G003 Contratacion Publica

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Proyecto:
PROGRAMA INTEGRAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LAS COMPETENCIAS Y CAPACIDADES PROFESIONALES DE LOS SERVIDORES PBLICOS DEL CONTROL FISCAL MEDIANTE LA FORMACIN, LA ASISTENCIA TCNICA Y OTRAS ACTIVIDADES DE DESARROLLO
Gua Metodolgica: GUA METODOLGICA PARA REALIZAR LA AUDITORA A LA CONTRATACIN PBLICA

Documento elaborado por: Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Tcnico Con el apoyo tcnico de: Doctora SANDRA VERANO HENAO Actualizada por: Doctora DIANA MARCELA LOZANO ORTIZ
JAIME RAL ARDILA BARRERA Auditor General de la Repblica Direccin del Proyecto: FREDY CSPEDES VILLA Director Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Tcnico
Bogot D.C., Diciembre de 2012
GUA METODOLGICA PARA REALIZAR AUDITORA A LA CONTRATACIN PBLICA.
AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

Gua metodolgica para la auditora de la contratacin realizada por las Contraloras
TABLA DE CONTENIDO
. Presentacin Captulo 1. Contexto normativo del rgimen de la contratacin estatal 1.1. Constitucin Poltica 1.2. Leyes principales 1.3. Leyes complementarias 1.4. Normatividad sobre control fiscal 1.5. Principales decretos reglamentarios 1.6. Regmenes especiales de contratacin 1.7. Regmenes de inhabilidades e incompatibilidades. Captulo 2. Principios de la contratacin Captulo 3. Condiciones comunes a las distintas modalidades de seleccin 3.1. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin 3.1.1 Competencia para contratar 3.1.2 Autorizaciones 3.1.3 Principios sobre inhabilidades e incompatibilidades 3.1.4 Estudios previos 3.1.5 Presupuesto 3.1.6. Proyecto de pliego de condiciones 3.1.7 Pliego de condiciones 3.2. Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin 3.2.1 Convocatoria pblica 3.2.2. Acto administrativo de apertura del proceso de seleccin 3.2.3. Pliego definitivo y adendas 3.2.4 Plazos del proceso de seleccin 3.2.5 Recepcin de ofertas 3.2.6 Evaluacin de ofertas Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin 3.3.1 Acto de adjudicacin 3.3.2 Adjudicacin con oferta nica 3.3.3 Declaratoria de desierta
3.3.
3.3.4
Suscripcin y legalizacin del contrato
Captulo 4. Modalidades y procedimientos de seleccin del contratista 4.1. LICITACIN PBLICA 4.1.1 Preparacin del proceso licitatorio 4.1.2 Desarrollo del proceso licitatorio 4.1.3 Conclusin o culminacin del proceso licitatorio SELECCIN ABREVIADA 4.2.1. La adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin 4.2.2. La contratacin de menor cuanta 4.2.3. La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud 4.2.4. Seleccin abreviada por la declaratoria de desierta de la licitacin 4.2.5. Enajenacin de bienes del Estado 4.2.6. La adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas 4.2.7. Los contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economa mixta 4.2.8. Los contratos de entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecucin de los programas de proteccin de personas amenazadas, desmovilizacin y reincorporacin, poblacin desplazada, proteccin de Derechos Humanos y poblacin con alto grado de exclusin 4.2.9. La contratacin de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. CONCURSO DE MRITOS 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.4. Concurso de mritos abierto Concurso de mritos con precalificacin Concurso de mritos para seleccionar intermediario de seguros Concurso de mritos de arquitectura
4.2.
4.3.
CONTRATACIN DIRECTA Urgencia manifiesta 4.4.1. 4.4.2. Contratacin de emprstitos 4.4.3. Contratos interadministrativos 4.4.4. Contratos de bienes y servicios sector defensa y DAS, que necesitan de reserva para su adquisicin. 4.4.5. Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas. 4.4.6. Contratos de encargo fiduciario de las entidades territoriales 4.4.7. Contratacin directa cuando no exista pluralidad de oferentes 4.4.8. Contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la ejecucin de trabajos artsticos que solo
4.4.9. 4.4.10. 4.5. 4.6.
puede encomendarse a determinadas personas naturales. Arrendamiento y adquisiciones de inmuebles Desarrollo de la contratacin directa
CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA GENERALIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP) 4.6.1 4.6.2 Registro nico de Proponentes (RUP) 4.6.3 Manuales de contratacin 4.6.4 Menores cuantas
Captulo 5 Contrato estatal 5.1 5.2 5.3 Ttulo Cuerpo Clusulas 5.3.1 Comunes 5.3.2 Clusulas especiales 5.3.3 Clusulas excepcionales Multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento Clases de contratos
5.4 5.5
Captulo 6 Guas metodolgicas de auditora. Diagrama Estructura de las guas 6.1 Guas comunes a los distintos procedimientos de seleccin de contratistas 6.2 Guas para la licitacin pblica 6.3 Guas para la seleccin abreviada 6.3.1 Gua para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin 6.3.1.1 Gua para la subasta inversa 6.3.1.2 Gua para bolsas de productos 6.3.2 Guas para la menor cuanta 6.4 Guas para el concurso de mritos 6.5 Guas para la contratacin directa Captulo 7 Matriz de evaluacin al desempeo en los procesos de contratacin Indicadores
PRESENTACIN En la legislacin colombiana el rgimen de la contratacin estatal se encuentra contenido en el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica, Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 734 de 2012, el cual derog el anterior decreto reglamentario, esto es, el Decreto 2474 de 2008, dictndose disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos, haciendo necesario que las Entidades sujetas a estas normativas adecuen sus procedimientos pre-contractuales, contractuales y postcontractuales al espritu de la nueva reglamentacin. La modificacin introducida por la Ley 1150 de 2007 pretende darle al principio rector de transparencia previsto en la Ley 80 de 1993, la supremaca necesaria inclusive en las modalidades de seleccin que no constituyen la regla general, para evitar los casos de corrupcin que se han detectado no slo a nivel nacional sino tambin local. Esta gua metodologa se dise como apoyo a los auditores para efectuar el proceso auditor de control de legalidad a la contratacin realizada por las contraloras y establece un procedimiento con papeles de trabajo que permita a la Auditora General de la Repblica contar con una herramienta til para ejercer el control fiscal, estandarizando criterios y realizando un proceso sistmico que mida y evalu el proceso contractual, en concordancia con la normatividad aplicable y vigente. La gua metodolgica determina el nivel de eficiencia en la administracin de los recursos pblicos, la eficacia con que se logran los resultados y su correspondencia entre las estrategias, operaciones y propsitos de los sujetos de control, accediendo a un procedimiento de control de legalidad que conceptu en un tiempo determinado sobre la gestin y resultados del proceso de contratacin. No obstante, constituye una herramienta de apoyo al proceso auditor, La Auditora General de la Repblica en guarda al mandato consagrado en el numeral 2 del artculo 268 de la Constitucin Poltica, Ley 42 de 1993 y Decreto 272 de 2000, verificar el cumplimiento de las normas aplicables a la contratacin pblica, la cual est orientada al cumplimiento de los cometidos y fines del Estado, garantizando la buena calidad en la prestacin de los servicios y la ptima utilizacin de los recursos pblicos. El procedimiento contractual que efectan las contraloras se expresa a travs de las actividades y operaciones conducentes a la contratacin de bienes, obras y servicios necesarios para el cumplimiento de sus fines, el cual debe enmarcarse dentro los principios de la funcin administrativa, los especficos de la contratacin estatal como la transparencia, la , seleccin objetiva del contratista, la igualdad, entre otros, y los principios de la gestin fiscal, garantizando la proteccin del patrimonio pblico y especialmente, que las adquisiciones que se realicen se ajusten a las verdaderas condiciones del mercado.. Este proceso comprende bsicamente tres etapas, tales
como: Pre-contractual, Contractual y Post-contractual, encargaremos en el desarrollo de esta gua.
de
las
cuales
nos
En consideracin a lo anterior, la Auditora General de la Repblica como Entidad fiscalizadora superior, actualiz la metodologa permitiendo a los auditores afianzar sus conocimientos y contar con una herramienta eficiente y eficaz para ejecutar las labores propias de su gestin, en el contexto del control de legalidad a la contratacin realizada por las Contraloras, evaluando y efectuando un seguimiento en cumplimiento de la normatividad aplicable a la contratacin con recursos pblicos. El Plan estratgico de la Auditora General de la Repblica denominado Control fiscal con pedagoga social dentro del objetivo estratgico de transformacin, modernizacin de los rganos de control fiscal, busca brindarles a los auditores el apoyo necesario para que mediante la transferencia de conocimiento procuren mejorar la mejor calidad del ejercicio del control fiscal en Colombia.
CAPTULO 1. CONTEXTO NORMATIVO DEL RGIMEN DE LA CONTRATACIN ESTATAL Este captulo contiene la normatividad aplicable a la contratacin Estatal. Ella comprende las disposiciones de la Constitucin Poltica, las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, as como otras leyes y decretos complementarios y regmenes particulares de contratacin. 1.1. Constitucin Poltica. Artculo 150: En su ltimo inciso le otorg la competencia al Congreso de la Repblica para expedir el Estatuto General de Contratacin, denominacin que no significa que se trate de una ley estatutaria o que se tramite como tal. Su naturaleza no tiene rango superior al de otras leyes de la Repblica. (Sentencia C-633/96) La Corte Constitucional ha considerado que el estatuto es general pero no nico ni integral, sobre todos los aspectos contractuales (C.C., sent. C-949/01) El estatuto recoge las normas fundamentales en materia contractual administrativa, De esta forma, est concebido como un conjunto normativo de aplicacin general, de obligatoria observancia para todos los entes y rganos del Estado. La contratacin debe asegurar la prevaleca del inters general en todos sus diferentes procedimientos, valor fundamental del Estado Social de Derecho y principio rector de la actuacin pblica, el cual garantiza la aplicacin de los principios de la contratacin estatal. Artculo 352: Establece el contenido de la ley orgnica del presupuesto en la que se define la capacidad de los organismos y entidades para contratar. En desarrollo de la disposicin constitucional, el Dto. 111/96 - Ley orgnica del presupuesto- define quines tienen competencia para contratar as: los rganos que son una seccin en el Presupuesto General de la Nacin, tendrn la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurdica de la cul hagan parte (art. 110). La Corte Constitucional ha explicado el alcance de esta autonoma presupuestal (C.C., sent. C-101/96). Esta disposicin permite completar la enumeracin de las entidades estatales de la L-80/93 (art. 2) con todo rgano presupuestal que tenga capacidad de ordenar el gasto. Ver acpite competencia para contratar. Artculos 150.9; 300.9 y 313.3 Establecen el rgimen de autorizaciones para contratar para el Gobierno Nacional, los gobernadores y los alcaldes, por parte de sus respectivas corporaciones de eleccin popular, Congreso, Asamblea y Concejo. La Corte Constitucional ha definido el significado y alcance de estas autorizaciones para contratar,. (C-086-95). Juzgando la exequibilidad del art. 32.3 de la L-136/94 sobre los municipios, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 863 de 2009, la Corte
explic en otra providencia el poder reglamentario de los concejos para determinar los tipos de contratos o las cuantas que requieren autorizacin del concejo municipal (C738-01). Artculo 355. Prohibicin de auxilios. Contratos con entidades privadas sin nimo de lucro y reconocida idoneidad. Reglamentacin Dto. 777/92. Ver alcance, casos excluidos de la excepcin y exigencias particulares para ciertos contratos. 1.2. Leyes Principales: Ley 80 de 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Dispone de las reglas y principios que rigen los contratos de las Entidades estatales. Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con Recursos Pblicos. 1.3. Leyes complementarias Decreto Ley 222 de 1983. Por el cual se expiden normas sobre contratos de la Nacin y sus entidades descentralizadas. El art. 81 de la Ley 80 de 1993 derog este decreto salvo los artculos 108 a 113. El artculo 112 se encuentra derogado por la Ley 9 de 1989, artculo 124. Decreto 1222 de 1986. Rgimen departamental. Control fiscal posterior sobre los contratos (art. 313), publicacin de los contratos (art. 315); inembargabilidad de las transferencias de la Nacin (art. 318) Decreto 1333 de 1986. Rgimen municipal Contratacin para funciones municipales (art. 12), suspensin de obras (art. 42), prohibicin de celebracin de contratos para concejales (art. 88). Autorizaciones para contratar (art. 92). Ver rgimen general de AUTORIZACIONES. Contratos (art. 273)
Ley 105 de 1993, Sobre transporte Contratos de concesin a operadores de transporte pblico (art. 3); obras por concesin (art. 30 y ss). Ley 128 de 1994. Por la cual se expide la Ley Orgnica de las reas Metropolitanas. Ley 136 de 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y el funcionamiento de los municipios. Ley 190 de 1995. Estatuto anticorrupcin.
Decreto 1818 de 1998. Por medio del cual se expide el Estatuto de los mecanismos alternativos de solucin de conflictos. Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Principios de la funcin administrativa (art. 3) Desconcentracin (art. 8) y delegacin (art. 9 y ss) de funciones, convenios de desempeo (art. 23), asociacin entre entidades pblicas (art. 95), asociaciones y fundaciones con particulares (art. 96), convenios para la ejecucin de planes y programas (art. 107), ejercicio de funciones administrativas por particulares (art. 110 y ss) Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales. Ver complemento de leyes, decretos, resoluciones y sentencias de la Corte Constitucional. Ley 599 de 2000 (Cdigo Penal), Captulo cuarto. De la celebracin indebida de contratos. Art. 408. Violacin del rgimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades Art. 409. Inters indebido en la celebracin de contratos Art. 410. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. Ley 617 de 2000. Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley orgnica de presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dicta otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacin, y se dictan normas para la racionalizacin del gasto pblico nacional. Ley 643 de 2001. Por la cual se fija el rgimen propio del monopolio rentstico de juegos de suerte y azar. Operacin mediante terceros ( arts. 7 y ss, 23-25) Ley 678 de 2001. Por medio de la cual se reglamenta la determinacin de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a travs del ejercicio de la accin de repeticin o de llamamiento en garanta con fines de repeticin. Ver sentencias de la Corte Constitucional C-484-02. y C-100/01 Ley 734 de 2002 (Cdigo Disciplinario nico) Deberes del servidor pblico ( art. 34.26), prohibiciones ( art. 35), faltas gravsimas ( art. 48), sujetos disciplinables ( art. 53), Inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses ( art. 54), medidas preventivas ( art. 160) Ley 816 de 2003. Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a travs de la contratacin pblica. Criterios objetivos de seleccin que permitan apoyar a la industria nacional.
Para los efectos de esta Ley, se entender por Entidades de la Administracin Pblica todas aquellas que la integran, de acuerdo con la Ley 489 de 1998, sin que la existencia de regmenes especiales pueda ser obstculo para su aplicacin. Se exceptan las empresas prestadoras de servicios pblicos domiciliarios que se regirn por las normas de Derecho Privado de conformidad con lo preceptuado en la Ley 142 de 1994 y la Ley 689 de 2001. Ley 819 de 2003. Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal. Pasivos contingentes (art. 3), Reglamentacin a la programacin presupuestal (art. 8), vigencias futuras (art. 10, y ss), normas sobre endeudamientos presupuestal (art. 15 y ss). Ley 828 de 2003. Por la cual se expiden normas para el Control a la Evasin del Sistema de Seguridad Social. Ley 850 de 2003. Por medio de la cual se reglamentan las veeduras ciudadanas. Ley 863 de 2003. Por el cual se establece normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento econmico y el saneamiento de las finanzas pblicas. Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos. Divulgacin y gratuidad de los formularios oficiales ( art. 4), supresin de cuentas de cobro ( art. 18), Presuncin de validez de firmas particulares en documentos privados ( art. 24), unificacin de formularios para la obtencin de permisos, licencias , concesiones y/o autorizaciones sobre recursos naturales ( art. 70) Ley 996 de 2005. Ley de garantas electorales. Restricciones a la contratacin pblica ( art. 33), prohibicin de suscripcin de convenios interadministrativos para la ejecucin de recursos pblicos en los sectores central y descentralizado territorial ( art. 38, par). Ley 1089 de 2006. Por medio del cual se regula la adquisicin de bienes y servicios destinados a la defensa y seguridad Ley 1106 de 2006 Sobre contribuciones de los contratos de obra pblica o concesin de obra pblica y otras concesiones. Decreto 3461 de 2007. Por medio del cual se reglamenta el artculo 6 de la Ley 1106 de 2006. La contribucin a que se refiere el artculo 6 de la Ley 1106 de 2006, en los eventos en que implica un nuevo hecho gravado, se causar slo en aquellos casos en que los contratos con Entidades pblicas o con organismos multilaterales se suscriban como resultado de licitaciones o procesos de seleccin abiertos a la recepcin de ofertas con posterioridad al
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22 de diciembre de 2006. Ley 1296 de 2009. Por medio de la cual se modifica el artculo 1o de la L-1148/07. Creacin de incompatibilidad cnyuges y parientes de gobernadores, diputados, alcaldes y concejales. Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014. Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica. Ley 1508 de 2012 Por la cual se establece el rgimen jurdico de las Asociaciones Pblico Privadas, se dictan normas orgnicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones. Ley 1563 de 2012 Por medio de la cual se expide el Estatuto de Arbitraje Nacional e Internacional y se dictan otras disposiciones. 1.4. Normatividad sobre control fiscal:
Decreto 1222 de 1986. Rgimen departamental. Control fiscal posterior sobre los contratos (art. 313) Ley 42 de 1993. Sobre la organizacin del Sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado Decreto 111 de 1996. Compilador de leyes orgnicas del presupuesto. Ley 610 de 2000. Por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contraloras. Ley 617 de 2000, art. 24: Funciones de veedor de tesoro pblico de los personeros municipales. Atribuciones para la vigilancia de los principios rectores de la contratacin y en la evaluacin de obras en los municipios donde no exista contralora municipal. 1.5. Principales decretos reglamentarios
Decreto 2811 de 1974 Por el cual se dicta el Cdigo Nacional de Recursos Naturales Renovables y de Proteccin al Medio Ambiente. En particular los modos de adquirir derecho a usar los recursos naturales, arts. 51 y ss Decreto 1222 de 1986. Rgimen departamental, De los contratos. Arts. 211 y ss. Concesin de obras pblicas (art. 227);
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inhabilidades incompatibilidades y responsabilidades (art. 294)
Decreto 2681 de 1993. Por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crdito pblico, las de manejo de la deuda pblica, sus asimiladas y conexas y la contratacin directa de las mismas. Decreto 2283 de 2003. Por el cual ser reglamentan algunas operaciones relacionadas con el crdito pblico Decreto 1550 de 1995. Por el cual se reglamenta parcialmente el manejo presupuestal de los recursos pblicos a travs de los negocios fiduciarios Decreto 2326 de 1995. Concursos para la seleccin de consultores de diseo, planos, anteproyecto y proyectos arquitectnicos. Decreto 26 de 1998. Por el cual se dictan normas de austeridad del gasto pblico. Decreto 1737 de 1998. Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asuncin de compromisos por parte de las entidades pblicas que manejan recursos del tesoro pblico Contratacin de servicios personales ( art. 3 y ss) Decreto 1738 de1998. Por el cual se dictan medidas para la debida recaudacin y administracin de las rentas y caudales pblicos tendientes a reducir el gasto pblico. Informacin sobre financiacin de gastos con recursos del tesoro nacional. Decreto 626 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80/93 Venta de armas y municiones inservibles u obsoletas. Decreto 3816 de 2003. Por el cual se crea la Comisin Intersectorial de Polticas y de Gestin de la Informacin para la Administracin Pblica Decreto 1145 de 2004. Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Informacin Administrativa del Sector Pblico, SUIP. Decreto 2788 de 2004. Por el cual se reglamenta el Registro nico Tributario de que trata el artculo 555-2 del Estatuto Tributario. El Registro nico Tributario - RUT, establecido por el artculo 555-2 del Estatuto Tributario, constituye el nuevo y nico mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. Decreto 1957 de 2007. Por el cual se reglamentan normas orgnicas del presupuesto Decreto 851 de 2009. Por el cual se reglamenta parcialmente la modifican los decretos 450/96 y 4814/08 L-141/94, se
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Interventoras tcnicas con recursos del Fondo Nacional del Ahorro de Regalas Decreto 1690 de 2009. Por medio del cual se modifica el artculo 29 de Dto. 393/02. Tarifas del RUP. Decreto 2400 de 2010. Por el cual se reglamenta el numeral 9.6 del artculo 9 y el artculo 12 de la Ley 1 de 1991 sobre garantas. Decreto 4392 de 2010 Por el cual se reglamenta la seleccin objetiva y la asignacin directa por continuidad del servicio de que tratan los artculos 11 y 72 de la Ley 1341 de 2009. Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica. Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones. Decreto 1397 de 2012 "Por el cual se modifica el numeral 1 del Artculo 6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012" Decreto 1467 de 2012. En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y en desarrollo de la Ley 1508 de 2012. 1.6. Regmenes especiales de contratacin
IMPORTANTE: Regla general de aplicacin de los principios de la funcin administrativa y del control fiscal pese a los regmenes especiales de contratacin (L1150/07, art. 13) Ley 29 de 1990. Por la cual se dictan disposiciones para el fomento de la investigacin cientfica y el desarrollo tecnolgico Decreto 393 de 1991. Por el cual se dictan normas sobre asociacin para actividades cientficas y tecnolgicas, proyectos de investigacin y creacin de tecnologas. Decreto 585 de 1991. Por el cual se crea el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa Decreto 591 de 1991. Por el cual se regulan las modalidades especificas de contratos de fomento de actividades cientficas y tecnolgicas Decreto 777 de 1992. Por el cual se reglamenta la celebracin de los contratos a que refiere el inciso segundo del artculo 355 de la Constitucin (contratos con entidades privadas sin nimo de lucro y de reconocida idoneidad). Ley 30 de 1992. Por la cual se organiza el servicio pblico de la educacin superior.
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Rgimen particular de contratacin las Universidades pblicas, (art. 93 y ss) Ley 31 de 1992. Rgimen del Banco de la Repblica. Rgimen particular de contratacin ( art. 52) Decreto 1421 de 1993. Por el cual se dicta el rgimen especial para el Distrito Capital de Santaf de Bogot. Aplicacin del Estatuto general de contratacin ( art. 144) Ley 98 de 1993. Por medio de la cual se dictan normas sobre democratizacin y fomento del libro colombiano. Contratos para la edicin e impresin de los medios de comunicacin impresos de las entidades estatales. ( art. 33) Ley 100 de 1993. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral. Afiliacin obligatoria de contratistas de prestacin de servicios ( art. 15 y ss, modificados); Rgimen especial de contratacin de las empresas sociales del Estado ( art. 195) Ley 142 de 1994. Por la cual se establece el rgimen de los servicios pblicos domiciliarios. Rgimen especial de contratos de las empresas de servicios pblicos domiciliarios ( art. 31 y 32 ). Contrato de concesin de reas ( art. 39.1) contrato de condiciones uniformes con los usuarios ( art. 128) Ley 226 de 1995. Por la cual se desarrolla el artculo 60 de la Constitucin Poltica en cuanto a la enajenacin de la propiedad accionaria estatal. Ley 397 de 1997. Por la cual se desarrollan los artculos 70, 71 y 72 de la Constitucin Poltica. 3.2.1 Rgimen especial para contratos para el desarrollo de proyectos culturales. ( art. 36) Ley 418 de 1997. Por la cual se consagran unos instrumentos para la bsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones. Caducidad especial ( art. 90); contribucin especial en contratos de obra ( art. 120 y 121, mod.) Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Ejercicio de funciones administrativas por particulares ( art. 110 y ss) Decreto 626 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la L-80/93 Venta de armas y municiones inservibles u obsoletas. Ley 680 de 2001. Por la cual se reforman las leyes 14/91, 182/95, 335/96 y se dictan otras disposiciones en materia de Televisin.
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Contratacin de concesionarios de televisin, art. 1 y ss Ley 685 de 2001. Cdigo de Minas Ttulo I, Captulo II. Derecho a explorar y explotar. ( arts. 14 y ss), concesin de minas ( arts. 45 y ss) Ley 963 de 2005. Estabilidad jurdica para los inversionistas en Colombia. Ver reglamentacin, resoluciones y jurisprudencia Ley 1097 de 2006. Por la cual se regulan los gastos reservados. Ley 1219 de 2008. Por la cual se establece el rgimen de contratacin con cargo a gastos reservados Ley 1122 de 2007. Por la cual se hacen algunas modificaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud Las entidades deben seleccionar por concurso su ARP, si es distinta del Seguro Social. ( art. 24). Rgimen contractual particular para las EPS pblicas ( art. 45) Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos. Rgimen particular de contratacin con organismos internacionales ( art. 20) o Los contratos o convenios financiados con recursos provenientes de emprstito y donacin celebrados con organismos multilaterales de crdito, personas extranjeras de derecho pblico u organismos de cooperacin, asistencia o ayuda internacionales, podrn someterse a los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con procedimientos de formacin, adjudicacin y clusulas especiales de ejecucin, cumplimiento, pago y ajustes. o El mismo tratamiento se dar a los recursos de contrapartida vinculados a estas operaciones. o Decreto 4660 de 2007. Reglamentacin del artculo 58 de la L-863 de 2003. Informacin que deben suministrar las entidades pblicas o privadas que celebren convenios de cooperacin y asistencia tcnica con organismos internacionales.
Ley 1286 de 2009. Por la cual se modifica la L-29/90, se transforma a Conciencias en departamento administrativo, se fortalece el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin en Colombia. Rgimen contractual privado del Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnologa y la innovacin, Fondo Francisco Jos de Caldas ( art. 23). Rgimen contractual particular de las actividades de ciencia, tecnologa e innovacin ( art. 33)
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Ley 1369 de 2009. Por la cual se establece el rgimen de servicios postales. Rgimen especial de operadores postales ( art. 8) Ley 1341 de 2009. Por la cual se definen principio y conceptos sobre la sociedad de la informacin y la organizacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones TIC-, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones. Permisos para el uso del espectro radioelctrico ( art. 2 y ss), inhabilidades particulares ( art. 14), manejo de recursos de la agencia nacional del espectro por fiducia ( art. 32), rgimen de proveedores ( art. 55), servicio de la radiodifusin sonora ( art. 57 y ss), asignacin del espectro con pluralidad de interesados ( art. 72), derogatorias expresas ( art. 73) Legislacin sector defensa Ley 1089 de 2006. Por medio de la cual se regula la adquisicin de bienes y servicios destinados a la defensa y seguridad nacional. Decreto 660 de 2007. Reglamentario de la L-1089/06 Ley 1097 de 2006. Por la cual se regulan los gastos reservados Ley 1219 de 2008. Por la cual se establece el Rgimen de Contratacin con cargo a gastos reservados. Contratacin estatal. Se entiende que las contrataciones de bienes y servicios que hagan las Entidades y organismos de la comunidad de inteligencia, relacionadas directamente con el cumplimiento de la funcin de inteligencia, constituyen adquisiciones relacionadas con la defensa y seguridad nacional por lo que estn cobijadas por el literal d) del numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, siempre y cuando no se hagan con cargo al presupuesto de gastos reservados, caso en el cual se aplicar lo dispuesto en la Ley 1097 de 2006, "por la cual se regulan los gastos reservados", o las normas que la modifiquen o complementen. 1.7. Regmenes de inhabilidades e incompatibilidades. Rgimen general de L-80/93, arts. 8 y 9 Prohibicin a los diputados de celebrar contratos (Dto. 1222/86, art. 50.4 y pargrafo). Nulidad de las actuaciones contrarias a la prohibicin (art. 53) Excepcin por cumplimiento de deber legal, (art. 52). Inhabilidades incompatibilidades y responsabilidades (art. 294). Prohibicin a los concejales de celebrar contratos (Dto. 1333/86, art. 88, lit a) b) Inhabilidades e incompatibilidades particulares de los concejales del Distrito Capital de Bogot (Decreto 1421/93, art. 28.3 y 29.1). Rgimen de
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inhabilidades del Presidente aplicable al Alcalde mayor de Bogot ( art. 37). Inhabilidades ( art. 66) e incompatibilidades de los ediles ( art. 68) Incompatibilidades de los concejales (L-136/94, art. 45 nums. 2, 4 y 5). Pargrafo 2: Sancin disciplinaria por violacin de prohibicin. Incompatibilidades de los alcaldes ( art. 96) y los miembros de juntas administradoras locales ( art. 126).
Inhabilidades e incompatibilidades en servicios pblicos domiciliarios (L-142/94, art. 66) Inhabilidades e incompatibilidades en las entidades privadas encargadas de funciones administrativas. (L-489/98, art. 113) Inhabilidades particulares de los gobernadores (L-617/00, art. 30 y ss), inhabilidades e incompatibilidades de los diputados ( art. 33 y ss), inhabilidades de los alcaldes ( art. 37 y ss), inhabilidades e incompatibilidades de los concejales y de los miembros de las juntas administradoras locales ( arts. 40 y ss), Inhabilidades especiales para contratar concesiones de juegos de suerte y azar y obtener autorizaciones para explotarlos u operarlos. (L-643/01, arts. 10) Inhabilidades e incompatibilidades especiales para contratos de concesin minera (L-685/01, Cdigo de Minas, art. 21) Inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses del Cdigo Disciplinario nico ( Ley 734 de 2002), art. 54 Inhabilidad especial por corrupcin para contratos de estabilidad jurdica (L-963/05, art. 9) Ley 1296 de 2009. Por medio de la cual se modifica el artculo 1o de la L1148/07. Creacin de incompatibilidad cnyuges y parientes de gobernadores, diputados, alcaldes y concejales. Inhabilidades particulares en Ley TIC (L-1341/09, art. 14).
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CAPTULO 2 PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIN El Estatuto General de la Contratacin de la Administracin Pblica basa su actuar en tres principios fundamentales de obligatoria y rigurosa aplicacin; no obstante, los principios generales y particulares del derecho administrativo y de la funcin administrativa deben ser observados en todos los procedimientos precontractuales, contractuales y post-contractuales. Ms an, siguiendo las orientaciones jurisprudenciales tanto del Consejo de Estado como de la Corte Constitucional la L1150/07 (art. 13) estableci que los principios de la funcin administrativa y de la gestin fiscal, as como el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades del estatuto contractual seran aplicados a todos los contratos, aunque no se rijan por la L-80/93. Transparencia: Es el deber ser de la contratacin, que se orienta en la seleccin objetiva atendiendo al inters general, y se fundamenta en: La igualdad de oportunidades de los proponentes. La Publicidad de todos los procedimientos y actos del proceso de Contratacin que, por regla general, se realizarn por convocatoria pblica, salvo las excepciones legales. El respeto por los procedimientos: Cumplir con la ritualidad de las modalidades de seleccin, dar a conocer y controvertir los actos de la entidad y tener reglas claras precisas, completas y objetivas.
Economa Eficiencia y eficacia en el proceso contractual y se estructura en: Eliminacin de trmites injustificados que dilaten el proceso. Resolucin de controversias expedita. Cumplimiento de ciertos requisitos y deberes pre-contractuales contractuales y post-contractuales que aseguren la ejecucin correcta. Responsabilidad. Se centra en las conductas que debe tener presente la entidad, funcionarios, oferentes y contratistas, y se observa en: La contratacin debe atender al inters general de la entidad. Los servidores, oferentes y contratistas deben responder por sus actuaciones y omisiones. El representante legal de la entidad es el director y responsable de la actividad contractual. Las actuaciones contractuales se orientan por la transparencia, la economa y la responsabilidad, como reglas de comportamiento que hacen parte de un marco
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normativo para el ejercicio de la funcin pblica, con el fin de satisfacer los propsitos y cometidos del Estado. Los principios de la contratacin estatal se concretan en actividades dentro del trmite de la contratacin que, en trminos generales, debe orientarse por la igualdad, la moralidad, la eficacia, la economa, imparcialidad y publicidad. Por lo anterior, es importante que exista la mayor visibilidad y transparencia, el respeto de los principios de la contratacin pblica, y el reforzamiento del compromiso de adelantar de la manera ms eficiente y responsable los procesos contractuales, para defender los intereses, derechos y bienes pblicos.
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CAPTULO 3 CONDICIONES COMUNES A LAS DISTINTAS MODALIDADES DE SELECCIN El proceso de contratacin administrativa comienza a partir del momento en el cual la administracin pblica identifica que se encuentra en una situacin en la que le corresponde satisfacer una necesidad que atiende al inters general. Una vez realizada esta identificacin, le corresponde elaborar todos los estudios, diseos, anteproyectos, proyectos, diagnsticos entre otros, que le determinen cul es la mejor opcin que le permitir adquirir la obra, bien o servicio requerido. Esta etapa preparatoria es la que algunos autores han denominado, etapa precontractual. Posteriormente, se da inicio a la etapa pre contractual propiamente dicha, que es aquella en que la administracin, con fundamento en la necesidad identificada, elabora todos los estudios y documentos previos, dentro de los cuales se encuentran el estudio de conveniencia y oportunidad, el proyecto de pliego de condiciones entre otros. En esta etapa la entidad an no se encuentra obligada a dar apertura al proceso de seleccin. Los estudios y anlisis previos indican tambin la modalidad de contratacin pertinente, lo que determina la realizacin de procedimientos particulares en cada paso, respetando los principios esenciales de la contratacin para lograr un proceso de seleccin objetivo, consistente en la seleccin del ofrecimiento ms favorable para la entidad sin tener en consideracin motivaciones de carcter subjetivos. Los elementos mnimos que deben contener los estudios y documentos previos se encuentran contenidos, por regla general, en el artculo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012. La L-1150/07 estableci cuatro modalidades de seleccin de contratistas de cuya regulacin nos ocuparemos en el Captulo 4. Una quinta modalidad de seleccin fue adicionada por la Ley 1450 de 2011 (art. 274). No obstante, existen condiciones comunes a todas ellas, pese a algunas variantes particulares. A su vez, estas condiciones comunes se pueden clasificar en tres etapas sucesivas de los procedimientos, esto es, la preparacin del procedimiento de seleccin, su desarrollo y su culminacin. La verificacin de estas condiciones debe as realizarse en cada una de ellas. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin
3.1. CONDICIONES GENERALES PREVIAS A LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN (Ver ficha gua exigencias previas) Estas condiciones existen para todo procedimiento de seleccin, por lo que debe siempre verificarse su cumplimiento. En este acpite se indican las condiciones
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generales aplicables, haciendo algunas anotaciones particulares. En la descripcin de las distintas modalidades y procedimientos de seleccin del Captulo 4 se incluyen las condiciones complementarias, exigidas puntualmente para determinado procedimiento. Competencia para contratar Autorizaciones Principios sobre inhabilidades e incompatibilidades Estudios previos Presupuesto Proyecto de pliego de condiciones Pliegos de condiciones 3.1.1 COMPETENCIA PARA CONTRATAR: A nivel externo, la L-80/93 regula la contratacin de las entidades estatales enumeradas en su artculo 2.1. La Corte Constitucional estableci la capacidad de contratacin de entidades sin personera jurdica (nm. 1, b del artculo) (Sent. C374-94). Adems de las enunciadas, el artculo prev una frmula general que integra a los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos, por lo que es necesario verificar en las normas presupuestales los rganos del presupuesto que tienen capacidad contractual (Dto. 111/96, art. 110). En cuanto a la competencia interna, la L-80/93 establece en el director de la entidad la competencia para dirigir las licitaciones y para contratar (art. 11). Para los funcionarios no previstos en el artculo es necesario determinar quin es ordenador del gasto en la entidad (Dto. 111/96, art. 110) Delegacin. La L-80/93 permite delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realizacin de los procedimientos contractuales en los servidores pblicos que desempeen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes (art. 12). El artculo 8.1.6 del Decreto 734/02 reglamentario del artculo 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artculo 21 de la Ley 1150/07, establece la desconcentracin de todos los actos y trmites de los procedimientos contractuales a servidores pblicos de los niveles directivo y asesor. El pargrafo del citado artculo 8.1.6 reenva a los Decretos Ley 770 de 2005 y 785 de 2005 para la definicin de los niveles directivo, asesor o sus equivalentes de los funcionarios del nivel nacional y del nivel territorial, respectivamente. De la lectura del artculo 8.1.6 se evidencia una posible vulneracin de la norma que reglamenta, esto es, del artculo 12 de la Ley 80 de 1993, dado que seala que los actos y trmites contractuales se pueden desconcentrar en funcionarios del nivel
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asesor, en tanto que la norma de la Ley 80 de 1993 no incluye dicho nivel, solo permite la desconcentracin en el nivel directivo y ejecutivo. La Corte Constitucional ha establecido el rgimen de responsabilidad de la delegacin (C-693/08) y distinguiendo el significado de la delegacin de firma y de competencia, previsto en la L-489/98 (art. 12) (C-372-02). Igualmente ha definido la solidaridad entre delegante y delegatario en las acciones de repeticin (L678/01, art. 2 par. 4) (C484-02) Se debe entonces verificar quien es el responsable original de la gestin contractual, por ser ordenador del gasto. Luego, es necesario establecer las formalidades de la delegacin, previstas de manera general en la L-489/98, (arts. 9 -12). Normatividad complementaria: Delegacin de funciones del alcalde municipal (L-136/94, art. 92, modificado por art. 30 de la Ley 1551/12) Delegacin especial de alcaldes de quinta y sexta categora en relacin con las plizas de seguros de vida a favor de los concejales (Ley 1148/07, art. 3, par.). 3.1.2 AUTORIZACIONES: La contratacin debe respetar el rgimen general y particular de autorizaciones para contratar. Autorizaciones constitucionales para contratar Las entidades estatales tienen una competencia general para contratar derivada de la L-80/93, por cuanto el inciso final del artculo 150 de la Constitucin facult al Congreso de la Repblica para expedir el estatuto general de contratacin de la administracin pblica, hoy contenido en las leyes 80/93 y 1150/07. . Adems, el artculo 352 de la Constitucin, establece que la ley orgnica define la capacidad de contratacin de las entidades pblicas. (Ver notas del artculo 352). Pero adems, la Constitucin tambin establece unas autorizaciones especiales para contratar, que deben ser obtenidas previamente por los gobiernos nacional (art. 150.9), departamental (art. 300.9) y municipal (art. 313.3). Para el alcance de estas autorizaciones es necesario recordar la jurisprudencia de la Corte Constitucional (C086-95; C-738-01) y del Consejo de Estado (C.E. sec. III, sent. 10/08/05, Rad. 13602) que explican su exigencia solo en los casos en que las corporaciones de eleccin popular (Congreso, asambleas y concejos) las hayan exigido para ciertos contratos). En igual sentido, a nivel municipal, la L-136/94 (art. 32.3) prev la reglamentacin de las autorizaciones por el concejo y la L-128/94, orgnica de las reas metropolitanas, establece como competencia de las juntas metropolitanas fijar los lmites, naturaleza y cuanta de las autorizaciones (art. 14.1). El numeral 2 prev la autorizacin al gerente para negociar emprstitos, contratos de fiducia pblica y la ejecucin de obras por el sistema de concesin. La L-80/93 se refiere a estas autorizaciones, para especificar que son excepcionales, por cuanto la regla general es la ausencia de autorizaciones administrativas. Cuando
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se exigen, es necesario obtenerlas antes del procedimiento de contratacin (art. 25 nm. 7 y 11). En el caso de las entidades descentralizadas, sern los rganos de direccin los que habitualmente imponen una autorizacin previa. Por consiguiente, es necesario remitirse al reglamento respectivo. Tambin existen algunas autorizaciones especiales, como en entidades sin nimo de lucro y reconocida idoneidad (CN. art. 355), celebrados por entidades descentralizadas y contratos de fiducia (Dto. 1403/92, art. 4, 5), as como los contratos de la Nacin de ms de 5000 SMLM (Dto. 777/92, art. 1, modificado). Fuera de estas autorizaciones la L-80 aboli de manera general los distintos controles de tutela administrativa para contratar, prohibiendo expresamente la intervencin de las corporaciones de eleccin popular y de los organismos de control (art. 25.11) y centralizando la responsabilidad en el Jefe de la entidad estatal contratante, quien no puede trasladarla a las juntas ni a los comits asesores, corporaciones de eleccin popular u organismos de control (art. 26.5). Igualmente, el rgimen del Distrito Capital de Bogot establece la prohibicin de interferencia de las juntas directivas de las entidades descentralizadas del Distrito (Dto. 1421/93, art. 58). Licencias Adems de las autorizaciones constitucionales para contratar, existen distintas disposiciones que imponen la obligacin de obtener licencias particulares, por regla general, antes del proceso de contratacin: Para obra pblica: licencia de construccin, exigida por el Dto. 2150/95, (art. 49), ampliado por la L-388/97 (art. 99). Licencia urbanstica para adelantar obras de urbanizacin y parcelacin de predios, de construccin, ampliacin, modificacin, adecuacin, reforzamiento estructural, restauracin, reconstruccin, cerramiento y demolicin de edificaciones, de intervencin y ocupacin del espacio pblico, y realizar el loteo o subdivisin de predios (L-388/97 art. 99, modificado por el Dto. 019/12 art. 182). Licencias ambientales previstas en la L-99/1993 (ttulo VIII), que incluye varios temas descritos en el Dto. 2150/95, (art. 132) Permisos ambientales y sanitarios en contratos de concesin de servicios pblicos. (L-142/94, art. 25)
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3.1.3 PRINCIPIOS SOBRE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Los distintos regmenes de inhabilidades e incompatibilidades reseados en el acpite normativo -cuya consulta se recomienda- se rigen por ciertos principios que han sido definidos por la jurisprudencia: Naturaleza. La jurisprudencia ha establecido que constituyen limitaciones a la capacidad de contratacin justificadas en la proteccin del principio de transparencia e imparcialidad. Ellas son la consecuencia de sanciones por comportamientos previos contrarios a los principios de la correcta gestin pblica o responden a situaciones que no garantizan la imparcialidad del agente pblico en la gestin contractual. o C.C., sent. C-489/96 o C.E., sec. III, sent. 20 sep. 2001, Rad. 10989 Origen legal. Las inhabilidades e incompatibilidades constituyen restricciones a la capacidad de contratacin. Por consiguiente, tan slo pueden estar consignadas en la ley. No es posible crear inhabilidades e incompatibilidades mediante normas reglamentarias ni a travs del pliego de condiciones. Interpretacin restrictiva. Constituyendo una excepcin a la regla general de capacidad (Cdigo Civil, art. 1503), las inhabilidades e incompatibilidades deben identificarse concretamente, por lo que no es posible aplicarlas a casos anlogos. o C.C., sent. C-489/96 Aplicacin generalizada. Los regmenes de inhabilidades e incompatibilidades aplican incluso a los contratos que no estn sometidos a Ley 80/93 y a la Ley 1150/07, art. 13.
Efectos. o La inhabilidad y la incompatibilidad generan prohibicin para participar en los procesos de contratacin y para suscribir los contratos (L-80/93, arts. 8). Por ello, es una obligacin de la entidad separar al proponente incurso en cualquiera de los regmenes de inhabilidades e incompatibilidades o La suscripcin del contrato violando cualquiera de los regmenes de inhabilidades e incompatibilidades da lugar a la nulidad absoluta del contrato (L-80/93, art. 44.1) y la entidad tiene la obligacin de terminar unilateralmente el contrato que haya sido suscrito con violacin de los regmenes de inhabilidades e incompatibilidades (L-80/93, art. 45) o La inhabilidad y la incompatibilidad que sobreviene durante el procedimiento de seleccin, genera la exclusin del contratista y, si sobreviene una vez suscrito el contrato, obliga al contratista a cederlo previa autorizacin de la entidad o a renunciar a su ejecucin (L80/93, art. 9) o La inhabilidad que sobreviene entre la adjudicacin del contrato y su suscripcin, obliga a la revocatoria de la adjudicacin (L-1150/07, art. 9).
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3.1.4 ESTUDIOS PREVIOS (Ver ficha gua estudios previos) La ley exige la elaboracin de estudios previos que soporten la necesidad de la contratacin que se lleva a cabo. Constituyen una manifestacin de los principios de la contratacin y deben ser elaborados por la entidad con antelacin al a la apertura del proceso licitatorio (L-80/93, art. 25 nms. 7 y 12). La elaboracin de estudios previos se encuentra hoy reglada por diferentes disposiciones, entre ellas deben tenerse presente las referidas a los siguientes temas: Plan de compras: Instrumento de planeacin, anlisis y justificacin presupuestal en el cual se determinan los bienes, obras o servicios que la entidad requiere adquirir.
Los estudios y documentos previos deben publicarse de manera simultnea con el proyecto de pliego de condiciones (L-1150/07, art. 8 y Dto. 734/12, art. 2.1.1), deben permanecer a disposicin de los interesados por lo menos durante el desarrollo del proceso de seleccin y se consideran definitivos al momento de la elaboracin y publicacin del proyecto de pliego de condiciones, sin perjuicio de los ajustes a los mismos. En virtud del Dto. 734/12, art. 2.1.1, los estudios previos deben comprender como mnimo los siguientes elementos: Descripcin de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratacin: corresponde a la verdadera necesidad que lleva a adelantar un proceso con miras a la celebracin de un contrato. La L-80/93 establece como primer requisito esencial de la contratacin el anlisis de la conveniencia de contratar (art.25 nm. 7), para lo cual es necesario verificar que el citado estudio se ajuste a las necesidades plasmadas previamente por la entidad en el plan de compras . Adems, es de suma importancia verificar el cumplimiento de las normas de austeridad del gasto (Dtos. 26/98; 1737/98; 2209/98, 2785/11). En la descripcin de la necesidad las entidades deben sealar las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja (Ver sentencia del 31 de agosto de 2006 del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, radicado 14287). Objeto a contratar: Con sus especificaciones esenciales y la identificacin del contrato a celebrar. Anlisis que soporta el valor econmico del contrato: Se debe indicar las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante debe incluir la forma como los calcul para establecer el presupuesto y soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de dichos
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precios unitarios (Dto. 734/12, art. 2.1.1). El precio es un elemento esencial del contrato estatal. Su valor debe ser el fruto de un estudio especfico, una vez determinadas las condiciones y especificaciones tcnicas de la obra, bien o servicio a contratar. El precio debe responder a la valoracin precisa de la prestacin. Un precio deficiente estimula las adiciones de contrato que se podran evitar. Es determinante para establecer un buen presupuesto del contrato y la consecuente disponibilidad presupuestal (Ver acpite Presupuesto). Reglas especiales: En el concurso de mritos no es necesario publicar las variables utilizadas por la entidad para calcular el valor estimado del contrato. En las concesiones, no se debe publicar el modelo financiero utilizado por la entidad para su estructuracin. En la enajenacin de bienes del estado, el estudio previo debe incluir el avalo comercial del bien y precio mnimo de venta obtenido de conformidad con el Dto. 734/12, Ttulo III, Captulo VII) Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento que avala la existencia de recursos para la contratacin. La disponibilidad presupuestal es esencial en la planificacin contractual, sobre la base del anlisis que soporta el valor estimado del contrato. El no cumplimiento de este requisito constituye un alto riesgo para la entidad y puede generar graves consecuencias disciplinarias, penales y fiscales para los funcionarios que omitieron este deber. Deben verificarse adems si la ejecucin del contrato inicia en una vigencia y el objeto del compromiso se lleva a cabo en vigencias subsiguientes, caso en el cual se debe contar con vigencias futuras, esto es, la autorizacin de la asuncin de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras (L-819/03, art. 10). En general, se debe verificar las distintas particularidades que se describen en acpite posterior destinado al Presupuesto. La disponibilidad es requisito de perfeccionamiento del contrato, tal como lo establece la L-80/93 (art.41). El ejecutar contratos sin disponibilidad presupuestal genera graves consecuencias para la entidad estatal que permiti la ejecucin de obras, bienes o servicios sin contar con este requisito sustancial. Adems la jurisprudencia citada es hoy exigente con los requisitos del enriquecimiento sin causa y restringe su alcance a un carcter eminentemente resarcitorio y no indemnizatorio, adems, exige la existencia de la buena fe por
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parte del contratista.(C.E, sec. III, sents. 30/03/06, exp. 25662 y 7/07/07, exp. 14669). Sobre este punto, es necesario revisar la reciente jurisprudencia del Consejo de Estado sobre la actio in rem verso. Sent. de Unificacin jurisprudencial, rad. (24897), 19-11-2012, CP.. Jaime Orlando Santofimio Gamboa. Adems, la disponibilidad presupuestal es una regla bsica de la ley orgnica del presupuesto (Dto. 111/96, art. 71)
Fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin. La L-1150/07 prescribe como regla general para la seleccin de contratistas la licitacin pblica ( art. 2.1). Igualmente, determina otros cuatro procedimientos previstos por la misma ley (art. 2): seleccin abreviada, concurso de mritos, contratacin directa, y mnima cuanta. La entidad debe verificar, antes del inicio del proceso de seleccin, determinar la modalidad de contratacin apropiada y ajustarse a las generalidades y particulares que cada una de ellas exige. (ver art. 2 parg. 1) Ver Dto. 734/12, arts. 2.1.1 Determinacin de los factores de seleccin: Debe ser justificados, de tal suerte que permitan a la entidad identificar la oferta ms favorable. La Ley 1150/07 establece el deber de seleccin objetiva bajo el criterio de que la escogencia debe recaer sobre el ofrecimiento ms favorable para la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en cuenta consideracin factores de afecto o de inters o motivaciones subjetivas (art. 5). El Dto. 734/12 reglamenta la materia para determinar el ofrecimiento ms favorable para la entidad (art. 2.2.9) Ver ms adelante, Requisitos de habilitacin de los proponentes y factores de evaluacin de las ofertas.
Riesgos previsibles que pueda afectar el equilibrio econmico de la contratacin. Dentro de la poltica del anlisis de la gestin de riesgos por parte de las entidades estatales, la determinacin de los riesgos del contrato, prevista por la L-1150/07 (art. 4) debe estar integrada a los estudios previos (Dto. 734/12, art. 2.1.2.). El art. 2.1.2 define la nocin de riesgo previsible as: Se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio econmico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen as del concepto de imprevisibilidad de que trata el artculo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
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Los riesgos contractuales deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada proceso. Aunque la L-1150/07 art. 4 impone su anlisis y distribucin en proceso de seleccin, en realidad, el anlisis exhaustivo es significativo, sobre todo en los contratos complejos y de larga duracin, como las concesiones. Es importante tener en cuenta que los riesgos contractuales son distintos de las garantas que respaldan las obligaciones contractuales, tambin contenidas en los estudios previos. El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo con la reglamentacin sobre el particular. Estas garantas son diferentes a la determinacin de los riesgos previsibles del contrato. Las garantas amparan diversos riesgos derivados de la ejecucin del contrato, como el correcto cumplimiento de las obligaciones de los contratistas frente a la administracin las obligaciones laborales que tiene el contratista con sus trabajadores y las surgidas de la responsabilidad extracontractual frente a terceros, la calidad de los bienes y de las obras, el correcto funcionamiento de los equipos, entre otros y su aprobacin por parte de la entidad estatal es un requisito para poder dar inicio a la ejecucin del contrato. As mismo, dentro de las garantas se encuentran aquellas que amparan a las entidades con ocasin de la presentacin de ofertas por parte de los proponentes, o lo mismo, garantizan la seriedad de sus ofrecimientos, aun cuando debe entenderse que estas se otorgan para la presentacin de las propuestas dentro de un proceso de seleccin, y en tanto las primeras referidas se constituyen una vez perfeccionado el contrato estatal. El rgimen tiene amplia reglamentacin en el Ttulo V del Dto. 734 de 2012. En particular es importante verificar lo siguiente, segn la particularidad del contrato: Tipos de riesgo a amparar por incumplimiento (art. 5.1.4). Cubrimiento de otros riesgos (art. 5.1.5). Clusula de indemnidad (art. 5.1.6).. Factores para determinar la suficiencia de la garanta (art. 5.1.7). Excepciones al otorgamiento de garantas (art. 5.1.8).. Posibilidad de dividir la garanta y excepciones (art. 5.1.9)..
Casos especiales: Posibilidad de NO exigir garanta en contratos de emprstito, interadministrativos, de seguro y los de cuanta inferior al 10% de la menor cuanta (L-1150/07, art. 7) (Dto. 734/12, art. 5.1.8). Posibilidad de NO exigir garanta en contratos celebrados bajo la modalidad de contratacin directa (Dto. 734/12, arts. 3.4.1.1 y 5.1.8).
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Posibilidad de NO exigir garanta de seriedad de la oferta en procesos de subasta inversa para la adquisicin de los bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin (Dto. 734/12, arts. 3.2.1.1.2 y 5.1.8). Posibilidad de NO exigir garanta de seriedad en los concursos de mritos en los que se pide propuesta tcnica simplificada (Dto. 734/12, art. 5.1.8). Exigencia de contratos con entidades sin nimo de lucro y reconocida idoneidad (Dto. 777/92, art. 5). Garanta particular en los concursos de arquitectura (Dto. 2326/95, art. 17) Garanta de seriedad de oferta en el uso del espacio radioelctrico (Ley 1341/09, art. 11). Bolsa de productos (Dto. 734/12, art. 3.2.1.8). Arrendamiento y adquisicin de inmuebles (Dto. 734/12, art. 3.4.2.6.1). Posibilidad de no exigir garanta de seriedad de la oferta en contratos para la enajenacin de bienes del Estado (Dto. 734/12, art. 3.7.2.4). Los estudios previos podrn ser modificados por la Entidad con posterioridad a la apertura del proceso de seleccin, siempre que se trate de ajustes que no alteren los elementos mnimos descritos anteriormente y si implican un cambio fundamental en los mismos, con fundamento en el numeral 2 del art. 69 del Cdigo Contencioso Administrativo, o norma legal que lo modifique, adicione o sustituya (el CCA Decreto Ley 01/84 fue derogado por la Ley 1437 de 2011, art. 309, en consecuencia, debe tenerse en cuenta el numeral 2 del art. 93 de la Ley 1437/11), la entidad podr revocar el acto administrativo de apertura. (Dto. 734/12, art. 2.1.1).
3.1.5 PRESUPUESTO: La normativa presupuestal contiene una serie de disposiciones de carcter legal y reglamentario muy especializadas , de tal suerte que no puede ser abordada integralmente en esta gua. Nos limitaremos consecuentemente a los aspectos ms relevantes relacionados con la contratacin. La normativa presupuestal tiene distintas dimensiones frente al contrato: Planes de desarrollo: El presupuesto adoptado por la entidad pblica debe ser el reflejo de los planes y programas de desarrollo econmico y social, como lo prescribe el art 10 de la ley orgnica del presupuesto (Dto. 111/96). Las obras, bienes y servicios objeto de los contratos, deben desarrollar estos planes. Presupuesto anual de las entidades: Ser el inicialmente aprobado para cada entidad individualmente considerada, incluyendo gastos de inversin y de funcionamiento. Si la totalidad del presupuesto de una entidad con capacidad para contratar hace parte del presupuesto de otra, por cualquier relacin administrativa que
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exista entre ellas, el monto del presupuesto de la primera deber deducirse del presupuesto de la segunda. En caso de presentarse alguna adicin o reduccin al presupuesto inicial, durante la ejecucin del mismo, para determinar la capacidad contractual de la entidad se tomar en cuenta el valor del presupuesto modificado (Dto. 734/12, art. 8.1.8).. El presupuesto anual de las entidades permite establecer la menor cuanta para procesos de seleccin abreviada de menor cuanta (L-1150/07, art. 2.2.b) Presupuesto oficial del proceso de seleccin: Es la asignacin presupuestal especfica para el respectivo proceso de seleccin. Es un clculo anticipado del proceso de contratacin hasta su finalizacin y sirve de punto de referencia para la oferta econmica de los oferentes. La determinacin del presupuesto tiene as vnculo directo con distintos componentes de los estudios previos, en particular, con los planes de desarrollo y plan de compras (Dto. 111/96, art 10), el objeto a contratar y el anlisis que soporta el valor econmico del contrato.
Principios bsicos presupuestales relacionados con el contrato: La entidad debe contar con la disponibilidad presupuestal suficiente para contratar y, una vez suscrito el contrato, debe expedir el correspondiente registro presupuestal del compromiso.. (Dto. 111/96, art. 71). Certificado de Disponibilidad Presupuestal (Dto 568/96, art. 19). Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efecta el correspondiente registro presupuestal Registro presupuestal: Dto. 111/96, art. 71 Ver. C.E., sec. III, Sent. 7 de junio de 2007. Exp. 14669. Las obligaciones presupuestales son requisitos de ejecucin del contrato y no de existencia, de conformidad con L-80/93, art. 41. La ejecucin de los gastos del presupuesto debe hacerse con sujecin al Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) (Dto. 111/96, art. 73 y ss., Dto. 26 de 1998, art. 20) El principio de la anualidad del presupuesto (Dto. 111/96, art. 14) impone ciertos trmites particulares cuando la ejecucin del contrato va ms all del ao fiscal. Principio de anualidad: las apropiaciones tienen vigencia hasta el 31 de diciembre del respectivo ao. Para ejecutar contratos el ao siguiente es necesario respetar reglas sobre las reservas presupuestales, sobre la constitucin de cuentas por pagar y la constitucin de vigencias futuras. (Dto. 111/96, art. 89) Contratos suscritos en la vigencia fiscal siguiente a la de realizacin de procedimiento de seleccin, atendidos con el presupuesto de la vigencia se suscripcin del contrato. (L-819/03, art. 8) Vigencias futuras: necesarias en los contratos que se ejecutan en varias
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vigencias fiscales: Dto. 111/96, art. 23 y L-819/03, arts. 10 y siguientes (vigencias futuras ordinarias (art. 10), excepcionales (art. 11), para entidades territoriales (art. 12). o El Ministerio de Hacienda tiene una concepcin restringida de las reservas presupuestales previstas en el art. 8 de la L-819/03 (Ver. Gua de operacin de la categora de ejecucin de reservas presupuestales de la Direccin de apoyo fiscal). o Trato particular de vigencias futuras para contratos que incluyan varias obligaciones (diseo, construccin, mantenimiento) y deban ejecutarse en distintas vigencias fiscales. Decreto 3629 de 2004 Aspectos particulares: Contribucin especial en contratos de obra (L-418/97, art. 120 y 121, mod.) Informacin sobre financiacin de gastos con recursos del tesoro nacional (Dto. 1738/98) Medidas de austeridad en el gasto pblico. Dto. 26 de 1998. Prohibicin de papelera navidea y de conmemoracin (art. 10), pasajes en primera clase (art. 18). Restricciones en publicidad y publicaciones. Dto. 1737/98 ( art. 6 y ss) y en servicios administrativos: relaciones pblicas, alojamiento, recepciones, llamadas internacionales ( arts. 10 y ss). Restricciones en publicidad oficial. Ley 1474/11 (art.10), modificado por Dto. Ley 019/12 (art. 232). Ley 819 de 2003. Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal. Pasivos contingentes (art. 3), Reglamentacin a la programacin presupuestal (art. 8), vigencias futuras (art. 10, y ss), normas sobre endeudamientos presupuestal (art. 15 y ss).
3.1.6 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES Previo al inicio de la convocatoria del proceso a contratar se debe realizar un proyecto de pliegos de condiciones: Publicacin del proyecto de pliego. Debe ser publicado en el SECOP junto con los estudios previos (L-1150/07, art. 8, Dto. 734/12, art. 2.1.1). En la licitacin pblica y el concurso de mritos con propuesta tcnica detallada el proyecto de pliego debe publicarse mnimo con 10 das hbiles de antelacin a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso, y en la seleccin abreviada y el concurso de mritos con propuesta tcnica simplificada, por lo menos con 5 das hbiles de antelacin. Observaciones al proyecto de pliego. Dentro de los anteriores trminos, segn el proceso, los interesados podrn presentar observaciones al proyecto de pliego, las cuales deben resolverse por la entidad de manera motivada. En el pliego definitivo se podrn incluir los temas planteados en las observaciones
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(Dto. 734/12, art. 2.1.6). La publicacin del proyecto de pliego no genera obligacin para la entidad de dar apertura al proceso de licitacin (Dto. 734/12, art. 2.1.6).
3.1.7 PLIEGO DE CONDICIONES: (Ver ficha gua pliego de condiciones) El pliego de condiciones es calificado por la jurisprudencia como la ley del procedimiento de contratacin y del futuro contrato (C.E., sec. III, Sent. 28/04/05, exp. 12025). En l estn establecidas las condiciones tcnicas del bien, obra o servicio que se solicitan, as como requisitos de los proponentes y de sus ofertas que permitirn la seleccin de la ms conveniente para la entidad. Nuestra legislacin no prev los pliegos generales, adoptados en otros pases como reglamentos que imponen lineamientos de contratacin a las entidades. La L-1150/07 previ este tipo de pliegos slo para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y comn utilizacin (art. 2, par. 3), pero el respectivo reglamento no ha sido adoptado por el Gobierno Nacional. No obstante, la L-80/93 estableci lineamientos para que las entidades elaboren los pliegos respetando sus finalidades esenciales, para lo cual defini reglas en el artculo 24.5 que obligan a incluir all contenidos especficos y definir condiciones de concurrencia y claridad que garanticen la seleccin objetiva del contratista. El Dto. 734/12 reglamenta el contenido del pliego en el artculo 2.2.3: Descripcin tcnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha tcnica del bien o servicio de caractersticas tcnicas uniformes. Esta informacin siempre debe constar en anexo tcnico separable del pliego y por regla general debe ser pblico. Los fundamentos del proceso de seleccin, su modalidad, trminos, procedimientos, y las dems reglas objetivas que gobiernan la presentacin de las ofertas as como su evaluacin y ponderacin, y la adjudicacin del contrato. Las razones y causas de rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso. Las condiciones de celebracin del contrato, presupuesto, forma de pago, garantas y dems asuntos del contrato. Como anexo debe constar el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los dems documentos que sean necesarios. Requisitos de habilitacin de los proponentes
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Los requisitos habilitantes constituyen condiciones mnimas para la participacin en el procedimiento de seleccin, de conformidad con el objeto del contrato. Por ello, no son objeto de calificacin sino de verificacin. Estos requisitos son (L-1150/07, art. 5.1): La capacidad jurdica Las condiciones de experiencia Capacidad financiera Capacidad de organizacin de los proponentes
El pliego debe definir las particularidades de estos requisitos exigidos de manera adecuada y proporcional a las condiciones tcnicas y econmicas del contrato. Los requisitos habilitantes no otorgan puntaje, salvo en los proceso de concursos de mritos, en los que son factores de calificacin los aspectos tcnicos de la oferta y la experiencia especfica del proponentes y de su equipo de trabajo. La verificacin documental de estas exigencias de habilitacin le corresponde realizarlas a las Cmaras de Comercio, las cuales certifican dicha informacin en el Registro nico de Proponentes (RUP) (L-1150/07, art. 6) Factores de evaluacin de las ofertas El pliego debe fijar tambin los factores de calificacin, segn los componentes tcnicos y econmicos del objeto por contratar. Para ello, el pliego debe contener la definicin clara de estos factores, as como de su ponderacin, lo cual permite identificar la oferta ms favorable para la entidad. (L-1150/07, art. 5.2). Tanto la ley como el reglamento contemplan parmetros para la determinacin de estos factores: Cul es la Oferta ms Favorable? El artculo 2.2.9 del Dto 734/12 establece ciertas orientaciones para la determinacin de la oferta ms favorable para la entidad as:
MODALIDAD DE SELECCIN Seleccin abreviada para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin (BSCTUCU). Mnima cuanta Aquella que presente la mejor calidad con independencia del precio, de acuerdo con los criterios previstos en el pliego de condiciones y en el Dto. 734/12. Precio no es factor de calificacin o evaluacin. La adjudicacin recaer en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relacin costo-beneficio OFERTA MS FAVORABLE
Aquella con el menor precio
Concurso de mritos
Licitacin.
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Seleccin abreviada menor cuanta.
de
Aquella que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a) Ponderacin de calidad y precio soportados en puntajes o frmulas sealadas en el pliego de condiciones; b) Ponderacin de calidad y precio que representen la mejor relacin costo beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones debe establecer: I. Las condiciones tcnicas y econmicas mnimas de la oferta. II. Las condiciones tcnicas adicionales que para la entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Ej: uso de tecnologa, materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duracin del bien, obra o servicio. III. Las condiciones econmicas adicionales que para la entidad representen ventajas cuantificables en trminos monetarios. Ej: forma de pago, descuentos, valor o existencia del anticipo, mayor garanta del bien o servicio, etc. IV. Los valores monetarios que se asignarn a cada ofrecimiento tcnico o econmico adicional, de manera que permitan la ponderacin de las ofertas presentadas. Cada variable se debe cuantificar monetariamente, segn el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos.
Dems que se adelanten aplicando el procedimiento de menor cuanta
Propuestas con valor artificialmente bajo: Previo requerimiento al proponente, deben ser evaluadas por el comit asesor evaluador, el cual recomienda justificadamente el rechazo o la continuidad de la oferta (Dto. 734/12, art. 2.2.10). La respectiva oferta debe continuar si el valor est soportado en circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales, si se le llegare a adjudicar el contrato. Si se rechaza la oferta, las entidades pueden optar motivadamente por declarar desierto el proceso o por adjudicarlos al segundo mejor precio. Est prohibido para las entidades establecer lmites a partir de los cuales presuma que la propuesta es artificialmente baja, as como definir precios artificialmente bajos mediante mecanismos automticos o electrnicos. En la subasta inversa para adquisicin de BSCTUCU, la verificacin de precios artificialmente bajos solo procede respecto del precio final ofertado en la subasta. Documentacin complementaria: En los pliegos se puede solicitar informacin complementaria que sea necesaria para garantizar el cumplimiento del deber de seleccin objetiva.
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De manera general NO es permitido: 3.2. Sealar taxativamente que requisitos o documentos SON subsanables. Sealar taxativamente que requisitos o documentos NO son subsanables. Permitir que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. Permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta. Permitir que se adicione o mejore el contenido de la oferta. CONDICIONES GENERALES APLICABLES A LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN
Los distintos procesos de seleccin deben cumplir con algunas condiciones comunes generales. Ellas sern tratadas en este acpite. Las modalidades de seleccin del contratista, tratadas en el Captulo 4, contienen algunos tratamientos particulares que sern expuestos para cada uno de ellos. Convocatoria pblica Acto de apertura del proceso de seleccin Pliego definitivo y adendas Acto de cierre de licitacin Recepcin de ofertas Evaluacin de ofertas
3.2.1. CONVOCATORIA PBLICA: En la promocin de la transparencia la reglamentacin ha ido aumentando la publicidad de los procedimientos de seleccin, creando una regla general de publicidad. Los elementos comunes a los distintos procedimientos, listados en este acpite, se deben complementar con los especficos para cada modalidad de seleccin tratadas en el Captulo 4 La convocatoria pblica es necesaria en las modalidades de licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos. Aviso de convocatoria (Dto. 734/12, art. 2.2.1): la entidad debe elaborar un aviso que debe publicarse en el SECOP (Dto. 734/12, art. 2.2.5) y debe contener la informacin necesaria para dar a conocer las particularidades del proceso de seleccin, tales como: objeto, modalidad de seleccin, presupuesto oficial del proceso, lugar en donde se pueden verificar los estudios previos y el proyecto de pliego, e indicar si est cobijada la contratacin por acuerdo o tratado internacional. La Entidad contratante ser responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados al proceso de seleccin, salvo asuntos expresamente definidos como de reserva. El art. 2.2.5 del Decreto 734 de 2012
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establece los actos que deben ser objeto de publicacin en el SECOP. 3.2.2 ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA En las modalidades de licitacin, seleccin abreviada y concurso de mritos, las entidades deben proferir un acto administrativo de carcter general, el cual ordene la apertura del respectivo proceso de seleccin. En la modalidad de contratacin directa no se requiere dicho acto, sino el acto de justificacin de que trata el art. 3.4.1.1 del Dto. 734/12. Contenido del acto de apertura: Objeto de la contratacin. Modalidad de seleccin. Disponibilidad presupuestal. Cronograma. Lugar electrnico o fsico donde se puede consultar los prepliegos, pliegos de condiciones y estudios previos. Convocatoria para las veeduras ciudadanas. Dems informacin que se considere pertinente. Suspensin del proceso y revocatoria del acto de apertura: El proceso de seleccin puede ser suspendido por un trmino no superior a 15 das hbiles, salvo que se requiera un mayor tiempo justificado, sealando las razones estrictamente ligadas al inters general o publico, mediante acto motivado. Igualmente, el acto administrativo de apertura puede ser revocado hasta antes de la fecha y hora prevista para la adjudicacin del contrato, si se presenta alguna de las causales previstas en el art. 69 del Cdigo Contencioso Administrativo (hoy correspondiente al art. 93 de la Ley 1437/11)
3.2.2 PLIEGO DEFINITIVO Y ADENDAS El pliego definitivo es la ley del contrato y es ley para las partes, el cual contiene dos tipos de regulaciones: i) Las reglas y condiciones del proceso de seleccin objetiva, esto es, las distintas etapas y procedimientos, cronograma, plazos, factores de seleccin determinantes para la escogencia ms favorable para la entidad, y ii) Las condiciones del futuro contrato, tales como objeto, especificaciones, forma de pago, obligaciones de las partes, plazos de ejecucin y, en general, todas las condiciones contractuales. El pliego de condiciones, como todos los procedimientos y actos del proceso de seleccin, debe publicarse en el SECOP (Dto. 734/12, art. 2.2.5)
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Adendas: la modificacin a los pliegos de condiciones se realiza a travs de adendas, justificadas en el principio del inters general: Las adendas se entiende que forman parte integral del pliego. El plazo mximo para expedir adendas es aquel que se seale en el pliego de condiciones; si no se indica dicho plazo, la entidad al adoptarlas debe indicar la extensin del trmino previsto para el cierre, con el propsito de que los proponentes tengan el tiempo suficiente para realizar ajustes a sus ofrecimientos (Dto. 734/12, art. 2.2.4.). En todo caso, el Dto. 734/12 seala unos lmites temporales para expedir adendas, dependiendo de la modalidad de seleccin: En la licitacin pblica no pueden expedirse dentro de los tres (3) das anteriores al cierre, ni siquiera para extender este trmino. Exclusivamente para esta modalidad, se entiende por das hbiles y horarios hbiles para la expedicin de adendas los das lunes a viernes no festivos, de 7:00 a. m. a 7 p. m. (Dto. 734/12, art. 2.2.4 par. 2). En la seleccin abreviada, concurso de mritos y mnima cuanta no podrn expedirse el mismo da del cierre, ni siquiera para extender este trmino.
3.2.3 PLAZOS DEL PROCESO DE SELECCIN Todos los plazos del proceso hasta la firma del contrato deben sealarse en el pliego de condiciones y pueden, antes de su vencimiento, prorrogarse hasta la mitad del inicialmente fijado (Dto. 734/12, art. 8.1.14). Plazo para presentar ofertas: aquel comprendido entre la fecha de apertura del proceso de seleccin y la de su cierre. Este plazo se debe contar a partir del momento que se seale en el pliego de condiciones, con posterioridad al acto administrativo de apertura (Dto. 734/12, art. 8.1.13). La Ley 80/93 art. 30 num. 4 establece una regla especial para el caso de la licitacin pblica, al sealar que si como resultado de la audiencia de aclaraciones se requiere realizar modificaciones al pliego, la entidad podr ampliar el plazo de la licitacin hasta por 6 das hbiles. En el numeral 5 ibdem se encuentra otra regla especial en relacin con el plazo de la licitacin; se establece que dicho plazo podr prorrogarse por un trmino no superior a la mitad del inicialmente fijado, de oficio o a solicitud de parte, cuando la entidad lo estime conveniente, o cuando lo solicite un nmero plural de oferentes. Plazo para verificacin y evaluacin de ofertas: en el pliego de condiciones debe indicarse el plazo razonable dentro del cual la entidad realizar la verificacin y evaluacin de las ofertas. Este plazo podr prorrogarse, antes de su vencimiento, por un trmino no superior al inicialmente establecido, cuando no garantice el deber de seleccin objetiva (Dto. 734/12, art. 8.1.14). Plazo para presentar observaciones al informe de evaluacin de ofertas: en las modalidades de licitacin, seleccin abreviada, concurso de mritos y mnima cuanta, las entidades deben sealar en el pliego de condiciones el plazo dentro del cual los
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proponentes podrn formular observaciones al informe de evaluacin de las ofertas. Para algunas causales especficas, existen trminos perentorios: Licitacin pblica, el plazo para presentar observaciones al informe de evaluacin es de cinco (5) das hbiles (Ley 80/93 art. 30 num. 4). Seleccin abreviada de menor cuanta el resultado de la evaluacin se publica en el Secop durante tres (3) das hbiles, trmino durante el cual los oferentes pueden presentar observaciones, las cuales debe resolverse en el acto de adjudicacin (Dto. 734/12, art. 3.2.2.1). Concurso de mritos el plazo para presentar observaciones al informe de evaluacin, el cual debe ser publicado por la entidad en el Secop, es de tres (3) das, las cuales se resolvern en el acto de adjudicacin (Dto. 734/12, art. 3.3.4.4). Mnima cuanta el plazo es de un (1) da hbil. Las respuestas a las observaciones se publicarn en el Secop simultneamente con la comunicacin de aceptacin de la oferta (Dto. 734/12, art. 3.5.4).
Plazo de la adjudicacin: se cuenta a partir del da siguiente a aquel en que haya vencido el plazo para la presentacin de las observaciones al informe de evaluacin de las ofertas (Dto. 734/12, art. 8.1.13). Dentro de este plazo, las entidades podrn declarar desierto el proceso de seleccin (Ley 80/93, art. 30 num. 9). Plazo para la suscripcin del contrato: debe sealarse en el pliego de condiciones. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del trmino sealado, quedar a favor de la entidad contratante, en calidad de sancin, el valor de la seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones correspondientes (Ley 80/93 art. 30 num. 12). 3.2.4 RECEPCIN DE OFERTAS: Como ya se seal, los pliegos deben sealar con precisin el plazo para la presentacin de ofertas (ver: Plazo para presentar ofertas). 3.2.5 EVALUACIN DE OFERTAS Comit asesor: La entidad debe designar un comit para la evaluacin de las ofertas presentadas en procesos de seleccin por licitacin, seleccin abreviada, concurso de mritos y mnima cuanta (Dto. 734 de 2012, art. 2.2.9, par. 2). La evaluacin tendr en cuenta los requisitos habilitantes de los proponentes y los factores de evaluacin de las ofertas establecidos en los pliegos de condiciones. En la evaluacin se tendr en cuenta la primaca de lo sustancial sobre lo formal (Dto. 734/12, art. 2.2.8), de tal forma que no podr rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 y en el presente decreto.
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Al momento de evaluar ofertas, debe realizarse el anlisis de las propuesta econmica para determinar si hay ofrecimientos artificialmente bajos, de conformidad con el Dto. 734/12, art. 2.2.10. Publicacin del informe de evaluacin: Una vez evaluadas cada una de las ofertas presentadas se dar traslado a los oferentes, con el fin de que puedan presentar las observaciones que estimen pertinentes .
3.3
CONDICIONES GENERALES PARA PROCEDIMIENTO DE SELECCIN
LA
CULMINACIN
DEL
Existen etapas y condiciones comunes en la culminacin de los distintos procedimientos de seleccin, sin perjuicio de la verificacin de particularidades en las distintas modalidades de seleccin del contratista, tratadas en el Captulo 4, comprenden: Acto de adjudicacin. Adjudicacin con oferta nica Declaratoria de desierta. Suscripcin y legalizacin del contrato.
3.3.1 ACTO DE ADJUDICACIN Es el acto administrativo motivado por el cual la Administracin selecciona su contratista como resultado del procedimiento respectivo. El acto de adjudicacin debe ser publicado en el SECOP (Dto. 734/12, art. 2.2.5) 3.3.2 ADJUDICACIN CON OFERTA NICA Sin perjuicio de las reglas particulares en la subasta inversa, concurso de mritos y procesos con convocatoria limitada a Mipymes, las entidades podrn adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una propuesta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, y siempre que satisfaga los requerimientos contenidos en el pliego de condiciones (Dto. 734/12, art. 8.1.12). 3.3.3 DECLARATORIA DE DESIERTA: Procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declara mediante acto administrativo motivado, en el que se sealen de forma expresa y detallada las razones que dieron lugar a su declaratoria (Ley 80/93, art. 25, num. 18). Publicacin de adjudicacin o declaratoria desierta. Debe realizarse en el SECOP (Dto. 734/12, art. 2.2.5).
3.3.4 SUSCRIPCIN Y LEGALIZACIN DEL CONTRATO Una vez concluidos los procedimientos de seleccin del contratista y adjudicado el
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contrato, surge la obligacin para las partes de suscribir el contrato dentro del trmino establecido en el pliego de condiciones, el cual, como ya se indic, es ley del contrato. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del trmino que se haya sealado, quedar a favor de la entidad contratante el valor de la garanta de seriedad de la oferta y, en tal caso, la entidad estatal, mediante acto administrativo debidamente motivado, podr adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) das siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad (Ley 80/93 art. 30 num. 12). El contrato tiene requisitos de existencia, validez y eficacia, los cuales se analizarn ms adelante.
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CAPTULO 4 MODALIDADES DE SELECCIN DEL CONTRATISTA
4.1
LICITACIN PBLICA
Por regla general, la escogencia del contratista se realizar por licitacin pblica, con las excepciones previstas para las causales de seleccin abreviada, concurso de merito, contratacin directa y mnima cuanta (Ley 1150/07, art. 2, num. 1). Conforme el pargrafo del artculo 30 de la Ley 80/93, se entiende por licitacin pblica el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula pblicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la ms favorable. Para una mejor compresin, los procesos licitatorios se estructuran esencialmente en tres etapas, a saber: Preparacin del proceso licitatorio Desarrollo del proceso licitatorio (Ver ficha gua Desarrollo del proceso licitatorio) Conclusin o culminacin del proceso licitatorio. (Ver ficha Conclusin o culminacin del proceso licitatorio)
4.1.1 PREPARACIN DEL PROCESO LICITATORIO En esta etapa se deben cumplir con las Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin comunes a los distintos procedimientos.
4.1.2 DESARROLLO DEL PROCESO LICITATORIO (Ver ficha sobre licitacin pblica) La licitacin tiene el mayor nmero de requisitos y procedimientos a seguir, los cuales se enuncian a continuacin. Verificar las Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin comunes a los distintos procedimientos. Publicacin de avisos previos a la apertura de la licitacin: El Decreto Ley 019 de 2012 elimin la publicacin de los avisos de la licitacin que deba realizarse en diarios de amplia circulacin en el territorio de jurisdiccin de la entidad o, a falta de estos, en otros medios de comunicacin social que posean la misma difusin. Si bien se elimin dicha publicacin en diarios de amplia circulacin, se estableci que dentro de los diez (10) a veinte (20) das calendario anteriores a Ia apertura de
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Ia licitacin se deben publicar hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) das calendario, en Ia pgina web de Ia entidad contratante y en el Sistema Electrnico para Ia Contratacin Publica SECOP (Ley 80/93, art. 30 num. 3, modificado por art. 224 del Dto Ley 019/12). Estos avisos deben contener la informacin relativa al objeto y caractersticas esenciales de la licitacin. Si la entidad se encuentra en pequeos poblados en los cuales no existe dichos medios de comunicacin, deben leerse por bando y se fijarn por avisos en los principales lugares pblicos por el trmino de siete (7) das calendario, entre los cuales deber incluir uno de los das de mercado en Ia respectiva poblacin. Publicacin en el SECOP de los estudios previos y del proyecto de pliego de condiciones. Expedicin y publicacin del acto administrativo de apertura de la licitacin (L80/93, art. 30.1), y publicacin de los pliegos de condiciones definitivos. Audiencia de aclaraciones del pliego de condiciones: Dentro de los 3 das hbiles siguiente al inicio del plazo de la licitacin, a peticin de parte se realizar una audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones. En la misma audiencia se realizar la revisin de la asignacin de los riesgos previsibles. (L-80/93, art. 30.4,modificado por art. 220. Dto 019/12). Respuestas a las observaciones presentadas al pliego de condiciones definitivo. Presentacin de ofertas dentro del plazo de la licitacin, conocido como aquel que transcurre entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar ofertas y el cierre. Evaluacin y verificacin de las ofertas presentadas. Publicacin del informe de evaluacin en el SECOP. Recepcin de observaciones al informe de evaluacin de las ofertas. Audiencia de adjudicacin (Ley 1150/07, art. 9 y Dto. 734/12, art. 3.1.3). En la licitacin es obligatorio realizar la adjudicacin en audiencia pblica, en la cual, previo a la adopcin de la decisin definitiva de adjudicacin, los interesados podrn pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluacin. El procedimiento de la audiencia de adjudicacin se encuentra regulado en el Dto. 734/12, art. 3.1.3, al cabo del cual la entidad debe adoptar la decisin que corresponda y notificar en estrados al adjudicatario y los presentes.
Presentacin de la oferta de manera dinmica mediante subasta inversa: Dto. 734/12, art- 3.1.2 En la licitacin las entidades podrn utilizar el mecanismo de la subasta inversa para conformar las ofertas de manera dinmica, situacin que se sealar en el respectivo
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pliego de condiciones, as como las variables tcnicas y econmicas sobre las cuales recaer la puja. Este procedimiento implica que durante el plazo de la licitacin los oferentes presenten la oferta con los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos habilitantes, los cuales son verificados por la entidad, con el fin de determinar los oferentes que pueden continuar en el procedimiento. Con los proponentes habilitados se realiza la subasta inversa, de la cual se levanta un acta con todas las constancias del caso, y en la que se presentan los proyectos de oferta inicial, respecto de aquellos aspectos que incluyen variables dinmicas, y se van realizando posturas sucesivas con el fin de mejorar la oferta inicial, hasta conformar la oferta definitiva. En los eventos en que el oferente no haga posturas dentro del trmino concedido, se considera como oferta definitiva la oferta inicial que haya presentado. El precio ofrecido no puede ser considerado como la nica variable sometida a conformacin dinmica. 4.1.3 CONCLUSIN O CULMINACIN DEL PROCESO LICITATORIO: Se deben verificar las Condiciones generales para la culminacin del procedimiento de seleccin, comunes a todos los procesos de seleccin En cuanto a las particularidades de esta etapa en la licitacin, se resaltan: Resolucin de adjudicacin: Se realiza sistemticamente en audiencia pblica presidida por el representante legal de la entidad o su delegado, al cabo de la cual se adjudicar el contrato mediante acto administrativo motivado, que se notificar en a los presentes. Procedimiento de la audiencia: En la audiencia, los oferentes podrn pronunciarse inicialmente sobre las respuestas ofrecidas por la entidad a sus observaciones respecto del informa de evaluacin. (en ningn caso esta posibilidad implica una nueva oportunidad para modificar o mejorar la oferta). La audiencia podr ser suspendida por un tiempo prudencial necesario para resolver cuestiones que ameriten un anlisis y cuya decisin puede influir en la adjudicacin. Se podr conceder el uso de la palabra por una nica vez al oferente que as lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluacin de su oferta se hayan presentado por los intervinientes. Las intervenciones estarn limitadas a la duracin mxima indicada con anterioridad por la entidad. Terminadas las intervenciones de los oferentes, el representante de la entidad o su delegado adoptar la decisin que corresponda y la notificar a los presentes. NO es necesario la lectura del borrador del acto de adjudicacin, siempre y cuando la entidad lo haya dado a conocer con anticipacin a los interesados.
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4.2
SELECCIN ABREVIADA
Modalidad de seleccin objetiva, prevista para la contratacin de bienes y servicios donde las caractersticas del objeto, las circunstancias de la contratacin, la cuanta y destinacin del bien pueden adelantarse mediante procesos simplificados con el fin de garantizar la eficiencia de la gestin contractual. La L-1150/07 describe los distintos los distintos procedimientos que desarrollan la modalidad abreviada de seleccin de contratistas, desarrolladas por reglamentos especficos. Para todos ellos, es importante verificar las: Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin
Las causales en las cuales procede la seleccin abreviada son las siguientes:(L1150/07, art. 2). La adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin La contratacin de menor cuanta La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud La contratacin fruto de la declaracin desierta del proceso de seleccin Enajenacin de bienes del Estado La adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas Los contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economa mixta Los contratos de entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecucin de los programas de proteccin de personas amenazadas, desmovilizacin y reincorporacin, poblacin desplazada, proteccin de Derechos Humanos y poblacin con alto grado de exclusin La contratacin de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
4.2.1 ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN: Los bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin son aquellos que poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas, y comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos. Los bienes y servicios de comn utilizacin son aquellos ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite. Caractersticas: Procedimiento en Dto. 734/12, art. 3.2.1.2 y siguientes.
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Son bienes y servicios de utilizacin general y ofrecida en el mercado de en condiciones equivalentes para quien los requiera. No se consideran de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin las obras pblicas y los servicios intelectuales. La caracterstica descriptiva es el conjunto de notas distintivas que determinan la apariencia de un bien, pero no coinciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer necesidades de la Entidad, en la medida que no alteran sus ventajas funcionales. Los bienes de caractersticas homogneas no pueden individualizarse mediante el uso de marcas, salvo que la satisfaccin de la necesidad as lo exija, lo cual deber constar expresamente en los estudios previos; en todo caso, la exigencia de marcas solo debe obedecer a criterios objetivos completamente identificados en los estudios previos.
Procedimiento: De manera preliminar, debe verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin
Sin consideracin a la cuanta, la seleccin abreviada se puede adelantar mediante los siguientes procedimientos: Subasta inversa Compra por acuerdo de precios Adquisicin a travs de bolsas de productos
4.2.1.1. SUBASTA INVERSA: Puja dinmica de reduccin sucesiva de precios que se efecta de forma presencial o electrnicamente durante un tiempo determinado (Dto.734/12, art. 3.2.1.1.1) y siguientes). Por regla general, la subasta inversa debe realizarse forma electrnica, salvo que la entidad no cuente con las herramientas tecnolgicas para ello. Caractersticas: El nico criterio de evaluacin para esta modalidad de seleccin es el menor precio. La subasta se puede realizar por tems o lotes, entendiendo estos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo. No es obligatoria la garanta de seriedad de la oferta.
Estudios previos en subasta inversa: Adems de las condiciones generales exigidas
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en los estudios previos para todos los contratos, para este procedimiento o modalidad de seleccin los bienes a ser adquiridos deben tener una ficha tcnica que incluya sus caractersticas y especificaciones, en trminos de desempeo y calidad. Dicha ficha tcnica debe incluir (Dto. 734/12, art. 3.2.1.1.3): o o o o Denominacin del bien y servicio. Denominacin tcnica del bien o servicio. Unidad de medida. Descripcin general.
Contenido de la propuesta inicial: En el momento sealado en los pliegos los oferentes presentarn una oferta completa, incluyendo los requisitos habilitantes: capacidad jurdica, financiera, experiencia y organizacin, y en sobre sellado la propuesta inicial de precio. Verificacin de los requisitos habilitantes: (Dto. 734/12, art. 3.2.1.1.5) La Entidad verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes definidos en los pliegos de condiciones y publicar el informe de verificacin de los mismos, indicando quienes se encuentran habilitados y a cuales se les conceder un plazo para subsanar la ausencia de requisitos o falta de documentos habilitantes. Una vez subsanados los requerimientos de la entidad o presentadas las aclaraciones del caso, se llevar a cabo la subasta con los habilitados. Si no se presenta ningn proponente para participar en la subasta, se debe ampliar el plazo para la presentacin de ofertas (documentos habilitantes y la oferta inicial de precio), por el trmino que se establezca en los pliegos de condiciones, el cual en ningn caso puede ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Si una vez ampliado el plazo no se presenta ningn proponente, la entidad declarar desierto el proceso de seleccin. Negociacin con el nico oferente habilitado: En el evento en que solo resulte habilitado un oferte para participar en la subasta, la entidad lo invitar a una negociacin, con el propsito de que ofrezca un menor precio de la oferta inicialmente presentada, cuyo rango de mejora no podr ser inferior al descuento mnimo indicado en el pliego. Si el oferente ajusta su oferta al descuento mnimo y su oferta no excede el presupuesto oficial, la entidad le adjudicar el contrato (Dto. 734/12, art. 3.2.1.1.5). Declaratoria de desierto del proceso: Si se declara desierto el proceso de seleccin por subasta inversa, la entidad podr iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicacin del proyecto de pliego de condiciones. Si es necesario, se modificarn los elementos de la contratacin, incluidas cantidades y presupuesto, siempre y cuando no se cambie el objeto del proceso (Dto. 734/12, art. 3.2.1.1.5). Mrgenes mnimos de mejora de la oferta: Para la subasta se determinar en el pliego de condiciones mrgenes mnimos de mejora de las ofertas, por debajo de los cuales no sern aceptables lances. Se consideran lances vlidos los siguientes: En la subasta inversa presencial: aquellos que mejoren el precio de arranque si es el primer lance, o mejoren el lance de la ronda anterior y as sucesivamente.
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En la subasta inversa electrnica: aquellos que superen el margen mnimo de mejora en relacin con el precio de arranque si es el primer lance, o superen el ltimo lance vlido presentado en la subasta y as sucesivamente.
Desarrollo de la subasta inversa presencial (Dto. 734/12, art. 3.2.1.1.8) Para llevar a cabo la subasta debern resultar habilitados por lo menos dos oferentes. El procedimiento se desarrolla en audiencia pblica, al inicio de la cual se abren los sobres con las oferta iniciales de precio y se comunica solamente cual fue la menor de ellas. La entidad repartir sobres y formularios para que los proponentes efecten sus lances, y les otorgar un trmino comn para hacer cada lance. Una vez diligenciados los formularios, la entidad los recoge junto con los sobres. Se organizan los lances en orden descendente y nicamente se da a conocer el valor del menor lance. Si un proponente presenta un lance no vlido, no podr en lo sucesivo seguir presentando lances. Por lo tanto, se considera como su oferta definitiva el ltimo lance vlido. El procedimiento se repite el nmero de veces que sea necesario, hasta tanto no se obtenga ningn lance que mejore el de menor precio de la ronda anterior. La identidad de los proponentes y el resultado de la subasta solo se da a conocer una vez adjudicado el contrato. Si se presenta empate en el ltimo lance, se debe adjudicar el contrato al proponente que present el menor lance inicial; si persiste el empate se dirime mediante sorteo.
Desarrollo de la subasta inversa electrnica (Dto. 734/12, art. 3.2.1.10) Se lleva a cabo a travs de mecanismos electrnicos que permitan el intercambio de mensajes de datos. La herramienta electrnica debe ser dada a conocer a los proponentes con suficiente antelacin a la subasta, lo cual se indicar en el pliego de condiciones. El precio de arranque ser el menor de las propuestas iniciales de precio. Las posturas se realizarn a travs de la herramienta tecnolgica. Si se presentan dos o ms posturas por el mismo valor, solo se tendr en cuenta la que se haya enviado primero en orden cronolgico. La identidad de los proponentes y el resultado de la subasta solo se da a conocer una vez adjudicado el contrato.
4.2.1.2. ACUERDO MARCO DE PRECIOS: (Ley 1150/07, art. 2, par. 5) Los acuerdo marco de precios permiten a las entidades fijar, durante un perodo de tiempo determinado, las condiciones de oferta para la adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garanta establecidas en el acuerdo. En este procedimiento, la seleccin de proveedores le dar a las entidades estatales que suscriban el acuerdo, la posibilidad que mediante rdenes de compra directa, adquieran los bienes y servicios ofrecidos, por lo cual entre la entidad que formule la orden directa
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de compra y el proveedor se formar un contrato. Compras por catlogo. Este procedimiento no est reglamentado actualmente y, por lo tanto, no es posible darle aplicacin. 4.2.1.3. BOLSA DE PRODUCTOS: Foro de negociacin en el cual participan las entidades estatales (comprador), a travs de un comisionista; los proveedores (vendedor), a travs de comisionistas, y la bolsa de productos. La bolsa estandariza, tipifica, elabora y actualiza una lista de bienes y servicios de caractersticas tcnicas y de comn utilizacin susceptibles de adquisicin por entidades estatales, de tal forma que solo esos productos pueden ser adquiridos mediante este procedimiento. Caractersticas y desarrollo (Dto. 734/12, art. 3.2.1.2.1 y ss): Se podr realizar de manera presencial o electrnica. La lista de bienes y servicios debe ser actualizada y contendr bienes y servicios susceptibles de adquisicin y solo estos podrn ser adquirido por este procedimiento. El listado ser publicado y estar a disposicin de la Entidad y del pblico en general. Las entidades estatales escogern a su comisionista mediante un procedimiento competitivo en una rueda de negocios de la bolsa respectiva, previa solicitud efectuada a la bolsa. Este procedimiento se rige por los reglamentos internos de la bolsa. No requiere de la publicacin de los documentos e informacin de que trata el art. 2.2.5 del Decreto 734/12; nicamente se debe publicar en el Secop el contrato suscrito entre la entidad estatal y el comisionista, y las modificaciones, si las hubiere. La entidad y el vendedor comitentes, constituirn pliza a favor del organismo de compensacin de la bolsa, para garantizar el cumplimiento de la negociacin. En el procedimiento el postor ganador (vendedor) ser el que ofrezca el mejor precio. Estudios previos en la bolsa de productos: El estudio previo de este procedimiento contendr, adicional a los mnimos descritos en el art. 2.1.2. Dto. 734/12, los siguientes: Precio mximo de compra de los productos de la bolsa. Monto mximo de comisin.
4.2.2 CONTRATACIN DE MENOR CUANTA De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin
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Verificar pertinencia de convocatoria limitada a Mypes o Mipymes (Dto. 734/12, Ttulo IV). Para los procesos con cuanta inferior a US$75.000 dlares, la convocatoria se podr limitar a Mypes si: - Por lo menos se reciben 3 manifestaciones de inters solicitando dicha limitacin. - Se acredite mnimo un ao de existencia por parte de la Mype que manifest inters. Procedimiento (Dto. 734/12, art. 3.2.2.1 y ss): Convocatoria pblica: Principio general. Publicacin de todos los procedimientos y actos, publicacin del proyecto de pliego. El proyecto de pliego de condiciones se publicar mnimo con 5 das hbiles de antelacin a la apertura del proceso. Apertura: Dentro de los tres das hbiles siguientes los posibles interesados en participar manifestarn su inters, con el fin de conformar una la lista de los posibles oferentes. En el caso en que se presenten ms de 10 manifestaciones de inters, la entidad podr realizar un sorteo de consolidacin de oferentes, con el fin de escoger entre ellos un nmero inferior. La manifestacin de inters sealar la forma de ubicacin y de comunicacin; si no se presentan se declarar desierto el proceso. La presentacin de oferta se realizar en la fecha determinada en el pliego y si se realiz sorteo se contar este plazo desde el da de la realizacin del mismo. Vencido el trmino de presentacin de ofertas la entidad proceder a la evaluacin de las mismas, termino que no podr ser superior al de presentacin de las mismas. (Salvo motivacin de la Entidad). Todas las ofertas participantes sern verificadas y evaluadas. El informe de evaluacin de las ofertas se publicar durante tres (3) das hbiles en el Secop, con el fin de que los proponentes presenten observaciones al mismo. Las respuestas a las observaciones formarn parte del acto de adjudicacin. Se adjudicar el contrato al proponente que presento la oferta ms favorable. (Art. 2.2.9 del Decreto 734 de 2012). Se comunicar la decisin a todos los que participaron, mediante la publicacin en el Secop. Si declara desierto el proceso, la entidad podr iniciarlo nuevamente prescindiendo de la publicacin del proyecto de pliego. La manifestacin de inters y el registro de proponentes son requisitos habilitantes.
4.2.3 CONTRATOS DE PRESENTACIN DE SERVICIOS DE SALUD (Dto. 734/12, art. 3.2.2.1 y ss): De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de
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seleccin Si la Entidad requiere de prestacin de servicios de salud, se seleccionar el proponente mediante el procedimiento de la menor cuanta (Dto. 734/12, art. 3.2.2.1 y ss); no obstante, no se requiere del Registro nico de Proponentes. Las personas naturales o jurdicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en el registro especial nacional del Ministerio de la Salud o quien haga sus veces, de conformidad con la Ley 10 de 1990.
4.2.4 SELECCIN ABREVIADA POR LA DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIN: Dto. 734/12, art. 3.2.2.1 y ss): (Dto. 734/12, art. 3.2.4.1 y ss): Si persiste la necesidad de la entidad contratar y la Entidad no inicia una nueva licitacin, se podr iniciar un nuevo proceso por esta modalidad de seleccin, dentro de los cuatro meses siguientes a la declaratoria de desierta, caso en el cual sepodr modificar elementos de la contratacin, sin que se cambie el objeto. El desarrollo del proceso, se realizar de acuerdo al procedimiento de la menor cuanta (Dto. 734/12, art. 3.2.2.1 y ss).
4.2.5 ENAJENACIN DE BIENES DEL ESTADO De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin. Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin. Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin. La enajenacin de bienes del Estado se adelantar conforme a las disposiciones del Ttulo III, Captulo VII del Decreto 734 de 2012. Los estudios previos deben contener adems de los requisitos mnimos del art. 2.1.2 del Dto. 734/12 el avalo comercial del bien y el precio mnimo de venta. Existen tres mecanismos de enajenacin: Enajenacin directa por oferta en sobre cerrado (Dto. 734/12, art. 3.7.2.1). Enajenacin directa a travs de subasta pblica (Dto. 734/12, art. 3.7.2.2). Enajenacin a travs de promotores, banqueros de inversin, martillo, bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idneos (Dto. 734/12, art. 3.7.2.3).
Caractersticas: No requiere del Registro nico de proponentes.
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Se exceptan lo establecidos en la Ley 226 de 1995 (enajenacin de la propiedad accionaria estatal). Se debe realizar las publicaciones de que trata el Art. 2.2.5 del Decreto 734/12. El listado de bienes a ser enajenados y la indicacin del precio mnimo de venta de cada uno de ellos podr ser publicado por la entidad y su intermediario en un diario de amplia circulacin nacional. Enajenacin de propiedad accionaria estatal. (L-226/95, art. 20)
4.2.6 ADQUISICIN DE PRODUCTOS DE ORIGEN O DESTINACIN AGROPECUARIA QUE SE OFREZCAN EN LAS BOLSAS DE PRODUCTOS LEGALMENTE CONSTITUIDAS El artculo 2, numeral 2, literal f) de la Ley 1150/07 contempla la adquisicin de estos productos a travs de la causal de seleccin abreviada. (art. 3.2.1.2.1 y ss Dto. 734/12) De manera preliminar, debe verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin La adquisicin de estos productos de origen o destinacin agropecuaria a travs de bolsas de productos se regir por lo dispuesto en la Subseccin II de la Seccin I del Captulo II del Ttulo III del Decreto 734 de 2012 relativo a la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin a travs de bolsas de productos. (Remisin al procedimiento por art. 3.2.1.2.1 Dto. 734/12) No requiere de la publicacin del procedimiento en el SECOP, conforme lo dispone el pargrafo 3 del art. 2.2.5 del Decreto 734/12. No se harn las publicaciones a que se refiere el presente artculo, en los procesos de seleccin de adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos () ni la operacin que se realice a travs de bolsas de productos. Esta ltima operacin hace referencia a la adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de las entidades a travs del procedimiento de adquisicin en bolsas de productos. (Numeral 2 art. 2 Ley 1150/07) No requiere del Registro nico de proponentes. (Art. 6 Ley 1150/07 modificado por el artculo 221 del Decreto 19/12) Productos de origen o destinacin agropecuaria: Se consideran los bienes y servicios de carcter homogneo provenientes de recursos agrcolas, pecuarios, forestales y pesqueros que no han sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus caractersticas fsicas y/o qumicas, o que, no obstante haberlos
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sufrido, conservan su homogeneidad as como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. Tambin se consideran productos de origen o destinacin agropecuaria los documentos representativos de los mismos. (Artculo 3.2.5.2 Decreto 734/12).
4.2.7 CONTRATOS CON OBJETO DIRECTO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y DE LAS SOCIEDADES DE ECONOMA MIXTA. El artculo 2, numeral 2, literal g) de la Ley 1150/07 contempla por la modalidad de seleccin abreviada, los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economa Mixta, con excepcin de los contratos que a ttulo enunciativo identifica el artculo 32 de la Ley 80 de 1993; En la contratacin de estas Entidades, se pueden presentar dos situaciones: (Artculo 14 Ley 1150/07, modificado por el Artculo 93 de la Ley 1474/11) 1) Se encuentran sometidas al Estatuto General de Contratacin siempre que el Estado tenga una participacin en las mismas y en sus filiales superior al 50%. 2) No se encuentran sometidas al Estatuto General de Contratacin aquellas empresas industriales y comerciales del Estado y Sociedades de Economa Mixta cuando desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o pblico, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirn por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades econmicas y comerciales, es decir, por el derecho privado. En este caso, por expresa disposicin legal contenida en el artculo 14 de la Ley 1150/07, modificado por el Artculo 93 de la Ley 1474/11 debern aplicar en sus contratos, los principios de la funcin administrativa y de la gestin fiscal de que tratan los artculos 209 y 267 de la Constitucin Poltica y estarn sometidas al rgimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratacin estatal. Los contratos de ciencia y tecnologa que celebren estas empresas, se regirn por la Ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes, conforme lo dispone el mismo artculo del prrafo anterior. (art. 3.2.6.1 Dto. 734/12). Este decreto precisa que el proceso de seleccin aplicable ser el de seleccin abreviada de menor cuanta, con excepcin de los contratos que a ttulo enunciativo identifica el Artculo 32 de la Ley 80 de 1993, como son: Obra, Consultoria, Prestacin de servicios, Concesin, Encargo fiduciario y Fiducia Pblica. No requiere del Registro nico de proponentes. (Art. 6 Ley 1150/07 modificado por el artculo 221 del Decreto 19/12) Estn empresas estn exentas de publicar la informacin relacionada con el plan de accin de sus proyectos de inversin. (Pargrafo Artculo 74 Ley 1474/11)
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No tienen limitaciones de gastos en publicidad o difusin de campaas institucionales cuando compitan con el sector pblico o privado o cuando existan motivos de inters pblico en salud, pero en todo caso su ejecucin deber someterse a los postulados de planeacin, relacin costo beneficio, presupuesto previo y razonabilidad del gasto. (Pargrafo 2 Artculo 10 Ley 1474/12) Pueden celebrar contratos interadministrativos por la causal de contratacin directa siempre que: - Las obligaciones derivadas del mismo tengan relacin directa con el objeto de la entidad ejecutora sealado en la ley o en sus reglamentos. Excepcin. No se podrn celebrar contratos interadministrativos por parte de las sociedades de economa mixta con participacin mayoritaria del Estado por la causal de contratacin directa, an cuando el objeto del mismo tenga relacin directa con el objeto de la entidad ejecutora, en los siguientes casos: a) contratos de obra, b) contrato de suministro, c) contrato de prestacin de servicios de evaluacin de conformidad con las normas o reglamentos tcnicos, d) Contratos de encargos fiduciarios y fiducia pblica Estos contratos podrn ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitacin pblica o contratacin abreviada. (Artculo 92 de la Ley 1474/11 que modific el inciso primero del literal c) del numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007. 4.2.8 CONTRATOS DE ENTIDADES A CARGO DE EJECUCIN DE PROGRAMAS DE PROTECCIN DE PERSONAS AMENAZADAS, DESMOVILIZACIN Y REINCORPORACIN, POBLACIN DESPLAZADA, PROTECCIN DE DERECHOS HUMANOS Y POBLACIN CON ALTO GRADO DE EXCLUSIN El artculo 2, numeral 2, literal h) de la Ley 1150/07 contempla a travs de la modalidad de seleccin abreviada, los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecucin de los programas de proteccin de personas amenazadas, programas de desmovilizacin y reincorporacin a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atencin de los respectivos grupos familiares, programas de atencin a poblacin desplazada por la violencia, programas de proteccin de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, nios y nias o jvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio econmico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y poblacin en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusin que requieran capacitacin, resocializacin y preparacin para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden. (art. 3.2.7.1 Dto. 734/12) Establece que el procedimiento aplicable es el de seleccin abreviada de menor cuanta contenido en el artculo 3.2.2.1 del Decreto 734/12
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El artculo 5 del derogado Decreto 2025 de 2009 estableca un procedimiento en el cual la entidad formulaba invitacin a mnimo tres personas naturales o jurdicas para presentar oferta, invitacin que deba contener los criterios habilitantes, de seleccin y ponderacin de ofertas; posteriormente se evaluaban las oferta y se emita un informe de evaluacin del cual se daba traslado a los proponentes para que presentaran observaciones, la cuales se resolvan en el acto de adjudicacin. El nuevo reglamento modifica lo anterior y dispone que el procedimiento aplicable a esta contratacin es el previsto para la seleccin abreviada de menor cuanta, es decir, el consagrado en el artculo 3.2.2.1 del decreto 734 de 2012. Los contratos estn relacionados directamente con el desarrollo o ejecucin del objeto del programa. Si requiere de Registro nico de proponentes. Su procedimiento se regula adems por el manual de contratacin.
4.2.9 CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA DEFENSA Y SEGURIDAD NACIONAL. De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin VER: legislacin particular del sector defensa Regulacin por art. 3.2.8.1 del Dto. 734/12. Esta causal puede ser utilizada exclusivamente por las entidades que enuncia el decreto: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, Entidades del sector defensa Agencia de Inteligencia Colombiana Fiscala General de la Nacin INPEC Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC Unidad Nacional de Proteccin Registradura Nacional del Estado Civil Consejo Superior de la Judicatura
Igualmente, solo pueden ser contratados los bienes y servicios que taxativamente determina el decreto, tales como: 1. Material blindado o adquisicin de vehculos para blindar.
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2. Materiales explosivos y pirotcnicos, materias primas para su fabricacin y accesorios para su empleo. 3. Paracadas y equipos de salto para unidades aerotransportadas, incluidos los necesarios para su mantenimiento. 4. Los equipos de buceo y de voladuras submarinas, sus repuestos y accesorios. 5. Los elementos necesarios para mantener el orden y la seguridad en los establecimientos de reclusin nacional del sistema penitenciario y carcelario colombiano, tales como sistemas de seguridad, armas y equipos incluyendo mquinas de Rayos X, arcos detectores de metales, detectores manuales de metales, visores nocturnos y dems. 6. Los bienes y servicios requeridos por la Organizacin Electoral - Registradura Nacional del Estado Civil para la realizacin del proceso de modernizacin de la cedulacin, identificacin ciudadana y aquellos que requieran las entidades del Estado para acceder a los sistemas de informacin de la Registradura Nacional del Estado Civil, as como para la realizacin de las elecciones. 7. La alimentacin del personal de las Fuerzas Militares y de la Polica Nacional que comprende las raciones de campaa, el abastecimiento de las unidades en operaciones, en reas de instruccin y entrenamiento, cuarteles, guarniciones militares, escuelas de formacin militar y policial y cualquier tipo de instalacin militar o policial; incluyendo su adquisicin, suministro, transporte, almacenamiento, manipulacin y transformacin, por cualquier medio econmico, tcnico y/o jurdico. 8. Elementos necesarios para la dotacin de vestuario o equipo individual o colectivo de la Fuerza Pblica. 9. Medicamentos e insumos mdicos-quirrgicos de estrecho margen teraputico, para enfermedades de alto costo. 10. La prestacin de servicios mdicos asistenciales y prioritarios para enfermedades de alto costo. 11. Equipos de hospitales militares y establecimientos de sanidad del sistema de salud de las Fuerzas Militares y de la Polica Nacional, equipos de sanidad de campaa y equipos militares de campaa destinados a la defensa nacional y al uso privativo de las Fuerzas Militares. 12. El diseo, adquisicin, construccin, adecuacin, instalacin y mantenimiento de sistemas de tratamiento y suministro de agua potable, plantas de agua residual y de desechos slidos que requieran las Fuerzas Militares y la Polica Nacional para el desarrollo de la misin y funciones que les han sido asignadas por la Constitucin y la ley. 13. Los bienes y servicios que sean adquiridos con cargo a las partidas fijas o asimiladas de las unidades militares y a las partidas presupuestales asignadas en los rubros de apoyo de operaciones militares y policiales y comicios electorales.
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14. Adquisicin, adecuacin de las instalaciones de la Rama Judicial, del Ministerio Pblico y excepcionalmente de la Unidad Nacional de Proteccin, que se requieran por motivos de seguridad, en razn de riesgos previamente calificados por la autoridad competente. 15.Adquisicin de vehculos para blindar, repuestos para automotores, equipos de seguridad, motocicletas, sistemas de comunicaciones, equipos de Rayos X de deteccin de armas, de explosivos plsticos, de gases y de correspondencia, para la seguridad y proteccin de los servidores y ex servidores de la Rama Judicial del Ministerio Pblico y excepcionalmente del de la Unidad Nacional de Proteccin, que se requieran por motivos de seguridad, en razn de riesgos previamente calificados por la autoridad competente. 16. El mantenimiento de los bienes y servicios sealados en el presente artculo, as como las consultoras que para la adquisicin o mantenimiento de los mismos se requieran, incluyendo las interventoras necesarias para la ejecucin de los respectivos contratos. 17. Bienes y servicios requeridos directamente para la implementacin y ejecucin del Sistema Integrado de Emergencia y Seguridad (SIES) y sus Subsistemas. Este artculo contiene adems un numeral 18 que establece: 18) Los contratos a que se refiere el artculo 3.4.1.1. del presente decreto, cuando sean celebrados por la Fiscala General de la Nacin o el Consejo Superior de la Judicatura. Al revisar el contenido del artculo 3.4.1.1. encontramos que el mismo hace referencia a la expedicin del acto administrativo de justificacin de la contratacin directa, lo cual, de suyo permite inferir que no corresponde a una remisin correcta por parte de la norma, sino, por el contrario, a un error de la misma. Si se revisa el derogado Decreto 2474/08, numeral 18, artculo 53 encontramos que en igual sentido estableca que la Fiscala General de la Nacin o el Consejo Superior de la Judicatura deban adelantar por el procedimiento de seleccin abreviada: los contratos a que se refiere el artculo 79 del presente decreto que corresponda a la contratacin directa reservada del sector defensa y DAS. Este artculo 79 del derogado Decreto 2474/08 hoy pareciera corresponder al artculo 3.4.2.2.1 del vigente Decreto 734 de 2012 y no al artculo 3.4.1.1, pues como se indic, este ltimo hace referencia es a la expedicin del acto administrativo de justificacin de la contratacin directa. No obstante, ser necesaria una reforma para que se modifique o aclare este yerro. Los bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional enlistados anteriormente, por expresa autorizacin del pargrafo primero inciso segundo del artculo 3.2.8.1 pueden ser adquiridos por las entidades mencionadas anteriormente, a travs del procedimiento de seleccin abreviada para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin establecido en la Seccin I del Captulo II del Ttulo III, especficamente el Artculo 3.2.1.1 y siguientes del Decreto 734/12, siempre que cuenten con las normas tcnicas militares prescribiendo de cualquier otra consideracin.
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El pargrafo segundo por su parte indica que el Instituto Nacional de Vas podr contratar bajo esta modalidad la adquisicin de bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional que se requieran, siempre que el objeto de tal contratacin sea para el desarrollo del Programa de Seguridad en Carreteras y que esta adquisicin se efecte con los recursos que administra con destinacin especfica para el sector defensa. 4.3 Requieren del Registro nico de proponentes. CONCURSO DE MRITOS
Modalidad prevista para la seleccin de Consultores, proyectos y los proyectos de arquitectura contenidos en el numeral 2 del artculo 32 de la Ley 80/93. Reglamentacin: Dto. 734/12, numerales 3.3.1.1 y ss La L-1150/07 estableci en su art. 2. Numeral 3, modificado por el artculo 219 del Decreto 19/12 esta modalidad particular para la seleccin de consultores o de proyectos. La particularidad general es que estableci para este propsito un procedimiento de convocatoria pblica autnomo e independiente del de licitacin, en donde se otorga vital importancia a las condiciones del proponente y a las condiciones tcnicas de la oferta, al punto que no es posible tener como criterio de evaluacin el valor ofertado para la seleccin de consultores (L-1150/07, art. 5, numeral 4) En los procesos para la seleccin de consultores se har uso de factores de calificacin destinados a valorar los aspectos tcnicos de la oferta o proyecto. De conformidad con las condiciones que seale el reglamento, se podrn utilizar criterios de experiencia especfica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate. En ningn caso se podr incluir el precio, como factor de escogencia para la seleccin de consultores. La ley prev una gran divisin de la modalidad segn si se realiza un concurso abierto o se realiza una precalificacin. La reglamentacin desarroll estas modalidades para la seleccin de consultores previendo para la precalificacin la posibilidad de hacerla mediante la conformacin de una lista corta o mediante la utilizacin de una lista multiusos. (Dto. 734/12, art. 3.3.1.1 y ss). Por el contrario, para los proyectos de arquitectura previ la utilizacin del concurso abierto por medio de jurados. (Dto. 734/12, art. 3.3.1.1 y ss) De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin Se deber incluir expresamente la convocatoria limitada a Mypes o a Mipymes (Inciso 3
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Art. 2.2.1 y Art. 4.1.1 y siguientes del Dcto 734/12)
MODALIDADES DE CONCURSOS DE MRITOS: La reglamentacin del concurso de mritos establece dos grandes modalidades: el Concurso de mritos abierto y el Concurso de mritos con precalificacin. Los pliegos de condiciones y requerimientos tcnicos deben contener lo previsto en general para los pliegos de condiciones, pero adems las modalidades propias del concurso (ver. Dto. 734/12, art. 3.3.1.1 y ss) entre las cuales est la determinacin del tipo de propuesta tcnica exigida, segn las definiciones del 3.3.1.2. Si la entidad suministra la metodologa exacta para la ejecucin de la consultora, as como el plan de cargas y de trabajo, se deber exigir la presentacin de propuestas tcnicas simplificadas (PTS) evento en el cual se podr optar por la seleccin a travs de un concurso abierto o mediante un concurso con precalificacin. Si se opta por este ltimo caso, se podr conformar una lista corta o lista multiusos. Si la entidad por el contrario, no define la metodologa para la ejecucin de la consultora y los servicios requeridos pueden desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas, es obligatoria la presentacin de una propuesta tcnica detallada (PTD) y siempre seleccionar por el sistema de precalificacin con lista corta.
Los pliegos tambin deben tener en cuenta: Previsin particular para clculo de costos y disponibilidad presupuestal en el concurso de mritos, dependiendo de modalidades del concurso. (Dto. 734/12, art. 3.3.1.4) Ver definicin de labores de asesora y de asesora tcnica de coordinacin, control y supervisin, para diferenciarlas de los contratos de prestacin de servicios por otros procedimientos (Dto. 734/12, art. 3.3.1.1, pargrafo.) Designacin de un comit asesor (Dto. 734/12 art. 3.3.1.5) Previsiones particulares sobre conflicto de intereses (Dto. 734/12, art. 3.3.1.6) 4.3.1 CONCURSO DE MRITOS ABIERTO: Reglamentacin: Dto. 734/08, art. 3.3.2.1) Para el caso de proyectos de arquitectura, reglamentado por el Dto. 2326/95. Hasta tanto no se expida el reglamento que lo modifique. 4.3.2 CONCURSO DE MRITOS CON PRECALIFICACIN: (Dto. 734/12, art. 3.3.3.1 y ss) Por regla general las Entidades utilizaran este sistema. Son objeto de seleccin los servicios de consultora a que se refiere el numeral 2 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993, para labores de asesora, coordinacin, control y supervisin.
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La precalificacin es la conformacin de una lista limitada de oferentes. Si la precalificacin se realiza para un solo concurso, se elabora una lista corta. Si la precalificacin se utiliza en varios concursos habr una lista multiusos. La elaboracin de las listas de precalificacin se realiza antes e independientemente del proceso de concurso de mritos y para ella se acude a una solicitud de expresin de inters (Dto. 734/12, art. 3.3.3.2). Conformacin de lista corta: Dto. 734/12, art. 3.3.3.3 Conformacin de lista multiusos: Dto. 734/12, art. 3.3.3.4
El aviso de convocatoria que incluye la solicitud de manifestaciones de inters deber especificar los requisitos habilitantes mnimos para participar y la forma de valorar la informacin allegada por los interesados con base en los siguientes criterios: Mayores estndares de experiencia. (literal a inciso 5 Art. 3.3.3.3 Dcto 734/12) Estructura y organizacin en cuanto a recursos tcnicos, humanos y fsicos (literal b inciso 5 Art. 3.3.3.3 Dcto 734/12) Capacidad intelectual. Cumplimiento de contratos anteriores y similares Buenas prcticas Reconocimientos Cualquier otro elemento de juicio para la ejecucin exitosa de los servicios El precio no ser factor de calificacin.
Desarrollo del procedimiento: Ver las Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Con relacin a las particularidades del concurso de mritos: Designacin del comit asesor:Jurado plural, impar deliberatorio ycalificado en el rea a contratar. A su cargo esta la conformacin de la lista, evaluacin y calificacin de las propuestas, verificacin de la propuesta econmica del proponente ubicado en primer lugar (Art. 3.3.1.5 del Decreto 734 de 2012). Si la Entidad no cuenta total o parcialmente con el personal idneo que conforme el comit asesor podr contratar mediante prestacin de servicios especializados la integracin del mencionado comit. Descripcin de etapas del concurso: Ver Art. 3.3.4.1 del Dto. 734/12 Desarrollo de proceso: Ver Art. 3.3.4.2 y ss del Dto. 734/12 Invitacin a presentar propuestas: Salvo en el concurso de mritos que se realice por concurso abierto, la Entidad, junto con la expedicin del acto administrativo de apertura enviar a los interesados incluidos en la lista corta o multiusos, una carta de invitacin para presentar propuesta, la cual ser suscrita por el funcionario competente y
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contendr: Nombre de la Entidad. Fecha, hora y lugar lmite para la presentacin de propuestas. Lugar fsico o electrnico donde se puede consultar los pliegos de condicin y estudios previos.
Presentacin de ofertas:Las propuestas tcnicas y econmicas se presentarn en la misma oportunidad en sobre cerrado. Propuesta tcnica: Propuesta tcnica detallado (PTD): Se exige cuando los servicios tcnicos son complejos y tiene impacto, magnitud y extensin importante y/o cuando los mismos pueden desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas. Propuesta tcnica simplificada (PTS): Cuando los servicios requeridos son rutinarios, simples y definidos con precisin. Propuesta econmica: Los precios sern desglosados por actividades, contendrn todos los gastos asociados al servicio y comprende: Remuneracin personal del consultor. (Sueldo, seguridad social y viticos). Gasto reembolsables indicados en los pliegos. Gasto de insumos necesarios para realizar la labor. Gasto de administracin. Utilidades del consultor. Gastos contingentes. Dems erogaciones determinadas en el pliego de condiciones
Verificacin de requisitos habilitantes y evaluacin: Igualmente en esta etapa se evaluarn las circunstancias de inhabilidades e incompatibilidades de los oferentes. (Art. 3.3.4.3 Dcto 734/12) Informe de evaluacin. Criterios para la evaluacin de propuesta tcnicas. (Dto. 734/12, art. 3.3.4.3) son entre otros: Experiencia especfica del proponente. Experiencia especfica del equipo de trabajo Nivel mnimo de calidad exigido (cuando lo establezca el pliego de condiciones) Proporcionalidad y razonabilidad de los criterios tcnicos Valoracin del equipo de trabajo que ejecutar el contrato. Criterios para la evaluacin de propuestas econmicas: (Dto. 734/12, 3.3.4.5) son entre otros: art.
Remuneracin del personal (sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viticos, etc) Gastos rembolsables
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Gastos de adquisicin de herramientas insumos (administracin, utilidad, gastos contingentes) Desglose por actividades de los precios y de ser necesario, por moneda nacional o extranjera)
Aquellos precios contenidos en la propuesta tcnica y no en la econmica se consideran incluidos en el valor total de la propuesta. REGLAS DE VERIFICACIN DE LA PROPUESTA ECONMICA: Apertura de las propuestas econmicas y verificacin de la misma: Una vez concluida la evaluacin tcnica y obtenido el puntaje final de las propuestas, se proceder en audiencia pblica a abrir la propuesta econmica del oferente con la mayor calificacin. Se dar a conocer en la audiencia pblica el orden de calificacin de las propuestas tcnicas. En presencia del proponente ubicado en el primer orden de calificacin, es abierto el sobre que contiene su propuesta econmica Si el valor excede la disponibilidad presupuestal, la propuesta ser rechazada y as sucesivamente segn el orden de calificacin tcnica. Posteriormente se verificar la consistencia de la propuesta tcnica con la econmica. Si la propuesta econmica no es consistente con la tcnica, se rechazar la misma y se abrir el sobre del proponente ubicado en el siguiente orden de elegibilidad y as sucesivamente. Se elaborar un acta con los acuerdos econmicos y tcnicos producto de la revisin, los cuales debern incluirse en el respectivo contrato. (estos aspectos en ningn caso podrn referirse a aquellos que fueron objeto de ponderacin) Adjudicacin: La Entidad mediante acto administrativo motivado adjudicar el contrato o declarar desierto el proceso.
Generalidades: Si el objeto contractual de la consultara es complejo e involucra otros servicios o prestaciones principales como: proyectos que incluyen diseo y construccin, etc., est contratacin deber realizarse mediante los dems modalidades de seleccin. (licitacin pblica y seleccin abreviada) (Dcto 734/12, Art. 3.3.1.1) No se exige garanta de seriedad para la presentacin de propuestas con (PTS). (Art. 3.3.4.9 Dcto 734/12)
4.3.3 CONCURSO DE MERITO PARA SELECCIONAR INTERMEDIARIO DE SEGUROS (Art. 3.3.5.1 Dcto 734/12)
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La seleccin del intermediario de seguro se realizar a travs del concurso de mritos abierto, ser previo la eleccin de la Entidad aseguradora y salvo justificacin la Entidad estatal podr adelantar la contratacin concomitantemente.
4.3.4 CONCURSO DE MRITOS DE ARQUITECTURA Pargrafo numeral 3.3.2.1 Dcto 734/12 y Dto. 2326/95 4.4. CONTRATACIN DIRECTA
De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin Esta modalidad de seleccin es de carcter excepcional y se integra con algunas causales taxativas determinas por la Ley. Por consiguiente, es importante el anlisis especfico de los fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin para evaluar la justificacin de acudir a la contratacin directa. El art. 3.4.1.1 del Dto. 734/12 determina los eventos en los cuales es obligatoria la expedicin del acto administrativo de justificacin de la contratacin directa.
CAUSALES: L-1150/07, art. 2. Numeral 4 y Dto. 734/12, arts. 3.4.2.1.1 y ss
4.4.1 URGENCIA MANIFIESTA (Inciso 3 artculo 41 Ley 80/93, artculo 42 Ley 80/93, literal a numeral 4 artculo 2 ley 1150/07) Tiene carcter de transitoriedad y se sustrae de la contratacin cuando la continuidad del servicio exige: El suministro de bienes, o la prestacin de servicios, o la ejecucin de obras en el inmediato futuro. cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de Excepcin Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas. Cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de seleccin.
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Si la situacin de urgencia no permite la suscripcin de contrato escrito, se podr prescindir de ste. Tambin podr prescindirse del acuerdo acerca de la remuneracin, caso en el cual se deber dejar constancia escrita en donde conste la autorizacin impartida por la entidad estatal contratante. Si no existe acuerdo previo sobre la remuneracin del contratista que ejecutar el contrato, aquella se acordar con posterioridad al inicio de la ejecucin del contrato. Si no se lograre el acuerdo, la contraprestacin ser determinada por el justiprecio objetivo de la entidad u organismo respectivo que tenga el carcter de cuerpo consultivo del Gobierno y, a falta de ste por un perito designado por las partes De particular importancia resulta el anlisis de la justificacin y el control del acto administrativo de urgencia manifiesta. Ver L-80/93, art. 43 Requisitos: Situacin que superen la voluntad del hombre: Todo lo que sea anormal e imprevisible que tienda o paralizar la Entidad o el servicio que presta. Por un tiempo determinado: Solo en la crisis. Desarrollo: El Representante legal de la Entidad declarar la urgencia manifiesta, por acto administrativo motivado que har las veces de acto que los justifica y no requiere de estudio previo. Se realizarn los traslados presupustales que se requieran dentro del presupuesto de la Entidad. El uso indebido de la contratacin de urgencia ser causal de mala conducta. 4.4.2 CONTRATACIN DE EMPRSTITOS Normatividad especial: Ley 80/93 art. 41 pargrafo 2. L-1150/07, art. 2. numeral 4. literal b); Ley 1450/11 art. 256; Dto. 2681/93, art. 30; disposiciones complementarias a la contratacin ( art. 34 y ss) Decreto 2681 de 1993. Por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crdito pblico, las de manejo de la deuda pblica, sus asimiladas y conexas y la contratacin directa de las mismas. Decreto 2283 de 2003. Por el cual ser reglamentan algunas operaciones relacionadas con el crdito pblico No son obligatorias las garantas Artculo 5.1.8. Dcto 734/12
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4.4.3 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Dto. 734/12, art. 3.4.2.1.1 Las Entidades sealadas en el artculo 2 de la Ley 80 de 1993, celebrar directamente contratos interadministrativos siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relacin directa con el objeto de la entidad ejecutora sealado en la ley o en sus reglamentos. Excepcin: Se exceptan los contratos que taxativamente se relacionan a continuacin, frente a los cuales es obligatorio que las entidades que pretendan contratar, participen en procesos de licitacin pblica o contratacin abreviada en igualdad de condiciones con los particulares. Esto quiere decir, que las siguientes entidades no podrn contratar directamente las tipologas que se indican a continuacin, a travs de contratos interadministrativos. TIPOLOGAS CONTRACTUALES. ENTIDADES. 1) Instituciones de educacin superior pblicas 2) Sociedades de Economa Mixta con participacin mayoritaria del Estado 3) Personas jurdicas sin nimo de lucro conformadas por la asociacin de entidades pblicas, 4) Federaciones de entidades territoriales que sean las ejecutoras. TIPOLOGAS 1) Obra 2) Suministro 3) Prestacin de servicios de evaluacin de conformidad respecto de las Normas o reglamentos tcnicos, 4) Encargos fiduciarios 5) Fiducia pblica El inciso 2 literal c numeral 4 art. 2 ley 1150/07, modificado por el artculo 95 de la Ley 1474 de 2011. Prev que cuando el rgimen aplicable a la contratacin de la entidad ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, en todo caso la ejecucin de dichos contratos estar en todo caso sometida a esta ley. No obstante se prevn dos excepciones que permite la aplicacin de las disposiciones del derecho privado en los siguientes casos expresamente contemplados en la ley: 1) Cuando la entidad ejecutora desarrolle su actividad en competencia con el sector privado 2) Cuando la ejecucin del contrato interadministrativo tenga relacin directa con el desarrollo de su actividad.
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Igualmente dispone esta normativa que en aquellos casos en que la entidad estatal ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal, no podr ni ella ni el subcontratista, contratar o vincular a las personas naturales o jurdicas que hayan participado en la elaboracin de los estudios, diseos y proyectos que tengan relacin directa con el objeto del contrato principal. Convenios interdepartamentales (Dto. 1222/86, art. 327 y ss). El artculo 329 establece la autorizacin para contratar. No obstante, es necesario tener en No ser obligatoria la exigencia de garantas a que se refiere el artculo 7 de la ley 1150/07. Los contratos de seguro de las entidades estatales estarn exceptuados de celebrarse por contrato interadministrativo. (Pargrafo Art. 3.4.2.1.1. Dcto 734/12. Es obligatoria la expedicin del acto administrativo de justificacin de la contratacin directa, salvo: Aquellos contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico con el Banco de la Repblica. En este evento, los estudios que soportan la contratacin, no sern pblicos.(Art. 3.4.1.1 Dcto 734/12)
Tener en cuenta la jurisprudencia de la Corte Constitucional y del Consejo de Estado, luego de la Constitucin de 1991 (Ver captulo AUTORIZACIONES). Asociacin entre entidades pblicas (L-489/98, art. 95). Ver sentencia de exequibilidad condicional C-671-99. Rgimen de derecho privado sin perjuicio de controles de entidades estatales. Constitucin de asociaciones y fundaciones con particulares (L-489/98, art. 96). Convenios para la ejecucin de planes y programas (L489/98, art. 107) Contratos entre entidades territoriales para cumplimiento de funciones administrativas (L-617/00, art. 18) Convenios de entes territoriales. Ley 1551/12 Art. 3 pargrafo 4. 4.2.4. CONTRATOS DE BIENES Y SERVICIOS SECTOR DEFENSA Y DAS, QUE NECESITAN DE RESERVA PARA SU ADQUISICIN Ver Legislacin especial sector defensa: Art. 3.4.2.2.1. Dcto 734/12 Contratacin reservada del Sector Defensa y la Direccin Nacional de Inteligencia Listado taxativo:
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1. Armas y sistemas de armamento mayor y menor de todos los tipos, modelos y calibres con sus accesorios, repuestos y los elementos necesarios para la instruccin de tiro, operacin, manejo y mantenimiento de los mismos. 2. Elementos, equipos y accesorios contra motines. 3. Herramientas y equipos para pruebas y mantenimiento del material de guerra, defensa y seguridad nacional. 4. Equipos optrnicos y de visin nocturna, sus accesorios, repuestos e implementos necesarios para su funcionamiento. 5. Equipos y dems implementos de comunicaciones, sus accesorios, repuestos e implementos necesarios para su funcionamiento. 6. Equipos de transporte terrestre, martimo, fluvial y areo con sus accesorios, repuestos, combustibles, lubricantes y grasas, necesarios para el transporte de personal y material del sector defensa y de la Direccin Nacional de Inteligencia. 7. Todo tipo de naves, artefactos navales y fluviales, as como aeronaves destinadas al servicio del ramo de defensa nacional, con sus accesorios, repuestos y dems elementos necesarios para su operabilidad y funcionamiento. 8. Municiones, torpedos y minas de todos los tipos, clases y calibres para los sistemas de armas y armamento mayor o menor. 9. Equipos de deteccin area, de superficie y submarinas, sus repuestos y accesorios, equipos de sintona y calibracin para el sector defensa. 10. Equipos de inteligencia que requieran el sector defensa y la Direccin Nacional de Inteligencia. 11. Las obras pblicas cuyas caractersticas especiales tengan relacin directa con la defensa y seguridad nacionales, as como las consultoras relacionadas con las mismas, de acuerdo con lo sealado en el artculo 32 de la Ley 80 de 1993. 12. La prestacin de servicios relacionados con la capacitacin, instruccin y entrenamiento militar y policial del personal de la Fuerza Pblica, as como para el diseo de estrategias relacionadas con la Defensa y/o Seguridad Nacional. 13. Los convenios de cooperacin industrial y social (offset) que se celebren con los contratistas de los bienes y servicios a que se refieren el artculo 53 y el presente artculo, los cuales tendrn como propsito incentivar la transferencia de tecnologa tanto al sector pblico como al sector real, as como favorecer el desarrollo industrial y social del pas. El convenio ser autnomo en relacin con el contrato o contratos que les sirven de origen en todos sus aspectos, y en l se acordarn los objetivos de cooperacin, las prestaciones mutuas que se darn las partes para la obtencin del objetivo buscado, as como las condiciones que se acuerden entre las partes, incluyendo garantas en el evento en que se estimen necesarias. En ningn caso los convenios supondrn compromisos presupuestales de la entidad contratante, sin perjuicio de la realizacin de inversiones que resulten necesarias para materializar el objeto de la cooperacin. Se entienden incluidos dentro de la presente causal los acuerdos
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derivados del convenio, tanto con la entidad transferente de tecnologa, como con los beneficiarios. 14. El mantenimiento de los bienes y servicios sealados en el presente artculo, as como las consultoras que para la adquisicin o mantenimiento de los mismos se requieran, incluyendo las interventoras necesarias para la ejecucin de los respectivos contratos. 15. Bienes que tengan por finalidad garantizar la vida e integridad del Comandante Supremo de las Fuerzas Armadas de la Repblica, tales como elementos de proteccin personal; equipos de transporte de cualquier naturaleza as como sus repuestos y mantenimiento; equipos de comunicaciones con sus accesorios, repuestos e implementos necesarios para su funcionamiento; mantenimiento y adecuacin de instalaciones y, en general, todos aquellos servicios que para tal finalidad deban ser adquiridos bajo esta modalidad por el Sector Defensa y la Direccin Nacional de Inteligencia. 16. La contratacin de personas naturales o jurdicas para la administracin, conservacin, clasificacin, ordenacin, guarda y sistematizacin de los archivos generales como de inteligencia que hacen parte del DAS en supresin. Esta tipo de contratacin no requiere de la obtencin previa de varias ofertas y tendr como nica consideracin las condiciones del mercado. Las condiciones tcnicas de estos contratos no pueden ser reveladas y en consecuencia se exceptan de publicacin. 4.2.5. CONTRATOS TECNOLGICAS PARA DESARROLLO ACTIVIDADES CIENTFICAS O
Dcto. 734/12 artculo 3.4.2.3.1. Contratos de ciencia y tecnologa (L-1150/07, art. 2. Numeral 4. Literal e), L-29/90; Definicin Dto. 591/91. 4.2.6 CONTRATO TERRITORIALES DE ENCARGOS FIDUCIARIOS DE LAS ENTIDADES
De Entidades territoriales reestructuracin de pasivos. Ley 550 de 1999.
4.4.7 CONTRATACIN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES: Anlisis particularmente justificado en los estudios previos de la ausencia de oferentes. Se consideras que no hay pluralidad de oferentes en los siguientes casos: (Dto. 734/12, art. 3.4.2.4.1.):
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1. Cuando no existiere ms de una persona inscrita en el RUP. 2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo. 4.4.8. CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y APOYO A LA GESTIN, O PARA LA EJECUCIN DE TRABAJOS ARTSTICOS QUE SOLO PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES Dto 734/12, Artculo 3.4.2.5.1. Los contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin se celebrarn con personas naturales o jurdicas que estn en capacidad de desarrollar el objeto contractual. (no requieren acto administrativo de justificacin de la contratacin directa) Los contratos de prestacin de servicios para la ejecucin de trabajos artsticos solo se celebrarn con personas naturales. (requieren previamente a la celebracin del contrato, la expedicin del acto administrativo de justificacin de la contratacin directa) En ambos casos es necesario, antes de la celebracin del contrato, que se demuestre la idoneidad y experiencia directamente con el rea de que se trate. Especial anlisis de justificacin en estudios previos Riesgos de implantacin de nminas paralelas en servicios prestados por personas naturales Dto. 1737/98. Reglamentacin contratacin se servicios personales ( art. 3, modificado por el Decreto 2209/98 y art. 4 del mismo decreto, modificado por el Decreto 2209/98 y art.1 Dcto 2785/11.
4.4.9 ARRENDAMIENTO O ADQUISICIN DE INMUEBLES Dto. 734/12, 3.4.2.6.1: Se refiere nica y exclusivamente al arrendamiento o adquisicin de bienes inmuebles. No aplica esta causal para los bienes muebles. Previo las autorizaciones que correspondan las Entidades directamente adelantar la negociacin, se requiere: Avalo comercial: Que es punto de referencia para la negociacin y se solicitara al instituto Agustn Codazzi o por cualquier persona natural o jurdica de carcter privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.
Es obligatorio contar previamente a la contratacin con un estudio previo, el cual deber contar, adems de las exigencias contenidas en el artculo 2.1.1 del Dcto 734/12 las siguientes: Diferentes alternativas en el sector.
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Si existen inmuebles de similares caractersticas, deber elegirse aquella que cuenta con el menor costo. Para el arrendamiento de inmuebles, la entidad podr contratar tomando como nica consideracin las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. No obstante de esta situacin deber dejarse constancia escrita en la carpeta del contrato No es obligatoria la exigencia de garantas. A travs de esta causal las entidades pueden hacerse parte de proyectos inmobiliarios, caso en el cual podrn prescindir del avalo comercial, pero en todo caso es obligatoria la contratacin en condiciones de mercado.
Comparar las ofertas: Que cumplan con las caractersticas tcnicas. L-1150/07, art. 2. Numeral 4. literal i) 4.4.10 DESARROLLO DE LA CONTRATACIN DIRECTA Observado los principios de la contratacin estatal, esta modalidad de seleccin se adelantar de la siguiente manera, como parmetro general: Estudios previos: Estudio de conveniencia y oportunidad, contendr: 1. La descripcin de la necesidad 2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar. 3. La modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su eleccin. 4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen. 5. La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable. 6. El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato. 7. El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas. El estudio previo constar en el expediente respectivo. Expedir certificado de disponibilidad presupuestal. Acto administrativo que as lo justifique: El cual se publicara en el Secop y
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contendr: Solo se publicarn en el Secop el acto administrativo de justificacin de la contratacin directa y el contrato. (inciso 2 pargrafo 3 art. 2.2.5 Dcto 734/12) No sern obligatorias las garantas en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuanta. (Inc 5 art. 7 Ley 1150/07)
El acto administrativo de justificacin no aplica para las siguientes causales de contratacin directa: 1. 2. Emprstitos. La contratacin de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisicin Interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico con el Banco de la Repblica.
3.
Los estudios que soportan la contratacin no sern publicados. 4.5. CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA El procedimiento de mnima cuanta (valor menor al 10% de la menor cuanta), se encuentra regulado en numeral 5 del art. 2 de la Ley 1150/07, adicionado por el artculo 274 de la Ley 1450 de 2011, reglamentado en el Dto. 734/12, Artculo 3.5.1. y ss. No se exigir registro nico de proponentes No se podrn aplicar reglas y procedimientos establecidos para otros procesos de seleccin, as como adicionar etapas, requisitos o reglas distintas a las expresamente establecidas para esta modalidad de contratacin. No ser obligatoria la exigencia de garantas. Si la entidad las solicita, deber justificar en el estudio previo las razones por las cuales las considera necesarias. No se requiere de pliego de condiciones, en este caso lo que procede es una invitacin pblica No se exime la obligatoriedad del contrato escrito. En este evento el contrato lo conforman la oferta y la aceptacin de la oferta. GENERALIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN
4.6-
Estas generalidades comprenden una serie de temas que son de aplicacin y observancia comn para todas las modalidades de seleccin, salvo que la norma expresamente disponga otra cosa: Sistema Electrnico para la Contratacin (SECOP) Registro nico de Proponentes (RUP) Manual de contratacin de las entidades
Adjudicacin con oferta nica, Registro de Proponentes - RUP., Manual de Contratacin, Criterios para determinar la Menor Cuanta, Seguridad Social, Boletn de Responsabilidad Fiscal, Publicacin del Contrato, Capacidad Residual, Formato nico de Hoja de vida, Declaracin de bienes y rentas, Certificado de antecedentes
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disciplinarios expedido por la Procuradura General y Certificado de antecedentes expedido por el DAS, Certificado de existencia y representacin para personas jurdicas o Cdula de ciudadana para el caso de las personas naturales, Registro nico tributario - RUT, Preferencia oferta domestica o Nacional, Libreta militar. 4.6.1 SISTEMA ELECTRNICO PARA LA CONTRATACIN PBLICA (SECOP) PORTAL NICO DE CONTRATACIN: www.contratos.gov.co Es un instrumento de apoyo a la gestin contractual de las entidades estatales, que permite la interaccin de las entidades contratantes, los proponentes, los contratistas, la comunidad y los rganos de control. (Ttulo VII Dcto 734/12) Consta de dos fases: 1) Informativa 2) Transaccional Consultar la informacin sobre los procesos de contratacin, demanda de bienes y servicios, los documentos bsicos de los procesos de contratacin en las etapas: precontractual, contractual y post-contractual, para las modalidades: Licitacin pblica. Seleccin abreviada Concurso de mritos Contratacin directa Mnima cuanta Regmenes especiales de contratacin. All se pblica, entre otros: (Dto. 734/12, art 2.2.5) El aviso de la convocatoria pblica, incluido el de convocatoria para la presentacin de manifestaciones o expresiones de inters cuando se trate de la aplicacin de los procedimientos de precalificacin para el concurso de mritos. El proyecto de pliego de condiciones y la indicacin del lugar fsico o electrnico en que se podrn consultar los estudios y documentos previos. Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. La lista corta o la lista multiusos del concurso de mritos. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de seleccin, para el cual no ser necesaria ninguna otra publicacin. La invitacin a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de mritos o la correspondiente para la mnima cuanta. El pliego de condiciones definitivo.
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El acta de la audiencia de aclaracin de los pliegos de condiciones y de revisin de la asignacin de riesgos previsibles y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de seleccin y las respuestas a las mismas. El acto administrativo de suspensin del proceso. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. Las adendas a los pliegos de condiciones y dems modificaciones a los estudios previos en caso de ajustes a estos ltimos si estos fueron publicados o la indicacin del lugar donde podrn consultarse los ajustes realizados, y al aviso de convocatoria en el caso del concurso de mritos. El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de inters o de las ofertas segn el caso. El informe de evaluacin a que se refiere el numeral 8 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993, as como el de concurso de mritos, el de seleccin abreviada y el de mnima cuanta. El informe de verificacin de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la seleccin abreviada de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin. El acto administrativo de adjudicacin del contrato. En los casos de licitacin pblica, tambin el acta de la audiencia pblica de adjudicacin. En los casos de subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencial o su equivalente cuando se realiza por medios electrnicos. El acto de conformacin de lista corta o multiusos as como el acta de la audiencia pblica de precalificacin. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de seleccin o de no conformacin de la lista corta o multiusos. El contrato, las adiciones, prrrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la informacin sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecucin contractual o con posterioridad a esta. El acta de liquidacin de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidacin unilateral cuando hubiere lugar a ella.
La norma previ una consecuencia adversa para el encargado de realizar las publicaciones, estableciendo que la omisin de este deber constituye la vulneracin de los deberes funcionales de los responsables, sancionable conforme las disposiciones del Cdigo Disciplinario nico. La publicacin electrnica de los actos y documentos, deber realizarse en su fecha de expedicin, o dentro de los tres das siguientes hbiles. El plazo general de su permanencia se extender por tres (3) aos despus de la fecha de liquidacin del contrato o del acta de terminacin segn el caso, o de la ejecutoria del acto de
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declaratoria de desierta segn corresponda. (Pargrafo 2 artculo 2.2.4 Dto. 734/12). 4.6.2 REGISTRO NICO DE PROPONENTES (RUP) Decreto 1690 de 2009. Por medio del cual se modifica el artculo 29 de Dto. 393/02. Tarifas del RUP Decreto 734 de 2012. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150/07 en relacin con la verificacin de las condiciones de los proponentes y su acreditacin para el Registro nico de Proponentes a cargo de las Cmaras de Comercio Contar con la informacin relacionada a la experiencia, capacidad jurdica, financiera y organizacin del proponente. La sumatoria de esta certificacin se entender como la capacidad mxima para contratar. La documentacin que soporta esta certificacin no podr ser solicitada por la Entidad salvo irregularidades y justificacin de la solicitud. Cuando la Entidad observe irregularidades en el contenido de la informacin del registro, solicitara la impugnacin sin prestar caucin y suspender por 30 das el proceso, el cual se reanudara con la informacin certificada en el RUP y si se verifica irregularidad de la documentacin se cancelara el registro. No requieren del Registro nico de Proponentes: Contratacin directa. Mnima cuanta Personas naturales o jurdicas, extranjeras sin domicilio o sin sucursal en Colombia Prestacin de servicios de salud. Enajenacin bienes del Estado. Adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economa mixta Contratos de concesin. Finalidad La Entidad no exigir en los pliegos de condiciones el aporte de informacin que haya sido objeto de verificacin documental por parte de las Cmaras de Comercio y que por lo tanto reposa en el RUP referente a: Capacidad Jurdica. Capacidad Financiera, Experiencia y Organizacin del proponente. Estas capacidades, experiencia y organizacin de los oferentes sern verificada por la Cmara de Comercio, en el momento de la inscripcin, actualizacin o renovacin en el Registro nico de Proponentes.
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La informacin relacionada anteriormente es un requisito habilitante y no factor de ponderacin. 4.6.3 MANUALES DE CONTRATACIN Las Entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratacin debern contar con un manual de contratacin, en el que se sealen as funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones, as como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecucin contractual, en los trminos establecidos en el art. 8.1.11 del Decreto 734 de 2012. 4.6.4 MENORES CUANTAS Criterios para determinar la menor cuanta: PRESUPUESTO ANUAL EN SALARIOS MNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES Igual o mayor a 1,200.000 Igual o mayor a 850.000 y menor a 1.200.000 Igual o mayor a 400.000 y menor a 850.000 Igual o mayor a 120.000 y menor a 400.000 Mayor a 120.000 MENOR CUANTA EN S.M.M.L.V. 1000 850 650 450 280
PREFERENCIA OFERTA DOMESTICA O NACIONAL Por regla general, cuando participan ofertas extrajeras se aplicar la Ley 816 de 2003 preferencia oferta nacional otorgando una puntuacin del 10 al 20% adicional, a los proponentes de origen Nacional. Y se le otorga al proponente extranjero del 5 al 15% adicional, si incorpora componente colombiano en su oferta como: Bienes, servicios, tcnicos, operarios. CAPTULO 5 CONTRATO ESTATAL Instrumento por medio del cual las Entidades pblicas con capacidad para contratar, adquieren bienes, obras o servicios para satisfacer los fines estatales, la continua y eficiente prestacin de los servicios pblicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecucin de dichos fines. Los requisitos de existencia, validez y eficacia del contrato estatal se encuentran contenidos en las normas del derecho privado tales como el derecho civil y comercial y son: EXISTENCIA: 1) acuerdo de voluntades. 2) Elementos esenciales (Aquellos sin los cuales el contrato no produce efectos o deriva en otro contrato. 3) Formalidades sustanciales. (para el caso del contrato estatal, el contrato es solemne, esto es, requiere para su existencia de la forma escrita) VALIDEZ: Capacidad, consentimiento exento de vicios, objeto lcito, causa lcita y la capacidad de las partes.
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EFICACIA. Aquellos necesarios para que el contrato surta efectos. Para el caso del contrato estatal por ejemplo, el registro presupuestal, la aprobacin de las garantas entre otros. Para conocer el Rgimen legal de los contratos Estatales, debe entenderse las normas relativas a la contratacin entre particulares contenidas bsicamente en la legislacin Civil y Comercial. Es decir los contratos estatales estn regulados por un rgimen jurdico mixto, por un lado, las normas citadas del derecho privado y por el otro, las contenidas en el Estatuto General de Contratacin Administrativa (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y decretos reglamentarios) ESTRUCTURA Para una mejor compresin, anlisis y clasificacin el contrato Estatal, este se divide en tres partes: Titulo, Cuerpo y Clusulas, as: 5.1 TITULO Es el inicio del texto contractual que nos introduce en el tema del objeto, las partes que interviene y de manera genrica lo que se pretende, dentro del cual se determinan, entre otros aspecto: NMERO: Con la finalidad de identificacin y del orden administrativo se numeran los contratos de forma ascendente y consecutiva, a efecto de establecer la temporalidad y secuencia de los compromisos adquiridos. TIPOLOGA: Es la nominacin del contrato, a efectos de trazar un parmetro legal y convencional, toda vez que existe diversas formas de materializar la voluntad contractual, por lo cual se hace necesario determinar sus diferencias, a fin de enmarcarlo dentro de los criterios normativos aplicables al mismo. En la contratacin estatal tambin pueden existir contratos atpicos, en el entendido de que no se encuentran expresamente contenidos en la normatividad. CLASES DE CONTRATOS: Teniendo en cuenta que cada contrato tiene sus propias particularidades que le son inherentes y que no son genricas, se hace necesaria su clasificacin a fin de determinar las normas que le son aplicables e indirectamente distinguir su campo de accin. 5.2 CUERPO Esta parte del contrato contiene la cuanta, la autorizacin legal y capacidad jurdica de las partes: CUANTA Los contratos estatales pueden ser de mayor, menor o mnima cuanta. En algunos casos como la seleccin abreviada y la mnima cuanta este es el factor que permite determinar la modalidad de seleccin que resulta aplicable. As por ejemplo, la menor cuanta determina por regla general que el procedimiento que debe utilizarse
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es el de seleccin abreviada de menor cuanta, en tanto la mnima cuanta o tambin llamada diez por ciento de la menor cuanta es la que exige la aplicacin de las normas relativas al procedimiento de mnima cuanta. Para definirlo se debe acudir al presupuesto de la Entidad de acuerdo con las reglas previstas por la Ley 1150 de 2007 para este propsito.
CAPACIDAD JURDICA Es una facultad, atributo una condicin que permite a una persona natural o jurdica adquirir derechos y obligaciones. Las personas reguladas por el derecho privado acreditan su capacidad con la certificacin de existencia y representacin legal que expide la Cmara de Comercio y segn el caso la Entidad que regule al particular, las personas naturales con su documento de identificacin. En materia contractual administrativa la capacidad equivale a la competencia. Esta capacidad se diferencia de dos formas: CAPACIDAD DE LA ENTIDAD: ENTIDADES CAPACES CON PERSONERA JURDICA La Nacin, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital y los distritos especiales, las reas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indgenas y los municipios; los establecimientos pblicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economa mixta en las que el Estado tenga participacin superior al cincuenta por ciento (50%), as como las entidades descentralizadas indirectas y las dems personas jurdicas en las que exista dicha participacin pblica mayoritaria, cualquiera sea la denominacin que ellas adopten, en todos los rdenes y niveles. ENTIDADES CAPACES SIN PERSONERA JURDICA No son personas jurdicas pero la Ley 80 de 1993 las habilitadas para contratar, tales como: El Senado de la Repblica, la Cmara de Representantes, el Consejo Superior de la Judicatura, la Fiscala General de la Nacin, la Contralora General de la Repblica, las contraloras departamentales, distritales y municipales, la Procuradura General de la Nacin, la Registradura Nacional del Estado Civil, los ministerios, los departamentos administrativos, las superintendencias, las unidades administrativas especiales. ENTIDADES CAPACES POR EXTENSIN: Aquellas cuya capacidad no nace directamente de la Ley, sino nace por un sistema privado, como Cooperativas, reas metropolitanas y Entidades de segundo grado. Aquellos organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos. CAPACIDAD DEL FUNCIONARIO: Representacin legal: hace referencia a las personas; la competencia del funcionario y puede ser:
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DIRECTA: En ejercicio de funciones propias. INDIRECTA: Competencia para contratar delgada. 5.3 CLUSULAS Son las normas internas del contrato y por las cuales se regularn los derechos, obligaciones, compromisos y contraprestaciones de las partes y se clasifican en comunes y exorbitantes:
5.3.1 COMUNES Son las generales de los todos los contratos y se clasifican en: El objeto: Es el compromiso del contratista, bien sea la prestacin de un servicio o la entrega de un bien u obra. Debe ser completo y debe estr orientado a satisfacer una necesidad de la Sociedad o de la Entidad. El precio: Es la contraprestacin que recibe el contratista por su servicio o por el bien entregado, generalmente es en dinero pero eventualmente podr ser en especie. Forma de pago: Ser la forma acordada para que el contratista recibir la contraprestacin econmica. Plazo y vigencia: Plazo: Periodo en el cual se debe cumplirse el contrato y puede ser: Contratos de ejecucin instantnea: Precios fijos. Contratos de tracto sucesivo: Periodo prolongado de tiempo definido. Vigencia: Es la vida jurdica del contrato, se proyecta ms all del plazo, hasta la liquidacin del contrato. Garantas: El contratista para garantizar sus obligaciones adquiridas en virtud del contrato estatal, debe cubrir los siguientes riesgos, segn el caso:
Buen manejo y correcta inversin del anticipo. El amparo de buen manejo y correcta inversin del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos con ocasin de (i) la no inversin; (ii) el uso indebido, y (iii) la apropiacin indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecucin del contrato. Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, estos debern tasarse en dinero en el contrato. Devolucin del pago anticipado. El amparo de devolucin de pago anticipado cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios sufridos por la no devolucin total o parcial, por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a ttulo de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.
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Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y clusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrir a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, as como de su cumplimiento tardo o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Adems de esos riesgos, este amparo comprender siempre el pago del valor de las multas y de la clusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales cubrir a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que est obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratacin del personal utilizado para la ejecucin del contrato amparado en el territorio nacional. Estabilidad y calidad de la obra. El amparo de estabilidad y calidad de la obra cubrir a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de dao o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrir a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias tcnicas de los bienes o equipos por l suministrados, de acuerdo con las especificaciones tcnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parmetros o normas tcnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. Calidad del servicio. El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminacin del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasin de un contrato de consultora, o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato. Los dems incumplimientos de obligaciones que la entidad contratante considere deben ser amparados de manera proporcional y acorde a la naturaleza del contrato. Derechos y deberes:
Son las prestaciones mutuas, los compromisos adquiridos por el contratista y la Entidad. Liquidacin: Procedimiento mediante el cual las partes ponen fin a la relacin contractual, las partes verifican en qu medida y de qu manera se cumplieron las obligaciones derivadas de la relacin contractual, con la finalidad de dar por terminada las obligaciones de las partes.
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La ley exige la liquidacin de los contratos de tracto sucesivo y los dempas que lo requieran sean objeto de liquidacin. Igualmente faculta para que en esta instancia se acuerden los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, con el propsito de poner fin a las divergencias y poder declararse a paz y salvo. Igualmente para la liquidacin la entidad estatal deber exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de la garanta del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisin de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato. La liquidacin a que se refiere el presente artculo no ser obligatoria en contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin Se realizar: De mutuo acuerdo: Dentro del trmino fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal trmino, la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la expedicin del acto administrativo que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Si el contratista no se presenta la Entidad unilateralmente: los
Previa notificacin, si las partes no lleguen a un acuerdo la entidad tendr la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes. Y vencido estos dos trminos: La Entidad podr liquidar de mutuo acuerdo o unilateralmente en cualquier tiempo, dentro de los dos aos siguientes. Pasado este tiempo pierde competencia para liquidar. Al acta de liquidacin presta merito ejecutivo: Si en el acta no se dejan plasmadas salvedades (inconformidades totales o parciales etc.), no ser sujeta de control judicial. Slo podrn demandarse aquellos aspectos que se consignaron en el acta expresamente como salvedades. Ampliacin de la garanta: Para cubrir las obligaciones posteriores a la extincin del contrato, la Entidad exigir segn el caso: a. Estabilidad de la obra. b. Responsabilidad civil. c. Calidad del bien o servicio. d. Provisin de repuestos y accesorios. e. Salarios, prestaciones e indemnizaciones. Obligatoriedad de la publicacin de la liquidacin: El acta de liquidacin debe ser publicada en el SECOP.
5.3.2 CLUSULAS ESPECIALES
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Transferencia tecnolgica en contratos de ciencia y tecnologa ( L-29/90, art. 5) Obligacin de incluir clusula de indemnidad en todos los contratos (Dto. 734/12, 5.1.6.)
5.3.3 CLUSULAS EXCEPCIONALES AL DERECHO COMN El artculo 14 de la ley 80 de 1993 dispone que las entidades al celebrar un contrato, y con el propsito de cumplir los fines de la contratacin tendrn la direccin general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecucin del contrato. Para este propsito les faculta para ejercer las siguientes facultades excepcionales al derecho comn: 1) Interpretar los documentos contractuales y las estipulaciones en ellos convenidas. (INTERPRETACIN UNILATERAL) 2) introducir modificaciones a lo contratado (MODIFICACIN UNILATERAL) 3) Cuando las condiciones particulares de la prestacin as lo exijan, terminar unilateralmente el contrato celebrado. (TERMINACIN UNILATERAL) En igual sentido el numeral 2 del mismo artculo establece que las entidades pactarn las clusulas excepcionales enunciadas anteriormente, y adems, 4) Sometimiento a las leyes nacionales 5) Caducidad. Tipologas contractuales en que estas clusulas deben ser pactadas: Se entienden incorporadas an cuando no se consignen expresamente en el contrato. Contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que constituya monopolio estatal, Prestacin de servicios pblicos Explotacin y concesin de bienes del Estado. (En estos contratos adems deber incluirse la clusula de reversin) Contratos de obra.
Tipologas contractuales en que las anteriores clusulas pueden ser pactadas: Contratos de suministro Contratos de prestacin de servicios.
Tipologas contractuales en que las anteriores clusulas No se podrn pactar: Contratos que se celebren con personas pblicas internacionales, o de cooperacin, ayuda o asistencia;
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Contratos interadministrativos; Contratos de emprstito, Contratos de donacin Contratos de arrendamiento Contratos que tengan por objeto actividades comerciales o industriales de las entidades estatales (no aplica para los siguientes contratos en donde su inclusin es obligatoria y se entienden pactadas an cuando no se consignen en el contrato: Contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que constituya monopolio estatal, prestacin de servicios pblicos, explotacin y concesin de bienes del Estado. Contratos que tengan por objeto el desarrollo directo de actividades cientficas o tecnolgicas Contratos de seguro tomados por las entidades estatales
Los actos administrativos mediante los cuales se declare la ocurrencia de alguna de estas facultades excepcionales debern reconocer y ordenar el pago de las compensaciones e indemnizaciones a que tenga derecho el contratista. Terminacin unilateral: Procede por eventos expresamente sealadas por el legislador. (Art. 17 Ley 80 de 1993) Se declara mediante acto administrativo motivado EVENTOS TAXATIVOS: 1. Cuando las exigencias del servicio pblico lo requieran o la situacin de orden pblico lo imponga. 2o. Por muerte o incapacidad fsica permanente del contratista, si es persona natural, o por disolucin de la persona jurdica del contratista. Sentencia C-454/94 de 20 de octubre de 1994, M.P. Dr. Fabio Morn Daz, '... en la medida en que la incapacidad fsica permanente impida de manera absoluta el cumplimiento de las obligaciones especficamente contractuales, cuando ellas dependan de las habilidades fsicas del contratista'. Este es el primer caso en que la ley autoriza que la ejecucin del contrato pueda continuarse con el garante de la obligacin. No obstante, esta facultad de continuar la ejecucin del contrato es potestativa de la entidad contratante y depende adems de la aceptacin por parte de la compaa aseguradora garante de las obligaciones contractuales. 3o. Por interdiccin judicial o declaracin de quiebra del contratista. En este caso la ejecucin del contrato podr continuarse con el garante de la obligacin. Este es el segundo caso en que la ley autoriza que la ejecucin del contrato pueda continuarse con el garante de la obligacin. No obstante, como en el caso anterior, esta facultad de continuar la ejecucin del contrato es potestativa de la entidad contratante y depende
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adems de la aceptacin por parte de la compaa aseguradora garante de las obligaciones contractuales. 4o. Por cesacin de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato. Igualmente la Ley dispone que este mecanismo de terminacin anticipada del contrato, no podr ser utilizado cuando se haya dado inicio al trmite concordatario. Prev en este evento que la ejecucin del contrato se har con sujecin a las normas sobre administracin de negocios del deudor en concordato. Igualmente establece que corresponde a la entidad estatal contratante disponer de las medidas de inspeccin, control y vigilancia necesarias que le permitan asegurar el cumplimiento del objeto contractual e impedir la paralizacin del servicio. Contra el acto administrativo que ordenen la terminacin unilateral, proceder el recurso de reposicin, sin perjuicio de la accin contractual que puede intentar el contratista.
Interpretacin unilateral: Si durante la ejecucin del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretacin de algunas de sus estipulaciones que puedan: 1) Conducir a la paralizacin del contrato o 2) Conducir a la afectacin grave del servicio pblico que se pretende satisfacer La entidad estatal solo se encuentra facultada para interpretar unilateralmente las clusulas del contrato cuando haya intentado previamente un acuerdo con el contratista. Slo ese intento fallido debidamente sustentado le permitir interpretar las clusulas o estipulaciones objeto de controversia de mantera unilateral, lo cual har mediante acto administrativo debidamente motivado. Contra los actos administrativos que ordenen la interpretacin unilateral, proceder el recurso de reposicin, sin perjuicio de la accin contractual que puede intentar el contratista.
Modificacin unilateral: El propsito de la utilizacin de esta facultad excepcional es evitar la paralizacin o afectacin grave del servicio pblico. Se puede utilizar mientras el contrato se encuentre en ejecucin. Debe intentase previamente con el contratista modificar las clusulas o estipulaciones necesarias, a travs de un acuerdo bilateral. Solo cuando no se logra un acuerdo con el contratista la entidad queda facultada para
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modificar el contrato, pudiendo si es del caso adicional o suprimir obras, trabajos, suministros o servicios. Como en todas las facultades excepcionales al derecho comn, la entidad deber expedir un acto administrativo motivado. La modificacin unilateral obliga al contratista solo en la medida de que el valor del contrato no se altere en un veinte (20%) o ms del precio inicialmente contratado. Si el valor de la modificacin supera este lmite, el contratista tendr la facultad de no dar cumplimiento a la modificacin introducida en el acto administrativo, de manera que renuncie a la continuacin de la ejecucin, sin que por ello se le generen consecuencias adversas. Si el contratista decide no continuar con la ejecucin del contrato en el caso expresamente previsto anteriormente, la entidad deber ordenar la liquidacin del contrato y adoptar de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminacin del objeto del mismo. Sometimientos a la leyes Colombianas: Se utiliza para la contratacin efectuada con persona extrajeras, para puntualizar que todo el proceso de formacin, ejecucin, terminacin y liquidacin del contrato se realizara con base en las Leyes Colombianas. La Ley 1150 de 2007 reglamente una excepcin para los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o ms del 50% con fondos de los organismos de cooperacin, asistencia o ayudas internacionales, lo cuales podr someterse a los reglamentos de tales Entidades. Cuando el porcentaje de financiacin es inferior a este porcentaje, se debern someter a las disposiciones de la Ley 80 de 1993. Es importante resaltar la prohibicin que tiene las Entidades pblicas en celebrar contratos o convenios con organismos de cooperacin, asistencia o ayuda internacional para la administracin o gerencia de sus recursos propios o de aquellos que les asignen los presupuestos pblicos. Caducidad: Es la sancin ms severa que se le puede imponer a un contratista, pues le genera inhabilidad para participar en licitaciones y para celebrar contratos con las entidades estatales. (Artculo 8 literal c) Ley 80 de 1993). Igualmente aplica para los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, y a las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria. La inhabilidad se extiende por un trmino de cinco (5) aos contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto que declar la caducidad. Para su declaratoria, la cual es potestativa de la entidad, se requiere que se presenten: Hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, Que el incumplimiento afecte de manera grave y directa la ejecucin del contrato y evidencie que puede conducir a su paralizacin.
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Se declara por medio de acto administrativo debidamente motivado en el cual, adems de la caducidad deber darse por terminado el contrato y ordenarse su liquidacin en el estado en que se encuentre. El contratista no tendr derecho a indemnizacin y se har acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas en esta ley. La caducidad ser constitutiva del siniestro de incumplimiento. Medidas de control e intervencin de la administracin a efectos de garantizar la ejecucin del objeto contratado: Intervenir el contrato a travs de la posesin de la obra. Continuacin inmediata de la ejecucin del contrato a travs del garante o de otro contratista, a quien tambin podr declararse la caducidad.
La parte resolutiva de los actos administrativos que declaren la caducidad, una vez ejecutoriados, se publicarn en el SECOP, se comunicarn a la cmara de comercio en que se encuentre inscrito el contratista y se comunicarn a la Procuradura General de la Nacin. La caducidad solo puede decretarse antes del vencimiento del plazo de ejecucin. Su declaratoria no exige la imposicin de multas o sanciones anteriores. Caducidades especiales Por ocultar o colaborar en el pago de la liberacin de un secuestro de un servidor pblico o sus familiares (L-40/93 (Estatuto contra el secuestro) o pago de extorsin art. 25)
Modificaciones bilaterales del contrato: Las partes de comn acuerdo deciden modificar alguna de las clusulas o estipulaciones del contrato. Adiciones: Plazo: Si se otorga uno mayor, debe ampliarse las garantas. Precio: No se podr adicionar el valor inicial del contrato en ms del 50%, expresado en SMLMV Obligaciones: Solo cuando hay necesidad de actividades complementarias. Actas de mayores y menor cantidades: Se presenta por mayores o menores cantidades de obra entre otros. Revisin y ajuste de precios: Tiene la caracterstica de indexacin o actualizacin de precios.
5.4
MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO. (Art. 17 ley 1150/07)
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LAS MULTAS: Tienen carcter eminentemente conminatorio. Se imponen mediante acto administrativo motivado, siempre que hayan sido pactadas en el contrato. Requieren estar precedidas de audiencia del afectado, de forma que se garantice el debido proceso. Su imposicin pretende exhortar al contratista a dar cumplimiento a las obligaciones pactadas en el contrato. Procede su imposicin slo mientras se halle pendiente la ejecucin de las obligaciones a cargo del contratista. DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO: Se impone mediante acto administrativo motivado, con el propsito de hacer efectiva la clusula penal pecuniaria incluida en el contrato. Requieren estar precedidas de audiencia del afectado, de forma que se garantice el debido proceso. Procede su imposicin por incumplimientos parciales o totales. No exige como requisito la imposicin anterior de multas. El procedimiento especfico para su imposicin se encuentra contenido en el art. 86 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el artculo 5.1.13 del Decreto 734 de 2012. 5.5 CLASE DE CONTRATOS
El contrato es un instrumento producto del acuerdo de voluntades, en ejercicio de la autonoma de voluntad de las partes administracin particular, dentro de los cuales cabe toda estipulacin regida por el derecho privado y pblico. De manera enunciativa se describirn los principales o recurrentes contratos que suscribe la administracin que conllevan ciertas particularidades y que a ttulo enunciativo describe el artculo 32 de la Ley 80/93 Contrato de obra: El objeto es la construccin, mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago. Contrato de consultora: Estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin y la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos. (Ver pargrafo del artculo 3.3.1.1 Dcto 734/12) relativo a las labores de asesora y de asesora tcnica de coordinacin, control y supervisin) Contrato de prestacin de servicios: Celebrado con personas jurdicas o naturales. Son aquellos que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades
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relacionadas con la administracin o funcionamiento de la entidad. Slo podrn celebrarse cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. Aseo. Celadura. Mantenimiento. Transporte entre otros
Ver artculo 3.4.2.5.1. Dcto 734/12 sobre contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la ejecucin de trabajos artsticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. En este ltimo caso la modalidad de contratacin es directa. Le resultan aplicables las disposiciones previstas en la Ley 190 de 1995 y Ley 100 de 1993, entre otras: Diligenciamiento del formato de hoja de vida. Libreta militar para varones menores de 50 aos. Constancia de pago a la seguridad social. Certificado de antecedentes, penales, fiscales y disciplinarios.
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CAPTULO 6 GUAS METODOLGICAS DE AUDITORA
CONTROL FISCAL La Auditora General de la Repblica es un organismo de origen constitucional (ver artculo 274 de la Carta Poltica). Mediante el Decreto 272 de 2000, se dot de autonoma jurdica, administrativa y presupuestal y cumple la funcin de vigilancia fiscal de la Contralora General de la Repblica y de las contraloras departamentales y municipales. Es decir, su funcin principal es determinar la responsabilidad fiscal en que puedan incurrir los funcionarios que a su vez ejercen el control fiscal en Colombia. El control se ejecuta de forma posterior y selectivo y est focalizado a la vigilancia de la gestin fiscal que comprende los controles: financiero, de legalidad, de gestin, la revisin de cuentas, evaluacin del control interno, de resultados y a la verificacin de la accin programtica y misional de las Entidades sujetas a su vigilancia. El Control Fiscal sobre la contratacin estatal, se regula en el Estatuto General de Contratacin de la Administrativa Pblica., en el cual se determinaron una serie de controles tales como el disciplinario (Art. 62, 63), el ciudadano (Art. 66), el control fiscal (Art. 65), control penal (Art. 64) El artculo 65 de la Ley 80 de 1993, precisa los momentos de intervencin y oportunidad para ejecutar el control fiscal a la contratacin: 1. Una vez agotados los trmites administrativos de legalizacin de los contratos. 2. Control posterior a las cuentas correspondientes a los pagos originados en los mismos, para verificar que stos se ajustaron a las disposiciones legales. 3. Una vez liquidados o terminados los contratos, segn el caso, la vigilancia fiscal incluir un control financiero, de gestin y de resultados, fundados en la eficiencia, la economa, la equidad y la valoracin de los costos ambientales. Sentencia C-623 de 1999 El control posterior tiene lugar en los siguientes momentos: 1. Una vez concluidos los trmites administrativos de legalizacin de los contratos, es decir, cuando se ha perfeccionado el acuerdo de voluntades, para vigilar la gestin fiscal de la administracin y, en general, el cumplimiento de las normas y principios que rigen la contratacin estatal. 2. Igualmente, se deber ejercer control posterior sobre las cuentas y pagos derivados del contrato, y 3. Una vez liquidados o terminados los contratos, para ejercer un control financiero, de gestin y de resultados, fundado en la eficiencia, la economa, la equidad y la valoracin de los costos ambientales.
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El Control Fiscal debe ser oportuno, prudente y razonable para que sea efectivo. No puede influir en la administracin y decisiones de los vigilados. La Auditora General de la Repblica como operador fiscal de segundo grado tiene como misin la conservacin del patrimonio del Estado, para lo cual expidi el manual del proceso auditor, en el cual se determina el procedimiento y se reglamenta la operacin de auditaje, determinando las modalidades a travs de las cuales se ejercer la vigilancia de la gestin fiscal. El proceso anterior se comprende o estructura bsicamente en tres etapas, precontractual, contractual y post-contractual, por tanto, al trmino de cada una de ellas se puede ejercer el control fiscal respectivo, cuyas guas de auditora se presenta a continuacin, previo un diagrama de la estructura de las guas para su fcil consulta, as:
DIAGRAMA ESTRUCTURA DE LAS GUAS En las siguientes graficas se presenta el diagrama o estructura de las guas de auditora, las cuales tiene por finalidad una mejor compresin y ubicacin de los temas a tratar: 6.1 GUAS COMUNES A LOS DISTINTOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN DE CONTRATISTAS En concordancia con el CAPTULO 3 sobre las condiciones comunes a las distintas modalidades de seleccin, las guas generales son aplicables a los distintos procedimientos, aunque en cada uno haya particularidades que se sealan en Captulo 4, sobre la descripcin de las distintas modalidades de seleccin de contratistas.
FICHAS GENERALES APLICABLES A LOS DISTINTOS PROCEDIMIENTOS Etapa Pre-contractual Gua principal sobre condiciones previas, en particular: o Gua sobre los estudios previos o Gua sobre los pliegos de condiciones Etapas Contractual y Post-Contractual Gua sobre la fase de ejecucin contractual Gua sobre la fase poscontractual
6.2 GUAS PARA LA LICITACIN PBLICA Etapa Pre-contractual Gua principal sobre condiciones previas, en particular: Gua sobre los estudios previos Gua sobre los pliegos de condiciones Gua sobre el desarrollo del proceso licitatorio
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Gua para la culminacin del proceso de licitacin
Etapas contractual y Post-Contractual Gua sobre la fase de ejecucin contractual Gua sobre la fase poscontractual 6.3 GUAS PARA LA SELECCIN ABREVIADA La seleccin abreviada comprende varios procedimientos particulares (Ver. Seleccin abreviada. Las guas comprenden dos principales que sern tratadas: Guas para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin. Guas para la contratacin de menor cuanta
6.3.1
GUAS PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN
Etapa Pre-Contractual Exigencias previas a la seleccin: Gua principal sobre condiciones previas, en particular: o Gua sobre los estudios previos o Gua sobre los pliegos de condiciones Especial importancia de: FICHA TCNICA: Determina las caractersticas y especificaciones y deber contener: Denominacin del bien o servicio, denominacin tcnica del bien o servicio, unidad de medida y descripcin general. PARA LA BOLSA DE PRODUCTO: Se debe determinar el precio mximo de comisin y el precio mximo de compra de los bienes a adquirir, as como todos los pagos que ocasione las operaciones por este medio.
Desarrollo del procedimiento de adquisicin de bienes de comn utilizacin Para el procedimiento de adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin si importar la cuanta se determinaron tres procedimientos para su definicin, somos son: Subasta inversa. Bolsa de productos. Acuerdo marco de precios. Por lo anterior, est etapa la dividiremos en dos procedimientos, toda vez que el marco
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precios no ha sido reglamentado, por lo que las entidades deben acudir a los procedimientos restantes. Para el primer caso desarrollaremos la subasta inversa: 6.3.1.1 GUAS PARA LA SUBASTA INVERSA
Gua para el procedimiento de subasta inversa Gua para la definicin de subasta inversa 6.3.1.2 GUAS PARA ADQUISICIN EN BOLSAS DE PRODUCTOS
Gua para el procedimiento de bolsa de productos Gua para la definicin de bolsa de productos 6.3.2 GUAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA
Etapa Pre-Contractual Exigencias previas a la seleccin de mnima cuanta: Gua principal sobre condiciones previas, en particular: o Gua sobre los estudios previos o Gua sobre los pliegos de condiciones Particular importancia de: ANLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ECONMICO: Indicando la variable utilizada para calcular el presupuesto de la contratacin y su ejecucin. Este anlisis debe estar soportado en el estudio de mercado. MRGENES MNIMOS DE MEJORA DE LA OFERTA: Si la entidad determina que se adjudicar mediante este mtodo, se fijar un margen mnimo de mejora de la oferta, mediante el cual toda oferta o lance por debajo no sern aceptable; igualmente se determinar el tiempo o trmino en el cual los oferentes presentarn nuevas ofertas.
Desarrollo del procedimiento de menor cuanta Gua sobre el desarrollo de la menor cuanta Culminacin del procedimiento de menor cuanta Gua sobre definicin del procedimiento de menor cuanta
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FICHAS GENERALES DE LAS DISTINTAS GUAS

Etapa Pre-Contractual
IDENTIFICACIN PROCESO: PRECONTRACTUAL ETAPA: CONDICIONES PREVIAS REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos o exigencias previas a los procedimientos de seleccin de los contratistas OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin Estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, previos o de preparacin para el proceso de seleccin. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR Los distintos procedimientos de seleccin exigen preparacin, en aplicacin del Principio de Competencia para contratar planeacin. Autorizaciones Principios sobre inhabilidades e incompatibilidades Las exigencias previas son una Estudios previos serie de actos de obligatorio (ver Ficha estudios previos) cumplimiento para dar inicio o Presupuesto apertura a la modalidad de Prepliegos seleccin. Pliegos de condiciones (Ver Ficha pliegos de condiciones) ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN DOCUMENTOS A CONSULTAR Verificar la capacidad jurdica de ordenar el Acto de nombramiento y/o gasto. delegacin. Comprobar documentalmente la Plan de compras, existencia del plan de compras, de los estudios previos, Registro de la publicacin condiciones. de la convocatoria en el Confrontar que la convocatoria se public Portal nico de en debida forma y dentro del trmino contratacin. previsto. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL Cumplimiento de Soporte documentales Actos administrativos, las exigencias de las situaciones a expediente o carpeta del previas cotejar. proceso y constancias. DICTAMEN Existencia del acto de nombramiento y/o delegacin: Si __ NO __ ACTIVIDAD
NORMATIVIDAD Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 de

2012
PERIODICIDAD Anual
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Existencia del plan de compra, de los estudios previos, de la asignacin presupuestal, de los prepliegos de condiciones: Si __ NO __ Cuales: Comprobacin y existencia de la convocatoria pblica: Si __ NO __ Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES DE SELECCIN PROCESO: PRECONTRACTUAL ETAPA: ESTUDIOS PREVIOS IDENTIFICACIN REA RESPONSABLE: Dependencia Encargada o solicitante del objeto contractual. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos mnimos que debe contemplar un estudio previos para los procedimientos de seleccin. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se cumpla con todos los actos y requerimientos para el diseo de los estudios previos del proceso de seleccin. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR Los estudios previos son la base del proceso de seleccin por lo que su anlisis es fundamental. PLAN DE COMPRAS: Estudios previos tcnicos especficos Descripcin de la necesidad de contratar Objeto a contratar: Con sus especificaciones esenciales y la identificacin del contrato a celebrar. Certificado de disponibilidad presupuestal: Existe contablemente los recursos que respaldan la contratacin y en el caso de vigencias futuras debe estar soportado con la autorizacin del Ministerio de Hacienda. Fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin. Anlisis que soporta el valor econmico: Indicando la variable utilizada para calcular el presupuesto de la contratacin y su ejecucin. Este anlisis debe estar soportado estudio de mercado. Riesgos previsibles Estudio de las garantas pertinentes y de su cobertura Estudios tcnicos segn objeto contractual Factores de seleccin: Que permitan identificar la oferta ms favorable. PUBLICACIN: Los estudios previos como parte integral de los pliegos deben ser publicados.
ACTIVIDAD
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN DOCUMENTOS A CONSULTAR
NORMATIVIDAD
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Verificar en detalle el cumplimiento de cada uno de los componentes de los Comprobar documentalmente la existencia del CDP y del anlisis econmico
Acto de viabilidad tcnica.
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 CDP, Estudio Econmico: Decreto 734 de 2012 . estudio de mercado y constancia de publicacin. Estudio de la conveniencia
la Confrontar la descripcin de necesidad, el objeto a contratar y los factores de seleccin, por una parte, y los soportes tcnicos y obligaciones de las partes. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de Soporte documentales Actos administrativos, Anual los estudios de las situaciones a expediente o carpeta del previos. cotejar proceso de seleccin y constancias o certificaciones. DICTAMEN Existencia del acto de viabilidad tcnica: Si __ NO __ Existencia del CDP, de los estudios econmicos soportados en el mercado: Si __ NO __ Cuales: Existencia de la estudios de conveniencia y oportunidad donde este descrita la necesidad, el objeto y los factores de seleccin: Si __ NO __ Se publicaron los estudios previos. Si __ NO __
MODALIDAD: VARIAS MODALIDADES DE SELECCIN PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: PLIEGO DE CONDICIONES REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos mnimos que debe contemplar un pliego de condiciones. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y con todos los actos y requerimientos para el diseo de los pliegos de condiciones. DESCRIPCIN DEL PROCESO Los pliegos de condicin son la n ley del proceso, los cuales segn la normatividad aplicable debe contener un mnimo de elementos que denoten su adecuada estructura. SITUACIONES A COTEJAR Objeto del proceso de seleccin. Descripcin del objeto, Descripcin tcnica detallada del objeto o ficha tcnica. El estudio tcnico es un documento separado del pliego como ANEXO. (Salvo reserva). Igualmente, forma de pago, Condiciones contractuales y Minuta del contrato como ANEXO. Requisitos de habilitacin de los proponentes: Capacidad jurdica y financiera, experiencia y organizacin.
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Los cuales se acreditan con el Registro nico de Proponentes, mediante la inscripcin y clasificacin de los proponentes Factores de evaluacin de las ofertas: Evaluacin, Calificacin, Factores de ponderacin, MRGENES MNIMOS DE MEJORA DE LA OFERTA: Para la subasta se determina un margen de mejora de la oferta, mediante el cual toda oferta o lance por debajo no sern aceptables, igualmente se determinar el tiempo o trmino comn donde los oferentes presentara nuevas ofertas. Modalidad especfica, etapas, cronogramas, plazos ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS NORMATIVIDAD A CONSULTAR Comprobar el carcter completo y suficiente del Anexo tcnico Ley 80 de 1993, PLIEGO DE CONDICIONES, de conformidad con su y minuta del Ley 1150 de 2007 contenido contrato. y Decreto 734 de 2012 Comprobar documentalmente la existencia del anexo Pliego de tcnico y de la minuta del contrato. condiciones. Confrontar la Descripcin del objeto, Fundamentos jurdicos del proceso de seleccin, Presupuesto, Plazo, Cronograma, Causales de rechazo, Principios de la contratacin, Estimacin, tipificacin y asignacin de riesgos previsibles, RUP, Evaluacin, Calificacin, Factores de ponderacin, Forma de pago, Condiciones contractuales y Garantas. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de los Soporte documentales Expediente o carpeta del Anual pliegos de de las situaciones a proceso, condiciones. Cotejar pliegos de condiciones y anexos. DICTAMEN Existencia del pliego: Si ____ NO ____ Existencia de los anexos: tcnico y minuta del contrato: Si __ NO __ Existencia de la situaciones a cotejar: Si __ NO __ Cuales: Se public los Pliegos. Si __ NO __
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Etapa Contractual
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES PROCESO: CONTRACTUAL REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos contractuales. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad del proceso contractual. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR CONTRATO: Para que un contrato surta efectos, debe cumplirse los requisitos de existencia, validez y eficacia de los contratos. Los requisitos de validez son cuatro: el consentimiento exento de Los contratos Estatales tienen vicios, objeto lcito, causa lcita y capacidad de las partes. Previsto normativamente Debe verificarse el nmero, clase, ttulo, fecha de inicio y elementos de perfeccionamiento, terminacin y que sus estipulaciones contractuales de legalizacin y de ejecucin, correspondan a la esencia y naturaleza del mismo, que los cuales son de obligatoria no tenga vicios o constituya causales de nulidad, segn los observacin, a fin de garantizar la ejecucin de acuerdo a los artculos 44 al 49 de la Ley 80 de 1993. Se pblica. requerimientos previsto en la PERFECCIONAMIENTO: Es el acuerdo de voluntades elevado a escrito que se verifica con la suscripcin del contrato. etapa Pre-contractual. Legalizacin del contrato EJECUCIN: Para ejecutar el contrato debe aprobarse la garanta nica que ampara los riesgos derivados del contrato y efectuarse el registro presupuestal en concordancia con lo establecido en el artculo 71 del Estatuto Orgnico del Presupuesto Nacional. Salvo contratos con vigencias futuras, toda vez que estos debe contar con la autorizacin del Ministerio de Hacienda. INICIO: Debe estar designado/contratado un supervisor/interventor, quien realizar su gestin de acuerdo con lo estipulado en el contrato, cuyos informes parciales y finales sern examinados. Adems debe suscribirse el acta de Inicio, si el contrato as lo pact. OTRAS: VERIFICAR INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: del contratista(s). COMPROBAR LA EXISTENCIA DE LA PERSONA JURDICA: Nacional o extranjera y que su duracin no sea inferior a la del plazo del contrato y un ao ms. INFORMACIN SOBRE CONTRATOS: Mensualmente las Entidades enviaran a la Cmara de Comercio de su domicilio, la informacin concerniente a los contratos, su cuanta, cumplimiento, multas, y sanciones. SUSTITUCIN DEL EQUIPO DE TRABAJO: Para el caso del concurso de merito, durante la ejecucin de la consultora, se podr sustituir algn miembro del equipo de trabajo con la IDENTIFICACIN
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autorizacin de la Entidad, siempre que el nuevo miembro tenga las mismas o superiores calidades del que reemplaza. 1.8. CESIN DEL CONTRATO: Con previa autorizacin escrita de la Entidad contratante. En ningn caso podr haber cesin del contrato entre quienes integran el consorcio o unin temporal. 1.9. SEGURIDAD SOCIAL: El proponente y el contratista deben: acreditar estar al da en el pago de la seguridad social, para la suscripcin del contrato y pagos. 1.10. PAGOS A LOS CONTRATISTAS: Verificar el pago oportuno al contratista de acuerdo a lo estipulado, para evitar intereses o desequilibrios y en el caso de anticipos o pagos anticipados que los mismos no superen el 50% del valor del contrato. 1.11. TRABAJOS ARTSTICOS: Para esta clase de contratos que solo pueden encomendase a determinadas personas naturales, se justificara dicha situacin en el contrato. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Verificar la estructura bsica del contrato su titulo y la Ley 80 de 1993, suscripcin del mismo, los requisitos perfeccionamiento, Ley 1150 de 2007 Contrato, garanta Decreto 734 de 2012. Comprobar documentalmente la existencia de contrato, nica, aprobacin de la garanta nica de los pagos al sistema de seguridad social, acta de inicio. de la publicacin y la aprobacin de la garanta nica, y verificando el registro presupuestal del contrato y el acta de inicio, si as se pact . Confrontar el acta de iniciacin, la designacin/ contratacin de un supervisor/interventor, el pago del anticipo y para efectuar pagos al contratista verificar que esta al da en la seguridad social. INDICADORES DE GESTIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Soporte documentales de Contrato, comprobantes de Anual las situaciones a cotejar pago y expediente y actos administrativos. DICTAMEN Existencia y suscripcin del contrato: Si __ NO __ Existencia del registro presupuestal, de la garanta nica, de su aprobacin; de los comprobantes de pago de impuestos, pagos al Sistema de seguridad social, de anticipos y la designacin/contratacin de un supervisor/interventor, con el acta de inicio: Si __ NO __ Cuales: Se public el contrato Si __ NO __
DENOMINACIN Cumplimiento normativo de la etapa contractual.
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Etapa Post-Contractual
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES PROCESO: POST CONTRACTUAL IDENTIFICACIN REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de Contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos post contractuales. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad del proceso post contractual. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR Una vez ejecutado el objeto LIQUIDACIN: Por mutuo acuerdo mediante acta o contractual o terminado el unilateralmente por la Entidad mediante acto administrativo; en la contrato, se generan unas liquidacin se consignar el estado o porcentaje de ejecucin; si obligaciones normativas, que termin normalmente o por causa imputables a la partes, fuerza tienen por finalidad culminar todo mayor o caso fortuito. el ciclo contractual y verificar en qu medida se cumpli con la EJECUCIN IDNEA DEL CONTRATO: Verificar que el ejecucin del contrato, para dar contratista este a paz y salvo por todo concepto relacionado con por terminado las obligaciones la ejecucin del contrato, que las calidades y cantidades cumpla de las partes. con las condiciones tcnicas, econmicas y financieras teniendo en cuenta los mecanismos de revisin de precios por parte de la Entidad y si hay acuerdo que estos se haya realizado dentro de la normatividad aplicable y no ocasiones perjuicios a la Entidad. AMPLIACIN DE GARANTAS: Para cubrir obligaciones posteriores a la extincin del contrato, la Entidad la exigir segn el caso para: Estabilidad de la obra, responsabilidad civil extracontractual, calidad del bien o servicio, previsin de repuestos y salarios, prestaciones e indemnizaciones; en la etapa de liquidacin de contrato. ADICIONES: Que no superen el 50% del valor inicial y verificar la ampliacin de garantas. PUBLICACIN DE LA LIQUIDACIN: Se realizar en el SECOP Portal nico de Contratacin, bien sea el acta de liquidacin de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidacin unilateral. . OTROS COMPROBAR: Los motivos que dieron lugar a desequilibrios econmicos, aplicacin de clusulas excepcionales y la utilizacin de mecanismos de solucin directa de controversias y en caso de incumplimiento verificar las gestiones realizadas por la Entidad
CONTRATOS DE CONCESION: Para esta clase de contrato verificar si se pact clusula de reversin. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS NORMATIVIDAD A CONSULTAR Verificar el acta o el acto administrativo de liquidacin, su Contrato, acta o Ley 80 de 1993, publicacin en el portal y la ampliacin de garantas si es acto Ley 1150 de 2007 procedente. administrativo de y Decreto 734 de Confrontar en la liquidacin si los valores y la ejecucin
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corresponden a lo contratado por la Entidad y si se impuso multas o se hizo efectiva la clusula penal pecuniaria por el incumplimiento de obligaciones contractuales. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento Soporte documentales Contrato, acta o acto Anual normativo de la etapa de las situaciones a administrativo, constancias y el post - contractual. cotejar expediente del proceso contractual. DICTAMEN Existencia de la liquidacin del contrato: Si __ NO __ Existencia de la ampliacin de las garantas, constancia o registro de la publicacin de la liquidacin: Si __ NO __ Cuales: Existencia de la liquidacin respecto a valores y ejecucin contractual: Si __ NO __ Observaciones: Existencia de multa o de la clusula penal pecuniaria: Si __ NO __ Observaciones:
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FICHAS ESPECFICAS DE LAS DISTINTAS MODALIDADES DE SELECCIN

LICITACIN
MODALIDAD: LICITACIN PBLICA PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: DESARROLLO DEL PROCESO LICITATORIO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y desarrollo del proceso de licitacin pblica. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efectan todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de la licitacin pblica. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La licitacin pblica en su etapa Condiciones generales aplicables a los procedimientos de pre-contractual, una vez seleccin: culminada la etapa de las Convocatoria pblica Acto administrativo de apertura exigencias previas, se inicia el desarrollo de la licitacin que Pliego definitivo y adendas consiste en la parte dinmica Recepcin de ofertas vez se del proceso, que a su Evaluacin de ofertas estructura en una serie de actos Audiencia de aclaracin o pasos de obligatorio Subasta inversa dinmica cumplimiento, para terminar con la definicin o culminacin del proceso licitatorio. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Verificar si dentro del trmino previsto se Observaciones de Ley 80 de 1993, presentaron las observaciones al prepliego, se Los oferentes al Ley 1150 de 2007 respondieron, se realizaron las audiencias y se prepliego y al informe y Decreto 734 de presentaron las observaciones al informe de De evaluacin y sus 2012. evaluacin. respuestas. Actas de Comprobar documentalmente la existencia de las las audiencias. Acto o observaciones y las repuestas a las mismas para resolucin de apertura. los prepliegos y de informe de evaluacin, acto o Constancias o registros resolucin de apertura, constancias de las de las publicaciones. publicaciones de los prepliegos, pliegos definitivos Adendas. y de la evaluacin, actas de las audiencias de Oficios o memorandos aclaracin, de riesgos y del cierre, adendas (si a lugar) INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento del Soporte documentales Actos administrativos, actas, Anual desarrollo de la de las situaciones a memorandos, expediente o licitacin pblica. cotejar carpeta del proceso de licitacin y constancias. DICTAMEN
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Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __ Existencia la resolucin de apertura, constancias de publicaciones,garanta, actas de las audiencias y la designacin del comit asesor Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si ampli trminos): Si __ NO __ Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
La siguiente gua evala la Definicin del proceso licitatorio:

MODALIDAD: LICITACIN PBLICA PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: CONCLUSIN O CULMINACIN DEL PROCESO LICITATORIO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin del proceso de licitacin pblica. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecten todos los actos de obligatoriedad, en definicin de la licitacin pblica. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La Licitacin pblica en su Acto de adjudicacin proceso pre-contractual una vez culminada la etapa de desarrollo, Adjudicacin con oferta nica se inicia la culminacin O Declaratoria de desierta definicin de la seleccin. Legalizacin del contrato . ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Ley 80 de 1993, Verificar que la adjudicacin se realiz en audiencia Ley 1150 de 2007 pblica, en cumplimiento al procedimiento previsto. Comprobar documentalmente la existencia de la Resolucin de Decreto 734 de o 2012 resolucin de adjudicacin con su motivacin respectiva, Adjudicacin o segn el caso, la declaratoria de desierta, sus Declaratoria de respectivas publicaciones y dems documentos segn el proceso de contratacin. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y Anual definicin o de las situaciones a expediente o carpeta del culminacin de la cotejar proceso de licitacin. licitacin pblica. DICTAMEN Existencia de la Audiencia pblica: Si __ NO __ Existencia de la Resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __ Cuales: Se publicaron los documentos: SI____ NO ___
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SELECCIN ABREVIADA
MODALIDAD: SELECCION ABREVIADA PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN MODO: SUBASTA INVERSA IDENTIFICACIN PROCESO: PRECONTRACTUAL ETAPA: DESARROLLO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretaria General grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo de la selecciona abreviada. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de la seleccin abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La seleccin abreviada en su proceso pre-contractual una vez Condiciones generales aplicables a los procedimientos de culminada la etapa de las seleccin exigencias previas, se inicia el Convocatoria pblica desarrollo de la seleccin que Acto de apertura del proceso de seleccin consiste en la parte dinmica Pliego definitivo y adendas del proceso que a su vez se estructura en una serie de actos Recepcin de ofertas o pasos de obligatorio Evaluacin de ofertas cumplimiento, para terminar con la definicin o culminacin de la Aspectos particulares. modalidad de seleccin. Verificacin criterios habilitantes y subsanabilidad, hasta antes de subasta nico criterio de evaluacin: precio SUBASTA INVERSA: La cual tiene definida dos modalidades, electrnica y presencial. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A CONSULTAR Confirmar si dentro del trmino previsto se presentaron propuestas, las observaciones al prepliego y observaciones al informe de verificacin. Comprobar documentalmente la existencia de las propuestas, de la verificacin de los requisitos habilitantes y de la publicacin de la verificacin, de las observaciones y las repuestas a las mismas para los prepliegos, acto o resolucin de apertura, constancia de la publicacin de los pliegos definitivos y de la evaluacin, actas de las audiencias de aclaracin, de riesgos y del cierre, adendas (si aplica) y oficio o memorando de designacin del comit asesor. Observaciones de los oferentes al prepliego y al informe de verificacin y sus respuestas. Actas de las audiencias. Acto o resolucin de apertura. Constancias o registros de las publicaciones. Adendas o Oficios
NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 Decreto 734 de 2012
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Confrontar si al cronograma previsto para la memorandos. seleccin abreviada, se le dio estricto cumplimiento Verificacin de requisitos habilitantes. o si se emitieron adendas y estas ajustaron el cronograma INDICADORES DE GESTIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD MEDICIN Cumplimiento del Soporte documentales Actos administrativos, actas, Anual desarrollo de la de las situaciones a memorandos, expediente o carpeta seleccin Cotejar del proceso de selecciona abreviada. abreviada y constancias. DICTAMEN Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __ Existencia la resolucin de apertura, garanta, constancias de publicaciones, actas de las audiencias, y la designacin del comit asesor: Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __ Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales: DENOMINACIN
La siguiente gua evala la Definicin del proceso de Seleccin Abreviada, mediante Subasta Inversa:
MODALIDAD: SELECCIN ABREVIADA. PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN MODO: SUBASTA INVERSA. IDENTIFICACIN PROCESO: PRECONTRACTUAL ETAPA: DEFINICIN REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin de la seleccin abreviada. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en definicin de la seleccin abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La seleccin abreviada en su proceso pre-contractual una vez Condiciones generales Para la culminacin de los culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de seleccin Acto de adjudicacin se inicia la culminacin o definicin de la seleccin. Adjudicacin con oferta nica Declaratoria de desierta Legalizacin del contrato ASPECTOS PARTICULARES:
DESARROLLO DE LA SUBASTA: Por regla general la Entidad adelantar la subasta por medio electrnico, si no, la Entidad debe certificar que no cuenta con la infraestructura tecnolgica para ello y proceder presencialmente ELECTRNICAMENTE: Podr utilizarse la plataforma tecnolgica del SECOP o contratar a un tercero para su realizacin. Debe garantizarse lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la suscripcin del contrato se podr realizar por este medio. PRESENCIALMENTE: En audiencia pblica.
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RESOLUCIN DE ADJUDICACIN: A la mejor oferta (menor precio), mediante resolucin motivada que contendr todo lo sucedido y la informacin del procedimiento utilizado. PUBLICACIN ACTO O RESOLUCIN DE ADJUDICACION: Indicando el resultado
. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A CONSULTAR Verificar que la adjudicacin se realiz en cumplimiento a los procedimientos previstos. Resolucin adjudicacin declaratoria NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 De Decreto 734 de 2012
De Comprobar documentalmente la existencia de la resolucin de adjudicacin o la declaratoria de desierta desierta. con su motivacin respectiva y de los dems documentos segn el tipo y clase de contratacin. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y Anual definicin o de las situaciones a expediente o carpeta del culminacin de la cotejar proceso de seleccin seleccin abreviada. abreviada. DICTAMEN Existencia de la audiencia pblica: Si __ NO Existencia de la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __ Cules: Existencia de la publicacin de los documentos. Si __ NO__ Existencia de los documentos exigidos para la clase de contrato. Si __ NO__
Desarrollo del procedimiento de Adquisicin de Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes y de Comn Utilizacin, mediante la Bolsa de Productos:
MODALIDAD: SELECCIONA ABREVIADA PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN MODO: BOLSA DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN PROCESO: PRE-CONTRACTUAL ETAPA: DESARROLLO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo de la seleccin abreviada. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de la seleccin abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La selecciona abreviada en su proceso precontractual una vez Condiciones generales aplicables a los procedimientos de culminada la etapa de las seleccin exigencias previas, se inicia el Convocatoria pblica
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desarrollo de la seleccin que Acto de apertura del proceso de seleccin consiste en la parte dinmica del Pliego definitivo y adendas proceso que a su vez se estructura en una serie de actos o pasos de Recepcin de ofertas obligatorio cumplimiento, para Evaluacin de ofertas terminar con la definicin o culminacin Del proceso de ASPECTOS PARTICULARES: seleccin abreviada. CONFORMACIN DE LA BOLSA DE PRODUCTOS. LISTADO DE BIENES: Estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado de bienes y servicios en una lista, de tal manera que solo los bienes o servicios que se encuentre dentro de la misma, podr ser adquiridos a travs vez de la bolsa que se trate. PUBLICACIN DEL LISTADO: Se publicar y permanecer en la pgina Web para el conocimiento del pblico. RUEDA DE NEGOCIOS: Podr ser para: SELECCIN OBJETIVA DEL COMISIONISTA: De acuerdo a las regla definidas en el Decreto 734 de 2012 o para la SELECCIN DEL POSTOR GANADOR: Cuando la Entidad lo realiza directamente. GARANTA DE SERIEDAD: Los proponentes prestarn garanta de seriedad de los ofrecimientos hechos. GARANTA DE CUMPLIMIENTO: La Entidad comitente y los vendedores comitentes constituirn a favor del organismo de compensacin garanta idnea para asegurar el cumplimiento de la negociacin. De acuerdo a la necesidad la Entidad pblica podr exigir al comitente vendedor pliza a su favor. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Verificar si dentro del trmino previsto se Observaciones de los Ley 80 de 1993, presentaron propuestas. oferentes al prepliego y Ley 1150 de 2007 Comprobar documentalmente la existencia de al informe de Decreto 734 de 2012 las propuestas, de la verificacin de los verificacin y sus requisitos habilitantes y de la publicacin de la respuestas. verificacin, de las acto o resolucin de Acta de audiencia. apertura, constancia de la publicacin de los Acto o resolucin de apertura. pliegos definitivos y de la evaluacin, actas de las audiencias, adendas (si aplica lugar) y oficio Constancias o registros o memorando de designacin del comit asesor de las publicaciones. y dems documentos de acuerdo a la clases de Adendas contrato. Oficios o memorandos. Confrontar si al cronograma previsto para la Verificacin de seleccin abreviada, se le dio estricto requisitos habilitantes. cumplimiento o si se emitieron adendas y estas ajustaron el cronograma. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD MEDICIN Cumplimiento del Soporte documentales Actos administrativos, actas, Anual desarrollo de la de las situaciones a memorandos, expediente o seleccin abreviada. cotejar carpeta del proceso de selecciona abreviada y constancias.
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DICTAMEN Existencia la resolucin de apertura, garanta, constancias de publicaciones, actas de las audiencias, y la designacin del comit asesor: Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __ Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales: Existencia de los documentos exigidos para la clase de contrato. Si __ NO__
La siguiente gua evala la Definicin del proceso de Seleccin Abreviada, mediante la Bolsa de Productos:
MODALIDAD: SELECCIN ABREVIADA. PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN MODO: BOLSA DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN PROCESO: PRE-CONTRACTUAL ETAPA: DEFINICIN REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin de la seleccin abreviada. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en definicin de la seleccin abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La seleccin abreviada en su Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos proceso precontractual una vez de seleccin: terminada la etapa de desarrollo, se inicia la culminacin o Legalizacin del contrato. definicin del proceso.. ASPECTOS PARTICULARES: DESARROLLO DE RUEDA DE NEGOCIACION: Podr ser electrnica o presencial. RESOLUCIN DE ADJUDICACIN: A la mejor oferta o postor y comisionista (menor precio), mediante resolucin motivada que contendr todo lo sucedido y la informacin del procedimiento utilizado. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Verificar que la adjudicacin se haya realizado en Resolucin de cumplimiento de los procedimientos previstos. adjudicacin o de Ley 80 de 1993, Comprobar documentalmente la existencia de la declaratoria resolucin de adjudicacin con su motivacin desierta segn el Ley 1150 de 2007 Decreto 734 de 2012 respectiva o segn el caso la declaratoria de desierta caso. y dems documentos de acuerdo a la clase del contrato. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD MEDICIN Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y Anual
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expediente o carpeta del proceso de seleccin abreviada. DICTAMEN Existencia de la audiencia pblica: Si __ NO __ Existencia de la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __ Cuales: Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales: Existencia de los documentos exigidos para la clase de contrato. Si __ NO__
definicin o culminacin de la seleccin abreviada.
de las situaciones a cotejar
PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA

MODALIDAD: SELECCION ABREVIADA PROCEDIMIENTO: CONTRATACIN DE MENOR CUANTA. PROCESO: PRE-CONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: DESARROLLO DE MENOR CUANTA REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo de la Selecciona Abreviada. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de la selecciona abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La selecciona abreviada en su proceso precontractual una vez Condiciones generales aplicables a los procedimientos de culminada la etapa de las seleccin exigencias previas, se inicia el Convocatoria pblica desarrollo de la seleccin que Acto de apertura del proceso de seleccin consiste en la parte dinmica Pliego definitivo y adendas del proceso que a su vez se estructura en una serie de actos Recepcin de ofertas o pasos de obligatorio Evaluacin de ofertas cumplimiento, para terminar con la definicin o culminacin del ASPECTOS PARTICULARES: proceso de seleccin. MANIFESTACIONES DE INTERS: Dentro de los 3 das siguientes hbiles al acto de apertura, los oferentes interesados manifestarn su inters de participar, mediante escrito que as lo exprese, sealando las formas de ubicacin o comunicacin. LISTA DE OFERENTES: La cual se conformara con un nmero mximo de 10 oferentes que manifestaron su inters. AUDIENCIA DE SORTEO: En caso que el nmero de oferentes que manifestaron su inters sea superior a 10 se realiza una audiencia de sorteo para determinar el nmero mximo de las lista de oferentes. Se publicar. PRESENTACIN DE PROPUESTA: El trmino previsto en el pliego se contar desde el da del sorteo si se realiz. SUBASTA INVERSA: Se podr realizar as, si los pliegos lo determinan de acuerdo al procedimiento previsto en el Decreto 734/12. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD
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CONSULTAR Confrontar si dentro del trmino previsto se Observaciones de los present propuestas, las observaciones al oferentes al prepliego y prepliego y al informe de verificacin. Al informe de Comprobar documentalmente la existencia verificacin y sus de las propuestas, de la verificacin de los respuestas. requisitos habilitantes o del RUP, de las Actas de las audiencias. observaciones y las repuestas a las mismas Acto o resolucin De para los prepliegos, acto o resolucin de apertura. apertura, constancia de la publicacin de los Constancias o Registros pliegos definitivos, actas de las audiencias de las publicaciones. de sorteo, de riesgos y del cierre y adendas Adendas (si aplica) y oficio o memorando de Oficios o memorandos. designacin del comit asesor. Verificacin De Confrontar si al cronograma previsto para la Ley 80 de 1993, requisitos habilitantes. seleccin abreviada, se le dio Ley 1150 de 2007 estricto Decreto734 de 2012 cumplimiento o si se emitieron adendas y estas ajustaron el cronograma. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD MEDICIN Cumplimiento del Soporte Actos administrativos, actas, Anual desarrollo de la documentales de memorandos, expediente o seleccin abreviada. las situaciones a carpeta del proceso de de menor cuanta cotejar selecciona abreviada y constancias. DICTAMEN Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __ Existencia la resolucin de apertura, constancias de publicaciones, garanta, actas de las audiencias, la designacin del comit asesor: Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __ Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
La siguiente gua evala la Definicin del proceso de Seleccin Abreviada, mediante el procedimiento de Menor Cuanta, as:
MODALIDAD: SELECCIN ABREVIADA. PROCEDIMIENTO: CONTRATACIN DE MENOR CUANTA. IDENTIFICACIN PROCESO: PRE-CONTRACTUAL ETAPA: DEFINICIN DE MENOR CUANTA REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin del proceso de seleccin abreviada OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad en definicin de la seleccin abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La seleccin abreviada en su proceso precontractual una vez Condiciones generales para la culminacin de los culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de seleccin Acto de adjudicacin se inicia la culminacin o
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definicin de la seleccin.
Adjudicacin con oferta nica Declaratoria de desierta Legalizacin del contrato
ASPECTOS PARTICULARES: SUBASTA: Se realizar si se determin en los pliegos y se adjudicara mediante resolucin que contendr todo lo sucedido en la misma. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Verificar que la adjudicacin se realiz en Resolucin de cumplimiento a los procedimientos previstos. adjudicacin o Ley 80 de 1993, Comprobar documentalmente la existencia de la declaratoria De Ley 1150 de 2007 Decreto resolucin de adjudicacin o de la declaratoria de desierta, segn el 734 de desierta, con su motivacin respectiva y dems caso. 2012 documentos exigibles de acuerdo al contrato. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD MEDICIN Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y Anual definicin o de las situaciones a expediente o carpeta del culminacin de la cotejar proceso de seleccin seleccin abreviada. abreviada. DICTAMEN Existencia de la audiencia pblica: Si __ NO __ Existencia de la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __ Cuales: Publicacin de los documentos. SI__ NO__ Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato. Si __ NO__
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CONCURSOS DE MRITOS
Concurso con precalificacin
MODALIDAD: CONCURSO DE MERITOS PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN SISTEMA: PRECALIFICACIN ETAPA: DESARROLLO CON PRECALIFICACIN REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo del concurso de meritos. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo del concurso de meritos mediante el sistema de precalificacin. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR El concurso de meritos en su proceso pre-contractual una vez FASE DE PRECALIFICACIN: culminada la etapa de las DESIGNACIN DEL COMIT ASESOR: El cual estar integrado por un nmero plural, impar e idneo. Si la Entidad exigencias previas, se inicia el no cuenta con el personal, se contratar. desarrollo de la concurso mediante el sistema de SOLICITUD DE EXPRESIONES DE INTERS: Se realizar precalificacin que consiste en la mediante convocatoria pblica en el SECOP y el aviso parte dinmica del proceso que contendr: a su vez se estructura en una 1. Fecha lmite para expresar inters. serie de actos o pasos de 2. Criterios para conformar la lista. obligatorio cumplimiento, para 3. Determinar si es lista corta o multiusos. terminar con la definicin o 4. Indicar requisitos habilitantes. culminacin del proceso de 5. valoracin de la informacin allegada. seleccin. EXPRESIN DE INTERS: Declarando que todas las personas que integran su equipo de trabajo no est incurso en habilidades o incompatibilidades y anexando los documentos habilitantes. CONFORMACIN DE LA LISTA: Si es corta se integrar mximo con 6 personas para PTD, para PTS mximo con 10 y si la lista es multiusos se integrar con un mnimo de 25 personas y tendr vigencia por seis meses. Se publicar en el SECOP, segn el caso. Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Convocatoria pblica Acto de apertura del proceso de seleccin Pliego definitivo y adendas Recepcin de ofertas Evaluacin de ofertas ASPECTOS PARTICULARES: EVALUACIN DE LAS PROPUESTA TCNICAS. (Dto. 734/12 APERTURA DE LAS PROPUESTAS ECONMICAS: En audiencia pblica se dar a conocer el orden de elegibilidad tcnica y se verificar que sea consistencia con la propuesta econmica. Se levantar una acta con los acuerdos alcanzados por la Entidad y proponente elegido. (Dto.
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734/12 ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Verificar si dentro del trmino previsto se Observaciones de presentaron las observaciones al informe de los oferentes al evaluacin. informe de Acto o resolucin de apertura. Ley 80 de 1993, Confrontar si al cronograma previsto para el o Ley 1150 de 2007 Constancias concurso se le dio estricto cumplimiento. registros de las Decreto 734 de 2012 publicaciones. Adendas Oficios o memorandos. INDICADORES DE GESTIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD MEDICIN Cumplimiento del Soporte Actos administrativos, actas, Anual desarrollo del documentales de memorandos, expediente o concurso de mritos. las situaciones a carpeta del proceso del concurso Cotejar de mritos y constancias. DICTAMEN Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __ Existencia la resolucin de apertura, constancias de publicaciones, garanta, la designacin del comit asesor: Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __ Publicacin de los documentos Si __ NO __ Cuales: Existencia de los documentos exigidos. Si __ NO__ CUALES: __ DENOMINACIN
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Concurso de Mritos abierto.

MODALIDAD: CONCURSO DE MERITOS PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN SISTEMA: CONCURSO ABIERTO ETAPA: DESARROLLO CONCURSO ABIERTO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo del concurso de meritos. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad en desarrollo del concurso de meritos. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR El Concurso de mritos, en su proceso pre-contractual, una CONDICIONES GENERALES APLICABLES A LOS vez culminada la etapa de PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN las exigencias previas, se inicia el desarrollo mediante el sistema o concurso abierto que consiste Convocatoria pblica en la parte dinmica del Acto de apertura del proceso de seleccin proceso que a su vez se Pliego definitivo y adendas estructura en una serie de actos Recepcin de ofertas o pasos de obligatorio Evaluacin de ofertas cumplimiento, para terminar con ASPECTOS PARTICULARES: la definicin o culminacin del PRESENTACIN DE OFERTAS: Se presentar en forma proceso de seleccin. separada la tcnica y la econmica, est ltima incluir desglosado por actividades: 1. Remuneracin del consultor y su equipo de trabajo. 2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos. 3. Gasto para herramientas o insumos para la ejecucin. 4. Gastos de administracin. 5. utilidad del consultor. 5. Gasto contingentes. Verificacin de los requisitos habilitantes, Evaluacin de las propuestas tcnicas y del equipo de trabajo: el cual debe tener la capacidad real para cumplir con las cargas y plan de trabajo. TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACIN: Hasta tres das. APERTURA DE LAS PROPUESTAS ECONMICAS: En Audiencia pblica se dar a conocer el orden de elegibilidad tcnica y se verificar que sea consistencia con la propuesta econmica. Se levantara una acta con los acuerdos alcanzados por la Entidad y proponente elegido. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A CONSULTAR Verificar si dentro del trmino previsto se Observaciones de presentaron las observaciones al informe de los oferentes al evaluacin. informe de Comprobar documentalmente la existencia de las evaluacin y sus observaciones y las repuestas a las mismas, acto o respuestas. resolucin de apertura, constancias de las Acto o resolucin de apertura. publicaciones de la apertura, pliegos definitivos y
NORMATIVIDAD Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 de 2012.
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de la evaluacin, y oficio o memorando de Constancias o designacin del comit asesor. registros de las Confrontar si al cronograma previsto para el Publicaciones. concurso se le dio estricto cumplimiento o se emitieron adendas y estas ajustaron el cronograma Adendas y verificar si el oferente tiene la capacidad residual memorandos. suficiente. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento del Soporte documentales Actos administrativos, actas, Anual desarrollo del de las situaciones a memorandos, expediente o concurso de cotejar carpeta del proceso del merito. concurso de merito y constancias. DICTAMEN Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __ Existencia la resolucin de apertura, constancias de publicaciones, garanta y la designacin del comit asesor: Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __ Publicacin de los documentos Si __ NO __ Cuales:
Finalizada la etapa de Desarrollo, se culmina o define el Concurso de Mritos que para los sistemas de Precalificacin y Abierto, la gua a emplear es la misma:
MODALIDAD: CONCURSO DE MERITOS PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: DEFINICIN CONCURSOS DE MRITOS SISTEMAS: PRECALIFICACIN Y ABIERTO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin del concurso de merito. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y efectu todos los actos de obligatoriedad, en definicin del concurso de mritos. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR El concurso de merito en su proceso pre-contractual una vez Condiciones generales para la culminacin de los culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de seleccin Acto de adjudicacin se inicia la culminacin o definicin de la seleccin. Adjudicacin con oferta nica Declaratoria de desierta Legalizacin del contrato
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A CONSULTAR
NORMATIVIDAD
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Comprobar documentalmente la existencia de Resolucin de Ley 80 de 1993, la resolucin de adjudicacin o declaratoria de Adjudicacin o Ley 1150 de 2007 desierta segn el caso, con la motivacin declaratoria de desierta y Decreto 734 de respectiva, las publicaciones y los documentos segn el caso y dems 2012. necesarios de acuerdo al contrato. documentos INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y Anual definicin o culminacin de las situaciones a expediente o carpeta del de Concurso de mritos. cotejar concurso de mritos. DICTAMEN Existencia de la audiencia pblica: Si __ NO __ Existencia de la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __ Cuales: Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales: Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato. Si __ NO__ CUALES:__
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CONTRATACIN DIRECTA
Etapa Pre-Contractual
MODALIDAD: CONTRATACIN DIRECTA PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: EXIGENCIAS PREVIAS REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos o exigencias previas . OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad previos o de preparacin para iniciar la contratacin directa. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La contratacin directa tiene un proceso precontractual que se Gua principal sobre condiciones previas estructura en tres etapas, dentro Especialmente: de las cuales est prevista las Gua sobre los estudios previos exigencias previas que consiste en una serie de actos de obligatorio cumplimiento para ASPECTOS PARTICULARES: dar inicio o apertura a la CONVOCATORIA PBLICA: Solo para la venta de bienes muebles que superen los (250) S.M.L.M.V., Los seguros de modalidad de seleccin. intermediacin para bienes de carcter individual y todos los relacionados con telecomunicaciones. ESTUDIO PARA LA COMPRA DE INMUEBLE: En este caso la Entidad realizara un comparativo de inmuebles en el mismo sector para elegir el de menor costo. TRMINOS DE REFERENCIA: Aunque no se exigen pliegos, los estudios previos definen condiciones tcnicas y econmicas de los bienes o servicios solicitados FACTORES DE SELECCIN: Que permitan identificar la oferta ms favorable. PUBLICACIN: No se publicara la Contratacin prevista en los literales B y D del numeral 4 del Art. 2 de la Ley 1150/07, ni los contratos Interadministrativos del Min. de Hacienda con el Banco de la Republica.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A CONSULTAR NORMATIVIDAD Verificar la capacidad jurdica de Estudios previos y plan de Ley 80 de 1993, ordenar el gasto. compras. Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 de Comprobar documentalmente la 2012. existencia de los estudios previos y la asignacin presupuestal. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de las Soporte documentales Actos administrativos, Anual exigencias previas de de las situaciones a expediente o carpeta del la contratacin directa. cotejar proceso de contratacin directa y constancias.
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DICTAMEN Existencia de los estudios previos, plan de compras y asignacin presupuestal: Si __ NO __ Cuales:
Desarrollo de los procesos de contratacin directa Culminada la etapa de Exigencias previas se inicia el Desarrollo de la Contratacin Directa la cual contempla pasos o fases de estricta observacin los cuales varan de acuerdo a las causales, clases y cuanta de la contratacin. La siguiente gua describe el proceso:
MODALIDAD: CONTRATACIN DIRECTA PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: DESARROLLO CONTRATACIONES DIRECTAS REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo del proceso de contratacin directa. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad en desarrollo de la contratacin directa. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La Contratacin Directa en su ACTO O RESOLUCIN ADMINISTRATIVA DE JUSTIFICACIN: Sealando la causal invocada, proceso precontractual una vez determinando el objeto a contratar, presupuesto para la culminada la etapa de las contratacin, las condiciones que se exigir a los oferentes/ exigencias previas, se inicia el contratista e indicando el lugar donde se puede consultar los desarrollo de la seleccin que estudios previos. ESTA RESOLUCIN NO SE REQUIERE consiste en la parte dinmica PARA: Contratacin prevista en los literales B y D del del proceso que a su vez se numeral 4 del Art. 2 de la Ley 1150/07, En los contratos estructura en una serie de actos Interadministrativos del Min. de Hacienda con el Banco de la o pasos de obligatorio Republica y en los Contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin cumplimiento, para terminar con la definicin o culminacin del proceso de seleccin. RESOLUCIN DE URGENCIA MANIFIESTA: Hace las veces del acto administrativo que los justifica y para esta causal en especial no existe ningn tipo de restriccin o exigencia previas. CONTRATOS SIN RESTRICCIONES: Para adquirir bienes de carcter reservado, emprstitos, interadministrativos, Destinacin agropecuaria y de las Entidades descentralizadas (salvo establecimientos pblicos). OBTENCIN PREVIA DE OFERTAS: Todos los casos de menor cuanta, salvo contratos reservados al sector defensa y Das, bienes que no estn en el mercado y en los Contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin IDONEIDAD: Para el caso de las prestaciones de servicios profesiones y de apoyo a la gestin debe demostrarse la idoneidad y experiencia. AVALUO: Para el caso de compraventa de inmuebles se
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solicitara avalu realizado por persona idnea que a si lo certifique. Salvo proyectos inmobiliarios donde la Entidad sea parte. AUTORIZACIN LEGAL O ESPECIAL: Para la compraventa de inmuebles, bienes que no estn en el mercado y constitucin de sociedades o asociaciones. CONSULTA CONDICIONES DEL MERCADO: Cuando solo se presenta una oferta, contratos intuito personae, por necesidad inminente del servicio, o la evaluacin anterior para el caso de licitaciones declaradas desiertas. GARANTA DE SERIEDAD: Los proponentes prestarn garanta de seriedad de los ofrecimientos hechos. (si aplica). BOLETN DE RESPONSABILIDAD FISCAL: La Entidad verificar que el contratista o proponente no este reportado.
AVISO EN LA ENTIDAD: Procede para la venta de bienes muebles que no superen (250 SMLMV) y en los contratos cuyo valor sea igual o superior a (100 SMLMV) y no superen el 50% de la menor cuanta. VERIFICACIN DE LOS REQUISITO HABILITANTES: La Entidad directamente verificara todos los aspectos definidos y exigidos en los estudios previos. EVALUACIN ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Comprobar documentalmente la existencia de acto Acto o resolucin Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 o resolucin de justificacin y la evaluacin. de justificacin. Confrontar la resolucin de urgencia manifiesta, la Certificaciones y y Decreto 734 de 2012. certificacin de idoneidad y del boletn fiscal, dems documento garanta, el avalu, estudios de mercado, de acuerdo al requisitos habilitantes y dems documentos contrato. exigibles de acuerdo a la clases o tipo de contrato a suscribir. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento del Soporte documentales Actos administrativos, actas, Anual desarrollo de la de las situaciones a memorandos, expediente o contratacin cotejar carpeta de la Contratacin directa. Directa y constancias. DICTAMEN Existencia la resolucin de justificacin, certificacin de idoneidad, boletn fiscal, estudio de mercado, garanta, dems documento exigibles de acuerdo al tipo o clase de contrato : Si __ NO __ Cuales: Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato. Si __ NO__ Cuales:
Finalizada la etapa de Desarrollo, se culmina o Define el proceso de Contratacin Directa. La siguiente gua evala la definicin del proceso de Contratacin Directa:
MODALIDAD: CONTRATACIN DIRECTA
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PROCESO: PRECONTRACTUAL ETAPA: DEFINICIN REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin del proceso de contratacin directa. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y efecte todos los actos de obligatoriedad en definicin de la Contratacin Directa. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La Contratacin Directa en su proceso precontractual una vez Condiciones generales para la culminacin de los culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de seleccin Legalizacin del contrato se inicia la culminacin o definicin de la seleccin. ASPECTOS PARTICULARES: RESOLUCIN DE ADJUDICACIN: A la propuesta ms favorable para la Entidad. (Si aplica). PUBLICACIN DE LA HOJA DE VIDA: En los contratos de asesora y consultora antes de su designacin deber publicarse la hoja de vida de las personas a contratar en la pgina Web de la Entidad y del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica. IDENTIFICACIN ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A CONSULTAR NORMATIVIDAD Verificar la adjudicacin y la Actos administrativos, Ley 80 de 1993, publicacin de la hoja de vida. constancias, registros y todos los Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 de Comprobar la existencia de los documentos exigibles de acuerdo a la clase de contrato a suscribir. 2012. documentos exigibles de acuerdo al contrato a suscribir. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y Anual definicin o culminacin de las situaciones a expediente o carpeta del de la contratacin cotejar proceso de contratacin directa. directa. DICTAMEN Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato a suscribir. Si __ NO__ Cuales: Publicacin de documentos pertinentes. Si __ NO__ Cuales:
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CAPTULO 7 MATRIZ DE EVALUACIN AL DESEMPEO EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIN INDICADORES

La matriz de evaluacin se entiende como la expresin cuantitativa del comportamiento o del desempeo de una Entidad, cuya magnitud, al ser comparada con algn nivel de referencia, puede estar sealando una desviacin sobre la cual se tomarn acciones correctivas o preventivas segn el caso. El desempeo de una Entidad debe medirse en trminos de resultados. Los resultados se expresan en ndices de gestin; a su vez, los ndices de gestin son una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeo de una organizacin frente a sus metas, objetivos y responsabilidades. Un indicador es una medida de la condicin de un evento en un momento determinado, que en conjunto puede proporcionar una visin del panorama de la situacin de un proceso, son una forma clave de retroalimentar el proceso, de monitorear el avance o ejecucin de un contrato. Los indicadores varan de acuerdo a los requerimientos de la Entidad, siendo un tema amplio y complejo que merece un estudio pormenorizado orientado al objeto misional de la Auditora General de la Repblica. En el presente captulo se desarrollarn indicadores bsicos del comportamiento del proceso contractual con relacin al desempeo.
INDICADOR Planeacin de la contratacin OBJETIVO Determinar si la contratacin se realiza observando el plan de compras de la Entidad. OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO Identificar si la contratacin se realiz soportada en plan de compras o si est obedeci a una necesidad no planeada de la Entidad. INDICADOR OBJETIVO Liquidacin de Determinar el nmero de contratos contratos. liquidados unilateralmente frente a los liquidados de mutuo acuerdo. FORMULA T.C. / C.S.P.P. VARIABLES T. C.: Total de contratos. C.S.P.P.: Contratos soportados en plan de compras. UNIDAD DE MEDICIN PERIODICIDAD Porcentaje Semestral
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO Identificar el cumplimiento de la liquidacin y su publicacin. INDICADOR OBJETIVO Contrato de Determinar si la contratacin con prestacin de prestacin de servicios cumpli con servicios. todas las exigencias legales y esta soportada documentalmente.
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO Identificar los contratos de prestacin de servicios que incumpla con algn tipo de requisitos o documentacin exigible para la contratacin, estableciendo un formato estndar de verificacin. INDICADOR OBJETIVO Contratos Determinar el porcentaje de contratos adicionados en adicionados en la vigencia con valor respecto al valor total de los contratos suscritos.
VARIABLES C.L.U.: Contratos liquidados unilateralmente. C.L.M.: Contratos liquidados de mutuo acuerdo. UNIDAD DE MEDICIN PERIODICIDAD Porcentaje Semestral FORMULA VARIABLES T.C.P.S. / T.C.P.S.: Total contratos de C.P.S.F.R.D prestacin de servicios. C.P.S.F.R.D.: Contratos de prestacin de servicios faltantes de requisitos o documentos. UNIDAD DE MEDICIN PERIODICIDAD Porcentaje Semestral
FORMULA C.L.U. / C.L.M.
FORMULA C. A. V.: V.T.A. / V.T.C.
VARIABLES C.A.V.: Contratos adicionados en valor. V.T.A.: Valor total adicin V.T.C.: valor total contratacin
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OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO Adecuada planeacin, e identifica el grado de cumplimiento y responsabilidad de los contratistas INDICADOR OBJETIVO Contratos de Determinar el porcentaje de contratos Mnima cuanta suscritos de Mnima cuanta frente al total de los contratos suscrito en otras modalidades de seleccin. OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO Identificar la correcta planeacin haciendo eficiente y eficaz el proceso contractual.
UNIDAD DE MEDICIN Porcentaje FORMULA N.C.M. / N.C.O.M.
PERIODICIDAD Semestral
VARIABLES N.C.M.: Nmero de contratos de Mnima cuanta. N.C.O.M.: Nmero de contratos otras modalidades UNIDAD DE MEDICIN PERIODICIDAD Porcentaje Semestral
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Gua Metodolgica: GUA METODOLGICA PARA REALIZAR LA AUDITORA A LA CONTRATACIN PBLICA

Bogot D.C., Diciembre de 2012

GUA METODOLGICA PARA REALIZAR AUDITORA A LA CONTRATACIN PBLICA.

AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

GUA METODOLGICA PARA REALIZAR AUDITORA A LA CONTRATACIN PBLICA.

Suscripcin y legalizacin del contrato

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4.4.9. 4.4.10. 4.5. 4.6.

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como: Pre-contractual, Contractual y Post-contractual, encargaremos en el desarrollo de esta gua.

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inhabilidades incompatibilidades y responsabilidades (art. 294)

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Aquella con el menor precio

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Seleccin abreviada menor cuanta.

Dems que se adelanten aplicando el procedimiento de menor cuanta

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CONDICIONES GENERALES PARA PROCEDIMIENTO DE SELECCIN

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CAPTULO 4 MODALIDADES DE SELECCIN DEL CONTRATISTA

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Estudios previos en subasta inversa: Adems de las condiciones generales exigidas

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