SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL DESEMPEO

CONSEJOS
CONSTRUCCIN DE UN INFORME DE EVALUACIN

ACERCA DE LOS CONSEJOS

Estas recomendaciones ofrecen consejos prcticos y sugerencias a los administradores de la USAID sobre cuestiones relacionadas con el seguimiento y evaluacin del desempeo. Esta publicacin es una referencia complementaria a la Directiva Automatizado System (ADS) Captulo 203.

INTRODUCCIN Estos CONSEJOS tienen tres propsitos. En primer lugar, proporcionar una gua para los evaluadores sobre la estructura, contenido y estilos de los informes de evaluacin. En segundo lugar, ofrecer a los funcionarios de USAID, de las comisiones de evaluacin, sobre cmo se deben entregar las principales ideas. En tercer lugar, proporcionar a los funcionarios de la USAID orientacin en la revisin y aprobacin los informes de evaluacin. El tema principal es simple: cmo hacer para que un informe de evaluacin sea til a sus lectores? Los lectores suelen incluir una variedad de interesados en el desarrollo y profesionales, sin embargo, los ms importantes son los polticos y gestores que necesitan de una informacin creble del programa o proyecto para la toma de decisiones. Parte del propsito principal de una evaluacin por lo general implica informar a esta audiencia. Para ser til, un informe de evaluacin debe abordar en la evaluacin las preguntas y problemas con precisin y las conclusiones estar basadas en datos, justificar las conclusiones, y recomendaciones prcticas. Debe reflejar el uso de la metodologa de evaluacin y la recopilacin de datos, e informar de las limitaciones de cada uno. Por ltimo, una evaluacin debe ser escrita con una estructura y estilo que promueven el aprendizaje y la accin. Cinco problemas comunes que surgen en relacin con los informes de evaluacin, son los siguientes: Una descripcin clara de los resultados especficos del programa y la estrategia diseada para lograrlo.

 Descripcin inadecuada de los efectos de la evaluacin, usos previstos, y las preguntas de evaluacin especficas que deben abordarse. Falta de precisin de los anlisis e informes de datos cuantitativos y cualitativos recogidos durante la evaluacin. La falta de una clara distincin entre los hallazgos y conclusiones. Conclusiones que no son basada en los hechos y recomendaciones que no se derivan lgicamente de las conclusiones. Esta gua ofrece consejos que se aplican a informes de cualquier tipo la evaluacin - ya sea de formacin, sumativa (o de impacto), una rpida evaluacin de
la evaluacin, o uno con mtodos ms rigurosos. Los informes de evaluacin deben ser fcilmente comprensibles y debe identificar los puntos clave de forma clara, ntida y concisa. (ADS 203.3.6.6)

UNA PROPUESTA DE PRESENTACIN INFORME

La Tabla 1 presenta un esquema sugerido y longitudes aproximadas de pgina para un informe de evaluacin tpica. El equipo de evaluacin puede, por supuesto, modificar este esquema, segn sea necesario. Como se indica en la tabla, sin embargo, algunos elementos son parte esencial de cualquier informe. Vamos a prestar especial atencin a la seccin del informe que abarca las constataciones, conclusiones y recomendaciones. Esta seccin representa el elemento central del informe de evaluacin.

ANTES DE COMENZAR LA ESCRITURA

Antes de iniciar la redaccin del informe, el equipo de evaluacin debe completar dos tareas fundamentales: 1) establecer conclusiones claras y defendibles, conclusiones y recomendaciones que abordan claramente las preguntas de evaluacin, y 2) decidir cmo organizar el informe de una manera que transporte estos elementos de la manera ms eficaz posible.

RESULTADOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Una de las tareas ms importantes en la construccin de un informe de evaluacin es la de organizar el informe en tres elementos: resultados, conclusiones y

recomendaciones (vase Figura 1). Esta estructura otorga rigor a la evaluacin y se asegura de que cada elemento en ltima instancia se remonte a los hechos bsicos. Esta es la estructura que establece la evaluacin, aparte de otros tipos de anlisis. Una vez que la fase de investigacin de la evaluacin se haya completado, el equipo ha recogido por lo general una gran cantidad de datos con el fin de responder a las preguntas de evaluacin. Dependiendo de los mtodos utilizados, estos datos pueden incluir observaciones, las respuestas a las preguntas de la encuesta, las opiniones y los hechos de los informantes claves, datos secundarios de un ministerio, y as sucesivamente. La primera tarea del equipo es convertir a estos datos en los resultados. Supongamos, por ejemplo, que la USAID ha acusado a un equipo de evaluacin con responder a la siguiente pregunta de evaluacin (entre otros): "En qu medida los servicios prenatales son facilitados por el Ministerio de Salud de las clnicas rurales en el noreste del Distrito?" Para responder a esta pregunta, la investigacin en el distrito incluy visitas a una muestra aleatoria de clnicas rurales, conversaciones con profesionales de la salud bien informados, y una encuesta de mujeres que han utilizado los servicios de la clnica prenatal durante el ltimo ao. El equipo analiz los datos en bruto, informacin cualitativa y se identificaron los siguientes hallazgos: De las 20 muestras al azar de clnicas rurales visitadas, cuatro clnicas reunieron los seis estndares establecidos de la atencin, mientras que los otros 16 (80 por ciento) no cumplan al menos dos normas. La norma ms satisfecha (13 clnicas) era "el mantenimiento de los coeficientes mnimos de personal por paciente."
FIGURA 1. ORGANIZACIN DE LOS ELEMENTOS CLAVE DEL INFORME DE EVALUACIN Recomendaciones Las acciones propuestas para la gestin

Conclusiones Interpretaciones y juicios basados en los resultados

Los resultados Hechos empricos recogidos durante la evaluacin

 En 14 de las 16 clnicas que no cumplan dos o ms normas, ninguno de los directores pudo proporcionar los coeficientes mnimos paciente-personal de enfermeras practicantes, enfermeras y educadores prenatales. TPICOS PROBLEMAS CON LOS RESULTADOS
Los resultados que: 1. No estn organizados para hacer frente a las preguntas de evaluacin - el lector debe averiguar cul es su lugar. 2. La falta de precisin y / o el contexto-el lector no puede interpretar su fuerza relativa. Incorrecto: "Algunos de los encuestados dijo que 'x', unos pocos dijo que 'y', y otros dijeron 'z'" Correcto: "Doce de los 20 encuestados (60 por ciento) dice" x ", cinco (25 por ciento) dijo que 'y', y tres (15 por ciento) dice 'z'" 3. Mezclar los resultados y conclusiones. Incorrecto: "El hecho de que el 82 por ciento del grupo objetivo era consciente de la campaa en los medios indica su eficacia. Correcto: Conclusin: "El ochenta y dos por ciento del grupo objetivo era consciente de la campaa en los medios." Conclusin: "La campaa de los medios de comunicacin fue efectiva."

De las 36 mujeres que haban utilizado los servicios de las clnicas rurales prenatal durante el ltimo ao, 27 (76 por ciento) afirmaron que estaban "muy satisfechas" o "satisfecha", en una escala de 1-5 de "muy insatisfecha" a "muy satisfechas. "La razn ms frecuentemente citada de insatisfaccin fue" larga espera para el servicio "(citado por 64 por ciento de las 27 mujeres insatisfechas). Seis de los siete informantes clave que ofrecen un dictamen sobre la adecuacin de los servicios prenatales para la poblacin rural pobre en el distrito seal que un nmero insuficiente de personal de atencin prenatal fue un "gran problema" en las clnicas rurales. Estos resultados son los hechos empricos recogidos por el equipo de evaluacin. Las conclusiones de la evaluacin son anlogas a las pruebas presentadas en un tribunal de justicia o sntomas de un paciente identificado durante una visita al mdico. Una vez que el equipo de evaluacin ha establecido correctamente todos

los resultados en contra de cada pregunta de evaluacin, slo entonces las conclusiones se elaborarn para cada pregunta. Aqu es donde muchos equipos tienden a confundir los hallazgos y conclusiones, tanto en su anlisis y en el informe final. Las conclusiones representan juicios del equipo sobre la base de los resultados. Estos son anlogos a la decisin de un jurado del tribunal de absolver o condenar sobre la base de las pruebas presentadas o el diagnstico de un mdico basado en los sntomas. El equipo debe mantener los resultados y conclusiones claramente separados unos de otros. Sin embargo, tambin debe haber una relacin clara y lgica entre los hallazgos y conclusiones. En nuestro ejemplo de la evaluacin de los servicios prenatales, ejemplos de conclusiones razonables podra ser las siguientes: En general, los niveles de personal de atencin prenatal en las clnicas rurales del noreste del Distrito son insuficientes. La entrega peridica de boletines informativos del Ministerio de salud a los directores de las clnicas con respecto a la calidad de la atencin prenatal no son suficientes para garantizar que las normas sean entendidas y aplicadas. Sin embargo, a veces los resultados de diferentes fuentes de datos no son tan claros en una direccin como sta. En esos casos, el equipo debe sopesar la credibilidad relativa de las fuentes de datos y la calidad de los datos, y hacer un juicio. El equipo puede afirmar que una no se puede hacer conclusin definitiva, o puede llegar a una conclusin ms reservada, tales como las siguientes:

"La preponderancia de la evidencia sugiere que la atencin prenatal es dbil. El equipo nunca debe omitir los resultados contradictorios de su anlisis e informe para tener conclusiones ms definitivas. Recuerde, las conclusiones son las interpretaciones y los juicios sobre la base de los resultados. A veces vemos los informes que incluyen las conclusiones derivadas de las nociones preconcebidas u opiniones desarrollado a travs de la experiencia adquirida fuera de la evaluacin, especialmente por los miembros del equipo que tienen conocimientos de fondo sobre un tema en particular. No se recomienda, porque puede distorsionar la evaluacin. Es decir, el papel del evaluador es presentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones en un orden lgico. Las opiniones fuera de este marco son entonces, por definicin, no justificada por los hechos en cuestin. Si alguna de estas opiniones est directamente relacionada

con las cuestiones de valoracin y proceden de las conclusiones extradas de la investigacin previa o de fuentes secundarias, a continuacin, los datos en que se basan deben presentarse entre los resultados de la evaluacin.

FIGURA 3 OPCIONES PARA LA PRESENTACIN LOS RESULTADOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

OPCIN 1
RESULTADOS Evaluacin de la Pregunta 1 Evaluacin de la pregunta 2

OPCIN 2 EVALUACIN DE LA PREGUNTA 1 Los resultados Conclusiones Recomendaciones EVALUACIN PREGUNTA 2 Los resultados Conclusiones Recomendaciones

CONCLUSIONES Evaluacin de la Pregunta 1 Evaluacin de la pregunta 2 RECOMENDACIONES Evaluacin de la Pregunta 1 Evaluacin de la pregunta 2

OPCIN 3
Mezclar los dos enfoques. Identificar cules de las preguntas de evaluacin son distintas y cuales estn relacionados entre s. Para cuestiones distintas, utilice la opcin 1 y para los segundos, utilice la opcin 2.

FIGURA 2
Seguimiento de los vnculos es una forma de ayudar a asegurar un informe creble, con informacin que ser til.

Evaluacin Pregunta # 1:
RESULTADOS
XXXXXX XXXXXX XXXXXX YYYYYY

CONCLUSIONES
YYYYYY

RECOMENDACIONES
ZZZZZZ ZZZZZZ ZZZZZZ

Una vez que las conclusiones se completan, el equipo est listo para hacer sus recomendaciones. Con demasiada frecuencia, las recomendaciones no se derivan de las conclusiones del equipo o, peor an, no estn relacionados con el propsito de la evaluacin inicial y las preguntas de evaluacin. Pueden ser buenas ideas, pero no tienen cabida en esta seccin del informe. Como alternativa, podran ser incluidos en un anexo con una nota que se derivan de las observaciones formuladas por la coincidencia de equipo o de las experiencias de los miembros del equipo en otro lugar.

Usando nuestro ejemplo relacionado con los centros de salud rurales, algunas posibles recomendaciones podran surgir de la siguiente manera:
El Ministerio de Salud del Noreste de la oficina de distrito debe elaborar y aplicar un programa anual de capacitacin en estndares de atencin prenatales para todos sus directores de las clnicas rurales. El programa cubre ....

La oficina de Distrito del Nordeste debe llevar a cabo una evaluacin formal de los niveles de personal de atencin prenatal en todas sus clnicas rurales. Sobre la base de la evaluacin, la oficina de Distrito Noreste deben establecer y aplicar un plan de cinco aos para la contratacin y colocacin de personal que se necesita para la atencin prenatal en las clnicas rurales comenzando con los ms necesitados, en una primera etapa. A pesar de las recomendaciones bsicas que se derivan de las conclusiones y resultados, es aqu donde el equipo puede incluir ideas y opciones para la aplicacin de las recomendaciones que pueden basarse en sus conocimientos de fondo y de las mejores prcticas extradas de la experiencia fuera de la propia evaluacin. La utilidad es de suma importancia.
En el desarrollo de recomendaciones, tenga en cuenta la practicidad. Las circunstancias o los recursos pueden limitar la medida en que pueda ser aplicada una recomendacin. Si es un problema prctico - como sucede a menudo - el equipo de evaluacin puede necesitar de una rampa de bajada de las recomendaciones, entonces presente en trminos de pasos graduales, o sugerir otras opciones. Para ser til, es esencial que las recomendaciones sean factibles a la luz de los recursos humanos, tcnicos y financieros. Las conexiones dbiles entre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones pueden socavar la confianza del usuario en los resultados de la evaluacin. Para evitar esto, animamos a los equipos -o, mejor an, un colega que no ha participado- a revisar la lgica antes de empezar a redactar el informe. Para cada pregunta de evaluacin, presentar todas las observaciones, conclusiones y recomendaciones en un formato similar a la descrita en la Figura 2. A partir de las conclusiones como centro, realizar de nuevo el seguimiento de cada una de los resultados que lo apoyan, y decidir si los resultados realmente justifican la conclusin que se hizo. Si no, revisar la conclusin segn sea necesario A continuacin, el seguimiento de cada recomendacin a la conclusin (s) de la que fluye, y revisar si es necesario.

ELEGIR EL MEJOR ENFOQUE PARA LA ESTRUCTURACIN DEL INFORME Dependiendo de la naturaleza de las preguntas de evaluacin y la hallazgos, conclusiones y recomendaciones, el equipo tiene varias opciones para la estructuracin de esta parte del informe (ver Figura 3). El objetivo es presentar el

informe en una manera que sea lo ms fcil posible para el lector para digerir toda la informacin. Las opciones se discuten a continuacin.

Opcin 1 - Preguntas distintas

Si todas las preguntas de evaluacin son distintos unos de otros y las conclusiones pertinentes, conclusiones y recomendaciones no se aplican a varias preguntas, entonces una opcin es organizar el informe en torno a cada pregunta de evaluacin. Es decir, a cada pregunta se incluir una seccin donde se incluyen sus constataciones pertinentes, conclusiones y recomendaciones.

Opcin 2 - Preguntas relacionadas entre s

Sin embargo, si las preguntas estn estrechamente relacionados entre s y hay hallazgos, conclusiones y / o recomendaciones que se aplican a ms de una pregunta, entonces puede ser preferible poner todos los resultados para todas las preguntas de la evaluacin en una seccin, todas las conclusiones en otro, y todas las recomendaciones en un tercero.

Opcin 3 - Mixto
Si la situacin es mixta, donde algunas pero no todas las preguntas estn estrechamente relacionadas entre s, a continuacin, utilizar un enfoque mixto. Grupo de las preguntas relacionadas entre s y sus hallazgos, conclusiones y recomendaciones en un solo prrafo, y tratar las preguntas independientes y sus respectivos hallazgos, conclusiones y recomendaciones en los incisos por separado.
El punto importante es que el equipo debe asegurarse de mantener los resultados, conclusiones y recomendaciones por separado y claramente etiquetados como tales. Por ltimo, algunos evaluadores piensan que es ms til presentar las primeras conclusiones, y luego seguir con los resultados que les ayuden. Esto ayuda al lector a ver el "resultado final" y luego hacer un juicio sobre si las conclusiones estn justificadas por los resultados.

OTRAS SECCIONES PRINCIPALES DEL INFORME EL RESUMEN EJECUTIVO

El Resumen Ejecutivo debe mantenerse como una versin abreviada del informe completo. A menudo es la nica cosa que los directivos ocupados leen. El resumen debe ser una "imagen espejo" del informe completo, que no debe contener ninguna informacin nueva que no est en el informe principal. Este principio se aplica tambin al hacer el

resumen ejecutivo y el equivalente informe completo con respecto a la presentacin de resultados de la evaluacin, positiva y negativa.

A pesar de que todas las secciones del informe completo se resumen en el Resumen Ejecutivo, se hace menos hincapi a la visin general del proyecto y la descripcin del propsito de la evaluacin y la metodologa del que se da a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Los tomadores de decisiones estn generalmente ms interesados en el segundo. El resumen debe ser escrito despus de que el informe principal se ha redactado. Muchas personas creen que un buen resumen no debe exceder de dos pginas, pero no existe una norma oficial en la USAID sobre este punto. Por ltimo, un resumen ejecutivo debe ser escrito de una manera que atraer a los interesados para ir a leer el informe completo.

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

Muchos informes de evaluacin dan una atencin superficial a la problemtica del desarrollo (o de oportunidad) que motivaron la creacin del proyecto, en primer lugar, o la "teora del cambio" que se basa la intervencin de USAID. La "teora del cambio" incluye lo que el proyecto tiene la intencin de hacer y los resultados que las actividades estn dirigidas a producir. CONSEJO 13: La construccin de un marco de resultados o marco lgico es una referencia muy til y proporciona detalles adicionales sobre los modelos de la lgica del proyecto. Si el equipo no puede encontrar una descripcin de estas hiptesis o cualquier otro modelo de la lgica del proyecto de causa y efecto, como un marco de resultados o un marco lgico, el equipo de evaluacin tendr que resumir la estrategia del proyecto en trminos de "entonces si" las proposiciones que muestran cmo los diseadores del proyecto prevn que las intervenciones conducen a los resultados deseados.

En la descripcin del proyecto, el equipo de evaluacin deben ser claros acerca de lo que USAID a tratado de mejorar, eliminar o cambiar para mejor. Cul fue la "brecha" entre las condiciones al inicio del proyecto y las condiciones ms deseables que la USAID ha querido establecer con el proyecto? El equipo debe indicar si los documentos del proyecto y/o la retirada de los diseadores de proyectos entrevistados ofrecen una imagen clara de los factores econmicos y sociales especficos que contribuyeron al problema - con datos de referencia, si est disponible. A veces, fotografas y mapas de las condiciones de antes-del proyecto, tales como las caractersticas fsicas y la ubicacin de las clnicas prenatales en las zonas rurales en nuestro ejemplo, se puede utilizar para ilustrar el problema principal(s).

Es igualmente importante incluir informacin bsica acerca de cundo el proyecto se llev a cabo, su costo, sus beneficiarios, y donde se llev a cabo (por ejemplo, en todo el pas o slo en distritos especficos). Puede ser particularmente til incluir un mapa que muestra las reas del proyecto de destino.

Una buena descripcin tambin identifica las organizaciones que implementan el proyecto, el tipo de mecanismo que se utiliza (por ejemplo, contrato, concesin o acuerdo de cooperacin), y cmo el proyecto ha sido modificado durante su ejecucin. Por ltimo, la descripcin debe incluir informacin sobre el contexto, como los conflictos o la sequa, y como otro gobierno o donante centraron sus actividades en lograr los mismos resultados o en paralelo. FIGURA 4. RESUMEN DEL DISEO Y MTODOS DE EVALUACIN (un ejemplo)
Pregunta de Evaluacin 1. En qu medida son facilitados los servicios prenatales por el Ministerio de Salud (MINSA), en las clnicas rurales en el noreste de Distrito? Tipo de Anlisis realizado Comparacin de la prestacin de clnicas rurales de servicios prenatales a las normas nacionales Orgenes de datos y mtodos usados Tipo y tamao de la muestra Veinte clnicas, una muestra aleatoria de un total de 68 clnicas en el noreste del Distrito Limitaciones

Manual del Ministerio de Salud de normas de atencin en clnicas rurales de observaciones estructuradas y entrevistas con el personal en las clnicas rurales
Entrevistas a informantes clave con expertos en el cuidado de la salud en el distrito y el Ministerio de Salud Encuesta en persona de los destinatarios de los servicios prenatales en las clnicas del distrito y en otros dos distritos

Tres de las clnicas originalmente tomadas en la muestra estaban cerradas cuando el equipo realiz la visita. Para completar la muestra, el equipo visit la clnica ms cercana que estaba abierta. Como resultado, la muestra no fue totalmente al azar.

Descripcin, basada en un anlisis de contenido de los dictmenes de expertos Descripcin y comparacin de las calificaciones entre las mujeres del distrito y en otros dos distritos rurales similares

Diez expertos identificados por el proyecto y el personal del Ministerio de Salud Muestras al azar de 40 mujeres que figuran en los registros de la clnica como de haber recibido atencin prenatal durante el ltimo ao de cada una de las clnicas de los tres distritos

Slo siete de los 10 expertos tena una opinin sobre la atencin prenatal en el distrito. Del total de 120 mujeres en la muestra, el equipo fue capaz de llevar a cabo entrevistas con slo 36 en el primer distrito, y 24 y 28 en los otros dos distritos. Los niveles de confianza para generalizar a las poblaciones de los destinatarios del servicio fueron __, __ y __, respectivamente.

EL PROPSITO DE LA EVALUACIN Y METODOLOGA

La credibilidad de los resultados de un equipo de evaluacin, conclusiones y recomendaciones se basa en gran medida de la calidad del diseo de la investigacin, as como sobre los mtodos de recopilacin de datos y anlisis utilizados. El lector tiene que entender lo que el equipo ha hecho y por qu con el fin de tomar decisiones informadas acerca de la credibilidad. La presentacin del diseo de la evaluacin y los mtodos a menudo es mejor hacerlo a travs de un breve resumen en el texto del informe y un anexo de mtodos ms detallado que incluya los instrumentos de evaluacin. En la figura 4 se presenta un resumen de la muestra del diseo y la metodologa que se pueden incluir en el cuerpo del informe de evaluacin. Desde el punto de vista amplio, qu diseo de investigacin us el equipo para responder a cada pregunta de evaluacin? La descripcin del uso del equipo (por ejemplo, para documentar lo que sucedi), las comparaciones (por ejemplo, de datos de referencia u objetivos a los datos reales, de la prctica a las normas, entre determinadas subpoblaciones, o lugares), o la investigacin de causa-efecto (por ejemplo, para determinar si el proyecto hizo una diferencia)? Para hacer un anlisis de causa-efecto, por ejemplo, us el equipo de uno o ms mtodos cuasi experimentales, tales como el anlisis de series de tiempo o el uso de grupos de comparacin que son del proyecto (vase CONSEJOS 11: La funcin de la evaluacin)?

Ms especficamente, qu mtodos de recopilacin de datos us el equipo para conseguir las pruebas necesarias para cada pregunta de evaluacin? El uso de entrevistas a informantes clave, grupos focales, encuestas y mtodos en lugar de la observacin, anlisis de datos secundarios, y otros mtodos? Cuntas personas hicieron la entrevista o encuesta, el nmero de sitios visitados, y cmo se seleccionan las muestras?
La mayora de las evaluaciones sufren de una o ms restricciones que afectan a la amplitud y validez de los hallazgos y conclusiones. Estos pueden incluir limitaciones globales en tiempo y recursos, los problemas no anticipados en llegar a todos los informantes clave y los encuestados, los problemas inesperados con la calidad de los datos secundarios del gobierno del pas anfitrin, y similares. En la seccin de metodologa, el equipo debe tratar estas limitaciones y sus implicaciones para responder a las preguntas de evaluacin y el desarrollo de los resultados y conclusiones que siguen en el informe. El lector tiene que saber estas limitaciones con el fin de tomar decisiones informadas acerca de la credibilidad de la evaluacin y la utilidad.

ESTILO DE FCIL LECTURA

Al escribir su informe, el equipo de evaluacin debe recordar siempre la composicin de su audiencia. El equipo est escribiendo para los responsables polticos, administradores, y tomadores de decisiones, no para colegas investigadores en ciencias sociales o para su publicacin en una revista profesional. A tal fin, el estilo de escritura debe hacerlo lo ms fcil posible para la audiencia prevista para entender y digerir lo que el equipo est presentando. Para ms sugerencias sobre cmo escribir una evaluacin en el estilo de fcil lectura, vase el cuadro 2. TABLA 1. PROPUESTAS PARA LA PRESENTACION DE UN INFORME DE EVALUACIN Elemento Nmero Descripcin y consejos para el Equipo de Evaluacin aproximado de pginas Ttulo de la 1 (pero no Esenciales. Debe incluir las palabras "EE.UU. Agencia Internacional pgina el nmero para el Desarrollo ", con la sigla" USAID ", el logotipo de la USAID, y de pgina) el proyecto/nmero de contrato en virtud del cual se llev a cabo la evaluacin. Ver USAID marca y marca directrices (http://www.usaid.gov/branding/) para el logotipo y otros especficos. Dar el ttulo de la evaluacin, el nombre de la oficina de USAID receptora de la evaluacin, el nombre(s), ttulo(s), y la afiliacin de la organizacin(s) del autor(s), y la fecha del informe. Contenido Cuando sea Esenciales. Lista de todas las secciones que siguen, incluyendo los necesario, y anexos. Para los captulos de varias pginas, incluyen ttulos de los comenzar captulos y las partidas de primer y segundo nivel. Lista (con con nmeros de pgina) todas las figuras, tablas, cuadros, grficos y nmeros otros titulados. romanos ii. Prefacio 1 Opcional. Una nota introductoria escrita por alguien que no sea el autor (s), si es necesario. Por ejemplo, podra mencionar que esta evaluacin forma parte de una serie de evaluaciones o estudios especiales con el patrocinio de USAID. Agradecimi 1 Opcional. Los autores agradecen a las diversas personas que entos prestaron su apoyo durante la evaluacin. Prlogo 1 Opcional. Material de introduccin o notas incidentales de los

autores, pero no es esencial para la comprensin del texto. Los agradecimientos podran incluirse aqu, si lo desea.
Resumen Ejecutivo Glosario Siglas y abreviatura s I. Introducci n Descripcin del Proyecto 2-3; no ms de 5 1 1 Esenciales, a menos que el informe sea tan breve cuyo resumen no sea necesario. (Ver la discusin en la pgina 5) Opcional. Es til si el informe utiliza terminologa muy especfica o tcnica que posiblemente algunos lectores no conozcan.

5 a 10 pginas, comenzand o con numeracin aravico

Esenciales, si se utilizan en el informe. Incluya slo las siglas que se utilizan realmente. Ver Tabla 3 para obtener ms consejos sobre el uso de siglas. Opcional. Las dos secciones que figuran en Introduccin aqu podra ser captulos separados, independientes. Si es as, una Introduccin por separado podr ser no necesaria.
Esenciales. Describir el contexto en el que el proyecto de la USAID se llev a cabo-por ejemplo, antecedentes de inters, la demografa y la situacin poltica, etc. Describa el problema especfico de desarrollo que llev a la USAID para ejecutar el proyecto, la teora

El propsito de la evaluacin 1 y metodolog a

II. Los 20 a 30 hallazgos, pginas conclusione sy recomenda ciones III. Resumen de las recomenda ciones 1-2 pginas

IV. Lecciones aprendidas

Segn sea necesario

en que se basa el proyecto, y los detalles de la ejecucin del proyecto hasta la fecha. (Ver ms consejos en la pgina 6.) Esenciales. Describir que encarg la evaluacin, por qu se encarg, qu informacin quieren y cmo pretenden utilizar la informacin (y se refieren al anexo que se incluye la Declaracin de Trabajo)?. Proporcionar las preguntas de evaluacin especficas, y describir brevemente el diseo de la evaluacin y los mtodos de recogida y anlisis de datos utilizados para su respuesta. Describa el equipo de evaluacin (es decir, nombres, ttulos y funciones), lo que el equipo ha hecho (por ejemplo, revis los documentos pertinentes, analizaron datos secundarios, entrevist a informantes clave, llev a cabo una encuesta, llevada a cabo visitas sobre el terreno), y cundo y dnde lo hicieron. Describir las principales limitaciones encontradas en la recopilacin de datos y anlisis que tienen implicaciones para la revisin de los resultados de la evaluacin. Por ltimo, se refieren al anexo que se proporciona una descripcin ms completa de todo lo anterior, incluyendo una lista de documentos o datos de conjuntos de revisin, una lista de personas entrevistadas, las copias de los instrumentos de recoleccin de datos utilizados y las descripciones de los procedimientos de muestreo (si procede) y los datos de los procedimientos de anlisis. (Ver ms consejos en la pgina 6.) Esenciales. Sin embargo, en algunos casos, el usuario de la evaluacin no quiere recomendaciones, slo los resultados y conclusiones. Este material puede ser organizado de diferentes maneras y se divide en varios captulos. (Una discusin detallada de los hallazgos en desarrollo defendible, conclusiones y recomendaciones y las opciones estructurales, por informar de ellos es en la p. 2 y p. 5) Esenciales u opcional, dependiendo de cmo los hallazgos, conclusiones y recomendaciones se presentan en la seccin anterior. (Vase una discusin de las opciones en la pgina 4.) Si todas las recomendaciones relativas a todas las preguntas de evaluacin se agrupan en una seccin del informe, este resumen no es necesario. Sin embargo, si los hallazgos, conclusiones y recomendaciones se presentan juntos en secciones separadas para cada pregunta de evaluacin, a continuacin, un resumen de todas las recomendaciones, organizadas en cada una de las preguntas de evaluacin, es esencial. Requerido si la Declaracin de trabajo lo requiere, de otra manera opcional. Lecciones aprendidas y/o las mejores prcticas tomadas de la evaluacin proporcionan a otros usuarios, tanto dentro como fuera de la USAID, con ideas para el diseo y ejecucin de proyectos relacionados o similares en el futuro. Esenciales. Permite al lector ver exactamente lo que la USAID espera inicialmente en la evaluacin.

Anexos Declaracin de Trabajo Diseo y Metodolog a de la Evaluacin

Algunos son esenciale sy algunos

Esenciales. Proporciona una descripcin ms completa de las preguntas de evaluacin, el diseo y los mtodos utilizados. Tambin incluye copias de los instrumentos de recoleccin de

Lista de personas entrevistad as Lista de los documento s de revisin Puntos de vista divergentes Recomend acin. Lista de Accin

son opcionale s como se ha sealado.

datos (por ejemplo, guas de entrevistas, instrumentos de estudio, etc) y describe los procedimientos de muestreo y anlisis que se utilizaron.
Esenciales. Sin embargo, los nombres especficos de los individuos podran ser retenidos con el fin de proteger su seguridad.

Esenciales. Incluye escritos y documentos electrnicos revisados, la literatura de fondo, fuentes secundarias de datos, las citas de sitios web consultados. Si es necesario. Incluir si un miembro del equipo o de una parte interesada importante no est de acuerdo con los resultados de uno o ms, conclusiones o recomendaciones.

Opcional. Como un servicio a la organizacin de usuarios, esta tabla puede ayudar en el seguimiento de la evaluacin. Incluye una lista de todas las recomendaciones organizada por la pregunta de evaluacin, una columna de las decisiones de aceptar o rechazar cada una recomendacin, una columna para las iniciales del tomador de decisiones, una columna para la razn por el cual una recomendacin es rechazada, y, para cada recomendacin aceptada, las columnas de las acciones a tomar, cundo y por quin.

TABLA 2. LA GUA DE REFERENCIA RPIDA PARA UN LECTOR DE ESTILO tcnico amistoso Estilo de Evite la precisin de sentido. Decida cmo mucha precisin es escriturarealmente necesaria. En lugar de "62,45 por ciento, " podra "62,5 Mantenerlo por ciento" o "62 por ciento" ser suficiente? Lo mismo ocurre con Simple los promedios y otros clculos.
y Correcto! Usar trminos tcnicos y jerga slo cuando sea necesario. Asegrese de que los definen para los lectores desconocidos. No al uso excesivo de notas al pie. salos slo para proporcionar informacin adicional que, si se incluye en el texto, se distrae y causa una prdida de la lnea de pensamiento. Evite el largo volcado de datos, los prrafos llenos de nmeros y porcentajes. Usar tablas, grficos de lneas, grficos de barras, grficos circulares, y otras representaciones visuales de los datos, y resumir los puntos principales en el texto. Adems de aumentar la comprensin, estas pantallas ofrecen alivio visual al largo relato. Sea creativo, pero no demasiado creativo. Elegir y disear cuadros y grficos cuidadosamente con el lector en mente. Haga todo la representacin visual de los datos de un elemento autnomo. Debe tener un ttulo significativo y encabezados para cada columna, un grfico debe tener etiquetas en cada eje, un grfico circular

Usar tablas, grficos y otros grficos para mejorar la comprensin

o de barras deben tener las etiquetas para cada elemento. Elija tonos y colores con cuidado. Esperar que los consumidores reproduzcan el informe en blanco y negro y hacer copias de copias. Asegrese de que el lector pueda distinguir claramente entre los colores o tonos entre las mltiples barras y segmentos de grfico circular. Considere el uso de rellenos de textura (como las marcas de puntos) en lugar de colores o tonos. Proporcionar "n" en todos los cuadros que se refieren a datos extrados de muestras o poblaciones. Por ejemplo, el nmero total de casos o la encuesta debe estar bajo el ttulo de una tabla (n = 100). Si una columna de tabla incluye los tipos de respuestas de algunos, pero no todos, los encuestados a una pregunta especfica, por ejemplo, 92 encuestados, en la cabeza de la columna debe incluir el nmero total de personas que respondieron a la pregunta (n = 92). Verifique toda la representacin visual de datos en el texto. Nmero de tablas y figuras por separado, y el nmero de cada uno de forma consecutiva en el cuerpo del informe. Consulte la gua de estilo CDIE para obtener ms recomendaciones que se detallan en las tablas y grficos. Punte el texto con otras caractersticas interesantes.

Ponga cantidades representativas obtenidas durante la recoleccin de datos en los cuadros de texto. Mantener el equilibrio entre los comentarios positivos y negativos para reflejar el contenido del informe. Identificar las fuentes de todas las cotizaciones. Si la confidencialidad debe ser mantenida, identificar las fuentes en trminos generales, tales como "al que da con clnica de atencin" o "un informante clave." Proporcionar "historias" o casos que ilustran los resultados. Por ejemplo, una breve historia anecdtica de un cuadro de texto acerca de cmo una mujer utiliza los servicios de una clnica para asegurar un embarazo saludable puede dar vida, y humanizar, los resultados cuantitativos.
Utilice fotos y mapas en su caso. Por ejemplo, un mapa de un barrio con todas las clnicas rurales que ofrecen atencin prenatal y las concentraciones de los residentes rurales pueden demostrar efectivamente un acceso adecuado o inadecuado a la atencin.

No se exceda. Un equilibrio de fcil lectura entre el contenido principal y material ilustrativo. En el uso de material ilustrativo, seleccionar el contenido que soporta los puntos principales, no distrae de ellos.
Por ltimo ... Recordar que necesita el lector para entender, y no que necesita el escritor para impresionar, es de suma importancia. Sea consistente con el formato elegido y el estilo en todo el informe.