10 Claves para recoger los frutos de un sistema de

indicadores de gestin

En este blog conocer paso a paso la metodologa de mayor efectividad para enfocar la construccin del
sistema de indicadores de gestin en la productividad y la rentabilidad.








Paso nmero uno:

Cuente con un plan estratgico, es el punto de partida de un sistema de medicin, en l se establecen los
objetivos, las iniciativas y las acciones, informacin indispensable para establecer lo que se debe medir, la
unidad de medida, el valor actual, la meta, el periodo de tiempo, fecha de iniciacin, de terminacin y el
dueo de ese indicador responsable de tomar las decisiones sobre los resultados del mismo.


Paso numero dos:

Especifique las variables iniciales de la unidad de gestin, proceso, proyecto o actividad que va a medir, esto
incluye el volumen de operaciones, la capacidad de gestin, el proceso de transformacin, el horario de
trabajo, el nmero de personas vinculadas , los costos y los ingresos, entre otros.


Paso nmero tres:

Identifique los factores claves de xito, recuerde que siempre estn asociados con la productividad y la
efectividad que es el resultado de la eficacia y la eficiencia del proceso o la actividad que se desarrolla.


Paso nmero cuatro:

Formule para cada factor clave de xito un indicador y establezca el valor objetivo o meta que debe alcanzar
este indicador, esta labor la deben ejecutar personas que conozcan muy bien las variables y el
comportamiento del proceso, proyecto o gestin que se va a medir.

Recuerde que la productividad econmica mide la relacin entre los ingresos y los costos, la productividad de
la mano de obra mide la cantidad de producto por unidad de tiempo, la eficacia mide el cumplimiento de los
requisitos del cliente y la eficiencia el grado de aprovechamiento de los recursos en el proceso. La efectividad
es la relacin entre eficacia y eficiencia.


Paso nmero cinco

Teniendo claro si el indicador es creciente o decreciente, defina la escala de los valores que el indicador
puede tomar, establezca el lmite mnimo, los valores intermedios tales como el aceptable, el satisfactorio, el
sobresaliente y el lmite mximo que el indicador puede alcanzar, esta escala es indispensable para hacer
seguimiento al comportamiento del indicador y tomar acciones oportunas cuando se sale de control.


Paso numero seis:

Determine la fuente de la informacin, recuerde que en la actualidad la mayor parte de la informacin se
encuentra digitalizada y est en los sistemas bsicos de la empresa como contabilidad, nomina, produccin,
facturacin, compras, inventarios, etc.


Paso nmero siete:

Sistematice el proceso de recoleccin de informacin, logre que un experto desarrolle las interfaces entre los
sistemas que almacenan los datos y la aplicacin o herramienta que usara para administrar el sistema de
indicadores, as obtendr automticamente la informacin en el momento en que se actualiza la aplicacin
principal y evitara la tabulacin y la manipulacin de los datos.


Paso numero ocho:

Aplique la metodologa PHVA al sistema de indicadores de gestin, esto es PLANEAR siguiendo los pasos
uno a cinco, HACER siguiendo los pasos seis y siete, VERIFICAR ya que siempre es posible mejorar, ajustar
formulas, precisar metas, cambiar fuentes, etc. Tome ACCIONES para mantener el rumbo correcto, el fin
ltimo de un sistema de indicadores de gestin es prevenir, corregir, cambiar de direccin antes de chocar o
caer al abismo.


Paso nmero nueve:

Documente en una ficha tcnica las caractersticas de cada indicador, asegrese que la informacin este
completa, intgrela en una cartilla de indicadores, actualcela cada vez que se presente un cambio o una
mejora, y divlguela plenamente.


Paso nmero diez:

Capactese, entrene y de acompaamiento permanente a los dueos de cada indicador, las variables
cambian constantemente, todo en un sistema de indicadores es dinmico, recuerde que las metodologas, las
herramientas y los conceptos no son fciles de internalizar, se requiere formacin y disciplina para recoger los
jugosos frutos de una cultura de la medicin.

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Preparado por:
No Beltrn Rodrguez
Consultor experto en productividad administrativa.