ADECUACIN ADMINISTRATIVA Facultad de Medicina

Febrero de 2014

ANTECEDENTES

2005 (Mayo )
Grupos de Trabajo Acadmico (GTA) y la reforma acadmico administrativa de la facultad de medicina de la Universidad de Antioquia .

2009
Comisin de administracin para el plan de desarrollo de la facultad de medicina. 2011 (Diciembre) Proyecto de adecuacin acadmico administrativa. Facultad de medicina, Universidad de Antioquia.

COMISIN PARA LA ADECUACIN ADMINISTRATIVA

INTEGRANTES

LUIS FERNANDO GARCIA MORENO CARLOS LERMA AGUDELO PABLO JAVIER PATIO GRAJALES CARLOS JULIO MONTOYA GUARN LUIS FELIPE GMEZ ISAZA CARLOS ALBERTO PALACIO GLORIA LUCIA JIMENEZ VALDS SARA ROBLEDO VASQUEZ LUIS FERNANDO RUIZ MONSALVE

Facultad de Medicina 2013

HOJA DE RUTA

1. Alcance
Fase 1: Concertacin de escenarios de la Macroestructura orgnica por parte de la comisin y el decano. Fase 2: Validacin de viabilidad por parte de Administracin Central de la Universidad (planeacin y Rectora). Fase 3: Presentacin al consejo de facultad. Fase 4: Socializacin, participacin y concertacin de la Adecuacin Administrativa con los diferentes estamentos de la Facultad.

HOJA DE RUTA

2. Ajuste a la arquitectura de la estructura organizacional de la propuesta Enfoque y alcance de los procesos 3. Validacin y ajuste normativo: (Solicitud de ajuste al estatuto general si aplica)

4. Capacitacin del Talento Humano (Nuevo modelo de gestin, herramientas)

5. Levantamiento y sistematizacin de los subprocesos (Iniciar con los de Apoyo)

HOJA DE RUTA

6. Identificacin de necesidades para la operacin

7. Asignacin de recursos

8. Inicio de operacin

N
Estructura

Estrategia

E
Cultura

Desarrollo Humano

Sistemas

Estilo
Capacidades

MENTE Estrategia

CUERPO

Estructura

Cultura

PERSONALIDAD

ESTRATEGIA:

Como estamos Hacia donde vamos Como lograrlo

Proceso Permanente y dinmico

ESTRUCTURA: til para Materializar la Misin mediante Acciones coordinadas

de seres humanos, de una manera eficientemente CULTURA: Motiva a la gente y dinamiza la organizacin o no

HOJA DE RUTA Fase 4: Socializacin, participacin y concertacin de la Adecuacin Administrativa con los diferentes estamentos de la Facultad. Enfoque Metodolgico A) Asesora a la comisin sobre gestin del cambio y clima organizacional o Consulta y asesora con expertos en comunicacin o Conocer experiencia del proceso de transformacin de la U. Nacional, la UIS y la U. del Valle B) Propuestas de Dinmicas de abordaje

SE PRECISA EL CAMBIO CULTURAL

LA CULTURA

Es un modelo de presunciones bsicas, inventadas, descubiertas o desarrolladas por un grupo humano al ir aprendiendo a enfrentarse con sus problemas de adaptacin al entorno externo y de integracin interna.

SE PRECISA EL CAMBIO CULTURAL

LA CULTURA

Por tanto, la Cultura define las actitudes, pensamientos, reacciones y comportamientos de los miembros de la organizacin ante las oportunidades y amenazas con las que se enfrentan diariamente.

SE PRECISA EL CAMBIO CULTURAL

Pretender cambiar mtodos y sistemas de trabajo en la organizacin sin considerar el marco cultural que le da sustento y sirve de base para el desarrollo de tales cambios, est destinado claramente al fracaso .

FASE 4

LA COMUNICACIN PARTICIPATIVA EN EL PROCESO DE ADECUACIN ADMINISTRATIVA DE LA FACULTAD DE MEDICINA U DE A

Profesor: Edilson Bustamante Ospina

Doctorado :Publicidad y relaciones pblicas Universidad Autnoma de Barcelona Experto en Comunicacin social y salud Universidad Complutense de Madrid Docente Investigador de la U de A

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Etapas de integracin de la comunicacin en el proceso de transformacin 1. Sensibilizacin 2. Construccin y participacin 3. Socializacin general del proceso de construccin colectiva

4. Implementacin institucional

del

proceso

de

transformacin

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La comunicacin Entendida como la facilitacin relacional para el dilogo participativo informado.

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Etapas 1 - La sensibilizacin

La sensibilizacin comprende la comunicacin directa y relacional, la informacin, la corresponsabilidad y el compromiso con una accin especfica.

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Las Facultad hace parte de nuestro proyecto de vida, por tanto, entender sus lgicas y participar activamente en sus decisiones significa contribuir con sus logros y los nuestros.

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Etapas 1 - La sensibilizacin

Elementos a considerar en la sensibilizacin

Los Pblicos Los Medios El Contenido

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Etapas 1 - La sensibilizacin Elementos a considerar en la sensibilizacin Los Pblicos: Partir del Reconocimiento de la heterogeneidad de los diversos pblicos objeto y sus diferentes necesidades, aspiraciones y oportunidades para plantear un enfoque estratgico de abordaje contextualizado.

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Etapas 1 - La sensibilizacin Elementos a considerar en la sensibilizacin Los Medios: Entender que el lenguaje verbal y no verbal, con un enfoque personalizado, juegan un papel fundamental en la comunicacin relacional, lo cual precisa de una manera diferente de abordaje en relacin con cada uno de los pblicos objeto.

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Etapas 1 - La sensibilizacin

Elementos a considerar en la sensibilizacin

El Contenido: Hacindolo apropiado y cercano a los contextos de cada uno de los pblicos

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Etapas 2 - La Construccin colectiva

A. Basados en la informacin resultante de las reflexiones presentadas por la comisin para la adecuacin administrativa, disear material pedaggico educativo con un lenguaje cercano a los distintos pblicos que se quieren convocar.

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Etapas 2 - La Construccin colectiva

B. Diseo de jornadas de trabajo con metodologa participativa para cada pblico objeto.
Previo a cada jornada de trabajo programada, socializar el material educativo diseado para el pblico especfico convocado. Formular preguntas orientadoras que apoyen la realimentacin del documento base, provoquen la participacin y apunten a la construccin colectiva.

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Etapas 2 - La Construccin colectiva

C. Posterior a cada encuentro, se propone abrir canales de participacin donde estas personas sensibilizadas y comprometidas, continen aportando a esta construccin.

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Etapas 2 - La Construccin colectiva

D. Retroalimentacin Con el propsito de mantener una dinmica de comunicacin posterior con los pblicos sensibilizados, se recomienda compartir con ellos las relatoras propias y de las dems jornadas realizadas bajo la metodologa participativa, mediante correo electrnico o a travs de un canal establecido tipo red social o red interna. En este intercambio podrn producirse otros documentos que complementen el documento base.

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Etapas 2 - La Construccin colectiva

E. Espacios Institucionales Naturales Se propone adems, la utilizacin de espacios institucionales, incluyendo metodologas acadmicas para la reflexin de la adecuacin administrativa

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Etapas 3 - Socializacin general del proceso de construccin colectiva

Es necesario que se comunique efectivamente a todas las instancias interesadas e involucradas, el proceso de construccin colectiva de adecuacin administrativa de la facultad que se hizo con los distintos representantes de los estamentos. Para esta socializacin, se propone realizar presentaciones en diversos escenarios y con diferentes pblicos, sobre el proceso que se desarroll y sus resultados.

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Etapas 4 - Implementacin del proceso de transformacin institucional

Manteniendo canales de comunicacin eficientes y permanentes que potencien las estrategias de implementacin que, seguramente, tendr mucho avanzado desde su misma dinmica de construccin colectiva, documento base sobre el cual se fundamenta la transformacin.

LA COMUNICACIN PARTICIPATIVA EN EL PROCESO DE ADECUACIN ADMINISTRATIVA DE LA FACULTAD DE MEDICINA U DE A

Cuando se trata de cambios, de culturas, de personas con realidades y contextos especficos, hay que trabajar desde el dilogo frente a frente, no solo mediado por las tecnologas.

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Recursos requeridos

Definicin de Poblaciones objeto

Cronograma (5 Meses) Metodologa de Convocatoria

GRUPOS DE INTERS Administrativo Auxiliares admtivos y secretarias Personal de apoyo Departamentos Investigadores

Coordinadores rea Comit de Currculo Comit Carrera

Comit de Investigacin Comit de Extensin Profesores Estudiantiles Egresados

ESCENARIOS INSTITUCIONALES PROPICIOS Reunin de Jefes y Coordinadores Reuniones de comits (se hara reunin conjunta) Reunin administrativa (podran incluir secretarias, auxiliares adtivos y personal de apoyo) Reuniones de Profesores - Claustro Reuniones de Estudiantes ESCENARIOS PARA CONFERENCIAS DE INVITADOS La catedra Hctor Abad Reuniones de Profesores Reuniones de Estudiantes Reuniones de egresados

HITOS
Hito 3
Presentacin al equipo Administrativo de la Facultad Hito 6 Hito 1 Propuesta Concertada Comisin y decano Hito 4 Presentacin a Consejo de Facultad Reunin y entrega de material Pedagjico Hito 7

Primera reunion
Febrero 5 19

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Hito 2 Propuesta Pre-validada por Planeacion central y Rectora

Hito 5 Asesora a la comisn Cambio y Clima organizacional

Plan de encuentros para la construccin de la adecuacin administrativa

PRIMER ENCUENTRO (Construccin)

GRUPOS
Jefes Administrativo Auxiliares admtivos y secretarias Personal de apoyo Departamentos Coordinadores rea Comit de Currculo Comit de posgrados Comit Carrera

FECHA Febrero 19 o 26 Febrero 27 o Marzo 4 Marzo 11 Marzo 18 Marzo 25 Abril 1 Abril 8 Abril 8 Abril 15 Abril 22 Abril 29

OBSERVACIONES

Comit de Investigacin
Comit de Extensin Profesores Estudiantiles Egresados

Mayo 6
Mayo 13 Mayo 20

Plan de encuentros para la construccin de la adecuacin administrativa

PRIMER ENCUENTRO (Construccin) GRUPOS Jefes Administrativo (Incluye auxiliares administrativos, secretarias y personal de apoyo) FECHA OBSERVACIONES

Febrero 19 o 26
Febrero 27 o Marzo 4 Marzo 11

Departamentos y Coordinadores de rea (Posiblemente varias reuniones) Comits

Marzo 18 Marzo 25 Abril 1 Abril 8

Profesores (Posiblemente varias reuniones, tutores de ABP)

Abril 15 Abril 22 Mayo 6

Egresados (Posiblemente varias reuniones)

Estudiantes (Lderes Representantes en sus respectivos grupos)

Mayo 13

Plan de encuentros para la construccin de la adecuacin administrativa

SEGUNDO ENCUENTRO (Socializacin de resultados) Escenario Institucional La catedra Hctor Abad Dos Momentos: - Participacin (Invitados UNAL-UIS- U del Valle) - Para Socializar resultados Claustro de Profesores Reuniones de Estudiantes Reuniones de egresados Fecha

Abril (Moiss Wasserman) Julio Julio Julio Julio

Los tiempos turbulentos como el actual cuando la magnitud, intensidad y

velocidad de los cambios del entorno dentro del cual se desenvuelven las
universidades amenazan con superar sus capacidades de reaccin y adaptacin y ellas corren el riesgo de entrar en crisis, perder posicin competitiva y desaparecer, fuerzan a las instituciones a redisear sus estructuras y procedimientos de gobierno y gestin con el fin de aumentar sus capacidades estratgicas frente al medio ambiente externo.

(Revista de Educacin N 355, Mayo Agosto de 2011) Organizacin de Cooperacin y Desarrollo Econmico (OCDE)