Adquisicin de medicamentos y

dispositivos mdicos



2
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
Tabla de contenido
INTRODUCCIN................................................................................................................................. 3
1 RELACION CON OTROS SISTEMAS DE GESTIN DEL SERVICIO FARMACEUTICO .. 4
2 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS ............................................................................................ 4
3 OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN ...................................................................................... 5
3.1 OBJETIVO GENERAL................................................................................................................ 5
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ....................................................................................................... 6
4 GESTION DE PROCESOS ............................................................................................................... 6
4.1 DEFINICIN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES.............................................................. 6
4.2 PROGRAMACIN DE NECESIDADES .................................................................................... 7
4.2.1 Plan de necesidades ................................................................................................................ 8
4.2.1.1 Necesidades para un perodo bsico ............................................................................................... 8
4.2.1.2 Clculo para un perodo de un ao. ................................................................................................. 9
4.2.2 Programa de compras ............................................................................................................. 9
4.2.2.1 Valoracin de las necesidades .......................................................................................................... 9
4.2.3 Decisin de adquisicin ........................................................................................................ 11
4.2.3.1 Definicin de prioridades en los procesos de adquisicin ......................................................... 11
4.2.4 Ajuste mensual segn frecuencias y consumos de perodos anteriores ................................... 13
4.3 ADQUISICIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS ................................ 15
4.3.1 Modalidades de adquisicin .................................................................................................. 15
4.3.1.1 Concursos de proveedores .............................................................................................................. 15
4.3.1.2 Adquisiciones directas ....................................................................................................................... 16
4.3.2 El comit de compras ............................................................................................................ 16
4.3.3 Procedimiento de adquisicin ............................................................................................... 18
4.3.3.1 Antes de la reunin del comit ........................................................................................................ 18
4.3.3.2 Despus del comit............................................................................................................................ 19
4.3.2 Contratacin ......................................................................................................................... 19
4.3.2.1 Principios de la contratacin ............................................................................................................ 20
4.3.2.2 Caractersticas de los contratos ...................................................................................................... 20
4.3.4 El krdex de proveedores ...................................................................................................... 20
4.3.4.1 Referencias de cumplimiento........................................................................................................... 22
4.4 CARACTERSTICAS DEL PROCESO .................................................................................... 22
4.5 ORIENTACIN AL USUARIO ................................................................................................. 23
5 DOCUMENTACIN ....................................................................................................................... 23
6. REQUISITOS PARA LA GESTION ............................................................................................. 24
6.1 RECURSO HUMANO ................................................................................................................ 24
6.1.1 Competencias ........................................................................................................................ 24
6.2 INFRAESTRUCTURA............................................................................................................... 24
6.2.1 Espacio ................................................................................................................................. 24
7 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA ............................................................................................. 25
7.1 MEDICIN Y SEGUIMIENTO ................................................................................................ 25
7.1.1 Satisfaccin del usuario ........................................................................................................ 25
7.1.2 Auditoria Interna .................................................................................................................. 25
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................. 27




3
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
Adquisicin de medicamentos y dispositivos mdicos

INTRODUCCIN

La adquisicin de medicamentos para un programa o para una entidad
especfica no est aislada de los contextos polticos de los pases o de las
condiciones del mercado y polticas transnacionales que se imponen en la visin
de un mundo globalizado, es por ello que es importante no solo ver este proceso
como el paso para gestionar un plan de compras de la entidad sino la
posibilidad de garantizar las existencias de productos teraputicos que permitan
una mejor y efectiva atencin a la comunidad y un mayor desarrollo cientfico
en el ejercicio profesional de los trabajadores de la salud.

En este proceso se conjugan problemas que se contemplan desde la misma
manufactura farmacutica que se puede generar en tres categoras: la
produccin primaria de sustancias medicinales y substancias subsidiarias, la
produccin secundaria de forma de dosificacin farmacutica, y el envasado de
grandes volmenes en forma de dosificacin para protegerlas contra el deterioro
y posibles hurtos, y para estimular el cumplimiento del paciente con los
requerimientos de dosificacin.

A su vez, junto a los procesos de manufactura se presentan de forma asociada
las normas sobre propiedad intelectual, proteccin de datos de prueba y
patentes que permiten la distribucin y las condiciones de mercadeo de los
avances y tecnologas ms efectivas para el abordaje de los eventos de salud,
caso puntual de la adquisicin de medicamentos de alto costo, medicamentos
vitales no disponibles. Paralelo a este factor se mezclan las polticas sobre
comercializacin y proteccin de mercados que se reflejan por ejemplo, en los
efectos del Tratado de Libre Comercio en el proceso de adquisiciones de
medicamentos y dispositivos mdicos.

Finalmente, los mecanismos de articulacin sectorial como las experiencias de
Adquisiciones en red-tcnicas de negociaciones, desarrollos sectoriales y
financieros como la UPC, planes de beneficio; y los mecanismos internos de
adquisicin, como: dumping-logstica relacionado con pedidos, adquisicin,
almacenamiento, recepcin, distribucin, inventario-just in time, etc. Establecen
posibilidades de negociacin que facilitan la labor de la adquisicin de
medicamentos.



4
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos

1 RELACION CON OTROS SISTEMAS DE GESTIN DEL
SERVICIO FARMACEUTICO

Figura 1. Ubicacin dentro del Sistema de Gestin de Medicamentos y Dispositivos
mdicos


Como elementos de entrada al proceso de adquisicin esta el Listado
Institucional de medicamentos y el Plan de compras, los cuales se transformarn
en una programacin de adquisiciones y una serie de contratos que garantizan
la disponibilidad de productos para el buen desempeo de la entidad en sus
diferentes servicios.
1



2 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS


1
PGIRH: Plan de Gestin Integral de Residuos Hospitalarios.



5
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
Enmarcado en las polticas de garanta de la calidad, de este proceso
depender la gestin futura de la entidad, siendo de especial cuidado en la
seleccin no solo de los productos con los cuales se harn las actividades sino de
otra parte de los proveedores que con sus desarrollos organizacionales
permitirn cumplir con los objetivos planteados. Es importante rescatar el
valioso esfuerzo que se presenta en este paso, pues se conjugan los criterios
tcnico - cientficos, los desarrollos futuros organizacionales y la capacidad de
gestin del equipo administrativo.

De otra parte es un proceso que integra varias entidades en una cadena de
valor conectando los desarrollos de todas las entidades en la garanta de un
servicio tan importante como es el de salud.

Figura 2. Mapa de procesos Adquisicin de medicamentos y dispositivos mdicos





3 OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN

3.1 OBJETIVO GENERAL




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Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
Gestionar el inventario ptimo de los medicamentos y dispositivos mdicos
necesarios para el funcionamiento de una unidad sanitaria.

3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Determinar el conjunto de medicamentos y dispositivos mdico quirrgicos
requeridos para el desarrollo de los servicios de salud.
Obtener eficiencia y seguridad en la calidad de los medicamentos y
dispositivos mdicos empleados en la institucin prestadora de servicios de
salud.
Asegurar una pronta y confiable entrega de los productos mediante una
seleccin cuidadosa del proveedor y el control de los pedidos.
Establecer un plan de gestin que contemple las variaciones de las
necesidades segn estacionalidades, contingencias y desarrollos de la
entidad que permitan un aprovisionamiento ajustado a la realidad.


4 GESTION DE PROCESOS

4.1 DEFINICIN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES

La adquisicin de medicamentos y dispositivos mdicos es el conjunto de
actividades que realiza la institucin o establecimiento farmacutico que
permite adquirir los medicamentos y dispositivos mdicos que han sido
incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la
satisfaccin de las necesidades de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios.

Es una actividad profesional, la que debe ser ejecutada con personal
capacitado que siga los procedimientos establecidos, que cuenten con
informacin precisa del uso de medicamentos y sistemas adecuados de
comunicacin, y que laboren en oficinas cmodas. Se estructura y aprueba en el
comit de compras, el cual es el encargado de aplicar la poltica de compras,
verificar las cotizaciones que respaldan la evaluacin de las ofertas y analizar las
ofertas con los criterios definidos, para recomendar la adjudicacin del contrato
o la contratacin directa. El director tcnico del servicio farmacutico dar
concepto tcnico al comit para la adquisicin de los medicamentos y
dispositivos mdicos. La institucin crear mecanismos que permitan adquirir
los dispositivos mdicos y los medicamentos que deban utilizarse en las



7
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
urgencias evidentes, que no estn incluidos en el Plan Obligatorio de Salud
(POS).

La adquisicin se har a travs del Estatuto de Contratacin Pblica o de la
normatividad vigente para la
contratacin privada o
comercial, segn el caso, y
estar sometida a control
interno y externo, a excepcin
de las entidades que no
manejen recursos del Sistema
General de Seguridad Social en
Salud (SGSSS) o del erario
pblico. Se podr adquirir bajo
la modalidad de adquisicin,
donacin, cesin o transferencia
y cualquier otra forma
reconocida legalmente.

El procedimiento para la
adquisicin de medicamentos y
dispositivos mdicos se
adelantar bsicamente
siguiendo estos pasos:

4.2 PROGRAMACIN DE
NECESIDADES

El servicio farmacutico o el
establecimiento farmacutico
determinar la cantidad de
medicamentos y dispositivos
mdicos que requiere para
cierto perodo, teniendo en
cuenta: el perfil epidemiolgico
de la institucin, la poblacin
usuaria y/o consumo histrico,
comparado con la definicin de necesidades determinadas por los servicios y la
oferta de servicios y el presupuesto disponible.

La programacin de necesidades debe
cumplir los siguientes pasos:

a) Definir perodo de anlisis y de
proyeccin de necesidades.

b) Cuantificar las necesidades de
medicamentos y dispositivos mdicos y
priorizarlas por nivel de uso en cada
servicio.

c) Confrontar dichos clculos con los
consumos histricos.

d) Analizar las causas que incidieron en la
modificacin notable de los consumos,
despus de comparar los literales a) y c).

e) Ajustar las cantidades definidas por los
servicios y programar las cantidades a
adquirir, teniendo en cuenta los
indicadores de punto de reposicin,
consumos promedios, niveles mnimos y
tiempo de reposicin.

f) Definir prioridades, de acuerdo con el
presupuesto disponible y al peso
econmico de cada medicamento dentro
del total (Clasificacin ABC/VEN de los
medicamentos) o cualquier otro mtodo
idneo para tal fin.
g) Definir programas de entregas o
momentos proyectados de compra de
acuerdo con la modalidad de adquisicin,
las necesidades y el flujo de caja de la
institucin. La programacin de
necesidades ser evaluada
permanentemente y aprobada por el
Comit de Compras.




8
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos

Metodolgicamente, la programacin se desarrolla en dos pasos: el plan de
necesidades y el programa de compras. Con el primero se determinan las
necesidades totales de la institucin para la prestacin de los servicios durante
un periodo determinado, con base en el listado institucional de productos
hospitalarios aprobado. En el segundo se valoriza el plan y se define, con base
en la disponibilidad real de recursos financieros, la programacin para la futura
adquisicin de los productos.

4.2.1 Plan de necesidades

El plan de necesidades define los requerimientos para un ao mediante el
establecimiento de las cantidades necesarias de cada producto para un perodo
base (normalmente un mes), proyectadas para un ao.

4.2.1.1 Necesidades para un perodo bsico

Se inicia con el clculo de las necesidades de cada producto para un perodo
bsico de un mes.

Se calcula la cantidad necesaria de cada producto para la atencin de un
evento por cada intervencin o accin teraputica sobre el usuario: se identifica
en cada paso los productos requeridos y la cantidad necesaria de cada uno de
ellos.

Con base en el nmero de eventos estimados para el mes, se calculan las
necesidades de cada producto para esa intervencin. Se entiende por evento la
prctica de una intervencin por una vez.

Se debe realizar un anlisis prospectivo de las actividades que la IPS aspira
atender y los productos que son necesarios para atender cada una de ellas. Se
identifica para cada producto su consumo histrico promedio y se ajusta esta
cantidad con la calculada como ptima.
2


2
Cuando se empiezan a calcular los productos de una manera tcnica, lo ms probable es que al comienzo
se presenten serias diferencias con los consumos histricos que la institucin vena presentando de cada
producto. Se pueden identificar las causas: ausencia de guas de manejo, desvo de los productos hacia
otros usos o destinos, malgasto, etc.



9
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos

4.2.1.2 Clculo para un perodo de un ao.

Con base en las necesidades
de cada producto en un perodo
bsico (un mes) se calculan los
requerimientos para todo el ao.

Sin embargo, algunas
intervenciones se hacen ms
frecuentes en algunos meses del
ao: el perodo de lluvias hace
ms frecuentes ciertas
patologas, la poca de
vacaciones incrementa
usualmente las demandas de
ciertas intervenciones de
urgencias, el incremento de los
partos en algunos meses del
ao, etc.
3
Se debe proceder a
ajustar las frecuencias esperadas
de esas intervenciones en los
meses respectivos. Adicionalmente se debe confrontar con el perfil
epidemiolgico, que dir cundo ciertas intervenciones deben hacerse ms
frecuentes.

Con base en las anteriores consideraciones se tiene listo el Plan de
Necesidades, que definir los requerimientos mes a mes de cada producto, para
un perodo determinado que generalmente ser un ao.

4.2.2 Programa de compras
4.2.2.1 Valoracin de las necesidades


3
Otros acontecimientos puntuales como las campaas de vacunacin incidirn sobre la programacin y
exigirn ajustes.
El Programa de Compras debe discriminar
para cada producto, mes por mes:

Descripcin tcnica
Unidad de medida
Consumo total ao anterior
Existencias al inicio del perodo
(inventario a 31 de diciembre ao
anterior)
Consumo promedio mensual o si se
puede por estacionalidad epidemiolgica

Consumo total ao programado
Necesidades totales del ao (lo que se va
a adquirir realmente en el ao
programado)
Valor unitario por unidad de medida
(segn precios ajustados
con referencia a la ltima negociacin
conjunta)
Valor total




10
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
Como resultado de la elaboracin del plan de necesidades se ha definido qu
se necesita, en qu cantidad, cundo y para cunto tiempo.

El siguiente paso consiste en tomar el plan de necesidades, valorizarlo con el
precio de cada producto y elaborar el Programa de Compras. Este proceso debe
hacerse en concertacin con el rea administrativa y financiera de la IPS: el rea
tcnica define sus estimativos de necesidades y el rea financiera asigna los
recursos disponibles para su adquisicin.

Se hacen ajustes al programa de compras con base en las existencias en
inventario al inicio del periodo y las adquisiciones en trmite o entregas
pendientes. En algunas entidades se calcula, adicionalmente un mes extra en
previsin de eventualidades o casos fortuitos.

Con el presupuesto elaborado se puede establecer, mes por mes, el costo de
las adquisiciones programadas. Esta actividad debe concertarse con la
administracin de la IPS, de forma que se incluyan en el presupuesto de la IPS
los recursos necesarios para efectuar tales adquisiciones en el momento
indicado.

La concertacin del plan propuesto por el rea tcnica con el rea financiera
puede no ser aceptada en su totalidad por no encajar adecuadamente en la
programacin de recursos definida en el presupuesto anual de la entidad. En
este caso debe hacerse un ajuste en el Comit de Farmacia y Teraputica, que
analizar en forma cuidadosa cules son los rubros cuyo recorte producira el
menor traumatismo a la prestacin de los servicios. Para ello es til revisar la
clasificacin de los productos de acuerdo a la clasificacin VEN y a la
clasificacin ABC.

Los presupuestos de las IPS deben ser tan flexibles como las estrategias de
contratacin con Entidades Administradoras de Planes de Beneficio EAPB- lo
exijan. Si se han firmado nuevos contratos de prestacin de servicios, los
requerimientos de productos derivados de esta ampliacin de cobertura tienen
que incorporarse en forma oportuna a los planes de necesidades y programas de
compra de productos, sin llegar a disponibilidades insuficientes
sorpresivamente por necesidades imprevistas.




11
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
4.2.3 Decisin de adquisicin

Definida la programacin de
necesidades, se aplicar la
poltica de compras de la
organizacin, determinando la
modalidad de la adquisicin, la
caracterstica de la negociacin,
la evaluacin de las ofertas y la
adjudicacin y suscripcin del
contrato o la contratacin
directa.

4.2.3.1 Definicin de
prioridades en los procesos
de adquisicin

Es importante definir
prioridades en el proceso de
adquisicin: el mayor esfuerzo
de seleccin y definicin deber
estar guiado por criterios de
importancia teraputica y
econmica de cada uno de los
productos. No siempre ser
posible adquirir todos los
productos en el momento
indicado; con frecuencia las
restricciones presupuestales
pueden impedir la adquisicin
de los productos sealados en
el programa de compras. Se
proponen dos criterios para
asignar prioridades a los
distintos productos que maneja
la IPS.

Criterio asistencial:
VEN

Se proporciona a cada funcionario o servidor
pblico del servicio farmacutico o de la
divisin administrativa que haga las
adquisiciones una caja de control operada
manualmente estas contienen tarjetas de tres
colores para representar la clasificacin VEN
(vital, Esencial, No esencial) de los
medicamentos.
Se debe asignar mayor prioridad a los
medicamentos que salvan vidas.
Este sistema de control se diseo para un
programa grande de abastecimientos en un
pas de Asia central. Tres carteles se
colocaron en la oficina de adquisiciones, uno
para compras domsticas, uno para compras
en el exterior y uno para donaciones.
La gran variedad de proveedores aumenta el
potencial para (1) precios menores, (2)
proveedores ms confiables, (3) obtencin de
medicamentos y dosificaciones poco comunes
pero necesarias, y (4) disponibilidad de
productos de emergencia. Proveedores
nuevos se evalan por:
La recopilacin informal de informacin.
Las compras de prueba.
El registro formal (esta es la forma ms
objetiva, completa y eficaz, pero puede
disuadir nuevos proveedores.
Se debe controlar la actuacin de los
proveedores una vez estn operando, usando
un archivo de proveedores y uno de
productos.
El funcionario o comit que evalen a los
proveedores debe contar con experiencia
tcnica, actuar con prontitud, y ser confiables.
La seleccin de un proveedor para la compra
de un medicamento en particular debe
realizarse comparando entre los proveedores
que sean aceptables.
Los proveedores extranjeros son
representados por agentes locales en los
pases en desarrollo. Los pro y los contras de
hacer compras a travs de agentes locales
deben ser consideradas, a medida que la
oficina de adquisiciones formule una poltica
relacionada a su participacin.



12
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
clasificacin VEN

No todos los productos hospitalarios tienen igual importancia para la atencin de los
pacientes en la institucin. Algunos de ellos son imprescindibles para garantizar una
mnima calidad en la atencin, de otros productos depende la vida de los pacientes y
otros son condicin indispensable para la prestacin de servicios complementarios. Por
este motivo, se deben clasificar todos los productos de la IPS de acuerdo con su
importancia para el servicio al paciente.

Estos indicadores de prioridad se establecen con la clasificacin VEN. Los
Productos clasificados como V son los considerados como vitales-esenciales, de
los cuales depender la vida de muchos pacientes que ingresen a la institucin.
Los productos E o esenciales, son productos de importancia, que no deben faltar
en la institucin pero no son tan definitivos como los anteriores. El tercer grupo,
N, son los productos no tan esenciales, que representaran, dentro del listado
institucional, los de menor prioridad. Al frente de cada producto del listado se
coloca una de las tres letras, para que posteriormente sea un criterio que en un
momento de restriccin presupuestal ayude a tomar decisiones de adquisicin.
Para la elaboracin de esta clasificacin, se deber contar con la participacin de
toda la comunidad cientfica de la institucin y deber ser ratificada por el
Comit de Farmacia y Teraputica.

Criterio econmico: clasificacin ABC

El criterio econmico tiene un peso definitivo en las decisiones de adquisicin. Se debe
tener claridad de cmo repartir el presupuesto de compras, para dar ms importancia a
aquellos productos que representen un mayor porcentaje del gasto. Si en un producto
representa el 10% del presupuesto de compras, ser mucho ms importante hacer una
buena adquisicin de ese producto, mientras que para la adquisicin de un producto que
representa un gasto totalmente marginal, no se necesita hacer grandes esfuerzos.

El sistema ms til para definir prioridades de acuerdo con el criterio
econmico es el llamado ABC: de acuerdo con esta metodologa se clasifican los
productos de acuerdo con el peso econmico que cada uno tiene en la canasta de
adquisiciones de la institucin.

Los productos que representan por lo menos el 75% o el 80% del valor de las
adquisiciones se clasifican como productos A. Un segundo grupo, pueden



13
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
representar un 15% o 17% ms de las adquisiciones, para ajustar as entre el 90%
o el 97%: estos sern los productos clasificados como B. El resto, los productos
C, no representan entre todos ms del 3% a 10% del valor de las adquisiciones,
debiendo por lo tanto recibir menos atencin que los dos grupos anteriores.

Se establece por norma general, aunque vara de entidad en entidad,
productos A hasta el 80%, B hasta el 95% y C el 5% restante.
4.2.4 Ajuste mensual segn frecuencias y consumos de perodos
anteriores

Una actividad peridica que debe realizar el rea de recursos fsicos de la IPS
es ajustar el programa de compras al comportamiento de los consumos de los
meses anteriores.

Ejemplo

En el siguiente ejemplo figurado, utilizado para un servicio (gineco-obstetricia), se clasifican los
principales medicamentos consumidos por el nombre expresado en la Denominacin Comn
Internacional y con el criterio ABC. En la ltima columna, se coloca a cada producto su
clasificacin VEN, de forma que cuando se tenga que decidir qu productos se aplaza la compra
por restriccin presupuestal, buscamos un producto N y preferiblemente tambin C.

Tabla 1. Clasificacin ABC
No. Medicamento Valor del
consumo
Porcentaje del valor
total
Porcentaje acumulado del
valor total
Clasif.
ABC
Clasif.
VEN
1 Solucin salina 0.9% Sol. Iny. 3.036.464 27.95 27.95 A
2 Penicilina cristalina 1.000.000 Pol. Iny. 2.239.987 20.35 47.94 A
3 Agua destilada Sol. Iny. 1.679.958 15.26 63.20 A
4 Ringer Lactato Sol. Iny 1.285.483 11.68 74.88 A
5 Oxitocina 511.456 4.65 79.53 A
6 Metronidazol 500 mg Tab 486.199 4.42 83.94 B
7 Vitamina k1 Sol. Iny. 379.356 3.45 87.39 B
8 Diclofenaco 298.350 2.71 90.10 B
9 Bupuvacna C/E 5% 212.076 1.93 92.03 B
10 Lidocana 2% 128.712 1.17 93.20 B
7 Bupivacna 5% sin pres. 112.667 1.02 94.22 B
8 Acetaminofen t.500 111.086 1.01 95.23 C
9 Tiopental sdico 109.724 1.00 96.23 C
10 Gentamicina 80 mg 107.445 0.98 97.20 C
11 Ibuprofeno 400 mg Tab 75.408 0.69 97.89 C
12 Etrane 51.280 0.47 98.35 C
13 Ketamina 44.140 0.40 98.75 C
Elaboracin del plan anual de caja

Se deben incluir en el plan financiero los plazos estipulados para las cuentas por cobrar y las
cuentas por pagar, para tener un flujo de fondos preciso en el tiempo.

El presupuesto permite programar los requerimientos financieros de la entidad mes a mes.
Ajustado el presupuesto de acuerdo con el movimiento real de las necesidades, se efectan en
el plan de compras los ajustes requeridos mes a mes. Pero desde el punto de vista del
movimiento de las disponibilidades financieras reales, deben tenerse en cuenta los plazos que
se establecen para los cobros y los pagos. Estos plazos afectan directamente las
disponibilidades financieras de la entidad en cada momento.




14
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
A pesar que se tengan todas las previsiones, jams habr una programacin
perfecta. Por este motivo es necesario monitorear el comportamiento de la
demanda de cada uno de los productos previstos, para convertir el presupuesto
en el programa de compras. Existen dos motivos de error en el clculo de las
cantidades estimadas: mal calculo de las frecuencias de algunos eventos o mal
calculo de las necesidades de productos en algunas intervenciones.

Se pueden presentar cambios en la programacin de las compras por
contingencias, presencia de picos epidemiolgicos a destiempo segn sus
tendencias habituales, incidencia de patologas reemergentes y emergentes y
desarrollos institucionales no planeados como la ampliacin rpida de servicios
existentes o nuevos servicios por contrataciones adicionales que obligan a variar
la forma de dispensacin de medicamentos, por ejemplo servicios domiciliarios
u hospital da por las presentaciones que en ellos se manejan.

La informacin procesada del mes anterior servir para ajustar los
requerimientos del mes siguiente. De esta manera, si las cantidades de un
producto estn por encima de lo previsto inicialmente, no ser necesario
adquirir; o, si los niveles estn por debajo de lo previsto, ser necesario
modificar el plan de compras para reponer anticipadamente sus inventarios. En
este proceso es indispensable establecer una estrecha y sistemtica interaccin
entre los prescriptores, el Servicio Farmacutico y otros centros de costo
(laboratorio clnico, apoyo diagnstico, etc.)



15
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
Para realizar la gestin eficiente en el manejo de los inventarios, se debe
considerar la fijacin de cantidades mximas, cantidades mnimas, puntos de
reposicin e ndices de rotacin.



4.3 ADQUISICIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS

La adquisicin de los medicamentos y dispositivos mdicos para la
prestacin de los servicios es el objetivo primordial del sistema de suministros.

4.3.1 Modalidades de adquisicin

Se plantean dos modalidades de compra: los concursos de proveedores y las
adquisiciones directas.

4.3.1.1 Concursos de proveedores

Los proveedores son convocados a presentar sus propuestas en un certamen
en el cual las reglas de juego estn previamente fijadas; por las caractersticas de
su apertura pueden ser abiertos o selectivos.

C

d
i
g
o

Denominacin
comn
Internacional
Nombre
comercial
C
o
n
c
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t
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Compras
en trmite
Entregas
pendientes
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m
e
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Cantidad
anual
VEN ABC
O
b
s
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r
v
a
c
i
o
n
e
s




















































































































16
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos

Concursos abiertos: Se convocan pblicamente a los proveedores a presentar
ofertas, las cuales deben someterse a exigencias sealadas en los pliegos de
condiciones. Tambin se les conocen como licitaciones pblicas y pueden tener
carcter nacional o internacional. Se puede obtener una amplia participacin de
oferentes y precios muy favorables. Implica un buen nmero de pasos,
realizados por diferentes reas de la institucin (administrativa, mdica,
jurdica, financiera) y demanda un compromiso serio de todas ellas y una
programacin exigente.

Concursos selectivos: Los fabricantes son escogidos entre los inscritos en el
krdex de proveedores e invitados a presentar sus cotizaciones. La oferta es
limitada, los precios pueden no ser tan bajos, pero la agilidad administrativa es
mayor.

Concursos consolidados: Esta modalidad se presenta cuando diferentes
instituciones del sistema de salud de un pas o regin (sector oficial, sector de la
seguridad social, etc.) o los sistemas de salud de diferentes pases se unen para
hacer adquisiciones conjuntas, invitando a los proveedores a someter sus
ofertas, una vez sumadas sus necesidades de productos hospitalarios. Las
ventajas de los concursos consolidados son muchas: Mayor nmero de
oferentes, bajos precios, grandes posibilidades de aplicacin de programas de
calidad. Exige una gil y oportuna coordinacin intersectorial, simplificacin
administrativa, una legislacin adecuada y un proceso sistematizado.

4.3.1.2 Adquisiciones directas

En este caso no opera la participacin colectiva de proveedores. La IPS pide
tres cotizaciones directamente a fabricantes o distribuidores inscritos en el
krdex de proveedores y con uno de ellos realiza la negociacin.

4.3.2 El comit de compras

Las decisiones de adquisicin deben ser tomadas por una instancia colectiva
y tcnicamente capacitada. Se debe conformar un comit responsable de la
evaluacin de los oferentes de los productos, de la realizacin de las
adquisiciones con base en las cotizaciones vigentes y de acuerdo con las



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Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
necesidades reales programadas para el perodo, y de construir un krdex de
proveedores.

El comit de compras debe seguir las polticas tcnicas y comerciales de
adquisicin. Debe trabajar sobre la base del listado de medicamentos y
dispositivos mdicos adoptado por la institucin y no salirse de los proveedores
oficialmente seleccionados. Contando con un plan anual de necesidades, es
funcin del comit de compras aprobar el programa de compras y realizar
oportunamente los procesos de adquisicin, garantizando que nunca los
productos lleguen a agotarse o deban adquirirse por procedimientos
apresurados. Los principios de la negociacin son transparencia, economa e
igualdad de oportunidades.

El comit de compras debe estar presidido por el gerente de la IPS y el
administrador. Las adquisiciones que se acuerden deben tener respaldo en el
plan financiero de la institucin. Por lo tanto, es importante tambin la
participacin del administrador, para garantizar el enlace con la parte
administrativa y financiera. Es importante una composicin interdisciplinaria,
por ejemplo, el jefe del Servicio Farmacutico y los responsables de cada rea
(laboratorio, rayos x, odontologa) pueden participar en el comit de compras
cuando vayan a adquirirse productos de su rea.

El jefe de recursos fsicos, con base en los reportes del director del Servicio
Farmacutico, sustentar ante el Comit el estado del inventario discriminado
por cada uno de los centros de costo y el anlisis de cumplimiento del programa
de compras; presentar un informe de existencias y un informe de utilizacin de
productos durante el perodo respectivo. Presentar luego el programa de
adquisiciones para el siguiente perodo en el que se incluyan:

Cantidades que deben adquirirse por cada tem del listado institucional.
Propuestas vigentes por proveedor para cada uno de ellas con el respectivo
cuadro comparativo global de los proveedores.
Costo de la propuesta con precios totales y fechas de pago.

Cuando la IPS participa en procesos de negociacin conjunta, el trabajo del
comit se agiliza notoriamente, al contar durante la vigencia del proceso, con
cotizaciones y proveedores seleccionados respaldadas por las evaluaciones



18
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
tcnicas y financieras realizadas de
forma centralizada de acuerdo con
los principios de transparencia,
economa, responsabilidad y
seleccin objetiva.

Todo comit de compras debe
dejar en constancia, un acta
firmada por los asistentes, en
donde se consignan las
determinaciones tomadas:
Necesidades, oferentes, decisin de
adquisicin segn cantidades,
precios unitarios, proveedores y
forma de pago. El acta se revisar
en la siguiente reunin, para informar acerca de su ejecucin o cumplimiento.

4.3.3 Procedimiento de adquisicin

El comit de compras debe contar con una reglamentacin interna precisa que
seale los procedimientos establecidos para el proceso de adquisicin. Se
contar con una garanta de transparencia en la negociacin.

4.3.3.1 Antes de la reunin del comit

El jefe de recursos fsicos, o quien haga sus veces, prepara la informacin para
el comit: Revisa puntos de reposicin y calcula cantidades a pedir de cada tem.
El Director del Servicio Farmacutico es el encargado de recopilar la
informacin sobre existencias y necesidades de los medicamentos y dispositivos
mdicos de la institucin.

Cuando no se disponga de cotizaciones adecuadas y actualizadas, recursos
fsicos pide cotizaciones y disponibilidad a los proveedores.

El jefe de recursos fsicos elabora el cuadro comparativo de ofertas.
Reunin del Comit de Compras

o Verificacin del qurum.
o Lectura del acta anterior: Productos que
deban adquirirse, propuestas
aprobadas, precios, cantidades, valores
totales (incluyendo forma de pago) y
plazo de entrega.
o Informe detallado de ejecucin de
compras.
o Presentacin de necesidades actuales y
propuestas de adquisicin.
o Adjudicacin: Proveedor, cantidad,
precio, forma de pago, plazo de entrega.
o Proposiciones y varios: Proposicin de
nuevos proveedores, nuevos precios,
informes de calidad, etc.



19
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
Revisa con el administrador y
el rea financiera el informe de
disponibilidad presupuestal.

Cuando se tiene el listado
institucional de medicamentos y
dispositivos mdicos consolidado
con el conjunto de fabricantes de
cada producto que cumplen con
los requisitos de calidad y
cumplimiento, se pueden
analizar los precios ofrecidos. Se
busca la mejor alternativa, hasta
definir el producto y el
proveedor, y por consiguiente, el
precio del mismo.

El precio no siempre es el
nico criterio de adjudicacin.
Factores como la calidad del
servicio, la seriedad del
proveedor, o el plazo para el pago puede hacer que el menor precio nominal no
sea el mejor precio real, un mes adicional de plazo puede equivaler
aproximadamente a un 4% o 5% de descuento.

4.3.3.2 Despus del comit

El comit entrega al rea administrativa y a la oficina jurdica las
adquisiciones definidas. Se elaboran los contratos y las rdenes de compra y se
comunica a los proveedores. Se enva copia de contratos y ordenes de compra al
almacn.

El jefe de recursos fsicos hace seguimiento a los pedidos.

4.3.2 Contratacin

En el contrato debern establecerse, como
mnimo, las siguientes estipulaciones:
o Fecha.
o Lugar.
o Objeto, incluyendo las especificaciones
tcnicas; si se trata de un medicamento o
elemento mdico-quirrgico deber
indicarse el nombre en genrico (y el
nombre comercial s se considera
relevante) la forma farmacutica,
concentracin, presentacin, cantidad,
especificaciones del envase, empaque y
embalaje; las especificaciones de calidad
que debe cumplir el producto,
condiciones de almacenamiento, vida
til, fecha y plazos de entrega, sanciones
en caso de incumplimiento, etc. Plazo o
trmino de duracin del contrato.
o Valor: Precio unitario pactado y precio
total.
o Terminacin anticipada,
o sanciones,
o garanta.
o Las dems que permitan garantizar la
entrega de los productos.



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Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
4.3.2.1 Principios de la contratacin

El respeto de los principios de la
contratacin, se debe seguir como
garanta de la claridad y eficiencia en
la gestin:
4


Transparencia e
Imparcialidad, por
Igualdad de oportunidades
Seleccin objetiva
Suficiente informacin a:
Los proponentes para la
elaboracin de sus propuestas
La comunidad una vez tomadas las
decisiones.

4.3.2.2 Caractersticas de los
contratos

El contrato se perfecciona al firmar el documento escrito por ambas partes;
para su ejecucin se requiere la aprobacin de la garanta ofrecida por el
contratista y el registro presupuestal que respalda la adquisicin.

4.3.4 El krdex de proveedores


4
Es una particularidad del rgimen de contratacin de las IPS pblica, la posibilidad de aplicar las
llamadas clusulas excepcionales, conocidas como exorbitantes: Interpretacin unilateral: si las
diferencias de interpretacin ponen en riesgo el servicio de la entidad. Modificacin unilateral: siempre y
cuando no superen el 20% del valor del contrato y sean para evitar grave deterioro del servicio.
Terminacin unilateral: por consideraciones de orden pblico, muerte e incapacidad de un contratista
persona natural, disolucin del contratista persona jurdica, cuando haya interdiccin de un contratista
persona natural o quiebra si es persona jurdica, o cuando por motivos como cesacin de pagos, concurso
de acreedores o embargo del contratista se vea afectado gravemente el cumplimiento del contrato. En
todos estos casos se pagar la parte proporcional ejecutada. Caducidad: por incumplimiento. Reversin: en
contratos de explotacin o concesin de bienes del Estado. En todos los casos anteriores, el acto
administrativo motivado deber estar debidamente respaldado por pruebas documentales. No son
pertinentes las clusulas excepcionales en el caso de los contratos interadministrativos ni en los contratos
cuyo objeto sea la dotacin.
El formulario de inscripcin

La informacin general que debe
contener un formulario de
inscripcin contendr como
mnimo:

o Nombre o razn social del
proveedor que se inscribe.
o Representante: para la ciudad
en la que se realiza la
inscripcin.
o Certificado de existencia y
representacin legal de la
cmara de comercio.
o Lista completa de los
productos que ofrece y
condiciones de venta:
o Vigencia de las listas de
precios.
o Registro sanitario oficial.
o Certificado de buenas
prcticas de manufactura
(BPM).




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Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
El krdex de proveedores
5
es un mecanismo de formalizacin de relaciones
entre las IPS y los proveedores. Representa el conocimiento de las caractersticas
del proveedor, de lo que produce y comercializa y a la vez una especie de
preseleccin de fabricantes, potenciales contratistas. Y es la verificacin de un
posible mercado para sus productos para los proveedores.

Un krdex de proveedores proporciona, de forma inmediata, informacin
pertinente, objetiva y oportuna de los productos a adquirir, apoyo en la toma de
decisiones correcta de adjudicacin y agiliza el proceso de la adquisicin en lo
referente a consecucin de oferentes potenciales, otorga seguridad al comprador

5
Serna, Ana T. El registro y calificacin de proveedores como herramienta en el proceso de adquisicin y
aseguramiento de la calidad de los productos en salud. Revista Nuevos tiempos, Ediciones Cooperativa de
Hospitales de Antioquia-COHAN- Vol. 2. No.1. 1995
Criterios para calificar proveedores

La informacin consignada en la inscripcin, ofrece informacin para asignar una calificacin al proveedor. Algunos
parmetros susceptibles de ser cuantificados son:

Capacidad mxima de contratacin.
Certificados de cumplimiento.
Recurso humano calificado.
Programa de aseguramiento de la calidad.
Buena infraestructura tecnolgica.
Capacidad instalada acorde a las metas de produccin.
Certificado de Buenas Prcticas de Elaboracin (BPE). Si se compran preparaciones magistrales elaboradas por un
establecimiento farmacutico autorizado.

Cuando la institucin tiene un rcord de relaciones comerciales con el proveedor puede calificar otros parmetros
referentes a la calidad del producto recibido, entendida como la calidad intrnseca del mismo, verificable mediante
anlisis de control de calidad, o por medio de procesos de recepcin tcnica y administrativa. Adems se evalan
aspectos como:

Tiempo de entrega.
Adherencia a las instrucciones de entrega.
Cumplimiento de especificaciones tcnicas y administrativas.
Entrega de documentos.
Atencin a reclamos.
Informe de agotados.

La inscripcin y calificacin de proveedores es el primer paso para llevar un programa de aseguramiento de la calidad
institucional, el cual tiene dos momentos: preventivo, que se asimila a ahorro de problemas, y correctivo referido a la
solucin de problemas.



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Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
por tener conocimiento previo de la seriedad y capacidad tcnica de estos y
exige adems, revisin peridica del mismo, para asignar calificacin al
proveedor y mantener actualizada la informacin.

4.3.4.1 Referencias de cumplimiento.

Los formularios clasificados, ordenados por productos y archivados se
revisan peridicamente con el fin de registrar cambios en la informacin
general, incluir registro de productos nuevos de proveedores ya inscritos, o
revisar las vigencias de las listas de precios.

4.4 CARACTERSTICAS DEL PROCESO

Como caractersticas fundamentales del proceso se contemplan las siguientes:

La interrelacin de los subprocesos con los dems procesos organizacionales,
necesitando la articulacin de los resultados de las dos lneas involucradas
(administrativa y asistencial) para la conformacin del listado de medicamentos
y dispositivos mdicos de la institucin.

La seleccin y evaluacin de proveedores como clientes estratgicos de la
organizacin, donde se debe contemplar desarrollos empresariales de ellos
como parmetros de seriedad y cumplimiento que garanticen los objetivos
corporativos.

En tercer lugar la toma de decisiones bajo incertidumbre, aunque se
especifiquen los trminos para la comparabilidad de las opciones, nunca se
tendr la certeza de la forma como se desarrollarn las actividades en la
prestacin real de los servicios, lo que obliga a evaluaciones permanentes y
reprogramaciones de conformidad como evoluciona la gestin de la IPS.

Otro aspecto es el manejo de indicadores de gestin y tcnico cientficos
para la escogencia y seguimiento de las decisiones.

Finalmente la organizacin en procesos de evaluacin y de convocatorias
pblicas con respaldo normativo y operacional.




23
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
4.5 ORIENTACIN AL USUARIO

En este caso particular los usuarios del proceso es la organizacin en pleno
quienes deben estar informados y tener una participacin activa a travs de:

La definicin de los criterios de priorizacin y programacin de los productos
requeridos, que deben expresar las caractersticas tcnicas importantes para
cada grupo de profesionales.

La identificacin de los presupuestos y parmetros de rotacin desde lo
financiero para determinar la mejor forma de contratacin y pago que se debe
implementar.

La conformacin de una base o listado de proponentes que permita una
amplia posibilidad de vnculos comerciales y de garanta frente al cumplimiento
de los compromisos planteados.

Delimitar los indicadores y requisitos que permitan desarrollar un ejercicio
de control ciudadano y rendicin de cuentas acorde a la responsabilidad del
proceso.

Por tanto es valiosa la inversin en informacin y metodologas de
canalizacin de los conceptos que en este proceso son de carcter decisorio para
la mejor escogencia de proveedores.


5 DOCUMENTACIN

Finalizado los acuerdos de las adquisiciones, el comprador espera que los
medicamentos sean entregados en el tiempo acordado.

La oficina de adquisiciones debe implementar un sistema de control para que
el proceso se cumpla en los plazos de entregas establecidos puntualmente.

-Correspondencia con los Proveedores Se utilizan cartas estandarizadas
para tener informacin sobre cada pedido durante el periodo del tiempo
anticipado.

-Tarjeteros para el Control de Pedidos Pendientes



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Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos

6. REQUISITOS PARA LA GESTION

6.1 RECURSO HUMANO
6.1.1 Competencias

Recurso Humano, Procedimientos, Sistema de Informacin.

La ejecucin de las actividades de adquisicin requiere de personal
capacitado, una estructura de organizacin adecuada, procedimientos bien
diseados, y un sistema de funcionamiento operacional, as como de fondos,
instalaciones y equipos apropiados.

De todos estos elementos el personal, los procedimientos y el sistema de
informacin son crticos para lograr los objetivos del proceso de adquisicin.

El proceso de adquisicin requiere de una suficiencia de fondo, instalaciones,
equipos y estructura organizativa. Si el personal de adquisiciones no logra su
cometido consiguiendo precios bajos, entregas rpidas y alta calidad en sus
labores, se hace necesaria la evaluacin de todos los componentes del sistema de
adquisiciones.

La funcin principal del jefe de Adquisiciones es la de obtener los artculos
que se necesiten en el tiempo apropiado, en las cantidades correctas y a los
precios ms favorables posibles.

Los tres elementos importantes del proceso de adquisiciones que se
analizarn en este capitulo son: Mtodos de Adquisiciones, Trminos del
contrato y Estado del pedido.

6.2 INFRAESTRUCTURA
6.2.1 Espacio

Este procedimiento requiere de reas especficas para el manejo de las
muestras de medicamentos y dispositivos mdicos, de conformidad con las
especificaciones de cada uno de los productos, estas reas pueden ser parte de



25
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
las reas funcionales normales que durante el tiempo de seleccin de
proveedores se destina parte para esa actividad.


7 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

7.1 MEDICIN Y SEGUIMIENTO

La institucin o el establecimiento contar con criterios, tcnicas y mtodos
que permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el
proceso de adquisicin de medicamentos y dispositivos mdicos, de
conformidad con el artculo 13 del Decreto 2200 de 2005 modificado
parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, el presente Manual, la resolucin que
lo adopta y las dems normas aplicables a la materia y las que los modifiquen,
adicionen o sustituyan. En el proceso de adquisicin de medicamentos y
dispositivos se controlar continuamente el cumplimiento de la normatividad
para la contratacin administrativa, civil y comercial, segn el caso,
especialmente, el cumplimiento de los principios de economa, transparencia y
seleccin objetiva del contratista. Adems, se tendr en cuenta el sistema de
codificacin para medicamentos y dispositivos mdicos de acuerdo con lo que
establezca para tal fin el Ministerio de la Proteccin Social.

7.1.1 Satisfaccin del usuario

En este proceso se determina la satisfaccin en el momento de la prestacin
efectiva de los servicios, es all donde deben estar los productos y diferentes
opciones teraputicas que permitan el ejercicio profesional de la forma mas
idnea y con las mas altas calificaciones tcnicas que garanticen al paciente una
atencin de calidad y con la oportunidad requerida para cada caso en particular.

7.1.2 Auditoria Interna

Un programa de control de calidad debe considerar lo siguiente:

Que seleccione proveedores con normas de calidad aceptables
Que los medicamentos recibidos del proveedor comercial y donante
cumplan a su entrega con las normas vigentes.



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Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
Que los embalajes y envases cumplan con los requisitos del contrato y
puedan resistir las condiciones de manejo y almacenamiento.

En los programas de control de calidad se deben medir los costos de los
procedimientos contra los beneficios de aprovisionarse de medicamentos
seguros y efectivos.

Se deben establecer procesos administrativos para asegurar la calidad de los
medicamentos. Estos procesos incluyen el adiestramiento y supervisin del
personal de la oficina de adquisicin, tener un sistema de informacin eficaz.



































27
Adquisicin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
BIBLIOGRAFIA

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