Abril de 2007

Gestin de datos maestros: superar

la visin nica para encontrar la
visin adecuada
Gestin de datos maestros: superar la visin
nica para encontrar la visin adecuada
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2 Introduccin
3 Comprensin de los problemas
4 El problema de los entornos
aislados
5 Las soluciones actuales estn
limitadas
7 Gestin de datos maestros: la
visin adecuada de los datos
9 La gestin de datos maestros
en funcionamiento
10 Las ventajas potenciales
pueden extenderse a toda la
empresa
10 Es la gestin de datos
maestros la visin adecuada
para su organizacin?
11 El primer paso
12 Conclusin
Contenido
Introduccin
Lo nico constante en los datos empresariales es que estn en constante
cambio. De media, el 14 por ciento de la poblacin cambia de direccin
postal cada ao
1
, convirtiendo la informacin sobre clientes de numerosas
bases de datos en obsoleta. Y esto es slo el principio. Dichos clientes
cambian de trabajo, de tarjetas de crdito, abren nuevas cuentas corrientes,
hacen compras, se divorcian, cambian de nmero de telfono, hacen pagos
y se casan. Estos constantes cambios afectan tambin a los pacientes en
el sistema sanitario, ciudadanos en el gobierno y a las posibilidades de los
departamentos de ventas.
Si los cambios anteriores no aparecen refejados en los registros de datos de
una organizacin (y si no se distribuyen a todos los sistemas y procesos que
dependen de los mismos), la organizacin puede pagar un alto precio.
La informacin sobre clientes incorrecta o duplicada cuesta a las
corporaciones ms de 600.000 millones de dlares cada ao.
2
Por ejemplo,
slo en 2007, los datos de baja calidad costarn a la industria aseguradora
14.000 millones de dlares y unos 27.000 a la industria bancaria en costes
operativos.
3,4

Es un problema muy comn. Aproximadamente la mitad de las 750 empresas
encuestadas a fnales de 2005 admitieron prdidas, problemas o costes
derivados de la baja calidad de los datos.
5
Durante la ltima dcada, las
organizaciones se han dado cuenta de que necesitan una visin nica de
los datos maestros en los que basan su negocio y las decisiones del mismo.
Estos datos maestros incluyen una mezcla heterognea de informacin de
clientes, productos, acuerdos y cuentas, informacin sobre proveedores y
suministradores, sobre inventario, generada y almacenada en la actualidad
en sistema de lnea de negocios en toda la organizacin.
Puntos destacados
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Existe, sin embargo, un problema signifcativo en el enfoque de visin nica
de gestin de datos maestros. Dada la manera orgnica en la que la mayora de
los sistemas de informacin e infraestructuras de TI ha crecido para satisfacer
las demandas cambiantes del negocio, sin mencionar los sistemas aislados de
informacin, los heredados y las mltiples arquitecturas de informacin, ha
sido virtualmente imposible conseguir una visin nica de los datos maestros.
Segn las organizaciones se reorganizan, fusionan, adquieren nuevas unidades
de negocio y luchan con las nuevas normativas de seguridad y conformidad, los
problemas de la gestin de datos maestros no hacen sino empeorar.
Para muchas organizaciones, la respuesta no est en la agrupacin de datos
maestros (la visin nica) sino en la gestin de los mismos, lo cual ofrece un
enfoque con varias visiones para conseguir la visin adecuada. Utilizando una
comprensin unifcada de los datos para implementar una serie de cambios en
la arquitectura, sistemas y procesos que permiten la recopilacin automtica,
diseminacin y validacin de los datos almacenados en varios sitios, las
organizaciones pueden estar seguras de que sus datos maestros se presentan de
forma coherente en la visin adecuada, a las personas y procesos adecuados y en
el momento adecuado.
Comprensin de los problemas
En una reciente encuesta, ms de la mitad de las empresas participantes
afrmaron que una prioridad estratgica para el siguiente ao sera el diseo
de procesos empresariales de datos en tiempo real. Otras prioridades fueron
la mejora del servicio al cliente y su satisfaccin.
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Esta es una prueba de que
organizaciones de todos los sectores, en todo el mundo, estn luchando con
problemas de gestin de datos. Cuanto ms esenciales son los datos para el
negocio, los denominados datos maestros, ms crucial es una solucin.
La gestin poco eficaz de los datos
maestros tiene ramificaciones
diarias y tambin a largo plazo.
Puntos destacados
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Las falta de una gestin efcaz de los datos maestros puede ser costosa,
incluyendo:
Una menor satisfaccin del cliente debido a datos desfasados
o incorrectos
Incapacidad de presentar rpidamente nuevos productos en el mercado
Inventario agotado o sobreabastecido
Derroches en correo debido a direcciones incorrectas
Prdida de ingresos debido a errores de facturacin y oportunidades
perdidas
Tiempo de facturacin perdido debido a solicitudes de piezas incorrectas
Sanciones debido al incumplimiento de la regulacin
Quizs ms costosas an son las ramifcaciones a largo plazo de la gestin
inefcaz de los datos maestros. Estas incluyen la incapacidad de la organizacin de
responder rpidamente a los cambios en los requisitos, mayores riesgos y costes
de TI ms elevados de lo necesario. Debido a la inexactitud o no disponibilidad
de los datos, la capacidad de la organizacin de mantener su base de clientes y a
nivel competitivo tambin est en juego.
Qu son los datos maestros?
Los datos maestros son datos que describen uno o ms atributos de entidades
centrales como clientes, proveedores, productos e inventario.
El problema de los entornos aislados
Una fuente principal de problemas de los datos maestros de una organizacin
son los entornos aislados de informacin. En muchas organizaciones, los datos
maestros se encuentran distribuidos en sistemas autnomos o aislados. Atencin
al cliente tiene su sistema, fabricacin tiene otro sistema y suministros tiene
tambin el suyo propio. Incluso dentro de una sola unidad de negocio puede
haber numerosos sistemas internos y externos con datos crticos para la empresa
que, generalmente, no se comparten con el resto de sistemas. Esta divisin
en compartimentos de datos dentro de sistemas normalmente incompatibles
creados en varias arquitecturas hace que una visin nica de los datos sea
virtualmente imposible de crear y mantener.
La divisin en compartimentos de
datos dentro de sistemas aislados
e incompatibles hace virtualmente
imposible mantener una visin
nica de los datos maestros.
Puntos destacados
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Las soluciones actuales estn limitadas
Muchas organizaciones, persiguiendo esta esquiva visin nica de sus datos
maestros, han implementado un gran nmero de soluciones, muchas de ellas
centradas en la parte de datos de los clientes. Desafortunadamente, ninguna
de estas soluciones ha podido proporcionar un depsito de datos maestros
gestionado de forma automtica y coherente.
Soluciones de gestin de relaciones con clientes (CRM)
Las soluciones CRM son una parte vital de las herramientas de gestin de
datos de muchas organizaciones. Las soluciones CRM funcionan bien para lo
que fueron diseadas: la gestin de procesos de cara al cliente como ventas,
atencin al cliente y marketing. Como mtodo de gestin de la totalidad de
datos maestros de una organizacin, las soluciones CRM son insufcientes.
Para ser efcaces, las soluciones CRM se asientan sobre la existencia previa
de datos maestros de calidad. Las soluciones de CRM no estn diseadas
para gestionar datos maestros y transacciones de clientes en todos los
sistemas de una empresa. Estn diseadas para utilizar la informacin que
reciben de otros sistemas. Es ms, debido a que las bases de datos de CRM
estn ntimamente ligadas a la solucin CRM y a la que dan soporte, no es
sencillo separar dichas bases de datos para convertirlas en datos maestros.
Las soluciones de gestin de datos
actuales, incluyendo los almacenes
de datos y soluciones de gestin
de relaciones con clientes, no han
sido diseadas para gestionar
datos maestros y tienen serias
limitaciones.
Finanzas Suministros Produccin Marketing Atencin
al cliente
Distribucin
En organizaciones con entornos aislados, los elementos individuales
de los datos maestros residen en mltiples sistemas separados
Puntos destacados
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Almacenes de datos
Los almacenes de datos pueden ser sistemas de depsito de datos extremadamente
efcientes. Desafortunadamente, los almacenes de datos suelen contener datos
depurados utilizados para anlisis e informes, haciendo de los almacenes un buen
complemento para una solucin de gestin de datos maestros, pero no la solucin
en s misma. Las implementaciones actuales de almacenes de datos tienden
tambin a estar aisladas, conduciendo a los mismos problemas de comparticin
de datos antes mencionados. Finalmente, las soluciones de almacn de datos
proporcionan slo capacidades de gestin de datos limitadas y dependen de otros
sistemas para las actualizaciones de los datos.
Sistemas/suites de transacciones
Las soluciones ERP (planifcacin de recursos empresariales), diseadas
para gestionar procesos de aplicaciones especfcos, tambin consumen datos
maestros en lugar de ser soluciones de gestin de datos maestros y no estn
diseadas para proporcionar acceso de sus datos a sistemas que no sean
ERP. Adems, las soluciones ERP pueden agravar el problema almacenando
objetos de datos varias veces (en cada transaccin de pedido de un solo
cliente, por ejemplo).
Soluciones CIF (archivo de informacin de clientes) y ODS (almacn de datos operativos)
CIF y ODS suelen implementarse para proporcionar datos de cliente de mayor
calidad a sistemas de gestin de relacin con clientes. Gestionan los datos
maestros de forma ms completa que los sistemas CRM o que los almacenes de
datos, pero siguen sin ser sufcientes. CIF y ODS no gestionan datos completos
de relaciones con clientes y no acomodan fcilmente todas las lneas y canales.
Adems, no realizan el mantenimiento de datos de clientes nuevos tal como:
informacin sobre relaciones, historial de interaccin y preferencias de
privacidad. Finalmente, CIF y ODS suelen ser soluciones que slo visualizan
datos, por lo que la informacin puede ser vista pero no se permite que ningn
servicio o proceso actualice los datos subyacentes.
Los almacenes de datos, sistemas
de transacciones, archivos de
informacin de cliente y almacenes
de datos operativos tienen su
lugar en una solucin de gestin
de datos completa, pero no estn
diseados para la gestin de datos
maestros o para habilitar una visin
adecuada.
Puntos destacados
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Tal como se ha mencionado, cada una de las soluciones anteriores slo aporta
una parte de la respuesta al problema de los datos maestros. A medida que
aumenta la variedad y complejidad de los datos maestros, estas soluciones se
quedan atrs. En particular, ninguna de estas soluciones puede gestionar, ni
siquiera almacenar, datos no estructurados como documentos o imgenes, un
aspecto cada vez ms vital para los negocios de hoy en da. Las limitaciones
inherentes a la infraestructura de TI complican an ms la situacin para
muchas organizaciones. La mayora de las soluciones actuales estn diseadas
para gestionar clientes y productos de bajo impacto de una nica manera,
por lotes u online, y no son lo sufcientemente fexibles como para satisfacer
los requisitos dinmicos de los datos maestros como aadir nuevos canales y
fuentes de informacin.
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Gestin de datos maestros: la visin adecuada de los datos
Una solucin alternativa a la gestin de datos maestros es un concepto
sorprendentemente sencillo. Las organizaciones deben ampliar sus
planteamientos, superar la visin nica y encontrar la visin adecuada,
una visin adecuada de la informacin correcta proporcionada a las personas y
procesos adecuados en el momento indicado. Este es el propsito del diseo de
MDM (gestin de datos maestros).
Qu es la gestin de datos maestros?
La gestin de datos maestros describe un conjunto de disciplinas, tecnologas
y soluciones utilizadas para crear y mantener datos coherentes, completos,
contextuales y precisos de todas las partes (usuarios, aplicaciones, almacenes
de datos, procesos y socios).
La clave para la gestin de datos maestros es la gestin. La gestin de datos
maestros no crea nuevos datos o nuevos entornos aislados de datos, sino que
proporciona un mtodo mediante el cual una organizacin puede gestionar
de manera efcaz datos ya presentes en distintos sistemas. La gestin de datos
maestros utiliza los sistemas presentes, recopilando informacin de cada uno
Las organizaciones tienen ahora la
opcin de superar la visin nica
de gestin de datos maestros para
encontrar la visin adecuada,
la informacin adecuada
proporcionada en el lugar y
momento correcto.
Puntos destacados
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de dichos sistemas y proporcionando la tecnologa y procesos que automaticen y
validen la distribucin y anlisis preciso y oportuno de datos en toda la empresa.
Algunos de los atributos de una solucin de gestin de datos maestros incluyen:
Consolidacin de los conocimientos de clientes, de otras fuentes y de los
entornos aislados existentes en el mbito de toda la empresa
Reparticin de datos en todos los sistemas como un conjunto de procesos y
servicios empresariales centrados en torno al cliente
Maestro comn para todos los clientes, productos y proveedores para acelerar
la entrada, recuperacin y anlisis de datos
Soporte de mltiples usuarios de los datos, incluyendo la capacidad de limitar
la posibilidad de que los usuarios aadan, actualicen o vean procesos que
mantienen los datos maestros
Integracin de la gestin de informacin de productos, gestin de relaciones
con clientes, integracin de datos de clientes y otras soluciones que
proporcionan acceso al anlisis de los datos maestros.
Debido a que los mtodos y procesos asociados con la gestin de datos maestros
funcionan independientemente de la lnea de negocios y de otros sistemas, pueden
tambin proporcionar no slo la recuperacin, actualizacin y distribucin de
los datos, sino tambin responder a todos los distintos usos de los datos maestros.
La gestin de datos maestros permite una utilizacin operativa integrando los
datos con las aplicaciones operativas en tiempo real. La gestin de datos maestros
permite el uso cooperativo de los datos maestros proporcionando un proceso de
autorizacin para crear, defnir y sincronizar dichos datos. Finalmente, la gestin
de datos maestros da soporte al uso analtico de datos maestros enviando los datos
a aplicaciones analticas mediante una herramienta de gestin de sucesos.
Debido a que una solucin de
gestin de datos maestros de
visin adecuada funciona
independientemente, pero tambin
junto con, otros sistemas de la
organizacin, puede responder
a todos los distintos usos de los
datos maestros.
Puntos destacados
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La gestin de datos maestros en funcionamiento
Con una solucin nica e integrada, es posible proporcionar a cada una de
sus unidades de negocio una visin de los datos maestros actualizada, precisa
y personalizada a cada una de las necesidades del usuario (la visin adecuada
en el momento y lugar adecuados). Un representante de un centro de atencin
telefnica puede, por ejemplo, obtener una visin de los datos maestros mientras
que al canal web automtico se le proporciona otra distinta. A los sistemas
de fabricacin e inventario se les proporciona la informacin relevante sobre
suministros. El departamento de marketing puede calcular el xito de un
programa recibiendo informacin de seguimiento que abarca desde las listas de
correo de los clientes hasta el proceso de pedidos y datos de entrega.
El centro de una solucin con varias visiones adecuadas es su aplicacin
compuesta. En organizaciones con 30, 50 o ms de 100 aplicaciones internas,
esta aplicacin compuesta permite recopilar en un slo lugar toda la nueva
informacin de productos introducida en las aplicaciones aisladas y aplicar
un nico proceso maestro para verifcar que los datos son completos y estn
validados, tal como se ilustra a continuacin.
El ncleo del enfoque de visin
adecuada de la gestin de datos
maestros es la aplicacin compuesta
que facilita la recopilacin,
validacin y distribucin de datos
maestros actualizados procedentes
de y para todas las aplicaciones de
la organizacin.
Finanzas Suministros Produccin Marketing Atencin
al cliente
Distribucin
Finanzas Suministros Produccin Marketing Atencin
al cliente
Distribucin
Nueva entrada de
datos maestros
Aplicacin compuesta de
gestin de datos maestros
Nueva entrada de datos maestros validada y distribuida
Puntos destacados
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Una vez implementada la aplicacin compuesta, la solucin de gestin de datos
maestros puede automatizar el envo de los datos y los procesos empresariales
individuales necesarios para confgurar los nuevos datos en cada una de las
distintas aplicaciones.
Las ventajas potenciales pueden extenderse a toda la empresa
Una solucin de gestin de datos maestros de varias visiones adecuadas puede
proporcionar las ventajas tradicionales de las soluciones de gestin de datos,
ventajas que las soluciones de visin nica no han podido proporcionar. Dichas
ventajas incluyen una reduccin de los costes administrativos y de TI y una
integridad mejorada de los datos as como una mayor productividad.
Las ventajas del enfoque de visin adecuada de la gestin de datos
maestros tienen resonancia ms all de los meros datos. La visin adecuada
de los datos, proporcionada a las personas y procesos correctos en el
momento adecuado, puede tambin ayudar a la organizacin a conseguir:
Objetivos estratgicos como el aumento de ingresos y cuota de clientes
Una mejor capacidad de gestin de riesgos
Una reduccin de tiempo y costes derivados de fusiones y adquisiciones
Una mejor conformidad con la legislacin sobre privacidad, entre otras
Es la gestin de datos maestros la visin adecuada para su organizacin?
Las organizaciones que utilizan el enfoque de varias vistas de la gestin de
datos maestros deciden hacerlo porque contribuye a satisfacer algunas de
sus necesidades empresariales ms importantes. Si su organizacin comparte
cualquiera de estas necesidades, el enfoque de vista adecuada de la gestin de
datos maestros puede tambin benefciar a su organizacin.
Tiene su organizacin varios sistemas internos y externos proporcionando
servicio a varias unidades de negocio?
Se han visto afectadas negativamente decisiones empresariales en su
organizacin debido a problemas en la gestin de datos?
Se ha producido un problema en su organizacin relativo a la no
disponibilidad de informacin de confanza cuando y donde era necesaria?
Una solucin de gestin de datos
maestros de visin adecuada
puede proporcionar todas las
ventajas de las soluciones de
gestin de datos tradicionales as
como el potencial de una mayor
eficacia y competitividad para toda
la empresa.
Si su organizacin comparte
estas necesidades empresariales,
es posible que una solucin de
gestin de datos maestros de
visin adecuada sea la correcta.
Puntos destacados
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Difculta la infexibilidad de los datos que su organizacin responda
rpidamente a los cambios en los requisitos empresariales?
Sospecha que no se est aprovechando de manera ptima el valor completo
de la informacin que su organizacin mantiene en sus distintos sistemas?
El primer paso
Implementar una solucin de gestin de datos maestros puede parece una
tarea intimidante, especialmente para aquellas organizaciones de mayor
tamao o con recursos de TI limitados. Con el enfoque de visin adecuada
para la gestin de datos maestros, no tiene por qu ser as.
Esencialmente, una solucin de varias visiones adecuadas de gestin de datos
maestros es una estrategia empresarial implementada mediante productos
de TI. Una vez implementada, las organizaciones pueden implementar los
habilitadores de TI en un dominio cada vez, dependiendo de las prioridades
empresariales generales. El proceso de implementacin en etapas puede
tambin coordinarse, y ser mejorado, con otras iniciativas de TI orientadas al
negocio como la implementacin de una arquitectura orientada a servicios.
Esencialmente, una solucin
de visin adecuada para
gestionar los datos maestros
es una estrategia empresarial
implementada mediante productos
de TI.
Etapas futuras Stage 2
Primera etapa
Datos
administrativos
Datos
financieros
Datos de
inventario
Datos del
proveedor
Estrategia empresarial
de gestin de
datos maestros
Sistema de servicio al cliente
Una solucin de gestin de datos
maestros de visin "correcta"
puede implementarse
gradualmente, en etapas que
coincidan con las prioridades
empresariales y generales de
una organizacin.
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disponibles en todos los pases en los que opera
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1 U.S. Postal Service. Facts and figures about your
Postal Service. http://www.usps.com/communica-
tions/newsroom/postalfacts.htm
2 Kate Fitzgerald. Weeding Out Bad Data. Card &
Payments. 3 de marzo de 2007.
3 Cynthia Saccocia. Insurance Industry Perspec-
tives on Data Governance: Managing a Valuable
Resource. TowerGroup. Diciembre de 2006.
4 Guillermo Kopp. Data Governance: Banks Bid for
Organic Growth. TowerGroup. Junio de 2006.
5 Philip Russom. Taking Data Quality to the Enterprise
through Data Governance. The Data Warehouse
Institute. Marzo de 2006.
6 Aaron Ricadela. Technology Outlook: IT Priorities
for 2007. Utilizado con autorizacin. CMP Technol-
ogy, InformationWeek. 6 de enero de 2007.
7 Aaron Zornes. Founder & Chief Research Officer.
The CDI-MDM Institute.
En defnitiva, este enfoque de implementacin por etapas permite absorber
el impacto econmico de la nueva solucin durante un mayor periodo de
tiempo y vincularlo directamente a ventajas empresariales especfcas. La
implementacin por etapas permite tambin que una organizacin obtenga las
ventajas reales de la gestin de datos maestros ms rpidamente.
Conclusin
Domine sus datos o estos seguirn dominndole a usted. Sin un sistema de
gestin de datos, una organizacin puede seguir a merced de sus entornos
aislados de informacin. Es un hecho probado que las soluciones de visiones
nicas para la gestin de datos son poco prcticas de implementar y tienen
un mbito limitado. Una alternativa atractiva puede ser el enfoque de visin
adecuada para la gestin de datos maestros. Este tipo de solucin de gestin
de datos maestros no busca sustituir los entornos aislados de datos existentes
con una nica visin de los datos. En su lugar, emplea tecnologas y procesos
especiales para derribar las barreras entre dichos entornos aislados, permitiendo
una utilizacin ptima de la informacin ya existente, presentada en la visin
adecuada, en el momento y lugar correctos.
Hay ayuda disponible. Ya sea grande o pequea, IBM puede ayudar a su
organizacin a explorar las alternativas y a conseguir la solucin de gestin de
datos maestros adecuada a los objetivos y necesidades de su organizacin. Para
obtener ms informacin, pngase en contacto con su representante de ventas
de IBM o visite:
ibm.com/cio/leverage
GTW01115-USEN-00