INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION.

Origen de la planeacin

LA PLANEACION: Antes de iniciar cualquier accin administrativa, es imprescindible
determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, as como las condiciones
futuras y los elementos necesarios para que ste funcione eficazmente. Esto slo se puede
lograr a travs de la planeacin. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos
desperdicio de esfuerzos y de recursos y una administracin por dems fortuita e
improvisada.
Por estas razones es que la planeacin precede a las dems etapas de los procesos
administrativos ya que planear implica hacer la eleccin de las decisiones ms
adecuadas acerca de lo que se habr de realizar en el futuro. La planeacin establece las
bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo La eficiencia e n la ejecucin
depende en gran parte de una adecuada planeacin, y los buenos resultados no se logran
por s mismos: es necesario planearlos con anterioridad. Antes de emitir una definicin
de la planeacin, se analizarn algunas emitidas por los autores ms reconocidos, con el
fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto

La planeacin se populariza despus de la Segunda Guerra Mundial, pero asociada
entonces casi exclusivamente con actividades totalitarias de control social.
Gradualmente se expande su uso y hoy se considera una actividad relacionada con la
consecucin de fines. As por ejemplo, se planea o planifica el desarrollo de un pas o de
una empresa, la construccin de obras de ingeniera, la educacin y hasta la familia.

DEFINICION DE PLANEACION

Desde aos atrs en la historia siempre ha existido la nocin de administracin y con ella
de planeacin. Pero es una nocin inconsciente, pues una vez comienza a plasmarse el
pensamiento administrativo, se empieza a percibir la importancia de la planeacin.

Muchos autores se han preocupado por la funcin de planeacin y han desarrollado sus
propias definiciones, aunque lo expresan diferente, guardan elementos comunes; todos
ellos coinciden en considerar que la planeacin se convierte en la funcin fundamental
del proceso administrativo para la supervivencia de la empresa:

FAYOL: Afirma que la Toma de Decisiones tambin hace parte de las funciones de la
organizacin. Seal cmo las funciones del administrador la prevencin, organizacin,
coordinacin y control, que expresado en trminos ms actuales no es otra cosa que la
planeacin, organizacin, direccin y control.

KOONTZ ODONNELL: Junto a Terry apoyan a Fayol al decir que la previsin es la base
de la planeacin. Considera la planeacin como: una funcin administrativa que
consiste en seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, las polticas, los
procedimientos y los programas de una empresa

Para estos autores la planeacin es la ms bsica de todas las funciones
administrativas, la cual implica una definicin previa de objetivos y una descripcin
de las acciones que van a realizar para lograrlos, presentndose en este punto un
proceso de toma de decisiones frente a lo


AGUSTIN REYES PONCE: Consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su
realizacin.

JOSSEPH L. MASSIE: Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y
descubre las alternativas, cursos de accin a partir de los cuales establece los
objetivos.



RUSELL ACKOFF: Al igual que Koontz es consciente de la necesidad de planear en las
organizaciones, pero adems considera que procurar que esta sea til es realmente
difcil, pues es una de las actividades humanas de mayor complejidad, por lo tanto
equivocarse no es un error pero conformarse con ello si lo es.


CONCEPTUALIZACIN DE PLANEACIN
La planeacin es una fase vital importancia del proceso administrativo ya que el
trabajo de las personas est determinado por esta etapa.
La planeacin es amplia su funcin abarca la estrategia de largo alcance de una
institucin , y comprende las tcticas de mediano plazo de la empresa y una visin
profunda rectora que cimiente las bases del desarrollo y contemple los escenarios de
mediano y largo plazos en los que podra actuar la empresa.
Planear es decidir con anticipacin el que, el cmo, el cundo, el cuanto debe
producir la empresa la misma institucin. De ah que es la proyeccin de la accin.
Principios de la planeacin
los principios en la planeacin son muy importantes para poder aplicar cada uno de
los elementos que la forman. Un principio es una proposicin que se formula para
que sirva de gua a la accin.
Aunque no hay dos empresas que sean idnticas, hay ciertos principios comunes a
todas ellas. Sin embargo, su aplicacin tiene que variar por necesidad, para
ajustarlos a las circunstancias individuales.

El principio de la precisin. Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y
genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas."
Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino
un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los
medios que coordinemos sern necesariamente ineficaces, parcial o totalmente.
Siempre habr algo que no podr planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos
los planes, ser menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a
la adivinacin. Los planes constituyen un slido esqueleto sobre el que pueden
calcularse las adaptaciones futuras.
El principio de la flexibilidad:"Dentro de la precisin establecida en el principio
anterior todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, ya en razn
de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado despus de la
previsin." Este principio podr parecer a primera vista, contradictorio con el
anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios
accidentales; lo rgido; lo que no puede cambiarse de ningn modo. Flexible, es lo que
tiene una direccin bsica, pero que permite pequeas adaptaciones momentneas,
pudiendo despus volver a su direccin inicial. As una espada de acero es flexible,
porque doblndose son romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presin que
la flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o
cambios que puedan ocurrir:
El principio de la unidad: Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse
que existe uno slo para cada funcin; y todos los que se aplican en la empresa deben
estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe
un solo plan general". Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada
funcin, habr contradiccin, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en
uno de los departamentos bsicos: Produccin, ventas, finanzas y contabilidad,
personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan
encontrarse todas las normas de accin aplicables. De ah surge la conveniencia y
necesidad de que todos cooperen en su formacin. Si el plan es principio de orden
requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse
jerrquicamente, hasta formar finalmente uno slo.

El principio de factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante
elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse.
La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan
en el medio ambiente.

El principio de compromiso. La planeacin debe comprender un periodo en el futuro,
necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los
compromisos involucrados en una decisin. Este principio indica que la planeacin a
largo plazo es la ms conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa
encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y polticas a
las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos

Principio de inherencia. La programacin es necesaria en cualquier organizacin
humana y es propia de la administracin. El estado debe planificar la forma de
alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar
conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los
cambios sociales.




Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados.
Cursos alternos de accin. Al planear es necesario determinar diversos caminos,
formas de accin y estrategias, para conseguir los objetivos.
Eleccin. La planeacin implica la determinacin, el anlisis y la seleccin de la
decisin ms adecuada.
Futuro. La planeacin trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos
inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Pasos de la Planeacin

1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con:

El mercado
La competencia
Lo que desean los clientes
Nuestras fuerzas
Nuestras debilidades

2. Establecimiento de objetivos y metas
Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.

3. Consideracin de las premisas de planeacin
En qu ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes

4. Identificacin alternativas
Cules son las alternativas ms prometedoras para alcanzar nuestros
objetivos
5. Comparacin de alternativas
Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las
metas con el costo ms bajo y las mayores utilidades

6. Eleccin de una alternativa:
Seleccin del curso de accin a seguir

7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para
Comprar equipo
Comprar materiales
Contratar trabajadores
Desarrollar un nuevo producto

8. Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin de
presupuestos tales como:
Volumen y precio de ventas
Gastos de operacin necesarios para los planes
Gastos para equipos de capital

Etapas de la Planeacin

Misin o Propsito

Es la declaracin duradera de objetivos que distinguen a una organizacin de
otras similares. Cul es nuestro negocio? Describe el propsito, los clientes,
los productos o servicios, los mercados, la filosofa y la tecnologa bsica de
una empresa

Definir que es la organizacin y lo que aspira a ser.
Ser lo suficientemente especfica para auxiliar ciertas actividades y lo
suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo.
Distinguir a una organizacin de todas las dems.
Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.
Ser formulada en trminos tan claros que se puedan entender en toda
la empresa


Objetivos

Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los
miembros de la organizacin.
Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y
Confusiones.
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por
alcanzar,
Establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido
un tiempo especfico

Caractersticas:
Deben establecerse a un tiempo especfico.
Se determinan cuantitativamente

Lineamientos:

Deben de asentarse por escrito.
No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.
Al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la
administracin (qu, cmo, dnde, cundo, quin, por porqu)

Estrategias

Son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el
empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las
condiciones ventajosas. Un rea clave de resultados es una actividad bsica
dentro de una empresa, que est relacionada con el desarrollo total de la
misma

Lineamientos

Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los
objetivos.
Determinadas con claridad
No confundir las estrategias con las tcticas, ya que stas ltimas
combinan la accin con los medios para alcanzar el objetivo.
Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto
permitir sugerir un mayor nmero de cursos de accin.
Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de
aplicarlas
Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin

Polticas
Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra
vez dentro de una organizacin.

Las polticas son imprescindibles para el xito del plan debido a que:

Facilitan la delegacin de autoridad
Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedro ciertas
decisiones.
Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas
innecesarias que pueden hacer sus subordinados
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas
actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa
Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones
Indican al personal como debe actuar en sus operaciones
Facilitan la induccin del nuevo personal


Lineamientos:

Establecerse por escrito para darles validez
Redactarse claramente y con precisin
Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar
Coordinarse con las dems polticas
Revisarse peridicamente
Ser razonable y aplicable a la prctica
Estar acorde con los objetivos de la empresa
Debe ser estable en su formulacin
Ser flexible

Programas

Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrn de
realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus
partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin
Presupuestos.

Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social
expresado en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de la
realizacin de dicho plan.

Procedimientos.

Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben
seguirse en la realizacin de un trabajo

La importancia de la planeacin
La vida actual es sumamente dinmica, donde el cambio est presente constantemente,
ste puede ser sbito o lento, la planeacin permite asimilar estos cambios.
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los
recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los
elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las
mayores garantas de xito.
Mantiene una mentalidad futurista
teniendo ms visin del porvenir y un
afn de lograr y mejorar las cosas.
Condiciona a la empresa al ambiente que lo
rodea.
Establece un sistema racional para la
toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismo.
Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al
mximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos y no en
emociones.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las
cuales operar la empresa.
Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona al administrador
magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin