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BitTPV 2012

Gestin de un Terminal Punto de Venta

Manual de Usuario

BitTPV 2012 1

BitTPV 2012
Manual de Usuario

(versin 4.0)

Gestin de Terminal Punto de Venta

Manual vlido para las versiones General, Textil y Hostelera.

NDICE
Requisitos del sistema Instalacin Introduccin y puesta en marcha Comenzando con la aplicacin Asistente de inicio Identificacin de acceso Configurando la aplicacin: Las preferencias Establecimiento de turnos Barra de herramientas Resolucin de las ventanas 3 4 5 5 5 6 6 10 10 11

Mantenimiento de archivos Artculos Familias de artculos Dependientes Clientes Proveedores

12 12 16 16 17 19

Control de almacn Entradas de mercanca Compras Regularizacin de almacn

21 21 22 23

Terminal Punto de Venta Tctil Utilizando la pantalla de TPV tctil Gestin de cobros Seleccin de tickets emitidos Borrados Movimientos de caja Tipos de pago Gestin de mesas Creacin de combinados Nmero de plato Enviar comandas a cocina Emitir cuenta Aparcar tickets en barra Arqueo de caja

24 24 26 27 29 29 30 30 32 33 33 33 34 34

Terminal Punto de Venta No Tctil Utilizando la pantalla de TPV no tctil Gestin de cobros Seleccin de tickets emitidos Borrados Movimientos de caja Las teclas rpidas Arqueo de caja

36 36 37 37 38 38 39 39

Otras opciones de caja Movimientos de caja

41 41

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Abrir cajn Imprimir cabecera de ticket Lista completa de reservas Lista de tickets no finalizados Resumen de operaciones diarias 41 41 41 42 42

Facturacin

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Listados Listados de tickets Listados de movimientos de caja Listados de almacn Listados de facturas de venta Listados de facturas de compra Listados de resumen de operaciones Listados de ventas y compras Listados de clientes Listados de proveedores Listados de resmenes de ventas y compras Facturacin global e IVA Beneficios totales Ocupacin de mesas Ventas por mesa Registro de acceso a datos Controles para los informes

45 45 45 45 45 45 46 46 46 46 46 46 47 47 47 47 47

Utilidades Insertar logotipo Intercambio de datos con BitFac Renumeracin de facturas Renumeracin de tickets Actualizacin de precios Establecimiento de ofertas Cdigos de barras propios Configuracin grfica del local Exportacin a Microsoft Excel Localizacin del servidor de datos Personalizacin de etiquetas

48 48 48 48 49 49 49 50 50 51 51 52

Control de usuarios y copias de seguridad Control de usuarios Identificacin de acceso Copias de seguridad

54 54 54 55

Ayuda y registro de la aplicacin Contenido de la ayuda Registro de la aplicacin

56 56 56

Anexo I: Configuracin de un entorno distribuido Exportacin de artculos desde BitFac Importacin de artculos desde BitTPV Exportacin de tickets desde BitTPV Importacin de tickets desde BitFac Configuracin de los nmeros de terminal Organizacin de los procesos con mltiples almacenes Casos prcticos de configuracin

58 58 58 58 58 59 59 59

Anexo II: Configuracin de bsculas y balanzas Bscula independiente desconectada Conexin directa de bscula

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Este apartado corresponde a una versin sectorial especfica Este apartado corresponde a una versin sectorial especfica

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REQUISITOS DEL SISTEMA


Los requerimientos mnimos para el correcto funcionamiento de BitTPV son los siguientes: Ordenador IBM PC compatible con procesador Intel Pentium IV a 2.8 GHz. Sistema Operativo Microsoft WindowsTM XP, Vista o 7. 512 MB de memoria RAM. Tarjeta grfica SVGA con 8 MB de VRAM a una resolucin de 1024x768. Lector CD-ROM 16x. Unos 500 MB de espacio libre en disco duro. Ratn Microsoft compatible.

De todos modos, el sistema recomendado para un ptimo funcionamiento, es el siguiente: Ordenador IBM PC compatible con procesador Intel Core 2 a 2.3 GHz o superior. Sistema Operativo Microsoft WindowsTM Vista o 7. 2 GB de memoria RAM. Tarjeta grfica SVGA con 32 MB de VRAM a una resolucin de 1280x1024 o superior. Lector CD-ROM 32x o superior. Unos 2 GB de espacio libre en disco duro. Ratn Microsoft compatible.

IMPORTANTE: La aplicacin funcionar sustancialmente segn lo indicado en este manual, sin

embargo, debido a actualizaciones, correcciones o mejoras de ltima hora, puede que se encuentre alguna diferencia con el funcionamiento real.

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INSTALACIN
Para realizar el proceso de instalacin de la aplicacin BitTPV, siga los siguientes pasos:

1. Introduzca el CD-ROM en la unidad lectora. La versin en CD-ROM es autoarrancable y debera saltar directamente al paso 5. En caso de que no arranque sola la instalacin, contine en el paso siguiente. 2. Pulse el botn de Inicio de Windows, en la parte inferior izquierda de la pantalla, para abrir el men. De todos modos, Seleccione la opcin Ejecutar del men que se acaba de desplegar. 3. Aparecer un cuadro de dilogo con un campo editable en el que deber teclear D:SETUP, para el caso en que la unidad D sea el lector de CD-ROM, y luego se deber pulsar el botn Aceptar. 4. Seguidamente una ventana de instalacin le pedir el tipo de instalacin que desea realizar, si se trata de una aplicacin que va a utilizarse en un nico ordenador, como puesto de una red o como servidor de datos de red. 5. A continuacin aparecer un cuadro de dilogo que le preguntar el nombre del directorio en el que desea instalar la aplicacin. Por defecto estar seleccionada la ruta C:\BITTPV40, pero puede cambiarse. 6. Cuando haya elegido el directorio deseado, pulse Aceptar. A continuacin comenzarn a copiarse todos los archivos al disco duro. Este proceso puede llevar algn tiempo. 7. El programa de instalacin se encargar de instalar todos los archivos necesarios. Una vez que haya finalizado el proceso de instalacin, se crear un grupo de programas con el nombre Aplicaciones CodeBit, en el cual se aadir el icono de la aplicacin (a no ser que se hubiese elegido otro grupo de programas durante la instalacin).
PRECAUCIN: Si por alguna razn se va a reinstalar la aplicacin por encima de la ya existente,

se debe tener presente que los datos existentes sern eliminados, por lo que si estos son de importancia deber realizar con anterioridad a la instalacin una o ms copias de seguridad.

IMPORTANTE: La nueva versin BitTPV 2012 (v.4.0) se instala por defecto en un directorio

distinto que las anteriores. Si ha adquirido una versin de actualizacin y desea actualizar los datos que tenga introducidos en la versin anterior (v.3.9), deber ejecutar despus de la instalacin la aplicacin ACTUALIZA39.EXE, que se instala en el mismo directorio que BitTPV 2012.

Antes de realizar una instalacin en red local, lea la seccin Localizacin del servidor de datos e instalacin en red local que se encuentra en este manual.

BitTPV 2012 5 CAPTULO 1

INTRODUCCIN Y PUESTA EN MARCHA


COMENZANDO CON LA APLICACIN
BitTPV es una aplicacin que rene todos los elementos necesarios para la gestin de un Terminal Punto de Venta, realizando las operaciones comunes de una caja registradora de una manera mucho ms completa. BitTPV est diseado para funcionar en un TPV estndar, soportando lectores de cdigos de barras, impresoras de tickets, cajn portamonedas, monitores con cualquier resolucin igual o superior a 800x600 pixeles, etc. BitTPV se presenta en dos gamas: PROFESIONAL y EMPRESARIAL, con diferentes prestaciones y precios. El presente manual explica las caractersticas de ambas gamas, indicndose especficamente las opciones que nicamente presenta la gama Empresarial y de las que carece la gama Profesional. BitTPV est desarrollada para funcionar bajo Microsoft Windows y principalmente diseada para el trabajo en un TPV autnomo o varios conectados en red local a un servidor, instalando la versin correspondiente en cada mquina. A pesar de haber procurado que la mayor parte de las funciones puedan ser llevadas a cabo utilizando el teclado o una pantalla tctil para mayor comodidad durante el trabajo, es muy recomendable tener conectado un ratn al equipo, pues a fin de cuentas se trata de una aplicacin Windows, y ciertos procesos resulta ms cmodo llevarlos a cabo con el ratn. Tambin se posibilita la combinacin de informacin con la aplicacin de facturacin y control de almacn BitFac y con la aplicacin de contabilidad para empresas y autnomos BitConta.

ASISTENTE DE INICIO
La primera vez que entra en la aplicacin, aparece el asistente de configuracin de la aplicacin, donde establecer las opciones indispensables para el funcionamiento de la misma. En la pantalla inicial, la aplicacin pide en primer lugar el sector para el que se desea pre configurar la aplicacin. En caso de no ser necesario personalizarla para un sector especfico, debe dejarse seleccionada la opcin General. Tngase en cuenta que una vez seleccionado un sector, ya no podr cambiarse luego.

Se pregunta tambin si se va a utilizar un sistema con pantalla tctil o no y si se va a utilizar una gestin de compras en el TPV por funcionar con ste de manera autnoma (independiente de una facturacin central) o si se va a llevar la gestin de compras con BitFac y simplemente desea poder efectuar entradas de mercanca. Esta ltima opcin es importante que la piense bien antes de instalar la aplicacin, ya que no se podr cambiar ms tarde.
PRECAUCIN: Esta ltima opcin es importante pensarla bien antes de instalar la aplicacin, ya

que no se podr cambiar ms tarde.

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IDENTIFICACIN DE ACCESO
Cuando se entra en la aplicacin, una vez finalizado el asistente, lo primero que aparece es una ventana de Identificacin de acceso, en la que aparece seleccionada por defecto la opcin ENCARGADO, y debajo se pide una clave de acceso. Se dejar esta clave en blanco y se pulsar en botn Aceptar para entrar en la aplicacin por primera vez. Si luego se establece una clave de acceso en Preferencias deber cubrirse ese campo para poder entrar. Si se entra como DEPENDIENTE (o CAMARERO si se trata de la versin para Hostelera), ciertas opciones de la aplicacin no estarn disponibles. Si no se ha seleccionado la pantalla tctil, la ventana que aparece ser:

Y si se utiliza pantalla tctil, ser:

CONFIGURANDO LA APLICACIN: LAS PREFERENCIAS


Lo primero que debe hacerse es configurar el entorno de trabajo. Para esto deber entrar en la ventana de Preferencias (men Edicin) y fijar los valores adecuados. En esta ventana se podr ver cuatro solapas, segn el tema al que vayan referidas: 1 - General Los datos de la empresa que se desee que aparezcan en los tickets. Los tipos de IVA (o IGIC en su caso) aplicables en la actualidad. Un indicador para marcar si se va a utilizar recargo de equivalencia en las compras o no. El nmero de terminal (Ver configuracin en un entorno distribuido). El nmero de la barra activa en ese terminal (en la versin para Hostelera). Este nmero se utiliza para el caso de haber realizado una instalacin en red local en la que se desee que cada terminal corresponda a una barra distinta. Debe tenerse la precaucin precisamente de que los nmeros de barra de cada terminal no sean los mismos y pueden utilizarse hasta 9 barras simultneas. El prefijo para el cdigo de barras EAN utilizado en el caso de generar cdigos de barras propios. El smbolo a utilizar para el punto decimal (puede ser el punto o la coma). Tipo de pago, para adecuar el cobro de las ventas al movimiento de clientes que tenga el terminal. El texto del registro mercantil para mostrar en la parte inferior de las facturas. Puede seleccionarse el idioma de toda a aplicacin. Los idiomas disponibles son el espaol (castellano), gallego y cataln. Una vez cambiado el idioma, al salir de la ventana de preferencias aparecer traducida toda la aplicacin.

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IMPORTANTE: Si se modifica algn tipo de IVA, al cerrar la ventana se preguntar si desea

actualizar los precios de los artculos. En caso de no actualizarlos, debe tenerse en cuenta que se deben actualizar manualmente para que cuadre el tipo de IVA con la cantidad de IVA establecida con anterioridad.
PRECAUCIN: Cuando efecte cambios en los tipos de IVA procure asegurarse de que los

precios de los artculos son los correctos y tenga en cuenta que los documentos emitidos antes del cambio de IVA permanecern inalterados a no ser que se modifiquen expresamente.

2 - Opciones La serie activa de tickets de las 5 disponibles que se utilizar por defecto. La serie de tickets que se utilizar como serie de pruebas. Esta serie, como su nombre indica, debe usarse para pruebas de emisin de tickets y no para la generacin de tickets reales. La serie de tickets que se utilizar para los abonos automticos de tickets desde las facturas. La coletilla que aparecer en la parte inferior del ticket para introducir texto del tipo GRACIAS POR SU COMPRA. Un indicador para sacar automticamente el ticket al realizar la venta o no. Un indicador para poder sacar automticamente un segundo ticket para archivar. Un indicador para especificar que se va a llevar control de almacn. Un indicador que activa o desactiva el funcionamiento de la parte de ventas con pantalla tctil. Un indicador que activa la ventana de pregunta el destino de impresin para informes y facturas. Puede realizarse la vista en pantalla, la salida por impresora, la salida a PDF o a Word. Un indicador para permitir borrar una lnea del ticket que no sea la ltima, en caso de utilizar la ventana de ventas tctil. Un indicador para decidir si mostrar el desglose de impuestos en el ticket de venta o no. Un indicador para poder utilizar una ventana de mesas con el diseo del establecimiento o simplemente descriptiva (versin para Hostelera). Un indicador para establecer que se pueda parar en la columna de unidades en el terminal no tctil (versiones General y Textil). Un indicador para permitir utilizar 4 decimales en la impresin del ticket y las facturas (versiones General y Textil). Un indicador para obligar a marcar siempre un dependiente en la pantalla de terminal de venta tctil o si deja activo el ltimo utilizado. El idioma en que se va a mostrar el texto predefinido del ticket. El tipo de ticket, que puede ser sencillo (especial para impresoras matriciales) o elaborado (especial para impresoras trmicas o de inyeccin). Segn el tipo de ticket seleccionado podr indicarse el nmero de espacios que se dejan al final del ticket (para el ticket sencillo) o una configuracin ms detallada (para le ticket elaborado) en el que se permite decidir si se quiere mostrar la columna de precio unitario, la columna de descuentos por lnea y el logotipo de la empresa en el ticket impreso (para la gama Empresarial). Posibilidad de mostrar o no decimales en las unidades del ticket impreso, para el caso de utilizar la modalidad de ticket elaborado.

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El tamao de la factura, que puede ser A4 vertical o A5 horizontal. Un indicador para decidir se le permite al operario que modifique el precio del artculo a vender o debe ceirse al precio establecido.

El nmero de mesas de que dispone el local, hasta un mximo de 99 (versin para Hostelera). El nmero de mesa a partir de la cual empieza a contar la terraza (versin para Hostelera). Tiempo de duracin estimado para mantener una reserva (versin para Hostelera). Nmero de dgitos del cdigo del artculo (13 4), sobre todo para mantener compatibilidad con versiones anteriores (versin para Hostelera).

NOVEDAD: Se incluye en esta versin la posibilidad de imprimir los tickets de la serie de pruebas

como notas de entrega, para evitar posibles errores por la entrega de estos tickets a los clientes.

3 - Dispositivos Las impresoras a utilizar con el TPV, ya sea la impresora de tickets, la impresora normal para informes, la de cocina y el display elevado (utiliza un driver de impresora). El protocolo de comunicacin con el visor elevado, que puede ser IDC2002, Epson o CD5220. Los cdigos de apertura del cajn portamonedas. Los cdigos de corte de la impresora de tickets (si sta dispone el corte automtico).

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IMPORTANTE: Para impresoras matriciales se recomienda utilizar driver Genrico/Slo texto que

incluye el sistema operativo. En el caso de utilizar impresoras trmicas o de inyeccin y desear imprimir el ticket elaborado, se recomienda utilizar el driver del fabricante. En este caso, el propio driver suele incluir una opcin en una solapa para indicarle que realice el corte automtico, con lo que los cdigos de corte indicados pueden ser ignorados.

4 - LOPD Descripcin del fichero de clientes: Es el nombre que se le ha dado al fichero de clientes en el alta en el Registro General de Proteccin de Datos (si se ha realizado). Cdigo de inscripcin en el R.G.P.D. del fichero de clientes: Es el cdigo asignado por la Agencia de Proteccin de Datos al fichero correspondiente (si se ha realizado el registro). Finalidad del fichero de clientes: Es la finalidad que se le ha indicado al fichero en el alta en el Registro General de Proteccin de Datos (si se ha realizado el registro). Descripcin del fichero de proveedores: Es el nombre que se le ha dado al fichero de proveedores en el alta en el Registro General de Proteccin de Datos (si se ha realizado). Cdigo de inscripcin en el R.G.P.D. del fichero de proveedores: Es el cdigo asignado por la Agencia de Proteccin de Datos al fichero correspondiente (si se ha realizado el registro). Finalidad del fichero de proveedores: Es la finalidad que se le ha indicado al fichero en el alta en el Registro General de Proteccin de Datos (si se ha realizado el registro). Clave de cifrado de copias de seguridad y traspasos: Con la clave que introduzca en este campo quedarn cifrados los archivos comprimidos de exportacin de datos y las copias de seguridad.

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Para instalar una nueva impresora, deber entrar en botn de Inicio de Windows, Configuracin, Impresoras y aqu Agregar impresora. Deber crearse una impresora Genrico / slo texto y configurar correctamente el puerto al que est conectada, ya sea una impresora serie (puertos COM) o paralelo (puertos LPT). En caso de tratarse de una impresora serie, debe verificar que la velocidad que tiene estipulado el driver coincide con la que viene configurada en la impresora, que suele ser de 9.600 bps o 4.800 bps. Los cdigos de apertura del cajn portamonedas y de corte de la impresora, deber buscarlos en los respectivos manuales de stos aparatos. Para poder utilizar una bscula conectada, se deber indicar en la ventana de Preferencias, en la solapa de Dispositivos, marcada la casilla de Bscula conectada.

IMPORTANTE: La bscula que se conecte debe tener establecido el protocolo Samsung de

comunicacin con el TPV.

Al indicar que el TPV tiene una bscula conectada, deber indicrsele tambin el puerto serie al que se encuentra conectado, seleccionndolo del desplegable. Al lado de la lista de puertos COM, se encuentra un botn que permite hacer un test de pesada, para comprobar que la comunicacin con la bscula es la correcta. Si la bscula muestra un peso y en la ventan del test sale el mismo precio, la bscula estar lista para ser usada. En caso contrario, puede que la bscula no est conectada en el puerto que se le ha indicado o que est configurada para un protocolo diferente.

En la ventana de Terminal, la forma de seleccionar un artculo que vaya a tomar el dato del peso de la bscula, ser colocar en primer lugar el producto en la bscula y luego indicar en la ventana de terminal el artculo que se est vendiendo. De esta manera, en la columna de unidades ya se pondr el peso tomado directamente de la bscula.

ESTABLECIMIENTO DE TURNOS
Pueden establecerse turnos de trabajo entre dos horas del da. Con el establecimiento de estos turnos de trabajo pueden luego obtenerse informes de ventas de cada turno. Adems, en negocios que estn abiertos a partir de las 12 de la noche, uno de los turnos comenzar en una fecha y terminar en la siguiente, con lo que los listados de ventas por fechas y ventas por turnos, ofrecern subtotales diferentes que pueden ser de gran inters.

BARRAS DE HERRAMIENTAS
La barra de herramientas de gestin aparece en las ventanas de seleccin de artculos, dependiente, clientes, proveedores, familias, entradas de mercanca o compras y facturas. Las opciones que permite son aadir una nueva ficha, eliminar un dato seleccionado en la lista que aparezca en la ventana, modificar los datos previamente

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introducidos o ver una ficha sin posibilidad de modificar los datos. Esta ltima opcin, normalmente puede simularse haciendo un doble clic sobre una opcin de la lista que aparezca en la ventana.

De todos modos, en algunas de las ventanas antes mencionadas, se puede tambin establecer un filtro para acotar datos por coincidencia con un valor, realizar una bsqueda de un dato de manera incremental (esto es, segn se va tecleando va apareciendo la coincidencia ms prxima en la ventana de bsqueda) y visualizar grficos de compras o ventas relativos a un determinado elemento.

RESOLUCIN DE LAS VENTANAS


La ventana de Terminal Punto de Venta (y la de Gestin de mesas en la versin para Hostelera) se adaptarn a la resolucin de la pantalla para facilitar el trabajo del usuario y aprovechar mejor el espacio. Las resoluciones de pantalla soportadas sern 800x600, 1024x768 y 1280x1024. De esta manera se pueden aprovechar mejor las pantallas que cada vez van aumentando un poco ms su tamao.

IMPORTANTE: Se ha configurado la aplicacin para que soporte tambin las resoluciones

panormicas 1024x640, 1280x800 y 1440x900.

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CAPTULO 2

MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS
ARTICULOS
En la ventana de artculos se introducirn los artculos disponibles para la venta. Como se puede ver, hay un campo con la referencia y otra para el cdigo de barras. Si nicamente se utiliza como referencia el cdigo de barras, puede utilizarse el campo de referencia para introducir dicho cdigo. En definitiva, puede utilizarse uno o dos cdigos diferentes para un producto siendo obligatorio nicamente tener uno de ellos (el de referencia). Los cdigos de barras permitidos son el EAN 13, EAN 8, Code 39 e Interleaved 2 de 5.

Esta lista de artculos puede ordenarse por cualquiera de las columnas, pulsando en la parte superior de cada una. Al pulsar en dicha parte, se indicar el orden de la columna por el smbolo de ordenacin, compuesto por una A, una Z debajo y una flecha. El sentido de la flecha indicar si el orden es ascendente o descendente. Una segunda pulsacin sobre una columna ya ordenada, cambia el sentido de la ordenacin. Tambin se podrn hacer filtrados por la descripcin del artculo (o parte de la descripcin) utilizando el botn de Filtrar, de manera que si se filtra por AGUA, por ejemplo, se mostrarn todos los artculos que contengan esa palabra. Igualmente podrn hacerse bsquedas incrementales de los artculos por descripcin o referencia con el botn de Bsqueda. Si se quieren obtener grficos de ventas de un artculo determinado, basta con seleccionarlo en la lista y pulsar el botn Grfico para que muestre la evolucin de ventas del producto por meses a lo largo del ao en curso. En esta ventana puede seleccionarse un ao distinto para ver la evolucin de ventas en otros aos. Si se deja en blanco la referencia al crear un nuevo artculo, se generar automticamente una referencia numrica correlativa. Con la opcin de Recomponer, pueden cuadrarse las existencias de un artculo en almacn que se hayan podido desajustar por motivos desconocidos. Para ello utilizar el registro de todos sus movimientos, extrados de tickets, compras, facturas y regularizaciones manuales.

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VERSIONES GENERAL Y TEXTIL Se fijar el tipo de IVA aplicado al artculo, la descripcin del mismo y el precio de venta al pblico. En cuanto al precio de venta, se puede introducir la base imponible y dejar que la aplicacin calcule el IVA y el importe final o introducir el importe final y dejar que calcule la base y el IVA. Se puede fijar tambin el precio de coste del artculo para llevar cuenta de las compras.

En el caso de utilizar la versin para Comercio Textil, a cada artculo puede asignrsele una talla y un color. Puesto que varios artculos pueden compartir muchas caractersticas y diferenciarse nicamente en la talla y en el color, BitTPV proporciona una forma sencilla de pasar esos datos comunes de unos artculos a otros. Para ello, bastar con cubrir un artculo de la serie que se desee introducir y desde la misma ventana de los datos del artculo, pulsar F5. A continuacin se crea un nuevo artculo y sin necesidad de cubrir ningn dato, pulsando F6 se rellenan muchos de los campos necesarios. Esta operacin puede repetirse las veces que sea necesario. Se contempla en la versin General la posibilidad de fijar una tasa o canon a un artculo. A la hora de vender luego ese artculo, se generar automticamente una lnea con la tasa asociada a l. VERSIN DE HOSTELERA Se fijar el tipo de IVA aplicado al artculo para ventas y para compras (ya que en determinados artculos de hostelera stos pueden diferir), la descripcin del mismo y el precio de venta al pblico. El precio de venta a introducir ser con el IVA ya incluido, y se contemplan los precios para ventas en barra, mesa o terraza. Tambin se pueden fijar los precios para hacer combinados de bebidas (Ej. J&B con Coca-Cola) o de otros artculos, para los cuales se fijar tambin el precio como base del combinado del producto ms caro (el licor en el caso de las bebidas) y el precio como extra de combinado para el ms barato (el refresco en el caso de las bebidas).

EJEMPLO: Se puede tener fijado un precio por copa de Passport de 4 y una Coca-Cola por

1.5 y un precio como base de combinado para el primero igualmente de 4 y de 0.5 de extra para la Coca-Cola, de manera que cuando se venda un combinado de Passport con CocaCola, costar 4 + 0.5 = 4.5 y sin embargo una Coca-Cola sola costar 1.5.

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Se muestran tambin dos indicadores; uno de Variacin para indicar si el artculo indicado va a ser una variacin de otro artculo (Ej. SIN SAL, POCO HECHO, ) y otro de Cocinado, para indicar si el artculo tiene que pasar por cocina. Esto ltimo se utilizar si se dispone de una impresora en cocina para la recepcin de comandas directamente en cocina, nicamente de los artculos que necesiten ser cocinados. El campo de descontar en cada venta por defecto muestra un 100%, ya que cuando se vende un refresco se vende todo el refresco. Sin embargo para casos como los vinos vendidos por copa o los licores, se puede marcar el porcentaje aproximado que se consume en cada venta, para que quede luego as reflejado en almacn.

EJEMPLO: Si se considera que cada copa de Cardhu consume un 10% de la botella, por

ejemplo, cada vez que se venda una unidad se considerar que se debe dar de baja 0.10 unidades de almacn y cuando se compra una botella, se dar de alta 1.00 unidades.

Aunque estos clculos no pueden ser exactos ya que una copa puede llevar ms que otra, s se puede tener una idea bastante aproximada de las existencias almacenadas de este tipo de productos. -oSe puede fijar tambin el precio de coste del artculo para llevar cuenta de las compras. En este caso se puede introducir la base imponible y dejar que la aplicacin calcule el IVA y el importe final o introducir el importe final y dejar que calcule la base y el IVA. Adems de la descripcin normal del artculo, si se utiliza una pantalla tctil deber rellenarse tambin la descripcin tctil, ms reducida, ya que en la pantalla de ventas no caben las descripciones completas de los artculos. Tambin puede asignrsele una familia (que previamente debe haber sido creada) a un artculo en caso de utilizar pantalla tctil, ya que salen agrupados los artculos en pantalla segn la familia a la que pertenezcan. Los artculos que no tengan familia asignada no se mostrarn en la pantalla de TPV tctil, aunque si se localizan por cdigo de barras, s se podrn incorporar al ticket.

En Existencias se indicar la cantidad presente de cada artculo. Si se marca la casilla contigua de Almacenable, cada vez que se produzca una venta, se descontarn las unidades correspondientes del almacn. Este campo se modificar automticamente segn se vayan produciendo entradas y salidas de material. Tambin se puede fijar el mnimo de existencias que se quiere mantener en almacn para un artculo determinado. As, si se baja de la cantidad prefijada (siempre que esta sea distinta de cero) se indicar este hecho en el informe de Artculos bajo mnimos (Ver Listados e Informes) En el campo Ubicacin se indicar la colocacin en almacn del artculo en cuestin.

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Desde esta ventana tambin se pueden imprimir etiquetas (slo gama Empresarial) de precios para el artculo seleccionado, con o sin cdigos de barras. Tambin se puede configurar un artculo a partir de componentes (otros artculos) para hacer, por ejemplo, platos combinados. Pulsando el botn Elementos se abre una ventana donde se pueden seleccionar los componentes del artculo que se est editando (slo gama Empresarial).

En la parte superior de esta ventana se va seleccionando el artculo a incluir y el nmero de unidades del artculo. Para incluirlo se pulsar el botn con un signo ms. Para quitar un componente aadido con anterioridad, se pulsar el botn con el signo menos. En la parte inferior de la ventana se muestra un precio de referencia para fijar, calculado como suma de los precios de venta de los artculos que lo componen. Si el precio del artculo compuesto se ha dejado en blanco (a cero) se rellenar con este precio de referencia. Si se desea se pueden imprimir etiquetas de precios para los artculos pulsando el botn Imprimir etiquetas. En la pantalla que aparece se debe seleccionar el modelo de etiquetas APLI a utilizar, el nmero de etiquetas del artculo que se desean imprimir, si se va a imprimir cdigo de barras o no y el nmero de etiqueta en la hoja donde se desea comenzar la impresin. Las etiquetas se contarn de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo (solamente para usuarios de la gama Empresarial).

Las etiquetas de precios pueden imprimirse desde la ventana de la Lista de artculos para un rango determinado de productos. Se puede aadir una imagen a cada artculo pulsando el botn Insertar imagen, lo cual es casi indispensable para el caso de utilizar el TPV tctil. En la ventana que aparece se permite Aadir una imagen o eliminar la existente. La imagen debe ser un archivo con extensin BMP y a poder ser de 56x56 pxeles (como se muestra en la parte superior izquierda de la ventana, que es el tamao al que va a salir luego en la pantalla de venta). En caso de ser ms grande se reducir hasta el tamao necesario automticamente y si es ms pequea se adaptar igualmente pero perdiendo calidad en la definicin de la imagen.

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En el CD-ROM de la aplicacin se incluye una librera de imgenes de artculos de varios sectores para poder ser incluidas como fotografas de artculos y familias.

FAMILIAS DE ARTCULOS
En esta ventana pueden crearse las familias a utilizar para asignarle luego a los artculos de los que se dispone. Es fundamental la creacin de familias en el caso de utilizar pantalla tctil ya que en la ventana de ventas los artculos se agrupan segn la familia a la que pertenezcan.

IMPORTANTE: Si no se asignan familias a los artculos y no se seleccionan las imgenes

necesarias a familias, artculos y dependientes (o camareros), las ventas por pantalla tctil no sern posibles.

EJEMPLO: La creacin de familias deber realizarse segn la especializacin del negocio en

concreto, as si se trata de un restaurante pueden crearse familias como CARNES, PESCADOS, POSTRES, VINOS, etc. y si se trata de una cafetera se crearn del tipo CAFS, INFUSIONES, REFRESCOS, etc. y en caso de una tienda textil podran ser VESTIDOS, CAMISAS, PANTALONES, FALDAS, etc.

DEPENDIENTES (CAMAREROS EN LA VERSIN PARA HOSTELERA)


En la ventana de dependientes se introducen los datos bsicos de los dependientes, que son el nombre, NIF, direccin, un telfono de contacto, fax y e-mail.

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Tambin se puede insertar una fotografa del dependiente, lo que resulta muy til en el caso de usar una pantalla tctil, segn se ver luego en la seccin correspondiente de este manual.

IMPORTANTE: Cuando se asigna una imagen a un artculo, familia o dependiente, la aplicacin

hace una copia de la misma y la coloca en la carpeta IMAGENES. Por lo tanto, los archivos de imagen de esta carpeta no deben ser nunca seleccionados como origen para aadir una imagen.

CLIENTES (Slo para usuarios de la gama Empresarial)


Al entrar en la ventana de Lista de clientes se puede observar que sta est ocupada casi en su totalidad por una lista con los datos principales del cliente: el nombre, el cdigo del cliente y el NIF de ste. Esta lista puede ordenarse por nombre o por cdigo, segn se seleccione en el botn de seleccin que hay encima de la lista.

En la parte superior de la ventana aparece una barra de herramientas de gestin para aadir, eliminar, modificar datos de los clientes o simplemente verlos, sin poder modificarlos. Pulsando el botn Nuevo, se aadir una ficha de cliente en blanco con el cdigo de cliente en blanco, que se generar luego automticamente (numrico correlativo) al guardar los datos, aunque este cdigo, si se desea, puede cubrirse manualmente. El botn Eliminar borrar al cliente seleccionado en ese momento, pidiendo antes confirmacin al usuario.

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Los botones de Modificar y Ver abren la ventana de clientes, en la que aparecen todos los datos de los mismos, pudiendo en el primer caso modificar los datos del cliente. Al lado de la barra de herramientas de gestin, se encuentran los botones de Filtrado, para establecer y quitar filtros a los datos de los clientes. Los filtrados que se pueden hacer son:

Por nombre: Se mostrarn nicamente los clientes cuyo nombre coincida con el texto introducido para filtrar, o aquellos que contengan este texto.

EJEMPLO: Si se filtra por la palabra congelado, veremos todas las empresas que

incluyan sta palabra en su nombre, como Congelados Prez o Extracongelados XXI.

Por poblacin: Se mostrarn nicamente los clientes correspondientes a la poblacin seleccionada. Por provincia: Se mostrarn nicamente los clientes correspondientes a la provincia seleccionada.

La ventana de Cliente muestra, como se puede observar, una serie de datos de ste como el nombre, direccin, telfonos, fax, persona de contacto y dos indicadores para marcar si el cliente tiene recargo de equivalencia y si est exento de IVA. Se da la posibilidad de excluir a un cliente de listados. Tenga en cuenta que si lo excluye, habr ciertos tipos de listado que no totalizarn realmente el total de todas las ventas existentes, sino el de los clientes listados, excluyndose los indicados. En los informes y grficos globales, no desglosados, s aparecern esos totales.

Se permite seleccionar el pas del cliente. En caso de ser ste Espaa, las provincias se seleccionarn de un desplegable; en caso contrario, se escribirn directamente. Tambin para un pas extranjero se permitir la introduccin de cdigos postales de mayor tamao.

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La letra del NIF se calcular automticamente si no se introduce ninguna. En caso de introducir una letra, deber colocarse sta a continuacin del nmero y la aplicacin comprobar si es correcta o no. En caso de que no sea correcta la letra introducida, la aplicacin lo har saber y la sustituir por la correcta. En situaciones de este tipo, lo mejor es comprobar el nmero completo. Se comprueba ahora la validez del NIF espaoles para empresas, organizaciones sin nimo de lucro y extranjeros. Se comprueban adems los de Alemania, Francia, Reino Unido, Italia y Portugal.

IMPORTANTE: Se puede asociar a un cliente una cuenta contable para realizar importaciones

desde BitConta, en vez de utilizar el propio cdigo de cliente.

A continuacin, a la derecha, se muestra el botn de Bsqueda Incremental que abre una ventana de bsqueda. Con este tipo de bsqueda, puede ir teclendose en un campo de texto un nombre o cdigo de cliente (depende de lo que se seleccione en esta ventana) y en la lista inferior se ir seleccionando el dato que vaya coincidiendo con el que se est tecleando. Una vez localizado este dato se pulsa la tecla Intro o se le da un doble click con el ratn en el dato de la lista, y aparece la ventana de datos del cliente, con ste cliente seleccionado. Por ltimo el botn de Grficos permite visualizar de forma rpida y sencilla las ventas de un determinado cliente a lo largo de un ao. Cambiando el ao en la casilla de la parte superior izquierda de la ventana, se puede ver la evolucin mes a mes a lo largo de varios aos.

IMPORTANTE: Una opcin presente, aunque no tenga un botn para ser activada, es la de

poder emitir un documento de autorizacin en la obtencin de los datos personales de un cliente. Para ello, basta con seleccionar el cliente de la lista y pulsar la tecla F12. Hay que asegurarse antes de haber cubierto correctamente los datos de la solapa LOPD de Preferencias.

PROVEEDORES (Slo para usuarios de la gama Empresarial)


La ventana de Lista de proveedores es exactamente igual a la de Lista de clientes. Luego, en la ventana de Proveedor se muestran datos del proveedor como el nombre, direccin, telfonos, etc., de manera similar a como ocurre en el caso de los clientes.

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El funcionamiento en cuanto a la edicin, filtrados, bsqueda incremental y grfica es muy similar al caso anterior de los clientes. El indicador que no se muestra en este caso es el de recargo de equivalencia, ya que si se tiene recargo este ser para todos los proveedores, por lo que se marca en Preferencias.

BitTPV 2012 21 CAPTULO 3

CONTROL DE ALMACN
BitTPV lleva incorporada una gestin de almacn completa, lo que la convierte en una herramienta ideal para personas que deseen controlar desde su TPV el almacn del establecimiento. Como se indicaba al comienzo de este manual, puede llevarse una gestin de entradas de mercanca o una gestin de compras, segn se haya seleccionado en el asistente de inicio de la aplicacin. La gestin de entradas de mercanca est pensada para ser utilizada si se utiliza BitTPV como un terminal que vaya a compartir datos con BitFac (Ver al final del manual Configuracin en un entorno distribuido). En caso de utilizar BitTPV de manera autnoma y querer llevar gestin de proveedores, ser mejor utilizar la gestin de compras.

ENTRADAS DE MERCANCA
La ventana de Lista de entradas de mercanca, muestra las diversas entradas de mercanca que han sucedido a lo largo del tiempo. En esta lista se muestra el nmero de documento que se le asigne a la entrada (N de albarn, N de traspaso, etc.), la fecha en que se ha realizado la entrada y la procedencia de la mercanca (proveedor, almacn, etc.).

Desde esta ventana pueden realizarse nuevas entradas de material, eliminarse algunas previamente realizadas, modificarse o verse sin modificar, utilizando la barra de herramientas de la ventana. Tambin podrn realizarse filtrados de los datos que se muestran en la lista, segn la procedencia o la fecha de las entradas.

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A la hora de crear una nueva entrada, se mostrar la ventana de Entrada de mercanca, donde se podrn ir aadiendo las distintas referencias a introducir, indicndose el nmero de unidades introducidas para cada producto. Cuando se introduzcan las unidades y se pulse la tecla Intro o el Tabulador, automticamente se colocar el cursor en la siguiente lnea para introducir un nuevo artculo. Si por alguna causa no se creasen las nuevas lneas automticamente, siempre pueden aadirse de forma manual pulsando el botn con el signo ms que aparece en la parte superior derecha de la cuadrcula de datos. Para eliminar una lnea introducida bastar con seleccionarla y pulsar el botn con el signo menos que aparece en la parte superior derecha de la cuadrcula de datos. Una vez realizada la entrada de material, puede volverse a esta ventana e Imprimir etiquetas de precios, con o sin cdigos de barras, para todo el material que se acaba de introducir (slo gama Empresarial). La mercanca introducida se reflejar en el campo de existencias de la ventana de Artculos.

GESTIN DE COMPRAS
La ventana de Lista de compras muestra una lista con las compras realizadas con los datos principales de la compra, como el nmero de albarn de compra, la fecha de la compra, el proveedor, el importe y el nmero de factura.

En la ventana de Compra se introducirn el nmero del albarn del proveedor, el nmero de factura del proveedor (si procede), la fecha y el nombre del proveedor que suministra la mercanca comprada.

Una vez establecido ste ltimo dato, se puede comenzar a rellenar la cuadrcula o tabla de la compra, seleccionando los cdigos de los artculos del desplegable de la columna cdigo, teclendolos directamente o pasando el lector de

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cdigos de barras por el cdigo del artculo cuando el cursor se encuentra en espera en esta columna cdigo. Cuando se selecciona un artculo, automticamente se rellenar la descripcin de ste y quedar pendiente cubrir el precio de compra del artculo y las unidades que se van a comprar, a no ser que se haya cubierto el precio de coste en la ventana de artculo. Antes de guardar la compra deber fijarse la forma de pago de la compra y un descuento global si lo indicase expresamente el proveedor. La descripcin del artculo puede modificarse si se desea, ya que en ocasiones puede interesar apuntar ciertas variaciones sobre la descripcin prefijada.

IMPORTANTE: Puede observarse que en la parte superior de la cuadrcula, se muestra el

nmero de unidades existentes en almacn del artculo que se acabe de seleccionar por el cdigo. Esta informacin puede ser de ayuda para poder hacer la compra.

En esta ventana no existe un botn de Imprimir compra, ya que tanto el albarn de compra como la factura vienen ya impresos por el proveedor. Sin embargo, lo que s existe es un botn para Imprimir etiquetas, que permite imprimir etiquetas de precios para la compra recibida. Con este botn se abrir una ventana similar a la que imprima etiquetas en la ventana de artculos, con la particularidad de que se imprimirn exactamente las etiquetas necesarias para el material recibido (Slo gama Empresarial).

REGULARIZACIN DE ALMACN
Como no siempre coincide el almacn real con el terico, en la ventana de regularizacin de almacn podr introducir el inventario real de almacn.

En la columna nueva cantidad deber teclearse la cantidad real encontrada en almacn. La aplicacin se encargar de realizar automticamente los movimientos de almacn necesarios para dejar las existencias con las nuevas unidades establecidas.

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CAPTULO 4

TERMINAL PUNTO DE VENTA TCTIL


UTILIZANDO LA PANTALLA DE TPV TCTIL
En caso de haber elegido el funcionamiento con pantalla tctil, en el fondo de la pantalla de la aplicacin aparecern unos botones de acceso para no tener que acceder al men.

Una vez pulsado el botn de Terminal, entrar directamente en la ventana de Terminal Punto de Venta, donde se lleva a cabo la mayor parte del trabajo, principalmente las ventas del da. En la parte de la izquierda se muestra el ticket en curso indicndose a que mesa corresponde o si corresponde a una venta por barra (en caso de tratarse de la versin para Hostelera). En la parte superior central se muestran las fotografas de los dependientes (o camareros, en la versin para Hostelera) y su nombre debajo para poder pulsar sobre el que corresponda y seleccionar al dependiente que va a realizar la venta. En la parte superior derecha se muestra el visor donde va apareciendo el total de la venta y donde se indica tambin el nombre del dependiente que est efectuando la operacin y la fecha del da en curso.

Ocupando la parte central de la ventana estn los grupos de familias y artculos disponibles para la venta. Pulsando en la imagen correspondiente a la familia que se desee seleccionar, en la parte de los artculos se mostrarn los que corresponden a la familia seleccionada. Pulsando luego sobre el producto a vender, ste aparecer reflejado en el ticket.

IMPORTANTE: A la derecha de los artculos y de las familias, se muestran unos botones con

flechas hacia arriba y hacia abajo, para poder mostrar ms elementos de los que puedan aparecer en una sola pantalla.

Para poder vender ms de una unidad de un producto sin tener que pulsar varias veces sobre el mismo o para poder modificar el precio que tiene fijado, se puede mostrar el teclado numrico.

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En el teclado numrico se puede indicar el nmero de artculos que se quieren vender tecleando este nmero seguido de la tecla X.

EJEMPLO: Si se quieren vender 3 cervezas HEINEKEN, se mostrar el teclado pulsando en la

tecla Mostrar teclado, se pulsar la tecla 3, luego la tecla X y a continuacin sobre la imagen del producto HEINEKEN.

El teclado numrico puede mostrarse u ocultarse cuando se desee. Puede limpiarse el contenido de la lnea tecleada con la tecla C (al igual que ocurre con una calculadora), utilizar el punto decimal, nmeros negativos y borrar el ltimo nmero tecleado. Para variar el precio del artculo que se va a vender, deber teclearse el precio despus de la tecla X.

EJEMPLO: Si se quieren vender 2 cervezas HEINEKEN que normalmente estn a 1.3

dejndolas a 1.1 cada una, se mostrar el teclado pulsando en la tecla Mostrar teclado, se pulsar la tecla 2, luego la tecla X, luego la tecla 1, la tecla del punto decimal, otra vez la tecla 1 a continuacin sobre la imagen del producto HEINEKEN.

IMPORTANTE: Se permite modificar tambin la descripcin de una lnea de la venta pulsando

sobre la propia lnea.

En el lado derecho de la pantalla se muestra la barra de herramientas de ventas que permitirn realizar las opciones que necesitamos para la venta.

El grupo de botones que se muestra al lado derecho, nicamente se muestra en la versin para Hostelera. Para seleccionar un artculo que vaya a tomar el dato del peso de una bscula, se colocar en primer lugar el producto en la bscula y luego se indicar en la ventana de terminal el artculo que se est vendiendo. De esta manera, en la columna de unidades ya se pondr el peso tomado directamente de la bscula.

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Puede imprimirse un ticket regalo, en las versiones General y Textil, pulsando el botn que se encuentra en la parte inferior del teclado numrico destinado a tal efecto.

GESTIN DE COBROS
Si se pulsa el botn de Cobrar, se mostrar la ventana de Cobros para indicar la forma de pago y la cantidad pagada. En esta ventana se dispone de 4 opciones de pago, de las cuales las 3 primeras no son excluyentes (se puede pagar parte del total de formas distintas):

Contado: Se introduce la cantidad recibida y automticamente indica el cambio a devolver, si el importe tecleado es igual o superior al total a cobrar. Tarjeta: Se indica la cantidad a cargar en la tarjeta, luego debe seleccionarse el tipo de tarjeta.

Vale descuento: Sale una nueva ventana donde se introducir el nmero ticket que acompaa al vale de descuento emitido por la tienda, o el nmero de vale, segn se desee.

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A Cuenta: Esta opcin excluye a las anteriores. Si se deja el ticket a cuenta, se seleccionar el cliente a quien se deja a cuenta (debe haber sido introducido antes como cliente) y se acepta la venta. Para indicar en qu forma de pago se van a introducir los dgitos que se tecleen en la pantalla, se marcar antes en el billete o tarjeta que hay a la derecha de los campos con las cantidades, lo que har que las letras de Efectivo, Tarjeta o Vale descuento se pongan de color rojo. Se puede seleccionar tambin la serie de tickets en la que se emite el ticket pulsando sobre el botn correspondiente. Las series disponibles son de la T1 a la T5. Cuando se haya tecleado ya la cantidad correcta entregada se debe pulsar la tecla Intro de la pantalla (en el teclado numrico), con lo que se calcular el cambio a devolver y se abrir el cajn portamonedas si este est conectado y bien configurado (Ver Preferencias). A continuacin se pulsa el botn Aceptar y se hace efectiva la venta. Si, por el motivo que sea, no se desea realizar al final este cobro, pulsando el botn Cancelar se cancela la venta y no se apunta el cobro. Pueden combinarse varias formas de pago para una nica venta. No se podr Aceptar la venta, mientras el total pagado no iguale o supere al importe de la venta.

IMPORTANTE: En esta versin puede, si se desea y as se indica en Preferencias, mostrar el

IVA (o IGIC en Canarias) desglosado en los tickets.

En el caso de haber establecido un tipo de pago rpido la ventana que se mostrar nicamente permitir seleccionar una forma de pago en efectivo y la cantidad entregada se indicar pulsando sobre los billetes y monedas que se muestran en ella.

En caso de haber establecido un tipo de pago inmediato no se mostrar ninguna ventana y se pasar directamente a la apertura del cajn e impresin del ticket (en el caso de que sta haya sido activada).

SELECCIN DE TICKETS EMITIDOS


Eligiendo la opcin de Tickets emitidos se muestra una ventana con una lista de los tickets emitidos hasta la fecha, en la que se indica la fecha de emisin, el nmero de ticket, el importe, el nmero de dependiente (o camarero) y la forma de pago. En la parte inferior izquierda de la ventana se muestran unas opciones de filtrado para poder mostrar los tickets segn la forma de pago.

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Desde esta ventana puede eliminarse un ticket (solamente el ltimo ticket de cada serie, salvo en la serie de pruebas que puede eliminarse cualquiera) con el botn Eliminar, no pudiendo en ningn caso dejar huecos en la numeracin. Con el botn Ver podr visualizarse el ticket seleccionado para poder reimprimirlo si se desea y con el botn Abonar podr cobrar un ticket que haya quedado a cuenta. En la versin de Hostelera, que incluye cobros parciales de tickets, seleccionando el ticket en la lista y pulsando F5, puede verse la parte pendiente de cobrar del mismo.

Se permite la impresin de un modelo de ticket ms elaborado para el caso de impresoras de tickets trmicas o de inyeccin. En este modelo puede mostrarse el logotipo de la empresa (si se trata de la gama Empresarial), columna de precio unitario y una columna de descuentos por lnea. Tambin pueden seleccionarse distintos idiomas en la impresin del ticket.

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Se imprime tambin la hora de emisin del ticket. Para la versin de Hostelera, la hora del ticket ser la de apertura del ticket.

BORRADOS
El botn de Eliminar lnea borrar la ltima lnea del ticket existente al pulsarlo, mientras que el de Eliminar ticket se encargar de borrar todo el ticket y dejar uno nuevo en blanco para rellenar desde el principio. Si se configura en Preferencias, al intentar eliminar una lnea del ticket, se mostrar una ventana en la que se puede seleccionar la lnea del ticket a eliminar, sin necesidad de que sea la ltima.

MOVIMIENTOS DE CAJA
Para anotar salidas y entradas en caja, diferentes de las producidas por las propias ventas, debe utilizarse el botn Movimientos de caja. En esta ventana aparece la fecha, la lista de dependientes (o camareros) para seleccionar el que va a realizar el movimiento de caja, un campo para el concepto, otro para el importe y se debe indicar si se trata de una entrada y una salida. Pulsando el botn Aceptar queda anotado el movimiento.

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Para el movimiento por esta pantalla se debe pulsar el botn de la flecha que hay a la derecha de cada uno de los campos a cubrir, lo que hace que se ilumine en rojo el ttulo del campo (Fecha, Importe o Concepto) indicando que se encuentra activado y a continuacin se puede teclear en el teclado que se muestra en la pantalla. Si se necesita abrir el cajn, puede pulsarse el botn que aparece en la esquina superior derecha de la ventana marcado como Apertura. Una vez que se pulse el botn Aceptar queda anotado el movimiento de caja.

TIPOS DE PAGO
Si se necesita ms agilidad a la hora del cobro por tratarse de un negocio con mucho movimiento, aunque sea en momentos puntuales, y poca variedad de formas de pago, pueden establecerse un tipo de pago rpido o inmediato en Preferencias, pero adems este tipo de pago puede cambiarse desde el propio terminal de venta, pulsando sobre el visor del precio. Al hacer esto se muestra una ventana en la que se puede elegir una de las tres formas que quedar establecida a partir de ese momento y tambin un posible descuento global que se desee realizar sobre la venta actual. El importe del descuento podr cubrirse utilizando el teclado numrico que aparece en la propia ventana.

GESTIN DE MESAS (VERSIN PARA HOSTELERA)


Con BitTPV se puede llevar el control de comandas de barra y de hasta 99 mesas. En la ventana de Gestin de mesas se muestran grficamente todas las mesas disponibles y una serie de acciones disponibles para llevar a cabo.

Los estados posibles para una mesa sern Libre, Ocupada, Reservada, Seleccionada e Inexistente. Una mesa est libre cuando no tiene nadie que la ocupe ni ningn ticket en curso. Estar ocupada cuando tiene un ticket en curso que no ha sido emitido.

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Estar reservada cuando se haya solicitado una reserva que vaya a comenzar en un nmero de horas igual o inferior a lo estipulado en Preferencias como duracin de la reserva. Estar seleccionada cuando se haya pulsado para realizar alguna accin. Se considerar inexistente cuando el nmero de mesa no exista.

Para realizar una accin sobre una mesa, en primer lugar se pulsar sobre la mesa en cuestin y a continuacin en el botn con la opcin a realizar. Las posibles acciones a realizar sern:

Ocupar mesa: Cuando se selecciona ocupar mesa, la mesa se considera ocupada, se cierra la ventana de gestin de mesas y se pasa a la de terminal de venta con dicha mesa seleccionada para comenzar la comanda.

Liberar mesa: Cuando se cobra un ticket se puede liberar ya la mesa si se desea o dejarla ocupada (a veces los clientes siguen un rato ms) y liberarla ms tarde a mano.

Trasladar mesa: En ocasiones uno o ms clientes de una mesa se cambian a otra mesa (ya est esta ltima vaca o ya ocupada por otros clientes a los que se unen). En este caso se seleccionar en primer lugar la mesa que se va a trasladar, luego se pulsar el botn de Trasladar mesa y por ltimo se seleccionar la mesa a la que se va a aadir el nuevo ticket. El traslado debe ser completo, es decir, no se puede trasladar parte de una mesa a otra.

Reservar mesa: Si se desea reservar una mesa para un cliente puede hacerse estableciendo una fecha, hora y nombre de la persona a la que se hace la reserva. Para ello se ir seleccionando la flecha que hay a la derecha de cada uno de los campos que se puede modificar y se teclear en la pantalla la informacin necesaria. La reserva no se mostrar en la ventana de gestin hasta un tiempo antes de que se haga efectiva la reserva, que ser el que se haya establecido en Preferencias como Tiempo de duracin de la reserva.

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EJEMPLO: Si se establece una reserva para las 21:30 y se ha fijado en Preferencias que el

tiempo de duracin de la reserva sea de 2 horas, no se mostrar la mesa como reservada hasta las 19:30, para dejar tiempo suficiente a los clientes a terminar su consumicin.

Anular reserva: Puede anularse una reserva efectuada para una hora futura.

Ver lista de reservas: Muestra las reservas que hay pendientes para la jornada actual. Para ver la lista completa de reservas de otras jornadas deber seleccionar a la opcin de men correspondiente.

Salir: Cierra la ventana de Gestin de mesas y vuelve a las ventas en barra.

En esta pantalla tambin se puede seleccionar la barra para trabajar sobre ella.
IMPORTANTE: En el caso de haber configurado la aplicacin en red, estableciendo en

Preferencias distintos nmeros de barra para cada terminal, podrn gestionarse hasta 9 barras diferentes.

IMPORTANTE: En el caso de haber establecido en Preferencias que se utiliza la configuracin

grfica del local, la ventana de gestin de mesas se ajustar al diseo del local que se haya realizado. Ver ms adelante la seccin de Configuracin grfica del local.

CREACIN DE COMBINADOS (VERSIN PARA HOSTELERA)


Para poder hacer combinados (sobre todo de bebidas) debe haberse fijado previamente de manera correcta los precios de los artculos (base y extra de combinado), que se ha explicado en la seccin de Artculos. Para realizar un combinado se seleccionar en primer lugar el artculo que ser la base del combinado, luego se pulsar el botn de

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Combinados (con lo que se aparecer temporalmente en la zona de artculos la palabra COMBINADO y a continuacin se seleccionar el artculo que figurar como extra del combinado.

EJEMPLO: Si se desea vender un CUTTY SARK con COCA-COLA, en primer lugar se

seleccionar el CUTTY SARK (seleccionando antes la familia de licores, por ejemplo), luego se pulsar el botn de Combinados y luego se seleccionar el artculo COCA-COLA (seleccionando antes la familia de refrescos, por ejemplo).

NMERO DE PLATO (VERSIN PARA HOSTELERA)


En el caso de dar comidas, puede ser interesante dividir el ticket en zonas segn sea el primer plato, segundo plato, etc. para saber el orden en el que se deben entregar los productos a los clientes. Para hacer esto, en BitTPV deber pulsar el botn de Nmero de plato y automticamente se colocar en el ticket el nmero 1. La siguiente vez que se pulse en el mismo ticket se colocar el nmero 2 y as sucesivamente.

ENVIAR COMANDAS A COCINA (VERSIN PARA HOSTELERA)


Pulsando el botn de Envo de comanda, se mostrar una ventana donde poder elegir Comanda cocina, con lo que se imprimir en la impresora de cocina la comanda. nicamente se imprimirn en la impresora de cocina, aquellos artculos que hayan sido marcados en la gestin de artculos como Cocinado (Ver Artculos).

EJEMPLO: Si en la misma comanda tiene una botella de vino COTO DE IMAZ y dos

CHULETONES A LA BRASA (y se han configurado correctamente en Artculos), en la impresora de cocina saldrn los dos CHULETONES A LA BRASA pero no el COTO DE IMAZ.

Tambin puede elegirse el envo de la Comanda a barra, con lo que se le enva a la impresora de tickets de la barra lo que no est marcado como artculo cocinado, y la Comanda a barra y cocina, en que se enva cada parte al sitio que corresponda. El botn de indicacin de la parte inferior izquierda, sirve para decidir si se enva nicamente la parte de la comanda que no se ha enviado anteriormente o si se enva de nuevo la comanda completa. Para que salgan las comandas por la impresora de cocina, sta deber estar correctamente instalada y seleccionada en Preferencias.

EMITIR CUENTA (VERSIN PARA HOSTELERA)


El cliente de una mesa puede solicitar la cuenta para que se le entregue all y luego pagarla. Para este caso se puede pulsar el botn de Emitir cuenta para imprimir el ticket pero no liberar la mesa ni darlo por cobrado. Una vez que el ticket sea pagado ya se puede pasar a crear el cobro (Ver Gestin de cobro).

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APARCAR TICKETS EN BARRA (VERSIN PARA HOSTELERA)


Si se quiere llevar el control de varios tickets simultneos en barra, esto es, ir creando los tickets segn los clientes van pidiendo y dejarlos almacenados (como ocurre con el caso de las mesas) y no de golpe al final cuando el cliente va a pagar, puede utilizarse la opcin de Aparcar tickets.

Para aparcar el ticket en activo, bastar con pulsar el botn de Aparcar ticket y se mostrar la ventana de Tickets aparcados, siempre y cuando ya se est situado en la barra y no en una mesa. En esta ventana se muestran tres tickets simultneamente aunque se pueden mantener aparcados un total de 99 tickets. Para ver ms tickets se utilizarn los botones de desplazamiento a derecha e izquierda que aparecen el la parte inferior de la ventana. Cuando se va a aparcar el primer ticket, los tres tickets de la ventana aparecen en blanco. Para aparcar el ticket se pulsar con el dedo en cualquiera de los tickets en blanco. Inmediatamente desaparece la ventana y se vuelve a la ventana de ventas donde el contenido del ticket de barra ha desaparecido. En este punto se puede crear un nuevo ticket en barra y luego aparcarlo igualmente. Al ir a aparcar este nuevo ticket, en la ventana de Tickets aparcados aparecer ya el ticket que se aparc anteriormente, as que la opcin puede ser aparcar el nuevo ticket y volver a las ventas en barra con el ticket en blanco o aparcar este nuevo ticket y volver al anterior para cobrarlo o para aadir ms artculos a la comanda. En el primer caso se pulsar sobre un ticket en blanco y en el segundo sobre el ticket con el que se desea hacer el intercambio. De esta manera se pueden mantener varios tickets en barra simultneamente pudiendo en cualquier momento aadir artculos a cualquiera de ellos y cobrarlos cuando se desee, evitndose tener que recordar qu se le haba servido a cada cliente (o grupo de clientes).

ARQUEO DE CAJA
Llegado el momento de realizar una apertura o cierre de caja se debe seleccionar la opcin Arqueo de caja del men Caja o pulsando el botn Caja del fondo de la pantalla. En esta ventana se puede seleccionar el nmero de monedas y billetes que hay de cada tipo en la caja para que calcule automticamente el total o simplemente teclearlo en el campo de texto Total en caja. En el campo de Debera haber, se indica el total correspondiente a los movimientos efectuados desde el cierre anterior y en el de Descuadre la diferencia entre los valores terico y real.

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Para introducir los valores en los campos se puede pulsar en la moneda y luego teclear en el teclado numrico el nmero de monedas de ese tipo que se encuentran. Tambin se puede hacer de una forma ms ordenada y sencilla que sera pulsando primero la moneda de cntimo y tras pulsar la cantidad darle a la tecla Intro del teclado en pantalla para desplazarse as de una moneda a otra y cubrir las cantidades. Puede introducirse tambin el total si se desea, en vez de seleccionar moneda a moneda y dejar que sea la aplicacin la que efecte los clculos, pulsando el botn con la flecha que aparece a la derecha del campo Total en caja. Se deber indicar tambin quien es el dependiente (o camarero) que efecta el cierre de caja. Si quedan tickets an pendientes de cobrar (nicamente puede suceder esto en la versin para Hostelera), se indicar este hecho debajo del teclado numrico, indicndose cuantos tickets quedan por finalizar. De esa manera se puede saber si ha quedado algn ticket sin cobrar o si an queda gente en el local a la hora de disponerse a hacer la caja. Al realizar un cierre de caja se efecta un apunte automtico indicando que se hace una salida de caja de todo el efectivo. En el caso de que exista un descuadre, tambin se apuntar el valor de ste. Al iniciar la jornada siguiente debe realizarse en primer lugar una apertura de caja con el dinero con el que se va a iniciar sta. Una vez realizado en cierre pulsando el botn Cerrar, una ventana informa de los totales de entradas y salidas correspondientes al perodo cerrado. Para realizar la apertura, se pulsar el botn Abrir (ambos botones corresponden a los situados en la parte derecha de la ventana, que muestran un cajn en sus estados abierto y cerrado).

IMPORTANTE: En caso de tener varios terminales en red, la apertura y cierre de caja deber

hacerse nicamente en un terminal, ya que afecta a toda la red. Si se desea poder trabajar haciendo cierres independientes, la instalacin de cada terminal debe ser independiente y comunicar luego en informacin a un BitFac central.

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CAPTULO 5

TERMINAL PUNTO DE VENTA NO TCTIL


UTILIZANDO LA PANTALLA DE TPV NO TCTIL

(VERSIONES GENERAL Y TEXTIL)

En caso de haber elegido el funcionamiento sin pantalla tctil, en el fondo de la pantalla de la aplicacin no aparecer ningn botn. Una vez seleccionada del men de Caja la opcin de Terminal, entrar directamente en la ventana de Terminal Punto de Venta, donde se lleva a cabo la mayor parte del trabajo, principalmente las ventas del da. En la parte central superior de la ventana se muestra la serie del ticket que se va a emitir, la fecha de emisin (que corresponder a la fecha del sistema) y el nmero y nombre del dependiente que est efectuando la operacin. Al lado derecho de algunas de las opciones se muestra en color rojo una tecla de funcin que evitar tener que mover el ratn para acceder al campo o botn en cuestin. En la parte superior derecha se muestra el visor donde va apareciendo el total de la venta.

Ocupando la parte central de la ventana se encuentra una zona donde se puede rellenar la cuadrcula o tabla de la venta, seleccionando los cdigos de los artculos del desplegable de la columna cdigo, teclendolos directamente o pasando el lector de cdigos de barras por el cdigo del artculo cuando el cursor se encuentra en espera en esta columna cdigo. Cuando se selecciona un artculo, automticamente se rellenar la descripcin de ste, el precio y quedar pendiente cubrir el nmero de unidades que se van a comprar y el descuento del artculo (si procede). En la parte inferior de la ventana se muestran los botones de venta, que permitirn realizar las opciones que necesitamos para la venta, con sus correspondientes teclas rpidas indicadas en color rojo. Para seleccionar un artculo que vaya a tomar el dato del peso de una bscula, se colocar en primer lugar el producto en la bscula y luego se indicar en la ventana de terminal el artculo que se est vendiendo. De esta manera, en la columna de unidades ya se pondr el peso tomado directamente de la bscula.

IMPORTANTE: Puede imprimirse un ticket regalo, en las versiones General y Textil, pulsando las

teclas Ctrl+G en la ventana de terminal.

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GESTIN DE COBRO O VENTA


Si se pulsa el botn de Cobrar, se mostrar la ventana de Cobros para indicar la forma de pago y la cantidad pagada. En esta ventana se dispone de 4 opciones de pago, de las cuales las 3 primeras no son excluyentes (se puede pagar parte del total de formas distintas):

Contado: Se introduce la cantidad recibida y automticamente indica el cambio a devolver, si el importe tecleado es igual o superior al total a cobrar. Tarjeta: Se indica la cantidad a cargar en la tarjeta, luego debe seleccionarse el tipo de tarjeta.

Vale descuento: Sale una nueva ventana donde se introducir el nmero ticket que acompaa al vale de descuento emitido por la tienda, o el nmero de vale, segn se desee.

A Cuenta: Esta opcin excluye a las anteriores. Si se deja el ticket a cuenta, se seleccionar el cliente a quien se deja a cuenta (debe haber sido introducido antes como cliente) y se acepta la venta. Pueden combinarse varias formas de pago para una nica venta. No se podr Aceptar la venta, mientras el total pagado no iguale o supere al importe de la venta. Cuando este botn se habilita, se calcular el cambio a devolver y se abrir el cajn portamonedas si este est conectado y bien configurado (Ver Preferencias). A continuacin se pulsa el botn Aceptar y se realiza la venta. Si, por el motivo que sea, no se desea realizar al final este cobro, pulsando el botn Cancelar se cancela la venta y no se apunta el cobro.

SELECCIN DE TICKETS EMITIDOS


Eligiendo la opcin de Tickets emitidos se muestra una ventana con una lista de los tickets emitidos hasta la fecha, en la que se indica la fecha de emisin, el nmero de ticket, el importe, el nmero de dependiente y la forma de pago. En la parte inferior izquierda de la ventana se muestran unas opciones de filtrado para poder mostrar los tickets segn la forma de pago.

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Desde esta ventana puede eliminarse un ticket (solamente el ltimo ticket de cada serie) con el botn Eliminar, no pudiendo en ningn caso dejar huecos en la numeracin. Con el botn Ver podr visualizarse el ticket seleccionado para poder reimprimirlo si se desea y con el botn Abonar podr cobrar un ticket que haya quedado a cuenta.

BORRADOS
El botn de Eliminar lnea borrar la ltima lnea del ticket existente al pulsarlo, mientras que el de Eliminar ticket se encargar de borrar todo el ticket y dejar uno nuevo en blanco para rellenar desde el principio.

MOVIMIENTOS DE CAJA
Para anotar salidas y entradas en caja, diferentes de las producidas por las propias ventas, debe utilizarse el botn Movimientos de caja. En esta ventana aparece la fecha, la lista de dependientes para seleccionar el que va a realizar el movimiento de caja, un campo para el concepto, otro para el importe y se debe indicar si se trata de una entrada y una salida. Pulsando el botn Aceptar queda anotado el movimiento.

BitTPV 2012 39

LAS TECLAS RPIDAS


El desplazamiento entre los distintos controles visuales puede hacerse con ratn o mediante el teclado. En ambos casos se utiliza el sistema de desplazamiento estndar de Windows de desplazarse con el Tabulador para avanzar de un control a otro y Maysculas + Tabulador para retroceder. De todos modos, en la ventana de Terminal Punto de Venta se han asignado teclas de funcin especiales para realizar de manera ms cmoda ciertas operaciones. As se tiene: Esc Cerrar la ventana de Terminal F2 Se coloca en la casilla de identificacin del vendedor F4 Despliega la lista de cdigos y artculos en la cuadrcula de ventas F5 Efecta una venta F6 Cancela la venta en curso F7 Permite ver los tickets ya impresos F8 Permite realizar movimientos directos de caja F9 Se coloca en la casilla de descuento CTRL + B Permite realizar una bsqueda incremental de un artculo por nombre o por referencia.

ARQUEO DE CAJA
Llegado el momento de realizar un cierre o una apertura de caja se debe seleccionar la opcin Arqueo de caja del men Caja. En esta ventana se puede seleccionar el nmero de monedas y billetes que hay de cada tipo en la caja para que calcule automticamente el total o simplemente teclearlo en el campo de texto Total en caja. En el campo de Debera haber, se indica el total correspondiente a los movimientos efectuados desde el cierre anterior y en el de Descuadre la diferencia entre los valores terico y real.

Al realizar un cierre de caja se efecta un apunte automtico indicando que se hace una salida de caja de todo el efectivo. En el caso de que exista un descuadre, tambin se apuntar el valor de ste. Al iniciar la jornada siguiente debe realizarse en primer lugar una apertura de caja con el dinero con el que se va a iniciar sta. Una vez realizado en cierre pulsando el botn Cerrar, una ventana informa de los totales de entradas y salidas correspondientes al perodo cerrado. Para realizar la apertura, se pulsar el botn Abrir (ambos botones corresponden a los situados en la parte inferior de la ventana).

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BitTPV 2012
IMPORTANTE: En caso de tener varios terminales en red, la apertura y cierre de caja deber

hacerse nicamente en un terminal, ya que afecta a toda la red. Si se desea poder trabajar haciendo cierres independientes, la instalacin de cada terminal debe ser independiente y comunicar luego en informacin a un BitFac central.

BitTPV 2012 41 CAPTULO 6

OTRAS OPCIONES DE CAJA


VER MOMIVIENTOS DE CAJA
Con esta opcin se pueden observar todos los movimientos de caja efectuados con la aplicacin, mostrndose la fecha, el concepto, el importe, el dependiente que lo ha efectuado y el tipo de movimiento de caja.

ABRIR CAJN
En cualquier momento se puede abrir el cajn seleccionando la opcin Abrir cajn del men Caja o desde la pantalla de Movimiento de caja.

IMPRIMIR CABECERA DE TICKET


La opcin de Imprimir cabecera de ticket del men de Caja, se utiliza para poder imprimir la cabecera del ticket con la informacin de la empresa en la impresora de tickets.

LISTA COMPLETA DE RESERVAS (VERSIN PARA HOSTELERA)


La opcin de Lista de reservas del men de Caja muestra la lista con todas las reservas (pasadas y futuras del mes y ao que se seleccione en la parte superior de la ventana.

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BitTPV 2012

LISTA DE TICKETS NO FINALIZADOS (VERSIN PARA HOSTELERA)


En alguna ocasin excepcional es posible desear ver qu tickets hay pendientes e incluso poder eliminar alguno o dejarlo apuntado. Existe la posibilidad de visualizarlos en esta ventana, donde se podrn Eliminar, Ver o dejar A Cuenta, pulsando el botn correspondiente. Puede eliminarse un ticket (solamente el ltimo ticket de cada serie) con el botn Eliminar, no pudiendo en ningn caso dejar huecos en la numeracin. Con el botn Ver podr visualizarse el ticket seleccionado para poder reimprimirlo si se desea y con el botn Abonar podr cobrar un ticket que haya quedado a cuenta.

RESUMEN DE OPERACIONES DIARIAS


En esta ventana se puede obtener una visin global de las ventas diarias para cada fecha que se desee, desglosndose stas adems segn la forma de pago y segn correspondan a tickets o facturas.

BitTPV 2012 43 CAPTULO 7

FACTURACIN

(Slo para usuarios de la gama Empresarial)

La ventana de Lista de facturas muestra una lista con las facturas emitidas con los datos principales de la venta, como el nmero de factura, la fecha de la compra, el proveedor y el importe.

En la ventana de Factura se introducirn la fecha, el nombre del cliente al que se suministra la mercanca vendida y la persona que hace la venta.

IMPORTANTE: El nmero de factura no se rellena hasta que la nueva factura se haya guardado

y la numeracin llevar en primer lugar dos dgitos correspondientes al nmero de terminal, la letra K que corresponde a la serie de facturacin que se permite utilizar (se utiliza esa letra por si se desea combinar con BitFac que ya dispone de 8 series de facturacin) y a continuacin un nmero correlativo de ocho cifras.

Una vez establecido ste ltimo dato, se puede comenzar a rellenar la cuadrcula o cuerpo de la factura, seleccionando los cdigos de los artculos del mismo modo que ocurra en la ventana de Compras. Cuando se selecciona un artculo, automticamente se rellenar la descripcin de ste y el precio del mismo. Antes de guardar la factura deber fijarse la forma de pago de la misma y un descuento global de la factura si procediese. La descripcin del artculo puede modificarse si se desea, ya que en ocasiones puede interesar apuntar ciertas variaciones sobre la descripcin prefijada. Las formas de pago posibles son EFECTIVO, TARJETA y TALN. Debajo del cuerpo de la factura se muestran tambin los campos de subtotal, con la suma de la columna de importes, la base imponible, que es el subtotal con el descuento global aplicado, impuestos (que incluye IVA y recargos si los hubiese) y el importe total de la compra. Estos campos son calculados automticamente y no pueden editarse.

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BitTPV 2012

Debajo del cuerpo de la factura aparecern desglosados la base imponible, el IVA y el recargo de equivalencia para los distintos tipos impositivos existentes. Este desglose no se har efectivo hasta que se guarde la factura.

IMPORTANTE: Los precios mostrados en las columnas de precio e importe de las facturas

llevarn los impuestos incluidos para evitar problemas de redondeo cuando se abonan tickets en las facturas.

En determinados casos se puede desear abonar un ticket (o varios) que hayan quedado marcados como A cuenta, para lo cual se pulsar el botn de Abono y se seleccionar el ticket o tickets que se desean incluir en la factura. Cuando se pulse el botn Aceptar para guardar la factura, al existir tickets para abono, se preguntar al usuario si desea hacer un abono del ticket (o tickets) que aparezcan en la factura para cuadrar las cuentas. Se preguntar tambin si se desea hacer un movimiento de caja automticamente por el importe de la factura. El ticket que se genera automticamente, ser asignado a la serie que se haya indicado en Preferencias.

EJEMPLO: En caso de tener un ticket de 125 que ha quedado A cuenta para luego ser

facturado, se le indicara que se desea hacer el abono automtico. De esa manera, se crea una factura de 125 y un ticket de -125 con lo que no aparece descuadre: Ticket original = Factura = Ticket abono = Total = +125 +125 -125 125 que es el importe de la venta

BitTPV 2012 45 CAPTULO 8

LISTADOS E INFORMES
NOVEDAD: Se ha modificado completamente el sistema de informes, dotndolo de una mayor

potencia de filtrado de la informacin presentada y permitiendo la ordenacin de los resultados y agrupacin por diferentes columnas, para cada informe que se seleccione.

LISTADOS DE TICKETS
Se dispone de un listado general de tickets, sencillo, y otro con impuestos desglosados (especialmente interesante para entregar en la gestora).

NOVEDAD: Se incluye como posible salida para alguno de los informes (puede que no de todos)

la impresora de tickets.

LISTADOS DE MOVIMIENTOS DE CAJA


Est disponible un listado general movimientos de caja.

LISTADOS DE ALMACN
Estn disponibles una serie de listados relativos a las existencias en almacn, a listar artculos bajo mnimos, a poder sacar un catlogo de artculo y a examinar los movimientos de almacn.

LISTADOS DE FACTURAS DE VENTA (Solamente gama Empresarial)


Se dispone de un listado general de facturas, de un listado ms completo con impuestos desglosados y otro que muestra las facturas con tickets agrupados en su interior.

LISTADOS DE FACTURAS DE COMPRA


Se dispone de un listado general de facturas de compra.

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BitTPV 2012

LISTADOS DE RESUMEN DE OPERACIONES


Se puede visualizar un completo resumen de operaciones entre fechas en el que se muestran los totales de tickets (con desglose de base e IVA) separados por cada serie, los totales de facturas, los totales por formas de pago y los totales de movimientos de caja (entradas y salidas).

LISTADOS DE VENTAS Y COMPRAS


En estos listados se muestran los totales de ventas o compras (dependiendo del informe) en el perodo indicado.

LISTADOS DE CLIENTES

(Solamente gama Empresarial)

Se muestra la lista de clientes, filtrada segn las opciones presentadas en la ventana de emisin del listado.

LISTADOS DE PROVEEDORES
Se muestra la lista de proveedores, filtrada segn las opciones presentadas en la ventana de emisin del listado.

LISTADOS DE RESMENES DE VENTAS Y COMPRAS


En estos listados se muestran los totales de ventas o compras (dependiendo del informe) a lo largo del ao, tanto de unidades como de importes.

FACTURACIN GLOBAL E IVA (Solamente gama Empresarial)


Esta opcin despliega un grfico en pantalla mostrando la evolucin de la facturacin a lo largo de los meses del ao. En la parte inferior de la ventana se muestran los totales de facturacin por meses y el IVA soportado y repercutido por trimestres. Para ver otro ao que no sea el ao en curso basta con cambiarlo en el campo de Ao que se muestra en la esquina superior izquierda de la ventana.

BitTPV 2012 47

BENEFICIOS TOTALES (Solamente gama Empresarial)


Esta opcin tambin despliega un grfico de evolucin que muestra en este caso la diferencia entre las compras y las ventas a lo largo de los meses del ao.

VERSIN PARA HOSTELERA

OCUPACIN DE MESAS A LO LARGO DEL DA (Solamente gama Empresarial)


En este grfico se representan las 24 horas del da y se muestra el nivel de ocupacin del local a lo largo del da, tomando los datos de todo el ao en curso.

VENTAS POR MESA DURANTE EL AO (Solamente gama Empresarial)


Este grfico representa los ingresos que lleva generada cada mesa del local a lo largo del ao.

REGISTRO DE ACCESO A DATOS


Cada vez que se accede a datos de clientes, artculos, vendedores o tcnicos, ya sea para aadirlos, eliminarlos, modificarlos o visualizar su ficha o un listado, esta operacin queda registrada. Los usuarios que tengan categora de Supervisor podrn acceder a este registro de acceso a datos.

CONTROLES PARA LOS INFORMES


Una barra de herramientas se muestra cada vez que se saca un informe por pantalla para poder desplazarse por las distintas pginas e imprimirlo luego si se desea.

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BitTPV 2012

CAPTULO 9

UTILIDADES
INSERTAR LOGOTIPO (Slo para usuarios de la gama Empresarial)
Puede insertarse un logotipo de la empresa que se mostrar en las facturas de venta, tickets elaborados, etiquetas de precios de los artculos (sin cdigo de barras) y en la propia pantalla del terminal no tctil.

INTERCAMBIO DE DATOS CON BITFAC 2012


BitTPV 2012 puede intercambiar datos con BitFac 2012. Si utiliza BitFac como centro de gestin y BitTPV como TPV en una tienda, podr mantener la informacin centralizada en BitFac en cuanto a ventas y existencias en almacn. Para ello, no deber introducir artculos directamente en BitTPV, sino que deber importar siempre el catlogo de artculos de BitFac. Para mantener luego las ventas actualizadas en la central, debern exportarse los tickets de caja que luego sern importados desde BitFac.

IMPORTANTE: Para automatizar estos procesos de importacin y exportacin, existe ahora un

nuevo producto llamado Mdulo de comunicaciones que automatiza estos procesos, ya se haya establecido una configuracin en red local con BitFac, a travs de MODEM o por FTP con una ADSL, por ejemplo.

Para ms informacin consultar el anexo Configuracin de un entorno distribuido.

RENUMERACIN DE FACTURAS
La renumeracin de facturas es un apartado que debe manejarse con mucha precaucin. Solamente hay dos casos en los que es justificable entrar en esta ventana para modificar el nmero de una factura. El primero de ellos es cuando se empieza a trabajar con la aplicacin y se pretende continuar una serie de facturacin ya existente. En este caso se crear la factura N 1, normalmente y se cambiar en esta ventana por el nmero que corresponda. Luego la aplicacin ya continuar facturando correlativamente a partir del nmero de factura introducido.

El segundo caso es como precaucin por si un error en los datos provocado por una cada de tensin, un apagado incorrecto del sistema o alguna causa no controlada, provoca la duplicacin de un nmero de factura o la desaparicin de una factura anterior. En este caso, la renumeracin de una factura concreta podra ayudarle a salir del paso momentneamente. De todos modos, en este caso lo ms correcto sera recuperar la ltima copia de seguridad guardada, ya que si desaparece una factura, por ejemplo, probablemente haya ms problemas que no se perciban a simple vista y que puedan generar errores graves ms adelante.

BitTPV 2012 49

RENUMERACIN DE TICKETS
Respecto a la renumeracin de tickets debe tenerse en cuenta lo mismo que se ha comentado en la seccin anterior sobre la renumeracin de facturas.

ACTUALIZACIN DE PRECIOS (Slo para la gama Empresarial)


Se incorpora un actualizador de precios de artculos en el men de Utilidades para la gama Empresarial. En esta ventana se puede fijar en primer lugar el tipo de actualizacin que se desea realizar, es decir, incrementarle una cantidad fija al importe de los artculos o un porcentaje a aplicar. Se puede hacer que internamente queden fijados cuatro decimales en el precio del artculo (aunque solamente se muestran dos) o que ya se redondee el precio a los dos decimales. Cuando se trata de artculos de bajo coste de los que se suelen vender muchas unidades juntas, puede convenir no redondearlo a dos decimales, pero en el resto de los casos es aconsejable el redondeo a dos decimales, que es como se deben presentar los precios de los artculos de cara al pblico.

Procure realizar estas actualizaciones de precios cuando no haya nadie realizando compras o ventas en otro puesto de la red (en caso de tener la aplicacin instalada en red), ya que los precios de los artculos se le actualizarn a estos usuarios sin contar con ello.

ESTABLECIMIENTO DE OFERTAS (Slo para la gama Empresarial) (VERSIONES GENERAL Y TEXTIL)


Con esta opcin pueden establecerse ofertas para la venta de ciertos artculos. En primer lugar puede fijarse el perodo de validez de la oferta indicando las fechas de inicio y fin de la misma. A continuacin se indicar el rango de artculos a los que va a afectar, ya sea un artculo determinado o una familia completa de artculos. Por ltimo se indicar el tipo de oferta que se desea establecer, que puede ser por porcentaje de descuento o del tipo compre n y pague m (compre 3 y pague 2, por ejemplo). Se incluye tambin la opcin de promociones del tipo compre n y le regalamos m de otro artculo (compre 10 refrescos de cola y le regalamos 1 de naranja, por ejemplo). El establecimiento de una oferta tiene una incidencia directa en la realizacin de presupuestos, pedidos de cliente y albaranes de venta, ya que cuando se incluye en stos algn artculo en oferta vigente, ya le aplicar automticamente el tipo de oferta correspondiente.

IMPORTANTE: Tenga en cuenta que las ofertas del tipo n x m hacen que cierto nmero de

unidades (n m, concretamente) salgan gratis, por lo que es posible que alguna vez parezca que no calcula bien la aplicacin el importe final, cuando lo que realmente se est haciendo es aplicar una oferta en vigor.

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BitTPV 2012

CDIGOS DE BARRAS PROPIOS (Slo para la gama Empresarial)


Si desea tener todos sus artculos codificados con cdigos de barras, puede recurrir a esta opcin. Con ella podr generar cdigos de barras para todos los artculos que haya creado y que no tengan ya introducido uno propio. Los estndares que se pueden utilizar para la generacin de estos cdigos de barras sern EAN 13, EAN 8 o Code39. En los dos primeros el cdigo de pas utilizado ser el 00 y en el caso de Code39 puede variarse el nmero de dgitos que componen el cdigo, entre 6 y 13. Los cdigos sern credos de manera automtica y correlativa.

IMPORTANTE: Los cdigos de barras de los artculos que se hayan cubierto a mano en la

ventana de Artculos, no sern sobrescritos.

CONFIGURACIN GRFICA DEL LOCAL (VERSIN DE HOSTELERA)


En esta versin se incluye la posibilidad de configurar grficamente el local. En la ventana de configuracin se muestra el espacio de diseo del propio local y una serie de botones al lado derecho de la ventana.

BitTPV 2012 51
En primer lugar puede observarse que pueden configurarse ms de un saln (hasta 9). Para cambiar de un saln a otro, basta con pulsar los botones con las flechas hacia arriba y hacia abajo situados en la parte superior e inferior, respectivamente, del nmero de saln actual.

A continuacin se muestran los botones de Eleccin del suelo, para poder elegir entre una serie de texturas para el suelo del local, y de Elementos a configurar. Con esta ltima opcin pueden crearse toda clase de elementos en el diseo del local, desde mesas de varios tipos, barras del bar, elementos estructurales del edificio y elementos decorativos.

Para cada tipo de elemento seleccionado, puede elegirse la orientacin o el modelo deseado (segn proceda para cada elemento), desplazndose con las flechas horizontales.

EXPORTACIN A MICROSOFT EXCEL (Slo para la gama Empresarial)


Gracias a esta opcin, pueden crearse hojas de clculo en formato Excel 5 que contengan listados de artculos, clientes, proveedores, facturas, tickets y movimientos de caja.

LOCALIZACIN DEL SERVIDOR DE DATOS


Aunque en el asistente de configuracin que se ejecuta la primera vez que se arranca la aplicacin ya se localiza la base de datos a utilizar, puede que se desee cambiar la ruta una vez que el programa lleva tiempo funcionando. En este caso, deber seleccionar esta opcin y elegir la ruta del servidor de datos donde se encuentra el archivo de base de datos TPV4.DBC, pinchando en el botn de la flecha y localizando el archivo en la red local.

En una instalacin en red, todos los puestos debern tener seleccionado como origen de los datos el archivo de base de datos del equipo que est funcionando como servidor. De esta manera, todos los datos estarn en el servidor y todos los puestos de la red local tendrn acceso a ellos.

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BitTPV 2012
PRECAUCIN: Los datos de la aplicacin deben estar siempre dentro de la carpeta DATOS, ya

sea en una instalacin local o en servidor remoto. Si se cambia el nombre de esa carpeta, aunque el funcionamiento de la aplicacin parezca correcto, internamente puede no serlo.

PERSONALIZACIN DE ETIQUETAS
En el men Utilidades, se muestra ahora una opcin para personalizar las etiquetas que permite imprimir la aplicacin. Al seleccionar esta opcin se muestra una lista con los modelos de etiquetas almacenados, que sern, inicialmente las etiquetas incluidas por defecto en la aplicacin, aunque posteriormente se podrn crear etiquetas nuevas.

Pueden crearse nuevas etiquetas, modificar las existentes y eliminar etiquetas (excepto las predefinidas de la aplicacin). Para las etiquetas predefinidas, podr restaurarse la configuracin de la etiqueta original, en el caso de desearlo por haber realizado modificaciones incorrectas, por ejemplo. A la hora de crear o modificar una etiqueta, se trabajar sobre la ventana de configuracin de la etiqueta. En esta ventana se podr fijar el nombre de la etiqueta y las medidas (para etiquetas nuevas, las preexistentes no pueden ser modificadas), as como los mrgenes inferior, superior e izquierdo de la hoja de etiquetas.

En la parte propiamente de diseo visual de la etiqueta, se muestran tres solapas: Una para las etiquetas con cdigo de barras, otra para las que llevan el logotipo de la empresa en vez del cdigo de barras y otra para las etiquetas de direcciones para mailing a clientes o proveedores. Cuando se edita una etiqueta, deben configurase los tres modelos.

BitTPV 2012 53
En el diseo de la etiqueta con cdigo de barras se muestran los campos de descripcin, referencia, precio, cdigo de barras, talla y color. Estos dos ltimos, nicamente aparecern en la versin textil. Cualquiera de estos elementos puede seleccionarse, momento en el que el borde pasa a ponerse de color rojo, y desplazarse con el ratn o con las teclas del cursor. Tambin puede ampliase su ancho, pulsando al mismo tiempo la tecla de maysculas con la flecha del cursor a la derecha (para aumentarlo) o a la izquierda (para disminuirlo). Asimismo puede cambiarse el tamao de la fuente, utilizando las teclas de AvPg (para aumentarla) o RePg (para disminuirla). El tamao de las fuentes podr oscilar entre 6 y 12 puntos. Mientras un elemento se encuentra seleccionado, no se puede acceder a las solapas de los otros dos tipos de etiqueta. Para poder hacerlo, debe quitarse la seleccin del elemento, simplemente pinchando con el ratn en el fondo de la etiqueta, si seleccionar otro objeto.

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BitTPV 2012

CAPTULO 10

CONTROL DE USUARIOS Y COPIAS DE SEGURIDAD


CONTROL DE USUARIOS
La ventana de Usuarios muestra los usuarios que pueden tener acceso a la aplicacin. Desde esta ventana se permite crear usuarios que puedan acceder a la aplicacin.

Al crear un nuevo usuario, a ste se le asignar uno de los dos niveles de acceso posibles y una clave (opcional, aunque recomendable).

IDENTIFICACIN DE ACCESO
Cada vez que se entra en la aplicacin, la ventana de Identificacin de acceso pedir que se seleccione el usuario de la lista y comprobar la clave de acceso. Si la clave no es correcta, no permitir la entrada en la aplicacin. Las claves de acceso nicamente las puede establecer el Encargado en la ventana de Control de usuarios. Si se ha entrado en la aplicacin con un usuario y se quiere cambiar este sin salir de ella, puede hacerse seleccionando la opcin Seleccin de usuario del men Edicin.

En el caso de estar utilizando la pantalla tctil, la pantalla ser diferente.

BitTPV 2012 55

En la barra superior se mostrarn todos los usuarios disponibles y una imagen que los identificar como ENCARGADO o DEPENDIENTE (CAMARERO en la versin para Hostelera).

IMPORTANTE: En caso de utilizar la pantalla tctil, asegrese de que las claves de acceso

establecidas sean numricas nicamente.

COPIAS DE SEGURIDAD
BitTPV 2012 se encarga de realizar una copia de seguridad automtica al salir de la aplicacin. Esta copia de seguridad se guarda en una subcarpeta incluida dentro de la carpeta donde est instalada la aplicacin y denominada BACKUPS. Cada da se guarda la copia de seguridad en dos archivos comprimidos en formato S40 y nombrados con la fecha actual y extensiones S40 e IMG. As una copia realizada el 25 de octubre de 2012 se llamara 25102012.S40 y 25102012.IMG (el primero almacena los datos y el segundo las imgenes). Si se entra y se sale de la aplicacin varias veces dentro del mismo da, se irn sobrescribiendo estas copias y nicamente estar en vigor la ltima realizada en el da. Sin embargo, las copias de das anteriores permanecern inalteradas.

Una copia de seguridad automtica se mantendr en el disco duro durante un espacio de unos dos meses. A partir de ese tiempo cuando se creen copias nuevas se irn borrando las ms antiguas.
PRECAUCIN: Si por alguna causa (como cortes de suministro elctrico, apagado incorrecto del

ordenador, error del sistema operativo, etc.) sus datos quedan daados, una copia de seguridad reciente es la nica forma de recuperar sus datos.

Para restaurar una copia de seguridad realizada con anterioridad se deber ejecutar la aplicacin RESTAURA.EXE, que se suministrar aparte y se colocar en la carpeta donde se haya instalado BitTPV. En esta aplicacin se seleccionar la fecha de la copia de datos que se quiere restaurar y se pulsar el botn Aceptar para reemplazar los datos actuales por los de la copia.

IMPORTANTE: En esta versin se permite establecer clave de cifrado. En caso de haber

establecido una clave de cifrado en la solapa LOPD de la ventana de Preferencias, deber indicarse tambin sta para poder efectuar la restauracin.

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BitTPV 2012
PRECAUCIN: Si se ha indicado una clave, no podr restaurarse la copia si no se introduce la

clave correcta, por lo que es muy importante que la guarde en lugar seguro.

Al restaurar unos datos, se crear un archivo en la misma carpeta BACKUPS llamado DESHACER.S40 (y otro DESHACER.IMG), que aparecer al final de la lista de fechas. Este archivo contiene los datos activos antes de ser sobrescritos por la ltima copia de seguridad restaurada. En caso de no estar conforme con los datos que se hayan restaurado, bastar con seleccionar DESHACER de la lista, se recuperarn los datos iniciales y desaparecer este archivo de la lista.
PRECAUCIN: A pesar de que se puedan deshacer restauraciones de manera automtica, se

recomienda encarecidamente que antes de realizar la restauracin de una copia de seguridad se realice una copia de seguridad manual del contenido de las carpetas DATOS e IMAGENES contenidas dentro de la carpeta de la aplicacin. De esta manera se evitarn prdidas de datos producidas por algn posible error durante la recuperacin de datos.

Si se restauran varias copias de seguridad una tras otra, sin haber seleccionado DESHACER entre una y otra, deber tenerse en cuenta que los datos que contendrn los archivos DESHACER.S40 y DESHACER.IMG sern los de la penltima copia restaurada y no la de los datos originales.
PRECAUCIN: Restaurar una copia de seguridad implica sobrescribir los datos que existen en la

actualidad de manera irreversible e irrecuperable. Antes de realizar una accin de este tipo hay que asegurarse perfectamente de que se sabe lo que se est haciendo, ya que en caso de realizar alguna accin incorrecta se pueden perder todos los datos. Si no se tiene claro como hacerlo, siempre se puede consultar con el soporte tcnico de CodeBit Systems (ver ltima seccin de este manual). A pesar de que BitTPV se encarga de realizar copias de seguridad peridicas, ninguna precaucin es poca en este sentido ya que se trata de la informacin de trabajo de cada da por lo que es altamente recomendable realizar copias de seguridad a mano (copiando las carpetas DATOS e IMAGENES en otra localizacin del disco o en otra unidad de disco) o con alguna herramienta especfica destinada a ello.
PRECAUCIN: En cualquier caso, es prcticamente imprescindible mantener una copia en papel

de los documentos legales que emite la aplicacin (tickets, facturas, declaraciones de impuestos.

), ya que de esa manera,

en el peor de los casos de una prdida de datos, siempre podr presentarlos en sus

Debe tenerse en cuenta que la copia de seguridad automtica la realiza el ltimo equipo de la red (si hay varios conectados en red) en la carpeta superior a la ruta de los datos de la aplicacin.

BitTPV 2012 57 CAPTULO 9

AYUDA Y REGISTRO DE LA APLICACIN


CONTENIDO DE LA AYUDA
El archivo de ayuda contiene la informacin presentada en este manual de manera que el acceso sea directo a la seccin que se quiera ver, aunque no mostrar las imgenes ni las anotaciones de los mrgenes.

REGISTRO DE LA APLICACIN
Como habr podido comprobar, BitFac ya no requiere que el CD-ROM en la unidad para su funcionamiento. Una vez instalado, puede funcionar en un nico puesto, hasta que se activen las licencias necesarias y se registre la aplicacin. Al entrar en la ventana de registro, se puede ver que la casilla correspondiente al cdigo de instalacin estar cubierta por un nmero (que ser diferente para cada mquina). Para activar las licencias adquiridas, deber cubrir los datos de registro y pulsar el botn Registrar. En ese momento se abrir una ventana para decidir si la hoja de registro se lanza directamente a la impresora, se pasa a PDF o se enva directamente por e-mail a CodeBit Systems. En cualquiera de los dos primeros casos, deber luego enviar por e-mail o fax la hoja de registro a CodeBit Systems. Una vez que CodeBit Systems reciba su peticin de registro, proceder a enviarle el cdigo de activacin por fax o correo electrnico. Esta clave deber introducirla en la casilla correspondiente y luego pulsar el botn Activar. En ese momento, si el cdigo es correcto, se mostrar el nmero de licencias activas que se haban solicitado, en color verde y se indicar que el registro ha sido realizado con xito. En el caso de necesitar ms licencias que las activadas o de que stas no sean correctas, deber indicarlo a CodeBit Systems para poder adquirirlas y/o activarlas. Recuerde adems que si no enva los datos para el registro, no tendr derecho al soporte tcnico telefnico de CodeBit Systems.

En la parte inferior izquierda de la ventana se podrn leer las condiciones del contrato de mantenimiento de la aplicacin e imprimirse si as se desea.

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BitTPV 2012

ANEXO I: PARA USUARIOS DE BitFac 2012

CONFIGURACIN DE UN ENTORNO DISTRIBUIDO


BitFac y BitTPV pueden intercambiar informacin entre s, lo cual posibilita gestionar una organizacin de mltiples tiendas. El concepto que se ha seguido para desarrollar este sistema es basarse en un almacn centralizado al cual recibe toda la mercanca de los proveedores y luego la distribuye entre sus tiendas. En esta central se llevara la gestin centralizada de compras, ventas, cobros, pagos, clientes, proveedores, artculos, etc. con BitFac y en cada tienda se instalara BitTPV. De esta manera, en un punto se concentrara toda la informacin de existencias de todos los almacenes existentes, mientras que en cada tienda se tendr nicamente informacin de lo que ocurre en ella.

EXPORTACIN DE ARTCULOS DESDE BITFAC 2012


Si se utiliza BitTPV en unin con BitFac, deberan crearse los artculos en BitFac (en la central) y luego exportarlos a BitTPV, no crendolos nunca en ambos sitios a la vez, lo cual dar lugar a confusiones y a operaciones incorrectas. Para enviar informacin de artculos desde BitFac, se deber seleccionar la opcin de men Intercambio de datos con el TPV; Enviar catlogo de artculos del men Utilidades. Aparecer la ventana de Exportacin en la que deber seleccionarse la ruta de exportacin (donde se va a crear el archivo a transferir) y el rango de cdigos de artculos a exportar. Una vez seleccionado esto y pulsado el botn Transferir, se crear un archivo llamado EXPTPV.ZIP que contiene la informacin que se le debe enviar al TPV. Este archivo se har llegar al ordenador donde se encuentre instalado BitTPV por medio de un mdem, Internet, disquete, red local, etc. para luego, desde BitTPV realizar la importacin.

IMPORTACIN DE ARTCULOS DESDE BITTPV 2012


En esta aplicacin se deber seleccionar la opcin Intercambio de datos con BitFac; Recuperar catlogo de artculos del men Utilidades. Aparecer la ventana de Importacin en la que deber seleccionarse la ruta de importacin (donde est el archivo EXPTPV.ZIP). Una vez seleccionado ste, y pulsado el botn Transferir, se actualizarn los artculos de BitTPV, sustituyendo las caractersticas de aquellos que tengan la misma referencia (ej. Artculos que cambian de precio) y aadiendo aquellos que no estuvieran antes (artculos nuevos).

EXPORTACIN DE TICKETS DESDE BITTPV 2012


De forma parecida a lo visto anteriormente, tambin pueden exportarse tickets de ventas realizadas en el TPV, para ser recogidas en la central por BitFac. En este caso se selecciona la ruta de exportacin en BitTPV desde Intercambio de datos con BitFac; Enviar tickets de venta del men Utilidades. Aparecer la ventana de Exportacin en la que se seleccionar la ruta de exportacin donde se crear el archivo EXPFAC.ZIP en cuanto se pulse el botn Transferir, con los datos a importar luego desde BitFac. Este archivo se har llegar al ordenador donde se encuentre instalado BitFac por medio de un mdem, Internet, disquete, red local, etc. para luego, desde BitFac realizar la importacin.

IMPORTACIN DE TICKETS DESDE BITFAC 2012


En esta aplicacin se deber seleccionar la opcin Intercambio de datos con BitFac; Adquirir tickets del men Utilidades. Aparecer la ventana de Importacin en la que deber seleccionarse la ruta de importacin (donde se

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encuentra el archivo EXPFAC.ZIP). Una vez seleccionado ste, y pulsado el botn Transferir, se actualizarn los datos de los tickets y de las existencias en los almacenes correspondientes. Si al realizar la importacin se encuentran tickets repetidos, se preguntar al usuario si desea sobrescribir el ticket existente o no.

CONFIGURACIN DE LOS NMEROS DE TERMINAL


En BitFac existe la posibilidad de asociar un almacn con un nmero de terminal, en la ventana de Control de Almacn. De esta manera, cuando se importen tickets de venta de las tiendas, la mercanca ser descontada del almacn correcto. La configuracin de los nmeros de terminal deber realizarse antes de realizar cualquier traspaso.

ORGANIZACIN DE LOS PROCESOS CON MLTIPLES ALMACENES


El proceso normal en este entorno distribuido tiene una parte manual y otra automtica. Como se coment al principio, este sistema se basa en una estructura centralizada, que recibira la mercanca en un almacn central desde donde se distribuira hacia las tiendas y desde el cual se llevara el control del stock de todas ellas. Para realizar un envo de material desde la central a otra tienda (almacn) debera realizarse en BitFac un traspaso entre almacenes y adjuntar una copia impresa del traspaso a la mercanca a enviar, como si se tratase de un albarn. A la recepcin de la mercanca en el almacn correspondiente, sta se dar de alta en BitTPV realizando manualmente una entrada de mercanca. Se supone que con cierta periodicidad se estn enviando los datos entre central y tiendas que actualizan los artculos de los TPV y las existencias en la central, donde siempre existir una informacin actualizada del estado de todos los almacenes.

CASOS PRCTICOS DE CONFIGURACIN


Supongamos una organizacin de una central desde la que tambin se vende al pblico con TPV y 3 tiendas con diversas configuraciones. Se va a ver a continuacin de manera prctica como se realizaran los procesos de intercambio en cada caso.

Tienda 1: Un nico ordenador con BitTPV. Se configurar como terminal 1, por ejemplo, en Preferencias. Peridicamente se enviarn los tickets a la central segn los procedimientos anteriormente comentados. Es el caso ms simple de los que se van a ver. Tienda 2: Suponemos un sistema ms complejo, en el que varios ordenadores conectados en una red local trabajan sobre un servidor, utilizando todos ellos BitTPV. Para este tipo de configuracin se instalara BitTPV en el servidor y

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en cada uno de los puestos. A continuacin se configurarn los puestos para que accedan la carpeta de datos del BitTPV del servidor. Los intercambios de datos se establecern con el servidor de la red que contiene toda la informacin compartida. Este terminal puede quedar numerado como terminal 2. Tienda 3: En este caso tenemos dos BitTPV trabajando en dos ordenadores diferentes que no estn conectados en red. Como no comparten informacin entre s, pero controlan el mismo almacn, ambos debern llevar el mismo nmero de terminal (terminal 3, por ejemplo) y se pueden distinguir utilizando una serie de tickets diferente para cada caso. Las comunicaciones se debern establecer con cada ordenador por separado, por lo que no es una configuracin muy recomendable de manera general, ya que duplica el trabajo de importacin y exportacin de datos. Esta configuracin nicamente se recomienda en caso de que por tener un movimiento constante de clientes, por ejemplo, que el sistema de venta no debiera pararse. De este modo, aunque uno de los terminales falle, el otro sigue funcionando. Almacn principal: Es el lugar donde se encuentra instalado BitFac y por tanto donde reside la informacin centralizada de la empresa. Desde aqu ser desde donde se enve la mercanca acompaada por las hojas de traspaso entre almacenes. En el almacn principal tambin podemos suponer que haya terminales de venta, ya sean independientes o conectados entre si. En este caso, como el almacn que se controla es el mismo que el que lleva controlado BitFac, no sera muy operativo dar de alta artculos en dos aplicaciones a la vez cuando llega mercanca nueva, cuando probablemente los ordenadores estn separados pocos metros (o es el mismo ordenador). Para ello, se puede desmarcar en Preferencias de BitTPV la opcin de Llevar control de almacn, para que no aparezcan existencias de los artculos, ya que estas se controlarn desde BitFac. De todos modos, lo que s se debe seguir realizando son los traspasos de artculos y tickets entre las dos aplicaciones.

BitTPV 2012 61 ANEXO II: BSCULAS

CONFIGURACIN BSCULAS Y BALANZAS


BSCULA INDEPENDIENTE DESCONECTADA
En el caso de utilizar balanzas independientes con emisin de ticket con cdigos de barras, stas debern estar configuradas correctamente segn los estndares exigidos. La aplicacin insertar automticamente el precio y las unidades segn el cdigo de barras EAN 13 generado por la balanza. La estructura del cdigo generado por la balanza deber ser: PP XXXXX YYYYY C PP: Es el prefijo reservado por AECOC, que deber ser 25 o 26. X...X: Es el cdigo del producto. Deber ser el mismo en el programa y en la balanza. Si en el TPV se utilizan ms de cinco dgitos, los anteriores debern ser ceros. Y...Y: Es el importe que deber satisfacer el consumidor por el producto. La coma de los decimales del Euro est entre el tercer y el cuarto dgito empezando por la izquierda. C: Se trata del dgito de control. Lo genera automticamente la bscula

CONEXIN DIRECTA DE BSCULA


Se incluye en esta revisin la posibilidad de controlar una bscula conectada directamente al TPV mediante el protocolo Samsung. Para poder utilizar una bscula conectada, se deber indicar en la ventana de Preferencias, en la solapa de Dispositivos, marcando el check de Bscula conectada.

Al indicar que el TPV tiene una bscula conectada, deber indicrsele tambin el puerto serie al que se encuentra conectado, seleccionndolo del desplegable. Al lado de la lista de puertos COM, se encuentra un botn que permite hacer un test de pesada, para comprobar que la comunicacin con la bscula es la correcta. Si la bscula muestra un peso y en la ventan del test sale el mismo precio, la bscula estar lista para ser usada. En caso contrario, puede que la bscula no est conectada en el puerto que se le ha indicado o que est configurada para un protocolo diferente.

En la ventana de Terminal, la forma de seleccionar un artculo que vaya a tomar el dato del peso de la bscula, ser colocar en primer lugar el producto en la bscula y luego indicar en la ventana de terminal el artculo que se est vendiendo. De esta manera, en la columna de unidades ya se pondr el peso tomado directamente de la bscula.

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