Universidad Empresarial Siglo 21 Seminario de Comunicacin Organizacional Trabajo Prctico

DIAGNSTICO INSTITUCIONAL SOLUCIONES GRFICAS S.R.L. TERCERO INFORME Comunicacin Externa

Delfino, Gonzalo De Mello, Joo Molinero, Franco

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NDICE PARTE 1 INTRODUCCIN A LA EMPRESA ......................................................................... 4 Breve Desarrollo Histrico: ........................................................................................................ 4 Misin ......................................................................................................................................... 4 Visin .......................................................................................................................................... 4 Servicios:..................................................................................................................................... 5 Direcciones y contactos: ............................................................................................................. 5 IDENTIDAD VISUAL: .................................................................................................................. 6 Isologotipo .................................................................................................................................. 6 Slogan: ........................................................................................................................................ 6 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL: ......................................................................................... 7 ESTRUCTURA EDILICIA ............................................................................................................ 7 INSTITUCIONES Y PBLICOS CON LAS QUE SE VINCULA .............................................. 8 COMUNICACIN ......................................................................................................................... 9 Comunicacin Interna ................................................................................................................. 9 Crisis ........................................................................................................................................... 9 Comunicacin Externa ................................................................................................................ 9 Consideraciones ........................................................................................................................ 10 ANEXO 1...................................................................................................................................... 11 MANUAL INDUCTIVO DE SOLUCIONES GRAFICAS ..................................................... 11 PARTE 2 COMUNICACIN INTERNA ................................................................................. 36 Comunicacin Interna: Responsables ....................................................................................... 36 Comunicacin Interna: Tcnicas............................................................................................... 36 Distribucin del espacio y ambientacin. ................................................................................. 37 Pblico Interno .......................................................................................................................... 37 Comunicacin: Formal.............................................................................................................. 38 Comunicacin: Informal ........................................................................................................... 38 Breve anlisis de la Cultura ...................................................................................................... 39 Crisis Interna ............................................................................................................................. 40 Anlisis de la situacin ............................................................................................................. 40 Dificultades de Comunicacin Interna...................................................................................... 41 PARTE 3 COMUNICACIN EXTERNA................................................................................ 44 El Pblico .................................................................................................................................. 44 Pblicos Externos.................................................................................................................. 44 Pblicos Semi-Externos ........................................................................................................ 45 La Comunicacin Puertas Afuera.......................................................................................... 45 Anlisis de Pgina Web ............................................................................................................ 48 Dificultades en la Comunicacin .............................................................................................. 48

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PARTE 3 COMUNICACIN EXTERNA La Comunicacin Externa es una de las ms utilizadas por una organizacin de cualquier tipo, simplemente por el hecho de ser la forma de la organizacin transmitir informacin hacia afuera. Esta comunicacin por sus caractersticas debe ser planeada y administrada consciente y responsablemente, ya que cualquier ruido puede llegar a ser extremadamente perjudicial a la organizacin. Esa tarea generalmente se la encarga a un rea especfica de la organizacin. Pero segn nuestra fuente, la empresa Soluciones Grficas, no dispone de un rea responsable por la comunicacin externa sino que es la propia gerencia que encarga, al departamento de diseo grfico la produccin de las piezas de comunicacin de ndole grfica, genera y coordina las acciones que contempla este punto. El Pblico El pblico, receptor de la comunicacin externa, puede ser estratificado en dos niveles, Pblico Externo y Pblico Semi-externo. Esta diferencia se da por la cercana del pblico a los objetivos de la empresa, estando el publico externo sin ningn vinculo con la misin de la empresa, consumiendo los productos y servicios ofrecidos por la misma, mientras que los pblicos semiexternos, guardan vinculo ms estrecho que el externo, aunque guardan menos relacin que un pblico semi-interno. En esta categora se incluyen los proveedores no exclusivos, bancos, etc. Pblicos Externos o Clientes Potenciales y actuales. o Potenciales proveedores. o Sindicato Grfico o Estado (organismos de control, rentas, etc.) o Polica, Bomberos o Organizaciones de consumidores o Servicios o Telecom, personal

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o Servicio de internet (Fibertel, Iplan) Pblicos Semi-Externos o Proveedores de papeles (Papelera Cumbre, Sur, entre otras) o Proveedores de Insumos para maquinaria (Canon Argentina, Minolta, Sign Publicidad, Almacenes Industriales SRL) o Insumos de Limpieza(Soluciones Higinicas Integrales, otras) o Libreras (Jos Freiber) o Bancos y entidades financieras (Macro, Supervielle, Patagonia) o Tarjetas de crdito (Naranja, Visa, etc.) o Medios Grficos (Revista Gua Impresin, Infonegocios.com, Pasin Deportiva TV, Fico, Expo Deportes, Expo Impresin, entre otras) La Comunicacin Puertas Afuera Como mencionamos anteriormente, la empresa no posee un rea especifico que se dedique a la comunicacin, o incluso el marketing; por ende, la empresa remite casi exclusivamente a la publicidad informal del boca en boca, sobre el cual carece de prcticamente todo el control. Eso slo se ve reforzado por la falta de una estrategia en la administracin de la comunicacin externa, por parte de los responsables de esta. Segn observamos, y nos fue informado por nuestra fuente, la empresa se limita a la confeccin de nuevas piezas grficas, a medida que se agota el stock. Dichas piezas son producidas por el departamento de diseo grfico de la empresa y dependen de la aprobacin de la gerencia para su confeccin definitiva, segn nuestra fuente, dicha produccin es realizada en el tiempo libre de los empleados del rea en cuestin. No obstante, felizmente, el boca en boca, no es el nico medio por el cual la empresa se publicita, su mayor trabajo publicitario es por medio grfico in-store, en menor medida, la difusin de folleteria en vas pblicas, presencia web, publicidad en soportes radiales (sola tener spots en LV3, aunque desconocemos la continuidad de esta accin) y, segn nuestra fuente, exigua presencia en televisin.

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La utilizacin por parte de la empresa de Camionetas ploteadas con su imagen institucional, nos indica que la misma es consciente de la necesidad de publicitarse, sin embargo, debido principalmente a una concepcin por parte de la gerencia, de que la empresa sigue siendo una PyME, aunque eso sea si comparada con mercados mucho ms amplios que el cordobs, esta no invierte como debera en la comunicacin Esa actitud de la empresa, se ve tambin en la constante participacin de la misma en las ferias relacionadas con el rubro en el que generalmente arma stands, y tiene promotoras ofreciendo, y promocionando los productos y servicios de la empresa. Adems segn nuestra fuente, a veces se sponsorea determinados eventos, generalmente de ndole cultural (musical ms que nada), o privados (como por ejemplo el CD nuevo de Jairo, que lleva el logo de Soluciones entre los auspiciantes) tambin en eventos multitudinarios como bingos Devoto, Cba. - Ilusin) o fiestas de apertura de temporada de Carlos Paz. Adems encontramos su presencia en los crditos de algunos programas televisivos, a los cuales provee el material grfico requerido, aunque desconocemos los detalles de estos acuerdos de beneficio mutuo. La Responsabilidad Social Empresaria, una de las facetas, que una empresa moderna debe tener en mayor consideracin, segn nuestra fuente, es casi inexistente en la empresa, pero segn la voz oficial de la empresa, Soluciones Grficas, realiza diversas acciones, tales como imprimir una pequea tirada de revistas para jvenes en riesgo de caer en la drogadiccin, la cual es distribuida por la polica de Crdoba; impresiones diversas para distintas iglesias del microcentro; colabora con organizaciones sin fines de lucro con impresiones de distintos tipos, etc; desconocemos entretanto si esa disparidad informativa se debe por una grave falla en la comunicacin empresaria hacia su pblico interno, o por alguna otra causa ms grave que no nos atrevemos a plantear en este trabajo dadas sus implicaciones, lo que s sabemos es que Soluciones Grficas, en ninguna comunicacin externa hace referencia a estas acciones, eso entretanto puede darse por una causa muy simple, que es, que la empresa an no se siente capaz de asumir pblicamente la responsabilidad de estas acciones, una vez que, cuando planteadas, pasan a ser exigidas por la sociedad.

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No obstante, como bien expresa el axioma de Paul Watzlawick, es imposible no comunicar, una vez que todo es comunicacin, ya sea por lo que se hace y dice, pero tambin por lo que se omite y calla. Soluciones Grficas al callar sus acciones de RSE, puede dar a entender que en realidad no las realiza, y esto es muy perjudicial, ya que contradice el discurso oficial de la empresa, y deja espacio para ruido desde el pblico interno, el cual segn nuestra fuente en su mayora desconoce que la empresa realiza dichas actividades, percibiendo a estos encargos como cualquier otro que recibe la empresa de sus clientes. Anlisis de Piezas Grficas La organizacin cuenta con pocas piezas que hablen de los atributos fuertes de su imagen intencional. En el dossier de piezas se destacaban:-Una que como receptor el consumidor final, era informado sobre la poltica de pago de impresiones, en esta se destaca el posicionamiento que se le da a los mandos operativos que entran en contacto directo con el consumidor, que es bajo ya que la nota o comunicado lo firma la Gerencia contrastando con la idea de la implicacin del personal y si todos los sectores funcionan en armona hacia la misma direccin. -Un folleto de gran formato que en su tapa frontal se observa solo fotografas de maquinas y un monitor que en su pantalla se puede ver lo mismo que se encuentra en el dorso del folleto que son palabras propias de la comunicacin externa, las mismas se encuentran en la cartelera interna del saln principal; se nota de forma directa el valor y la hegemona que la tecnologa tiene sobre el personal, ya que no se lo puede observar, y su mera mencin es como personal capacitado, lo que lleva a pensar que en un futuro la tecnologa reemplazara cualquier humanidad dentro de los procesos de impresin. -Una pequea pieza para consumidor final que comunica la metodologa para optimizar los originales para un mtodo de impresin. Hace contraste con el hecho de que se menciona en diferentes momentos del diagnostico que la organizacin posee personal capacitado y que la satisfaccin del cliente es su misin y que por este lado se lo educa a este ltimo para que los resultados sean los esperados, entonces vuelve a ser cuestin de anlisis cual es el rol verdadero que ocupa el sector operativo, si el de ser un medio para los resultados de maximizacin de utilidades o el de ser agentes para la satisfaccin del cliente.

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En general las piezas no estn bien dirigidas ya que algunas implican cierto conocimiento del rea de impresin lo que supone un pblico especializado como diseadores o agencias, por otro lado otras apuntan a un pblico de consumidor final al comunicarse las polticas y mtodos para optimizar los procesos. Anlisis de Pgina Web La pgina hace hincapi en mostrar sus tecnologas de impresin, sin embargo no se le da importancia ya que se han incorporado nuevas tecnologas de impresin que no se han plasmado en el sitio. Se pueden observar fotografas que connotan una implicacin del personal y trabajo en equipo. La investigacin demostr que el sitio tiene 5 aos sin actualizarse, esto denota la importancia que la organizacin le da a este medio de comunicacin. En la pgina principal se encuentra una leyenda que habla de la empresa como una organizacin: profesional, dinmica, vanguardista, competitiva y comprometida con la eficiencia firma esta con su slogan Nuestro nombre es un compromiso. Hacia el centro hace mencin del personal como un experto equipo humano as mismo se nota la fuerte filosofa de la empresa apuntada a la satisfaccin de las necesidades del cliente. Hacia el final habla de su historia productiva y la forma en que esta ha ayudado a la educacin y la cultura. Dificultades en la Comunicacin Como dijimos anteriormente en este trabajo la empresa no dispone de un rea o departamento idneo que se responsabilice por la gestin de la comunicacin de la empresa sino que esta es manejada por la gerencia, que por ms experiencia que pueda llegar a tener en el rea, no est preparada para darle la atencin que se requiere en este punto, ya que sus funciones especificas so otras, por lo que la comunicacin en general es deficiente, no es planeada en ningn nivel y mucho menos estratgica y el flujo de informacin no es regulado de ninguna forma, sino que es improvisada. Aunque eso es aceptable para una empresa chica, es una falla grave que puede acarrear en muchos problemas en el futuro para una empresa en crecimiento como es el caso de Soluciones Grficas. Las dificultades en la comunicacin en general, y en la estrategia de comunicacin externa en particular, de la empresa son muchas, pero la gran mayora de ellas se resolvera con una simple accin, la formacin de un rea idnea encargada de la comunicacin de la empresa.

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