Ejecucin de Obras de Contrataciones que hayan sido
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recomendadas por la Comisin, antes de su envo al Servicio Nacional de Contrataciones. Remitir a la Unidad d Auditoria Interna de la Contralora del Estado Yaracuy los casos que, producto de la evaluacin de actuacin o desempeo de contratista, presente supuestos que puedan generar averiguacin administrativa para determinacin de responsabilidades y establecimiento de las sanciones correspondientes. Conocer y emitir recomendacin acerca de las solicitudes de paralizaciones, en la Prestacin de Servicios y la Ejecucin de Obras, que implique desfase significativo de desarrollo de proyectos, o que afecten el perodo contractual, en un lapso mayor de veinte das continuos a partir de la paralizacin. Conocer y emitir recomendacin acerca de la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras, destinados a proyectos sociales para el desarrollo de la infraestructura, hbitat, salud, saneamiento ambiental, entre otros, y desarrollo de proyectos productivos sustentables, aplicando los recursos financieros provenientes de los aportes en dinero u ofertas sociales, enmarcados dentro de los Compromisos de Responsabilidad Social que asumen los Contratistas. Presentar el informe de gestin realizada al culminar las actividades como miembros de la Comisin de Contrataciones, dentro de los veinte (20) das hbiles siguientes a la designacin de la nueva Comisin. Este informe debe ser presentado igualmente cuando se trate del cese de las funciones de algunos de sus miembros. Ejercer cualesquiera otras que le sealen la legislacin aplicable y las normas internas de la Contralora del Estado Yaracuy. 6. La Contralora General de la Repblica y la Unidad de Auditoria Interna de la Contralora del Estado Yaracuy, podrn designar representantes para que acten como observadores, sin derecho a voto, en los procedimientos de contratacin. 7. Los Miembros de las Comisiones y los observadores llamados a participar en sus deliberaciones, as como aquellas personas que por cualquier motivo intervengan en las actuaciones de las Comisiones, debern guardar reserva de la documentacin e informacin presentada, as como de los informes, opiniones y deliberaciones que se realicen con ocasin del procedimiento.
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8. La Comisin de Contrataciones podr designar un equipo tcnico de trabajo para analizar las Ofertas recibidas en los procedimientos de Seleccin de Contratistas indicados, el cual debe presentar un informe con los resultados y recomendaciones, a los fines de la adjudicacin del contrato correspondiente. La designacin de tcnicos, peritos y asesores depender de la complejidad de la contratacin que se efecte. 9. Son causas de Falta Absoluta de cualquiera de los Miembros de la Comisin de Contrataciones: La muerte o incapacidad absoluta y permanente. El retiro, la renuncia, la jubilacin, la remocin o la situacin de disponibilidad, salvo que de conformidad con lo dispuesto en el ordenamiento jurdico, la mxima autoridad administrativa decida su permanencia como miembro de la Comisin. 10. Son causas de Falta Temporal de cualquiera de los Miembros de la Comisin de Contrataciones: El disfrute de vacaciones, reposos mdicos, permisos, licencias y ausencias debidamente justificadas que no excedan de dos (2) meses o cuando la misma sea durante el tiempo previsto, dentro de los lapsos de ejecucin de Ley, de una modalidad de Seleccin de Contratista determinada. Para este ltimo caso, en el nmero de actos que deban darse conforme a la Ley de Contrataciones Pblicas en un proceso especifico, se dar cumplimiento. La suspensin como consecuencia del trmite de un procedimiento disciplinario. Mientras dure el trmite de la inhibicin de algn miembro de la Comisin de Contrataciones. 11. Atribuciones del Secretario de la Comisin de Contrataciones Coordinar las reuniones de la Comisin de Contrataciones Pblicas y convocar a sus miembros. Elaborar el acta correspondiente a cada reunin que se celebre y entregar oportunamente la agenda respectiva a tos los miembros de la Comisin de Contrataciones. Formar los expedientes de los Procesos de Contrataciones y llevar el control de su archivo. Elaborar los Oficios y dems correspondencias relacionada con los Procedimientos de Contrataciones y con aquellos asuntos inherentes a la Comisin de Contrataciones Pblicas.
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Cualquier otra que le asigne la Comisin de Contrataciones. 12. El Informe de Recomendacin, de la Comisin de Contrataciones a que hace referencia el Artculo 70 de la Ley de Contrataciones Pblicas, debe contener adems: La identificacin de los Miembros de la Comisin de Contrataciones. La modalidad de seleccin aplicada y su objeto. La identificacin de los participantes y de los oferentes. Las razones tcnicas, econmicas y financieras en el que se fundamente la evaluacin, la seleccin de la Oferta que merezca la adjudicacin, as como las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opcin, si fuere el caso. La aplicacin de medidas de promocin de desarrollo econmico, si fuere el caso. Las motivaciones particulares de la seleccin, cuando el participante recomendado para el otorgamiento de la adjudicacin, no haya ofrecido el precio ms bajo. En caso de haberse delegado la revisin tcnica, se incluir el informe debidamente suscrito por los encargados de su elaboracin. Lugar y fecha del Informe, el cual ser firmado por todos los Miembros de la Comisin y por el Secretario; y el voto salvado de algn miembro de la Comisin de Contrataciones y el informe correspondiente, si lo hubiere. DEL EXPEDIENTE DE LA CONTRATACION. Segn lo establece el Artculo 32 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas. 13. Los expedientes deben contener los siguientes documentos: Solicitud de la Unidad Usuaria o requirente. Documento que autoriza el inicio del procedimiento o acta de inicio de la modalidad a aplicar. Presupuesto Base. Planos y Cmputos Mtricos (en caso de obras) Disponibilidad Presupuestaria. Pliego de Condiciones o Condiciones de la Contratacin. Actos Motivados. Llamado o Invitacin a los participantes. Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las hubiere. Acta de recepcin de los documentos para Calificacin u Ofertas. Ofertas recibidas.
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Informe de anlisis y recomendacin de la adjudicacin o declaratoria de desierta. Documento de Adjudicacin. Notificacin al beneficiario de la adjudicacin y otros oferentes si fuere el caso. Contrato generado por la adjudicacin. Cualquier otro relacionado con el procedimiento de seleccin aplicado. As mismo, en la Administracin del Contrato se deben incorporar los documentos que se relacione con: Garantas Actas de inicio, suspensin, germinacin y recepcin provisional o definitiva de los bienes, servicios y obras, si fuere el caso. Documentos relacionados con modificacin de los contratos, si fuere el caso. Formularios para el pago o valuaciones Aprobaciones de pago. Pagos realizados. Finiquito Liberacin de garantas. Evaluacin de actuacin o desempeo del contratista. Cualquier otro relacionado con la administracin del contrato y evaluacin posterior. 14. Los expedientes no sometidos a la Comisin de Contrataciones. (Consulta de Precios inferiores a 2.500 U.T para Adquisicin de Bienes o Prestacin de Servicios e inferiores a 10.000 U.T para la Ejecucin de Obras), las Unidades Usuarias o Unidades Contratantes debe formar, sustanciar y llevar el expediente correspondiente a cada uno de los procedimientos de Seleccin de Contratistas para las contrataciones de bienes, servicios u obras. El expediente debe contener la solicitud, recepcin, anlisis de las Ofertas e Informe de Recomendacin. Segn lo establecido en el Artculo 33 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas. 15. Los documentos del expediente de contratacin deben estar debidamente foliados. 16. Este expediente de contratacin deber ser archivado por la Unidad Administrativa de la Contralora del Estado Yaracuy y por la Comisin de
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Contrataciones (cuando aplique el caso), manteniendo su integridad durante al menos tres (03) aos despus de ejecutada la contratacin. 17. El examen, lectura y copiado de los documentos del expediente de contratacin, excepto los declarados confidenciales, debe realizarse durante el horario de atencin al pblico de la Contralora del Estado Yaracuy, previa solicitud por escrito de la empresa participante, con al menos dos (2) das hbiles de anticipacin, la cual ser atendida de acuerdo a lo establecido en la Ley que regula la materia. 18. Declarada desierta la modalidad de Concurso Abierto, podr procederse por Concurso Cerrado. Si la modalidad declarada desierta fuera un Concurso Cerrado, se proceder por Consulta de Precios. Agotadas las modalidades de contratacin competitiva, se derivar en la modalidad de Contratacin Directa, previa aprobacin del Contralor del Estado Yaracuy y deben respetarse las condiciones originales establecidas para los procesos fallidos.
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ACTIVIDADES DE LA COMISION DE CONTRATACIONES DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: UNIDAD CONTRATANTE 1. Recibe aprobacin del Contralor del estado y prepara expediente del proceso de contrataciones, segn lo establecido en la Ley de Contrataciones. 2. Solicita mediante oficio que se rena la Comisin de Contrataciones, a la cual se debe llevar oficio del Contralor del estado, disponibilidad presupuestaria y presupuesto base para la revisin, anlisis y aprobacin de los miembros de la comisin. COMISION DE CONTRATACIONES 3. Recibe oficio de solicitud de reunin. 4. Establece la reunin en agenda, donde se especifica, da y hora y detalles para dar inicio a las reuniones a fin de concretar el proceso de contrataciones. UNIDAD CONTRATANTE 5. Recibe oficios con la confirmacin de la reunin. COMISION DE CONTRATACIONES 6. Elabora el pliego de condiciones, el cual ser el documento que rige para las modalidades de seleccin de contratista establecidas en la Ley de Contrataciones Publicas vigente. El pliego de condiciones debe contener al menos, determinacin clara y precisa de: La documentacin legal de participantes, necesaria para la calificacin y evaluacin. Los bienes a adquirir, los servicios a prestar o las obras a ejecutar con lista de cantidades, servicios conexos y planos, si fuere el caso. Especificaciones tcnicas detalladas de los bienes a adquirir (sin hacer referencia a marca comercial) o a incorporar en la obra, los servicios a prestar, segn sea el caso. Idioma de las manifestaciones de voluntad y ofertas, plazo y lugar para presentarlas, as como su tiempo mnimo de validez. Moneda de las ofertas y tipo de conversin a una moneda comn. Lapso y lugar en que las empresas participantes podrn solicitar aclaratorias del pliego de condiciones a la comisin de contrataciones.
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Autoridad competente para responder aclaratorias, modificar el pliego de condiciones y notificar decisiones en el procedimiento. La obligacin de que las empresas participantes indiquen en su oferta la direccin del lugar donde se le harn las notificaciones pertinentes. Fecha, lugar y mecanismo para la recepcin y apertura de las manifestaciones de voluntad y ofertas en las modalidades indicadas en la ley de contrataciones pblicas. La forma en que se corregirn los errores aritmticos o disparidades en montos que se incurra en las ofertas. Criterios de calificacin, su ponderacin y la forma en que se cuantificarn dichos criterios. Criterios de evaluacin, su ponderacin y la forma en que se cuantificarn el precio y los dems factores definidos como criterios. Criterios que permitan la preferencia en calificacin y evaluacin a oferentes constituidos con iniciativa local en el rea donde se va a ejecutar la actividad objeto de la contratacin. Establecimiento del compromiso de Responsabilidad Social. Proyecto de contrato que se suscribirn con el beneficio de la adjudicacin. Normas, mtodos y pruebas que se emplearan para determinar si los bienes, servicios u obras, una vez ejecutadas, se ajustan a las especificaciones definidas. Forma, plazo y condiciones de entrega de los bienes, ejecucin de obras o prestacin de servicios objeto de la contratacin, as como de los servicios conexos que el contratista debe prestar como parte del contrato. Condiciones y requisitos de las garantas que se exigen con ocasin del contrato. Modelo de manifestacin de voluntad, oferta y garantas. 7. Asisten a la reunin, tratndose los siguientes puntos: Ajuste del cronograma estimado. Revisin del pliego de condiciones y dems instrumentos de acuerdo a la modalidad de contratacin. Coordinacin de actividades. 8. Conforma el expediente de la contratacin el cual debe contener: Solicitud de la unidad usuaria. Documento que autoriza el inicio del procedimiento. Acta de inicio de la modalidad a aplicar.
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Presupuesto base. Planos y cmputos mtricos (en caso de obras). Disponibilidad presupuestaria. Pliego de condiciones o condiciones de la contratacin. Actos motivados. Llamado a participar (en el caso de concurso abierto) de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones Publicas, Dicha publicacin debe estar colocado en la pgina web oficial de esta institucin y en la del Servicio Nacional de Contrataciones. Invitacin de los participantes (en caso de concurso cerrado). Modificaciones o aclaratorias del pliego de condiciones si las hubiere. Acta de recepcin de los documentos para calificacin u ofertas. Ofertas recibidas. Informe de anlisis y recomendacin de la adjudicacin o declaratoria desierta. Documentos de adjudicacin. Notificacin al beneficio de la adjudicacin y otros oferentes si fuere el caso. Contrato generado por la adjudicacin. Cualquier otro relacionado con el procedimiento de seleccin aplicado. 9. Realiza la revisin de toda la documentacin. 9.1 En el caso de realizar ajustes al pliego de condiciones, ajusta el pliego de condiciones y levanta acta especificando los puntos tratados. 9.2 En el caso de no realizar ajustes al pliego de condiciones, prepara inicio del procedimiento que corresponda segn el tipo de contratacin y levanta acta de cada reunin, especificando los puntos tratados. Nota: Las actas que se levante por cada reunin deber mencionar la unidad usuaria, es decir la unidad que solicita el proceso de contratacin, adems identificar a los miembros de la comisin de contrataciones y al secretario (a) de la comisin: nombre y apellido, cedula de identidad y el carcter con que acta y la misma debe ser suscrito por todos los presentes en la reunin y archivados en el expediente inherente al proceso de contratacin.
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2.2 MODALIDADES DE SELECCIN DE CONTRATISTA
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CONSULTA DE PRECIOS OBJETIVO Atender los requerimientos necesarios para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras de las unidades usuarias de la contralora del estado Yaracuy, aplicando la modalidad de seleccin de contratista, en la que, de manera documentada, se consultan precios a por lo menos tres (3) proveedores de bienes, ejecutores de obras o prestadores de servicios. UNIDADES INVOLUCRADAS Despacho del Contralor. Unidades usuarias de la Contralora del estado. Unidades Contratantes de la Contralora del estado. Comisin de Contrataciones de la Contralora del estado. Empresas Contratantes. NORMAS ESPECFICAS 1. La consulta de precios en caso de adquisicin de bienes o prestacin de servicios se debe realizar segn estos parmetros cuantitativos. Segn lo establecido en el articulo 73 de la Ley de Contrataciones Publicas. En el caso de adquisicin de bienes o prestacin de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta cinco mil unidades tributarias (5.000 UT). En el caso de ejecucin de obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT). 2. La unidad contratante de la contralora del estado deber solicitar al menos tres (3) ofertas; sin embargo se podr otorgar la adjudicacin si hubiere recibido al menos una de ellas, siempre que cumpla con las condiciones del requerimiento y sea conveniente a los intereses de esta institucin. Segn lo establecido en el articulo 74 de la Ley de Contrataciones Publicas. 3. La recepcin del presupuesto u oferta econmica en original, debe ser presentada por la empresa al cuarto (4) da hbil siguiente, contados a partir de la entrega de las invitaciones a participar. 4. En las consultas de precios, las invitaciones a las empresas participantes podrn ser efectuadas mediante remisin escrita, por fax o por correo
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electrnico; y se debe mantener en el expediente de la contratacin constancia del envo y la recepcin de las invitaciones remitidas. Segn lo establecido en el articulo 113 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas. 5. Las ofertas podrn ser recibidas va fax o correo electrnico, no obstante debe incorporarse en el expediente, la oferta original del beneficio de la adjudicacin. Segn el articulo 113 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas. 6. En la consulta de precios la unidad contratante ser la responsable de elaborar el acta de inicio, las invitaciones, las solicitudes de ofertas, el anlisis de las mismas, la preparacin de las ordenes de compra o servicio, el informe de recomendaciones y formar el expediente, para procedimientos cuyo monto estimado sea hasta dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT) para bienes o prestacin de servicios y hasta diez mil quinientas unidades tributarias (10.000 UT) para ejecucin de obras. 7. La unidad contratante deber formar el expediente para la consulta de precios para adquisicin de bienes o prestacin de servicios con la siguiente documentacin: Orden de requisicin para adquisicin de bienes y prestacin de servicios. Disponibilidad presupuestaria. Presupuesto base. Documentacin legal de la empresa. Solvencia laboral vigente a nombre de la contralora del estado Yaracuy. Inscripcin en el registro Nacional de contratista. Acta de inicio del procedimiento (articulo 107 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas). Invitaciones a los proveedores. Solicitud de ofertas. Anlisis de las ofertas (cuadro comparativo). Orden de compra o servicio. Informe de recomendacin. Nota de entrega (verificada por quien reciba el bien o servicio). Control perceptivo al momento de realizar el despacho del bien o prestacin del servicio. Factura (verificada unidad contratante).
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Compromiso de responsabilidad social cuando supera las 2.500 UT. 8. La unida contratante deber formar el expediente para la consulta de precios para la ejecucin de obras con la siguiente documentacin: Solicitud de ejecucin de obras con sus anexos. Disponibilidad presupuestaria. Presupuesto base. Documentacin legal de la empresa. Solvencia laboral vigente a nombre de la contralora del estado Yaracuy. Inscripcin en el Registro Nacional de Contratista. Acta de inicio del procedimiento (articulo 107 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas). Invitaciones a los empresas. Solicitud de ofertas. Ofertas Anlisis de las ofertas. Orden de compra o servicio. Informe de recomendacin. Acta de inicio de la obra. Valuaciones de la obra. Acta final. Fianza de anticipos cuando aplique. Compromiso de responsabilidad social cuando supere las 2.500 UT. SELECCIN DEL CONTRATISTA 9. La seleccin de contratistas para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras que se realicen mediante consulta de precios, podrn desarrollarse sin la elaboracin de un pliego de condiciones cuando las caractersticas de los bienes y servicios lo permitan, de acuerdo a lo establecido en el articulo 43 de la Ley de Contrataciones Publicas; no obstante, las invitaciones para participar deben contener lo siguiente: especificaciones tcnicas, condiciones de entrega o ejecucin, validez de la oferta, lapso y lugar para solicitar las aclaratorias, lapso de entrega de las ofertas y criterios de evaluacin, as mismo, en caso que aplique el Compromiso de Responsabilidad Social y garantas. 10. Las unidades contratantes de la Contralora del estado, mantendrn un Registro de Proveedores actualizado y clasificado, el cual fungir como
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directorio referencial de seleccin de proveedores para las adquisiciones de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras. 11. La seleccin del proveedor, deber efectuarse sin establecer diferencias entre ellos, es decir, las adquisiciones de bienes, prestacin de servicio y ejecucin de obras se harn a firmas personales o jurdicas legalmente establecidas, que estn inscritas en el Registro Nacional de Contratista y posean solvencia laboral vigente, con base en un precio razonable, calidad, tiempo de entrega, condiciones de pago y dems garantas ofrecidas. 12. El compromiso de responsabilidad social ser requerido en todas las ofertas presentadas en las modalidades de seleccin de contratista previstas en la Ley de Contrataciones Publicas, as como en los procedimientos excluidos de la aplicacin de estas, cuyo monto total, incluidos los tributos, superen las 2.500 UT. DE LA CONSULTA DE PRECIOS 13. La unidad contratante de la contralora del estado, ser la encargada de realizar el procedimiento en la modalidad de consulta de precios cuando no supere las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT). Procede a la consulta de precios en el caso de que el precio estimado sea hasta dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT), cuando se trate de adquisicin de bienes o prestacin de servicios. Procede a la consulta de precios para el caso de ejecucin de obras cuando el precio estimado sea hasta diez mil unidades tributarias (10.000 UT). 14. La unidad contratante deber estructurar todo el expediente (Acta de inicio, invitaciones, solicitud de ofertas, anlisis de las mismas, solicitud de disponibilidad presupuestaria, ordenes de compra o servicio y el informe de recomendaciones), para procedimientos cuyo monto estimado sea hasta dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT), para la adquisicin de bienes o prestacin de servicios, y hasta diez mil unidades tributarias (10.000 UT). Para ejecucin de obras. 15. El representante legal de la empresa que resulte ganadora en los casos de adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras, deber firmar la orden de compra o servicio segn sea el caso. 16. La consulta de precios ser aprobada por el Contralor del estado.
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DE LA CONSULTA DE PRECIOS CUANDO SUPERE LAS UNIDADES TRIBUTARIAS 17. La unidad contratante de la contralora del estado ser la encargada de realizar el procedimiento en la modalidad de consulta de precios para los siguientes casos: Procede a la consulta de precios en el caso de que el precio supere las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT), para la adquisicin de bienes o prestacin de servicios. Procede para el caso ejecucin de obras cuando el precio supere las hasta diez mil unidades tributarias (10.000 UT). 18. La unidad contratante, deber coordinar las actividades previas a la contratacin, levantar acta de inicio, seleccionar las empresas participantes, elaborar las invitaciones, recibir las ofertas, anlisis de las mismas, preparar el informe de recomendaciones y estructurar todo el expediente. El informe de recomendaciones debe contar con la previa aprobacin de la comisin de contrataciones, el cual debe enviarse conjuntamente con el expediente a la revisin y aval por parte de consultora jurdica y posteriormente someterlo a la aprobacin del contralor. 19. Toda Orden de compra u orden de servicio, que sea utilizada como contrato en los procedimientos para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras, deben ser firmadas por el representante legal de la empresa beneficiada de la adjudicacin y deben contener la documentacin indicada en el articulo 93 de la Ley de Contrataciones Publicas. Segn lo establece el artculo 132 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas.
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CONSULTA DE PRECIOS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD USUARIA 1. Verifica que la necesidad de adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras, este sujeta al Plan Operativo Anual (POA) de la unidad y se encuentre en la programacin de compras. 1.1 De no estar establecido en el Plan Operativo Anual (POA), inicia el trmite de modificacin presupuestaria o modificacin de la programacin de compras, a travs de la unidad contratante. 1.2 Si esta establecido en el Plan Operativo Anual (POA) y en la Programacin de Compras, efecta las actividades previas a la contratacin. 2. Elabora presupuesto base, indicado en la Ley de Contrataciones Publicas. 3. Prepara las especificaciones tcnicas, determina las ventajas econmicas y tcnicas de la contratacin. Segn lo establece el artculo 2 y 7 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas. 4. Elabora y enva Orden de Requisicin a la unidad contratante, debidamente numerada, firmada y sellada por el personal responsable de la unidad, sealando las especificaciones tcnicas para la adquisicin del bien, prestacin del servicio o ejecucin de obras. UNIDAD CONTRATANTE 5. Recibe orden de requisicin emitida por la unidad usuaria. 6. Levanta acta para dar inicio al proceso de contratacin bajo la modalidad de consulta de precios, de acuerdo a lo contemplado en el artculo 107 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas. 7. Consulta Registro de Proveedores de la unidad, selecciona segn los requerimientos 8. Imprime el certificado electrnico de inscripcin del Registro Nacional de Contratista de la pgina web: www.snc.gob.ve para ser incorporado al expediente. 9. Elabora invitaciones a los proveedores para participar en el proceso de contratacin, indicando las especificaciones tcnicas y el lapso para la remisin de las ofertas. Segn los establece el artculo 113 primer aparte del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas. 10. Recibe las ofertas econmicas al cuarto (4) da hbil, contados a partir de la fecha de entrega de la invitacin.
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10.1 En el caso de declarar desierto el proceso, se realiza nuevamente el proceso de contratacin siguiendo los pasos indicados en los tems 6 y siguientes. 10.2 En el caso de recibir ofertas, recibe en original las ofertas por parte de los proveedores. Nota: En un lapso no mayor a 3 das hbiles contados a partir de la recepcin de las ofertas para la contrataciones de bienes y servicios y (6) das hbiles para la contratacin de obras. Segn lo establece el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas. 11. Certifica la disponibilidad presupuestaria. 12. Elabora cuadro comparativo de las ofertas recibidas y evaluacin de las mismas. 13. Selecciona la mejor oferta. 14. Prepara el informe de recomendacin, de acuerdo al contenido del artculo 22 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas. 15. Forma el expediente de contratacin, de acuerdo a lo establecido en el artculo 32 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas. 16. Procede a la elaboracin de la orden de compra o de servicio y remite a la mxima autoridad para su aprobacin. 17. Enva el expediente al Despacho del Contralor quien realiza la respectiva revisin, aprobacin y firma. 18. Recibe la aprobacin del expediente del Despacho del Contralor. Contralora: Representante legal (empresa) analista o jefe de compras (elaborado) jefe de administracin (revisado) y Contralor del estado (aprobado). 19. Recibe el expediente aprobado y notifica a la empresa adjudicada, para que firme el representante legal de la misma dicha orden de compra o de servicio. 20. Incorpora al expediente, la documentacin indicada en el artculo 93 de la Ley de Contrataciones Publicas. 21. La Orden de Compra o de servicio debe contener la firma: Del analista. Del jefe de compra Del Contralor del estado 22. Efecta el control perceptivo del bien o servicio utilizando el formulario de Acta de Control Perceptivo para la adquisicin de bienes o prestacin de servicios
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CONSULTA DE TRIBUTARIAS
PRECIOS
CUANDO
SUPERA
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UNIDADES
UNIDAD USUARIA 1. Realiza los pasos descritos del 1 al 15 del procedimiento anterior (consulta de precios). 2. Enva el expediente a la Comisin de Contrataciones de las unidades para su aval y firma de los miembros de la comisin de contrataciones. 3. Recibe la aprobacin del expediente por parte de la comisin de contrataciones y enva a la consultora jurdica para su revisin y aval del proceso de contratacin. CONSULTORIA JURIDICA 4. Recibe expediente para su revisin legal. 4.1 En el caso de no estar conforme, enva las observaciones del caso a la comisin de contrataciones. 4.2 En el caso de estar conforme, avala expediente de la contratacin y remite al Contralor del estado. CONTRALOR DEL ESTADO 5. Recibe expediente contentivo del proceso de contratacin con el informe de recomendaciones generado por la comisin de contrataciones. 5.1 En el caso de aprobar el expediente, informa y remite a la unidad contratante. 5.2 En el caso de aprobar el expediente, remite el expediente y oficio de aprobacin a la unidad contratante. UNIDAD CONTRATANTE 6. Recibe documentacin de la adjudicacin con el oficio del contralor del estado y elabora la orden de compra o de servicio, o prepara el contrato si fuere el caso. 6.1 En caso de elaborar orden de compra o de servicio, notifica a la empresa adjudicada para que firme el representante legal de la misma dicha orden de compra o de servicio.
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6.1.1 Incorpora al expediente, la documentacin indicada en el artculo 93 de la Ley de Contrataciones Publicas. Nota: La orden de compra o de servicio debe contener la firma: Del analista. Del jefe de compra Del Contralor del estado 6.2 En caso de elaborar contrato, enva a la consultora jurdica para su debida revisin legal. UNIDAD DE SERVICIOS JURIDICOS 7. Recibe contrato y revisa los aspectos legales. 7.1 En el caso de no estar conforme, enva las observaciones del caso a la unidad contratante, para que las incorpore. 7.2 En el caso de estar conforme, visa y sella el contrato y remite al contralor del estado para la aprobacin del mismo. CONTRALOR DEL ESTADO 8. Recibe el contrato, lo revisa y remite el contrato a la consultora jurdica. CONSULTORIA JURIDICA 9. Recibe el contrato: 9.1 En el caso de no estar aprobado, se remite a la unidad contratante para que realice el nuevo contrato de acuerdo a las observaciones sugeridas por el Contralor del estado. 9.2 En el caso de estar aprobado, entrega el contrato debidamente suscrito por el contralor del estado a la empresa que se le adjudico para solicitar la respectiva firma y lo remite a la unidad contratante. UNIDAD CONTRATANTE 10. Recibe, el contrato proveniente de la consultora jurdica. 10.1 En el caso de no estar aprobado, incorpora las observaciones pertinentes y lo remite de nuevo a la consultora jurdica para su revisin. 10.1.1 En el caso de que la empresa adjudicataria no firme el contrato, se elabora un nuevo contrato con la empresa que obtuvo la segunda opcin, y realiza pasos a partir del punto numero (6) de este procedimiento.
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10.1.2 En el caso de estar aprobado y firmado por la contralora del estado y la empresa a la cual se le adjudico la contratacin, efecta el control perceptivo del bien o servicio utilizando el formulario de Acta de Control Perceptivo para la adquisicin de bienes o prestacin de servicios.
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CONCURSO ABIERTO O ANUNCIADO INTERNACIONALMENTE OBJETIVO Coordinar las actividades para las contrataciones pblicas en la modalidad de concurso abierto o concurso anunciado internacionalmente, que deben realizar las unidades contratantes de la contralora del estado en coordinacin con la comisin de contrataciones para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras. UNIDADES INVOLUCRADAS Unidades usuarias o unidades contratantes de la contralora del estado. Comisin de Contrataciones de la contralora del estado. NORMAS ESPECFICAS Del Concurso Abierto 1. El concurso abierto es la modalidad de seleccin pblica del contratista en la que pueden participar personas naturales y jurdicas, nacionales y extranjeras, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones Publicas, su reglamento y las condiciones particulares inherentes al pliego de condiciones. Dentro de la modalidad de concurso abierto se encuentra el concurso abierto anunciado internacionalmente. 2. Las unidades solicitantes y contratantes deben remitir al servicio nacional de contrataciones el llamado a participar en los concursos abiertos y concursos anunciados internacionalmente, para que sean publicados en la pgina web del organismo, hasta un da antes de la recepcin de sobres; igualmente se debe publicar en la pgina web de la contralora del estado, durante el mismo lapso. El llamado de publicacin sebe ser simultaneo. Segn lo establece el artculo 57 de la Ley de Contrataciones Publicas. 3. Para acceder a la pgina web del servicio nacional de contrataciones, es necesario que el secretario de la comisin de contrataciones, se dirija por escrito a la unidad de informtica, a fin de que le sea asignada clave de usuario y contrasea para permitir la carga en la pgina web del llamado a ser publicado. 4. Se podr proceder por concurso abierto: Para la adquisicin de bienes o prestacin de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un monto estimado superior a veinte mil unidades tributarias (20.000 UT).
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Para la ejecucin de obras, si el contrato a ser otorgado es por un monto estimado superior a cincuenta mil unidades tributarias (50.000 UT). 5. Los mecanismos del concurso abierto: Acto nico de recepcin y apertura de sobres contentivos de manifestacin de voluntad a participar, documentos de calificacin y oferta. Actos nicos de entrega en sobres separados de manifestaciones de voluntad, los documentos de calificacin y oferta, con apertura diferida. Actos separados de entrega de manifestaciones de voluntad de participar, los documentos necesarios para la calificacin y de entrega de sobre contentivo de la oferta. 6. El contenido del llamado de participacin, en concurso abierto y concurso abierto anunciado internacionalmente deber indicar, adems de los elementos sealados en el articulo 58 de la Ley de Contrataciones Publicas, el numero de procedimientos objeto del llamado; este numero debe estar vinculado con el indicado en el reporte que la Contralora del estado Yaracuy remita como informacin trimestral al Servicio Nacional de Contrataciones. 7. En el mecanismo de actos separados, la comisin de contrataciones elaborara dos (2) pliegos de condiciones, uno de los pliegos estar destinado a la calificacin de las empresas y el otro para la evaluacin de ofertas. 8. El pliego de condiciones deber estar disponible a los interesados desde la fecha que se indique en el llamado a participar, hasta el da hbil anterior a la fecha fijada para el acto de apertura. 9. Las comisiones de contrataciones debern llevar un registro de adquirientes de pliego, en el que se consignarn los datos mnimos para efectuar las notificaciones que sean necesarias en el procedimiento. 10. Si una persona no retira o adquiera el pliego, no le impedir la presentacin de la manifestacin de voluntad y oferta. 11. Se podr establecer un precio para la adquisicin del pliego de condiciones. 12. El lapso para presentar la manifestacin de voluntad en concurso abierto se contar a partir del da siguiente a la publicacin en la pgina web del servicio nacional de contrataciones y en la pgina web de la contralora del estado Yaracuy.
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13. En la recepcin y apertura de sobres en las modalidades de concurso abierto se realizar dos (2) actos, un acto de recepcin de documentos y un acto de apertura de sobres. 14. Para el acto de recepcin de documentos se establecer un lapso para los participantes consignen en sobres cerrados y sellados manifestacin de voluntad a participar, los documentos de calificacin, garantas y ofertas, establecidos en los pliegos de condiciones. Culminado el lapso otorgado y recibido los sobres por los oferentes, se levantar un acta donde se dejar constancia de los participantes asistentes y cantidad de sobres entregados. (En ningn caso deben admitirse ofertas despus de concluido el acto). 15. Finalizado el acto de recepcin de documentos se proceder a iniciarse el acto de apertura de sobres, en el que se verificar solo el contenido del mismo sin evaluar cualitativamente los documentos, se levantar acta donde se dejar constancia de lo recibido. Segn lo establece el artculo 96 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas.
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CONCURSO ABIERTO O ANUNCIADO INTERNACIONALMENTE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO COMISION DE CONTRATACIONES 1. Publica la apertura del concurso abierto, en la pgina web oficial del servicio nacional de contrataciones el llamado a participar en los concursos abiertos y concursos abiertos anunciados internacionalmente hasta un da antes de la recepcin de sobres. 2. Publica el llamado a participar en los concursos abiertos y concursos abiertos anunciados internacionalmente, en la pgina web de la contralora del estado. Este llamado debe ser simultneo. 3. Entrega el pliego de condiciones a los interesados. 4. Recibe la solicitud de aclaratorias del pliego. 5. Tramita la respuesta por escrito a los participantes que as acaten la aclaratoria, se renen en sitio, fecha y hora mencionada en el llamado de publicacin. 6. Levanta acta de lo actuado, indicando la unidad que solicita el proceso de contratacin, adems identificar a los miembros de la comisin de contrataciones: Nombre y Apellido, Cedula de Identidad y el carcter con el que acta y la misma debe ser suscrita por todos los presentes en la reunin y archivada en el expediente inherente al proceso de contratacin. Nota: En la recepcin y apertura de sobres en la modalidad de concurso abierto se realizan dos (2) actos, un acto de recepcin de documentos y un acto apertura de sobres. 7. Para el acto de recepcin de documentos: 7.1 Establece un lapso para que los participantes consignen en sobres cerrados y sellados manifestacin de voluntad de participar, junto con los documentos de calificacin y ofertas debidamente firmadas, establecido en los pliegos de condiciones. 7.2 Culmina el lapso de tiempo otorgado y recibido los sobres por los oferentes, se levanta acta donde se deja constancia de los participantes asistentes y cantidad de sobres entregados, finaliza el acto de recepcin de documentos. (En ningn caso deben admitir ofertas despus de concluido el actos).
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8. Inicia el acto de apertura de sobres, verifica solo el contenido del mismo sin evaluar cualitativamente los documentos, se levanta acta donde se deja constancia de lo recibido. 8.1 En caso de que el sistema sea por acto nico de entrega en sobres separados de manifestacin de voluntad de participar y de documentos de calificacin y oferta, con apertura diferida. 8.1.1 Recibe un sobre por oferente de la manifestacin de voluntad de participar, as como los documentos necesarios para la calificacin, y en sobre separados las ofertas. 8.1.2 Procede a abrir solo el sobre que contenga la manifestacin de voluntad de participar y de documentos de calificacin. 8.1.3 Efecta la calificacin, la comisin de contrataciones notifica mediante comunicacin dirigida a cada uno de los oferentes los resultados e informa el da y hora del acto pblico de apertura de los sobres contentivos de las ofertas a quienes calificaron y a los descalificados. 8.1.4 Entrega en el acto publico de apertura de oferta, los sobres sin abrir a los descalificados. 8.1.5 Realiza las actividades descritas en el punto (9) de este procedimiento. 8.2 En caso de que el sistema sea por acto nico de recepcin y apertura de sobres contentivo de la voluntad de participar, documento de calificacin y oferta: 8.2.1 Realiza la calificacin y evaluacin simultneamente; la descalificacin del oferente, ser causal de rechazo de su oferta. 8.2.2 Realiza las actividades descritas en el punto (9) de este procedimiento. 8.3 En Caso de que el sistema sea por actos separados de entrega de manifestacin de voluntad de participar, documento de calificacin y entrega de sobres contentivos de la oferta. 8.3.1 Recibe en un nico sobre por oferente, manifestacin de voluntad de participar y los documentos necesarios de calificacin (el tiempo para la calificacin bajo este mecanismo es de un mximo de (4) das hbiles).
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8.3.2 Efecta la calificacin, la comisin de contrataciones notifica mediante comunicaciones dirigida a cada uno de los oferentes los resultados. Nota: Invitando solo a quienes resulten preseleccionados a presentar sus ofertas en los lapsos de tiempo establecidos. Cuatro (4) das hbiles para la contratacin de bienes y servicios y seis (6) das hbiles en la contratacin de obras. En el concurso abierto anunciado internacionalmente, este lapso ser de doce (12) das hbiles. 9. Procede a la apertura de los sobres de las ofertas y da lectura a los elementos esenciales de las ofertas, determina si las ofertas han sido debidamente firmadas, estn acompaadas de las garantas exigidas, levanta acta de lo actuado. 10. Cuantifica las ofertas, y selecciona la que ofrece la mayor ventaja a la institucin. 11. Elabora el informe de recomendaciones de otorgamiento de la adjudicacin a la empresa que resulte ganadora segn los criterios y mecanismos previstos en el pliego de condiciones o declara desierta la contratacin, mediante informe razonado, dentro de los lapsos de tiempo, el cual sea de cuatro (4) das hbiles para la contratacin de bienes y servicios y once (11) das hbiles en el caso de contratacin de obras contados a partir de la recepcin y apertura de sobres. 12. Enva a la consultora jurdica expediente para su revisin y aval del proceso de contratacin. CONSULTORIA JURIDICA 13. Recibe expediente para su revisin legal. 13.1 En el caso de no estar conforme, enva las observaciones del caso a la comisin de contrataciones. 13.2 En el caso de estar conforme, avala expediente de la contratacin y remite al contralor del estado. CONTRALOR DEL ESTADO 14. Recibe expediente contentivo del proceso de contrataciones con el informe de recomendaciones generado por la comisin de contrataciones. 14.1 En el caso de no aprobar el expediente, informa y remite mediante oficio a la comisin de contrataciones.
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14.2 En el caso de aprobar el expediente de la contratacin, lo remite mediante oficio a la comisin de contrataciones. COMISION DE CONTRATACIONES 15. Recibe respuesta del contralor del estado por medio de oficio. 15.1 En el caso de no estar aprobada la contratacin, verifica los motivos del rechazo. 15.2 En el caso de aprobacin de la adjudicacin, se dirige comunicacin a los participantes indicando el nombre del oferente que obtuvo la adjudicacin y al oferente que quedaron en primera y segunda opcin informando la decisin, esto previendo el caso de que el adjudicatario no mantenga la oferta, no firme el contrato, no suministre la fianza de fiel cumplimiento o le sea anulada la adjudicacin. UNIDAD CONTRATANTE 16. Recibe de la comisin de contrataciones documentacin de la adjudicacin con el oficio del contralor del estado. 17. Elabora contrato y enva a la consultora jurdica para su debida revisin legal. CONSULTORIA JURIDICA 18. Recibe contrato y revisa los aspectos legales. 18.1 En el caso de no estar conforme, enva las observaciones del caso a la unidad contratante, para que se le incorpore al contrato. 18.2 En el caso de estar conforme, visa y sella el contrato y remite al contralor del estado para la aprobacin del mismo. CONTRALOR DEL ESTADO 19. Recibe el contrato, aprueba el mismo y enva a la consultora jurdica. CONSULTORIA JURIDICA 20. Recibe el contrato debidamente aprobado y firmado por el contralor. 20.1 En el caso de estar firmado, entrega el contrato a la empresa que se le adjudico para su respectiva suscripcin.
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20.1.1 En el caso de que la empresa adjudicataria no firme el contrato, se le informa a la unidad contratante para que elabore un nuevo contrato con la empresa que obtuvo la segunda opcin. UNIDAD CONTRATANTE 21. Recibe el contrato proveniente de la consultora jurdica. 21.1 De estar firmado por parte de la contralora del estado y la empresa que se le adjudico la contratacin, inicia con la recepcin del bien, servicio o la ejecucin de la obra segn los lineamientos establecidos. 21.2 En el caso de no estar suscrito por las partes , elabora un nuevo contrato con la empresa que obtuvo la segunda opcin.
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CONCURSO CERRADO OBJETIVO Describir las actividades a desarrollar para las contrataciones pblicas en la modalidad de concurso cerrado que deben realizar las unidades contratantes en coordinacin con la comisin de contrataciones para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras. UNIDADES O PERSONAS INVOLUCRADAS Unidades usuarias o unidades contratantes de la contralora del estado. Comisin de contrataciones de la contralora del estado. NORMAS ESPECFICAS DEL CONCURSO CERRADO: 1. El Concurso cerrado es la modalidad de seleccin del contratista en la que al menos cinco (5) participantes son invitados de manera particular a presentar ofertas por el rgano o ente contratante, con base en su capacidad tcnica, financiera y legal. 2. En el concurso cerrado se podr invitar a participar a empresas extranjeras que no posean sucursales o filiales en el pas, siempre y cuando haya sido calificada legal, financiera y tcnicamente, con base en los parmetros requeridos para la contratacin y se debe dejar constancia de esa calificacin en el expediente. 3. Se podr proceder por concurso cerrado: Para la adquisicin de bienes o prestacin de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado superior a cinco mil unidades tributarias (5.000 UT) y hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT). Para la ejecucin de obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado superior a veinte mil unidades tributarias (20.000 UT) y hasta cincuenta mil unidades tributarias (50.000 UT). 4. Puede procederse por Concurso cerrado independientemente del monto de la contratacin, cuando la mxima autoridad del rgano o ente contratante, mediante acto motivado lo justifique, en los siguientes casos: Si se trata de la adquisicin de equipos altamente especializados destinados a la experimentacin, investigacin y educacin. Por razones de seguridad, calificadas como tales, conforme a lo previsto en la disposicin legal que regule la materia.
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Cuando de la informacin verificada en los archivos o base de datos suministrados por el Registro Nacional de Contratista, los bienes a adquirir los producen o venden cinco (5) o menos fabricantes o proveedores, o si solo cinco (5) o menos industrias estn en capacidad de ejecutar las obras o prestar los servicios a contratar. 5. Declarada desierta la modalidad de concursos abiertos, puede procederse por concurso cerrado. Este proceso debe iniciarse bajo las mismas condiciones establecidas en el concurso abierto declarado desierto. 6. En el concurso cerrado debe existir acta de inicio del procedimiento, el cual debe incluir la siguiente informacin. Segn lo establece el articulo 107 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas: a) Descripcin del objeto de la contratacin y nmero del procedimiento. b) Monto estimado de la contratacin. c) Verificacin de la situacin legal de las empresas. d) Empresas seleccionadas con indicacin de nivel estimado de contratacin y calificacin financiera. e) Razones tcnicas que fundamentaron la escogencia de las empresas participantes. f) Cronograma de ejecucin de la modalidad de seleccin. g) Firma de los miembros de la comisin de contrataciones. 7. En el concurso cerrado el pliego de condiciones ser remitido a los participantes conjuntamente con la invitacin.
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CONCURSO CERRADO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO COMISION DE CONTRATACIONES 1. Levanta acta de inicio del procedimiento. Segn lo establece el artculo 107 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas. 2. Solicita a cinco (5) empresas como mnimo presentar sus ofertas mediante invitacin acompaada del pliego de condiciones e indica el da y la hora del acto publico o de recepcin y apertura de sobres que contengan las ofertas. 3. Levanta acta por cada reunin donde debe mencionar la unidad contratante, es decir la unidad que solicita el proceso de contratacin, adems identificar a los miembros de la comisin de contrataciones: Nombre y Apellido, cedula de identidad y el carcter con que acta, la misma debe ser suscrito por todos los presentes en la reunin y archivados en el expediente inherente al proceso de contratacin. 4. Espera los lapsos de tiempo establecidos en la Ley de Contrataciones Publicas para la recepcin de las ofertas. 5. Realiza el acto pblico de recepcin y apertura de los sobres contentivo de los documentos necesarios para participar y ofertar. En la modalidad de concurso cerrado se realizarn dos (02) actos, un acto de recepcin de documentos y un acto de apertura de sobres. Nota: Para el acto de recepcin de documentos se establecer un lapso para que los participantes consignen en sobres cerrados y sellados manifestacin de voluntad de participar, los documentos de calificacin, garantas y ofertas, establecidos en los pliegos de condiciones. 6. Levanta el acta (culmina el lapso de tiempo otorgado y recibido los sobres por los oferentes), donde se dejar constancia de los participantes asistentes y cantidad de sobres entregados. 7. Procede a iniciarse el acto de apertura de sobres, (culmina el acto de recepcin de documentos), se verifica el contenido del mismo sin evaluar cualitativamente los documentos. 8. Levanta acta donde se dejar constancia de lo recibido. 9. Cuantifica las ofertas, que ofrezcan mayor ventaja a la institucin. 10. Realiza informe de recomendacin de otorgamiento de la adjudicacin a la empresa que resulte ganadora segn los criterios y mecanismos previstos en el pliego de condiciones o declara desierta la contratacin, en informe
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razonado, dentro de los lapsos de tiempo establecidos, el cual deben ser de al menos tres (3) das hbiles para la adquisicin de bienes y servicios y seis (6) das hbiles para la contratacin de obras. 11. Enva a la consultora jurdica expediente para su revisin y aval del proceso de contratacin. CONSULTORIA JURIDICA 12. Recibe expediente para su revisin legal. 12.1 en el caso de no estar conforme, enva las observaciones del caso a la comisin de contrataciones. 12.2 En el caso de estar conforme, avala expediente de la contratacin y remite al contralor del estado. CONTRALOR DEL ESTADO 13. Recibe expediente contentivo del proceso de contrataciones con el informe de recomendaciones generado por la comisin de contrataciones. 13.1 En el caso de no aprobar el expediente, informa a travs de oficio y remite a la comisin de contrataciones. 13.2 En el caso de aprobar el expediente de la contratacin, lo remite a la comisin de contrataciones a travs de oficio. COMISION DE CONTRATACIONES 14. Recibe la respuesta del contralor del estado por medio de oficio. 14.1 En el caso de no estar aprobada la adjudicacin, verifica los motivos. 14.2 En el caso de aprobacin de la adjudicacin, el coordinador de la comisin de contrataciones notifica a las empresas participantes indicando el nombre del oferente que obtuvo la adjudicacin y a los oferentes que quedaron en primera y segunda opcin, esto previendo el caso de que el adjudicatario no mantenga la oferta, no firme el contrato, no suministre la fianza de fiel cumplimiento o le sea anulada la adjudicacin.
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UNIDAD CONTRATANTE 15. Recibe de la comisin de contrataciones documentacin de la adjudicacin con el oficio del contralor del estado. 16. Elabora contrato y enva a la consultora jurdica para su revisin legal. CONSULTORIA JURIDICA 17. Recibe contrato y revisa los aspectos legales. 17.1 En el caso de no estar conforme, enva las observaciones del caso a la unidad contratante, para que las incorpore al expediente. 17.2 En el caso de estar conforme, visa y sella el contrato y remite al contralor del estado para la aprobacin del mismo. DESPACHO DEL CONTRALOR 18. Recibe el contrato aprueba el mismo y lo remite a la consultora jurdica. CONSULTORIA JURIDICA 19. Recibe el contrato debidamente aprobado y firmado por el contralor. 19.1 En el caso de no estar firmado, se remite a la unidad contratante para que realice un nuevo contrato. 19.2 En el caso de estar firmado, entrega el contrato a la empresa que se le adjudico para la debida suscripcin. UNIDAD CONTRATANTE 20. Recibe el contrato proveniente de la consultora jurdica. 20.1 de estar firmado por parte de la contralora del estado y la empresa que se le adjudico la contratacin, inicia con la recepcin del bien, servicio o la ejecucin de la obra segn los lineamientos establecidos. 20.2 En el caso de no estar suscrito por las partes el contrato, elabora un nuevo contrato con la empresa que obtuvo la segunda opcin.
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2.3 MODALIDADES EXCEPCIONALES DE ADJUDICACION
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CONTRATACION DIRECTA OBJETIVO Describir los pasos a seguir para la contratacin directa, donde se concentran todas aquellas situaciones de carcter excepcional, que requieren acciones inmediatas de seleccin de contratista, para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras. UNIDADES INVOLUCRADAS Unidades usuarias o unidades contratantes de la contralora del estado Yaracuy. NORMAS ESPECFICAS DE LA CONTRATACION DIRECTA 1. Es la modalidad excepcional de adjudicacin que realiza la contralora del estado Yaracuy de conformidad con la Ley de Contrataciones Publicas. En esta modalidad no existe proceso competitivo. DE LA CONTRATACION DIRECTA CON ACTO MOTIVADO, SEGN LO ESTABLECE EL ARTICULO 76 DE LA LEY DE CONTRATACIONES PUBLICAS 2. Se podr proceder excepcionalmente a la contratacin directa, independientemente del monto de la contratacin, siempre y cuando el contralor del estado, mediante acto motivado justifique adecuadamente su procedencia, en los siguientes supuestos: Si se trata de adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras requeridas para la continuidad del proceso productivo, y pudiera resultar gravemente afectado por el retardo de la apertura de un procedimiento de contratacin. Cuando las condiciones tcnicas de determinado bien, servicio u obra, excluyen toda posibilidad de competencia. En caso de contratos que tengan por objeto la fabricacin de equipos, la adquisicin de bienes o la prestacin de servicios, en los que no fuere posible aplicar las modalidades de contratacin, dadas las condiciones especiales bajo las cuales los fabricantes y proveedores convienen en producir o suministrar esos bienes, equipos o servicios. Cuando se trate de emergencias comprobada, producto de hechos o circunstancias sobrevenidos que tengan como consecuencia la
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paralizacin total o parcial de las actividades del ente u rgano contratante, o afecte la ejecucin de su competencia. Cuando se trate de la adquisicin de bienes, prestacin de servicio y ejecucin de obras regulados por contratos terminados anticipadamente, y si del retardo en la apertura de un nuevo procedimiento de contratacin pudieren resultar perjuicios para el rgano o ente contratante. Cuando se trate de la adquisicin de bienes, prestacin de servicio y ejecucin de obras para su comercializacin ante consumidores, usuarios o clientes, distintos al rgano o ente contratante, siempre que los bienes o servicios estn asociados a la actividad propia del contratante y no ingresen de manera permanente a su patrimonio. Cuando se trate de contrataciones que tengan por objeto la adquisicin de bienes, prestacin de servicio y ejecucin de obras sobre las cuales una modalidad de seleccin de contratistas pudiera comprometer secretos o estrategias comerciales del rgano o ente contratante, cuyo conocimiento ofrecera ventaja a sus competidores. Cuando de trate de la adquisicin de bienes producidos por empresas con las que el rgano o ente contratante suscriba convenios comerciales de fabricacin, ensamblaje o aprovisionamiento, siempre que tales convenios hayan sido suscritos para desarrollar la industria nacional sobre los referidos bienes, en cumplimiento de planes dictados por el Ejecutivo Nacional. Cuando se trata de adquisicin de bienes, prestacin de servicio y ejecucin de obras requeridos para el restablecimiento inmediato o continuidad de los servicios pblicos o actividades de inters general que hayan sido objeto de interrupcin o fallas, independientemente de su recurrencia. Cuando se trate de actividades requeridas para obras que se encuentren en ejecucin directa por rgano y entes del estado, y de acuerdo a su capacidad de ejecucin, sea necesario por razones estrategias de la construccin, que parcialmente sean realizadas por un tercero, siempre y cuando esta asignacin no supere el cincuenta por ciento (50%) del contrato original. Cuando se trate de la adquisicin de bienes, prestacin de servicio y ejecucin de obras a pequeos y medianos productores nacionales
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que sean indispensables para asegurar el desarrollo de la cadena agroalimentaria. Cuando se trate de de la adquisicin de bienes, prestacin de servicio y ejecucin de obras para las cuales se hayan aplicado modalidades de contratacin y estas hayan sido declaradas desiertas, manteniendo las mismas condiciones establecidas en la modalidad declarada desierta. Para proceder a esta modalidad deben siempre agotarse los procedimientos de acuerdo a los supuestos cuantitativos que correspondan. DE LA CONTRATACION DIRECTA SIN ACTO MOTIVADO, SEGN LO ESTABLECE EL ARTICULO 77 DE LA LEY DE CONTRATACIONES PUBLICAS. EL CUAL ESTABLECE TEXTUALMENTE LO SIGUIENTE: Se proceder excepcionalmente por contratacin directa sin acto motivado, previa aprobacin de la mxima autoridad del ministerio competente: Cuando se decrete cualquiera de los estados de excepcin contemplados en la Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela. Si se trata de bienes, productos y servicios de urgente necesidad para la seguridad y defensa de la nacin, para cuya adquisicin se hace imposible la aplicacin de las modalidades de seleccin, dadas las condiciones especiales que los proveedores requieren para suministrar los bienes, productos y servicios. Si se trata de bienes, servicios, productos alimenticios y medicamentos, declarados como de primera necesidad, siempre y cuando existan en el pas condiciones de desabastecimiento por no produccin o produccin insuficiente, previamente certificadas por la autoridad competente. DE LA EMERGENCIA COMPROBADA, SEGN LO ESTABLECE EL ARTICULO 78 DE LA LEY DE CONTRATACIONES PUBLICAS 3. La emergencia comprobada deber ser especfica e individualmente considerada para cada contratacin, por lo que deber limitarse al tiempo y objeto estrictamente necesario para corregir, impedir o limitar los efectos del dao grave en que se basa la calificacin y su empleo. Sera solo para atender las areas estrictamente afectadas por los hechos o circunstancias que lo generaron, deber ser participada al Servicio Nacional de Contrataciones dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a la
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suscripcin del contrato, anexando toda documentacin en la que se fundamenta la decisin. 4. Debe elaborarse acto motivado indicndose toda la informacin que justifique la citada excepcin, adems deber contener dicho acto una exposicin sucinta de los hechos, justificacin legal, anlisis y toma de decisin. Se debe preparar y remitir mensualmente al rgano de control interno de esta contralora las decisiones de contratacin fundamentadas en la emergencia comprobada, anexando los actos motivados con la finalidad de que determine la justificacin o no de la emergencia. DEL LAPSO DE ADJUDICACION EN SUPUESTO DE CONTRATACION DIRECTA 5. Para la contratacin directa el lapso de adjudicacin deber ser inferior al establecido para la modalidad de seleccin de contratista que corresponda de acuerdo a lo establecido en los numerales 1 y 5 del artculo 76 de la Ley de Contrataciones Pblicas. DE LA SOLICITUD DE OFERTAS PARA LA CONTRATACION DIRECTA 6. En la contratacin directa, cuando las condiciones lo permitan, se deber solicitar al menos dos (02) ofertas, pero se puede otorgar la adjudicacin si se hubiera recibido al menos una de ellas, siempre que cumpla con las condiciones del requerimiento y sea conveniente a los intereses de la contralora del estado Yaracuy. OTRAS CONSIDERACIONES 7. Procedencia de contratacin directa por agotamiento de procedimientos competitivos. La contralora del estado Yaracuy puede proceder por contratacin directa, una vez agotados los procedimientos de seleccin de contratistas, manteniendo las mismas condiciones establecidas en la modalidad declarada desierta. PREFERENCIA REGIONAL 8. La contralora del estado Yaracuy adjudicar preferentemente; bajo la modalidad de contratacin directa a empresas pequeas y medianas industrias o cualquier otra forma asociativa productiva comunitaria, todas ubicadas en el lugar donde se realiza la contratacin. 9. Contratacin directa al mediano productor, cuando la contralora del estado proceda a la adquisicin de los bienes o prestacin de servicios a medianos productores, para asegurar el desarrollo de la cadena agroalimentaria, deben establecerse los mecanismos de control que permitan verificar que el mediano productor cumpla con los requisitos de inscripcin en
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el Registro Nacional de Contratista, de ser aplicable, y que cuente con la capacidad tcnica para el suministro. Segn lo establece el artculo 119 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas.
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CONTRATACION DIRECTA DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD USUARIA 1. Efecta actividades previas a la contratacin (especificaciones tcnicas sin mencionar marca comercial), formula el requerimiento a la unidad contratante. UNIDAD CONTRATANTE 2. Recibe el requerimiento por parte de la unidad usuaria. 3. Prepara expediente de la contratacin directa el cual debe contener: Acto motivado en el cual justifique la procedencia, dicho acto motivado debe ser aprobado por el contralor del estado. Disponibilidad presupuestaria certificada. Requerimientos 4. Invita a la empresa a presentar oferta. 5. Recibe la oferta la analiza y levanta el informe y solicita el otorgamiento de la adjudicacin para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras. Nota: Dicho informe deber contener el acto motivado que justifique la contratacin. Adems mencionar la unidad solicitante, es decir la unidad que solicita la contratacin directa. 6. Enva a la consultora jurdica el expediente para que revise los extremos legales. 7. Recibe el aval de consultora jurdica y luego remite, el informe al contralor del estado con los soportes para que autorice la contratacin directa. 8. Recibe oficio del contralor del estado con la aprobacin. 9. Elabora contrato y enva a la consultora jurdica para su revisin legal. CONSULTORIA JURIDICA 10. Recibe contrato y revisa los aspectos legales. 10.1 En el caso de no estar conforme, enva las observaciones del caso a la unidad contratante, para que incorpore al contrato dichas observaciones.
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10.2 En el caso de estar conforme, visa y sella el contrato y remite al contralor del estado Yaracuy para la aprobacin del mismo. CONTRALOR DEL ESTADO 11. Recibe el contrato aprueba el mismo y entrega al contralor para su suscripcin. 12. Remite el contrato suscrito a la consultora jurdica. CONSULTORIA JURIDICA 13. Recibe el contrato debidamente aproado y firmado por el contralor del estado. 14. Entrega el contrato a la empresa que se le adjudico para la suscripcin. UNIDAD CONTRATANTE 15. Recibe el contrato proveniente de consultora jurdica. 15.1 En el caso de estar aprobado y firmado por el contralor del estado Yaracuy y la empresa a la cual se le adjudico la contratacin, se inicia con el recibimiento del bien, servicio o la ejecucin de la obra segn los lineamientos establecidos. 15.2 En el caso de que la empresa adjudicataria no firme el contrato, se elabora un nuevo contrato con la empresa que obtuvo la segunda opcin.
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2.4 COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
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CUMPLIMIENTO DEL COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL OBJETIVO Garantizar el cumplimiento del compromiso de responsabilidad social establecido en la Ley de contrataciones publicas, el cual deber ser consignado por los representantes de las empresas participantes, siendo responsabilidad de las unidades contratantes de la contralora del estado Yaracuy establecer los controles que permitan regular el cumplimiento del compromiso. UNIDADES INVOLUCRADAS Unidades contratantes de la Contralora del estado Yaracuy. Comisin de contrataciones de la Contralora del estado Yaracuy. Empresas adjudicatarias NORMAS ESPECFICAS 1. Se entender por: Compromiso de Responsabilidad Social: Todos aquellos acuerdos donde se establezca al menos un compromiso relacionado con: La ejecucin de proyectos de desarrollo socio comunitario, la creacin de nuevos empleos permanentes, formacin socio productiva de integrantes de la comunidad, venta de bienes a precios solidarios, aportes en dinero o especies a programas sociales determinados por el estado o a instituciones sin fines de lucro y cualquier otro que satisfaga las necesidades prioritarias del entorno social del rgano o ente contratante. Segn lo establece el articulo 6, numeral 19 de la Ley de Contrataciones Pblicas. 2. Los pliegos de condiciones de los concursos abiertos, concursos cerrados, llevaran anexo el modelo de Declaracin Jurada del Compromiso de Responsabilidad Social que asumen los contratistas, el cual deber ser consignado por los representantes de las empresas participantes, de acuerdo a lo establecido en le pliego, durante el acto de recepcin y apertura de sobres. 3. El pliego deber contener las condiciones de manera clara y precisa sobre el establecimiento del Compromiso de Responsabilidad Social. 4. El compromiso de responsabilidad social es de obligatorio cumplimiento, por todas las unidades y dependencias de la Contralora del estado Yaracuy y debern exigirlo a las empresas en todas las contrataciones, bajo las modalidades de concurso abierto, concurso cerrado, contratacin directa,
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consulta de precios, as como, en los procedimientos excluidos de la aplicacin de modalidades de seleccin. 5. Las unidades contratantes de la Contralora del estado Yaracuy, una vez formalizada la contratacin correspondiente, debern garantizar a los fines de la administracin del contrato, el cumplimiento de las obligaciones contradas por las partes, estableciendo controles que permitan regular el cumplimiento del compromiso de responsabilidad social. 6. El compromiso de responsabilidad social ser requerido en todas las modalidades de seleccin de contratista previstas en la Ley de Contrataciones Publicas, as como, en los procedimientos excluidos de la aplicacin de estas, cuyo monto total, incluidos los tributos superen las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500UT). 7. Para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras, se establecer para el compromiso de responsabilidad social un valor del dos por ciento (2%), del monto total de la oferta sin incluir el impuesto al valor agregado (IVA). 8. A los fines de garantizar el cumplimiento del compromiso de responsabilidad social, el plazo de ejecucin de la obra o proyecto social debe ser menor al plazo de la ejecucin de la actividad u objeto del contrato principal, para asegurar su terminacin y entrega a entera satisfaccin de la comunidad beneficiada, antes o en la misma fecha del cierre administrativo del contrato, para ello se estipulara el compromiso ofrecido en las clausulas del contrato que se suscriba. 9. La unidad contratante deber incorporar o velar que se incorpore el compromiso de responsabilidad social, dentro de las condiciones de la contratacin, fijando los criterios o elementos que deben comprometerse a cumplir los oferentes. 10. Los oferentes en las modalidades de seleccin de contratista previstas en la Ley de Contrataciones Publicas, as como en los procedimientos excluidos de la aplicacin de estas modalidades, deben presentar, junto con sus ofertas, una declaracin jurada mediante la cual especifique el compromiso de responsabilidad social. 11. Las unidades contratantes de la contralora del estado debern publicar en su pagina web el otorgamiento de la adjudicacin, sealando el compromiso de responsabilidad social asumido por las empresas adjudicatarias.
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12. El instructivo del plan excepcional de desarrollo econmico y social para las compras del estado, elaborado por el Ministerio del Poder Popular para las Industrias Ligeras y Comercio en el punto N 12 numeral 1 establece que: El compromiso de responsabilidad social, ser una condicin de estricto cumplimiento, para la participacin dentro de las contrataciones del estado (incluyendo los planes excepcionales de compra del estado Decreto N 2.371) debidamente especificado, en las condiciones de participacin, segn el porcentaje que le corresponda, en acuerdo con la matriz de aplicacin del compromiso, que deber reflejarse en los siguientes aspectos: precios solidarios, calidad de los productos, articulacin de los consejos comunales de su localidad, disposicin a apoyar las misiones sociales, disposicin de impulsar el motor moral y luces, disposicin a contribuir a la creacin de nuevas empresas de propiedad social y disposicin a propiciar la formacin para el trabajo de miembros de las comunidades. 13. El instructivo del Plan Excepcional de Desarrollo Econmico y Social para las compras del estado, elaborado por el Ministerio del Poder Popular para las Industrias Ligeras y Comercio en el punto N 12 numeral 2 establece que: El Ministerio del Poder Popular para las Industrias Ligeras y Comercio, como ente rector de la poltica, conjuntamente con los entes contratantes y la comunidad organizada, al ejercer esta ultima la contralora social, debern mantener una revisin sistemtica de los compromisos adquiridos por todos los que contraten con el estado (). 14. El Compromiso de Responsabilidad Social como poltica del Estado quedo establecido dentro de los siguientes trminos: Dentro de la construccin del Poder Popular, es poltica del Estado asumir la Responsabilidad Social, desde la perspectiva del Nuevo Modelo Socialista y como proceso permanente, inmerso en el mbito de la corresponsabilidad, con la participacin de la comunidad, entes contratantes, contratistas y el Estado. Basado en los artculos 299 y 308 de la Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela. 15. Los recursos provenientes del Compromiso de Responsabilidad Social sern dirigidos a demandas sociales aprobadas previamente por el Contralor del Estado, de acuerdo al contenido del artculo 6 numeral 19 de la Ley de Contrataciones Publicas en concordancia con el artculo 41 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Publicas. Es importante destacar, que apenas se reciba el Compromiso de Responsabilidad Social, por parte de la empresa adjudicataria deber la unidad o dependencia, someter a consideracin del
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Contralor del Estado el proyecto al cual va a estar destinado dicho compromiso y su ejecucin se efectuar de inmediato, con el objetivo de evitar la acumulacin de aportes.
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CUMPLIMIENTO DEL COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD CONTRATANTE 1. Adjudicada la empresa ganadora en el proceso de contratacin, bajo las modalidades de concurso abierto, concurso cerrado, contratacin directa, consulta de precios, as como en los procedimientos excluidos de la aplicacin de modalidades de seleccin. Publica en la pagina web de la contralora del estado, el otorgamiento de la adjudicacin, sealando el destino y monto en bolvares del Compromiso de Responsabilidad Social asumido por la empresa. 2. Procede a velar por el cumplimiento de la Contralor de la Responsabilidad Social asumida por la empresa. Nota: El plazo de ejecucin de la obra o proyecto social la cual es menor al plazo de la ejecucin de la actividad u objeto del contrato principal, para asegurar su terminacin y entrega a entera satisfaccin de la comunidad beneficiada, antes o en la misma fecha del cierre administrativo del contrato. 3. Levanta Acta de Finiquito del cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social, la cual debe ser suscrita por el Contralor del estado, un representante de la empresa y un representante del beneficiario del compromiso. 4. Archiva un acta de finiquito para su control y entrega otra a la empresa.
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2.5 RENDICION ANTE ENTES EXTERNOS
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PROGRAMACION DE COMPRAS OBJETIVO Realizar la programacin de adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras a contratar para el prximo ejercicio fiscal, con el fin de reflejar su planificacin de las compras de la Contralora del estado Yaracuy y la demanda potencial para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras de la Contralora del estado Yaracuy. UNIDADES INVOLUCRADAS Unidad Contratante de la Contralora del estado Yaracuy. Unidad de administracin (como responsable de la consolidacin de la informacin, ante el Ente Externo en lo atinente a la programacin anual de compras). Ente Externo Servicio Nacional de Contrataciones (SNC). NORMAS ESPECFICAS 1. Las unidades contratantes de la Contralora del estado Yaracuy, debern realizar anualmente, la Programacin de adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras a contratar para el prximo ejercicio fiscal, salvo aquellas contrataciones, que por razones de seguridad de estado estn calificados como tales, o que hayan sobrevenido y por su naturaleza no puedan ser planificadas, de acuerdo a su Plan Operativo Anual (POA) y la carga debern realizarla en lnea a travs de la pagina web www.snc.gob.ve, en el modulo diseado por el Ente Externo denominado Modulo de Programacin Electrnica de Compras. 2. El jefe de administracin y el contralor, debern revisar la programacin de compras en el Modulo de Programacin Electrnica de Compras, creado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC). 3. La unidad de administracin, como cuentadante de la Contralora del estado Yaracuy ante el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), ser la responsable de remitir ante el Ente Externo la Programacin de obras, servicios y adquisicin de bienes, realizadas por las unidades, dentro de los quince (15) das siguientes a la aprobacin del presupuesto. Segn lo establece el artculo 23 numeral 1, primer prrafo de la Ley de Contrataciones Publicas.
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4. En caso de que la Programacin de obras, servicios y adquisicin de bienes, sufra modificaciones debern ser notificadas al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), dentro de los quince (15) das siguientes, contados a partir de la aprobacin de la modificacin. Segn lo establece el artculo 23 numeral 1, segundo prrafo de la Ley de Contrataciones Publicas.
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PROGRAMACION DE COMPRAS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD CONTRATANTE 1. Consulta el Plan Operativo Anual (POA) de la Contralora del estado Yaracuy. 2. Determina con base en el punto anterior la demanda potencial de bienes, obras y servicios de las unidades ejecutoras que ella administra. 3. Carga en la, pgina web www.snc.gob.ve del modulo denominado Modulo de Programacin Electrnica de Compras, los datos de la Programacin de obras, servicios y adquisicin de bienes a contratar para el prximo ejercicio fiscal, de acuerdo al instructivo respectivo. 4. Informa al Contralor del estado sobre la carga de la Programacin de obras, servicios y adquisicin de bienes a contratar para el prximo ejercicio fiscal, para su revisin. CONTRALOR DEL ESTADO 5. Revisa en la pgina web www.snc.gob.ve, a travs del Modulo de Programacin Electrnica de Compras, los datos de la Programacin de obras, servicios y adquisicin de bienes a contratar para el prximo ejercicio fiscal, cargados por el funcionario responsable de la unidad de administracin. 5.1 No esta conforme, informa a la unidad contratante las observaciones al respecto, a fin de que el funcionario responsable proceda a la correccin de las mismas. 5.2 Esta conforme, remite comunicacin de la unidad de administracin, sobre la culminacin de la carga de la informacin correspondiente a la Programacin de obras, servicios y adquisicin de bienes a contratar para el prximo ejercicio fiscal, satisfactoriamente. UNIDAD DE ADMINISTRACION 6. Recibe y verifica la informacin de la Programacin de obras, servicios y adquisicin de bienes a contratar para el prximo ejercicio fiscal, a travs del Modulo de Programacin Electrnica de Compras, creado por el Ente Externo para tal fin.
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7. Valida conjuntamente con el analista de la unidad de planificacin si la Programacin de obras, servicios y adquisicin de bienes a contratar para el prximo ejercicio fiscal, se ajusta al monto total del presupuesto. 7.1 Presenta errores la carga en el sistema, informa tanto por correo electrnico como va telefnica a la unidad contratante de la contralora del estado, a fin de que verifique la misma y proceda a subsanar los mismos. 7.2 Es correcta la informacin suministrada, se genera automticamente el consolidado de la contralora como un nico Ente. Segn instructivo del Modulo de Programacin Electrnica de Compras del estado. Como lo establece el artculo 23 numeral 1 de la Ley de Contrataciones Publicas. 8. Procede a seleccionar la opcin de finalizar la Programacin de obras, servicios y adquisicin de bienes a contratar para el prximo ejercicio fiscal, e imprime el recibo generado por el sistema.
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SUMARIO DE CONTRATACIONES OBJETIVO Informar al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), de las adquisiciones de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones Publicas y su reglamento, efectuadas por las unidades contratantes de la Contralora del estado Yaracuy. UNIDADES INVOLUCRADAS Unidad Contratante de la Contralora del estado Yaracuy. Unidad de administracin (como responsable de la consolidacin de la informacin, ante el Ente Externo en lo atinente al sumario de contrataciones). Ente Externo Servicio Nacional de Contrataciones (SNC). NORMAS ESPECFICAS 1. La unidad de administracin, deber remitir al Servicio Nacional de Contrataciones, dentro de los primeros quince (15) das continuos siguientes al vencimiento de cada trimestre, un sumario de contrataciones realizadas en dicho plazo, por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones Publicas y su reglamento, que contendr la identificacin de cada procedimiento, su tipo, su objeto, el nombre de las empresas participantes, de la adjudicataria y el monto del contrato si fuere el caso. Segn lo establece el artculo 23 numeral 2 de la Ley de Contrataciones Publicas. 2. La carga del sumario de contrataciones, se realizar a travs de la pgina web www.snc.gob.ve, en el modulo denominado Modulo de Sumario de Contrataciones, diseado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), de acuerdo al instructivo respectivo. 3. La unidad de administracin, deber revisar el resumen de los procesos de contratacin ejecutados por las unidades en el Modulo de Sumario de Contrataciones, creado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), antes de notificarle al Contralor del Estado, la culminacin de la carga de la informacin satisfactoriamente. 4. La carga del Sumario de Contrataciones se har de manera mensual. 5. Las unidades, debern cargar la informacin correspondiente al Sumario de Contrataciones mensualmente, durante los primeros siete (07) das del mes siguiente e informar a la unidad de administracin.
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SUMARIO DE CONTRATACIONES DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD CONTRATANTE 1. Carga a travs de la pgina web www.snc.gob.ve, en el modulo denominado Sumario de Contrataciones, un resumen de los procesos de contratacin ejecutados por la Contralora del estado Yaracuy. 2. Informa a la unidad de administracin que ha culminado con la carga mensual correspondiente para su revisin. UNIDAD DE ADMINISTRACION 3. Revisa en la pgina web www.snc.gob.ve, en el modulo denominado Sumario de Contrataciones, el resumen de los procesos de contratacin ejecutados por las unidades. 3.1 No esta conforme, informa a la unidad contratante de la Contralora del estado las observaciones del caso. 3.2 Esta conforme, informa a travs de oficio o correo electrnico al Contralor del estado que se culmino la carga en el modulo Sumario de Contrataciones, a fin de que el funcionario responsable proceda a la correccin de las mismas. 4. Recibe y verifica oficio o correo electrnico informando sobre la culminacin de la carga, por parte de las unidades. 4.1 Posee errores la carga en el sistema, se le informa a fin de que verifique la carga. 4.2 Si la carga se efectu sin errores, de acuerdo a los parmetros establecidos en el modulo denominado Sumario de Contrataciones, genera el cierre del trimestre ejecutado a travs del sistema electrnico creado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC). 5. Informa, a travs de formato Excel al contralor del estado, sobre el cumplimiento por parte de las unidades, sobre la rendicin correspondiente al Sumario de Contrataciones.
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EVALUACION DEL DESEMPEO DEL CONTRATISTA OBJETIVO Rendir ante el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) sobre la evaluacin de desempeo del contratista por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones Publicas y su reglamento. UNIDADES INVOLUCRADAS Unidad Contratante de la Contralora del estado Yaracuy. Unidad de administracin (como responsable de la consolidacin de la informacin, ante el Ente Externo en lo atinente a la Evaluacin del Contratista). Ente Externo Servicio Nacional de Contrataciones (SNC). NORMAS ESPECFICAS 1. Las unidades contratantes de la Contralora del estado Yaracuy, debern cargar a travs del modulo Evaluacin de Desempeo de Contratistas, de acuerdo a lo dispuesto en el articulo 31 de la Ley de Contrataciones Publicas, el cual establece: Los rganos o entes contratantes deben remitir al Registro Nacional de Contratistas informacin sobre la actuacin o desempeo del contratista, dentro de los treinta (30) das hbiles siguientes a la notificacin de los resultados en la ejecucin de los contratos de obras, adquisicin de bienes o prestacin de servicio. 2. El Contralor del estado, deber revisar la Evaluacin de Desempeo del Contratista, a los fines de verificar la culminacin de la carga de la informacin sobre la actuacin de desempeo del contratista. 3. Las unidades, debern cargar la informacin correspondiente a la Evaluacin de Desempeo del Contratista mensualmente durante los primeros siete (07) das del mes siguiente e informar al Contralor del estado Yaracuy. 4. Las unidades contratantes de la Contralora del estado Yaracuy, realizarn mensualmente y e conjunto con la unidad solicitante que requiere y recibe el bien, la Evaluacin de Desempeo del Contratista, utilizando el modulo denominado Evaluacin de Desempeo de Contratistas, implementado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC).
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5. Deben rendirse los procesos llevados a cabo por la Comisin de Contrataciones, en lo atinente al Desempeo del Contratista de la empresa que resulto ganadora del proceso de contratacin, es indispensable que conste en oficio dicha evaluacin el cual ser suscrito por todos los miembros integrantes de la comisin de contrataciones. 6. La carga de la Evaluacin de Desempeo del Contratista se har de manera mensual. 7. La unidad de administracin, semanalmente informa a travs de formato Excel al contralor del estado Yaracuy, sobre el cumplimiento y la rendicin correspondiente a la Evaluacin de Desempeo del Contratista.
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EVALUACION DE DESEMPEO DEL CONTRATISTA DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD CONTRATANTE 1. Procede a cargar la informacin sobre la actuacin o desempeo del contratista, a travs de la pgina web www.snc.gob.ve, en el modulo Evaluacin de Desempeo del Contratista, creado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC). 2. Informa a la autoridad competente que ha culminado con la carga mensual correspondiente, para su revisin y aprobacin. UNIDAD DE ADMINISTRACION 3. Revisa y determina. 3.1 Si posee errores la carga de la Evaluacin de Desempeo del Contratista, devuelve a la unidad contratante con sus observaciones al respecto. Regresa al paso N 1. 3.2 Si la carga se efectu sin errores, notifica a la unidad contratante del envi al contralor del estado a travs de oficio, que se culmino la carga en el modulo Evaluacin de Desempeo del Contratista. Es ind ispensable que se incorpore en la carga la Evaluacin efectuada por los miembros de la comisin de contrataciones. 4. Recibe oficio de la culminacin de la carga.
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REPORTE DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES, PRESTACION DE SERVICIOS Y EJECUCION DE OBRAS INFERIORES A 1.100 UT A EMPRESAS QUE NO POSEEN SOLVENCIA LABORAL. OBJETIVO Rendir ante el Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social la informacin correspondiente a los contratos, convenios, compras, prestacin de servicios y ejecucin de obras inferiores a 1.100 UT con empresas que no poseen solvencia laboral. UNIDADES INVOLUCRADAS Unidad Contratante de la Contralora del estado Yaracuy. Unidad de administracin (como responsable de la consolidacin de la informacin, ante el Ente Externo en lo atinente a las adquisiciones de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras inferiores a 1.100 UT con empresas que no posean solvencia laboral). Ente Externo Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social. NORMAS ESPECFICAS 1. El articulo 3 del Decreto numero 4.248 de fecha 30/01/2006, publicado en la Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N 38.371, de fecha 02/02/2006 establece que los rganos, Entes y Empresas del estado solo podrn celebrar contratos, convenios o acuerdos con patronos y patronas a quienes el Ministerio del Trabajo les haya expedido la solvencia laboral correspondiente, la cual constituye un requisito indispensable. 2. Sin embargo, el dictamen de la consultora jurdica del Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social N 196 de fecha 22 de mayo de 2006, determina que si bien la solvencia laboral es necesaria para la suscripcin de todos los contratos, convenios o acuerdos entre las empresas y establecimientos del sector privado y el estado, realizando una interpretacin restrictiva y no extensiva del articulo 3 en estudio, podemos afirmar que la exigencia de la solvencia laboral en estas actividades diarias, implicara que los rganos, entes y empresas del estado deben solicitar una solvencia laboral cada vez que necesiten abastecer o proveer de elementos bsicos e inmediatos para su funcionamiento. Por ello, en estos casos, y solo a titulo de referencia analgica, las contrataciones que se adelanten por un
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monto inferior a las 1.100 UT, es decir aquellas que no superen el primer supuesto de exigencia del procedimiento licitatorio, en opinin de este Despacho no requieren de la presentacin previa de la solvencia laboral como requisito imprescindible para su realizacin, supuesto que no podra trasladarse a ningn otro caso en que la exigencia de este requisito sea obligatoria. En este sentido, existe la obligacin de los rganos, entes y empresas del estado de informar peridicamente (mensual) al inspector del trabajo sobre los patronos y las patronas que le suministren bienes o presten servicios y cuyas contrataciones sean por un monto inferior a las 1.100 UT. 3. En atencin a lo antes expuesto las unidades contratantes de la Contralora del estado Yaracuy, debern remitir mensualmente mediante oficio a la unidad de administracin, la informacin correspondiente a los contratos, convenios, compras, prestacin de servicios y ejecucin de obras inferiores a 1.100 UT con empresas que no poseen solvencia laboral. La unidad de administracin informara al inspector del trabajo sobre los patronos y patronas que suministren bienes, prestacin de servicios, cuyas contrataciones sean por un monto inferior a las 1.100 UT. 4. La unidad de administracin, deber revisar la rendicin correspondiente a la informacin relativa a las contrataciones inferiores a 1.100 UT con empresas que no poseen solvencia laboral, antes de notificarle al contralor del estado que culmino la carga de la informacin. 5. La unidad de administracin, mensualmente deber compilar, revisar y enviar al Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social, la informacin correspondiente a los contratos, convenios, compras, prestacin de servicios y ejecucin de obras inferiores a 1.100 UT con empresas que no poseen solvencia laboral. 6. Las unidades, debern cargar la informacin correspondiente a 1.100 UT a empresas que no poseen solvencia laboral mensualmente, durante los primeros siete (7) das del mes siguiente e informar a la unidad de administracin. 7. La unidad de administracin, semanalmente informara al contralor del estado, sobre el cumplimiento por parte de las unidades, sobre la rendicin correspondiente a la informacin relativa a las contrataciones inferiores a 1.100 UT.
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REPORTE DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES, PRESTACION DE SERVICIOS Y EJECUCION DE OBRAS INFERIORES A 1.100 UT A EMPRESAS QUE NO POSEEN SOLVENCIA LABORAL. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD CONTRATANTE 1. Procede a cargar a travs de formato Declaracin mensual de la informacin relativa a las contrataciones inferiores a 1.100 Unidades Tributarias en programa Excel, creado por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social de toda la informacin correspondiente a los contratos, convenios, compras, prestacin de servicios, ejecucin de obras inferiores a 1.100 UT a empresas que no poseen solvencia laboral. 2. Informa a la autoridad competente que ha culminado con la carga en el formato creado por el Ente Externo, para su revisin y aprobacin. CONTRALOR DEL ESTADO 3. Revisa y determina. 3.1 Si posee errores la carga de la informacin, devuelve a la unidad contratante con sus observaciones al respecto. Regresa al paso N 1. 3.2 Si la carga se efectu sin errores, notifica a la unidad contratante del envi a la unidad de administracin a travs de oficio, que se culmino la carga en el formato creado por el Ente Externo. UNIDAD DE ADMINISTRACION 4. Recibe oficio con el archivo Excel adjunto a la culminacin de la carga, por parte de las unidades de la contralora del estado Yaracuy. 4.1 Si posee errores la carga de la informacin correspondiente a los contratos, convenios, compras, prestacin de servicios y ejecucin de obras inferiores a 1.100 UT a empresas que no poseen solvencia laboral, se le informa a la unidad a fin de que verifique y corrija la carga. 4.2 Si la carga se efectu sin errores, procede a remitir mediante oficio la informacin correspondiente a los contratos, convenios, compras, prestacin de servicios y ejecucin de obras inferiores a 1.100 UT a empresas que no poseen solvencia laboral al Ministerio del Poder para el Trabajo y Seguridad Social.
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ORDEN DE REQUISICIN PARA ADQUISICION DE BIENES OBJETIVO: Solicitar la adquisicin de bienes muebles y materiales por rubro, por parte de la Unidad que as lo requiere. PREPARACION: La Unidad Usuaria ser la responsable de generar el formulario en referencia. Se imprimirn dos (2) ejemplares con la siguiente distribucin: un ejemplar: En la Unidad Contratante, para el expediente y otro ejemplar en la Unidad Usuaria, para su control. DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO 1. Nmero: Indique nmero correlativo que corresponda a la Orden de Requisicin para Adquisicin de Bienes. 2. Fecha: Da, Mes y Ao en que se emiti la Requisicin. 3. Fax: Indique el nmero de Fax de la Unidad que requiere los bienes muebles, materiales o suministros. 4. Telfono: Coloque nmero telefnico de la Unidad que requiere los bienes muebles, materiales o suministros. 5. Unidad Usuaria: La Unidad que elabora la requisicin o requiere los bienes muebles, materiales o suministros. 6. Unidad de Medida: Indique la unidad de medida en que est expresado el bien, material o suministro a adquirir. 7. Cantidad: Indique el nmero de unidades requeridas por cada artculo a adquirir. 8. Descripcin: Seale cualquier comentario que considere relevante para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras. 9. Imputacin Presupuestaria: Indique el fondo, la unidad ejecutora, programa as como la cuenta de gasto por donde se va a realizar la imputacin presupuestaria. 10. Unidad Usuaria: Indique Unidad Usuaria y firma del Jefe de la Unidad Usuaria. 11. Control Presupuestario: Firma de la responsable del control presupuestario.
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ORDEN DE REQUISICIN PARA BIENES N--------------------Fecha: -------------------Unidad Usuaria: Fax: Unidad de Medida
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IMPUTACIN PRESUPUESTARIA USO EXCLUSIVO DE LA UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Fondo Unidad Ejecutora Programa Cuenta de Gasto
Dependencia y/o Despacho Contralor
Unidad Usuaria
Firma Autorizada
Control de Presupuesto
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ORDEN DE REQUISICIN PARA SERVICIOS OBJETIVO: Solicitar la prestacin de servicios requeridos por la Unidad Usuaria. PREPARACION: La Unidad Usuaria ser la responsable de generar el formulario en referencia. Se imprimirn dos (02) ejemplares con la siguiente distribucin: un ejemplar: En la Unidad Contratante, para el expediente y otro ejemplar en la Unidad Usuaria, para su control. DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO 1. Nmero: Indique nmero correlativo que corresponda a la Orden de Requisicin para Adquisicin de Bienes. 2. Fecha: Da, Mes y Ao en que se emiti la Requisicin. 3. Fax: Indique el nmero de Fax de la Unidad que requiere el servicio 4. Telfono: Coloque nmero telefnico de la Unidad que requiere el servicio. 5. Unidad Usuaria: La Unidad que elabora la requisicin o requiere la prestacin de servicios. 6. Rengln: Indique el rengln que corresponda por el servicio a solicitar. 7. Cantidad: Indique el nmero de unidades requeridas al servicio que se requiere. 8. Descripcin: Seale cualquier comentario que considere relevante para la prestacin de servicio que requiere. 9. Imputacin Presupuestaria: Indique el fondo, la unidad ejecutora, programa as como la cuenta de gasto por donde se va a realizar la imputacin presupuestaria. 10. Unidad Usuaria: Indique Unidad Usuaria y firma del Jefe de la Unidad Usuaria. 11. Control Presupuestario: Firma de la responsable del control presupuestario.
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ORDEN DE REQUISICIN PARA SERVICIOS N--------------------Fecha: -------------------Unidad Usuaria: Fax: Rengln Cantidad
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IMPUTACIN PRESUPUESTARIA USO EXCLUSIVO DE LA UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Fondo Unidad Ejecutora Programa Cuenta de Gasto
Dependencia y/o Despacho Contralor
Unidad Usuaria
Firma Autorizada
Control de Presupuesto
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Instructivo: Solicitud de Cotizacin para adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras. SOLICITUD DE COTIZACION PARA ADQUISICION PRESTACION DE SERVICIOS Y EJECUCION DE OBRAS. DE BIENES,
OBJETIVO: Solicitar a los distintos proveedores Ofertas sobre bienes muebles, materiales, suministros y servicios. PREPARACIN: La Unidad Contratante ser la responsable de generar el formulario. Se imprimirn dos (2) ejemplares con la siguiente distribucin: un ejemplar: Para el Proveedor y otro ejemplar en la Unidad Contratante, para el expediente. 1. Nmero: Indique nmero correlativo que corresponda a la Solicitud de Cotizacin para Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras. 2. Fecha: Da, Mes y Ao en que se emiti la Unidad Contratante. 3. Fax: Indique el nmero de Fax de la Unidad Contratante. 4. Telfono: Coloque nmero telefnico de la Unidad Contratante. 5. Unidad de Medida: Indica la unidad en que est expresado el artculo a adquirir. 6. Cantidad: Indica el nmero de unidades requeridas por cada artculo. 7. Descripcin: Seale cualquier comentario que considere relevante para la solicitud de la Cotizacin. 8. Elaborado por: Indique nombre y apellido del analista de la Unidad Contratante. 9. Aprobado por: Indique nombre y apellido del Jefe de la Unidad Contratante.
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SOLICITUD DE COTIZACION PARA ADQUISICIN DE BIENES, PRESTACION DE SERVICIOS Y EJECUCION DE OBRAS.
N--------------------Fecha: -------------------Fax: Unidad Medida Telfono: Descripcin
de Cantidad
Elaborado por:
Aprobado por:
Analista de Contratante
la
Unidad Jefe de la Unidad Contratante
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ACTA DE CONTROL PERCEPTIVO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES OBJETIVO: Dar conformidad de la recepcin del bien mueble, material y suministro. Sirve de soporte para el trmite del pago. PREPARACIN: La Unidad Usuaria ser la responsable de generar el formulario Acta de Control Perceptivo para la Adquisicin de Bienes. Se imprimir dos (2) ejemplares que se archivar en el expediente por la Unidad Contratante, una vez procesado el pago y otra quedara en los archivos de la Unidad Usuaria. DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO 1. Unidad Usuaria: Indique nombre de la Unidad Usuaria que solicito el bien mueble, material o suministro, de igual manera Nombre y Apellido de la persona que recibe el bien, as como la Nmero de la Cdula de Identidad. 2. Nombre del Proveedor: Indique Apellido y Nombre si es persona natural y razn social si es persona jurdica. 3. Cantidad: Indica el nmero de unidades adquiridas por cada artculo. 4. Unidad Medida: Indica la unidad en que est expresado el artculo adquirido. 5. Descripcin: Indica la descripcin del bien mueble, material o suministro adquirido. 6. Precio unitario: Indique el precio individual del artculo. 7. Total Bs: Indica el valor total por artculo (Este resulta de multiplicar la columna de la cantidad por la del precio unitario). 8. Total Bs. Indica el valor total de la sumatoria de la columna TOTAL. 9. Observaciones: Seale cualquier comentario que considere relevante en la entrega del bien mueble, material o suministro. 10. N de factura: Nmero de Factura. 11. Fecha de entrega: Indique la fecha de entrega del bien mueble, material o suministro. 12. Recepcin parcial: Indique si la recepcin fue realizada parcialmente. El informe queda en espera de la conformidad total. 13. Total: Indique si la recepcin fue total.
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14. Plazo de entrega: Fecha en que el proveedor deber entregar los artculos. 15. Representante legal de la empresa: Firma de la persona responsable que hace la entrega del bien mueble, material o suministro.
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ACTA DE CONTROL PERCEPTIVO BIENES MUEBLES Unidad Usuaria:________________________________________________ Yo, ____________________, mayor de edad, titular de la cdula de identidad N _______________ y de este domicilio, actuando en mi carcter de Jefe de ________________________. Por la presente acta hago constar que he recibido el (los) siguiente (s) bien (es) mueble (s) de la empresa: _____________________________________________. Cantidad Unidad Medida Descripcin Precio Unitario Total
Total Bs. Certifico que el (los) bien (es) que recibo en este acto descrito (s) anteriormente est (n) en perfecta (s) condicin (es). San Felipe, de de Observaciones:_______________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Nro. De Factura Fecha de Entrega Recepcin Parcial Total Unidad Usuaria Plazo de Entrega
Representante Legal de la empresa
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ACTA DE CONTROL PERCEPTIVO PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS OBJETIVO: Dar conformidad al servicio que se le preste a las Dependencias y/o Despacho del Contralor. Sirve de soporte para el trmite del pago. PREPARACIN: La Unidad Usuaria ser la responsable de generar el formu lario Acta de Control Perceptivo para la Prestacin de Servicios. Se imprimir dos (2) ejemplares que se archivar en el expediente por la Unidad Contratante, una vez procesado el pago y otra quedar en los archivos de la Unidad Usuaria. DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO 1. Unidad Usuaria: Indique nombre de la Unidad Usuaria de igual manera Nombre y Apellido de la persona responsable que solicito el servicio, as como el Nmero de la Cdula de Identidad. 2. Nombre del Proveedor: Indique Apellido y Nombre si es persona natural y razn si es persona jurdica. 3. Cantidad: Indica el nmero de servicios realizados en su Unidad Administrativa. 4. Descripcin: Indica la descripcin del servicio realizado. 5. Precio Unitario: Indique el precio individual del servicio. 6. Total: Indica el valor total por servicio (Este resulta de multiplicar la columna de la cantidad por la del precio unitario). 7. Total Bs: Indica el valor total de la sumatoria de la columna TOTAL. 8. Observaciones: Seale cualquier comentario que considere relevante en el servicio que fue realizado. 9. N de Factura: Nmero de Factura. 10. Fecha de Entrega: Indique la fecha del servicio prestado.
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ACTA DE CONTROL PERCEPTIVO SERVICIOS

Unidad Usuaria:________________________________________________ Yo, ____________________, mayor de edad, titular de la cdula de identidad N _______________ y de este domicilio, actuando en mi carcter de Jefe de ________________________. Por la presente acta hago constar que he recibido el (los) siguiente (s) servicio (s) de la empresa: _____________________________________________. Cantidad Descripcin Precio Unitario Total
Total Bs. Certifico que el (los) servicio (s) que recibo en este acto descrito (s) anteriormente fue prestado a entera y cabal satisfaccin de esta Contralora Estadal. San Felipe, de de Observaciones:_______________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Nro de Factura Fecha de Entrega
Representante Legal de la Empresa
Unidad Usuaria
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GLOSARIO DE TRMINOS A los efectos de facilitar la comprensin del presente Manual, a continuacin se explica la terminologa utilizada en l; no se persigue establecer definiciones que coincidan con las generalmente aceptadas, sino uniformar su uso e implantacin del mismo: Alianza Comercial: Son acuerdos o vnculos que establece el rgano o ente contratante con personas naturales o jurdicas, que tienen un objetivo comn especfico para el beneficio mutuo. Alianza Estratgica: Consiste en el establecimiento de mecanismo de cooperacin entre el rgano o ente contratante y personas naturales o jurdicas, en la combinacin de esfuerzos, fortalezas y habilidades, con objeto de abordar los problemas complejos del proceso productivo, en beneficio de ambas partes. Cadena Agroalimentaria: Es el conjunto de los factores involucrados en las actividades de produccin primaria, transformacin, almacenamiento, transporte, distribucin, comercializacin y consumo de alimentos. Calificacin: Es el resultado del examen de la capacidad legal, tcnica y financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato. Compras: Adquisicin de materiales o bienes mediante el pago de dinero. Compromiso: Cuando se realiza la solicitud de cheque del servicio o del bien a adquirir. Para hacer el compromiso, previamente se debe verificar que exista la disponibilidad presupuestaria necesaria. De no ser as, deben hacerse las modificaciones presupuestarias respectivas. Contratista: Toda persona natural o jurdica que ejecuta una obra, suministra bienes o presta un servicio no profesional ni laboral, para alguno de los rganos y entes sujetos a la Ley de Contrataciones Pblicas, en virtud de un contrato, sin que medie relacin de dependencia.
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Contrato: Es el instrumento jurdico que regula la ejecucin de una obra, prestacin de un servicio o suministro de bienes, incluidas las rdenes de compra y rdenes de servicio, que contendrn la menos las siguientes condiciones: precio, cantidades, forma de pago, tiempo y forma de entrega y especificaciones contenidas en el pliego de condiciones, si fuere necesario. Contratacin Directa: Es la modalidad excepcional de adjudicacin que realiza el rgano o ente contratante, que podr realizarse de conformidad con la Ley. Concurso Abierto: Es la modalidad de seleccin pblica del contratista, en la que pueden participar personas naturales y jurdicas nacionales y extranjeras, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley. Concurso Cerrado: Es la modalidad de seleccin del contratista en la que al menos cinco (5) participantes son invitados de manera particular a presentar Ofertas por el rgano o ente contratante, con base en su capacidad tcnica, financiera y legal. Consulta de Precios: Es la modalidad de Seleccin de Contratista en la que, de manera documentada, se consultan precios a por lo que menos tres (3) proveedores de bienes, ejecutores de obras o prestadores de servicios. Compromiso de Responsabilidad Social: Son todos aquellos acuerdos que los oferentes establecen en su Oferta, para la atencin de por lo menos una de las demandas sociales relacionadas con: La ejecucin de proyectos de desarrollo socio comunitario. La creacin de nuevos empleos permanentes. Formacin socio productiva de integrantes de la comunidad. Venta de bienes a precios solidarios al costo. Aportes en dinero especies a programas sociales determinados por el Estado o instituciones sin fines de lucro. Cualquier otro que satisfaga las necesidades prioritarias del entorno social del rgano o ente contratante.
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Cotizacin: Es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurdica, cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra. Clasificacin: Es la ubicacin del interesado en las categoras de especialidades del Registro Nacional de Contratistas, definidas por el Servicio Nacional de Contrataciones, con base a su capacidad tcnica general. Delegacin Interorgnica: En la cual los superiores jerrquicos de los rganos y entes de la Administracin Pblica, transfieren atribuciones otorgadas por Ley o rganos o funcionarios inmediatamente inferiores bajo su dependencia. Desviacin Sustancial: Divergencia o reserva mayor con respecto a los trminos, requisitos y especificaciones del pliego de condiciones, en la que incurren los oferentes y que haran improbable el suministro del bien o del servicio o ejecucin de obras y las condiciones solicitadas, por el rgano o ente contratante. Disponibilidad Presupuestaria: Es el recurso financiero, presupuestario que permite realizar aquellos compromisos de gastos que ocurran en la Contralora. Documentos Justificativos del Gasto: Son los documentos que sirven de prueba o evidencia de las transacciones realizadas, es decir, para informar la naturaleza, propiedad e importe de las partidas de ingresos, erogaciones, activo o pasivo. Emergencia Comprobada: Son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralizacin, o la amenaza de paralizacin total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias del rgano o ente contratante. Evaluacin: Examen sistemtico en un momento dado, para determinar hasta que grado el proveedor es capaz de satisfacer las exigencias especificadas o comprometindose con la Contralora.
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Facturas: Documento preparado por un vendedor de bienes o servicios y entregado al comprador. Contiene los aspectos bsicos de la transaccin comercial, caractersticas del bien o servicio, precio unitario y precio total. Gastos: Desembolso que se origina al efectuar alguna operacin de adquisicin de bienes materiales etc. Lista de Precios: Es la relacin de precios unitarios ofertados, por los renglones o posiciones dentro del alcance de los bienes a adquirir, servicios a prestar u obras a ser ejecutadas, considerados en los pliegos o en las condiciones contratacin, cuyo resultado ser la adjudicacin y firma de un Contrato Marco. Medios Electrnicos: Son instrumentos, dispositivos, elementos o componentes tangibles o intangibles que obtienen, crean, almacenan, administran, codifican, manejan, mueven, controlan, transmiten y reciben de forma automtica o no, datos o mensajes de datos cuyo significado aparece claro para las personas o procesadores de datos destinados a interpretarlos. Modalidades de Contratacin: Son las categoras que disponen los sujetos a la Ley de Contrataciones Pblicas, establecidas para efectuar la Seleccin de Contratistas para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras. Nota de Entrega: Documento que respalda la entrega de materiales o servicios requeridos por determinado cliente. Obra: Es la construccin, rehabilitacin, remodelacin, restauracin, ampliacin o reparacin total o parcial de edificaciones, infraestructura para servicios bsicos, plantas o complejos de plantas, preparacin, adecuacin de rea de trabajo. No constituye obra el solo mantenimiento de edificaciones.
Oferta: Es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurdica, cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra.
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Oferente: Es la persona natural o jurdica que ha presentado una manifestacin de voluntad de participar una Oferta en alguna de las modalidades previstas en la Ley. Orden de Compra: Documento por medio del cual un comprador se compromete a adquirir bienes o servicios a un determinado proveedor permanece efectivo hasta que se cancele o se anule. rgano o Ente Contratante: Todos los sujetos sealados en el artculo 3 de la Ley de Contrataciones Pblicas. Participante: Es cualquier persona natural o jurdica que haya adquirido el pliego condiciones para participar en un Concurso Abierto o un Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente, o que sea invitado a presentar Oferta en un Concurso Cerrado o Consulta de Precios. Pequeo Productor: Es una persona natural que desarrolla la actividad agrcola por la explotacin de su campo y sus ventas no debe superar un monto anual equivalente a cuatro mil unidades tributarias (4.000 U.T.) Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas bsicas, requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades. Presupuesto Base: Es una estimacin de los costos que se generan por las especificaciones tcnicas requeridas para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras. Proceso Productivo: Son las actividades realizadas por el rgano y el ente contratante, mediante las cuales un conjunto de elementos o materiales sufren un proceso de transformacin que conducen a obtener bienes tangibles o servicios para satisfacer necesidades.
Registro de Proveedores: Archivo contentivo de informacin relativa a personas naturales y/o jurdicas proveedoras de bienes y prestatarias de servicios.
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Requisicin: Formulario mediante el cual se solicita bienes, servicios y obras a una Unidad Contratante responsable de proporcionarlos. Servicios Bsicos: Son los servicios requeridos para el funcionamiento del rgano o ente contratante en el desarrollo de sus competencias, que incluyen: electricidad, agua, aseo urbano, gas, telefona, postales y redes informticas de informacin. Servicios Profesionales: Son los servicios prestados por personas naturales o jurdicas, en virtud de actividades de carcter cientfico, tcnico, artstico, intelectual, creativo, docente o en el ejercicio de su profesin, realizados en nombre propio o por personal bajo su dependencia. Servicio Nacional de Contrataciones: Es un rgano desconcentrado dependiente funcional y administrativamente de la Comisin Central de Planificacin y es la encargada de ejercer la autoridad tcnica en las materias reguladas por la Ley de Contrataciones Pblicas. Unidad Contratante: Es una unidad responsable de solicitar y analizar las Ofertas, preparar el informe de recomendacin y solicitar el otorgamiento de la adjudicacin para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras, en las modalidades de Consulta de Precios, Contratacin Directa y en los procedimientos excluidos de la aplicacin de las modalidades. Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratacin, formular el requerimiento a la Unidad Contratante, administrar el contrato y evaluar la actuacin y desempeo del contratista durante su ejecucin, en la contratacin para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras en las modalidades de seleccin de Contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Pblicas y en los procedimientos excluidos de la aplicacin de las modalidades de seleccin.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS CONTRATACIONES PUBLICAS DE LA CONTRALORIA DEL ESTADO YARACUY

San Felipe, Septiembre 2010

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ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL/HOJA DE PARTICIPANTES NOMBRES Y APELLIDOS UNIDAD

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2.1 CONTRATACIONES PBLICAS

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