1 Manual de N y P para Las Unidades de Almacen-Vers 1 0 Enero 2009

UNIVERSIDAD DE ORIENTE
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA

VERSIN 1.0

ENERO 2009
012



Cdigo: R-CGA-03-01-1

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Fecha: Enero 2009
VIGENCIA Y APROBACIN

Versin 1.0
012
Este Manual, elaborado por la Direccin de Organizacin y Sistemas en
coordinacin con las Unidades de Almacn, entrar en vigencia cuando sea
autorizado por el Consejo Universitario.

Esta Versin 1.0, fue adaptada a los lineamientos exigidos por el Ministerio de
Finanzas, a travs del Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas
Pblicas (SIGECOF).

Para efectos de actualizacin, este Instrumento ser evaluado cada ao por esta
Direccin, con el objetivo de mantener la pertinencia y apego de las Normas a la
legislacin vigente y evitar as su rpida obsolescencia.




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Fecha: Enero 2009
SEGURIDAD Y PROTECCIN

Versin 1.0
012
El presente Manual y su contenido, es para uso interno de la Universidad de
Oriente. Por tal motivo, salvo instrucciones diferentes, el mismo no puede ser
modificado total o parcialmente sin la autorizacin expresa de la Direccin de
Organizacin y Sistemas, de conformidad con lo dispuesto en el vigente Manual de
Elaboracin y Control de Documentos. La inobservancia a esta disposicin, ser
sancionada de acuerdo a lo contemplado en el Manual de Normas y
Procedimientos del Rgimen Disciplinario de la Institucin, sin perjuicio de las
responsabilidades civiles y/o penales que la legislacin aplicable sobre la materia
establezca.




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Fecha: Enero 2009
TABLA DE CONTENIDOS

Versin 1.0
012

VIGENCIA Y APROBACIN ....
SEGURIDAD Y PROTECCIN ...
OBJETIVO Y ALCANCE....................................................................
BASE LEGAL ..
GLOSARIO.........

NORMAS .....
Para la Recepcin y Despacho de Equipos, Materiales y Artculos de Oficina..
Para la Recepcin de Equipos, Materiales y Artculos de Oficina.

PROCEDIMIENTOS ..
Para la Recepcin de Equipos, Materiales y Artculos de Oficina.
Para el Despacho de Equipos, Materiales y Artculos de Oficina.....

ANEXOS .
Formularios... .........
- Forma: Requisicin de Materiales.....
- Forma: Orden de Compra ...

Flujogramas.....
- Procedimientos para la Recepcin de Equipos, Materiales y Artculos de
Oficina ..
- Procedimientos para el Despacho de Equipos, Materiales y Artculos de
Oficina. ....
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Fecha: Enero 2009
OBJETIVO Y ALCANCE

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012
El presente Manual tiene como propsito establecer de una forma clara y concisa
los criterios, las polticas, las normas y los procedimientos administrativos
aplicables a las actividades de almacenaje que se realizan en la Universidad de
Oriente en el marco de las regulaciones legales vigentes y en especial adaptar
dichas actividades a los lineamientos establecidos por el SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PBLICAS SIGECOF del
Ministerio de Finanzas.
Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los
procedimientos de todas las unidades de almacn que integran la administracin
universitaria, lo cual permitir:
Una efectiva y eficiente administracin de las actividades de almacenaje de
la institucin.
Ofrecer una va para facilitar las auditorias administrativas y evaluacin de
gestin.
Disminuir la discrecionalidad de los funcionarios de las Unidades de
Almacn.

Igualmente pretende determinar los niveles de responsabilidad que deben
emplearse a los fines de asegurar un adecuado control interno y externo por parte
de los organismos competentes
El presente Manual de Normas y Procedimientos es aplicable a todas las Unidades
de Almacn que integran la Administracin Universitaria. Su alcance esta
establecido en cada uno de los diferentes procedimientos que forman parte de las
actividades de almacenaje y los cuales estn normados en este Manual.




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Fecha: Enero 2009
BASE LEGAL

Versin 1.0
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LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR
PBLICO (LOAFSP)
(Gaceta Oficial N 38.198 de fecha 31 de mayo de 2005)

LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA
(LOCGR)
(Gaceta Oficial N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001)

LEY DE UNIVERSIDADES
(Gaceta Oficial N 1.429 de fecha 08 septiembre de 1970)

LEY CONTRA LA CORRUPCIN
(Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.637 de fecha 07 de abril de 2003)

LEY ORGNICA DE CIENCIA Y TECNOLOGA E INNOVACIN (LOCTI)
(Gaceta Oficial N 37.291 del 26 de septiembre de 2001)

REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA
REPBLICA
(Gaceta Oficial N 37.169 de fecha 29 marzo de 2001)

CDIGO DE CONDUCTA DE LOS SERVIDORES PBLICOS
(Gaceta Oficial N 36.496 de fecha 15 de julio de 1998)




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Fecha: Enero 2009
GLOSARIO

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Almacn de Materiales: El almacn es un sitio especialmente estructurado y
planificado para custodiar, proteger y controlar bienes materiales de la empresa,
antes de ser requeridos por otros departamentos. (GARCA, 1988: p.18)

Almacenamiento de Materiales: Consiste en guardar todos aquellos equipos,
materiales y artculos de oficina que hayan sido solicitados por la empresa a sus
proveedores.

Despacho de Materiales: Consiste en dar salida de las instalaciones del Almacn
a los equipos, materiales y artculos de oficina que le hayan sido solicitados por
alguna Dependencia de la Institucin.

Manual: Los manuales son documentos que contienen en forma ordenada y
sistemtica informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o
procedimientos de una empresa, considerados necesarios para la mejor ejecucin
del trabajo. (DUHALT, 1968: p.20)
Manual de Normas: Indican al trabajador los lmites entre los cuales puede actuar;
su propsito es dar informacin para orientar al personal en las decisiones que se
deben tomar en el cargo que desempean. (DUHALT, 1968: p.48)

Manual de Procedimientos: Es el que seala el procedimiento preciso a seguir
para ejecutar un determinado tipo de trabajo. Describe, en su secuencia lgica las
distintas operaciones o pasos de que se compone un proceso, sealando
generalmente quin, cmo, dnde, cundo y para que han de realizarse.
(DUHALT, 1968: p. 48)

Normas: Indican los lineamientos generales para llevar a cabo una determinada
actividad, con la finalidad de que todos los entes involucrados se rijan por ella,
logrando de esa manera uniformidad en la ejecucin de las actividades. (BENTEZ,
1990: p.6)




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Fecha: Enero 2009
GLOSARIO

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Procedimientos: Serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesin
cronolgica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin
determinado. (GMEZ, 1994: p.384)
Recepcin: Consiste en darle ingreso en las instalaciones del Almacn a los
equipos, materiales y artculos de oficina que hayan sido comprados por la
Institucin.

Registro de Entradas y Salidas: Consiste en anotar los precios y cantidades de
materiales que recibe y suministra el almacn.




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Fecha: Enero 2009
NORMAS

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Para la Recepcin y Despacho de Equipos, Materiales y Artculos de
Oficina
1. Todo recibo de equipos, materiales y artculos de oficina, debe ser tramitado
con base a una Factura y respaldado con su respectiva Orden de Compra.
2. Todos los equipos, materiales y artculos de oficina solicitados por las Unidades
Administrativas, deben ingresar a la Institucin a travs de las Unidades de
Almacn. (Salvo lo establecido en el numeral 3)
3. Las Unidades Administrativas ubicadas fuera del rea geogrfica del respectivo
Ncleo podrn recibir, slo en situaciones de manifiesta urgencia, materiales y
artculos de oficina cumpliendo con lo establecido en el presente Manual. El
Jefe de la Unidad receptora, ser responsable de realizar el control perceptivo,
as como enviar toda la documentacin necesaria a la Unidad de Almacn del
Ncleo de su competencia, para el correspondiente registro y control.
4. En caso de compras tramitadas o recibidas por la Unidad de Enlace, las
Unidades de Compras, deben enviar a la Unidad de Almacn receptora del
pedido, copia de la Orden de Compras y los Informes de Recepcin.
5. El ingreso y custodia de equipos, materiales y artculos de oficina en las
instalaciones del Almacn y su posterior entrega, ser responsabilidad nica del
Jefe de Almacn a travs del personal a su mando. Las compras solicitadas por
las Dependencias adscritas al Rectorado con el objeto de ser enviadas hacia
determinadas Unidades Administrativas y/o Acadmicas en los Ncleos, deben
contar con la aprobacin del Jefe de la Unidad solicitante de la compra, para
poder ser despachadas.
6. El Jefe de Almacn y su Secretaria estn autorizados para solicitar asistencia
tcnica, cuando la naturaleza de los equipos, materiales y artculos de oficina




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Fecha: Enero 2009
NORMAS

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as lo requieran. Aquellas Dependencias capacitadas para prestar la asistencia
tcnica antes mencionadas, deben brindar a las Unidades de Almacn la
asesora solicitada.
7. Cuando se trate de equipos especializados, sustancias qumicas, biolgicas,
radioactivas, entre otras, cuya manipulacin y custodia exija medidas especiales
de seguridad, o cualquier material que por su naturaleza y/o uso no deban ser
almacenados, podrn ser recibidos directamente en la Dependencia Solicitante,
cumpliendo con lo establecido en el presente Manual. A tal efecto, un
Funcionario autorizado del Almacn debe presenciar la entrega y recibir los
documentos firmados por el Jefe de la Dependencia Solicitante receptora.
8. El Jefe de Almacn debe informar oportunamente a la Dependencia Solicitante
la llegada de los equipos, materiales y artculos de oficina solicitados.
9. El personal adscrito a la Unidad de Almacn deben ser los nicos autorizados
para entrar y permanecer dentro de las instalaciones del Almacn, salvo
autorizacin del Jefe de la Unidad como responsable de la misma.
10. El Jefe de Almacn debe informar a la Unidad de Bienes Nacionales la llegada
de un equipo (Bien Mueble Activo), para que se realice el respectivo Registro de
Bienes (Controles Perceptivos). No podr entregarse ningn equipo a las
Dependencias Solicitantes sin estar previamente registrado.
11. Una vez chequeados los equipos, materiales y artculos de oficina,
constatndose que todo est correctamente, se debe proceder a Registrar su
entrada al Almacn.
12. Los equipos, materiales y artculos de oficina, deben ser registrados y
almacenados de manera tal, que garanticen un mximo de proteccin fsica y
facilite la toma de inventarios.




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NORMAS

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13. La Unidad de Almacn debe elaborar y enviar a la Unidad de Presupuesto y a la
Unidad Administrativa a la cual est adscrita; un Informe mensual de todas las
recepciones y despachos de equipos, materiales y artculos de oficina
solicitados por las Dependencias Universitarias.
14. La Requisicin de Materiales debe estar correctamente llenada y firmada por el
Jefe de la Dependencia solicitante, de lo contrario no procede la Solicitud.
15. La Unidad de Almacn no debe entregar equipos, materiales y artculos de
oficina a la Dependencias Universitarias solicitantes, hasta haber recibido la
Forma Requisicin de Materiales, previamente conformada por las instancias
respectivas.
16. En caso de que una Requisicin de Materiales no sea atendida por
negligencia del Almacenista, la Dependencia solicitante debe hacer el reclamo
ante el Superior Inmediato, quien aplicar segn sea el caso, el Procedimiento
Administrativo correspondiente de acuerdo al Manual de Normas y
Procedimientos del Rgimen Disciplinario de la Institucin, sin perjuicio de las
responsabilidades civiles y/o penales que la legislacin aplicable sobre la
materia establezca.
17. No se le debe dar conformidad a ninguna Factura sin antes abrir los bultos
recibidos y verificar que el contenido est en ptimas condiciones, bien sea a
travs de compras realizadas por la Institucin, donaciones recibidas y todos
aquellos aportes contemplados en la vigente Ley Orgnica de Ciencia y
Tecnologa e Innovacin (LOCTI).
18. Los aspectos no contemplados en este conjunto de Normas sern resueltos por
el Consejo Universitario, oda la opinin del Vicerrector Administrativo.




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Fecha: Enero 2009
NORMAS

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19. Una vez sancionadas por el Consejo Universitario, estas Normas derogarn
cualquier Disposicin, Procedimiento y/o Resolucin Administrativa que est
vigente a la fecha.
20. El Jefe de Almacn enviar mensualmente a la Unidad de Presupuesto y a la
Coordinacin Administrativa respectiva un reporte de materiales y equipos
recibidos y despachados.

De la Recepcin de Equipos, Materiales y Artculos de Oficina
21. Cuando una vez llegada la mercanca se presente las situaciones sealadas a
continuacin, se debe proceder de la siguiente manera:
21.1. Primera Situacin: Bultos de Mercancas Abiertos.
Primer Caso: La Mercanca se corresponde con todo el pedido solicitado, en
este caso la Unidad de Almacn debe proceder a:
Confrontar el original de la Orden de Compra y de la Factura.
Completar el Informe de Recepcin, llenando la columna Cantidad
Recibida y anotando las observaciones a que hubiere lugar.
Informar a la Unidad de Bienes Nacionales. (En caso de Bienes Muebles)
Firmar y fechar el Informe de Recepcin y Factura. Posteriormente se enva
copia del Informe de Recepcin y Factura original a la Unidad de Finanzas,
copia del Informe de Recepcin y copia de la Factura se archiva en la
Seccin de Almacn y copia del Informe de Recepcin y copia de la Factura
se enva a la Unidad de Compras.
Efectuar los registros en el Sistema de Control de Existencias.
Archivar en orden numrico la copia del Informe de Recepcin.




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NORMAS

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Disponer los equipos, materiales y artculos de oficina en los lugares
destinados para tal fin.
Informar y enviar los equipos, materiales y artculos de oficina a las
diferentes Dependencias Solicitantes.

Segundo Caso: Los equipos, materiales y artculos de oficina vienen
incompletos, aunque las otras especificaciones estn correctas. En este caso la
Unidad de Almacn debe proceder a:
En caso de que el Proveedor haga entrega parcial del material y/o equipo
debe hacerlo con una Nota de Entrega. La Unidad de Almacn debe
mantener en custodia los materiales y/o equipos slo si se tiene la
conviccin y exigir el compromiso del Proveedor por escrito, de que
despachar en corto tiempo el material y/o equipo faltante. El Jefe de la
Unidad de Almacn informar a la Unidad de Compras y Unidad Solicitante
la mencionada situacin. Recibida la parte faltante, se procede como lo
indicado en el Primer Caso. Se excepta esta Disposicin cuando por
necesidad manifiesta, por escrito, se deba despachar la mercanca a la
Unidad Solicitante.

En caso de que el Proveedor, durante el periodo de espera acordado con la
Unidad de Almacn, no pueda cumplir con la totalidad de la mercanca
solicitada en la Orden de Compra, debe facturar solamente lo despachado y
emitir carta explicativa indicando el motivo y los renglones sin despachar,
dirigida a la Unidad de Compras con copia a la Unidad de Almacn. La
Unidad de Compras debe informar, por escrito, oportunamente a la Unidad
Solicitante tal situacin, para la toma de decisiones y las correcciones del
caso. Una vez tomada la decisin sobre lo referido anteriormente, la Unidad




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Fecha: Enero 2009
NORMAS

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de Compras debe informar a la Unidad de Presupuesto, para que se
realicen los Ajustes Presupuestarios pertinentes a fin de dar por cerrada
formalmente la Compra y, segn lo decidido, anular o procesar el pago.
NOTA: Se considera Mercanca en Custodia, aquella que por mutuo
acuerdo o convenio entre el Jefe de la Seccin de Almacn y el
Transportista/Proveedor sea dada a guardar en el Almacn no pudindose
hacer uso de ella hasta tanto no se complete el pedido.

Tercer Caso: Los equipos, materiales y artculos de oficina no se corresponden
con las especificaciones. En este caso la Unidad de Almacn debe proceder a:
Antes de enviar el pedido, el Proveedor, por escrito, debe informar a la
Unidad de Compras el cambio en la especificacin respecto a lo indicado en
la Orden de Compras. La Unidad de Compras debe informar, por escrito, a
la Dependencia Solicitante el cambio planteado. Si la Dependencia
Solicitante acepta el cambio, la Unidad de Compras, mediante Oficio,
informar a la Unidad de Almacn. Al recibir el pedido, se procede segn lo
establecido en el Primer Caso. En caso que la Unidad de Almacn no sea
informada de cambios en las especificaciones, no procede su aceptacin.

21.2. Segunda Situacin: Cuando sin necesidad de abrir los Bultos, se
constate que lo anotado en la Factura no se corresponde con lo indicado
en el Informe de Recepcin o existan daos visibles, no deben
aceptarse tales Bultos.

21.3. Tercera Situacin: Cuando se reciba sin abrir los Bultos de Mercancas.




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NORMAS

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Cuando los Bultos no se puedan abrir de inmediato por razones justificadas,
el Jefe de Almacn debe dejar constancia en la Factura de que recibi X
cantidad de Bultos correspondientes a la Orden de Compra N X.
Posteriormente se abrirn los Bultos en presencia de un representante de la
Unidad de Compras y debe procederse como lo establecido en el Primer
Caso de la Norma 20.1. Cuando los equipos, materiales y artculos de
oficina no se ajusten estrictamente a lo indicado en la Orden de Compra, se
levantar un Acta que firmarn los Almacenistas y un representante de la
Unidad de Compras.

21.4. Cuarta Situacin: Cuando se reciban los equipos, materiales y artculos
de oficina a travs de la Oficina de Enlace.
El Administrador de la Oficina de Enlace debe proceder a dejar constancia
en la factura, que ha recibido X cantidad de Bultos correspondientes a la
Orden de Compra N X y procede a desembalar los mismos y realizar
Control Perceptivo. Si todo esta en orden, debe enviar la mercanca a la
Unidad de Almacn del Ncleo a que corresponda, segn la Orden de
Compra, junto con dos (2) copias de la Factura y cualquier otro documento
relacionado (Garanta, Instructivos de Uso, Guas de Despacho, Notas de
Entrega, entre otros).
Una vez recibidos en el Almacn del Ncleo a que corresponda, el
Almacenista debe proceder a verificar si el nmero de Bultos y su contenido
indicados en la Factura corresponde a los recibidos, considerando lo
establecidos en la Norma 20.3. Seguidamente el Jefe de la Unidad de
Almacn firmar todos los ejemplares de la Factura y Guas de Despacho o
Notas de Entrega. Los entrega a la Secretaria y desglosa la documentacin
de la siguiente forma:




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Fecha: Enero 2009
NORMAS

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012
o Copia del Informe de Recepcin y copia de la Factura es enviada a la
Unidad de Compras.
o La Gua de Despacho o Nota de Entrega y copia del Informe de
Recepcin al Transportista, la cual debe ser entregada a la Oficina de
Enlace por el mismo para cobrar su servicio.
o Copia del Informe de Recepcin y copia de la Factura, se archiva
temporalmente hasta su despacho a la Unidad Solicitante.
Nota: Cuando los equipos, materiales y artculos de oficina vienen con
algn defecto o no estn en ptimas condiciones, se devuelve a la Oficina
de Enlace o a su Proveedor.




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Fecha: Enero 2009
PROCEDIMIENTOS

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PARA LA RECEPCIN DE EQUIPOS, MATERIALES Y
ARTCULOS DE OFICINA

OBJETIVO
Describir los pasos a seguir para la recepcin de equipos, materiales y artculos de
oficina en las Unidades de Almacn de la Universidad de Oriente.

ALCANCE
Aplicable a la recepcin de equipos, materiales y artculos de oficina por parte de
las Unidades de Almacn de la Universidad de Oriente, desde la recepcin de la
copia de la Orden de Compras, hasta el cierre del Expediente de Compras.

PASOS A SEGUIR:
UNIDAD DE ALMACN
Secretaria
1. Recibe la 3 copia de la Orden de Compras y tres (3) Informes de Recepcin
(4,5 y 6 copias de la Orden de Compras) y los archiva temporalmente hasta
que llegue el material solicitado.

Almacenista
2. Recibe el material solicitado, pide al Proveedor la Factura en original y dos (2)
copias y Orden de Compras original.




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Fecha: Enero 2009
PROCEDIMIENTOS

Versin 1.0
012
3. Solicita la 3 copia de la Orden de Compras y los Informes de Recepcin a la
Secretaria.
4. Compara la Factura con la Orden de Compra.
5. Verifica que la cantidad y caractersticas del material recibido concuerde con lo
especificado en la Factura. Si cumple con las especificaciones, estampa su
firma y verifica si es un Activo, de serlo, informa a la Seccin de Bienes
Nacionales para que realice el respectivo Registro y Control. Si no cumple con
las especificaciones, es devuelto de inmediato al Proveedor.
6. Pide al Proveedor que descargue el material solicitado en el lugar indicado.
7. Enva Orden de Compra y copia, Informes de Recepcin y Factura en original y
las dos (2) copias al Jefe de la Unidad de Almacn.

Jefe de Almacn
8. Recibe documentacin, verifica que todo este en orden, firma y sella todos los
documentos en seal de conformidad. Caso contrario va al paso N 5.
9. Enva a la Secretaria de la Unidad la documentacin para su desglose.

Secretaria
10. Recibe Documentacin.
11. Accede al Sistema de Control de Inventarios de la Unidad de Almacn y registra
el ingreso de los materiales y/o equipos.




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Fecha: Enero 2009
PROCEDIMIENTOS

Versin 1.0
012
12. Desglosa de la siguiente forma:
La Orden de Compra original es entregada al Proveedor.
Factura original y 4 copia de la Orden de Compras (Informe de Recepcin)
a la Unidad de Finanzas.
Copia de Factura, 3 y 5 copia de la Orden de Compras (Informe de
Recepcin) es archivado temporalmente hasta el despacho de la mercanca
a las Unidades Solicitante. (inicia Procedimiento para el Despacho de
Equipos, Materiales y Artculos de Oficina)
Copia de Factura y 6 copia del Informe de Recepcin a la Unidad de
Compras.

UNIDAD DE FINANZAS
Secretaria
13. Recibe Factura original y 4 copia del Informe de Recepcin.
14. Anexa documentacin recibida al Expediente de Pago correspondiente a la
compra en referencia. Inicia Procedimiento para la Cancelacin Orden de Pago.

UNIDAD DE COMPRAS
Secretaria
15. Recibe copia de la Factura y 6 copia del Informe de Recepcin.
16. Anexa documentacin recibida al Expediente de Compras correspondiente y
procede a cerrarlo.
17. Fin del Procedimiento.




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Fecha: Enero 2009
PROCEDIMIENTOS

Versin 1.0
012
PARA EL DESPACHO DE EQUIPOS, MATERIALES Y
ARTCULOS DE OFICINA

OBJETIVO
Describir los pasos a seguir para el despacho de equipos, materiales y artculos de
oficina por parte de las Unidades de Almacn, hacia las Dependencias de la
Universidad de Oriente.

ALCANCE
Aplicable al despacho de equipos, materiales y artculos de oficina por parte de las
Unidades de Almacn hacia las Dependencias de la Universidad de Oriente, desde
la elaboracin de la Requisicin de Materiales, hasta la recepcin de los equipos,
materiales y artculos de oficina en las Unidades Solicitantes

PASOS A SEGUIR:

UNIDAD SOLICITANTE
Secretaria
1. Elabora Requisicin de Materiales en original y copia.
2. Enva a la Unidad de Almacn la Requisicin de Materiales original una vez
firmada y sellada por el Jefe de la Unidad, archiva la copia.




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Fecha: Enero 2009
PROCEDIMIENTOS

Versin 1.0
012
UNIDAD DE ALMACEN
Secretaria
3. Recibe la Requisicin de Materiales.
4. Enva documento recibido al Almacenista.

Almacenista
5. Recibe Requisicin de Materiales.
6. Busca en el Sistema de Control de Inventarios de la Unidad de Almacn para
verificar la existencia. De no haberla, coloca sello No hay existencia a la
Requisicin de Materiales.
7. Enva al Jefe de Almacn.

Jefe de Almacn
8. Recibe Requisicin de Materiales.
9. Firma y sella la Requisicin de Materiales.
10. Enva a la Secretaria.

Secretaria
11. Recibe Requisicin de Materiales firmada y sellada.




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Fecha: Enero 2009
PROCEDIMIENTOS

Versin 1.0
012
12. Si la Requisicin indica no hay existencia lo devuelve a la Unidad Solicitante y
finaliza el procedimiento. De haber existencia, accede al Sistema de Control de
Inventarios de la Unidad de Almacn y registra el egreso de los materiales o
equipos.
13. Archiva Requisicin de Materiales temporalmente.
14. Imprime Formato Constancia de Despacho
15. Entrega al Almacenista la Constancia de Despacho y autoriza la salida de los
materiales y equipos.

Almacenista
16. Recibe Constancia de Despacho.
17. Traslada material o equipo a la Unidad Solicitante.
18. Entrega material o equipos junto a la Constancia de Despacho a la Secretaria
de la Unidad Solicitante.

UNIDAD SOLICITANTE
Secretaria
19. Recibe material o equipo junto a la Constancia de Despacho.
20. Verifica que lo recibido coincida con lo solicitado. De no ser as, devuelve al
Almacn. Si se ajusta a lo solicitado, Firma y sella la Constancia de Despacho y
la entrega al Almacenista.




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Fecha: Enero 2009
PROCEDIMIENTOS

Versin 1.0
012
Almacenista
22. Entrega Constancia de Despacho a la Secretaria de la Unidad de Almacn.

UNIDAD DE ALMACEN
Secretaria
24. Anexa la Constancia de Despacho a la Requisicin de Materiales (ver paso
N13) y archiva permanentemente.
25. Fin del Procedimiento.




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Fecha: Enero 2009
ANEXOS

Versin 1.0
012
FORMULARIOS

Forma: Requisicin de Materiales

Objetivo: Solicitar bienes, materiales y artculos de oficina requeridos por la Unidad
Solicitante para el desarrollo de sus actividades.

Dirigido a: Unidades de Almacn.

Preparacin y Distribucin: Las Unidades Solicitantes sern las responsables de
llenar el Formulario en referencia. Se prepararn en original y copia y se distribuirn
segn lo establecido en el presente Manual. (Podrn reproducirse copias
adicionales de ser considerado necesario)

Documento que lo origina: Ninguno

Llenado del Formulario:
ITEM DESCRIPCIN
1. N: Coloque el nmero con el cual se identifica la solicitud. El mismo
deber ser correlativo dentro de cada ao fiscal, iniciando por el nmero
001.
2. Fecha: Coloque la fecha de emisin de la solicitud.
3. Dpto. Solicitante: Indique, sin abreviaturas, la denominacin de la
Unidad que solicita el bien y/o material.




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Fecha: Enero 2009
ANEXOS

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012
4. Rengln: Coloque el nmero que identifica a cada uno de los tems que
se estn solicitando.
5. Descripcin del bien o material: Indique claramente la descripcin del
bien o material que se est solicitando. Una descripcin por cada tems.
6. Cantidad Solicitada: Coloque la cantidad solicitada en cada uno de los
diferentes tem.
7. Cantidad Despachada: (para ser llenado por las Unidades de Almacn)
De ser positivo el despacho, coloque la cantidad de unidades que
fue realmente despachada.
8. Unidad: Indique la forma de presentacin en el que viene el material
solicitado.
9. Precio Unitario: (para ser llenado por las Unidades de Almacn). De ser
positivo el despacho, coloque el valor en Bolvares del material
solicitado.
10. Monto: (Para ser llenado por las Unidades de Almacn) De ser positivo
el despacho indique el resultado de multiplicar el rengln 7 con el
rengln 9. (Cantidad de unidades despachadas x el Precio Unitario)
11. Total: (Para ser llenado por las Unidades de Almacn) De ser positivo
el despacho coloque la suma de todos los montos que registren los
renglones.
12. Requerido por: Coloque sello y firma del Jefe de la Unidad Solicitante.
13. Despachado por: (para ser llenado por las Unidades de Almacn) si es
positivo, coloque el sello, fecha y firma del Jefe de la Unidad de
Almacn. Si el despacho es negativo, coloque el sello no hay
existencia, la fecha y la firma del Jefe de la Unidad de Almacn.
14. Recibido por: De ser positivo el despacho coloque el sello, la fecha de
recepcin de lo solicitado y la firma del Jefe o Funcionario autorizado de
la Dependencia Solicitante que est recibiendo el material.




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Fecha: Enero 2009
ANEXOS

Versin 1.0
012




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Fecha: Enero 2009
ANEXOS

Versin 1.0
012
Forma: Orden de Compra

Objetivo: Ordenar la compra de los bienes y/o materiales solicitados por la Unidad
Solicitante para el desarrollo de sus actividades.

Dirigido a: Proveedores y Unidades involucradas en el proceso de compras.

Preparacin y Distribucin: Las Unidades de Compras sern las responsables de
llenar el Formulario en referencia. Se prepararn en original y seis copias (las
copias 4,5 y 6 se constituyen en Informes de Recepcin) y se distribuirn segn
lo establecido en el presente Manual y en el Manual de Normas y Procedimientos
para las Compras de Bienes, Materiales y Suministros vigente. (Podrn
reproducirse copias adicionales de ser considerado necesario).

Documento que lo origina: Solicitud de Compras.

Llenado del Formulario:
ITEM DESCRIPCIN
1. N: Coloque el nmero con el cual se identifica la orden. El mismo
deber ser correlativo continuo, independientemente de su numeracin o
ao.
2. Fecha: Coloque la fecha de emisin de la orden.
3. Nombre y Direccin: Coloque el nombre completo, RIF, direccin y
telfono del Proveedor seleccionado.
4. N Registro Prov.: Coloque el nmero con el cual est inscrito el
Proveedor en el Registro interno de Proveedores.




Pg.: 29

Fecha: Enero 2009
ANEXOS

Versin 1.0
012
5. N Solicitud de Compras: Indique el nmero de la solicitud de compras
que dio origen a la Orden de Compras.
6. Solicitado por: Indique la Dependencia Solicitante de la compra.
7. Consignatario: No se usa
8. Va: No se usa.
9. Seguro: Indquese si la adquisicin de los bienes requeridos est
amparado por una pliza de seguro.
10. Forma de Pago: Indique si la compra es al contado o a crdito. Si es
este ltimo, coloque el plazo en das.
11. Cod.: No se usa.
12. Plazo de Entrega: Indique la cantidad mxima de das en la cual el
proveedor deber entregar lo solicitado.
13. Cod: No se usa.
14. Lugar de entrega: Indique la Direccin exacta en la cual el Proveedor
deber entregar el material solicitado.
15. Procedencia: No se usa.
16. Rengln: Coloque el nmero que identifica a cada uno de los tem que
se estn solicitando.
17. Cantidad: indique cuantas unidades estn solicitndose en cada uno de
los tem.
18. Unidad de Medida: Indique la forma de presentacin en el que viene el
material solicitado (kilogramo, metro, litro, etc.).
19. Descripcin del bien o material: Indique claramente la descripcin del
bien o material que se est solicitando. Una descripcin por cada tem.
20. Precio Unitario: Coloque el valor en Bolvares de cada Unidad indicada
en el punto 17.
21. Precio Total: Coloque el monto total a pagar por tem multiplicando el
punto 17 con el punto 20. (Cantidad x Precio Unitario)




Pg.: 30

Fecha: Enero 2009
ANEXOS

Versin 1.0
012
22. Monto Total: Coloque el resultado de la suma total de los tem
indicados en la orden.
23. Codificacin: (Para ser usado por las Unidades de Presupuesto)
24. Jefe de la Seccin de Compras: Coloque el sello y firma del Jefe de la
Unidad de Compra.
25. Coordinador Adm. / Director Finanzas: (Para ser llenado por la
autoridad competente) Coloque sello y firma de la autoridad que le
competa aprobar la orden.
26. Contralora Interna: No se usa.




Pg.: 31

Fecha: Enero 2009
ANEXOS

Versin 1.0
012




Pg.: 32

Fecha: Enero 2009
ANEXOS

Versin 1.0
012
FLUJOGRAMAS

PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIN DE EQUIPOS, MATERIALES
Y ARTCULOS DE OFICINA
I.R. 4to
O/C 1
FACT. 2
ABREVIACIONES:
FACT.: FACTURA
O/C: ORDEN DE COMPRA
I.R.: INFORME DE REQUISICIN
UNIDAD DE ALMACEN
I NI CI O
NO
SI
ALMACENISTA
UNIDAD DE COMPRAS UNIDAD BIENES NAC.
JEFE DE ALMACEN
UNIDAD DE FINANZAS
SECRETARIA JEFE DE ALMACN SECRETARIA SECRETARIA REGISTRADOR
PROVEEDOR
PROCEDIMIENTOS: PARA RECEPCIN DE EQUIPOS, MATERIALES Y SUMINISTROS
RECIBEEL MATERIAL
SOLICITADOY
DOCUMENTOS DEL
PROVEEDOR
SOLICITA DOCUMENTOS
BUSCAEN ARCHIVOS
DOCUMENTOS
SOLICITADOS
ENVADOCUMENTOS
RECIBE DOCUMENTOS
I.R. 6ta
I.R. 5to
I.R. 4to
O/C1
O/C0
FACT. 2
FACT. 1
FACT. 0
COMPARA YVERIFICALA
FACTURA CON LA O/C Y
CON LA MERCANCA
CUMPLE CON
ESPECIFICA-
CIONES?
ES ACTIVO?
DEVUELVE
PARA
CORRECCIONES
1
O/C0
FACT. 2
FACT. 1
FACT. 0
2
INFORMA
SOBRELOS
ACTIVOS
SI
3
RECIBE
CONFORMELA
MERCANCA
ENVA
DOCUMENTOS
5
NO
4
1
RECIBEMERCANCA
CORRIGE
ESPECIFICACIONES DE
LA MERCANCA
ENVA MERCANCA
2
6
RECIBEDOCUMENTOS
I.R. 6ta
I.R. 5to
I.R. 4to
O/C1
O/C0
INICIA PROCEDIMIENTO
DE COBRO
F I N
5
RECIBE DOCUMENTOS
VERIFICA, FIRMA Y SELLA
CONFORME
ENVA DOCUMENTOS
PARA DESGLOSAR
RECIBE DOCUMENTOS
ACCESAAL SISTEMADE
CONTROL DE
INVENTARIOY
REGISTRA INGRESO DE
LAMERCANCA
SE DISTRIBUYEY
DESGLOSA LOS
DOCUMENTOS
7
RECIBEDOCUMENTOS
I.R. 5to
FACT. 0
ANEXA DOCUMENTOS AL
EXPEDIENTESDE
PAGOE INICIA
PROCEDIMIENTODE
PAGO
F I N
8
RECIBE DOCUMENTOS
ANEXADOCUMENTOS AL
EXPEDIENTES DE
COMPRAS YPROCEDE A
CERRARLO
F I N
I.R. 6to
FACT. 1
3
RECIBEINFORMACIN
DEL INGRESODEL
ACTIVO
INICIA PROCEDIMIENTO
DE REGISTROY
CONTROL
4
I.R. 5to
FACT. 0
I.R. 6ta
FACT. 1
O/C0
ENVA
DOCUMENTOS
7
ENVA
DOCUMENTOS
6
ENVA
DOCUMENTOS
8
INICIAPROCEDIMIENTO
DE DESPACHODE
MERCANCA
F I N
ARCHIVA HASTA QUE
SEA SOLICITADOLA
MERCANCA
I.R. 6ta
I.R. 5to
I.R. 4to
O/C1
O/C 0
FACT. 2
FACT. 1
FACT. 0




Pg.: 33

Fecha: Enero 2009
ANEXOS

Versin 1.0
012
PROCEDIMIENTOS PARA EL DESPACHO DE EQUIPOS, MATERIALES Y
ARTCULOS DE OFICINA

PROCEDIMIENTOS: PARA EL DESPACHO DE EQUIPOS, MATERIALES Y SUMINISTROS
UNIDAD DE ALMACEN UNIDAD SOLICITANTE
SECRETARIA ALMACENISTA JEFE DE ALMACEN SECRETARIA
I N I C I O
ELABORA
REQUISICIN DE
MATERIALES (R.M)
ENVA R.M.
RECIBE R.M.
R.M.
ENVA R.M.
RECIBE R.M.
R.M.
BUSCA EN EL SISTEMA
DE CONTROL DE
INVENTARIO
HAY
EXISTENCIA?
SI
COLOCA SELLO
NO HAY
EXISTENCIA
NO
ENVA R.M.
SELLADA
1
ENVA R.M.
1
RECIBE R.M.
FIRMA Y SELLA
CONFORME
2
2
RECIBE R.M. FIRMADA
Y SELLADA
ENVA R.M. FIRMADA Y
SELLADA
ACCESA AL SISTEMA
DE CONTROL DE
INVENTARIO
SI
REGISTRA EL EGRESO
DE LA MERCANCA
ENVA R.M.
NO
RECIBE R.M.
F I N
R.M.
IMPRIME FORMATO
CONSTANCIA DE
DESPACHO (C.D)
ENTREGA C.D. Y
PROCEDE A PERMITIR
LA SALIDA DE LA
MERCANCA
RECIBE C.D.
TRASLADA MERCANCA
Y LA C.D.
3
3
RECIBE MERCANCA Y
LA C.D.
COINCIDE LA
MERCANCA?
DEVUELVE
MERCANCA
NO
FIRMA Y SELLA
CONFORME LA C.D.
SI
4
ENVA LA C.D.
6
4
RECIBE MERCANCA
REALIZA CORRECCIN
DE LAS
ESPECIFICACIONES DE
LOS MATERIALES
5 6
RECIBE LA C.D.
ENVA LA C.D.
RECIBE LA C.D.
ANEXA LA C.D. A LA
R.M. Y ARCHIVA
PERMANENTEMENTE
R.M.
C.D.
P
F I N
ABREVIACIONES:
R.M.: REQUISICIN DE MATERIALES
C.D.: CONSTANCIA DE DESPACHO
VERIFICA
APROBACIN
5
T

1 Manual de N y P para Las Unidades de Almacen-Vers 1 0 Enero 2009

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