Definicin de auditoria administrativa

Es la revisin sistemtica con fines evaluatorios de una dependencia o entidad o

parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin
est operando eficientemente para cumplir con los objetivos que tiene
encomendados dentro de la Administracin Pblica Federal. Constituye una
bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la
organizacin. La auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos,
planes y programas de la dependencia o entidad; su estructura orgnica, nivel
jerrquico y calidad de los recursos humanos y materiales; programas de
capacitacin y adiestramiento; divisin de actividades y supervisin; existencia y
aplicacin de manuales de organizacin; desconcentracin y simplificacin
administrativa; mecanismos de autoevaluacin; Funciones, sistemas,
procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en
funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos. El resultado de la
auditora administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de toda la
dependencia o entidad o parte de ella.
Concepto
Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.
Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: Un examen completo y
constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento
gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y
empleo que de a sus recursos humanos y materiales.
Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de
la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa,
en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.
Norbeck: La Auditoria administrativa es una tcnica de control relativamente nueva que
proporciona a la gerencia un mtodo para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y
los controles internos.
William P. Leonard: La Auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y
constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento
gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y
empleo que d a sus recursos humanos y materiales.
Instituto Americano de la Administracin: Cualquier empresa, de cualquier ndole, tiene reas
generales sujetas a investigacin que permiten obtener una evaluacin de la administracin.
Anlisis de la Excelencia de la Revista Fortune: Apreciacin de los ocho atributos principales
que permiten valorar la reputacin de una empresa.
Auditoria del Control de la Calidad Total: Seguimiento del proceso de control de la calidad; con
un diagnstico que busca las fallas en la calidad y su correccin..
Anlisis Factorial del Banco de Mxico: Una investigacin concisa de investigacin industrial la
enunciara como un anlisis de potencialidad de la productividad.
Jos Antonio Fernndez Arena: La Auditoria administrativa es la revisin objetiva, metdica y
completa de la satisfaccin de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerrquicos de
la empresa; en cuanto a su estructura y la participacin individual de los integrantes de la
institucin.
E. Hefferon: Es el arte de evaluar independientemente las polticas, planes, procedimientos,
controles y prcticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse
y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.
Chapman y Alonso: Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que consiste
en la aplicacin de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio tcnico.
El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditoria se lleva a
cabo segn el sentido que tiene esta auditoria para la direccin superior. Otras definiciones de
auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a
beneficio de terceras partes
Importancia
Su importancia radica es que proporciona a los directivos de una organizacin un
panorama sobre la forma como est siendo administrada por los diferentes niveles
jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos
problemas administrativos que se reflejen en los informes definitivos exigen una mayor o
pronta atencin.

De igual forma se puede decir que la evaluacin de los procesos administrativos que es a
lo que se refiere la auditoria administrativa es importante pues permite establecer en qu
grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la
direccin. Adems de esto, tambin valora la capacidad y lo apropiado a la prctica
administrativa. Es necesaria una evaluacin integral, que involucre los distintos procesos
y propsitos que estn presentes en la organizacin.

Debido a esto, cada auditoria administrativa deber realizarse de forma distinta
dependiendo de la organizacin. Considero que es necesario realizar un programa, en el
que se enlisten las actividades a ejecutar, donde tambin indique a los responsables por
cada tarea o actividad a realizar, de igual forma se puede agregar un tiempo determinado
para la realizacin de cada actividad.

El contar con estos programas o lineamientos a seguir al momento de auditar es de suma
importancia ya que permitir visualizar y analizar todo lo que se va a realizar acortando el
tiempo y dndole un grado de objetividad a la auditoria. A su vez es importante sealar
que para realizar dicha auditoria es necesario seguir una serie de parmetros que
permitan lograr los objetivos antes plasmados en la planificacin de la auditoria.

Bsicamente el objetivo principal de una auditoria es examinar y valorar los mtodos y
desempeo en todas las reas de una organizacin, sealar las fallas y los problemas
que se encuentren en una organizacin presentar sugerencias y posibles soluciones y a
su vez apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades para
lograr una administracin eficaz.
FINALIDAD
La auditoria administrativa tiene como finalidad trascendente sacar a la luz irregularidades o
deficiencias en cualquiera de los elementos examinados, e indicar a la vez posibles soluciones
para mejorar sus operaciones.
Por consiguiente, su misin es ayudar a la direccin a lograr una administracin eficaz Su intencin
es examinar y valorar los mtodos, as como el desempeo en todas las reas. Los factores de
evaluacin abarcan desde el panorama econmico en que acta la empresa, lo apropiado de la
estructura organizativa, la observancia de las polticas y procedimientos, la exactitud y confiabilidad
de los controles, los mtodos protectores adecuados, las causas de las variaciones, la adecuada
utilizacin de personal, equipo y materiales y los sistemas de funcionamientos satisfactorios. Por
consiguiente, siendo el anlisis un elemento primordial para separar las partes de un todo, se
deber de considerar todos los factores, hasta conocer con profundidad los elementos de que est
compuesto; para verificar la viabilidad de los diversos procesos especializados. Una de los
principales auxiliares en que se basa la auditoria administrativa es la investigacin cientfica, por lo
cual el auditor administrativo se apoya en la lgica siguiendo los pasos del razonamiento "inductivo
y deductivo" que aconseja la decisin a tomar.
Los elementos sobre cmo desarrollar el proceso se presenta en forma esquemtica as:
Recursos para conocer

Tcnicas de auditoria



a. Comprobacin visual
Obtencin de informacin y
su verificacin

b. Informacin de terceros
Anlisis y confirmacin de
datos

c. Deduccin lgica
Evaluacin e informacin
f. Conclusiones

Conclusiones
El informe de auditora es el resultado de trabajo del auditor. Es un documento elaborado
por el auditor donde se expresa de forma estndar, general y sencilla, una opinin
profesional sobre los estados contables de una empresa. Presenta una serie de
caractersticas fundamentales de carcter formal: es claro, oportuno sinttico y se encuentra
bajo un esquema de exposicin determinado por la doctrina.

Si bien el informe ha de expresar una opinin tcnica (fundado en la planificacin y el trabajo
de auditora sobre los estados contables), el documento est dirigido a personas que no tienen
porque conocer el lenguaje contable por lo que se ha de evitar cualquier elemento literario o
subjetivo que pudiera dar lugar a una confusin.

A nivel doctrinal se han definido cuatro normas para la preparacin del informe:
1. El informe de auditora debe manifestar si los estados contables se han presentado de
acuerdo a las normas legales exigibles.
2. El informe debe enfatizar aquellas circunstancias donde no se haya observado el principio
de uniformidad con respecto al ejercicio anterior.
3. Los contenidos de los estados financieros han de ser razonablemente adecuados, en caso
contrario se expondr el informe.
4. El dictamen deber expresar la opinin (positiva, con salvedades, negativa) del auditor
sobre los estados financieros sobre los estados contables, y en caso de no expresar dicha
opinin justificar porque no ha podido expresar la opinin.
Metodologa y Herramientas de Diagnstico.-

Para desarrollar la auditora y diagnstico empresarial, nuestro equipo de trabajo, se apoyar
en diferentes hiptesis, en los factores claves de xito y encuestas, las cuales proporcionarn
elementos bsicos en la evaluacin de las diferentes reas, determinando los riesgos,
presentando conclusiones, recomendaciones y planes de mejoramiento, mediante informes,
que ayuden a la toma de decisiones y al mejoramiento y desarrollo de su institucin.
Qu es el Informe de Auditora
Es el resultado de la informacin, estudios, investigacin y anlisis efectuados por los auditores
durante la realizacin de una auditora, que de forma normalizada expresa por escrito su opinin
sobre el rea o actividad auditada en relacin con los objetivos fijados, sealan las debilidades de
control interno, si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las causas
de tales deficiencias y establecer las medidas correctoras adecuadas.

IMPORTANCIA Y RELEVANCIA DEL INFORME
El producto que vende Auditora son sus informes.
Se remiten a las ms altas autoridades de la organizacin.
Es el medio de que se vale Auditora para dar a conocer su opinin. Es su vehculo de
comunicacin.
Ponen de manifiesto si los auditores tienen una visin gerencial de las reas auditadas o carecen
de ella. Si estn realmente capacitados.
Son representativos de la calidad de la Auditora Interna en cuanto a: formacin profesional,
cultura, estilo, correccin en el lenguaje escrito, etc.
Cada informe es una carta de presentacin de la Auditora, los errores de concepto, la falta de
oportunidad de las recomendaciones y la deficiente redaccin pueden producirse en cualquier
auditora y es algo que debe evitarse.

PRECAUCIONES BSICAS

La minuciosidad y el examen de los informes de auditora una vez redactados y listos para ser
distribuidos, exigen un cuidadoso procedimiento de CONTROL DE CALIDAD que elimine errores y
fallos de cualquier clase y evite apresuramientos e improvisaciones.

Precauciones bsicas
Revisar cifras y datos detenidamente.
Corregir estilo y eliminacin de faltas de ortografa, de impresin, etc.
Leerlo por auditores que no hayan intervenido en la auditora.
Comprobar la pertinencia de las opiniones y recomendaciones.
Verificar su fundamentacin documental y racional.
Para tener en cuenta

El informe de Auditora refleja, condensa y divulga la opinin de los Auditores y sus
recomendaciones y es la prueba elocuente de su calidad y de su acierto o de sus carencias en el
trabajo realizado.

NORMA 430 IIA REQUISITOS DEL INFORME INTERNO

430 - COMUNICACIN DEL RESULTADO

Los Auditores Internos deben reportar los resultados de su trabajo de auditora:
1. Se debe emitir un informe escrito y firmado, cada vez que concluya un examen de
auditora. Pueden haber informes parciales.
2. Los Auditores Internos debern discutir sus conclusiones y recomendaciones a un nivel
adecuado dentro de la organizacin / rea / unidad auditada, antes de emitir su reporte
escrito final.
3. Los reportes debern ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.
4. Los reportes debern contener el objeto, alcance y resultados del trabajo realizado, en lo
aplicable, la opinin del auditor.
5. Los reportes pueden incluir recomendaciones de mejoras potenciales y un satisfactorio
reconocimiento de la ejecucin de acciones correctivas.
6. Pueden ser incluidos los puntos de vistas de los auditados respecto de conclusiones o
recomendaciones del auditor.
7. El responsable superior del Departamento de Auditoria Interna deber revisar y aprobar el
reporte final de auditoria antes de su emisin y deber decidir a quin se le distribuir dicho
informe.

ALCANCES A LOS REQUISITOS DEL INFORME
Los reportes debern ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.
Los reportes son constructivos si son reales, imparciales y estn libres de distorsin, debiendo
figurar sin prejuicios las observaciones, conclusiones y recomendaciones.
Los informes son claros cuando son fcilmente comprensivos y lgicos. La claridad puede
mejorarse evitando el lenguaje tcnico innecesario y proporcionando suficiente informacin de
apoyo.
Los informes concisos van a los hechos y evitan detalles innecesarios, expresando las ideas con el
menor nmero de palabras posibles.
Los informes constructivos son los que como resultado de su contenido y tono, ayudan al auditado
y a la organizacin y conducen a realizar las mejoras necesarias.
Los informes son oportunos cuando se emiten sin retrasos indebidos y permiten una rpida accin
efectiva.

DETALLES A TENER EN CUENTA

Presentacin impecable.
Redaccin correcta.
Fcil lectura y manejo.
Estructurado.
Breve y medular.

PRESENTACIN IMPECABLE

Formato estndar, titulado, referenciado, limpio, sin correcciones ni faltas o errores de impresin o
de ortografa que seran imperdonables.
El destinatario del informe asociar la calidad del informe con la calidad de la auditoria. Los errores
que se le escapen al Auditor darn a lugar a pensar otros descuidos durante el transcurso de la
auditora.
El responsable ltimo del informe es siempre el directivo superior de Auditora. Para ste es
obligatorio dar lectura completa y detenida del informe. Con su firma asume la responsabilidad total
del contenido del informe.

REDACCIN CORRECTA

De los informes deben suprimirse las afirmaciones contundentes, las expresiones agresivas o
hirientes, la irona y el sarcasmo y las alusiones personales. La redaccin debe ser clara y culta a
la vez, sin trminos repetitivos, evitar frases hechas. Debe transmitirse al lector lo que realmente se
quiere y hay que decirlo sin posibles confusiones o malas interpretaciones.
Evitar frases atribuibles a otras profesiones que puedan dar lugar a problemas legales; ejemplo:
Se ha comprobado fehacientemente....
La finalidad del informe es que su cumplan sus recomendaciones y a ello hay subordinar cualquier
otro fin.

FCIL LECTURA Y MANEJ O

Los informes que no sean manejables (excesivamente voluminosos), van a ser muy difciles que se
lean y un informe que no se lea por el destinatario carece de valor. Los informes se hacen para los
destinatarios no para satisfacer al auditor.
Para que los informes interesen han de atraer inmediatamente la atencin del lector. A ello
contribuir que su lectura sea lo ms cmoda y rpida posible.
Con independencia de su contenido, han de ser impresos con letra lo suficientemente grande.
Frases y prrafos cortos y espaciados. Evitar prrafos interminables.
Apartados y epgrafes adecuadamente titulados

ESTRUCTURA NORMALIZADA

ndice
Descripcin del contenido del informe captulos, epgrafes y sub-epgrafes con nmero de pagina
asociado.

Prrafo Introductorio
Naturaleza de la auditora
Perodo cubierto
Tiempo dedicado al trabajo de campo
Personal asignado al Auditora
Alcance
El alcance est determinado por los objetivos y procedimientos empleados en la auditora y
concreta la amplitud y profundidad de los trabajos.

Resumen de Aspectos Principales
Aspectos sustantivos tratados en el informe, sntesis de hallazgos

Hallazgos y Recomendaciones
Por aspectos individuales
* Encabezado
* Hallazgo
* Recomendacin
La cobertura previa de los hallazgos proveer una base para la conclusin o recomendacin. La
idea de conclusin es de posicin final, hecho importante que no involucra una recomendacin.

La conclusin ms slida es aquella que el auditado est de acuerdo con lo que se le
plante y acept tomar medidas correctivas.

Las conclusiones aceptadas sirven para informar a la autoridad superior respecto del problema y
su solucin. De otro modo, la conclusin se refiere al reconocimiento del problema por parte del
auditado quin se ha comprometido al estudio de su solucin.

Tambin puede ser necesario una recomendacin relativa a lo que el auditor considere de hacer el
auditado, aun cuando este no est se encuentre en desacuerdo.

Otras recomendaciones implican la necesidad de involucrar un ms alto nivel de autoridad que el
auditado. En este caso se puede incorporar la posicin del auditado.

Comentarios del Auditado

En este prrafo se consigna la reaccin del auditado respecto de los hallazgos, conclusiones y/o
recomendaciones de auditora.

Cuando existen diferencias de opinin o circunstancias atenuantes, el informe de auditora incluir
los comentarios del auditado.

Carta Conductora

El informe se hace llegar a travs de una carta denominada conductora dirigida a la autoridad
superior con copia al auditado y otros que excepcionalmente se estimaran necesarios.
Esta carta incluye un prrafo referido a la apreciacin del auditor asignado respecto de la
cooperacin y asistencia recibida durante el curso de la auditora.
Habilidades y destrezas
En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor demanda de otro
tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su
desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter.
La expresin de stos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en
particular, sin embargo es conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea
poseedor de las siguientes caractersticas:
Actitud positiva.
Estabilidad emocional.
Objetividad.
Sentido institucional.
Saber escuchar.
Creatividad.
Respeto a las ideas de los dems.
Mente analtica.
Conciencia de los valores propios y de su entorno.
Capacidad de negociacin.
Imaginacin.
Claridad de expresin verbal y escrita.
Capacidad de observacin.
Iniciativa.
Discrecin.
Facilidad para trabajar en grupo.
Comportamiento tico.


Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml#ELAUDITOR#ixzz2XS89shnp