AGENCIAS Y SUCURSALES Son lugares de negocio sin personalidad jurdica en los que la empresa efecta toda, o parte de su actividad,

procedimiento tpico de expansin. Los objetivos de las empresas de abrir Agencias o Sucursales, entre otros son los siguientes:

Incrementar las Ventas, Ampliar su radio de accin, Tener el dominio de ciertas plazas Contacto con los clientes, Poner al alcance de los clientes los productos que maneja, Conocer las necesidades del mercado, Saber que productos son de mayor demanda, Vender sus mercancias en otros lugares; y Extender sus operaciones en lugares distintos de la casa matriz.

AGENCIA. (Art. 264 C.Co.) Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla. Es una entidad, fsica, o moral, que ejerce sus actividades con independencia econmica y administrativa de la casa Matriz. Su funcin consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Por tal razn el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial. VENTAJAS. Esta modalidad de comercializacin de los productos representa un muy buena opcin para muchas empresas:

No representa una cantidad representativa de gastos fijos, no costos adicionales por la inversin en construcciones e instalaciones, La comisin representa un costo variable de vantas para la casa matriz. ( Depende de las ventas)

DESVENTAJAS

No es posible utilizarlas para todo los tipos de productos en el mercado, Gran cantidad de cartera, Costos de control y mantenimiento; y La poca fidelidad de los agentes comerciales.

CONTROL.

La Casa Matriz debera llevar un control contable de las ventas, costos y gastos de cada uno de los agentes. El valor de los fletes, seguros y demas gastos que origine el envio de mercancia a sus agentes, debera ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de ventas.

CARACTERISTICAS.

Tiene surtido de muestras, No mantiene existencias, La Casa Matriz es la que cumple los pedidos, La Casa Matriz es la que aprueba crditos y efectua cobros, (En algunos casos efectua cobros) Fondo es reponible, Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes. Cuando no hay contrato de exclusividad con la empresa el agente puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compaias, las cuales incluso manufacturen productos similares; y Cobran una comisin por las mercancias vendidas. La facturacin de las ventas la efectua directamente la casa matriz, y el agente slo registra contablemente el ingreso por las comisiones.

La estructura legal se constituye mediante un contrato entre el agenta comercial y la compaia fabricante o mayorista del producto. SUCURSAL Art. 263 C.Co. Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar la sociedad. Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las sucursales, deber otorgrseles un poder por escritura pblica o documento legalmente reconocido, que se inscribira en el registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumir que tendran las mismas atribuciones de los administradores de la principal. CARACTERISTICAS.

Es la creacin de extensiones de la misma compaia, en aquellos lugares en donde se efectuen operaciones con los clientes, Son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo el mismo nombre o razn social, Efectan su propia facturacin,

Tienen local propia, mantienen inventarios y pueden o no llevar una contabilidad propia, que sera integrada cada cierto tiempo a la de la Casa Matriz,

CONTROL. En cada sucursal la Casa matriz debera llevar un control en los siguientes aspectos:

Mercancias en existencias, Utilidades o perdidas generadas, Contabilidad

El grado de autonoma garantizado a una sucursal lo determina la Casa Matriz. L amyor parte de las sucursales mantienen sus propios registros de ventas, cartera, etc. Algunas sucursales tienen autoridad para pagar muchos de sus gastos, mientras que otras slo se les permite hacer pequeos desembolsos, lo que equivale por lo regular a una Caja Menor. En ocasiones una sucursal puede tener autoridad para pagar a los proveedores por mercancias compradas por o para la sucursal. Sin embargo, la mayor parte de las empresas prefieren centralizar las compras y las cuentas por pagar. CONTABILIDAD. Es muy comn que una compaia con sus oficinas principales por ejemplo en Bogot D.C. (Casa MAtriz), tenga sucursales por ejemplo en las ciudades capitales de deptos. En algunos casos la Casa matriz mantiene todos los registros de la contabilidad, incluyendo los de las sucursales, caso en el cual la compaia lleva unicamente un juego de libros. Sin embargo, otras empresas hacen que cada sucursal lleve su propio juego de registros contables, y en este caso la empresa tendra un juego de libros en conjunto, no solo para la oficina principal, sino tambin para cada sucursal. El analisis de la contabilidad la podemos dividir en dos partes: 1. Contabilizacin de las transacciones de la sucursal, las cuales unas veces sern con la oficina principal, y otras, con los particulares; y 2. La Consolidacin periodica de las cuentas de la oficina principal con las de la(s) sucursal(es) con el fin de preparar estados financieros para la compaia en conjunto. (Consolidacin). CONTABILIDAD DE LA SUCURSAL. Cuando una compaia abre una sucursal, y esta lleva sus propios registro de contabilidad, (control), que la sucursal llevara como si fuera una empresa juridicamente independiente. Tendr sus propios libros auxiliares, mayor, etc, y all se registraran todas las transacciones que la afecten (particulares - Casa matriz). La diferencia entre la contabilidad de una sucursal y la de una compaia juridicamente independiente consiste en que la sucursal no lleva cuentas de patrimonio. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino la Casa Matriz. La Cuenta que reemplaza a la de Patrimonio y que es llevada por la sucursal es la cuenta oficina Principal por Pagar - (2310) Cuentas por Pagar a Casa Matriz. Tambien se llevara una cuenta reciproca en la Casa Matriz, denominada

Sucursal por Cobrar (132015) Cuentas por Cobrar a Vinculados Economicos - Sucursales y siempre debe ser igual a la cuenta reciproca Oficina Principal por Pagar. EJERCICIO. Una compaia ubicada en la ciudad de Villavicencio, abre una sucursal en la ciudad de Restrepo en Enero 05 de 2003. La sucursal llevra sus propios registros, cerrara los libros y prepar estados financieros al final de cada mes. La sucursal funciona en un local en arrendamiento, inicia operaciones con $5.000,oo en efectivo y $50.000,oo en inventario de mercancias que le ha dado la principal. Otras Transacciones hechas por la sucursal. 1. Compra mercancias a crdito por $10.000,oo 2. Vende a crdito $50.000,oo 3. Vende de contado por $20.000,oo 4. Recauda cartera por sus ventas por $42.000,oo 5. Abona a proveedores por $7.500,oo 6. Paga arrendamiento del local por $12.000,oo en efectivo 7. Envia a la sucursal dinero en efectivo por $40.000,oo Asiento de apertura de la sucursal En la Sucursal 11050501 Caja Principal 62053650 Despachos de la Principal 23100501 Cuentas por Pagar - Casa Matriz 22200505 Proveedores de Mercancia - Casa matriz 5.000,oo 50.000,oo 5.000,oo 50.000,oo

En la Principal 13201501 Deudores - Vinculados Economicos - Sucursales Efectivo 5000,oo 13201502 Deudores - Vinculados Economicos - Sucursales M/cias 50.000,oo 11100501 Bancos 41353650 Despachos a la Casa Matriz 5.000,oo 50.000,oo

1. Compra de mercancias a crdito por $10.000,oo 62053601 Compra de Electrodomesticos 10.000,oo 22050501 Proveedores de Mercancia 10.000,oo

2. Vende a crdito la suma de $50.000,oo 13050501 Deudores Clientes 41353601 Venta de Electrodomesticos 50.000,oo 10.000,oo

3. Vende de contado la suma de $20.000,oo 11050501 Caja principal 41353601 Venta de Electrodomesticos 20.000,oo 20.000,oo

4. Recauda cartera por $42.000,oo 11050501 Caja Principal 13050501 Deudores Clientes 42.000,oo 42.000,oo

5. Abona a proveedores $7.500,oo en efectivo 22050501 Proveedores de Mercancias 7.500,oo 11050501 Caja Principal 7.500,oo

6. Paga $12.000,oo en efectivo por concepto de arrendamiento del local. 51201001 Arrendamiento Construcciones y edificaciones 12.000,oo 11050501 Caja Principal 12.000,oo

7. Envia la suma de $40.000,oo en efectivo, a la Casa Matriz como abono a la mercancia recibida. En la Sucursal.

22050505 Proveedores Mercancias - Casa Matriz 40.000,oo 11050501 Caja Principal En la Casa Matriz. 11050501 Caja principal 13201502 Deudores Vinculados Economicos - Sucursales Mercancia 40.000,oo 40.000,oo 40.000,oo

Si las compra, los Gastos y otras operaciones superan los topes para efectuar retencin en la fuente, se debe descontar y contabilizar, as mismo si las operaciones generan iva este se debe contabilizar como recaudado o como descontable, segn el caso. Las contabilizaciones de la retencin e Iva son comn y corriente es decir se afectan las cuentas 2365 y 2408 respectivamente. Suponemos el cierre de enero 31 de 2003, los saldos a esa fecha son los siguientes: En la sucursal CODIGO CUENTA SALDO DEBITO SALDO CREDITO 7.500,oo 8.000,oo 2.500,oo 10.000,oo 5.000,oo 70.000,oo

11050501 Caja Principal 13050501 Deudores Clientes 22050501 Proveedores de Mercancias 22200505 Proveedores de Mercancias - Casa Matriz 23100501 Cuentas por Pagar - Casa Matriz 41353601 Venta de Electrodomesticos

51201001 Arrendamientos - Construciones y Edificaciones 12.000,oo 62053601 Compras de Mercancias - Electrodomesticos 62053650 Despachos de Mercancias a Sucursales 10.000,oo 50.000,oo

Si se efectua cierre en el mes de enero de 2003, se debe cancelar las cuentas de resultado, cargar a inventarios la suma de $20.000, y determinar la utilidad con un crdito a la cuenta 23100501 Cuentas por pagar a la Casa Matriz En la Casa Matriz

Al efectuar el cierre a enero 31 en la sucursal, en la Casa Matriz se contabiliza la utilidad de $18.000, como un ingreso a Ingresos sucursal credito y un debito a la 13201501 Deudores Vinculado Economicos - Efectivo. CODIGO CUENTA 11050501 Caja Principal 11100501 Bancos 13201501 Deudores Vinculados Economicos - Sucursales Efectivo 5.000,oo 13201502 Deudores Vinculados Economicos - Sucursales Mercancias Venta Electrodomesticos - Despacho M/cias a Sucursales SUMAS IGUALES SUCURSAL ESTADO DE RESULTADOS DEL 01-01 AL 31-01-2003 INGRESOS OPERACIONALES Venta de Electrodomesticos COSTO DE VENTAS Inventario Inicial Compras Despachos de la Casa Matriz Mercancia Disponible para la Ventas 0,oo 10.000,oo 50.000,oo 60.000,oo 70.000,oo 55.000,oo 10.000,oo SALDO DEBITO 40.000,oo 5.000,oo SALDO CREDITO

41353650

50.000,oo 55.000,oo

Inventario Final de Mercancias 31-01-2003 20.000,oo COSTO DE MERCANCIA VENDIDA UTILIDAD BRUTA GASTOS OPERACIONALES 40.000,oo 30.000,oo

Arrendamientos TOTAL GASTOS OPERACIONALES UTILIDAD OPERACIONAL ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AL 31-01-2003 ACTIVO CORRIENTE Caja Deudores Inventarios TOTAL ACTIVO CORRIENTE TOTAL ACTIVO 7.500,oo 8.000,oo 20.000,oo PASIVO CORRIENTE

12.000,oo 12.000,oo 18.000,oo

Proveedores TOTAL PASIVO CORRIENTE TOTAL PASIVO 35.500,oo PATRIMONIO 35.500,oo Proveedores - Casa Matriz Cuentas por Pagar - Casa Matriz TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

2.500,oo 2.500,oo 2.500,oo 2.500,oo 10.000,oo 23.000,oo 33.000,oo 35.500,oo

Suponemos que el Balance de prueba de la Casa Matriz es el siguiente: CODIGO 110505 111005 130505 CUENTA CAJA BANCOS DEUDORES CLIENTES SALDO DEBITO SALDO CREDITO 15.000,oo 100.000,oo 30.000,oo

13201501 VINC. ECON. SUCURSALES POR COBRAR - EFECTIVO 5.000,oo 13201502 VINC. ECON. SUCURSALES POR COBRAR - MCIAS 138020 DEUDORES VARIOS 10.000,oo 20.000,oo

143536 150405 151605 220505 3105 3705 413536 620536

INVENTARIOS TERRENOS EDIFICIOS PROVEEDORES CAPITAL SOCIAL SUPERAVITA GANANCIAS RETENIDAS VENTAS COMPRAS

40.000,oo 50.000,oo 150.000,oo 10.000,oo 300.000,oo 67.000,oo 180.000,oo 160.000,oo 50.000,oo 27.000,oo 607.000,oo 607.000,oo

62053650 DESPACHOS A SUCURSALES 51 GASTOS TOTALES

HOJA DE TRABAJO PARA ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Una hoja de trabajo para preparar estados financieros consolidados para la Casa Matriz y su sucursal o sucursales debe lograr lo siguiente: 1. Combinar activos y pasivos similares 2. Eliminar cantidades reciprocas 3. Eliminar utilidades entrecompaias si las hay. La hoja de trabajo se usa, en especial , para facilitar la preparacin de estados financieros consolidados. Por eso, la siguiente hoja de trabajo se divide en dos partes. La seccin de ingresos se usa para preparar el estado de ingresos consolidado; el balance se usa para preparar un balance consolidado al final del periodo. Los asientos de eliminacin en este tipo de hoja de trabajo no se registran en los libros de la compaia ni en los de la oficina principal, ni en los de la sucursal. Se debe elaborar y preservar, junto con la hoja de trabajo en si misma, una hoja de dos columnas que detallen estos asientos diarios, ya que estos documentos por lo regular constituirn el unico enlace que conecte los balances de prueba y los estados financieros. Las explicaciones a los asientos en la hoja de trabajo se ofrecen como notas de pie de pagina a continuacin de cada hoja de trabajo. Cuando una empresa tiene sucursales y las hace llevar sus propios registros contables, no solo establece responsabilidad financiera independiente, sino que permite a la direccin de cada divisin separada de la empresa empaparse de como le ha ido en su operacin particular. A parte de los resultados financieros separados, tambien debe determinar periodicamente su utilidad o

perdida unificada y preparar estados financieros conjuntos (Consolidados). esto quiere decir que es necesario consolidar los registros de contabilidad de la Casa Matriz con los de la(s) sucursal(es) proceso en el que unas cuentas se combinan y otras se eliminan (aquellas que reflejan operacionen dentro de la compaia). Esta consolidacin no se hace en los registro formales de contabilidad, sino que se hace en papeles de trabajo (Hoja de trabajo); y luego se preparan los Estados Financieros consolidados. Para consolidar las cuentas de la Casa Matriz y la Sucursal, el contador primero lista un balance general a nivel de subcuenta, tanto de la sucursal(es) como de la Casa Matriz, en la fecha de corte que se dispone a consolidar. COMPAIA XXX CONSOLIDACION ESTADOS FINANCIEROS CASA MATRIZ - SUCURSAL AL 31-01-2003

VENTAS

70.000,oo CASA MATRIZ SUCURSAL ELIMNACIONES ESTADO DE RESULTADOS BALANCE GENERAL HABER

CUENTA CAJA BANCOS DEUDORES CLIENTES

DEBE 15.000 100.00 0 30.000

HABER

DEBE HABE HABE DEBER DEBE R R R 7.500

HABER DEBE 22.500 100.000

8.000

38.000

VINC. ECON. 5.000 SUCUR. EFEC VINC. ECON. 10.000 SUCUR. MCIA DEUDORES VARIOS INV. INCIAL TERRENOS EDIFICIOS 20.000 40.000 50.000 150.00

5.000

10.000

20.000 40.000 0 50.000 150.000

0 PROVEEDORE S PROV. CASA MATRIZ CUENTAS POR PAGAR CASA MAT CAPITAL SOCIAL UTILIADES RETENIDAS VENTAS COMPRAS DESPACHO A SUCURSALES DESPACHO DE CASA MATRIZ GASTOS 27.000 160.00 0 50.000 300.000 10.000 2.500 12.500

10.000 10.000

5.000 5.000

67.000 180.000 10.00 0 50.000 70.000 170.000 250.000

67.000

50.00 0

50.000 0

______ 12.00 _____ ______ _____ 39.000 _ 0 _ _ _

SUBTOTALES INVENTARIO FINAL. Matriz $50.000 Sucurs $20.000 SUBTOTALES UTILIDAD DEL

607.00 607.00 87.50 87.500 65.000 65.000 0 0 0

______ 70.000 _

249.00 320.00 0 0 71.000 ______ ______ 71.000

EJERCICIO SUMAS IGUALES BIBLIOGRAFIA. FINNEY MILLER Curso de Contabilidad Editorial Mc Graw Hill GUDIO - CORAL Contabilidad 2000 Mc Graw Hill Compilacin de Normas , Doctrina y Jurisprudencia, Legis S.A. Regimen de Impuesto a la Renta Cdigo del Comercio Legis

320.00 320.00 450.50 450.50 0 0 0 0

JOSEPH A. WISEMA Y JAMES A CASHIN, Contabilidad Avanzada Mac Graw Hill BERNARD J. HARGADON JR., Principios de Contabilidad, Editorial Norma