Reglamento Subvenciones

Reglamento de Fondos Concursables
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Reglamento
de Fondos
Concursables
Proceso de Subvenciones

Reglamento para operar el financiamiento de proyectos y acciones en la
modalidad de Fondos Concursables.

2012
Lic. Kery A. PRADO E.
Asistencia Tcnica Internacional - Subvenciones
La Paz, Abril del 2012

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Tabla de contenido
1. ANTECEDENTES ...................................................................................................................................2
2. OBJETIVO .................................................................................................................................................3
3. ALCANCE: ................................................................................................................................................3
4. PRINCIPIOS ..............................................................................................................................................3
5. COBERTURA GEOGRFICA: ...........................................................................................................3
6. FONDOS CONCURSABLES PARA OPERAR LAS SUBVENCIONES: ...........................4
7. PARTICIPANTES DEL PROCESO: .................................................................................................4
8. SIMBOLOGIA ...........................................................................................................................................5
9. COMPOSICIN DE LOS FLUJOS DE PROCEDIMIENTOS .................................................6
10.1 Fase Preparatoria ....................................................................................................................7
10.2 Fase Recepcin y Evaluacin de Solicitudes (Convocatoria Restringida)
11
10.3 Fase de Ejecucin de Accin ............................................................................................. 20
10.4 Fase de: Cierre y Transferencia ..................................................................................... 22
10. DEFINICIONES: ................................................................................................................................... 24
11. Reglamento del Comit de Evaluacin ............................................................................... 25
12. DIAGRAMAS DE FLUJO .....................................................................................................................2


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1. ANTECEDENTES
A partir del Plan Nacional de Desarrollo Bolivia Digna, Soberana, Productiva y Democrtica, para Vivir
Bien en el cual, se establecen los enfoques orientativas de un nuevo patrn de desarrollo; un nuevo
enfoque social y comunitario; una nueva matriz productiva y la insercin internacional, promoviendo la
participacin efectiva de las organizaciones sociales, comunitarias, ciudadanas y productivas, para
erradicar la pobreza y la exclusin social, este es el marco rector que orienta todas las iniciativas
tendientes a fortalecer el aparato productivo del Bolivia y a partir del cual PROBOLIVIA, orienta su
accionar.
En este plan se visualizan dos pilares que estn relacionados con la Micro y Pequea Empresa (MyPEs) y
que deberan tener incidencia en todos los sectores priorizados.
i) Bolivia Digna, que tiene como objetivo bsico la erradicacin de la pobreza y la inequidad, de
manera de lograr un patrn equitativo de distribucin y/o redistribucin de ingresos y
ii) Bolivia Productiva orientado hacia la transformacin, el cambio integrado y diversificado de la
matriz productiva.
Estos lineamientos son las bases para la formulacin del Plan Sectorial de Desarrollo Productivo con
Empleo Digno (Agroindustria, Artesana, Manufactura, Industria y Turismo), a ser ejecutado por el
Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural (MDPyEP) y el Ministerio de Trabajo, Empleo Digno
y Previsin Social, y que tiene como propsito Desarrollar una economa plural pblica, mixta y privada-
comunitaria, pero con fuerte presencia estatal orientada a promover el desarrollo econmico de todas las
Unidades Productivas del pas con ms y mejor empleo
Uno de los brazos operativos para llevar adelante este plan sectorial es PRO BOLIVIA, creado mediante
Decretos Supremos que adems crean otras entidades estratgicas para el desarrollo del sector, entre las
que se destacan PRO BOLIVIA, PROMUEVE BOLIVIA e INSUMOS BOLIVIA.
En este contexto PRO BOLIVIA, es una institucin estatal desconcentrada que ejecuta el programa de
Convenio de Financiamiento N DCI-ALA/2009/019-774. Programa de Apoyo al Plan Sectorial de
Desarrollo Productivo con Empleo Digno, en el cual se programa la suma de 2.000.000,00 (Dos millones
00/100 Euros) para canalizar recursos mediante subvenciones.
El programa PRODUCE desarrolla sus actividades en el territorio nacional y cuenta con recursos
provenientes del Tesoro General de la Nacin, de la Cooperacin Europea y tambin est prevista
Contrapartes de otras instituciones para el cumplimiento de sus objetivos generales y especifico, los
cuales estn definidos por:
Objetivo General:
Contribuir a la inclusin social de los trabajadores mediante el cambio en la matriz productiva
Objetivo Especfico:
Mejorar la productividad y la calidad del empleo de las MyPES de los sectores priorizados mediante la
mejora de la capacidad empresarial, el fomento al desarrollo productivo y el fortalecimiento
institucional.


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2. OBJETIVO

El objetivo principal del presente reglamento es:

Normar y describir los proceso, procedimientos a partir de las funciones y tareas
requeridas para la gestin de Fondos Concursables del programa PRODUCE, con la
finalidad de orientar la planificacin, ejecucin tcnica y administrativa durante la
gestin de los Fondos Concursables, identificando responsables y tiempos por
unidades organizacionales y la secuencia del proceso.

3. ALCANCE:

El siguiente reglamento es un instrumento administrativo interno del programa PRODUCE y regula la
gestin de Fondos Concursables y rige para todos los que operadores e involucrados en el proceso de
financiamiento de Fondos Concursables para acciones con recursos de financiamiento de la Unin
Europea.

4. PRINCIPIOS
a. Transparencia

Los fondos Concursables deben ser objeto de una publicidad generalizada y fcilmente accesible.
b. Igualdad de Trato

La aprobacin de los Fondos Concursables debe desarrollarse en condiciones de absoluta
imparcialidad. Esto significa, en particular, que un Comit de Evaluacin debe evaluar las propuestas,
asesorando en su caso por expertos externos, en funcin de los criterios de elegibilidad y de
evaluacin (seleccin y aprobacin) publicados.
c. Carcter No Acumulativo

Ningn beneficiario podr recibir ms de una subvencin financiada por la Unin Europea, a favor de
una misma accin. Y los antecedentes en la ejecucin de anteriores subvenciones, sern tomados en
cuenta para la aprobacin de una nueva subvencin.
d. Irretroactividad

Una subvencin solo puede cubrir los costes en los que se haya incurrido despus de la fecha de la
firma del contrato de subvencin.
e. Cofinanciacin

Por regla general, una subvencin no puede financiar la totalidad de los costes de la accin o de los
gastos de funcionamiento del beneficiario de la subvencin, salvo en los casos establecidos en el
apartado 6.2.9 de la Gua Prctica de Procedimientos de Contratacin de la Unin Europea.

5. COBERTURA GEOGRFICA:
La cobertura de intervencin del programa est establecido a nivel Nacional, debido a que se han
priorizado sectores estratgicos tales como Madera, Cuero, Textil, Alimentos y Metalmecnica, y debido a

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un razonamiento estratgico la intervencin se plantea de manera focalizada a partir de criterios tcnicos
planteadas por los responsables del sector y validadas por el Administrador de Anticipos.
6. FONDOS CONCURSABLES PARA OPERAR LAS SUBVENCIONES:

Con la finalidad de gestionar los fondos provenientes del rubro 6.2 del CF, el programa PRODUCE ha
determinado que estos fondos sern canalizados mediante los Fondos Concursables. Para lo cual ha
preparado el presente reglamento. A continuacin se presentan de manera resumida el proceso de
gestin de los recursos de Fondos Concursables.

A partir de la programacin del PP del programa PRODUCE y a partir de lo determinado por una
estrategia de intervencin sectorial, se determina un monto de recursos que estarn disponibles
para la gestin o por la duracin del PP, este presupuesto puede generar la gestin de ms de una
convocatoria de Fondo Concursable durante el ao.
Estos recursos son puestos a disposicin de los actores determinados mediante un anuncio
pblico es decir una convocatoria a Fondos Concursables, una vez fijados los montos disponibles
para la subvencin, de modo que los potenciales solicitantes puedan presentar sus propuestas
para el desarrollo de acciones y proyectos.
La publicacin de los fondos se efecta al menos una vez al ao, a travs de diferentes medios de
comunicacin masiva. Bajo este sistema, el beneficiario es responsable por licitar,
adjudicar/ejecutar y supervisar la ejecucin de la obra, accin o el servicio demandado, de
acuerdo a las normas nacionales y su marco institucional, y es el nico responsable de la
implementacin exitosa del proyecto.
De las solicitudes presentadas ante el PRODUCE dentro de un procesos de Fondos Concursables,
son procesadas mediante un proceso de evaluacin y aprobacin de financiamiento, previa a la
transferencia, los solicitantes ganadores que reciban formalmente la aceptacin del
financiamiento de sus propuestas, debern contratar e iniciar la ejecucin, despus de lo cual se
har efectiva la transferencia de recursos asignados a una cuenta bancaria especificada por el
solicitante.
Al mismo tiempo, PRODUCE realiza un monitoreo constante al contrato de subvencin y el
seguimiento correspondiente a los procesos de contratacin por parte del beneficiario de la
subvencin, pudiendo participar en el proceso de Contratacin. Adems, se respetar un
cronograma sobre la licitacin, calificacin, adjudicacin y ejecucin de las acciones, que los
beneficiarios debern cumplir estrictamente como parte del Contrato de Subvencin pactado.

7. PARTICIPANTES DEL PROCESO:

Los usuarios responsables de las actividades del procedimiento son:
a) Administrador de Anticipos AA
b) Contadora de Anticipos CA
c) Responsable de Subvenciones RS
d) Responsable Tcnico Sectorial RTS
e) Responsable de Contrataciones RC
f) Responsable Jurdico RJ

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g) Responsable de Planificacin y Monitoreo RPM
h) Responsable de Comunicacin y Visibilidad RCV
i) Responsable de Sistemas Informticos RSI

8. SIMBOLOGIA

Principio y/o terminacin del diagrama: Este smbolo representa tanto la
disponibilidad de la informacin para su procesamiento (entrada), como la
mencin de que la informacin ya ha sido procesada.

Alternativa: Este smbolo representa el momento en que una actividad u
operacin cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.

Preparacin: Representa la preparacin de una operacin dentro de la cual
existen otra secuencia de procesos especficas.

Actividad u operacin: Representa una operacin mayor dentro de la cual
existen actividad o grupos de ellas que tengan como objetivo un cambio, ya
sea en el valor, forma o disposicin de la informacin.

Actividad u operacin: Representa las operaciones especficas que se
desarrollarn dentro de una operacin mayor.

Solicitud: Implica la generacin de solicitud de revisin o valoracin de la
informacin transferida

Proceso continuo de ingreso de informacin y respuesta

Entrada manual. Proceso que requiere la complementacin manual de la
informacin,

Documento: Implica la preparacin o consulta a uno o varios documentos en
forma impresa o magntica.
Si
No

Lneas de flujo de informacin
o Azul: Corresponde al transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro.
Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar a
otro.
o Rojo: Transporte en caso de negativa
o Verde: transporte de informacin de ida y vuelta en caso de requerir consulta
y o comparacin.


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9. COMPOSICIN DE LOS FLUJOS DE PROCEDIMIENTOS

1. Fase Preparatoria:
a. Etapa en la cual se preparan todos los documentos requeridos para el lanzamiento de la
convocatoria de Fondos Concursables.

2. Fase de Recepcin de Solicitudes
a. Etapa que describe las acciones y procedimientos durante el proceso de recpcin de propuestas
y la evaluacin de las mismas hasta su calificacin final.

3. Fase de Implementacin y ejecucin.
a. Etapa referida a la ejecucin de la accin por parte del solicitante y que involucra un proceso de
seguimiento y monitoreo por parte de la entidad contratante.

4. Fase de Cierre de Subvenciones.
a. Etapa referida a las tareas de cierre de la accin la conciliacin de cuentas y el traspaso de la
accin al solicitante.


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10.1 Fase Preparatoria

1. Instruye inicio proceso y actualizacin Gua de Fondos Concursables
1
Duracin: 0,5 das.

En funcin a lo establecido en el PP, el Administrador de Anticipos (AA) instruye la actualizacin de
la gua de Fondos Concursables al Responsable de Subvenciones (RS).
o La RPP instruye a su vez a la PS operar la actualizacin de la Gua.

2. Actualizacin de la Gua de Fondo Concursables Duracin: 10 das

El RS en funcin a instruccin de actualizacin de Gua de Subvenciones.
o Verifica si en el sitio web de la Unin Europea existe actualizaciones referentes a normas
referidas a Subvenciones, y los formatos respectivos.
http://ec.europa.eu/europeaid/eprag/annexes.do?group=E/ e3a_guidelines_en
o Evala y analiza la Gua de Fondos Concursables anterior y en reunin de coordinacin con AA,
CA, RPM, ATIs y Coordinadores de Sector, se determina la pertinencia de cambios en la Gua
por medio de un acta de la reunin.
Organiza reuniones de coordinacin: Siempre que existan las condiciones los directivos
del proyecto podrn evaluar la posibilidad de realizar reuniones previas con actores
claves, con la finalidad de determinar la orientacin de la demanda en su conjunto, y
utilizar esta informacin para precisar la orientacin de la subvencin.

o Determina Techo Presupuestario: Referido al establecimiento de monto que se pondrn a
disponibilidad del concurso.
A partir del cual solicita la gestin de un Certificacin de Recursos al rea administrativa
financiera.

o Determinacin de Presupuestos Mximos y Mnimos: Esta referido a la definicin de los
presupuestos mximos y mnimos, dentro de los cuales los solicitantes podrn expresar sus
solicitudes de financiamiento, en el concurso de fondos.
Este anlisis tiene que ser un proceso dinmico entre las obligaciones de compromiso, el
tiempo disponible, la cobertura geogrfica seleccionada y la naturaleza de los actores
seleccionados.

o Determina Cobertura Geogrfica: En funcin a la vigencia de convenios de financiamiento,
estudios especficos y la estrategia de intervencin del programa y la evaluacin de los
sectorialistas
2
, se determina la cobertura (s) geogrfica que tendr la convocatoria.

1
Para la elaboracin de la Gua de Fondos Concursables y sus Anexos, que se constituyen en documentos bsicos que
determina las condiciones del concurso de fondos, son elaborados y desarrollan a partir de los formatos presentes en el
sitio Web. (http://ec.europa.eu/europeaid/eprag/annexes.do?group=E/ e3a_guidelines_en). A partir de este vnculo y
los documentos que se encuentran en l y mediante un anlisis situacional de las condicionantes del programa, su
cobertura, geogrfica, sus actores, las condiciones sociales y los presupuestos, es que se procede a adecuacin la Gua
de Fondos Concursables.
2
Sectorialistas: Responsables de la implementacin de polticas de desarrollo en los Sectores de Cuero, Textil, Alimentos,
Metal mecnica y Madera

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o Determina los Actores: En funcin a estudios especficos, determina y caracteriza a los
solicitantes habilitados segn la cobertura geogrfica y que eventualmente participaran en la
convocatoria de Fondo Concursable.
Determina los documentos administrativos y legales requeridos que habilitan al
solicitante como elegible.
Determina forma de ejecucin de los proyectos, es decir la modalidad de desembolsos y
el cumplimiento de hitos que habiliten estos desembolsos.

o Determina Orientacin Temtica del concurso, en funcin al anlisis de los Objetivos del
programa, la Estrategia de Intervencin, el alcance de anlisis de contexto, y las estrategias de
desarrollo especificas de cada uno de los sectores, se determina las temticas y/o rubros
econmicos dentro de las cuales las propuestas sern elegibles.
Como resultado de lo anterior debe establecer una matriz de elegibilidad de acciones, la
misma que es orientadora sobre las acciones dentro las cuales las acciones sern
elegibles.

o Determina la Ejecucin: En funcin a la vigencia de convenios de financiamiento, estudios
especficos y la estrategia de intervencin del proyecto, se determina la duracin mxima y
mnima de la ejecucin de acciones, ante una eventual aprobacin de solicitudes.

o Determina el Cronograma de actividades y los plazos para cada una de las etapas del concurso
de fondos, as como las fechas y lugares de actividades concretas.
Como resultado deber elaborar un grfico Gantt para establecer las etapas del proceso
de fondos Concursable.

o Determina Medios de Comunicacin: En funcin a las zonas de intervencin, los actores y los
plazos, y en coordinacin con la Responsable de Comunicacin y Visibilidad (RCV), se definen los
medios de comunicacin a utilizar con la finalidad de garantizar la suficiente promocin y
difusin de la convocatoria en las zonas geogrficas seleccionadas.

Redacta de los documentos: En funcin a las determinaciones anteriores el RS procede a elaborar y
personalizar los siguientes documentos:
Gua de Fondos Concursables,
los Anexos,
el modelo de Convocatoria,
y una propuesta de terna de la conformacin del Comit de Evaluacin.

Solicita una Certificacin de Recursos, estableciendo el monto solicitado que cubre el total de los
fondos del concurso, haciendo referencia a la actividad programada en el Presupuesto Programa
vigente.

El Responsable Administrativo Financiero (RAF), atiende la solicitud de disponibilidad de fondos,
gestionando una Certificacin de Recursos ante el Cooperante, que garantiza la disponibilidad de
recursos, determinando la fuente de financiamiento, el rubro y sub rubro presupuestario, monto
disponible y la codificacin respectiva que vincula a la actividad respectiva descrita por el
Presupuesto Programa vigente.

El RS, recibe la Certificacin de Recursos y apertura el expediente del Proceso de Fondos
Concursable adjuntando la certificacin, generando a su vez un cdigo para el proceso.

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La apertura de este expediente es de suma importancia, porque en el se centraliza los
documentos justificativos del procesos, garantizando que se cumpla con la norma de la
Unin Europea.

Mediante Comunicacin Interna remite el expediente al AA y solicita la revisin, aprobacin y
remisin del expediente a consideracin del Cooperante o la instancia de tutela para su aprobacin.
o Si es pertinente se organiza una reunin para presentar la Gua de Fondos Concursables y el
proceso de elaboracin, as como su relacin con el cumplimiento de objetivos y metas del
programa. A partir de la revisin pueden darse dos posibilidades
Que la Gua requiere complementaciones y tiene observaciones, por lo que se devuelve
al RS, para realizar las adecuaciones sugeridas o paralizar la accin hasta que se
concrete algn insumo central.
Que la Gua es aprobada por el AA, ante lo cual se procede con la siguiente etapa.

3. Remisin para No Objecin Duracin: 0,5 das

El AA, mediante una carta dirigida al embajador de la Unin Europea, solicita la no objecin a la
Gua de Fondos Concursables, y al inicio del proceso.

4. Recepcin y Evaluacin Gua de Fondos Concursables Duracin: 5 das

La Unin Europea designa un tcnico para la revisin y evaluacin del expediente de Subvencin.
Gua de Fondos Concursables,
Anexos,
Convocatoria,
Terna del Comit de Evaluacin.

o En funcin a los resultados de la evaluacin de los documentos por parte del tcnico de la UE, la
Delegacin de la Unin Europea, expresa una respuesta, la cual puede tener los siguientes
escenarios.

No Objecin. El Cooperante no tiene objeciones al inicio del proceso de Fondos Concursables, y
a los documentos respectivos.

El AA:
o Remite la carta a RS informando la decisin e instruye la publicacin de la Gua de Fondos
Concursables por los medios de comunicacin que corresponda.

o El RS solicitar:
Al RSI la inclusin de la convocatoria y el documento Gua de Fondos Concursables en
la pgina Web institucional.
Al RC, la publicacin de la Convocatoria de Fondos Concursables en medios masivos
de alcance nacional y/o especficamente del rea de intervencin, segn corresponda
(Peridico, Radio, Televisin).
Al AA le solicita la firma de cartas de invitacin para la participacin de los principales
actores clave determinados en la convocatoria de Fondos Concursables, las cuales
debern ser remitidas y confirmarse su recepcin.


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o Remite la carta al RJ para la redaccin de la Resolucin Administrativa nombrando al Comit de
Evaluacin, la cual hace conocer a los participantes del nombramiento establecido.

Objeciones. La Delegacin de la Unin Europea tiene objeciones al inicio del proceso de Fondos
Concursables

El AA:
o Remite la carta al RS, para la evaluacin de las consideraciones planteadas por el Cooperante o
ente de Tutela, lo cual implicar:
Revisar el contenido del documento
Revisar la disponibilidad de fondos
Revisar las zonas de intervencin y/o actores
Revisar la conveniencia de plazos y cronogramas.

o La RS, ajusta la Gua de Subvenciones y/o los Anexos, despus de lo cual reactiva el proceso
o lo aplaza hasta nuevo aviso.

o El RS debe reactivar el proceso y reencausarlo por el procedimiento establecido.

5. Publicacin de Convocatoria del Fondo Concursable Duracin: 1 das

El Responsable de Contrataciones (RC) en coordinacin con el RCV, y el Responsable de Sistemas
Informticos (RSI), publicarn la Gua de Fondos Concursables, por los medios de comunicacin
respectivos.


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10.2 Fase Recepcin y Evaluacin de Solicitudes (Convocatoria Restringida)

Despus de la publicacin en medios de comunicacin los potenciales solicitantes tienen plazos
establecidos, para la preparacin solicitudes en los formatos correspondientes.

Sin embargo los potenciales solicitantes pueden realizar consultas va e-mail al correo que aparece en la
Gua de Fondos Concursables, o asistir a las reuniones de aclaracin previstas en el Cronograma del
fondo Concursable, evento organizado para efectivamente orientar y resolver interrogantes que pudiesen
surgir durante la elaboracin de solicitudes a partir de lo dispuesto en la Gua u otras inquietudes que
pudieran generarse en el proceso de elaboracin de solicitudes.

6. Preparacin de la Solicitudes Documento Sntesis. Duracin: 30 das

Una vez que el potencial Solicitante toma conocimiento de la Convocatoria y accede a los
documentos Gua de Fondos Concursables, a los Anexos mediante la pgina Web del proyecto,
va mail o directamente en la sede del programa, deber elaborar su solicitud acorde a la
orientacin de la convocatoria, en caso de Convocatoria Restringida proceder a elaborar la
solicitud en Formato de Documento Sntesis.

Consultas Va correo Institucional.

El Responsable de Sistemas de Informacin
o Deber canalizar las consultas que llegan a la bandeja de entrada del correo institucional y re
direccionarlas al RS.

El Responsable de Subvenciones
o En funcin a las consultas deber absolver las consultas y responder las mismas en el plazo
mximo de 48 horas, realizando las consultas respectivas a las unidades organizacionales
respectivas (Jurdica, Administrativa, Tcnica, Contrataciones, etc.), al Cooperante o al Ente de
tutela segn sea el caso.

Consultas en Reuniones de Aclaracin.

El Responsable de Subvenciones:
o En coordinacin con el RCV organizar en lugar y fecha, de acuerdo al cronograma, la Reunin
de Aclaracin, de acuerdo a lo programado en la Gua de Subvenciones.

o La RCV, convocar a participar de la reunin a todos los actores mediante medios de
comunicacin, detallando fecha, hora y lugar para la realizacin de la Reunin de Aclaracin.

o El RS solicitar la participacin de miembros del Comit de Evaluacin y/o tcnicos y/o
administrativos de apoyo involucrados para acompaar durante las Reuniones de Aclaracin.
Es importante establecer un programa del evento para organizar las intervenciones y el
papel de cada uno de los participantes (Comit de Evaluacin, tcnicos , administrativos
y de apoyo)


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o El RS, levantar un acta de los participantes, las interrogantes planteadas y las respuestas o
aclaraciones vertidas que representan la posicin institucional con respecto al proceso en dicha
reunin, con la finalidad de documentarlas y proceder a instruir su publicacin en la pgina web.

o En funcin a la evolucin del proceso, los niveles de la convocatoria, la respuesta de los
potenciales actores, el RS podr (siempre y cuando exista disponibilidad de tiempo),
reprogramar la reunin de aclaracin y/o replantear una adicional con la finalidad de orientar el
proceso, lo cual deber comunicarse mediante la pgina Web y mediante medios de
comunicacin.

Proceso de Capacitacin y acompaamiento.

o En funcin a la expectativa manifestada en las visitas a la pgina web, y las consultas realizadas
al correo institucional podr coordinar y ejecutar procesos de capacitacin y acompaamiento a
eventuales solicitantes, con la finalidad de mejorar las capacidades de elaboracin de la solicitud
en trminos de los estndares de calidad de la convocatoria.
Es importante que estos procesos de capacitacin y acompaamiento no sean
interpretados por los participantes como una vinculacin a priori ante una eventual
aprobacin de la solicitud.

7. Presentacin de Solicitudes Documento Sintesis.

o En el periodo comprendido entre la publicacin y el cierre del plazo de entrega de propuestas, el
RS (o el apoyo administrativo designado), deber realizar el registro de las solicitudes
entregadas, en un acta de entrega de solicitudes diseada para tal fin, que servirn de
constancia del cumplimiento de plazos, all debern especificarse:

Nombre de la organizacin que presenta la solicitud
Nombre y cargo del que entrega la solicitud
Nombre de la solicitud
La fecha y hora de la entrega de la solicitud
Direccin del solicitante
Correo electrnico y telfono del solicitante
Firma de la persona que hace entrega de la propuesta,

o El RS, es responsable por custodiar de las propuestas recibidas y debe garantizar la idoneidad e
integridad de las mismas hasta el acto de apertura de sobres.

o El RS, solicitar al Comit de Evaluacin una reunin preparatoria, previa al proceso de apertura
de propuestas, con la finalidad de:

Aclarar los etapas, procedimientos y responsabilidades en el proceso de evaluacin
(Administrativa, Elegibilidad, Econmica, Tcnica) y

los criterios bsicos que regirn al proceso de evaluacin, preseleccin y aprobacin de
Solicitudes del Fondo Concursable.


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o El PS solicita al rea de contratacin organizar la sesin de apertura de sobres, para lo cual
deber realizarse las invitaciones pertinentes a los miembros del Comit de Evaluacin y a los
Cooperantes o entes de tutela como observadores.

o El AA, notificar e invitar a representantes de la Delegacin de la Unin Europea, para que
participen el proceso de apertura de sobre y de evaluacin en calidad de Observadores.

Sesin de Apertura de Sobres.

El Responsable de Contrataciones (RC) estar a cargo del acto

o Previa a la inauguracin del acto de apertura de sobre, mediante personal de apoyo se
registrar a los presentes del acto de apertura.

o En funcin a lo establecido en el cronograma de la Gua de Fondos Concursables, se inaugura el
acto de apertura de sobres en lugar, fecha y hora determinado.

o En presencia de los asistentes el RC, realizar un recuento del proceso de Fondos Concursables,
la cantidad de solicitudes recibidas y se verificarn los plazos y se verifica su coincidencia con las
actas de entrega.

Las solicitudes en las cuales se verifica que fueron presentadas fuera de plazo, sern
automticamente separadas para su devolucin al proponente con los precintos
intactos.

Las solicitudes que se encuentran en plazo, son ordenadas en funcin a su presentacin
y se procede con la apertura de sobres en orden correlativo a la entrega de los mismos,
registrando en el acta lo siguiente:
i. El nombre de la propuesta
ii. El nombre del solicitante
iii. Firma del solicitante

8. Proceso de Preseleccin de Solicitudes - Documento Sntesis

Evaluacin Administrativa - Comit de Evaluacin.

El Responsable de Contrataciones (RC)

o La evaluacin Administrativa consiste en la evaluacin de la idoneidad de la solicitud presentada
en relacin a los requisitos formales, tanto de la solicitud como la del solicitante.
Formatos de presentacin
i. Se han utilizado los formularios de solicitud correctos
ii. La propuesta esta presentada de manera legible y es en espaol
iii. La duracin prevista de la accin propuesta, se encuentra en los plazos
establecidos mximos y mnimos.
iv. La declaracin del solicitante ha sido cumplimentada y firmada
v. Se ha presentado un original y dos copias
vi. Se han presentado archivos digitales conteniendo los documentos respectivos

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vii. Se ha presentado el presupuesto en el formato establecido y esta expresado en
moneda nacional
viii. El marco lgico ha sido cumplimentado y est incluido.

o Despus de la valoracin de las condiciones administrativas, sern separadas las solicitudes que
no cumplan con las condiciones administrativas predefinidas.

o Se elaborar un acta del evento y ser firmado por los presentes, con lo cual se dar por
concluido el acto pblico.

o El RS deber informar a los solicitantes, sobre las solicitudes que no hubieran aprobado la etapa
de evaluacin.


o Deber guiar al Comit de Evaluacin respecto a los procesos que seguirn las propuestas que
han cumplido las exigencias administrativas.

o El RS traspasa la custodia de los sobres que han aprobado la evaluacin administrativa al
presidente del Comit de Evaluacin, para que se haga cargo de su custodia y aplicacin del
proceso de evaluacin, para lo cual se registra en acta.
El RS deber acompaar y asesorar al Comit de Evaluacin con respecto a la aplicacin
del reglamento de Fondos Concursables.
o Despus de lo cual se da por concluida la sesin de apertura de propuestas.

Evaluacin Econmica Financiera.

El Comit de Evaluacin, realizara una Evaluacin Financiera de las propuestas en base a:
o Las solicitudes estn dentro de los lmites presupuestarios mximos y mnimos establecidos por
la Gua de Fondos Concursables.
o Las solicitudes de financiamiento no rebasan el monto solicitado y se respecta el monto de la
contraparte local requerida.
o Existe coherencia de las proporciones de los rubros del presupuesto, segn las proporciones
aceptables por la Gua de Fondos Concursables.
Los gastos administrativos no exceden el 7% del costo elegible
Si se han presupuestado imprevistos, se encuentran dentro del parmetro de 5%.
o Los resultados de la evaluacin sern expresados de manera escrita por cada solicitud.
o El secretario del Comit de Evaluacin deber registrar en un acta las propuestas que hubieran
cumplido con los criterios de evaluacin, y separar del portafolio a las rechazadas.
o Deber informar al RS sobre las solicitudes que no hubieran aprobado la etapa de evaluacin
para que comunique el rechazo al solicitante.

Evaluacin de Elegibilidad.

El Comit en Evaluacin
o Realizarn una Evaluacin de Elegibilidad de las solicitudes en dos fases. Los criterios en torno a
esta evaluacin de Elegibilidad debern presentarse de manera escrita.
o Elegibilidad del Solicitante: Naturaleza y requisitos del solicitante
Personera Jurdica

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Estatutos
La Ficha de entidad legal ha sido cumplimentada y firmada, y est acompaada de los
documentos justificativos solicitados
La Ficha de identificacin financiera con arreglo al modelo del anexo

o Elegibilidad de la Solicitud, se evaluar la solicitud tomando como referencia su coherencia con:
Las temticas planteadas y/o los rubros determinados mediante la Gua de FsCs,
La Estrategia y Objetivos institucionales del programa PRODUCE
Convenio de Financiamiento,
Las polticas del Cooperante,
La existencia de criterios de Pertinencia, eficiencia, eficacia, impacto y sostenibilidad

o Se prepararan informes por cada solicitud que exprese la calificacin que recibieron en cuanto a
la elegibilidad del postulante y de la solicitud.
o El Comit de Evaluacin, elaborar un acta, donde se registrarn las propuestas que hubiesen
cumplido con la elegibilidad de solicitudes segn lo establece la convocatoria.
El RS deber guiar al Comit de Evaluacin respecto a los procesos que seguirn las
propuestas que han cumplido evaluacin de elegibilidad, despus de lo cual se da por
concluida esta fase.
cumplido con los criterios de evaluacin, y separar del portafolio a las rechazadas.
para que comunique el rechazo al solicitante.

Preseleccin de Solicitudes.

o Despus de culminar con las evaluaciones anteriores y en funcin a los resultados de las mismas
se elabora un listado de las solicitudes que mejores valoraciones han tenido asignando un
cdigo a cada una para su identificacin posterior.
o Se redactan las invitaciones para la presentacin de Documentos Completos para cada solicitud
utilizando como referencia los cdigos pre asignados, utilizando el parte B del Anexo A de la
Guia de Fondos Concursables.

9. Presentacin de Solicitudes Documento Completo.

o En el periodo comprendido entre la publicacin y el cierre del plazo de entrega de solicitudes en
Formato Documento Completo, el RS (o el apoyo administrativo designado), deber realizar el
registro de las solicitudes entregadas, en un acta de entrega de solicitudes diseada para tal fin,
que servirn de constancia del cumplimiento de plazos, all debern especificarse:

Nmero de Referencia
Nombre y cargo del que entrega la solicitud
Nombre de la solicitud
La fecha y hora de la entrega de la solicitud
Direccin del solicitante
Correo electrnico y telfono del solicitante
Firma de la persona que hace entrega de la propuesta,

16 | P g i n a

o El RS, es responsable por custodiar de las propuestas recibidas y debe garantizar la idoneidad e
integridad de las mismas hasta el acto de apertura de sobres.

o El RS, solicitar al Comit de Evaluacin una reunin preparatoria, previa al proceso de apertura
de propuestas, con la finalidad de:

Aclarar los etapas, procedimientos y responsabilidades en el proceso de evaluacin
(Administrativa, Elegibilidad, Econmica, Tcnica) y
los criterios bsicos que regirn al proceso de evaluacin, preseleccin y aprobacin de
Solicitudes del Fondo Concursable.

o El PS solicita al rea de contratacin organizar la sesin de apertura de sobres, para lo cual
deber realizarse las invitaciones pertinentes a los miembros del Comit de Evaluacin y a los
Cooperantes o entes de tutela como observadores.

o El AA, notificar e invitar a representantes de la Delegacin de la Unin Europea, para que
participen el proceso de apertura de sobre y de evaluacin en calidad de Observadores.

Sesin de Apertura de Sobres Documento Completo.

El Responsable de Contrataciones (RC) estar a cargo del acto

o Previa a la inauguracin del acto de apertura de sobre, mediante personal de apoyo se
registrar a los presentes del acto de apertura.

o En funcin a lo establecido en el cronograma de la Gua de Fondos Concursables, se inaugura el
acto de apertura de sobres en lugar, fecha y hora determinado.

o En presencia de los asistentes el RC, realizar un recuento del proceso de Fondos Concursables,
la cantidad de solicitudes recibidas, la cantidad de invitaciones cursadas y se verificarn los
plazos y se verifica su coincidencia con las actas de entrega.

Las solicitudes en las cuales se verifica que fueron presentadas fuera de plazo, sern
automticamente separadas para su devolucin al proponente con los precintos
intactos.
Las solicitudes que se encuentran en plazo, son ordenadas en funcin a su presentacin
y se procede con la apertura de sobres en orden correlativo a la entrega de los mismos,
registrando en el acta lo siguiente:
i. Nmero de referencia
ii. El nombre de la propuesta
iii. El nombre del solicitante
iv. Firma del solicitante

o Las solicitudes que han cumplido los plazos y formatos respectivos pasarn a la fase de
evaluacin Tcnica.


17 | P g i n a

Evaluacin Tcnica y de Temas transversales.

o Despus de culminada la etapa previa con los informes respectivos del proceso de preseleccin,
el Comit de Evaluacin, deber evaluar o derivar a los profesionales del rea, las propuestas
segn sea el rea temtica de la solicitud.
Si es solicitar el apoyo de asesores tcnicos especialistas para que en coordinacin con
el Responsable de Complejos Productivos o tcnicos sectorialistas, sean evaluadas las
solicitudes tcnicamente y si fuera preciso evaluarlos en referencia a temas
transversales.

Los tcnicos responsables de la Evaluacin Tcnica debern analizar las propuestas en los siguientes
trminos.
Pertinencia, eficiencia, eficacia, impacto, sostenibilidad
Coherencia: Las solucin planteada tiene relacin con la situacin problemtica.
Consistencia tcnica: El diseo tcnico est de acuerdo con las condiciones de la zona.
Visita de Campo, solo en caso de ser requerido.
i. Verificacin de Demanda: La propuesta beneficia efectivamente a la cantidad de
personas determinada en la propuesta, la comunidad tiene conocimiento y
estn de acuerdo con la propuesta tcnica.
ii. Registra las coordenadas GPS y registro fotogrfico del emplazamiento donde
eventualmente se ejecutar la accin en caso de aprobarse su financiamiento.
iii. Consistencia con la Vocacin de Desarrollo: La propuesta est enmarcada en los
Planes Sectoriales y de Desarrollo del Municipio o por lo menos se encuentra
dentro de la vocacin del municipio.
o Los tcnicos responsables de la Evaluacin Tcnica debern elaborar un informe tcnico por
cada una de las propuestas, donde explicaran la viabilidad del proyecto, fundamentando
tcnicamente en el marco de los puntos sealados y acompaando fotografas y actas de
entrevista con las comunidades visitadas.
En caso de ser necesario las solicitudes sern derivadas al responsable de Temas
transversales para su valoracin, despus de lo cual emitir un informe del impacto de
la accin desde el punto de vista de Temas Transversales.
o Los tcnicos sectorialistas prepararn portafolios de las solicitudes y las elevarn a
consideracin del Comit de Evaluacin. El portafolio de Fondos Concursables que consta:
Las solicitudes
Las evaluaciones tcnicas, en las cuales se manifiestan las consideraciones estudiadas y
evaluadas.
El informe en temas transversales, en las cuales se manifiestan las consideraciones
estudiadas y evaluadas.
Un resumen de las solicitudes evaluadas y la calificacin alcanzada.

cumplido con los criterios de evaluacin tcnica, y separar del portafolio a las rechazadas.
para que comunique el rechazo al solicitante..

El RS en Coordinacin con el Comit de Evaluacin organiza la Reunin de Evaluacin Final de
Fondos Concursables, para lo cual deber convocar a:
Miembros del Comit de Evaluacin.

18 | P g i n a

Tcnicos Evaluadores
Profesional de Subvenciones
Asistencia Tcnica Internacional.

Reunin de Evaluacin Final.

o El Presidente del Comit de Evaluacin har una recapitulacin del proceso desarrollado del
Fondo Concursable, e inicia la presentacin de las solicitudes preseleccionadas a consideracin
de los miembros del Comit de Evaluacin, en orden de importancia segn los montos
solicitados y las calificaciones logradas.
o Los tcnicos evaluadores realizarn una exposicin de las propuestas, as como las
caractersticas principales que las hacen acreedoras al logro de financiamiento, tambin explican
la coherencia de la propuesta con los objetivos y resultados institucionales y/o de la
cooperacin.
o El Comit de Evaluacin en funcin a las exposiciones vertidas, realizan una valoracin final de
las solicitudes presentadas y manifiestan la aprobacin de las solicitudes seleccionadas en orden
de importancia.
o Mediante una Resolucin Administrativa se aprueban oficialmente las solicitudes seleccionadas
y que sern financiadas con la convocatoria correspondiente de Fondos Concursables. Despus
de lo cual se proceder remitir el portafolio de solicitudes aprobadas al RS.

El RS, a medida que las solicitudes son desestimadas por los procesos de evaluacin, deber
informar esta situacin a los concursantes por medio de cartas firmadas por la DN, citando las
razones que han fundamentado la negativa de financiamiento, y devolver los documentos para una
posible readecuacin y eventual presentacin a una nueva convocatoria.

10. Remisin para No Objecin UE

o Complementa el expediente de fondo Concursable con todos los antecedentes del proceso en
una carpeta, con la finalidad de documentar el proceso completo de Fondo Concursable, los
documentos que integran esta carpeta son:
Comunicacin Interna: Orden de Inicio de Proceso
Certificacin de Recursos:
Gua de Fondos Concursales + Anexos
No objecin de la Delegacin de la Unin Europea
Resolucin de Inicio de Proceso
Publicacin de Convocatoria: Recorte de Peridico, Contrato de Difusin, etc.
Cartas de invitacin remitidas a los municipios participantes
Actas y lista de asistentes a reuniones de aclaracin
Actas de recepcin de propuestas
Acta de Sesin de apertura de sobres
Informe de Evaluacin Administrativa
Informe de Evaluacin Econmica Financiera
Informe de Elegibilidad
Informe de Evaluacin Tcnica + visitas de campo + Fotografas + Datos GPS
Informe de Evaluacin de Temas Transversales
Acta de Reunin de Evaluacin Final

19 | P g i n a

Resolucin Administrativa del Comit de Evaluacin
Resolucin Administrativa de aprobacin de solicitudes
Solicitudes Aprobadas
Proyectos de Contratos de Subvencin.

o Remite el expediente al AA para su remisin a la Delegacin de la Unin Europea, solicitando su
evaluacin y No Objecin.

11. Recepcin del expediente de FsCs

La Unin Europea designa un tcnico para la revisin del expediente de Fondos Concursables.
o En funcin a los resultados de la evaluacin de los documentos por parte del tcnico de la UE, la
Delegacin de la Unin Europea, expresa una respuesta, la cual puede tener los siguientes
escenarios.

No Objecin - Aprobacin del Proceso.

o Codifica cada uno de las solicitudes aprobadas segn la nomenclatura para Fondos
Concursables, registrando los datos ms importantes en una base de datos.
o Solicita al RF la certificacin presupuestaria segn los montos que finalmente sern aprobados y
comprometidos en el proceso, fuente de financiamiento, partida presupuestaria.
o Solicita al RJ en funcin a la Certificacin Presupuestaria ajustada, la elaboracin de los
Contratos de Subvencin con las solicitudes aprobadas.

Objecin - Desaprobacin del Proceso.

o Una vez recibida la respuesta negativa del Cooperante y/o ente de tutela, el RS, podra operar
las siguientes alternativas:
Complementar la documentacin, para nuevamente mandarla a consulta
Desestimar solicitudes objetadas
Anular el proceso de FsCs.

12. Notificacin de Aprobacin al Postulante.

El Responsable de Subvenciones, una vez recibida la respuesta del cooperante y/o ente de tutela,
sea esta favorable o desfavorable,
o El AA remitir cartas destinadas a los postulantes, informndoles la situacin de las solicitudes
segn sea la determinacin para su financiamiento.
o En caso de ser favorable instruir al DJ, preparar el Contrato de Subvencin, para lo cual el DJ
realizar el requerimiento de documentacin legal y administrativa original correspondiente,
para proceder a la firma de contratos de subvencin.


20 | P g i n a

10.3 Fase de Ejecucin de Accin

13. Firma de Contratos de Subvencin.

El Responsable Jurdico, despus de recibir la solicitud de elaboracin de Contrato de Subvencin
o Gestionar con los solicitantes aprobados la documentacin pertinente:
Actores Pblicos
Inscripcin de la accin en el POA de gestin
Resolucin del Concejo Municipal aprobando al firma de Contrato de
Subvencin
Cronograma de Hitos de la ejecucin de la accin.
Certificacin presupuestaria de la institucin

Actores Privados.
Personera Jurdica
Certificacin de representante legal
Nmero de cuenta bancaria y nombre de banco
Cronograma de Hitos de la ejecucin de la accin.
Depsito de contraparte en cuenta bancaria.

o Deber verificar los originales de los documentos correspondientes, se proceder a gestionar la
firma de los contratos de subvencin, tanto por el AA (Administrador de Anticipos) del programa
PRODUCE, as como por el solicitante aprobado de la subvencin.
o Remite una copia de los Contratos de Subvencin al RS, para su registro correspondiente
o EL AA notificar a la Delegacin de la Unin Europea sobre la firma de los Contratos de
Subvencin.

Proceso de organizacin de evento formal Entrega de Cheques.

Sobre la base de los contratos de subvencin el RS solicitar:
o Al PCV la coordinacin y organizacin de un evento para la entrega de Contratos de Subvencin
y Cheques (este ltimo Simblico) para garantizar la visibilidad correspondiente del proceso, del
cooperante y de la institucin.

Proceso de Seguimiento y Evaluacin Responsable de Ejecucin de Proyectos.

Sobre la base de Certificacin presupuestaria ajustada, solicitudes aprobadas, evaluaciones y los
contratos de subvencin, el RS, elaborar carpetas para cada una de las acciones de fondos
concursables con la codificacin respectiva, estas carpetas son remitidas al REP y le solicita:
o La designacin de un tcnico de seguimiento por cada proyecto de Fondo Concursable, segn
sea el rea temtica de su competencia, as como la designacin de responsables para su
fiscalizacin.
o El tcnico designado deber complementar la carpeta de cada uno de los proyectos delegados
bajo su responsabilidad, a medida que la ejecucin de este se desarrolla, con la finalidad de
hacer un seguimiento documentado del estado de avance de dicho proyecto. Incluyendo en esta
carpeta:
Carta de aprobacin de propuesta
Contrato de Subvencin

21 | P g i n a

Documento Propuesta aprobada para financiamiento (TESA, EI, proyecto. Programa,
etc.)
Presupuesto detallado de la accin aprobada para financiamiento
Descripcin de Hitos y fechas
Fotocopias de Comprobantes contables de pagos parciales
Actas de proceso de contratacin
Fotocopias de adjudicacin entre el solicitante y el ejecutor
Informes de avance fsico y financiero
Fotocopias de descargos de gastos (planillas, facturas, contratos, recibos, etc.).
Informes del supervisor designado
Informes de visitas de campo
Fotografas de la zona de emplazamiento
o El tcnico en funcin a la valoracin del cronograma podr solicitar el pago del primer
desembolso y los posteriores pagos al DN.
o El RS solicitar al PPS&E la inclusin de cada uno de los proyectos o acciones financiados en el
Sistema de S&M para su seguimiento y monitoreo peridico.

14. Proceso de Transferencia de Fondos y Ejecucin.

El Beneficiario elaborar una solicitud de recursos, adjuntando un informe tcnico y administrativo
del uso de recursos (donacin y/o contraparte), documentando todos los gastos ejecutados en el
periodo.
El tcnico responsable de seguimiento evaluar la solicitud de recursos e informe, y en funcin al
cumplimiento de hitos de la accin, evaluar la real necesidad de fondos y emitir una solicitud de
pago dirigida al DN, adjuntando:
El contratos de subvencin
La solicitud del beneficiario
Informe tcnico del beneficiario
Informe Administrativo del beneficiario
Solicitud de pago del Tcnico
A partir de la autorizacin de pago del DN, el RF por medio del TPT emitir el cheque y/o
transferencia de fondos favor del beneficiario del Fondo Concursable, emitiendo para ello el
comprobante contable correspondiente. El cual es elevado a consideracin del DN para la firma
correspondiente.
Todas las transferencias de recursos tendrn que ser justificadas y documentadas por el
beneficiario para activar el proceso 11.


22 | P g i n a

10.4 Fase de: Cierre y Transferencia

Una vez que el beneficiario ha entregado el ltimo informe de ejecucin del Fondos Concursable,
adjuntando la documentacin de respaldo correspondiente.

El Tcnico de seguimiento informar de la situacin he iniciar la elaboracin de.

Informe Tcnico.

El Tcnico de seguimiento del Fondos Concursables,

o Elaborar un informe tcnico sobre el nivel de cumplimiento de los hitos, la sostenibilidad de la
accin y metas y objetivos del Fondo Concursable, verificando tambin la conformidad de los
beneficiarios de Fondos Concursables, En funcin a ello se emitir:
Cumplimiento.
Informe Tcnico de Conformidad del Contrato de Subvencin
Emitir un Certificacin de Cierre Tcnico.
Remitir la Carpeta con los documentos al rea Administrativa
Incumplimiento.
Informe Tcnico sobre el incumplimiento del Contrato de Subvencin
Remitir la Carpeta con el informe al DN para su consideracin.

Informe Administrativo.

El Responsable de Finanzas
o Elaborar un informe financiero en funcin a los comprobantes contables correspondientes al
Fondo Concursable, pronuncindose sobre el nivel de cumplimiento financiero convenido
mediante el Contrato de Subvencin suscrito, verificando tambin la ejecucin de los recursos
de contraparte. En funcin a ello se emitir:
Cumplimiento.
Informe Financiero de Conformidad del Contrato de Subvencin
Emitir una Certificacin de Cierre administrativo.
Remitir la Carpeta con los documentos al rea Contrataciones
Incumplimiento.
Informe Financiero sobre el incumplimiento del Contrato de Subvencin

El Profesional de Contrataciones,
o Certificar que el Fondo Concursable ha cumplido satisfactoriamente los procesos de
contratacin. En funcin a ello se emitir:
Cumplimiento.
Certificar Conformidad del Fondo Concursable
Firmar la Certificacin de Cierre Administrativo.
Remitir la Carpeta con los documentos al rea Legal
Incumplimiento.
Informe del Procesos de Contratacin sobre el incumplimiento

23 | P g i n a

Informe Jurdico.

El Responsable Jurdico
o Elaborar un informe legal en funcin a los antecedentes Certificaciones de Cierre Tcnico,
Cierre Administrativo y el Contrato de Subvencin correspondientes al Fondo Concursable,
pronuncindose sobre el nivel de cumplimiento del Contrato de Subvencin. En funcin a ello se
emitir, en caso de:
Cumplimiento.
Informe Legal de Conformidad del Contrato de Subvencin
Emitir una Certificacin de Cierre Jurdico.
Elaborar preparar los documentos respectivos de transferencia
Remitir la Carpeta con los documentos al DN para su firma.
Incumplimiento.
Informe Legal sobre el incumplimiento del Contrato de Subvencin

15. Consulta a la Delegacin de la Unin Europea.

El Administrador de Anticipos
o Evaluar las carpetas de Fondos Concursables y los informes tcnico, administrativos y legales,
para despus de su conformidad remitirlos a la Delegacin de la Unin Europea para su
consideracin, aprobacin de transferencia de la Accin de Fondo Concursable al Beneficiario
de la subvencin. En funcin a cuya respuesta se gestionar, en caso de:
No Objecin.
Transferencia de propiedad de la accin al beneficiario de la subvencin
Objecin.
Remitir la Carpeta con el informe al RJ para actuar en consecuencia.

16. Cierre y Transferencia al Beneficiario de Subvencin.

El Administrador de Anticipos
o Transferir la accin de manera individual o conjuntamente a otras acciones al beneficiario de la
subvencin.

24 | P g i n a

10. DEFINICIONES:

a) Fondo Concursable: Modalidad en la cual PRODUCE, pone a disposicin de los Actores, un monto
determinado de recursos proveniente de los recursos de la Unin Europea, por medio del Convenio de
Financiamiento con el Gobierno Boliviano.
b) EI: Formato determinado por el Sistema Nacional de Inversiones referido a Estudio de Identificacin.
c) TESA: Formato determinado por el Sistema Nacional de Inversiones referido a Tcnico, Econmico, Social
y Ambiental.
d) Contrato de Subvencin: Celebrado entre las partes donde se pacta las caractersticas del contrato de
subvencin (contraparte, las obligaciones del solicitante, etc.).
e) No Objecin: Procedimiento por el cual el cooperante o ente de tutela evala las condiciones que la Gua
de Fondos Concursables orienta la subvencin, valida el proceso de seleccin de acciones y proyectos y
aprueba la terna de miembros del Comit de Evaluacin.
f) Solicitante: Persona natural o jurdica cuya solicitud est en proceso de evaluacin previa a una decisin
de aprobacin.
g) Solicitud: Documento que expresa una solicitud de financiamiento a una iniciativa mediante un programa,
proyecto o actividad la cual se encuentra en evaluacin.
h) Accin: Cualquier programa, proyecto o actividad que haya sido aprobado y financiado mediante la
modalidad de fondos concursales.


25 | P g i n a

11. Reglamento del Comit de Evaluacin

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN DEL COMIT DE EVALUACIN

TITULO I

CAPITULO I
ARTCULO 1. (OBJETO) El presente Reglamento tiene como objeto establecer la estructura,
organizacin Y ATRIBUCIONES DEL Comit de Evaluacin.
ARTCULO 2. (MARCO NORMATIVO) El Comit de Evaluacin, conforme a lo dispuesto en el
apartado 2.8. de la Gua Prctica de Procedimientos Contractuales para las Acciones Exteriores de la
Comunidad Europea (PRAG), es el rgano ejecutivo y deliberante, conformado para la evaluacin de
los procesos de subvencin y tendr a cargo la administracin de la evaluacin de solicitudes dentro
de un procesos de Convocatoria a Fondos Concursables, en los trminos fijados por la Gua de
Fondos Concursables, el Reglamento de Fondos Concursables y dems disposiciones conexas.
ARTCULO 3. (ASISTENCIA TCNICA) El Comit de Evaluacin podr solicitar la presencia a las
sesiones de especialista en temas que requieran especializacin o delegar sus funciones ejecutivas de
evaluacin tcnica a un Tcnico del Proyecto o Asesor Externo con facultades y capacidades
expresamente sealadas en su designacin.
ARTCULO 4. (APROBACIN Y MODIFICACIONES DEL REGLAMENTO) El presente Reglamento y
sus modificaciones debern ser aprobados mediante Resolucin del PRODUCE, previa justificacin
tcnica y legal.
ARTCULO 5. (ESTRUCTURA). De acuerdo a la Gua Prctica de Procedimientos Contractuales para
las Acciones Exteriores de la Comunidad Europea, aplicable al Rgimen Descentralizado (Ex Ante) el
Comit de Evaluacin est integrado por (5) cinco miembros titulares (es decir, el presidente, el
secretario y los miembros con derecho a voto) y (1) observador, que es un representante de la Unin
Europea,
ARTCULO 6. (ELECCCIN DEL MIEMBROS) Los miembros del Comit de Evaluacin sern
nominados en funcin a una terna sugerida por el rgano de Contratacin y su nombramiento deber
someterse a la Delegacin de la Unin Europea para su aprobacin. Se considera que la composicin
del Comit de Evaluacin, ha sido aprobada si despus de 5 das laborales desde la recepcin de la
nominacin, la Delegacin de la Unin Europea no formula ninguna objecin. La delegacin de la
Unin Europea designar un observador encargado de efectuar un seguimiento de todas o parte de las
actividades del Comit de Evaluacin. El observador debe ser un experto independiente. Para la
participacin de otros observadores se precisa la aprobacin previa de la Delegacin de la Unin
Europea.
ARTCULO 7. (VIGENCIA) El mandato de los miembros del Comit de Evaluacin ser instaurado en
ocasin del inicio del proceso de Fondos Concursables y concluir al culminar el proceso de
evaluacin respectivo. Lo miembros del Comit con derecho a voto deben poseer conocimientos
tcnicos y administrativos necesarios para emitir un juicio calificado sobre las oferta. La
confidencialidad de la identidad los miembros evaluadores deber mantenerse.

26 | P g i n a

ARTCULO 8. (FUNCIONES) Es obligacin para los miembros del Comit de Evaluacin, la firma de
una declaracin de Imparcialidad y Confidencialidad. Si un miembro del Comit de Evaluacin pudiera
tener un conflicto de intereses derivado de su vinculacin con algn licitador o solicitante, deber
declararlo y cesar en su cargo inmediatamente, quedando excluida su participacin en las reuniones
del Comit en virtud de cualquiera de sus atribuciones.
Durante el desarrollo del procedimiento, todos los contactos entre el rgano de Contratacin y los
candidatos o licitadores deben cumplir las condiciones que garanticen la transparencia y la igualdad de
trato; no podr implicar la modificacin del contrato o de los trminos de la oferta original. Ningn dato
relacionado con el anlisis, aclaracin, evaluacin, o con las decisiones referentes a la adjudicacin
del contrato, podr ser revelado antes de la firma del contrato o contratos. Cualquier intento de un
solicitante de influir de algn modo en la marcha del proceso (ya sea estableciendo contacto con los
miembros del Comit de Evaluacin o de cualquier otra forma) dar lugar a la exclusin inmediata de
su solicitud.
Exceptuando la sesin de apertura de plicas, las deliberaciones del Comit de Evaluacin se llevan a
cabo a puerta cerrada y son confidenciales para los procedimientos de suministro y de obras, sujeto a
la legislacin aplicable al rgano de Contratacin en materia de acceso a los documentos. En los
procedimientos para los contratos de servicios y en las convocatorias de propuestas, las
deliberaciones desde la sesin de apertura de plicas/propuestas a la terminacin del trabajo del
Comit de Evaluacin se llevan a cabo a puerta cerrada y son confidenciales, sujeto a la legislacin
aplicable al rgano de Contratacin en materia de acceso a los documentos. En los casos en los que
la legislacin aplicable al rgano de Contratacin contradiga las reglas de confidencialidad, ste
deber solicitar previamente la autorizacin de la Comisin Europea antes de desvelar cualquier
informacin.
Con el fin de proteger la confidencialidad de sus deliberaciones, la participacin en las reuniones del
Comit de Evaluacin est limitada a los miembros del mismo designados por el rgano de
Contratacin y a los eventuales observadores autorizados (incluidos los asesores designados en el
caso de convocatorias de propuestas). Adems de las copias entregadas a cualquier asesor(es) o
delegaciones de la UE en la convocatoria de propuestas, las ofertas o propuestas no se podrn sacar
de la sala o del edificio en que se celebren las reuniones del Comit hasta que finalice la labor del
Comit de Evaluacin. Deben guardarse en un lugar seguro cuando no estn siendo utilizadas.
ARTCULO 9. (AMBITO DE APLICACIN) Los miembros con derecho a voto del Comit de
Evaluacin encabezarn los procesos de:
Evaluacin Administrativa
Evaluacin de Elegibilidad
Evaluacin Econmica - Financiera
Evaluacin Tcnica
Evaluacin Temas Transversales
Evaluacin Final

El Presidente del Comit de Evaluacin ser el ____________; el secretario ser el ____________ la
Comisin de Educacin.

27 | P g i n a

ARTCULO 10. (ATRIBUCIONES) El Presidente del Comit coordina el proceso de evaluacin con
arreglo a los procedimientos expuestos en la presente Gua Prctica y la de Fondos Concursables y
asegura su desarrollo en condiciones de imparcialidad y de transparencia. Los miembros con derecho
a voto asumen colectivamente la responsabilidad de las decisiones adoptadas por el Comit.
El Secretario del Comit se hace cargo de todas las labores administrativas del proceso de evaluacin,
entre las que cabe mencionar las siguientes: - distribuir y recoger las Declaraciones de Imparcialidad y
Confidencialidad, - redactar las actas de las reuniones del Comit de Evaluacin y llevar la
documentacin prescrita en dicho proceso, - dejar constancia de la asistencia a las reuniones y
preparar el Informe de Evaluacin y sus anexos.
Toda solicitud de aclaracin que implique una comunicacin con los licitadores o solicitantes durante el
proceso de evaluacin debe efectuarse por escrito. Se adjuntar copia de cualquier comunicacin de
esta ndole al Informe de Evaluacin.
En el caso de que una propuesta no cumpla los requisitos formales, el Comit de Evaluacin podr,
discrecionalmente, decidir si la excluye o no del resto del proceso, mientras asegura la igualdad de
trato de las ofertas y de los solicitantes y de acuerdo con el principio de proporcionalidad. En cualquier
caso, en el Informe de Evaluacin debe quedar plena y justificada constancia de la decisin que, en
uno u otro sentido, haya adoptado el Comit de Evaluacin.
ARTCULO 11. (SUBSANABLES) Las ofertas o propuestas que se encuentren dentro de los
siguientes ejemplos no deberan ser excluidas:
- si se presentan en un nmero inferior de copias al requerido;
- si se presentan con los modelos adecuados y la informacin solicitada, pero la manera en que se
ha rellenado el documento es incorrecta, por ejemplo: la informacin que se proporciona en el
apartado X del modelo debera proporcionarse en el apartado Y;
- si las ofertas o propuestas no han sido firmadas o contienen una firma escaneada (la firma puede
ser requerida posteriormente y si no se obtiene la oferta ser rechazada);
- si los candidatos, solicitantes o licitadores pueden demostrar que un documento solicitado no est
disponible (por ejemplo, de acuerdo con la legislacin del pas, la administracin emisora no
puede realizar el duplicado de un determinado documento perdido),
- si obtienen una alternativa aceptable (por ejemplo, la declaracin de dicha administracin de que
el documento a favor del candidato, solicitante o licitador todava es vlido, pero no se puede
emitir un duplicado).
Son funciones y atribuciones del Comit de Evaluacin, sin perjuicio de las dems que le
corresponden, conforme a Resolucin Administrativa:
a) Cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en la Gua Prctica de Procedimientos Contractuales para
las Acciones Exteriores de la Comunidad Europea, el Convenio de Financiamiento, las
Disposiciones Tcnico Administrativa, la Gua de Fondos Concursables y las
Reglamentaciones especficas internas relacionadas a la administracin de subvenciones.
b) Pronunciarse con respecto a los procesos de evaluacin de los Fondos Concursables,
determinando la preseleccin de solicitudes, y alejando del proceso a otras mediante informes
de incumplimiento y/o desestimacin en el proceso.
c) Elevar a consideracin del Director Nacional un portafolio de solicitudes seleccionadas, que
hubieran aprobado las subsecuentes evaluaciones con xito, recomendando la aprobacin de
financiamiento dentro de un proceso de fondos Concursables.

28 | P g i n a

d) Nominar a asesores tcnicos externos para la ejecucin de evaluaciones tcnicas especficas,
y refrendar estos informes como propios de la Comisin.
e) Convocar a reuniones previas, de presentacin de resultados y evaluacin final con
determinacin de la agenda dentro del proceso de evaluacin, cuando corresponda.
f) Conformar y disolver Comits y Comisiones especficas que sean convenientes para un mejor
desarrollo del proceso de fondos Concursables.

ARTCULO 12. (CONVOCATORIA) El presidente del Comit de Evaluacin es el encargado de
Convocar a los miembros para las sesiones Ordinarias y Extraordinarias
ARTCULO 13. (ACTAS) Las deliberaciones y las resoluciones del Comit constarn en actas
registradas a cargo del Secretario del Comit.
ARTCULO 14. (RESPONSABILIDADES) Los miembros del Comit de Evaluacin son solidariamente
responsables:
a) De la idoneidad de los informes emitidos as como la custodia de la documentacin respectiva,
as como de la documentacin emergente de los procesos de evaluacin.
b) De la veracidad de los datos, los registros e informacin que se suministre a las autoridades de
supervisin y control, a los solicitantes en general.
c) De la aplicacin de la normativa vigente tanto del Cooperante como del Ente de Tutela.
d) De la existencia y adecuado funcionamiento de los sistemas de control interno.
e) De la fiel observancia de las obligaciones que emanan de la normativa vigente y reglamentos
que rigen el proceso, de los acuerdos del Convenio de Financiamiento y las DTAs.

El miembro del Comit de Evaluacin que quiera salvar su responsabilidad por algn acto o acuerdo
del Comit, deber hacer constar en el Acta su disconformidad y voto discrepante debidamente
fundamentado.
Los miembros del Comit de Evaluacin deben asistir a todas las reuniones. Toda ausencia de un
miembro del Comit deber registrarse y justificarse en el Informe de Evaluacin.

Los votos de todos los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin tienen el mismo valor.

ARTCULO 15. (SESIONES) En las reuniones del Comit de Evaluacin solo podrn participar
miembros titulares o invitados especiales sin derecho a voto.

1 | P g i n a


2 | P g i n a

12. DIAGRAMAS DE FLUJO


3 | P g i n a

Administrador
de Anticipos
Contador de
Anticipos
Responsable de
Subvenciones
Responsable
Sectorial
Responsable
Legal
Responsable de
Contrataciones
Delegacin de la
Unin Europea
Comit de
Evaluacin
Solicitantes
Si
Si
No
Si
Si
Proceso de
Aprobacin
Evaluacin Tcnica
En funcin a
respuesta
Evaluacin
Administrativa
Evaluacin
expediente
6. Preparacin de
Solicitud Formato
Documento Sntesis
Inicio
Consultas en
Linea
Sesin de
Apertura de
Sobres
Si
Visitas de de
campo
Reunin de
Evaluacin Final
Evaluacin Temas
Transversales
Si
Fin
Archivo fsico de
Carpeta
No
Declaracin desierta
Si
Acta de recepcin de
Solicitudes
Evaluacin
Elegibilidad
Evaluacin
Econmica
No
Si
Anlisis de Informes
Tcnicos
No
No
Si
Recepciona la
Respuesta
Si
Gestin de
Certificacin
presupuestari
a
Preparacin
Contratos de
Subvencin
B. Solicitud Completa
A. Documento Sntesis
30 das
7. Presentacin de
Solicitud Doc. Sntesis
30 das
8. Proceso de
Preseleccin de
Documento Sntesis
Resolucin de
Comit de
Evaluacin
20 das
9. Solicita No Objecin
0,5 das
11. Recepcin del
expediente de FsCs
12. Notificacin de
aprobacin al
Solicitante
2 das
Procesos de
capacitacin y
acompaamiento
en FsCs
5 das
Reunin de
Aclaracin
Portafolio de
Proyectos
preseleccionados
Sesin
preparatoria
COMIT DE
EVALUACIN
Registro en Sistema
Solicitud evaluacin de
preseleccionados
Notificacin
negativa de
financiamiento
Notifica
Aprobacin
financiamiento y
pide Docs. legales
Invitacin para Presentar
Documento completo
10. Presentacin de
Solicitud Doc.
Completo
Acta de recepcin de
Solicitudes
9. Preparacin de
Solicitud Formato
Documento Completo
Asignacin de Cdigo
ATI-Kery PRADO
Fase 2: Convocatoria

4 | P g i n a

Administrador
de Anticipos
Contador de
Anticipos
Responsable de
Subvenciones
Responsable
Sectorial
Responsable
Legal
Responsable
comunicacin y
visibilidad
Delegacin de la
Unin Europea
Solicitantes
Inicio
Elaboracin Cheque o
Transferencia
Complementa
Documentos
13. Solicitud de Pago o
devolucin de
Descargos
Fin
Contrato de Subvencin
Apertura de
Carpeta c/
Propuesta de
FsCs
Contrato de subvencin
Copia
Comprobante
contable
Firma de contrato
Firma de contrato Refrenda de contrato
Copia
Organiza
Evento
Solicita designacin de
responsable y supervisor
de proyectos FsCs
Designacin
responsables y
supervisores
Solicita inclusin de
propuesta en BD
asignacin de cdigo y
S&M periodico
Sistema de S&M
Cuenta Especial
Si
corresponde
Valoracin
de logros
Cronograma de Hitos y
Transferencias
Ejecuta
recursos
propios y/o
Subvencin
Sistema Contable
5 das
5 das
Recibe contrato
Copia
Recibe contrato
Ordena
transferencia y
emisin d Cheque
Verifica y ejecuta
transferencia y
emisin d Cheque
Responsable
Contable
Revisin de descargos
de Fscs
Valoracin de
descargos
No
Si
Solicitud de
Revisin de
Descargos
Si
corresponde
Solicita organizacin de
acto de entrega de
recursos
Contratos
firmados
Remite copias de
contrato
12.
Verificacin
de Docs. y
firma de
Contratos
Cronograma de Hitos
Docs. Legales
Elabora Informe
de Tcnico y
Administrativo de
ejecucin de
recursos
Solicita Fondos
Firma autorizacin de
Pago o ransferencia
ATI-Kery PRADO
Fase 3: Evaluacin

5 | P g i n a

Administrador
de Anticipos
Contador de
Anticipos
Responsable de
Subvenciones
Responsable
Sectorial
Responsable
Legal
Responsable de
Seguimiento y
Monitoreo
Delegacin de la
Unin Europea
Responsable de
Contrataciones
Solicitantes
Inicio
Fin
CARPETA CARPETA CARPETA
Informe estado de
proyectos inconcluso
Informe Financiero y
Contable
Evaluacin
Tcnica del
Proyecto
o Accin
Si
No
No
No
Minuta de Transferencia
Sistema Contable Archivos Legales
Certificado de Cierre
Tcnico
Prepara informe
Admin. Financiero
Si
Prepara informe
Legal
Informe Legal
Si
Informe estado de
proyectos aprobado
Anlisis y firma de
Documentos de
Transferencia
CARPETA
Prepara informe
No objecin
Entrega de bienes y
transferencia del bien
No
Preparacin de informe
Archivos Procesos de
Contratacin
Sistema de S&M
Elabora Informe de
Tcnico y Administrativo
Final de ejecucin de
recursos y Solicitud de
Fondos (Documentado)
Elaboracin de
Carpeta de Cierre y
Transferencias
5 Das
Informe Proceso de
FsCs
Si
No
Plan de Cierre de
Programa
Informe de
Supervisor de
rea
Informe
Financiero
Informe
Contrataciones
Informe Legal
Evalua la
documentacin
Solicitud Inicio Proceso
de Cierre y
Transferencia
Toma
de Decisin
del Proceso
a Seguir
ATI-Kery PRADO
Fase 4: Ejecucin y Cierre

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