Anlisis y Diseño de Sistemas Estructurado

23/03/2012 1
Anlisis y diseo de sistemas

estructurado
Jos Reynaldo
Palacios Gmez
Temas
Fundamentos del
Anlisis de Sistemas
Anlisis de los
requerimientos de
informacin
Proceso de Anlisis
Aspectos esenciales del
diseo
Ingenieria e
implementacin de
software
Fundamentos del Anlisis de
Sistemas
Rol del analista de
sistemas
Estilo organizacional e
impacto en los
sistemas de
informacin
Determinacin de la
viabilidad y
administracin de las
actividades de anlisis
y diseo
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Rol del analista de sistemas
Determinar el papel del analista de sistemas, para el desarrollo de sistemas, es un poco
complicado, la idea que presenta Kendall, es que se pretende que sea una persona que
realice principalmente tres funciones dentro de la empresa:
Consultor: La contribucin que se espera es que canalice ciertos tpicos de informtica,
deber implantar metodologas, para analizar y disear sistemas de informacin,
Especialista de apoyo: A fin de que de manera regular trabaje dentro del departamento
de sistemas, siendo un recurso humano de apoyo para quienes lo dirigen, quienes
aprovecharan su experiencia profesional respecto al hardware y al software y a sus
aplicaciones en la empresa.
Gente de cambio: Ser un catalizador para el cambio, al realizar alguna de las
actividades del ciclo del desarrollo del sistema que son las siguientes:
i. Identificacin de oportunidades y objetivos
ii. Determinacin de los requerimientos de informacin
iii. Anlisis de las necesidades del sistema
iv. Diseo del sistema recomendado
v. Desarrollo y documentacin del software
vi. Prueba y mantenimiento del sistema
vii. Implantacin y evaluacin del sistema
para lo cual debe tener ciertas cualidades como ser un solucionador de problemas, que le
gusten los retos, que disfrute encontrando soluciones, debe ser un buen interlocutor,
debe ser un experto en computacin para programar, entender las capacidades y
limitaciones de la computadora, y reconocer las necesidades de los usuarios.
Sin embargo considero que el analista de sistemas, debe trabajar conjuntamente con los
Administradores, ya que por lo regular son los Administradores los que establecen el
sistema de informacin en las empresas, dado que un sistema es una serie de elementos
que forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que buscan una
meta o metas comunes mediante la manipulacin de datos o energa o materia.
Dado que de manera similar tienen diversas metodologas para el estudio de desarrollos
organizacionales, a manera de ejemplo, se presentan las siguientes etapas que realizan
para definir su desarrollo de sistema de informacin:
1. Visin del estudio: Nace de la percepcin, depuracin y consolidacin de una idea, que
redita en la evolucin de la misma y en aproximacin de conceptos.
2. Planeacin del estudio: Con base en la identificacin de elementos o variables
estudiados para que la organizacin cumpla su cometido, tomadas de fuentes de estudio
internas y externas, se define el objetivo de estudio y considerando una investigacin
preliminar, se prepara el proyecto de estudio, que incluye la propuesta tcnica y el
programa de trabajo, para su autorizacin se integra al grupo y se da capacitacin al
mismo.
3. Recopilacin de datos: Es la captacin de datos especficos, completos, congruentes,
susceptibles de validarse a travs de la investigacin documental, consulta a sistemas
de informacin, entrevista cuestionario y observacin directa, resguardndola en
medios electrnicos en una forma ordenada, considerando su historia para comprender
la situacin actual.
4. Anlisis de los datos: Examen critico que permite precisar las causas que originaron el
estudio y ponderar las posibles alternativas de accin para su efectiva atencin.
5. Formulacin de recomendaciones: Propuestas concretas de accin y actuacin,
evaluando sus ventajas y desventajas, presentndolas a manera de propuestas o
recomendaciones.
6. Implantacin: Puesta en marcha del proceso determinado, considerando la
preparacin del programa, integracin de recursos y la ejecucin del programa.
7. Evaluacin: Identificacin, calificacin y cuantificacin de las realizaciones, y cambios
operativos que de estas se desprendan, anlisis cuantitativo y cualitativo del estudio que
permite establecer un marco comparativo entre lo planeado y lo realizado.
De echo, existen diferentes metodologas para el desarrollo de sistemas en informtica,
como la que a continuacin se presenta:
1.- Investigacin preliminar.
Se realiza una investigacin preliminar para valorar si entendemos claramente la
solicitud del usuario y determinar si es factible o no llevar a cabo el proyecto, y
asegurar con la aprobacin de la solicitud que se desarrollara una aplicacin correcta a
los deseos del usuario.
2.- Determinacin de los requerimientos del sistema.
Se lleva a cabo un estudio del proceso administrativo, para comprenderlo y estar en
posibilidades de plantear alternativas de depuracin o correccin del proceso, e
identificar problemas y las causas que los producen, a fin de plantear y delimitar una
solucin factible y conveniente en trminos de costo-beneficio.
3.- Diseo del sistema.
Se elabora el diseo del sistema considerando que exista un orden lgico y coherente de
los componentes que formaran el sistema, para que al momento de programarlo no exista
dudas de la mecnica, estructura y datos que compondrn las entradas y salidas del
sistema.
4.- Desarrollo del software.
Se puede determinar el utilizar software empaquetado que se apegue a los
requerimientos del usuario o en su caso elaborar un sistema a la medida de los
requerimientos del usuario.
5.- Prueba de los sistemas.
Se realizan pruebas para tener la certeza y confianza de que el sistema opera
adecuadamente y que los datos que proporcione sean confiables.
6.- Implantacin.
Se entrena al personal que operar el sistema en forma directa para que no exista
margen de error en la captacin de los datos por desconocimiento en la operatividad de
los programas y se opere correctamente.
7.- Evaluacin.
Se identifican los puntos dbiles y fuertes del sistema y se valora la operacin del
mismo, para conocer los beneficios del sistema.
Existen diferentes metodologas, por que cada autor de acuerdo a su experiencia, nos
transmite la manera de desarrollar sistemas de informacin, ya que como es un proceso
administrativo, no existe un procedimiento a manera de receta para solucionar los
problemas que el usuario (de cualquier nivel) le puedan surgir administrativamente.
Derivado de lo anterior, el analista de sistemas debe ser una persona critica, con la
capacidad de entender lo que la organizacin requiere, con un espritu servicial, y que le
gusten los retos, y con base en esto aportar sus conocimientos, en materia de
informtica y computacin, para elaborar un sistema de informacin, basado en
herramientas de computo y software, para que a travs de estos medios se faciliten las
actividades que conllevan la operacin, adems de la obtencin de datos, que se
convertirn en informacin para la toma de decisiones administrativas, por lo cual debe
trabajar en conjunto con los diferentes profesionistas, peritos en su materia.
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Estilo organizacional e impacto
en los sistemas de informacin
El desarrollo planteado por los profesores Jeffrey Whitten, Lonnie Bentley y Victor
Barlow acerca del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, se me hizo muy completo,
primeramente encierran en 5 aspectos dicho desarrollo:
Principios esenciales: Los principios que como desarrolladores de sistemas
debemos tener en cuenta al llevar a cabo el desarrollo
Clasificacin de oportunidades y normas: Identificacin de las necesidades
abarcando una amplia gama de conceptos
Funciones de alto nivel: En si esta es la parte que corresponde al ciclo de
desarrollo del sistemas y abarca las etapas de:
o Planificacin de sistemas
o Anlisis de sistemas
o Diseo de sistemas
o Implantacin de sistemas
o Soporte de sistemas
Actividades cruzadas del ciclo de vida: Se nos presentan las actividades que
se tienen que realizar a la par de las etapas del ciclo del desarrollo del
sistemas,
Desarrollo de sistemas de usuario final: Se toma un aspecto importante,
cuando el usuario final es la misma persona que desarrolla el sistema,
puntualizndose en los aspectos relevantes a considerar del ciclo del
desarrollo del sistema.
Este capitulo del libro es muy enriquecedor para las personas que tienen que
enfrentarse en una institucin o empresa, para el desarrollo de sistemas, me parece que
estn muy bien llevados los conceptos, y me llamaron la atencin ciertos puntos en
particular como son:
Implicar al usuario: Este apartado se me hace muy importante, ya que el
usuario, por lo regular se opone al cambio, y en cierta manera hasta trata de
boicotear el proyecto, pensando que el sistemas le va a restar oportunidades
laborales.
Los conceptos que abarcan la Aplicacin metdica en la resolucin de
problemas, como son: Comprender el contexto del problema y Hallar
soluciones alternativas: Existen muchas empresas que brindan el servio
outsourcing, mismas que no les importa de entrada dichos conceptos, a lo que
van es a identificarlos como focos de oportunidad, actividades o procesos
que no estn contemplados dentro del contrato establecido para el
desarrollo del sistema para el que fueron contratados, y por lo tanto intentan
enganchar a la empresa con otros requerimientos que supuestamente no
estuvieron contemplados.
Clasificacin de oportunidades y normas: Este apartado es interesante por
que nos da el apoyo justificable de las actividades que requieren
automatizarse, al indicarnos todas las necesidades que se pueden ofrecer,
para implementar un sistema de informacin.
Funciones de alto nivel: Esta parte me parece la tradicional metodologa de
desarrollo de sistemas en informtica:
o Planificacin de sistemas
o Anlisis de sistemas
o Diseo de sistemas
o Implantacin de sistemas
o Soporte de sistemas
Actividades cruzadas del ciclo de vida: Me parece muy adecuado identificar
que actividades se deben alternar al mismo tiempo con las de la metodologa
del desarrollo de sistemas, las cuales la profesionalizan y le otorgan calidad.
Desarrollo de sistemas de usuario final: Es muy apropiado dedicarle un
espacio al desarrollo de sistemas, cuando el usuario final es el que desarrolla
el sistema.
En general, los temas abordados estn muy bien tratados, pero tengo mis dudas de su
total aplicacin, ya que me ha tocado en mi vida laboral, que el desarrollo del sistema
tenga un plazo de tiempo para llevarse a cabo, y ese tiempo, por lo regular o casi
siempre es muy reducido, lo que impide que se lleven a buen termino todas las
actividades antes presentadas, lo que nos lleva a que no se consideran algunas
actividades, que en esencia serian de gran apoyo, adems como en el capitulo se
menciona, es mejor identificar a tiempo ya en el desarrollo del sistema, si vale la pena
seguir con el proyecto, o cancelarlo para no tirar mas dinero innecesariamente.
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Determinacin de la viabilidad y administracin de las
actividades de anlisis y diseo
Kendall, nos habla de lo que un analista de sistemas debe considerar cuando se inicia con
la ardua tarea de desarrollar un sistema de informacin, para lo cual primeramente se
toma en cuenta que problemas existen en la organizacin, que oportunidades de mejora
pueden ofrecerse a la empresa como son:
Reduccin de errores de captura
Eliminacin de salidas redundantes
Combinacin de procesos
Mejora en la integracin de los sistemas y los subsistemas
Aceleracin del proceso
Entre otros
Y despus de esto, seleccionar los proyectos a desarrollar.
Inmediatamente debemos valorar nuestro proyecto a travs de la factibilidad del
mismo, para lo cual definimos nuestros objetivos enfocados a:
Automatizacin de procedimientos
Reduccin de errores
Aceleracin de la captura de datos
Reduccin del tiempo de procesamiento de datos
Actualizacin del servicio al cliente
Integracin de los subsistemas del negocio
Reduccin de las salidas del sistema
Una vez, que contamos con nuestros objetivos, evaluamos si es factible nuestra
organizacin operativa, si econmicamente es viable, y si tcnicamente es posible
llevarlo a cabo. Para pasar a la determinacin de los recursos.
El analista debe ser una persona ordenada, para lo cual tiene que administrar los
tiempos del desarrollo del proyecto, tanto en el anlisis, diseo e implantacin,
apoyndose de herramientas como son el uso de diagramas de Gannt y el uso de graficas
de PERT.
El analista debe tener la capacidad de administrar los recursos humanos que participan
en el proyecto, para lo cual lleva a cabo estrategias de comunicacin para el manejo de
los grupos como son:
Identificacin con lo que el grupo produce
Responsabilizacin del desempeo del grupo
Integracin del grupo en la organizacin
Motivar la protagonizacin de mltiples papeles
Establecimiento de metas de productividad del proyecto
La motivacin de los integrantes de grupos de proyectos
Evitar el fracaso del proyecto
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Anlisis de los requerimientos
de informacin
Recopilacin de
informacin: Mtodos
interactivos
a. entrevistas,
b. cuestionarios
Recopilacin de
informacin: Mtodos
no intrusitos
(muestreo,
investigacin,
observacin)
Elaboracin de
prototipos
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Antes de realizar la entrevista, necesita pensar en ella. Analizar el motivo de la
misma, cules sern las preguntas que har, y desde su punto de vista, qu es lo
que brindar el xito a la entrevista.
I. Tipos de informacin buscada: Una entrevista para la recopilacin de
informacin es una conversacin dirigida con un propsito especfico, que se basa
en un formato de preguntas y respuestas. Sobre todo esto, busque la opinin de la
persona entrevistada. Las metas son una fuente importante de informacin, y
pueden identificarse a partir de una entrevista.
II. Planeacin de la Entrevista
A. Preparacin de la Entrevista
1. Lectura de antecedentes: Consulte y comprenda el mayor nmero posible de
antecedentes de los entrevistados y de su organizacin. Otro de los
beneficios de explorar de antemano la organizacin es aprovechar al mximo
el tiempo de la entrevista, ms que desperdiciarlos al hacer preguntas
generales sobre los antecedentes.
2. Establecimiento de objetivos de la entrevista: Establezca los objetivos de
la entrevista con base en los antecedentes que consulte y en su experiencia
particular.
Recopilacin de Informacin:
Mtodos interactivos (entrevistas)
3. Seleccin de los entrevistados: Incluya a gente clave de todos los niveles
del sistema
4. Preparacin del entrevistado: Las entrevistas deben fluctuar entre 45
minutos y una hora
5. Seleccin del tipo y estructura de las preguntas: Redacte preguntas que
cubran los aspectos fundamentales de la toma de decisiones, detectados al
plantear los objetivos de la entrevista.
a. Tipos de preguntas
(1) Abiertas
(2) Cerradas
(3) Sondeos
b. Errores en las preguntas
(1) Tendenciosas: Las preguntas tendenciosas tienden a dirigir al
entrevistado haca la respuesta que usted quisiera escuchar
(2) Dobles: Las preguntas dobles son aquellas que en una sola contienen,
de hecho, dos preguntas diferentes.
(3) Orden de preguntas
a) Piramidal: La organizacin inductiva de la entrevista puede
concebirse como una pirmide ( de lo particular a lo general.
b) Embudo: En el segundo tipo de estructuras, el entrevistador
toma el enfoque deductivo, comenzando con preguntas abiertas
de carcter general; y ms adelante, va reduciendo las posibles
respuestas mediante el uso de preguntas cerradas.
c) Diamante: Es mejor una combinacin de las dos estructuras, lo
que da por resultado una entrevista con estructura en forma
de diamante. Esto permite comenzar de una manera muy
especfica, luego examinar aspectos generales y finalmente
llegar a una conclusin muy especfica.
B. Estructuradas vs No estructuradas: Estar consciente de las diferencias entre
las entrevistas estructuradas y las no estructuradas le permitirn tomar la
mejor decisin sobre el tipo ms adecuado para una situacin particular.
C. Registro de la entrevista: Registre los aspectos ms importantes de su
entrevista.
1. Uso de grabadora: La decisin de grabar las entrevistas es de tipo
profesional y usted tendr que hacerla con base en su conocimientos sobre las
entrevistas, la posicin del entrevistador al respecto, y el proyecto en
particular.
2. Toma de notas: Tomar notas puede ser la nica alternativa para documentar
la entrevista
3. Antes de la entrevista: Confirmar el lugar y la hora de la entrevista, vstase
de manera adecuada.
III. Realizacin de la entrevista
A. Comienzo de la entrevista: Conforme transcurra el programa de la entrevista,
mencione a su interlocutor el grado de detalle que deseara tener en las
respuestas.
B. Solucin de problemas durante la entrevista
a) Percepcin de que la autoestima del entrevistado se encuentre
amenazada: En ocasiones, se dar cuenta de que amenaza (sin
intencin) la autoestima de la persona que entrevista.
b) Reacciones emotivas a temas conflictivos: La reaccin emocional
ante un tema conflictivo.
c) Malentendidos respecto a la sucesin de los acontecimientos: Los
errores en la apreciacin cronolgica de los acontecimientos tambin
implican problemas potenciales.
d) Apego a formas sociales tradicionales: Apegarse a las formas
sociales tradicionales puede llegar a crear obstculos en la respuesta
de entrevistado.
e) Equvocos al inferir sobre lo observado: Este error ocurre cuando su
entrevistado observa algo pero infiere otra cosa.
f) Competencia por el tiempo: Hay competencia por el tiempo de la
entrevista, pregunte al entrevistado si tiene asuntos que atender que
no lleven demasiado tiempo; y si as fuera, ofrzcale esperar a su
conclusin. Si la competencia del tiempo est fuera de control, la
mejor tctica ser hacerle saber a su interlocutor que: Me doy
cuenta que es un da extremadamente ocupado para usted y preferira
reprogramar nuestra cita para otra ocasin con menos interrupciones.
g) Olvido de hechos importantes: Puede decirse que sus entrevistados
han cado en el olvido, cuando vacilan continuamente o se contradicen a
lo largo de la entrevista.
h) Mentir para ocultar hechos importantes La garanta de una
informacin de alta calidad debe ser siempre una alta prioridad para
los analistas de sistemas, ya que la informacin recopilada es la base
de las dems decisiones que se van a tomar a lo largo del proyecto.
i) Conclusin de la entrevista: Todo material de la entrevista debe
cubrirse en un periodo de 45 minutos a una hora y a esta altura, ya
estar consiente de la planeacin y del manejo requerido para lograrlo.
IV. Reaccin del informe de la entrevista
Captar la esencia de la entrevista en un informe escrito
Entrevista
Tipos de
informacin
buscada
Planeacin de
la Entrevista
Preparacion de
la Entrevista
Lectura de
antecedentes
Establecimiento
de objetivos de la
entrevista
Seleccin de los
entrevistados
Preparacin del
entrevistado
Selecci del tipo
y estructura de
las preguntas
Tipos de
preguntas
Abiertas
Cerradas
Sondeos
Errores en
las
preguntas
Tendenciosas
Dobles
Orden de
preguntas
Piramidal
Embudo
Diamante
Estructuradas
vs No
estructuradas
Registro de la
entrevista
Uso de
grabadora
Toma de
notas
Antes de la
entrevista
Realizacion de
la entrevista
Comienzo de la
entrevista
Solucun de
probemas durante la
entrevista
Persepcin de que la
autoestima del
entrevistado se encuentre
amenazada
Reacciones
emotivas a temas
conflictivos
Malentendidos
respecto a la sucesin
de los acontecimientos
Apego a formas
sociales
tradicionales
Equivocos al
inferir sobre lo
observado
Competencia
por el tiempo
Olvido de hechos
importantes
Mentir para
ocultar hechos
importantes
Conclusin de
la entrevista
Reaccin del
informe de la
entrevista
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Recopilacin de Informacin: Mtodos
interactivos (Cuestionario)
Los cuestionarios recogen opiniones, posturas, conductas y caractersticas de las
diversas personas claves de una organizacin; la opinin es lo que se piensa de la
realidad; la conducta es lo que hacen los miembros de una organizacin, y las
caractersticas son los atributos de las personas o de los objetos.
I. Diseo de cuestionarios: Un cuestionario bien diseado y de relevancia elimina
cierta resistencia para responder.
II. El formato de cuestionario
A. Suficiente espacio en blanco
B. Especio adecuado para las respuestas
C. Crculos para respuestas
D. Establecer el formato conforme a objetivos: Necesita definir sus objetivos
E. Estilo consistente: Organice de manera consistente el cuestionario, utilice
letras maysculas y minsculas para las preguntas y slo maysculas al referirse
a las respuestas.
III. Orden de preguntas: Al ordenar las preguntas debe considerar sus objetivos y
determinar la funcin que tiene cada una de las preguntas para lograr tales
objetivos.
A. Las preguntas de importancia para quien contesta el cuestionario van
primero: Deben sentir que al contestar el cuestionario, motivarn un cambio, o
que llegarn a tener cierto impacto.
B. Agrupar preguntas del mismo tema: Colocar preguntas relacionadas con un
tema comn.
C. Uso de tendencias asociativas: Asociaciones que realice quien responde.
D. Plantear primero los temas de menor controversia: Plantear al inicio del
cuestionario, los temas de menor controversia, ydeje para ms adelante, otros
temas polmicos o explosivos.
IV. Aplicacin del cuestionario
A. Personas que responden el cuestionario: El muestreo ayuda para determinar el
tipo de representacin que le conviene, y asimismo, qu personas deben recibir
el cuestionario.
B Mtodos para la aplicacin del cuestionario: El analista de sistemas, cuenta
con varias alternativas para aplicacin de cuestionario. Dentro de las opciones
que se tienen para aplicar un cuestionario estn:
a Reunir a todas las personas en un solo sitio.
b Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos una ves que
encuentren completos.
c Permitir a quienes contestan el cuestionario que durante las horas de trabajo
lo respondan por su cuenta y posteriormente lo depositen en un buzn central.
d Enviar por correo el cuestionario a aquellos empleados de sucursales remotas,
estableciendo una fecha lmite, proporcionando instrucciones y el reembolso
postal.
V. Uso de cuestionarios
A. Tipos de informacin buscada
B. Plantacin para el uso de cuestionarios: La planeacin de un cuestionario til
requiere bastante tiempo, lo primero que debe definir es qu busca un
cuestionario.
1. Redaccin de preguntas: Durante la entrevista se mantiene la relacin entre
la pregunta y su significado, en los cuestionarios las preguntas deben ser
completamente transparentes.
2. Preguntas abiertas: Cuando redacta preguntas abiertas para un cuestionario,
se anticipa al tipo de respuesta que piensa obtener. Las preguntas abiertas
son adecuadas, en especial, en aquellas circunstancias en que desea conocer la
opinin de los miembros de una organizacin sobre algunos aspectos del
sistema,
3. Preguntas cerradas: Las preguntas cerradas deben utilizarse cuando el
analista de sistemas sea capaz de enumerar de antemano todas las respuestas
posibles.
4. La eleccin del vocabulario: La seleccin de las palabras tambin es de gran
relevancia para lograr que los cuestionarios sean efectivos.
C. Uso de escalas en cuestionarios: Escalar es el proceso de asignar nmeros u
otros smbolos a un atrbuto o caracterstica con el fin de poder medirlo.
1. Fundamentos de las escalas
a. Razones para escalas: Si el analista desea medir actitudes o
caractersticas de los que responden un cuestionario, las respuestas
pueden combinarse o agruparse para que nos informen de tales
actitudes de las personas.
b. Mediciones:
Las escalas nominales se utilizan para clasificar objetos.
Las escalas ordinales permiten la clasificacin, la escala ordinal
implica adems un arreglo por categoras.
Las escalas de intervalo tienen como caracterstica que la
diferencia que existe es la misma entre los intervalos de cada
uno de los nmeros, las operaciones matemticas pueden
realizarse sobre datos del cuestionario.
Las escalas proporcionales son similares a las de intervalo sin
embargo cuentan con un cero absoluto.
c. Valides y confiabilidad: Existen dos parmetros de desempeo; la
validez y la confiabilidad., la validez es el grado con el que la pregunta
determina lo que el analista intenta medir, la confiabilidad es un
parmetro de consistencia.
2. Elaboracin de escalas
a. Opciones para la elaboracin de las escalas
La escala arbitraria supone que la escala mide lo que l intenta
medir.
La escala por consenso involucra a un grupo de jueces.
La factorizacin es el procedimiento estadstico por medio del
cual se agrupan objetos similares.
b. Como evitar problemas durante el uso de escalas
La indulgencia se presenta cuando los que responden los
cuestionarios son poco evaluadores.
La tendencia central es un problema que se presenta cuando el
que responde califica todo como un promedio.
El efecto de halo es un problema que surge cuando la impresin
que deja una pregunta se acarrea a la siguiente.
D. Uso de Arreglos-Q: La estructuracin de un arreglo-Q, en el cual fuerza a que
las respuestas se apeguen a una distribucin normal, que es adecuada para agrupar
a los que responden, con base en sus opiniones sobre el tpico particular.
1. Tcnica de arreglos-Q: El arreglo.Q se utiliza para identificar subgrupos
dentro de una poblacin.
2. Ventajas de la tcnica de arreglos-Q
3. Lineamientos para el uso de la tcnica de arreglos-Q
Uso de
cuestionarios
Tip os de
informacion
buscada
Planeacion
para el uso de
cuestionarios
Redaccin de
pregunt as
Pregunt as
abiertas
Pregunt as
cerradas
La eleccin del
vocabulario
Uso de escalas
en
cuestionarios
Razones para
escalas
Mediciones
Valides y
confiabilidad
Fundamentos
de las escalas
Elaboracin de
escalas
Op ciones para
la elaboracion
de las escalas
Como evitar
problemas
durante el uso
de escalas
Diseo y
aplicacin de
cuestionarios
Diseo de
cuestionarios
El formato de
cuestionario
Suficiente
esp acio en
blanco
Esp ecio
adecuado
para las
respuestas
Circulos para
respuestas
Est ablecer el
formato
conforme a
objetivos
Est ilo
consistente
Orden de
pregunt as
Las preguntas
de importancia
para quien
contesta el
cuestinario van
primero
Agrupar
pregunt as del
mismo t ema
Uso de
tendencias
asociativas
Plantear
primero los
temas de
menor
controversia
Ap licacion del
cuestionario
Personas que
responden el
cuestionario
Metodos para
la aplicacin
del
cuestionario
Uso de
Arreglos-Q
Tcnica de
arreglos-Q
Ventajas de la
tcnica de
arreglos-Q
Lineamientos
para el uso de
la t cnica de
arreglos-Q
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Recopilacin de Informacin: Mtodos no
intrusitos (muestreo, investigacin, observacin)
Muestreo y la investigacin de datos
I Necesidad del muestreo: El muestro es el proceso por el cual se seleccionan de
manera sistemtica elementos representativos de una poblacin. Para el analista
de sistemas sera demasiado costoso examinar cada nota escrita o entrevistarse
con cada uno de los integrantes de una organizacin. El muestro agiliza el proceso,
por medio de la recopilacin de datos seleccionados, y no de todos los datos de la
poblacin. Lo anterior se logra al entrevistar a slo unos cuantos empleados, pero
hacindose preguntas precisas.
II. Diseo del muestreo
A. Determinacin de los datos a recopilar: El analista de sistemas debe
contar con un plan realista sobre lo que har con los datos, aun antes de
llevar a cabo la recopilacin
B. Delimitar la poblacin a estudiar: El analista de sistemas deber
establecer cul en la poblacin enfocada. El analista de sistemas tiene que
definir si la poblacin incluye un solo nivel de la organizacin, o si considera
todos los niveles.
C. Eleccin de tipo de muestra
1. Oportunidad: Las muestras de oportunidad son deterministas y no
tienen restricciones ni soporte probalstico
2. Dirigidas: Un analista de sistemas puede elegir a un grupo de
individuos que conozcan y estn interesados en el nuevo sistema de
informacin.
3. Aleatorias simples: Obtener una lista numerada de la poblacin
para asegurar que cada uno de los documentos o integrantes de la
poblacin tiene la misma probabilidad de ser elegido.
4. Aleatorias complejas: Para el analista de sistemas, los enfoques
ms adecuados son:
1) muestro sistemtico,
2) muestreo estratificado,
3) muestreo por grupos
D Decisin del tamao de la muestra: El analista de sistemas puede elegir
un intervalo estimado aceptable (esto es, el grado de precisin deseado) y
el error estndar (al elegir el nivel de confianza).
1. Tamao para datos de atributos: El analista de sistemas querr
saber qu proporcin de la organizacin piensa de cierta manera o
cuenta con caractersticas particulares. El analista desear saber
qu porcentaje de las formas de entrada presentan errores. Estos
datos se denominan atributos.
2. Tamao para datos de variables: El analista de sistemas puede
necesitar la recopilacin de informacin de carcter cuantitativo,
como el nmero de errores procesado. A este tipo de datos se les
denomina variables.
3. Tamao para datos cualitativos: Una buena parte de la
informacin no puede obtenerse mediante la consulta de archivos.
Esta informacin mejor se obtiene entrevistando a gente de la
organizacin.
Tipos de Informacin Obtenidos
III. Tipos de datos concretos: Los datos concretos revelan la trayectoria de la
organizacin y hacia dnde se dirige segn sus miembros
A. Anlisis de documentos cuantitativos: Son todos los documentos que
tienen un propsito y una audiencia especifica hacia la cual se dirigen, como
son:
1. Informes corporativos: Hay varios tpicos clave, si la compaa es
solvente, si obtiene utilidades, si le confiere una distincin a la
investigacin y al desarrollo; y si existe un equilibrio entre pasivos y
capital.
2. Informes que soportan la toma de decisiones: Un analista de
sistemas debe consultar algunos de los documentos que se utilizan
en la operacin de la empresa. Estos documentos comnmente son
informes del status de los inventarios, de las ventas o de la
produccin.
3. Informes de desempeo: Los informes de desempeo comparan los
resultados reales con los planeados, el desempeo actual y el
desempeo esperado. El analista querr saber si existe un
parmetro del desempeo y si ste es el ms conveniente para las
reas bsicas de la organizacin.
4. Registros: Los registros contienen actualizaciones peridicas de lo
que ocurre en la empresa.
5. Formas para captura de datos: El analista debe comprender la
operacin vigente, para lo cual se recopilan y catalogan copias en
blanco de cada una de las formas (oficiales o extraoficiales) que se
utilizan, otro enfoque sera tomar muestras de las formas llenadas
para la captura de datos.
Mediante el estudio de las formas se averigua entre otros: si la
informacin no fluye, cuellos de botella, duplicidad innecesaria en el
trabajo o falta de comprensin del trabajo.
B. Anlisis de documentos cualitativos: Su anlisis se vuelve fundamental
para comprender cmo los integrantes de la organizacin estn involucrados
en el proceso de la organizacin y estos son:
1. Memorndums: Los memorndums revelan el dilogo vivo de la
organizacin, su anlisis proporciona una idea clara de los valores,
las actitudes y creencias de los miembros de la organizacin.
2. Avisos en tableros y reas de trabajo: Dan al analista una idea de
la cultura oficial de la organizacin.
3. Manuales: Dan la pauta de cmo deberan ocurrir las cosas:
Verificar que estn actualizados y si han tenido seguimiento o si se
tienen en el olvido.
4. Manuales de polticas: Son los lineamientos generales que plantean,
de manera ideal, la conducta a seguir de los miembros de la
organizacin, con el fin de alcanzar las metas estratgicas.
C. Obtencin de datos a partir de documentos de archivo: Gran parte de la
informacin, tanto cuantitativa como cualitativa, que necesitar, no es de
uso corriente; ms bien, se encontrar almacenada en archiveros. Ejemplos
de informacin de archivo que puede ser de inters para el analista de
sistemas son los registros actuariales, los presupuestos y los informes de
ventas.
Muestreo y la
investigacin de
datos
Necesidad del
muestreo
Diseo del
muestreo
Determinacion
de los datos a
recopilar
Delimitar la
poblacin a
estudiar
Eleccin de tipo
de muestra
Oportunidad
Dirigidas
Aleatorias
simples
Aleatorias
complejas
Decisin del
tamao de la
muestra
Tamao para
datos de
atributos
Tamao para
datos de
variables
Tamao para
datos
cualitativos
Tipos de
Informacin
Obtenidos
Tipos de
datos
concretos
Analisis de
documentos
cuantitativos
Informes
corporativos
Informes
que
soportan la
toma de
decisiones
Informes de
desempeo
Registros
Formas
para
captura de
datos
Analisis de
documentos
cualitativos
Memorndums
Avisos en
tableros y
reas de
trabajo
Manuales
Manuales de
polticas
Obtencin de
datos a partir
de documentos
de archivo
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Elaboracin de prototipos
El desarrollo de prototipos es una tcnica de recopilacin de informacin til para
complementar al ciclo de vida del desarrollo de sistemas (Systems Development Life
Cycle, SDLC) tradicional. Los prototipos son una visin preliminar del sistema futuro que
se implantara.
La elaboracin de prototipos de un sistema de informacin es una tcnica valiosa para la
recopilacin rpida de informacin especifica a cerca de los requerimientos de
informacin de los usuarios.
Los prototipos efectivos deben hacerse tempranamente en el ciclo de vida del
desarrollo de sistemas, durante la fase de determinacin de requerimientos.
En esta forma el analista esta buscando las reacciones iniciales de los usuarios y de la
administracin hacia el prototipo, sugerencias de los usuarios sobre cambios o limpieza
del sistema para el que construye un prototipo, posibles innovaciones y planes de
revisin que detallan que parte del sistema necesita realizarse primero.
Tipos de Informacin que busca el Analista durante la Elaboracin de Prototipos.
Reacciones del usuario.
Innovaciones.
Sugerencias del usuario.
Plan de revisin.
Reacciones: Son recopiladas por medio de observaciones, entrevista y formas de
retroalimentacin, diseadas para recoger la opinin de cada persona acerca del
prototipo cuando interactu con l.
Por medio de estas reacciones el analista descubre muchas perspectivas en el prototipo
incluyendo el agrado que tenga el usuario al sistema.
Sugerencias: El analista tambin esta interesado en las sugerencia de los usuarios y la
administracin acerca como refinar o cambiar el prototipo presentado. Las sugerencias
son recolectadas de aquellos que experimenta con el prototipo, mediante un periodo de
tiempo especifico.
El tiempo que pasan los usuarios con el prototipo depende por lo general de su
dedicacin e inters en el proyecto de sistemas. Las sugerencias son el producto de la
interaccin de los usuarios con el prototipo. Estas sugerencias deben apuntar al analista
hacia formas de refinacin, cambio o limpieza del prototipo para que se ajuste mejor a
las necesidades de los usuarios.
Innovaciones: Son parte de las informaciones buscada por el equipo de anlisis de
sistema. Son capacidades nuevas del sistema que no haban sido pensadas antes de la
interaccin con el prototipo.
Van ms all de las caractersticas prototpicas actuales aadiendo algo nuevo e
innovador.
Plan de Revisin: Ayuda a identificar prioridades para lo que se debe construir un
prototipo a continuacin. En situaciones donde estn involucradas muchas ramas de la
organizacin, los planes de revisin ayuda a determinar para cules hay que construir un
prototipo a continuacin.
La informacin recolectada en la fase de hechura del prototipo permite al analista
asignar prioridades y redirigir los planes sin realizar gastos con un mnimo de ruptura.
La elaboracin de prototipo y la planeacin van mano a mano.
TIPOS DE PROTOTIPO
Prototipo de Remiendo o Parchado: Es un sistema que tiene todas las caractersticas
propuesta pero es realmente un modelo bsico que eventualmente ser mejorado. Este
tipo de prototipo trabaja pero no es eficiente ni elegante.
Prototipo a escala no Operacional o no funcional: La segunda concepcin de un
prototipo es la de un modelo o escala no funcional para objeto de probar determinados
aspectos del diseo. Este puede ser hecha cuando la codificacin requeridas por las
aplicaciones es muy amplia para hacerse el prototipo y, sin embargo se puede obtener
una idea til del sistema por medio de la elaboracin de prototipos de la entrada y
salida solamente.
Puede buscar las opiniones de los usuarios sobre la interfaces (entrada y salida). Debido
al costo y tiempo excesivo podra no ser realizado, sin embargo se puede tomar algunas
de las utilidades del sistema con base en la entrada y salida ya en el prototipo.
Prototipo Primer modelo a escala completa: Una tercera concepcin de la elaboracin
de prototipos involucrados la creacin de un primer modelo o escala completa de un
sistema, llamado tambin piloto.
Este tipo de prototipo es til cuando se tiene planeadas muchas instalaciones del mismo
sistema. El modelo funcional o escala completa permite la interaccin realista con el
nuevo sistema, pero minimiza el costo de superar cualquier problema que presente.
Prototipo de Caractersticas Seleccionadas, modelo que cuenta con ciertas
caractersticas esenciales: Un prototipo de caractersticas seleccionada permite que
el sistema sea puesto en su lugar mientras otras caractersticas pueden ser aadidas en
fecha posterior.
Se refiere a la construccin de un modelo operacional que incluye algunas, pero no
todas, de las caractersticas que tendr el sistema final.
Cuando se construye este tipo de prototipo, el sistema se va construyendo por mdulos,
de modo que si las caractersticas reciben una evaluacin satisfactoria, stas puedan
incorporarse en el sistema final, mucho ms grande sin tener que hacer un trabajo
inmenso en interfaces. Los prototipos hechos en esta forma son parte del sistema
actual, no son simplemente una maqueta.
DESARROLLO DE UN PROTOTIPO
Cuando haya que decidir si hay que incluir la elaboracin de prototipos como parte del
ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el analista necesita considerar cul tipo de
problema esta siendo resuelto y en qu forma el sistema presenta la solucin.
Lineamientos para el Desarrollo de un Prototipo:
Trabajar en mdulos manejables.
Construir el prototipo rpidamente.
Modificar el prototipo en interaccin sucesiva.
Enfatizar la interfaz del usuario.
Trabajar en Mdulos Manejables: Es bueno que el analista en modelos manejables
cuando se realiza el prototipo de algunas de las caractersticas de un sistema para
obtener un modelo funcional.
Un modelo manejable es aquel que permite la interaccin con sus caractersticas
principales, pero todava puede ser construido por separado de otros mdulos del
sistema. Las caractersticas del mdulo que se consideran menos importantes son
intencionalmente dejadas fuera del prototipo inicial.
Construccin Rpido del Prototipo: La velocidad es esencial para la elaboracin
satisfactoria de un prototipo en un sistema. El prototipo ayuda a acortar el tiempo de
la interaccin del sistema con el usuario para que pueda empezar a experimentar con l.
Se usan tcnicas de recoleccin de informacin tradicional tales como: entrevistas, las
observaciones e investigaciones de datos de archivo.
La elaboracin de un prototipo debe llevarse a cabo en una semana, para construir un
prototipo tan rpidamente se deben de usar herramientas especiales tales como: Los
sistemas de administracin de las base de datos y software, existente que permitan la
entrada y salida generalizada.
En esta etapa del ciclo de vida el analista sigue recopilando informacin acerca de lo que
se necesita y quieren los usuarios del sistema.
El poner un prototipo operacional rpidamente junto a las primeras etapas del ciclo de
vida de desarrollo de sistemas, permite obtener observaciones valiosas sobre la manera
en que se debe realizar el resto del proyecto. De este modo se le va mostrando al
usuario como actan las partes del sistema.
Modificaciones del Prototipo: Un tercer lineamiento para el desarrollo del prototipo es
que debe ser flexible para futura modificaciones. Esto significa crearlo en mdulos que
no sean muy interdependientes.
Por lo general el prototipo es modificados varias veces pasando a travs de varias
interacciones. Los cambios al prototipo deben mover al sistema ms cerca a lo que los
usuarios dicen que es importante.
Cada modificaciones necesitan otras evaluaciones de los usuarios, estas modificaciones
se deben realizar velozmente en uno o dos das, esto depende tambin del usuario y que
tan rpido sea su evaluacin.
Enfatizar la Interfaz de Usuarios: La interfaz del usuario con el prototipo (y
eventualmente con el sistema) es muy importante debido que lo que se esta tratando
realmente de lograr con el prototipo es hacer que los usuarios muestren cada vez ms
sus requerimientos de informacin, debe ser capas de interactuar fcilmente con el
prototipo del sistema.
El objetivo del analista es disear una interfaz que permita al usuario interactuar con el
sistema con un mnimo de entrenamiento y que permita el mximo de control del usuario
sobre las funciones representadas.
DESVENTAGAS DE LOS PROTOTIPOS
Puede ser bastante difcil el manejar el prototipo como un proyecto dentro de un
esfuerzo para un sistema ms grande.
Es que si un sistema es muy necesario y es bienvenido rpidamente , puede ser aceptado
el prototipo en sus estado sin terminar y presionando para que sea puesto en servicio sin
los refinamientos necesarios. En este caso el prototipo no tendr las funciones
necesarias y eventualmente cuando se de cuenta de la deficiencias se puede
desarrollar un rechazo del usuario.
VENTAJAS DE LOS PROTOTIPOS
Cambio de un Sistema en Etapas Tempranas de sus Desarrollo: La elaboracin de
prototipos satisfactoria depende de la retroalimentacin temprana y frecuente de los
usuarios para que ayuden a modificar el sistema y hagan que tenga una respuesta ms
gil a las necesidades actuales. Los cambios tempranos son menos caros que los
cambios hechos posteriormente en le desarrollo del proyecto.
Desechado de Sistemas Indeseables: Una segunda ventaja del uso de prototipos como
una tcnica para la recopilacin de informacin es la posibilidad de desechar un sistema
que no es lo que los usuarios y analistas esperaban.
Diseo de un Sistema para las Necesidades y Expectativas de los Usuarios: Una tercera
ventaja de la elaboracin de prototipos es que el sistema que est siendo desarrollado
debe ajustarse mejor a las necesidades y expectativas de los usuarios . Esto quiere
decir que se pueden atacar las necesidades de usuarios y expectativas ms de cerca.
PAPEL DEL USUARIO EN LOS PROTOTIPOS
Hay tres formas principales en que un usuario puede ser de ayuda en la elaboracin del
Prototipo.
Experimentando con el Prototipo.
Reaccionar abiertamente ante el Prototipo.
Sugiriendo adiciones y/o eliminaciones del prototipo.
Experimentando con el Prototipo: Los usuarios deben tener libertad para
experimentar con el prototipo, y no una simple lista de caractersticas del sistema, el
prototipo permite a los usuarios la realidad de la interaccin real.
Los analista deben estar presente la mayor parte del tiempo en que se este
experimentando con el prototipo.
Reaccionar Abiertamente ante el Prototipo: Si los usuarios se siente temerosos de
hacer comentarios, o criticar lo que puede ser un proyecto consentido de superiores o
iguales dentro de la organizacin, es poco probable que se de reacciones abiertas ante
el prototipo. Una forma para aislarlos de influencias organizacionales no deseada es
proporcionar un periodo privado, para que los usuarios interacten con y respondan al
prototipo.
El hacer que los usuarios se sienta lo suficientemente seguros para dar una reaccin
abierta es parte de la realizacin entre los analista y usuarios que el equipo tiene que
construir.
Sugerencias de Cambios al Prototipo: Un tercer aspecto del papel de los usuarios en la
elaboracin de los prototipos es sugerir adiciones y/o eliminaciones a las
caractersticas que se estn probando. El papel del analista es deducir tales
sugerencias, asegurando a los usuarios que tal retroalimentacin que proporciona es
tomada en serio, observando a los usuarios mientras interactan y realizando
entrevistas cortas y especficas en relacin con su experiencia con el prototipo.
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Proceso de Anlisis
Uso de diagramas de
flujo de datos
Anlisis de sistemas
mediante diccionarios
de datos
Descripcin de las
especificaciones de
procesos y decisiones
estructuradas
Preparacin de la
propuesta de sistemas
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Uso de diagramas de flujo de datos
Anlisis del Flujo de Datos
Existen dos mtodos principales para el anlisis del flujo de datos de los sistemas
orientados a datos: los diagramas de flujo de datos y el diccionario de datos.
La estrategia del flujo de datos muestra el empleo de stos en forma grfica. Las
herramientas usadas para seguir esta estrategia muestran todas las caractersticas
esenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre s. Puede ser difcil
comprender en su totalidad un proceso de la empresa si se emplea para ello solo una
descripcin verbal; las herramientas para el flujo de datos ayudan a ilustrar los
componentes esenciales de un sistema junto con sus interacciones.
El anlisis de flujo de datos usa las siguientes herramientas:
Diagrama de flujo de datos (DFD)
Diccionario de datos
Una vez que se concluyen los diagramas de flujo de datos en distintos niveles sucesivos,
los analistas de sistemas los utilizan para ayudarse a catalogar los procesos, el flujo, el
almacenamiento, las estructuras y los elementos en un diccionario de datos. Los
nombres utilizados para identificar los datos son de gran importancia. Los analistas de
sistemas, al nombrar a los elementos de los sistemas orientados a datos, deben utilizar
nombres significativos que los distingan de otros nombres ya existentes en el sistema.
Diagramas de flujo de datos
Es una herramienta grfica que se emplea para describir y analizar el movimiento de los
datos a travs de un sistema, ya sea este manual o automatizado, incluyendo procesos,
lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema. Los DFD, como se les conoce
popularmente son la herramienta ms importante y la base sobre la cual se desarrollan
otros componentes. La transformacin de datos de entrada en salida por medio de
procesos puede describirse en forma lgica e independiente de los componentes fsicos
(computadoras, gabinetes de archivos, y procesadores de texto) asociados con el
sistema.
Notacin: los DFD se pueden dibujar con solo cuatro notaciones sencillas, a saber:
Flujo de datos: movimiento de datos en determinada direccin, desde un origen hasta un
destino en forma de documentos, cartas, llamadas telefnicas o virtualmente cualquier
otro medio. El flujo de datos es un paquete de datos
Procesos: personas procedimientos o dispositivos que usan o producen (transforman)
datos.
Fuente o destino de datos: fuentes o destinos externos de datos, que pueden ser
personas, programas, organizaciones u otras entidades que interactan con el sistema
pero que se encuentran fuera de sus fronteras. La diferencia fundamental con los
procesos es que las fuentes o destinos no transforman informacin, al menos no dentro
de las fronteras del sistema que se est modelando
Almacenamiento de datos: es el lugar donde se guardan los datos o al que referencian
los procesos en el sistema. El almacenamiento de datos puede representar dispositivos
tanto computarizados como no computarizados.
Los DFD se concentran en el movimiento de los datos a travs del sistema, no en los
dispositivos o el equipo. Los analistas identifican y describen, desde el inicio hasta del
final proceso, para comprender un rea de aplicacin o los datos que fluyen por todo el
sistema y entonces explican por qu los datos entran o salen y cul es el procesamiento
que se realiza con ellos. Es muy importante determinar cundo entran los datos al rea
de aplicacin y cundo salen de sta.
A medida que los analistas renen hechos y detalles, comprenden mejor el proceso; esto
los conduce a formular preguntas relacionadas con aspectos especficos del mismo y los
lleva a una investigacin adicional. La investigacin se divide en detalles que tienen cada
vez un nivel menor hasta que se comprenden todos los componentes esenciales junto con
sus interrelaciones.
Lo que se quiere dar a entender con esto, es que una investigacin de sistemas produce
muchos conjuntos de DFD, algunos (los primeros) brindan panoramas de procesos
importantes, mientras que otros (los que se obtienen de los primeros) nos muestran con
bastante detalle elementos dato, almacenes de datos y pasos de procesamiento para
componentes especficos de un sistema grande.
A los primeros diagramas obtenidos se les conoce como diagramas de alto nivel,
mientras que a los resultantes de estos se les conoce como diagramas de bajo nivel.
En este sentido el primer diagrama que se obtiene se le conoce con el nombre de
diagrama de contexto, es un diagrama de nivel muy general (alto nivel); es tambin
conocido como diagrama de nivel 0. Contiene un solo proceso pero juega un papel muy
importante en el estudio del sistema en uso; ya que define fronteras. Todo lo que no se
encuentre dentro de las fronteras identificadas en el diagrama no forman parte del
estudio de sistemas.
Cada flujo de datos (cada flecha) emplea una etiqueta que describe que datos emplea.
Cuando los datos se mueven de un lugar a otro el flujo de datos apunta hacia el lugar
donde se dirige el flujo.
Ejemplo:
Un sistema est formado por varias actividades o procesos, cada uno de los cuales
contiene varios sub-procesos con marcadas interrelaciones entre ellos. Por ejemplo un
proceso de cuentas por pagar puede estar integrado por tres sub-procesos que podran
llamarse: autorizacin de la factura, revisin del adeudo en la cuenta y elaboracin del
cheque.
A su vez cada sub-proceso se divide en sub-procesos ms especficos.
Los nombres dados a los procesos especifican acciones y procedimientos de control que
realizan
Cada proceso se etiqueta adems con un nmero que identifica de donde proviene
(excepto el diagrama de contexto que solo se identifica con un nivel 0 ms el nombre
que se le proporcione)
En trminos generales todo componente de los DFD se etiquetan con un nombre que
sea representativo.
Primer nivel del DFD
En el primer nivel, es muy importante identificar los principales procesos, y flujos que
dan en forma conjunta sentido operacional al sistema que se est modelando.
Algunos analistas consideran ventajoso trabajar primero con todos los flujos de datos y
asignar, como ya se dijo nombres que sean significativos y descriptivos. Se identifican
todos los procesos, como ya se mencion pero no se les da nombre hasta que sean bien
entendidos todos los flujos de datos. Despus cuando se les ha asignado nombre a los
procesos, si el analista tiene dificultas para ligar los flujos de datos con los nombres
apropiados entonces esta situacin indica que es necesario dividir aun ms el proceso.
Expansin de los procesos a diagramas de mayor nivel
Una vez que se ha desarrollado el sistema como est descrito en el diagrama de primer
nivel, es indudable que el analista formule preguntas en relacin con la forma que se
lleven a cabo los procesos. (Ver documento de determinacin de requerimientos) En
general se debe estar seguro de:
Todos los flujos de datos que explican el proceso en el diagrama previo deben incluirse
en el diagrama del siguiente nivel inferior
Los flujos y almacenes de datos nuevo se aaden si son usados internamente por el
proceso para eslabonar otros procesos introducidos por primera vez en la expansin de
este nivel. Se deben mostrar los flujos y almacenes de datos originados en el proceso
dentro en este nivel.
Ninguna entrada debe contradecir las descripciones de los DFD de niveles ms altos (si
lo hacen uno o ambos son incorrectos y deben introducirse cambios)
En general la expansin de niveles depende de la naturaleza y complejidad del sistema
que se modele; no es posible especificar un nmero de niveles, en general se debe
continuar con el proceso de expansin todo lo que sea necesario para comprender los
detalles del sistema y la forma en que trabaja, teniendo cuidado de verificar todos los
aspectos con usuarios que conocen el sistema, en general, se debe expandir todo aquel
proceso que incluyen varias tareas para las que es necesario, el flujo de datos entre
diferentes personas o localidades. Por otra parte no requieren expansin aquellas tareas
que son realizadas por una persona o en un escritorio, donde no existe flujo de datos.
Reglas adicionales para el dibujo de DFD: ya se han identificado la mayor parte de los
lineamientos que se siguen para el dibujo de los DFD, he aqu algunas ms:
Cualquier flujo de datos que abandone un proceso debe estar basado en los datos que
entran al proceso
Todos los flujos de datos tienen un nombre que refleja los datos que fluyen entre
procesos, almacenes de datos, fuentes o destinos
Solo deben entrar al proceso, los datos necesarios para llevarlo a cabo
Un proceso no debe saber nada de ningn otro en el sistema, es decir debe ser
independiente, la nica dependencia que debe existir es aquella basada en sus propios
datos de entrada y salida
Los procesos siempre estn en continua ejecucin, no se inician ni tampoco se detienen.
Los analistas siempre deben suponer que un proceso est listo para ejecutar su trabajo
La salida de los procesos puede tomar una de las siguientes formas
Flujo de datos con informacin aadida por el proceso (i.e: una anotacin a una factura)
Una respuesta o cambio en la forma de los datos (i.e: un cambio en la forma de
expresar las utilidades -de a $-)
Un cambio de condicin (i.e: de autorizado a no autorizado)
Cambio de contenido (i.e: integracin o separacin de la informacin contenida en uno o
ms flujos entrantes de datos)
Cambios en la organizacin (i.e: separacin fsica o redondeo de datos)
La norma comn es definir cada nivel inferior en trminos de 3 a 7 procesos para cada
proceso de nivel superior, si son necesarios ms detalles se puede hacer en el siguiente
nivel.
Los almacenes y flujos de datos que son relevantes solo para el interior del proceso, son
ocultados hasta que el proceso se extiende con mayor detalle
Los datos que fluyen hacia los procesos experimentan cambios. Por consiguiente, el flujo
de datos de salida tiene un nombre diferente al de la entrada; si no se efecta algn
cambio en el flujo de datos, entonces cul es la finalidad del proceso?
En cuanto a los nombres de los procesos lo ms apropiado es escoger un verbo y un
sujeto que reciba la accin y no nombre generales que no digan nada. Si un nombre de
proceso es vago o complejo tal vez se deba subdividir el proceso an ms.
Por otra parte no se ha mencionado nada an sobre controles en los DFD, no hemos
mencionado nada al respecto sobre como manejar errores o excepciones, por ejemplo el
procesamiento de facturas incorrectas. Aunque esta informacin es necesaria para el
anlisis final, no es importante identificar todos los flujos de datos (los errores o
excepciones son tambin flujos de datos). Los diagramas secundarios (por debajo del
segundo o tercer nivel), deben mostrar el manejo de errores y excepciones del proceso.
Aun as ciertos detalles fsicos como el da de la semana que se debe hacer un pago u
otros controles de este tipo son innecesarios en los DFD, puesto que no tienen nada que
ver con los aspectos lgicos y de datos de la determinacin de requerimientos. Los
elementos importantes para comprender un proceso durante el anlisis lgico de flujo
de datos, no son el nmero de copias que se requieren de un documento sino las
descripciones de los datos necesarios para llevar a cabo el proceso.
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Anlisis de sistemas mediante
diccionarios de datos
DICCIONARIO DE DATOS
Un diccionario de datos es un catlogo, un depsito, de los elementos de un sistema.
Estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que estn
estructurados para satisfacer los requerimientos y las necesidades de la organizacin.
En l se encuentran la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos
en todo el sistema.
Los analistas usan los diccionarios de datos por cinco razones principales:
1. Manejar los detalles en sistemas grandes
2. Comunicar un significado comn para todos los elementos del sistema
3. Documentar las caractersticas del sistema
4. Facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las
caractersticas y determinar donde efectuar cambios en el sistema
5. Localizar errores y omisiones en el sistema
6. Contenido de un registro del diccionario:
Campos: es el nivel ms importante de datos; ninguna unidad ms pequea tiene
significado para los analistas. La descripcin de los datos debe ir acompaada por los
siguientes elementos:
Estructuras de datos: son un grupo de datos elementales que estn relacionados con
otros y que en conjunto describen un componente del sistema. Los flujos de datos, o los
almacenes de datos son ejemplo de estructuras de datos. Dicho de otra forma si las
estructuras estn en movimiento reciben el nombre de flujos y si son estticas son
almacenes de datos. Se construyen sobre cuatro relaciones de componentes; que bien
pueden ser datos o estructuras de datos tambin. Se pueden usar las siguientes
combinaciones ya sea en forma individual o en conjuncin con alguna otra:
Relacin secuencial
Relacin de seleccin
Relacin de iteracin
Relacin opcional
Notacin empleada en el Diccionario de datos: Se usa smbolos especiales con la
finalidad de limitar la cantidad de texto necesario empleado para describir las
relaciones entre los datos y al mismo tiempo mostrar con claridad las relaciones
estructurales.
La simbologa empleada se describe a continuacin:
Smbolo Significado Explicacin Uso
= Es equivalente a Alias Denota sinnimos
+ Y Concatenacin, componentes que
siempre estn incluidos en una
estructura
Denota una relacin
de secuencia
[] Uno u otro Define opciones entre los
componentes de una estructura
Denota una relacin
de seleccin
{} Iteraciones de Define la repeticin de un
componente de la estructura
Denota una relacin
de iteracin
() Opcional Define componentes de la
estructura que puede o no estar
presente una sola vez
Denota una relacin
opcional
Los registros del diccionario de datos deben contener informacin referente a las
categoras siguientes:
1. El nombre y el sinnimo del dato: La manera de denominar al dato en la
mayora de los programas, asi como el sinnimo
2. Las descripciones del dato: Descripcin textual del dato elemental, que debe
ser concisa
3. Los datos elementales que se relacionan con el trmino
4. El rango permitido del dato: Incluir los distintos rangos y lmites que se
aplican al elemento.
5. La longitud disponible en caracteres: Longitud permitida para el acceso de un
dato elemental. La longitud siempre se da en funcin del nmero de caracteres
impresos y no por la cantidad requerida de memoria
6. Una adecuada codificacin: Se debe incluir su cdigo si es que lo tiene, y el
significado de ste.
7. Cualquier otra informacin pertinente de edicin: Es de gran utilidad el
diccionario de datos si cada entrada se registra de manera consistente, incluyendo
el nombre del dato, el sinnimo, su descripcin, los elementos relacionados, el
rango, la longitud, la codificacin, los elementos relacionados, el rango, la longitud,
la codificacin y cualquier otra informacin necesaria para su edicin
Se tienen cuatro pasos esenciales para integrar un diccionario de datos, los cuales son:
1. Incluir los procesos identificados en los diagramas de flujo
2. Catalogar los flujos bsicos de datos y Almacenes de datos para la operacin
adecuada de los procesos
3. Describa la estructura de los datos que existan dentro del sistema
4. Desglosar la estructura de los datos elementales
El diccionario de datos no ser nunca un producto concluido, debe considerarse como
una actividad paralela al anlisis y diseo de los sistemas.
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Descripcin de las especificaciones de
procesos y decisiones estructuradas
Las especificaciones de procesos son creadas para los procesos primitivos en los
Diagramas de Flujos de Datos (DFD) as como para algunos procesos de ms alto nivel
que explotan hacia un diagrama hijo.
La produccin de especificaciones de procesos tiene tres objetivos fundamentales los
cuales son:
a) Minimizar la ambigedad del proceso ya que permite al analista a aprender
la manera en que trabajan los procesos.
b) Obtener una descripcin precisa de lo que se logra.
c) Validar los diseos del sistema para asegurarse que un proceso tenga todos
los flujos de datos para poder producir la salida.
Existen categoras de procesos que no necesitan especificaciones; estas categoras son
las siguientes:
a) Procesos que son de entrada o salida tpica
b) Procesos que representan validacin de datos simple
c) Procesos que usen cdigos preescrito.
DESCRIPCIN DE PROCESOS:
Se hace en base al resto de los componentes, en el momento en que se
pueden considerarse como primitivas funcionales.
Nombre del proceso, descripcin, entrada de datos, salida de datos,
resumen de la lgica.
El anlisis de decisiones se enfoca a la lgica de las decisiones que se ejecutan dentro
de las organizaciones, con el fin de alcanzar sus objetivos.
En la toma de decisiones de nivel base, es donde las decisiones se encuentran
plenamente estructuradas.
Las condiciones, las alternativas de las condiciones, las acciones u reglas de accin
deben conocerse con el fin de disear sistemas para decisiones estructuradas. El
analista precisa primero las condiciones. Esto es, aquellos fenmenos que pueden
afectar el resultado de algo. En el siguiente paso, el analista de sistemas identifica las
opciones a las condiciones especificas por quien toma las decisiones.
Cada una de las acciones se encierra en un cuadro y las condiciones se circulan. Una vez
hecho lo anterior, se destacan los trminos cuestionables, las ambigedades, los
calificativos poco claros, ejemplo: sin embargo, pero y otros trminos similares.
Con el fin de precisar los requisitos de informacin necesarios para el anlisis de
decisiones, el analista de sistemas debe identificar los objetivos de la organizacin,
mediante un enfoque descendente.
Las condiciones, las alternativas de las condiciones, las acciones y reglas de accin
deben conocerse con el fin de disear sistemas para decisiones estructuradas. El
analista precisa primero las condiciones. Esto es, aquellos fenmenos que pueden
afectar el resultado de algo. En el siguiente paso, el analista de sistemas identifica las
opciones a las condiciones especficas por quien toma las decisiones. Estas alternativas
pueden ser tan simples como "si", "no", o pueden ser ms descriptivas como "menos de
$50", "entre $50 y $100" y "mayores de $ 100".
Luego se identifican las acciones. Esto incluye cualquier instruccin que se requiera para
alcanzar el resultado de una o ms de las condiciones anteriores. Todas las
instrucciones para la manipulacin o el clculo de valores, la impresin de los informes, o
an el desglose de las transacciones en preguntas, seran acciones. Las acciones se unen
a las condiciones por medio de las reglas de accin, las cuales son los protocolos de
ejecucin de las acciones requeridas.
Como ejemplo de reglas de accin tenemos en esta pgina un documento de primas de
seguro que se proporciona a los agentes de Compaa de Seguros Fortres:
Los seguros de los dueos de inmuebles dependen, por supuesto del tipo de poltica y
de la ubicacin del inmueble, pero una vez que esto se determina existen otros
factores que incrementan o disminuyen la prima del seguro. Uno de los factores es la
construccin. Una casa de tabique ahorrar al dueo un 10% de la prima anual. Si se
cuenta con una alarma sonora, se reducir un 5% de la tasa y calculada. Tambin el
asegurado puede hacer elecciones que incrementaran la prima. Si el dueo desea
pagar por reposicin, en lugar de valor depreciado, aumenta la base un 10%. El dueo
puede elegir el manejo de un deducible de $100 dlares, en lugar de un deducible de
$250 dlares; esto incrementar la prima en un 15 %.
El planteamiento anterior puede en primera instancia parase claro, pero un examen
cuidadoso revelar ambigedades que requieren de una resolucin previa a la conclusin
del anlisis de la decisin.
El documento de primas se analiza para establecer las acciones y las condiciones. Una
vez hecho lo anterior, se destacan los trminos cuestionables, las ambigedades, los
calificativos poco claros, "sin embargo", "pero" y otros trminos similares. Para aclarar
todo ello, debera realizarse una entrevista para organizar el proceso de la decisin.
Observe que las alternativas se encuentran ms explcitas y las acciones son ms
especficas, se definen la "base", se describen y se ordenan las reglas de accin.
Lenguaje Estructurado
Esta tcnica se utiliza cuando las decisiones no son complejas. El lenguaje estructurado
se basa en: la lgica estructurada o en instrucciones que se organizan en procesos
agrupados cclicos y en planteamientos sencillos del idioma espaol tales como sumar,
multiplicar, mover y otros similares.
Para escribir en lenguaje estructurado es recomendable usar las siguientes
convenciones:
a) Toda la lgica debe estar expresada en trminos de estructuras secuenciales,
estructuras de decisin, de casos o iteraciones
b) Dejar sangra en los bloques de enunciados para as demostrar la jerarqua.
c) Cuando hayan palabras definidas en el diccionario de datos, dichas palabras
deben ser subrayadas para indicar que tienen un significado especializado.
d) Hay que tener cuidado al utilizar y o o para que no se confunda con mayor
que o menor que
El ejemplo anterior de la Compaa de Seguros Fortress hace uso del lenguaje
estructurado, esto lo podemos observar en la tabla 5.2.1. En ella se ordenan con una
secuencia las reglas de decisiones y a todo lo largo se hace uso de la clusula (S -
ENTONCES- DE LO CONTRARIO).
TABLA 5.2.1: EJEMPLO DE LA COMPAIA DE SEGUROS FORTRESS
Calcular la prima base
IF la construccin de tabique
THEN deducir 10 % del total
ENDIF
IF se elige la opcin de reemplazo
THEN agregar 10% de la base al subtotal
ENDIF
IF el propietario elige un deducible de $100
THEN aumentar 15% del subtotal al total ENDIF
IF la casa cuenta con alarma
THEN deducir 5% del subtotal ajustado al subtotal ajustado
ENDIF
Con el fin de escribir en lenguaje estructurado, es conveniente apegarse a las siguientes
convenciones:
1. Exprese toda la lgica, en trminos de estructuras secuenciales,
estructuras de decisin, estructuras case (decisin mltiple) o iteraciones
(como ejemplo, vase la figura 5.2.1).
2. Utilice y aproveche trminos tales como: IF, THEN, ELSE, DO, DO
WHILE, DO UNTIL, y PERFORM (S, ENTOCES, DE LO CONTRARIO,
EJECUTE, EJECUTE MIENTRAS, EJECUTE HASTA QUE y REALICE).
3. Para mostrar con claridad la jerarqua (anidando), utilice sangras en los
bloques de proposiciones.
4. Cuando la palabra o frase utilizadas hayan sido definida en un diccionario
de datos, destaque tales palabras o frases para indicar que tienen una
connotacin reservada y especializada.
5. Sea cuidadoso cuando utilice los operadores lgicos "y" (and) y "o" (or),
evitando la confusin al distinguir entre "mayor que" e "igual que" de
relaciones similares. Aclare los planteamientos lgicos en el momento y no
espere hasta la etapa de codificacin del programa.
Tablas de decisin
Las tablas de decisin son renglones y columnas separadas en cuatro cuadrantes, el primer
cuadrante, es decir el cuadrante superior izquierdo, contiene la condicin. El segundo
cuadrante (cuadrante superior derecho), contiene las alternativas de condicin. En la
parte inferior izquierda estn las acciones a ser tomadas y al lado inferior izquierdo las
reglas para ejecutar las acciones.
Las tablas de decisin al ser utilizadas para ver que acciones son las que deben ser
tomadas, la lgica se mueve en el sentido de las agujas del reloj comenzando por la esquina
superior izquierda.
Para construir una tabla de decisin el analista necesita eliminar cualquier situacin
imposible, inconsistente, redundancias, y necesita simplificar la tabla lo mas que se pueda.
El analista debe determinar que condiciones pueden afectar la decisin, las acciones
posibles que pueden ser tomadas, la cantidad de alternativas de condicin para cada
condicin, calcular la mxima cantidad de columnas en la tabla de decisin multiplicando la
cantidad de alternativas para cada condicin, llenar las alternativas de condicin,
completar la tabla colocando una X donde las reglas sugieran determinadas acciones,
combinar las reglas donde sea aparente que una alternativa no produce diferencia de
salida, revisar la tabla por cualquier situacin imposible y reacomodar las condiciones y las
acciones.
Las tablas de decisin pueden crecer muy rpido segn vaya aumentando la cantidad de
condiciones y alternativas. Una manera de reducir la complejidad de las tablas es usando
entradas extendidas, usar la regla SINO y crear varias tablas.
Arbols de decisiones
Los rboles de decisin se usan cuando ocurren ramificaciones complejas en un proceso
de decisin estructurado. Para dibujar un rbol de decisin se utiliza un cuadrado para
representar una accin y un crculo para representar una condicin, al mismo tiempo hay
que numerar cada crculo y cada cuadrado. Los cuadrados se pudiese decir que significan
ENTONCES y los crculos SI.
Para dibujar un rbol de decisin se deben seguir los siguientes pasos:
a) Identificar las condiciones
b) Identificar las alternativas de condicin
c) Identificar las acciones
d) Identificar las reglas de accin (en orden)
Cuando un proceso de decisin estructurada se integra con ramificaciones complejas,
entonces se hace uso de los rboles de decisiones. Los rboles de decisiones se dibujan
sobre un plano horizontal, con la raz del rbol al lado izquierdo del papel y las ramas
hacia la derecha. Esto permite al analista describir las condiciones de acciones sobre las
ramas.
Cuando se dibujan los rboles de decisiones es til distinguir entre las condiciones y las
acciones. Para este propsito, el uso de un nodo cuadrado indica una accin y un crculo
representa una condicin. El uso de esta notacin hace ms accesible el rbol de
decisiones s uno piensa que un crculo significa IF (SI), mientras que cuadrado significa
THEN (ENTONCES).
El rbol de decisiones tiene tres ventajas principales sobre la tabla de decisiones:
Primera, es que toma las ventajas de la estructura consecutiva de las ramas del
rbol de decisiones, de tal forma que se identifican de manera inmediata el orden
de verificacin de las condiciones y las acciones que se deben llevar a cabo.
Segundo, las condiciones y acciones del rbol de decisiones se encuentran en
ciertas ramas pero no en otras, a diferencia de las tablas de decisiones, donde
todas forman parte de la misma tabla.
Tercero, al compararse con las tablas los rboles de decisiones se entienden con
ms facilidad en una organizacin y son apropiados como un mtodo de
comunicacin.
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Preparacin de la propuesta de
sistemas
En la preparacin de las propuestas de sistemas el analista hace una destilacin de todo
lo que ha aprendido acerca del negocio y lo que necesita para mejorar su desempeo.
El analista primero que todo debe tener una idea con respecto al hardware y software
que posee la empresa para manejar adecuadamente las cargas de trabajo. El analista
hace un inventario del hardware computacional, aqu hace un lista de los productos que
posee que pueden ser expandidos o que tienen que reciclarse, tales como: Tipo de
equipo, numero de modelo, fabricante, el estado de operacin del equipo, edad estimada,
vida proyectada, ubicacin fsica, persona que va utilizar el equipo y la propiedad del
equipo (Propio, rentado, etc.), en fin tener una lista detallada de todos los accesorios
que posea la maquina
Luego de que el analista hace el estudio de todo el hardware disponible, hace un cuadro
comparativo donde mide la estimacin de las cargas, es decir, en una columna muestra la
mxima operacionalidad del hardware que posee la empresa y en la otra columna muestra
lo que necesita el sistema propuesto. Si existe algn hardware que no cumpla con los
requerimientos ah es donde decide que habr que actualizar el hardware que posee la
empresa. De no ser as quedara el hardware anterior a menos que la empresa decida
estar al da con la tecnologa y hace un cambio.
Todo hardware debe ser evaluado para medir su rendimiento y aqu entran a trabajar
los usuarios, los vendedores y los analistas, juntando todos sus conocimientos con
respecto a los equipos, este proceso es llamado prueba de desempeo, aqu miden tiempo
requerido para las transacciones promedio, la capacidad de volumen total del sistema, el
tiempo inactivo de la unidad central de proceso y el tamao de memoria proporcionado.
Aqu es donde se define una respuesta final si hay que adquirir nuevos equipos.
Ahora es cuando se hace la adquisicin del hardware. Aqu se toman tres puntos
importantes para adquirir el producto. Si se va a comprar, arrendamiento financiero o
renta simple. No siempre la compra de un equipo es la opcin correcta. Una de las
ventajas de comprar es que es mas barato que el arrendamiento o renta a la larga, pero
una desventaja es el riesgo de no poder continuar si la seleccin fue equivocada. Una
ventaja de arrendamiento es que no requiere financiamiento, una desventaja es que la
compaa no posee los equipos cuando finaliza el mismo. Para la renta la ventaja es que
por lo general estn incluidos mantenimiento y seguro, la desventaja es que el costo es
muy alto debido a que el vendedor asume el riesgo. Todo va depender del uso y
durabilidad del equipo que se vaya a adquirir.
sistemas
Otro punto importante aparte del hardware, es la evaluacin del Software. Esta
evaluacin se basa en 6 puntos importantes tales como:
Efectividad de desempeo; que sea capaz de realizar todas las tareas
requeridas.
Eficiencia de desempeo; tiempo de respuesta rpida, entrada y salida
eficiente.
Facilidad de uso; interfaz amigable, disponibilidad de mens de ayuda.
Flexibilidad; Opciones para la entrada y la salida y compatibilidad con otro
software.
Calidad de documentacin; Buena organizacin, tutorial adecuado.
Soporte del fabricante; Lnea directa, Actualizaciones
sistemas
Para finalizar antes de hacer la propuesta se debe hacer una identificacin y
estimacin de costos y beneficios, desde le punto de vista Costos/Beneficios y
viceversa. Existen muchas tcnicas para comparar de costos y beneficios una de ellas
es el anlisis de punto de equilibrio se hace una comparacin del costo del equipo actual
con el propuesto y se lleva a un punto de equilibrio. Esta la tcnica de recuperacin es
cuando se hace un estimado de las ganancias y se saca el tiempo en que pueden
recuperar los gastos del equipo. Una muy parecida a la de recuperacin es la de anlisis
de flujo de efectivo, que tambin se hace el estudio de los ingresos del equipo, de no
ser as se hace un bsqueda de cerca buscando beneficios tangibles. Y el anlisis de
valor presente este consiste en comparar los costos actuales con los costos futuros y
los beneficios actuales con los beneficios futuros.
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sistemas
Aspectos esenciales del diseo
Diseo de una salida
eficaz
Diseo de una entrada
eficaz
Diseo de base de
datos
Diseo de Interfases
de usuario
Diseo de
procedimientos
precisos de entrada de
datos
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Diseo de una salida eficaz
Los usuarios confan en las salidas para la realizacin de sus tareas; y con frecuencia,
juzgan el mrito del sistema exclusivamente por sus salidas. Por lo anterior el analista
de sistemas trabaja estrechamente con el usuario, mediante un proceso interactivo,
hasta que el resultado llega a ser satisfactorio.
Los objetivos de una salida son seis:
Disear una salida para satisfacer el objetivo planteado.
Disear una salida que se adapte al usuario
Proveer la cantidad adecuada de informacin
Asegurar que la salida est disponible donde se necesita.
Proporcionar oportunamente la salida.
Elegir el mtodo correcto de salida.
Durante la fase del anlisis de determinacin de los requerimientos de informacin, el
analista de sistemas identifica los propsitos a satisfacer y con base en tales
propsitos se disea la salida.
El sistema debe satisfacer las necesidades de las tareas de cada una de las personas, la
salida debe presentarse al usuario adecuado para ser til y provechosa, asimismo debe
considerarse la puntualidad de su distribucin.
La salida debe ser concebida de una manera general, y que sea til para la gente. Es
posible concebir a la salida como cualquier cosa que sale de la organizacin, a la cual se
le llamara salida externa, o que permanece dentro de la organizacin, la cual sera una
salida interna.
Dentro de las salidas internas se tienen varios informes de la toma de decisiones. Estos
se distribuyen a todo lo largo de la organizacin, desde un breve resumen, hasta un
informe altamente detallado. Un ejemplo de un resumen es el reporte que consolida las
ventas totales del mes. Un reporte detallado pudiera ser el de las ventas semanales por
vendedor.
Una buena parte de la informacin en que se basa la toma de decisiones, est
determinada por la percepcin particular que el analista tuvo sobre la organizacin.
De tres maneras se puede crear un sesgo no intencionado en la presentacin de las
salidas:
La manera de ordenar la informacin: Los usuarios prestan mayor atencin
a la informacin que primero se les presenta.
La manera de establecer los lmites de aceptacin: Manejo de los limites
para la generacin de los reportes de informacin por excepcin.
La eleccin de grficas: presentacin de los datos presentados en una
grafica, adems de la estructura de la grafica presentada.
Para evitar el sesgo en el diseo de la salida, el analista de sistemas debe considerar lo
siguiente:
1. Reconocer la fuente del sesgo
2. Diseo interactivo de la salida que considere a los usuarios
3. Trabajar con los usuarios, de tal forma que conozcan del sesgo de la salida.
4. Creacin de una salida flexible que permita al usuario modificar los lmites
y los rangos.
5. Proponer a los usuarios diferentes salidas para conducir pruebas
realistas sobre la salida del sistema.
El analista de sistemas debe solicitar la retroalimentacin activa del usuario, respecto a
la salida, para ellos ser ms clara la interpretacin de una salida en que ellos mismos
colaboraron en su diseo.
Al disear el reporte impreso, el analista de sistemas incorpora elementos tanto
funcionales como estilsticos o estticos, de tal forma que el informe proporcione al
usuario la informacin que requiere en un formato legible.
A continuacin se presenta una gua, paso a paso, para la preparacin de la hoja de
distribucin de la salida:
1. Determine las necesidades del reporte.
2. Identifique a los usuarios.
3. Determine la informacin que se va a incluir.
4. Cuente el nmero de espacios necesarios y decida la dimensin global del
reporte.
5. Titule el reporte.
6. Numero las pginas del reporte.
7. Incluya la fecha de preparacin del reporte.
8. Rotule cada columna de datos de manera adecuada.
9. Defina la lnea de detalles para los datos variables, indicando si cada espacio se
utilizar para un carcter alfabtico, especial o numrico.
10. Indique la posicin de las sumarizaciones (cortes de control).
11. Revise el boceto (prototipo) de los reportes con los usuarios y programas para
evaluar su factibilidad, utilidad, legibilidad, comprensin y apariencia esttica.
Existen cuatro lineamientos que facilitan el diseo de las pantallas:
Mantenga una pantalla sencilla.
Mantenga una presentacin consistente en la pantalla.
Facilite el movimiento del usuario entre pantallas.
Cree una pantalla atractiva.
Cuando la pantalla se encuentra en la fase del diseo preliminar, antes de que hayan sido
asignados los espacios en la forma, es muy conveniente mostrar a los usuarios un boceto
de la pantalla y recibir su retroalimentacin acerca de las modificaciones o mejoras que
desearan. Este es un proceso interactivo que contina hasta que el usuario se encuentra
satisfecho por lo que le proporciona la salida y la claridad del formato., hasta su
aprobacin.
Las grficas facilitan la toma de decisiones al mostrar de manera rpida las tendencias
o los conceptos con un anlisis posterior. Las grficas deben ser precisas, fciles de
comprender y utilizar para ser efectivas en la comunicacin de la informacin. El
analista de sistemas debe determinar el propsito de la grfica, el tipo de datos que
requiere, su audiencia y los efectos que ejercen los diferentes tipos de grficas sobre
la audiencia.
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Un buen diseo de los formatos y las pantallas de entrada debe satisfacer los objetivos
de eficacia, precisin, facilidad de uso, consistencia, sencillez y atraccin.
La eficacia significa que las formas y las pantallas de entrada satisfagan propsitos
especficos del sistema de informacin de la administracin, mientras que la precisin se
refiere a un diseo tal que asegure una realizacin satisfactoria.
El analista de sistemas debe tener la habilidad para disear de manera integral una
forma que resulte til, las formas son documentos duplicados o preimpresos que
requieren ser llenados por las personas, en respuesta a un procedimiento estandarizado.
Las formas hacen surgir y capturan la informacin que los miembros de la organizacin
requieren; y con frecuencia alimentan a la computadora, las formas sirven como
documentos fuente para el personal que los alimenta.
Se deben observar cuatro lineamientos para el diseo de formas con el fin de alcanzar
una utilidad:
Disee formas fciles de llenar.
Asegrese que las formas cumplan con el propsito para el cual fueron
diseadas.
Disee formas que aseguren un llenado preciso.
Mantenga las formas atractivas.
Diseo de una entrada eficaz
Las formas deben seguir un flujo de izquierda a derecha, y de arriba hacia abajo, porque
se basa en la manera en que las personas de la cultura occidental acostumbra leer una
pgina.
Una segunda tcnica que facilita el llenado correcto de las formas consiste en la
agrupacin lgica de la informacin. Las siete secciones principales que le confieren
solidez a una forma son:
Encabezado
Identificacin y acceso
Instrucciones
Cuerpo de la forma
Firma y verificacin
Totales
Comentarios
El uso de un rotulado claro es una tcnica que facilita llenar la forma. Los rtulos le
indican a las personas qu anotar en un espacio en blanco, en un rengln o en un
recuadro. Los rtulos de lnea pueden encontrarse a la izquierda de reas en blanco y en
el mismo rengln, o bien pueden imprimirse debajo de la lnea donde se registrar el
dato. La ventaja de ubicar rtulos debajo de las lneas es que se dispone de ms espacio
en tal lnea para el dato.
Otra forma de rotular es proporcionar un recuadro para los datos, en lugar de la lnea.
Los rtulos pueden ubicarse dentro, fuera o debajo del recuadro. Los recuadros auxilian
a la gente a introducir los datos en el sitio correcto y tambin facilitan la lectura del
receptor de la forma.
Los cuadros de seleccin son ms convenientes cuando el nmero de alternativas de
respuesta se encuentra necesariamente restringido.
Las tablas son muy convenientes dentro del cuerpo de una forma cuando se requieren
detalles.
Puede utilizarse una combinacin de rtulos y cuadros. Por ejemplo, las tablas pueden
utilizarse para categoras especficas, tales como cantidades y los rtulos de lnea
indican el sitio del registro de subtotales, puntos de venta y el total.
Las formas se crean para satisfacer uno o ms de los objetivos de registro, proceso,
almacenamiento o consulta de la informacin empresarial. En ocasiones, cuando se
comparte cierta informacin bsica es deseable proporcionar informacin diferente a
distintos departamentos o usuarios.
El diseo es importante para que la gente se percate de la manera correcta de llenado,
sin importar que sea la primera o la cuadragsima vez que la utiliza.
Las formas estticas motivan a la gente y hacen que se les d importancia. Esto
significar que cuando la gente llene las formas, se sentir ms satisfecha y adems
llenar la forma en toda su extensin.
El uso de diferentes tipos de letra dentro de la misma forma, puede mejorar su imagen.
Puede motivarse el inters en la forma de separar categoras y subcategoras con lneas
de diferente grosor. Los tipos de letra y las lneas de diferentes grosores son los
elementos tiles de diseo para atraer la atencin y hacer que la gente se sienta segura
de que llena una forma correctamente.
Mucho de lo que ya hemos dicho acerca del buen diseo de formas puede transferirse al
diseo de pantallas. A continuacin se presentan cuatro lineamientos para el diseo de
pantallas, que si bien son importantes, no son exhaustivos.
1. Mantenga la pantalla sencilla.
2. Mantenga una presentacin consistente.
3. Facilite los movimientos del usuario entre pantallas.
4. Cree pantallas atractivas.
El primer lineamiento para un buen diseo de pantallas es mantener la sencillez de la
pantalla. La pantalla debe mostrar slo lo que es necesario para la accin particular que
se lleva a cabo.
La parte superior de la pantalla contiene la seccin del encabezado, parte de la cual se
encuentra programada para indicar al usuario en dnde se encuentra dentro de la
aplicacin o paquete. La segunda seccin presenta el cuerpo de la pantalla, que contiene
los datos vertidos en la forma de captura. La tercera seccin de la pantalla se denomina
seccin de Comentarios e Instrucciones. Esta seccin puede contener un men conciso
de rdenes que recuerda al usuario las funciones bsicas del sistema, tales como el
cambio de pantalla, o funciones tales como la grabacin de archivos o la conclusin de la
sesin de captura.
Otra manera de mantener la sencillez de la pantalla es emplear unas cuentas
instrucciones bsicas que al ser llamadas sobrepongan ventanas, que cubran parcial o
totalmente la pantalla activa con nueva informacin. De esta manera, el usuario comienza
la interaccin con el sistema, con una pantalla sencilla y de buen diseo, y controlando la
complejidad del sistema a travs del uso de ventanas mltiples.
Las ventanas prcticamente cuentan con aplicaciones sin lmite. Por ejemplo, permiten
que el usuario detenga la captura de datos y verifique otro archivo; obtenga detalles
acerca de cmo debera proceder para capturar los datos; calcule un valor en la pantalla
y luego regrese a la captura de datos para teclear la suma; active una alarma que le
recuerde una cita, junto con otras numerosas posibilidades.
El segundo lineamiento para un buen diseo de pantalla es el mantenimiento de una
imagen consistente. Si el trabajo de los usuarios se basa en formas en papel, las
pantallas deben apegarse a lo que se muestra en el papel. La consistencia de la pantalla
tambin se mantiene, si la informacin se localiza en la misma rea cada vez que se
accesa una nueva pantalla.
El tercer lineamiento para un buen diseo de pantalla es la factibilidad de desplazarse
con facilidad entre una pantalla y otra. Un mtodo comnmente utilizado, es hacer
sentir al usuario que se mueve fsicamente hacia una nueva pantalla.
Se crea uno de los mtodos de movimiento al asignarle a las flechas del teclado o a Pg
Up para la pgina superior y Pg Dn para la pgina inferior, el desplazamiento a una
nueva pantalla posterior o anterior de la pantalla ya completa.
Otra de las tcnicas bsicas de movimiento entre pantallas, permite que los usuarios se
desplacen con rapidez a otras pantallas, mediante la colocacin del cursor junto a un
comando especfico, tipo hipertexto.
El uso de dilogos entre el usuario y la computadora facilita cierta clase de movimientos
entre las pantallas. La mecnica del dilogo es muy til en aplicaciones como la tele
mercadotecnia. Las pantallas aparecen de acuerdo a la informacin introducida o
respuestas dadas por el usuario.
El cuarto lineamiento para el buen diseo de pantallas es el desarrollo de una pantalla
atractiva para el usuario. Las pantallas deben atraer al usuario y mantener su atencin.
Esto se logra con el uso de espacios abiertos que rodeen los campos de captura de
datos, de tal forma que la pantalla no se vea sobrecargada. Siempre ser mejor utilizar
pantallas mltiples, que amontonar todo en una sola. Al plantear sus pantallas utilice un
flujo lgico.
Si la pantalla requiere ser compleja, tome muy en cuenta la presentacin, separe la
informacin por categoras, por medio de lneas formadas por puntos, diagonales, comas,
signos de admiracin o cuadros.
Las imgenes (iconos) son representaciones pictricas en la pantalla, las cuales
simbolizan ciertas acciones de cmputo que los usuarios pueden seleccionar mediante un
ratn o el teclado. Las imgenes hacen funciones similares a las palabras y pueden
remplazarlas en mens numerosos, ya que su significado se comprende con mayor
rapidez que el de las palabras. Utilice imgenes tpicas que los usuarios puedan
interpretar fcilmente. Un usuario puede sealar un archivero, sacar una imagen de un
flder, copiar una hoja de papel y tirar la imagen al cesto de la basura.
El uso del color es una manera atractiva y comprobada para facilitar el acceso a la
computadora. El uso apropiado del color en los monitores permite lograr contraste de
caracteres y del fondo; resalta datos y campos de importancia; apunta errores y
permite codificaciones especiales para las entradas.
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Diseo de una Base de Datos
Primero, los datos deben estar disponibles para cuando el usuario desee usarlos.
Segundo, los datos deben ser precisos y consistentes (deben poseer una integridad). La
informacin obtenida de los datos debe contar con un formato til que facilite la
administracin, la planeacin, el control o la toma de decisiones.
Una base de datos es una fuente central de datos significativos, los cuales son
compartidos por numerosos usuarios para diversas aplicaciones.
Los objetivos de eficacia de la base de datos son:
1. Asegurar que los datos puedan ser compartidos por los usuarios, para una
variedad de aplicaciones.
2. Que el mantenimiento de los datos sea preciso y consistente.
3. Asegurar que todos los datos requeridos para las aplicaciones presentes y
futuras se encuentren siempre disponibles
4. Permitir que la base de datos evoluciones y se adapte a las necesidades
crecientes de los usuarios.
5. Permitir que los usuarios desarrollen su propia visin de los datos, sin
preocuparse por la manera en que los datos se encuentren almacenados
fsicamente.
Los principales conceptos de una base de datos son:
Entidad: Es cualquier objeto o evento, acerca del cual, se recolectan datos,
tambin puede ser un evento o unidad de tiempo
Relaciones: Son las asociaciones entre las entidades, los tipos de relaciones; uno a
uno, uno a muchos, muchos a uno.
Atributos: Es una caracterstica de una entidad. Puede haber muchos atributos
para cada entidad.
Registros: Es una coleccin de datos elementales que tienen algo en comn con la
entidad descrita.
Llaves: Es un dato elemental en un registro que se utiliza como criterio de
identificacin para ste.
Metadatos: describen el nombre que se les da y la longitud asignada a cada dato
elemental.
Archivos maestros: Los archivos maestros contienen registros para un grupo de
entidades. Los atributos pueden actualizarse frecuentemente, pero los registros
en s, se mantienen permanentes.
Archivos de tablas: Contiene datos que se utilizan para calcular otros datos o ms
parmetros de desempeo, ejemplo: tabla de tarifas.
Archivos de transaccin: Introduce cambios para la actualizacin del archivo
maestro.
Archivos de trabajo: Es aquel que reordena de forma particular a los registros
con el fin de accesarlos de manera ms rpida.
Archivos para impresin: se le conoce como spooling
Organizacin secuencial: Cuando los registros se encuentran ordenados
fsicamente en un archivo.
Listas de enlace: Los registros pueden ordenarse de manera lgica, en lugar de
fsica, utilizando listas de enlace.
Organizacin de archivos dispersos o atomizados: Acceso a un registro al
dirigirnos a su direccin, es factible reservar una direccin fsica para cada
registro posible, se utiliza un mtodo denominado disperso o atomizado (funcin
Hash).
Organizacin indexada: Es diferente a un apuntador, en el sentido de que se
almacena en un archivo independiente del archivo de datos.
Una base de datos a diferencia de un archivo, la comparten muchos usuarios. Y
naturalmente cada usuario ver los datos de manera diferente. Nos referimos a la
forma en que un usuario concibe y describe los datos desde una presentacin de usuario.
Sin embargo, el problema es que usuarios diferentes tienen enfoques diferentes. Estas
presentaciones se examinan en el modelo lgico global de la base de datos, que
eventualmente deber desarrollarse. Finalmente, el modelo lgico de la base de datos
debe transformarse en el correspondiente diseo fsico de la base de datos. El diseo
fsico considera la forma del almacenamiento de los datos y de sus interrelaciones, as
como la mecnica del acceso.
Una estructura relacional consiste en una o ms tablas bidimensionales, las cuales se
refieren como relaciones. Los renglones de las tablas representan los registros y las
columnas contienen los atributos. Una de las ventajas principales en la estructura
relacional, es que las consultas especficas se manejan de una manera muy eficiente.
Cuando las estructuras de relacin se discuten en la literatura de base de datos, con
frecuencia se utiliza un vocabulario diferente. Un archivo se denomina una relacin, un
registro generalmente se refiere como una tipleta, o eneada y al conjunto de valores de
atributos se le denomina dominio.
La normalizacin es un proceso para eliminar grupos repetidos presentes en registros de
longitud variable. Es el proceso de transformacin de las complejas presentaciones de
usuarios y de los almacenamientos de datos en conjuntos estables de estructuras de
datos de menor tamao.
La primera etapa del proceso incluye la eliminacin de grupos repetidos y la
identificacin de la llave que define al criterio primario, por lo que la relacin necesita
desglosarse en dos o ms relaciones.
El segundo paso asegura que todos los atributos no-llave, o sin llave, sean
completamente dependientes de la llave del criterio primario. Todas las dependencias
normales se eliminan y se colocarn en otra relacin.
El tercer paso elimina cualquier dependencia transitoria. Una dependencia transitoria es
aquella en la cual sus atributos no-llave son dependientes de otros atributos no-llave.
Al disear la base de datos, el analista debe considerar el uso que se le dar finalmente
a los datos. Aquellas preguntas que se plantean con referencia a nuestra base de datos
se denominan consultas (queries).
Tipos de consulta:
1. Se proporciona la entidad y uno de sus atributos. El propsito de la consulta es
encontrar el valor correspondiente.
2. El fin es encontrar la entidad o entidades, cuando se proporcionen un atributo y un
valor.
3. El propsito es determinar qu atributos se apegan a la descripcin proporcionada,
al contar con la entidad y el valor
4. Semejante a la primera. La diferencia estriba en que se desean los valores de todos
los atributos
5. Consulta global, pero tiene una forma similar a la consulta 2
6. Es similar a la consulta 3. La diferencia estriba en que esta consulta solicita una
lista de los atributos para todas las entidades, en lugar de una entidad en
particular.
La recuperacin y la presentacin de los datos se realizan a travs de ocho pasos:
1. Eleccin de una relacin a partir de la base de datos.
2. Unin de dos relaciones.
3. Proyeccin de columnas a partir de la relacin.
4. Seleccin de renglones de relacin.
5. Generacin de nuevos atributos.
6. Indexacin u ordenacin de renglones.
7. Clculo de totales y otros parmetros.
8. Presentacin de los datos.
El primer y el ltimo pasos son obligatorios, pero los otros seis son opcionales,
dependiendo de la manera de utilizar los datos.
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Diseo de Interfases de Usuario
Se debe tener como objetivo. El diseo de una interfaz que ayude a los usuarios y a sus
empresas a obtener o introducir informacin al sistema y que satisfagan los siguientes
objetivos:
Eficacia, al lograr mediante el diseo de interfaces, que el usuario tenga acceso al
sistema, de tal forma que sea congruente con sus necesidades particulares.
Eficiencia demostrada a travs de interfaces que mejoren la velocidad de captura
de los datos y reduzcan los errores.
Consideracin del usuario, al demostrar un diseo adecuado de la interfaz y que
favorezca la retroalimentacin del sistema para los usuarios en forma apropiada.
Productividad, considerada a travs del apego a los principios del diseo
ergonmico de las interfaces de los usuarios y de sus reas de trabajo.
La interfaz cuenta con dos componentes principales: el lenguaje de presentacin, que
es parte de la relacin computadora-hombre y el lenguaje de accin que caracteriza la
parte hombre-computadora. En un conjunto, ambos conceptos cubren la frmula y el
contenido del trmino interfaz del usuario.
El idioma natural es ambiguo, ya que est repleto de mltiples excepciones para cada
una de las reglas, esta ambigedad confiere ventajas a no contestar una respuesta
comprometedora, sin embargo, numerosos programadores e investigadores estn
trabajando de manera activa en el desarrollo de interfaces en lenguaje natural.
En una interfaz de preguntas y respuestas, la computadora plantea sobre la pantalla
una pregunta al usuario., nmeros desarrollos administrativos utilizan esta interfaz, ya
que el sistema de cmputo controla la secuencia de preguntas y el usuario responde a lo
que se le solicita.
Los programadores intentan plantear preguntas de una manera concisa y comprensible
en una interfaz pregunta/respuesta, pero tambin deben anticiparse a los tipos de
respuesta del usuario y que el sistema deber aceptar.
Conviene incluir ayuda adicional u orientacin para recordarle al usuario qu respuestas
seran adecuadas y sobre esta base, muchos programadores as lo hacen.
Una interfaz de men permite al usuario elegir las posibles opciones de una lista en
pantalla. Los mens, considerados como interfaces, no son dependientes del hardware y
es importante que conserve su consistencia, as el usuario debe presionar la tecla
RETURN o el ENTER, o bien, la computadora se dirigir a la rutina deseada cuando se
presione una sola tecla, si el men ofrece nmeros del 0 al 9, es posible pulsar una sola
vez el teclado, sin presionar el RETURN.
Los mens pueden encontrarse anidados, uno dentro del otro, de tal forma que el
usuario los solicite conforme los requiere. Los mens anidados evitan que el usuario siga
viendo aquellas opciones del men que ya no son de su inters, y de tal forma, se reduce
la informacin irrelevante para el usuario. Adems, los mens anidados permiten un
movimiento rpido del usuario a lo largo del programa.
El mtodo basado en formas y de llenado de formas, son formas que en pantalla
despliegan campos que contiene datos o parmetros que requieren ser comunicados al
usuario. Las formas en pantalla muestran la informacin que deber introducirse, as
como su ubicacin. Los campos en blanco que requieran de la entrada de informacin
deben resaltarse mediante caracteres en video inverso o que destellan. El usuario
deber desplazar el cursor de campo en campo, mediante un sencillo juego de las teclas
de flechas. Este juego debe permitir el movimiento hacia un campo adelante o un campo
hacia atrs.
Las formas por pantalla para la entrada de datos pueden simplificarse al proporcionar
valores por omisin (default) en cada uno de los campos y permitir que el usuario
modifique tales valores si lo considera necesario.
La ventaja principal de una forma de entrada/salida es que la versin de la forma, una
vez llenada, sirve como un excelente elemento de documentacin. Muestra tanto el
nombre de los campos, as como el contenido de la captura.
La interfaz del lenguaje de comandos permite que el usuario tome el control de la
aplicacin mediante una serie de teclas, comandos, frases o cierta secuencia de los
mismos. Es un interfaz muy popular ya que es ms depurada.
Los lenguajes por comandos manipulan a la computadora como un instrumento que
permite que el usuario controle el dilogo. Por lo tanto, el lenguaje por comandos
confiere mayor flexibilidad y control al usuario. Cuando el usuario le presenta a la
computadora un comando, mediante el lenguaje por comandos, el sistema lo ejecuta de
manera inmediata. Despus el usuario proceder a solicitar otro comando.
La interfaz de manejo directo, permite al usuario el manejo directo de la
representacin grfica en la pantalla, el cual puede realizarse mediante el acceso por el
teclado, ratn o palanca (joystick), requiere de una mayor sofisticacin del sistema. Una
retroalimentacin continua sobre los objetos manejados, implica que se pueden hacer
cambios o correcciones de las operaciones con rapidez, sin incurrir en mensajes de
error.
La creacin de interfaces de manipulacin directa es todo un reto, ya que debe crearse
un modelo apropiado de la realidad o un modelo conceptualmente aceptable de la
representacin. Esto requiere de la colaboracin estrecha de los analistas de sistemas y
los programadores para conjuntar sus habilidades.
El ratn (Mouse) puede ser extremadamente eficaz para aplicaciones particulares.
Aunque no sustituye la entrada de textos por el teclado, el ratn es un dispositivo de
entrada bastante adecuado para implantar interfaces de manipulacin directa que
requieren de una representacin grfica.
Existen otras interfaces del usuario como los dispositivos de sealamiento a travs de
los lpices pticos, las pantallas sensibles al tacto y los sistemas de reconocimiento y
sntesis del lenguaje. Cada una de estas interfaces cuenta con atributos especiales que
las hacen nicas para aplicaciones particulares.
Todos los sistemas requieren de la retroalimentacin con el fin de supervisar y
modificar la conducta. La retroalimentacin compara la conducta presente con las metas
preestablecidas y devuelve informacin que describe el distanciamiento existente entre
el desempeo real y el que se intenta obtener.
La retroalimentacin incrementa la confianza humana. Cuando los usuarios interactan
con las mquinas tambin necesitan de la retroalimentacin para saber la manera en que
progresa su trabajo.
Los analistas de sistemas como diseadores de interfaces para los usuarios, necesitan
percatarse de la necesidad humana de retroalimentacin e incorporarla dentro del
sistema.
La primera situacin en la cual los usuarios requieren de la retroalimentacin es cuando
necesitan saber que la computadora acept la entrada, por ejemplo tenemos a un usuario
que ejecuta un comando y la computadora lo retroalimenta con READY, conforme
avanza al siguiente punto.
La retroalimentacin es necesaria para advertir al usuario que la entrada carece de la
forma correcta. Cuando los datos son incorrectos, una forma de informarle al usuario es
presentar una ventana que describa con brevedad el problema de la entrada y la manera
en que el usuario puede corregirlo.
Las alarmas, las quejas o beeps pueden inducir cierta frustracin o malhumor en el
usuario. Adems, la retroalimentacin sonora, por s sola no es descriptiva, de tal forma
que no ofrece ningn auxilio al usuario sobre qu acciones tomar. Utilice de manera
ocasional la retroalimentacin sonora, quizs para denotar situaciones urgentes.
Uno de los tipos ms importantes de retroalimentacin consiste en informar al usuario
que habr un retraso asociado al procesamiento de su solicitud, por lo cual es
conveniente que aparezca un ESPERE. El momento de la retroalimentacin puede llegar
a ser decisivo. Una respuesta demasiado lenta del sistema puede ocasionar que el
usuario solicite comandos que impidan o bloqueen el proceso y una respuesta demasiado
rpida puede hacer sentir al usuario que el sistema lo presiona. Los usuarios necesitan
saber cundo fue llevada a cabo por completo su peticin para poder hace nuevas
peticiones.
La retroalimentacin tambin es necesaria para indicar al usuario que la computadora es
incapaz de llevar a cabo por completo una peticin, ejemplo: INCAPAZ DE PROCESAR
LA PETICION. VERIFIQUE NUEVAMENTE SU PETICION.
La retroalimentacin es esencial para todo ser humano aun al interactuar con las
mquinas. Planifique la manera de proporcionar la retroalimentacin a los usuarios, de tal
forma que ellos se percaten de que su entrada fue aceptada; su entrada se encuentra en
la forma correcta; si el proceso se est llevando a cabo, si las peticiones pueden o no
ser procesadas, y si se requiere de mayor informacin detallada, as como la manera de
obtenerla.
Los factores importantes para la productividad y confort, tales como el color, la
iluminacin del rea de cmputo, el teclado, los monitores, el mobiliario y los asientos
para el uso de la computadora, son factores decisivos para lograr que la gente utilice de
manera eficiente el sistema que se haya diseado.
No debe dejar de considerarse la poderosa influencia que el lugar de trabajo ejerce
sobre la relacin del usuario con el sistema. En ocasiones, no est bajo el control del
analista de sistemas lo que existe en el rea de trabajo. Sin embargo, si la oportunidad
se le presenta, debe ser capaz de recomendar un diseo ergonmico del lugar de
trabajo. Dentro de las variables importantes a considerar respecto al espacio de
trabajo, tenemos: el color y la iluminacin de la sala; las pantallas y los teclados de los
usuarios; las mesas de cmputo y el asiento del usuario.
Las salas de cmputo deben pintarse con tonalidades neutras, con texturas lisas que no
irriten los sentidos de sus asistentes, ni los deslumbren con reflejos. No permita la
colocacin de monitores en donde la luz de la ventana incida de manera directa sobre la
pantalla, ya que esto ocasiona graves problemas de reflejos. Los teclados deber ser tan
flexibles y ajustables como sea posible.
No es una buena idea colocar el teclado para la captura de datos sobre un escritorio
comn y corriente. La altura estndar de 74 cm. es demasiado alta para un uso continuo
del teclado, lo cual ocasiona dolores de espalda, de cuello y de brazos. Si los usuarios
disponen de una mesa de cmputo y de un escritorio, el escritorio debe estar a 74 cm.
de alto y la mesa de cmputo a 66 cm. Ambas pueden unirse en una configuracin en L
para fcil acceso.
Contar con una silla adecuada adems de ser cmoda, incrementa la productividad del
usuario. Las sillas de los usuarios deben carecer de descansabrazos, con un firme
soporte, tanto en la parte superior como en la parte inferior, y adems con un asiento
de firme acojinado que proporciones un soporte adecuado.
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Diseo de procedimientos precisos
de entrada de datos
La calidad de captura de datos determina la calidad de la informacin de salida. El analista
de sistemas puede apoyar la entrada precisa de los datos mediante el logro de tres
objetivos generales que son:
Codificacin eficaz
La captura y entrada de datos eficiente
El aseguramiento de la calidad a travs de la validacin
Al proceso de reexpresar datos ambiguos o complicados en dgitos o letras que se
capturan con facilidad se le denomina codificacin.
La codificacin ayuda al analista de sistemas a alcanzar el objetivo de eficiencia, ya que
los datos que se encuentran codificados, requieren de menor tiempo para capturarse y
reducen el nmero de elementos procesados. Adems, los datos codificados pueden
reducir espacio valioso de almacenamiento y de memoria.
Los cdigos deben contar con un propsito como:
1. Mantener el seguimiento de algo
2. Clasificacin de la informacin
3. Ocultar informacin
4. Revelar informacin
5. Solicitar acciones apropiadas
El cdigo secuencial simple es un cdigo que se asigna a algo que necesita numerarse,
Ejemplo: las ordenes de trabajo de un fabricante de mobiliario reciben un nmero de
orden. Este es un nmero de fcil referencia, el cual permite dar seguimiento a las
rdenes en proceso. Es ms eficiente capturar la orden 5676, que la silla mecedora
blanca con negro, con su empaque para Arthur Hook, Jr..
El cdigo secuencial debe utilizarse cuando se necesite conocer el orden de
procesamiento por medio del cual entran al sistema los artculos, o el orden en el cual se
llevan a cabo los eventos.
El cdigo de origen alfabtico es un enfoque de uso comn para identificar un nmero de
cuenta. Ejemplo: el cdigo 68506KND7533TVG, los primeros cinco dgitos se originan de
los primeros cinco dgitos del cdigo postal del suscriptor, los siguientes tres son las
primeras tres consonantes del nombre del suscriptor, los siguientes cuatro nmeros
conforman el domicilio y los ltimos tres identifican a la revista.
Los cdigos permiten distinguir entre las clases de los artculos. Las clasificaciones son
necesarias para mltiples propsitos. Por ejemplo, reflejar qu cobertura de un plan de
seguro mdico tiene un empleado, o demostrar qu estudiante ha concluido sus requisitos
ordinarios del trabajo del curso. Ejemplo: aquel que se utilizara para agrupar los artculos
deducibles de impuestos, los cdigos para artculos tales como el inters, los gatos
mdicos, las contribuciones, etc. El sistema de codificacin es sencillo: tome la letra
inicial de cada una de las categoras. Para las Contribuciones ser C; para Pagos de Inters
es I; para Suministros S.
de entrada de datos
Los cdigos de bloques secuenciales son una extensin de los cdigos secuenciales. La
ventaja de los cdigos de bloques secuenciales es que los datos se agrupan con base en
caractersticas comunes, mientras que tienen la ventaja adicional de la sencillez.
Ejemplo, lo nmeros 100 al 199 esta destinado para hojas de calculo, del 200 al 299 a
Bases de datos, del 300 al 399 para procesadores de palabras, del 400 al 499 para
utileras, etc.
Los cdigos pueden utilizarse para ocultar o disfrazar la informacin que deseamos que
otros no identifiquen. Existen muchas razones por las cuales una empresa quisiera
hacerlo. Ejemplo: una tienda querr que sus vendedores conozcan el precio del
distribuidor, para que se enteren hasta qu nivel de precio pueden negociar, pero que
este precio se encuentre codificado en la etiqueta.
Tal vez el mtodo de codificacin ms sencillo es la sustitucin directa de una letra por
otra, de un nmero por otro o de una letra por un nmero.
En ocasiones es deseable proporcionar informacin significativa a travs de un cdigo.
Ejemplo: en una tienda de ropa, la informacin referente al departamento, producto,
color, y la talla se imprime junto con el precio en la etiqueta de cada artculo. Esto
permite que, tanto los vendedores como los dependientes, localicen el sitio donde se
encuentre la mercanca.
de entrada de datos
Podemos usar cdigos de subconjuntos de dgitos significativos, con el propsito de
describir un producto, como el nmero 4142191912 en el cual los primeros tres dgitos
representan al departamento(414), los siguientes tres al producto(219), los siguientes
dos el color (19), y los ltimos dos a la talla(12).
Un cdigo nemotcnico sirve como auxiliar en la memorizacin. Mediante el uso de una
combinacin de letras y de smbolos se puede implantar un cdigo claro y preciso para un
producto, de tal forma, que el cdigo sea fcil de utilizar y de comprender.
Con frecuencia, los cdigos son necesarios para instruir, ya sea a la computadora o al
tomador de decisiones, sobre qu acciones realizar. En general, estos cdigos se
conocen como cdigos funcionales y de manera tpica toman la forma de una secuencia
o de un cdigo nemotcnico. El siguiente cuadro muestra un ejemplo de un cdigo
funcional para la actualizacin de los inventarios.
Cdigo Funcin
1 Entregado
2 Vendido
3 Destruido
4 Perdido o robado
5 Devuelto
6 Transferido
7 Entrada de la revista (sumar)
8 Salida de la revista (restar)
de entrada de datos
Los cdigos deben ser concisos, pues los cdigos muy largos implican que se pulsen ms
teclas; y en consecuencia, aumente el riesgo del error. Este enfoque permite un mejor
manejo y toma ventaja de la manera en que la gente procesa la informacin por tramos
pequeos.
Estabilidad significa que el cdigo de identificacin de un cliente no cambiar cada vez
que se reciban nuevos datos de l. En un sistema nemotcnico no modifique las
abreviaturas de los cdigos, ya que esto hace que se vuelva extremadamente difcil la
adaptacin de los capturistas.
Con el fin de que los cdigos funcionen, stos deben ser nicos y clasificables, adems,
evite que el uso de cdigos de caracteres que se parezcan o suenen de manera similar,
que pueden causar confusin tales como la O (letra o) y 0 (el nmero cero), as como la I
y el nmero 1, la letra Z y el nmero 2.
En todos los casos los cdigos deben apegarse a un formato comn. Mantenga la
uniformidad de los datos, Ejemplo: utilice un solo formato de fecha.
Una caracterstica fundamental de un buen cdigo es su adaptabilidad. El analista debe
tener en mente que los sistemas evolucionan con el tiempo y que el sistema de
codificacin debe tener posibilidad de adaptarse a las circunstancias. El nmero de
clientes crecer, los nombres de los clientes cambiaran y los proveedores llegarn a
modificar el esquema de clasificacin de sus productos. El analista necesita tener la
capacidad de pronosticar las necesidades futuras de la organizacin y anticiparse con un
diseo adaptable de los cdigos para las necesidades futuras.
de entrada de datos
A menos que el analista desee encubrir de manera intencional la informacin, los cdigos
deben tener un significado. Los cdigos efectivos no slo contienen informacin,
tambin tienen un sentido para quienes los utiliza. Los cdigos significativos son ms
fciles de comprender, de trabajar con ellos y de recordar. La tarea de la captura de
datos se vuelve ms interesante cuando los cdigos cuentan con un significado y no slo
se introduce una serie de nmeros carentes del menor significado.
La decisin de qu datos capturar, la realizan los analistas de sistemas junto con los
usuarios del sistema. Gran parte de lo que se captura es especfico del negocio. Debido
al costo de mano de obra, la captura de los datos, su entrada, almacenamiento y registro
son tareas de alto costo.
Las computadoras realizan de manera automtica las tareas repetitivas, como registrar
la hora de la transaccin, calcular nuevos valores para la entrada, y almacenar y
registrar datos en el momento que se le solicite. Al considerar las mejores cualidades
de las computadoras, un diseo eficiente de la captura de datos evita que se capturen
innecesariamente ciertos datos. Esto reducir en gran medida el error humano y el
aburrimiento.
AL decidir lo que no se captura, tambin debe tomarse en consideracin la capacidad de
la computadora para hacer operaciones. Ejemplo: La computadora calcula el nmero de
millas de cada vuelo, agrega estas millas a la cuenta del cliente y actualiza el total de
millas que la cuenta acumula.
de entrada de datos
Aunque los usuarios pudieran sugerir qu datos son innecesarios, estas decisiones no
deben realizarse en el momento de la captura. Ms bien, tal decisin la realizar el
analista de sistemas, en conjunto con los usuarios, en las primeras etapas del desarrollo
del sistema.
Una manera de evitar un cuello de botella es asegurarse de que se cuenta con suficiente
capacidad para manejar los datos que se capturan. Con base en la consideracin obvia de
ahorrar trabajo, evitar pasos adicionales, es una forma de preservar la calidad de los
datos. El uso de un sistema en lnea, en tiempo real, que captura los datos de los clientes
sin necesidad de llenar formas, es un excelente ejemplo de cmo evitar pasos en la
captura de los datos.
El reconocimiento de ptico de caracteres (OCR: Optical Character Recognition) es una
forma de leer la entrada a partir de un documento fuente mediante un digitalizador
ptico. El incremento en velocidad del OCR proviene de no tener que codificar o teclear
los datos a partir de los documentos fuente. Elimina muchos de los pasos que llevan
tiempo y que causan errores.
de entrada de datos
Existen otros mtodos para la captura de los datos que cada vez se utilizan ms. La
mayora de estos mtodos reducen los costos de mano de obra al requerir muy pocas
habilidades del operador o muy poca capacitacin; al acelerar fsicamente la captura de
los datos a su fuente y al eliminar la necesidad de un documento fuente. Al hacer todo
esto, el proceso se vuelve ms rpido y mucho ms confiable. Los mtodos de captura
son:
Reconocimiento de caracteres en tinta magntica (MICR): La entrada de datos
se da a travs del reconocimiento de caracteres en tinta magntica, por medio de
una mquina que lee e interpreta una lnea sencilla de material codificado con
tinta que contiene partculas magnticas.
Formas sensibles a marcas: Permiten la captura de datos a travs de un
digitalizador que verifica el sitio de las marcas que el lpiz de plomo hizo sobre
las formas especiales.
Formas perforadas: Las formas perforadas se utilizan para propsitos de
votacin, cuando los votos se deben contar de manera rpida.
Cdigos de barras: Permiten un alto grado de precisin en la captura de datos.
Permite la captura automtica de los datos, lo cual puede utilizarse para volver a
arreglar, darle un seguimiento ms preciso al inventario y pronosticar
necesidades futuras.
Cintas de datos: codifican textos, graficas y datos en pequeos puntos
rectangulares sobre una cinta angosta de papel.
de entrada de datos
La validacin de las transacciones de entrada se da en buena medida a travs del
software, lo cual es responsabilidad del programador.
Existen tres problemas principales que pueden presentarse con las transacciones de
entrada:
Capturar datos equivocados en el sistema,
Presentar datos o personas no autorizadas o
Pedir al sistema que realice una funcin inaceptable.
Es esencial que los datos de entrada sean vlidos por s mismos, as como las
transacciones realizadas con ellos. Para asegurarlo se pueden incorporar diferentes
pruebas en el software:
Evaluacin de datos saltantes: se verifica que no falten datos.
Evaluacin de la longitud correcta del campo: que la entrada cuente con una
longitud de campo correcta.
Evaluacin del tipo de composicin: verificar que los datos se integren en
cifras, sin incluir letras o viceversa.
de entrada de datos
Evaluacin del rango o de racionalidad: verificar si el dato tiene sentido para
la transaccin, como una fecha que no este fuera de rango, o una edad que sea
valida.
Pruebas para valores no validos: Verificar las respuestas en donde los datos
se dividen en un nmero limitado de clases.
Prueba para la comparacin de datos ya almacenados: valida el dato de
entrada con informacin que se encuentra almacenada en la computadora.
Establecimiento de cdigos de autovalidacin: utilizar un digito verificador
que es calculado a travs de un modelo matemtico, realizado sobre el mismo
dato.
El uso de dgitos de verificacin: utilizar un digito de verificacin a travs de
un modelo matemtico, realizado sobre el dato.
de entrada de datos
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Ingenieria e implementacin de
software
Aseguramiento de
la calidad mediante
ingeniera de
software
Implementacin
exitosa del sistema
de informacin
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El aseguramiento de la calida, en algn tiempo llamado control de calidad, parte de dos
ideas:
El usuario del sistema de informacin para la administracin o del sistema de apoyo
para la toma de decisiones es el elemento ms importante para establecer y evaluar
la calidad.
Es mucho menos costoso corregir problemas cuando stos se encuentran en sus
etapas iniciales que esperar a que el problema se exprese mediante quejas de los
usuarios o la aparicin de crisis.
El uso del aseguramiento de la calidad a lo largo del proceso de su desarrollo reduce los
riesgos y ayuda para que el sistema resultante sea el que necesitemos y deseamos;
adems, demuestre su vala al incidir sobre ciertos aspectos del desempeo de la
empresa.
En lugar de concebir la calidad como el control del nmero de productos defectuosos
que se producen, la calidad se considera ahora como un proceso evolutivo hacia la
perfeccin, que se denomina el aseguramiento de la calidad total.
Las investigaciones realizadas de los sistemas de informacin para la administracin
(MIS: Management Information Support) y los sistemas de apoyo a la toma de
decisiones (DSS Decision Support Systems), enfatizan la importancia decisiva del
usuario para asegurar una implementacin del sistema con xito
Aseguramiento de la calidad
mediante ingeniera de software
Se deben cubrir dos aspectos para obtener un aseguramiento de la calidad total de los
proyectos de sistemas:
1. Debe existir el soporte total de la direccin de la organizacin, los esfuerzos
superficiales no tienen sentido.
2. A travs del trabajo de los crculos de calidad MIS o de otros mecanismos ya
existentes, la directiva y los usuarios deben desarrollar los lineamientos para
establecer estndares de calidad de tales sistemas de informacin.
Parte de la tarea de los analistas de sistemas consiste en motivar a los usuarios a
cristalizar sus expectativas acerca de los sistemas informticos (SI) y la relacin con
ellos.
La verificacin estructurada es una manera de escudriar la programacin y el
desarrollo global, resaltar los problemas del sistema y permitir que el programador o el
analista responsable de una seccin, realice los cambios correspondientes.
La inspeccin estructurada involucra por lo menos a cuatro personas.
1. Responsable de la seccin del sistema (programador o analista).
2. Coordinador de la verificacin.
3. Programador o analista de sistemas.
4. Persona que toma notas de las sugerencias.
Cada persona participa en una verificacin o supervisin de seguimiento, el coordinador
supervisa que cada quien tome su papel y que se realicen las actividades programadas; el
programador se presenta para escuchar, mas no para defender su forma de pensar; el
que toma el papel del usuario se encuentra para destacar los errores o problemas, no
especificando la manera de solucionarlos.
El diseo ascendente se refiere a la identificacin de aquellos procesos que necesitan
computarizarse conforme vayan apareciendo, su anlisis como sistemas y su
codificacin; o bien, la adquisicin de paquetes de software para satisfacer el problema
de inmediato. Aunque cada subsistema parece ofrecer lo que se requiere, cuando se
contempla al sistema como una entidad global, adolece de ciertas limitaciones por haber
tomado un enfoque ascendente. Uno de ellos es la duplicacin de esfuerzos para acceder
el software y ms an al introducir los datos, adems de que los objetivos globales de la
organizacin no fueron considerados y en consecuencia, no se satisfacen.
El diseo descendente obliga a que los analistas de sistemas se enteren primero de los
objetivos globales de la organizacin, as como el establecimiento de la mejor manera de
satisfacerlos dentro de un sistema integral. Luego, el analista se dirigir a dividir tal
sistema en sus subsistemas y sus requerimientos.
Las ventajas se encuentran en evitar el caos originado al tratar de disear el sistema
en un solo paso, as como la posibilidad de contar con grupos de analistas de sistemas
trabajando por separado pero simultneamente en subsistemas independientes, pero
necesarios, adems previene que el analista de sistemas se adentre en los detalles y d
la pauta para que se pierdan los objetivos centrales del sistema (esto es, evitar
analizarlo en forma ascendente). Existe el riesgo de que el sistema se divida en
subsistemas incorrectos, que una vez que se realizan las divisiones en subsistemas, sus
interfaces pueden descuidarse o simplemente ignorarse, adems de que los subsistemas
debern reintegrarse eventualmente.
Un enfoque de concepcin modular significa descomponer la programacin en fracciones
lgicas y manejables, as cada mdulo debe ser funcionalmente cohesivo, por lo que los
mdulos son ms fciles de escribir y de revisar; la deteccin de un error dentro de un
mdulo es menos complicada y el mantenimiento de los mdulos es mas fcil; la
problemtica de los mdulos es ms fcil de entender.
El instrumento recomendado para el diseo de un sistema modular descendente se
denomina diagrama estructural. Un diagrama estructural simplemente es un diagrama
que consta de rectngulos, los cuales representan a los mdulos y se conectan por medio
de flechas.
A los lados de las flechas de conexin se dibujan dos flechas ms pequeas. Tales
flechas con crculos vacos se denominan parejas de datos, mientras que las flechas
con los crculos llenos se denominan indicadores de control. Estas flechas indican que
algo pasa, ya sea hacia abajo del mdulo superior o de regreso del mdulo inferior.
Otro smbolo que se utiliza en los diagramas estructurales es un bucle o lazo (loop), este
smbolo indica que los procedimientos encontrados en los mdulos sealados se
repetirn hasta el final.
Adems, otro smbolo que se utiliza en los diagramas estructurales es el de un pequeo
diamante. El diamante se coloca en la base de uno de los rectngulos y significa, que se
ejecutar slo uno de los mdulos debajo del diamante.
Lo ms conveniente para identificar en donde comenzar los procesos del diagrama
estructural, es apoyndose en el diagrama de flujo de datos. Ya que el diagrama de flujo
de datos intenta ser una representacin lgica del sistema, es poco usual que los
mdulos sean iguales a l.
La estructura jerrquica hace que el diagrama estructural parezca un rbol invertido,
pero la simetra es slo una coincidencia. Se dice que una transformacin centralizada
cuando todas las transacciones siguen la misma trayectoria, cuando las transacciones no
siguen la misma trayectoria, el diagrama estructural es una transaccin centrada
Los objetivos bsicos del diagrama estructural son:
Estimular el diseo descendente.
Apoyar el diseo del mdulo e identificar apropiadamente los mdulos.
Identificar y limitar en lo posible, las parejas de datos y las seales de control que
pasan entre los datos.
Aunque se logran estos objetivos, el diagrama estructural no puede, por s solo, ser una
tcnica de diseo/documentacin, ya que no muestra el orden en el cual deben
ejecutarse los mdulos (el diagrama de flujo de datos, si satisface esto), adems de no
mostrar bastante detalle (los diagramas Nassi-Schneiderman, Warnier-Orr y
Pseudocdigo s lo satisfacen).
La planeacin y el control son elementos esenciales de cualquier sistema que aspire a
tener xito. El esfuerzo del aseguramiento de la calidad total, requiere que los
programas se documenten de manera adecuada.
El software y los procedimientos deben quedar documentados, de manera tal, que sean
codificados en un formato de fcil acceso. En s, cierta documentacin proporciona un
panorama del sistema, otra que contiene los procedimientos, detalla lo que debe
realizarse para operar el software y una distinta detalla el cdigo del programa
utilizado.
Actualmente no existe una sola tcnica sencilla y estandarizada para la documentacin y
el diseo. Cada tcnica tiene sus propias ventajas y desventajas, ya que cada una de
ellas tiene propiedades exclusivas.
HIPO es un acrnimo de Herarchy (ms) Input/Process/Output, es una tcnica
jerrquica porque el sistema completo de programacin se conforma con pequeos
subsistemas. Una vez que el diagrama jerrquico se completa, se elaboran otros
diagramas HIPO en pginas divididas verticalmente entre las secciones, donde la
seccin izquierda corresponde a la entrada, la seccin del centro corresponde al
proceso, y la seccin de la derecha contiene la salida.
HIPO fue desarrollada por IBM. Existen tres tipos principales de diagramas en los
sistemas HIPO:
VTOC o tabla visual de contenido: Es el diagrama de jerarquas, es similar a un
tpico diagrama de la estructura de una organizacin; tomando la forma de una
pirmide. Debajo del diagrama hay un espacio para una descripcin ms detallada de
los cuadros.
Diagramas generales IPO: Permite una visin global de la entrada, el proceso y la
salida, y en consecuencia se refiere como diagrama panormico.
Diagramas detallados IPO: Deben descomponerse en cada uno de los mdulos
autocontenidos en l.
HIPO requiere de una considerable cantidad de espacio grfico. Con el fin de ver todo
el programa completo, son necesarias varias pginas. Y muchas pginas hacen que el
lector se pierda.
Otro enfoque visual, pero ms estructurado para el diseo y la documentacin de los
programas es el diagrama de flujo ordinario. Sin embargo existen numerosas
desventajas en su uso de los diagramas ordinarios de flujo: no se elaboran con base en
los principios de la programacin estructurada, de tal forma que ilustran el flujo del
programa, pero no su estructura, adems cada autor utiliza un estilo particular; y en
consecuencia, un autor tendr dificultades para leer el diagrama de flujo de otro autor.
Tal vez la mejor razn para utilizar un diagrama de flujo es que han sido utilizados
histricamente.
Un enfoque ms estructurado, pero tal vez menos visual para el diseo y la
documentacin es el diagrama Nassi-Schneiderman (N-S). La principal ventaja de un
diagrama N-S es que adopta la filosofa de la programacin estructurada y utiliza un
nmero limitado de smbolos, de tal forma que el diagrama de flujo ocupa menos espacio
y puede leerse con cierta facilidad por la gente poco familiarizada con smbolos ajenos a
los de los diagramas de flujo. A continuacin se muestran los tres smbolos bsicos de
este tipo de diagrama:
En la programacin estructurada se utiliza un enfoque descendente. El analista
comenzar dibujando primero las principales subrutinas y luego har una sangra para
completar ms adelante las subrutinas internas.
Los beneficios de la utilizacin de este tipo de diagrama son mltiples, ya que
proporcionan al analista un instrumento de ayuda para el diseo de programas y de su
proceso de desarrollo, pues son compatibles con la programacin estructurada, adems
son fciles de leer por que no se requiere del conociendo de smbolos complejos.
Tampoco abusan del precioso espacio.
Otra tcnica estructurada es el diagram Warnier-Orr. Utiliza llaves como elemento
visual, para representar conjuntos y subconjuntos, y las variables tales como M y N se
utilizan para representar el nmero de casos de una iteracin. Cuando una condicin, ya
sea que se cumpla o no, se utiliza la notacin (0,1) y un + significa que la lista de artculos
son las posibles alternativas. Se utiliza PERFORM para dirigirse a otra parte del
programa.
Los diagramas Warnier-Orr son tiles porque son compatibles con las tcnicas de
programacin estructurada; y adems, son fciles de desarrollar. Ya que tambin
muestran un flujo de programacin descendente y en una pgina, son superiores a los
diagramas HIPO, adems son fciles de leer y aun ms fciles de modificar que los
diagramas Nassi-Schneiderman.
El uso del Pseudocdigo es comn en la industria; pero al parecer de una
estandarizacin, le confiere en general, poca aceptacin. Ya que es tan similar a un
cdigo de programacin, llega a ser comn que lo utilicen los programadores, pero no lo
utilizan los analistas de negocios.
Los manuales de procedimientos son documentos de carcter organizacional muy
comunes, contienen cdigos de programacin, diagramas de flujo, etc., contienen los
pasos para realizar diferentes transacciones; instrucciones de cmo resolver problemas
de operacin y qu hacer si algo no funciona.
Un buen manual se utiliza continuamente como referencia y como tal, necesita
organizarse de una manera lgica, con un pensamiento cuidadoso acorde con las
circunstancias en las cuales se utilizar. Las crticas ms comunes sobre los manuales
son que estn mal organizados, se tiene dificultad para encontrar la informacin
requerida, no se resuelven dudas especificas y la falta de claridad en la redaccin del
mismo.
La tcnica del FOLKLORE recopila la informacin que comparten los usuarios, pero que
rara vez queda plasmada en un escrito, es una tcnica sistemtica, basada en mtodos
tradicionales, que han sido utilizados para recopilar el folklore y costumbres de las
personas. El objetivo es recopilar informacin concerniente a las costumbres, cuentos,
expresiones y elementos artsticos.
Al documentar costumbres y hbitos, el analista trata de dejar por escrito, lo que los
usuarios hacen para lograr que los programas funcionen sin problemas. Los cuentos son
historias que los usuarios platican con referencia a su manera de ver el sistema, adems
existen diversas expresiones a manera de recomendacin que conviene tener
documentadas como protege el original antes de respaldarlo.
Debe haber una evaluacin total de todos los elementos del sistema. La evaluacin se
debe llevar a todo lo largo del desarrollo del sistema (no slo al final); cumple con el
propsito de identificar aquellos problemas desconocidos. Debe probarse el sistema
trabajando como una unidad, evalundose las interfaces entre los subsistemas, la
operacin adecuada de la salida, la utilidad y compresin de la documentacin del
sistema y de la salida.
Una buena parte de la responsabilidad de la evaluacin del programa recae en el autor
original de cada programa, el analista trabaja para asegurar que los programadores
implanten las tcnicas de evaluacin adecuadas, los programadores deben revisar
primero sus programas para verificar la manera en la que trabajar el sistema a travs
de una evaluacin de escritorio, luego deben desarrollar datos de prueba, tanto vlidos
como no validos. Estos datos se presentan despus para ver si las rutinas bsicas
trabajan y tambin para generar errores. El analista de sistemas verifica en la salida,
posibles errores orientando al programador para que realice cualquier modificacin.
Despus se debe verificar tambin la operacin de enlace, que se refiere tambin como
prueba de enlace. Las evaluaciones de enlace verifican que los programas sean
interdependientes y funcionen integradamente tal y como fue planeado. Primero se
procesan datos de prueba tpicos para ver si el sistema puede manejar transacciones
normales. Luego entonces se agregarn variaciones, la cuales incluirn datos invlidos
para asegurar que el sistema pueda detectar los errores de manera adecuada.
Cuando la prueba de los sistemas con datos de prueba llega a ser satisfactoria es una
buena idea tratar que el sistema interactu con lo que se llama datos reales, los cuales
son datos que han sido procesados con xito por el sistema existente. No es suficiente
entrevistar a los usuarios acerca de cmo interaccionarn con el sistema; debe
observarlo de manera directa.
Cuanto mejor sea el diseo del sistema, ms fcil ser darle mantenimiento y se
requerir menos dinero de la empresa para su mantenimiento. El mantenimiento se
realiza generalmente para mejorar un software existente, ms que para responder a una
crisis o a una falla de sistema. Conforme cambian los requerimientos de los usuarios, el
software y la documentacin tambin deberan cambiar, como parte del trabajo de
mantenimiento.
La auditoria es otra forma de asegurar la calidad de la informacin que contiene el
sistema. Los auditores estudian los controles utilizados por el sistema para asegurar
que ste realiza lo que supuestamente debe de hacer.
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Implementacin exitosa del
sistema de informacin
Se denomina implementacin al proceso que asegura la operatividad del sistema de
informacin y que permite al usuario obtener beneficios por su operacin. El analista
dispone de diferentes enfoques para llevar a cabo esta tarea, como son:
Asignacin de mayor capacidad en el uso del equipo de cmputo a los usuarios, va un
centro de informacin y/o procesos distribuidos (tiempo de uso de equipo de
computo)
El adiestramiento de los usuarios: Uso de estrategias para el adiestramiento de
usuarios
La conversin de sistemas antiguos: Seleccin de una estrategia para conversin de
los sistemas.
La evaluacin de los nuevos: Establecer parmetros de desempeo, para evaluar el
centro o el sistema de informacin.
El analista sabe que no todas las necesidades a largo plazo del usuario pueden atenderse
adecuadamente en un proyecto de sistemas de gran escala. En ocasiones, las
necesidades cambian antes de que se entregue el sistema; en otras, los usuarios no
pueden esperar meses o aos para contar con una solucin.
Como una manera de facilitar a los usuarios el cumplimiento de sus necesidades de
informacin a corto plazo, y mientras reciben el soporte del departamento de sistemas,
se propone la creacin e implementacin de un centro de informacin, para lo cual debe
realizarse un anlisis costo-beneficio, ya que es importante que el centro de informacin
contribuya con su propia rentabilidad a la del negocio. Los cuatro pasos necesarios para
establecer un centro de informacin son:
1. Juzgar que la necesidad del centro de informacin existe entre los usuarios.
2.Obtener el consenso de los departamentos de sistemas, de los usuarios, y los
tomadores de decisiones relevantes, de que el centro de informacin es
indispensable.
3.Establecer el centro de informacin con la adecuada asignacin de espacio, staff,
compra de hardware y de software
4.Operar el centro de informacin a escala piloto.
Objetivos del centro de informacin: tiene como objetivo primario apoyar a los usuarios
internos de la organizacin en el acceso de los datos, de tal forma que puedan formular,
analizar y resolver sus propios problemas o preguntas de trabajo mediante el uso de las
computadoras.
El centro de informacin proporciona una oportunidad de soporte o de administracin
para el analista de sistemas. Es posible iniciar un centro de informacin con un gerente
y dos o tres analistas tcnicos.
El personal del centro de informacin se encuentra presente para: educar y adiestrar a
los usuarios acerca de cmo acceder bases de datos pertinentes; auxiliarlos a formular
una consulta; demostrar cmo utilizar los paquetes e instrumentos disponibles; apoyar al
usuario en la terminal y motivar a los nuevos usuarios.
Un centro de informacin no intenta reemplazar a los proyectos de sistemas
tradicionales. Ms bien, intenta eliminar aquellas asperezas que surgen del conflicto
permanente entre el personal de sistemas y los usuarios, adems de liberar analistas
para el desarrollo de los proyectos de grandes sistemas.
Conforme el usuario aprende ms, se vuelve menos dependiente de la gente clave de
sistemas. Adems, a la larga, el conocimiento de los sistemas de informacin y de sus
usos se extiende ms rpidamente dentro de la organizacin
Adems, con el apoyo de un centro de informacin, los usuarios pueden disear
numerosas salidas nuevas que reflejen las necesidades de ltimo minuto, lo cual libera a
los analistas para concentrarse en el diseo de sistemas.
No debe considerarse al centro de informacin como un rea de trabajo exclusivamente
al servicio del departamento de sistemas. Tampoco debe ser ubicado dentro de un rea
funcional (por ejemplo contabilidad); debe ubicarse de forma tal que sea accesible de
manera equilibrada para todas las reas funcionales.
Ventajas del centro de informacin para
los usuarios
Ventajas para el departamento de
sistemas
Mayor acceso al recurso de la informacin Reduce presiones al manejar consultas
sencillas con rapidez
Mayor acceso a soporte tcnico El usuario disea la salida; libera al analista
para el diseo de sistemas
Las necesidades de la informacin pueden
satisfacerse con rapidez
La orientacin del departamento hacia el
servicio es evidente para los usuarios
Los usuarios se vuelven menos dependientes Los usuarios se vuelven menos dependientes
El conocimiento de los sistemas de
informacin se disemina con mayor rapidez
Desventajas potenciales de los centros de informacin
El centro e informacin puede convertirse en el caballo de batalla del departamento de
sistemas, si su posicin dentro de la organizacin es pobre
El personal de sistemas y los usuarios deben comprometerse a modificar sus relaciones de
trabajo
Personal suficiente e idneo para el centro de informacin
Puesto Caractersticas requeridas
Gerente Habilidades para la gerencia y buena comunicacin; formacin
de analista de sistemas
Especialista de
producto
Antecedentes tcnicos; adiestramiento como analista de
sistemas; rpido aprendizaje de los nuevos paquetes de
software; comunica conocimientos a los otros
Tcnico Excelente conocimiento tcnico que le confiera rapidez en el
aprendizaje
Instructor Conocimiento de las tcnicas de adiestramiento; le agrada
interaccionar con los usuarios, aprende con rapidez
Secretaria/docume
ntista
Mantiene la comunicacin interna del centro de informacin;
mantiene y actualiza los manuales y otros documentos del
centro
Es fundamental que se cuente con una adecuada instalacin fsica para el centro de
informacin. Para ser aceptado como una entidad seria, debe asignrsele un espacio
adecuado, accesible y seguro.
El concepto de prototipo del centro de informacin se refiere al inicio de servicios en
pequea escala. Esto permite que el personal del CI se entere de dnde ocurren los
problemas potenciales y pueda proporcionar respuestas favorables al usuario. Opere el
centro de Informacin slo para unos cuantos usuarios, tal vez cinco o seis. Elija
cuidadosamente a los usuarios entre aquellos que cuenten con una necesidad real y que
puedan ser adecuadamente atendidos.
Existen cuatro tipos principales de redes para sistemas distribuidos:
1. Jerrquica,
2. Estrella
3. Anillo y
4. Bus
El uso de satlites permite que los sistemas distribuidos tengan un excelente acceso a
mltiples destinos de un pas.
Los sistemas distribuidos permiten el almacenamiento de los datos donde no hay
manera de una transaccin en lnea o en tiempo real. El uso de sistemas distribuidos
llega a reducir el costo del equipo, ya que no todas las unidades del sistema necesitan
tener la capacidad para realizar todas las funciones. Ciertas capacidades pueden
compartirse, tales como el procesamiento y el almacenamiento.
Ventajas de los sistemas distribuidos
1. Permite el almacenamiento de los datos fuera de lnea,
transaccionales en tiempo real.
2. Hace uso de materiales menos costosos para el almacenamiento de
los datos cuando no todos los usuarios necesitan simultneamente
todos los datos
3. Reduce el costo del equipo, ya que no todas las partes del sistema
necesitan desarrollar todas las funciones.
4. Reduce el costo del equipo al permitir flexibilidad en la eleccin de
fabricante.
5. En un principio, es menos costoso que los grandes sistemas, pues los
planes de expansin no obligan a adquirir todo el hardware.
Desventajas de los sistemas distribuidos
1. Dificultad para lograr un sistema confiable.
2. Los aspectos de seguridad se incrementan proporcionalmente,
cuando tienen acceso al sistema ms individuos.
3. Los analistas deben recalcar la presencia de la red y sus
interacciones, y minimizar el poder de los subsistemas.
4. La eleccin equivocada del nivel de cmputo (esto es, individual en
lugar del departamento, del departamento en lugar de la divisin).
Se denomina adiestramiento al proceso educativo que involucra a los analistas de
sistemas con los usuarios. En la implantacin de grandes proyectos, con frecuencia el
analista llegar a administrar el adiestramiento, ms que a involucrarse de manera
directa en l.
Todos aquellos que tengan un uso primario o secundario del sistema deben ser
adiestrados. Es posible que algunos instructores adiestren a un pequeo grupo
representativo de las distintas reas funcionales que vaya a utilizar el nuevo sistema de
informacin. Ellos a su vez, podrn adiestrar al resto de los usuarios.
El analista debe apegarse a cuatro lineamientos principales para implantar el
adiestramiento, que son:
1) Establecimiento de objetivos mensurables
2) El uso de mtodos apropiados de adiestramiento
3) Seleccin de sitios convenientes para la capacitacin
4) El empleo de adiestramiento de materiales comprensibles.
Otro enfoque de implantacin es la actualizacin fsica de sistemas de informacin
existentes en uno nuevo o modificado. Existen cinco estrategias para la conversin-
actualizacin de un sistema antiguo a uno nuevo:
1. Reemplazo total: La conversin por reemplazo total significa que para una fecha
especfica, el sistema anterior se retira y el nuevo se pone en uso, se considera un
enfoque riesgoso, pues sus desventajas son numerosas, ya que puede incurrirse en
grandes retrasos si ocurren errores, ya que no habr una manera alternativa para
realizar el procesamiento, por lo que no hay una manera de comparar los nuevos
resultados con los anteriores.
2.Conversin en paralelo: Esta se refiere al uso del sistema anterior y del nuevo al
mismo tiempo, en paralelo, ofrece cierta seguridad a los usuarios quienes no
estarn forzados a cambiar bruscamente hacia el nuevo sistema, las desventajas
que tiene son principalmente el costo de operar dos sistemas al mismo tiempo y el
agobio de los empleados por tener que duplicar virtualmente su trabajo durante la
etapa de conversin.
3.Conversin gradual: Intenta combinar las ventajas de los dos planes anteriores sin
incurrir en todos los riesgos, permite que los usuarios se involucren con el nuevo
sistema de manera gradual y la posibilidad de detectar y recuperarse de los
errores.
4. Prototipo modular: Considera la construccin de un prototipo modular operativo,
para cambiar de manera gradual los viejos sistemas por unos nuevos, los usuarios se
familiarizan con los mdulos conforme stos se vuelven operativos.
5. Conversin distribuida: Esto se refiere a una situacin en la cual se contemplan
muchas instalaciones del mismo sistema. Tal y como ocurre con los sistemas
bancarios o las franquicias de restaurantes o almacenes de ropa. Una conversin
total se realiza en uno de los sitios y cuando esta conversin concluye con xito, se
realizan las otras conversiones en los otros sitios.
La seguridad es responsabilidad de todos aquellos que estn en contacto con el sistema
y slo es tan buena como la conducta o poltica ms laxa dentro de la organizacin. La
seguridad tiene tres aspectos interrelacionados:
Fsicos: Se refiere a las instalaciones de cmputo, a nuestro equipo y al software, e
incluyen el acceso controlado a las instalaciones, el respaldo frecuente de
informacin, garantizar una corriente elctrica sin interrupciones, alarmas contra
fuego o inundaciones.
Lgicos: Se refiere a los controles lgicos dentro del software, son conocidos,
como contraseas o cdigos de autorizacin.
De conducta: La conducta interna de los miembros de la organizacin es decisiva
para el buen xito de los esfuerzos en seguridad. Las polticas referentes a la
seguridad deben estar escritas, distribuidas y actualizadas, de forma tal que los
empleados estn plenamente enterados de las expectativas con ellos y de sus
responsabilidades. Parte de la faceta de la conducta de la seguridad es la
supervisin de la conducta en intervalos regulares. Es deseable el inventario
frecuente y peridico del equipo y del software; adems de investigar aquellos
accesos al sistema en sesiones extremadamente largas o en horarios no usuales.
En reconocimiento a la importancia que tienen las evaluaciones de los sistemas de
informacin y del centro de informacin, se han desarrollado mltiples tcnicas de
evaluacin como:
Anlisis costo-beneficio
Modelos de estimacin del valor de una decisin
Simulacin o estadstica bayesiana
Evaluaciones del usuario
Compromiso del usuario
Enfoques de utilera de informacin que examinan las propiedades de la informacin
El enfoque de utileras de informacin para la evaluacin de los sistemas puede ser una
tcnica comprensiva y fructfera para medir el xito de un sistema en desarrollo. Las
utileras de la informacin incluyen:
La posesin: Quin debe ser responsable de la toma de decisiones?
Forma: Qu tipo de salida se distribuye entre quienes toman las decisiones?
Lugar: Dnde debe distribuirse la informacin?. La informacin debe llevarse al
mismo sitio donde se realiza la decisin.
Tiempo: Cundo debe proporcionarse la informacin?. La informacin debe llegar
anticipadamente al momento de la decisin.
Actualizacin: Considera cmo se introduce la informacin y cmo se utiliza por el
tomador de decisiones.
Objetivo: Contesta el porqu del sistema de informacin, al preguntar si las salidas
tienen algn valor para auxiliar a la organizacin para alcanzar sus objetivos.
Un sistema de informacin puede evaluarse como xito si posee las seis utileras
anteriores. Si el mdulo del sistema se juzga como pobre al proporcionar una de las
utileras, el modelo completo est destinado al fracaso. Un intento parcial de una
utilera puede resultar en un mdulo con xito parcial. Si el mdulo del sistema de
informacin se juzga como bueno al proporcionar cada utilera, el mdulo tendr xito.
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23/03/2012 1

Anlisis y diseo de sistemas

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