CARACTERSTICAS DEL MANUAL DE ORGANIZACIONES Y

REGULACIONES INTERNAS Y PROCEDIMIENTO PARA SU

CONFECCIN Y EMPLEO
Aportado por:
M.Ec. Lic. !"#" M!"a Ora$a"% Si"t!$ati&ador% Soci!dad 'a(a)at*r S.A.%
Corporaci+) CIME, S.A.
Lic. F-.i/ L+p!& Cardo"o0 !1! d!. Dpto. d! Or2a)i&aci+) 3 Si"t!$a"%
Soci!dad 'a(a)at*r S.A.% Corporaci+) CIME, S.A. 4 5$!"a6ci$!/.co$.c*
Resumen
Las regulaciones son parte de la vida diaria debido a mltiples razones, entre las que se
encuentran, alcanzar seguridad y contribuir a elevar la calidad de vida.
En el caso de las organizaciones empresariales, las normas, procedimientos y otros
documentos reguladores, contribuyen a realzar la capacidad de lograr y cuantificar las
mejoras en su funcionamiento, por lo que se aplican a todos los tipos de entidad, forman
parte de la poltica estratgica y su diseo abarca condiciones geogrficas, culturales y
sociales diversas, brindando cobertura total a todas las reas de la entidad, ya que su
ausencia puede crear vacos que constituyan una oportunidad para los competidores.
Lo antes e!puesto evidencia la importancia del tema y la necesidad de poner en prctica un
"anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas, proceso que consta de cuatro fases'
concepci$n a partir de las caractersticas de la instituci$n( definici$n del formato de los
diferentes documentos que lo constituyen para garantizar la uniformidad, co)erencia y
comprensi$n de sus contenidos( establecimiento de los procesos que participan en la
actualizaci$n del mismo y, finalmente, la elaboraci$n y modificaci$n de los documentos
que lo componen cada vez que sea necesario.
*omando en cuenta que en los aspectos antes mencionados se pone de manifiesto el gran
impacto en la empresa moderna y la amplitud del tema, en el presente trabajo se propone y
analiza un mtodo para la concepci$n y puesta en prctica de un "anual de #rganizaci$n y
%egulaciones &nternas, el cual para su mejor comprensi$n se dividi$ en las tres secciones
siguientes' propuesta de estructura del "anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas, a
partir de los principios que rigen esta actividad, que incluye un conjunto de divisiones
funcionales bsicas aplicables a cualquier tipo de organizaci$n( formato para la
elaboraci$n de los documentos bsicos que componen un "anual de #rganizaci$n
+,ormas, -rocedimientos, %ecomendaciones y .irectivas/ que garantiza el cumplimiento
de los requisitos que deben satisfacer este tipo de documentos y finalmente los procesos
asociados a la actualizaci$n y modificaci$n del mismo, respectivamente.
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Introduccin
Las normas, los procedimientos, las recomendaciones y las directivas son parte de la vida
diaria debido a mltiples razones' abren canales de comunicaci$n y comercio( promueven
el conocimiento de productos y tecnologas( aseguran la compatibilidad( facilitan la
producci$n a escala masiva y constituyen la forma ms importante de alcanzar seguridad y
calidad de vida.
En el caso de las organizaciones, las regulaciones contribuyen a realzar la capacidad de
stas de lograr y cuantificar las mejoras en su funcionamiento, por lo cual se aplican a
cualquier tipo de instituci$n, forman parte de su estrategia de desarrollo y su diseo abarca
condiciones geogrficas, culturales y sociales diversas, brindando cobertura total a todas las
reas de la entidad, ya que su ausencia puede crear vacos que constituyan una oportunidad
para los competidores.
En trminos prcticos, el empleo de un sistema de regulaciones que abarque el universo de
actividades realizadas en la entidad beneficia a toda la empresa, debido a que'
a/ Legalmente contribuye a evitar la imposici$n de multas y sanciones( demandas y
costos judiciales al reducir los riesgos de incumplimiento de la legislaci$n vigente,
as como ordena y facilita el cumplimiento de las obligaciones formales y
materiales e!igidas por sta.
b/ 0ontribuye a realizar un empleo ms eficiente de los recursos financieros y
)umanos, con lo cual se reducen los costos.
c/ &ncrementa la confianza de los clientes y proveedores, por lo que constituye una va
para el aumento de la cuota de mercado, al mejorar la imagen comercial de la
entidad.
#tro aspecto relacionado con las %egulaciones &nternas es su carcter dinmico, que
requiere de la introducci$n de cambios en el modo llevar a cabo las operaciones, la
introducci$n de nuevas tecnologas o modificaciones de cualquier tipo en la entidad.
Lo antes sealado evidencia que las %egulaciones &nternas pueden quedar obsoletas o
requerir de modificaciones, para garantizar el adecuado desempeo de la organizaci$n en
las nuevas condiciones imperantes, como resultado de lo cual con el transcurso del tiempo
puede resultar conveniente sustituir una o varias regulaciones e!istentes por una totalmente
nueva u otra que recoja todas las modificaciones aprobadas vigentes de una manera
co)erente con un enfoque de sistema.
*omando en cuenta las caractersticas que reviste la puesta en prctica de un sistema
empresarial de regulaciones, en la siguiente secci$n se relacionan los elementos
indispensables que deben considerarse en el proceso de concepci$n de un "anual de
#rganizaci$n y %egulaciones &nternas, en lo sucesivo "anual, independientemente del tipo
de actividad y misi$n de la misma.
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Seccin I. Concepcin general
I.1 Principios para la elaboracin del Manual de Organizacin y Regulaciones
Internas
0omo se )a e!presado, las %egulaciones &nternas tienen entre sus objetivos el de facilitar el
adecuado desempeo de la entidad cumpliendo con los -rincipios de 0ontrol &nterno y de
0ontabilidad 1eneralmente 2ceptados. -ara alcanzar este objetivo, la elaboraci$n del
"anual debe cumplir, como mnimo, con los principios siguientes'
3 4ustituir el enfoque de un 5"anual de ,ormas y -rocedimientos6 por el de 5"anual
de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas6, que integra en un nico mecanismo todos
los tipos de %egulaciones y el anlisis de la estructura y funciones de la entidad, lo
que facilita la co)erencia del sistema en su conjunto y contribuye a disminuir el
tiempo de detecci$n de fallas organizacionales.
3 2bordar en cada documento de manera concisa un aspecto concreto de un tema, con
una redacci$n que no conduzca a interpretaciones ambiguas, as como una forma de
presentaci$n que garantice la rpida comprensi$n por parte de todos los destinatarios.
3 ,o ser contradictorio en ninguna de sus propuestas, ni con las regulaciones de carcter
estatal o internacional vigentes, lo que demanda de la e!istencia de un supervisor a
nivel de la entidad que se encargue de velar por el cumplimiento de este aspecto.
3 .efinir claramente el destino y alcance de cada uno de los tipos de regulaciones
autorizadas.
3 -ermitir el acceso a la informaci$n disponible de forma rpida, lo cual se puede
obtener mediante una adecuada divisi$n del "anual en 4ubsistemas, donde se agrupen
las regulaciones asociadas a un tema o aspecto especfico.
3 1arantizar el sistemtico y pleno acceso de todos los miembros de la organizaci$n a
esta informaci$n.
3 Establecer el formato de cada tipo de regulaci$n utilizada en el "anual.
3 .efinir los procesos asociados a la actualizaci$n y preservaci$n del "anual.
3 Evitar, siempre que sea posible la recursividad, entendida como la utilizaci$n en el
te!to de reiteradas referencias a otros documentos. 4i es necesario, se deben
incorporar en el nuevo documento lo ya aprobado, siempre que se logre un adecuado
balance que garantice que la nueva regulaci$n constituya el centro y no se convierta
en una recopilaci$n de aspectos regulados vigentes.
3 El "anual debe constituir una )erramienta de capacitaci$n de la empresa, por lo cual
debe ser didctico. -ara alcanzar este objetivo puede establecerse en los diferentes
tipos de regulaciones una secci$n de definiciones, que recoja el significado de los
trminos utilizados, as como una de 2spectos 1enerales donde se describan
brevemente los fundamentos te$ricos que sustentan el objeto de regulaci$n abordado
en el documento, de manera que despierte el inters por su lectura.
3 4iempre que sea posible utilizar esquemas tales como diagramas de flujo, rboles de
decisi$n, etc, ya que facilitan la interpretaci$n de lo regulado al mismo tiempo que
permite identificar a travs de su inspecci$n posibles inconsistencias. El empleo de
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esta )erramienta puede requerir de un entrenamiento previo de todo el personal a nivel
de la organizaci$n, no obstante lo cual las ventajas de su empleo compensan
ampliamente este esfuerzo inicial.
7na vez establecidos los principios bsicos para la elaboraci$n del "anual, es posible
acometer su concepci$n, para lo cual puede utilizarse la secuencia propuesta en este
trabajo, que se describe en detalles a continuaci$n.
I.2 Secuencia para la concepcin del Manual de Organizacin y Regulaciones Internas
El proceso de concepci$n del "anual consta de los cuatro pasos que se indican a
continuaci$n, en tanto las acciones requeridas para llevarlo a la prctica se detallan en los
apartados siguientes.
3 4i en la entidad ya e!isten diversos tipos de regulaciones, agrupadas o no en un
"anual, se debe realizar un anlisis de lo regulado )asta el presente para definir qu y
c$mo se integra a la nueva versi$n, as como los aspectos que deben ser derogados.
3 .efinici$n de los tipos de %egulaciones &nternas que se van a utilizar y su alcance.
3 Establecer la organizaci$n interna +subsistemas/ del "anual de manera que responda a
la misi$n y actividad que realiza la entidad.
3 0aracterizaci$n de los procesos asociados a la elaboraci$n, modificaci$n y derogaci$n
de %egulaciones vigentes y modificaciones estructurales.
I.2.1 Definicin de los Tipos de Regulaciones Internas
Las necesidades de diferentes tipos de documentos rectores de la actividad desarrollada por
una entidad y su alcance pueden variar en dependencia de la misi$n de la misma, no
obstante lo cual e!isten cuatro tipos de regulaciones de carcter interno que resultan
indispensables para todo tipo de organizaci$n'
3 Normas. Es un lenguaje comn que facilita el flujo de bienes y servicios entre el
comprador y el vendedor a nivel del mercado, o entre clientes internos en el marco de
la organizaci$n, que contribuye a mantener el estado general de satisfacci$n
alcanzado.
3 Procedimientos. Es la forma especfica de llevar a cabo una actividad o proceso y, por
tanto, es un documento que describe la realizaci$n de una actividad repetitiva de
acuerdo con una sistemtica preestablecida y una gua normalizada de actuaci$n, con
la finalidad de realizarla adecuadamente y garantizar la continuidad en el desempeo
de la empresa an con la ocurrencia de cambios en la composici$n de los %ecursos
8umanos.
3 Recomendaciones. ,ormas o -rocedimientos que no son de obligatorio
cumplimiento, debido a falta de consenso para su aprobaci$n en alguna de las
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categoras anteriores o a que se encuentran sometidos a evaluaci$n prctica, pero cuyo
empleo facilita la estandarizaci$n en el desempeo de la entidad.
3 Directivas. Es un documento de carcter temporal con una e!tensi$n no mayor de tres
cuartillas +sin incluir los ane!os/ en el cual se establecen indicadores de cualquier tipo
o informaciones complementarias a las normas y procedimientos que estn asociadas
a un periodo de tiempo, como puede ser una rebaja de precio, etc.
I.2.2 Definicin de los Subsistemas en el Manual de rgani!acin " Regulaciones
Internas
La forma ms comprensible y sencilla para que los usuarios puedan acceder a la
informaci$n contenida en un "anual, que a su vez facilita su traslado al formato de
)iperte!to +)tml/ para su instalaci$n en una red de computadoras, es establecer una
organizaci$n jerrquica basada en subsistemas funcionales que respondan a la estructura,
subordinaci$n, misi$n y actividades que desarrolla la entidad objeto de estandarizaci$n.
2tendiendo a lo anterior, una forma til y c$moda de segmentar +secciones o subsistemas/
el "anual es atendiendo al tipo de actividad, agrupadas, como mnimo, en las cuatro
secciones que se indican en las tablas 9 a la :.
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*abla 9. 4ecci$n &' 2spectos de carcter general.
.estino y divisiones internas'
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4e establecen las pautas generales que rigen la elaboraci$n de las %egulaciones
&nternas de la entidad as como los aspectos y actividades de aplicaci$n comn a
toda la entidad, tales como' estructura y formato de los documentos( procedimiento
para la elaboraci$n de nuevos documentos o derogaci$n de alguno vigente, etc. Este
subsistema carece de divisiones internas.
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2barca los temas asociados con la estructura de la entidad y la relaci$n e!istente
entre sus dependencias y se divide en los tres temas siguientes'
3 #structura " funciones$ Estructura y funciones de las dependencias y
trabajadores de la entidad +0asa "atriz y dependencias/, misi$n y visi$n de la
entidad, etc.
3 rganos " %erramientas de Direccin$ #rganos de .irecci$n y su
funcionamiento, as como el empleo y organizaci$n de )erramientas
complementarias de direcci$n tales como *alleres, %euniones &nternas, etc.
3 Documentos vigentes$ *odos los documentos autorizados para el
funcionamiento de la entidad( el procedimiento para su confecci$n( la forma de
transferir de una dependencia a otra( nivel de acceso a las mismas y custodia
de los originales.
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0ontiene todas las regulaciones asociadas con el cumplimiento de lo establecido en
la legislaci$n laboral vigente, as como la poltica de tratamiento de los %ecursos
8umanos en la empresa, incluidos los directivos, y comprende los aspectos
siguientes'
Personal. 2spectos relacionados con el pago, admisi$n y bajas y evaluaci$n
del desempeo del personal en la entidad.
&apacitacin$ "ecanismos y vas para llevar a cabo la capacitaci$n de los
trabajadores de la entidad.
'tencin al (ombre$ 2ctividades previstas por la entidad para contribuir a
elevar el sentido de pertenencia.
Directivos$ -oltica de formaci$n y promoci$n de directivos y el desarrollo
de los programas de preparaci$n y superaci$n de su reserva.
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Est constituida por los documentos que establecen el 4istema de 1esti$n de la
0alidad en la entidad, basado en la aplicaci$n de las ,ormas &4# ;<<<'=<<<.
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%egulaciones asociadas a la imagen de la entidad y al establecimiento de las
estrategias para alcanzar este prop$sito, que consta de los aspectos siguientes'
Identidad$ -autas de imagen que debe proyectar la entidad' marca(
logotipo( uniforme( etc, as como estrategias para fomentar el sentido de
pertenencia.
Materiales de promocin$ -rocedimientos y mecanismos asociados a la
solicitud, control y aprobaci$n de materiales y campaas publicitarias
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%egulaciones asociadas a la seguridad y poltica de desarrollo de la &nformtica en
la entidad as como la e!plotaci$n de los 4istemas &nformticos requeridos para su
desempeo, las cuales se agrupan en los aspectos siguientes'
3 Seguridad$. -lanes de 4eguridad &nformtica y 0ontingencia.
3 Intranet &orporativa$ -rocedimientos para la colocaci$n de informaci$n en
los diferentes sitios en la &ntranet, as como el tipo de informaci$n que debe
mostrarse.
3 Sistemas inform)ticos$ Empleo, niveles de acceso y facultades de los usuarios
de los sistemas informticos, utilizados para llevar a cabo el trabajo de la
entidad.
3 &orreo electrnico$ %ecoge los procedimientos para establecer los niveles de
acceso a este servicio, as como la poltica de e!plotaci$n del mismo.
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Este subsistema, recoge las regulaciones asociadas a la diseminaci$n selectiva de la
informaci$n y los niveles de acceso a la misma, siguiendo el principio de compartir
informaci$n, para evitar la reiteraci$n de esfuerzos, pudiendo utilizarse para este
prop$sito, entre otros, las >ases de .atos disponibles en la &nternet 0orporativa. Los
aspectos asociados'
3 Informacin clasificada$ -rotecci$n de la informaci$n sensible de la entidad,
as como los niveles y forma de acceso a toda la informaci$n disponible y
requerimientos que deben satisfacer los desarrollos o adquisiciones de estos
sistemas para su instalaci$n en la entidad.
3 #stad*stica$ #btenci$n, procesamiento y diseminaci$n selectiva de esta
informaci$n y procesamiento para brindar soporte a la toma de decisi$n por
parte de los directivos.
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%egulaciones asociadas a las acciones y formas de operar en condiciones
e!cepcionales tales como desastres naturales, etc.
*abla =. 4ecci$n &&' *emas asociados a la Economa y las ?inanzas.
.estino y divisiones internas
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%ecoge todas las regulaciones asociadas a los aspectos contables de las dependencias
que se encuentran subordinadas a la #ficina 0entral as como sus relaciones con los
centros contables que conforman la entidad. -ara facilitar el acceso a la informaci$n
esta secci$n se subdivide en'
3 &ontabilidad general$ 2spectos contables tales como nomenclador de cuantas,
registro de gastos, movimiento del efectivo, etc.
3 #stados &onsolidados. 2spectos del proceso de consolidaci$n de los >alances y
Estados de %esultados, as como la informaci$n que deben entregar los 0entros
0ontables a la #ficina 0entral en cada cierre contable.
3 'ctivos fi+os, -tiles " %erramientas$ 0ustodia de este tipo de bienes por parte de
la entidad.
3 Inventario. &dem al anterior, para el control del inventario de bienes disponibles
en los almacenes.
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%ecoge todos los aspectos relacionados con la administraci$n de las finanzas de la
entidad y se subdivide en'
3 .inan!a /eneral$ ?orma de realizaci$n de los cobros y pagos, proyecciones
financieras y anlisis de inversiones.
3 &a+a$ %egistro y control de formas valoradas, documentos de valor as como el
manejo de los fondos de efectivo.
3 Presupuesto$ -roceso de captaci$n y elaboraci$n de los informes, as como la
elaboraci$n y control de los presupuestos y la planificaci$n de la entidad.
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*abla @. 4ecci$n &&&' %egulaciones de tipo 0omercial.
.estino y divisiones internas'
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%ecoge los procedimientos asociados al establecimiento de los sistemas de costo y
la formaci$n del precio.
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Este subsistema contiene las regulaciones relacionadas con'
3 &ontratacin$ *ipos, contenidos y personal facultado para la firma de
contratos, formas de pago, etc.
3 Negociacin$ %elaciona los procedimientos asociados a la elaboraci$n de la
estrategia del -lan de ,egociaci$n.
3 'n)lisis e Investigacin de Mercados " Mercadeo$ -rocedimientos asociados
a establecer las estrategias de comercializaci$n de la empresa, creaci$n de
nuevos productos y estudios de evaluaci$n comercial y econ$mica para
determinar la factibilidad de las misma.
*abla :. 4ecci$n &A' 0uestiones relativas a la Logstica requerida por la empresa.
.estino y divisiones internas'
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Este subsistema recoge todas las actividades relacionadas con el apoyo logstico
que requiere la entidad para el adecuado desempeo de su actividad. 2tendiendo al
amplio espectro que puede abarcar este aspecto, no se propone una divisi$n,
dejando a los elaboradores la decisi$n total de c$mo segmentar este subsistema.
I.3 Contenido de las Regulaciones Internas
7na vez establecidos los documentos y subsistemas que debe disponer el "anual, el
siguiente paso en su concepci$n es definir la estructura de los contenidos, una propuesta de
la cual se describe a continuaci$n.
I.0.1 Normas, Procedimientos " Recomendaciones
0onstan de las siguientes partes'
a/ b+etivo$ >reve descripci$n de la raz$n de ser del documento.
b/ 'lcance$ Lmite de aplicaci$n del documento sobre las actividades
reseadas en el objetivo.
c/ Destino$ &ndica las personas cuyo trabajo es objeto de regulaci$n en el
documento y que, por tanto, deben conocer al detalle su contenido.
d/ 'cceso$ Establece si el contenido es restringido o pblico.
e/ Referencias$ 4e relacionan todos los documentos que fueron analizados o
consultados para la elaboraci$n de la %egulaci$n.
f/ 'spectos generales$ .efiniciones, criterios generales, consideraciones de
mbito global y referencias al reglamento, normas y documentos, tanto
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internos como e!ternos, que se )an de tener en cuenta en el desarrollo y
aplicaci$n de la norma o procedimiento.
g/ Responsabilidades$ .escripci$n de responsabilidades derivadas de las
funciones descritas en la norma o procedimiento. 2s mismo se indicarn los
responsables de elaborar, revisar, aprobar y distribuir el documento de
acuerdo con las directrices establecidas y elaborar el diagrama de flujo
correspondiente a la actividad regulada.
)/ Desarrollo$ 0onsiste en la descripci$n de las actividades incluidas en el
objetivo y constituye el cuerpo central del documento.
i/ Documentacin complementaria$ 4e citan, cuando proceda, los documentos
aplicables que amplen, complementen o desarrollen la informaci$n
contenida en el documento.
j/ Registros$ 4e citan, cuando proceda, los documentos que presentan los
resultados obtenidos o que proporcionan evidencias de las actividades
desempeadas.
B/ #laboradores$ %ecoge en una tabla el nombre, cargo y firma de los
participantes directos en la elaboraci$n del >orrador del documento.
l/ 'ne1os$ %eproducci$n de los formatos, documentos u otros suplementos
que sean aclaratorios, tales como' grficos, diagramas de cualquier tipo
+incluye los flujos, rboles de decisi$n y otros que no resulten
imprescindibles para la comprensi$n de la e!plicaci$n brindada pero que
esclarecen el contenido recogido en el te!to/. &gualmente en este apartado se
recoge el diagrama de flujo de los pasos indicados para llevar a cabo el
procedimiento en los casos en que sean necesarios. Los 2ne!os se
referencian en el te!to segn aparecen, comenzado con la letra 2 mayscula
y se relacionan en ese propio orden en este apartado.
I.0.2 Directivas
Los directivas constan de las siguientes partes'
a/ 'sunto$ Es un ttulo que identifica de manera clara y concisa el tema que regula.
b/ Introduccin$ %ecoge las razones, objetivo y base legal del tema regulado, as
como el documento objeto de modificaci$n.
c/ &ontenido$ 2 continuaci$n de la introducci$n se redactarn los acpites que
contiene, en esencia metodol$gicos, numerndolos consecutivamente con nmeros
arbigos.
d/ 'ne1os$ *ienen el mismo contenido referido en el apartado anterior.
I.0.0 Modificaciones
Las modificaciones constan de las siguientes partes'
a/ 'sunto$ Es un ttulo que identifica de manera clara y concisa el tema que regula.
b/ Introduccin$ %ecoge las razones, objetivo y base legal del tema regulado.
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c/ &ontenido$ 2 partir de la introducci$n se redactarn los acpites que contiene,
atendiendo a una de las siguientes categoras' supresi$n de un te!to vigente( adici$n
de un te!to al e!istente( copia de un te!to vigente en otra posici$n( traslado de un
lugar a otro de un te!to e!istente. ,$tese, que en una misma modificaci$n pueden
realizarse todas las que se requieran y combinar variaciones, adiciones y traslados,
siempre que se cumpla con las especificaciones antes mencionadas
d/ 'ne1os$ Cdem a lo e!presado en el apartado &&&.@.9
I.0.2 'cta de Reedicin " Derogacin
Las 2ctas de %eedici$n y .erogaci$n estn constituidas por las mismas partes que las
modificaciones, diferencindose de stas en que su contenido s$lo )ace referencia e!plcita
a los documentos que abarca su acci$n.
I. !ocumentos rectores
7na vez vencidas las etapas anteriores de la concepci$n del "anual, el paso siguiente es
establecer los documentos que rigen el proceso de elaboraci$n, .ocumentos %ectores, pues
en ellos se recogen todas las indicaciones que deben seguirse para acometer cualquier
acci$n de actualizaci$n y conservaci$n. -ara este prop$sito pueden utilizarse los tres
documentos siguientes'
3 ,orma 5Estructura, formato y clasificaci$n de los documentos que componen el
"anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas de la ...6, que recoge todos los
aspectos de formato, destino y clasificaci$n de los documentos, al mismo tiempo que
establece las subdivisiones temticas del "anual.
3 ,orma 54mbolos, abreviaturas, trminos y siglas utilizadas en los documentos que
componen el "anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas de la ...6, que indica el
significado del vocabulario in)erente al objeto de regulaci$n.
3 -rocedimiento 5Elaboraci$n, modificaci$n y derogaci$n de los documentos que
componen el "anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas de la ...6, que describe
los procesos para la elaboraci$n, aprobaci$n, modificaci$n o derogaci$n de los
documentos que pertenecen al "anual.
Seccion II. "ormato de los documentos
II.1 #eneralidades
7na vez presentados los aspectos asociados a la concepci$n del "anual, corresponde
establecer el formato que adoptarn los diferentes documentos que lo constituyen para
garantizar la uniformidad, co)erencia y comprensi$n de sus contenidos, los cuales se
detallan en la presente secci$n.
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II.2 "ormato de las Regulaciones Internas
II.2.1 'spectos /enerales
&ndependientemente del tipo de documento perteneciente al "anual de que se trate, e!iste
un conjunto de aspectos comunes a stos que deben regularse, para garantizar la
uniformidad, los cuales se relacionan a cotinuaci$n'

3 .imensi$n del papel y posici$n de la )oja +vertical u )orizontal/
3 "rgenes' superior e inferior( izquierdo y derec)o( desde el borde )asta el
encabezado y el pie de pgina.
3 *ipo de letra para el te!to del cuerpo del documento +2rial, *imes ,eD %oman, etc./
y cantidad de puntos.
3 4eparaci$n entre lneas del te!to.
3 4eparaci$n entre prrafos.
3 ?orma de enumeraci$n y ttulo de las tablas, tanto en el te!to como en los ane!os.
3 ?orma de resaltar por su importancia un aspecto determinado en el te!to.
3 &mpresi$n de los documentos en su versi$n final, la cual se recomienda se efecte por
una sola cara.
3 -rocesador de *e!tos a utilizar y versi$n a partir de la cual se deben elaborar.
3 Espaciado entre lneas del ttulo
3 *ipo de letra y justificaci$n del *tulo del documento,
3 ?ormato de las definiciones y de los ttulos de las divisiones y subdivisiones que
componen un documento.
3 4eparaci$n entre divisiones y subdivisiones.
II.2.2 Redaccin
Los documentos deben ser redactados de forma'
a/ &lara$ su lectura no provocar falsas interpretaciones.
b/ &oncisa$ se escribirn de manera secuencial las etapas especficas de la realizaci$n
de la actividad.
c/ &ompleta$ no ser necesario consultar otros documentos, salvo aquellos que se
citen e!plcitamente en el propio documento.
-ara facilitar el cumplimiento de los aspectos antes mencionados, se recomienda utilizar las
siguientes reglas'
3 %educir el empleo de los verbos' ser, estar, encontrarse, )aber, )acer, poner, decir y
ver.
3 Evitar la reiteraci$n de ideas disponiendo a este fin de las siguientes reglas' poner en
orden las ideas antes de escribir y evitar los detalles insignificantes, que son la causa
del estilo difuso.
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3 Evitar la repetici$n de palabras utilizando alguna de las tres reglas siguientes' suprimir
el vocablo( reemplazarlo por otro sin cambiar el giro de la frase o variar lo escrito
dando otro giro a la frase.
3 4i un sustantivo necesita de un adjetivo, no utilizar dos.
3 El mayor enemigo del estilo es la lentitud.
3 Emplear la palabra e!acta, propia y adecuada.
3 0olocar los adverbios cerca del verbo.
3 Evitar las preposiciones en cascada.
3 ,o abusar de las conjunciones parsitas' que, pero, aunque, sin embargo.
3 ,o emplear vocablos rebuscados.
3 ,o abusar de los incisos y los parntesis.
3 0omo norma general, no colocar el verbo al final de la frase.
3 Evitar las transiciones bruscas entre prrafos.
3 ,o usar una metfora, smil u otra figura del lenguaje que est acostumbrado a ver
escrita.
3 ,o utilizar una palabra larga cuando pueda utilizar una corta.
3 4i es posible eliminar una palabra, )acerlo.
3 ,unca utilizar la voz pasiva cuando pueda usar la activa.
3 ,o emplear palabras en otro idioma, un vocablo cientfico o de la jerga si puede
utilizar una palabra del espaol corriente.
3 2ntes de decir una barbaridad, infrinjir cualesquiera de estas reglas.
II.3 $ibliogra%&a
#tro aspecto que debe regularse es la forma en que se recogen en el documento la
bibliografa utilizada para elaborar el documento. En este caso, e!isten, como mnimo, los
cinco tipos siguientes'
3 Legislaciones emitidas por #rganismos de carcter ,acional. En este tipo de
documento debe definirse cul fec)a se escoger' aprobaci$n, publicaci$n o puesta en
vigor, cuando no coinciden.
3 &nstrucciones 0orporativas.
3 ,ormas, procedimientos y recomendaciones, internas o emitidas por otras
instituciones de carcter nacional o internacional.
3 Libros.
3 -ublicaciones seriadas.
II. 'laboracin de diagramas
7na )erramienta que facilita la comprensi$n de documentos y contribuye a la eliminaci$n
de ambigEedades en la interpretaci$n de los contenidos es la utilizaci$n de grficos de
diferentes tipos, lo cual en el caso de un "anual resulta decisivo y por tanto debe
establecerse como un requisito obligatorio.
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Lo antes e!puesto, )ace necesario regular los tipos y formas de empleo de los smbolos y
convenios utilizados en los grficos para la representaci$n de los procesos, diagramas de
flujos, rboles de decisi$n, etc., pudiendo emplearse para este prop$sito los que se
proponen y describen a continuaci$n.
II.2.1 S*mbolos
7n primer aspecto que debe regularse para la elaboraci$n de los diagramas es el conjunto
de smbolos permitido y su significado. 2tendiendo a lo difundido y co)erente de la
propuesta de ". 2. FacBson, puede utilizarse este grupo de smbolos, a los cuales los
autores de este trabajo )an efectuado algunas adiciones con vistas a facilitar su empleo en
este tipo aplicaci$n. La propuesta integrada se recoge en la tabla =.
*abla =. 4mbolos para la elaboraci$n de diagramas y su significado.
4mbolo' 4e emplea para'
0onector con otros smbolos o pginas del diagrama.
&nicio y fin de un proceso.
4ealar la direcci$n del flujo.
4aetas, que indican el sentido de flujo o movimiento.
E!presa la e!istencia de una decisi$n l$gica, como resultado de la cual se
escoge una va entre dos alternativas.
E!presa la e!istencia de una decisi$n l$gica, como resultado de la cual se
escoge una va entre tres o ms alternativas.
#peraciones, procesos o estructuras bsicas.
?ormularios impresos de todo tipo' salidas de computadoras, modelos para
llenado manual, etc.
2lmacenamiento de datos en >ases de .atos.
2rc)ivos, e!pedientes.
II.2.2 &onvenios
En relaci$n a los convenios que deben establecerse, bsicamente se refiere al significado de
los colores en los diagramas, donde puede utilizarse la propuesta que se describe a
continuaci$n, la cual recoge los aspectos fundamentales que deben ser objeto de
estandarizaci$n en este aspecto'
3 0olor asumido por defecto para los te!tos y smbolos, que en esta propuesta es el
negro.
3 0olor del conector de smbolos y el indicador de inicio y fin de proceso, en el formato
propuesto es el verde.
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3 Los elementos que constituyen entradas de informaci$n y materiales, etc., que dan
lugar a que se inicie el proceso as como las salidas resultantes del mismo que pueden
constituir entradas a otros procesos, se indican en un color diferente a los anteriores,
en este caso el rojo.
3 Los elementos opcionales se deben diferenciar del resto que es obligatorio, para lo
cual se propone utilizar lneas discontinuas.
II.2.0 #structuras para representar procesos
7na categora que, por su importancia es tributaria de un tratamiento diferenciado, lo
constituyen las estructuras para representar procesos y organizaci$n de operaciones
automatizadas. En este caso resulta ventajoso utilizar las estructuras empleadas por los
superlenguajes de programaci$n tales como el -ascal, pues constituyen prcticamente un
estndar de relativa elevada difusi$n. En la tabla @ se indica una forma de utilizar estas
estructuras.
*abla @. Estructuras para representar procesos y su significado
Esquema' 4e utiliza para indicar'
Ejecuci$n consecutiva de procesos, acciones o actividades.
%epetici$n de un proceso o acci$n mientras no se cumpla una
condici$n. La ejecuci$n de la acci$n en la primera ocasi$n est
condicionada a que no se cumpla la condici$n al inicio.
&dem al anterior. Es este caso la acci$n se realiza al menos en
una oportunidad.
La acci$n se realiza en una ocasi$n si se cumple la condici$n
establecida.
4e realiza una de las acciones en dependencia de si se cumple
o no la condici$n establecida.
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4e realiza una de las acciones indicadas en dependencia del
valor obtenido al evaluar la condici$n establecida.
II.( Modelos
*oda regulaci$n, debe presentarse de manera uniforme por lo cual se requiere de modelos
que estandaricen la presentaci$n de los contenidos. En el caso del "anual, atendiendo a sus
caractersticas, pueden utilizarse para la elaboraci$n de los documentos originales, que una
vez aprobados sern firmados y custodiados en la entidad, las alternativas que se describen
en detalle a continuaci$n.
II.3.1 Tipos
7na vez establecido el formato para e!presar el contenido de las %egulaciones &nternas,
corresponde definir los tipos de modelos sobre los cuales se elaboraran los contenidos. -ara
este prop$sito, puede utilizarse el siguiente'
a/ -ortada, es la primera pgina del documento que consta de' encabezado( cuerpo
+donde se recoge el *tulo/ y pie de pgina.
b/ &ndice, es la pgina que sigue a la portada, donde se relacionan los aspectos tratados
en el documento.
c/ .esarrollo, donde se recogen todos los aspectos e informaci$n indispensable para la
correcta realizaci$n del proceso u operaci$n objeto de estandarizaci$n.
d/ 2ne!os, ue agrupan todos aquellos aspectos que contribuyen a escalrecer lo
e!presado en el desarrollo.
En el caso de las .irectivas, atendiendo a sus caractersticas, disponen de un ttulo,
prescindiendo del formato anterior.
II.3.2 #structura
II.3.2.1 #ncabe!ado
Est compuesto por los elementos de identificaci$n que se muestran en el esquema
siguiente'
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Esquema 9. Encabezado de los documentos del "anual de #rganizaci$n y %egulaciones
&nternas.
)ogotipo
S*7"i"t!$a a. c*a. p!rt!)!c!
!. doc*$!)to
*+mero, -- . /S0**11
'dicin, 22
"ec3a de emisin, !!4MM411
P5gina n de tt
a/ Logotipo de la empresa(
b/ 4ubsistema al cual pertenece(
c/ 0$digo de identificaci$n +,mero/. Los documentos se identifican, adems de por
el ttulo, con su nmero de identificaci$n asignado en el .epartamento de
4istemas y #rganizaci$n a partir del %egistro 0onsecutivo e!istente en el mismo
de acuerdo con la siguiente estructura general GG H *47,,22'
GG' Este campo del identificador es opcional, ya que e!presa a cul de las
entidades de una corporaci$n pertenece el documento. 0uando es una entidad
constituida por divisiones no se requiere, pues el resto del identificador es
suficiente.
*' indica el tipo de documento de acuerdo al siguiente convenio' ,, norma(
-, procedimiento( %, %ecomendaci$n.
47' indica el subsistema al cual pertenece la norma o procedimiento segn
el convenio establecido en la *abla :.

*abla :. 4ubsistemas del "anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas

4ubsistema 0$digo 4ubsistema 0$digo
1eneralidades 1E 0ostos y -recios 0-
#rganizaci$n #% 0ontratos 0*
%ecursos 8umanos %8 "ercadeo "0
0alidad 02 0omunicaci$n 0"
0ontabilidad 0# &nformtica &,
?inanzas ?I 4oporte &nformativo 4&
-lanificaci$n -L 4ituaciones E!cepcionales 4E
,,' dos dgitos numricos que representarn el nmero consecutivo del
procedimiento dentro del subsistema, comenzando por el <9.
22' dos dgitos numricos que representarn el terminal del ao de
elaboraci$n del procedimiento.
d/ Edici$n +JJ/. Los procedimientos se identifican por el nmero de edici$n con
dos dgitos numricos comenzando por el <9, los cuales permiten mantener el
nmero de identificaci$n y pasar a una versi$n actualizada que incluya las
modificaciones aprobadas y vigentes.
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e/ ?ec)a de emisi$n. 4e utiliza para indicar la fec)a en que se pone en vigencia el
documento y es establecida por el Fefe del .epartamento de 4istemas y
#rganizaci$n con la estructura .. K "" K 22 donde cada grupo de caracteres
representan' .., da( "", mes y 22 el ao.
f/ -gina n de tt. &ndica el nmero de orden de la pgina +n/ dentro del documento y
el total de pginas +tt/ que contiene el documento para facilitar el ordenamiento
durante el proceso de impresi$n y la identificaci$n de e!travos o prdidas
parciales del documento.
En el caso de las "odificaciones de %egulaciones vigentes, el encabezado se identifica
adicionando al nmero de identificaci$n del documento objeto de la modificaci$n +norma,
procedimiento, recomendaci$n o directiva/ la siguiente estructura general L",,22,
donde los caracteres tiene el significado siguiente'
H"' indica que es una modificaci$n al documento cuyo nmero le antecede.
,,' dos dgitos numricos que representarn el nmero consecutivo de la
modificaci$n de ese documento
22' dos dgitos numricos que representarn el terminal del ao de
elaboraci$n de la modificaci$n.
II.3.2.2 &uerpo
Es el lugar donde se encuentra el contenido del documento segn la estructura establecida
en la definici$n del "anual que finaliza con el apartado, %egistro de Elaboradores, donde
se consignan los datos y se recoge la firma de las personas que laboraron en la confecci$n
del documento, como se muestra en el esquema J=, ordenado de mayor a menor
participaci$n.
Esquema =. %elaci$n de elaboradores.
,ombre y 2pellidos' 0argo' ?irma'
II.3.2.0 Pie de p)gina
En la portada se )abilita un bloque que dispone de un conjunto de escaques para recoger
los datos de los funcionarios que revisaron y aprobaron el procedimiento, as como la fec)a
de revisi$n y aprobaci$n y sus firmas respectivas, como se indica en el esquema J@.
Esquema J@. ?ormato propuesto para el pie de pgina de la )oja titular.
Re6isado por,
*ombre,
1probado por,
*ombre,
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Cargo,
"ec3a,
"irma,
Cargo,
"ec3a,
"irma,
1cuerdo Conse7o !ireccin,
Las restantes pginas del documento, deben estar firmadas o inicializadas por los mismos
funcionarios que firmaron en la portada y los que aparecen en el %egistro de Elaboradores
antes descrito.
II.3.0 'cta de Reedicin
El 2cta de %eedici$n de documentos pertenecientes al "anual, consta de encabezado y
cuerpo. En el encabezado, contiene los datos de identificaci$n que se relacionan en el
esquema :'
Esquema J:. ?ormato propuesto para el encabezamiento del 2cta de %eedici$n.
)ogotipo
ACTA DE REEDICION
*+mero, -- . 1RS0**11
"ec3a de emisin, !!4MM411
P5gina n de tt
a/ Logotipo de la empresa.
b/ *tulo'52cta de %eedici$n6.
c/ 0$digo de identificaci$n +,mero/. Este tipo de documento se identifica, adems
de por el ttulo, con su nmero de identificaci$n asignado en el .epartamento de
4istemas y #rganizaci$n a partir del %egistro 0onsecutivo e!istente en el mismo de
acuerdo con la siguiente estructura general GG L 2%47,,22, donde 2%' indica
que el documento se corresponde con un 2cta de %eedici$n y el resto de los
caracteres tiene el mismo significado que en el identifcador de ,ormas,
-rocedimientos o %ecomendaciones.
d/ ?ec)a de emisi$n y pgina n de tt. *iene el mismo significado y formato de los
documentos antes descritos.
En el cuerpo del 2cta de %eedici$n es donde se recogen, como mnimo, los aspectos
siguientes'

0ausas que motivan la reedici$n del documento.
%elaci$n nominal de todos los documentos que se sustituyen con la reedici$n
+documentos derogados/' normas, procedimientos, directivas y sus
modificaciones.
2cciones para difundir la informaci$n de los documentos derogados.
2cuerdo del 0onsejo de .irecci$n que avala la emisi$n del 2cta de %eedici$n.
II.3.2 'cta de Derogacin
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Las 2ctas de .erogaci$n de documentos pertenecientes al "anual de #rganizaci$n y
%egulaciones &nternas consta de encabezado y cuerpo. El encabezado se compone de los
datos de identificaci$n que se indican en el esquema siguiente'
Esquema JM. ?ormato propuesto para el encabezamiento del 2cta de .erogaci$n.
Lo2otip
o
ACTA DE DEROGACION
*+mero, -- . 1!S0**11
"ec3a de emisin, !!4MM411
P5gina n de tt
a/ Logotipo de la empresa.
b/ *tulo'52cta de .erogaci$n6(
c/ 0$digo de identificaci$n +,mero/. Este tipo de documento se identifica, adems
de por el ttulo, con su nmero de identificaci$n asignado en el .epartamento de
4istemas y #rganizaci$n a partir del %egistro 0onsecutivo e!istente en el mismo
de acuerdo con la siguiente estructura general GG L 2.47,,22, donde 2.'
indica que el documento se corresponde con un 2cta de .erogaci$n y el resto de
los caracteres tiene el mismo significado que en el identifcador de ,ormas,
-rocedimientos y %ecomendaciones.
d/ ?ec)a de emisi$n y pgina n de tt. *iene el mismo significado y formato de los
documentos antes descritos.
En el cuerpo del 2cta de .erogaci$n es donde se recogen, como mnimo, los aspectos
siguientes'

0ausas que motivan la derogaci$n del documento
%elaci$n nominal de todos los documentos derogados' normas, procedimientos,
directivas y sus modificaciones.
2cciones para difundir la informaci$n de los documentos derogados.
2cuerdo del 0onsejo de .irecci$n.
Seccin III. Procesos para la actualizacin y conser6acin
III.1 #eneralidades
7na prctica usual en el campo de la *eora del 0onocimiento es generalizar las
)erramientas de anlisis probadas en una actividad a otras, indicando, por supuesto, el
rango de validez de stas en las nuevas condiciones de utilizaci$n.
En el mbito empresarial, una de las tcnicas que )a sido incorporada con !ito es el
2nlisis de -rocesos, mediante el cual la actividad global de una entidad es segmentada
progresivamente desde el nivel de agregaci$n general )asta llegar a un proceso, cuya
divisi$n en elementos de inferior complejidad no resulte til a los efectos del estudio y que,
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por tanto, se considera un proceso unitario, cuya caracterizaci$n es ms sencilla y su
modelaci$n se corresponde en mayor medida con la realidad, con lo cual se facilita la
identificaci$n de fallas estructurales y organizativas e!istentes en la empresa.
Lo antes e!puesto, permite afirmar que el proceso de creaci$n e implantaci$n del "anual,
puede considerarse un proceso general, susceptible de ser descompuesto en cuatro
subprocesos' creaci$n( modificaci$n( derogaci$n y custodia de los originales firmados que
sirven de soporte legal al mismo.
*omando en cuenta los aspectos sealados a continuaci$n se realiza el anlisis de los
subprocesos antes mencionados, con vistas a culminar el anlisis a ciclo completo de la
puesta en vigencia de un "anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas en la
organizaci$n
III.2 Procesos para la actualizacin del Manual
III.2.1 Proceso general
0omo se )a indicado con anterioridad, al aplicar la )erramienta de 2nlisis de -rocesos al
caso de la puesta en prctica de un "anual, pueden identificarse un proceso general
susceptible de ser descompuesto en cuatro procesos unitarios' solicitud de elaboraci$n,
como resultado de la cual se decide si procede o no realizar una acci$n +creaci$n,
modificaci$n o derogaci$n/ para mantener la vigencia del "anual( elaboraci$n, si procede,
donde se acomete el trabajo solicitado( aprobaci$n por parte de la m!ima instancia de la
entidad y finalmente el proceso de custodia de los documentos originales firmados, lo que
grficamente puede representarse mediante la figura 9.
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III.2.2 Proceso de solicitud de elaboracin
El primer proceso que forma parte de la imprescindible actualizaci$n del "anual, es el de
solicitud de una determinada acci$n, en el cual pueden identificarse tres vertientes
fundamentales' los aspectos formales, que incluye la definici$n de los funcionarios
facultados en la entidad para efectuar la solicitud( formato y contenido de la misma, as
como el destinatario, que a su vez debe ser el encargado de evaluarla y emitir el dictamen
correspondiente.
En la prctica resulta conveniente que ese funcionario sea el Fefe del .epartamento de
4istemas y #rganizaci$n, ya que ste es la persona en la organizaci$n que mayor nivel de
actualizaci$n dispone sobre estos temas y conoce las estrategias y polticas de la empresa.
,o obstante, pueden surgir discrepancias, las cuales deben ser solucionadas por el primer
nivel de direcci$n, cuyo dictamen es inapelable.
.e manera grfica, el proceso descrito puede representarse de la manera indicada en la
figura =.
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III.2.0 Proceso de elaboracin
La elaboraci$n de documentos pertenecientes al "anual es dirigido por el personal del
.epartamento de 4istemas y #rganizaci$n de la entidad, los cuales trabajaran de conjunto
en la elaboraci$n del 2nteproyecto de .ocumento con los especialistas designados por los
jefes respectivos de las reas involucradas en el tema objeto de regulaci$n, si esto fuera
necesario.
0omo resultado de este proceso se obtiene un anteproyecto del documento el cual se
adiciona al e!pediente y constituye la entrada del siguiente proceso, aprobaci$n.
1rficamente, lo antes sealado puede representarse a travs del rbol de decisi$n mostrado
en la figura @.
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III.2.2 Proceso de aprobacin
-or el impacto a nivel de toda la organizaci$n, el proceso de aprobaci$n debe contar con
dos caractersticas esenciales' la aprobaci$n debe realizarse por el primer nivel de direcci$n
y el anteproyecto debe circularse con suficiente antelaci$n a todas las dependencias y reas
cuya actividad se regula en el documento para que emitan sus criterios, con vistas a reducir,
sobre todo en el corto plazo, la necesidad de introducir modificaciones motivada por una
visi$n incompleta del aspecto regulado.
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En la figura : se muestra en detalle los pasos asociados a este proceso, los cuales permiten
cumplir con los requisitos antes mencionados.
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III.3 Proceso de custodia de originales
III.0.1 &opias impresas
7na vez aprobado por el .irector 1eneral de la entidad y firmado por todos los
funcionarios que corresponda, la nueva %egulaci$n 2probada perteneciente al "anual, se
entregar al funcionario designado para la custodia y conservaci$n de stos as como del
e!pediente confeccionado durante el trabajo de elaboraci$n.
-ara la conservaci$n de estos documentos se deben asignar los medios y recursos que
garanticen la seguridad y protecci$n de stos ante cualquier contingencia o intento de
violaci$n de la integridad fsica
III.0.2 .ic%eros
2l concluir el proceso de aprobaci$n, el sistematizador que dirigi$ el proceso entregar al
funcionario designado los fic)eros +incluyendo los grficos originales en formato
electr$nico/ que contiene la %egulaci$n 2probada, para la custodia y conservaci$n de stos.
En el caso de los fic)eros en formato Nord y los grficos, en cualesquiera de los formatos
electr$nicos utilizados +jpg, bmp ,etc/, se almacenarn en el sistema de c$mputo que el Fefe
de .epartamento de 4istemas y #rganizaci$n decida siguiendo la estructura de directorios
que se ilustra en la figura M, la cual cumple con los principios organizativos siguientes'
a/ Directorio ra*!$ dos caracteres, siguiendo el convenio para la denominaci$n de los
subsistemas que componen el "anual
b/ Subdirectorios$ tienen una identificaci$n que facilita la identificaci$n de su
contenido' normas, procedimientos, recomendaciones, directivas, reediciones y
derogaciones .
c/ Directorio de contenido$ Es el directorio donde se colocan los fic)eros que forman
el documento para su conservaci$n y cuyo nombre se corresponde con el del
documento contenido.
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En el caso de los fic)eros en formato de )iperte!to se almacenan en el servidor donde se
encuentra la aplicaci$n NE>.
0on vistas a garantizar la integridad mensualmente se realizar una salva actualizada de los
fic)eros, tanto en formato Nord, grficos e )iperte!to, que constituyen el "anual en disco
compacto.
0omo recomendaci$n prctica final, puede sealarse que para facilitar la asociaci$n del
fic)ero con el documento que contiene, su nombre debe coincidir con el nmero utilizado
en la identificaci$n del encabezado.
En el caso que e!ista una versi$n en soporte electr$nico como -oDer -oint o -ginas NE>,
es necesario establecer los destinatarios de este tipo de soporte, as como la periodicidad de
actualizaci$n y la forma de )acerla llegar a stos.
Conclusiones
0omo conclusi$n del presente trabajo se puede sealar que en el mismo se recogen los
aspectos fundamentales asociados a la concepci$n de un "anual de #rganizaci$n y
%egulaciones &nternas, a partir de un nuevo enfoque que integra dos vertientes
generalmente tratadas por separado' la #rganizaci$n, como estructura empresarial y las
%egulaciones de las actividades realizadas, con lo cual se logra una mayor co)erencia a
nivel institucional y se facilita la detecci$n de fallas, tanto en la estructura como en el
sistema de regulaciones.
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#tro aspecto que debe sealarse es el detallado anlisis del proceso general de actualizaci$n
y conservaci$n del "anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas y los subprocesos en
que ste puede dividirse' solicitud, elaboraci$n, aprobaci$n para la actualizaci$n y custodia
de los documentos originales que brindan soporte legal del mismo.
2 lo antes sealado debe aadirse que el trabajo descrito en su conjunto +concepci$n
general, 4ecci$n &( formato de los documentos, 4ecci$n &&( procesos para la actualizaci$n y
conservaci$n, 4ecci$n &&&/, constituyen una presentaci$n a ciclo completo de la elaboraci$n
e implantaci$n de un "anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas en una entidad, ya
que contiene los elementos metodol$gicos y organizacionales indispensables para ello, as
como una propuesta para su puesta en prctica.
$ibliogra%&a
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desempeo6( &nstituto 0ubano de ,ormalizaci$n( 0uba( =<<<.
1*'-O 1. /8rminos y !e%iniciones
'cta de Reedicin. .ocumento perteneciente al "anual de #rganizaci$n y %egulaciones
&nternas que se emite para oficializar la reedici$n de una norma, un procedimiento, una
recomendaci$n o una directiva que en su nueva versi$n incluye todas las modificaciones
vigentes.
'cta de Derogacin. .ocumento perteneciente al "anual de #rganizaci$n y %egulaciones
&nternas que se emite para oficializar la derogaci$n de una norma, un procedimiento, una
recomendaci$n o una directiva y sus modificaciones vigentes.
Derogacin. Eliminaci$n de la vigencia de cualesquiera de los documentos que componen
el "anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas, debido a que su contenido no es
aplicable en las condiciones presentes.
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Divisiones funcionales de los Subsistemas del Manual de rgani!acin " Regulaciones
Internas. #rganizaci$n interna de cada uno de los subsistemas que constituyen el "anual
de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas, atendiendo al universo de actividades y tareas
que abarca, con vistas a facilitar el acceso a la informaci$n disponible.
Manual de rgani!acin " Regulaciones Internas. Es el conjunto de ,ormas,
-rocedimientos, %ecomendaciones, .irectivas y dems documentos que rigen la actividad
de una entidad, as como la organizaci$n de la misma para el cumplimiento de su "isi$n.
Modificacin. 0ualquier cambio que sea necesario realizar en cualesquiera de los
documentos vigentes que componen el "anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas.
Reedicin. Edici$n de un documento perteneciente al "anual de #rganizaci$n y
%egulaciones &nternas, en la cual se incluyen de manera co)erente todas las modificaciones
aprobadas vigentes, las cuales se derogan en ese propio proceso.
Subsistemas del Manual de rgani!acin " Regulaciones Internas. .ivisiones del
"anual de #rganizaci$n y %egulaciones &nternas que agrupa los contenidos relacionados
con cada uno de los tipos de actividades que se realizan en la entidad, a partir de un
subsistema de 1eneralidades donde se establecen las pautas comunes a seguir en el resto.
CARACTERSTICAS DEL MANUAL DE ORGANIZACIONES Y
REGULACIONES INTERNAS Y PROCEDIMIENTO PARA SU
CONFECCIN Y EMPLEO
Aportado por:
M.Ec. Lic. !"#" M!"a Ora$a"% Si"t!$ati&ador% Soci!dad 'a(a)at*r S.A.%
Corporaci+) CIME, S.A.
Lic. F-.i/ L+p!& Cardo"o0 !1! d!. Dpto. d! Or2a)i&aci+) 3 Si"t!$a"%
Soci!dad 'a(a)at*r S.A.% Corporaci+) CIME, S.A. 4 5$!"a6ci$!/.co$.c*
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