Adminis Traci On 2

INSTITUTO DE DESARROLLO ANDINO
http://galeon.com/onward
MATERIAL DOCENTE PARA CAPACITACION DE CIRCULACION Y USO RESTRINGIDO

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Profesor: Leonel Condore Calle http://galeon.com/ond
Anal!ta de S!tema!
"
LA ADMINISTRACIN
Introduccin
Esta segunda parte, se refiere a la administracin como un
rea del conocimiento humano que se encarga de llevar a buen
trmino el funcionamiento de una empresa por lo tanto se
especfica sus caractersticas, sus principios y su proceso.
CAPITULO I
Administracin
1.1.- Conceto
La definicin etimolgica es la forma ms usual de la
definicin nominal, o sea, la explicacin del origen de la
palabra con que se designa aquello que se estudia, valindonos
para ello de los elementos fonticos que la forman. e esa manera
suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del
concepto que esa misma palabra expresa.
!La palabra administracin se forma del prefi"o ad, hacia, y
de ministratio. Esta #ltima palabra viene a su ve$ de minister,
vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y del
sufi"o ter, que sirve como trmino de comparacin.
La etimologa de minister, es enteramente opuesta a la de
magister% de magis, comparativo de superioridad, y de ter. &s
magister, indica una funcin de autoridad, minister expresa
precisamente lo contrario' subordinacin% el que reali$a una
funcin ba"o el mando de otro' el que presta un servicio a otro.
La etimologa nos da pues la idea que la administracin se
refiere a una funcin que se desarrolla ba"o el mando de otro, de
un servicio que se presta!.
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(in embargo, la administracin puede definirse de diversas
formas, al igual que muchas otras reas del conocimiento humano,
pero es posible conceptuali$arla para efectos de su fcil
comprensin e incluyendo sus aspectos ms importantes a travs
del anlisis y sntesis de diversos especialistas en la materia%
- )roo* &dams. La capacidad de coordinar hbilmente muchas
energas sociales con frecuancia conflictivas, en un solo
organismo, para que ellas puedan operar como una sola
unidad.
- +oont$ , -.onnell. La direccin de un organi$mo social, y
su efectividad en alcan$ar sus ob"etivos, fundada en la
habilidad de conducir a sus integrantes.
- /. 0. 1erry. La administracin consiste en lograr un
ob"etivo predeterminado, meiante el esfuer$o a"eno.
- 2enry 3ayol. &dministrar es preveer, organi$ar, mandar,
coordinar y controlar.
- E. 3. L. )rench. Es un proceso social que lleva consigo la
responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las
operaciones de una empresa, para lograr un propsito dado.
4on base en los anteriores conceptos, y aprovechando su fondo
com#n se propone la siguiente definicin%
El proceso que con"unta principios y tcnicas para
el logro eficiente de una meta grupal, mediante el
uso de sus recursos y esfuer$o.
1.!.- Imortancia de "a administracin
Los mismos conceptos y propsitos anali$ados para la
estructuracin de una definicin sobre la administracin nos dan
la pauta para determinar su importancia.
Las condiciones que imperan en esta poca actual de crisis
as como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren
de una eficiente aplicacin de esta disciplina que se ver
refle"ada en la productividad y eficiencia de la institucin o
empresa que la requiera.
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0ara demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos%
5. La administracin puede darse adonde exista un organismo
social, y de acuerdo con su comple"idad, sta ser ms
necesaria.
6. 7n organismo social depende, para su xito de una buena
administracin, ya que slo a travs de ella, es como se
hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc.
con que ese organismo cuenta.
8. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente
la funcin administrativa. ebido a su magnitud y
comple"idad, la administracin tcnica o cientfica es
esencial, sin ella no podran actuar.
9. 0ara las peque:as y medianas empresas, la administracin
tambin es importante, por que al me"orarla obtienen un
mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan me"or
sus elementos% maquinaria, mano de obra, mercado, etc.
;. La elevacin de la productividad, en el campo econmico
social, es siempre fuente de preocupacin, sin embargo,
con una adecuada administracin el panorama cambia,
repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la
sociedad.
<. 0ara los pases en vas de desarrollo, como el nuestro,
me"orar la calidad de la administracin es requisito
indispensable, por que se necesita coordinar todos los
elementos que intervienen en sta para poder crear las
bases esenciales del desarrollo como son% la
capitali$acin, la calificacin de sus traba"adores y
empleados, etc.
1.#.- Caracter$sticas de "a administracin
(e ha indicado que la administracin proporciona los
principios mediante cuya aplicacin es factible alcan$ar xito en
la direccin de individuos organi$ados en un grupo formal que
tiene propsitos comunes.
Es necesario ahora agregar a tales conceptos las
caractersticas de la administracin y que son%
1. Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde
quiera que existe un organismo social, porque en l tiene
siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. La
administracin se da por lo mismo en el estado, en el
e"ercito, en la empresa, en las instituciones educativas,
en una sociedad religiosa, etc. = los elementos esenciales
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en todas esas clases de administracin sern los mismos,
aunque lgicamente existan variantes accidentales.
2. Su especificidad. &unque la administracin va siempre
acompa:ada de otros fenmenos de ndole distinta, el
fenmeno administrativo es especfico y distinto a los que
acompa:a. (e puede ser un magnfico ingeniero de produccin
y un psimo administrador.
3. Su unidad temporal. &unque se distingan etapas, fases y
elementos del fenmeno administrativo, ste es #nico y, por
lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se
estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte
de los elementos administrativos. &s, al hacer los planes,
no por eso se de"a de mandar, de controlar, de organi$ar,
etc.
4. Su unidad jerrquica. 1odos cuantos tienen carcter de
"efes en un organismo social, participan en distintos
grados y modalidades, de la misma administracin. &s, en
una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el
gerente general, hasta el #ltimo mayordomo.
1.% Los rinciios de "a administracin
El uso de principios de la administracin tiene como
finalidad simplificar el traba"o administrativo. La clave de las
acciones que deban emprenderse est sugerida por stos.
& partir del supuesto de que los principios no son
absolutos, sino flexibles y que pueden utili$arse a#n en
condiciones especiales y cambiantes, 2enry 3ayol enumer 59
principios basados en su experiencia que pueden resumirse as%
1. Divisin del trabajo. Este es el principio de
especiali$acin que los economistas consideran
necesario para obtener un uso eficiente del factor
traba"o. Lo aplica a todo tipo de actividades, tanto
tcnicas como administrativas.
2. utoridad ! responsabilidad. 4onsidera que la autoridad
y la responsabilidad estn relacionadas y se:ala que
sta se desprende de aqulla como consecuencia. 4oncibe
la autoridad como una combinacin de la autoridad
oficial, derivada de la posicin del administrador, y
la autoridad personal, desprendida de su inteligencia,
experiencia, dignidad moral, servicios prestados, etc.
3. Disciplina. &l definir la disciplina como el respeto
por los acuerdos que tiene como fin lograr obediencia"
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&
aplicacin" energ#a ! se$ales e%teriores de respeto,
declara que para lograr disciplina se requiere contar
con buenos superiores en todos los niveles.
4. Unidad de mando. 4ada empleado no debe recibir ordenes
de ms de un superior.
&. Unidad de direccin. 4ada grupo de actividades con el
mismo ob"etivo debe tener un director y un plan. &
diferencia del cuarto principio, se refiere a la
organi$acin del cuerpo directivo, ms que al personal.
'. Subordinacin del inter(s individual al inter(s
general. Es funcin de la administracin conciliar
estos intereses en los casos en que haya discrepancia.
). *emuneracin. La remuneracin y los mtodos de
retribucin deben ser "ustos y propiciar la mxima
satisfaccin posible para los traba"adores y para el
empresario.
+. ,entrali-acin. 4omo cualquier agrupacin, las
organi$aciones deben ser dirigidas y coordinadas desde
un sistema nervioso central. 0ero la cantidad de
centrali$acin o descentrali$acin apropiada depende de
cada situacin. La meta es lograr el grado de
centrali$acin que permita el me"or uso de las
habilidades de los empleados.
.. /erarqu#a de autoridad. (e refiere a una cadena de
autoridad, la cual va desde los ms altos rangos hasta
los ms ba"os, pero se podr modificar cuando sea
necesario.
10. 1rden. 1anto el equipo como el personal deben ser bien
escogidos, bien ubicados y estar perfectamente bien
organi$ados de manera que la organi$acin opere con
suavidad.
11. 2quidad. Los administradores deben ser leales y
respetuosos con el personal, y demostrar cortesa y
"usticia en su trato.
12. 2stabilidad en el empleo. Los cambios en las
asignaciones de los empleados sern necesarios, pero si
ocurren con demasiada frecuencia pueden per"udicar la
moral y la eficiencia.
13. 3niciativa. 0ensar un plan y llevarlo a cabo con xito
puede ser profundamente satisfactorio. Los
administradores deben de"ar de lado la vanidad personal
y deben alentar a los empleados a hacer esto en la
medida que sea posible.
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'
14. 2sp#ritu de equipo. Este principio sinteti$ado como la
unin 4ace la fuer-a, es una extensin del principio de
unidad de mando, y subraya la importancia de buenas
comunicaciones para obtenerlo.
1.& '" roceso administrati(o
(i observamos cmo se desarrolla la vida de todo organismo
social >! principalmente la de aquellos que" como la empresa"
forma el 4ombre libremente> podemos distinguir dos fases o etapas
principales. La comparacin con lo que ocurre en la vida de los
organismos fsicos podr aclararnos me"or estas dos fases.
5a primera etapa. (e refiere a la estructuracin o
construccin del organismo. En ella, partiendo de una clula, se
van diferenciando los te"idos y rganos, hasta que se llega a
integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya para el
desarrollo normal de las actividades o funciones que le son
propias o especficas.
5a segunda etapa. Es aquella en la que, ya totalmente
estructurado el organismo, desarrolla en toda su plenitud las
funciones, operaciones o actividades que le son propias, en toda
su variada, pero coordinada comple"idad, que tiende a reali$ar la
vida de ese organismo.
4osa seme"ante ocurre en un organismo social% en su primera
etapa, partiendo de la iniciativa de uno o pocos hombres, todo se
dirige a la estructuracin de ese organismo social' cuando esta
debidamente estructurado, hay una segunda etapa, que consiste en
la operacin o funcionamiento normal del mismo, para lograr los
fines propuestos.
0ara efectos de una me"or comprensin de este tema se
exponen a continuacin algunos criterios de diversos autores
acerca de las etapas del proceso administrativo, que reali$ ?os
&. 3ernnde$ &rena.
Henry Fayol. 'taas) 0revisin, organi$acin, comando,
coordinacin y control.
Koontz & O'Donnell. 'taas) 0laneacin, organi$acin,
integracin, direccin y control.
G. R. Terry. 'taas) 0laneacin, organi$acin, e"ecucin y
control.
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(
Agustn Reyes Ponce. 'taas) 0revisin, planeacin,
organi$acin, integracin, direccin y control.
Burt K. Scanlan. 'taas. 0laneacin, organi$acin, direccin
y control.
e acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso
administrativo, podemos concluir que, cuatro son las etapas
bsicas para su estudio y conformacin de sus dos principales
fases' fase mecnica, compuesta por la planeacin y la
organi$acin, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de
@Au se va a hacerB y @4mo se va a reali$arB respectivamente' la
otra fase, la dinmica cuya implantacin dentro de la
organi$acin, nos permite ver con mayor claridad lo que al
momento se esta haciendo y as mismo poder evaluar tales
acciones.
4on el propsito de clarificar la existencia de estas cuatro
fases del proceso administrativo, enseguida se presenta el
significado de cada una de ellas, as como su importancia y la
composicin en sus respectivos elementos.
1.&.1.- Planeacin.
0roceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en
donde es posible determinar y lograr los ob"etivos* mediante la
eleccin de un curso de accin.
Cmportancia de la planeacin%
0ropicia el desarrollo de la empresa.
Deduce al mximo los riesgos.
Eaximi$a el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
!0lanear es funcin del administrador, aunque el carcter y la
amplitud de la planeacin varan con su autoridad y con la
naturale$a de las polticas y planes delineados por su superior!.
El reconocimiento de la influencia de la planeacin ayuda en
mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la
administracin para distinguir entre formular la poltica Ffi"ar
las guas para pensar en la toma de decisionesG y la
administracin, o entre el director y el administrador o el
supervisor. 7n administrador, a causa de su delegacin de
autoridad o posicin en la organi$acin, puede me"orar la
planeacin establecida o hacerla bsica y aplicable a una mayor
proporcin de la empresa que la planeacin de otro. (in embargo,
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)
todos los administradores desde, los directores hasta los "efes o
supervisores, planean lo que les corresponde. El siguiente
esquema nos muestra ms claramente esta divisin.
Elementos de la planeacin%
5. Los propsitos. Las aspiraciones fundamentales o
finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semipermanente un grupo social.
6. La investigacin. &plicada a la planeacin la
investigacin consiste en la determinacin de todos los
factores que influyen en el logro de los propsitos, as
como de los medios ptimos para conseguirlos.
8. Los ob"etivos. Depresentan los resultados que la empresa
desea obtener, son fines para alcan$ar, establecidos
cuantitativamente y determinados para reali$arse
transcurrido un tiempo especfico.
9. Las estrategias. 4ursos de accin general o alternativas
que muestran la direccin y el empleo de los recursos y
esfuer$os, para lograr los ob"etivos en las condiciones
ms venta"osas.
;. 0olticas. (on guas para orientar la accin' son
criterios, lineamientos generales a observar en la toma
de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de
una organi$acin.
<. 0rogramas. (on esquemas en donde se establece, la
secuencia de actividades que habrn de reali$arse para
lograr ob"etivos y el tiempo requerido para efectuar cada
una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados
en su consecucin.
H. 0resupuestos. (on los planes de todas o algunas de las
fases de actividad del grupo social expresado en trminos
econmicos, "unto con la comprobacin subsecuente de la
reali$acin de dicho plan.
I. 0rocedimientos. Establecen el orden cronolgico y la
secuencia de actividades que deben seguirse en la
reali$acin de un traba"o repetitivo.
!.".#.$ Organizacin.
La creacin de una estructura, la cual determine las
"erarquas necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de
simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.
Esencialmente, la organi$acin naci de la necesidad humana de
cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para
obtener sus fines personales, por ra$n de sus limitaciones
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fsicas, biolgicas, sicolgicas y sociales. En la mayor parte de
los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos
costosa si se dispone de una estructura de organi$acin. (e dice
que con buen personal cualquier organi$acin funciona. (e ha
dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de
imprecisin en la organi$acin, pues de esta manera la gente se
ve obligada a colaborar para poder reali$ar sus tareas. 4on todo,
es obvio que a#n personas capaces que deseen cooperar entre s,
traba"arn mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que
deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas
con otras.
Este es un principio general, vlido tanto en la
administracin de empresas como en cualquier institucin. &s,
una estructura de organi$acin debe estar dise:ada de manera que
sea perfectamente claro para todos quien debe reali$ar
determinada tarea y quien es responsable por determinados
resultados' en esta forma se eliminan las dificultades que
ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y
se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que
refle"a y promueve los ob"etivos de la empresa.
& continuacin se enumeran y explican los elementos de la
organi$acin los cuales, una ve$ comprendidos y asimilados
coadyuvaran en una me"or administracin. Elementos de la
organi$acin%
aG ivisin del traba"o. 0ara dividir el traba"o es necesario
seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas% La
primera' F"erarqui$acinG que dispone de las funciones del
grupo social por orden de rango, grado o importancia. La
segunda' Fdepartamentali$acinG que divide y agrupa todas
las funciones y actividades, en unidades especficas, con
base en su similitud.
bG 4oordinacin. Es la sincroni$acin de los recursos y los
esfuer$os de un grupo social, con el fin de lograr
oportunidad, unidad, armona y rapide$, en desarrollo de
los ob"etivos.
!.".%.$Direccin.
4omprende la influencia del administrador en la reali$acin de
los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados
mediante la comunicacin, la supervisin y la motivacin.
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4uando un administrador se interesa por s mismo en la funcin
directiva, comien$a a darse cuenta de parte de su comple"idad. En
primer lugar, est tratando con gente, pero no en una base
completamente ob"etiva, ya que tambin l mismo es una persona y,
por lo general, es parte del problema. Est en contacto directo
con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos.
0ronto descubre, como factor productivo, que la gente no est
solamente interesada en los ob"etivos de la empresa' tiene
tambin sus propios ob"etivos. 0ara poder encaminar el esfuer$o
humano hacia los ob"etivos de la empresa, el administrador se da
cuenta pronto que debe pensar en trminos de los resultados
relacionados con la orientacin, la comunicacin, la motivacin y
la direccin.
&unque el administrador forma parte del grupo, es
conveniente, por muchas ra$ones, considerarlo como separado de
sus subordinados. 0ara lograr los ob"etivos de la empresa se le
han asignado recursos humanos y de otra ndole, y tiene que
integrarlos. 1ambin es conveniente pensar en el administrador
como separado del grupo por que es su "efe. 4omo "efe no es tanto
uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al grupo para
que haga lo que l quiere o deba hacerse. La direccin implica el
uso inteligente de un sistema de incentivos ms una personalidad
que despierte inters en otras personas.
La direccin como parte del proceso administrativo se
compone de varios elementos%
1oma de decisiones. (ignifica la eleccin de un curso de
accin o alternativa. &l tomar decisiones es necesario antes
de evaluar las alternativas, definir y anali$ar el problema,
para posteriormente aplicar la decisin o alternativa que
me"or se sugiera.
Cntegracin. &l igual que en la toma de decisiones, tambin
existe un proceso para la adecuada integracin en cuanto al
personal se refiere, este proceso inicia con el
reclutamiento u obtencin de los candidatos que aspiran a un
puesto determinado, en seguida se introducirn, o dicho en
otras palabras, se les ambientar' para finalmente
capacitarlos en el desarrollo de las funciones que habrn de
reali$ar.
Eotivacin. La motivacin es la labor ms importante de la
direccin, a la ve$ que la ms comple"a, pues a travs de
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ella se logra la e"ecucin del traba"o, de acuerdo a normas
o patrones de conducta esperados.
4omunicacin. La comunicacin en cualquier grupo que se
trate, es de vital importancia ya que involucra a los
individuos no solo en su papel de comunicadores, sino en el
buen uso que a la informacin se le da.
(upervisin. 4onsiste en vigilar y guiar a los subordinados
de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.
!.".&.$ 'ontrol.
El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a
fin de establecer las medidas correctivas necesarias y as evitar
desviaciones en la e"ecucin de los planes.
0uesto que el control implica la existencia de metas y
planes, ning#n administrador puede controlar sin ellos. El no
puede medir si sus subordinados estn operando en la forma
deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a
largo pla$o. /eneralmente, mientras ms claros, completos, y
coordinados sean los planes y ms largo el periodo que ellos
comprenden, ms completo podr ser el control.
7n administrador puede estudiar los planes pasados para ver
dnde y cmo erraron, para descubrir qu ocurri y porqu, y
tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir
los errores. (in embargo, el me"or control previene que sucedan
las desviaciones, anticipados a ellas.
Elementos del control%
Establecimiento de estndares. Es la aplicacin de una
unidad de medida, que servir como modelo, gua o patrn en
base en lo cual se efectuar el control.
Eedicin de resultados. La accin de medir la e"ecucin y
los resultados, puede de alg#n modo modificar la misma
unidad de medida.
4orreccin. La utilidad concreta y tangible del control est
en la accin correctiva para integrar las desviaciones en
relacin con los estndares.
Detroalimentacin. El establecimiento de medidas correctivas
da lugar a la retroalimentacin' es aqu en donde se
encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el
control.
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1.+.- Los (a"ores instituciona"es de "a administracin
La administracin, de carcter eminentemente social, se rige
por una serie de valores que le proporcionan no slo una valide$
moral ante la poblacin, sino tambin informacin tica que debe
orientar la conducta del administrador en la sociedad.
Los valores institucionales de la administracin son%
a, Socia"es
Estos son los mas importantes, ya que contribuyen al
bienestar de la sociedad a travs de%
- El me"oramiento de la calidad y precio del producto
yJo servicio para satisfacer adecuadamente las
necesidades reales del ser humano.
- El me"oramiento de la situacin socioeconmica de la
poblacin.
- El cumplimiento de obligaciones fiscales que
permiten sostener a los gobiernos locales y
federales.
- Evitar la competencia desleal.
- La promocin del desarrollo a travs de la creacin
de fuentes de traba"o.
- Cncrementar y preservar las rique$as naturales y
culturales de la sociedad.
-, Or.ani/aciona"es
&qullos que tienden a me"orar la organi$acin de los
recursos con que cuenta el grupo social, y que tienden
a%
- Cmpulsar la innovacin, investigacin y
desarrollo tecnolgicos.
- -ptimi$ar la coordinacin de recursos.
- Eaximi$ar la eficiencia en mtodos, sistemas y
procedimientos.
- 4onciliar intereses entre los diferentes miembros
del grupo social.
c( )con*icos
(on los que se orientan a la obtencin de beneficios
econmicos y que puede ser%
, /enerando rique$a
, Eaximi$ando la obtencin de utilidades.
, Eane"ando adecuadamente los recursos financieros.
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*$
, 0ropiciando el desarrollo econmico del grupo
social.
, 0romoviendo la inversin.
1.0.- Las rincia"es 1unciones de" administrador.
Es importante si de alguna empresa o institucin nos
quisiramos referir, que independientemente de la importancia que
tendr el establecimiento o aplicacin de un modelo como en este
caso lo es el proceso administrativo, debemos tambin referirnos,
al papel que como administradores tenemos en una organi$acin,
llamada de bienes o de servicios.
El n#mero de departamentos vara seg#n las necesidades de la
misma empresa, aunque para fines de su anlisis las trataremos
como el modelo ideal dado el organismo que ms adelante se
tratar. Esas funciones son%
Pro+uccin) 4onsiderado tradicionalmente como uno de los
departamentos clave, ya que se encarga del ptimo
aprovechamiento y de la adecuada introduccin de
infraestructura en un organismo o empresa.
,erca+otecnia) e suma importancia, dada su especialidad que
hoy en da representa, y que sostiene en la empresa la
responsabilidad de elaborar mtodos eficientes en el mane"o
y coordinacin de los sistemas de venta que la empresa
ofrece a un mercado especfico.
Finanzas) Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y
del suministro del capital que se utili$a en el
funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los
medios econmicos necesarios para cada uno de los dems
departamentos, con el ob"eto de que puedan funcionar
debidamente.
Recursos -u*anos) epartamento de vital importancia, ya que
mediante el uso adecuado de programas de reclutamiento,
seleccin, contratacin, capacitacin y desarrollo, se
allega para la empresa del personal adecuado y afn a los
ob"etivos de la misma.
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*%
CAPITULO II
1.-D'2INICION D' ADMINISTRACION.
La administracin se define como el proceso de crear, dise:ar
y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o
traba"ando en grupos, alcancen con eficiencia metas
seleccionadas. Es necesario ampliar esta definicin bsica. 4omo
administracin, las personas reali$an funciones administrativas
de planeacin, organi$acin, integracin de personal, direccin y
control.
La administracin se aplica en todo tipo de corporacin.
Es aplicable a los administradores en todos los niveles de
corporacin.
La meta de todos los administradores en todos los niveles de
corporacin.
La administracin se ocupa del rendimiento' esto implica
eficacia y eficiencia.
!.! .AS F/0'1O0)S D) .A AD,101STRA'1203
Euchos acadmicos y gerentes han descubierto que el anlisis
de la administracin se facilita mediante una organi$acin #til y
clara del conocimiento como primer orden de clasificacin del
conocimiento se han usado las cinco funciones de los gerentes%
0laneacin.
-rgani$acin.
Cntegracin de personal.
ireccin.
4ontrol.
Esta estructura se ha utili$ado y ha sido sometida a prueba
desde la primera edicin de esta obra en 5K;;. &unque existen
diferentes formas de organi$ar, el conocimiento administrativo,
la mayora de los autores han adoptado esta estructura u otra
similar, incluso despus de experimentar a veces con otras formas
de estructurar el conocimiento.
&lgunos acadmicos han organi$ado el conocimiento
administrativo en torno a los papeles de los administradores. En
realidad, se han hecho alguna contribucin valiosa ya que este
enfoque tambin se concentra en los que hacen los administradores
y son evidencia de planeacin, organi$acin, integracin de
personal, direccin y control. (in embargo este enfoque basado en
los papeles tiene ciertas limitaciones.
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*&
&unque se ponen de relieve las tareas de los &dministradores
deben operar en el ambiente externo de una empresa, as como en
el ambiente interno de los diversos departamentos dentro de una
organi$acin.
!.-CONC'PTO D' OR3ANI4ACION
La organi$acin es una unidad social coordinada, consciente,
compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa
constancia a efecto de alcan$ar una meta o una serie de metas
comunes. (eg#n esta definicin, las empresas productoras y de
servicios son organi$aciones, como tambin lo son escuelas,
hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas,
departamentos de polica y los organismos de los gobiernos
locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las
actividades de otras, que son responsables de que las
organi$aciones alcancen estas metas, con sus administradores
Faunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en
organi$aciones no lucrativasG.
#.-PRINCIPIOS D' LA OR3ANI4ACION.
5. )l 4ro4sito +e la organizacin3 El propsito de la
organi$acin es ayudar a lograr que los ob"etivos tengan
significado y contribuyan a la eficiencia organicional.
- Princiio de "a unidad de o-5eti(os. La estructura de una
organi$acin es efica$ si le permite al personal contribuir
a los ob"etivos de la empresa.
- Princiio de "a e1iciencia or.aniciona". 7na organi$acin
es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de
los ob"etivos de la empresa con un mnimo de consecuencias
o costos no deseados.
6. Causa de "a or.ani/acin3 La causa bsica de la estructura
organicional es la limitacin del tramo de la administracin.
(i no existiera esa limitacin, una empresa no organi$ada
podra tener un solo gerente.
- Princiio de" tramo de administracin. En cada posicin
administrativa existe un limite al n#mero de personas que
pueden mane"ar con eficacia una persona, pero el n#mero
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Anal!ta de S!tema!
*'
exacto depende de la repercusin de diversas variables
subyacentes.
8. La estructura de "a or.ani/acin%
- autori+a+3 La autoridad es el adhesivo de la estructura de
la organi$acin, el vnculo que la hace posible, los medios
mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades
ba"o el mando de un administrador y se puede fomentar la
coordinacin de las unidades organicionales. Es la
herramienta con la que el administrador esta en posibilidad
de e"ercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para
el desempe:o individual. &lgunos de los principios ms
#tiles de la organi$acin estn relacionados con la
autoridad.
- Princi4io escolar. 4uanto ms clara sea la lnea de
autoridad desde el puesto administrativo ms alto de una
empresa cada puesto subordinado, ms clara ser la
responsabilidad para tomar decisiones y ms efica$ la
comunicacin organicional.
- Princi4io +e +elegacin 4or resulta+os es4era+os. La
autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser
adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los
resultados esperados.
- Princi4io +el car5cter a6soluto +e la res4onsa6ili+a+. La
responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la
implcita en la autoridad delegada, ni debe ser menor.
- Princi4io +e uni+a+ +e *un+o. Eientras ms completas sean
las relaciones de dependencia de un solo superior, menor
ser el problema de instrucciones opuestas y mayor la
sensacin de responsabilidad personal por los resultados.
- Princi4io +e ni7el +e autori+a+. El mantenimiento de la
delegacin requiere que las decisiones propias de la
autoridad de los administradores individuales deben
tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la
estructura de la organi$acin.
9. La estructura or.aniciona"%
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*(
- acti7i+a+es +e4arta*entaliza+as3 La organi$acin incluye el
dise:o de una estructura departamental. &unque hay varios
principios en esta rea uno de ellos es de gran importancia.
- Princi4io +e la +e8inicin 8un+a*ental. Eientras ms clara
sea la definicin de un puesto o un departamento sobre los
resultados esperados, las actividades a reali$ar y la
autoridad de organi$acin delega y la comprensin de las
relaciones de autoridad e informales con otros puestos, la
persona responsable podr contribuir en forma ms adecuada
al logro de los ob"etivos de la empresa.
;. '" roceso de or.ani/acin% Los diversos principios de
delegacin de la autoridad y de la departamentali$acin son
verdades fundamentales del proceso organicional. (e relacionan
con fases de los dos aspectos primarios de organi$ar% la
autoridad y los agrupamientos de actividades. Existen otros
principios que se refieren al proceso de organi$ar, a travs
de cuya aplicacin los gerentes obtienen un sentido de
proporcin o una medida del proceso total de la organi$acin.
- Princi4io +el e9uili6rio. En toda estructura existe la
necesidad del equilibrio aplicacin de los principios o
tcnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia
global de la estructura para cumplir los ob"etivos de la
empresa. El principio del equilibrio es com#n a todas las
reas de las ciencias y a toda las funciones del
administrador. Las ineficacias de extensos tramos de
administracin se deben equilibrar con las ineficacias de
largas lneas de comunicacin. Las prdidas ocasionadas por
el mando m#ltiple se deben equilibrar con las ganancias
provenientes de la pericia y la uniformidad para delegar la
autoridad funcional en los departamentos de !stall! y de
servicios. Los ahorros de la especiali$acin funcional en
la departamentali$acin se deben equilibrar con las
venta"as de establecer departamentos responsables de
utilidades, semi independientes por el conducto o por
territorio. e nuevo resulta evidente que la aplicacin de
la teora de la administracin depende de la situacin
especfica.
- Princi4io +e 8le:i6ili+a+. Eientras ms increbles se tomen
para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una
_____________________________________________________________________________________________
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*)
organi$acin, me"or podr sta cumplir con su propsito. En
cada estructura se deben incorporar procedimientos y
tcnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. 1oda
empresa avan$a hacia su meta en un ambiente cambiante,
tanto externo como interno. La empresa que sufre de
inflexibilidad, tanto si se trata de resistencia al cambio,
procedimientos demasiado complicados o lneas
departamentales demasiado rgidas, se arriesga a ser
incapaces de hacer frente a los retos de los cambios
econmicos, tcnicos, biolgicos, polticos y sociales.
- Princi4io +e 8acilitacin +el li+erazgo. 0uesto que la
gerencia depende en alto grado de la calidad del lidera$go
de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es
importante que la estructura organicional contribuya a
crear una situacin en la que el administrador pueda
dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la
organi$acin es una tcnica para fomentar el lidera$go. (i
la asignacin de autoridad y los arreglos estructurales
crean una situacin en la que exista la tendencia a que los
"efes de departamentos sean considerados como lderes y en
el cual se les ayude en sus tareas de lidera$go la
estructuracin organicional habr cumplido una tarea
esencial.
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