ABRAHAM CORREA SOLANO ROBERT JIMENEZ GONZALEZ MARCELA ALEXANDRA VELEZ MARTHA ANDRADE GRANADOS KAREN LOZANO SOCARRAS ADMINISTRACION DE EMPRESAS I Semestre Grupo ! ANDRES MAESTRE Do"e#te CORPORACION $NI%ICADA NACIONAL DE ED$CACION S$PERIOR C$N SANTA MARTA &''( CONTENIDO INTROD$CCION OBJETIVOS GENERALIDADES ) SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS) )) Recibos de caja o comprobantes de ingreso )&) Recibo de consignacin. )* Comprobante de depsito y retiro de cuenta de ahorro )+ Factura de venta )+) Conceptos )+)& Requisitos de factura )+)* Documentos equivalentes a la factura )+)*) Quienes no estn obligados a facturar )+)+ Factura de venta de mercanca al contado )+), Factura de venta de mercanca a cr!dito ), Comprobante de venta con tarjeta de cr!dito ),) Concepto ),)& Consignacin comprobante de venta )- Cheque )( Comprobante de pago o egreso ). "etra de cambio )/ #agare )' $ota debito ) $ota cr!dito )& Recibo de caja menor &) SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS &) $otas de contabilidad &)& Comprobantes de contabilidad &)&) #rocedimiento contable CONCL$SION GLOSARIO BIBLIOGRA%IA INTROD$CCION %n el presente trabajo veremos los soportes de contabilidad. "os soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa& es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa e'ijan. (eniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables seg)n el tipo de acto de que trate& los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes& de orgenes internos o e'ternos& debidamente fechados y autori*ados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. "os soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o& dejando constancia en estos de tal circunstancia& conservarse archivados en orden cronolgicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificacin. "os soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado& as como ser utili*ados para registrar las operaciones en los libros o de detalle. OBJETIVOS %l presente trabajo tiene como objetivo darnos a conocer y manejar los diferentes soportes contables& al igual que+ ,dentificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una empresa. Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las caracteri*as de cada formato. registrar las transacciones seg)n los soportes de contabilidad valorar la importancia de los soportes contables para legali*ar los registros de contabilidad GENERALIDADES (odas las operaciones econmicas que reali*an las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad& pero a su ve* para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas& es por ello que a continuacin se presentan los principales papeles comerciales y ttulos valores que pueden ser utili*ados en el ciclo contable& su definicin y sus principales caractersticas. ) SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS )) RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO %l recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. %l original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para ane'ar al comprobante diario de contabilidad. %l recibo de caja se contabili*a con un d!bito a la cuenta de caja y el cr!dito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. -eneralmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. )&) RECIBO DE CONSIGNACION %ste es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. %l original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora& sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. .ay dos tipos de formatos de consignaciones& uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras pla*as. "os soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo e'ijan.
)*) COMPROBANTE DE DEP0SITO Y RETIRO DE C$ENTAS DE AHORROS "as corporaciones de ahorro y cr!dito han dise/ado unos formatos que suministran a sus clientes& en libretas& para que sean diligenciados al depositar& o retirar dinero de su cuenta de ahorros. %ste soporte tiene dos opciones para elegir solo una0 depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque& de acuerdo con la cuanta y e'igencia del cliente. )+ %ACT$RA DE VENTA )+)) Co#"epto "a factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los soportes de contabilidad& la descripcin de los artculos comprados o vendidos& los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor& se denomina factura de venta y del comprador& factura de compra. -eneralmente& el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias& una para el archivo consecutivo y otra para ane'ar al comprobante diario de la contabilidad. )+)&) Re1u2s2tos 3e 4! %!"tur!+ "a factura se debe e'pedir con los siguientes requisitos+ 1 %star denominada e'presamente como factura de venta. 2preimpreso3. 5 $umeracin en orden consecutivo. 2preimpreso3. 5 4pellidos y nombre o ra*n social y $,( del vendedor o de quien preste el servicio. 2preimpreso3. 5 4pellidos y nombre o ra*n social del adquiriente los bienes o servicios. 5 Fecha de e'pedicin. 5 Descripcin especfica o gen!rica de los artculos vendidos o servicios prestados. 5 5alor total de la operacin 5 %l nombre o ra*n social y $,( del impresor de la factura. 2preimpreso3. ,ndicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. )+)*) Do"ume#tos e1u26!4e#tes ! 4! 7!"tur!8 son documentos equivalentes a la factura+ 5 "os tiquetes de maquinas registradoras 5 "as boletas de ingreso a espectculos p)blicos 5 "os tiquetes de transporte. 5 "os recibos de pago de matriculas y pensiones e'pedidos por los establecimientos de educacin reconocidos por el gobierno 5 #li*as de seguros& ttulos de capitali*acin y los respectivos comprobantes de pago 5 %'tractos e'pedidos por sociedades fiduciarias& fondos de inversin& fondos de inversin e'tranjera& fondos mutuos de inversin& fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantas. 5 Facturas electrnicas+ enti!ndase por factura electrnica el documento computacional que soporta una transaccin de venta de bienes o prestacin de servicios& transferido bajo un lenguaje estndar universal denominado %D,F4C( de un computador a otro )+)*)) 9u2e#es #o est:# o;42<!3os ! 7!"tur!r8 no se encuentran obligados a e'pedir factura en sus operaciones+ 5 "as Cooperativas de ahorro y cr!dito& los fondos de empleados en relacin con las operaciones financieras que realicen 5 "os responsables inscritos en el r!gimen simplificado. 5 "os distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo& en lo referente a estos productos. 5 Quienes presten servicios de ba/os p)blicos en relacin con esta actividad 5 "as personas naturales que enajenen productos agropecuarios& cuando el valor de la operacin no sobrepase la cuanta se/alada para cada a/o por el gobierno nacional 5 "as personas naturales vinculadas por una relacin laboral en relacin con esta actividad 5 "as empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de pasajeros )+)+) %!"tur! 3e 6e#t! 3e Mer"!#"=! !4 "o#t!3o 4l contabili*ar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor& si la mercanca no esta gravada0 si esta gravada se acredita tambi!n la cuenta impuesto sobre ventas por pagar. 4l contabili*ar las compras al contado se debita compras& si la mercanca no esta gravada se debita adems impuesto sobre las ventas por pagar& y se acredita bancos o caja )+),) %!"tur! 3e 6e#t! 3e Mer"!#"=! ! "r>32to %l vendedor elabora la factura en original y copias& de acuerdo con su organi*acin contable& as+ original para cartera& una copia para el cliente& otra para el archivo consecutivo y otra para ane'ar al comprobante diario de contabilidad. "a empresa que compra mercanca al contado o a cr!dito& seleccionan los proveedores que les coti*an los artculos de acuerdo con la calidad& precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Despu!s de estudiar las solicitudes de mercanca de su almac!n& efect)an los pedidos de mercancas mediante una orden de compra para el proveedor elegido& por haber& presentado la mejor coti*acin. ),) Compro;!#te 3e 6e#t! "o# t!r?et! 3e "r>32to) ),)) Co#"epto 3e t!r?et! 3e "r>32to "a tarjeta de cr!dito 2o dinero plstico3 es un medio de pago que utili*a el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema. "a tarjeta de cr!dito se adquiere mediante un contrato de apertura y utili*acin de tarjeta de cr!dito& suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurdica. #or medio del contrato& el tarjeta habiente se compromete a utili*ar este documento en forma personal e intransferible y a pagar peridicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a trav!s de este medio %l establecimiento comercial& para afiliarse al sistema& suscribe un contrato con la entidad financiera& mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de cr!dito como un medio de pago de sus clientes0 y& a sus ve*& la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta habientes& deducido por el servicio un porcentaje de comisin que oscila entre el 67 y el 897. ),)&) Co#s2<#!"2@# 3e4 "ompro;!#te 3e 6e#t!8 %l vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de cr!dito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidacin y el formato establecido debidamente diligenciado. )-) CAe1ue %s un titulo valor por medio del cual una persona llamada :girador:& ordena a un banco llamado :girado: que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado :beneficiario:. )() Compro;!#te 3e p!<o o 3e e<reso "lamado tambi!n orden de pago o comprobante de egreso& es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. -eneralmente& en la empresa se elabora por duplicado& el original para ane'ar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. #ara mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque& ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. "os soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida& e'presando claramente las transacciones que diariamente se reali*an en una empresa. ).) Letr! 3e "!m;2o %ste documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada :girador: a otra llamada :girado:& para que pague a la orden o al portador& cierta suma de dinero& a la vista o en una fecha determinada. %n el comercio se utili*a la letra de cambio como garanta de pago en compras y ventas a cr!dito. %l vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar0 el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. )/) P!<!r> %s un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. %ste documento se utili*a para respaldar los cr!ditos bancarios. )') Not! D>;2to %s un comprobante que utili*a la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes& un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. ) Not! Cr>32to Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no est!n liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas& para su contabili*acin se utili*a un comprobante llamado nota cr!dito. %ste comprobante se prepara en original y dos copias0 el original para el cliente& una copia para el archivo consecutivo y otra para ane'ar al comprobante diario de contabilidad. )& Re"2;o 3e "!?! me#or %l recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo& por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque& para ello se establece un fondo denominado caja menor. &) SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS &) Not! 3e "o#t!;2423!3 %s el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin& ajustes y cierre. &)&) Compro;!#te 32!r2o 3e "o#t!;2423!3 %s un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica el n)mero& fecha& origen& descripcin y cuanta de la operacin& as como las cuentas afectadas con el asiento. 4 cada comprobante se le ane'an los documentos y soportes que lo justifiquen.
%l 4lmac!n %'tralu* "tda. Reali*a las siguientes transacciones comerciales en el mes de octubre de+ a. 5ende mercanca al contado a varios clientes& personas naturales& seg)n factura $os. ;<6= al ;6>9& por valor de ? 8.;>@.6A=0 ,54& 8=7. b. 5ende mercancas a cr!ditos+ B Factura $o. ;6>8 a "us 4greda por ? ;A@.>69& ,54& 8=7 B Factura $o. ;6>> a Diana -me* por ? <;6.990 ,54& 8=7 B Factura $o. ;6>; a 4ndr!s Calas por ? 6<@.=99.0 ,54& 8=7 c. Consigna en el Dancomercio el valor recibido por las ventas de contado y pago de clientes. d. Compra mercancas al contado a Distrinar C.4.& seg)n factura $o. @AE9 por ? 8.;@<.<990 ,54& 8=7. Retencin en la fuente& ;.67& pagada con cheque $o. <9><@=9 del Dancomercio. e. Compra mercancas a cr!dito+ ,54& 8=7& F R%(%$C,G$ %$ "4 FH%$(%& ;.67& 4s+ Factura $o. <6>9 de 4lmac!n #ri' por ? A@<.;99+ proveedor gran contribuyente. Factura $o. <6>9 de Casa $ova por ? @<;.A99+ proveedor r!gimen com)n. Factura $o. <6>9 de Fabrica Canty ? <=6.=99+ proveedor gran contribuyente. ;. Tr!s4!3o ! 42;ros m!Bores B !uC242!res+ "a columna de parciales se traslada a los libros au'iliares "as columnas Debe y .aber se trasladan al libro diario columnario. (res socios constituyen la empresa Curt modas "tda. %l 8 de julio mediante escritura publica $o. <A=; de la $otaria <I. De Dogota& con los siguientes datos+ %l socio Jorge Dvila aporta un terreno por valor de ? >.699.999& seg)n escritura publica $o. <9& $otaria <I. De Dogota. %l socio Javier Karuma aporta ? >.699.999& y muebles para oficina por valor de 28.A99.999& seg)n factura $o. <69. %l socio ,vn Rosero aporta mercancas por valor de 28.>99.999& seg)n factura $o. ;>90 2>.999.999 con cheque $o. >;E9<6 de Danco $acional& seg)n recibo de caja $o. 99>. %orm!to 3e "ompro;!#te 3e !pertur! 2#2"2!4
Comprobante de apertura Fecha+ Surt23or! Lt3!) $o. 98 Dia 98 Les 9@ 4/o >99@ #g. $o. 8
C@32<o Det!44es P!r"2!4es De;e H!;er 8896 C4J4 <.699.999 889696 Caja -eneral 4portes de socios& seg)n recibos de caja $o. 98 B 9> <.699.999
869< (%RR%$GC >.699.999 869<96 Hrbanos 4portes del socio Jorge Dvila& Ceg)n escritura $o. <9 de $otaria < de Dogota >.699.999
86>< %QH,#G D% GF,C,$4 8.A99.999 86><96 Luebles y enseres 4portes del socio Javier Kamara& seg)n factura $o. <69 8.A99.999
;886 4#GR(%C CGC,4"%C 89.999.999 ;88696 Cuotas de inter!s social >.699.999 ;8869698 Jorge Dvila+ Cu aporte ;.>99.999 ;886969> ,vn Rosero+ Cu aporte <.;99.999 ;886969; Javier Karuma+ Cu aporte CHL4C ,-H4"%C ? 89.999.999 89.999.999 #ara registrar constitucin de la sociedad mediante escritura publica $o. <A=; de la notaria <a. De Distrito Capital de Dogota.
#or ventas de contado Facturas $o. ;<6= a ;6>9 8.A99.999 #or ventas a cr!dito Facturas $os. ;6>8 a ;6>; <8;6 CGL%RC,G 4" #GR L4FGR F 4" #GR L%$GR >.=E@.@;= <8;6 5enta de pinturas y lacas
CHL4C ,-H4"%C ? ;.8>E.;@< ;.8>E.;@< #ara registrar ventas reali*adas en el mes de octubre seg)n facturas $os. ;<6= a ;6>;
CONCL$SION (odos los soportes contables deben contener la siguiente informacin general+ 1 $ombre o ra*n social de la empresa que lo emite. 1 $ombre& n)mero y fecha del comprobante. 1 Descripcin del contenido del documento. 1 Firmas de los responsables de elaborar& revisar& aprobar y contabili*ar los comprobantes. Constituyen la base del registro contable de las operaciones reali*adas. Clasificacin+ %'ternos ,nternos De uso interno De uso e'terno "os "ompro;!#tes eCter#os son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. %j.+ facturas de compras& recibos de pagos efectuados& etc. "os "ompro;!#tes 2#ter#os son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. %j.+ facturas de ventas& recibos por cobran*as& presupuestos& vales. #or otra parte& no solamente se registran los documentos comerciales+ los instrumentos p)blicos 2escrituras& hipotecas3 y privados 2contratos de arrendamiento& depsito3 y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable& es fuente de informacin 2planillas de sueldos& informes3. BIBLIOGRA%EA Co#t!;2423!3 $#26ers2t!r2!F avan*ando con las nuevas generaciones. Cuarta %dicin& editorial LC-R4N-,"& unidad 6& tema 6.8 O 6.> paginas =@ a la E>. L$CY DEL CARMEN CORAL DELGADOF "icenciada en educacin especiali*ada& especialidad en comercio y contadura& magster en administracin educativa& docente de contabilidad y legislacin INEM Lariano Gspina Rodrgue*. EMMA L$CIA G$DIGO DAVILAF "icenciada en educacin especiali*ada& especialidad en comercio y contadura& docente de contabilidad y legislacin INEM Lariano Gspina Rodrgue*. #4-,$4 N%D+ PPP.contaduria.gov.co .