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CURSO:
DESARROLLO ECONMICO TERRITORIAL Y
PYMES, SIMPLIFICACIN DE TRMITES Y
VENTANILLA NICA EMPRESARIAL.
MONTEVIDEO 2010.
Preparado por:
MARCOS GALLARDO PASTORE ING. M.Sc.
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El origen de la Simplificacin de
Trmites y la ventanilla nica
El ABC de un Proyecto de Simplificacin
de Trmites.
Elaboracin del Plan de Simplificacin
de Trmites, con miras a la ventanilla
nica.
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EL ORIGEN DE LA
SIMPLIFICACION DE TRAMITES Y
LA VENTANILLA UNICA
5
CAUSAS ?
1. Estimular la formalidad dentro de la actividad
econmica.
2. Mejorar la recaudacin de impuestos.
3. Emplear la mejor tecnologa disponible.
4. Ahogar los espacios para el desarrollo de la
corrupcin.
5. Fomentar la competitividad local
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Principales variables
1. Costo de los trmites.
2. Tiempo de demora.
3. Procesos participantes.
4. Personas participantes.
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RELACION ENTRE VARIABLES
DIAS DE ESPERA
BAJO ALTO
COSTOS
BAJO
Estimula la
formalizacin
de empresas
ALTO
Estimula la
actividad
informal
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RELACION ENTRE VARIABLES
PROCESOS
POCOS MUCHOS
PERSONAS
POCAS
Estimula la
efectividad
MUCHAS
Estimula la
corrupcin o
ineficacia
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ALGUNOS OBJETIVOS A MEDIR:
Reduccin de tiempo efectivo.
Reduccin de requisitos solicitados.
Disminucin de actividades en el proceso.
Disminucin del nmero de visitas al Municipio
y otras instituciones participantes.
Disminucin efectiva de costos financieros y de
transaccin.
Mayor nmero de creacin de empresas
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VARIABLES QUE SUSTENTAN EL CAMBIO
Nmero de participantes.
Tiempo para implementar el cambio.
Cantidad de procesos impactados.
Grupos de inters impactados.
Grado de colaboracin entre departamentos.
Impacto en las competencias centrales de la
organizacin.
Aspectos que requieren cambios simultneos
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CENTRO DE GRAVEDAD EN CHILE
NUEVE TRAMITES PARA EL CAMBIO:
Obtencin de Patentes Municipales: comerciales,
industriales, profesionales, microempresas.
Renovacin de Patentes Municipales.
Obtencin de Patentes de Alcoholes.
Renovacin de Patentes de Alcoholes.
Otorgamiento de Certificados de Obras: nmero,
zonificacin y no expropiacin.
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NUEVE TRAMITES PARA EL CAMBIO
Otorgamiento de Permiso de Edificacin.
Otorgamiento de Certificado de Recepcin de
Obras.
Otorgamiento de Permiso de Demolicin.
Otorgamiento de Permiso de uso de Bienes
Nacionales de Uso Pblico.
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COMPONENTES
Aplicacin Web. Comprende el anlisis diseo,
construccin e implementacin de una aplicacin
informtica en Internet que permita procesar y
automatizar los trmites municipales elegidos.
Plataforma de Soporte. Contratacin de servicios de
hosting y operacin de la aplicacin informtica.
Capacitacin. Programa de Capacitacin en el uso
de la Ventanilla nica de Trmites Municipales, que
incluye la capacitacin in-situ a los funcionarios que
operarn la Ventanilla nica, cursos de auto
capacitacin va Internet y manuales descargables
desde el Portal de la Ventanilla, para los usuarios
finales del sistema.
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COMPONENTES
Mesa de Ayuda. Soporte en lnea para resolver las
inquietudes que se les presenten a los usuarios,
tanto internos como externos de la Ventanilla nica.
Auditora y Control. Desarrollo de un sistema de
informacin que permita a los organismos
pertinentes obtener la informacin necesaria para
auditar los procesos de los trmites y los
expedientes electrnicos.
Campaa de Publicidad. Difusin de la Ventanilla
nica para posicionarla en la ciudadana y el sector
empresarial como una alternativa efectiva para
realizar los trmites.
Infraestructura. Adquisicin de computadores,
perifricos y redes para la operacin de la Ventanilla
nica de Trmites Municipales.
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CRITERIOS DE SELECCIN
(PARA ALCALDIAS PARTICIPANTES)
Nmero de las transacciones de los trmites
considerados.
Nivel de desarrollo en el uso de tecnologa de
informacin.
Experiencia con iniciativas de simplificacin de
procedimientos.
Montos promedios de recaudacin de impuestos.
La magnitud de la poblacin.
FUENTE: REGLAMENTO OPERATIVO DEL PRESTAMO BID
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BENEFICIOS ESPERADOS
1. Interoperatividad
Varios de los trmites seleccionados para automatizar
en este Proyecto son complejos; es decir, su resolucin
involucra la participacin de distintas unidades al
interior del municipio, as como de otros servicios
pblicos, que obligan a las personas, a realizar un largo
trabajo de obtencin de autorizaciones y/o documentos,
que son a la vez parte del total del trmite que se
requiere realizar.
Menos burrocracia
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BENEFICIOS ESPERADOS
1. Interoperatividad
Para resolver esta situacin, la Ventanilla de Trmites
Municipales tendr la capacidad de comunicarse y
operar con los sistemas de distintos organismos
pblicos para intercambiar informacin, de forma rpida
y segura; sin necesidad que sean las personas las que
se deban realizar estos procesos.
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BENEFICIOS ESPERADOS
2. Reduccin de Tiempos y Costos para
las Personas al Efectuar un Trmite
La capacidad de integrar la Ventanilla de Trmites
Municipales con las plataformas de otros servicios
pblicos, sin importar donde estn ubicadas o que
dispositivos utilicen, permite que la resolucin de los
trmites se efecten de manera ms expedita y con
mayor economa para las personas que los soliciten.
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BENEFICIOS ESPERADOS
3. Alta disponibilidad del Servicio.
La Ventanilla de Trmites Municipales debera
prestar servicios ininterrumpidos durante las 24
horas del da, los siete das de la semana y los
365 das del ao (24*7*365).
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BENEFICIOS ESPERADOS
4. Informacin y Transparencia de los
procedimientos administrativos para
las personas.
La Ventanilla de Trmites Municipales
transparentar los procedimientos administrativos
que involucra cada trmite; de modo que los
ciudadanos conozcan cuales son los organismos
pblicos que deben cumplir procesos, los plazos
que tienen establecidos para ello y cuales han sido
sus resoluciones.
Dnde est mi trmite y si estn haciendo lo que
yo les ped?
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BENEFICIOS ESPERADOS
4. Informacin y Transparencia de los
procedimientos administrativos para
las personas.
De igual modo, el sistema les reportar las
cuestiones incidentales que se susciten en relacin
a su solicitud, de modo que puedan, en todo
momento, aportar documentos u elementos de
juicio que ayuden a resolverlos o alegar defectos
del procedimiento, infraccin de los plazos
sealados, etc.
por qu no me lo dijeron antes?
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BENEFICIOS ESPERADOS
5. Pago Electrnico a travs de la
Tesorera General de la Repblica.
Los valores de los trmites incluidos en la
Ventanilla de Trmites Municipales, podrn ser
pagados electrnicamente a travs de los medios
de pago que tienen convenio con la Tesorera
General de la Repblica.
Entre esos medios se cuentan tarjetas bancarias,
tarjetas de casas comerciales y tarjetas de pre-
pago, cuestin que facilita a los interesados, el
cumplimiento de sus obligaciones.
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BENEFICIOS ESPERADOS
6. Interaccin con Sistemas Internos
Municipales.
La Ventanilla de Trmites Municipales tendr la
capacidad de inyectar la informacin de los
trmites efectuados en ella , a travs de una
interfase, en los sistemas de informacin internos
de las municipalidades (en el caso que los
posean), evitando que los funcionarios deban
estar constantemente redigitando estos datos.
25
BENEFICIOS ESPERADOS
7. Incorporacin de Documentos y Firma
Electrnica.
Todo el procedimiento administrativo relacionado con
los trmites incorporados en la Ventanilla de Trmites
Municipales y que sea comunicada, recibida y
almacenada por medios electrnicos, se realizar de
acuerdo a la Norma Tcnica sobre Interoperatividad
de los documentos electrnicos para los rganos del
Estado.
Igualmente se utilizar una certificacin electrnica
que da fe del vnculo entre el firmante o titular de los
certificado y resoluciones adoptadas en torno a las
solicitudes de trmites, siguiendo las exigencias que
se han establecido en dicha norma.
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BENEFICIOS ESPERADOS
7. Incorporacin de Documentos y Firma
Electrnica.
Esta capacidad de la VTM, facilitar la
interoperatividad del sistema; la clasificacin,
almacenamiento y bsqueda de documentos; el
acceso a la informacin; aumentar la productividad
y reducir los costos operacionales de las
tramitaciones y proporcionar una mayor capacidad
de control a los interesados sobre las actuaciones de
los organismos pblicos.
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BENEFICIOS ESPERADOS
8. Adhesin al Proceso de Modernizacin
y Reforma del Estado
La VTM modificar sustantivamente la forma en que
se han estados gestionado los trmites, apostando a
que las Alcaldas se adecuen a sus nuevos roles,
modernice sus procesos e incorpore los avances
tecnolgicos para el mejoramiento de su gestin.
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INICIACION DE
ACTIVIDADES ECONOMICAS
EL PROCESO DE INICIAR
OPERACIONES POR PARTE DE UNA
PYME
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UN PROYECTO DE NEGOCIOS
Un Proyecto de Empresa se inicia una
Evaluacin o Estudio de Factibilidad.
Se compone de:
Identificacin de la Idea
Factibilidad Administrativa
Factibilidad Tcnica
Factibilidad Econmica
Factibilidad Financiera
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Factibilidad Administrativa
Esta etapa busca establecer la totalidad de
los procesos administrativos y costos
asociados a la puesta en marcha de un
proyecto de negocios. Entre ellos:
Trmites de creacin de una empresa
Trmites ante el Servicio de Impuestos
Trmites ante el Municipio Local
Trmites ante el Servicio de Salud Pblica
Trmite ante otros Servicios
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Trmites ante la Alcalda Local:
Es muy importante que antes de iniciar cualquier
trmite para instalar una empresa o local
comercial, consulte a la Alcalda correspondiente si
la actividad tiene limitaciones relacionadas con la
Zonificacin o con la construccin de su local.
Disposicin pblica del Plan Regulador Local y de
otras disposiciones existentes, no establecidas,
necesariamente, en esa ordenanza.
32
Trmites ante la Alcalda Local:
Certificado de Zonificacin y/o Certificado de
Informes Previos
Este certificado permite conocer los usos
permitidos y prohibidos en el suelo donde se ubica
la propiedad, de acuerdo a lo definido en el Plan
Regulador Comunal y la Ordenanza Local.
Emitido por la Direccin de Obras.
33
Obtencin de la Patente Municipal Licencia
de Actividades Econmicas
Exigencias de carcter general:
Relacionadas con la edificacin
Relacionada con otros Servicios Pblicos
Con la documentacin exigible
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RELACIONADAS CON LA EDIFICACION
Permiso de Edificacin aprobado: consiste en un
permiso que otorga la Direccin de Obras Municipales
para la construccin y/o habilitacin del local.
Recepcin Final: certificado otorgado por la
Direccin de Obras Municipales donde se estipula que
se encuentran aprobadas las construcciones de
acuerdo al permiso de edificacin otorgado
previamente.
Solicitud de cambio de destino: este documento
es necesario cuando el recinto donde se ejercer la
actividad econmica fue aprobado para el uso
residencial, y debe pasar a un uso comercial de
acuerdo a la actividad que se ejercer. Se solicita en
la Direccin de Obras Municipales.
35
Relacionada con otros Servicios Pblicos
Informe Sanitario Favorable: cuando la actividad
que se ejercer considera la produccin o
manipulacin de alimentos, procesos productivos y/o
almacenamiento, ser necesaria la obtencin de un
Informe Favorable del Servicio de Salud respectivo.
Certificado de Calificacin Tcnica: documento
emitido por el Servicio de Salud de cada Regin y que
es requisito para la obtencin del permiso de
edificacin y para determinar si la actividad que se
ejercer es peligrosa, insalubre, contaminante,
molesta o inofensiva.
36
DOCUMENTACION
1. Copia formulario declaracin de iniciacin de
actividades ante el Servicio de Impuestos.
2. Balance de los 3 ltimos perodos (cuando
corresponda).
3. Contrato de arrendamiento ante notario del local
donde se ejercer la actividad.
37
DOCUMENTACION
4. Declaracin Anual de Impuestos de los 3 ltimos
perodos (cuando corresponda).
5. Acta de sesin de Directorio del nombramiento del
representante Legal ante Notario (para sociedades
annimas)
6. Fotocopia RUT de la sociedad (para sociedades de
hecho, limitadas y annimas).
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DOCUMENTACION
7. Extracto de constitucin de sociedad como de las
modificaciones posteriores (para sociedades
limitadas y annimas).
8. Fotocopia de publicacin en el Diario Oficial de la
constitucin de la sociedad como de las
modificaciones posteriores (para sociedades
limitadas y annimas)
39
EL ABC DE UN PROYECTO DE
MEJORAMIENTO
40
EL PROCESO DE
SIMPLIFICACION DE TRAMITES
DIAGNOSTICO DE
LA SITUACION
CONSENSO DE LA
METODOLOGIA
ANALISIS DE
LA SITUACION
ELABORACION
ESTRATEGIA
IMPLEMENTACION
Y OPERACION
PREPARACION DE
EQUIPOS
DE TRABAJO
SEGUIMIENTO
Y CONTROL
ACTUALIZACION
MEJORAMIENTO
41
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION
Identificacin de las razones para simplificar
trmites,
Seleccin de procesos que participan,
Identificacin de fuerzas que presionan el cambio,
Identificacin de los aspectos de la organizacin que
seran afectados por el cambio,
42
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION
Seleccin de variables, de la organizacin y de los
procesos,
Identificacin de herramientas para enfrentar el
cambio,
Plan de Entrevistas,
Elaboracin de Informes.
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ANALISIS DE LA SITUACION
Anlisis de los resultados obtenidos.
Comparacin con modelos u otras alcaldas.
Proposicin de las reas, variables o procesos de
intervencin.
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ELABORACION DE LA ESTRATEGIA DE
INTERVENCION
Definicin de Objetivos Generales
Definicin de la Amplitud del Proyecto
Definicin de la Estrategia para la Gestin del Cambio
Definicin de los supuestos
Instituciones participantes
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ELABORACION DE LA ESTRATEGIA DE
INTERVENCION
Criterios para la seleccin de Equipos de Trabajo
Costos Asociados
Resultados Esperados
Beneficios Esperados
Mtodos de Medicin
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CONSENSO DE LA METODOLOGIA
Orientaciones claves:
Grado de uso de la tecnologa
Grado de competencias del personal
Disponibilidad de recursos econmicos
Disponibilidad de recursos informticos
Conectividad
Horizonte de Tiempo
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PREPARACION DE LOS EQUIPOS DE
TRABAJO
Capacitacin al Equipo de Trabajo.
Sensibilizacin a toda la organizacin.
Asignacin de responsabilidades.
Aseguramiento de la participacin de los Alcaldes y
directivos principales.
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IMPLEMENTACION Y OPERACION
Manual de Operacin para el Usuario Externo
Manual de Operacin para el Operador Interno
Determinacin de Formularios
Registros fsicos y on line
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SEGUIMIENTO Y CONTROL
Seguimiento online
Trazabilidad del trmite
Gestin de Reclamos
50
MEJORAMIENTO DEL SISTEMA
El mejoramiento del sistema est orientado al
mejoramiento de las prcticas, coordinacin interna y
satisfaccin de los clientes.
Considera el mejoramiento de registros, velocidad
asociada a sistemas informticos, equipos,
comunicaciones y relaciones entre participantes.
51
ACTUALIZACION
Considera:
Cambios en la lgica del sistema,
Reestructuracin de los flujos de trabajo, o
Incorporacin de nuevas tecnologas
52
SELECCIN DE UN PROYECTO DE
SIMPLIFICACION DE TRAMITES
53
La incorporacin de proyectos conducentes a mejorar la
atencin de pblico genera importantes vnculos con la
comunidad.
Un proyecto de Simplificacin de Trmites y Ventanilla
nica potencia la actividad econmica en el municipio y
genera ms puestos de trabajo.
Mayor actividad econmica en un municipio significa
mejor calidad de vida para sus habitantes.
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Revisin del Proyecto de Mejoramiento de la Gestin
Municipal:
Proceso: Obtencin de la Patente Municipal.
55
I. OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO.
Esta etapa consider:
la identificacin de las oportunidades de mejoramiento
del proceso sobre la base de la descripcin y anlisis del
modelo en uso, considerando la identificacin de
usuarios y proveedores claves;
el establecimiento de requisitos aceptables a los
requerimientos de los usuarios y proveedores;
y la identificacin y cuantificacin de las diferencias
entre los requerimientos de los usuarios y la oferta
actual.
56
II. ACTIVIDADES REALIZADAS.
A. Se efectuaron reuniones de coordinacin con el
propsito de estructurar el programa de trabajo,
definicin de los procesos participantes, variables
de medicin y personal clave.
57
B. Se efectu un anlisis de la bibliografa acerca del tema
y se estudi los casos relacionados con experiencias
similares realizadas en otras alcaldas.
Se establecieron parmetros de referencia.
58
C. Se efectuaron entrevistas a cada uno de los
funcionarios de la Alcalda que participan en los
procesos, con el propsito de establecer las
informaciones bsicas y elaborar los diagramas de
flujo pertinentes.
En el Subdepartamento de Rentas, se revis una
muestra aleatoria de expedientes para observar las
variables definidas:
tiempo de los trmites,
tipos de documentos exigidos,
desplazamientos,
interlocutores de los contribuyentes
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D. Se elabor una encuesta, destinada, en una primera
parte, a determinar el grado de compromiso que
tienen los funcionarios municipales que participan en
el proceso de entrega de una patente comercial en la
Municipalidad.
La segunda parte pretendi medir el grado de
conocimiento del proceso.
La ltima parte, el grado de orientacin a satisfacer
las necesidades y requerimientos del pblico en su
gestin.
60
La encuesta se complement con las
siguientes consultas que exigan una respuesta
directa:
1.Describa las actividades que Ud. realiza dentro del
proceso de otorgamiento de una patente municipal.
2.Indique cuales son los puntos crticos dentro del
proceso de otorgar una patente municipal.
3.Indique como se puede mejorar el proceso de
otorgamiento de una patente municipal.
61
E. Se aplic otra otra encuesta, a una muestra
aleatoria de los contribuyentes que han
realizaron el trmite dentro del ltimo ao,
con el propsito de:
determinar el nivel de conocimiento que tiene el
contribuyente que va a obtener una patente
municipal.
establecer que grado de facilidades encontr
para acceder a la patente
el grado de satisfaccin que alcanz
opinin del servicio recibido en el proceso de
obtencin de patente en el Municipio, una vez
realizado el trmite.
62
F. Se realiz Capacitacin en Gestin de Calidad
a funcionarios representantes de los
departamentos que intervienen en el
proceso: Subdepartamento de Rentas,
Direccin de Obras Municipales y Tesorera
Municipal, orientado a nivelar las visiones de
calidad de servicio al cliente.
63
La bibliografa consultada, establece los siguientes
parmetros como criterios base o trminos de
referencia, para evaluar la necesidad de simplificar el
trmite de obtencin de patente municipal.
TIPO DE PATENTE
PROVISORIA DEFINITIVA
Variables BIEN SUFICIENTE DEFICIENTE
Plazo en das 0-3 4-8 + de 8
N de Documentos 0-4 4-6 + de 6
N de Interlocutores 2 3 + de 3
N de Desplazamientos 1-2 3-4 + de 4
N de Patentes/ao - de 2000
64
En conformidad a las entrevistas realizadas y a los
documentos inspeccionados, los resultados obtenidos
fueron los siguientes:
TIPO DE PATENTE
PROVISORIA DEFINITIVA
Plazo en das Promedio: 385
Mnimo: 3
Promedio: 385
Mnimo: 3
N de Documentos 7 7
N de Interlocutores 3 4 4 5
N de
Desplazamientos
7 7 ms
N de Patentes/ao 25
65
Al aplicar los trminos de referencia, se tiene que la
Evaluacin que alcanza el Municipio es la siguiente:
Plazo en das Suficiente a Deficiente
N de Documentos Deficiente
N de Interlocutores Suficiente a Deficiente
N de Desplazamientos Suficiente a Deficiente
N de Patentes/ao Deficiente
66
De la entrevista a los funcionarios
municipales, se pudo establecer que
existen los siguientes problemas para el
proceso de obtencin de patente y que
inciden en al evaluacin alcanzada.
67
La mayor traba se produce en la coordinacin con
el Encargado de los Vehculos para efectos de
realizar las visitas a terreno, ya sean de parte del
Inspector de Rentas o del Director de Obras.
Expedientes incompletos. En la revisin efectuada
a los expedientes, se pudo constatar que la totalidad
de ellos no contienen todos los documentos exigidos
de acuerdo a la Solicitud de Patente Comercial.
68
Expedientes con ms documentos de los
exigidos. En el 75% de los expedientes revisados se
constat la presencia de documentos no exigidos
formalmente en el proceso de Obtencin de patente
ni requeridos con posterioridad a l.
En el mbito de los contribuyentes, el principal
problema se presenta por la falta de regularizacin
de las propiedades en las que se pretende la
ejecucin de la actividad econmica.
69
No existe Permiso de Edificacin
No existe Recepcin Municipal
Faltan antecedentes para completar la Carpeta del
Contribuyente
70
Existe un amplio consenso:
que existe la necesidad de simplificar el trmite de
obtencin de la patente comercial,
estn dispuestos a comprometerse en un programa
que permita alcanzar tal objetivo y
es posible alcanzar una adecuada coordinacin
entre las personas de los distintos departamentos
participantes.
Respecto de los beneficios que obtiene el Municipio
con las patentes que entrega a las empresas que se
instalan en la comuna, los funcionarios tiene un
conocimiento solo parcial.
71
La percepcin que tienen los funcionarios respecto del
tiempo en obtener una patente est referida solo a un
caso hipottico, en que el Contribuyente presenta la
totalidad de los documentos y todos se encuentran
conformes, cosa que en la realidad no ocurre. El
funcionario considera que este es problema del
Contribuyente.
Un nmero importante de funcionarios estima que los
medios para una adecuada atencin al pblico pueden
ser mejorados por parte del Municipio.
72
Existe un porcentaje entre un 25% y 37% de
contribuyentes que requiere de informacin
especial para acceder a la Oficina de Rentas y
poder iniciar su proceso de obtencin de patente
comercial.
Existe una mayora de Contribuyentes, entre un
75% y un 88%, que aprecia buenas facilidades
por parte del Municipio para acceder a la Oficina de
Rentas.
Resulta de inters constatar que, un 63% de los
Contribuyentes no tuvo claridad la primera vez que
consult respecto del trmite que deba seguir para
obtener la patente.
73
Los Contribuyentes aprecian, mayoritariamente,
que los funcionarios que le atendieron contaban
con la informacin completa.
Si bien, no hay una descripcin de los detalles, los
Contribuyentes perciben que se les solicita
informacin ya presentada en el Servicio de
Impuestos Internos, en el Servicio de Salud o en
otra oficina municipal.
Los Contribuyentes tienen una buena percepcin
de la amabilidad de los funcionarios municipales y
del horario de atencin.
Sin embargo, solo un 50% de ellos califica el
proceso de obtencin de patente como bueno.
De la encuesta realizada a los contribuyentes:
74
PREGUNTA SI NO
1. Est de acuerdo con la necesidad de simplificar
el trmite de obtencin de patente municipal?
1. Est dispuesto a comprometerse con un
programa destinado a mejorar el trmite de
obtencin de patente municipal?
1. Cree Ud. que la simplificacin del trmite de
obtencin de patente municipal se encuentra en
un adecuado trabajo en equipo?
1. Cree Ud. que la simplificacin del trmite de
obtencin de patente municipal se encuentra en
una adecuada simplificacin de los documentos
exigidos?
1. Cree Ud. que es posible lograr en este
Municipio una coordinacin del trabajo entre
personas de distintos departamentos?
75
1.Sabe Ud. cuando demora un trmite de obtencin de
patente?
1.Sabe que documentos se requieren para presentar una
solicitud de obtencin de patente?
1.Sabe que tipos de patente se emiten en este
Municipio?
1.Sabe cuantas oficinas intervienen en el trmite de
obtencin de patente?
1.Sabe cuntas veces debe venir al Municipio el
requeriente de una patente?
1.Sabe cuanto demora un requeriente cada vez que
viene al Municipio por un trmite para obtener su
patente?
76
1.Sabe cuantas patentes se otorgan anualmente en
este Municipio?
1.Sabe Ud. que beneficios obtiene el Municipio
cuando otorga una patente?
1.Cuantos das cree que debe demorar el Municipio
en otorgar una patente?
1.Cuantas personas cree que deben interactuar con el
usuario para el trmite de obtencin de patente?
1.Existen los medios para dar una adecuada atencin
al pblico que solicita una patente?
77
EL CASO DE LAS LICENCIAS DE
CONDUCIR
78
PROCESO: LICENCIAS DE CONDUCIR
Solicitudes:
Licencia por primera vez
Renovacin de la licencia
Cambio de clase
Agregar una nueva clase
Duplicado
Caja Emisin del comprobante de pago
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PROCESO: LICENCIAS DE CONDUCIR
Exmenes:
Sicomtrico
Sensomtrico
Mdico
Terico de Conducir
Prctico de conducir
Certificado de Antecedentes
Emisin de Licencia
80
INGRESO
EXAMENES MEDICOS
EXAMEN TEORICO
EXAMEN PRACTICO
APERTURA EXPEDIENTE
CERTIFICADO ANTEC.
CARPETA
LICENCIA
MEDICO
JEFE DEPTO
DIRECTOR
ENTREGA DE
LICENCIA
LICENCIA DE CONDUCIR
81
LOS PROBLEMAS
Informacin paralela
Falta de interaccin con otros servicios
Solo conectividad en red almbrica
Tiempo de ejecucin de exmenes mdicos
Exmenes tericos no simultneos
Fotografa fuera del proceso
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ALGUNAS CLAVES
Procesador centralizado
Conectividad con otros servicios
Uso de conectividad inalmbrica (PDA)
Mdicos que prestan atencin: cantidad y calidad
Exmenes tericos simultneos
Informe del examen prctico (PDA)
Uso de la fotografa digital y huella digital: el aporte
de la tecnologa en lnea.
83
ALGUNAS CONCLUSIONES
El proceso se redujo de 3 das a medio da.
Efectividad como imagen y como optimizacin de
procesos.
Nivelar hacia arriba.
Lugar atencin vs. El atendido vs. Resultados.
La tecnologa y el aporte de valor: la suplantacin.
El mejoramiento de la vocacin de servicio.
La necesidad de mejorar las competencias, incluso
de los profesionales.
84
TALLER UNO
Identificar Las principales razones
por las cuales su INSTITUCIN
debera iniciar un proceso de
Simplificacin de Trmites y
Ventanilla nica o modificar lo
existente.
85
TALLER DOS
IDENTIFICAR LOS TRAMITES QUE DEBE
REALIZAR UNA PYME, RELACIONADOS
CON LA REALIZACION DE ACTIVIDADES
ECONOMICAS.
86
TALLER TRES
Elaboracin de Flujos de Informacin
o Flujos de Procesos
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TALLER CUATRO
Pla de capacitacin para el Equipo de
Simplificacin de Trmites