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Definicin y funcionamiento de una base de datos

Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito


particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una
coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo estn
instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin
procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.
Supongamos, por ejemplo, que los nmeros de telfono de los proveedores estn
almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los nmeros de
telfono de los proveedores, en archivos de informacin de productos en un armario y en
una hoja de clculo que contiene informacin de pedidos. Si cambia el nmero de telfono
de un proveedor, tendra que actualizar la informacin en los tres lugares. Sin embargo,
en una base de datos es necesario modificar la informacin en un solo lugar: el nmero
de telfono del proveedor se actualiza automticamente en todos los lugares de la base
de datos donde se utilice.
Archivos de base de datos de Access
Archivos de base de datos de Access
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico
archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.
Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.
Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de
datos desde Internet o desde una intranet.
Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde
aparecen.
Mostrar los datos en una consulta
Mostrar los datos en un formulario
Mostrar los datos en un informe
Mostrar los datos en una pgina de acceso a datos
Tablas
Almacenar y administrar los datos
Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o
proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan
slo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos ms eficaz y menos errores
de entrada de datos.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas
registros).

Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el mismo tipo de informacin
para cada producto, por ejemplo, su nombre. Cada uno de los registros de esa tabla
contiene toda la informacin acerca de un producto, por ejemplo, el nombre del producto,
el Id. de proveedor, las unidades en existencia, etc.

Creando una tabla
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace el
seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o
pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

La informacin de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en
la tabla Clientes.
La informacin de pedidos que antes se guardaba en una hoja de clculo ahora reside en
la tabla Pedidos.
Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se
agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y despus se define una
relacin, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de
manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

Vista Diseo de la tabla
En la vista Diseo de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o agregar,
eliminar o personalizar los campos en una tabla existente.

Si desea hacer un seguimiento de otros datos de una tabla, agregue ms campos. Si el
nombre de un campo existente no es suficientemente descriptivo, puede cambiarlo.
La configuracin del tipo de datos (tipo de datos de campo: caracterstica de un
campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un
campo cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar datos que consten de letras
o nmeros, pero un campo de tipo Numrico slo puede almacenar datos
numricos.) de un campo define el tipo de valores que puede escribir en el mismo.
Por ejemplo, si desea que un campo almacene valores numricos que puede
utilizar en clculos, establezca su tipo de datos en Numrico o Moneda.
Se utiliza una etiqueta nica, denominada clave principal (clave principal: uno o
ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada
registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe
tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar
una tabla con claves externas de otras tablas.) para identificar los registros de la
tabla. La clave principal de una tabla se utiliza para referirse a registros
relacionados de otras tablas.
Las propiedades de los campos son un conjunto de caractersticas que
proporcionan control adicional sobre cmo se almacenan, escriben o muestran los
datos de un campo. Las propiedades disponibles dependen del tipo de datos de un
campo.

Cmo relacionar dos tablas
Un campo comn relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar
los datos de las dos tablas para ver, modificar o imprimir. En una tabla, el campo es una
clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de
manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir
valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para
relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) que se establece en la vista
Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos:
tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista
Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros
existentes.) de la tabla. Ese mismo campo tambin existe en la tabla relacionada como
una clave externa (clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen
referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica
cmo estn relacionadas las tablas.).

En la tabla Proveedores, incluir el Id. de proveedor, nombre de la compaa, etc.
para cada proveedor. IdProveedor es la clave principal que se establece en la vista
Diseo de la tabla.
En la tabla Productos, incluir el campo IdProveedor, de manera que cuando
inserte un nuevo producto pueda identificar su proveedor insertando el Id. nico de
ese proveedor. IdProveedor es la clave externa en la tabla Productos.
Vista Hoja de datos de la tabla
En una tabla o una consulta, la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que
muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con
formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y
agregar o eliminar datos.) proporciona las herramientas necesarias para trabajar con los
datos.
Las barras de herramientas se refiere a barra con botones y opciones que se utilizan para
ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en
el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras de herramientas.)
Hoja de datos de la tabla y Hoja de datos de la consulta proporcionan muchas de las
herramientas necesarias para buscar, modificar e imprimir registros.

Imprimir u obtener una vista previa de los datos.
Revisar la ortografa.
Cortar, copiar o pegar el texto seleccionado, campos, registros completos o toda la
hoja de datos.
Ordenar registros.
Filtrar registros, y buscar o reemplazar valores.
Agregar o eliminar registros.

Tablas: Trabajar con columnas, filas y hojas secundarias de datos
Puede encontrar herramientas para trabajar con columnas, filas y hojas secundarias de
datos (subhoja de datos: hoja de datos que est anidada en otra hoja de datos y que
contiene datos relacionados o combinados con la primera hoja de datos.) en la propia hoja
de datos, o haciendo doble clic en un selector de columna (selector de columna: barra
horizontal en la parte superior de una columna. Puede hacer clic en el selector de una
columna para seleccionar la columna entera en la cuadrcula de diseo de consultas o de
filtros.).

Utilizar el selector de columna para mover u ocultar una columna, o cambiar su nombre.
Cambiar el tamao de columnas o filas.
Utilizar hojas secundarias de datos para ver datos relacionados.
Inmovilizar la primera columna por la izquierda para que se muestre a medida que
se desplaza hacia la derecha.
Desplazarse por los registros
Puede utilizar la barra de herramientas de exploracin para desplazarse por los registros
en una hoja de datos.

Ir al primer registro.
Ir al registro anterior.
Escribir un nmero de registro al que desplazarse.
Ir al registro siguiente.
Ir al ltimo registro.
Ir a un registro en blanco (nuevo).
Consultas
Creando una consulta
Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas,
incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede tambin
actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o
personalizados en los datos.

Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la informacin de Id. de
pedido, fecha de entrega, nombre de la organizacin y ciudad para los clientes de
Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Obtener respuestas a preguntas
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin
pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de
acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access, que
tiene una conexin a una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver,
agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina
puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.). Existen varios tipos
de consultas en Microsoft Access.
Consultas de seleccin
Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta
obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la
que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una
consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y
otros tipos de totales.
Consultas de parmetros
Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro
de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que
se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de
una consulta o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un
campo. Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede
disearla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los
registros que se encuentren entre esas dos fechas.
Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para
formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe
de ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe,
Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el
informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.
Consultas de tabla de referencias cruzadas
Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de
manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan
una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos
tipos de informacin : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo
largo de la parte superior.
Consultas de accin
Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de
muchos registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de consultas de accin:
Consulta de eliminacin: Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por
ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya
no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin,
siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los
registros.
Consulta de actualizacin: Realiza cambios globales en un grupo de registros de
una o ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para
todos los productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al
personal de una determinada categora. Con una consulta de actualizacin, puede
cambiar los datos de las tablas existentes.
Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al
final de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes
y una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos
clientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin en la base de datos,
desea anexarla a la tabla Clientes.
Consulta de creacin de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una
parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son
tiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de
Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos
(como tablas, consultas o formularios), que est relacionada con un tema o
propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.)
o una tabla histrica que contenga registros antiguos.
Formularios
Uso de formularios
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un
formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms
tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para formularios,
o con un diseo que haya creado en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el
diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes,
macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de
datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.).

: Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario
desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se
visualiza una tabla, no se pueden actualizar los datos de ms de una tabla al mismo
tiempo.
: Un formulario sita el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos
de ms de una tabla. Tambin puede mostrar imgenes y otros objetos.
: Un formulario puede incluir un botn que imprima o abra otros objetos, o puede realizar
otras tareas automticamente.

Datos de aspecto agradable
Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para
introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin puede usar un formulario como
un panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos, o como un
cuadro de dilogo personalizado que aceptar los datos del usuario y realiza la accin
basada en la entrada.


Un cuadro de dilogo personalizado
La mayora de los formularios estn enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta:
pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una
accin en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como
origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) de la base de
datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un
formulario, informe o pgina de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede
ser una tabla, una consulta o una instruccin SQL. En un proyecto de Access, puede ser
una tabla, una vista, una instruccin SQL o un procedimiento almacenado.) de un
formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario
que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en
las que est basado.
Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base.
Otra informacin del formulario, con el ttulo, la fecha y el nmero de pgina, se almacena
en el diseo del formulario.
Los elementos grficos como, por ejemplo, lneas y rectngulos, se almacenan en
el diseo del formulario.
Los datos proceden de los campos del origen de registros base.
Un clculo procede de una expresin almacenada en el diseo del informe.
El texto descriptivo se almacena en el diseo del formulario.
El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos
grficos denominados controles (control: objeto de interfaz grfica para el usuario, como
un cuadro de texto, una casilla de verificacin, una barra de desplazamiento o un botn de
comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para
mostrar datos y opciones, realizar una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.). El tipo de
control ms comnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.


Las etiquetas muestran texto descriptivo.
Los cuadros de texto muestran los datos de la tabla Productos e introducen datos
en dicha tabla.
Un cuadro de texto utiliza una expresin para calcular un total.
Tambin puede abrir un formulario en la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico para
analizar los datos. En dichas vistas, puede cambiar dinmicamente el diseo de un
formulario para presentar los datos de diferentes maneras. Puede reorganizar los
encabezados de filas, encabezados de columnas y campos de filtro hasta que obtenga el
diseo deseado. Cada vez que modifica el diseo, el formulario actualiza inmediatamente
los datos a partir de la nueva organizacin.

En la vista Tabla dinmica, puede ver los datos de detalles o datos resumidos
organizando los campos en las reas de filtros, filas, columnas y detalles.
En la vista Grfico dinmico, puede mostrar visualmente los datos al seleccionar
un tipo de grfico y ver los datos organizando los campos en las reas de filtros,
series, categoras y datos.

Creando un formulario
Para crear rpidamente un formulario, utilice el comando Autoformato o un Asistente. La
funcin Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la
tabla o consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud
para llevar a cabo una accin en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas
para servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.)
base. El asistente hace preguntas y crea un informe basndose en las respuestas que
obtiene. Despus, podr personalizar el formulario en la vista Diseo (vista Diseo:
ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas,
formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede
crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.).
Personalizar un formulario
En la vista Diseo
En la vista Diseo, puede personalizar un informe de las siguientes maneras:
Origen del registro: Puede cambiar las tablas y consultas en las que est basado
un formulario.
Controlar y ayudar al usuario : Puede establecer las propiedades del formulario
para permitir o impedir a los usuarios que agreguen, eliminen o modifiquen los
registros mostrados en un formulario. Tambin puede agregar
Ayuda personalizada a un formulario para ayudar a los usuarios a utilizar el
formulario.
Ventana Formulario: Puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar,
cambiar los mens contextuales y otros elementos de la ventana Formulario.
Secciones : Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamao los
encabezados, pies y las secciones de detalles de un informe. Tambin se puede
establecer propiedades de seccin para personalizar la forma en que se imprimir
el contenido de una seccin.
Controles: Puede mover, cambiar el tamao o establecer las propiedades de
fuente de un control. Tambin puede agregar controles para mostrar los valores
calculados, totales, la fecha y hora actuales, as como otro tipo de informacin que
sea de utilidad en un formulario.
Informes
Informes: Utilidad de los informes
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe.
Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe
de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Utilice un informe para crear etiquetas postales.
Utilice un informe para mostrar totales en un grfico.
Utilice un informe para calcular totales.

Pginas de acceso a datos
Para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer
informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una pgina de
acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra
en la pantalla con el diseo creado en la vista Diseo o con el diseo que haya elegido en
el Asistente para pginas.

Haga clic en el indicador de expansin ...
... para mostrar la barra de herramientas de exploracin de datos y registros para
el siguiente nivel de detalle.
Utilice las barras de herramientas de exploracin de registros para desplazarse
hasta los registros, ordenarlos y filtrarlos, y para obtener ayuda.


Informes: Presentar datos
Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que
tiene el control sobre el tamao y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la
informacin en la manera que desee verla.


Crear etiquetas postales.
Mostrar totales en un grfico.
Agrupar registros en categoras.

Calcular totales.
La mayora de los informes estn enlazados a una o ms tablas y consultas (consulta:
pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una
accin en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como
origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) de la base de
datos. El origen de registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y
consultas base. No es necesario que un informe contenga todos los campos de cada una
de las tablas o consultas en las que est basado.
Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. Otra informacin
acerca del formulario, como el ttulo, la fecha y el nmero de pgina, se almacena en el
diseo del informe.

El ttulo y los encabezados de columna del informe se almacenan en el diseo del
informe.
La fecha procede de una expresin almacenada en el diseo del informe.
Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o instruccin SQL base.
Los totales proceden de expresiones almacenadas en el diseo del informe.
El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos grficos
denominados controles (control: objeto de interfaz grfica para el usuario, como un cuadro
de texto, una casilla de verificacin, una barra de desplazamiento o un botn de comando,
que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y
opciones, realizar una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.). Los controles pueden ser
cuadros de edicin que muestren nombres y nmeros, etiquetas que muestren ttulos, o
lneas decorativas que organicen los datos grficamente y mejoren la presentacin del
informe.

Las lneas son decorativas.
Las etiquetas muestran texto descriptivo.
Los cuadros de texto muestran los datos de la consulta Ventas por fecha.
Un cuadro de texto utiliza una expresin para calcular un total.

Crear un informe
Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. Utilice el Asistente
para etiquetas si desea crear etiquetas postales, el Asistente para grficos si desea crear
grficos o el Asistente para informes si desea crear un informe estndar. El asistente hace
preguntas y crea un informe basndose en las respuestas que obtiene. Despus, el
informe se puede personalizar como se desee en la vista Diseo (vista Diseo: ventana
que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios,
informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de
base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.).

Personalizar un informe
Se puede personalizar un informe de las siguientes formas:
Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en que est basado un informe.
Ordenar y agrupar datos Se pueden ordenar los datos en orden ascendente o
descendente. Tambin puede agrupar los registros de uno o ms campos, y mostrar
subtotales y totales en un informe.
Ventana Informe Se puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar
el texto de la barra de ttulo y otros elementos de la ventana Informe.
Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamao los encabezados, pies
y las secciones de detalles de un informe. Tambin puede establecer propiedades de
seccin para controlar la presentacin de un informe y el resultado que se obtiene al
imprimirlo.
Controles Puede mover, cambiar el tamao o establecer las propiedades de fuente de un
control. Tambin puede agregar controles para mostrar valores calculados, totales, la
fecha y hora actuales, y otra informacin que sea de utilidad en un informe.

Las Consultas.


Tipos de consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten filtrar datos de una
tabla o consulta. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen unos criterios
especificados.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran nicamente los datos que le
especificamos. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podr hacer segn la consulta).
Estas son las consultas en las que nos centraremos en esta unidad temtica por ser las
que ms se utilizan.
Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros en una sla operacin. Existen varios
tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de
creacin de tablas.

Crear consultas de seleccin.
Para crear una consulta de seleccin, seguir los siguientes pasos:
1 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la
base de datos.
3 Hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana de la base de datos.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
4
Seleccionar
Vista
Diseo.
5 Hacer clic
sobre el
botn
Aceptar.





Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.
6 Seleccionar la tabla a partir de la
cual queremos realizar la consulta.

7 Hacer clic sobre el botn
Agregar.

8 En el caso de realizar una
consulta a partir de ms de una
tabla, volver a realizar los pasos 6 y
7.

9 Una vez aadidas todas las tablas
necesarias, hacer clic sobre el
botn Cerrar.

Aparecer la ventana de diseo de consultas.


Si observas la pantalla, en la parte superior aparecen las tablas aadidas con sus
correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula tendremos que
especificar los criterios para realizar la consulta.
Cada columna de la cuadrcula corresponde a un campo a utilizar.
10 Hacer clic sobre la flecha de la derecha de la primera fila y primera columna de la
cuadrcula.
Se abrir la lista desplegable de campos.
11 Seleccionar el campo deseado.
Observa como en la segunda fila Tabla aparece el nombre de la tabla a la que pertenece
el campo.
12 Repetir los pasos 10 y 11 pero en la siguiente columna para elegir otro campo.
13 Realizar el paso 12 hasta que en la cuadrcula tengamos todos los campos deseados.
14 Utilizar la fila Orden para especificar si queremos ordenar los registros de la consulta
por algn campo, para ello hacer clic sobre el recuadro correspondiente a la columna del
campo de ordenacin, aparecer la flecha de lista desplegable para elegir una ordenacin
ascendente o descendente.
En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o ms, repetir la
operacin en las columnas correspondientes.
15 Desactivar la casilla Mostrar para que el campo no se visualice en la consulta. Se
utiliza cuando tenemos que utilizar el campo para seleccionar u ordenar pero no
queremos visualizarlo.
16 Especificar los criterios de bsqueda en las filas Criterios y O. Un criterio de bsqueda
es una condicin que deben cumplir los registros que aparecen en la consulta. Un criterio
de bsqueda se define de la forma que le indicamos a continuacin.
Se indica en la columna del campo que entra en la condicin, el resto de la condicin. Por
ejemplo, si queremos los alumnos de Valencia, en la columna poblacin y fila Criterios
pondremos Valencia para formar la condicin poblacin = "Valencia"
Para indicar varias condiciones en un mismo campo se emplean los operadores Y y O.
En una condicin O el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple una de
las condiciones de la expresin y en una condicin Y para que el registro aparezca se
deben cumplir todas las condiciones de la expresin. Por ejemplo precio > 100 y precio <
1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199.
Cuando en la fila Criterios se establecen criterios para ms de un campo el resultado ser
el de una condicin Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha
de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69. Del mismo modo pasa con
cada una de las filas o:
Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O. Por ejemplo,
si en la cuadrcula tenemos especificado los siguientes criterios:

queremos visualizar de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y
Fecha nacimiento, ordenados por Apellidos pero nicamente aquellos que sean de
Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual
sea su fecha de nacimiento.
Cuidado que el criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin
Valencia por encontrarse en la misma fila.
Access2000 no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la
bsqueda de registros.
17 Guardar la consulta haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo para darle nombre a la consulta.
18 Escribir el nombre de la consulta.
19 Hacer clic sobre el botn Aceptar.
20 Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn .

Ejecutar una consulta.
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana de diseo de la consulta o bien desde la
ventana de la base de datos.
Desde la ventana de la base de datos:
1 Seleccionar la consulta a ejecutar.
2 Hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.

Desde la ventana de diseo de la consulta:
1 Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la
parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si realizamos una
modificacin de datos se realizar dicha modificacin sobre la tabla relacionada.

Modificar el diseo de una consulta.
Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:
1 Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encuentra la consulta a
modificar.
2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la
base de datos.
3 Seleccionar la tabla a modificar.
4 Hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.