Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria

Instituto Universitario de Tecnologa "Jos Mara Carreo"









PROPUESTA DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO INTRANET
PARA EL CONTROL DE PAGO DE MATRICULAS DEL
COLEGIO "PRIMERO DE FEBRERO"






Autores:
Nedriana Otero
Kerbin Lozada
Jos Vsquez
Tutor:
Carlos Diaz
Ca, abril de 2014






INTRODUCCIN



En la actualidad los sistemas informticos han evolucionado en los ltimos aos, ya
que son considerados como un instrumento que facilita la relacin de tareas y almacenar
gran cantidad de informacin.
Por lo tanto, la presente investigacin aborda una de las problemticas que desde
hace aos afectan a muchas Instituciones Educativas, y es el llevar un control
automatizado para el control de pago de matrcula.
El Colegio Primero de Febrero servir como base para la investigacin
elaborndose una consulta sobre el proceso de pago de matrcula anual, la cual tiene
como objetivo mejorar la eficacia, confiabilidad, veracidad y rapidez del control de
pago de matrculas.
Por ende el principal objetivo de esta investigacin es Proponer un sistema
automatizado para el control de pago de matrcula en una escuela y las herramientas
necesarias para reducir los problemas ms comunes en cuanto a los procesos de pago de
matrcula manual.
En este sentido se entiende como Sistema de control de pago de matrcula, el
procedimiento a seguir al inicio de cada ao escolar y el de control mensual, en el
Colegio Primero de Febrero el sistema utilizado por stos es manual.
Por lo tanto, para liberar al personal de este proceso y de la abrumadora tarea de
procesar el pago de matrcula de forma manual que ocasiona congestionamiento y
malestar a los padres y representantes, se ofrece una herramienta de trabajo que consiste
en un sistema de informacin ms exacta y rpida para el personal que all labora,
matriculando una cantidad de alumnos en corto tiempo para dar inicio a las actividades
del plantel de manera eficiente e integra.
Con la automatizacion el proceso de control de pago de la matrcula de esta
institucin y los procesos inherentes al mismo, genera una informacin oportuna,
precisa y confiable mediante el uso de un sistemas de informacin, herramienta que
contribuye a los diferentes sectores productivos de la sociedad en llevar las tareas
administrativas rutinarias, tediosa y de gran volumen de informacin al computador,
teora que afianza la propuesta de sistema de informacin para el proceso del plantel
como nueva forma de trabajo que sustituya la metodologa hasta ahora utilizada en los
sistemas administrativos escolares.
El presente trabajo est constituido en tres (3) Captulos, que se declaran a
continuacin: En el captulo I, se define el planteamiento del problema, la formulacin
de las interrogantes de la investigacin, los objetivos generales y especficos, la
justificacin, alcances y limitaciones, mientras que en el captulo II, se hacen
referencias a otros investigaciones antecedidas esta, adems se muestra la teora que
abala la investigacin, seguido por la definicin conceptual y operacional de las
variables consideradas en esta investigacin se encuentra la conceptualizacin y
fundamentacin y leyes que respaldan la investigacin. En el captulo III, se describe
el marco metodolgico que abarca el tipo y diseo de investigacin, as como seleccin
de la poblacin y muestra, las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, la
validacin del instrumento as como determinacin de la confiabilidad del mismo.
























CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

La tecnologa a nivel mundial, siempre ha sido parte importante dentro de la
sociedad y la educacin, donde las universidades forman parte integral de este proceso,
en el mbito de la informacin y la comunicacin, las instituciones utilizan sistemas y
recursos para el desarrollo y difusin digitalizada de la informacin. El desarrollo de
aplicaciones para control de matrcula de las instituciones educativas se convierte en un
recurso imprescindible en nuestros das.
En la actualidad, se incorporan estas nuevas tecnologas al proceso educativo en sus
distintos niveles con la finalidad de variar y flexibilizar las oportunidades de control de
estudio.

Romero (2010) afirma: La tecnologa a travs del impacto que genera el
aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a
travs del fenmeno Internet. La segunda variable de complejidad y
globalizacin de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos
mtodos para el tratamiento y presentacin de la informacin financiera. La
ltima variable relacionada con la formacin y educacin requiere que los
futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.. (p.105)

Con el transcurso del tiempo la tecnologa avanza, y la sociedad siente la necesidad
de adquirir y mejorar sus actividades y una de ellas son las instituciones educativa es el
realizan y crear un nuevo sistema que le de beneficio, es por ello el sistema intranet les
puede ayudar a mejorar las necesidades esenciales como el mejoramiento en los
procesos tanto manual como fsicos.
Es as como el sistema se ocupa de registrar, clasificar y resumir el control de
estudio de una institucin con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a
travs de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos
contables; permitiendo as conocer la estabilidad, la solvencia de la compaa y la
capacidad financiera de la empresa.
Por ello, es indudable, los sistemas en la informacin ha logrado un predominio
absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla slo un registro de hechos
histricos, siendo en la actualidad una herramienta intrnsecamente informativa,
utilizada para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones internas (dentro
de la misma organizacin, este tipo de decisin implica variacin en el desarrollo
habitual de las instituciones. Son muchos los procesos sistemticos a escalas
administrativas que se pueden desarrollar en las instituciones educativas, la tecnologa y
la informacin estn al alcance de todas las instituciones; lo que puede diferenciarla de
las dems es la capacidad que tienen las personas dentro de la organizacin para
adaptarse al cambio; esto se logra con mejores resultados cuando se fortalece la
capacitacin y el aprendizaje continuo en los miembros de la misma, para lograr un
desarrollo productivo que satisfaga las necesidades de una comunidad en general
Es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la
informtica, tal vez la palabra clave es la comunicacin, pues el hombre ha sido capaz
de comunicarse ms fcilmente con un deseo interminable, que se puede decir, no se ha
realizado del todo pero va encaminado hacia l, es un hecho que las computadoras
liberan al hombre de las abrumadoras tareas de efectuar rutinas masivas y le permite
emplear su inteligencia en tareas ms estimulantes e interesantes.
Es as que hoy en da, la tecnologa de la informacin estn presentes en todas las
reas de las organizaciones. La tendencia hacia los sistemas abiertos, la interconexin
global y el deseo por parte de los consumidores de independizarse de los fabricantes
traen consigo la necesidad de crear nuevos sistemas. Por lo tanto, se hace necesario
mejorar la planificacin de futuras implementaciones, la compatibilidad entre sistemas y
la organizacin del personal y de la empresa.
No obstante, los procesos rutinarios en forma manual procesan informacin lenta,
llevarla a un sistema automatizado garantiza un mejor trato de informacin. El avance
tecnolgico ha obligado al hombre no solo a desarrollar sino a incrementar la calidad de
las diferentes tareas en el rea de la informtica.
Por ende, la diseminacin de la tecnologa significa, que puede ser parte del sistema
de vida de todas las sociedades. La tecnologa se est sumando a la voluntad social y
poltica de las sociedades de controlar sus propios destinos, sus medios y el poder de
hacerlo. La tecnologa estn proporcionando a la sociedad una amplia variedad de
opciones en cuanto a lo que podra ser el destino de la humanidad.

Segn Garca (2009), quien describe la tecnologa como: La Ciencia y/o tcnica
que ensea a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o
empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre
la actividad. (p.32)
No obstante en un mundo cambiante y altamente competitivo, se necesita algo ms
que planificar, organizar, ejecutar y controlar las organizaciones que tienen capacidad
para recolectar la informacin y transformarla con rapidez en un bueno servicio que ms
que basarse en un enfoque determinante, se apunte hacia la explotacin de un proceso
productivo efectivo, eficiente y eficaz; este enfoque no es ms que visualizar a las
instituciones en un futuro prximo con la finalidad de mejorar la calidad administrativa
en el trato de la informacin.
Sin embargo, la importancia de los sistemas automatizados de informacin radica
en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las
empresas como para aquellos usuarios externos de la informacin.
No obstante, una vez que las bondades de la ciencia y la tecnologa llegan a manos
de las naciones, stas asimilan rpidamente sus ventajas y comodidades, paralelamente
las naciones sufren de una dependencia cada vez ms profunda, as como tambin de un
ensanchamiento mayor entre las diferencias educativas, tecnolgicas, econmicas y
sociales en comparacin con los pases ms industrializados. No debemos interpretar
esta idea como una deificacin del conocimiento, sino por el contrario, pretendemos
evidenciar en su justa medida el importante papel de la ciencia y la tecnologa como
factor del desarrollo mundial.
En los ltimos veinte aos, la mayor parte de los pases latinoamericanos
concentraron esfuerzos en el desarrollo de instituciones y creacin de mecanismos
financieros, principalmente subsidios, para estimular la actividad cientfica. Asimismo
se hicieron esfuerzos para la formacin de recursos humanos, para sus instituciones
tanto privado como publica.
Bajo el marco de la globalizacin Venezuela no es un pas aislado, por lo tanto
tambin se ha visto obligado en los ltimos aos a trabajar en funcin de mejorar y
adaptar a esta nueva era su gestin gubernamental, y una de las herramientas en las que
se ha apoyado para lograr este objetivo son los sistemas de matriculacin y
automatizados de la informacin escolar. Existen, en la actualidad, varios proyectos que
apuntan hacia la automatizacin de los procesos, o de la mayora de ellos por parte de
los distintos entes gubernamentales; un caso muy relevante son las instituciones
escolares que se han visto obligado a obtener un sistema automatizado de informacin y
es SINACOE; (El Sistema Nacional de Control de Estudios), que actualmente es
utilizado por la mayora de los colegios en los departamentos de Control de estudio.
En este sentido las instituciones no disponen de un mecanismo eficiente para
manejar y hacer llegar la informacin a padres y representante del alumnado. El
personal encargado no puede emitir los reportes trimestrales a tiempo debido a la
demora en la entrega de notas de algunos educadores y el retraso que conlleva la
transcripcin de los datos de los libros a los reportes trimestrales; por ello se debe
postergar la entrega de stos documentos. Este problema tambin afecta al momento de
enviar la informacin requerida al Ministerio Popular para Educacin. Incluso existen
leyes que obligan a las Instituciones a hacer uso de la tecnologa de la informacin para
mejorar los procesos y hacerlos lo ms confiable y transparentes posible. Este es el caso
la Constitucin Nacional Bolivariana de Venezuela en su Artculo 108 y 110, as como
en el Decreto 825 que buscan favorecer el incremento del uso de Internet.
Tal es el caso del Colegio Primero de Febrero, ubicado en Ca, Urbanizacin
Jardines de Santa Rosa, que cuenta con una infraestructura de una casa adaptada para
desempearse como Institucin Educativa, sta viene presentando inconvenientes en la
parte administrativa por no poseer un programa automatizado que permita un mejor
control en su matriculacin y por ende en el pago de matrcula ya que por el mtodo
utilizado ocasiona problemas entre el personal administrativo, ya que no coinciden los
nmeros que estn registrados con los que estn en caja, as como tambin retrasa el
pago de los representantes
En la mencionada institucin se evidencia lo ineficaz del proceso de pago,
funcionando en forma manual y originando alto grado de desorganizacin, lentitud en la
realizacin de reportes, duplicacin y/o faltas de pago, y a su vez ocasiona agotamiento
del personal.
El Centro Educativo actualmente cuenta con un nmero de matrculas superior a las
150, debido a lo peculiar de su enseanza preescolar, influyendo de manera directa a
provocar la insuficiente e incompetente desarrollo de las inscripciones, retomando el
normal desarrollo de las actividades de otros departamentos dependientes del proceso,
hasta el punto de iniciarles en el transcurso del periodo escolar.
La secretara quien es la encargada de coordinar gran parte de las inscripciones se le
acumula demasiado trabajo, para manipular los requisitos y llevar fichas que se pueden
prestar a la prdida y alteracin de los recibos de pago, al igual que organizarlos en
ficheros.
El objetivo que persiguen la secretaria en cuanto a inscripcin es: Inscribir una gran
cantidad de alumnos en poco tiempo con el sistema manual y tradicional que llevan, el
proceso de pago se adapta a la necesidad del alumnado y va a depender de una serie de
autorizaciones, no lo puede lograr porque tiene muy poco tiempo para la cantidad de
alumnos con que cuenta el centro educativo ocasionando que el sistema sea lento,
desorganizado y poco confiable ya que se presta a que algunas ocasiones se pierdan los
datos arrojados y/o duplicarse, esto ocasiona mucho espacio dentro de los archivos.
El proceso de inscripcin se lleva de forma manual, donde se verifica la totalidad de
los documentos, se recolectan los datos a travs de una ficha denominada libro de vida
con el fin de crear expedientes del alumno y control de matrcula de pago.
Por estas diversas razones es necesario un cambio, a travs de un sistema
automatizado controle, la duplicacin y prdida de documentos y que agilice el proceso
de inscripcin de tal manera que sea confiable, seguro y amigable.
De acuerdo a lo expuesto se plantean las siguientes interrogantes:
Cmo es el proceso actual del pago de matrcula del Colegio Primero de
Febrero?
Cules son las necesidades y requerimientos del Colegio Primero de Febrero en
cuanto al control de pago de matrcula?
Sera factible el diseo de un Sistema automatizado de control del pago de
matrcula en el Colegio Primero de Febrero?
Cmo sera el proceso propuesto para el control del pago de matrcula?












OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

Objetivo General
Proponer un sistema de matriculacin automatizada para el control y pago en
el Colegio Primero de Febrero

Objetivos Especficos
Diagnosticar la situacin actual del proceso del pago de matrcula en el Colegio
Primero de Febrero
Establecer las necesidades y requerimientos del colegio Primero de Febrero en
cuanto a un sistema automatizado
Realizar un estudio de factibilidad tcnico, econmico y operacional para el
diseo del sistema propuesto.
Disear los diagramas de flujo de datos que representan grficamente las
entradas, procesos y salidas del sistema automatizado de control de pago de
matrcula del Colegio Primero de Febrero.

















JUSTIFICACIN

En la actualidad, los recursos tecnolgicos son una parte imprescindible en las
entidades educativas; ya que la tecnologa se ha convertido en un aliado clave para la
realizacin de todo tipo de tareas, razn por la cual el sector educativo est inmerso en
un contexto de cambio y transformaciones, donde la comunicacin y los avances
tecnolgicos son parte de la evolucin en la sociedad.
Los sistemas de informacin automatizados han venido revolucionando en gran
manera la forma en que las empresas manejan sus procesos internos ya que estos
facilitan el desempeo en muchos sectores de la actividad humana; lo que ha
contribuido a que la sociedad completa se transforme aceleradamente dando
agigantados pasos como en la economa, industria, poltica y tecnologa logrando
alcanzar a plenitud su potencial.
Por las debilidades que posee la forma de llevar el control de pago de matrculas
utilizado por el Colegio Primero de Febrero y de acuerdo a sus necesidades y al tipo
de servicio que presta a sus diferentes clientes, es necesario realizar el cambio del
mismo, adems, los avances tecnolgicos que existen actualmente exigen dar este
importante paso si se desea ser competitivo.
La importancia de esta investigacin usando un sistema automatizado para el control
de pago de matrculas radica en proporcionar soluciones a corto o mediano plazo ante la
imperiosa necesidad de tanto las actividades relacionadas con el proceso de inscripcin
de los estudiantes regulares como del control de pago de matrculas de los alumnos del
Colegio Primero de Febrero
La implantacin y utilizacin de este sistema traer consigo una mejora en la
relacin Tiempo-Trabajo en cuanto a la matricula que permitir un mejor desempeo en
el control de pago
Por ende, se espera que el nuevo sistema automatizado promueva el mejoramiento
de los procesos de operacin, elaboracin de reportes y estados financieros, integracin
de cuentas. Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensin
bsica de los sistemas de contabilidad. ste es el pegamento que mantiene juntas las
diversas partes de una organizacin. Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con
sus responsabilidades.
Para ampliar las posibilidades de acceso a los sistemas de informacin en una
institucin educativa de calidad, se requiere involucrar los temas tecnolgicos en se
permitan a los estudiantes involucrarse en el medio tecnolgico al igual que a la
institucin misma en la que este les facilita su procesos de enseanza- aprendizaje; a la
vez que permita automatizar los procesos que se manejan internamente en el Colegio en
cuanto al almacenamiento de la informacin de los estudiantes.
El crecimiento econmico y de matrcula que ha tenido la empresa el Colegio
Primero de Febrero, hace evidente y existe la necesidad de implementar un software
de matrcula con la finalidad de dar comodidad y seguridad al momento de ingresar los
datos, olvidndose de los registros manuales que tena que realizar la Entidad Educativa
causando malestar y atraso, a si esta permita el registro oportuno de las operaciones
propias y las de sus representado. Como parte de los beneficios que se espera de dicha
implementacin se encuentran los siguientes:
Generacin, transformacin y manipulacin de la informacin en Excel
Reduccin del tiempo en la entrega de la informacin.
Registro de las operaciones, sin dificultad ni inconvenientes.
Reduccin de prdida de tiempo en la trascripcin de la informacin.
Reduccin de tiempo en la entrega de informes.
Tales beneficios repercutirn en la reduccin de tiempo para la realizacin de tareas,
en consecuencia se traducir en mayor productividad parte de los colaboradores de la
empresa.
As mismo, el contar con mayor informacin de la comunidad estudiantil que sea
til, oportuna, y debidamente estructurada, podra ser un elemento para elevar la calidad
acadmica, pero sobre todo para transformar las debilidades en fortalezas y las
amenazas en oportunidades.
La propuesta de un Sistema Automatizado para el control de pago de matrcula
responde a las necesidades, intereses y problemas evidenciados en el Colegio Primero
de Febrero y hacer que la facturacin sea ms sencilla y no un obstculo para
entender, mejorar la calidad total en materia de control y el servicio al cliente en dicha
institucin.
As como en la actualidad, los recursos tecnolgicos son una parte imprescindible en
las entidades educativas; ya que la tecnologa se ha convertido en un aliado clave para la
realizacin de todo tipo de tareas, razn por la cual el sector educativo est inmerso en
un contexto de cambio y transformaciones, donde la comunicacin y los avances
tecnolgicos son parte de la evolucin en la sociedad.
Es importante que se haga uso de los medios tecnolgicos e implante un sistema
automatizado que permita el ingreso de los datos personales de los estudiantes que se
encuentran en el Colegio Primero de Febrero, y que el mismo ayudar a almacenar la
informacin y realizar consultas cuando se necesite verificar alguna informacin.






























ALCANCES Y LIMITACIONES

Alcances
Con la realizacin de este trabajo se pretende elaborar una herramienta de gestin para
solventar la problemtica asociada al control de pago de matrcula. En trminos
prcticos, el sistema automatizar los procesos referentes al pago de matrcula
produciendo un mayor control de pago y actualizacin de datos del alumnado, as como
un mejor rendimiento tiempo/trabajo. Esta investigacin propone el sistema de
automatizacin, en una perspectiva integral, global permitiendo al personal
administrativo de la Institucin se involucren dentro de nuevas tecnologas y satisfagan
sus necesidades.

Limitaciones
No hubo ninguna, la Directora y secretaria del colegio brindaron toda su colaboracin
para obtener toda la informacin necesaria para llevar a cabo el desarrollo de esta
investigacin.



















.