Funciones de La Unidad de Comercializacion y Mercadeo

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012
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UNIDAD DE COMERCIALIZACIN Y MERCADEO
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MANUAL DE FUNCIONES, DIRECCION SUPERIOR / UNIDAD DE COMERCIALIZACIN Y MERCADEO
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UNIDAD DE COMERCIALIZACIN Y MERCADEO INTEGRACIN DEL PERSONAL
No. ORDEN 1 2 3 4 5 6
NOMBRE DEL PUESTO JEFE DE MERCADEO ASISTENTE TECNICO III ANALISTA DE MERCADEO RELACIONISTA PBLICO SECRETARIA DE UNIDAD ASISTENTE TCNICO I TOTAL DE PUESTOS
CANTIDAD DE PUESTOS 1 2 2 1 1 1 8
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UNIDAD DE COMERCIALIZACIN Y MERCADEO

Para la consecucin de sus objetivos, esta unidad tiene las funciones siguientes: 1. Desarrollar actividades de seleccin e investigacin de mercados para establecer programas de mercadeo, atraer nuevos clientes y satisfacer al usuario ofreciendo excelentes servicios portuarios. 2. Analizar, planear, implementar y controlar los programas dirigidos a crear, formar y mantener relaciones ptimas con usuarios para canalizar los objetivos de venta de la Empresa. 3. Llevar control sobre los niveles de venta y estimular la demanda de los servicios mediante las investigaciones y atencin de las necesidades del usuario. 4. Coordinar las actividades de publicidad, comercializacin y mercadeo para optimizar los recursos y brindar servicios portuarios eficientes y seguros a nivel nacional e internacional. 5. Revisar y fortalecer los procesos de comercializacin y mercadeo mediante el desarrollo de estrategias. 6. Establecer contacto con usuarios a efectos de tratar lo relacionado a las condiciones contractuales. 7. Llevar control de contratos a efecto de coordinar con la Unidad de Asesora Jurdica su elaboracin, actualizacin o ampliacin. 8. Planificar reuniones de trabajo con usuarios y personal de la Empresa para revisar y actualizar procedimientos relacionados con la manipulacin de carga y presentacin de servicios.
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I. II.
UNIDAD:
COMERCIALIZACIN Y MERCADEO
TITULO DEL PUESTO: JEFE DE MERCADEO
CDIGO: 01-14
III.
FUNCIN BSICA: Consiste en planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se ejecutan en la Unidad de Comercializacin y Mercadeo de la Empresa. FUNCIONES: Planificar, organizar, dirigir, controlar el plan y programas de Mercadeo de la Empresa, con el fin de crear, canalizar y mantener relaciones ptimas con los usuarios. Formular la planificacin estratgica de mercadeo a corto, mediano y largo plazo, para la toma de decisiones gerencial que orienten el desarrollo del puerto. Coordinar reuniones peridicas con las Agencias Navieras autorizadas para definir proyectos de mercados, expansin, operaciones e identificacin de problemas de inters mutuo. Establecer contactos con puertos que pertenezcan a pases desarrollados para adoptar tcnicas estratgicas. Coordinar y supervisar actividades de elaboracin y divulgacin de la revista de la Empresa. Proporcionar informacin a usuarios sobre la clase de servicios, procedimientos de solicitud y costo de operacin. Participar en reuniones de trabajo con funcionarios de la Empresa, autoridades de Agencias Navieras y Compaas Estibadores. Evaluar el desempeo de funciones del personal a su cargo. Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la proteccin de personas, instalaciones y carga. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. Realizar otras funciones asignadas por la Gerencia General o Subgerencia General. ESPECIALIDAD: 05-15 MERCADEO
IV. 1.
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CDIGO: 01-14 V. SUPERVISIN: Recibida de: Gerente y Subgerente General Ejercida a: Personal de la Unidad de Comercializacin y Mercadeo. RELACIONES: Con las autoridades superiores, Gerentes de rea y Jefes de Unidad de la Empresa. Funcionarios de Instituciones Pblicas y privadas, asimismo con organismos internacionales y usuarios de los Servicios Portuarios. REQUISITOS: Opcin "A" interna: Tres aos como Profesional Especializado III en la especialidad del puesto. Legal: Colegiado Activo. Opcin "B" externa: Profesional de las Ciencias Econmicas. Legal: Colegiado Activo Experiencia: Tres aos en trabajos relacionados al puesto especfico. Capacitacin: Bsico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestin Mercadeo y Ventas Marketing Portuario Plan Anual de Mercadeo Estrategias de Marketing Etiqueta y Protocolo Dominio del idioma ingls Habilidades: Manejo de recursos humanos Administracin del tiempo para atender asuntos globales y relevantes de su Unidad Capacidad de anlisis situacional y manejo de la informacin Capacidad de negociacin colectiva e individual Toma de decisiones Distribucin espacial y abstracta Tcnica para el manejo de equipo de cmputo y presentaciones Don de mando Redaccin de dictmenes
VI.
VII.
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CDIGO: 01-14 VIII. RESPONSABILIDADES: Econmica: Responsable por el mobiliario y equipo cargado en su tarjeta de responsabilidad. Documentacin e Informacin: Documentos que respaldan compromisos, contratos y la informacin que es suministrada a los clientes o posibles inversionistas.
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I. II.
UNIDAD:
TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TCNICO III
CDIGO: 02-03
III.
FUNCIN BSICA: Responsable de realizar labores de asistencia tcnica en el rea de mercadeo y apoyo en la implantacin de estrategias de atencin al cliente. FUNCIONES: Encargado de participar en reuniones peridicas con usuarios, para atender sus necesidades de servicio, dndoles solucin a sus problemas. Asistir a la Jefatura de la Unidad, en cuanto a polticas de comercializacin y mercadeo. Preparar propuestas tcnicas de mercadeo y materiales promocinales como: boletines, guas, volantes, etc. Brindar soporte e Informacin a la Gerencia General con relacin a los ndices de satisfaccin de los clientes en las diferentes reas de la Empresa. Dar seguimiento a los clientes a quienes se les otorga en arrendamiento las reas y locales de la Empresa. Mantener actualizada la base de datos de los clientes de la Empresa. Apoyar las diferentes actividades de la Unidad Atender de manera cordial y atenta ya sea personalmente o telefnicamente al cliente que desea hacer un reclamo, queja o pedir alguna informacin. Responsable de recopilar datos para encuestas, entrevistando a los clientes. Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la proteccin de personas, instalaciones y carga. Cumplir con las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe inmediato. ESPECIALIDAD: 05-15 MERCADEO
IV. 1. 2. 3. 4.
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V.
SUPERVISIN: Recibida de: Jefe de Mercadeo Ejercida a: Ninguno
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VI.
CDIGO: 02-03 RELACIONES: Con el Jefe de la Unidad, para recibir instrucciones, con el personal de la Unidad y de otras unidades de la Empresa. Con clientes, arrendatarios de reas y locales y proveedores. REQUISITOS: Opcin "A" interna: Un ao como Asistente Tcnico II en la especialidad del puesto requerido. Opcin "B" externa: Cuarto ao aprobado en una carrera universitaria afn a la especialidad del puesto. Experiencia: Tres aos en labores relacionadas con el puesto. Capacitacin: Bsico Operativo Portuario (B.O.P) Sistemas de Gestin Mercadeo y Ventas Marketing Portuario Servicio al Cliente Etiqueta y Protocolo Microsoft Office Habilidades: Trabajo en equipo. Comunicacin. Relaciones humanas. Capacidad de anlisis. Iniciativa Integridad
VII.
VIII.
RESPONSABILIDADES: Econmica: Por el mobiliario y equipo a su cargo. Documentacin e Informacin: Por los documentos que maneja.
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I. II. III.
UNIDAD:
COMERCIALIZACIN Y MERCADEO CDIGO: 01-06
TITULO DEL PUESTO: ANALISTA DE MERCADEO
FUNCION BSICA: Responsable de efectuar labores de anlisis e investigaciones de Mercadeo y apoyar al Jefe de la Unidad en planificar, organizar y dirigir las actividades de comercializacin de la Empresa. FUNCIONES: Encargado de participar en reuniones peridicas con usuarios, para analizar estadsticamente los servicios que se brinda, indicando tipo, montos (quetzales), peso, frecuencias etc. Responsable de efectuar investigaciones, propuestas y estudios tcnicos de Mercadeo para analizar la tendencia de mercado, tomando como base las tendencias de crecimiento econmico del pas y del comercio internacional. Que incluye la elaboracin de diagnsticos, propuestas de planes, tcnicas y Bench Marketing en el rea de mercadeo. Contactar con otros puertos, para comparar fuerzas y debilidades y promocionar los servicios portuarios e instalaciones. Preparar materiales promocinales y atender al usuario, dando solucin a sus problemas dentro de su competencia. Elaborar encuestas del rea y de otras que le asignen, tabulacin y presentacin de las mismas. Elaborar datos, graficas o formatos estadsticos de los reportes entregados para presentacin de resultados de la Gerencia General. Verificar que estn recogiendo todos los reclamos en el rea de atencin al cliente y que se les de seguimiento correspondiente para su pronta solucin. En ocasiones especiales atender personal o telefnicamente a los clientes con reclamos serios, deber asistirlos y proporcionarles una solucin al problema o comunicar de inmediato al rea correspondiente, as mismo deber dar seguimiento y control a estos reclamos hasta la entera satisfaccin de los clientes en las diferentes reas de la empresa. Brindar soporte e informacin importante a la Gerencia General con relacin a los ndices de satisfaccin de los clientes en las diferentes reas de la Empresa. Mantener actualizada la base de datos de los clientes de la Empresa.
IV. 1.
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10.
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CDIGO: 01-06 11. 12. 13. 14. Apoyar las diferentes actividades de la Unidad Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la proteccin de personas, instalaciones y carga. Cumplir con las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Mercadeo. ESPECIALIDAD: V. 05-15 MERCADEO
SUPERVISION: Recibida de: Jefe de Mercadeo Ejercida a: Ninguno RELACIONES: Con el Jefe de la Unidad, para recibir instrucciones, con el personal de la Unidad y de otras unidades de la Empresa. Con clientes, arrendatarios de reas y locales y proveedores. REQUISITOS: Opcin "A" interna: Profesional Especializado I afn al puesto. Legal: Colegiado activo. Opcin "B" externa: Profesional Licenciatura en Mercadotecnia o Administracin de Empresas. Legal: Colegiado Activo. Experiencia: Cuatro aos de experiencia profesional en trabajos relacionados en el rea de mercadeo y comercializacin, que incluya supervisin de personal tcnico. Capacitacin: Bsico Operativo Portuario (B.O.P) Sistemas de Gestin Mercadeo y ventas Marketing Portuario Plan Anual de Mercadeo Estrategias de Marketing Servicio al cliente Power point avanzado Excel avanzado Relaciones humanas Etiqueta y protocolo Dominio del idioma ingls tcnico
VI.
VII.
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CDIGO: 01-06 Habilidades: Administracin del tiempo para atender asuntos globales y relevantes de su puesto. Capacidad de anlisis situacional y manejo de la informacin. Toma de decisiones. Distribucin espacial y abstracta. Tcnica para el manejo de equipo de cmputo y presentaciones. Redaccin de dictmenes. Iniciativa Integridad VIII. RESPONSABILIDADES: Econmica: Por el mobiliario y equipo cargado en su tarjeta de responsabilidad. Documentacin e Informacin: Documentos que respaldan compromisos, contratos y la informacin que es suministrada a los clientes o posibles inversionistas.
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I. II.
UNIDAD:
TITULO DEL PUESTO: RELACIONISTA PBLICO
CDIGO: 02-22
III.
FUNCIN BSICA: Consiste en planificar, coordinar, dirigir y ejecutar las actividades de Relaciones Pblicas de Empresa Portuaria Quetzal. FUNCIONES: Redactar artculos y noticias para la prensa, boletines, folletos, anuncios, publicacin de licitaciones y otros informes relacionados con las Relaciones Pblicas de la Empresa. Establecer excelentes relaciones con periodistas y medios de comunicacin para el buen desarrollo de las Relaciones Pblicas de la Empresa. Brindar informacin referente a las actividades del Puerto Quetzal a reporteros, periodistas y otros visitantes. Llevar el control y registro de noticias y comentarios que conciernen a Empresa Portuaria Quetzal. Organizar y representar eventos culturales y otros similares de Relaciones Publicas. Apoyar las actividades de la Unidad de Comercializacin y mercadeo con el propsito de mejorar la imagen comercial de la Empresa. Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la proteccin de personas, instalaciones y carga. Cumplir con las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe inmediato. ESPECIALIDAD: 05-13 RELACIONES PBLICAS
IV. 1.
2.
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5. 6.
7. 8. 9.
V.
SUPERVISIN: Recibida de: Jefe de Mercadeo Ejercida a: Secretaria y personal bajo su cargo. RELACIONES: Con el Jefe de la Unidad, para recibir instrucciones, con personal de otras unidades y departamentos de la Empresa. Con periodistas, proveedores, profesionales y ejecutivos de Instituciones Pblicas y Privadas, Nacionales e Internacionales.
VI.
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CDIGO: 02-22 VII. REQUISITOS: Opcin "A" interna: Un ao como Asistente Tcnico III en la especialidad del puesto que se trate. Opcin "B" externa: Noveno semestre de una carrera afn a la especialidad del puesto. Experiencia: Tres aos en labores relacionadas con el puesto. Capacitacin: Bsico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestin Atencin al cliente Mercadeo Portuario Publicidad y propaganda Presentaciones estratgicas Ingles tcnico Habilidades: Administracin del tiempo para atender asuntos globales y relevantes de su puesto. Capacidad de anlisis situacional y manejo de la informacin. Tcnica para el manejo de equipo de cmputo y presentaciones. Redaccin de informes, artculos, noticias para prensa. Iniciativa Liderazgo Comunicacin Orientacin al cliente VIII. RESPONSABILIDADES: Econmica: Es responsable del mobiliario y equipo a su cargo en su tarjeta de responsabilidad (equipo de cmputo, equipo de edicin, videograbadoras, cmaras fotogrficas y video). Documentacin e Informacin: Por los documentos e informes que maneja, requiere discrecionalidad en el manejo de la informacin.
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I. II.
UNIDAD:
TTULO DEL PUESTO: SECRETARIA DE UNIDAD FUNCIN BSICA: Consiste en efectuar actividades Comercializacin y Mercadeo. FUNCIONES:
CDIGO: 04-12
III.
secretariales
de
la
Unidad
de
IV. 1.
Recibir, enviar y codificar la correspondencia que ingresa o egresa respectivamente de la Unidad de Comercializacin y Mercadeo, llevando el archivo de la documentacin correspondiente. Posteriormente, trasladar a su Jefe Inmediato. Tomar dictados taquigrficos (oficios, providencias, actas, reuniones, minutas, informe mensual de actividades de la Unidad), transcribir y trasladarlos al Jefe para revisin y firma. Llevar agenda de las citas y asuntos pendientes de su Jefe Inmediato y efectuar los recordatorios pendientes. Recibir y hacer llamadas telefnicas; atender al pblico en general, funcionarios y empleados de la Empresa, proporcionando la informacin correspondiente. Reproducir los informes, cuadros y documentos generados en la Unidad de Comercializacin y Mercadeo, elaborar conocimientos de la correspondencia, expedientes y otros documentos. Elaborar y llevar control de los materiales y suministros. Asistir a su superior en seminarios, conferencias, reuniones de trabajo y otros eventos. Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la proteccin de personas, instalaciones y carga. Cumplir con las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Mercadeo. ESPECIALIDAD: 20-01 ACTIVIDAD SECRETARIAL
2.
3. 4.
5.
6 7. 8. 9. 10.
V.
SUPERVISIN: Recibida de: Jefe de Mercadeo. Ejercida a: Ninguno
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VI.
CDIGO: 04-12 RELACIONES: Con el Jefe de Mercadeo para recibir instrucciones de trabajo. Con el personal de la Unidad para apoyar y proporcionar informacin y/o documentos que soliciten. Con funcionarios y empleados de otras reas de la Empresa, usuarios y funcionarios de otras entidades pblicas. REQUISITOS: Opcin "A" interna: Dos aos como Secretaria de Departamento Opcin "B" externa: Ttulo de Secretaria Comercial y Oficinista o Secretaria Bilinge. Experiencia: Tres aos en labores de secretara y conocimiento del idioma ingls (preferiblemente). Capacitacin: Bsico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestin Redaccin y ortografa Redaccin de Informes Trabajo en Equipo Relaciones humanas Servicio al cliente Ingles Habilidades: Redaccin Taquigrafa Manejo de equipo de cmputo Agudeza visual y auditiva Relaciones humanas Comunicacin.
VII.
VIII.
RESPONSABILIDADES: Econmica: Es responsable del mobiliario y equipo en la realizacin de sus labores. Documentacin e Informacin: Es responsable por la recepcin de documentos y archivo de expedientes de valor.
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I. II.
UNIDAD:
TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TCNICO I
CDIGO: 02-01
III.
FUNCIN BSICA: Recibir, atender y asistir tanto a los clientes internos como externos con relacin a llamadas o visitas a la Unidad de Comercializacin y Mercadeo en cuanto a cualquier requerimiento de los mismos. FUNCIONES: Elaborar agenda de reuniones varias que se desarrollen dentro de la Unidad. Envo de correos por diversos asuntos y coordinacin de refacciones para distintas reuniones, relacionadas con la Unidad. Realizar y atender llamadas telefnicas internas y externas. Recibir y redactar documentos y trasladarlos a donde correspondan Atender clientes internos y externos. Elaborar solicitudes de compra, vales de caja chica, darle seguimiento y liquidacin al finalizar el proceso. Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la proteccin de personas, instalaciones y carga. Cumplir con las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Mercadeo. ESPECIALIDAD: 05-13 RELACIONES PBLICAS
IV. 1.
2.
3. 4. 5. 6.
7.
8.
9.
V.
SUPERVISIN: Recibida de: Jefe de Mercadeo. Ejercida a: Ninguno. RELACIONES: Con el Relacionista Pblico, Jefe de Mercadeo, para recibir instrucciones. Con el personal de otras unidades de la Empresa, casas comerciales, entidades navieras y sector pblico.
VI.
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CDIGO: 02-01 VII. REQUISITOS: Opcin "A" interna: Dos aos como Oficial Administrativo II o Secretaria de Departamento en la especialidad del puesto. Opcin "B" externa: Cuarto ao aprobado en una carrera universitaria afn al puesto. Experiencia: Dos aos en un puesto similar. Capacitacin: Bsico Operativo Portuario (B.O.P) Sistemas de Gestin Atencin al cliente Habilidades: Trabajo en equipo Comunicacin Relaciones humanas Manejo de fotografa y video grabacin VIII. RESPONSABILIDADES: Econmica: Es responsable del mobiliario y equipo a su cargo en su tarjeta de responsabilidad. Documentacin e Informacin: Por la documentacin que maneja, valores y efectivo.
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TITULO DEL PUESTO: JEFE DE MERCADEO

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TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TCNICO III

SUPERVISIN: Recibida de: Jefe de Mercadeo Ejercida a: Ninguno

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COMERCIALIZACIN Y MERCADEO CDIGO: 01-06

TITULO DEL PUESTO: ANALISTA DE MERCADEO

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TITULO DEL PUESTO: RELACIONISTA PBLICO

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SUPERVISIN: Recibida de: Jefe de Mercadeo. Ejercida a: Ninguno

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TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TCNICO I

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