Las TICs en la Contabilidad

1. Introduccin
2. Caractersticas
3. El uso de las Tics en Contabilidad
4. Conclusiones
5. Referencias
Introduccin
En este trabajo abarcaremos de manera muy general las tecnologas que la prctica de la Contabilidad ha
ido incorporando da a da. Creemos que es importante conocer tanto la evolucin que ha habido como las
diferentes herramientas que tenemos a la mano y muchas veces desconocemos.
Nos guiar a un vistazo rpido de actualizacin en tecnologas de contabilidad y el impacto que estas han
generado a lo largo de los aos.
u! son las TICs"
!as "#C$ en su definicin ms rigurosa$ se refiere al aspecto tecnolgico de un %# &%istema de #nformacin'$
incluye el hard(are$ bases de datos$ el soft(are$ las redes y otros dispositivos.
)n sistema de informacin$ puede considerarse como un subsistema de las "#C.
!as "#C*s pueden tambi+n definirse como la utilizacin de los recursos tecnolgicos$ para la gestin y
transformacin de datos en informacin$ especficamente la captura$ procesamiento$ almacenamiento$
seguridad y recuperacin. ,tra definicin valida es- %oft(are$ computadoras y otros dispositivos electrnicos
para procesar$ almacenar y recuperar informacin.
u! es Contabilidad"
!a contabilidad seg.n la /eal 0cademia Espaola$ menciona que es un 1sistema adoptado para llevar la
cuenta y razn en las oficinas p.blicas y particulares2.
El Consejo 3e4icano para la #nvestigacin y 5esarrollo de Normas de #nformacin 6inanciera &C#N#6'
menciona que 1la contabilidad es una t+cnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan
econmicamente a una entidad y que produce sistemtica y estructuradamente informacin financiera. !as
operaciones que afectan econmicamente a una entidad incluyen las transacciones$ transformaciones
internas y otros eventos2.
Cu#l es la relacin entre las TICs $ la Contabilidad"
!a contabilidad en sus inicios fue manual y posteriormente mecnica y en 789: pas a ser electrnica con
un avance que actualmente se procesa por soft(are contable especfico &"#C' que producen la informacin
financiera base de la toma de decisiones para los interesados de la entidad econmica.
El soft(are contable se apoya en otro soft(are administrativo para lograr la funcin integral de la
contabilidad y as se tienen como ejemplos sistemas para- la administracin del proceso comercial$ la
administracin de la nmina a empleados$ el control del flujo de efectivo y la administracin del punto de
venta.
El avance de las "#C$ imprime velocidad en varios escenarios como el contable$ al e4igir eficiencia y calidad
en el registro de las operaciones comerciales$ legales$ ambientales y de operacin para producir informacin
veraz$ confiable y oportuna para que los usuarios de la misma$ est+n en posibilidad de tomar decisiones
acertadas requeridas por los usuarios &accionistas' en las entidades econmicas.
Caractersticas
/egistro y captura de datos econmicos
0ct.an sobre la informacin
;rocesamiento de datos
!gica de intercone4in de todo sistema o conjunto de relaciones
"ransformacin de datos en #nformacin 6inanciera
Convergencia creciente de tecnologas especficas en un sistema altamente integrado$ dentro del
cual las antiguas trayectorias tecnolgicas separadas se vuelven prcticamente indistinguibles
)so de informacin financiera para toma de decisiones
#nteraccin con base en fle4ibilidad
%e fundamentan en la capacidad de manejo de datos y su procesamiento por su actuacin sobre la
informacin. !a contabilidad se enlaza con otras reas por medio de las "#C para procesar y transformar los
datos y producir informacin financiera que sirve para toma de decisiones$ al darle fle4ibilidad las "#C por
medio de la interpretacin de las misma aplicando razones financieras y otros indicadores de gestin
necesarios para la administracin de la entidad econmica.
%E&'RR(LL(
El uso de las Tics en Contabilidad
El ;roceso Contable est compuesto por cinco macro procesos<
/EC,N,C#3#EN", 5E !,% =EC=,%
%#%"E30"#>0C#,N , ;/,CE%03#EN",
/E?E!0C#,N
0N0!#%#% @
C,N"/,!
5entro del primero se encuentran las actividades de identificar$ clasificar$ valuar< en el segundo$ registrar$
asignar$ verificar y ajustar< en el tercero /evelar$ en el cuarto y quinto son retroalimentaciones al proceso.
El impacto de la tecnologa en el que hacer contable est fuera de toda duda. !as tecnologas de la
informacin operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de
informacin. Cabe aclarar$ que las tecnologas minimizan el trabajo del hombre para incrementar la calidad
de vida de este$ en el caso del Contador ;.blico se automatiza el proceso contable$ permitiendo que +ste se
dedique a los procesos de anlisis y control< aunque le resulta otra actividad$ la programacin de los
sistemas< seg.n /icardo ,sorio )ribe Hoy la tecnologa ha abierto campos para nuevos registros, para la
agregacin /desagregacin de informacin, planes de cuentas y generacin de mltiples reportes.
!as empresas actualmente implementan sistemas automatizados del ciclo de compras$ medios de pago$
contratacin con proveedores$ igualmente efect.an el traslado de informacin va Aeb$ y presentan un sin
n.mero de soft(are que aplican a cada mdulo de Contabilidad. !as actividades de reconocimiento$
valuacin y registro las ejecutan los sistemas por medio de lectores de barras$ los cuales inicialmente deben
disear y programar conjuntamente un equipo interdisciplinario en el que se encuentra el Contador ;.blico$
quien tendr que verificar que se programen de acuerdo a los m+todos de valuacin ms indicados y bajo
los ;rincipios de Contabilidad Beneralmente 0ceptados< la incorporacin de la propiedad planta y equipo$ al
igual que las mercancas se lleva de esta manera< los sistemas post han revolucionado el campo de los
inventarios$ debido a que los pedidos y remisiones se establecen por medio del eCmail o Aeb. El ingreso de
esta a la bodega se hace por el lector de barras y al venderse se realizar automticamente el descargue del
costo.
!as empresas de cr+dito han adquirido soft(are o plataformas para esta actividad$ los cuales van causando
y generando las obligaciones con los terceros< recolectando informacin detallada en las bases de datos.
El ciclo de pagos es el ms automatizado dado que el sector financiero depende total mente del desarrollo
tecnolgico para cumplir con su fin< esto permite que las empresas lleven a cabo sus movimientos
financieros a trav+s de los cajeros electrnicos$ o simplemente por traslados de cuenta$ y consulten su saldo
en la Aeb$ inclusive lo realizan por efectos de control y agilidad.
En general la automatizacin de los procesos produce mejores condiciones para la organizacin por que
agiliza los procesos$ no cambiar la metodologa$ ahorra tiempo y reduce costos.
!a (eb y la automatizacin de los procesos representan un desarrollo para la contabilidad administrativa$ en
especial para los presupuestos$ porque permite saber las cantidades e4actas y los precios de mercado para
realizar los estndares. #nclusive 5ense Dendel dice- La meta de la utomati!acin de toda cadena de
abastecimiento es un ob"etivo valioso #ue simplificara la vida de los e"ecutivos de finan!as al de"arles m$s
tiempo para la planificacin estrat%gica y ahorrara dinero a las empresas. 0dicionalmente permite tener
herramientas ms poderosas para la prediccin.
%eg.n Eos+ Bill 1&n buen sistema de informacin organi!acional debe permitir' ( )ntegrar los *atos de los
sistemas de gestin, financieros, con datos e+ternos e histricos, ( proporcionar informacin til, accesible y
operable, ( agrupar los datos con buena calidad, ( ser fle+ible' sea permitir a varios usuarios utili!ar
diversas herramientas, ( no presente datos innecesarios, ( permitir crear reportes de ,estin, -ontables,
.ributarios, ( permitir maniobrar an$lisis y proyecciones, adem$s, interactuar con ellos en la red.
El proceso de revelacin de la informacin Contable es ms analtico$ puesto que hay que verificar que se
hallan reconocido todos los hechos econmicos y adicionalmente programar el sistema para que le
produzca el reporte depurado con las caractersticas requeridas por las partes de inter+s.
En esta parte las "#C ayudan mucho a las contabilidad administrativa$ porque los sistemas permiten
proyectar la informacin y adicionalmente simularla seg.n los diversos fenmenos que se creen en los
escenarios.
Las TICs )#s usadas en Contabilidad
- 's*el+ Es una empresa dedica al diseo y desarrollo de sistemas administrativos que facilitan a las
3icro$ ;equeas y 3edianas empresas la toma de decisiones.
C(I+ 3antiene la informacin actualizada al mismo tiempo que la procesa y la integra
contablemente y tambi+n dentro del mbito fiscal da a sus empresarios informacin de
mucha utilidad para su estado financiero y elabora oportunamente las declaraciones
fiscales. Calcula la depreciacin de los activos fijos e interact.a con los dems sistemas
0spel$ lo que nos lleva a una mayor eficiencia dentro de nuestra administracin.
&'E+ Este %istema administrativo empresarial es el encargado de controlar el ciclo de todas
las operaciones de compraCventa de cualquier empresa de acuerdo con la legislacin
vigente as podemos estar seguros que es confiable podemos estar a la vanguardia en
tecnologa. !a integracin de sus mdulos son- clientes las facturas$ vendedores$ cuentas
por pagar y estadsticas.
,R(%+ Controlas fcilmente los procesos de fabricacin de tus productos$ asegurando una
ptima administracin de costos e inventarios y$ al trabajar integrado con 0spelC%0E$
compartes informacin para agilizar tus procesos.
-(I+ 'utomatiza el control de todos los aspectos de la nmina contando con la legislacin
fiscal y laboral vigente$ por esto es la ms recomendable para las micros$ pequeas y
medianas empresas.
.'-C(+ /aneja eficientemente los ingresos y egresos de cualquier tipo de cuenta
bancaria$ ofreciendo informacin financiera precisa en todo momento. ;ermite manejar
movimientos y saldos en moneda nacional y e4tranjera$ la programacin de movimientos
peridicos$ el control de inversiones en plazo fijo y en acciones$ as como la conciliacin
electrnica con las principales instituciones financieras.
- &',+ %0; Dusiness %uite son un conjunto de programas que permiten a las empresas ejecutar y
optimizar distintos aspectos como los sistemas de ventas$ finanzas$ operaciones bancarias$
compras$ fabricacin$ inventarios y relaciones con los clientes. ,frece la posibilidad de realizar
procesos especficos de la empresa o crear mdulos independientes para funcionar con otro
soft(are de %0; o de otros proveedores. %e puede utilizar en cualquier sector empresarial.
- -(/I,'+ Cuenta con un esquema de conceptos para el #3%% manejando cada rubro de forma
independiente adems de la concentrada.
- C(-T,'+ Es el sistema contable integrador que facilita y automatiza el proceso de la informacin
contable$ financiera y fiscal de tu empresa$ as como la recepcin de tus comprobantes fiscales
digitales$ brindndote una visin global del estado de tu negocio.
,a0uetera (ffice+ Conocida como una familia de soft(are de 3icrosoft para la colaboracin y
productividad en grupo. #ntegrada por- A,/5$ EFCE!$ ;,AE/ ;,#N"$ 0CCE%$ ;)D!#%=E/$
?#%#, y ;/,EEC".
/R,- !a planificacin de los materiales o 3/; es un %istema de ;lanificacin y 0dministracin$
normalmente asociada con un soft(are que plantea la produccin y un sistema de control de
inventarios. "iene el propsito de que se tengan los materiales requeridos$ en el momento oportuno
para cumplir con las demandas de los clientes. El 3/; sugiere una lista de rdenes de compra.
;rograma las adquisiciones a proveedores en funcin de la produccin programada.
.''-- Es un E/; &;lanificador de /ecursos Empresariales' ;ermite hacer desde valoraciones de
costos de fabricacin$ rutas$ estructuras$ etc. adems ofrece todos los mdulos necesarios$ finance$
manifacturing$ service$ Connectivity$ ;royect$ (arehousing$ electronic commerce$ etc... Es un
sotf(are vivo$ el soporte del fabricante &DaaN' nos enva de forma peridica actualizaciones$ as
como parches para solucionar posibles problemas. 0dems es posible el desarrollo a medida de
mdulos o componentes necesarios para los requerimientos especficos de cualquier empresa$ o
interface con otras aplicaciones$ lectores de cdigos de barras$ etc. Este tipo de soft(are est
enfocado a medioCgrandes empresas$ con facturaciones a partir de unos 7GGG millones de pts.
1%Ed2ards- %oft(are de planificacin de recursos empresariales completo con aplicaciones
integradas que combina valor de negocio$ tecnologa basada en estndares y profunda e4periencia
del sector en una solucin empresarial con un bajo costo total de propiedad. Enterprise,ne es la
primera solucin E/; para ejecutar todas las aplicaciones en 0pple i;ad. E5 Ed(ards
Enterprise,ne tambi+n entrega aplicaciones mviles
- '*licaciones *ara dis*ositi3os )3iles
"oshl- %e trata de una aplicacin disponible .nicamente en la 0ppstore$ especialmente para i;hone. En esta
aplicacin se ingresan los ingresos mensuales y los gastos fijos$ para luego ir agregando los gastos
adicionales con el uso de tags para su fcil clasificacin.
Dudget "racHer- Esta es una aplicacin para 0ndroid en la cual se colocan los ingresos y egresos$
generando as reportes de las categoras de las que ms se gaste dinero y pudiendo llevar una mejor
administracin del dinero.
"upaco- Esta es una aplicacin para 0ndroid bastante completa$ en la cual se pueden poner los ingresos y
egresos$ as como las tarjetas de cr+dito y d+bito$ con una interfaz bastante interactiva y completamente en
espaol. !a aplicacin permite colocar categoras de datos$ e4portar informes a la tarjeta %5 y generar
archivos F3!.
Boogle 5rive- !a nube de Boogle$ que brinda la opcin de crear documentos$ formularios y hojas de clculo
en las cuales se pueden ingresar datos$ operarlos$ etc.$ pudiendo ser editados tanto desde el celular como
desde una computadora$ accediendo simplemente a tu cuenta de Bmail.
- (tras 4erra)ientas tecnol5icas+ Correo electrnico$ %itios Aeb$ 6acturacin electrnica$
%uscripciones de actualizacin en lnea.
,erfil de un Contador se56n Recursos 7u)anos
0lgunos ejemplos de empresas que solicitan Contadores son las siguientes-
1. Empresa- !a Bota #nmaculada. 6abricantes de equipo para purificar agua.
Entre sus requisitos- 5ominio de N,# I yJo K y como requisito indispensable manejo de %0;
2. Empresa- "elcel. ;erfil- 3anejo de alg.n E/; de preferencia %0;
3. ;ro 0ctivity Dusiness %.0. de C.?. Empresa dedicada al mantenimiento industrial especializado. ;erfil-
N,#$ %0E$ C,#
,tras empresas requieren-
;aquetera ,ffice$ principalmente E4cel
L ,racle
L 3/;
8 .''-
8 E,IC(R.
8 1%Ed2ards
Conclusiones
0lgunos estudios desarrollados para reas especficas de las empresas demuestran que cuando +stas
empiezan a usar las "#C*s los niveles de productividad se incrementan entre un 7GM para un nivel bsico de
tecnologa$ hasta un NGM cuando se trata de niveles ms altos. !os mayores impactos &del uso de las "#C*s'
se dan cuando se automatiza la lnea de produccin de las empresas. %e deben impulsar programas que
busquen que tanto pequeas como medianas empresas tengan un mayor acceso a la tecnologa un d+ficit
en el uso de las "#C*s a nivel empresarial porque no se usa la tecnologa de acuerdo a las necesidades de
los negocios. O3uchos empresarios creen que estar automatizado &o usar eficientemente las "#C*s' es
comprar computadoras indiscriminadamente$ tener una salida a #nternet y comprar soft(are de contabilidad
y planillas. @ estn en un error$ mientras no usen eficientemente la tecnologa no tendrn ventajas
competitivas sobre las otras empresasO
9enta:as de las TICs
#nformacin en tiempo y forma.
?elocidad para ejecutar los procesos.
?olumen de produccin.
/educcin de errores.
/elacin directa entre cuentas.
,btencin de informacin oportuna.
#mpresin automtica de documentos.
%es3enta:as de las TICs
Costos Elevados de %oft(are y =ard(are.
/ecurso =umano indispensable para manejar %istemas de #nformacin.
Complicado proceso de 0uditora.
!as empresas que no usan las "#C*s ven limitado su crecimiento por las mermas de inventarios$
p+rdidas de dinero por falta de control$ p+rdida de clientes por carecer de informacin e
incertidumbre en la toma de decisiones$ entre otros.
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