LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES DEFINICIN: Es un libro principal y obligatorio de filiacin simple, su finalidad principal es de mostrar la situacin econmica de la empresa.

En este libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces al ao, uno al inicio de las operaciones (cualquier mes del ao llamado Inventario Inicial) y otro al finalizar el periodo. Por su aspecto legal y tcnico este libro es obligatorio y principal de foliacin simple (enumeracin de folios) en el que anotaran y registraran todos los inventarios que la empresa realiza bajo su firma y responsabilidad como reflejo de todo lo que posee la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo. CONTENIDO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES El Art. 37 de Cdigo de Comercio determina que el Libro de Inventarios y Balances se iniciara reflejando el INVENTARIO que deber formar el comerciante o propietario del negocio al inicio de sus actividades comerciales especificando lo siguiente: El libro de inventarios y balances, empezar por el inventario que deber formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendr: 1. La relacin exacta del dinero, valores, crditos, efectos al cobro, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyan su activo. 2. La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo. 3. Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el capital con que principia sus obligaciones. RAYADO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: El rayado para el registro contable del libro de Inventarios y Balances es el siguiente: Para el Inventario: Se anota el ttulo y la fecha. Puede decir: Inventario Inicial al 1 de Enero del 2013. Se anota el cdigo de la cuenta a nivel de 2 dgitos. Se anota el sub-cdigo de las subcuentas a nivel de 3 dgitos. Se anota el nombre de las cuentas y subcuentas correspondientes al Activo, Pasivo as como tambin las cantidades fsicas. Llamada columna falsa sirve para anotar unitarios. Llamada columna auxiliar destinada al registro de importes parciales de las subcuentas. As como el resumen correspondiente. Columna que sirve para anotar los valores totales correspondientes a cada cuenta. Tambin se anota el valor total del activo y pasivo.

Para el Balance del Inventario: Se anota el ttulo y la fecha. Puede decir Balance de Inventario al 1 de Enero del 2013. Se anota el cdigo de las cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio. Se anota el sub-cdigo de la sub-cuenta correspondientes a cada cuenta. Se anota el nombre de las cuentas y sub-cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio. Se anota el importe de las subcuentas. Columna del Debe. Se coloca el importe de las cuentas del Activo. Columna del Haber. Se coloca el importe de las cuentas del Pasivo y Capital (Patrimonio). INVENTARIO DEFINICION: Es la relacin pormenorizada, detallada y valorada de todos los bienes y derechos as como de las obligaciones que la empresa posee al iniciar o finalizar sus operaciones, y que les permiten determinar con exactitud su Activo Corriente, Activo no Corriente, as como su Pasivo Corriente y el Pasivo no Corriente, para saber cul es el capital con que cuenta la empresa al iniciar o finalizar sus actividades econmicas. CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS Inventario fsico: conteo e inspeccin de los activos, viene a ser la relacin detallada de todos los bienes y valores de los derechos y obligaciones que poseen los comerciantes o las empresas en general al empezar sus actividades econmicas y comerciales. Inventario contable: es el registro de las informaciones previa documentacin. Inventario inicial.- es el que se realiza al inicio de la operaciones comerciales, para empresas que por primera vez inician actividades se realizara en la fecha que inicia operaciones mientras que para empresa en marcha se deber efectuar al inicio del periodo econmico (02 de enero de cada ao). Inventario de situacin o especial.- es el que se practica en cualquier poca del ao, esencialmente por circunstancias especiales como por ejemplo: robo, sustracciones, prdidas, desastres naturales, etc. Inventario final o del ejercicio.- es aquel que se realiza al finalizar el periodo econmico (31 de diciembre de cada ao) y es el que nos sirve para determinar las ganancias o las prdidas y consecuentemente el incremento del capital con las ganancias o la disminucin con las prdidas, tambin nos sirve para la reapertura de los libros para el ejercicio siguiente. Inventario de hojas sueltas general.- es la misma relacin de los valores bienes y derechos de las deudas y obligaciones que tiene la empresa al iniciar o finalizar un ejercicio econmico tomadas del libro principal de inventarios y balances en hojas sueltas y preparadas especialmente con la finalidad d presentar a las

diversas reparticiones pblicas o privadas quienes tienen que ver con el funcionamiento y desarrollo de nuestra actividad comercial. Cuando se efecta un Inventario se debe tomar en cuenta los detalles siguientes: Dimensiones. Elementos que conforman parte de su estructura o elaboracin. Marca. Modelo. Color. Nmero. Serie, etc. FASES PARA LA PREPARACIN DEL INVENTARIO Para preparar un el inventario se debe realizar una cuidadosa labor Administrativa, que comprende las siguientes fases: a) Determinacin de todos los elementos, activos, pasivos, y patrimonio. b) Descripcin de dichos elementos, caracterizando su individualidad. c) Valorizacin de cada elemento. d) Agrupacin conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios de homogeneidad contable. e) Suma de valores por grupos homogneos y totalizacin separada del activo y del pasivo. f) Diferencia entre el activo y el pasivo, determinando el patrimonio neto. g) Comparacin con el neto anterior para conocer las variaciones globales experimentadas durante el perodo. PARTES DEL INVENTARIO a) ACTIVO.- Esta representado por el conjunto de bienes y derechos que la empresa posee para su funcionamiento y desarrollo. Se divide en dos partes: Activo corriente o a corto plazo Agrupa los valores y derechos que tiene la empresa en un ejercicio contable, es decir del 02 de Enero al 31 de Diciembre de cada ao. El activo corriente comprende: Activo Circulante o Disponible: Agrupa el dinero en efectivo y cheques a favor que la empresa posee y que puede utilizar cualquier momento del perodo econmico. Comprende la cuenta: CAJA Y BANCOS; del Plan Contable General Empresarial. Caja (dinero en efectivo). Fondos Fijos . Efectivo en trnsito.

Cta. Cte. En instituciones financieras. Activo Exigible: Se agrupa en esta clase de activo a todos los documentos que se tenga que cobrar. Ejemplo: Clientes (Facturas por cobrar, Letras por cobrar) Cuentas por cobrar al personal, a los accionistas, directores y gerentes. Cuentas por Cobrar Diversas terceros. Activo Realizable: Constituido por las existencias y realizando una transaccin operacional se puede convertir en efectivo. Comprende las cuentas: Mercaderas. Productos Terminados. Subproductos, Desechos y Desperdicios. Productos en Proceso. Materias Primas. Materiales auxiliares y repuestos. Embases y embalajes. Activo no corriente o a largo plazo Agrupa a todos los activos que posee una empresa en un tiempo comprendido en ms de un ejercicio econmico contable. El activo no corriente comprende: Activo Fijo: Son conjuntos de bienes duraderos que tiene la empresa, con los cuales realiza su negocio y que no son cambiables constantemente. Ejemplo: Muebles, Terrenos, Edificios, Maquinarias, equipos, etc. Activo Diferido: Este activo se registra en l Debe por los gastos que no corresponden aplicar como carga del ejercicio, sujetos a liquidacin futura, entonces diremos que es todo anticipo que la empresa posee para tener beneficios con posterioridad. Ejemplo: Adelanto de alquilares, pago de seguros por adelantado, etc. b) PASIVO.- Es el conjunto de obligaciones y deudas que la empresa contrae frente a terceros, proveedores, trabajadores y el estado por el mismo efecto de la ejecucin de funcionamiento y desarrollo; obligaciones que pueden ser valoradas y afecten o puedan afectar al conjunto del patrimonio (compromisos a cumplir); riesgos y responsabilidades asumidas por la empresa, en conclusin el pasivo demuestra la financiacin de las inversiones u origen de los fondos (dinero y crdito) que se han adscrito a la empresa.Se divide en dos partes:

Pasivo corriente o a corto plazo Pasivo Exigible: Representa la deuda contrada cancelable solo dentro de un perodo econmico. Ejemplo: Tributos por pagar Remuneraciones) Proveedores Cuentas por pagar Diversas Dividendos por pagar (una vez al ao). Pasivo no corriente o a largo plazo Pasivo No Exigible: Agrupa las deudas, obligaciones y compromisos que contrae una empresa en ms de un ejercicio contable. (Deudas a largo plazo, Prstamos recibidos a largo plazo, provisin para prdidas en ventas a futuro, Intereses Diferidos, etc. Comprende las cuentas: Proveedores Cuentas por Pagar Diversas c) RESUMEN.- Es el tercer paso que incluye en el Inventario y que viene a ser la comparacin del Total Activo con el Total Pasivo cuya diferencia nos determina el Capital, de la empresa o negocio. d) BALANCE DEL INVENTARIO.- Consiste en representar en forma resumida las cuentas del activo como cuentas DEUDORAS (CARGO) y las cuentas del pasivo como cuentas ACREEDORAS (ABONO) determinando el equilibrio entre ambas a fin de reflejar el principio de la partida doble. Toma el criterio de cuentas deudoras (cargo) y cuentas acreedoras (abono) porque el Balance del Inventario va a constituirse como el registro o asiento de apertura en el Libro Diario, lo cual se efecta aplicando los principios de la partida doble lo que estudiaremos ms adelante. TCNICA PARA EL RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS DEL ACTIVO Y PASIVO La tcnica ms adecuada y aceptable para determinar el reconocimiento de las cuentas del activo y pasivo es la tcnica de la "interrogante". Dicha tcnica consiste en plantearse una interrogante y luego buscar una respuesta en base a los conceptos o definiciones de ACTIVOS Y PASIVOS respectivamente. EJEMPLO 1: La empresa XYZ tiene dinero en efectivo. Entonces, para poder determinar si el dinero que posee la empresa es Activo o Pasivo aperturamos la interrogante siguiente: QUE ES EL DINERO?

Si en primera instancia no podemos absolver la interrogante, determinamos una repregunta conjugando con los conceptos de Activo y Pasivo, que sera as: EL DINERO SERA: BIEN?; DERECHO?, OBLIGACION? o DEUDA? Como el lector se habr podido dar cuenta que las alternativas son las palabras "claves" basadas en los conceptos genricos de Activos y Pasivos. Entonces; luego de barajar la posible respuesta a la interrogante la respuesta seria: El DINERO por lgica es un BIEN; en conclusin entonces la respuesta seria que el DINERO es un ACTIVO, y para que la respuesta sea completa el lector le dar la codificacin correspondiente en base al Plan Contable General Revisado, que para el caso es la cuenta CAJA Y BANCOS, divisionaria CAJA, especifica.