MANUAL DE FUNCIONES

OBJETIVO: Establecer las funciones para el cargo de cada colaborador Contador, Tesorero, Ingeniero de Sistemas, Estudiantes en Prcticas, Auxiliar de Contabilidad Sistematizada, Secretaria-cajera, Vigilante-mensajero y Servicios generales-

ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el colaborador DEPENDENCIA: Las establecidas para cada cargo.

CONDICIONES GENERALES: Establecer el Perfil Laboral de cada colaborador.

CONTADOR PBLICO

OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de contador publico. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento para toda las actividades que realiza el contador.

DEPENDENCIA: El cargo de contador pblico, de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de la gerencia, no obstante, las funciones son realizadas en los das y horarios escogidos por el contador pblico, basado en las clusulas del contrato por honorarios. CONDICIONES GENERALES: PERFIL: La persona a desempear el cargo de contador publico debe llenar los siguientes requisitos: Edad: No aplica Sexo: No aplica. Estado civil: No aplica. Grado de escolaridad: Superior (contador pblico) Conocimientos bsicos en : cooperativismo Conocimientos especficos en: Tratamiento contable, a travs de software Disponibilidad de tiempo : El requerido por el cargo. Tener mnimo un ao de experiencia. Condiciones fsicas: buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones especiales: debe ser una persona honesta y responsable.

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Velar por que la contabilidad se lleve de acuerdo a las normas establecidas en Colombia.

Clasificar operaciones registradas, como medio para obtener objetivos propuestos. Instalar el Software para el reporte de los estados financieros a la Supersolidaria. Preparar la informacin financiera para ser presentada al Consejo de Administracin, SUPERSOLIDARIA, CONFECOOP, u otras Entidades que lo requieran. Envo de informaciones adicionales que requiera la Supersolidaria. Alimentar los mdulos del software que se requieran para obtener informacin estadstica o de otra ndole, en forma oportuna y veraz. Preparar comprobantes de Depreciacin. Velar porque las notas contables y ajustes con asociados estn debidamente soportados y contabilizados . Revisar los recibos de caja y comprobantes de pago. Ordenar medidas necesarias para hacer arreglos tcnicos que se requieran hacer al Software de la cooperativa, a fin de poder ejecutar correctamente el servicio contratado. Las dems inherentes a su condicin de contador pblico.

DISTRIBUCIN: El original de este manual de funciones se encuentra en la secretara del Consejo de Administracin para el aseguramiento de su cumplimiento y copia controlada al contador pblico y gerencia.

El presente manual de funciones fue aprobado el da 2 de agosto de 2003, segn consta en el Acta de Consejo de Administracin No.163 y rige a partir de la fecha de su aprobacin.

ENTERADO: NOMBRE _________________ _________________ FIRMA __________________ __________________ FECHA ______________ ______________

TESORERO
OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de tesorera. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el tesorero. DEPENDENCIA: El cargo de tesorero de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de la gerencia, no obstante, las funciones son realizadas en los das y horarios escogidos por el tesorero, basado en las clusulas del contrato por honorarios. CONDICIONES GENERALES: PERFIL: La persona a desempear el cargo de tesorero debe llenar los siguientes requisitos: Edad: No aplica. Sexo: No aplica. Estado Civil: No aplica. Grado de escolaridad: Bachiller. Conocimientos Bsicos en: contabilidad. Habilidad en el manejo de dinero. Tener mnimo un ao de experiencia. Disponibilidad de tiempo: El requerido por el cargo. Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones Especiales: ser una persona correcta y honorable en todo sus aspectos.

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Elaborar la conciliacin Bancaria mensual obteniendo as un correcto movimiento de cheques girados, notas dbitos y crditos de la cuenta Bancaria. Verificar el arqueo de caja, conjuntamente con la cajera de la entidad Velar por el buen manejo del dinero de la cooperativa y de terceros. Impartir las instrucciones pertinentes. Suministrar la informacin solicitada, en forma oportuna. La informacin debe ser clara, completa y veraz. Firmar los cheques conjuntamente con el gerente. Las dems inherentes a su condicin de tesorero.

DISTRIBUCIN:

El original de este manual de funciones se encuentra en la secretara del Consejo de Administracin para el aseguramiento de su cumplimiento y copia controlada al tesorero y gerencia. El presente manual de funciones fue aprobado el da 2 de agosto de 2003, segn consta en el Acta de Consejo de Administracin No.163 y rige a partir de la fecha de su aprobacin. ENTERADO: NOMBRE _________________ _________________ FIRMA __________________ __________________ FECHA ______________ ______________

INGENIERO DE SISTEMA

OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de Ingeniero de Sistema.

ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento para toda las actividades que realiza el Ingeniero de Sistema.

DEPENDENCIA: El cargo de Ingeniero de Sistema, de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de la gerencia, no obstante, las funciones son realizadas en los das contratados para realizar el mantenimiento o aplicacin requerida, basado en las clusulas del contrato por la duracin de la labor.

CONDICIONES GENERALES:

PERFIL: La persona a desempear el cargo de Ingeniero de Sistema debe llenar los siguientes requisitos: Edad: No aplica Sexo: No aplica. Estado civil: No aplica. Grado de escolaridad: Superior (Ingeniero de Sistema) Conocimientos bsicos en : cooperativismo

Conocimientos especficos en: Tratamiento contable, administrativo y construccin de aplicaciones de software para manejo de empresas cooperativas. Disponibilidad de tiempo : El requerido por el trabajo contratado. Tener experiencia en software financiero . Condiciones fsicas: buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones especiales: debe ser una persona honesta y responsable.

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES:

Velar por que la contabilizacin de las operaciones se lleven de acuerdo a las normas establecidas en Colombia. Instalar el aplicativo que se requiera para el Software.

Efectuar arreglos tcnicos que se requieran hacer al Software de la cooperativa. Las dems inherentes a su condicin de Ingeniero de Sistema.

DISTRIBUCIN:

El original de este manual de funciones se encuentra en la secretara del Consejo de Administracin para el aseguramiento de su cumplimiento y copia controlada al Ingeniero de Sistema. El presente manual de funciones fue aprobado el da 2 de agosto de 2003, segn consta en el Acta de Consejo de Administracin No.163 y rige a partir de la fecha de su aprobacin.

ENTERADO: NOMBRE _________________ _________________ FIRMA __________________ __________________ FECHA ______________ ______________

PRACT . INSTITUTOS, UNIVERSIDADES

OBJETIVO: Realizar una descripcin de las funciones de los cargos a desempear por los estudiantes que hacen sus practicas empresariales en Cootraes. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento para todas las actividades que se le encomiende realizar a los practicantes.

DEPENDENCIA: Los cargos a desempear por parte de los practicantes, de acuerdo al organigrama de la cooperativa, dependen de la gerencia, no obstante, las funciones son realizadas en los das que le asigne la Institucin educativa a la que pertenecen, basado en las clusulas del convenio de cooperacin interinstitucional celebrado entre Cootraes y la respectiva Institucin educativa.

CONDICIONES GENERALES: PERFIL: El estudiante a desempear el cargo respectivo debe llenar los siguientes requisitos: Edad: No aplica Sexo: No aplica. Estado civil: No aplica.

Grado de escolaridad: Estudiante de bachillerato (10 u 11 grado) Superior (Ingeniero de Sistema, Administracin, Contadura, Trabajo Social, Psicologa Ciencias del Deporte, Secretara Ejecutiva, Economa, otras afines) Conocimientos bsicos en : cooperativismo y sobre Cootraes. Conocimientos especficos en: Asignaturas de su currculo. Disponibilidad de tiempo : El requerido por la Institucin educativa, Cootraes y por el estudiante. No es necesario tener experiencia previa. Condiciones fsicas: buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones especiales: debe ser una persona honesta y responsable, fcil para adquirir sentido de pertenencia.

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES:

Efectuar reuniones peridicas interdisciplinarias con los practicantes, con el fin de coordinar las actividades a realizar. Velar por que se cumplan los trabajos programados. Trabajar en equipo.

dems

Colaborar con la elaboracin, ejecucin y revisin de proyectos sobre los asuntos que le sean encomendados. Desarrollar cabalmente todas las actividades encomendadas en el desarrollo de su prctica acadmica. Aportar sus conocimientos y calidades al desarrollo de su prctica acadmica. Las dems inherentes a la condicin de su capacidad terica adquirida en el programa de estudios.

OBLIGACIONES Las actividades a desarrollar estn sujetas a las orientaciones de la gerencia.

La Institucin educativa, orientar, guiar y verificar el cumplimiento de las actividades de los estudiantes. La Institucin educativa, asume la responsabilidad acadmica y curricular de la prctica. La Institucin educativa a travs de su supervisor, evaluar la prctica, conjuntamente con el gerente de Cootraes. Cootraes, sealar claramente, orientar y asesorar al estudiante las actividades que harn parte de su prctica acadmica. Cootraes, ubicar a los estudiantes practicantes en las reas especificas y suministrar los recursos fsicos que le permitan cumplir de manera eficiente con los objetivos de las prcticas. Cootraes realizar una induccin y orientacin, as como el entrenamiento y supervisin requerida para el desarrollo de las tareas que se le asignen al estudiante. Los estudiantes se obligan a cumplir con los reglamentos acadmicos y disciplinarios establecidos por la Institucin educativa y, en lo pertinente con el reglamento que aplica Cootraes a sus funcionarios.

DISTRIBUCIN:

El original de este manual de funciones se encuentra en la secretara del Consejo de Administracin para el aseguramiento de su cumplimiento y copia controlada al cada practicante. El presente manual de funciones fue aprobado el da 2 de agosto de 2003, segn consta en el Acta de Consejo de Administracin No.163 y rige a partir de la fecha de su aprobacin.

ENTERADO:

NOMBRE _________________ _________________

FIRMA __________________ __________________

FECHA ______________ ______________

AUXILIAR DE CONTABILIDAD SISTEMATIZADA

OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de auxiliar contable.

ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el auxiliar contable. DEPENDENCIA: El cargo de auxiliar contable de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de manera directa de la gerencia.

CONDICIONES GENERALES: PERFIL LABORAL: La persona a desempear el cargo de auxiliar contable debe llenar los siguientes requisitos: Edad: 18-35 aos Sexo: No aplica

Estado civil: No aplica Tener Mnimo 6 meses de experiencia en el manejo de programas contables. Grado de escolaridad: Bachiller Conocimientos bsicos de: Sistemas y contabilidad Conocimientos especiales en: Manejo de paquetes contables Liquidaciones de retencin en la fuente, iva, aportes a la seguridad social y fondos de pensiones Conciliaciones Bancarias Disponibilidad de tiempo: El requerido por el cargo. Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones especiales: Debe ser una persona honesta, responsable y cumplidora de las labores asignadas. Demostrar habilidades en el manejo de software y calculadoras electrnicas. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Elaboracin de ingresos por concepto de pago de crditos. Elaboracin de descuentos y envi de los mismos a Electrocosta Copia de seguridad diaria y mensual Pago de seguros de vida , cartera, aportes y dems seguros obligatorios Envo de reportes de seguros de vida Elaboracin de ingresos por recaudos de Nmina ElectrocostaElaboracin de conciliaciones Bancarias. Elaboracin y pago de retefuente Orientacin y entrega de extractos de descuentos detallados a los asociados Notas de ajustes Generales en contabilidad y cartera Entrega de descuentos detallados a los asociados (colillas de descuentos). Notas de ajustes generales. Cuadre de mdulos de cartera con contabilidad Envi en medios magnticos a CONFECOOP. Colaboracin con la informacin para Revisora, Gerencia y Contador Reglamos de seguros antes ante las entidades aseguradoras Redaccin de correspondencias pertinentes al Departamento de Contabilidad. Recibir visita de Teleinformtica, seguimiento al Software y actualizacin del mismo Recibir visita de Revisora Fiscal Envi de actas de Asamblea a la Superintendencia, hojas de vida y otros documentos Envi hojas de vida a Fogacoop

Conciliacin con proveedores Colaboracin con la Gerencia para la presentacin de los informes Recopilacin de documentos para solicitud de crdito ante los Bancos. Elaboracin de certificados retefuente Orientacin al asociado sobre los servicios que presta Cootraes. Diligenciamiento y pago contribucin de FOGAFIN Elaboracin de pago ALMACEN CARMENCITA Pago y reembolsos de caja menor Preparacin de auxiliares de bancos para su respectiva conciliaciones Informes preliminares de Balances Informe de la cartera al comit de Evaluacin de Cartera. Diligenciar formularios de declaraciones de renta. Revisin e impresin del libro de cartera. Impresin de libros auxiliares y principales. Informe y requerimientos a la Superintendencia, en medios magnticos. Diligenciamiento de plizas de manejo, vida, aportes y ahorros. Recopilacin de documentos para la solicitud de crditos ante los Bancos. Elaboracin del presupuesto mensual de ingresos y egresos . Flujo de caja.

DISTRIBUCIN: El original de este manual de funciones se encuentra en la Secretara del Consejo de Administracin para el aseguramiento de su cumplimiento y copia controlada a la gerencia y la auxiliar contable. El presente manual de funciones fue aprobado el da 2 de agosto de 2003, segn consta en el Acta de Consejo de Administracin No.163 y rige a partir de la fecha de su aprobacin. ENTERADO: NOMBRE _______________________ FIRMA FECHA

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SECRETARIA - CAJERA

OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de SecretariaCajera. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento para todas las actividades que realiza la Secretaria-Cajera. DEPENDENCIA: El cargo de Secretaria-Cajera de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de manera directa de la gerencia. CONDICIONES GENERALES: PERFIL: La persona a desempear el cargo de Secretaria-Cajera debe llenar los siguientes requisitos: Edad: 18-35 Aos. Sexo: Femenino Estado Civil: No aplica. Grado de escolaridad: Bachiller. Conocimientos bsicos: sistema, contabilidad, y secretariado ejecutivo. Cursos tcnicos: en el manejo de maquinas registradoras y sobre software bajo Windows. Conocimientos especiales: Disponibilidad de tiempo: El requerido por el cargo. Paquetes contables Manejo de maquinas elctricas y sumadores Tener experiencia mnima de 2 meses. Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental. Habilidad: en el manejo de dinero, computadoras, sumadoras y maquinas electrnicas

Optimizar el tiempo de respuesta al cliente, manteniendo actualizada toda la informacin que est bajo su responsabilidad, prestando de esta forma un servicio oportuno y organizado. Recomendaciones especiales: debe ser una persona honesta, responsable, y cumplir con las labores asignadas. Su cargo amerita guardar la informacin confidencial.

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Elaboracin de ordenes al comercio y causacin de las mismas Recibo y archivo de correspondencia. Orientacin al cliente. Elaboracin y envo de correspondencia Atencin del telfono y registro de llamadas Arqueo de caja Reembolso de caja menor.. Elaboracin de cartas varias Elaboracin y Pago de prstamo de Fcil Ya y Credi U Relacin de crditos FACIL YA Y CREDI U, anlisis de cada solicitud diligenciada y aprobada. Elaboracin de cheques de gastos: I.S.S., COOMEVA, COMFASUCRE, SALUCOOP, TELECOM, AGUA, ENERGIA, INTERNET, ASEO. Entrega de cheques de prestamos por cualquier lnea. Elaboracin y pago de cheques por concepto de Honorarios Diligenciamiento y recepcin de solicitudes de toda clase de crditos. Elaboracin de Egresos, recibos de Cajas y archivo de los mismos Elaboracin de cheques por liquidacin de inters, en pagars, CDATs. Entrega de pagares y ordenes de Retencin una vez el asociado cancele el crdito Entrega de extractos Registros de deudas en solicitudes para su respectiva aprobacin. Elaboracin de CDAT Elaboracin de actas del Comit de Crdito, solicitudes de asociados y anlisis Impresin de Actas de hojas foliadas Elaboracin de cheque y entrega a Proveedores Elaboracin de Nomina, acusacin y cheque de la misma. Citaciones para Consejo, Comits, Juntas de Vigilancia, etc.

DISTRIBUCIN: El original de este manual de funciones se encuentra en la Secretara del Consejo de Administracin para el aseguramiento de su cumplimiento y copia controlada a la gerencia y la secretaria-cajera. El presente manual de funciones fue aprobado el da 2 de agosto de 2003, segn consta en el Acta de Consejo de Administracin No.163 y rige a partir de la fecha de su aprobacin. ENTERADO:

NOMBRE .______________________

FIRMA ___________________

FECHA _____________

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VIGILANTE MENSAJERO

OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de vigilantemensajero.

ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el vigilante-mensajero

DEPENDENCIA: El cargo de vigilante-mensajero, de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de manera directa de la secretara-cajera. CONDICIONES GENERALES: PERFIL LABORAL: La persona a desempear el cargo de vigilante-mensajero debe llenar los siguientes requisitos: Edad:18-35 aos. Sexo: Masculino Libreta Militar de primera clase. Estado Civil: No aplica. Grado de escolaridad: Bachiller. Conocimientos sobre armas, sobre tcticas de seguridad. Habilidad en el manejo de armas. Habilidad para observar y verificar. Buenas relaciones interpersonales. Disponibilidad de Tiempo: El requerido por el cargo. Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental.

Recomendaciones Especiales: Realizar las labores con mucha concentracin y responsabilidad.

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES:

Acudir a Bancos para realizar consignaciones, pagos, cambios de cheques y dems actividades relacionadas con entidades Bancarias. Hacer traslado de efectivo a los Bancos cuando sea necesario Mantener cerrada la puerta principal -entrada a la cooperativa-. Responder por el dinero, cheques, libros, archivos, maquinaria, equipos, muebles y enseres de la cooperativa. Prestarle Seguridad a las instalaciones de Cootraes en general. Estar pendiente de las personas entraas que entren a Cootraes Reparto de cartas ,informes o volantes urgentes cuando se presente el caso. Estar pendiente del mantenimiento del aire acondicionado, Alarma, Avisos, lmparas, daos en baos u otro servicio No dejar entrar prestamistas a las instalaciones de Cootraes. Acatar ordenes del Consejo de Administracin y Gerencia. Colaboracin a la cajera cuando esta se encuentra muy ocupada Tener el auditorio arreglado cuando se presenten reuniones de consejo, capacitaciones de asociados , etc. Estar pendiente que la alarma funcione perfectamente y que este funcionando en contacto con la polica Estar pendiente que el techo no se encuentren hojas de rboles que obstaculicen la salida el agua lluvia. Imponer orden en las personas que solicitan el servicio o una informacin Resguardar las instalaciones y personas. Realizar todas las diligencias que tenga que ejecutar dentro y fuera de la cooperativa. Realizar tareas que le sean asignadas por su jefe inmediato y as garantizar un trabajo de calidad.

DISTRIBUCIN:

El original de este manual de funciones se encuentra en la Secretara del Consejo de Administracin para el aseguramiento de su cumplimiento y copia controlada a la gerencia y al vigilante-mensajero.

El presente manual de funciones fue aprobado el da 2 de agosto de 2003, segn consta en el Acta de Consejo de Administracin No.163 y rige a partir de la fecha de su aprobacin. ENTERADO: NOMBRE _________________________ FIRMA FECHA

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AUXILIAR SERVICIOS GENERALES

OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de auxiliar servicios generales. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el auxiliar de servicios generales.

DEPENDENCIA: El cargo de auxiliar servicios generales de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de manera directa del vigilante-mensajero. CONDICIONES GENERALES: PERFIL LABORAL: La persona a desempear el cargo de auxiliar servicios generales debe llenar los siguientes requisitos: Edad:18-35 aos. Sexo: No aplica En caso de sexo masculino, debe presentar Libreta Militar. Estado Civil: No aplica. Grado de escolaridad: Bachiller. Conocimientos sobre aseo de oficinas, preparacin de bebidas aromticas y atencin al pblico. Buenas relaciones interpersonales. Disponibilidad de Tiempo: Empezar sus labores a las 07:00 horas A.M., esto con el fin de no interferir en la atencin al pblico. Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones Especiales: Realizar un trabajo bien hecho.

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Aseo integral de los baos. Aseo integral de las oficinas de atencin al pblico, del auditorio, cocina, del hall y de la zona de jardn. Limpieza total de los vidrios puertas y ventanas . Aseo de cuadros y cielo raso. Preparacin de bebidas (caf, aromticas, jugos). Realizar tareas que le sean asignadas por su jefe inmediato y as garantizar un trabajo de calidad.

DISTRIBUCIN: El original de este manual de funciones se encuentra en la Secretara del Consejo de Administracin para el aseguramiento de su cumplimiento y copia controlada a la gerencia, al vigilante-mensajero y al auxiliar servicios generales.

El presente manual de funciones fue aprobado el da 2 de agosto de 2003, segn consta en el Acta de Consejo de Administracin No.163 y rige a partir de la fecha de su aprobacin.

ENTERADO: NOMBRE _________________________ FIRMA FECHA

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