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PRESENTACIN

Debido a la importancia que tienen los archivos en la sociedad, se hace
indispensable conocer la legislacin que dar las herramientas necesarias cuando
de manejar documentos pblicos o privados se trata y definir las
responsabilidades de su uso.

En esta semana de estudio se dar a conocer la legislacin documental desde
el punto de vista prctico y cmo influye en las actividades diarias de la empresa,
de esta manera conservar el buen estado fsico de los documentos cumpliendo
as, con la funcin para la cual han sido creados.







Resultado de Aprendizaje:
Conservar y preservar los documentos de archivo de las empresas, de acuerdo a
las normas tcnicas y la legislacin vigente.





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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN ............................................................................................................................. 2
NDICE DE TABLAS ....................................................................................................................... 4
1. CUL ES LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LAS EMPRESAS? .......................................... 5
1.1 Cules son los objetivos de los Archivos Empresariales? .................................................. 5
1.2 Cules son las Caractersticas de un Archivo Empresarial? ............................................... 7
2. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ....................................................................................... 8
2.1 Segn la frecuencia de consulta .......................................................................................... 8
2.2 Segn lo que se desea almacenar ....................................................................................... 9
2.3 Segn su ubicacin ............................................................................................................ 10
2.4. Segn el grado de privacidad: ...................................................................................... 10
3. ORDENACIN DE LOS ARCHIVOS .............................................................................................. 11
3.1 La Ordenacin Cronolgica: .............................................................................................. 11
3.2. La Ordenacin Alfabtica: ................................................................................................. 11
3.2.1. Onomstico ..................................................................................................................... 12
3.2.2. Toponmico (o alfabtico-geogrfico) ............................................................................. 12
3.2.3. Temtico .......................................................................................................................... 13
3.3. La Ordenacin Numrica o Correlativa: ............................................................................ 13
4. INSTALACIONES DE LOS ARCHIVOS ........................................................................................... 15
5. PROTECCIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS Y PRIVADOS .......................................................... 16
5.1 Proteccin de Archivos Pblicos ....................................................................................... 16
5.2 Proteccin Archivos Privados ............................................................................................ 16
6. GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO ....................................................... 18
GLOSARIO ..................................................................................................................................... 19
BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 20
WEBGRAFA .................................................................................................................................. 20
IMGENES ..................................................................................................................................... 21
CRDITOS ...................................................................................................................................... 22

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NDICE DE TABLAS

Tabla 1. Objetivos de los Archivos Empresariales ...................................................................... 6
Tabla 2. Caractersticas de los Archivos Empresariales ............................................................ 7
Tabla 3. Clasificacin de los documentos segn la frecuencia de consulta ........................... 8
Tabla 4. Clasificacin de los documentos segn lo que se desea almacenar ....................... 9
Tabla 5. Clasificacin de los documentos segn su ubicacin ............................................... 10
Tabla 6. Clasificacin de los documentos segn el grado de privacidad. ............................. 10
Tabla 7. Instalaciones de los Archivos. ....................................................................................... 15


















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1. CUL ES LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LAS
EMPRESAS?

La Ley 594 de 2000 define a archivo como el Conjunto de documentos, sea cual
fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a
la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la
gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
Dado lo anterior, podemos resumir el concepto de archivo como el conjunto de
documentos que produce una empresa en el desarrollo de sus actividades,
representan su memoria y es de vital importancia para su buen funcionamiento y
supervivencia.
La importancia del archivo radica en que es clave para la conservacin de los
documentos de la empresa. Estos documentos deben ser debidamente
clasificados y ordenados para que las empresas puedan tomar decisiones
acertadas.
La Ley 594 de 2000, tambin expresa que la importancia de los archivos radica
en que Los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

1.1 Cules son los objetivos de los Archivos Empresariales?

Debido a la globalizacin y a las condiciones actuales del mercado, las empresas
del mundo (privadas y pblicas), han visto cmo la gestin de la documentacin
posee una importancia estratgica para mejorar los procesos y tomar decisiones
que les permitan ser competitivas.




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Hay que tener en cuenta que no todos los documentos son para conservar, por
lo anterior debe tenerse en cuenta los sistemas de organizacin y la logstica de la
empresa.



Tabla 1. Objetivos de los Archivos Empresariales
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1.2 Cules son las Caractersticas de un Archivo Empresarial?

En las empresas, los archivos tienen las siguientes caractersticas:














Tabla 2. Caractersticas de los Archivos Empresariales

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2. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

Para una empresa es importante que sus trabajadores o la persona encargada del
manejo del archivo encuentre la informacin que busca en el menor tiempo
posible, para esto es necesario clasificar los documentos de manera lgica,
teniendo en cuenta los criterios o caractersticas existentes dentro de la empresa.
Para clasificas, se debe tener en cuenta:

2.1 Segn la frecuencia de consulta


Tabla 3. Clasificacin de los documentos segn la frecuencia de consulta



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2.2 Segn lo que se desea almacenar




Tabla 4. Clasificacin de los documentos segn lo que se desea almacenar











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2.3 Segn su ubicacin:


Tabla 5. Clasificacin de los documentos segn su ubicacin

2.4. Segn el grado de privacidad:


Tabla 6. Clasificacin de los documentos segn el grado de privacidad.


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3. ORDENACIN DE LOS ARCHIVOS

Una vez clasificados los documentos es necesario ordenarlos segn las
caractersticas. Para Csar Martn (2009) los ordena de la siguiente manera:
3.1 La Ordenacin Cronolgica:
Se basa en el elemento ms estable de un documento, la fecha, y se
concreta en la secuencia ao, mes y da. Por ejemplo: Expedientes de
reuniones de Consejo de Gobierno: ao, mes y da (p.11).






3.2. La Ordenacin Alfabtica:
Toma como elemento de ordenacin una palabra que nos servir para
colocar los expedientes en el lugar que les corresponda en un orden
alfabtico. Segn el tipo de palabra que ordenemos, tendremos estos tipos
de ordenaciones alfabticas (p.12).




Imagen 1: Ordenacin cronolgica de
los Documentos
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3.2.1. Onomstico

La ordenacin alfabtica-onomstica se utiliza para series documentales
compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de
tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clnicas, los Expedientes
Acadmicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestin pequeos en el que su
crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.

En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido,
segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:

ACOSTA LOPEZ, Andrs
CASCANTE PEREZ, Jos
CHAPARRO MEJIA, Mara
ECHEVERRI ARANGO, Pedro
LOPEZ GOMEZ, Javier
MARTINEZ, Jos
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel

3.2.2. Toponmico (o alfabtico-geogrfico)


Se ordena la serie documental alfabticamente por nombres de lugares. Este tipo de
ordenacin puede basarse en el pas, el departamento, el municipio, la localidad, el
barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que ms se ajuste a la
documentacin y a las necesidades administrativas.

Por ejemplo: Se ordenar por nombres de los departamentos las unidades de
conservacin que contienen los expedientes de la serie asistencia tcnica que
presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.

Amazonas
Arauca
Boyac
Cauca
Cesar
Guajira
Putumayo
Valle del Cauca







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3.2.3. Temtico


Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su
contenido. Por ejemplo:

Estadsticas
Informes
Informes a organismos de control
Informes de gestin
Informes estadsticos
rdenes de Pago


3.3. La Ordenacin Numrica o Correlativa:
Responde normalmente al mantenimiento de la numeracin asignada a los
documentos y a los expedientes en el momento del inicio del trmite por
parte de la oficina de registro de documentos. Se trata del sistema ms
utilizado en las oficinas vinculadas a los departamentos de contabilidad y
finanzas. Por ejemplo: Documentacin contable: n de control del expediente,
correspondientes a un mismo ejercicio econmico (p. 12).























Imagen 2: Ordenacin Numrica de los
Documentos
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3.4. La Ordenacin Sistemtica:
Toma como elemento ordenador un cdigo de un cuadro de clasificacin
preestablecido. Este sistema suele combinarse con alguno de los otros sistemas o
con varios de ellos (p. 12).














Imagen 3: Ordenacin Sistemtica de los
Documentos
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4. INSTALACIONES DE LOS ARCHIVOS

Las instalaciones de los archivos deben garantizar la seguridad y conservacin de
los documentos, por lo anterior, se debe tener un especial cuidado a la hora de
escoger el sitio para mantener la integridad fsica de la informacin.
En cualquier espacio existen riesgos para la informacin, entre ellos tenemos la
contaminacin ambiental, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de la
documentacin, contaminacin biolgica, factor climtico, etc., por lo cual es
necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Tabla 7. Instalaciones de los Archivos.


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5. PROTECCIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS Y PRIVADOS

5.1 Proteccin de Archivos Pblicos

Segn el Archivo General de la Nacin en el Acuerdo 7 de 1994, los archivos son
Parte fundamental para la gestin gubernamental, son necesarios para el
funcionamiento del estado y son potencialmente parte del Patrimonio Documental
de la Nacin. Por lo anterior, los funcionarios pblicos son responsables de su
manejo disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, adems de ser
responsables de conservarlos, organizarlos de acuerdo a las normas.

La Ley 594 de 2000 en su ttulo IV Administracin de Archivos es clara al decir
que cada administracin pblica es responsable de dotar a los archivos con
espacios e instalaciones acordes a los parmetros establecidos y as garantizar la
proteccin y conservacin de la informacin.

5.2 Proteccin Archivos Privados

El Acuerdo 7 de 1994 en su artculo 19 dice: Cada entidad establecer un Comit
de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un
grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y
tcnicos de los archivos. Este artculo aplica tanto para empresas pblicas como
privadas.

El Comit de Archivo es importante para las decisiones que en materia
administrativa y operativa de los documentos que recibe y genera una empresa.
Debe establecer la simplificacin del papeleo intil y la duplicidad y conservacin
de documentos innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de
dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a la empresa.

La funcin principal de Comit es asesorar y recomendar pautas y
procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organizacin coordinada
de los documentos que produce la empresa.






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El Comit de Archivo lo conforma:










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6. GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO

La Ley 527 de 1999 en su artculo 2 define como documento electrnico: La
informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrnicos, pticos o similares. El Acuerdo 60 de 2001del Archivo General de la
Nacin define documento electrnico como: Registro de informacin generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivsticos.
El Ministerio de las TIC (Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones) y
en el marco de la iniciativa Cero Papel y establece que el pas cada entidad es
responsable de establecer y documentar las polticas de gestin documental en el
Programa de Gestin DocumentalPGD.
En estas polticas se denir el modelo de gestin, las caractersticas del
sistema, las funcionalidades que debe cumplir, los lineamientos, los principios, las
polticas y la normativa, as como los requerimientos funcionales de las
aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de archivo (SGDEA), que
garanticen la normalizacin y correcta gestin y preservacin de los documentos
electrnicos de archivo durante los plazos establecidos en las Tablas de
Retencin Documental TRD.
Otros requisitos, tales como almacenamiento migracin, seguridad de la
informacin, interoperabilidad, arquitecturas de tecnologas de informacin, entre
otros, debern ser asumidos por las personas a cargo de la tecnologa en las
entidades y articuladas con la poltica y lineamientos que para el efecto expida el
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Imagen 4: Ordenacin Sistemtica de los Documentos
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GLOSARIO

Archivo Activo: Es aquel que se consulta frecuentemente.

Archivo Horizontal: Los documentos se colocan uno sobre otro.

Archivo Inactivo: Este contiene los documentos que ya no se consultan o se
consultan espordicamente. Despus de este archivo algunos documentos
pueden pasar a destruccin definitiva.

Archivo Lateral: Como su nombre lo indica, los documentos se colocan de forma
lateral, con el fin ver su texto descriptivo de aquello que contienen.

Archivo Semiactivo: Estos documentos se mantienen durante cierto periodo de
tiempo y luego se decide si se trasladan o no al archivo inactivo.

Archivo Vertical: Un ejemplo de ellos son las carpetas colgantes, que van una
detrs de otra.





















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BIBLIOGRAFA

Archivo General De La Nacin De Colombia. (1997). Reglamento General de
Archivos. (2a ed). Santaf de Bogot.
Cebrin, A. Raposo, R. & Santos, J. (1998). Modelo Organizacional para un
sistema nacional de archivos.
Jan, Luis F. (s.f) Los Sistemas Nacionales de Archivos de Amrica Latina:
Anlisis de sus Preceptos Legales.
Sociedad Colombiana de Archivistas. (2012) IV Convencin Internacional de
Archivistas. Abril de 2012.

WEBGRAFA


Acuerdo 7 de 1994.Reglamento General de Archivos. (1994, 29 de Junio).
Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2012

Gua 6 Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos. Tomado de
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-
sistemas-de-gestion-de-documentos-v1.pdf

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivo (2000, 14 de Julio). Tomado de
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023


Martn, C. (2009) Principios generales de organizacin de fondos archivsticos
Clasificacin y ordenacin de documentos Cuadros de clasificacin. Tomado de
http://eprints.rclis.org/14526/1/principios.pdf







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IMGENES


Imagen 1: Ordenacin cronolgica de los Documentos Tomado de:
http://www.unisalle.edu.co/archivo/org_form_trad.htm

Imagen 2: Ordenacin Alfabtica de los Documentos Tomado de:
http://maja63601.blogspot.com/2008/02/sistema-de-ordenacion-por-
asuntos.html

Imagen 3: Ordenacin Numrica de Documentos Tomado de:
http://sistemasdeordenaciondocumental.blogspot.com/

Imagen 4: Imagen 4: Ordenacin Sistemtica de los Documentos
Tomado de
https://www.google.com.co/search?q=Gesti%C3%B3n+de+Documentos+Electr
%C3%B3nicos+de+Archivo&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=zJ8xU9jRM4uM
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madrid%3B569%3B378











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CRDITOS

Lderes de Proyecto
Carlos Fernando Cometa Horta.
Juan Pablo Vale Echeverry.


Lder de Lnea
Julin Andrs Mora Gmez.


Expertos Temticos

Eliana del Pilar Ospina Castaeda
Sandra Milena Montoya Lpez


Asesora Pedaggica
Leidy Diana Cuellar Serna


Editora
Beatriz Helena Duque Ospina