DICAS PARA CONTRATAR PALESTRANTES E ORGANIZAR

EVENTOS
Ideias que fazem o sucesso de cursos, seminrios,
treinamentos e palestras de temas empresariais e para SIPAT


Saiba o que importante antes de organizar
seu evento ou congresso e contratar
palestrantes, keynote speakers ou
congressistas.
por Mario Persona

Palestra, Seminrio, Curso, Treinamento ou Workshop? - Defina claramente o
tipo de resultado que pretende obter antes de organizar seu evento. Se o objetivo for
uma grande carga de conhecimento, d preferncia a um curso, treinamento ou
workshop.
Durao - Se for palestra, no pense que quanto menor o tempo, menor o preo.
mais difcil falar bem em pouco tempo do que ficar horas enrolando. Mark Twain dizia
que para fazer um discurso de 5 horas ele precisava de 5 minutos para se preparar.
Para falar 5 minutos ele precisava de 5 horas (ou algo assim).
Expectativa e Resultados - No espere que uma palestra de uma hora ir ter o
efeito de um curso de ps-graduao. Palestras servem de pontap inicial ou amarra
final de um conjunto de aes da empresa, nunca para ensinar os detalhes de
qualquer assunto.
Generalista ou especialista? - Se for uma palestra tcnica, contrate um tcnico
especializado em sua rea. Caso contrrio, d preferncia a palestrantes que falem de
conceitos gerais e evite os que pensam que entendem e podem dar palpites sobre as
particularidades de seu negcio. No se iluda. Em meia hora de conversa ningum
capaz de entender os detalhes do processo que voc utiliza na fabricao dos
petroleiros em seu estaleiro. Depois de sair de sua empresa ele provavelmente ir
fazer uma palestra para costureiras de uma confeco de biquinis ou universitrios
especializados em fermentao da cevada.
Palestrantes - O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento.
Para eventos festivos, comemorativos, abertos ou com a participao de familiares
dos colaboradores de uma empresa, escolha um palestrante motivacional com uma
maior carga de entretenimento. Neste caso voc pode contratar, alm do palestrante,
um mgico, um comediante, um circo, ou uma pea de teatro empresarial. Fique
atento para no levar palestrante boca-suja em eventos com a participao de
familiares e crianas, para evitar constrangimentos. Se o assunto tiver um foco muito
tcnico e especfico, prefira um consultor tcnico com habilidade de comunicao e
bem-humorado. (Para entender melhor como selecionar um palestrante, leia a
entrevista neste link). Mario Persona no faz mgicas, no dana, no canta e nem
fala de temas espirituais, mas suas palestras so bem-humoradas como as crnicas
que escreve.
Preo - No escolha o palestrante pelo preo, mas pelo que ele poder acrescentar
ao seu evento. Um palestrante barato pode sair caro ao trazer resultados de pouco
valor . Lembre-se de que o palestrante apenas parte de seu investimento. O custo
maior est na soma do tempo de todos os participantes que esto ali para ouvi-lo.
Provavelmente voc gastar tambm com hospedagem e passagens areas. No
gaste querosene de jato para levar algum ruim s por ser mais barato. Uma caneta
barata que no escreve cara.
Bastidores - Jamais sobrecarregue o palestrante com problemas relacionados aos
preparativos do evento e nem faa presso, se quiser que os resultados sejam
motivadores. Lembre-se de que ele tambm humano e sujeito a variaes em seu
estado de nimo e humor. Se receber uma carga grande de estmulos negativos
antes da palestra poder ter seu prprio nimo abalado, entrar em depresso e at
morrer no palco.
Atividades extras - Se o palestrante chegar com poucas horas de antecedncia para
a palestra, evite programar um grande nmero de atividades extras. No o leve para
visitar todos os pontos tursticos de sua cidade e nem adianta apresentar polticos e
empresrios locais porque ele provavelmente estar com a cabea no evento e se
esquecer dos nomes. Lembre-se de que seu palestrante ir precisar de toda a
energia possvel para fazer um bom trabalho no palco. Se a palestra for na primeira
hora da manh, no o convide para aquela festa de varar a madrugada. Evite cans-
lo. Ele o nico que no pode dormir durante a palestra.
Jantares - No caso de jantares, prefervel que a palestra seja antes do jantar e que
o servio comece apenas ao final. A circulao de garons e o servio de bebidas e
alimentos durante a palestra prejudica a ateno do pblico e a concentrao do
palestrante. Como avisam as placas em zoolgicos, evite alimentar o palestrante
antes da palestra. Ele poder fazer sons engraados enquanto fala.
Tempo - O tempo ideal para palestra de 1 hora e 15 minutos, com mais 15
minutos para perguntas, mas as perguntas podem ser dispensadas no caso de
palestra motivacional, por reduzirem o impacto da mensagem. Para um tempo maior
deve ser previsto um intervalo, mas neste caso apenas se a palestra for mais
expositiva e menos motivacional ou de impacto. Treinamentos, cursos e workshops
podem ser de 3 horas a 3 dias com um caf a cada duas horas e intervalo para o
almoo. Neste caso evite feijoada e caipirinha no cardpio.
Agenda - Depois de planejar a agenda de seu evento, elimine uma atividade ou
reduza o tempo de todas. Dificilmente voc conseguir fazer com que o intervalo de
quinze minutos dure exatamente isso ou que uma palestra de uma hora no passe
alguns minutos do prazo. Eventos com agenda espremida acabam criando uma
sensao de estresse nos palestrantes e participantes. prefervel prever prazos
flexveis para evitar que o palestrante omita o fim da piada s porque o tempo est
esgotado.
Avisos - Se precisar avisar os palestrantes do tempo, d preferncia a recepcionistas
com cartazes de 15, 10 e 5 minutos postadas no fundo, atrs do pblico, e nunca na
frente. Calcule uma margem, pois o palestrante pode se empolgar, mas se ele
continuar l duas horas depois do tempo regulamentar, desligue o microfone, apague
as luzes e entregue a ele as chaves do auditrio.
Assentos - Em auditrios improvisados, disponha os assentos em semicrculo para
todos olharem diretamente sem virar a cabea. Uma leve toro do pescoo reduz a
oxigenao do crebro e causa sono. Uma toro severa pode causar a morte. Em
treinamentos ou workshops, d preferncia a uma disposio do tipo espinha de peixe
( modo de falar) com mesas para dinmicas e atividades. Calcule com cuidado o
tamanho da sala em palestras ou treinamentos que envolverem atividades de
interao com o pblico. Ningum quer que ocorram pisoteamentos em seu evento.
Iluminao - Verifique se a iluminao no demais para a tela do projetor (data-
show), ou pouca para a platia (causa sono). Iluminao suave sobre a audincia,
menor sobre a tela de projeo e suficiente sobre o palestrante. Saiba exatamente
onde esto os interruptores e que lmpadas eles acendem ou apagam para o caso de
precisar alterar a iluminao durante a palestra para passar um vdeo, por exemplo.
Se apagar totalmente as luzes da platia e jogar um canho de luz sobre o
palestrante isso o ajudar a perder peso, mas provvel que ele comece a enxergar
bolinhas no canto dos olhos e fique sem saber se ainda tem algum assistindo ou j
foram todos embora.
Lei de Murphy - Se existir um fio ou cabo eltrico no cho sem estar protegido por
um carpete ou fita adesiva, algum ir tropear nele, apagar o projetor, derrubar o
notebook ou as duas coisas.
Palco - Se precisar compor uma mesa para pessoas ilustres, esta nunca deve ficar
muito prxima da beirada do palco, para evitar que o palestrante quebre o pescoo.
Nem muito prxima da tela no fundo, para evitar que os componentes da mesa
toram o pescoo. Se existir algum alapo no piso do palco, mantenha-o fechado,
salvo para o caso do palestrante ser tambm mgico e querer desaparecer durante a
palestra.
Mesa - Certifique-se de coloc-la distante da beirada do palco, para o palestrante ter
espao para se movimentar. Lembre-se de que melhor coloc-la em diagonal numa
das laterais do palco ou pedir aos seus componentes para retornarem aos seus
lugares durante a palestra, a menos que eles queiram ver o palestrante pelas costas.
Como qualquer pessoa, o palestrante no fica muito vontade com pessoas atrs de
si. Alm disso, expresses de desinteresse, bocejos e caras feias dos membros da
mesa, propositais ou no, podero influenciar negativamente o pblico.
Obstculos - Evite mesas, cadeiras, vasos, coroas de flores e outros objetos que
criem uma barreira entre o palestrante e o pblico. Grandes espaos como pistas de
dana entre o palco e os participantes causam um efeito de distanciamento e devem
ser evitados. Se existir uma pista de dana, pea s pessoas para no danarem
durante a palestra.
Tela de Projeo - Deve ficar esquerda do palestrante (centro ou direita da
audincia), para ele apont-la com a mo esquerda, enquanto segura o microfone
com a direita. Inverta as instrues se ele for canhoto. Se forem trs as telas, como
em grandes eventos, provavelmente o palestrante s apontar para uma. Observe a
mo do palestrante antes de comear. Se tremer demais, para o bem dos presentes,
no deixe o apontador a laser na mo dele.
Equipamentos - Microfones, equipamento de som e projetores devem estar
instalados e testados com antecedncia. Use sempre baterias novas e tenha um
timo microfone na reserva, porque certamente ser ele o titular aps os primeiros
cinco minutos de palestra.
Projeo - Prefira que o palestrante faa a mudana dos slides. Para isto devem ser
previstos cabos com comprimento suficiente para alcanar o datashow e o
amplificador de som ou um controle remoto. Se o palestrante trouxer sua
apresentao em pen-drive, CD ou disquete, instale com antecedncia. Se trouxer em
transparncias ou vier com uma caixinha de giz e apagador, melhor procurar um
palestrante mais novo.
Operador - Apenas em ltimo caso a mudana dos slides deve ser feita por um
operador. Se no existir controle remoto para a mudana ou o notebook estiver longe
do palestrante, d bastante caf ao operador, amarre seu p na cadeira e certifique-
se de que ele esteja ouvindo bem. No se preocupe, porque depois de duas horas o
pblico acabar se acostumando com a frase "O prximo, por favor!"
Microfones - Os de lapela podem perder em qualidade quando o palestrante olha
para os lados. A colocao de microfones (lapela ou auricular) deve ser feita antes do
palestrante entrar em cena e ele deve saber como lig-lo. Avise o palestrante para
desligar o microfone de lapela quando for ao banheiro ou conversar assuntos sigilosos
durante o intervalo.
Som - Se o palestrante utilizar som de seu prprio notebook, providencie
amplificador, caixas de som e um cabo apropriado para a conexo sada de fone de
ouvido do notebook do palestrante. Muitos utilizam msicas ou filmes durante a
apresentao. Se a execuo dos vdeos e udios for feita por terceiros sob o
comando do palestrante, no espere por um sincronismo perfeito.
gua - Coloque um copo e garrafa de gua disposio do palestrante. Evite que
garons ou recepcionistas circulem pelo palco durante a palestra para abastecer
copos, pois roubam a ateno do pblico. Quando o garon derruba a bandeja, ento,
nem se fala. Se o palestrante exigir gua Perrier, diga para ele ir buscar. No o
garon, o palestrante.
Circulao - Evite que fotgrafos, cinegrafistas ou pessoas em geral circulem na
rea do palestrante. Alguns palestrantes no permitem filmagens (pode me filmar
vontade), portanto melhor perguntar antes para evitar embaraos.
Programa prvio - Alguns profissionais contratados para cuidar do udio e vdeo
costumam deixar algum DVD de shows musicais passando enquanto as pessoas
chegam e se acomodam. Em outros casos os patrocinadores costumam passar seus
prprios vdeos. Em nenhuma hiptese ligue o projetor em algum canal de TV com
filmes ou noticirios deprimentes. Novela, ento, nem pensar. A platia vai pedir para
o palestrante esperar at acabar o episdio.
Msica ambiente - aconselhvel ter msica ambiente antes (mais alto para
animar) e depois (mais baixo para as pessoas cnoversarem) da palestra. D
preferncia a um jazz instrumental com ritmo alegre. Se conseguir se infiltrar no
evento de seu concorrente, a sim voc pode tentar dar ao operador do som um CD
de pagode numa caixinha do Ray Charles. Quando utilizar msica bom consultar
o ECAD, pois voc pode precisar pagar direitos autorais pela execuo. Desligue a
msica antes de comear a palestra, obviamente.
Platia - As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras
fileiras, evitando preencher apenas os assentos do fundo da sala. Assentos vazios
entre o palestrante e a platia criam distanciamento e prejudicam o sucesso da
palestra. Se as recepcionistas forem muito bonitas, melhor que fiquem no fundo do
auditrio durante a palestra.
Abertura - O mestre de cerimnias deve fazer a apresentao do palestrante, dar
avisos de durao e intervalos, solicitar o desligamento dos celulares, pedir para que
desliguem os celulares, insistir no desligamento dos celulares e, finalmente, recolher
os celulares. Mesmo assim muita gente no ir obedecer e alguns conversaro
alegremente em voz alta como se estivessem sozinhos na caverna de onde saram.
Perguntas - Se houver tempo para perguntas, isso dever ser informado de
antemo pelo mestre de cerimnias. Recepcionistas com microfones ou blocos para
questes escritas cuidaro da seqncia de perguntas. D preferncia a perguntas
feitas por escrito. Por razes bvias, melhor no franquear o microfone para
perguntas da platia em vspera de eleies.
Intervalos - Em eventos com mais de uma apresentao o ideal que os
participantes troquem de lugar na volta do intervalo, para estimular o networking e
renovar o ngulo de viso. Em grandes eventos bom avisar que os participantes
levem seus objetos de valor ou algum levar. Lembre-se de que seu evento no
acaba na porta do banheiro. Providencie sabonete, toalhas e papel em quantidade
suficiente. Programe a limpeza para ocorrer durante a palestra, no durante os
intervalos.
Mestre de cerimnias - Jamais dever continuar no palco verificando seus papis
durante a palestra ou conversando animadamente nos bastidores. Tambm no deve
se colocar ao lado do palestrante durante a finalizao da palestra, e nem ficar
consultando o relgio, para no desviar a ateno do pblico.
Finalizao - O mestre de cerimnias deve reassumir no final para acordar os
presentes, dar avisos de horrios, indicar o local do intervalo (se houver) e fazer uma
breve descrio da prxima palestra, solicitando o retorno rpido da audincia a seus
lugares. Provavelmente quando ele terminar de falar tudo isso o pessoal j ter sado
para disputar o coquetel ou o po de queijo.
Apresentao - Apresente o palestrante rapidamente, sem ler currculos enormes ou
exagerar nos adjetivos. Se elogiar demais, o pblico pode criar uma falsa expectativa
e se decepcionar. Deixe que o prprio palestrante venda seu peixe pela sua atuao.
Ou no.
Sugesto de apresentao:
Convidamos hoje Mario Persona para falar sobre [tema]. Mario Persona
autor de vrios livros de marketing, carreira e negcios. Alm de
palestrante, consultor e professor de estratgias de comunicao e
marketing. Mario Persona convidado com freqncia para falar de temas
ligados a negcios, marketing e desenvolvimento pessoal e profissional.
Com vocs, para falar sobre [tema ]: Mario Persona!
Contratao de palestrante - Clique aqui para enviar detalhes sobre seu evento e
solicitar uma proposta de Mario Persona. Ou voc esperava que eu iria escrever tudo
isso sem segundas intenes?
Organizao do ambiente - Certifique-se de que a entrada para a sala da palestra
ou treinamento seja feito pela parte posterior, nunca do lado onde est o palestrante,
para evitar distraes. Quem entra ou sai deve faz-lo pelos fundos. Para
treinamentos ou workshops ideal ter mesas e devem ser evitados auditrios com
poltronas fixas, pois impedem dinmicas e interao do pblico. Para palestras pode
ser utilizado um auditrio ou sala com cadeiras na disposio de sala de aula.

Mais dicas? Visite meu blog "Quero ser palestrante" com dicas de como falar em
pblico para palestrantes, mestres de cerimnia, comediantes, oradores,
conferencistas, professores, advogados, polticos, estudantes, apresentadores,
lderes, reprteres, jornalistas, formadores de opinio...
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