ALCALI>I'. ~A.

YOR
DE BOGOTA o..c.
liAlVb
Doctora:
VIVIANA MENESES
Gerente
HOSPITALSIMON BOLlVAR
REF: ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR ADQUISICION DE
MEDICAMENTOS PARA USO EN HOSPITALJ ZACION yCONSULTA EXTERNA
En el presente escrito expongo para su conocimiento el.estudo referenciado as:
1. DEFINICiN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER
CON LA CONTRATACiN:
El Hospital Simn Bolvar 111Nivel ESE requiere contratar a adquisicin de
MEDICAMENTOS PARA USO EN HOSPITALlZACION yCONSULTA EXTERNA, que
se conciba bajo los parmetros de Buenas Prcticas de Manufactura, Registros
Sanitarios, Cdigo nico de Medicamentos, Regulaciones Farmacuticas al disponer
certificaciones ante el Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
En la actualidad. el Hospital no dispone suficiente cantidad de medicamentos para la
atencin de sus pacientes hospitalizados y ambulatorios y estos deben cumplir con lo
establecido en el Decreto 2200 de 2005, Resolucin 1403 de 2007 y Resolucin 0444
de 2008, en aras de asegurar la prestacin del servicio de salud, con criterios de
eficiencia, oportunidad y calidad. .
Disponer de MEDICAMENTS que cumplan con los requisitos normativos, propende
por brindar mayor segridad al usuario, por mantener la satisfaccin de las
necesidades y expectativas de los mismos, aportando en pro de gar.antizar una mejor
capacidad de respuesta ante la demanda de servicios yde forma especial impactar en
la seguridad del paciente como pilar fundamental para el logro de calidad propuestos
por la organizacin a travs del proceso de mejoramiento continuo emprendido para
Implementar los estndares de Acreditacin dentro del Sistema Obligatorio de
Garantra de Calidad.
2. DEFINICION TECNICA DE LA FORMA EN QUE LA ENTIDAD PUEDE
SATISFACER SU NECESIDAD
El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante la contratacin re
proveedores para la adquisicin de medicamentos para El Hospital como parte del
cumplimiento de la Poltica Institucional de Seguridad del Paciente y en beneficio de
las buenas prcticas clnicas.
Como institucin que est realizando actividades encaminadas hacia el ci,"':",plimiento
de los estndares de habilitacin yacreditacin que garanticen las condiciones de
calidad de los medicamentos que requieran adecuaciones o su elaboracin teniendo
111
.
.
A!...CA1.DfA.MAYOR
DEBOGOT o.e,
s.o..O!>
en cuenta la importancia de la seguridad de los medicamentos usados en la
teraputica implementada a los pacientes.
Desde el SeNicio Farmacutico se ha realizado la verificacin yevaluacin del las
necesidades de recurso humano, saneamiento, higiene y salud ocupacional,
infraestructura ffsica, dotacin, productos devueltos, documentacin, sistema de
gestin de calidad, quejas, contratos, audtorlas internas, sistema de informacin y
farmacovigilancia, sistema de tratamiento de aguas, requisitos especficos para el
reempaque y reenvase, elaboracin de formulas magistrales, nutriciones y ajuste de
concentraciones de dosis de medicamentos de administracin parenteral, mezclas y/o
ajustes de concentraciones de dosis de medicamentos oncolgicos, distribucin
embalaje y transporte, para el cumplimiento de la Resolucin 0444-08 y dems
normasrelacionadas.
3. CONDICIONES ESPECIALES DE LA CONTRATACION A CELEBRARSE
. .
3.1. OBJ ETO El HOSPITAL SIMON SaLIVAR 111NIVEL E.S.E., est interesado en
contratar proveedores especializados para realizar la adquisicin de medicamentos
necesarios para la utilizacin a nivel del rea de hospliallzacln yconsulta externa,
bajo parmetros de calidad, accesibilidad yoportunidad.
El oferente deber presentar una propuesta tcnica para el suministro de los
medicamentos para el rea del Servicio Fannacutico requeridos por el Hospital
Simn Bolfvar, de acuerdo a las especificaciones del cuadro anexo.
3.1.1 ESPECIFICACIONES TCNICAS REQUERIDAS
a. En caso de adjudicacin, el eventual proveedor deber entregar los medicamentos
segn la programacin o requerimientos establecidos por el Hospital, los cuales
para todos los casos constituir parte integral del contrato. Esta programacin que
es interna del hospital .podr cambiar de acuerdo a sus necesidades y
conveniencia. En todo caso, la entrega de medicamentos requeridos' por el
Hospital, deber realizarse por parte del Contratista, mximo dentro de las
cuarenta yocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento, excepto en los casos
de urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deber ser inmediata.
b. Las entregas debern efectuarse en las instalaciones del Hospital Simn Bolvar -
Empresa Social del Estado, en la Bodega Principal del SeNicio Farmacutico y en
el horario establecido en el eventual contrato, el cual ser de lunes a sbados de
8am a 12m yde 1pm a 6pm, domingos yfestivos de 8am a 3pm. En caso de
urgencias vitales nocturnas, la entrega deber realizarse en el rea de
dispensacin previa autorizacin de la Subgerencia Administrativa y/o delegado.
c. El proveedor se compromete a realizar la reposicin de productos y/o
medicamentos que resultaren deteriorados en el transporte de los mismos, o con
defectos de calidad, empaque o conservacin, de cuyo reporte le haga el Hospital
- Servicios Farmacuticos hasta setenta ydos (72) horas siguientes a la recepcin
del producto, debiendo proceder a dicha reposicin dentro de las setenta y dos
(72) horas siguientes al mismo.
B1
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ALCAl...DlA. MAY OR
DEBOGOTo.C.
S"'-tJb
d. El proveedor no podr negarse a entregar los insumos aduciendo motivos de
empaque o presentacin de los mismos, adems no podr retrasar o cancelar las
entregas por motivos de produccin, baja oferta, baja demanda, escasez en el
mercado, trmites aduaneros y/o de importacin, licencias, vacaciones colectivas o
variaciones en el precio de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuto que
impida la entrega del medicamento, el Proveedor deber realizar todas las
gestiones necesarias para la consecucin y entrega del medicamento al Hospital.
e. El medicamento y/o producto entregado por el Proveedor deber tener como
mnimo un vencimiento no inferior a (18) meses. En caso de que el tiempo de vida
til fijado en. ~I ~egistro lnvirna sea inferior a dieciocho (18) meses, el cotizante .
debe notcar 'por escrito de ello. al' Hospital, mediante 'una comunicacin'
denominada CARTA DE COMPROMISO DE CAMBIO yse obligar a realizar el
cambio del medicamento y/o producto cuando est cercano a la fecha de
vencimiento. Los elementos entregados al hospital. la fecha de expiracin NO
debe ser inferior en tiempo al 75% de vida til aprobada por ellNVIMA en registro
sanitario.
f. Por polrticas del Hospital, con cinco (5) meses de anticipacin a la fecha de
vencimiento del medicamento y/o producto se notificar al Proveedor, quien se
obliga a asumir la recepcin ycambio del medicamento y/o producto reportado,
incluyendo los de cadena de frio ycontrol especial. En caso de distribuidores no
se aceptan pollticas de cambio sujetas al Laboratorio Fabricante.
g. El proveedor deber certificar Carta de compromiso de cambio de medicamentos
de baja rotacin hasta por dos (2) aos o despus de la liquidacin del contrato,
incluyendo los de cadena de frio yde control especial.
h. El oferente deber contar con una experiencia mlnima de tres (3) aos en el.
suministr de medicamentos, para tal efecto deber aportar certificacin yrelacin
de contratos suscritos durante los tres (3) ltimos aos, expedidas por .Ias
empresas que hayan celebrado con el proponente, con indicacin del objeto,
cumplimiento y nivel de satisfaccin de cada uno.
i. El eventual proveedor deber garantizar que los productos y/o medicamentos
entregados estn marcados con el respectivo registro sanitario, lote, fecha de
vencimiento, va de administracin', concentracin ynombre del principio activo en
el empaque primario ysecundario de acuerdo a lo estipulado en el decreto 677 de
abril de 1995.
j. Considerando que las cantidades del medicamento, aqur previstas, dependen de
las necesidades reales de consumo y rotacin del Hospital sern.susceptibles de
variacin, de manera que podrn disminuir o aumentar, con la respectiva
deduccin de la cantidad estimada de otro u otros de los tems contratados,
siempre ycuando no sobrepase el valor contractual, quedando entonces, obligado
el PROVEEDOR como lo acepta en el momento de suscribir el contrato, a
despachar las cantidades que requiera el Hospital, sobre los medicamentos aqu
contemplados.
ALCALOlt>. MA.YOR
DE BOGOTD-C
s.>.UJ o
k. Por necesidad del servicio el hospital podr solicitar cambio de medicamentos, y/o
cantidades contratadas durante la ejecucin del contrato, siempre y cuando no
sobrepase el valor presupuestaI.
1. Todo producto debe facturars por unidad.
m. El Hospital se reserva la facultad de contratar en bloque total o por producto, en
forma parcial, segn las negociaciones y precios ofrecidos y evaluacin
adelantada.
n.. E.! Hospital Simn Bolvar E.S.E., realizar en . primer trmino una evaluacin
tcnica sobre los' productos farmacuticos cotizados ysern objeto de evaluacin
econmica nicamente aquellos que cumplan con las normas aplicables yque no
hayan sido reportados ante el INVIMA por posibles fallos teraputicos efectos o
reacciones adversas o defectos en la calidad del mismo, todo protocolizado dentro
del programa Nacional de Farmacovigilancia.
o. Con la presentacin de la cotizacin, se entiende que el oferente acepta de forma
integral estas condiciones para participar en la presente solicitud ycontratar segn
sea el caso, con el Hospital.
p. El oferente deber cotizar todos ycada uno de los Items solicitados en la presente
so pena de rechazo de la oferta.
q. El proveedor deber entregar al Hospital Simn Bolvar siempre que sean
necesario durante la recepcin tcnica y administrativa del CERTIFICADO DE
BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA vigente en la fecha de la presentacin
de la cotizacin. En caso de depsitos y/o distribuidores mayoristas presentar
concepto sanitario expedido por la Secretaria Distrital de Salud o secretaria de
salud del lugar de procedencia del oferente, dicho registro deber autorizarlo para
la venta y distribucin "rnayorlsta de medicamentos y/o productos farmacuticos,
adems anexar copia de BPM (Buenas Prcticas de Manufacfura) del laboratorio
fabricante en medio magntico.
r. Se deben especificar las caractersticas tcnicas de los elementos, unidad de
medida, marca, pals de origen, valor unitario, si est gravado por el impuesto de
valor agregado (lVA) , % del IVA o si son exentos de IVA y los dems datos
estipulados por la institucin.
s. SOPORTE TCNICO-CIENTFICO: El Proveedor (tanto como para el Laboratorio
fabricante como para los Distribuidores) suministrar apoyo tcnico- cientffico
sobre el tem ofrecido, cuando asl lo requiera el Hospital. Con cada producto
contratado anexar el certificado de anlisis por cada lote de producto enviado al
Hospital Simn Bolvar E.S.E con cada uno de los despachos realizados.
t. Experiencia rnnlrr= ce (os (2) aos en la distribucin de los elementos requeridos
o similares.
u. REGISTROS SANITARIOS DE INVIMA y FICHAS TCNICAS:
AI..CAL.DtA MA.YOR
DE BOGOT [).C.
SALt" IO
El Proveedor deber relacionar el registro sanitario del Invima por cada uno de
los ftems ofrecidos, garantizando su vigencia en la fecha de la presentacin de
la cotizacin. Los proveedores deben certificar que sus registros sanitarios se
encuentran vigentes a la fecha de evaluacin. El Hospital se reserva el derecho
de verificar la informacin relacionada con la vigencia de dichos registros
sanitarios. En el evento de encontrar la falta de expedicin o de vigencia del
mismo registro para alguno de los tems ofrecidos, este no ser tenido en
cuenta.
El Proveedor deber presentar con la oferta copia legible del registro sanitario,
adems deber preseritaren 'CD-ROM, documentos escaneados o en formato
PDF de los registros sanitarios en una carpeta denominada REGISTROS yde
las fichas tcnicas en una carpeta denominada FICHAS de cada uno de los
medicamentos cotizados.
El Proveedor deber presentar los correspondientes registros sanitarios
vigentes y las fichas tcnicas de calidad por cada uno de los tems ofrecidos,
dentro del trmino de cinco (5) das siguientes a la legalizacin del contrato, en
caso de no hacerlo, se har acreedor a la aplicacin de las multas, sanciones
administrativas, contractuales yefectividad de las plizas constituidas y el tem
se le asignar al cotizante que contine en la calificacin. Lo mismo ocurrir en
caso de aportar uno diferente al real o sin vigencia.
DEPSITOS Y/O DISTRIBUIDORES: En caso de que el proveedor sea
Depsito y/o Distribuidor, deben presentar la misma documentacin que
solicitarn al Laboratorio productor, adicional a una carta expresa original del
laboratorio en la cual se autorice al depsito y/o distribuidor la comercializacin
de los. medicamentos ofrecidos. En caso de no presentarla no se realizar el
estudio sobre los productos que carezcan de esta documentacin. .
v, El proveedor deber 'entreqar a hospital carta expresa 'de aceptacin de
condiciones de recepcin, aceptacin y reposicin de productos y/o
medicamentos deteriorados o rechazados. (El Hospital har una recepcin tcnica
y administrativa de los medicamentos suministrados segn manual de normas
tcnicas de calidad - gua tcnica de anlisis INVIMA).
w. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa aceptando la evaluacin de
proveedores. Dicha evaluacin se tendr cuenta: para posteriores invitaciones y/o
para la continuidad o no del eventual contrato.
x. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se declare tiempo de
entrega de los productos solicitados lEAD TIME (TIempo entre la solicitud y
recepcin del producto en nuestras instalaciones), donde el oferente se
comprometa a la entrega de productos y/o rrsdlcamentos solicitados en un
mximo de 48 horas.
111
.
-
At.CAt.olA M~Y OR
DE BOGOU o.e,
S,I,t..ub
y. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se acepte ltem por
tem las condiciones de entrega y vencimiento establecidas en el presente pliego
en las condiciones comerciales.
Z. Verificacin de las potlticas y procedimientos para el manejo de devoluciones.
aa. CDIGO NICO DE MEDICAMENTOS; .
El cotizante deber relacionar, el Cdigo nico de Medicamento (CUM)
asignado por el Invima por cada uno de los Items ofrecidos, garantizando el
respectivo expediente y consecutivo .
.'
bb. El Hospital se reserva el derecho de verificar la informacin relacionada con la
vigencia de dicho Cdigo nico de Medicamento. En el evento de encontrar la falta
. de expedicin o de vigencia del mismo cdigo para alguno de los lterns ofrecidos,
este no ser tenido en cuenta en la evaluacin.
3.2 DESCRIPCION DE LOS BIENES OSERVICIOS A ADQUIRIR
Lo mencionado e incluido en los literales 2y3 de este documento,
3.3 PLAZO DE EJ ECUCIN
El plazo de ejecucin del contrato ser con base a las disposiciones dadas por la
Subgerencia Administrativa, Comit de compras yadicionales.
3.4. LUGAR DE EJ ECUCION
En las sedes del hospital-ubicadas en la:
Carrera 7 No 165-00
Sede ubicada en la calle 104 No 47 -51
3.5. PRESUPUESTO OFIC1AL ESTIMADO
Los recursos con que cuenta el HOSPITAL SIMON BOLlVAR, para respaldar
econmicamente la ejecucin del presente objeto a contratar provienen de los
recursos asignados al presupuesto de la Entidad para la vigencia
3.6. FORMA DE PAGO
La forma de pago ylos requisitos inherentes sern los denldos por las Subgerencias
Administrativa y Financiera.
ALCALOlA MAYOR
DE BOGOT o.e,
"S-Yt>
Previa presentacin de la factura correspondiente, certificado de cumplimiento
suscrito por el Supervisor del Contrato yla acreditacin de pagos parafiscales de Ley.
4. GARANTIA UNICA
En cumplimiento de la normatividad vigente se exigir al contratista la constitucin a
favor del HOSPITAL SIMON BOLlVAR de una garantla nica expedida por una
Compaa de Seguros legalmente establecida en Colombia y cuya pliza matriz est
debidamente aprobada por la Superintendencia Financiera y que ampare los
siguientes rlesgos; .
Definidos por el rea de contratacin yrelacionados.
En caso de que. el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro evento
en que fuere necesario, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garantas.
Igualmente, se pactaran en el contrato las clusulas de multas y pena pecuniaria del
derecho comn y las excepcionales de terminacin interpretacin y modificacin
unilateral, as como la de caducidad.
6. . SUPERVISOR DEL CONTRAro
La supervisin en la ejecucin del contrato estar a cargo del PROFESIONAL
ESPECIALIZADO QUIMICO FARMACEUTlCO del HOSPITAL SIMON BOLlVAR quien
velar por la correcta ejecucin del objeto contractual, ycertificar el cumplimiento a
cabalidad de las obligaciones contractuales.
Por la atencin ycolaboracin; gracia.
2 7 1 1 : . k~- ~/J
J EAN CARL~HUCA ORTIZ
Profesional Especializado
Qufmico Farmacutico
HOSPITAL SIMON SaLIVAR
-.
Proyect: Q.F J ean Cano Machuca Ortiz - Profesional Especializado