ABC para Eventos de La DET

Direccin de Empleo y Trabajo
El ABC para
DET
eventos de la
ndice
Introduccin 4

A. Agendas empresariales 5
1. Qu son las Agendas Empreariales?
2. Cul es el objetivo?
3. Roles y responsables
4. Preparacin de la Agenda
5. Desarrollo de la Agenda
6. Cierre
7. Seguimiento a los compromisos
B. Alianzas para el trabajo 14
1. Qu son las alianzas?
4. Cmo se concretan las alianzas para el trabajo?
5. Quines pueden acceder?
6. Preparacin de la frma de alianzas
7. Seguimiento
C. Microruedas de empleo 18
1. Qu son las Microruedas?
4. Preparacin de la Microrueda
5. Desarrollo de la Microrueda
7. Seguimiento
D. Ofcinas mviles de empleo 22
1. Qu son las Ofcinas mviles de empleo?
4. Preparacin del evento
5. Desarrollo del evento
7. Seguimiento
F. Empresario al SENA 27
1. Qu es?
6. Cierre de la jornada
7. Seguimiento
G. Aprendiz por un da 31
1. Qu es?
6. Cierre del evento
7. Seguimiento
H. Mensajes de texto 35
I. Anexos
Anexo 1. Lista de chequeo
Anexo 2. Ficha empresarial
Anexo 3. Tabla de ranking ventas
Anexo 4. Modelo Presentacin
Anexo 5. Formato de registro de asistencia
Anexo 6. Formato de registro de solicitudes, observaciones y comentarios
Anexo 7. Cronograma mensual microruedas de empleo
Anexo 8. Reporte de seguimiento a las microruedas de empleo
Anexo 9. Formato de entrega casos exitos de microruedas de empleo
Anexo 10. Cronograma mensual de ofcinas
Anexo 11. Reporte de seguimiento a las ofcinas mviles de la APE
Anexo 12. Formato de entrega casos exitos de las ofcinas mviles de la APE
Anexo 13. Formato seguimiento Empresario al SENA
Anexo 14. Formato seguimiento Aprendiz por un da
Anexo 15. Formato de solicitud
Anexo 16. Formato de registro de la Direccin General para Regionales
Anexo 17. Formato Seguimiento a Colocados a travs de mensajes de texto
El presente documento es una
gua que permitir organizar de
manera adecuada y estandarizada
los diferentes eventos relacionados
con la Direccin de Empleo y
Trabajo a nivel nacional y regional,
logrando resultados concretos que
nos conviertan en aliados estratgicos
del sector productivo y los
colombianos.
Introduccin
A. Agendas empresariales
Son reuniones especializadas que se realizan a nivel regional y nacional con las
empresas y/o gremios de sectores especfcos, priorizados con anterioridad de
acuerdo a las vocaciones productivas de la Regin.
Tienen como objetivo generar sinergias entre el SENA y el sector productivo en
todas las regiones del pas, con el fn de asegurar el cumplimiento de grandes
focos estratgicos defnidos por la entidad:
Generar ms empleos en la regin y por consiguiente en el pas.
Cualifcar el talento humano vinculado a la empresa.
Promover la contratacin de aprendices SENA.
Fortalecer la respuesta institucional a las Empresas de forma pertinente
y oportuna.
Focalizar el accionar institucional a los sectores productivos en el pas.

1. Qu son las Agendas Empresariales?
5
A. Agenda empresarial
En las agendas empresariales intervienen diferentes actores, cuyos roles y
responsabilidades se presentan a continuacin:
Director Regional. Es el responsable de la realizacin de las agendas
empresariales. Como representante de la Entidad en la Regin debe liderar
y moderar la agenda empresarial. Su participacin es muy importante ya
que es responsable de que los acuerdos suscritos se cumplan, y de
reafrmar ante el sector productivo el inters y compromiso institucional
para dar respuesta a las necesidades.
Subdirectores de Centro. Su participacin depende del alcance que
tenga la formacin y la especialidad del Centro con respecto al sector
productivo. Su papel es el de acompaar al Director Regional en el
desarrollo de la agenda, para dar respuesta a las solicitudes que se
presenten, as como a los compromisos que involucren al Centro;
adems de escuchar los comentarios, sugerencias y recomendaciones
de los empresarios que puedan retroalimentar y mejorar los procesos
del Centro en pro de un mejor servicio.
Coordinadores Misionales de la Regional:
Coordinador de Relaciones Corporativas. Con el apoyo del Gestor
Estratgico/ Empresarial respectivo, garantiza la convocatoria y
participacin de los empresarios en la agenda y la elaboracin de las
fchas empresariales, actualizadas al da de la realizacin de la agenda
para cada una de las empresas asistentes. Adicionalmente, en conjunto
con el Coordinador/ Lder de Empleo, son responsables de la organizacin y
logstica.
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El Gestor Estratgico/ Empresarial, es el responsable de recibir las solicitudes
referentes al Contrato de Aprendizaje y de servicios independientes
de las Coordinaciones Misionales presentes (formacin especializada,
certifcacin de competencias, etc). Deber realizar el acta de los compromisos
de la agenda, as como gestionar los respectivos requerimientos y
hacer seguimiento a los compromisos.
Coordinador/ Lder de Empleo, es el responsable de recibir las
solicitudes y garantizar el cumplimiento de los compromisos relacionados
con la Agencia Pblica de Empleo (APE), Emprendimiento, Observatorio
Laboral, etc. Adicionalmente y con el apoyo del Observatorio Laboral
Ocupacional deber elaborar un Informe de caracterizacin regional
del sector con respecto al impacto del PIB en la Regin, generacin
de empleo, nuevos proyectos de inversin y expansin, entre
otras. Adicionalmente, como seguimiento a los compromisos generados
en la agenda, debe reportar al Gestor Estratgico/ Empresarial los
avances de los mismos.
Coordinador de Formacin Profesional, su responsabilidad es recibir
las solicitudes por parte de los Gestores Estratgicos/ Empresariales,
en lo referente a formacin profesional, y deber direccionarlas y
garantizar que se gestione su respuesta de forma oportuna.
De acuerdo al impacto de la agenda, desde la Direccin General puede
asistir la Directora General o un Directivo de rea para acompaar al Director
Regional. De ser necesario desde la Direccin de Empleo y Trabajo se
designar un apoyo para garantizar el ptimo desarrollo de la misma.
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4. Preparacin de la Agenda
El Director Regional y su equipo de trabajo (mencionado en el punto 3),
deben realizar una priorizacin de los sectores para establecer una
programacin de las agendas a realizar en la Regional. Dicho cronograma
deber ser enviado al Coordinador(a) del Grupo de Servicio a la Empresa
con el fn de garantizar la participacin de los Directivos pertinentes, de
ser el caso.
Una vez defnida la fecha y el sector con el cual se va a trabajar, deben
tenerse en cuenta algunos aspectos claves:
Defnir el lugar. Verifcando en la lista de chequeo (Ver Anexo1) que
este cumple con los diferentes aspectos requeridos para la organizacin
y logstica.
Estacin de caf (opcional). Para esto, cada Regional deber contar con
el apoyo de los Centros de Formacin.
Material promocional institucional. Segn el tipo de empresa, en
concertacin con los Centros de Formacin, se deben seleccionar artculos
que sean elaborados por aprendices en su proceso de formacin
para ser entregados a los empresarios. Este material debe contar con
la aprobacin de la Ofcina de Comunicaciones y la Direccin de
Empleo y Trabajo de la Direccin General. Adicionalmente, en el ftp de
la Direccin de Empleo en la carpeta de Relacionamiento Empresarial y
Gestin al Cliente- Servicio a Empresas, videos institucionales
que deben proyectarse al inicio de la reunin.
Listado con datos de contacto de las empresas. Est a cargo del
Coordinador de Relaciones Corporativas y Gestor Estratgico/ Empresarial 8
respectivo al sector. Este listado se debe compartir con el Director
Regional para su revisin y aprobacin.
Es importante que en el listado de asistentes confrmados se incluya
la foto del o los empresarios principales que participarn. Si la agenda
contar con la participacin de un representante de la Direccin
General, este debe enviarse al Coordinador (a) del Grupo de Servicio a
la Empresa. Esto con el fn de facilitar la identifcacin y el trato especial a
los mismos.
Invitacin a las empresas. Las invitaciones a las agendas empresariales
deben ser enviadas por el Director Regional, con mnimo quince (15)
das de anterioridad a la fecha de la misma, y su confrmacin y
seguimiento debe ser realizado por el Coordinador de Relaciones
Corporativas y/o el Gestor Estratgico/ Empresarial. Estas deben
enviarse a travs de correo electrnico para garantizar la poltica de
cero papel y deben ser aprobadas por la Ofcina de Comunicaciones de la
Regional.
Informe de caracterizacin regional del sector. Este debe enviarse a
todos los asistentes SENA, con mnimo cinco (5) das de anterioridad;
est a cargo del Coordinador/ Lder de Empleo con el apoyo del
Observatorio Laboral Ocupacional.
Fichas empresariales de las empresas actualizadas al da de la
agenda (Ver Anexo 2). Estas deben enviarse a todos los asistentes
SENA con mnimo un (1) da de anterioridad a la agenda.
Adicionalmente todas las fchas debern contar con un anexo donde
se incluya la foto del representante legal, gerente o director y una
breve resea de la empresa: a qu se dedica, tiempo en el mercado,
quines son sus aliados estratgicos, entre otros. En el caso de
Grupos, Fundaciones o Gremios, se debe adems especifcar qu
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empresas lo conforman y quines hacen parte de la Junta Directiva.
Se incluir el ranking en el que se encuentra la empresa de acuerdo a
las ventas, para ello se utilizar la Tabla de ranking (Ver Anexo 3)
para realizar dicha clasifcacin.
El informe y las fchas empresariales garantizarn que la agenda
tenga un enfoque prospectivo y desde la Entidad se lleven posibles
respuestas que anticipen las necesidades del sector, as como soluciones
y alternativas pertinentes de atencin.
Elaboracin de la presentacin SENA a proyectar. Es responsabilidad
del Gestor Estratgico/ Empresarial y para ello se anexa modelo (ver
Anexo 4) La presentacin no debe tomar ms de 15 minutos y estar a
cargo del Director Regional, en el caso de las agendas regionales,
y del Director(a) de Empleo y Trabajo, en el caso de las agendas
nacionales organizadas por la Direccin General.
Elaboracin de la agenda. Se sugiere el siguiente orden del da:
1. Palabras de Bienvenida Director Regional, en el caso que asista un Director
de rea, debe incluirse el espacio para un saludo seguido del Director Regional.
2. Oferta de valor SENA para el sector.
3. Exposicin de Trabajo y respuesta al sector (Ver Anexo 4).
4. Mesa de trabajo.
5. Cierre.
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5. Desarrollo de la agenda
El Coordinador de Relaciones Corporativas y/o el Gestor Estratgico/
Empresarial, deber llevar los siguientes formatos para que sean
diligenciados por los asistentes:
Formato de registro de asistencia (Ver Anexo 5). Este deber hacerse
circular antes de dar inicio a la agenda y servir como soporte de frma del
acta, con el fn de que cada participante, tanto de la empresa como del
SENA, escriba sus datos de contacto y frma.
Formato de registro de solicitudes, observaciones y comentarios (Ver
Anexo 6). Estos formatos se entregan al ingreso de los asistentes a la
reunin, con el fn de que las empresas que no quieran intervenir o no
alcancen, puedan registrar y entregar sus solicitudes, observaciones y
comentarios a la Entidad.
Se inicia la agenda de acuerdo a lo establecido en el orden del da, en el desarollo de
los tres primeros puntos (ver pgina 10), el SENA deber asumir una participacin
activa, y en cuanto se inicie la mesa de trabajo la prioridad es escuchar a los
empresarios sin interrumpirlos.
La Ofcina de Comunicaciones en la Regional, estar presente antes,
durante y despus de la agenda. Con el fn de que garantice un maestro
de ceremonias, as como el cubrimiento para divulgacin en medios y el
registro fotogrfco de la misma.
Dos horas antes de la realizacin de la agenda, se debe revisar la lista de
chequeo, con el fn de que se garanticen todos los aspectos necesarios
para el buen desarrollo de la agenda.
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6. Cierre
Es importante que el Gestor Estratgico/ Empresarial escuche atentamente, tome
nota y est presente durante toda la reunin con el fn de tener claridad
sobre los requerimientos y acuerdos establecidos durante la agenda; pues l, es
responsable de consolidar los compromisos y realizar el acta.
Una vez abarcados todos los temas propuestos en el orden del da, y sin ms
requerimientos o intervenciones por parte de los empresarios, se fnaliza la
agenda con la lectura del acta, a cargo del Gestor Estratgico/ Empresarial,
la cual consolida los compromisos establecidos con responsables asignados
y fechas.
Es importante aclarar que si se ha acordado anteriormente con la empresa la frma
del Acta de solicitud de oferta institucional/ Alianzas o Convenios, en el
cierre de la agenda se formalizarn estos acuerdos.
Una vez fnalizada la agenda, el Director Regional y su equipo de trabajo deben
reunirse para revisar los compromisos y actividades que surgieron y escalarlos a
la Direccin General en el caso que sea necesario.
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7. Seguimiento a los compromisos
Pasados quince (15) das, como plazo mximo de realizada la agenda, el Director
Regional y su equipo de trabajo debern reunirse para revisar cmo se ha dado
respuesta a los compromisos adquiridos con el sector y realizar los ajustes y
solicitudes del caso:
Coordinar la prestacin de los servicios SENA frente a compromisos asumidos.
Establecer un seguimiento y monitoreo a la respuesta SENA frente al empresario.
Reportar logros alcanzados en cuanto a Generacin de Empleo /Cualifcacin de
Talento Humano / Nuevos Contratos de Aprendizaje.
El Coordinador(a) de Relaciones Corporativas en la Regional, remitir al
Coordinador(a) del Grupo de Servicio a la Empresa en Direccin General, un
informe del avance de los compromisos y el acta de la reunin de seguimiento.
De acuerdo a los resultados obtenidos y segn lo considere pertinente el Director
Regional, se puede realizar una segunda agenda empresarial para mostrar los
avances y resultados obtenidos. Esta permitir medir la efectividad de las acciones
realizadas como respuesta institucional y dar un mayor cubrimiento a las nuevas
necesidades, si es el caso.
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B. Alianzas para el trabajo
1. Qu son las alianzas para el trabajo?
2. Cul es el objetivo de las alianzas para el trabajo?
Las alianzas para el trabajo es la estrategia de la Direccin General del SENA,
que busca posicionar al SENA como aliado estratgico del sector productivo,
las entidades gubernamentales regionales y locales, en la generacin de
empleo.
Generar la vinculacin de nuevos puestos de trabajo.
A continuacin se relacionan los roles y responsables:
Direccin de Empleo y Trabajo. Apoyar la coordinacin de las regionales
en la celebracin y ejecucin de alianzas para el trabajo de orden nacional.
Director Regional. Revisar si los perfles requeridos por el empresario se
ajustan a programas que se ejecuten en la Regional. Otorgar nmero de
consecutivo regional de la alianza para el trabajo.
CONSECUTIVO: Cada una de las alianzas deber ser numeradas con los
siguientes 2 grupos de dgitos, separados por un guin (-):
a. CDIGO REGIONAL (2 Dgitos)
b. CONSECUTIVO (4 Dgitos)
Ejemplo: ALIANZA PARA EL TRABAJO No. 25-0015
3. Roles y Responsables
Coordinador de Relaciones Corporativas. Apoya a los gestores en las
diferentes instancias del SENA (rea de la Direccin General, Direcciones
regionales, Centros de formacin, APE) y realiza seguimiento a las alianzas
para el trabajo.
Gestor Estratgico/ Empresarial. Promover la creacin de alianzas para
el trabajo con las empresas y concretarlas por medio de la celebracin de
alianzas para el trabajo.
Despus de caracterizar la regin y establecer los sectores que generarn a futuro
mayor cantidad de empleos; la regional cita a los empresarios, gremios y autoridades
locales a las agendas empresariales, donde se conocen sus necesidades de talento
humano y se les brinda la posibilidad de formar personas con los perfles que
demanda el sector productivo del pas.
Las alianzas para el trabajo van dirigidas a todos los buscadores de empleo y se
divulgan a travs de la APE. Los procesos de seleccin se determinan de la
siguiente manera:
Si el empresario desea iniciar desde cero el proceso de formacin se realizar
la convocatoria a travs de los medios locales o regionales de comunicacin.
Las personas interesadas podrn acercarse a las ofcinas de la Agencia Pblica
de Empleo de su ciudad para conocer los requisitos mnimos solicitados por el
empresario y aplicar a la convocatoria.
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4. Cmo se concretan las alianzas para el trabajo
5. Quines pueden acceder
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Si el empresario requiere perfles en los que el SENA ya tenga un proceso
adelantado de formacin, la regional deber publicar la convocatoria en el
centro de formacin con el fn de que los aprendices SENA participen de la
misma.
Si el empresario requiere cualifcacin para su personal, se vern benefciados
todos los empleados que sean seleccionados por la empresa, mediante una
formacin cerrada.
Existen unas alianzas especfcas que trabajan con poblacin de la Red Unidos
(Poblacin vulnerable). Estas alianzas se realizan en convenio con el DPS y la
poblacin benefciaria es la perteneciente a la Red Unidos, la cual recibe un
incentivo durante su proceso de formacin.
Ruta de acceso para aprendices SENA
1. De acuerdo a los perfles requeridos por los empresarios, se publicar en
las carteleras de los centros de formacin que participen en las alianzas para
el trabajo.
2. En caso que el aprendiz desee participar y cumpla con la formacin del
perfl requerido, podr enviar un correo a alianzastrabajo@misena.edu.co,
adjuntando sus datos bsicos (nombre, Documento de identifcacin,
programa de formacin y hoja de vida) y relacionar la alianza en la cual desea
participar.
3. El lder de empleo de cada regional, ser el encargado de suministrar al
empresario los perfles de los aprendices inscritos.
4. Los resultados de los aprendices benefciados sern publicados en cada
Centro de formacin.
A tener en cuenta: En la convocatoria de cada alianza para el trabajo, el Director
Regional tendr el deber de revisar si los perfles requeridos por el empresario se
ajustan a programas que se ejecuten en la Regional.
La celebracin de las alianzas para el trabajo se puede realizar por medio
de:
Una agenda empresarial en la cual se frman de manera conjunta
ms de una alianza y existe la presencia del Director(a) General,
Director(a) de Empleo y Trabajo y/o Director(a) Regional.
Directamente con el empresario con lo cual no se lleva a cabo ningn
acto protocolario.
Nota: Las alianzas para el trabajo las frma por la empresa, el representante
legal y por parte del SENA, el Director(a) General o el Director(a) de Empleo y
Trabajo y/o Director(a) Regional de acuerdo al impacto de la misma. Sin
embargo debe ser gestionada y tramitada por el Gestor Estratgico/ Empresarial.
Cada Director Regional debe remitir en medio digitalizado a ms tardar
dentro de los cinco (5) primeros das de cada mes, las alianzas para el
trabajo debidamente formalizadas el mes inmediatamente anterior, al
correo electronico de Johanna Cubillos (jcubillosp@sena.edu.co), adscrita a
la Coordinacin Grupo Servicio a la Empresa de la Direccin de Empleo y
Trabajo. As como el avance del mes en materia de formacin, y vinculacin
de nuevos puestos de trabajo de las alianzas para el trabajo existentes.
6. Preparacin de la firma de alianzas
7. Seguimiento
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C. Microruedas de empleo
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1. Qu son las microruedas?
2. Cul es el objetivo de las microruedas?
Son espacios generados entre el SENA y el sector productivo, para facilitar la
bsqueda del talento humano requerido por las empresas, acercando la oferta
y la demanda de empleo en las Regiones. A travs de esta iniciativa, los
empresarios ofertan sus vacantes, realizan las entrevistas y el proceso de seleccin
a quienes cumplan con el perfl requerido en las instalaciones de la Agencia
Pblica de Empleo.
Estas se deben realizar la ltima semana de cada mes, sin embargo de acuerdo
a la demanda de las empresas se podrn organizar otras microruedas en el
transcurso del mes.
Lograr que el sector productivo consiga el talento humano requerido en un
tiempo muy corto, teniendo en cuenta que las microruedas apuntan a generar
colocaciones el mismo da en que se realizan, lo que aporta claramente a la
empleabilidad en el pas.
Los responsables de la organizacin y seguimiento de las microruedas son los
Coordinadores/Lderes de la APE y sus equipos de orientadores, con el apoyo
de la Ofcina de Comunicaciones de la regional para la divulgacin.
A las pequeas, medianas y grandes empresas de todos los sectores, as como
organizaciones gremiales y entidades del Estado que requieran contratacin
de talento humano.
As como a los colombianos que se encuentren en bsqueda de empleo y cumplan
con los perfles requeridos por los empresarios que participen en las microruedas
de empleo.
Los Coordinadores/ Lderes de la Agencia Pblica de Empleo, son los responsables
de la realizacin de las microruedas. A travs del aplicativo debern seleccionar
a las empresas que cuenten con vacantes vigentes y de difcil colocacin con el
fn de llamarlas para socializar la estrategia e invitarlas a participar de esta
iniciativa. Adicionalmente, los empresarios interesados, podrn acercarse o
llamar a las ofcinas de la Agencia Pblica de Empleo de la ciudad donde se
encuentren, para realizar la solicitud del personal requerido y programar el
espacio para la microrueda de empleo.
Una vez se tengan confrmadas las empresas participantes, se realizar la
convocatoria para los buscadores de empleo, segn los perfles solicitados por
la empresa. Para esta actividad debern apoyarse con la Ofcina de Comunicaciones
de la Regional, quien a travs de medios de comunicacin local, redes sociales,
pgina del SENA (www.sena.edu.co), alcaldas, universidades y juntas de accin
comunal, divulgar la convocatoria. Adicionalmente, desde la Ofcina de la
Agencia Pblica de Empleo de Direccin General y por solicitud previa de los
Coordinadores / Lderes de la APE, se realizarn campaas de mensajes de texto
para convocar a los buscadores de empleo registrados en el aplicativo, que
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4. A quin estn dirigidas las microruedas
5. Preparacin de las microruedas
cumplan con las caractersticas exigidas por los perfles promocionados. De
igual forma, la APE de la regional enviar una tarjeta de invitacin va correo
electrnico.
Los ciudadanos que se enteren de la convocatoria y no se encuentren registrados
en el aplicativo de la Agencia Pblica de Empleo, se pueden acercar el da de la
microrueda para que los orientadores de la APE realicen el proceso de inscripcin.
Es importante aclarar a los buscadores de empleo que deben contar con el
tiempo sufciente para la presentacin de entrevistas y pruebas.
Durante la convocatoria, por cualquier medio, se debe incluir el lugar y los
horarios de atencin en los cuales se llevar a cabo la microrueda.
Por su parte, para establecer el espacio donde se llevar a cabo la microrueda,
es relevante tener en cuenta el nmero de empresas participantes, las vacantes
ofertadas y un aproximado de buscadores de empleo que pueden llegar a
postularse. Como primera opcin debe seleccionarse las instalaciones de las
Ofcinas de la APE. Si la convocatoria es muy grande, se pueden tener en cuenta
salones de los Centros de Formacin y/o auditorios en la Regional.
El espacio donde se realice la microrueda deber tener imagen SENA y de la
APE (pendones, stand, material promocional, etc). Adicionalmente, se debe
garantizar el cubrimiento de la jornada por parte de la Ofcina de Comunicaciones
Regional.
Teniendo en cuenta que a este tipo de jornadas, asiste un nmero considerable
de buscadores de empleo, las regionales debern disponer del personal
sufciente para organizar y atender a todos los visitantes con el fn de evitar desorden.
Durante el desarrollo de la microrueda se deber atender a todos los buscadores
de empleo asistentes y facilitar las solicitudes que realicen los empresarios
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invitados. El Coordinador/ Lder de la APE estar realizando informes parciales,
que permitan al fnalizar la jornada reportar el nmero de colocados.
Las regionales son autnomas en el nmero de microruedas que realicen,
sin embargo, debern programar por lo menos una (1) al mes, con el fn de
generar jornadas de empleo que tengan impacto a nivel nacional, contando
con la participacin de mnimo dos (2) empresas.
De igual forma, para dar alcance a la difusin de las microruedas programadas,
los Coordinadores/ Lderes de la APE, debern enviar el ltimo da del mes al
Coordinador(a) Nacional de la Agencia Pblica de Empleo, el cronograma con
las microruedas de empleo que se realizarn en el siguiente mes. Para ello se
anexa el formato Cronograma mensual microruedas de empleo (Ver anexo 7).
Lo anterior garantizar que estas cuenten con una difusin pertinente en
medios externos y canales internos del SENA.
Con el fn de determinar la efectividad de las microruedas, durante la jornada,
los orientadores debern marcar la opcin habilitada en el aplicativo de la APE
que indica que el buscador de empleo se est presentando a una vacante a
travs de la microrueda de empleo.
Una vez fnalizado el evento, el Coordinador/ Lder de la APE deber reunirse
con su equipo para realizar un informe que indique nmero de colocados,
inscritos y orientados, para enviar al Coordinador(a) Nacional de la Agencia
Pblica de Empleo el mismo da. Para ello debe utilizarse el anexo 8 y el anexo 9.
6. Desarrollo de las microruedas
7. Seguimiento
D. Oficinas mviles de empleo
1. Qu son las oficinas mviles de empleo?
Las ofcinas mviles de empleo, son buses acondicionados con elementos que
permiten llevar todos los servicios de las ofcinas fsicas a aquellos lugares
donde no hay presencia de la Agencia Pblica de Empleo. Bsicamente, estas
ofcinas se implementaron para dar respuesta a la necesidad de los buscadores de
empleo que viven en lugares donde no hay ofcina fsica.
Estas ofcinas cuentan con:
4 computadores de auto consulta.
2 puestos de informacin internos atendidos por dos orientadores.
1 Pantalla TV para presentaciones.
Accesibilidad para personas con discapacidad y movilidad reducida.
Carpa expandible para atencin externa.
El objetivo es poder dar mayor cobertura y atender a todos los colombianos
que por una u otra razn no tienen cmo desplazarse a una ofcina fsica de la
APE.
Los servicios prestados al interior de la ofcina mvil son:
Inscripcin en el aplicativo de la Agencia Pblica de Empleo
Postulacin de Vacantes
Talleres de Orientacin (Induccin, hoja de vida, entrevista y
emprendimiento)
Inscripcin a cursos de formacin ocupacional.
Entrega de informacin Oferta Titulada.
2. Cul es el objetivo de las Oficinas Mviles de empleo?
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D. Oficinas mviles del empleo
Direccionamiento a Certifcacin por Competencias
Publicacin de Vacantes.
Orientacin a personas con discapacidad.
Actualmente la Entidad cuenta con 4 ofcinas mviles distribuidas en las
regionales: Antioquia, Valle, Bogot D.C. y Huila, sin embargo estas se
desplazarn a otras regiones del Pas segn se requiera. El tiempo del prstamo
ser segn la disposicin y cronograma establecido por el Coordinador(a)
Nacional de la Agencia Pblica de Empleo.
Los Coordinadores/ Lderes de la APE son los responsables del buen uso y la
programacin de estas ofcinas mviles de empleo, ya sea de la regional asignada
o en caso de prstamo por el de la regional que la solicit.
Cualquier siniestro del vehculo o de los equipos de la Ofcina Mvil deben ser
reportados por la persona del SENA al Coordinador /Lder encargado, quien a su
vez entregar un informe al Coordinador(a) Nacional de la Agencia Pblica de
Empleo.
Es de vital importancia tener en cuenta que la seguridad de las personas, los
lugares y las jornadas en las que se participe con la Ofcina Mvil son responsabilidad
del Coordinador /Lder de la APE.
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Los Coordinadores/ Lderes de la APE, debern hacer la gestin con entidades
locales, departamentales, nacionales y sector privado para ofrecer los servicios
de la Agencia Pblica de Empleo a travs de la ofcina mvil. De igual forma, se
deben atender las solicitudes de la ciudadana para prestar el servicio en el
municipio o barrio donde se solicite.
Se debe solicitar con antelacin los permisos requeridos para la jornada, entre
estos se incluyen los permisos para ubicar el bus, revisar conexiones a energa y
determinar que la ofcina se ubique en sitios estratgicos donde sea visible.
Las regionales, en cabeza del Coordinador/Lder de la APE, que no tengan ofcina
mvil y requieran jornadas que involucren el uso de la misma, debern enviar al
Coordinador(a) Nacional de la APE la solicitud por correo electrnico, con un (1)
mes de anticipacin al evento para determinar qu regional realizar el prstamo.
Los costos de traslado y viticos del conductor que se desplace con la ofcina
mvil corrern por parte de la Regional solicitante,adems de la logstica y
personas requeridas en la jornada.
Por su parte, las regionales responsables de las ofcinas mviles de empleo,
debern programar cronogramas mensuales (Ver anexo 10) y enviarlos al
Coordinador(a) Nacional de la APE para difundirlos a travs de medios externos
e internos, con el fn de que los buscadores de empleo estn informados de
manera oportuna de cundo estar la ofcina mvil en los diferentes municipios,
parques o barrios.
Las convocatorias las realizar la APE, con el apoyo de la ofcina de comunicaciones
de cada Regional, a travs de medios de comunicacin, difusin en alcaldas,
universidades y juntas de accin comunal. De igual forma el Coordinador/
4. Preparacin de la Jornada de las Oficinas Mviles de Empleo
5. Desarrollo de la Jornada en la oficina mvil
Lder de la APE puede solicitar, va correo eletrnico, al Coordinador(a) Nacional
de la APE una campaa de mensajes de texto para convocar a los buscadores
de empleo.
Por su parte, los buscadores de empleo podrn ingresar a la pgina del SENA
www.sena.edu.co, revisar en Oportunidades/ Agencia Pblica de Empleo y all
encontrarn el cronograma de programacin de ofcinas mviles en todo el
pas.
Se debe tener en cuenta que a este tipo de jornadas, asiste un nmero considerable
de buscadores de empleo, por lo que las Regionales debern disponer del
personal sufciente para organizar y atender a todos los visitantes con el fn de
evitar desorden.
Durante el desarrollo del evento los orientadores y el conductor de la
ofcina mvil debern llegar por lo menos con 1 hora de anticipacin al
lugar para garantizar todo lo necesario antes de abrirla al pblico.
La ofcina mvil debe ser puntual y atender a la mayora de los buscadores de
empleo que se presenten durante el tiempo en el que est programada la
jornada. Los horarios de atencin deben ajustarse a lo que se haya publicado
en la convocatoria.
Adems de los orientadores el Coordinador/Lder de la APE debe enviar dos
(2) personas ms que apoyen la logstica de la ofcina. Estos dos colaboradores
deben organizar las flas, invitar a las personas a la ofcina mvil, entregar los
turnos, priorizar la atencin de mujeres embarazadas con nios, personas en
situacin de discapacidad y adultos mayores.
25
26
De igual forma, el Coordinador/lder de la APE debe garantizar el cubrimiento
de las jornadas por parte de la Ofcina de Comunicaciones Regional, para as
poder tener registro y una divulgacin a nivel regional de las mismas.
Por ltimo y no menos importante, el trato por parte de las personas de la APE
a los buscadores de empleo que se acerquen a las jornadas debe estar enfocado
a un servicio al cliente de excelente calidad.
Al fnalizar la jornada, se debe revisar que todos los equipos de la ofcina mvil
estn completos y en perfecto estado. En caso de presentarse alguna
inconsistencia, el Coordinador/Lder de la APE debe informar va correo
electrnico al Coordinador(a) Nacional de la Agencia Pblica de Empleo.
De igual forma el Coordinador/Lder de la APE y su equipo deben diligenciar el
formato de seguimiento y control de las jornadas de la ofcina mvil de la APE
(Ver anexo 11) y el formato de casos exitosos de la ofcina mvil (Ver anexo 12),
el cul debe remitirse al Coordinador(a) Nacional de la APE, con un plazo no
mayor a quince (15) das despus de realizada la jornada.
6. Seguimiento
F. Empresario al SENA
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1. Qu es?
Es un espacio para realizar acercamientos entre los empresarios y los aprendices
SENA, a travs de una conferencia (Charla) por parte del empresario en un
tema especializado de acuerdo a la empresa, al sector y orientado a lo que busca
el empresario cuando contrata talento humano. Este evento deber realizarce
la primera semana del mes.
Fortalecer las relaciones entre los empresarios y los aprendices SENA a travs
de una experiencia co-formadora que les permita:
Sensibilizar al Empresario con respecto a su papel como co-formador y
reafrmar su compromiso.
Conocer ms de cerca experiencias de vida de los aprendices, sus procesos
de formacin y sus expectativas.
Conocer las experiencias de vida de los empresarios, para que los aprendices
los vean como ejemplo a seguir.
Fomentar en el aprendiz los valores que les permitan desarrollar excelentes
prcticas empresariales.
Concientizar al aprendiz de la importancia del buen desarrollo de la
etapa productiva en la empresa.
A continacin se presentan los diferentes roles y responsabilidades que intervienen
en Empresario al SENA:
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Subdirector de Centro. Es el responsable de dar un saludo de bienvenida
a los empresarios y aprendices, y de realizar una corta presentacin del
empresario y la importancia de esta iniciativa en el Centro de Formacin.
Coordinador de Relaciones Corporativas y Gestor Empresarial del
Centro. Son los responsables de seleccionar, invitar y coordinar la
participacin del empresario, de acuerdo a experiencias de vida exitosas;
personales y empresariales. As mismo, estn a cargo de la organizacin y
logstica de las charlas.
Lder de Contrato de Aprendizaje en el Centro de Formacin, Coordinador
de Formacin y Responsable de Bienestar al Aprendiz. Son los encargados
de seleccionar el grupo de aprendices que recibirn la charla y garantizar
su participacin. As mismo, incluir las charlas dentro de la programacin
de las actividades de formacin y preparar a los grupos de aprendices
seleccionados para asumir una actitud respetuosa y un buen comportamiento
frente al empresario.
Empresario (Representante legal o delegado). Realizar una charla empresarial
en un tema de inters para los aprendices de acuerdo a su programa de
formacin, alineado a los servicios que ofrece la Empresa y su Sector,
generando un valor agregado a los aprendices participantes, as como
una oportunidad a las empresas de vivenciar y conocer los jvenes que se
forman en el SENA.
Aprendices del Centro de Formacin en etapa lectiva de acuerdo al
sector al que pertenece a la empresa. Los aprendices seleccionados debern
invetigar acerca del empresario, su empresa y el sector.
El Coordinador de Relaciones Corporativas y el gestor empresarial con anterioridad
deben realizar una seleccin de los posibles empresarios, de acuerdo a la
29
especialidad del Centro, para establecer una programacin y llevar a cabo la
invitacin del empresario.
La programacin establecida en concertacin con los empresarios y el
Subdirector del Centro, deber ser enviada al Coordinador(a) del Grupo de
Servicio a la Empresa, as como al equipo responsable en la regional (Ver roles
y responsables) con el fn de defnir las actividades pertinentes.
Una vez defnida la fecha, el empresario y el tema con el cual se va a trabajar,
deben tenerse en cuenta algunos aspectos claves como:
Seleccionar el lugar en el Centro de Formacin, acorde al nmero de
asistentes, el cual debe contar con las ayudas requeridas por el empresario.
El espacio debe encontrarse en buen estado y contar con dos pendones
institucionales. Si la empresa as lo desea, puede llevar material promocional
y su imagen corporativa (pendones, stand, etc). Esto debe concertarse con
anterioridad.
Material promocional. Se debe disponer de un souvenir que realicen los
aprendices del Centro en su proceso de formacin para que sea entregado al
empresario al terminar la charla.
Formato de registro de asistencia, para el diligenciamiento de los asistentes.
Estas sern en el soporte de la realizacin del evento.
Estacin de caf, de acuerdo a la hora en que se realice la charla y los
recursos del Centro.
Se realiza el ingreso al lugar, con el apoyo de instructores que adelanten procesos
de formacin en el sector. El evento inicia con la introduccin del Subdirector
30
de Centro que no debe tomar ms de 10 minutos. Acto seguido el empresario
inicia la presentacin, para lo cual se dispone de 1 hora mximo. En la mesa
principal se debe contar con un vaso o botella de agua para el empresario.
Una vez terminada la charla, el empresario dar lugar a 30 minutos de preguntas
por parte de los aprendices. El coordinador de formacin moderar la sesin
para garantizar que este espacio se desarrolle en orden.
Es importante garantizar con la Ofcina de Comunicaciones del Centro, que se
realice el cubrimiento y registro del evento.
Se da un espacio para que terminada la charla se promueva la respetuosa
interaccin entre el empresario y los aprendices del SENA para compartir
experiencias e historias de vida de los empresarios, reafrmar los valores y el
comportamiento del aprendiz en la empresa y otros aspectos de inspiracin
para motivar a los aprendices.
Si el empresario ha manifestado con anterioridad la necesidad de contratar
aprendices, se debe abrir un espacio caza talento con el apoyo del lder contrato de
Aprendizaje del Centro para que se realice dicho proceso de seleccin y
entrevista.
Mensualmente, los coordinadores de Relaciones Corporativas debern enviar
al Coordinador(a) del Grupo de Servicio a la Empresa, un informe de las jornadas
realizadas en el mes, segn anexo 13.
7. Seguimiento
G. Aprendiz por un da
31
1. Qu es?
Es un espacio para realizar acercamientos entre los empresarios, el Centro de
Formacin y los aprendices SENA, a travs de una jornada de formacin en la cual
el empresario juega el papel de aprendiz, preferiblemente en reas como barismo,
cocina, pastelera, mesa y bar, entre otras que sean de inters general para los
empresarios sin importar sector al que pertenezcan. Esta jornada deber realizarce
por lo menos una vez al mes.
Fortalecer las relaciones entre el sector productivo, el Centro de Formacin y
los aprendices, a travs de una experiencia en la cual los empresarios puedan
conocer de cerca la formacin integral del SENA, as como algunas experiencias
de vida de los aprendices con el fn de generar un mayor compromiso por
parte de la empresa.
A continuacin se presentan los diferentes actores que intervienen, sus roles y
responsabilidades:
Director Regional. Es quin lidera la estrategia, apoyado en los Gestores
Estratgicos/ Empresariales, invitando a los empresarios a participar de
esta jornada.
Subdirector de Centro. Es el responsable de dar un saludo de bienvenida
a los empresarios y realizar una corta presentacin con el fn de divulgar
la oferta de valor SENA y los servicios especializados del Centro para el
Sector productivo.
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Coordinador de Relaciones Corporativas y Gestor
Estratgico/Empresarial. Son los responsables de seleccionar y coordinar
con el Director Regional la invitacin a los empresarios. Adems garantizarn
el buen desarrollo de la jornada.
Coordinador acadmico. Es el encargado de seleccionar el ambiente de
aprendizaje y el grupo de aprendices que participar en la jornada con los
empresarios. As mismo, debern velar porque la jornada se desarrolle de
la mejor manera.
Instructor. Es el responsable de preparar la franja acadmica con un
enfoque especial hacia el empresario.
Empresario (Representante legal o delegado). Visitar el Centro y vivir la
experiencia formacin por un da en el ambiente de aprendizaje seleccionado.
Aprendices SENA. Acompaar y guiar al empresario en la jornada de
formacin, as como compartir experiencias con los mismos.
El Coordinador de Relaciones Corporativas y el Gestor Estratgico/ Empresarial,
deber identifcar las empresas con mayor dinmica ocupacional en la regin y
seleccionar una lista de posibles invitados que le entregar al Director Regional,
quien defnir los empresarios claves para esta actividad.
El Gestor Estratgico/ Empresarial y el Director Regional organizarn la fecha,
hora, lugar, programa y centro de formacin donde se llevar a cabo la
jornada y as proceder con la invitacin correspondiente.
La programacin se enviar al Coordinador(a) del Grupo de Servicio a la Empresa.
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El texto de la invitacin deber redactarlo el Gestor Estratgico/ Empresarial
con el apoyo de la ofcina de comunicaciones para el diseo de la tarjeta.
El Director Regional, ser el encargado de enviar la invitacin, a travs de su
correo electrnico y correo fsico, en caso de ser necesario.
El Gestor Estratgico/ Empresarial confrmar la asistencia de los empresarios
invitados.
Una vez confrmada la participacin de los empresarios, se debe revisar que el
ambiente de formacin se encuentre en buen estado y que en este se
incluya la imagen institucional SENA (pendones, stand, etc).
Es importante que se diligencie el formato de registro de asistencia, por partede
cada uno de los participantes de las empresas y del SENA. Este ser el soporte
para el informe de la jornada realizada.
El Director Regional, el Coordinador de Relaciones Corporativas y el Gestor
Estratgico/ Empresarial recibirn a los empresarios y los acompaarn al
ambiente de aprendizaje. All los estarn esperando los aprendices e instructores.
La jornada acadmica estar programda maximo para 2 horas.
Es importante garantizar con la Ofcina de Comunicaciones de la Regional/
Centro, que se realice el cubrimiento y registro de la jornada.
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Al fnalizar la actividad acadmica, se invita a los empresarios a compartir la
experiencia.
Si los empresarios as lo manifestan, se puede realizar un recorrido por los
laboratorios y los ambientes de formacin del Centro, con el fn de concretar
acciones de atencin y dar respuesta a las inquietudes que surjan de esta jornada.
Mensualmente, los Coordinadores de Relaciones Corporativas debern enviar
al Coordinador (a) del Grupo de Servicio a la Empresa, un informe de las jornadas
realizadas en el mes, segn anexo 14.
7. Seguimiento
H. Mensajes de texto
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Los mensajes de texto son una nueva herramienta para el servicio de
intermediacin laboral a travs de los cuales los usuarios registrados que cumplan
con el perfl requerido por los empresarios que soliciten la campaa, recibirn
en sus telfonos celulares, mensajes de texto para informarles sobre vacantes
laborales disponibles de acuerdo con su perfl.
Es importante establecer que esta herramienta no le va a llegar a los seis millones
de inscritos en el aplicativo. Solo le llegar a aquellos buscadores de empleo
que cumplan con el perfl de las campaas que se hagan; esto teniendo en
cuenta que solo son 50 mil mensajes mensuales que se deben dividir en todas
las regionales. Si los celulares son corporativos o el usuario ha acordado con su
operador la restriccin de mensajes masivos, no llegarn los mensajes de texto
con las ofertas de empleo.
El objetivo de este mdulo es brindarle a las regionales ms posibilidades de
convertirse en aliados estratgicos del empresario, pues son estos quienes
hacen la solicitud y la Agencia Pblica de Empleo la ejecuta.
Los Coordinadores/ Lderes de la APE de cada regional, sern los encargados de
socializar la estrategia con los empresarios de su regin para consecucin de las
campaas.
Una vez el Coordinador/ Lder de la APE tenga la empresa que requiere hacer
uso de la herramienta, deber enviar la solicitud al Coordinador Nacional de la
APE, en anexo Formato de solicitud (Ver anexo 15).
1. Qu son los mensajes de texto?
36
Nota: Las variables de segmentacin relacionadas en el formato anterior, son las
establecidas para el envo de los mensajes. El solicitante de la campaa deber
seleccionar por lo menos tres de las mencionadas: regional, departamento,
edad mnima, egresado SENA, ocupacin, ciudad, edad mxima, nivel acadmico,
estado, zona, gnero, ofcina satlite. Entre mayor segmentacin haya, ms
efectiva ser la bsqueda del candidato que requiere la empresa.
Cuando el Coordinador Nacional de la APE reciba la solicitud, programar el
envo priorizando regional, vacantes, nmero de empleos, teniendo en cuenta
que para el envo de estos mensajes solo un usuario contar con el permiso.
Una vez se enve desde la Direccin de Empleo y Trabajo la campaa, se le enviar al
Coordinador/ Lder de la APE en la regional el Formato de registro de la Direccin
General para Regionales(Ver anexo 16) .
Este mdulo est dirigido a todos los empresarios que tengan un nmero
signifcativo de vacantes o porque los cargos que requieren sean de difcil
ocupacin. Tambin est dirigida a los buscadores de empleo que cumplan con el
perfl de las campaas que se realicen.
Los Coordinadores/ Lderes de la APE, debern socializar con los empresarios de
su regin la funcionalidad de esta nueva herramienta e identifcar las vacantes de
difcil colocacin en su regional con el fn de que las campaas sean efectivas y
ayuden realmente a las ofertas que a as lo requieren.
Otro punto clave para la seleccin y realizacin de estas campaas, son las que
pueden generar un alto nmero de empleos.
4. A quin est dirigida
5. Preparacin para el envo de las campaas de mensajes de texto.
Una vez el lder o coordinador, identifque la campaa, deber enviarle al
Coordinador Nacional de la APE, la solicitud en el formato Anexo 15. Desde
Direccin General se ejecutar la campaa de acuerdo a las variables de
segmentacin que haya enviado el Coordinador/ Lder de la APE, y se
retroalimentar a las regionales para el respectivo seguimiento.
El envo de estas campaas se realizar desde la Direccin de Empleo y Trabajo-
Agencia Pblica de Empleo, a travs del Coordinador de Nacional de la APE
quien tramitar la solicitud de las regionales y proceder con el envo del reporte a
la Regional.
Los Coordinadores/ Lderes de la APE, deben hacer seguimiento permanente a
la empresa que solicit la campaa para diligenciar y enviar a Direccin General
el reporte segn el Formato seguimiento a colocados a travs de mensajes de
texto (Ver anexo 17).
Este reporte se deber enviar al Coordinador de Nacional de la APE, una vez se
cierren las vacantes de los mensajes y la empresa contrate al personal requerido. El
tiempo del envo del reporte no deber superar los quince (15) das, una vez
fnalice el envo de los mensajes para la oferta de empleo.
6. Desarrollo de los mensajes de texto
7. Seguimiento
37

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