Guia para La Racionalizacion de Tramites Dafp

Gua para la Racionalizacin
de Trmites
Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica (DAFP)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA FUNCIN PBLICA
ELIZABETH RODRGUEZ TAYLOR
Directora
CLAUDIA PATRICIA HERNNDEZ LEN
Subdirectora (e)
CLAUDIA PATRICIA HERNNDEZ LEN
Directora Jurdica
MARA DEL PILAR GARCA GONZLEZ
Directora de Control Interno
y Racionalizacin de Trmites
CLAUDIA MOLANO VARGAS
Directora de Empleo Pblico
JOS FERNANDO BERRO BERRO
Director de Desarrollo Organizacional
CELMIRA FRASSER ACEVEDO
Jefe Ofcina Asesora de Planeacin
LUZ STELLA PATIO JURADO
Jefe de Control Interno
VICTORIA EUGENIA DIAZ ACOSTA
Jefe Ofcina de Sistemas
SYLVIA CRISTINA PUENTE ALVAREZ-CORREA
Secretaria General (E)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA FUNCIN PBLICA
Elizabeth Rodriguez Taylor
Directora
EQUIPO TCNICO DE TRABAJO:
KAREN LEN HERNNDEZ
NANCY ESPERANZA MOLANO
JADY MILENA MUOZ AGUDELO
JOS ANTONIO TORRES MNDEZ
WILLIAMS PULIDO TRUJILLO
LADY YADIRA VELSQUEZ PEREA
ISBN: 978-958-8125-58-9
Gua para la Racionalizacin de Trmites
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de la FUNCIN PBLICA
Repblica de Colombia
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Contenido
Presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
Captulo 1
1. Generalidades de la Poltica de Racionalizacin de Trmites . . . . . . . . . . . . . . . .9
1.1 Principios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
1.2 Marco normativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.3 Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.4 Institucionalidad de la Poltica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.4.1 Actores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.4.1.1 Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) . . . . 12
1.4.1.2 Departamento Administrativo de la Presidencia
de la Repblica (DAPRE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.4.1.3 Ministerio de Tecnologas de la Informacin
y las Comunicaciones (MINTICS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.4.1.4 Entidades y particulares que ejercen funciones pblicas . . . . . . . . 13
1.4.2 Mecanismos de Coordinacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Grupo de Racionalizacin y Automatizacin de Trmites (GRAT) . . . . . . 14
Comits Sectoriales de Racionalizacin de Trmites . . . . . . . . . . . . . . 14
Comit Antitramites y Gobierno en Lnea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Captulo 2
2. Fases de la poltica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.1 Identifcacin de trmites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
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2.2 Priorizacin de trmites a intervenir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2.3 Racionalizacin de trmites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
2.3.1 Simplifcacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.3.2 Estandarizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.3.3 Eliminacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.3.4 Optimizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.3.5 Automatizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.4 Interoperatividad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Glosario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
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Presentacin
Para este departamento es muy grato continuar con la visin de consolidar un esfuerzo
conjunto de las entidades del orden nacional y territorial en la optimizacin de la gestin
a travs de la implementacin efectiva de los principios de la poltica de racionalizacin de
trmites bajo las directrices del actual Gobierno nacional.
Para todos es de conocimiento que la expedicin del reciente decreto antitrmites abre
una nueva visin en la apropiacin de esta importante poltica, mediante el refuerzo a las
iniciativas de garantizar la buena fe en todos los actores y de generar acciones de impacto de
intercambio de informacin pblica en todos los niveles, que garanticen el reconocimiento
gil de los derechos y el cumplimento de las obligaciones de todo ciudadano o empresario
en nuestro pas.
En este panorama de buen gobierno, la presente gua tiene como objetivo orientar a las
entidades para centralizar esfuerzos en la racionalizacin de procedimientos administrativos
que soportan la gestin de los trmites y, paralelamente, fomentar la nueva visin de
gestin interinstitucional, intersectorial e interregional, con el fn de generar proyectos de
ventanillas nicas a nivel nacional.
Para apoyar esta visin conjunta, esta gua ha sido estructurada en dos captulos. El primero
presenta los referentes bsicos de la poltica de racionalizacin de trmites teniendo en
cuenta su marco legal, sus objetivos e institucionalidad. El segundo captulo integra una
propuesta de estrategias de implementacin de la poltica al interior de las entidades que inicia
con la identifcacin de procedimientos administrativos regulados (trmites) y no regulados,
su priorizacin y diagnstico, y su racionalizacin y, fnalmente, estrategias de interaccin
entre entidades a travs de proyectos de interoperabilidad.
Por ltimo, solo nos queda decir que seguiremos apoyando la implementacin de esta
importante poltica con nuevas herramientas que faciliten a las entidades la inscripcin
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de sus trmites de manera fcil y gil y a los ciudadanos la consulta de los mismos en
lenguaje claro.
ELIZABETH RODRGUEZ TAYLOR
Directora
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
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Captulo 1
1. Generalidades de la Poltica
de Racionalizacin de Trmites
1.1 Principios
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica con el apoyo del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la Repblica y del Ministerio de las Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones, lidera la formulacin de la poltica de racionalizacin
de trmites:
Para tal fn, la poltica pblica atender, entre otros, a los siguientes principios:
Racionalizar, a travs de la simplifcacin, estandarizacin, eliminacin, optimizacin
y automatizacin, los trmites y procedimientos administrativos y mejorar la
participacin ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las
debidas garantas legales.
Facilitar el acceso a la informacin y ejecucin de los trmites y procedimientos
administrativos por medios electrnicos, creando las condiciones de confanza en el
uso de los mismos.
Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades pblicas que
cumplan una funcin administrativa, incrementando la efcacia y la efciencia de las
mismas mediante el uso de las tecnologas de la informacin, cumpliendo con los
atributos de seguridad jurdica propios de la comunicacin electrnica.
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1.2 Marco Normativo
En la bsqueda permanente por lograr un adecuado acercamiento de la Administracin
Pblica con el ciudadano y el empresario, se han ejecutado acciones de carcter normativo
que permitan racionalizar los trmites, a fn de lograr que estos sean simples, efcientes,
directos y oportunos.
A continuacin, se enuncian algunas de las normas que orientan la racionalizacin de
procesos, procedimientos y trmites en las entidades pblicas:
Constitucin Poltica de 1991 (Artculos 83, 84, 209 y 333): Establece el principio de
la buena fe, la no exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, los
principios de la funcin administrativa, de la actividad econmica y la iniciativa privada.
Decreto 2150 de 1995: Suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trmites
innecesarios en la Administracin Pblica.
Ley 190 de 1995: Se dictan las normas tendientes a preservar la moralidad en la
Administracin Pblica y se fjan disposiciones con el fn de erradicar la corrupcin
administrativa.
Ley 489 de 1998 (Artculo 18): Establece la supresin y simplifcacin de trmites como
poltica permanente de la Administracin Pblica.
Documento CONPES 3292 de 2004: Establece un marco de poltica para que las
relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean ms transparentes,
directas y efcientes, utilizando estrategias de simplifcacin, racionalizacin,
normalizacin y automatizacin de los trmites ante la administracin pblica.
Ley 962 de 2005: Se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos.
Decreto 4669 de 2005: Fija el procedimiento para aprobacin de nuevos trmites, crea
el Grupo de Racionalizacin y Automatizacin de Trmites (GRAT), como instancia
consultiva del Gobierno Nacional en la materia y establece sus funciones.
Decreto 1151 de 2008: Establece los lineamientos generales de la Estrategia de
Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia a implementar por fases y se dictan
otras disposiciones.
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Decreto 1879 de 2008: Requisitos documentales exigibles a los establecimientos de
Comercio para su apertura y operacin.
Decreto 235 de 2010: Por el cual se regula el intercambio de informacin entre
entidades para el cumplimiento de funciones pblicas.
Decreto 2280 de 2010: Por el cual se modifca el artculo 3 del Decreto 235 de 2010.
Ley 1450 de 2011: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014.
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcin: Por la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin
y la efectividad del control de la gestin pblica.
Decreto Ley 019 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin
Pblica.
Decreto 1450 de 2012: Por el cual se reglamenta el Decreto Ley 019 de 2012.
1.3 Objetivos
Los principales objetivos de la Poltica Antitrmites son los siguientes:
1. Racionalizar los trmites y procedimientos administrativos, a travs de la simplif-
cacin, estandarizacin, eliminacin, optimizacin y automatizacin, mejorando la
participacin ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas.
2. Facilitar y promover el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones
con el fn de facilitar el acceso de la ciudadana a la informacin sobre trmites y a
su ejecucin por medios electrnicos, creando condiciones de confanza en el uso de
las TIC.
3. Hacer ms efciente la gestin de los las entidades pblicas para dar una gil respuesta
a las solicitudes de servicio de la ciudadana, a travs de la mejora de los procesos y
procedimientos internos de las entidades y el mejor uso de los recursos.
4. Promover en las entidades la confanza en el ciudadano aplicando el principio de la
buena fe, as como la excelencia en la prestacin de sus servicios a la ciudadana, con el
fn de hacerle ms fcil y amable la vida a los ciudadanos.
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1.4 Institucionalidad de la Poltica
La implementacin de la poltica Antitrmites la llevan a cabo mediante la interaccin de
actores que se coordinan a travs de diversas instancias.
El siguiente diagrama ilustra los actores principales y los mecanismos de coordinacin
establecidos:
Institucionalidad de la Poltica
1.4.1 Actores
1.4.1.1 Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP)
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a travs de la Direccin de Control
Interno y Racionalizacin de Trmites, es la instancia que formula y orienta la Poltica de
Racionalizacin de Trmites y el marco normativo para su implementacin, con base en las
directrices que sobre la materia expida el Gobierno nacional.
De la misma forma, brinda asesora en la poltica de racionalizacin y seguimiento a los planes
de accin de la estrategia antitrmites desarrollados por las entidades de la Administracin
Pblica de orden nacional y territorial, con el fn de facilitar la optimizacin, simplifcacin,
estandarizacin o supresin de los trmites.
Igualmente, es la instancia encargada de velar por la permanente estandarizacin de los
trmites de la administracin pblica, de autorizar la adopcin e implementacin de los
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nuevos, verifcar su cumplimiento cuando se inscriban en el Sistema nico de Informacin
de Trmites (SUIT) y depurar la informacin contenida en el mismo, de tal que manera que
permita el acceso y actualizacin de forma clara y gil al usuario.
As mismo es el rgano coordinador de los Comits Sectoriales y del Grupo de
Racionalizacin y Automatizacin de Trmites (GRAT).
1.4.1.2 Departamento Administrativo de Presidencia de la Repblica (DAPRE)
Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica apoyar
al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en el seguimiento a la poltica de
racionalizacin de trmites en el Estado colombiano.
1.4.1.3 Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (MINTICS)
El Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, mediante el Programa
de Gobierno en Lnea, busca mejorar la calidad de los servicios ofrecidos por las diversas
entidades pblicas a travs de la tecnologa.
1.4.1.4 Entidades y particulares que ejercen funciones pblicas
Las entidades y los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos
son los encargados de aplicar la poltica de racionalizacin de trmites, con el fn de ofrecer
al usuario trmites, servicios y procedimientos giles y oportunos.
De conformidad con lo preceptuado en el Captulo Sexto (Artculo 73 y 74), Polticas
Institucionales y Pedaggicas de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcin,
las entidades del orden nacional, departamental y municipal, deben elaborar el Plan
Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, mediante una estrategia que contemple,
entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupcin en la respectiva entidad, las medidas
concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrmites y los mecanismos para
mejorar la atencin al ciudadano.
Es importante resaltar que en la elaboracin del Plan Anticorrupcin, se debe integrar una
estrategia de racionalizacin de trmites.
1.4.2 Mecanismos de coordinacin
El gobierno nacional esta trabajando en facilitar a las entidades el desarrollo de sus funciones
a travs de un modelo unifcado de planeacin que abarque distintos temas relacionados
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con la gestin administrativa tales como racionalizacin de trmites, anticorrupcin,
estrategia de Gobierno en Linea, entre otros. Este modelo tiene la intencin de simplifcar
los requerimientos que hacen diferentes entidades del Estado y de reducir el nmero de
instancias de coordinacin de acuerdo con las condiciones y necesidades particulares de
cada entidad.
En el Orden Nacional la estrategia de implementacin de la poltica de racionalizacin
de trmites ser orientada por el comit institucional de desarrollo administrativo de que
trata el Decreto 2482 del 2012. En el Orden Territorial se sugiere apoyarse en el comit
antitramites y de Gobierno en Lnea.
A continuacin se enuncian las funciones de las principales instancias de apoyo a la poltica.
Grupo de Racionalizacin y Automatizacin de Trmites (GRAT)
1
El GRAT, sugiere al Gobierno Nacional propuestas normativas que contribuyan al mejor
desarrollo de la poltica de racionalizacin y automatizacin de trmites; propone iniciativas
de eliminacin, integracin, simplifcacin, estandarizacin y automatizacin de trmites;
vela por la operatividad entre sistemas de informacin y por el uso de medios tecnolgicos
integrados y realiza seguimiento a los proyectos de mayor impacto para el pas.
Este grupo est integrado por dos delegados de alto nivel de cada una de las siguientes
entidades: Presidencia de la Repblica, Vicepresidencia, Ministerio del Interior,
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica como ente rector, Departamento
Nacional de Planeacin y Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones.
Comits Sectoriales de Racionalizacin de Trmites
2
Son instancias de apoyo al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en el
estudio y aprobacin de los nuevos trmites a crear en las entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos.
Cada Comit Sectorial est integrado por dos delegados de alto nivel de cada uno
de los Ministerios y Departamentos Administrativos, designados por el Ministro
o Director y se renen por convocatoria del Director (a) del Departamento de la
Funcin Pblica (DAFP).
1
Es el rgano consultivo del Gobierno Nacional en materia de trmites establecido por el Decreto 4669 de 2005.
2
Establecido en el Decreto 4669 de 2005.
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Los Comits Sectoriales, entre otras funciones, apoyan al Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica en el estudio del procedimiento para establecer, modifcar
y racionalizar los trmites y servicios autorizados por la Ley y en la formulacin y
aplicacin de la poltica de simplifcacin, racionalizacin y estandarizacin de trmites.
As mismo, establecen mecanismos de coordinacin, concertacin y trabajo conjunto
entre los Comits Sectoriales y el sector privado vinculado con la planeacin y ejecucin
de programas o proyectos orientados a la identifcacin, diagnstico, racionalizacin y
propuesta de simplifcacin y supresin de trmites y procedimientos innecesarios, para
lo cual se pueden organizar mesas de trabajo.
Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea
Desarrollan las funciones de planeacin e impulso de la Estrategia de Gobierno en Lnea,
el manejo de la estrategia Antitrmites y atencin efectiva al ciudadano.
El Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites deber estar integrado, como mnimo por:
Un representante de la alta direccin.
El lder de Gobierno en lnea, el cual es designado ofcialmente por el representante legal.
El jefe de la Ofcina responsable de Planeacin o su delegado, del nivel asesor.
El jefe de la Oficina responsable de Atencin al Ciudadano o su delegado, del
nivel asesor.
El jefe de la Oficina responsable de Comunicaciones y/o Prensa o su delegado del
nivel asesor.
El jefe de la Ofcina responsable de Sistemas y/o Informtica y/o su delegado del nivel
asesor.
El lder de interoperabilidad
El funcionario responsable de administrar la informacin de los trmites en el Sistema
nico de Informacin de Trmites (SUIT).
Los representantes de cada Direccin y/o rea y/o Programa de la entidad como
invitados, de acuerdo con las temticas a tratar.
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2. Fases de la Poltica
El presente captulo describe la estrategia de implementacin de la poltica antitrmites que
se ilustra en la siguiente grfca.
Captulo 2
A continuacin se describe cada uno de los componentes de la estrategia. En primer lugar se
describen las actividades al interior de la entidad encaminadas a prestar un mejor servicio al
ciudadano, son ellas la identifcacin de procedimientos administrativos regulados (trmites)
y no regulados, la priorizacin y la racionalizacin. Por ltimo se describen las actividades de
interoperabilidad que suponen interaccin entre entidades.
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2.1 Identifcacin de Trmites
Objetivo:
El objetivo de esta fase es que la entidad a partir de sus procesos identifque los
procedimientos administrativos regulados (trmites) y no regulados. Una vez identifcados
levante la informacin detallada para efectos de registrarlos en el SUIT.
Actividades:
Las actividades son las siguientes:
Revisin de los procesos para identifcar precedimientos administrativos regulados
(trmites) y no regulados
Toda organizacin para cumplir el objeto social debe entregar productos o servicios a
la ciudadana, y para hacerlo necesita desarrollar al interior de la misma una serie de
procesos que agreguen valor a unas entradas o insumos. Los procesos comunmente
utilizados en la cadena de valor son: estratgicos, misionales, de apoyo/operativos y los
de evaluacin/seguimiento.
- Estratgicos: Procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fjacin
de objetivos, aseguramiento de disponibilidad de recursos entre otros.
- Misionales: Son los procesos ms relevantes que contribuyen directamente al
cumplimiento de la razn de ser de la organizacin.
- Apoyo/operativos: Son aquellos que tienen por objeto soportar los procesos
misionales para el cumplimiento de sus fnes.
- Evaluacin/seguimiento: son aquellos utilizados para medir y recopilar datos
destinados a realizar anlisis de desempeo y la mejora de la efcacia y la efciencia.
Es til sealar que los procedimientos administrativos regulados (trmites) y no regulados
a identifcar se ubican dentro de los procesos misionales.
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Un trmite, o procedimiento administrativo regulado, debe cumplir las siguientes
condiciones:
- Hay una actuacin del usuario (entidad o ciudadano -persona natural, persona
jurdica-).
- Tiene soporte normativo.
- El usuario ejerce un derecho o cumple una obligacin.
Un procedimiento administrativo no regulado no se describe necesariamente por lo
opuesto a lo que es un trmite. Son otros procedimientos administrativos relacionados con
la misin que facilitan al usuario la interaccin con la entidad y que no estn regulados.
Se identifcan porque:
- No tienen soporte normativo
- No tienen costo
- No son oponibles
Observaciones: Los temas contractuales no se registran en el SUIT dado que para ello se
utiliza el sistema de contratos del Estado (www.contratos.gov.co.)
Anlisis Normativo:
Esta actividad consiste bsicamente en analizar las normas que regulan cada trmite.
La Ley 962 en su artculo 1 seala:
()Para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, nicamente
podrn exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estn previstos taxativamente
en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. () Negrilla fuera de texto.
As mismo, el artculo 40 del Decreto Ley 019 dispone que sin perjuicio de las exigencias
generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trmite o requisito
sea oponible y exigible al particular, deber encontrarse inscrito en el Sistema nico de
Informacin de trmites (SUIT) donde corresponde al Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica (DAFP), verifcar que los trmites cuenten con el respectivo soporte legal.
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Una vez identifcadas las normas reguladoras de los trmites de la entidad, se puede
establecer el inventario de trmites que deben ser inscritos en el SUIT, ya que ningn
trmite debe existir sin el respectivo soporte legal.
En caso de que la norma que autoriza el trmite sea posterior al ao 2005 se debe cumplir
con el procedimiento establecido en el numeral 2 del artculo 1 de la ley 962; modifcado
por el artculo 39 del Decreto 0019 de 2012, que establece que el DAFP ser el encargado de
dar concepto favorable o desfavorable al nuevo trmite una vez analizada la manifestacin
de impacto regulatorio presentada por la entidad en la cual se justifque la efcacia, efciencia
y costos de implementacin del nuevo trmite. Para tal fn la entidad debe cumplir el
procedimiento establecido por el DAFP para aprobacin de nuevos de trmites.
Resultados:
Los resultados esperados de esta fase son:
Inventario de trmites
Con el fn de facilitar el inventario de trmites se propone el uso de una tabla como la que a
continuacin se ilustra a modo de ejemplo.
FORMATO DE INVENTARIO DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRMITES
N
Nombre del proceso/
subprocesos /
procedimientos
misional
Nombre trmite Normatividad que le aplica
Registro de trmites en el Sistema nico de Informacin de Trmites (SUIT)
La entidad debe tener la totalidad de los trmites inscritos en el SUIT y que estos sean
visibles al ciudadano, para lo cual se requiere que se cumpla el proceso de aprobacin
establecido por el DAFP de acuerdo al nivel de madurez de cada entidad.
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Actualmente los instrumentos metodolgicos son el SUIT Sistema nico de Informacin
de Trmites v2.0 y el PEC Portal del Estado Colombiano y el procedimiento establecido
es el que se ilustra en la siguiente grfca:
Se esta trabajando en una nueva versin de las herramientas para incluir funcionalidades
que mejoren el proceso de registro y de consulta de los trmites y servicios.
La nueva versin del aplicativo apoyar los objetivos de la poltica de racionalizacin de la
siguiente manera:
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2.2 Priorizacin de trmites a intervenir
Objetivo:
A partir de la informacin recopilada en el inventario de trmites, se hace necesario identifcar
aquellos que requieran mejora para garantizar la efectividad institucional y la satisfaccin del
usuario. El objetivo de esta fase es priorizar los trmites que requieran intervencin.
Actividades:
Las actividades son las siguientes:
Diagnstico de los trmites a intervenir
Para tal efecto se propone tener en cuenta los factores internos y externos que inciden en la
realizacin de los trmites, dentro de los cuales se sealan los siguientes criterios:
Factores Internos
- Complejidad: Excesivo nmero de pasos y requisitos o documentos innecesarios
exigibles al ciudadano.
- Costo: Cantidad excesiva de recursos que invierte la entidad para la ejecucin
del trmite.
- Tiempo: Mayor duracin entre la solicitud y la entrega del bien o servicio.
Factores Externos
- Pago: Cobros innecesarios al usuario para la realizacin del trmite.
- PQR: Anlisis de las peticiones, quejas y reclamos presentadas por los usuarios
durante la ejecucin del trmite.
- Auditoras: Hallazgos o acciones de mejora encontrados en los resultados de las
auditoras tanto internas como externas. Este insumo proviene de los procesos de
evaluacin/seguimiento internos o de auditoras de entes de control.
- Consulta ciudadana: Mecanismo de participacin democrtica por medio del cual
los usuarios exponen su percepcin o criterio frente al desarrollo de los trmites
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objeto de intervencin, con el propsito de establecer un diagnstico de la prestacin
de los servicios permitiendo as la bsqueda de soluciones conjuntas e incentivar la
participacin de la ciudadana en las actividadespblicas.
A continuacin se da un ejemplo de una matriz de valoracin:
Cuadro 1. Criterios para la priorizacin de trmites a intervenir
Nombre del
trmite
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
Sumatoria
Complejidad Costo Tiempo Pago PQR Auditoras
Consulta
ciudadana
Impuesto
predial
unifcado
5 5 5 5 5 5 5 35
Impuesto de
Industria y
Comercio
4 4 4 4 4 4 4 28
Impuesto de
vehculo
3 3 3 3 3 3 3 21
Como se aprecia, para efectos de la priorizacin de trmites se puede crear una escala de
valoracin que califque el criterio frente al trmite en un rango de uno a cinco, en la que
uno es la menor importancia, menor valor y cinco la mayor importancia o mayor valor.
Al fnal, la suma de cada uno de los valores asignados a cada trmite frente a cada criterio
determina el total de puntos que este recibe.
El ejercicio de identifcar y clasifcar los diferentes trmites que adelanta la organizacin,
deber concluir con un listado numerado por orden de importancia con los nombres de
cada trmite a intervenir.
Resultados:
Acciones de mejora
Los resultados del diagnstico conllevan a identifcar los trmites con ms hallazgos, PQR,
o problemas. Posteriormente la entidad debe detallar las causas, razones o motivos que
generan dichos problemas con el fn de establecer las acciones que permitan mejorar la
situacin. Dichas acciones deben plasmarse en un cronograma identifcando tareas/
actividades, responsables, fechas e indicadores de medicin para validar el nivel de avance.
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Las acciones de mejora en los trmites identifcados con mayor problema podrn incluir
estrategias de simplifcacin, estandarizacin, eliminacin, optimizacin o automatizacin
de trmites, las cuales sern explicadas en detalle en la siguiente fase.
A manera de ejemplo se ilustra un instrumento para registro de dichas acciones.
Instructivo:
Para diligenciar las actividades de las entidades del orden tanto nacional como territorial
se debe:
A. Registrar los datos bsicos de la entidad
B. Discriminar qu regulaciones, procedimientos de cara al ciudadano (servicios) y/o
trmites van a ser objeto de mejoramiento.
C. De cada tipo de procedimiento se debe establecer qu tipo de accin van a desarrollar
tanto a nivel jurdico, como de simplifcacin administrativa y/o fortalecimiento
tecnolgico de automatizacin (parcial o integral).
D. Para facilitar el registro del tipo de accin, solo se debe seleccionar de la tabla de los
niveles de intervencin y tipo de racionalizacin, los tems ms cercanos al tipo de
mejora a desarrollar.
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E. En caso de que algn trmite seleccionado como objeto de intervencin, sea parte
de una cadena de trmites, se debe diligenciar el formato anexo, indicando los
trmites con que intervienen y si la entidad participa o lidera esta cadena.
F. En cada accin de mejora se debe describir en trminos comprensibles a la
ciudadana, el carcter del proyecto, sus productos o metas, el responsable y la fecha
de cumplimiento.
G. Para el seguimiento solo se debe indicar los avances de cada accin de mejora en
junio 30 y diciembre 15 y sealar en una escala de 1 a 100%, los logros alcanzados.
Finalmente sealar el responsable del plan y los datos bsicos de contacto.
Actualmente el Gobierno Nacional est trabajando en una metodologa y en herramientas
que permitan facilitar a las entidades la presentacin de los planes de accin de manera
integrada, de manera que utilizando el mismo instrumento se puedan reportar acciones
asociadas a trmites, rendicin de cuentas, gobierno en lnea, sistemas de evaluacin, etc.
2.3 Racionalizacin de Trmites
Objetivo:
La racionalizacin se defne como el proceso que permite reducir los trmites, con el menor
esfuerzo y costo para el usuario, a travs de estrategias jurdicas, administrativas o tecnolgicas
que implican: simplifcacin, estandarizacin, eliminacin, automatizacin, adecuacin o
eliminacin normativa, optimizacin del servicio, interoperabilidad de informacin pblica y
procedimientos administrativos orientados a facilitar la accin del ciudadano frente al Estado.
Para hacer ms efcientes y amables los procesos de gestin interna y externa para mejorar
la capacidad y calidad en la prestacin de bienes y servicios pblicos, se debe:
1. Conformar el Grupo Antitrmites y de Gobierno en Lnea quien ser el responsable del
diseo e implementacin de la estrategia de racionalizacin de trmites.
2. Racionalizar los trmites de la entidad de acuerdo a las estrategias de simplifcacin,
estandarizacin, eliminacin, automatizacin y optimizacin.
3. Establecer mecanismos que permitan interconectar las bases de datos de las entidades
que generan los documentos para la realizacin del trmite, facilitndose la eliminacin
de requisitos innecesarios al ciudadano.
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4. Actualizar la informacin registrada en el SUIT de acuerdo a las disposiciones del De-
creto 0019 (ejemplo: eliminacin de autenticaciones de frmas, huella dactilar, reconoci-
mientos, cobro de formularios, etc.). Utilice lenguaje simple, de fcil comprensin.
Actividades:
Las actividades que pueden llevarse a cabo para la racionalizacin se describen a
continuacin:
2.3.1 Simplifcacin
Aplicacin de estrategias efectivas en los trmites, para que estos sean simples, efcientes,
directos y oportunos; comprende actividades tales como:
- Reduccin de costos operativos en la entidad.
- Reduccin de costos para el usuario.
- Reduccin de documentos.
- Reduccin de pasos al usuario y del proceso interno.
- Reduccin de requisitos.
- Reduccin del tiempo de duracin del trmite.
EJEMPLO: Convalidacin de ttulos, estrategia que se implement con el Decreto Ley 019
de 2012.
La relacin concreta que existe entre la exigencia del ttulo de idoneidad y la
inspeccin y vigilancia que es obligacin de las autoridades competentes es la de
vigilar a quienes pueden ejercer una profesin y posean el ttulo de idoneidad, frente
a los dems les est vedado tal ejercicio.
Este trmite busca proteger a la colectividad en general para que no resulte afectada por el
inadecuado ejercicio de profesiones que generen riesgo social, asegurando que las personas
que se anuncian para ello estn en capacidad sufciente para desempearse en ese campo,
es decir, son idneas, y proteger as a toda la sociedad controlando las profesiones para
que con estas labores o actividades no se cause dao o perjuicio a terceros y no se atente
contra las buenas costumbres, la salud o la integridad fsica de las personas.
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El resultado del trmite es la resolucin o acto administrativo convalidando o negando
la solicitud o auto de archivo y su plazo era de 5 meses.
INTERVENCIN:
Accin: reduccin de tiempo de respuesta.
Aplicacin del artculo 178 del Decreto Ley 019 de 2012, que seala lo siguiente:
TRMITE PARA CONVALIDACIN DE TTULOS. El Ministerio de Educacin Nacional
contar con dos (2) meses para resolver las solicitudes de convalidacin de ttulos, cuando la
institucin que otorg el ttulo que se somete a convalidacin o el programa acadmico que
conduce a la expedicin del ttulo convalidar se encuentren acreditados, o cuenten con un
reconocimiento equivalente por parte de una entidad certifcadora o evaluadora de alta
calidad, reconocida en el pas de procedencia del ttulo o a nivel internacional.
Igualmente, contar con dos (2) meses cuando el ttulo que se somete a convalidacin
corresponda a un programa acadmico que hubiese sido evaluado con anterioridad
por el Ministerio de Educacin Nacional o el lCFES, y en estos casos resolver en el
mismo sentido en que se resolvi el caso que sirve como referencia, siempre que se trate
del mismo programa acadmico, ofrecido por la misma institucin y con una diferencia
entre las fechas de otorgamiento de los ttulos no mayor a ocho (8) aos.
... (Negrilla fuera de texto).
Como resultado de la simplificacin de este trmite, para los casos referenciados se
redujo a dos meses.
2.3.2 Estandarizacin
Deber de la Administracin Pblica de establecer trmites equivalentes frente a pretensiones
similares que pueda presentar una persona ante diferentes autoridades.
Corresponde al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) velar por la
permanente estandarizacin de los trmites y su cumplimiento se verifcar con el registro
de los trmites en el Sistema nico de Informacin de Trmites y Procedimientos SUIT.
(Artculo 41 Decreto Ley 019 de 2012).
EJEMPLO: Estandarizacin son los formularios de solicitud de trmites que adoptan
las entidades a nivel legal o administrativo, con el fin de utilizar uno solo para la
realizacin de varios trmites, tales como:
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- Formulario de solicitud de trmite del registro nacional automotor: Con este
formulario puedo diligenciar la informacin de 18 trmites.
- Formulario de solicitud de prestaciones econmicas: Que permite el diligenciar la
informacin de 17 trmites.
- Formulario de solicitud de visa: Con el que puedo solicitar el otorgamiento de
todo tipo de visa.
2.3.3 Eliminacin
Suprimir del mbito de accin los trmites que no cuenten con sustento jurdico o carecen
de pertinencia administrativa.
En otros trminos implica la eliminacin de todos aquellos trmites, requisitos, documentos
y pasos que cuestan tiempo y energa a la gente, y son francamente intiles para el Estado y
engorrosos para el ciudadano. El trmite se eliminar sino tiene fnalidad pblica ni algn
condicionamiento legal que lo impida.
Para tal efecto se recomienda que la entidad cuente con un equipo jurdico que analice las
normas reguladoras de sus trmites y analice su conveniencia.
EJEMPLO: A travs del Decreto Ley Antitrmites 019 de 20012, suprimieron varios
trmites, logrando as brindar un mejor servicio a los ciudadanos y empresarios. Se
destacan como trmites eliminados:
Certifcado de supervivencia: (Artculo 21): A partir del 1 de julio de 2012 no
se podr exigir el certifcado de supervivencia. Si una persona es pensionada para
entregar la respectiva mesada la entidad deber verifcar la supervivencia consultando
nicamente las bases de datos del Registro Civil de la Registradura Nacional del
Estado Civil. La consulta es gratuita para la autoridad pblica o el particular que
ejerce funciones administrativas.
Denuncia por prdida de documentos: (Artculo 30). Ninguna autoridad
administrativa podr exigir la presentacin de denuncia por prdida de documentos
con el fn de tramitar la expedicin del duplicado o remplazo correspondiente, para
lo cual bastar la afrmacin del peticionario sobre tal circunstancia, la cual se
entender efectuada bajo la gravedad del juramento.
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Certificado judicial: (Artculo 93. A partir del 10 de enero, se suprimi este
documento, por lo tanto ninguna persona est obligada a presentar un documento
que certifique sus antecedentes judiciales para trmites con entidades de derecho
pblico o privado.
Contratacin pblica (Artculo 222, 223 y 224)
Se elimina el SICE-Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin
Estatal, al derogarse la Ley 598 del 2000 que lo cre.
Se elimina el Diario nico de Contratacin Estatal a partir del 1 de junio de 2012,
en consecuencia los contratos estatales se publicarn en el Sistema Electrnico para la
Contratacin Pblica (SECOP).
Se elimina la publicacin de las convocatorias a licitacin. En adelante, se informar
mediante tres avisos, en la pgina web de la entidad contratante y en el SECOP.
2.3.4 Optimizacin
Conjunto de actividades o iniciativas que permiten mejorar la satisfaccin del usuario,
entre otros, a travs de:
- Modernizacin en las comunicaciones.
- Relaciones entre entidades.
- Consultas entre reas o dependencias de la entidad.
- Aumento de puntos de atencin.
- Reduccin del tiempo en los puntos de atencin.
- Estrategias de seguimiento del estado en que se encuentra el trmite por
diferentes canales tales como internet y telfonos mviles.
Cuando hablamos de optimizacin nos referimos a mejorar el uso de los recursos disponibles
de manera efcaz y efciente para la realizacin de los trmites y procedimientos. Por lo
tanto, la entidad debe desarrollar un ciclo para mejorar las etapas requeridas de un proceso
de mejoramiento; estas se pueden aplicar para cualquier fase o nivel de intervencin, en la
medida que las etapas de identifcacin, priorizacin y accin sobre las oportunidades de
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mejora son homogneas en su efectividad a cualquier tipo de accin de mejoramiento de
procesos, procedimientos y trmites.
En este sentido es importante tener en cuenta que el ejercicio del mejoramiento continuo,
requiere el anlisis de las siguientes variables:
Frente a las Entidades:
- Viabilidad econmica y financiera, y su correspondiente impacto (economa de
escala reduccin de costos).
- Voluntad poltica.
- Nivel de automatizacin, sistematizacin y telemtica al interior de la entidad,
es decir, los trmites y/o servicios de la entidad.
- Nivel de automatizacin, sistematizacin y telemtica de otras entidades o
actores, es decir, otros trmites y/o servicios que interactan con la entidad.
Frente al Ciudadano
- Reduccin de costo y tiempo, por desplazamientos.
- Calidad de la informacin y oportunidad de la respuesta.
- Eficiencia, eficacia y comodidad en la prestacin de los servicios (espera y
atencin).
- Homogenizacin de estndares de servicio.
EJEMPLO: Como ejemplo de simplifcacin se describe la intervencin al trmite de
Espectculos pblicos de la Alcalda Mayor de Bogot.
Participaron en la implementacin de la estrategia las siguientes entidades: Secretara
de Gobierno (Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias Direccin
Administrativa), Unidad Administrativa Especial Cuerpo Ofcial de Bomberos de
Bogot, Polica Metropolitana de Bogot y el Instituto Distrital de Participacin y Accin
Comunal. Las acciones realizadas fueron:
- Conformacin del grupo de trabajo.
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- Identificacin del problema.
- Identificacin de las causas races.
- Desarrollo de las propuestas de mejoramiento.
- Validacin de las propuestas generadas.
Diagnstico
a) Identifcacin del problema: Demora en los tiempos de respuesta de cada una de las
entidades que expiden concepto para la autorizacin del espectculo a realizar.
b) Identifcacin de las causas:
- Presentaba dfcit del recurso humano en el desarrollo del proceso cuando se
presentan contingencias (Secretara de Gobierno Direccin Administrativa).
- El proceso general no estaba estandarizado en la articulacin con las entidades
que intervienen en la operacin.
- Faltaba articulacin de los sistemas de informacin propios de cada entidad en el
ejercicio de actividades del proceso general.
- Exista dfcit de los recursos (tiempo, documentacin) entregados por los
empresarios o usuarios para el trmite.
- Presentaba dfcit en la planeacin por parte del empresario para el desarrollo del
espectculo (tiempos, lugares, artistas, logstica).
- Faltaba armonizacin de la informacin entregada por cada una de las entidades
que intervienen en el desarrollo del proceso a los usuarios o empresarios.
- Poca fexibilidad de la normatividad vigente frente a los temas de pliza de
garantas y sanciones generadas al empresario por acciones de incumplimiento
de sus obligaciones.
- Faltaba responsabilidad del empresario en el desarrollo de sus obligaciones.
- Desconocimiento normativo de los empresarios.
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- Alta rotacin de personal involucrado en el desarrollo de las actividades generales
del proceso.
Plan de accin
1. Estandarizacin de proceso
a. Comunicacin efciente.
b. Maximizar la efciencia y la agilidad de la gestin de las entidades.
2. Ajuste de la normatividad vigente que regula el trmite:
- Ampliacin o adecuacin de las plizas tomadas por los empresarios para el
desarrollo del proceso.
- Tiempos de radicacin de los planes de emergencia.
- Tiempos de divulgacin a entidades pblicas y privadas informndoles la
aprobacin de los planes de contingencia.
- Cancelacin o suspensin del evento al no tener un concepto favorable por parte
de una de las entidades distritales que participen en el desarrollo del proceso.
- Tiempo en el cual el montaje del evento debe estar disponible para su revisin por
parte de las entidades pertinentes.
3. Potencializacin de un sistema de informacin nico articulado bajo los siguientes
criterios:
- Calidad: Confabilidad de la informacin para toma de decisiones.
- Efciencia: Uso ptimo de los recursos.
- Integracin: Compartir conceptos, normas, procesos y datos institucionalmente.
- Flexibilidad: Capacidad de afrontar la dinmica del cambio.
- Seguridad: Acceso confdencial a la informacin.
- Competitividad: Mejoras importantes en la productividad.
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4. Creacin de ventanillas nicas de atencin al ciudadano en el desarrollo del proceso: Esta-
blecer una forma de atencin integrada entre los servicios de informacin y atencin supo-
niendo la constitucin de una unidad especializada en funciones de informacin y gestin
al desarrollo del proceso establecido, permitiendo la mejora en la calidad de la informa-
cin, la optimizacin de los recursos, la imagen institucional y el acceso a los usuarios.
Resultados: El Concejo de Bogot, D.C., mediante el Acuerdo cre el Sistema nico de
Gestin para el registro, evaluacin y autorizacin de actividades de aglomeracin de
pblico en el Distrito Capital, como mecanismo que permitiera a los ciudadanos registrar
de manera rpida y oportuna la documentacin necesaria para tramitar los conceptos,
permisos o autorizaciones para el desarrollo de actividades de aglomeracin de pblico, y
a las entidades competentes, la evaluacin y emisin de conceptos en lnea.
Tomado de la Gua Nacional para la simplifcacin, el mejoramiento y la racionalizacin de
procesos, procedimientos y trmites. Alcalda Mayor de Bogot. DAFP 2010
2.3.5 Automatizacin
Es el uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin, para apoyar y optimizar
los procesos que soportan los trmites. As mismo, permite la modernizacin interna
de la entidad mediante la adopcin de herramientas tecnolgicas (Hardware, Sofware y
comunicaciones), que conllevan a la agilizacin de los procesos.
Dentro de automatizacin se destacan:
- Automatizacin parcial o total de trmites y servicios
- Elaboracin de certificaciones o constancias en lnea
- Elaboracin de formularios para descarga
Ejemplos:
Automatizacin Total
Certificados de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal
3
Documento mediante el cual la Contralora
General de la Repblica certifica si una persona,
natural o jurdica, contra quien se haya dictado
fallo con responsabilidad fiscal ha cumplido o no,
con la obligacin de resarcir el dao econmico
causado a una Entidad del Estado.
3
Tomado de: http://www.contraloriagen.gov.co/
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Certificados de Antecedentes Disciplinarios
4
Documento mediante el cual la Procuradura
General de la Nacin, certifca si una persona,
natural o jurdica, en ejercicio de funciones pblicas
o ejecutando un contrato estatal, ha sido condenado
por cometer faltas disciplinarias establecidas en
el Cdigo nico Disciplinario. De igual manera,
tambin lleva un registro de los Antecedentes
Penales, pues al igual que con la falta penal, con la
disciplinaria en muchos casos, la persona queda inhabilitada por un tiempo, para tomar
posesin de cargos o suscribir contratos con entidades ofciales.
Automatizacin Parcial
Certificados de Antecedentes Disciplinarios para Contadores Pblicos
5
Documento pblico mediante el cual la Unidad
Administrativa Especial-Junta Central de
Contadores, certifica que el contador pblico o
sociedad, se encuentra registrada en la entidad y da
a conocer si presenta antecedentes disciplinarios.
Tomado pginas WEB
Resultados:
Trmites Optimizados
Es importante sealar que la entidad debe reportar los resultados de este proceso en los
instrumentos disponibles por el DAFP, de manera que se puedan identifcar las experiencias
exitosas provenientes de acciones de mejora asociadas a cada una de las estrategias defnidas
en esta gua.
4
Tomado de: http://www.procuraduria.gov.co/
5
Tomado de: http://www.jccconta.gov.co
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2.4 Interoperabilidad
La defnicin de interoperabilidad utilizada en la presente gua se toma del documento Marco
de Interoperabilidad de Gobierno en Lnea versin 2010. Interoperabilidad es el ejercicio
de colaboracin entre organizaciones para intercambiar informacin y conocimiento en el
marco de sus procesos de negocio, con el propsito de facilitar la entrega de servicios en
lnea a ciudadanos, empresas y a otras entidades
6
.
En dicho documento, se plantea que el Marco para la Interoperabilidad del Gobierno en
Lnea contempla cinco dominios:
- Poltico-legal: corresponde a la disposicin de un conjunto de polticas y normas
que permiten el intercambio de informacin.
- Sociocultural: hace referencia a la generacin de competencias en las entidades
para poder intercambiar informacin y a la habilitacin de medios para la
colaboracin entre entidades.
- Organizacional: modo en que las misiones, polticas, procesos de negocio y
mecanismos de prestacin de estos procesos de una entidad interactan con
aquellos de otras entidades, a travs del intercambio de informacin.
- Semntico: permite garantizar que, en el momento de intercambiar datos, el
significado de la informacin es el mismo para todos los actores involucrados.
- Tcnico: hace referencia a los aspectos, a nivel tcnico, que se requieren para
conectar los sistemas de informacin para intercambiar informacin.
- Vale la pena resaltar que estos dominios implican estrategias que no van
orientadas nicamente al rea tcnica, sino tambin a fortalecer la parte
normativa u organizacional a fin de lograr acuerdos entre instituciones, de
manera que al final las entidades sean capaces de intercambiar informacin de
manera rpida, eficiente y ordenada.
Dentro de los Benefcios de la interoperabilidad se tiene:
- Mejorar la colaboracin entre dependencias y el proceso para la toma de
decisiones.
6
Tomado de: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-fles/da4567033d075590cd3050598756222c/Marco_de_Intero-
perabilidad_GEL.pdf
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- Mayor acceso a informacin por parte de instituciones pblicas.
- Tener un manejo eficiente del aparato pblico, evitando que varias dependencias
dupliquen esfuerzos al implementar iniciativas tecnolgicas similares y
ahorrando costos operativos.
En el documento Gua de Uso del Marco Interoperabilidad de Gobierno en Lnea
7
, el
programa Gobierno en Lnea identifca los siguientes escenarios de interoperabilidad:
- Escenario 1: Necesidad de modernizar procesos interinstitucionales.
- Escenario 2: La entidad requiere informacin de otra entidad.
- Escenario 3: Solicitud de otras entidades para compartir informacin.
- Escenario 4: Desarrollo o mantenimiento de una nueva solucin informtica.
- Escenario 5: Obtener voluntad poltica para el intercambio de informacin.
- Escenario 6: Aumento inesperado en la cantidad de informacin que debe
intercambiar la entidad.
Escenario 1: Necesidad de modernizar procesos interinstitucionales.
7
Tomado de: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-fles/da4567033d075590cd3050598756222c/Guia_Marco_Inte-
roperabilidad_2011.pdf
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Escenario 2: La entidad requiere informacin de otra entidad
Escenario 3: Solicitud de otras entidades para compartir informacin.
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Escenario 4: Desarrollo o mantenimiento de una nueva solucin informtica.
Escenario 5: Obtener voluntad poltica para el intercambio de informacin.
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Escenario 6: Aumento inesperado en la cantidad de informacin que debe intercambiar la entidad.
Para cada uno de los escenarios anteriormente planteados la Gua de Uso del Marco
Interoperabilidad de GEL da lineamientos a las entidades de las acciones a seguir de acuerdo
al nivel de madurez de la misma.
En el caso del escenario 1, cuando varias entidades acuerdan modernizar su accionar los
resultados pueden materializase en ventanillas nicas o cadenas de trmites.
Resultados
Cadena de Trmites: Se presenta cuando para la realizacin de un trmite ante una
entidad determinada se exige la presentacin de documentos previos expedidos u
originados por otras entidades del Estado o particulares que cumplen funciones
administrativas; la cadena puede ser sectorial o intersectorial. Una experiencia de
intervencin es:
EJEMPLO: Inspeccin Fsica Simultnea
Situacin que se est optimizando
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Benefcios del proceso
Trazabilidad y auditora del proceso sector privado y pblico.
Tiempos costos.
Informacin obtenida = perfles de riesgo.
Fortalecer la coordinacin interinstitucional.
Trazabilidad del proceso
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Ventanillas nicas: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la
realizacin de trmites que estn en cabeza de una o varias entidades, dando la solucin
completa al interesado, a travs de trmite electrnico de autorizaciones, permisos, vistos
buenos, sin documento fsico, pagos electrnicos, formularios virtuales, atencin 7x24,
operacin a travs de certifcados digitales; seguridad y transparencia del proceso y
efciencia operativa en el proceso.
EJEMPLOS: Algunas experiencias exitosas de esta aplicacin son:
Ventanilla nica de Registro
8
El proyecto de Ventanilla nica de Registro (VUR) es una iniciativa liderada por la
Superintendencia de Notariado y Registro con el respaldo del Gobierno Nacional que
pretende la mxima simplificacin del trmite de registro inmueble, a partir de la
integracin de autoridades nacionales, departamentales y distritales que regulan el
trmite alrededor de un proceso nico, ms simple, expedito, transparente y eficiente,
soportado en una plataforma tecnolgica moderna que garantice la mxima
virtualizacin y oportunidad de servicio.
Qu persigue el proyecto?
Con la ejecucin del proyecto, se pretende implementar un modelo de Ventanilla
nica que opere desde las Notaras y hacia las Oficinas de Registro de Instrumentos
Pblicos, permitiendo realizar consultas, transacciones y pagos en lnea entre los
ciudadanos interesados en la compraventa de un inmueble, los Notarios y las oficinas
de Registro de Instrumentos Pblicos.
Cmo se lograron los primeros resultados?
El Proyecto de Ventanilla nica de Registro (VUR) ha supuesto un esfuerzo conjunto
de autoridades nacionales, departamentales, distritales involucradas en el proceso de
registro inmueble, adems de instancias privadas como las Notaras. En desarrollo
de este trabajo conjunto, se pueden reconocer cinco factores clave del xito de la
estrategia, que han contribuido a la existencia de un nuevo servicio, que hoy genera
beneficio concreto y real a la ciudadana.
8
Carta Administrativa El Proyecto ventanilla nica de registro inmueble Zaida Barrero de Noguera
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Factor No. 1 Consenso sobre el problema
El proyecto parti por la elaboracin de un estudio tcnico que permiti ver la problemtica
en toda su dimensin, no solamente desde la perspectiva de una sola de las entidades sino
de todas las que de manera directa o indirecta tienen que ver con el proceso de registro. Este
estudio permiti tener una radiografa clara del problema sobre la base del levantamiento
de una lnea de base tcnicamente estructurada, que permiti dimensionar el tamao del
problema desde la percepcin del ciudadano.
Tener un estudio tcnico sobre la mesa permiti convocar a las entidades clave, sensibilizar
sobre los resultados del diagnstico y tener claridad de cul es el aporte de cada entidad
al problema pero tambin a la solucin. Esta fue la base de las negociaciones iniciales que
dieron lugar al apoyo de la estrategia y la obtencin de los recursos de fnanciacin. Hoy
en la estrategia confuyen recursos del presupuesto de inversin de la Superintendencia,
de Gobierno en Lnea y del IFC-Banco Mundial a travs del Proyecto Hbitat del Distrito.
Factor No. 2 Liderazgo colectivo
Es imposible pensar en la simplifcacin de un proceso que compete a varias entidades
si todas ellas no estn involucradas activamente y quien tiene la conviccin de jalonar
a un objetivo comn, pues sin est condicin el proyecto est condenado a generar
soluciones parciales desde la perspectiva de una o una parte de las entidades a las que
les concierne el problema.
Lograr que todas las entidades vean en una mesa de trabajo conjunta aportando a la
solucin y contribuyendo de manera activa a la implementacin de las reformas, sin
duda fue un elemento que asegur que los requerimientos mnimos para la puesta en
marcha de las reformas se dieran favorablemente.
Todo esto estuvo articulado a travs de un convenio-marco, suscrito por todos los convocados
y entendido como un acuerdo de voluntades de todos los actores para trabajar en funcin de
un objetivo comn, dentro de una flosofa de simplifcacin bajo una sencilla premisa: un
gana-gana para todas las partes. Ahora bien, todo trabajo en equipo requiere conduccin y
en este caso, esta actividad clave estuvo garantizada por la apropiacin directa del proyecto
por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Factor No. 3 Focalizacin
En la administracin pblica existe una tendencia natural a trabajar en las reformas
abarcando objetivos amplios y alcances que a veces desbordan la capacidad misma de
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las entidades responsables, los recursos disponibles o incluso, la realidad de la misma
problemtica a atacar.
En este sentido, el Proyecto de Ventanilla nica de Registro ha partido de una premisa
basada en la gradualidad.
Esto signifc la defnicin clara de alcances en trminos de proceso y cobertura muy
acotados, que hicieron posible la viabilidad-reforma en el corto plazo. Por ejemplo,
desde la perspectiva del proceso, el proyecto se focaliza inicialmente en los trmites de
compraventa simple por ser el trmite-ncleo de la actividad registral desde la perspectiva
de territorio, se focalizan inicialmente en Bogot por aglutinar la mayor parte de las
transacciones inmuebles del pas y desde el punto de vista de cobertura, parti de la
existencia de un servicio gradual, liberado inicialmente en un grupo de Notaras para
luego paulatinamente, de acuerdo a previsiones tcnicas y tecnolgicas, avanzar hacia
una cobertura de 100%.
A veces, las instancias decisorias o de seguimiento pueden ver con cierta prevencin este
tipo de focalizaciones, pero lo cierto es que cuando hay expectativas de corto plazo o se
requieren rpidos posicionamientos, es ms sano centrar la atencin y recursos en mbitos
controlables y tomar estos avances como el anticipo a resultados de mayor envergadura o
amplitud en el mediano plazo.
Factor No. 4 Efecto-demostracin
En reformas de simplifcacin nada ms contundente que lograr demostrar tanto al
interior de las mismas entidades como a los ciudadanos que s se puede realizar el cambio
y que se pueden evidenciar resultados concretos. Este ha sido el caso concreto del modelo
de Ventanilla nica de Registro. En este sentido, desde el diseo, se previ la existencia
de una bsica de salida temprana al aire (antes de un ao de iniciada la reforma) de
manera tal que esta visin de logro movilizar esfuerzos, recursos y energas de todos los
involucrados en funcin de un objetivo comn, asumido con rigor y perseverancia.
Esto es lo que hoy se conoce como Fase Bsica VUR, que no es otra cosa que el conjunto
de resultados de relativamente rpida implementacin, seleccionados cuidadosamente
por cumplir criterios de facilidad de gestin y negociacin, requerimientos tecnolgicos
intermedios, altamente viables, fnanciables con los recursos disponibles para la vigencia
y sobre todo, de impacto directo en el servicio a la ciudadana.
Adicionalmente, esta priorizacin contempl la defnicin de resultados y horizonte
de tiempos que garantizarn productos y benefcios susceptibles de ser contabilizados
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favorablemente dentro de la medicin Doing Business 2010. Por esta razn, el escenario
de tiempo para la fase bsica se tom en consenso entre todas las entidades como 30 de
abril de 2009.
A la ejecutoriedad de todo lo anterior, contribuy un esquema de organizacin tanto
interna a la SNR como interinstitucional, donde se articul el trabajo a travs de mesas
tcnicas especializadas que mantuvieron la dinmica de revisin tcnica, negociacin y
aprobacin de las reformas.
Factor No. 5 Rigor y estandarizacin
Cuando un modelo de simplifcacin, en particular, un modelo de Ventanilla nica (al
ser operada por una institucin o entidad determinada) se proyecta a escala nacional y
tiene aspiraciones de replicarse a nivel territorial, en el tema de estandarizacin pasa a un
primer plano. Lo anterior porque dentro de esta lgica, no es posible pensar en que cada
entidad participante o cada operador del modelo realice su propia implementacin, sin
garantizar homogeneidad y una visin comn del servicio.
En este sentido, la implementacin del modelo VUR ha tenido una buena prctica
relacionada con que ha logrado en primer trmino, que los Notarios participantes
del modelo acojan un minucioso proceso de implementacin defnido desde la
Superintendencia de Notariado y Registro. As, existe un modelo estandarizado de
puesta en operacin, que preestablece y exige los requerimientos mnimos tanto a nivel
tecnolgico, arquitectnico, de procesos y de servicios que deben ser cumplidos por una
Notara antes de salir al aire.
Esto se ha plasmado en un instrumento de trabajo que es rigurosamente observado
por las Notaras y monitoreado por la Superintendencia de Notariado y Registro, que a
manera de lista de chequeo evala - tanto ex ante como ex post a la implementacin-
el cumplimiento de tales estndares mnimos de operacin. Esto a su vez incluye, la
implementacin obligatoria de indicadores y estadsticas de servicio que permiten a la
Superintendencia generar un seguimiento permanente al comportamiento del servicio.
Hoy, los indicadores ya permiten identifcar varias oportunidades de mejora que empiezan
a ser parte de los planes de trabajo en las mesas tcnicas.
Evidencias
La puesta en operacin de la Ventanilla nica de Registro (VUR) ha significado la
salida al aire y funcionamiento efectivo de los siguientes servicios:
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Portal de Registro Inmueble
Hoy, un ciudadano puede ingresar al Portal Nacional de Registro Inmueble y encontrar
en este espacio virtual todos los trmites, consultas y servicios asociados al trmite de
registro inmueble.
Ver www.registratupropiedad.gov.co. A travs de este canal en la red, tanto
ciudadanos, como Notarios, funcionarios de las Oficinas de Registro de Instrumentos
Pblicos y autoridades departamentales (Secretara de Hacienda) y distritales (IDU,
Catastro, Secretara de Hacienda) acceden a los servicios e interactan alrededor del
proceso-objetivo.
Call Center
Los ciudadanos bogotanos hoy pueden contactar al telfono 6461466 y encontrar en este
canal telefnico, los servicios de un asesor virtual que apoya el proceso informativo del
ciudadano y le asiste en el uso de los servicios virtuales incorporados al Portal VUR. Este
acceso es gratuito y est al aire en los das y horas hbiles del mes.
Consultas on line
Gracias a la vinculacin activa de todas las entidades participantes en el proceso, se
cuenta hoy con consultas on line gratuitas y automticas para conocer el estado del predio
de inters en materia de valorizacin, impuesto predial, datos catastrales, informacin de
tradicin y libertad. Con ello, se garantiza que un ciudadano pueda tener informacin
previa y oportuna sobre la transaccin.
Adicionalmente, es posible que las entidades trabajen sobre la base de informacin ms
confable, dado que se sustituye el documento fsico (que caduca o que es susceptible de
falsifcarse) por consultas directas a las bases de datos de las entidades competentes.
Registro provisional
A travs de las Notarias participantes, es posible que el ciudadano haga uso de un servicio
establecido en la normatividad colombiana que tiene que ver con el registro provisional
del inmueble. Gracias al proyecto, ahora se cuenta con una moderna plataforma que
permite una comunicacin virtual entre Notaras y Ofcinas de Registro de Instrumentos
Pblicos, de manera que tan pronto se protocoliza una transaccin de compraventa se
procede a un bloqueo del folio de matrcula inmobiliaria, impidiendo fraudes y estafas
con ese inmueble. El inmueble queda protegido segn decreto- por 30 das, plazo en
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el cual el ciudadano debe dirigirse a radicar su documento en la Oficina de Registro
de Instrumentos Pblicos competente.
Ventanilla nica de Comercio Exterior VUCE. (Ministerio de Comercio Exterior)
La Ventanilla de Comercio
Exterior VUCE-, cuenta con tres
mdulos que son Importaciones,
Exportaciones y Formulario nico
de Comercio Exterior -FUCE.
El usuario podr efectuar las
operaciones de comercio exterior
va Internet, ante las entidades
competentes para la realizacin
de sus operaciones de comercio
exterior.
Este sistema, garantiza la seguridad tecnolgica y jurdica de los diferentes trmites al
integrar la frma digital. Adicionalmente, permite el pago electrnico en lnea, buscando
de esta manera agilizar este trmite.
A travs de la VUCE
9
, se integran 19 entidades administrativas relacionadas con trmites
de comercio exterior, dependiendo del producto, las cuales emitirn las autorizaciones
previas electrnicamente. Las entidades que participan en el proceso son los:
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Ministerio de Minas y Energa,
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible - Autoridad Nacional de Licencias
Ambientales (ANLA)
Ministerio de Transporte
Ministerio de Salud y de la Proteccin Social
Ministerio de Relaciones Exteriores
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
Ministerio de Defensa Nacional
Ministerio de Cultura
9
Tomado de http:/www.vuce.gov.co
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Ministerio de Justicia y del Derecho
Superintendencia de Industria y Comercio
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada - Supervigilancia
Instituto Colombiano Agropecuario - ICA
Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimenbtos - Invima
Indumil
Fondo Nacional de Estupefacientes - FNE
Autoridad Nacional de Acuicultura y Pesca - AUNAP
Servicio Geolgico Colombiano
Agencia Nacional Minera
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Actor: Representan las entidades que interactan con el sistema y hacen uso del mismo
bien sea para entregar informacin o recibir de este informacin.
10
Alta direccin: Persona o grupo de personas del mximo nivel jerrquico que dirigen y
controlan una entidad.
11
Automatizacin: Es el uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin, para
apoyar y optimizar los procesos que soportan los trmites.
12
Cadena de trmites: A partir de las necesidades identificadas por los ciudadanos
se genera una contacto ciudadano-Estado que se resuelve mediante la ejecucin de
trmites. La relacin que se establece entre estos trmites en funcin de los requisitos
exigidos para su realizacin, los cuales se cumplen a travs de otros trmites o servicios
prestados por otras entidades, genera las cadenas de trmites. Esta relacin puede
darse intra e intersectorial, ya sea entre entidades del Estado o con particulares que
desempean funciones administrativas.
13
Comits Intersectoriales: Organizados con los integrantes de los Comits Sectoriales de la
Rama Ejecutiva del Orden Nacional y otras entidades estatales, nacionales o territoriales,
segn los artculos a reglamentar o las directrices a impartir, para la debida reglamentacin
y aplicacin de la Ley 962 de 2005.
14
Comits Sectoriales de Desarrollo Administrativo: Conformado por los Ministros y
Directores de Departamento Administrativo, encargado de hacer seguimiento por lo
10
Fuente: Metodologa UML (Unifed Modeling Language)
11
Fuente: Norma tcnica de calidad en la gestin pblica NTCGP 1000:2009 Numeral 3 Trminos y Defniciones.
12
Fuente: Metodologa de identifcacin de cadenas de trmites Proyecto PTICA Programa Agenda de Conectividad.
13
Fuente: Metodologa de identifcacin de cadenas de trmites Proyecto PTICA Programa Agenda de Conectividad.
14
Fuente: Artculo 8, Decreto 4669 del 21 de diciembre de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005.
Glosario
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menos una vez cada tres meses a la ejecucin de las polticas de desarrollo administrativo
formulados dentro del plan respectivo. Estar presidido por el Ministro o Director del
Departamento administrativo del sector respectivo. Del comit harn parte los Directores,
Gerentes o Presidentes de los organismos y entidades adscritas o vinculadas.
15
Comits Sectoriales de Racionalizacin de Trmites: Instancia de apoyo del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica en el estudio y aprobacin de nuevos trmites a crear
en las entidades del Estado y de parte de los particulares que ejercen funciones pblicas o
prestan servicios pblicos.
16
Grupo de Racionalizacin y Automatizacin de Trmites (GRAT): Instancia consultiva
para el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en materia de trmites.
17
Indicador: Es la valoracin de una o ms variables que informa sobre una situacin y
soporta la toma de decisiones, es un criterio de medicin y de evaluacin cuantitativa
o cualitativa.
18
Mapa general de cadenas: Es la representacin grfca que proporciona una visin general
de todas las cadenas de trmites identifcadas.
19
Optimizacin: Conjunto de actividades o iniciativas de racionalizacin o simplifcacin
administrativas que componen las mejoras de optimizacin propuestas por una cadena
de trmites.
20
Procedimiento Administrativo: Conjunto de actos expedidos en ejercicio de la funcin
administrativa para la realizacin de las tareas del Estado con miras a la obtencin de un
resultado fnal que es una decisin administrativa defnitiva.
Racionalizacin: Se entender la racionalizacin de trmites como el proceso jurdico,
administrativo y tecnolgico que permita reducir estos, con el menor esfuerzo y costo para
el usuario, a travs de estrategias efectivas de simplifcacin, estandarizacin, eliminacin,
automatizacin, adecuacin normativa, interoperabilidad de informacin pblica y
procedimientos administrativos orientados a facilitar la accin del ciudadano frente al
15
Fuente: Artculo 234, Decreto 19 de 2012, por el cual se modifca el Articulo 19 de la ley 489 de 2008.
16
17
18
Fuente: Gua de administracin del riesgo, DAFP.
19
Fuente: Gua de identifcacin de cadenas de trmites Proyecto OPTICA Programa Agenda de Conectividad.
20
Fuente: Hacia una visin sistmica de la gestin pblica DAFP.
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Estado, y la eliminacin de regulaciones innecesarias y de obstculos administrativos a los
empresarios e inversionistas, apuntando a mejorar la competitividad del pas.
Regulacin: Intervencin gubernamental por medio de una poltica pblica (puede ser
una norma, ley, control de precios), con el fn de garantizar los fnes y recursos Estatales y
el funcionamiento efciente de los mercados, generar certeza jurdica, garantizar derechos
de propiedad, evitar daos inminentes o bien atenuar o eliminar daos existentes a
la salud o bienestar de la poblacin, al medio ambiente, a los recursos naturales o a la
economa, entre otros.
Requisitos: Son los documentos, pasos o condiciones necesarios para la ejecucin
del trmite.
21
Servicios entre entidades: Se identifcan como la asistencia o colaboracin que se
proporcionan entre entidades para facilitar informacin o garantizar el cumplimiento de
normas en el desempeo de sus funciones, sin que el usuario tenga conocimiento de ello.
Simplifcacin: Rediseo, supresin o fusin de trmites, procesos y procedimientos,
integran ms de una entidad del Estado.
22
Sofware: Es el conjunto de los programas de cmputo, procedimientos, reglas,
documentacin y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de
computacin.
23
Sistema nico de Informacin de Trmites (SUIT): Es un sistema electrnico de
administracin de informacin de trmites y servicios de la Administracin Pblica
Colombiana que opera a travs del Portal del Estado Colombiano, administrado por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica por mandato legal, en alianza
estratgica con el Ministerio de Comunicaciones Programa Gobierno en Lnea.
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC): Son el conjunto de
herramientas, equipos, programas informticos, aplicaciones, redes y medios, que permiten
la compilacin, procesamiento, almacenamiento, transmisin de informacin como: voz,
datos, texto, video e imgenes.
24

21
Fuente: Metodologa de identifcacin de cadenas de trmites Proyecto OPTICA Programa Agenda de Conectividad.
22
Fuente: Hacia una visin sistmica de la gestin pblica DAFP.
23
Fuente: Longstreet. Use Cases and Function Points. www.ifpug.com/Articles/usecases.htm.
24
Fuente: Plan Nacional de Tecnologas de la Informacin y las comunicaciones 2008 2019, Ministerio de Comunicaciones,
mayo de 2008.
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Trmite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar
los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligacin prevista o autorizada
por la ley. El trmite se inicia cuando ese particular activa el aparato pblico a travs de una
peticin o solicitud expresa y termina (como trmite) cuando la administracin pblica se
pronuncia sobre este, aceptando o denegando la solicitud.

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