SISTEMAS DE INVENTARIOS

SISTEMA PERIDICO:
Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema peridico y Sistema
permanente o perpetuo.
El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza un control cada
determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo fsico. Para poder
determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada.
Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento
cuantos son sus mercancas, ni cunto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el
momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo,
que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que
llamamos: Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles
las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el
costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un sistema que
facilita la prdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones
al final de un periodo cuando se hacen los conteos fsicos, lo cual permite o facilita
posibles fraudes.
Contabilizacin en el inventario peridico.
En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se
contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62
PUC Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor all acumulado, se realiza el juego
de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancas compradas se contabilizan tambin en la cuenta de
compras (6225 PUC Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos (4135 PUC Colombiano),
lo mismo que la devolucin en ventas (4175 PUC Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se determina el
inventario final, ste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).
Aspectos tributarios.
El decreto 187 de 1975, en su artculo 27, establece que cuando el costo de venta se
determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancas en
trnsito, ni las mercancas recibidas en consignacin.
En el caso de las mercancas en trnsito, si se llegare a vender esas mercancas estando
en trnsito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizar como diferido.
La utilidad o prdida por esas ventas, se determinar e incluir en la renta del ao en que
se liquide definitivamente el respectivo costo.
Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario peridico para los
contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la declaracin
tributaria firmada por contador pblico.
Fiscalmente se acepta la disminucin del inventario final hasta en un 3%. Esta
disminucin bien puede ser por deterioro o por prdida, obsolescencia, etc.
Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o por
cualquier otro motivo que la empresa considere prudente provisionar algn valor, no son
aceptadas fiscalmente. La nica disminucin permitida es la del inventario final slo en el
3%.

SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE:
El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios
permanente y Sistema de inventarios peridico.
El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un control
constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del
inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Krdex, en donde se lleva el
registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin, el valor de la salida
de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento
se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinacin
del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, se
registra su cantidad y costo.
Valuacin de los inventarios en el sistema permanente.
La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de venta por el sistema
permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancas, puesto que stas
se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener
una homogeneidad en los valores de las mercancas compradas.
Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante diferentes
mtodos que buscan determinar el costo de la forma ms real, dependiendo del tipo de
empresa.
Entre los mtodos de valuacin tenemos: Mtodo del promedio ponderado, Mtodo
PEPS, Mtodo UEPS, Mtodo RETAIL, etc.
Contabilizacin de los inventarios en el sistema permanente.
En el sistema permanente, las compras de mercancas o Materia prima se contabilizan en
un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la cuenta de
inventarios, es decir, se contabiliza como un crdito a la respectiva subcuenta de
inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a
la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se
determina tambin su costo.
Ejemplo:
1. Se vende 1.000.000 en mercancas con una utilidad del 25% el costo del producto. IVA
del 16% y Retencin en la fuente por compras de 3.5%.
Contabilizacin: (Plan de cuentas colombiano)
Venta.
Clientes (1305) [Debito] 1.125.000
Retencin en la fuente (1355) [Debito] 35.000
Ventas (4135) [Crdito]1.000.000
IVA (2408) [Crdito] 160.000
Costo de venta.
1.000.000/1.25 = 800.000.
Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo ms una utilidad del 25% sobre el
costo. Como no tenemos las tarjetas Krdex, sacamos el costo dividiendo el precio de
venta en 1.25%.
Contabilizacin:
Costo de venta (6135) [Debito] 800.000
Inventarios (1435)[Crdito] 800.000
2. Se compran mercancas por 500.000. IVA del 16% y Retencin en la fuente por
compras del 3.5%.
Contabilizacin:
Inventarios (1435) [Debito] 500.000
IVA (2408) [Debito] 80.000
Retencin en la fuente (236540) [Crdito] 17.500
Proveedores (2205) [Crdito] 562.500
Nota.
Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es un pasivo de
carcter debito, el cual podemos descontar del IVA que se ha generado en la venta, de
modo que el valor a pagar por IVA ser la diferencia entre el valor crdito menos el valor
debito de la cuenta 2408.
El Impuesto a las ventas y la Retencin en la fuente, correspondientes a las devoluciones
de compras y ventas, se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva
cuenta IVA, tal y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de
inventarios permanente.

CUADRO COMPARATIVO:
A continuacin se describirn algunas diferencias entre el sistema peridico y sistema
permanente para la utilizacin de las compras de Inventarios.

Sistema peridico Sistema permanente
Se utiliza en empresas que venden al detal
grandes cantidades de mercanca a un
precio relativamente bajo como por
ejemplo supermercados.
Para empresas que venden mercancas
por valores relativamente altos como
almacenes de electrodomsticos.
Al realizar la venta solo maneja
informacin sobre el precio de venta.
Utiliza menos informacin.
Al realizar las ventas maneja informacin
del precio de venta y del valor del costo de
la venta. Requiere mayor informacin.
Al finalizar el periodo requiere efectuar el
conteo fsico de las unidades en
existencia.
Requiere elaborar conteos fsicos de las
existencias al final del periodo solo con el
propsito de control.
Su operacin puede ser menos costosa
para la empresa.
En este sistema puede ser ms
dispendiosa y ms costosa la operacin.
Para la compra de mercanca no se utiliza
la cuenta de los activos sino las cuentas
nominales en este caso cuenta 62. Solo se
lleva a la cuenta 14 en el inventario final.
Acta en concordancia con las normas
contables de compra y venta de activos.
Cuenta 14
No permite tener un control permanente de Permite tener actualizado el saldo y un
los inventarios. mecanismo eficiente de control sobre las
existencias reales.
En este caso es ms prctico esperar
hasta la culminacin del periodo para
conocer el saldo de la cuenta 62.
No es necesario esperar hasta la
terminacin del periodo para determinar el
saldo de la cuenta 14.
Para conocer el costo de la mercanca
vendida se debe esperar hasta el final del
periodo.
Se conoce el costo de la venta en el
momento de realizar dicha operacin
utilizando el Krdex con cualquiera de sus
mtodos de valuacin.
Estas son las dos alternativas que proporcionan toda una estructura para la
contabilizacin de los inventarios, la determinacin del costo de ventas y la medicin del
resultado. La idea es garantizar una correcta utilizacin en la aplicacin tanto de uno de
estos dos sistemas como de sus mtodos de valuacin.